Algemeen inschrijfformulier

Veldnaam 

Omschrijving

Het inschrijfformulier kan in meerdere modules terug komen.

Hier kan aangegeven worden waar de inschrijfformulieren binnen moeten komen, zodat inschrijvingen voor wedstrijden of andere evenementen apart binnenkomen van de nieuwe leden voor de ledenadministratie.

Onder de volgende menu-opties komt het inschrijfformulier standaard voor:

1. relaties
2. activiteiten
3. lessen

Hiermee wordt aangegeven of ook nieuwe relaties zich met dit formulier aan kunnen melden.
Het is mogelijk om zowel Nieuwe als Bestaande relatie aan te vinken.

Het formulier zal als volgt zichtbaar worden op basis van ingelogd of nieuwe relatie:

1. Niet ingelogde of nieuwe relatie:
het invul blok voor de NAW gegevens wordt getoond en is verplicht om in te vullen.

2. Ingelogde relatie:
het invul blok voor de NAW gegevens etc wordt niet getoond, alleen de aanvullende gegevens zijn beschikbaar. Dit omdat de NAW gegevens van de relatie al bekend zijn. 

Als nieuwe relaties zich aan kunnen melden, dan wordt hier aangegeven welk relatietype gekozen moet worden voor deze aanmelding.

Zo is het bijvoorbeeld mogelijk een ander relatietype te kiezen voor de niet leden, die zich aanmelden voor een evenement. Of vrijwilligers die zich via dit formulier inschrijven.

Wil je dat het formulier maar tot een bepaalde datum actief mag zijn? Dan vul je hier de sluitingsdatum in. 

Het formulier kan dan niet meer vestuurd worden vanaf de dag na de ingevoerde datum.

Indien ook niet leden zich aan kunnen melden voor een wedstrijd, een toernooi etc. kan hier aangegeven worden hoe lang de relatie in AllUnited moet blijven bestaan.

Het aantal dagen, dat hier wordt ingevuld, wordt opgeteld bij de vanaf datum waarop de relatie wordt aangenomen en wordt bij de relatie als einddatum ingevuld. 

Let op! Hier moet dus gekozen worden voor een tijd die voldoende is om deze relaties te factureren. De betaling van de factuur hoeft niet binnen dit tijdsbestek plaats te vinden.

Wanneer dit veld wordt aangevinkt zal er een Privacy akkoord toegevoegd worden aan het inschrijfformulier.

Let op! Zorg wel dat er een Privacy Statement actief is binnen jullie systeem. Dit kun je instellen via menupad: Relaties > Instellingen > blok "Algemeen" > Bevestigingsteksten : Selecteren.

Kies hier voor "Privacy Statement" en klik op "Wijzigen".
Controleer dat er een statement is met de gekozen instelling "Activeer".

Dit vink je aan als je niet wilt dat leden zich via een openbaar inschrijfformulier kunnen inschrijven.

Let op! Is iemand geen lid, maar deelt de persoon een e-mailadres met een al bestaande relatie in het systeem, dan wordt inschrijven ook onmogelijk gemaakt.

Dit is de url naar het daadwerkelijke inschrijfformulier.

Als je klikt of het schakel icoon achter de url dan kan je het formulier bekijken, mits het formulier is Bewaard en mits 'Nieuwe relatie' aangevinkt staat.

Let op! Het formulier ziet er voor een ingelogd lid anders uit, dan je hier ziet. Het hele bovenste blok zal dan vervangen zijn door de naam van de ingelogde relatie.

Veldnaam 

Omschrijving

Via de knop 'Tonen' kan je aanvinken welke lessen je als beschikbare keuze opties wilt instellen.

Hierbij worden in het inschrijfformulier verschillende informatie kolommen getoond. 
Via de knop tonen bij 'Kolommen' kan je, indien van toepassing, bepaalde kolommen op 'Verbergen' zetten. Deze zullen dan niet meer getoond worden.

Via de knop tonen bij 'Volgorde', kan je vervolgens de volgorde waarop de lessen getoond worden instellen. Dit kan op datum zijn, op alfabet, etc.

Via de knop 'Tonen' kan je aanvinken welke evenementen je als beschikbare keuze opties wilt instellen.

Hierbij worden in het inschrijfformulier verschillende informatie kolommen getoond. 
Via de knop tonen bij Kolommen kan je, indien van toepassing, bepaalde kolommen op niet zichtbaar zetten.

Via de knop tonen bij Volgorde, kan je vervolgens de volgorde waarop de evenementen getoond worden instellen. Dit kan op datum zijn, op alfabet etc.

Door hier een getal aan te geven, kan bijvoorbeeld een teamcaptain een heel team aanmelden.
Dit kan alleen ingevuld worden DOOR en VOOR bestaande leden.

Let op! Als er bij dit inschrijfformulier een activiteit wordt gekoppeld, bijvoorbeeld de voorjaarscompetitie, dan geldt deze activiteit ook voor alle extra relaties.

Bij alle beschikbare keuzes kan je aanvinken dat uit het keuze aanbod maar maximaal 1 optie gekozen mag worden.

Vink je dit niet aan, dan kan je meer dan 1 keuze maken.

Als er een factuur gekoppeld wordt aan het inschrijfformulier dat via ideal betaald wordt, dan moet de factuur ook overgezet worden naar de activiteit of naar de les.

Door deze optie aan te vinken wordt de factuur overgenomen bij het aannemen van de relatie.

Let op! Dit is alleen nodig wanneer er op basis van dit inschrijfformulier een factuur aangemaakt wordt.
Meer informatie hierover is te vinden in het blok "Inschrijfbedrag" verder op de pagina.

Veldnaam 

Omschrijving

Een inschrijfformulier kan de volgende status hebben:

1. Nieuw. Een inschrijving heeft alleen de status 'Nieuw' als deze via de website is binnengekomen.
2. In behandeling. Een inschrijving heeft de status 'In behandeling' als de ledenadministratie de inschrijving heeft geopend en op bewaren heeft gedrukt.
3. Aspirant. Een inschrijving heeft de status  'Aspirant', als men een extra status nodig heeft.
   Bijv. een aspirant lid mag 3 keer mee trainen voordat deze besluit om lid te worden.
   
   Let op! Deze status moet apart aangevinkt worden onder 'Tonen', want normaal gesproken is deze status niet zichtbaar.
4. Aangenomen. Een inschrijving heeft de status 'Aangenomen' als de ledenadministratie de inschrijving heeft geaccepteerd en op de knop 'Aannemen' heeft gedrukt. 
5. Afgewezen. Een inschrijving heeft de status 'Afgewezen' als de ledenadministratie de inschrijving niet heeft geaccepteerd en op de knop 'Afwijzen' heeft gedrukt.
   

Door dit aan te vinken wordt, op basis van de inschrijving, het inschrijfgeld in rekening gebracht.

Let op!  De consequentie hiervan is dat een lid pas kan worden aangenomen wanneer het inschrijfgeld is betaald. Het formulier blok inschrijfbedrag moet hiervoor ook ingevuld worden.

Indien de iDeal module is geactiveerd kan bij status nieuw iDeal worden aangevinkt.

Let op! Dit zorgt ervoor dat het inschrijf geld direct betaald moet worden door middel van iDeal. Het formulier  blok inschrijfbedrag moet hiervoor ook ingevuld worden.

Voor meer informatie rondom iDeal, zie Zie: Proces inrichten Ideal voor inschrijfformulieren.

Als dit aangevinkt wordt, dan wordt de administrateur na het Aannemen van het lid direct doorgestuurd naar het activiteitenscherm van de relatie.

Dit kan handig zijn als het nodig is om nog extra activiteiten toe te voegen of te wijzigen voor deze relaties.

Hier kan een functie ingevuld worden die geïnformeerd wordt de inschrijvingen, bijvoorbeeld de ledenadministratie.

Deze functionaris ontvangt dan een kort bericht dat er een nieuwe inschrijving is. Hieronder vind je een voorbeeld van het mail bericht die verstuurd wordt.

Indien er uitzonderingen zijn die niet met de instellingen vastgelegd kunnen worden, dan kan dit soms opgelost worden door er een apart script aan te koppelen. Deze kan door AllUnited worden aangemaakt.

Bijvoorbeeld als op de website bepaalde keuzes aan elkaar gekoppeld zijn. Iemand kan bijvoorbeeld voor betaling in 5 termijnen kiezen, maar dan is het wel altijd automatische incasso en niet zelf betalen. Dan kan op de website al een controle worden toegevoegd dat een andere keuze dan niet mogelijk is.

Een andere optie is bijvoorbeeld, dat bij het bewaren van een inschrijving op basis van een bepaalde keuze een extra vastlegging wordt gedaan.

Let op! Aan het instellen van een apart script zijn kosten verbonden. Stuur een ticket naar ons in met jullie wensen. Wij zullen dan de mogelijk bekijken en dit verder met jullie opnemen.

Veldnaam 

Omschrijving

Veldnaam 

Omschrijving

Als er sprake is van verschillende tarieven voor verschillende leeftijden, kunnen er meerdere regels aangemaakt worden.

Wanneer het tarief voor iedereen geldt, dan wordt de standaard geboortedatum "01-01-1900 " aangehouden.

Indien jullie systeem niet in meerdere talen beschikbaar is, wordt hier altijd de taal Nederlands gekozen.

Let op! Deze functie is maar in minimale maten inzetbaar. Op dit moment wordt enkel de Engelse taal ondersteund.