Inschrijfformulieren
Afdrukdatum: 12-08-2020

Inhoud

1 - Welk inschrijfformulier moet je kiezen?

Inschrijfformulieren aanmaken binnen AllUnited

Binnen AllUnited kan je op verschillende manieren inschrijfformulieren aanmaken, waarbij het lang niet altijd duidelijk is, welke weg je moet belopen voor het juiste formulier.

Hierbij de alternatieven en de aan te raden keuzes:

Kies voor een webformulier (Zie: 2.1 - Webformulier) als:

  • deze slechts een paar basis vragen moet bevatten, waarbij de antwoorden niet persé in de administratie moeten worden opgeslagen;
  • je een enquête wilt houden binnen de vereniging, maar de antwoorden anoniem moeten binnen komen.

Kies voor een algemeen inschrijfformulier (Zie: 2.2 - Algemeen inschrijfformulier) in de backoffice gelinkt aan relaties als:

  • het een inschrijfformulier voor nieuwe leden betreft;
  • het een inschrijfformulier voor vrijwilligers betreft;
  • het een enquête betreft, waarbij de antwoorden niet anoniem moeten zijn.

Kies voor een algemeen inschrijfformulier in de backoffice (Zie: 2.2 - Algemeen inschrijfformuliergelinkt aan activiteiten & teams als:

  • het een inschrijfformulier betreft voor een activiteit, die ingeregeld is in de backoffice als een activiteit die los staat van een inschrijving voor het lidmaatschap (bijv. competitie bij tennis, afkoop bardienst e.d.), waarbij je kan aangeven dat dit formulier alleen door leden of ook door niet leden ingevuld kan worden.

Kies voor een algemeen inschrijfformulier in de backoffice (Zie: 2.2 - Algemeen inschrijfformuliergelinkt aan lessen als:

  • het een inschrijfformulier betreft voor een reeks trainingen, lessen en/of cursussen die daar aangemaakt zijn, waar eventueel ook niet leden zich voor kunnen inschrijven en je wilt dat de keuze(s) via 1 formulier kenbaar gemaakt worden. 

Kies voor een inschrijfformulier in de backoffice (Zie: 2.3 - Les of evenementformulieraangemaakt bij lessen via extra toegevoegde formulier vragen bij een specifieke training, les of cursus als:

  • het een inschrijfformulier betreft, waar leden of niet leden zich kunnen inschrijven voor 1 specifieke training, les of cursus;
  • het een inschrijfformulier betreft, waarbij je wilt dat de leden rechtstreeks in de training, les of cursus geplaatst worden zonder het formulier tussentijds te hoeven aannemen;
  • je weliswaar een reeks hebt van trainingen, lessen of cursussen, maar je toch wilt dan men zich individueel inschrijft per training, les of cursus.

Kies voor een algemeen inschrijfformulier in de backoffice gelinkt aan evenementen als:

  • het een inschrijfformulier betreft voor een reeks evenementen, trainingen cursussen die daar aangemaakt zijn, waar eventueel ook niet leden zich voor kunnen inschrijven en je wilt dat de keuze(s) via 1 formulier kenbaar gemaakt worden. 

Kies voor een inschrijfformulier in de backoffice aangemaakt bij evenementen via extra toegevoegde formulier vragen bij een specifiek evenement als:

  • het een inschrijfformulier betreft, waar leden of niet leden zich kunnen inschrijven voor 1 specifiek evenement;
  • het een inschrijfformulier betreft, waarbij je wilt dat de leden rechtstreeks in het evenement geplaatst worden zonder het formulier tussentijds te hoeven aannemen;
  • je weliswaar een reeks hebt van evenementen, maar je toch wilt dan men zich individueel inschrijft per evenement.

Kies voor een algemeen inschrijfformulier in de backoffice (Zie: 2.2 - Algemeen inschrijfformuliergelinkt aan sponsoren als:

  • het een inschrijfformulier voor sponsoren betreft.

N.B.  Deze handleiding is verdeeld uit losse artikelen, die ook los te vinden zullen zijn via de 'Klik voor hulp button'. Om deze reden is onder elk 'artikel' ook nog een verwijzing naar de link van de volledige handleiding gezet. Zit je al in de volledig handleiding dan kan je deze verwijzingen zoals je hieronder ziet negeren.

Klik hier voor de volledige handleiding

Ref: 1178 / 2020-08-12

2 - Hoe maak je deze inschrijfformulieren aan?

2.1 - Webformulier

Ga naar een pagina, waar je een artikel met formulier wilt koppelen. Voeg aan deze pagina een nieuw artikel toe of ga naar het betreffende artikel als het al bestaat. Bij dit artikel zie je het blok Formulier definitie staan.

Formulier definitie
Hier kan je een formulier opbouwen. Om het formulier zichtbaar te krijgen moet je in het tekstblok onder het blok Details, de code [form] (eenvoudiger op te bouwen formulier) of [form_adv] (meer uitgebreide mogelijkheden) plaatsen. (vergeet de blokhaken niet)
Vervolgens heb je dus twee mogelijkheden:

  1. Je kopieert een al bestaand formulier, die je later aanpast waar nodig.
  2. Je bouwt hem zelf op

Bestaand formulier kopiëren
In dit geval ga je naar het artikel waar het oorspronkelijke formulier staat en kopieer je het bijbehorende Artikel ID. Dit vul je dan in bij ‘Artikelid voor formulierbron’ en klik je onderaan op de button ‘Controle’.

Nieuw formulier maken
In dit geval klik je gelijk onderaan (na het plaatsen van de code hierboven genoemd) op de button ‘Controle’.

Formulier verder afmaken

Stap 1: Vul het adres in van degene die de aanmeldingen moet ontvangen in het veld ‘Ontvanger (email)’. Ditzelfde adres zal getoond worden op de bevestigingsmail die de inzender krijgt. Je kan in dit veld meer dan één mailadres zetten. Dit moet ‘;’-gescheiden erin gezet worden. Wil je dat alle ingevulde gegevens van de inzenders aan de achterkant (via een gegevens tabblad gekoppeld aan het artikel) bewaard blijven? Vul dan achter de mailadressen ‘;save:’ in.

Stap2: Klik weer op de button ‘Controle’ onderaan de pagina.

Stap 3: Vul de bevestigingstekst in die de inzender per mail zou moeten ontvangen in het blok bij ‘Bevestigingstekst’. Let dan wel op dat je ‘Emailadres/Email/E-mail’ (één van deze drie) als verplicht invoerveld in het formulier opneemt en dat je de lengte van dit veld invoert met een minimale lengte van bv. 30 tekens.

Stap 4: Wil je dat je formulier beveiligd is tegen ‘robots’, dan is het handig om het veld ‘Captcha’ aan te vinken.

Stap 5: Maak de formuliervelden aan. Je hebt hier meerdere keuzes/veldtypes (zie ook de verderop toegevoegde afbeeldingen als voorbeeld). Bij het aanmaken van de diverse formuliervelden is het invullen van de velden onder de kolommen ‘Veld’ en ‘Rij’ verplicht. De laatste bepaalt de sortering van de diverse velden. Wil je een antwoord verplicht hebben. Vink dan het veld bij de kolom ‘Verplicht’ aan. Deze staat niet bij alle formuliervelden en zie je pas na het toevoegen van zo’n veld gevolgd door het klikken op de button ‘Controle’ onderaan.
N.B. zorg bij de kolom ‘veld’, dat de ingevoerde ‘veldnamen’ geen diakritische tekens bevatten.

Je hebt de volgende formuliervelden:

Invoer:
Deze gebruik je bij een open vraag. Vul bij het type formulier [form] bij de kolom ‘Veld’ de vraag in, die je wilt stellen. Vul bij de kolom ‘Sorteer’ op nummervolgorde de plek in waarop deze vraag moeten komen en vul ook bij de kolom ‘Lengte’ de lengte in (aantal tekens) voor het antwoord. Bij het type formulier [form_adv] staat het veld invoer voor een leeg nog in te vullen veld en moet deze gekoppeld worden met het formulierveld ‘Tekst’, waar je dan de bijbehorende vraag invoert. Bij de kolom ‘Veld’ voer je dan een bijbehorende code in zoals bijv. ‘t_naam’ en bij de kolom (de code wordt altijd voor afgegaan door “t_ “)‘Waarde’ de te stellen ‘Vraag’, bijv. ‘Naam’. Bij de kolom ‘Veld’ vul je dan bij het formulierveld ‘Invoer’ bijv. ‘naam’ in.

Selectielijst:
Deze gebruik je als je de inschrijver wil laten kiezen uit meerdere vooraf gedefinieerde antwoorden. Om deze goed te vullen bij het formulier [form] moet je eerst op de button ‘Controle’ onderaan klikken. Daarna kan je in de kolom ‘Veld’ de vraag invoeren en in de kolom ‘Waarde’ de te selecteren antwoorden zetten ( ‘;’-gescheiden). Bij [form_adv] moet er net zoals bij invoer, een koppeling met het formulierveld ‘Tekst’ komen.

Checkbox:
Deze gebruik je als iemand iets moet/kan bevestigen of als iemand uit reeks iets moet kiezen en er meerdere keuzes mogelijk zijn. Ook hier eerst op ‘Controle’ klikken. Vul vervolgens bij het formulier [form] in kolom ‘Veld’ de tekst in die je ziet naast de checkbox en in de kolom ‘Waarde’ de tekst die jij als ontvanger van het ingevulde formulier gaat zien. Bij [form_adv] geldt weer, dat er een koppeling met het veld ‘Tekst’ gemaakt moet worden.

Radioknoppen:
Deze gebruik je als alternatief van ‘Selectielijst’. In plaats van het selecteren van een antwoord kan de inzender hiermee één antwoord aanvinken. Ook hier op ‘Controle’ klikken. Bij het formulier [form] vul je links bij de kolom ‘Veld’ voor de radioknoppen exact dezelfde vraag in per button (je ziet aan de voorzijde alleen de bovenste). Dus wil je weten of iemand vegetarisch is ja of nee, dan vul je bij zowel button ‘ja’ als button ‘nee’, onder de kolom ‘Veld’ de vraag in ‘Ben je vegetarisch?’. Bij de kolom ‘Waarde’ vul je per button de verschillende keuzeantwoorden in (in het voorbeeld dus bij de een ‘ja’ en de ander ‘nee’). Ook hier geldt bij [form_adv] een koppeling met het formulierveld ‘Tekst’.

Textarea:
Deze gebruik je als je een uitgebreidere tekst als antwoord verwacht. Vul bij de kolom ‘Veld’ de tekst in die aangeeft wat je verwacht als mogelijke invulling in het tekstvlak. Hier kan het ook verstandig zijn om bij de kolom ‘Lengte’ de breedte aan te geven. Let op: het vlak staat erg kort op de tekst, dus voer direct na de tekst de volgende html-code in: &nsbp;&nsbp; (html code voor spaties). Ook hier geldt weer een koppeling met het formulierveld ‘Tekst’ bij [form_adv]

Titel:
Als je boven een aantal velden eerst een omschrijvende titel wilt plaatsen dan kies je dit veld. Eerst op ‘Controle’ klikken. Daarna bij de kolom ‘Veld’ een korte omschrijving geven waar de titel over gaat en in het rechterveld de werkelijke titel. Dit werkt hetzelfde bij zowel [form] als [form_adv].

Tekst:
Werkt in principe net zoals Titel. Dit werkt hetzelfde bij zowel [form] als [form_adv].

Lege regel:
Hiermee kan je een lege regel tussen de verschillende velden zetten. Creëert wat lucht.

Nieuwe tabel:
Hier kan je je formulier in blokken verdelen. Het formulier bestaat eigenlijk uit een tabel. Dit houdt in dat de kolommen links en rechts recht onder elkaar komen te staan. Dit kan wel eens storend werken als de vraag in de linkerkolom in verhouding met de rest van de vragen heel erg lang is. Alle antwoorden zullen namelijk in de tweede kolom bij deze lange vraag komen te staan. In zo’n geval kan je de ‘tabel’ dus beter in meerdere tabellen splitsen. In zo’n geval zet je dus het veld ‘Nieuwe tabel’ op de plek waar de scheiding zou moeten komen.

Klik hier voor de volledige handleiding

Ref: 1179 / 2020-08-12

2.2 - Algemeen inschrijfformulier

Je hebt verschillende paden die je kan bewandelen hierbij te komen. Dit zijn:

  • Relaties >> Instellingen >> [Blok inschrijfformulier] Inschrijfform. Templates >> Selecteren
  • Lessen  >> Instellingen >> [Blok inschrijfformulier] Inschrijfform. Templates >> Selecteren*
  • Contracten >> Instellingen >> [Blok inschrijfformulier] Inschrijfform. Templates >> Selecteren
  • Evenementen >> Instellingen >> [Blok inschrijfformulier] Inschrijfform. Templates >> Selecteren*
  • Systeembeheer >> Alle Instellingen >> [Blok inschrijfformulier] Inschrijfform. Templates >> Selecteren

* Hoe je dit verder koppelt bij een les of evenement vind je onderaan dit artikel.

Formulier aanmaken

Ook hier heb je twee mogelijkheden:

  1. Je kopieert een al bestaand formulier, die je later aanpast waar nodig.
  2. Je bouwt hem zelf op

Bestaand formulier kopiëren 
In dit geval ga je naar het formulier die je wilt kopiëren via de button ‘Wijzigen’. Als je daarin staat zie je de tab ‘Template kopiëren’ staan. Klik hierop. Vervolgens kom je in een kopie te staan van het oorspronkelijke formulier. Geef dit formulier een eigen code bij het veld ‘Inschr. Tempcode’ en naam bij het veld ‘Inschrijfform. Template’ en pas zaken her en der waar nodig aan. Klik daarna op ‘Bewaren en terug’. 
N.B. Je ziet bij deze formulieren ook een blok ‘Inschrijfformulier route’. Zorg dat hier minimaal 1 route ingevuld wordt.

Nieuw formulier maken 
In dit geval klik je gelijk op de tab ‘+Nieuw’ bovenin. Geef dit formulier een eigen code bij het veld ‘Inschr. Tempcode’ en naam bij het veld ‘Inschrijfform. Template’. Het veld ‘Voorkeur’ laat je in principe leeg (deze geeft aan welk inschrijfformulier leidend is bij nieuwe inschrijvingen). Als je deze wel aanvinkt, zorg dan dat dit bij het andere formulier waar deze aangevinkt stond uitgevinkt wordt.

Als het inschrijfformulier is aangemaakt dan kan het in het menu van de website gekoppeld worden.

TIP: Maak een kopie van een inschrijfformulier voordat er wijzigingen in het formulier worden doorgevoerd. Mocht er iets helemaal mis gaan, dan kan altijd teruggegaan worden naar het oorspronkelijke formulier. Met name het maken van extra vragen kan tijd kosten en het zou jammer zijn als deze tijd verloren gaat.

Hoofdinstellingen

schermafbeelding_2020_06_14_om_11.01.51_1.png

  

Veldnaam 

Omschrijving

Inschrijfform. temp. code Dit is de code die aan deze template wordt gegeven. De code bestaat uit 2 posities. Een code kan naderhand niet meer gewijzigd worden. Een nieuwe template wordt aangemaakt door op de knop nieuw te drukken of een bestaand template te kopiëren.
Inschrijfform. template Dit is de naam die aan deze template wordt gegeven. Een naam kan naderhand nog gewijzigd worden.
Voorkeur Met dit vinkje wordt aangegeven welk formulier de voorkeur heeft. Meestal is dit het formulier voor de inschrijving van nieuwe leden.
Te gebruiken in transactie

Het inschrijfformulier kan in meerdere transacties terugkomen. Onder de volgende menu-opties komt het inschrijfformulier voor:

  1. relaties
  2. activiteiten
  3. lessen

Hier kan dus aangegeven worden waar de inschrijfformulieren binnen moeten komen, zodat inschrijvingen voor wedstrijden of andere evenementen apart binnenkomen van de nieuwe leden voor de ledenadministratie.

Nieuwe relatie

Hiermee wordt aangegeven of ook nieuwe relaties zich met dit formulier aan kunnen melden.
Het is mogelijk om zowel nieuwe als bestaande relatie aan te vinken.
Is een lid ingelogd, dan krijgt deze het blok voor de NAW gegevens etc niet te zien, alleen de aanvullende gegevens.
Is een lid niet ingelogd of betreft het hier een nieuwe relatie dan wordt het blok voor de NAW gegevens getoond en moet dit ook ingevuld worden.

Relatietype Als nieuwe relaties zich aan kunnen melden, dan wordt hier aangegeven welk relatietype gekozen moet worden voor deze aanmelding. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk een ander relatietype te kiezen voor de niet leden, die zich aanmelden voor een evenement. Of vrijwilligers die zich via dit formulier inschrijven.
Actief t/m Wil je dat het formulier maar tot een bepaalde datum actief mag zijn, dan vul je hier de sluitingsdatum in. Het moment dat die dag is verlopen, zal het formulier niet meer te versturen zijn.
Bestaande relatie Hiermee wordt aangegeven dat bestaande relaties zich aan kunnen melden.
Het is ook mogelijk om zowel nieuwe als bestaande relatie aan te vinken.
Taal Hier kan je de taal selecteren waarin je het formulier getoond wilt hebben. Let wel, gebruik hiervan is zeer beperkt en op dit moment is alleen Engels als alternatief mogelijk.
Einddatum berekenen (dagen) Indien ook niet leden zich aan kunnen melden voor een wedstrijd, een toernooi etc. kan hier aangegeven worden hoe lang de relatie in AllUnited moet blijven bestaan. Het aantal dagen, dat hier wordt ingevuld, wordt opgeteld bij de einddatum van de les, activiteit etc. en bij de relatie als einddatum ingevuld. In dit tijdsbestek moet het evenement achter de rug en gefactureerd zijn. Hier moet dus gekozen worden voor een tijd die voldoende is om deze relaties te factureren. De betaling van de factuur hoeft niet binnen dit tijdsbestek plaats te vinden.
Toon bedrijfsnaam Voor bijvoorbeeld contracten kan het nodig zijn ook de bedrijfsnaam te tonen bij het inschrijven. Dan moet dit veld aangevinkt worden.
Toon email factuurontvanger Voor een jeugdtoernooi kan het nodig zijn dat niet het kind, maar de ouder de factuur ontvangen. Door dit aan te vinken wordt een apart veld factuurontvanger getoond bij het inschrijven.
Toon IBAN gegevens Door dit veld aan te vinken worden de IBAN gegevens getoond. Dit is nodig als er automatische incasso plaats vindt.
Toon BTW nummer Door dit veld aan te vinken komt BTW nummer ook als vraagveld naar voren.
Toon looproute Door dit veld aan te vinken zal ook de looproute als een selectiemogelijkheid in het inschrijfformulier naar voren komen
Toon nationaliteit / geboorteplaats Door dit veld aan te vinken zullen er ook vraagvelden rond de nationaliteit en de geboorteplaats naar voren komen
Toon privacy blok Vink je 'Toon Privacy Blok' aan, dan is het verstandig om je Privacy Statement op te nemen bij Relaties >> Instellingen >> [Blok algemeen] Bevestigingsteksten >> Selecteren. Selecteer hier Privacy Statement
Blokkeer inschrijving indien
e-mail al bestaat

Dit vink je aan als je niet wilt dat leden zich via een openbaar inschrijfformulier kunnen inschrijven. Let wel, is iemand niet lid, maar deelt dit e-mailadres van een al bestaande relatie in het systeem, dan wordt inschrijven onmogelijk gemaakt.

Link naar productieformulier

Als je hier op klikt dan kan je het formulier in opbouw bekijken (mits al een keer bewaard en mits 'Nieuwe relatie' aangevinkt staat).  Let wel, het formulier ziet er voor een ingelogd lid anders uit, dan je hier ziet. Het hele bovenste blok zal dan vervangen zijn door de naam van de ingelogde relatie.

Blok website parameters en blok backoffice parameters

 schermafbeelding_2020_06_14_om_11.02.07_1.pngschermafbeelding_2020_06_14_om_11.02.18_1.png

Veldnaam 

Omschrijving

Activiteiten Via de button 'Tonen' kan je aanvinken welke activiteiten je als beschikbare keuze wilt selecteren.
Lestypes Via de button 'Tonen' kan je aanvinken welke lessen je als beschikbare keuze wilt selecteren. Bij de te kiezen les worden de volgende kolommen getoond 'Lestype', 'Titel van de les', 'Locatie', 'Dag(en)' en 'Tijdstip'.  Via de button bij Kolommen kan je indien van toepassing bepaalde kolommen op niet zichtbaar zetten. Via de button bij Volgorde, kan je vervolgens de volgorde waarop de lessen getoond worden instellen. Dit kan op datum zijn, op alfabet etc.
Evenement type Via de button 'Tonen' kan je aanvinken welke eveementen je als beschikbare keuze wilt selecteren. Bij de te kiezen evenement worden de volgende kolommen getoond 'Evenementtype', 'Titel van het evenement', 'Locatie', 'Dag(en)' en 'Tijdstip'.  Via de button bij Kolommen kan je indien van toepassing bepaalde kolommen op niet zichtbaar zetten. Via de button bij Volgorde, kan je vervolgens de volgorde waarop de evenementen getoond worden instellen. Dit kan op datum zijn, op alfabet etc.
Contracten Via de button 'Tonen' kan je aanvinken welke contracttypes je als beschikbare keuze wilt selecteren.
Functiesgroepen Via de button 'Tonen' kan je aanvinken welke functiegroepen je als beschikbare keuze wilt selecteren.
Functies Via de button 'Tonen' kan je aanvinken welke functies je als beschikbare keuze wilt selecteren.
Extra relaties (aantal) Door hier een getal aan te geven, kan bijvoorbeeld een teamcaptain een heel team aanmelden. Dit kan alleen ingevuld worden DOOR en VOOR bestaande leden.
LET OP: Als er bij dit inschrijfformulier een activiteit wordt gekoppeld. Bijvoorbeeld de voorjaarscompetitie, dan geldt deze activiteit ook voor de extra relaties.
Max. 1 keuze Bij alle beschikbare keuzes kan je aanvinken dat uit het aanbod hiervan er maar maximaal 1 gekozen mag worden. Vink je dit niet aan, dan kan je meer dan 1 keuze maken.
Toon '...' blok Door dit aan te vinken zorg je dat als een inschrijving binnen komt, dat via dit inschrijfformulier de administrateur altijd zelf handmatig een activiteit, les, evenement, contract en/of functie kan toevoegen.
Factuur overzetten Als er een factuur gekoppeld wordt aan het inschrijfformulier, dat via ideal betaald wordt, dan moet de factuur ook overgezet worden naar de activiteit of naar de les. Door hier het veld aan te vinken wordt de factuur overgenomen bij het aannemen van de relatie. Dit is alleen nodig, indien op basis van dit inschrijfformulier een factuur aangemaakt wordt. Zie blok inschrijfbedrag.

Het blok status

In dit blok wordt vastgelegd of er een bevestigingsmail naar de inschrijver gaat en wie geinformeerd moet worden over de inschrijving.

 

 

Veldnaam 

Omschrijving

Status

Een inschrijfformulier kan de volgende status hebben:

  1. Nieuw. Een inschrijving heeft alleen de status nieuw als deze via de website is binnengekomen.
  2. In behandeling. Een inschrijving heeft de statua in behandeling als de ledenadministratie de inschrijving heeft geopend en op bewaren heeft gedrukt.
  3. Aspirant. Een inschrijving heeft de statua in aspirant, als men een extra status nodig heeft. Bijv. een aspirant lid mag 3 keer mee trainen voordat deze besluit om lid te worden. Deze status moet apart aangevinkt worden onder tonen, want normaal gesproken is deze status niet zichtbaar.
  4. Aangenomen. Een inschrijving heeft de statua in aangenomen als de ledenadministratie de inschrijving heeft geaccepteerd en op de knop aannemen heeft gedrukt. 
  5. Afgewezen. Een inschrijving heeft de statua in afgewezen als de ledenadministratie de inschrijving niet heeft geaccepteerd en op de knop afwijzen heeft gedrukt.
Tonen Hier kan aangegeven worden dat de status aspirant getoond moet worden bij de inschrijfformulieren.
Clubblad nieuwsbrief Als hier het vinkje is aangezet, krijgen deze inschrijvers ook de nieuwsbrief.
Pasfoto Hier kan een keuze gemaakt worden of de pasfoto op het inschrijfformulier verplicht is of niet verplicht.
Factuur Door dit aan te vinken wordt op basis van de inschrijving het inschrijfgeld in rekening gebracht. Consequentie is dat een lid pas kan worden aangenomen als het inschrijfgeld is betaald. Het onderste blok inschrijfbedrag moet dan ook ingevuld worden.
Factuur - iDeal

Indien de iDeal module is geactiveerd kan bij status nieuw iDeal worden aangevinkt. Dit zorgt ervoor dat het inschrijf geld direct betaald moet worden door middel van iDeal. Het onderste blok inschrijfbedrag moet dan ook ingevuld worden.

Voor meer informatie rondom iDeal zie

Relatiescherm Als dit aangevinkt wordt, dan wordt na het aannemen van het lid direct doorgeschakeld naar het activiteitenscherm van de relatie. Dit kan handig zijn als het nodig is nog extra activiteiten toe te voegen of te wijzigen.
Afdruk document Hier kan een afdrukformulier gekoppeld worden, zodat de inschrijver een bevestiging van de inschrijving of een bevestiging van het lidmaatschap krijgt.
Informeer functie Hier kan een functie ingevuld worden die geïnformeerd wordt over de inschrijving. Bijv. de ledenadministratie. Deze functionaris ontvangt dan een kort bericht dat er een nieuwe inschrijving is. Zie hieronder voor een voorbeeld van zo'n mail
Script Indien er uitzonderingen zijn, die niet met de instellingen vastgelegd kunnen worden, dan kan dit soms opgelost worden door er een apart script aan te koppelen. Bijvoorbeeld als op de website bepaalde keuzes aan elkaar gekoppeld zijn. Iemand kan voor betaling in 5 termijnen kiezen, maar dan is het wel altijd automatische incasso en niet zelf betalen. Dan kan op de website al gecontroleerd worden dat een andere keuze niet mogelijk is.
Een andere optie is, dat bij het bewaren van een inschrijving op basis van een bepaalde keuze een extra vastlegging wordt gedaan.
Aan een apart script zijn kosten verbonden.

 

Voorbeeld mail voor de informeer functie.

 

 

Het blok route

Via dit blok wordt aangegeven welke route een inschrijfformulier volgt. Dit kan een algemene wachtlijst zijn. Bijvoorbeeld als het formulier wacht op de machtiging voor automatische incasse, maar er kunnen ook meerdere routes zijn. Bijvoorbeeld als een commissie moet bepalen hoe een nieuwe aanmelding moet worden ingedeeld. LET OP: Er moet altijd minimaal 1 route per formulier worden aangegeven.

Als er inschrijvingen zijn en de ledenadministratie bewaard de aanmelding en kiest daarbij een route. Dan wordt de functionaris die bij informeer functie is ingevuld via een mail geïnformeerd.

 

 

Veldnaam 

Omschrijving

Vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Insch.frm.route code Dit is de code van de route. Deze code kan niet meer gewijzigd worden.
Route Dit is de omschrijving van de route
Informeer functie Het kan een functie gekoppeld worden die over deze route geïnformeerd moet worden.

 

Het blok formuliervelden

Met dit blok kunnen extra vragen worden toegevoegd aan een formulier. Vragen die niet in de standaard van AllUnited zijn opgenomen, maar specifiek voor deze vereniging zijn.

Dit wordt apart besproken. Zie Zie: 2.4 - Formuliervelden

 

Het blok inschrijfbedrag

Dit blok wordt gebruikt om het inschrijfgeld direct op basis van de aanmelding te laten betalen en niet pas als het lid al is aangenomen. Veel zwemverenigingen passen dit toe, omdat er veel nieuwe aanmeldingen voor zwemlessen zijn en mensen zich bij verschillende verenigingen inschrijven. Op deze manier wordt het inschrijfgeld direct gefactureerd en kan een lid pas aangenomen worden als het inschrijfgeld is betaald.

LET OP: Denk goed na voordat dit wordt toegepast. Dit heeft een behoorlijke organisatorische impact, omdat een nieuw lid pas kan worden aangenomen als het inschrijfgeld is betaald. Dit is niet altijd wenselijk.

 

inschrijfgeld_manual_1.png

 

Veldnaam 

Omschrijving

iDeal Verplaatst naar het status blok
Toon inschrijfbedrag Om de inschrijf bedragen te tonen op het formulier zet je dit aan.
Toelichting Een extra toelichting op het formulier voor het inschrijf bedrag, hiervoor moet het tonen van het inschrijfbedrag wel aan staan
vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Relatietype Hier wordt het relatietype aangegeven, waarbij het inschrijfgeld in rekening moet worden gebracht.
Geboortedatum vanaf
Als er sprake is van verschillende tarieven voor verschillende leeftijden, kunnen er meerdere regels aangemaakt worden. Geldt het tarief voor iedereen, dan wordt een geboortedatum 01-01-1900 aangehouden.
Grootboekrekening Hier wordt de grootboekrekening opgegeven waarop het inschrijfgeld wordt geboekt.
BTW Maak hier een keuze voor de BTW. Dit moet ALTIJD aangegeven worden.
Bedrag Dit is het bedrag dat in rekening wordt gebracht.
vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Taal Indien AllUnited niet in meerdere talen wordt gevoerd, wordt hier altijd de taal Nederlands gekozen
Omschrijving Dit is de omschrijving die op de factuur komt.
Voeg toe Met de knop voeg toe kunnen meerdere regels toegevoegd worden.

Met de knop bewaren wordt het inschrijfformulier opgeslagen daarmee worden ook de regels, die zijn aangevinkt bij vw, verwijderd.

LET OP: met de knop verwijderen wordt het complete inschrijfformulier verwijderd.

De knop controle is soms nodig om aanvullende informatie uit de database te halen.

 Inschrijfformulier koppelen aan een les/evenement

Het is ook mogelijk om leden en niet leden te laten inschrijven via een les/evenement formulier.  Maak je hier gebruik van dan moet je via een van de volgende paden naar de instellingen van de les/evenementtypen gaan:

Lessen >> Instellingen >> Blok lessen >> Les/Evenementtypen

Evenementen >> Instellingen >> Blok lessen >> Les/Evenementtypen

Systeembeheer >> Alle instellingen >> Blok lessen >> Les/Evenementtypen

Klik hier op Wijzigen en selecteer dan het inschrijfformulier bij het bijbehorende les of evenementtype in de kolom 'Inschrijfform. template'. Vink daarbij de checkbox bij Inschrijven via Inschrijfformulier aan. Vanaf dat moment zal het formulier goed gekoppeld zijn.

Klik hier voor de volledige handleiding

Ref: 303 / 2020-08-12

2.3 - Les of evenementformulier

Het is ook mogelijk om leden en niet leden te laten inschrijven via een les/evenement formulier.  Maak je hier gebruik van dan moet je via een van de volgende paden naar de instellingen van de les/evenementtypen gaan:

Lessen >> Instellingen >> Blok lessen >> Les/Evenementtypen

Evenementen >> Instellingen >> Blok lessen >> Les/Evenementtypen

Systeembeheer >> Alle instellingen >> Blok lessen >> Les/Evenementtypen

Klik hier op Wijzigen en vink bij het les of evenementtype die bij jouw te maken les of evenement hoort de checkbox in de kolom Formuliervelden aan.

N.B. Moeten ook niet leden zich kunnen inschrijven, selecteer dan een inschrijfformulier bij het bijbehorende les of evenementtype in de kolom 'Inschrijfform. template'. Laat de checkbox bij Inschrijven via Inschrijfformulier leeg. Mocht je een inschrijfformulier koppelen waar een afdrukformulier als bevestiging is gekoppeld, realiseer je je dan wel dat deze als bevestiging zal worden verstuurd als een niet-lid zich gaat inschrijven. Los daarvan zal het geselecteerde inschrijfformulier van weinig betekenis zijn, behalve dat je die velden zal zien in het NAW blok die in dat formulier zijn aangegeven.

Als je nu de les of het evenement gaat aanmaken en je selecteert het bijbehorende les/evenementtype, dan zal je zien, dat nadat je op 'Controle' hebt geklikt er een blok formuliervelden te voorschijn is gekomen. Hoe je dit verder werkt vind je uitgewerkt in het artikel Zie: 2.4 - Formuliervelden.

Klik hier voor de volledige handleiding

Ref: 1181 / 2020-08-12

2.4 - Formuliervelden

Formuliervelden kunnen gebruikt worden in:

  1. Website artikelen (Zie: 2.1 - Webformulier)
  2. Inschrijfformulieren (Zie: 2.2 - Algemeen inschrijfformulier)
  3. Lessen en/of Evenementen (Zie: 2.3 - Les of evenementformulier)

Met formuliervelden kunnen eigen vragen aan een inschrijfformulier of een les toegevoegd worden.

Daarnaast kan met deze formuliervelden een eigen formulier in een artikel op de website worden gemaakt.

Belangrijk om te weten. Uitgebreide formulieren kosten veel tijd om te maken, daarom kunnen alle formulieren altijd gekopieerd worden.

  1. In een nieuw artikel kan een artikelnummer ingegeven worden waaruit het formulier wordt gekopieerd.
  2. Een inschrijfformulier kan gekopieerd worden naar een nieuw inschrijfformulier. Zie: 2.2 - Algemeen inschrijfformulier
  3. Bij een les of evenement is er nog geen kopieermogelijkheid, maar je kan via een ticket vragen of de helpdesk dit voor je kan doen.

 

Hieronder wordt uitgelegd wat de verschillende opties in bovenstaand scherm betekenen.

Veldnaam 

Omschrijving

Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Veldtype

Veldtype wordt in onderstaande tabel uitgelegd.

Veld Dit is de naam van het veld. Bij een invoerveld wordt deze veldnaam in de database opgeslagen en kan deze veldnaam ook gebruikt worden in de inschrijfbrief. Bijvoorbeeld de veldnaam speelsterkte kan als volgt meegenomen worden in de bevestiging van de inschrijving [_speelsterkte]. Let op: het is heel belangrijk om voor dit veld geen hoofdletters, spaties en vreemde tekens te gebruiken!
Rij Hiermee wordt de volgorde in het formulier opgenomen. Tip laat altijd een aantal rijen vrij bij het opzetten van een formulier. Dus nummer bijv 10, 20 etc. Dan is het later altijd mogelijk om extra rijen toe te voegen.
Kolom Kolom geeft de kolom aan waar het veld in het formulier moet komen.
Je kunt dus bijvoorbeeld 1 rij hebben met 3 kolommen.
Colspan Als je een brede omschrijving hebt, dan schuiven ook alle invulvelden die in de kolom daarachter staan op. Door een brede omschrijving over 3 kolommen te verdelen, blijven de invulvelden in beeld.
Colspan is ook altijd nodig bij textarea, omdat dit een heel breed veld kan zijn.
Lengte Hiermee wordt aangegeven wat de lengte van een veld moet zijn.
Waarde Dit is de waarde van het veld en deze wordt getoond op het formulier. Is het veld type tekst, dan wordt de tekst getoond die hier staat. Is het een invoerveld, dan wordt een leeg veld getoond.
Verplicht
De invoervelden kunnen verplicht gezet worden. Dan kan een formulier pas verstuurd worden als alle verplichte velden zijn ingevuld.
Toevoegen aan inschrijving Op het relatiescherm van een relatie staan onderaan de diverse waarden. Het is mogelijk om de invoer van een veld op het inschrijfformulier over te namen naar de relatiekaart bij de diverse waarden of het veld IBAN-nummer. Daarnaast kan je checkboxvelden en of radio button velden koppelen aan een toe te voegen betalingstermijn, activiteit, les of functie. Deze optie is niet mogelijk bij CMS artikelen. Zie onderaan een aantal screenshots als voorbeeld.

N.B. Deze functionaliteit geldt alleen voor het algemene inschrijfformulier.

 

Hieronder worden de verschillende veldtypes besproken:

Veldtype

Uitleg

invoer

Hier wordt invoer verwacht bijvoorbeeld van welke vereniging iemand eerder lid is geweest. De waarde blijft leeg

selectielijst

Hiermee kun je een selectielijst samenstellen. Bijvoorbeeld de keuze man/vrouw. Bij veld wordt de omschrijving van het veld ingevoerd. Bij waarde de keuzes van de selectielijst. Deze worden gescheiden door een ; teken.

checkbox

Bij een checkbox wordt wel of geen vinkje gezet. Bijvoorbeeld het vinkje of iemand akkoord gaat met automatische incasso.

radioknoppen

Bij radioknoppen kun je maar 1 van de verschillende mogelijkheden aanklikken. Dit kan bijvoorbeeld een vraag zijn die je belangrijk, neutraal of onbelangrijk vindt. Als er 3 antwoorden zijn, dan moet bij elk antwoord het veld een gelijke veldnaam hebben.

Zie hieronder een concreet voorbeeld van radioknoppen.

textarea

Hiermee kun je een blok reserveren voor vrije tekst. Bijvoorbeeld opmerkingen.
Zet bij een textarea ook altijd de colspan op het maximaal aantal kolommen.

titel

Dit is de titel van het formulier en komt boven het formulier te staan op regel 1. Dit wordt meestal vetgedrukt overgenomen.

tekst

Hier kan een extra tekst in worden gegeven Bijvoorbeeld de vraag of extra informatie.

Lege regel

Hiermee wordt een lege regel tussen onderdelen van het formulier ingevoegd. De waarde blijft leeg. Dit kan een formulier overzichtelijker maken.

Nieuwe tabel

Hiermee is het mogelijk een nieuwe tabel binnen het formulier te plaatsen. Dit kan handig zijn als gebruik wordt gemaakt van een aantal kolommen en in een ander deel van het formulier een ander aantal kolommen wordt gebruikt.

Voorbeeld van formuliervelden voor radioknoppen.

 fireshot_capture_35_test2_dv01_https___dv01.allunited.nl_.png

 

Hieronder een concreet voorbeeld van een inschrijfformulier en het resultaat hiervan op de website.

fireshot_capture_34_test2_dv01_https___dv01.allunited.nl_.png

 

zo kan een formulier op de website eruit zien.

Ingevulde vragen overzetten naar een veld in de relatiekaart of koppelen aan een activiteit, les of functie

Je biedt bijv. de volgende lessen aan bij het inschrijfformulier (dit is wat je ziet aan de websitekant):

schermafbeelding_2019_08_08_om_14.03.03_1.png 

In de backoffice ziet een zo'n regel er als volgt uit:

 schermafbeelding_2019_08_08_om_14.03.40_1.png

De koppeling maak je door bij de kolom 'Toevoegen aan inschrijving' op de bijbehorende button 'Tonen' te klikken:

 schermafbeelding_2019_08_08_om_14.04.21_1.png

Klik hier voor de volledige handleiding 

 

Ref: 305 / 2020-08-12

3 - Veelgestelde vragen

3.1 - Verplichtstelling NAW-velden

Hoe zorg ik dat een NAW-veld bij het inschrijfformulier een verplicht veld wordt?

Dit kan je instellen via Systeembeheer >> Alle instellingen >> [Blok algemeen] >> Veldinstellingen. Voor het inschrijfformulier die je op de website publiceert kies je dan altijd bij de kolom 'Transactiegroep' 'club', bij de kolom transactie 'application1' of 'application' voor het algemene inschrijfformulier en 'course1' voor een les/evenement inschrijfformulier en bij veld de veldnaam die je nodig hebt, zoals bijv. 'email', 'iban', 'postalcode' etc.  Vervolgens klik je de checkbox in de kolom verplicht aan.

N.B. Wat je besluit verplicht te maken geldt dan voor elk bijbehorend inschrijfformulier. Voor het les/evenement formulier heb je maar een format hier. Echter bij het algemene inschrijfformulier kan je met twee formats gaan werken. Bij de instelling van het inschrijfformulier voor de website, moet je dan kiezen welk format je wilt gebruiken. Diegene die hoort bij 'application1' of diegene die hoort bij 'application'. In dat geval moet je dan bij het instellen bij de keuze 'Transactie' dus een van de twee selecteren.

Hoe haal ik de verplichting bij NAW-velden weg?

Sommige velden staan standaard verplicht. Dit zijn de velden 'Achternaam', 'Geboortedatum' en 'Geslacht'. Deze verplichting is op dit moment niet uit te zetten. Wel kan de verplichting voor 'Voornaam' en 'Voorletters' uitgezet worden. Dit gaat in algemene zin via Relaties >> Instellingen >>[Blok relaties] >> Relatietypes. Daar kan je in de kolom 'Voornaam' en 'Voorletters' de selectie op 'Niet verplicht' zetten. Staan er nog andere velden verplicht, dan hierboven genoemd, en je wil de verplichting eraf halen, dan staan ze vermoedelijk via Systeembeheer >> Alle instellingen >> [Blok algemeen] >> Veldinstellingen zo aangemerkt. Je kan hier de verplichting uitvinken. 

Klik hier voor de volledige handleiding

Ref: 1182 / 2020-08-12

3.2 - Betaalwijze auto incasso instellen

Een veelgehoorde vraag is of er niet voor gezorgd kan worden dat de betaalwijze van de binnengekomen inschrijfformulieren niet automatisch op Automatische Incasso kan worden gezet. Dit kan je instellen. Let wel, als je dit doet, dan geldt dit voor elk inschrijfformulier, dus je kan het dan niet uitzetten.

Maar wil je dit dan ga je naar Systeembeheer >> Alle instellingen >>[Blok algemeen] >> Veldinstellingen. Kies bij Transactiegroep 'Applyform', bij Transactie 'Application', bij Veldnaam 'paymenttypecode', bij Waarde 'A' en vink de checkbox Verplicht aan.

Vanaf dat moment zal bij elk binnengekomen inschrijfformulier de betaalwijze op Auto Incasso staan. De datum machtiging moet de administrateur nog wel vullen voor aanname. Maar het zal niet meer lukken om de inschrijving aan te nemen zonder dit aan te passen, want dan zal er een foutmelding komen.

Klik hier voor de volledige handleiding

Ref: 1183 / 2020-08-12