Afdrukformulieren beheren
Afdrukformulieren worden gebruikt om diverse data als net opgemaakt document af te kunnen drukken, zodat deze verstuurd kan worden naar relaties.
Een afdrukformulier wordt vaak als PDF bestand gegeneerd vanuit het systeem met de gewenste relatie data.
Deze PDF's kunnen dan worden afgedrukt om te versturen of voor een papieren archief.
Vaak kunnen afdrukformulieren ook direct via het systeem worden gemaild naar relaties. Zij ontvangen deze dan ook als PDF bestand.
Het kan nodig zijn om de volgende instellingen eerst klaar te zetten voordat je een afdrukformulier aanmaakt:
- (optioneel) Een afbeelding of logo toevoegen Zie: Afbeeldingen
- Papiertype(s) aanmaken, dit is nodig wanneer een formulier bijvoorbeeld liggend in plaats van staand moet zijn Zie: Papiertype
De afdrukformulieren vind je via menupad: Relaties > Alle Instellingen > Afdrukformulieren en klik op "Selecteren".
Binnen de afdrukformulieren kunnen ook de volgende systeem parameters gebruikt worden: Zie: Afdrukformulieren - Parameters
Om een nieuw afdrukformulier aan te maken klik je bovenin op de knop "Nieuw".
Wil je alle bestaande formulieren bekijken? Klik dan direct op "Wijzigen".
Wil je een specifieke selectie van de afdrukformulieren? Kies dan in het selectie blok het gewenste afdrukformulier of het gewenste Formuliertype.
Klik daarna op "Wijzigen" om de gevonden formulieren te bekijken.
Hierna zie je alle gevonden afdrukformulieren binnen het systeem in een lijst.
Klik een van de formulieren aan om deze te bewerken.
Formulier kop aanpassen
Elk formuliertype kent een andere opbouw. Wat wel bij allemaal hetzelfde is, is dat ze allemaal een kop, voettekst en e-mailblok hebben die hetzelfde werken.
In het blok "Kop" kan de basis ingesteld worden voor het afdrukformulier.
Grote tekstvelden zoals "Body1" kun je altijd vergroten om het makkelijker te kunnen bewerken. Dit kan door rechts onderin het veld op het gestreepte of gestipte driehoekje te klikken en dan, met ingedrukte muis knop, deze opzij en omlaag te slepen.
In dit scherm zijn de volgende velden beschikbaar:
| Veld | Omschrijving |
| Afdrukformulier ID | Dit is een automatisch gegenereerd veld welke na het opslaan van een nieuw formulier automatisch gevuld wordt. |
| Blokkeer | Vink deze optie aan wanneer dit formulier nergens meer gebruikt mag worden. Dit kan bijvoorbeeld nuttig zijn wanneer er een nieuwe variant van een formulier is aangemaakt en je wilt voorkomen dat de oude variant nog steeds gebruikt wordt. |
| Afdrukformulier | Vul hier een duidelijk naam in waarbij het gebruik van het formulier duidelijk is. |
| Formuliertype | Kies hier welk soort afdrukformulier het is |
| Papiertype | Kies hier het gewenste papiertype, standaard is dit A4. Je kunt hier ook een afwijkend type invullen. |
| Uitvoertype | Kies hier of het formulier als PDF of HTML moet worden gegeneerd als deze gebruikt wordt. |
Bij alle blokken kan je met if-statements (als-dan formules) werken bij afdrukformulieren (zie daarvoor ook https://pr01.allunited.nl/manual.php?manualcode=Woordenboek). Let op! Dit geld niet voor het blok/invoerveld "Email".
De volgende formuliertypes zijn standaard aanwezig binnen AllUnited:
- Inschrijfbrief Zie: Afdrukformulier voor Inschrijfbrieven
- Factuur Zie: Afdrukformulier voor facturen
De factuuropmaak wordt aan het factuurtype gekoppeld. Zie: Factuurtypen - Aanmaanbrief Zie: Afdrukformulier voor aanmaanbrieven
De opmaak van de aanmaanbrief wordt gekoppeld aan de aanmaanniveaus Zie: Instellingen boekhouding aanmaanniveau's - Aanmaanbrief team Zie: Aanmaningen per activiteit, categorie of team
- Etiketten/algemene brieven
Etiketten Zie: Afdrukformulier voor etiketten
Algemene brieven Zie: Afdrukformulier algemene brieven - Groepen (voor formulieren voor teams/lessen)
Presentielijsten Zie: Afdrukformulier voor presentielijst
Bevestiging lessen/cursussen/evenementen Zie: Afdrukformulier bevestiging lessen/cursussen/evenementen