Afdrukformulier voor aanmaanbrieven
In deze handleiding wordt het aanpassen van een aanmaanbrief besproken.
AllUnited voegt voor alle afdrukformulier types standaard een template toe aan het systeem van de vereniging.
Hier moet de vereniging dan nog enkele minimale aanpassingen in doorvoeren, zoals het logo, het adres, de namen van de secretaris of de penningmeester, om deze in gebruik te kunnen nemen.
Alle verplicht aan te passen waardes of velden zijn in deze handleiding geel gemarkeerd.
In dit aanmaning afdrukformulier regelen we de volgende zaken:
- De opmaak van de aanmaanbrief
- De inhoud van de aanmaanbrief
De template van de aanmaanbrief bevat alle aanmaanniveaus. Het is dus één formulier voor alle brieven.
Vind je het afdrukformulier niet terug? Maak dan een helpdeskticket aan met de vraag of we de aanmaanbrieven kunnen toevoegen.
Afdrukformulier koppelen na bewerken
Zodra het afdrukformulier is aangemaakt en aangepast, kan deze gekoppeld worden aan een factuurtype.
Dit is nodig om het formulier in gebruik te nemen.
Als het afdrukformulier is aangemaakt kan deze gekoppeld worden via menupad: Boekhouding > Aanmanen Zie: Instellingen boekhouding aanmaanniveau's
Afdrukformulier bewerken
Je kunt het bestaande afdrukformulier vinden via menupad: Facturatie > Instellingen > Afdrukformulieren en druk op Selecteren.
Hierna wordt het Selectie scherm getoond.
Selecteer het formuliertype "Aanmaanbrief" en druk op Wijzigen.
Wanneer er maar één formulier in het systeem staat, dan wordt dit formulier direct geopend in het scherm.
Wanneer er meerdere formulieren van dit type zijn gevonden, dan worden deze eerst in het scherm getoond.
Klik het gewenste afdrukformulier aan om deze te bewerken.
Opbouw van de aanmaanbrief
Het afdrukformulier voor een aanmaanbrief bestaat uit de volgende blokken:
| Blok | Omschrijving |
| Koptekst | Hier komt de kop van de aanmaanbrief. Dus het logo, de adresgegevens, het relatienummer, de datum etc. |
| Body1 | Hier komt de tekst van de aanmaanbrief. |
| Subbody1 | Hier komen de openstaande facturen en betalingen. |
| Body2 | Hier is ruimte voor extra tekst. |
| Voettekst | Hier staan standaard de gegevens van de vereniging. |
| Dit is het blok voor de email als de aanmaanbrieven per mail worden verstuurd. |
Hieronder worden de volgende onderdelen verder toegelicht:
De code parameters zoals <tab><tabset><font> die gebruikt kunnen worden zijn terug te vinden via Zie: Afdrukformulieren - Parameters.
In de kop wordt het aanmaanniveau meegenomen, zoals betalingsherinnering of aanmaanbrief.
In de koptekst worden de gegevens opgenomen die voor de gehele factuur gelden. Deze gegevens worden op elke pagina herhaald van de factuur.
Het toevoegen/uploaden van het logo kan gedaan worden m.b.v. de volgende handleiding: Zie: Afbeeldingen.
Als het logo is opgeslagen, dan wordt in de koptekst achter "<image" de naam van het logo bestand gezet.
Dus bijvoorbeeld <image logoau.jpg;30>.
Het getal achter de puntkomma (;) geeft aan op welke pixel grootte het logo getoond moet worden.
Body1 bevat alle teksten van alle aanmaanbrieven.
Hier moet minimaal de naam van de vereniging, het email adres, de contactpersoon etc. aangepast worden.
Klik hier voor de bijlage, waarin de tekst uit body1 nog nader wordt toegelicht.
Subbody1 haalt alle openstaande facturen op. Hier hoeft niets aangepast te worden.
Hier komt de optelling van alle openstaande posten.
Hier staan de algemene gegevens van de vereniging. Dit stuk moet aangepast worden met de gegevens van de vereniging.
Dit blok moet worden gevuld als de facturen ook per mail moeten worden verstuurd. Dit stuk moet aangepast worden met de gegevens van de vereniging.
Indien een vereniging zelf aanmaanbrieven wil aanmaken, dan is het belangrijk om te weten welke velden in een aanmaanbrief gebruikt kunnen worden.
Klik hier voor een overzicht met alle velden voor de aanmaanbrief.