Bond - IJshockey NL
Afdrukdatum: 06-12-2022

Inhoud

1 - Algemeen

AllUnited Unify is een alles-in-één CRM software pakket. Dit omvat o.a. relatiebeheer, teams, functionarissen, competitie, facturatie, communicatie (e-mail/app) en uitwisseling met IJshockey Nederland. 

AllUnited Unify is door IJshockey clubs als volgt te gebruiken:

  • Met specifieke gebruikersaccounts voor de Unify backoffice. Denk hierbij o.a. aan ledenadministratie, penningmeester en wedstrijdsecretarissen. Zie: 3 - Gebruikersaccounts
  • Daarnaast kunnen ijshockeyclubs gebruik maken van de zg. ledenmodule. Dit is vereenvoudigde versie van de Unify backoffice welke beschikbaar is via een unieke online link. Deze link kun je op jullie website plaatsen. Leden kunnen daar, na inlog, o.a. hun gegevens en privacy instellingen aanpassen. Ook is mogelijk bepaalde functionarissen toegang te geven tot het mailen van vooringestelde groepen. Zie: 25 - Ledenmodule.

Meer algemene informatie over AllUnited is te vinden op www.allunited.nl en www.mijnallunited.nl 

Ref: 1342 / 2022-11-30

2 - Inloggen

In AllUnited Unify kan alleen ingelogd worden als er een gebruikersaccount aanwezig is. Standaard is door AllUnited bij elke ijshockeyclub al een aantal gebruikers toegevoegd.

https://pr01.allunited.nl/

Systeemnaam: deze naam is bekend bij de beheerder, AllUnited en IJshockeybond
Gebruikersnaam: 
Wachtwoord:

 inloggen_1.png

Wachtwoord vergeten?
Vul systeemnaam en gebruikersnaam in, laat het veld wachtwoord leeg en klik op Nieuw wachtwoord aanvragen. Je ontvangt een e-mail met een tijdelijk wachtwoord. Vul dit in en bedenk zelf een nieuw wachtwoord. 

Voorwaarden wachtwoord
Een wachtwoord moet minimaal 6 tekens lang zijn en 2 cijfers bevatten.

E-mail met tijdelijk wachtwoord
De e-mail wordt gestuurd naar het e-mailadres dat is ingevuld bij het gebruikersaccount.

Meer dan 5 foutieve inlog pogingen?
Dan wordt het gebruikersaccount geblokkeerd. Dit is alleen te herstellen door gebruikers met systeembeheerder rechten of door AllUnited.

Geldigheidsduur wachtwoord
Dit is per club instelbaar via Systeem beheer > Alle instellingen > Algemeen. De default waarde is 180 dagen.

Ref: 1343 / 2022-11-30

3 - Gebruikersaccounts

In AllUnited Unify kunnen per club meerdere gebruikers aangemaakt worden. Per gebruiker kunnen profielen (rechten) ingesteld worden. Per profiel is er een alleen kijken-, aanpassen- of beheren recht toe te kennen. Er zijn standaard profielen aanwezig voor verschillende functies.

Rechtenbeheer: Overzicht van alle gebruikersprofielen
Klik hier voor overzicht 

Of bekijk de video via deze link

Let op: Het gebruikersprofiel SB- Systeembeheerder kan en mag alles in AllUnited Unify. Advies is om dit recht niet teveel toe te kennen. Alleen de systeembeheerder kan gebruikersaccounts toevoegen/verwijderen. De gebruikers IS4CADMIN en SOCIE mogen niet verwijderd worden.

Toevoegen gebruiker?
-    Ga in linker menu naar Systeem beheer > Gebruikers. Klik bovenin op knop gebruiker_1.png
-    Bedenk een unieke gebruikersnaam (geen spaties!)
-    Vul het blok gebruikersinformatie in
-    Vul ook e-mail én telefoon in (dit wordt alleen gebruikt voor wachtwoord herstel en helpdesktickets)
-    "Open actief menu": het actieve menu-onderdeel (daar waar je aan het werk bent) blijft opengeklapt staan
-    "Slimme dec. Punt": de punt wordt dan omgezet in een komma indien nodig.
-    Vul bij "Jouw eigen wachtwoord" het wachtwoord in waarmee jij ingelogd bent in Unify
-    Vul bij "Initieel wachtwoord" een tijdelijk wachtwoord in, bijv. welkom
-    Kies een gebruikersprofiel (laat "voorstelwaarden" en "budgetgroepen" leeg)
-    Klik op Controle en kijk of alles goed is ingevuld
-    Klik op Bewaren en terug
-    Geef de inloggegevens door aan nieuwe gebruiker

 gebruikersprofiel_1.pnggebruikersprofiel2_1.png

Aanpassen standaardprofiel?
Als je een standaardprofiel gekozen hebt (bijv. voorzitter) en je wilt daar nog andere profielen aan toevoegen, zet dan eerst het standaardprofiel op de blanco regel (in schermprint blauw) en klik daarna op de Voeg toe knop. Vergeet niet te bewaren. Wil je een profielregel verwijderen, zet dan voor deze regel een vinkje en klik op bewaren.

Wijzigen gebruiker?
-    Ga in linker menu naar Systeem beheer > Gebruikers
-    Klik op Wijzigen
-    Klik op naam gebruiker die aangepast moet worden
-    Voer aanpassing door en klik op Bewaren en terug
-    Optioneel kan een gebruiker door de systeembeheerder geblokkeerd worden of geheel verwijderd

Ref: 1344 / 2022-11-30

4 - Lees dit eerst

Als je met AllUnited Unify werkt, is het goed om een aantal uitgangspunten te weten. We noemen de belangrijkste waar je zeker mee te maken zult krijgen: 

Relatienummer. Elke relatie die in AllUnited Unify staat heeft een uniek relatienummer. Dit is een AllUnited Unify nummer en dus niet het IJshockey NL bondsnummer. Dat staat in de relatiekaart onder het kopje Activiteiten. Het oude lidnummer staat onderin de relatiekaart in het blok Diverse waarden.

Klassieke weergave of Nieuwe weergave. Via relaties > relaties beheren kom je standaard binnen in de zg. Nieuwe weergave. Kies bovenin beeld ook eens voor de Klassieke weergave. Je zult zien dat beide weergaven voordelen hebben.

Weergeven of wijzigen. In veel schermen zie je een knop Weergeven of Wijzigen staan. Weergeven is alleen kijken en Wijzigen betekent dat je items kunt aanpassen. Als je eerst op Weergeven hebt geklikt, kun je meestal bovenin het scherm kiezen voor Wijzigen.

Controle knop. In veel schermen staat onderin het scherm naast de bewaren kop een controle knop. Als je deze aanklikt, kun je zien of alles goed is ingevuld of niet.

Terug knop browser niet gebruiken. In AllUnited Unify zul je bovenin het scherm vaak een terug knop zien staan. Gebruik deze i.p.v. de terug knop van de browser. Als je de browser terug knop gebruikt, wordt AllUnited Unify afgesloten. Als dat toch gebeurt, gebruik dan de ververs knop van je browser en je zit weer in AllUnited Unify.

Verwijderen relaties. Verwijderen is in veel gevallen niet mogelijk. Dit komt omdat AllUnited Unify andere manieren heeft om hiermee om te gaan. Bijv. door een lid eerst af te melden en dan te anonimiseren. Op deze manier blijft statische informatie aanwezig.

Verwijderen regel. Basisprincipe: zet een vinkje voor regel en klik op bewaren. Let op: niet altijd mogelijk.

Iconen rechtsboven in beeld
iconen_1.png

   Wereldbol: opent clubwebsite indien gekoppeld aan AllUnited
   Persoon: gebruik deze om uit te loggen of naar de ledenmodule te gaan Zie: 25 - Ledenmodule
   A4tje: In AllUnited Unify kun je bestanden downloaden. Dit gaat via het klikken op een URL. Zolang je nog in de actieve sessie zit en je bent bijv. vergeten op de URL te klikken, dan zal deze    hier nog te vinden zijn en kan je. hem alsnog downloaden.
   i: gebruik deze om logbestand (wie heeft wat wanneer gedaan) te bekijken. Klik op Wijzigingen
   +: opent een nieuw tabblad om bijv. snel gegevens te vergelijken

Rapportages. Dit zit standaard in AllUnited Unify. Je kunt ze bij elke module vinden onder de naam Selectie wizard. Rapportages kunnen ook zelf door club gedefinieerd worden. Output kan  o.a. naar bestand, e-mail, push. Zie: 23 - Rapportages via selectie wizard.

Ref: 1345 / 2022-11-30

5 - Ledenadministratie taken

De ledenadministratie in AllUnited Unify heeft betrekking op:
•    Aanmelden, wijzigen en afmelden van leden
•    Opvoeren en onderhouden van andere relaties als sponsoren etc.
•    Aanmelden, wijzigen en afmelden van functionarissen
•    Uitwisselen van lid gegevens met IJshockey Nederland
•    Optioneel zijn facturatie en boekhouding (meestal uitgevoerd door penningmeester) en communicatie

Zie: 6 - Een lid aanmelden
Zie: 7 - Lid gegevens wijzigen
Zie: 8 - Een lid afmelden
Zie: 9 - Overige relaties

 

Ref: 1346 / 2022-11-30

6 - Een lid aanmelden

Het aanmelden van nieuwe leden kan op 2 manieren. Via een digitaal inschrijfformulier door het nieuwe lid of door club. Zie: 26 - Inschrijfformulier digitaal
Advies is bij voorkeur dit nieuwe leden altijd zelf te laten doen via het digitale inschrijfformulier. Dit formulier kan met een link op jullie clubwebsite geplaatst worden. De inschrijvingen komen binnen in AllUnited en de ledenadministratie kan besluiten deze aan te nemen, te bewaren (wachtlijst), aspirant (optioneel)  of af te wijzen.

1) Link voorkeurs inschrijfformulier voor op clubwebsite (pas systeemnaam aan):
https://pr01.allunited.nl/club.php?section=SYSTEEMNAAM&tmode=application1&statustempcode=IN

2) Via inschrijfformulier door ledenadministratie:
Als de ledenadministratie toch zelf een lid wil aanmelden:

-    ga dan naar Relaties > Inschrijvingen en klik bovenin op "Inschrijving".
    inschrijving_1.png
   inschrijfformulier_1.png
-    kies het Administratie inschrijfformulier
-    vul alle NAW velden in (let op juiste relatietype)
-    voer nooit zo maar data in, check dit altijd bij lid!
-    voeg indien aanwezig de pasfoto toe, zie hier de benodigde specificaties
-    klik bij Activiteiten op Voeg toe
-    kies IJshockey (bond) - (wordt al automatisch gepakt)
-    kies de juiste Categorie én seizoen
-    klik op Controle (Let op: als dit lid of andere die op hetzelfde adres wonen bekend is/zijn, zie je hier bovenin het scherm in een gele balk een melding van)
-    klik op Bewaren (alleen indien kandidaat-lid)
-    klik op Aannemen (indien direct actief lid)

Een aanmelding verwerken
Dit loopt via relaties > inschrijvingen. Open de inschrijving en klik op Aannemen. Na aannemen moet je in het geval van auto incasso (als je geen gebruik maakt van de SEPA module) altijd in de relatiekaart Betaalwijze en machtigingsdatum invoeren. Dit gaat niet automatisch en is verplicht bij auto incasso. Ook is het mogelijk een inschrijving niet gelijk aan te nemen, maar deze eerst te bewaren (op de wachtlijst te plaatsen).

Activiteit en Categorie. Wat betekent dit?
Een activiteit wordt binnen AllUnited Unify over het algemeen gebruikt om het soort lidmaatschap aan te geven. Via de activiteit kunnen ook de volgende zaken ingeregeld worden:
a) leden aan of af te melden bij de bond en
b) om te factureren.

Een categorie is een onderverdeling. Voorbeeld: de met bond uitgewisselde activiteit is IJshockey en de categorie is Spelend lid, Niet Spelend lid of Trainend lid. De categorie die valt onder 'Niet spelend lid' wordt als 'Niet spelend lid' richting bond doorgezet (dit betreft over het algemeen de officials), de Trainend lid als 'Trainend lid' en Spelend lid als 'Spelend lid'. Het is ook mogelijk iemand zonder activiteit en/of categorie aan te nemen. Als het bijvoorbeeld om een sponsor, vrijwilliger of leverancier gaat. Bij de eerste twee kan je dan kiezen om ofwel een contract ofwel een functie toe te voegen i.p.v. een activiteit en/of categorie. Een combinatie is natuurlijk ook mogelijk. 

Bevestiging aanmelding per e-mail naar lid?
Dit is mogelijk via een zg. afdrukformulier Zie: 27 - Afdrukformulieren. Standaard is ingesteld dat als leden dit formulier zelf invullen ze een bevestiging krijgen. Als het administratie inschrijfformulier gekozen is, is er geen bevestiging.

Ref: 1347 / 2022-11-30

7 - Lid gegevens wijzigen

Er zijn mogelijkheden dat een lid zelf diverse NAW-gegevens, de pasfoto of andere mogelijke zaken aanpast via de zg. ledenmodule of de IJshockey App. Deze komen dan binnen via Relaties > Relatiemutaties. De ledenadministratie kan deze mutaties dan bijwerken, afwijzen of verwijderen. 

NAW- en contactgegevens aanpassen
Als de ledenadministratie zelf gegevens van een lid (bijv. per e-mail binnengekomen) wil aanpassen:
-    ga naar relaties > relaties beheren en voer een voor- of achternaam in (zie tip weergaveZie: 4 - Lees dit eerst)
-    pas het betreffende veld aan en klik op bewaren (lukt aanpassen niet, klik dan bovenin scherm op wijzigen)

Pasfoto
Via de relatiekaart kan een nieuwe pasfoto worden geüpload via Bestand kiezen (+ bewaren)

Type lidmaatschap aanpassen
Ook is het mogelijk om het type lidmaatschap (categorie) aan te passen:
-    ga naar relaties > relaties beheren en voer een voor- of achternaam in
-    als de relatiekaart geopend is, klik bovenin op Activiteiten
-    verander de categorie en klik op bewaren

actviteit_1.png

schermafbeelding_2022_08_09_om_14.11.15_1.png

Kandidaatsleden
Deze relaties uit e-IJshockey kun je vinden via relaties > inschrijvingen. In Unify kan de club een inschrijving aannemen, maar je kunt een lid ook via de knop bewaren op een wachtlijst zetten. 

Relatietype aanpassen
Ook is het mogelijk om het relatietype aan te passen:
- algemeen advies: meld indien van toepassing eerst het lid af bij de bond
- als dat gebeurd is, kun je relatietype aanpassen en ook voor een andere activiteit kiezen

Ref: 1348 / 2022-11-30

8 - Een lid afmelden

Afmelden kan binnen AllUnited Unify op verschillende manieren. Zo kan een lid afgemeld worden bij club én bond tegelijk, maar is het ook mogelijk dat bijvoorbeeld een lid alleen wordt afgemeld bij de bond en binnen de club actief blijft.
Let bij het afmelden er wel op dat je het lid afmeldt voor of uiterlijk op de laatste dag van het lopende seizoen. In dit geval 30 juni. Doe je dit niet, dan wordt hij/zij door het systeem aangemerkt als iemand die nog actief lid is geweest is het nieuwe seizoen, ook al is het maar 1 dag.

Afmelden bij club én bond tegelijk (incl. alle functies)
-    open de relatiekaart via relaties > relaties beheren en vul bovenin de t/m datum in
-    klik op bewaren

relatie_1.png

Afmelden alleen bij bond
-    open de relatiekaart via relaties > relaties beheren
-    klik bovenin beeld op de tab Activiteiten
-    vul in blok Activiteit en/of bondsinformatie de t/m datum in
-    klik op bewaren
-    omdat in de relatiekaart de t/m datum niet is ingevuld blijft dit een actief lid

 schermafbeelding_2022_08_09_om_14.15.35_1.png

Ref: 1349 / 2022-11-30

9 - Overige relaties

Het principe van NAW- en contactgegevens invoeren is hetzelfde als bij een lid aanmelden, alleen kies je nu voor een ander relatietype dan Lid:

-    ga naar Relaties > Relaties beheren en klik bovenin op "+ Relatie" (N.B. Je kan er eveneens voor kiezen om deze relaties via Relaties >> Inschrijvingen te laten lopen - Zie )
   relatienieuw_1.png
-    kies het gewenste relatietype, bijv. Donateur
-    vul alle benodigde velden in en klik op bewaren
-    vul de t/m datum in als deze relatie stopt

relatietype_1.png

 

 

Ref: 1350 / 2022-11-30

10 - Functies

Binnen Unify zijn er functies die a) met de bond worden uitgewisseld én b) functies die niet met de bond worden uitgewisseld. Dit is per club instelbaar via Functies > Instellingen > Selecteren > Wijzigen. Indien Bondfunctie is gekozen, wordt de functie uitgewisseld met de bond.

functies_1.png

Een functie toevoegen
Het toevoegen van een functie gaat via de relatiekaart*:
-    open de relatiekaart via relaties > relaties beheren
-    klik bovenin beeld op Functies
-    klik op Voeg toe knop en kies een functie
-    vul de vanaf datum in en klik op bewaren

functies2_1.png

*Let op: het toevoegen van teamfuncties, zoals teammanager, captain en in sommige gevallen trainer gaan niet via de relatiekaart, maar worden toegevoegd bij het team waarbij ze de functie hebben. Zie: 16 - Teams. Een functie is een teamfunctie als bij de instellingen van de functies ofwel een item bij de kolom 'Teambegeleider' is geselecteerd of de checkbox in de kolom 'Teamlid functie' of 'Trainer functie' is aangevinkt.

schermafbeelding_2022_08_09_om_14.26.50_1.png

Een functie stoppen
Het stoppen van een functie gaat via de relatiekaart en/of het team als het een teamfunctie betreft:
-    open de relatiekaart via relaties > relaties beheren of ga naar het bijbehorende team via Activiteiten & Teams >> Teams beheren
-    klik bovenin beeld op Functies of ga direct naar het functieblok bij het team
-    ga naar de regel waar de betreffende functie staat
-    vul de t/m datum in en klik op bewaren

Let op: bovenstaande werkwijze meldt de functie ook af bij de bond, mits dit een functie zijn die uitgewisseld wordt met de bond. Als je de functie verwijdert door een vinkje voor de regel te zetten en op bewaren te klikken, dan blijft deze functionaris bij de bond aangemeld.

Een functie wijzigen
Het wijzigen van een functie doe je door eerst een functie te stoppen en vervolgens een nieuwe functie toe te voegen.

Ref: 1351 / 2022-11-30

11 - Uit te wisselen gegevens vanuit club > IJNL

Dit gebeurt met de ledeninterface (koppeling die ledengegevens vanuit de club naar de bond uitwisselt). Hieronder vind je welke gegevens er uitgewisseld worden.

NAW-gegevens:

 Achternaam*   Tussenvoegsel
 Voornaam*   Initialen*
 Geslacht*   Geboortedatum *
 Straat*  Huisnummer*
 Postcode*   Woonplaats*
 Telefoonnummer / Mobiel*   E-mail*
 Pasfoto  (JPG, 300 pixels breed x 400 pixels hoog)*  

N.B. Deze gegevens zijn gegevens die al dan niet verplicht met de bond moeten worden uitgewisseld. Mocht een verplicht veld (aangegeven door een sterretje) niet aanwezig zijn in de relatiekaart, dan zal dit een foutmelding geven in de interface.

Bondsactiviteiten / Contributie gerelateerde uitwisselingen (verplicht)

Startdatum bondsactiviteit Einddatum bondsactiviteit

 

Spelend lid (binnen Unify verdeeld in diverse leeftijdscategorieën), doorgezet als Spelend lid
Niet spelend lid (idem) doorgezet als Niet spelend lid (betreft officials)
Trainend lid, doorgezet als Trainend lid

N.B.: deze data kunnen afwijken van de ingevoerde data bij de vereniging. Unify stuurt standaard als datum de datum van uitwisseling hiervoor door.

Functies (Deze moeten allemaal verplicht doorgezet worden)

Voorzitter club  Vice voorzitter club
Secretaris club Penningmeetster club
Bestuurslid Wedstrijdsecretaris club
Ledenadministrateur club Coördinator benchofficials
Wervingscoördinator Jeugdbegeleider
Public Relations Technisch coördinator
Scheidsrechtercoördinator Scheidsrechterbegeleider
Clubscheidsrechter Vertrouwenspersoon

Teamfuncties (moeten ook verplicht worden ingevuld)

Coach Team Captain
Ass. Team Captain  
Team official

 N.B. Wat allemaal ingesteld staat kan per club verschillen. Hoe zaken voor jullie ingericht staan om te zien wat wel of niet met de bond uitgewisseld wordt, kan je heel gemakkelijk bekijken via het volgende pad: Functies >> Instellingen >> Instellingen voor de bond.

Ref: 1352 / 2022-11-30

12 - Uit te wisselen velden vanuit IJNL > Club

Bondsgegevens

Bondsnummer  

 

 

Ref: 1353 / 2022-11-30

13 - Werking Interface met IJshockey Nederland

Dit proces staat sinds kort op automatisch ingesteld, wat inhoudt dat er elke nacht en 15 minuten na een aanpassing bij een lid een synchronisatie richting bond van dit lid zal plaatsvinden. Daarbij zullen eventuele foutmeldingen naar het e-mailadres van de systeembeheerder gestuurd worden. Los daarvan kan je de interface ook tussendoor handmatig opstarten.

Instellingen Automatische interface aanpassen
-    Ga naar Relaties > Interface bond
-    Klik bovenin op Automatische uitwisseling
-    Je ziet een vinkje op actief staan bij 'IJshockey ledensynchronisatie', hier kan je het e-mailadres aanpassen waar de foutmeldingen naar toe gestuurd moeten worden en klik op bewaren.

Handmatig (bekijk de video via deze link)
De interface bestaat uit de volgende stappen:
1.    Berichten aanmaken (verzamelt alle mutaties, nog niet uitgewisseld met bond)
2.    Berichten selecteren (je kunt mutaties bekijken, nog niet uitgewisseld met bond)
3.    Berichten uitwisselen (nu pas gaan aanpassingen naar de bond)
4.    Berichten verwijderen (optioneel)
5.    Controlelijst met bond

Deze stappen kun je activeren via Relaties > Interface bond

interface_1.png

Ref: 1355 / 2022-11-30

14 - Stappen interface

Stap 1: Berichten aanmaken
Om de berichten uit te wisselen klik je via Relaties > Interface bond op de buttons Start. In principe hoef je hier niet meer te doen dan dat. Vervolgens zal Unify van alle mutaties berichten aanmaken. Als het klaar is, zal bovenin in het scherm een gele balk verzamel melding komen. Er is nog niks uitgewisseld met de bond.

Stap 2: Aangemaakte berichten controleren
Via het tabblad berichten selecteren, kan je vervolgens bekijken voor welke leden er berichten zijn klaargezet. Er is nog niks uitgewisseld met de bond.

interfacestap2_1.png

De belangrijkste filters hier zijn ‘Actie’ en ‘Berichtstatus’. Bij ‘Actie’ kan je filteren op berichten die ofwel ‘Aanmeldingen’, ‘Wijzigingen’ of ‘Afmeldingen’ betreffen. Bij ‘Berichtstatus’ kan je filteren op de status van het bericht. In dit stadium zal het gaan om de status ‘Aangemaakt’ en mogelijk ‘Aanmaakfout’. Bekijk in dit geval vooral de volgende zaken:

•    Berichten met de actie: aanmelding
•    Berichten met de actie: afmelding
•    Berichten met de status ‘aanmaakfout’ (indien van toepassing)

Zijn deze berichten terecht? Klopt het dat de betreffende leden aan- of afgemeld worden? (Weet je dit niet zeker, dan heb je ook de mogelijkheid om een controleslag te doen via Relaties >> Selectie Wizard >> Controle interface. ) Zo niet, ga dan weer naar Berichten selecteren en bekijk of bij het filterveld ‘Berichtstatus’ foutmeldingen staan en controleer deze en pas de aangegeven foutmeldingen aan. Dit gaat heel makkelijk door in dit scherm op het relatienummer van het lid te klikken. Dan ga je direct naar de betreffende kaart. Heb je de aanpassing gedaan, klik dan op ‘Bewaren en terug’. Dan kom je weer in het oorspronkelijke scherm terecht en kan je de volgende aanpassen. 

Alles in orde of gecorrigeerd? Start dan het uitwisselingsproces, zoals beschreven in stap 3. Mits goed aangepast, zullen deze leden vervolgens wel goed uitgewisseld worden.

Stap 3: Berichten uitwisselen
Klik in het vorige scherm op de tab ‘Terug’ bovenin en klik dan op de tab ‘Berichten uitwisselen’.
Bij berichten zal een getal staan. Vink daaronder de radio button aan en klik op Start.

Ook na deze stap kunnen er foutberichten ontstaan, dus doe nog een controle bij Berichten selecteren of alles zonder foutmeldingen uitgewisseld is.

interfacestap3_1.png

Stap 4 (optioneel): Berichten verwijderen
Via de tab ‘Berichten verwijderen’ kan je heel makkelijk van alles in een keer schonen. Wil je de aangemaakte berichten niet uitwisselen bijvoorbeeld, kan je ze via deze tab in 1 keer verwijderen. Ook de foutmeldingen kan je zo in 1 keer verwijderen etc.

Wil je niet alle berichten verwijderen, maar één of enkele berichten, dan kan je dit het best via ‘Berichten selecteren’ doen. Klik dan de checkbox in de kolom links van het bericht aan (onder het prullenbakje’ en klik dan op ‘Bewaren’ of ‘Bewaren en terug’. Het aangevinkte/de aangevinkte berichten zullen dan verdwenen zijn.

Stap 5 (optioneel). Controlelijst met bond
Via de tab ‘Controlelijst met bond’ kun je zien welke leden op dit moment bij de bond voor de club aangemeld staan.

Ref: 1356 / 2022-11-30

15 - Nationale tranfers

Ref: 1371 / 2022-11-30

16 - Teams

Binnen AllUnited zijn ook teams aanwezig. Per team kun je spelers toevoegen, maar ook is het mogelijk om trainers, captains en coaches per team toe te voegen. Deze team informatie zal later ook worden gekoppeld aan het digitaal wedstrijd formulier (DWF). Tip: in het DWF is het mogelijk om andere spelers toe te voegen of spelers af te melden bij een bestaand team.

Zie: 17 - Teams bekijken
Zie: 18 - Teamofficials (captain, coach, trainer) toevoegen
Zie: 19 - Spelers in 1 team aanpassen
Zie: 20 - Spelers massaal in meerdere teams aanpassen
Zie: 21 - Spelers massaal indelen via drag & drop

 

Ref: 1357 / 2022-11-30

17 - Teams bekijken

-    Open in linker menu Activiteiten & Teams
-    Klik op Teams beheren
-    Zet de Activiteit op IJshockey
-    Klik op Wijzigen
-    Je ziet een overzicht van alle teams die nu toegevoegd staan

 teams_1.png

-    Mis je een team dan kan je er een toevoegen via de tab +team bovenin
schermafbeelding_2022_08_15_om_13.56.21_1.png
-   Kies bij Activiteit - Categorie 'IJshockey - Spelend lid'
-   Vul bij teamcode de juiste code in. Let op, deze moet precies kloppend zijn en mag niet afwijken van de voorschriften (zie overzicht hieronder)
-   Bij Teamnaam kort / lang kan je invullen wat voor jouw vereniging het meest kloppend/handig is
-   Zorg dat geslacht goed gevuld is (zal meestal mixed zijn)
-   Selecteer de juiste Teamplanningsgroep 
-   Klik op Bewaren en Terug

N.B. Vul nooit de einddatum in tenzij je zeker weet dat dit team ophoudt met bestaan en het volgende seizoen niet actief zal zijn.

schermafbeelding_2022_08_15_om_13.58.02_1.png 

Welke teamcodes moeten er worden gehanteerd?
Voor de Senioren/Heren teams moet de code altijd met 'SEN' gevolgd met een onderliggend streepje en het opvolgende cijfer zijn, bijv. SEN_4
Voor de Dames teams moet de code altijd met 'VR' beginnen, bijv. VR_2
Voor de Jeugdteams geldt: U09, U11, U13, U15, U17 en U21, dus bijv. U09_1, U11_1, U13_1 etc.

 

Ref: 1358 / 2022-11-30

18 - Teamofficials (captain, coach, trainer) toevoegen

-   open in linker menu Activiteiten & Teams
-    klik op Teams beheren
-    klik op de regel van team dat je wilt aanpassen
-    controleer alleen de verplichte velden (*)
-    verander eventueel de teamnaam lang
-    zet eventueel geslacht op Mixed als dames mee mogen doen met heren
-    klik bij Functies op de Voeg toe knop
-    kies de gewenste functie, koppel deze aan juiste persoon en vul de vanaf datum in (klik op bewaren)
-    meerdere functies per team opvoeren is mogelijk

teamtoev_1.png

 

Ref: 1359 / 2022-11-30

19 - Spelers in 1 team aanpassen

-    open in linker menu Activiteiten & Teams
-    klik op Teams beheren
-    klik op de regel van team dat je wilt aanpassen
-    klik bovenin op Spelers
-    je ziet de spelersnamen in dit team staan
-    je kunt een speler in ander team plaatsen (verander team + bewaren)
-    speler verwijderen uit team, maar nog niet bekend welk nieuw team (zet team op blanco + bewaren)
-    vul rugnummer thuis en uit en spelerstype in (+ bewaren)

 team_ijshockey_1.jpg

Ref: 1360 / 2022-11-30

20 - Spelers massaal in meerdere teams aanpassen


-    open in linker menu Activiteiten & Teams
-    klik op Spelers indelen
-    zet de activiteit op IJshockey
-    gebruik eventueel de filters (bijv. geboortedatum vanaf 01-01-2010 t/m 31-12-2012)
-    klik op wijzigen
-    de spelers staan op naam gesorteerd, pas per speler het teamnummer aan (+ bewaren)

Ref: 1361 / 2022-11-30

21 - Spelers massaal indelen via drag & drop

-    open in linker menu Activiteiten & Teams
-    klik op Spelers indelen (Nieuw)
-    kies de juiste peildatum en teamplanning groep (bijv. senioren)
-    in blok Filters & snel overzicht kun je kolommen zichtbaar maken of niet
-    je kunt een speler ‘slepen’ tussen de kolom Niet ingedeeld en de verschillende teams (+ bewaren)

teamdrag_1.png

 

Ref: 1362 / 2022-11-30

22 - E-mail communicatie

 In AllUnited is het mogelijk om te communiceren op verschillende manieren. Je kunt 1 op 1 mailen via de relatiekaart, maar ook kun je in 1 keer bepaalde specifieke groepen mailen. Denk aan leden, functionarissen of bijv. donateurs of sponsoren.

1 op 1 mailen:
-    ga naar relaties > relaties beheren en voer een voor- of achternaam in
-    scrol naar blok Communicatie
-    klik op icoontje naast ingevoerd e-mailadres

 Groepen van selecties mailen:
-    ga naar relaties > selectie wizard
-    kies (als voorbeeld) de wizard compacte lijst relaties (geslacht en leeftijd)
-    klik op verder
-    gebruik filters en klik op verversen
-    klik op knop E-mail

email_1.png

Hoe kun je ervoor zorgen dat er meer verzendadressen komen te staan?
-    ga naar relaties > instellingen > (functies blok) functies -> selecteren -> wijzigen
-    scrol bij de functie naar rechts naar de kolom Functie e-mail en voeg een functie e-mailadres toe
-    vul bij voorzitter bijvoorbeeld voorzitter@ijshockeyclub.nl toe (+ bewaren)
-    of voeg een nieuwe functie toe

-    koppel éénmalig de betreffende functie via de relatiekaart aan de juiste personen Zie: 10 - Functies
-    koppel éénmalig de backoffice gebruiker (bijv. SYSTADM) aan de relatiekaart
-    zet in de relatiekaart deze gebruikersnaam in het veld inlognaam
-    op deze manier wordt de gebruiker gekoppeld aan de functies die zij hebben
-    en kunnen zij nu ook mailen vanaf de functie e-mailadressen

Mailen namens je club via Unify. Zorg dat het SPF-record goed staat.
Dit doe je bij de domein mailprovider van je club. Voor Gmail, Outlook, Hotmail e.d. kan geen SPF-record worden ingesteld.

Ref: 1364 / 2022-11-30

23 - Rapportages via selectie wizard

 In AllUnited kun je via de selectie wizard allerlei rapportages maken. Je kunt deze exporteren naar Excel of een CSV-bestand. In het linker menu kun je per onderdeel (relaties, functies, teams etc.) kiezen voor de selectie wizard.

 Veel rapportages kun je al vinden. Ook is het mogelijk dat er nieuwe rapportages worden toegevoegd. Je kunt deze tegen betaling door AllUnited laten maken of je maakt ze zelf.

Zelf maken? Er is een selectie wizard uitlegvideo te bestellen: Klik hier om selectiewizard uitlegvideo te bestellen.

selectiewizard_1.png

Ref: 1365 / 2022-11-30

24 - Handleiding en helpdesktickets

 Als je op zoek bent naar hoe je in Unify iets moet doen, kijk dan altijd eerst even bij de handleidingen. Deze kun je, na inlog, vinden in de linker kolom onder Hulp & Service.

Of bekijk de video via deze link

 ticketmenu_1.png

Daarnaast is er ook veel informatie online te vinden. Klik daarvoor op de knop Klik voor hulp aan de rechter kant van beeldscherm. Deze toont relevante uitleg over de pagina waar jij aan het werk bent. Wil je de uitlegpagina beeldvullend klik dan op de Open knop.

  handleidingzoeken_1.png   klikhulp_1.png

Ook uitlegvideo’s over AllUnited Unify kun je vinden op deze pagina

Heb je een vraag, stuur dan een ticket in. Alle tickets worden gearchiveerd in Unify. Je kunt dus altijd terugkijken. Na inlog ga je naar het blok Hulp nodig? en kiest het gewenste onderdeel. Als AllUnited een ticket beantwoord, krijg je hier ook een e-mail van. Dit antwoord wordt gestuurd naar het e-mailadres dat is ingevuld bij je gebruikersaccount. Zie: 3 - Gebruikersaccounts

nieuwticket_1.png

 Indienen van een ticket gaat als volgt:
•    Login en klik in linker kolom op Hulp & Service
•    Klik op Tickets en klik bovenin op +Helpdeskticket
•    Vul de verplichte velden in 
•    Kies de juiste categorie (bijv. relatie/ledenbeheer of interface)
•    Omschrijf duidelijk je vraag (bijv: bij wie is er wat niet goed)
•    Je kunt maximaal 3 bijlagen meesturen
•    Klik onderin het scherm op Versturen

startscherm_1.png 


Een gesloten ticket kun je weer heropenen door het ticket te openen en onderaan op de Heropen ticket te klikken. 
heropenticket_1.png

Ref: 1366 / 2022-11-30

25 - Ledenmodule

De ledenmodule is een vereenvoudigde versie van de Unify backoffice welke beschikbaar is via een unieke online link. Leden kunnen, na inlog, o.a. hun gegevens, pasfoto en privacy instellingen aanpassen. Ook is mogelijk bepaalde functionarissen toegang te geven tot het mailen van vooringestelde groepen.

 ledenmodule_1.png

• De ledenmodule is op te roepen via een link:
https://pr01.allunited.nl/index.php?section=SYSTEEMNAAM

Deze link kun je op jullie eigen website plaatsen

• De linker kant van het ledenmodule menu is per club, na inlog backoffice, instelbaar via: systeem beheer > alle instellingen > menu voor ledenmodule

 ledenmodulemenu_1.png

Via Ledenmodule is per club o.a. instelbaar wat automatisch verwerkt moet worden. In principe geldt dit alleen voor de Privacy Instellingen. De rest wordt standaard pas verwerkt na akkoord van de ledenadministrateur.

• In 1x alle leden per e-mail uitnodigen voor de ledenmodule kan met de selectie wizard. Ga naar relaties > selectie wizard > Compacte lijst relaties (geslacht en leeftijd), filter de selectie en kies als Afdrukformulier bijlage Uitnodiging Ledenportaal (dit wordt een pdf)

 Tip: stuur eerst een voorbeeld e-mail naar jezelf door op de knop Voorbeeld te klikken.

voorbeeldmail_1.png

• De tekst van het afdrukformulier Uitnodiging Ledenportaal is per club aan te passen. 
-   Ga naar relaties > instellingen > afdrukformulieren > selecteren > wijzigen
-   Open het afdrukformulier en pas de tekst aan. 

Tip: als je vooraf wilt testen, maak dan eerst een kopie van dit afdrukformulier (klik bovenin op kopiëren)

Let op: pas desgewenst ook de e-mail tekst aan in blok E-mail onderaan dit afdrukformulier

• Mutaties van leden worden doorgestuurd naar de Unify backoffice (relaties > relatiemutaties) om te worden goedgekeurd door de ledenadministratie

Ref: 1367 / 2022-11-30

26 - Inschrijfformulier digitaal

Het (digitale) inschrijfformulier is al voor jullie klaargezet. 

1. Aanpassingen kunnen gedaan worden via relaties > instellingen > inschrijfformulieren
-   klik op selecteren > wijzigen
-   open het inschrijfformulier IN
-   Door te klikken op link naar productieformulier komt de lay-out van het formulier in beeld, zodat e.e.a. gecontroleerd kan worden.  

Zijn er aanpassingen nodig, dan kun je dat zelf doen. In de handleiding is daarvoor uitleg te vinden. 
Klik hier om de handleiding te bekijken.

Daarnaast zijn er handige filmpjes die je hiervoor kan bekijken.
Klik hier om de filmpjes te bekijken.

 Tip! Als je eerst wilt testen, maak dan eerst een kopie van het inschrijfformulier. Klik bovenin op Template kopiëren 

Indien aan AllUnited gevraagd wordt het inschrijfformulier volledig aan te passen naar jullie wensen, dan valt dat onder maatwerk. Tijdens drie maanden implementatieperiode bedraagt daarvoor het tarief € 60,00 excl. BTW. Na deze periode is het tarief € 100,00 excl. BTW. 

2. Let op! In het formulier gaat men akkoord met automatische incasso. Bij een nieuwe inschrijving moet dit wel handmatig in de relatiekaart aangezet worden. 

3. Met onderstaande iFrame-code kan het inschrijfformulier worden opgenomen op een externe website (let op! hiervoor moet import wel zijn goedgekeurd en systeem zijn omgezet naar definitief, de getoonde URL betreft het voorkeursformulier):

<iframe name="Inschrijfformulier" src= https://pr01.allunited.nl/club.php?section=SYSTEEMNAAM&tmode=application1 width="930"marginwidth="0" height="2500" marginheight="0" scrolling="no" frameborder="0" id="Aanmeldingsformulier"></iframe>

4. Het inschrijfformulier kan ook aan een knop op de eigen website worden gekoppeld door deze ULR als link te gebruiken
https://pr01.allunited.nl/club.php?section=SYSTEEMNAAM&tmode=application1

 Ingesteld is (in het blok status van het inschrijfformulier) dat er automatisch een bevestigingsmail wordt gemaild. De tekst is aanpasbaar via een afdrukdocument Zie: 27 - Afdrukformulieren

inschrijfdigitaal_1.png

 

Ref: 1368 / 2022-11-30

27 - Afdrukformulieren

Afdrukformulieren worden gebruikt om o.a. inschrijfbevestigingen af te drukken zodat deze verstuurd kunnen worden. Deze formulieren leveren uiteindelijk een PDF op. Deze PDF kan afgedrukt en ook per e-mail verstuurd worden.  

Een afdrukformulier bekijken of aanpassen? 
Ga hiervoor naar relaties > instellingen > afdrukformulieren

Alle afdrukformulieren hebben onderaan het scherm een knop [Test] waarmee een voorbeeld op het scherm getoond wordt. Deze test is echter bij facturen en betalingsherinneringen behoorlijk beperkt. Deze kan je het best testen op het moment dat er conceptfacturen aanwezig zijn of als je een daadwerkelijke aanmaning/ betalingsherinnering klaar hebt staan.

In de tekst wordt gebruik gemaakt van codering waarbij het systeem op het moment van versturen kijkt naar bijv. geboortedatum en op basis daarvan wordt bijbehorende tekst opgepakt. Misschien wat lastig, maar als je probeert er doorheen te lezen dan snap je de teksten wel.

Let op!
De juiste codering is belangrijk voor de werking van het formulier. Wil je heel veel gaan aanpassen, maak dan een kopie en neem die in gebruik. Ga je wijzigen in het origineel en die blijkt daarna niet meer te werken, kunnen er kosten aan verbonden zijn om het door AllUnited te laten herstellen.

Inschrijfbrief nieuw
Deze wordt automatisch verzonden wanneer iemand het inschrijfformulier online invult.

• Contributie factuur en factuur zakelijk
Open deze met knop [Wijzigen]. Teksten kunnen gewijzigd worden naar eigen inzicht, aan de hand van het voorbeeld zul je snel kunnen plaatsen in welk vak welke tekst aangepast kan worden.

Probeer wat door de codering heen te lezen. Het systeem kijkt naar een aantal instellingen om te beoordelen welke tekst in de factuur wordt opgenomen. Beiden zijn gekoppeld aan de betreffende activiteit via facturen > instellingen > factuurtypen.

• Betalingsherinneringen
Te gebruiken bij het aanmaanproces van AllUnited.

• Uitnodiging Ledenportaal
Te gebruiken om naar de leden te mailen met uitleg over inloggen op hun eigen gegevens. In principe kan alles door gebruikers van de organisatie (met juiste autorisatie) worden gewijzigd. Mocht daar hulp bij nodig zijn dan kan daarvoor een ticket worden aangemaakt.

Voor het werken met afdrukformulieren verwijzen we graag naar de volgende handleidingen:

Woordenboek

• Opzegging lidmaatschap
Te gebruiken op een opzegging te bevestigen. Dit gaat dan via de relatiekaart van de opzegger en kan je versturen via de tab ‘Afdrukformulier’

• Etiketten zonder pasfoto
Mocht je per post de leden iets versturen dan kan hier gebruik van gemaakt worden. Je kan deze dan uitdraaien via een Selectie Wizard en dan via ‘Afdrukformulieren’

Ref: 1369 / 2022-11-30

28 - Facturatie & boekhouding

Clubs die willen factureren in AllUnited Unify kunnen zich per ticket aanmelden voor meer info en uitleg. Voor de clubs die de facturatie daadwerkelijk via AllUnited Unify gaan uitvoeren, wordt een financieel implementatie traject opgestart na conversie van de ledenadministratie. Met hen zal apart contact opgenomen worden om het traject te starten. De eerste contactaanvraag zal per ticket gaan.

 factureren_1.png

Geïnteresseerd? Bekijk dan zeker onderstaande video's (deze zijn aan de hand van de Rugby gemaakt).

Rugby facturatie uitlegvideo


Uitlegvideo over facturatie kortingen mogelijkheden

De AllUnited verenigingsadministratie is alles wat jouw club aan financiële software nodig heeft. Speciaal ontwikkeld voor verenigingen. Wij bieden een volledig geïntegreerd boekhoudsysteem IBAN- en SEPA-proef. Dat maakt alles eenvoudiger, creëert extra mogelijkheden en voorkomt dubbel werk en fouten. Voor clubfinanciën is immers inzicht én slagkracht nodig. Op ieder moment van de dag, waar je ook bent. Eenvoudig, overzichtelijk en waterdicht. 

boekhouding_1.png

 

 

Ref: 1370 / 2022-11-30