Inschrijfformulieren
Afdrukdatum: 16-06-2024

Inhoud

1 - Welk inschrijfformulier moet je kiezen?

Inschrijfformulieren aanmaken binnen AllUnited

Binnen AllUnited kan je op verschillende manieren inschrijfformulieren aanmaken, waarbij soms verwarrend kan zijn welke weg je moet belopen voor het juiste formulier.

Hieronder staan de mogelijkheden en wanneer we deze het beste gekozen kan worden:

Webformulier (Zie: 2.1 - Webformulier), kies deze optie als:

  • het formulier slechts een paar basis vragen moet bevatten, waarbij de antwoorden niet persé in de administratie moeten worden opgeslagen;
  • je een enquête wilt houden binnen de vereniging, maar de antwoorden anoniem moeten binnen komen.

Algemeen inschrijfformulier (Zie: 2.2 - Algemeen inschrijfformulier) in de backoffice gelinkt aan relaties, kies deze optie als:

  • als het een inschrijfformulier voor nieuwe leden betreft;
  • als het een inschrijfformulier voor vrijwilligers betreft;
  • als het een enquête betreft, waarbij de antwoorden niet anoniem moeten zijn.

Algemeen inschrijfformulier in de backoffice (Zie: 2.2 - Algemeen inschrijfformuliergelinkt aan activiteiten & teams, kies deze optie als:

  • het een inschrijfformulier betreft voor een activiteit, die ingeregeld is in de backoffice als een activiteit die los staat van een inschrijving voor het lidmaatschap (bijv. competitie bij tennis, afkoop bardienst e.d.), waarbij je kan aangeven dat dit formulier alleen door leden of ook door niet leden ingevuld kan worden.

Algemeen inschrijfformulier in de backoffice (Zie: 2.2 - Algemeen inschrijfformuliergelinkt aan lessen als, kies deze optie als:

  • het een inschrijfformulier betreft voor een reeks trainingen, lessen en/of cursussen die daar aangemaakt zijn, waar eventueel ook niet leden zich voor kunnen inschrijven en je wilt dat de keuze(s) via 1 formulier kenbaar gemaakt worden. 

Inschrijfformulier in de backoffice (Zie: 2.3 - Les of evenementformulieraangemaakt bij lessen via extra toegevoegde formulier vragen bij een specifieke training, les of cursus.
Kies deze optie als: 

  • het een inschrijfformulier betreft, waar leden of niet leden zich kunnen inschrijven voor 1 specifieke training, les of cursus;
  • het een inschrijfformulier betreft, waarbij je wilt dat de leden rechtstreeks in de training, les of cursus geplaatst worden zonder het formulier tussentijds te hoeven aannemen;
  • je weliswaar een reeks hebt van trainingen, lessen of cursussen, maar je toch wilt dan men zich individueel inschrijft per training, les of cursus.

Algemeen inschrijfformulier in de backoffice gelinkt aan evenementen, kies deze optie als:

  • het een inschrijfformulier betreft voor een reeks evenementen, trainingen cursussen die daar aangemaakt zijn, waar eventueel ook niet leden zich voor kunnen inschrijven en je wilt dat de keuze(s) via 1 formulier kenbaar gemaakt worden. 

Inschrijfformulier in de backoffice aangemaakt bij evenementen via extra toegevoegde formulier vragen bij een specifiek evenement, kies deze optie als:

  • het een inschrijfformulier betreft, waar leden of niet leden zich kunnen inschrijven voor 1 specifiek evenement;
  • het een inschrijfformulier betreft, waarbij je wilt dat de leden rechtstreeks in het evenement geplaatst worden zonder het formulier tussentijds te hoeven aannemen;
  • je weliswaar een reeks hebt van evenementen, maar je toch wilt dan men zich individueel inschrijft per evenement.

Algemeen inschrijfformulier in de backoffice (Zie: 2.2 - Algemeen inschrijfformuliergelinkt aan sponsoren, kies deze optie als:

  • het een inschrijfformulier voor sponsoren betreft.

N.B.  Deze handleiding is verdeeld uit losse artikelen, die ook los te vinden zullen zijn via de 'Klik voor hulp button'. Om deze reden is onder elk 'artikel' ook nog een verwijzing naar de link van de volledige handleiding gezet. Zit je al in de volledig handleiding dan kan je deze verwijzingen zoals je hieronder ziet negeren.

Klik hier voor de volledige handleiding

Ref: 1178 / 2024-06-13

2 - Hoe maak je deze inschrijfformulieren aan?

2.1 - Webformulier

Ga naar de pagina, waar je een artikel met formulier wilt toevoegen. Voeg aan deze pagina een nieuw artikel toe of ga naar het betreffende artikel als het al bestaat.

Om het formulier zichtbaar te krijgen moet je in het tekstblok onder het blok Details, de code [form] (eenvoudiger op te bouwen formulier) of [form_adv] (meer uitgebreide mogelijkheden) plaatsen. (vergeet de blokhaken niet)

Vervolgens heb je dus twee mogelijkheden:

  1. Kopieer een bestaand formulier, die je later aanpast waar nodig.
  2. Maak een nieuw formulier die je zelf op bouwt

Bestaand formulier kopiëren

  1. Ga naar het artikel waar het formulier instaat die je wilt kopiëren. Kopieer je het bijbehorende Artikel ID.
  2. Ga terug naar het artikel waar je het formulier in wilt toevoegen.
  3. Vul het gekopieerde ArtikelID dan in bij ‘Artikelid voor formulierbron’
  4. Klik je onderaan op de knop‘Controle’.

Nieuw formulier maken
Klik na het plaatsten van de code [form] of [form_adv] in het blok Details op de knop 'Controle'.

Formulier bewerken

In het artikel zie je het blok Formulier definitie staan. Hier kan je een formulier opbouwen.

Stap 1: Vul het adres in van degene die de aanmeldingen moet ontvangen in het veld ‘Ontvanger (email)’. Ditzelfde adres zal getoond worden op de bevestigingsmail die de inzender krijgt. Je kan in dit veld meer dan één mailadres zetten. Dit moet ‘;’-gescheiden erin gezet worden. Wil je dat alle ingevulde gegevens van de inzenders aan de achterkant (via een gegevens tabblad gekoppeld aan het artikel) bewaard blijven? Vul dan achter de mailadressen ‘;save:’ in.

Stap2: Klik weer op de knop ‘Controle’ onderaan de pagina.

Stap 3: Vul de bevestigingstekst in die de inzender per mail zou moeten ontvangen in het blok bij ‘Bevestigingstekst’. Let dan wel op dat je ‘Emailadres/Email/E-mail’ (één van deze drie) als verplicht invoerveld in het formulier opneemt en dat je de lengte van dit veld invoert met een minimale lengte van bv. 30 tekens.

Stap 4: Wil je dat je formulier beveiligd is tegen ‘robots’, dan is het handig om het veld ‘Captcha’ aan te vinken.

Stap 5: Maak de formuliervelden aan. Je hebt hier meerdere keuzes/veldtypes (zie ook de verderop toegevoegde afbeeldingen als voorbeeld). Bij het aanmaken van de diverse formuliervelden is het invullen van de velden onder de kolommen ‘Veld’ en ‘Rij’ verplicht. De laatste bepaalt de sortering van de diverse velden. Wil je een antwoord verplicht hebben. Vink dan het veld bij de kolom ‘Verplicht’ aan. Deze staat niet bij alle formuliervelden en zie je pas na het toevoegen van zo’n veld gevolgd door het klikken op de knop ‘Controle’ onderaan.
N.B. zorg bij de kolom ‘veld’, dat de ingevoerde ‘veldnamen’ geen diakritische tekens bevatten.

Je hebt de volgende formuliervelden:

Invoer:
Deze gebruik je bij een open vraag. Vul bij het type formulier [form] bij de kolom ‘Veld’ de vraag in, die je wilt stellen. Vul bij de kolom ‘Sorteer’ op nummervolgorde de plek in waarop deze vraag moeten komen en vul ook bij de kolom ‘Lengte’ de lengte in (aantal tekens) voor het antwoord. Bij het type formulier [form_adv] staat het veld invoer voor een leeg nog in te vullen veld en moet deze gekoppeld worden met het formulierveld ‘Tekst’, waar je dan de bijbehorende vraag invoert. Bij de kolom ‘Veld’ voer je dan een bijbehorende code in zoals bijv. ‘t_naam’ en bij de kolom (de code wordt altijd voor afgegaan door “t_ “)‘Waarde’ de te stellen ‘Vraag’, bijv. ‘Naam’. Bij de kolom ‘Veld’ vul je dan bij het formulierveld ‘Invoer’ bijv. ‘naam’ in.

Selectielijst:
Deze gebruik je als je de inschrijver wil laten kiezen uit meerdere vooraf gedefinieerde antwoorden. Om deze goed te vullen bij het formulier [form] moet je eerst op de knop ‘Controle’ onderaan klikken. Daarna kan je in de kolom ‘Veld’ de vraag invoeren en in de kolom ‘Waarde’ de te selecteren antwoorden zetten ( ‘;’-gescheiden). Bij [form_adv] moet er net zoals bij invoer, een koppeling met het formulierveld ‘Tekst’ komen.

Checkbox:
Deze gebruik je als iemand iets moet/kan bevestigen of als iemand uit reeks iets moet kiezen en er meerdere keuzes mogelijk zijn. Ook hier eerst op ‘Controle’ klikken. Vul vervolgens bij het formulier [form] in kolom ‘Veld’ de tekst in die je ziet naast de checkbox en in de kolom ‘Waarde’ de tekst die jij als ontvanger van het ingevulde formulier gaat zien. Bij [form_adv] geldt weer, dat er een koppeling met het veld ‘Tekst’ gemaakt moet worden.

Radioknoppen:
Deze gebruik je als alternatief van ‘Selectielijst’. In plaats van het selecteren van een antwoord kan de inzender hiermee één antwoord aanvinken. Ook hier op ‘Controle’ klikken. Bij het formulier [form] vul je links bij de kolom ‘Veld’ voor de radioknoppen exact dezelfde vraag in per knop (je ziet aan de voorzijde alleen de bovenste). Dus wil je weten of iemand vegetarisch is ja of nee, dan vul je bij zowel knop ‘ja’ als knop ‘nee’, onder de kolom ‘Veld’ de vraag in ‘Ben je vegetarisch?’. Bij de kolom ‘Waarde’ vul je per knop de verschillende keuzeantwoorden in (in het voorbeeld dus bij de een ‘ja’ en de ander ‘nee’). Ook hier geldt bij [form_adv] een koppeling met het formulierveld ‘Tekst’.

Textarea:
Deze gebruik je als je een uitgebreidere tekst als antwoord verwacht. Vul bij de kolom ‘Veld’ de tekst in die aangeeft wat je verwacht als mogelijke invulling in het tekstvlak. Hier kan het ook verstandig zijn om bij de kolom ‘Lengte’ de breedte aan te geven. Let op: het vlak staat erg kort op de tekst, dus voer direct na de tekst de volgende html-code in: &nsbp;&nsbp; (html code voor spaties). Ook hier geldt weer een koppeling met het formulierveld ‘Tekst’ bij [form_adv]

Titel:
Als je boven een aantal velden eerst een omschrijvende titel wilt plaatsen dan kies je dit veld. Eerst op ‘Controle’ klikken. Daarna bij de kolom ‘Veld’ een korte omschrijving geven waar de titel over gaat en in het rechterveld de werkelijke titel. Dit werkt hetzelfde bij zowel [form] als [form_adv].

Tekst:
Werkt in principe net zoals Titel. Dit werkt hetzelfde bij zowel [form] als [form_adv].

Lege regel:
Hiermee kan je een lege regel tussen de verschillende velden zetten. Creëert wat lucht.

Nieuwe tabel:
Hier kan je je formulier in blokken verdelen. Het formulier bestaat eigenlijk uit een tabel. Dit houdt in dat de kolommen links en rechts recht onder elkaar komen te staan. Dit kan wel eens storend werken als de vraag in de linkerkolom in verhouding met de rest van de vragen heel erg lang is. Alle antwoorden zullen namelijk in de tweede kolom bij deze lange vraag komen te staan. In zo’n geval kan je de ‘tabel’ dus beter in meerdere tabellen splitsen. In zo’n geval zet je dus het veld ‘Nieuwe tabel’ op de plek waar de scheiding zou moeten komen.

Zie ook:

Klik hier voor de volledige handleiding

Ref: 1179 / 2024-06-14

2.2 - Algemeen inschrijfformulier

Je hebt verschillende paden die je kan bewandelen hierbij te komen. Dit zijn:

  • Relaties >> Instellingen >> [Blok inschrijfformulier] Inschrijfform. Templates >> Selecteren
  • Lessen  >> Instellingen >> [Blok inschrijfformulier] Inschrijfform. Templates >> Selecteren*
  • Contracten >> Instellingen >> [Blok inschrijfformulier] Inschrijfform. Templates >> Selecteren
  • Evenementen >> Instellingen >> [Blok inschrijfformulier] Inschrijfform. Templates >> Selecteren*
  • Systeembeheer >> Alle Instellingen >> [Blok inschrijfformulier] Inschrijfform. Templates >> Selecteren

* Hoe je dit verder koppelt bij een les of evenement vind je onderaan dit artikel.

Formulier aanmaken

Ook hier heb je twee mogelijkheden:

  1. Je kopieert een al bestaand formulier, die je later aanpast waar nodig.
  2. Je bouwt hem zelf op

Bestaand formulier kopiëren 
In dit geval ga je naar het formulier die je wilt kopiëren via de button ‘Wijzigen’. Als je daarin staat zie je de tab ‘Template kopiëren’ staan. Klik hierop. Vervolgens kom je in een kopie te staan van het oorspronkelijke formulier. Geef dit formulier een eigen code bij het veld ‘Inschr. Tempcode’ en naam bij het veld ‘Inschrijfform. Template’ en pas zaken her en der waar nodig aan. Klik daarna op ‘Bewaren en terug’. 
N.B. Je ziet bij deze formulieren ook een blok ‘Inschrijfformulier route’. Zorg dat hier minimaal 1 route ingevuld wordt.

Nieuw formulier maken 
In dit geval klik je gelijk op de tab ‘+Nieuw’ bovenin. Geef dit formulier een eigen code bij het veld ‘Inschr. Tempcode’ en naam bij het veld ‘Inschrijfform. Template’. Het veld ‘Voorkeur’ laat je in principe leeg (deze geeft aan welk inschrijfformulier leidend is bij nieuwe inschrijvingen). Als je deze wel aanvinkt, zorg dan dat dit bij het andere formulier waar deze aangevinkt stond uitgevinkt wordt.

Als het inschrijfformulier is aangemaakt dan kan het in het menu van de website gekoppeld worden.

TIP: Maak een kopie van een inschrijfformulier voordat er wijzigingen in het formulier worden doorgevoerd. Mocht er iets helemaal mis gaan, dan kan altijd teruggegaan worden naar het oorspronkelijke formulier. Met name het maken van extra vragen kan tijd kosten en het zou jammer zijn als deze tijd verloren gaat.

Hoofdinstellingen

Veldnaam 

Omschrijving

Inschrijfform. temp. code Dit is de unieke code die aan deze template wordt gegeven. De code bestaat uit 2 karakters.
Let op! Deze code kan naderhand niet meer gewijzigd worden.
Inschrijfform. template Dit is de naam van de template, deze wordt zichtbaar in het overzichtscherm.
Een naam kan naderhand nog gewijzigd worden.
Voorkeur Met dit vinkje wordt aangegeven welk formulier de voorkeur heeft als standaard formulier.
Meestal is dit het formulier voor de inschrijving van nieuwe leden.
Te gebruiken in transactie

Het inschrijfformulier kan in meerdere modules terug komen.

Hier kan aangegeven worden waar de inschrijfformulieren binnen moeten komen, zodat inschrijvingen voor wedstrijden of andere evenementen apart binnenkomen van de nieuwe leden voor de ledenadministratie.

Onder de volgende menu-opties komt het inschrijfformulier standaard voor:

  1. relaties
  2. activiteiten
  3. lessen
Nieuwe relatie

Hiermee wordt aangegeven of ook nieuwe relaties zich met dit formulier aan kunnen melden.
Het is mogelijk om zowel Nieuwe als Bestaande relatie aan te vinken.

Het formulier zal als volgt zichtbaar worden op basis van ingelogd of nieuwe relatie:

1. Niet ingelogde of nieuwe relatie:
het invul blok voor de NAW gegevens wordt getoond en is verplicht om in te vullen.

2. Ingelogde relatie:
het invul blok voor de NAW gegevens etc wordt niet getoond, alleen de aanvullende gegevens zijn beschikbaar. Dit omdat de NAW gegevens van de relatie al bekend zijn. 

Relatietype

Als nieuwe relaties zich aan kunnen melden, dan wordt hier aangegeven welk relatietype gekozen moet worden voor deze aanmelding.

Zo is het bijvoorbeeld mogelijk een ander relatietype te kiezen voor de niet leden, die zich aanmelden voor een evenement. Of vrijwilligers die zich via dit formulier inschrijven.

Actief t/m

Wil je dat het formulier maar tot een bepaalde datum actief mag zijn? Dan vul je hier de sluitingsdatum in. 

Het formulier kan dan niet meer vestuurd worden vanaf de dag na de ingevoerde datum.

Bestaande relatie Hiermee wordt aangegeven dat bestaande relaties zich aan kunnen melden.
Het is mogelijk om zowel Nieuwe als Bestaande relatie aan te vinken.
Taal Hier kan je de taal selecteren waarin je het formulier getoond wilt hebben.
Let op! Het gebruik hiervan is zeer beperkt en op dit moment is alleen Engels als alternatief mogelijk.
Einddatum berekenen (dagen)

Indien ook niet leden zich aan kunnen melden voor een wedstrijd, een toernooi etc. kan hier aangegeven worden hoe lang de relatie in AllUnited moet blijven bestaan.

Het aantal dagen, dat hier wordt ingevuld, wordt opgeteld bij de vanaf datum waarop de relatie wordt aangenomen en wordt bij de relatie als einddatum ingevuld. 

Let op! Hier moet dus gekozen worden voor een tijd die voldoende is om deze relaties te factureren. De betaling van de factuur hoeft niet binnen dit tijdsbestek plaats te vinden.

Toon bedrijfsnaam Voor bijvoorbeeld contracten kan het nodig zijn ook de bedrijfsnaam in te vullen bij het inschrijven. Vink deze instelling aan om dit veld toe te voegen.
Toon email factuurontvanger Voor een jeugdtoernooi kan het nodig zijn dat niet het kind, maar de ouder de factuur ontvangen. Door dit aan te vinken wordt een apart veld factuurontvanger getoond bij het inschrijven.
Toon IBAN gegevens Door dit veld aan te vinken worden de IBAN gegevens getoond.
Dit is nodig als er automatische incasso plaats vindt.
Toon BTW nummer Vink dit veld aan wanneer er een BTW nummer invoerveld getoond moet worden op het inschrijfformulier. Dit kan bijvoorbeeld van toepassing zijn bij contracten.
Toon looproute Door dit veld aan te vinken zal ook de looproute als keuze mogelijkheid in het inschrijfformulier beschikbaar zijn.
Toon nationaliteit / geboorteplaats Door dit veld aan te vinken zullen er ook invoervelden voor de nationaliteit en de geboorteplaats beschikbaar zijn.
Toon privacy blok

Wanneer dit veld wordt aangevinkt zal er een Privacy akkoord toegevoegd worden aan het inschrijfformulier.

Let op! Zorg wel dat er een Privacy Statement actief is binnen jullie systeem. Dit kun je instellen via menupad: Relaties > Instellingen > blok "Algemeen" > Bevestigingsteksten : Selecteren.

Kies hier voor "Privacy Statement" en klik op "Wijzigen".
Controleer dat er een statement is met de gekozen instelling "Activeer".

Blokkeer inschrijving indien
e-mail al bestaat

Dit vink je aan als je niet wilt dat leden zich via een openbaar inschrijfformulier kunnen inschrijven.

Let op! Is iemand geen lid, maar deelt de persoon een e-mailadres met een al bestaande relatie in het systeem, dan wordt inschrijven ook onmogelijk gemaakt.

Link naar productieformulier

Dit is de url naar het daadwerkelijke inschrijfformulier.

Als je klikt of het schakel icoon achter de url dan kan je het formulier bekijken, mits het formulier is Bewaard en mits 'Nieuwe relatie' aangevinkt staat.

Let op! Het formulier ziet er voor een ingelogd lid anders uit, dan je hier ziet. Het hele bovenste blok zal dan vervangen zijn door de naam van de ingelogde relatie.

Blok website parameters en blok backoffice parameters

Veldnaam 

Omschrijving

Activiteiten Via de knop 'Tonen' kan je aanvinken welke activiteiten je als beschikbare keuze opties wilt instellen.
Lestypes

Via de knop 'Tonen' kan je aanvinken welke lessen je als beschikbare keuze opties wilt instellen.

Hierbij worden in het inschrijfformulier verschillende informatie kolommen getoond. 
Via de knop tonen bij 'Kolommen' kan je, indien van toepassing, bepaalde kolommen op 'Verbergen' zetten. Deze zullen dan niet meer getoond worden.

Via de knop tonen bij 'Volgorde', kan je vervolgens de volgorde waarop de lessen getoond worden instellen. Dit kan op datum zijn, op alfabet, etc.

Evenement type

Via de knop 'Tonen' kan je aanvinken welke evenementen je als beschikbare keuze opties wilt instellen.

Hierbij worden in het inschrijfformulier verschillende informatie kolommen getoond. 
Via de knop tonen bij Kolommen kan je, indien van toepassing, bepaalde kolommen op niet zichtbaar zetten.

Via de knop tonen bij Volgorde, kan je vervolgens de volgorde waarop de evenementen getoond worden instellen. Dit kan op datum zijn, op alfabet etc.

Contracten Via de knop 'Tonen' kan je aanvinken welke contracttypes je als beschikbare keuze opties wilt instellen.
Functiegroepen Via de knop 'Tonen' kan je aanvinken welke functiegroepen je als beschikbare keuze opties wilt instellen.
Functies Via de knop 'Tonen' kan je aanvinken welke functies je als beschikbare keuze opties wilt instellen.
Extra relaties (aantal)

Door hier een getal aan te geven, kan bijvoorbeeld een teamcaptain een heel team aanmelden.
Dit kan alleen ingevuld worden DOOR en VOOR bestaande leden.

Let op! Als er bij dit inschrijfformulier een activiteit wordt gekoppeld, bijvoorbeeld de voorjaarscompetitie, dan geldt deze activiteit ook voor alle extra relaties.

Max. 1 keuze

Bij alle beschikbare keuzes kan je aanvinken dat uit het keuze aanbod maar maximaal 1 optie gekozen mag worden.

Vink je dit niet aan, dan kan je meer dan 1 keuze maken.

Toon '...' blok Door deze optie aan te vinken zorg je dat een administrateur zelf altijd handmatig een activiteit, les, evenement, contract en/of functie kan toevoegen bij binnen gekomen inschrijvingen.
Factuur overzetten

Als er een factuur gekoppeld wordt aan het inschrijfformulier dat via ideal betaald wordt, dan moet de factuur ook overgezet worden naar de activiteit of naar de les.

Door deze optie aan te vinken wordt de factuur overgenomen bij het aannemen van de relatie.

Let op! Dit is alleen nodig wanneer er op basis van dit inschrijfformulier een factuur aangemaakt wordt.
Meer informatie hierover is te vinden in het blok "Inschrijfbedrag" verder op de pagina.

Het blok status

In dit blok wordt vastgelegd of er een bevestigingsmail naar de inschrijver gaat en wie geïnformeerd moet worden over de inschrijving.

Veldnaam 

Omschrijving

Status

Een inschrijfformulier kan de volgende status hebben:

  1. Nieuw. Een inschrijving heeft alleen de status 'Nieuw' als deze via de website is binnengekomen.
  2. In behandeling. Een inschrijving heeft de status 'In behandeling' als de ledenadministratie de inschrijving heeft geopend en op bewaren heeft gedrukt.
  3. Aspirant. Een inschrijving heeft de status  'Aspirant', als men een extra status nodig heeft.
    Bijv. een aspirant lid mag 3 keer mee trainen voordat deze besluit om lid te worden.

    Let op! Deze status moet apart aangevinkt worden onder 'Tonen', want normaal gesproken is deze status niet zichtbaar.
  4. AangenomenEen inschrijving heeft de status 'Aangenomen' als de ledenadministratie de inschrijving heeft geaccepteerd en op de knop 'Aannemen' heeft gedrukt. 
  5. Afgewezen. Een inschrijving heeft de status 'Afgewezen' als de ledenadministratie de inschrijving niet heeft geaccepteerd en op de knop 'Afwijzen' heeft gedrukt.
Tonen Hier kan aangegeven worden dat de status aspirant getoond moet worden bij de inschrijfformulieren.
Clubblad nieuwsbrief Als deze optie is aangevinkt dan krijgen deze inschrijvers automatisch ook de nieuwsbrief.
Pasfoto Hier kan ingesteld worden of de pasfoto op het inschrijfformulier verplicht is of niet.
Factuur

Door dit aan te vinken wordt, op basis van de inschrijving, het inschrijfgeld in rekening gebracht.

Let op!  De consequentie hiervan is dat een lid pas kan worden aangenomen wanneer het inschrijfgeld is betaald. Het formulier blok inschrijfbedrag moet hiervoor ook ingevuld worden.

Factuur - iDeal

Indien de iDeal module is geactiveerd kan bij status nieuw iDeal worden aangevinkt.

Let op! Dit zorgt ervoor dat het inschrijf geld direct betaald moet worden door middel van iDeal. Het formulier  blok inschrijfbedrag moet hiervoor ook ingevuld worden.

Voor meer informatie rondom iDeal, zie .

Relatiescherm

Als dit aangevinkt wordt, dan wordt de administrateur na het Aannemen van het lid direct doorgestuurd naar het activiteitenscherm van de relatie.

Dit kan handig zijn als het nodig is om nog extra activiteiten toe te voegen of te wijzigen voor deze relaties.

Afdruk document Hier kan een afdrukformulier gekoppeld worden, zodat de inschrijver een bevestiging van de inschrijving of een bevestiging van het lidmaatschap krijgt. Voor meer informatie, zie .
Informeer functie

Hier kan een functie ingevuld worden die geïnformeerd wordt de inschrijvingen, bijvoorbeeld de ledenadministratie.

Deze functionaris ontvangt dan een kort bericht dat er een nieuwe inschrijving is. Hieronder vind je een voorbeeld van het mail bericht die verstuurd wordt.

Script

Indien er uitzonderingen zijn die niet met de instellingen vastgelegd kunnen worden, dan kan dit soms opgelost worden door er een apart script aan te koppelen. Deze kan door AllUnited worden aangemaakt.

Bijvoorbeeld als op de website bepaalde keuzes aan elkaar gekoppeld zijn. Iemand kan bijvoorbeeld voor betaling in 5 termijnen kiezen, maar dan is het wel altijd automatische incasso en niet zelf betalen. Dan kan op de website al een controle worden toegevoegd dat een andere keuze dan niet mogelijk is.

Een andere optie is bijvoorbeeld, dat bij het bewaren van een inschrijving op basis van een bepaalde keuze een extra vastlegging wordt gedaan.

Let op! Aan het instellen van een apart script zijn kosten verbonden. Stuur een ticket naar ons in met jullie wensen. Wij zullen dan de mogelijk bekijken en dit verder met jullie opnemen.

 Voorbeeld email van een nieuwe inschrijving voor de informeer functie:

 

Blok route

Via dit blok wordt aangegeven welke route een inschrijfformulier volgt. Dit kan een algemene wachtlijst zijn, bijvoorbeeld als het formulier wacht op de machtiging voor automatische incasso. Maar er kunnen ook meerdere routes zijn, bijvoorbeeld als een commissie moet bepalen hoe een nieuwe aanmelding moet worden ingedeeld.

Let op! Er moet altijd minimaal 1 route per formulier worden ingesteld.

Veldnaam 

Omschrijving

Vink de checkbox bij een regel aan om deze te verwijderen wanneer het scherm opgeslagen wordt.
Insch.frm.route code Hier kan de route volgorde worden aangegeven.
Route Dit is de omschrijving van de route
Informeer functie Hier kan een functie gekoppeld worden die over deze route geïnformeerd moet worden zodra de route ingesteld wordt bij de inschrijving.

Blok formuliervelden

Met dit blok kunnen extra vragen worden toegevoegd aan een formulier. Vragen die niet in de standaard van AllUnited zijn opgenomen, maar specifiek voor deze vereniging zijn.

Verdere uitleg van de mogelijkheden wordt apart besproken, zie Zie: 2.4 - Formuliervelden.

Blok inschrijfbedrag

Dit blok wordt gebruikt om het inschrijfgeld in te stellen welke direct op basis van de aanmelding betaald moet worden. Een lid hoeft hiervoor dan niet eerst aangenomen te worden.

Veel zwemverenigingen passen dit bijvoorbeeld toe, omdat er veel nieuwe aanmeldingen voor zwemlessen zijn en mensen zich bij verschillende verenigingen inschrijven. Op deze manier wordt het inschrijfgeld direct gefactureerd en kan een lid pas aangenomen worden als het inschrijfgeld is betaald.

Let op! Denk goed na voordat je dit toepast, dit heeft namelijk een behoorlijke organisatorische impact.
Een nieuw lid kan dan namelijk pas worden aangenomen als het inschrijfgeld is betaald. Dit is niet altijd wenselijk.

 

Veldnaam 

Omschrijving

Toon inschrijfbedrag Vink deze optie aan om de inschrijf bedragen te tonen op het inschrijfformulier.
Toelichting Hier kan een extra toelichting  van het inschrijfbedrag worden ingevoerd. Deze zal ook zichtbaar zijn op het formulier, mits de optie "Toon inschrijfbedrag"  staat aangevinkt.
Vink de checkbox bij een regel aan om deze te verwijderen wanneer het scherm opgeslagen wordt.
Relatietype Hier wordt het relatietype aangegeven waarbij het inschrijfgeld in rekening moet worden gebracht.
Geboortedatum vanaf

Als er sprake is van verschillende tarieven voor verschillende leeftijden, kunnen er meerdere regels aangemaakt worden.

Wanneer het tarief voor iedereen geldt, dan wordt de standaard geboortedatum "01-01-1900 " aangehouden.

Grootboekrekening Hier wordt de grootboekrekening opgegeven waarop het inschrijfgeld wordt geboekt.
BTW Maak hier een keuze voor de BTW.
Let op! Deze optie moet ALTIJD ingesteld worden.
Bedrag Dit is het bedrag dat in rekening wordt gebracht bij de betreffende relaties.
Taal

Indien jullie systeem niet in meerdere talen beschikbaar is, wordt hier altijd de taal Nederlands gekozen.

Let op! Deze functie is maar in minimale maten inzetbaar. Op dit moment wordt enkel de Engelse taal ondersteund.

Omschrijving Dit is de omschrijving van de betaling die op de factuur komt.
Voeg toe Met de knop "Voeg toe" kunnen meer regels toegevoegd worden.

De knop "Controle" is soms nodig om aanvullende informatie uit de database te halen.
Met de knop "Bewaren" wordt het inschrijfformulier opgeslagen. Daarmee worden ook de regels verwijderd die zijn aangevinkt bij het prullenbak icoon (verwijderen).

Let op! Met de knop "Verwijderen" wordt het complete inschrijfformulier definitief verwijderd!

Inschrijfformulier koppelen aan een les/evenement

Het is ook mogelijk om leden en niet leden te laten inschrijven via een les/evenement formulier.  Maak je hier gebruik van dan moet je via een van de volgende paden naar de instellingen van de les/evenementtypen gaan:

  • Lessen > Instellingen > blok "Lessen" > Les/Evenementtypen : Wijzigen
  • Evenementen > Instellingen > blok "Lessen" > Les/Evenementtypen : Wijzigen
  • Systeembeheer > Alle instellingen > blok "Lessen" > Les/Evenementtypen : Wijzigen

Volg hier de volgende stappen:

  1. Ga bij de gewenste les/evenement type naar de instelling "Inschrijfform. template"
  2. Kies hier het gewenste inschrijfformulier
  3. Vink de optie "Inschrijven via Inschrijfformulier" aan.

Vanaf dat moment zal het formulier goed gekoppeld zijn.

Klik hier voor de volledige handleiding

Ref: 303 / 2024-06-13

2.3 - Les of evenementformulier

Het is ook mogelijk om leden en niet leden te laten inschrijven via een les/evenement formulier.  Maak je hier gebruik van dan moet je via een van de volgende paden naar de instellingen van de les/evenementtypen gaan:

Lessen >> Instellingen >> Blok lessen >> Les/Evenementtypen

Evenementen >> Instellingen >> Blok lessen >> Les/Evenementtypen

Systeembeheer >> Alle instellingen >> Blok lessen >> Les/Evenementtypen

Klik hier op Wijzigen en vink bij het les of evenementtype die bij jouw te maken les of evenement hoort de checkbox in de kolom Formuliervelden aan.

N.B. Moeten ook niet leden zich kunnen inschrijven, selecteer dan een inschrijfformulier bij het bijbehorende les of evenementtype in de kolom 'Inschrijfform. template'. Laat de checkbox bij Inschrijven via Inschrijfformulier leeg. Mocht je een inschrijfformulier koppelen waar een afdrukformulier als bevestiging is gekoppeld, realiseer je je dan wel dat deze als bevestiging zal worden verstuurd als een niet-lid zich gaat inschrijven. Los daarvan zal het geselecteerde inschrijfformulier van weinig betekenis zijn, behalve dat je die velden zal zien in het NAW blok die in dat formulier zijn aangegeven.

Als je nu de les of het evenement gaat aanmaken en je selecteert het bijbehorende les/evenementtype, dan zal je zien, dat nadat je op 'Controle' hebt geklikt er een blok formuliervelden te voorschijn is gekomen. Hoe je dit verder werkt vind je uitgewerkt in het artikel Zie: 2.4 - Formuliervelden.

Klik hier voor de volledige handleiding

Ref: 1181 / 2024-06-14

2.4 - Formuliervelden

Formuliervelden kunnen gebruikt worden in de volgende onderdelen:

  1. Website artikelen (Zie: 2.1 - Webformulier)
  2. Inschrijfformulieren (Zie: 2.2 - Algemeen inschrijfformulier)
  3. Lessen en/of Evenementen (Zie: 2.3 - Les of evenementformulier)

Met formuliervelden kunnen eigen vragen/velden aan een inschrijfformulier of een les toegevoegd worden.

Daarnaast kan met deze formuliervelden een eigen formulier in een website artikel worden gemaakt, indien gebruik wordt gemaakt van de Website module.

Belangrijk om te weten: Uitgebreide formulieren kosten veel tijd om te maken, daarom kunnen alle formulieren altijd gekopieerd worden.
Dit kan in de volgende situaties gedaan worden:

  • Een inschrijfformulier kan gekopieerd worden naar een nieuw inschrijfformulier. Zie: 2.2 - Algemeen inschrijfformulier
  • Bij een les of evenement is er nog geen kopieermogelijkheid, maar je kan via een ticket vragen of de helpdesk dit voor je kan doen.
  • In een nieuw web artikel kan een artikelnummer ingegeven worden waaruit het formulier wordt gekopieerd.

Hieronder wordt uitgelegd wat de verschillende opties in onderstaande schermen betekenen.

Veldnaam 

Omschrijving

Vink de checkbox bij een regel aan om deze te verwijderen wanneer het scherm opgeslagen wordt.
Veldtype

Er zijn verschillende veldtypes beschikbaar.
Veldtype uitleg is te vinden in onderstaande tabel.
(namen van veldtypes aanmaken zonder: hoofdletters, leestekens of spaties)

Veld

Dit is de naam van het veld.

Bij een invoerveld wordt deze veldnaam in de database opgeslagen en kan deze veldnaam ook gebruikt worden in de inschrijfbrief/email.

Bijvoorbeeld de veldnaam "Speelsterkte" kan als volgt meegenomen worden in de bevestiging van de inschrijving: [_speelsterkte].

Let op! Het is heel belangrijk om voor dit veld geen hoofdletters, spaties en vreemde tekens te gebruiken!

Rij

Hiermee wordt de (verticale) volgorde in het formulier opgenomen.

Tip: Vul de volgorde in met tientallen, dus bijvoorbeeld 10, 20 etc. Dan is het later eenvoudig mogelijk om extra rijen er tussen in toe te voegen.

Kolom Kolom geeft de horizontale volgorde in de rij aan waar het veld moet komen.
Je kunt dus bijvoorbeeld 1 rij hebben met 3 kolommen naast elkaar.
Colspan

Als je een brede omschrijving hebt, dan schuiven ook alle invulvelden in de kolom daarachter op qua breedte.

Door een brede omschrijving over 3 kolommen te verdelen, blijven de invulvelden goed in beeld. Je doet dit door een 3 in te vullen.

Let op! Een colspan instellen is altijd nodig bij veldtype "Textarea", omdat dit een heel breed veld kan zijn.

Lengte Hiermee wordt aangegeven wat de maximale lengte van een veld mag zijn.
Bijvoorbeeld 6 of 7 karakters lengte voor een postcode.
Waarde

Dit is de waarde van het veld en deze wordt getoond op het formulier.

Is het veld type "Tekst", dan wordt de tekst getoond die hier staat. Is het een "invoerveld", dan wordt een leeg veld getoond. Is het type veld Checkbox dan wordt hier een 1 in een grijsveld getoond. Dit veld is niet aan te passen . Er mogen geen teksten of andere zaken in een Checkbox waarde veld worden opgenomen. 

Verplicht

Stel deze optie in als een veld verplicht is om in te vullen.
Dat betekend dat een formulier pas verstuurd worden wanneer alle verplichte velden zijn ingevuld.

Toevoegen aan inschrijving

Op het relatiescherm van een relatie staan onderaan de diverse waarden. Het is mogelijk om de invoer van een veld op het inschrijfformulier over te nemen naar de relatiekaart bij de diverse waarden of het veld IBAN-nummer.

Daarnaast kan je checkbox velden en of radio button velden koppelen aan een toe te voegen betalingstermijn, activiteit, les of functie. Deze optie is niet mogelijk bij CMS artikelen. Zie onderaan een aantal screenshots als voorbeeld.

Let op! Deze functionaliteit werkt alleen voor het algemene inschrijfformulier.

Hieronder worden de verschillende veldtypes besproken: 
LET OP: bij veldtypes geen hoofdletters, spaties of leestekens gebruiken uitgezonderd de _ (underscore)

Veldtype

Uitleg

Belangrijke instellingen

invoer

Hierbij wordt een invoerveld getoond waarin getypt kan worden.

Bijvoorbeeld van welke vereniging iemand eerder lid is geweest.


Het veld "waarde" moet hierbij leeg blijven.

selectielijst

Hiermee kun je een keuzelijst  aanmaken waaruit 1 item gekozen kan worden.

Bijvoorbeeld een keuzelijst met beschikbare functies.

 

Bij "veld" wordt de omschrijving van het veld ingevoerd.

Bij "waarde" de keuzes van de selectielijst. Deze worden gescheiden door een ; teken.

Bijvoorbeeld "bestuur;commissie;vrijwilliger;".

checkbox

Bij een checkbox wordt er een aan vink box getoond die aan/uit gevinkt kan worden. Het waarde veld op het inschrijfformulier heeft de basis instelling  1


Bijvoorbeeld: het vinkje of iemand verplicht akkoord moet gaan met een automatische incasso 


Bijvoorbeeld: de checkbox heeft een, niet verplichte, keuze. (wel of geen vinkje)

 



Checkbox wel aangevinkt: "Waarde " = 1
Checkbox niet aangevinkt: Formulier kan niet worden verzonden

Checkbox niet aangevinkt: "Waarde " automatisch  0. 
Checkbox wel aangevinkt: "Waarde " automatisch  1

radioknoppen

Bij radioknoppen wordt een lijst met opties getoond waarbij je altijd maar 1 van de opties kunt kiezen.

Dit kan bijvoorbeeld een vraag zijn die je belangrijk, neutraal of onbelangrijk vindt.

 

Bij elke antwoord optie moet bij "veld" dezelfde waarde staan.

Zo weet het systeem dat de opties bij elkaar horen als keuze groep.

textarea

Hiermee kun je een blok reserveren voor vrije tekst. Bijvoorbeeld opmerkingen.

Zet bij een textarea ook altijd de colspan op het maximaal aantal kolommen.

titel

Dit is de titel van het formulier en komt boven het formulier te staan op regel 1.

Dit wordt meestal vetgedrukt getoond.

 

tekst

Hiermee kan een extra stuk tekst worden toegevoegd in het formulier.

Bijvoorbeeld de vraag die bij een invoerveld hoort of extra informatie.

Vul bij "Waarde"  de gewenste tekst in.

Lege regel

Hiermee wordt een lege regel tussen onderdelen van het formulier ingevoegd.

Dit kan een formulier overzichtelijker maken door wat lege ruimte te hebben tussen regels.

Bij "Waarde" hoeft niets ingevuld te worden.

Nieuwe tabel

Hiermee is het mogelijk een nieuwe tabel binnen het formulier te plaatsen.

Dit kan handig zijn als gebruik wordt gemaakt van een bepaald aantal kolommen, en je in een ander deel van het formulier een ander aantal kolommen wilt gebruiken.

Voeg type "Nieuwe tabel"  toe boven de regels die onder de nieuwe tabel vallen.

Voorbeelden

Voorbeeld van formuliervelden voor radioknoppen.

 hndl_radioknoppen_1.png

Hieronder een concreet voorbeeld van een inschrijfformulier en het resultaat hiervan op de website.

 hndl_formvelden_1.png

zo kan een formulier op de website eruit zien.

hndl_vb_inschr_1.png

Ingevulde vragen overzetten naar een veld in de relatiekaart of koppelen aan een activiteit, les of functie

Je biedt bijv. de volgende lessen aan bij het inschrijfformulier (dit is wat je ziet aan de websitekant):

schermafbeelding_2019_08_08_om_14.03.03_1.png 

In de backoffice ziet een zo'n regel er als volgt uit:

 schermafbeelding_2019_08_08_om_14.03.40_1.png

De koppeling maak je door bij de kolom 'Toevoegen aan inschrijving' op de bijbehorende button 'Tonen' te klikken:

 schermafbeelding_2019_08_08_om_14.04.21_1.png

Klik hier voor de volledige handleiding 

 

Ref: 305 / 2024-06-13

3 - Veelgestelde vragen

3.1 - Verplichtstelling NAW-velden

Hoe zorg ik dat een NAW-veld bij het inschrijfformulier een verplicht veld wordt?

Dit kan je instellen via Systeembeheer >> Alle instellingen >> [Blok algemeen] >> Veldinstellingen. Voor het inschrijfformulier die je op de website publiceert kies je dan altijd bij de kolom 'Transactiegroep' 'club', bij de kolom transactie 'application1' of 'application' voor het algemene inschrijfformulier en 'course1' voor een les/evenement inschrijfformulier en bij veld de veldnaam die je nodig hebt, zoals bijv. 'email', 'iban', 'postalcode' etc.  Vervolgens klik je de checkbox in de kolom verplicht aan.

N.B. Wat je besluit verplicht te maken geldt dan voor elk bijbehorend inschrijfformulier. Voor het les/evenement formulier heb je maar één format hier. Echter bij het algemene inschrijfformulier kan je met twee formats gaan werken. Bij de instelling van het inschrijfformulier voor de website, moet je dan kiezen welk format je wilt gebruiken. Diegene die hoort bij 'application1' (het voorkeursformulier) of diegene die hoort bij 'application'. (overige formulieren) In dat geval moet je dan bij het instellen bij de keuze 'Transactie' dus een van de twee selecteren.

Hoe haal ik de verplichting bij NAW-velden weg?

Sommige velden staan standaard verplicht. Dit zijn de velden 'Achternaam', 'Geboortedatum' en 'Geslacht'. Deze verplichting is op dit moment niet uit te zetten. Wel kan de verplichting voor 'Voornaam' en 'Voorletters' uitgezet worden. Dit gaat in algemene zin via Relaties >> Instellingen >>[Blok relaties] >> Relatietypes. Daar kan je in de kolom 'Voornaam' en 'Voorletters' de selectie op 'Niet verplicht' zetten. Staan er nog andere velden verplicht, dan hierboven genoemd, en je wil de verplichting eraf halen, dan staan ze vermoedelijk via Systeembeheer >> Alle instellingen >> [Blok algemeen] >> Veldinstellingen zo aangemerkt. Je kan hier de verplichting uitvinken. 

Klik hier voor de volledige handleiding

Ref: 1182 / 2024-06-13

3.2 - Betaalwijze auto incasso instellen

Een veelgehoorde vraag is of er niet voor gezorgd kan worden dat de betaalwijze van de binnengekomen inschrijfformulieren niet automatisch op Automatische Incasso kan worden gezet. Dit kan je instellen. Let wel, als je dit doet, dan geldt dit voor elk inschrijfformulier, dus je kan het dan niet uitzetten.

Maar wil je dit dan ga je naar Systeembeheer >> Alle instellingen >>[Blok algemeen] >> Veldinstellingen. Kies bij Transactiegroep 'Applyform', bij Transactie 'Application', bij Veldnaam 'paymenttypecode', bij Waarde 'A' en vink de checkbox Verplicht aan.

Vanaf dat moment zal bij elk binnengekomen inschrijfformulier de betaalwijze op Auto Incasso staan. De datum machtiging moet de administrateur nog wel vullen voor aanname. Maar het zal niet meer lukken om de inschrijving aan te nemen zonder dit aan te passen, want dan zal er een foutmelding komen.

Klik hier voor de volledige handleiding

Ref: 1183 / 2024-06-13