Instellingen boekhouding aanmaanniveau's

Via het menupad: Boek > instellingen > aanmaanniveaus (onder de kop boekhouding) kunnen de aanmaanniveaus worden ingesteld.

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

aanmaanniveaus_1.png

 De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Prullenbak-icoontje Indien een vakje wordt aangevinkt zal de rij verwijderd worden na het opslaan van het scherm. Als een aanmaanniveau al in gebruik is, kan deze beter niet verwijderd worden. Doe dit altijd in overleg met AllUnited.
Aanmaanniveau Dit is het aanmaanniveau. Een niet betaalde factuur doorloopt alle niveaus zolang deze niet is betaald. Aan elk aanmaanniveau kan een apart afdrukformulier gekoppeld worden, of er kan één afdrukformulier gemaakt worden waarbij met if statements het aanmaanniveau wordt afgevraagd.
Dagen

Dit zijn de dagen tot het volgende aanmaanniveau.
Dus als achter aanmaanniveau 1: 14 dagen staat, dan is dat het aantal dagen totdat de herinnering voor aanmaanniveau 2 eruit kan etc.
Het eerste niveau kan altijd aangemaakt worden, zodra vervaldatum factuur verstrijkt.

Het eerste aanmaanniveau wordt bepaald door de vervaldatum van de factuur. Als de vervaldatum is verstrekenn dan gaat de factuur mee met de eerste aanmaning/betalingsherinnering.
Deze vervaldatum is terug te vinden op het debiteurenscherm van de relatie. Daarna tellen de dagen die hier per aanmaanniveau worden ingevuld.
Let op! Via de instellingen van Betalingstermijnen, kunnen ook nog zgn. Tolerantiedagen worden toegekend. Zie: Betalingstermijn
Het aanmaanproces zal daar dan ook nog rekening mee houden.

Wordt in een later stadium de vervaldatum verhoogd, bijvoorbeeld omdat een lid heeft aangegeven voor een bepaalde datum te zullen betalen, dan wordt het aanmaanproces opgeschort, totdat die nieuwe vervaldatum is bereikt.

Een concreet voorbeeld:
Een factuur vervalt op 31 maart (dat is dus de datum waarop de factuur betaald had moeten zijn). In april worden de aanmaningen gedaan en de factuur gaat mee met de aanmaningen.
Het lid reageert op de aanmaning en geeft aan eind mei de factuur te kunnen betalen. Die datum wordt dan bij de factuur als nieuwe vervaldatum ingegeven.
Tot eind mei worden er voor die factuur dan geen aanmaningen meer verstuurd.
Administratiekosten

Door te klikken op knop [Tonen] wordt een pop-up scherm geopend.
Documenttype: bij het in rekening brengen van administratiekosten is dit een manueel document
Grootboekrekening: de grootboekrekening waarop de kosten geboekt moeten worden.
Bedrag: het bedrag van de kosten of een percentage maar dan moet ook veld percentage worden aangevinkt
Omschrijving: omschrijving van de kosten,

Het instellen van administratiekosten zorgt ervoor dat er een extra boeking wordt gemaakt bij het lid van de extra kosten. Deze boeking komt op het debiteurenscherm van de relatie te staan. Worden er bij meerdere aanmaanniveaus administratiekosten in rekening gebracht dan zullen er dus ook meerdere boekingen bij het lid komen te staan.
Beperkte doc.typen Indien bijvoorbeeld de sponsorfacturen niet meegenomen moeten worden bij het aanmaanproces, dan kan hier het documenttype van de sponsorfactuur ingegeven worden. Het is dus alleen mogelijk om aparte documenttypen aan te geven.
Facturen toevoegen Dit veld is voor toekomstige uitbreiding. Wordt nu nog niet gebruikt
Afdrukformulier HIer kan het afdrukformulier gekozen worden, dat aan dit aanmaanniveau moet worden gekoppeld. Zie: Afdrukformulier voor aanmaanbrieven
Afdrukken sorteren op Hier een optie selecteren is vooral handig als de herinneringen nog per post verstuurd worden.

Deze boeking wordt ook meegenomen bij de aanmaanbrieven.