Basis en ledenadministratie
Afdrukdatum: 10-08-2020

Inhoud

1 - Algemeen

1.1 - Inleiding

In dit document wordt beschreven wat een vereniging als eerste nodig heeft om te kunnen starten in AllUnited nadat de conversie van de leden is uitgevoerd. Daarom worden hier alleen de algemene processen en de ledenadministratie besproken, zodat snel een start gemaakt kan worden met AllUnited. Er zijn ook andere handleidingen beschikbaar die gericht zijn op andere delen van het systeem.

LET OP: niet alle informatie komt dus voor in deze handleiding. Alle informatie staat altijd wel in de complete handleiding.
In de inhoudsopgave staan ook de andere handleidingen aangegeven. Door het klikken op één van deze handleidingen wordt deze geopend.

Ref: 7 / 2020-08-10

1.2 - Voor u begint

Belangrijke informatie voordat u begint

Bent u reeds gebruiker van AllUnited, maar start u nu met de nieuwe backoffice kijk dan bij de uitleg over de helpfunctie Zie: 1.4 - Uitleg help functie

Start u met AllUnited als een nieuwe vereniging, lees dan onderstaande informatie goed door.

Wat u niet zelf of alleen moet doen voor de ledenadministratie en de boekhouding

Een goed gekozen structuur voor de vereniging is bepalend voor het succesvol gebruik van AllUnited binnen de vereniging.  Bij de inrichting moet gekeken worden of deze voldoet aan een aantal criteria. Bijvoorbeeld: 

  • Kunnen de functionarissen binnen de vereniging er goed mee werken. 
  • Is het eenvoudig uit te leggen.
  • Is de structuur logisch.
  • Leidt het niet tot onnodige fouten.
  • Is het gemakkelijk overdraagbaar aan nieuwe functionarissen.

Deze eerste keuzes in de implementatie zijn erg belangrijk. Doe dit altijd samen met AllUnited. U hoeft hiervoor niet apart te betalen. Deze service zit in de licentiefee die u aan AllUnited betaalt.

Samen met Allunited wordt besproken hoe de inrichting van AllUnited het beste kan worden gedaan.

We vragen aan de vereniging:

  • Ledenadministratie in Excel inclusief uitleg van de verschillende coderingen
  • Contributieschema (wie betaalt welke contributie) en uitzonderingen (ereleden, familiekorting, studentenkorting, korting voor vrijwilligers etc.)
  • Lijst met grootboekrekeningen (vraag het voorbeeldschema op, zodat de vereniging zelf kan aangeven welke grootboekrekeningen in het systeem moeten komen en AllUnited dit in één keer kan opladen. Aanpassingen zijn daarna altijd nog mogelijk.
  • Begin balans

 

AllUnited zal in ieder geval de volgende zaken voor u uitvoeren:

De initiële conversie van de leden/relaties inclusief activiteiten, bondsnummers etc.

De initiële conversie en inrichting van de grootboekrekeningen

Het invoeren van de beginbalans

 

Elke eerste keer is nieuw

Daarom helpen we u bij de volgende zaken met een telefonische ondersteuning.

Controle en opstarten van de ledenadministratie na de conversie.

Opstarten van de financiële administratie 

  • De 1e facturatieronde
  • De 1e incassoronde
  • De 1e keer verwerken van de bankbestanden
  • De 1e aanmaanronde
  • De 1e interface met de bond

Samen met u controleren we de instellingen en lopen de eerste keer deze processen door. Dat voorkomt dat u door onbekendheid met het systeem tegen problemen aan loopt, die door ons heel gemakkelijk zijn op te lossen.

 

Uitbreiding na de initiële inrichting

Als AllUnited eenmaal goed werkt is er altijd behoefte om zaken aan te passen. AllUnited is altijd bereid om de vereniging daarbij te ondersteunen. Een melding aan de helpdesk kan uren frustratie voorkomen. 

De inrichting van AllUnited kan grote invloed hebben op de facturatie bijvoorbeeld de keuze voor relatietypes en de contributiestructuur.  Overleg dus altijd met AllUnited voordat u deze gegevens aanpast.


Belangrijke informatie voordat u begint met de website

Een website is tegenwoordig het belangrijkste communicatiekanaal van de vereniging naar haar leden.

Een goed gekozen structuur voor de website is daarom belangrijk om deze succesvol te laten zijn.  Bij de inrichting moet gekeken worden of deze voldoet aan een aantal criteria.

Deze eerste keuzes in de implementatie van de website zijn erg belangrijk. Doe dit altijd samen met AllUnited. U hoeft hiervoor niet apart te betalen. Deze service zit in de licentiefee die u aan AllUnited betaalt.

 

De eerste stap is het ontwerp van de website.

Mocht AllUnited uw ontwerp creëren dan hebben we hiervoor de volgende informatie nodig: logo, kenmerkende foto’s vereniging, opmaak van de menustructuur.

Wat u niet zelf of alleen moet doen voor de website

 

Wat doet Allunited voor u

Vereniging levert materiaal aan en AllUnited ontwerpt de website op basis van haar template  (indien Allunited een apart ontwerp/template moet maken, worden hiervoor extra kosten gerekend).

 

AllUnited vertaalt voor u het ontwerp en maakt de website op basis van de bestaande template waarbij we rekening houden met uw wensen wat betreft menustructuur, logo, kenmerkende foto’s

Technische realisatie website.

DNS aanpassing (verhuizen van de domeinnaam)

 

Telefonische ondersteuning bij:

Stap 1 Vullen van de menubalken
Stap 2 Aanmaken van de pagina’s
Stap 3 Toekennen van de gebruikers

 

Training op locatie

Training op locatie is mogelijk, maar hieraan zijn kosten verbonden.

Ref: 239 / 2020-08-10

1.3 - Inloggen

Hoe kun je inloggen in de ledenmodule?

Is je e-mailadres nog niet bekend? Stuur deze dan eerst naar de ledenadministratie van je vereniging, zodat deze verwerkt kan worden in de administratie. Zodra dit gebeurd is, zal je hier bericht van krijgen en kan je verder met het hieronder beschreven proces.

De te gebruiken link voor de ledenmodule is https://pr01.allunited.nl/index.php?section=Clubnaam



Eerste keer inloggen of ben je je wachtwoord vergeten?
1. Vul bij gebruikersnaam je e-mailadres in (meestal kun je ook het AllUnited relatienummer of je bondsnummer gebruiken)
2. Laat wachtwoord leeg
3. Klik op de onderstreepte regel 'nieuw wachtwoord aanvragen' of op 'request new password'' 

4. Op het betreffende e-mailadres ontvang je vervolgens een mail met hierin een tijdelijk wachtwoord.
5. Vul dit toegestuurde tijdelijke wachtwoord in (dit gaat het snelst via kopiëren & plakken uit je mailprogramma).
6. Let op dat je gebruikersnaam ook is ingevuld
7. Klik vervolgens op de button 'Inloggen'.

8a. Daaropvolgend kom je in een nieuw scherm waarin je het ge-emailde tijdelijke wachtwoord moet invoeren.
8b. Als je dit gedaan hebt, kun je een zelf bedacht wachtwoord ingeven. Dit wachtwoord moet bestaan uit 6 tekens, waarvan minimaal 2 cijfers.
9. Klik hierna op de button 'Bewaren'. 
10. Je kunt nu inloggen.

Hoe in te loggen als gebruiker

Een vereniging krijgt van AllUnited de volgende gegevens om in te kunnen loggen: Clubnaam - Gebruikersnaam - Initieel wachtwoord
Met deze gegevens kan de gebruiker inloggen.

Waar kan ik inloggen als gebruiker?
Via onderstaande link komt men in het inlogscherm

www.allunited.nl/beheer

Onderstaand scherm wordt dan getoond:

screen_shot_2017_08_18_at_15.49.50_1.png
In dit scherm worden de Clubnaam, Gebruikersnaam en het (initiële) Wachtwoord ingevuld.
Het AllUnited-pakket is te benaderen via alle browsertypen. Toch adviseren wij voor de meest optimale ervaring in dit pakket te werken met Google Chrome of Firefox browsers.
Gebruik bij het navigeren binnen AllUnited nooit de ‘Terug-knop’ van de browser. Dit zorgt ervoor dat u uit het programma verwijderd wordt. Gebruik hiervoor de 'Terug-knop' in het systeem.

Logt u voor het eerst in?
Dan dient u uw wachtwoord zelf te veranderen. Als er sprake is van een initieel wachtwoord of indien de gebruiker het wachtwoord moet veranderen, wordt onderstaand scherm getoond.

De volgende velden worden hier ingevuld:

Veldnaam Omschrijving
Huidige wachtwoord Hier wordt het initiële of het huidige wachtwoord ingevuld. Er zijn 3 mogelijkheden waarom dit scherm wordt getoond:
  • AllUnited heeft een nieuw wachtwoord aangemaakt en hiermee wordt ingelogd
  • De maximale tijd waarin een wachtwoord gebruikt mag worden is verstreken
  • De knop "Nieuw wachtwoord aanvragen" is gebruikt en er wordt ingelogd met het wachtwoord dat via de mail is ontvangen
Nieuw eigen wachtwoord Hier wordt een nieuw wachtwoord ingevuld. Een wachtwoord moet bestaan uit minimaal 6 karakters waarvan minimaal 2 cijfers.
Herhaal eigen wachtwoord Hier wordt het wachtwoord wat bij Nieuw eigen wachtwoord is ingevuld, herhaald.

Als het inloggen is gelukt, komt u in het AllUnited Dashboard. Vanuit het menu links kan dan verder worden gewerkt in AllUnited.

Ref: 199 / 2020-08-10

1.4 - Uitleg help functie

au_acedemy_screeny_1.png

In bovenstaande instructiefilm laten we de werking van de backoffice zien. Onderstaand wordt alles ook beschreven.

Hulp en informatieknoppen

200_icoontjes_2_1.jpg

Op elk scherm in AllUnited staat in de rechterbovenhoek een aantal icoontjes.
Het kan misschien nodig zijn om naar rechts te scrollen om de icoontjes zichtbaar te maken.

 

ref.200.1_1.png De wereldbol wordt alléén getoond als ook de website van AllUnited wordt gebruikt. Met deze knop opent de website direct in een nieuw tabblad/venster.
           Let op: Wordt deze knop gebruikt dan wordt de website volledig opnieuw opgehaald.

ref.200.2_1.pngDe knop met het hoofdje toont de informatie van de ingelogde gebruiker.

ref.200.3_1.pngDe knop met het bladzijde geeft de laatste downloads.
 Mocht een download dus niet terug te vinden zijn, dan worden hier de laatste vijf downloads getoond. Door op de download te klikken kan deze nog een keer gedownload worden. Bijvoorbeeld het laatste incassobestand. Als de gebruiker uitlogt wordt dit geleegd.

ref.200.4_1.pngDe knop met de i  geeft de informatie over het systeem.
Onderstaand scherm wordt dan getoond. De volgende informatie wordt gegeven.

  1. Informatie: Hier kan men zien met welke browser is ingelogd en welke versie van de browser. Dit is belangrijke informatie als iets niet goed werkt bij een gebruiker en bij een andere gebruiker wel. Er kan dan op basis van dit scherm aangegeven worden met welke browser men in ingelogd. Ook wordt het IP adres getoond.
  2. Wijzigingen: geeft de wijzigingen die in die transactie zijn doorgevoerd. Op die manier is te zien welke mutaties bijvoorbeeld bij een relatie hebben plaatsgevonden.
  3. Transacties: geeft aan in welke transactie men zich bevindt. Dit kan handig zijn om goede autorisaties te bepalen voor gebruikers.

ref.200_1.pngDe knop met de is de knop om een "Nieuw venster/tabblad" te openen.

Met deze kan een extra tabblad geopend worden, zodat het mogelijk is om op twee tabbladen in de browser tegelijk te werken.

Dit kan handig zijn als bijvoorbeeld het bankafschrift is ingelezen. Dit scherm kan dan niet verlaten worden, zolang het bankafschrift niet is opgeslagen, terwijl het wel vaak nodig is om iets op te zoeken. Dan kan dus een extra tabblad geopend worden.

De handleiding kan worden geopend d.m.v. de oranje knop met daarop 'Klik voor hulp' aan de rechterzijde van het scherm. Er schuift dan een venster open met dat deel van de handleiding over het scherm wat momenteel geopend is. Met de zoekfunctie, index of overzicht kan naar andere artikelen worden gezocht/gebladerd.

Blijven er toch nog vragen over die via de online help functie niet beantwoord kunnen worden, dan kan een helpdeskticket aangemaakt worden. Zie: 1.5 - Helpdesk

Ref: 200 / 2020-08-10

1.5 - Helpdesk

Bij AllUnited werken we voor het beantwoorden van vragen met helpdesk-tickets. Gebruikers maken tickets aan met vragen, zodat wij deze kunnen koppelen aan de juiste AllUnited specialist.

Voordelen van het werken met helpdesktickets:

  • Alle meldingen worden centraal opgeslagen. Ze zijn dus altijd in te zien door zowel de vereniging als door AllUnited, en terug te zoeken. Ook voor andere gebruikers.
  • Via de status van de melding is duidelijk wie actie moet ondernemen.
  • De historie blijft bewaard. Er kan later altijd op een melding terug gezocht worden.
  • Via het aangeven van de prioriteit wordt ook duidelijk welke meldingen de helpdesk als eerste op moet pakken
  • Standaard beschikbaar voor gebruikers met gebruikersprofiel SYSTADM, maar dit recht kan ook toegevoegd worden aan andere gebruikers (bijv. penningmeester en/of de ledenadministrateur). Dan moet aan hun profiel HELPDESK toegevoegd worden. [manual 189]

Uitleg helpdesk functionaliteit

Ga, na inlog, in de linker kolom naar:
1. Hulp & Service
2. Kies Tickets (of Handleidingen als je online hulp wilt ;-)

Vervolgens wordt onderstaand scherm getoond en daar kan een ticket worden opgezocht of aangemaakt.

 Als op weergeven wordt geklikt, worden alle tickets getoond die de status concept t/m gesloten hebben. 

Zoekmogelijkheden:

  • De status kan aangepast worden. Bijvoorbeeld concept t/m verstuurd. Dan worden alleen de openstaande tickets getoond.
  • Oudere tickets krijgen de status gesloten. Dus zal er op gesloten geselecteerd moeten worden.
  • In het veld titel kan ook met *woord* gezocht worden. Voor "woord" wordt dan het woord ingevuld waarop gezocht moet worden.

Via de knop +Helpdeskticket boven in het scherm kan een nieuw helpdeskticket aangemaakt worden. Onderstaand scherm wordt dan getoond. De rode velden zijn verplicht.

Belangrijke velden zijn:

Veld Omschrijving
TicketID Het unieke nummer van het helpdeskticket. Deze wordt automatisch toegekend.
Datum Datum dat het ticket voor het eerste is ingediend.
Prioriteit Een melding krijgt in eerste instantie standaard de prioriteit “Normaal”. De prioriteit “Hoog” kan aangeven worden, als bijvoorbeeld een belangrijk proces zoals de facturatie problemen geeft.

Graag voorzichtig bij “Storing”. Dit is de hoogste prioriteit en mag alleen gekozen worden als een complete applicatie niet beschikbaar is. Bijvoorbeeld de website is niet beschikbaar. Wij dringen er op aan om de status Hoog en Storing zorgvuldig te gebruiken. Er wordt een email en SMS verstuurd naar de helpdeskmedewerkers. Wij vragen deze statussen niet te misbruiken omdat een “Normaal” probleem door “Hoog” of “Storing” te geven niet sneller wordt opgelost.
Verder kan ook de prioriteit “Wens” ingegeven worden als er bepaalde wensen voor nieuwe functionaliteiten zijn. AllUnited heeft het recht om de prioriteit aan te passen indien deze niet overeenkomt met de zwaarte van het probleem.
Status

Een nieuwe melding staat altijd eerst in de status “concept”. Als de melding compleet is, kun je onderin op versturen klikken. Dan pas komt de melding op de servicedesk bij AllUnited binnen.

Verder zijn er de volgende statussen:

Concept Initiële status, of als de ticket van extra informatie moet worden voorzien
Extra info Indien de servicedesk extra informatie van de indiener vraagt
Verstuurd Ticket is ingediend bij de service desk
In behandeling Service desk heeft het ticket gelezen en zal deze oppakken
Gereed De service desk heeft het ticket opgelost
Gesloten De gebruiker heeft de oplossing akkoord bevonden of het betreft oude tickets.
Statusdatum Datum van de laatste status wijziging
Behandelaar Persoon binnen AllUnited die het ticket behandeld
Club Club die het ticket indient.
Gebruiker Gebruiker die het ticket indient en aan wie het antwoord moet worden verstuurd
Telefoon

Verplicht veld, zodat de servicedesk de indiener kan bereiken.

TIP: Door het ingeven van het telefoonnummer bij het gebruikersaccount wordt het telefoonnummer automatisch meegenomen bij het aanmaken van een nieuw ticket.

Titel Geef in de titel een herkenbare korte beschrijving van het probleem, hiermee is het ticket later ook goed terug te vinden.
Module Selecteer de relevante module.
Nieuwe Omschrijving Geef in het veld omschrijving een uitgebreide omschrijving van het probleem. Dit voorkomt dat de helpdesk om extra informatie moet vragen.
Bijlage Er kunnen maximaal 3 bijlagen bijgestuurd worden met de helpdeskticket. Dit kunnen bijvoorbeeld schermprints zijn of andere documenten om de ticket duidelijker te maken of extra gegevens mee te sturen.
Omschrijving Vraag en antwoorden die reeds verstuurd zijn op deze ticket.

Als de melding nog niet compleet is, dan kan het ticket als concept bewaard worden. Is de melding compleet, dan wordt op versturen geklikt. De melding komt dan bij de helpdesk van AllUnited binnen.

De helpdesk neemt daarna de melding in behandeling.

  • De melding is duidelijk en we kunnen het probleem oplossen of we kunnen via het ticket aangeven hoe het probleem opgelost kan worden. We sturen het ticket dan terug met de status gereed. De inzender krijgt een mail dat het helpdeskticket is opgelost.



  • Er is aanvullende informatie nodig en het ticket wordt teruggestuurd met de vraag om aanvullende informatie. De inzender krijgt een mail dat aanvullende informatie gewenst is. Het ticket kan dan aangevuld worden met de aanvullende informatie.
  • Is het probleem niet opgelost, dan kan het ticket altijd heropend worden. De knop heropenen verschijnt alleen als men op wijzigen staat.
Ref: 2 / 2020-08-10

1.6 - Nieuwe gebruikers aanmaken

Menupad: Systeembeheer > gebruikers 

Het aanmaken van een nieuwe gebruiker of het aanpassen van een bestaande gebruiker.

In het selectiescherm is een keuze gemaakt voor het aanmaken van een nieuwe gebruiker of het openen van een bestaande gebruiker.

Onderstaand scherm wordt dan getoond.  

  1. Hier kan een nieuwe gebruiker worden aangemaakt. 
  2. Een bestaande gebruiker kan hier worden aangepast, dan zijn de velden reeds gevuld.

De diverse blokken in dit scherm worden hieronder apart besproken.

 

Het blok gebruiker

In dit blok staat de gebruikersnaam. Daarnaast wordt aangegeven of de gebruiker is geblokkeerd en hoeveel foutieve logins er zijn geweest.

Als een gebruiker klaagt niet in te kunnen loggen,  dan is dit belangrijke informatie. Het blok geblokkeerd, staat aangevinkt als een gebruiker 5 foutieve inlogpogingen heeft gedaan. Ook kan de vereniging een gebruiker zelf blokkeren, door hier het vinkje aan te zetten.

Een gebruiker deblokkeren, kan alleen door gebruikers met het profiel "System Adminsitrator" (vaak onder de naam SYSTADM) uitgevoerd worden. De procedure voor deblokkeren is als volgt:

- Deselecteer het vinkje " Geblokkeerd" 

- Ga naar het wachtwoord blok zoals in de afbeelding hieronder is weergegeven. Vul onder Jouw eigen wachtwoord, je wachtwoord in (dus van de systadmin).

Vul onder initieel wachtwoord een tijdelijk wachtwoord in voor de gebruiker. Dit wachtwoord kun je zelf kiezen, meestal wordt er iets makkelijks gekozen als "Welkom". Dit wachtwoord geef je door aan de gebruiker. De gebruiker logt dan opnieuw in met dit wachtwoord en dient direct hierna een eigen wachtwoord aan te maken.

TIP:  Maak altijd gebruikers aan op naam en niet op functie.  In het kader van zorgvuldig bestuur is het nodig te weten wie een bepaalde transactie heeft uitgevoerd. Als de gebruiker PENNINGMEESTER overgaat van de ene naar de andere penningmeester, dan is niet meer te achterhalen wie een bepaalde handeling in AllUnited heeft uitgevoerd.

Alle handelingen worden namelijk gelogd.

Het blok gebruikersinformatie

Veld                           Omschrijving
Naam Dit is de volledige naam van de gebruiker
Afkorting Dit is de afkorting van de gebruiker. Deze afkorting wordt bijvoorbeeld gebruikt als er concept facturen zijn aangemaakt. Deze concept facturen krijgen dan een tijdelijk factuurnummer bestaande uit de afkorting van de gebruiker en de datum waarop de concept factuur is aangemaakt.
Email Het emailadres van de gebruiker. Het is zeer belangrijk dat dit goed is ingevuld. Als een gebruiker zijn wachtwoord kwijt is, kan een nieuw wachtwoord aangevraagd worden. Deze wordt dan naar dit emailadres gestuurd.
Telefoon Hier kan het telefoonnummer ingevuld worden van de gebruiker. Dit telefoonnummer gaat dan ook mee, indien er helpdesktickets worden aangemaakt. Dan hoeft niet in elk helpdeskticket het telefoonnummer apart ingevoerd te worden.
Taal Alleen de taal Dutch wordt nog gebruikt. Is ook de voorstelwaarde.
Slimme dec. punt Indien u veel gebruik maakt van het nummerblok op het toetsenbord dan is het handig om dit veld aan te vinken. De punt wordt dan omgezet in een komma indien nodig.
Blokkeer gebruikers nieuwsbrief Door dit aan te vinken, wordt een gebruiker niet vanuit AllUnited geïnformeerd.
Open actief menu Door dit aan te vinken blijft het actieve menu-onderdeel (daar waar je aan het werk bent) opengeklapt staan. Het klapt weer in als je een andere module aanklikt. 

 

Het blok wachtwoord

 

Veld                           Omschrijving
Jouw eigen wachtwoord

Iemand die is ingelogd als SYSTADM kan gebruikers beheren en nieuwe gebruikers aanmaken.
1. Het wachtwoord resetten van een bestaande gebruiker. 
De gebruikersnaam wordt opgezocht.

  • bij jouw eigen wachtwoord vul je het wachtwoord in, waarmee je als SYSTADM zelf bent ingelogd in AllUnited.
  • bij initieel wachtwoord geef je een tijdelijk wachtwoord in van de gebruiker. Hiermee kan deze gebruiker dan weer inloggen. Daarna kan de gebruiker zijn wachtwoord weer aanpassen. De gebruiker kan ook altijd zelf op wachtwoord vergeten drukken, dan krijgt de gebruiker een nieuw wachtwoord via de mail toegestuurd, dan hoeft er verder in de backoffice niets aangepast te worden.

2. De profielen aanpassen van een gebruiker.
Als een gebruiker alleen wordt aangepast, dan blijft dit veld leeg.
LET OP: Het veld kan automatisch gevuld worden door de instellingen van de eigen browser, dan moet het veld even leeggemaakt worden.

3. Een nieuwe gebruiker aanmaken.

  • Bij jouw eigen wachtwoord vul je het wachtwoord in, waarmee je als SYSTADM zelf bent ingelogd in AllUnited.
  • Bij initieel wachtwoord geef je een tijdelijk wachtwoord in van de gebruiker. Hiermee kan deze gebruiker dan weer inloggen. Daarna kan de gebruiker zijn wachtwoord weer aanpassen. De gebruiker kan ook altijd zelf op wachtwoord vergeten drukken, dan krijgt de gebruiker een nieuw wachtwoord via de mail toegestuurd, dan hoeft er verder in de backoffice niets aangepast te worden.

Initieel wachtwoord Dit is een door SYSTADM zelf gekozen wachtwoord, dat doorgegeven wordt aan de nieuwe gebruiker en waarmee een nieuwe gebruiker de eerste keer inlogt in AllUnited. Of een nieuw tijdelijk wachtwoord als een gebruiker is geblokkeerd.

 

Het blok voorstelwaarden

 Dit blok wordt bijna altijd leeg gelaten.

 

Hierboven een voorbeeld als in het bankboek i.p.v. facturen de voorstelwaarde grootboekrekening moet worden getoond.

 

Het blok gebruikersprofiel

 

Veld                           Omschrijving
vw Als het vinkje in het blok vw (verwijderen) wordt gezet, dan wordt dit profiel verwijderd als op bewaren wordt gedrukt.
Let op: De knop verwijderen verwijdert het gehele profiel.
Profielcode

Hier worden de profielen gekozen die de gebruiker nodig heeft.  Met de knop voeg toe kunnen nieuwe profielen worden toegevoegd.
Voor een overzicht van de te kiezen profielen: Klik hier

Het cijfer voor de knop voeg toe geeft aan hoeveel regels er toegevoegd moeten worden.

 

Het blok budgetgroepen

 

Veld                           Omschrijving
vw Als het vinkje in het blok vw (verwijderen) wordt gezet, dan wordt dit profiel verwijderd als op bewaren wordt gedrukt.
Let op: De knop verwijderen verwijdert het gehele profiel.
Budgetgroep Hiermee kan autorisatie worden gegeven aan een beperkt aantal grootboekrekening. Bijvoorbeeld voor een evenementencomissie, die wil kunnen bekijken of een evenement verlies of winst oplevert.

 

Ref: 189 / 2020-08-10

2 - Ledenadministratie

2.1 - Proces van aannemen nieuw lid

Het aannemen van een nieuw lid
In onderstaand stappenplan wordt de meest gebruikte methode uiteeengezet.

Stap 1:

Het nieuwe lid schrijft zich in via het formulier op de website Zie: 2.6 - Inschrijfformulier website

Er wordt een automatische mail verstuurd naar het nieuwe lid met een bevestiging van de aanmelding. Deze bevestiging kan ook een machtiging voor automatische incasso bevatten. Zie: 4.4 - Inschrijfbrief

Stap 2:

De ledenadministratie neemt de inschrijving in behandeling en geeft de route aan. Bijvoorbeeld dat de machtiging nog niet compleet is of zet deze route op TC jeugd, zodat de jeugdcommisie kan bepalen of er nog plaats is in het team etc. . De ledenadministratie controleert het inschrijfformulier en zorgt dat het formulier wordt aangevuld met de juiste gegevens en dat de juiste activiteit is ingevuld.

Stap 3:

Als de aanmelding compleet is dan wordt het lid aangenomen. De ledenadministratie drukt op de knop aannemen en het nieuwe lid wordt overgenomen van het inschrijfformulier naar de ledenadministratie.

Op dat moment kan er ook weer een automatische mail naar het nieuwe lid worden gestuurd. Zie: 4.4 - Inschrijfbrief

Stap 4:

Het lid wordt aangemeld bij de bond. Indien er een interface met de bond bestaat dan wordt deze interface opgestart.

Menupad: Relaties> interface. Voor elke bond is de interface anders. Raadpleeg de handleiding voor de betreffende bond.

Stap 5:

Het lid krijgt een factuur voor de contributie en eventueel inschrijfgeld.

Menupad: Facturen > massafactureren stap 1. Het proces van de facturatie staat hier

Het proces van de facturatie loopt voor nieuwe leden via dezelfde transacties als voor bestaande leden. Er is dus geen verschil tussen 1 factuur voor een nieuw lid en alle facturen voor de periodieke contributie.

 

Ref: 130 / 2020-08-10

2.2 - Relatiegegevens

Op deze pagina kunnen relaties worden beheerd. Je kunt eenvoudig nieuwe relaties aanmaken of bestaande relaties aanpassen. 

Menupad: Relaties  > Relaties beheren

Wanneer je kiest voor een 'nieuwe relatie' ontstaat er een nieuw blanco relatiescherm. Deze kun je afhankelijk van de beschikbare informatie invullen. Zoals je ziet, kun je -  per persoon of bedrijf - veel voor jou relevante informatie kwijt. Het aantal verplicht in te vullen velden is zeer beperkt. Deze lichten vanzelf rood op bij 'CONTROLE' . 

Onderstaand kun je per blok meer informatie vinden over de daarin opgenomen velden. Let op: wij hebben bewust niet alle velden van uitleg voorzien. Maar alleen die velden waar wel eens vragen over zijn. 

SNELHEIDSTIP:  Voor het inschrijven van nieuwe relaties/ leden kan het sneller zijn om via 'INSCHRIJFFORMULIEREN' te realiseren. Hier kan in een keer het gehele profiel van een nieuwe relatie/ lid worden ingevoerd. Indien je dit doet via 'RELATIES BEHEREN' dat moet je dit doen via een aantal tabbladen.  Menupad: Relaties > Inschrijfformulieren Zie: 2.5 - Inschrijfformulieren

Uitleg over blok 'RELATIE' 

Veldnaam 

Omschrijving

Relatienummer Hierin komt het automatisch gegenereerde nummer van de relatie
Relatietype

Het veld relatietype bevat een tabel met de relatietypes die mogelijk zijn. Zo zullen altijd het relatietype lid en overig aanwezig zijn. Overig kan dan gebruikt worden voor crediteuren, sponsors overige relaties.
LET OP: Aan het relatietype zijn diverse instellingen gekoppel. Het is daarom belangrijk om te overleggen met AllUnited als er een nieuw relatietype toegevoegd moet worden.

Het relatietype bepaalt onder meer of iemand in mag loggen op de website. Of het lidmaatschap automatisch wordt gekopieerd van het ene seizoen naar het andere. Of er automatisch inschrijfgeld in rekening wordt gebracht etc.

Vanaf

Dit is de datum vanaf wanneer de relatie geldig is. Voor een lidmaatschap is het erg belangrijk dat dit de juiste datum is.


Bijv.: Een vereniging kent een seizoen van 1 januari t/m 31 december. Een lid meldt zich aan in november en in de vanafdatum wordt 15/11 als datum ingegeven. Dan is het lid dus lid vanaf 15/11 en zal er een nog een (deel)factuur voor het huidige seizoen aangemaakt worden. Let op: deelfacturen worden niet automatisch gegenereerd. Hiervoor moet je in de contributiesleutel Korting voor kortere periode instellen.
Als het de bedoeling is dat het lidmaatschap pas vanaf 01/01 in moet gaan, dan moet de vanaf datum ook op 01/01 staan.

t/m

Dit is de einddatum van het lidmaatschap. Ook hier is het erg belangrijk deze datum goed te vullen.

Bijv.: Een vereniging kent een seizoen van 1 januari t/m 31 december. Een lid meldt zich af in januari en in de t/m datum wordt 15/01 als datum ingegeven. Dan is het lid dus lid t/m 15/01 en zal er een nog een (deel)factuur voor het nieuwe seizoen aangemaakt worden. Let op: deelfacturen worden niet automatisch gegenereerd. Hiervoor moet je in de contributiesleutel "Korting voor kortere periode" instellen.
Als het de bedoeling is dat het lidmaatschap te beëindigen per 31/12, dan moet de t/m datum ook op31/12 staan.

Reden

In dit veld is een tabel gekoppeld met de opzegreden. Deze tabel kan zelf onderhouden worden. Via het menpad: instellingen > opzegreden (kop relaties)

 

Blok persoonlijke gegevens

Alleen de veldnamen met een bijzonder betekenis worden hieronder beschreven. 

Veldnaam 

Omschrijving

Bedrijfsnaam De bedrijfsnaam kan als veld alleen worden gevuld. Bijvoorbeeld bij het aanmaken van relaties voor crediteuren. Wordt het veld Achternaam, Voornaam of voorletters gebruikt, dan moeten deze 3 velden allemaal worden gevuld.
Nummer leverancier Dit is het leveranciersnummer voor de crediteuren. Dit kan ook de verkorte naam van het lid zijn, als deze een declaratie indient.
Achternaam Als het veld achternaam wordt gevuld, dan moeten ook de velden voornaam en voorletters worden gevuld. Indien dit niet gewenst is bijv. bij andere relaties dan leden, dan kunnen hier spaties ingezet worden.
Geboortenaam Het wordt niet geadviseerd dit veld te gebruiken bij sportverenigingen. De meeste interfaces met de bonden kennen dit veld niet. Het is dan beter om bij Achternaam de dubbele achternaam in te geven. Dus inclusief de geboortenaam.
Meerling Een vinkje bij dit veld is voor sommige interfaces nodig. Een lid met dezelfde achternaam, geboortedatum en adres, wordt dan niet geaccepteerd in de interface. Door dit vinkje aan te zetten wordt aangegeven dat het om een meerling gaat, zodat de interface het wel accepteert.
Overleden

Het is belangrijk om dit veld te vullen als een relatie is overleden. Daarmee wordt voorkomen, dat er informatie aan deze relatie wordt gestuurd. Bijv. er wordt een reünie gehouden en alle oud-leden worden ook uitgenodigd. Relaties die een gevulde overlijdensdatum hebben, worden dan niet geselecteerd. Ook zal de t/m datum voor deze relatie worden ingevuld wanneer er op bewaren of controle wordt geklikt.

Let op: Wanneer het seizoen 2017 / 2018  op 01-11-2017 is begonnen, dus voor datum van overlijden. Gaat het systeem er vanuit dat er nog een verplichting is voor een deel van het seizoen.

Als de activiteiten voor een nieuwe seizoen reeds zijn aangemaakt, en als er een activiteit is waarvan het seizoen begint voor de datum van overlijden dan moet deze activiteit handmatig verwijderd worden.

 

Nationaliteit Hier kan de nationaliteit van het lid worden ingegeven.
Inschrijfnummer Dit veld is gevuld indien de relatie via het inschrijfformulier in de database terecht is gekomen.
Pasfoto

Het is mogelijk om een pasfoto op te laden. Als dit niet wordt getoond dan staan de instellingen niet goed.

   

 Blok privacy

Let op. De instellingen die de vereniging heeft ingesteld zijn qua vorm van 'Openbaarheid' leidend. Alles wat hieronder ingesteld staat, zal verscherpt afwijken van de algehele instellingen van de vereniging zelf. Dus als er 'Openbaar' ingesteld staat, en de vereniging heeft als regel ingesteld staan dat alles geheim blijft (zelfs achter de inlog), dan zal er niets over dit lid verschijnen. Staat bij de verenigingsinstellingen echter ingesteld dat het e-mailadres wel achter de inlog beschikbaar moet zijn bijv. en het lid geeft aan dat dit geheim moet zijn in dit blok, dan zal bij dit lid het e-mailadres niet te zien zijn.

Veldnaam 

Omschrijving

Privacy instellingen

Je hebt hier vier keuzes:

  1. Openbaar (Zichtbaar zoals gesteld binnen het privacy reglement van de vereniging, mits ook zo ingesteld op verenigingsniveau binnen AllUnited)
  2. Ingelogde bezoekers (Zichtbaar zoals gesteld binnen het privacy reglement van de vereniging, mits zo ingesteld op verenigingsniveau binnen AllUnited, maar dan alleen zichtbaar voor relaties/leden met inlogrechten)
  3. Ingelogde groepsleden (Zichtbaar zoals gesteld binnen het privacy reglement van de vereniging, mits zo ingesteld op verenigingsniveau binnen AllUnited, maar dan alleen zichtbaar voor groepsleden, zoals bijv. teamgenoten/mede cursisten of mede commissieleden)
  4. Gebruikers (Alleen zichtbaar voor de functionarissen met toegang binnen de administratie tot de NAW-gegevens van leden.)
Niet tonen

Hier kan een lid aangeven welke gegevens hij/zij binnen het aangegeven niveau van de privacy instellingen niet getoond wil hebben.

Geen beeldmateriaal gebruiken

Als dit aangevinkt staat wil het lid niet dat hij/zij duidelijk herkenbaar op beeldmateriaal wordt getoond, die wordt gebruikt voor communicatiemiddelen, zoals de website, app en nieuwsbrief.

Blokkeer commerciële berichten   

Hier kan aangevinkt worden dat iemand geen commerciële mail (binnen de definitie die de vereniging zelf stelt) meer moet ontvangen. Bij elke mail kan een vereniging nu aanvinken of deze mail als al dan niet commercieel beschouwd moet worden. Indien dit aangevinkt is, dan ontvangt dit lid deze mail niet.

Clubblad/Nieuwsbrief

Hier kan je drie niveaus instellen:

  1. Automatisch (iemand ontvangt dit al dan niet zoals dit is ingesteld is via Relaties > Instellingen [Blok relaties] > Relatietypes)
  2. Versturen (iemand heeft een relatietype die dit normaal gesproken niet ontvangt, maar wil hem toch ontvangen of je stelt dit in als het familiehoofd hem niet wil ontvangen en geblokkeerd staat, maar een ander gekoppeld familielid wil hem wel ontvangen)
  3. Blokkeren (iemand heeft ene relatietype die normaal gesproken ontvangt, maar wil hem niet ontvangen)

 

Blok adresgegevens

Indien de relatie een bedrijf is, dan kan naast het adres ook het postadres bijvoorbeeld van de postbus ingevuld worden. Facturen etc worden dan naar dat adres verstuurd.

Veldnaam 

Omschrijving

Land Indien een ander land nodig is dan de keuze aangeeft, dan kan dat bij de instellingen geregeld worden.

 

 Blok communicatie

Veldnaam 

Omschrijving

Aanschrijftitel Dit veld is voor de eigen informatie. Het wordt niet gebruikt bij de facturatie of bij brieven.
Telefoon/mobiel/fax Er zijn 3 velden beschikbaar. Het veld fax kan ook voor een derde telefoonnummer gebruikt worden. In dat geval kan AllUnited de omschrijving aanpassen.
email Meerdere emailadressen zijn mogelijk. Emailadressen moeten dan door ; gescheiden worden. Zie ook het filmpje hieronder. Let op, zorg dat het 'hoofd' e-mailadres (dus het adres dat bij de relatie zelf hoort en ook naar hem of haar gestuurd wordt) als eerste ingevuld wordt.
Link Bij bedrijven kan hier een link opgenomen worden naar de website
Inlognaam Indien een gebruiker tevens als relatie in het systeem staat, dan kunnen deze gegevens hier gekoppeld worden door hier de gebruikersnaam in te voegen. De gebruikersnaam kan gevonden worden via het Menupad: Systeem beheer > gebruikers
Initieel wachtwoord Hier kan een initieel wachtwoord ingevuld worden. Hiermee kan dan ingelogd worden op de website indien ook de website van AllUnited wordt gebruikt. 
LET OP: Het is niet nodig om voor alle relaties hier een initieel wachtwoord in te geven. Dit is alleen nodig om te testen en om leden te ondersteunen die problemen hebben met het inloggen.

 

 au_acedemy_screeny_1.png

Blok familie

Als er een familie is samengesteld dan staat in dit veld het relatienummer van het familiehoofd of het familielid.

Voor het samenstellen van families wordt verwezen naar de transactie families samenstellen Zie: 2.3 - Families samenstellen.

Blok financieel

Veldnaam 

Omschrijving

 Betaalwijze Dit veld moet gevuld zijn als er gekozen is voor automatische incasso. Bij een andere keuze kan het veld leeg zijn.
 Betalingstermijn

Hier kan een keuze gemaakt worden in betaling in 1 of meerdere termijnen. De standaardkeuze kan bij de instellingen vastgelegd worden via het menupad: Relaties > instellingen > betaalwijze voor automatische incasso. Voor leden zonder automatische incasso wordt de betalingstermijn standaard vastgelegd via het menupad: Facturatie > instellingen > Betalingstermijn. In de meeste gevallen kan dan het veld leeg gelaten worden. Alleen de uitzonderingen worden vastgelegd.

 IBAN Hier komt het IBANnummer. Het IBAN nummer moet ingevuld worden zonder spaties. Wordt een bankrekening gewijzigd, dan is formeel ook een nieuwe machtiging nodig. In ieder geval moet het veld machtigingsdatum ook aangepast worden. Zie: 5 - FAQ
 BIC Bij Nederlandse bankrekeningen wordt het veld BIC automatisch gevuld. Bij buitenlandse bankrekeningen moet het veld BIC wel zelf gevuld worden.
Kenmerk machtiging Dit veld kan leeg gelaten worden. Als dit anders wordt ingevuld, moet zelf gezorgd worden dat dit veld een unieke waarde heeft. Blijft het leeg dan neem het systeem standaard het unieke relatienummer als kenmerk.
datum Dit is de datum waarop de machtiging voor de automatische incasso is afgegeven. Dit veld moet gevuld zijn, anders kan er geen incasso plaatsvinden. Indien het Iban nummer wordt gewijzigd, dan dient er ook altijd een nieuwe machtigingsdatum ingevuld te worden. De bank verlangt officieel bij een wijziging van het Ibannummer een nieuwe machtiging, dus zal de oude machtigingsdatum niet meer accepteren. 
BTW, KvK Optioneel te gebruiken
Burgerservicenummer, sociale dienst pas Deze velden zijn optioneel te gebruiken. Veel gemeentes kennen een pas voor minima, zodat ze toch kunnen sporten. Namen hiervoor zijn Ooievaarspas, Utrechtpas, Rotterdampas etc. De gemeente wil dan een overzicht van de leden die hiervan gebruik maken. Met behulp van deze velden kan dan een lijst samen worden gesteld.
Factuurverzamelaar In dit veld kan het relatienummer van een andere relatie gevuld worden. Deze ontvangt dan de factuur. Een voorbeeld is bijvoorbeeld dat de Gemeente of een andere organisatie de kosten van het lidmaatschap overneemt. De factuur gaat dan niet naar het lid, maar naar deze organisatie. De gegevens van deze organisatie worden dan in het systeem opgenomen als een relatie en het relatienummer wordt hier ingevuld.
E-mail factuurontvanger Hier kan een afwijkend emailadres ingevuld worden indien de factuur naar een ander emailadres moet dan de andere communicatie met het lid. Bijvoorbeeld de factuur moet naar de ouder, maar de nieuwsbrief moet wel naar het lid zelf. In dat geval wordt hier het emailadres van de ouder ingevuld.
IBAN(uitbetalingen) Hier kan een apart IBAN nummer opgegeven worden voor uitbetalingen aan de relatie. Bijvoorbeeld het lidmaatschap van de vereniging wordt door de ouder betaald, maar het lid zelf is trainer voor een jonger team en ontvangt daarvoor een vergoeding op zijn eigen bankrekening. Dan staat bij IBAN de bankrekening van de ouder en hier de bankrekening van het kind.

  

Blok diverse waarden

 

Dit gedeelte kan gebruikt worden indien er gegevens vastgelegd moeten worden, waarvoor standaard geen veld in het systeem aanwezig is. Bijvoorbeeld er is een veld nodig om het nummer van een deurpasje vast te leggen.

De omschrijving van het veld dus waarde 1 kan door AllUnited dan vertaald worden in pasnummer.

Dit is een vrij veld om opmerkingen in vast te leggen.

De relatie kent naast het hoofdscherm zoals hierboven beschreven de volgende tabbladen:

  • Activiteiten
  • Lessen
  • Contracten
  • Debiteuren
  • Crediteuren
  • Documentenbeheer
Ref: 116 / 2020-08-10

2.3 - Families samenstellen

Menupad: Relaties > families samenstellen.

Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond.

Kies hier voor het relatietype lid en druk op start.  Men krijgt dan een lijst van alle relaties met het relatietype lid, waarvan postcode en huisnummer gelijk zijn.

 

 

Door onder Fam.Vastl. het hokje aan te vinken en onderaan de lijst op bewaren te drukken, wordt de familie vastgelegd.

Het vastleggen van een familie heeft de volgende consequenties:

  • De relaties worden aan elkaar gekoppeld. Dit betekent het volgende:
    • In het selectiescherm wordt achter een relatie het relatienummer van het familiehoofd getoond indien deze aanwezig is.
    • In het relatiescherm wordt onder de kop familie de familieleden of het familiehoofd getoond. Het is mogelijk om hier door te klikken naar een familielid of naar het familiehoofd en weer terug.
  • Het adres kan alleen bij het familiehoofd gewijzigd worden.
  • Er wordt één factuur per familie aangemaakt.
  • Er kan maar op één bankrekening een incasso plaatsvinden van deze factuur.
  • Bij de rapportages kan ervoor gekozen worden om alleen het familiehoofd te kiezen om zo dubbele adressen te voorkomen.
  • Alleen als de familie is samengesteld kan er een familiekorting worden berekend.

Er moet GEEN familie worden vastgelegd als bij de leden van de familie de contributie van verschillende bankrekeningen moet worden geïncasseerd.

Een vastgelegde familie kan weer losgekoppeld worden, door bij de familieleden het relatienummer van het familiehoofd te vewrijderen.

Ref: 124 / 2020-08-10

2.4 - Relatie mutaties

Binnenkort beschikbaar.

2.5 - Inschrijfformulieren

Nadat via het Menupad: Relaties >Inschrijvingen

een selectie is gemaakt voor een bestaand inschrijfformulier of voor een nieuw inschrijfformulier is gekozen, wordt onderstaand scherm getoond.

Onderstaand worden de verschillende  onderdelen van het inschrijfformulier besproken.

Let op: Boven het eerste blok wordt aangegeven of een relatie al in de ledenadministratie voorkomt, of dat een relatie op hetzelfde adres voorkomt. In dat geval kan het inschrijfformulier aan het bestaande lid gekoppeld worden.

Is het inderdaad een bestaande relatie dan kan het relatienummer overgenomen worden uit de opmerking naar het veld relatienummer. De nieuwe inschrijving wordt dan gekoppeld aan de bestaande relatie. Zie bovenstaand voorbeeld. Zie ook:

Ook kan in bovenstaand scherm een aantekening worden gemaakt. De briefdatum geeft aan wanneer de laatste brief is verstuurd.

Indien een aanmelding bestemd is voor het nieuwe seizoen dan kan hier de datum van ingang gewijzigd worden. Deze kan dan op de begindatum (Let op: dit moet ingevuld worden in het het veld 'Datum', dus niet 'Statusdatum') van het nieuwe seizoen gezet worden. Het juiste seizoen moet dan ook hieronder juist gekozen worden bij het blok activiteit.

 

Het blok persoonlijke gegevens

In bovenstaand blok kunnen de gegevens van het lid ingevoerd worden.

Het veld relatienummer wordt alleen ingevuld als de relatie al bekend is in het systeem, dus als boven het vorige blok dit wordt aangegeven. Dit is belangrijk om dubbele relaties in het systeem te voorkomen.

In alle andere gevallen is er sprake van een nieuwe relatie die nog niet in het systeem voorkomt. Dan zal automatisch een nieuw relatienummer uitgegeven worden.

 

Het blok activiteit


In bovenstaand blok wordt aangegeven voor welke activiteit het nieuwe lid wordt ingeschreven en voor welk seizoen.

LET OP: AllUnited kiest het seizoen op basis van de datum van inschrijving. Is de inschrijving bedoeld voor het nieuwe seizoen, dan moet dat hier aangepast worden.

Van elke activiteit die aanwezig is in het systeem kan worden aangegeven of dit op het inschrijfformulier opgenomen moet worden.

 

Het blok vragen


In bovenstaand blok kunnen extra vragen Zie: 2.7 - Formuliervelden  ingevuld worden. Ook kunnen er opmerkingen ingevoerd worden. Het verschil tussen opmerkingen en aantekeningen is, dat de aantekeningen in het inschrijfformulier blijven. De opmerkingen worden meegenomen naar de relatie als op aannemen wordt gedrukt.

Het veld route kan gebruikt worden om aan te geven waarop men wacht. (Een route is een manier om de inschrijfformulieren in behandeling te nemen, zodat iemand anders er verder mee aan de slag kan.) Zie 

Bijvoorbeeld: een nieuw lid kan pas aangenomen worden als er een machtiging voor automatische incasso is, of wanneer er plek is in een team, of wanneer de foto aanwezig is. Pas als alles compleet is wordt op aannemen gedrukt.

Op dat moment worden de gegevens overgenomen naar de ledenadministratie. Vanaf dat moment kan de relatie mee in de interface naar de bond, indien er een interface beschikbaar is.  Het inschrijfformulier blijft beschikbaar als naslagwerk.

Veel verenigingen vragen namelijk ook naar vrijwilligerswerk. Deze gegevens kunnen niet allemaal overgenomen worden naar de ledenadministratie en kunnen dan via het aanwezige inschrijfformulier nog geraadpleegd worden.

Het proces van de inschrijving van een nieuw lid Zie: 2.1 - Proces van aannemen nieuw lid

Het inschrijven via de website Zie: 2.6 - Inschrijfformulier website

Ref: 128 / 2020-08-10

2.6 - Inschrijfformulier website

Via de website kan het inschrijfformulier worden ingevuld door nieuwe leden.

Hier een voorbeeldformulier. Het formulier is zelf aan te maken en aan te passen. 

Het blok met de gegevens van het lid is voor alle verenigingen gelijk. Hierin kan alleen aangegeven worden of een veld verplicht is of niet.

Het blok met de activiteit is per vereniging verschillend. Er kan aangegeven worden welke activiteiten er in het inschrijfformulier opgenomen moeten worden.

Het blok vragen kan ingevuld worden via het Menupad: Relaties > instellingen > Inschrijfform.templates (in het blok inschrijfformulieren). Hier kunnen formuliervelden toegevoegd worden om eigen vragen te stellen. Zie: 2.7 - Formuliervelden 

Inschrijfformulier op eigen Website plaatsen

Als geen gebruik gemaakt wordt van de website van AllUnited dan kan het inschrijfformulier met een link aan de eigen website gekoppeld worden.

Dit kan via deze link:

https://pr01.allunited.nl/club.php?section=CLUB&tmode=application1

In plaats van CLUB moet dan de naam van de club ingevuld worden. Deze naam is gelijk aan de clubnaam waarmee ingelogd wordt in AllUnited.


LET OP: Het is niet mogelijk om het seizoen te kiezen in het inschrijfformulier. Op basis van de datum van inschrijving wordt het dan geldige seizoen gekozen. Indien de aanmelding dus voor het nieuwe seizoen is, dan moet dit door de ledenadministratie aangepast worden bij het aannemen van de inschrijving.

 

Ref: 129 / 2020-08-10

2.7 - Formuliervelden

Formuliervelden kunnen gebruikt worden in:

  1. Website artikelen ()
  2. Inschrijfformulieren ()
  3. Lessen en/of Evenementen ()

Met formuliervelden kunnen eigen vragen aan een inschrijfformulier of een les toegevoegd worden.

Daarnaast kan met deze formuliervelden een eigen formulier in een artikel op de website worden gemaakt.

Belangrijk om te weten. Uitgebreide formulieren kosten veel tijd om te maken, daarom kunnen alle formulieren altijd gekopieerd worden.

  1. In een nieuw artikel kan een artikelnummer ingegeven worden waaruit het formulier wordt gekopieerd.
  2. Een inschrijfformulier kan gekopieerd worden naar een nieuw inschrijfformulier.
  3. Bij een les of evenement is er nog geen kopieermogelijkheid, maar je kan via een ticket vragen of de helpdesk dit voor je kan doen.

 

Hieronder wordt uitgelegd wat de verschillende opties in bovenstaand scherm betekenen.

Veldnaam 

Omschrijving

Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Veldtype

Veldtype wordt in onderstaande tabel uitgelegd.

Veld Dit is de naam van het veld. Bij een invoerveld wordt deze veldnaam in de database opgeslagen en kan deze veldnaam ook gebruikt worden in de inschrijfbrief. Bijvoorbeeld de veldnaam speelsterkte kan als volgt meegenomen worden in de bevestiging van de inschrijving [_speelsterkte]. Let op: het is heel belangrijk om voor dit veld geen hoofdletters, spaties en vreemde tekens te gebruiken!
Rij Hiermee wordt de volgorde in het formulier opgenomen. Tip laat altijd een aantal rijen vrij bij het opzetten van een formulier. Dus nummer bijv 10, 20 etc. Dan is het later altijd mogelijk om extra rijen toe te voegen.
Kolom Kolom geeft de kolom aan waar het veld in het formulier moet komen.
Je kunt dus bijvoorbeeld 1 rij hebben met 3 kolommen.
Colspan Als je een brede omschrijving hebt, dan schuiven ook alle invulvelden die in de kolom daarachter staan op. Door een brede omschrijving over 3 kolommen te verdelen, blijven de invulvelden in beeld.
Colspan is ook altijd nodig bij textarea, omdat dit een heel breed veld kan zijn.
Lengte Hiermee wordt aangegeven wat de lengte van een veld moet zijn.
Waarde Dit is de waarde van het veld en deze wordt getoond op het formulier. Is het veld type tekst, dan wordt de tekst getoond die hier staat. Is het een invoerveld, dan wordt een leeg veld getoond.
Verplicht
De invoervelden kunnen verplicht gezet worden. Dan kan een formulier pas verstuurd worden als alle verplichte velden zijn ingevuld.
Toevoegen aan inschrijving Op het relatiescherm van een relatie staan onderaan de diverse waarden. Het is mogelijk om de invoer van een veld op het inschrijfformulier over te namen naar de relatiekaart bij de diverse waarden of het veld IBAN-nummer. Daarnaast kan je checkboxvelden en of radio button velden koppelen aan een toe te voegen betalingstermijn, activiteit, les of functie. Deze optie is niet mogelijk bij CMS artikelen. Zie onderaan een aantal screenshots als voorbeeld.

N.B. Deze functionaliteit geldt alleen voor het algemene inschrijfformulier.

 

Hieronder worden de verschillende veldtypes besproken:

Veldtype

Uitleg

invoer

Hier wordt invoer verwacht bijvoorbeeld van welke vereniging iemand eerder lid is geweest. De waarde blijft leeg

selectielijst

Hiermee kun je een selectielijst samenstellen. Bijvoorbeeld de keuze man/vrouw. Bij veld wordt de omschrijving van het veld ingevoerd. Bij waarde de keuzes van de selectielijst. Deze worden gescheiden door een ; teken.

checkbox

Bij een checkbox wordt wel of geen vinkje gezet. Bijvoorbeeld het vinkje of iemand akkoord gaat met automatische incasso.

radioknoppen

Bij radioknoppen kun je maar 1 van de verschillende mogelijkheden aanklikken. Dit kan bijvoorbeeld een vraag zijn die je belangrijk, neutraal of onbelangrijk vindt. Als er 3 antwoorden zijn, dan moet bij elk antwoord het veld een gelijke veldnaam hebben.

Zie hieronder een concreet voorbeeld van radioknoppen.

textarea

Hiermee kun je een blok reserveren voor vrije tekst. Bijvoorbeeld opmerkingen.
Zet bij een textarea ook altijd de colspan op het maximaal aantal kolommen.

titel

Dit is de titel van het formulier en komt boven het formulier te staan op regel 1. Dit wordt meestal vetgedrukt overgenomen.

tekst

Hier kan een extra tekst in worden gegeven Bijvoorbeeld de vraag of extra informatie.

Lege regel

Hiermee wordt een lege regel tussen onderdelen van het formulier ingevoegd. De waarde blijft leeg. Dit kan een formulier overzichtelijker maken.

Nieuwe tabel

Hiermee is het mogelijk een nieuwe tabel binnen het formulier te plaatsen. Dit kan handig zijn als gebruik wordt gemaakt van een aantal kolommen en in een ander deel van het formulier een ander aantal kolommen wordt gebruikt.

Voorbeeld van formuliervelden voor radioknoppen.

 fireshot_capture_35_test2_dv01_https___dv01.allunited.nl_.png

 

Hieronder een concreet voorbeeld van een inschrijfformulier en het resultaat hiervan op de website.

fireshot_capture_34_test2_dv01_https___dv01.allunited.nl_.png

 

zo kan een formulier op de website eruit zien.

Ingevulde vragen overzetten naar een veld in de relatiekaart of koppelen aan een activiteit, les of functie

Je biedt bijv. de volgende lessen aan bij het inschrijfformulier (dit is wat je ziet aan de websitekant):

schermafbeelding_2019_08_08_om_14.03.03_1.png 

In de backoffice ziet een zo'n regel er als volgt uit:

 schermafbeelding_2019_08_08_om_14.03.40_1.png

De koppeling maak je door bij de kolom 'Toevoegen aan inschrijving' op de bijbehorende button 'Tonen' te klikken:

 schermafbeelding_2019_08_08_om_14.04.21_1.png

Klik hier voor de volledige handleiding 

 

Ref: 305 / 2020-08-10

3 - Rapportages

3.1 - Rapportages op het scherm overzicht

Via deze transactie wordt een overzicht getoond van alle rapportages die op het scherm kunnen worden getoond.

Menupad: Communicatie & Rapportages > Rapportages

en onderstaand scherm wordt getoond.  Zie het schema onder dit scherm voor uitleg.

Hieronder volgt een opsomming van deze rapportages:

 

Relaties
  • Lijsten met relaties
    Hiermee kan op basis van een uitgebreidselectiescherm een lijst gemaakt worden van de relaties Zie: 3.2 - Lijsten met relaties. De getoonde velden kunnen hier zelf samengesteld worden.
  • Overzicht per relatietype
    Hiermee wordt een standaard overzicht getoond per relatietype en dan onderverdeeld naar man, vrouw en relaties waarbij geen geslacht is aangevinkt.
  • Overzicht per leeftijdsgroep
    Hiermee wordt een standaard overzicht getood per leeftijdsgroep ook weer onderverdeeld naar geslacht.
  • Relatiemutatielijst
    Deze lijst geeft een standaard overzicht van alle mutaties vanaf een bepaalde datum. Dit zijn zowel aanmeldingen, opzeggingen als wijzigingen
Functies
  • Functielijst
    Deze lijst geeft een standaard overzicht van alle op dat moment geldige functies
Inschrijfformulieren
  • Lijsten met inschrijfformulieren
    Op basis van een selectiescherm kan een lijst gemaakt worden vanuit de inschrijfformulieren. Dit kan bijvoorbeeld op basis van de status nieuw, in behandeling etc. . De velden van de lijst kunnen zelf samengesteld worden.
  • Openstaande inschrijfformulieren
    Hiermee wordt een standaard lijst van de inschrijfformulieren getoond. Er kan een beperkte selectie toegepast worden.
Sponsoring
  • Contracten
    Hiermee wordt een standaard lijst getoond van de contracten
Activiteiten
  • Teamrapportages
    Dit zijn standaard rapportages over de teams. Er kan een lijst met adressen, met telefoonnummers en scheidsrechternummers getoond worden.
    Er kunnen ook eigen teamrapportages gemaakt worden. Daarvoor kan het volgende geraadpleegd worden:

    • Afdrukformulieren, bijvoorbeeld voor het samenstellen van een presentielijst
    • Email/SMS, om een email of een SMS naar één of meerdere teams te sturen
    • Exportbestanden, voor een download van teaminformatie Zie: 3.3 - Exportbestanden, email en formulieren
Lessen
  • Activiteiten en cursussen
    Hiermee kan een standaard overzicht gemaakt worden van de cursussen per per lid. . Er kunnen ook eigen teamrapportages gemaakt worden. Daarvoor kan het volgende geraadpleegd worden:
    • Afdrukformulieren, bijvoorbeeld voor het samenstellen van een presentielijst
    • Email/SMS, om een email of een SMS naar één of meerdere teams te sturen
    • Exportbestanden, voor een download van teaminformatie Zie: 3.3 - Exportbestanden, email en formulieren
Club specifieke rapporten
  • Club specifieke rapporten
    Wanneer een vereniging een heel speciaal rapport nodig heeft, dat niet via de standaard rapportages te maken is, dan kan AllUnited voor de vereniging een specifiek rapport maken. Zo'n rapport kan hier opgeroepen worden.
    Aan het maken van een club specifiek rapport kunnen kosten verbonden zijn.

 

 

Ref: 206 / 2020-08-10

3.2 - Lijsten met relaties

Via deze transactie kan men lijsten maken over de relaties. Deze lijsten worden op het scherm getoond. Het is mogelijk om zelf via de instellingen de kolomindeling te definiëren.

Menupad: Communicatie & Rapportages > Rapportages > lijsten met relaties   en onderstaand scherm wordt getoond. Daaronder wordt over elk blok uitleg gegeven. Aangezien het niet zinvol is om elke mogelijke selectie uit te leggen zal dit beperkt worden tot de belangrijkste toepassingen.

 

Het blok algemeen:

 

Hieronder volgt een opsomming van deze rapportages:

Peildatum De peildatum is een belangrijk gegeven. Standaard staat deze op de huidige datum. Indien een rapportage gemaakt moet worden over een vorige periode, dan moet de peildatum binnen die periode vallen. Dat geldt dus ook voor activiteiten, contracten, lessen. Alleen de op de peildatun geldige leden, activiteiten, contracten, lessen etc. worden getoond.
Peildatum leeftijd Indien de leeftijd in een rapport is opgenomen, kan met deze datum bepaald worden op welke datum de leeftijd getoond moet worden. Soms is het handig om te weten wat de leeftijd van de leden was per 1 januari van het jaar.
Rijtype

Meestal levert de eerste keuze Eén rij per relatie de juiste informatie op.
Eén rij per activiteit (bond niveau) geeft een lijst op basis van de informatie die staat op het activiteitenscherm van een relatie bij activiteiten. Er kunnen dan meerdere regels per relatie in het rapport komen.

Eén rij per activiteitenhistorie geeft een lijst op basis van de informatie die staat op het activiteienscherm van een relatie bij activiteitenhistorie. Er kunnen dan meerdere regels per relatie in het rapport komen.

Lijstopmaak  Hier wordt de lijstopmaak geselecteert, De lijstopmaak bepaalt welke velden in welke kolommen staan.
Sorteer  Hier kan gekozen worden op welke wijze de lijst gesorteerd moet worden.

 

Het blok relaties

In dit scherm kunnen op basis van de velden die ook op de relatiekaart voorkomen diverse selecties gemaakt worden.

Ook kan een selectie gemaakt worden op het ontbreken van informatie. Bijvoorbeeld in onderstaand voorbeeld.

Hier is in het eerste veld het = teken ingevuld en het veld daarachter is leeg gelaten. Als er dan op start wordt gedrukt worden alle relaties getoond waarbij het veld emailadres leeg is, dus relaties zonder emailadres.

 

Het blok activiteiten

 

In dit blok kan er op de gegevens worden gezocht die op het tabblad activiteiten van een relatie staan. Bijvoorbeeld is iemand wedstrijdatleet of recreant.

Bij tennis kan ook op speelsterkte worden gezocht.

 

Het blok lessen

In dit blok kunnen de relaties geselecteerd worden op basis van het lestype of de les etc.

 

Het blok functies

In dit blok kunnen de relaties gezocht worden die en bepaalde functie hebben.

 

Het blok contracten

Hier kunnen relaties gezocht worden met een sponsorcontract van een bepaald contracttype.

 

Het blok additionele informatie.

Bij additionele informatie kunnen de volgende keuzes worden gemaakt.

Leeftijdsgroep Als het veld leeftijdsgroep gekozen wordt, moeten ook de velden in het rapport opgenomen worden die die leeftijdsgroep aangeven.
Incl. oude relaties.

Dit veld moet worden aangevinkt indien in de selectie ook de relaties getoond moeten worden die niet meer geldig zijn. Dus bijvoorbeeld als alle oudleden in de rapportage meegenomen moeten worden

Familie groeperen Als de families zijn samengesteld in AllUnited dan wordt met het aanzetten van dit vinkje, alleen het familiehoofd in de rapportage meegenomen. Dus alle individuele relaties en de familiehoofden. Deze keuze kan handig zijn als er bijvoorbeeld een clubblad op papier moet worden verstuurd. Dan gaan er geen twee of meer clubbladen naar hetzelfde gezin.

Door op de knop start te drukken wordt een nieuw tabblad getoond waarin het rapport staat. Via de browser functie kan dit rapport geprint worden of als een PDF opgeslagen worden.

Ook is het vaak mogelijk om met de toets combinatie CTRL A = alles selecteren, CTRL C = Kopiëren en dan excel te openen en het rapport in excel te laden.

Voor het direct maken van een excel download op basis van dezelfde selecties wordt verwezen naar Zie: 3.4 - Etiketten/exportbestanden van relaties

 

Ref: 207 / 2020-08-10

3.3 - Exportbestanden, email en formulieren

Via het Menupad: Communicatie & Rapportages > exportbestanden  > Exportbestanden  op basis van groepen (teams en cursussen)  wordt onderstaand scherm getoond.

Hier is het mogelijk om een exportbestand van een les of een team te maken.

De peildatum is voor het maken van een exportbestand cruciaal. De peildatum moet namelijk liggen tussen de begin- en einddatum van een les, wil er een goede download gemaakt worden.

 

Ref: 229 / 2020-08-10

3.4 - Etiketten/exportbestanden van relaties

Dit is een zeer krachtige transactie die de mogelijkheid heeft om brieven aan te maken, om emails  te versturen en om bestanden te downloaden.

Menupad: Communicatie & Rapportages > Communicatie > Etiketten/Exportbestanden van relaties.

Er wordt een groot selectie scherm getoond. Kijk voor uitleg van dit scherm naar Zie: 3.2 - Lijsten met relaties.

De verschillen met de rapportages op het scherm zijn de volgende. Je kunt hier in plaats van een lijstopmaak een bestandsopmaak kiezen. Uitleg over het zelf samenstellen van rapportages staat hier. 

Onderaan het scherm worden hier verschillende mogelijkheden getoond.

 

Met de knop afdruk tonen kan een brief/smoelenboek etc. worden afgedrukt op basis van de selectie. Via de instellingen kan hiervoor een afdrukformulier worden gemaakt

Met de knop verstuur per e-mail kan een afdrukformulier gemaild worden. . Bij afdrukformulier moet dan wel het blok email gevuld worden.

Met de knop bestand kan een download worden gemaakt van de selectie.

Met de knop email kan een email verstuurd worden naar de geselecteerde relaties

Met de knop SMS kan een sms naar de geselecteerde relaties worden verstuurd. Hieraan zijn extra kosten verbonden.

Ref: 218 / 2020-08-10

4 - Afdrukformulieren

4.1 - Afbeelding

Afbeeldingen worden gebruikt in afdrukformulieren om bijvoorbeeld logo's te tonen. In deze transactie is er de mogelijkheid om om een afbeelding op te laden. De voorkeur gaat altijd uit naar een .jpg bestand omdat dit goed schaalbaar is. De grootte van de afbeelding kan dan in het afdrukformulier makkelijk aangepast worden. Hoe je dit in het afdrukformulier zet vind je in de volgende handleiding: https://pr01.allunited.nl/manual.php?manualcode=Woordenboek

Menupad: [Systeembeheer] > [Alle Instellingen] > [Afbeeldingen] 

Zorg ervoor dat er geen andere leestekens aanwezig zijn in de documentnaam dan hetgeen in bovenstaand voorbeeld aanwezig. De naam mag ook niet langer zijn dan het getoonde venster.
Via bestand kiezen of bladeren kan op uw eigen computer het logo opladen worden in AllUnited. Dit logo kan dan bij later bij het afdrukdocument gebruikt worden. De volledige naam van de afbeelding moet gebruikt worden in het formulier.

Ref: 26 / 2020-08-10

4.2 - Papiersoort

Papiertype worden in Afdrukformulier gebruikt om het formaat van het papier te bepalen. In deze transactie wordt omschreven hoe papiertypes kunnen worden aangemaakt. Voor facturen, aanmaningen en algemene brieven kan bijna altijd Papiertype A4 gebruikt worden.

Menupad: [Systeembeheer] > [Alle Instellingen] > [Afbeeldingen]

Het volgende scherm wordt getoond:

Per regel kunnen diverse papiertype vastgelegd worden. Voor normaal papier wordt in principe de breedte, lengte en marges vastgelegd. Voor etiketten moet extra informatie vastgelegd worden. Hieronder wordt extra informatie gegeven over etiketten.

In de volgende tabel een omschrijving van de velden:

Veld Omschrijving
Vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Papertype Naam/omschrijving van het papiertype. Deze naam zie je bij het instellen van Afdrukformulieren.
Voorbeeld:
- A4
- Acceptgiro
- Etiket (63,5 x 38 mm)
Meeteenheid Eenheid van de diverse maten
- mm – Millimeter
- In – Inch
Papierbreedte Breedte van papier (A4 – 210 mm)
Papierlengte Lengte van papier (A4 – 297 mm)
Boven marge Marge boven aan papier (bijvoorbeeld 15 mm)
Onder marge Marge onder aan papier (bijvoorbeeld 15 mm)
Linker marge Marge linkerkant van papier (bijvoorbeeld 15 mm)
Rechter marge Marge rechterkant van papier (bijvoorbeeld 15 mm)
Kolommen* Aantal etiketkolommen op papier
Rijen* Aantal etiketrijen op papier
Kolom ruimte* Ruimte tussen etiketkolommen
Rij ruimte* Ruimte tussen etiketrijen
Etiketmarge* Ruimte rondom het etikette waar de tekst binnen moet blijven. Hiermee wordt voorkomen dat de tekst niet de randen raakt.

* Hoeft alleen gevuld te worden voor etiketten

Ref: 27 / 2020-08-10

4.3 - Afdrukformulieren

Afdrukformulieren worden gebruikt om diverse objecten netjes af te drukken zodat deze verstuurd kunnen worden. Deze formulieren leveren uiteindelijk een PDF op. Deze PDF kan afgedrukt en meestal ook per mail verstuurd worden.  In deze sectie wordt omschreven hoe deze formulieren gemaakt en beheerd kunnen worden.

het kan nodig zijn om ook onderstaande instellingen te gebruiken voordat een afdrukformulier wordt gemaakt:

  • Eventueel een afbeelding of logo toevoegen Zie: 4.1 - Afbeelding
  • Papiertype indien een formulier bijvoorbeeld liggend in plaats van staand moet zijn Zie: 4.2 - Papiersoort

Daarnaast kunnen de volgende parameters gebruikt worden in de formulieren

Voor het beheren van afdrukformulieren ga naar:

Menupad: [Systeembeheer] > [Alle Instellingen] > [Afdrukformulieren] en klik op 'Selecteren' en daarna op wijzigen.

Het volgende selectie scherm wordt getoond:
Allunited heeft al standaard een aantal templates van afdrukformulieren in het systeem gezet. Mocht één van deze templates niet aanwezig zijn, maak dan een helpdeskticket aan.

Hier kunt u een bestaand afdrukformulier selecteren of, door op 'Nieuw' te klikken, een nieuw formulier aanmaken.

Als op nieuw geklikt wordt wordt onderstaand scherm getoond. Hier kan een keuze gemaakt worden voor het soort afdrukformulier door een formuliertype te kiezen. Als daarna op controle wordt gedrukt dan wordt de opbouw gekozen, die bij het formuliertype hoort. Door in de rechter benedenhoek te gaan staan daar waar de pijl naar de stippeltjes wijst, kan elk formulier groter gemaakt worden op het scherm en wordt het bij meer tekst overzichtelijker.

 

 

Elke formulierteype kent een andere opbouw. De volgende formuliertypes zijn aanwezig:

  1. Inschrijfbrief  Zie: 4.4 - Inschrijfbrief
  2. Factuur Zie: 4.5 - Factuur De factuuropmaak wordt aan het factuurtype gekoppeld.
  3. Aanmaanbrief De opmaak van de aanmaanbrief wordt gekoppeld aan de aanmaanniveaus
  4. Aanmaanbrief team
  5. Beoordeling per relatie
  6. Etiketten/algemene brieven Etiketten Algemene brieven
  7. Groepen (voor formulieren voor teams/lessen) Presentielijsten Bevestiging lessen/cursussen/evenementen

 

 

Ref: 28 / 2020-08-10

4.4 - Inschrijfbrief

Via het menupad: [Systeem beheer] > [Alle Instellingen] > [Afdrukformulieren]  
Kunnen we een afdrukformulier aanmaken. Waaronder het afdrukformulier voor de nieuwe inschrijvingen.

Selecteer formuliertype inschrijfbrief zoals hieronder aangegeven.

Onderstaand scherm wordt dan getoond:

Worden er bij deze keuze geen afdrukformulieren getoond, maak dan een helpdeskticket aan en vraag om een voorbeeld voor inschrijfbrieven. Wij zetten dan een voorbeeld in het systeem. Dat voorbeeld kan dan naar eigen behoefte verder aangepast worden. Bijvoorbeeld voor een bevestiging van een nieuwe inschrijving met machtiging voor incasso.

Afdrukformulieren voor inschrijfbrieven worden gebruikt voor:

  1. Inschrijving van nieuwe leden
  2. Inschrijving voor lessen via een inschrijfformulier (kan ook gelijk via de lessen)
  3. Inschrijving voor vrijwilligersfuncties
  4. Inschrijving voor sponsoren voor sponsorcontracten

Een inschrijfformulier bevat de volgende blokken:

  1. Koptekst
    Dit is de kop van het document, dat op elke pagina herhaald wordt. Hier staan bijvoorbeeld de adresgegevens, het logo van de vereniging
  2. Body1
    Hier komt de bevestiging van de inschrijving.
    Wordt ook bevestigd voor welke activiteit iemand zich heeft ingeschreven, dan komen aan het einde van deze tekst de koppen van de activiteiten in subbody1. Het gebruik van subbody1 is optioneel.
  3. Subody1
    Hier worden alle activiteiten waarvoor men zich heeft ingeschreven opgehaald.
  4. Body2
    Hier kan een extra tekst toegevoegd worden. Bijvoorbeeld een machtiging voor automatische incasso.
    Wordt ook bevestigd voor welke lessen iemand zich heeft ingeschreven, dan komen aan het einde van deze tekst de koppen voor de lessen in subbody2. Het gebruik van subbody2 is optioneel.
  5. Subbody2
    Hier worden lessen waarvoor een lid zich heeft ingeschreven opgehaald. .
  6. Body3
    Het is mogelijk een inschrijfformulier te maken, zodat sponsoren zich in kunnen schrijven voor een sponsorcontract.
    Dit is de tekst die komt boven de opsomming van de contracten in subbody3. Het gebruik van subbody3 is optioneel.
  7. Subbody3
    Hier worden alle contracten getoond waarvoor iemand zich heeft ingeschreven
  8. Body4
    Het is mogelijk om een inschrijfformulier te maken, waarbij vrijwilligers zich voor vrijwilligersfuncties aanmelden.
    Dit is de tekst die komt boven de opsomming van alle functies in subbody4. Het gebruik van subbody4 is optioneel.
  9. Subbody4
    Hier worden alle functies getoond waarvoor iemand zich heeft aangemeld.
  10. Body5
    Het is in sommige gevallen mogelijk dat er voor een les/evenement introducees inschrijven. Deze introducees worden dan in subbody5 opgesomd
    Dit is de tekst die komt boven de opsomming van alle introducees in subbody5. Het gebruik van subbody5 is optioneel.
  11. Subbody5
    Hier worden alle introducees opgehaald.
  12. Body6
    Hier wordt de afsluitende tekst van de bevestiging gezet.
  13. Voettekst
    Dit is een voettekst die op alle pagina's wordt getoond. Dit is optioneel
  14. E-mail
    Als de bevestiging van de inschrijving ook per mail moet worden verzonden, dan moeten de velden hier ook gevuld worden. Als deze velden niet zijn gevuld, wordt er geen mail verstuurd.

Aangezien het inschrijven van nieuwe leden het meeste voorkomt wordt in deze handleiding uitgegaan van het inschrijven van nieuwe leden. 

 

Bevestigingen voor inschrijvingen van nieuwe leden

 

KOP
In de kop staat het afdrukformulierID. Dit is een nummer dat door het systeem wordt uitegeven.

Bij afdrukformulier staat de omschrijving van het formulier

Formuliertype moet hier op groepen staan.

Met het papiertype kan ervoor gekozen worden of het formulier liggend of staand moet zijn.

KOPTEKST

Hier staat het logo en eventuele andere gegevens die op elke pagina herhaald moeten worden, zoals adresgegevens.

 

BODY1

Hier staat de aanhef van de bevestiging en de koppen voor subbody1 (activiteiten waarvoor is ingeschreven bijvoorbeeld hockey of tennis etc.)

SUBBODY1

Hier worden alle activiteien waarvoor een lid zich heeft aangemeld opgehaald. Als er sprake is van inschrijving voor een team kan dit ook getoond worden.

 

Body2 en subbody 2

Deze zijn voor het ophalen van de lessen waarvoor is ingeschreven via een inschrijfformulier. In subbody 2 kan dan de cursuscode en de omschrijving van de cursus opgehaald worden via onderstaande instructies.

[coursecode]<tab>[course]

 

Body3 en subbody 3

Hier worden alle contracten waarvoor sponsoren zich hebben ingeschreven opgehaald.

 

Body4 en subbody 4

Hier worden alle functies waarvoor vrijwilligers zich hebben ingeschreven opgehaald.

 

Body5 en subbody 5

Hier worden de extra relaties die bij de lessen zijn opgegegeven opgehaald.

 

Body6 en voettekst

Hier komt de afsluitende tekst en een voettekst die op elke pagina wordt herhaald.

In body 6 of in een andere body kan ook een machtiging voor automatische incasso worden opgenomen voor nieuwe leden.

 

E-mail

Om de bevestiging per mail te kunnen versturen moet ook het blok E-mail gevuld zijn. 

 

Een bevestiging voor een inschrijving kan er als volgt uit zien.

 

 

Klik hier voor de bijlage met een overzicht van alle beschikbare velden per blok.

 

Ref: 34 / 2020-08-10

4.5 - Factuur

 

Via het menupad: [Facturatie] > [Instellingen] > [Afdrukformulieren]  kan een nieuw  afdrukformulier gemaakt worden of een bestaand afdrukformulier worden aangepast.

 

Omdat AllUnited voor alle afdrukformulieren templates in het systeem heeft aangemaakt hoeven de verenigingen maar minimale aanpassingen te doen.  Vaak kan volstaan worden met het aanpassen van een aantal gegevens die voor elke vereniging anders zijn, zoals het logo, het adres, de namen van de secretaris of de penningmeester, de bankrekening etc. Bij de implementatie bespreken we wat er aangepast moet worden. Geel gemarkeerd wordt hieronder aangegeven wat minimaal aangepast moet worden.

 

Hier wordt het aanpassen van een factuur besproken. Uitgangspunt is de eenvoudige contributiefactuur. In het afdrukformulier regelen we de volgende zaken: 

  • De opmaak van de factuur. Hoe ziet een factuur eruit, wat staat waar en welk logo is gebruikt.
  • De velden van de factuur. Welke informatie willen we op de factuur tonen en hoe wordt dit omschreven. Bijvoorbeeld moet er wel of geen BTW op de factuur staan.

Als het afdrukformulier is aangemaakt kan deze gekoppeld worden via het menupad: Facturatie > instellingen > factuurtype (onder de kop facturen)

Via het menupad: Facturatie > instellingen > afdrukformulieren (onder de kop algemeen) kan een afdrukformulier aangepast worden.

Druk op selecteren en onderstaand scherm wordt getoond.

 

Selecteer het formuliertype factuur zoals hierboven en druk op wijzigen. Dan worden de afdrukformulieren voor de facturen die in het systeem aanwezig zijn getoond.

In het systeem zijn voor elk afdrukformulier een aantal templates aanwezig die door de vereniging aangepast kunnen worden.

Voor facturen zijn de volgende templates beschikbaar:

 Beschrijving van de templates

  1. Alle velden van een factuur.
    Hiermee is het mogelijk om te kijken welke velden allemaal beschikbaar zijn. Als deze factuurlayout wordt gekoppeld via het menupad: Facturatie > Instellingen > factuurtypen (onder de kop facturen) en er wordt een bestaande factuur afgedrukt dan worden alle mogelijke velden getoond die in de factuur gebruikt kunnen worden.
  2. Contributie factuur (eenvoudig)
    Dit is een simpele contributiefactuur zonder een bijlage voor een machtiging voor automatische incasso.
  3. Contributie factuur (uitgebreide versie)
    Bij deze layout zit een bijlage voor automatische incasso. Deze bijlage wordt meegestuurd bij relaties die nog geen automatische incasso hebben.
  4. Factuur met acceptgiro.
    Wordt amper nog gebruikt. Als een vereniging facturen gebruikt met een strook voor een acceptgiro. Dan kan deze factuurlayout worden gebruikt.
  5. Factuur overig met BTW.
    Indien een vereniging BTW plichtig is, dan kan deze factuurlayout als basis gebruikt worden. Bijvoorbeeld voor sponsorfacturen of manuele facturen met BTW.
  6. Factuur overig zonder BTW.
    Deze factuur layout kan gebruikt worden voor sponsorfacturen of manuele facturen zonder BTW
  7. Lessenfactuur
    Dit is een kopie van de contributiefactuur eenvoudig. Deze factuur kan dan gekoppeld worden aan het factuurtype voor de lessen, indien deze worden gebruikt.

 Mocht een vereniging een bepaalde template missen, dan kan deze altijd via een helpdeskticket aangevraagd worden.

Opbouw van de factuur:

  1. Koptekst
    Hier komt de factuurkop. Dus het logo, de adresgegevens, het factuurnummer, het relatienummer, de datum etc.
  2. Body1
    Hier komt de tekst van de factuur. Dus uitleg hoe er betaald moet worden of hoe er geincasseerd wordt.
  3. Subbody1
    Hier komen de factuurregels. Dit kunnen meerdere regels zijn. In elke regel staat wat er wordt gefactureerd. Bijv. de contributie, inschrijfgeld.
  4. Body2
    Hier staat standaard de telling van de factuurregels.
  5. Subbody2
    Indien gewenst kunnen hier de nog openstaande facturen meegenomen worden.
    LET OP: Dit is alleen zinvol indien er een actief debiteurenbeheer plaats vindt. Anders worden er facturen verstuurd met openstaande posten, die inmiddels al lang betaald zijn en roept dit onnodige vragen op. Geadviseerd wordt om hier niet direct mee te beginnen, maar in een later stadium toe te voegen als dit gewenst is.
  6. Body3
    Hier is ruimte voor extra tekst. Bijvoorbeeld voor de machtiging voor automatische incasso.
  7. Voettekst
    Hier staan standaard de gegevens van de vereniging.
  8. Email
    Dit is het blok voor de email als de facturen per mail worden verstuurd.

Hieronder worden alle onderdelen stuk voor stuk besproken. De parameters zoals <tab><tabset><font> die gebruikt kunnen worden zijn terug te vinden via

1. Koptekst

In de koptekst worden de gegevens opgenomen die voor de gehele factuur gelden. Deze gegevens worden op elke pagina herhaald, indien een factuur uit meerdere pagina's bestaat.

Zoals de instelling van het gebruikte lettertype <font arial>
De grote van het lettertype <fontsize 10>
Het regelen van de tabjes <tabset L120;R170>. Dit bepaalt dat bepaalde gegevens netjes onder elkaar worden geplaatst.
Het logo <image logoau.jpg;30>

Daaronder de adresgegevens met daarachter het relatienummer, het factuurnummer, de factuurdatum.
Het veld [descriptionhdr] haalt de factuurkop op, die wordt meegegeven bij  de massafacturatie in het veld "Factuurkop voor activiteiten".

Hier hoeft alleen het logo van de vereniging aangepast te worden. Opladen van het logo Zie: 4.1 - Afbeelding. Als het logo is opgeladen, dan wordt achter image de naam van het logo gezet. Dus bijvoorbeeld <image logoau.jpg;30>. Het getal achter de ; geeft aan op welke grootte het logo getoond moet worden. 

 

2. Body 1

Hier komt de tekst die boven de factuurregels staat. Alleen de geel gemarkeerde gegevens hoeven hier aangepast te worden.

Het gedeelte <if paymenttermcode;=;'N00'>één termijn<elseif paymenttermcode;=;'N02'>2 termijnen<else><endif> is alleen relevant als een factuur in meerdere keren betaald of geïncasseerd wordt. Wordt een factuur in één keer betaald of geïncassseerd, dan kan dit gedeelte verwijderd worden.

Subbody1

Hier worden de factuurregels opgehaald. Hier hoeft niets aangepast te worden.

 

Body2

Hier komt de totaaltelling van de factuurregels. Hier hoeft niets aangepast te worden.

 

Subbody2

Hier kunnen de openstaande facturen worden getoond. Geadviseerd wordt om dat niet te gebruiken als je net start met AllUnited. Kan in een later stadium worden toegevoegd. Het toevoegen van deze informatie vraagt om een heel goed debiteurenbeheer anders worden hier openstaande facturen getoond, die al lang zijn betaald. Hier hoeft niets aangepast te worden.

Subbody3

Hier kan een machtiging voor automatische incasso gekoppeld worden. Voor een eenvoudige factuur hoeft hier niets aangepast te worden.

E-mail

Indien facturen per mail verstuurd moeten worden dan moet ook het blok email ingevuld worden. Ontbreekt deze informatie, dan worden er geen facturen per mail verstuurd.

De geel gemarkeerde gegevens moeten juist gevuld worden.
Wordt een functie geselecteerd bij 'Informeer functie' dan zal deze een kopie per mail (met de factuur als bijlage) ontvangen, mits op de functie een bijbehorend functie-emailadres is ingevoerd.
Bij het versturen van diverse mails kan nog een template worden geselecteerd, mits deze is geactiveerd, echter bij het versturen van facturen kan dit niet.

 

 

 

Als alle informatie is aangepast dan kan een factuur er als volgt uit zien. 

 

 

 Klik hier voor de bijlage met alle velden die mogelijk zijn in de factuur.

 

 

Ref: 29 / 2020-08-10

5 - FAQ

Een familie kan weer ontkoppeld worden door bij het familielid onder de kop familie het relatienummer van het familiehoofd te verwijderen.

Ref: 125 / 2020-08-10

FAQ relaties waarom kan ik geen adres wijzigen

Als het adres grijs blijft en niet gewijzigd kan worden, dan kan dit twee oorzaken hebben.

  • Er is sprake van een samengestelde familie. Dan kan alleen bij het familiehoofd het adres gewijzigd worden. Dubbelklik onder de kop familie op het familiehoofd en wijzig daar het adres.
  • Er is sprake van een interface waarbij de relatiegegevens in sportlink worden onderhouden. (Bijv. bij voetbalverenigingen)In dat geval moet het adres in sportlink gewijzigd worden. Door een upload van de leden wordt de wijziging in AllUnited doorgevoerd.
Ref: 126 / 2020-08-10

FAQ activiteiten. Waarom kan ik een activiteit niet wijzigen

Als een activiteit is gefactureerd dan is het niet mogelijk om deze activiteit te wijzigen. AllUnited gaat ervan uit dat het omzetten van een activiteit ook vaak gevolgen heeft voor de facturatie.

Bijvoorbeeld.

  • Niet spelend lid wordt spelend lid
  • Recreant wordt wedstrijdatleet en moet dus de wedstrijdlicentie gaan betalen.
  • Rustend lid wordt actief lid

Om te voorkomen dat een wijziging niet gefactureerd wordt, moet dus eerst de factuur gestorneerd/gecrediteerd worden. Daarna kan de activiteit omgezet worden en kan er voor de nieuwe activiteit een factuur aangemaakt worden. Het verschil in het factuurbedrag moet dan door het lid worden bijbetaald of wordt aan het lid terugbetaald.

Stappen voor de oplossing:

  1. Ga naar het activiteitenscherm van de relatie. Zorg dat wijzigen aan staat.
  2. Klik op het factuurnummer achter de activiteit die omgezet moet worden.
  3. Klik op de knop storneren (is de knop niet aanwezig dan moet nog op wijzigen worden gedrukt)
  4. Nu kan de activiteit aangepast worden.
  5. Indien van toepassing kan de interface opgestart worden en kan de wijziging doorgegeven worden aan de bond.
  6. Via het menupad: Facturen > massa factureren stap 1 kan een nieuwe factuur worden aangemaakt voor de nieuwe activiteit.

Tip 1.

In de lijst niet geboekte facturen is het altijd mogelijk een aanpassing te doen op de prijs, indien deze anders is. Bijvoorbeeld als gedurende het seizoen een omzetting plaats vindt en het lid niet voor het hele seizoen de duurdere of goedkopere contributie hoeft te krijgen.

Tip 2

Door het storneren van de factuur komt een eventuele reeds gedane betaling ook weer open te staan. Bij het aanmaken van de factuur moet dus geen rekening gehouden worden met het reeds betaalde bedrag.

 

 

Ref: 127 / 2020-08-10

FAQ Waarom wordt een gescande inkoopfactuur ook bij debiteuren getoond.

Een ingescande inkoopfactuur is ook zichtbaar op het tabblad debiteuren.

Menupad : Relaties > Relaties beheren > Selecteer relatie > tabblad crediteurenkaart > knop documentenbeheer 

Als via dit menupad een document is opgeladen dan is dit document ook zichtbaar op het tabblad debiteuren.

Dit komt omdat er één bestandstype is voor zowel de crediteuren als de debiteuren. Hierin is geen scheiding aan te brengen.

Voor contracten en voor relaties is wel een apart bestandstype. Dus een sponsorcontract, dat bij het tabblad contracten is opgeladen, wordt niet getoond op het relatiescherm of in het tabblad crediteuren en debiteuren.

Ref: 235 / 2020-08-10

FAQ Foto , adres, telefoon of emailadres niet tonen op de website

Als een deel van de gegevens van een lid niet op de website mag worden getoond. Dan kan dit aangegeven worden bij de persoonlijke gegevens van het lid.

Menupad: Relaties > Relaties beheren> Relatie Selecteren >blok persoonlijke gegevens.

Daar staat onderstaande informatie. Door één of meerdere velden aan te vinken komen deze gegevens niet op de website.

Ref: 243 / 2020-08-10

FAQ Wijzigen pasfoto lukt niet bij de relatie

De procedure is dat er geen vinkje wordt gezet bij de foto die er al in staat om deze te verwijderen,  maar dat er direct een nieuwe foto opladen wordt.

Deze overschrijft dan de foto die er al in staat en dan wordt het nummer in de database ook direct opgehoogd, zodat het duidelijk is, dat het om een nieuwe foto gaat.

Als de foto eerst verwijderd wordt dan werkt het niet goed.

Ref: 246 / 2020-08-10

FAQ Waarom is een lid geblokkeerd

De relatie is geblokkeerd omdat er berichten in behandeling zijn met de bonden. Nieuwe leden, wijzigingen van bestaande leden en opzeggingen worden op dat moment doorgegeven naar de bond.

Via het menupad: Relaties > Interface bond bij berichten selecteren kan gekeken worden welke berichten nog in behandeling zijn.

In de tijd dat de berichten de status aangemaakt of verzonden hebben, is de relatie geblokkeerd. Staat het bericht in de interface op de status verwerkt, dan is het lid weer vrijgegeven.

 

Deze melding komt met name voor bij tennisverenigingen.

Omdat de KNLTB geen online realtime interface beschikbaar stelt, zijn leden dus langer geblokkeerd.

In de tijd tussen het aanmaken van het bestand en het weer inlezen van het verwerkingsverslag is een relatie geblokkeerd.

 

 

Ref: 247 / 2020-08-10

FAQ incasso wordt geweigerd

Indien een incasso wordt geweigerd dan kan dit een aantal oorzaken hebben.

Het saldo kan ontoereikend zijn, het IBAN nummer kan geblokkeerd zijn voor incasso etc. Het kan ook zijn dat het IBAN nummer gewijzigd is en dat verzuimd is om een nieuwe machtigingsdatum in te geven. Bij het wijzigen van het IBAN nummer is formeel ook een nieuwe machtiging nodig, vandaar dat de machtigingsdatum ook aangepast moeten worden. Dus wordt het IBAN nummer gewijzigd, dan moet ook de machtigingsdatum aangepast worden naar de datum waarop het IBAN nummer is gewijzigd.

 

 

 

 

 

Ref: 342 / 2020-08-10

5.1 - Relaties

Een familie kan weer ontkoppeld worden door bij het familielid onder de kop familie het relatienummer van het familiehoofd te verwijderen.

Ref: 125 / 2020-08-10

FAQ relaties waarom kan ik geen adres wijzigen

Als het adres grijs blijft en niet gewijzigd kan worden, dan kan dit twee oorzaken hebben.

  • Er is sprake van een samengestelde familie. Dan kan alleen bij het familiehoofd het adres gewijzigd worden. Dubbelklik onder de kop familie op het familiehoofd en wijzig daar het adres.
  • Er is sprake van een interface waarbij de relatiegegevens in sportlink worden onderhouden. (Bijv. bij voetbalverenigingen)In dat geval moet het adres in sportlink gewijzigd worden. Door een upload van de leden wordt de wijziging in AllUnited doorgevoerd.
Ref: 126 / 2020-08-10

FAQ activiteiten. Waarom kan ik een activiteit niet wijzigen

Als een activiteit is gefactureerd dan is het niet mogelijk om deze activiteit te wijzigen. AllUnited gaat ervan uit dat het omzetten van een activiteit ook vaak gevolgen heeft voor de facturatie.

Bijvoorbeeld.

  • Niet spelend lid wordt spelend lid
  • Recreant wordt wedstrijdatleet en moet dus de wedstrijdlicentie gaan betalen.
  • Rustend lid wordt actief lid

Om te voorkomen dat een wijziging niet gefactureerd wordt, moet dus eerst de factuur gestorneerd/gecrediteerd worden. Daarna kan de activiteit omgezet worden en kan er voor de nieuwe activiteit een factuur aangemaakt worden. Het verschil in het factuurbedrag moet dan door het lid worden bijbetaald of wordt aan het lid terugbetaald.

Stappen voor de oplossing:

  1. Ga naar het activiteitenscherm van de relatie. Zorg dat wijzigen aan staat.
  2. Klik op het factuurnummer achter de activiteit die omgezet moet worden.
  3. Klik op de knop storneren (is de knop niet aanwezig dan moet nog op wijzigen worden gedrukt)
  4. Nu kan de activiteit aangepast worden.
  5. Indien van toepassing kan de interface opgestart worden en kan de wijziging doorgegeven worden aan de bond.
  6. Via het menupad: Facturen > massa factureren stap 1 kan een nieuwe factuur worden aangemaakt voor de nieuwe activiteit.

Tip 1.

In de lijst niet geboekte facturen is het altijd mogelijk een aanpassing te doen op de prijs, indien deze anders is. Bijvoorbeeld als gedurende het seizoen een omzetting plaats vindt en het lid niet voor het hele seizoen de duurdere of goedkopere contributie hoeft te krijgen.

Tip 2

Door het storneren van de factuur komt een eventuele reeds gedane betaling ook weer open te staan. Bij het aanmaken van de factuur moet dus geen rekening gehouden worden met het reeds betaalde bedrag.

 

 

Ref: 127 / 2020-08-10

FAQ Waarom kan ik een nieuw lid niet aannemen

Menupad: relaties > Inschrijvingen

Het systeem geeft aan dat er een relatie is gevonden op hetzelfde adres, maar als ik dit relatienummer in geef in het inschrijfformulier geeft het systeem een foutmelding.

Oplossing: De gegevens van het bestaande lid en de nieuwe inschrijving bevatten nog te veel verschillen. Probeer bijvoorbeeld de geboortedatum of het adres alvast over te nemen naar de relatie en probeer daarna de nieuwe inschrijving opnieuw aan te nemen.

Deze beperking is ingebouwd om te voorkomen dat relaties die niet overeenkomen toch gekoppeld worden.

 

 

Ref: 155 / 2020-08-10

FAQ Waarom wordt een gescande inkoopfactuur ook bij debiteuren getoond.

Een ingescande inkoopfactuur is ook zichtbaar op het tabblad debiteuren.

Menupad : Relaties > Relaties beheren > Selecteer relatie > tabblad crediteurenkaart > knop documentenbeheer 

Als via dit menupad een document is opgeladen dan is dit document ook zichtbaar op het tabblad debiteuren.

Dit komt omdat er één bestandstype is voor zowel de crediteuren als de debiteuren. Hierin is geen scheiding aan te brengen.

Voor contracten en voor relaties is wel een apart bestandstype. Dus een sponsorcontract, dat bij het tabblad contracten is opgeladen, wordt niet getoond op het relatiescherm of in het tabblad crediteuren en debiteuren.

Ref: 235 / 2020-08-10

FAQ Foto , adres, telefoon of emailadres niet tonen op de website

Als een deel van de gegevens van een lid niet op de website mag worden getoond. Dan kan dit aangegeven worden bij de persoonlijke gegevens van het lid.

Menupad: Relaties > Relaties beheren> Relatie Selecteren >blok persoonlijke gegevens.

Daar staat onderstaande informatie. Door één of meerdere velden aan te vinken komen deze gegevens niet op de website.

Ref: 243 / 2020-08-10

FAQ Wijzigen pasfoto lukt niet bij de relatie

De procedure is dat er geen vinkje wordt gezet bij de foto die er al in staat om deze te verwijderen,  maar dat er direct een nieuwe foto opladen wordt.

Deze overschrijft dan de foto die er al in staat en dan wordt het nummer in de database ook direct opgehoogd, zodat het duidelijk is, dat het om een nieuwe foto gaat.

Als de foto eerst verwijderd wordt dan werkt het niet goed.

Ref: 246 / 2020-08-10

FAQ Waarom is een lid geblokkeerd

De relatie is geblokkeerd omdat er berichten in behandeling zijn met de bonden. Nieuwe leden, wijzigingen van bestaande leden en opzeggingen worden op dat moment doorgegeven naar de bond.

Via het menupad: Relaties > Interface bond bij berichten selecteren kan gekeken worden welke berichten nog in behandeling zijn.

In de tijd dat de berichten de status aangemaakt of verzonden hebben, is de relatie geblokkeerd. Staat het bericht in de interface op de status verwerkt, dan is het lid weer vrijgegeven.

 

Deze melding komt met name voor bij tennisverenigingen.

Omdat de KNLTB geen online realtime interface beschikbaar stelt, zijn leden dus langer geblokkeerd.

In de tijd tussen het aanmaken van het bestand en het weer inlezen van het verwerkingsverslag is een relatie geblokkeerd.

 

 

Ref: 247 / 2020-08-10

FAQ incasso wordt geweigerd

Indien een incasso wordt geweigerd dan kan dit een aantal oorzaken hebben.

Het saldo kan ontoereikend zijn, het IBAN nummer kan geblokkeerd zijn voor incasso etc. Het kan ook zijn dat het IBAN nummer gewijzigd is en dat verzuimd is om een nieuwe machtigingsdatum in te geven. Bij het wijzigen van het IBAN nummer is formeel ook een nieuwe machtiging nodig, vandaar dat de machtigingsdatum ook aangepast moeten worden. Dus wordt het IBAN nummer gewijzigd, dan moet ook de machtigingsdatum aangepast worden naar de datum waarop het IBAN nummer is gewijzigd.

 

 

 

 

 

Ref: 342 / 2020-08-10

5.2 - Algemeen

Clubcasting is het tonen van clubinformatie op een eigen beeldscherm in het clubhuis. Hiervoor moet het
beeldscherm een verbinding met internet hebben waarmee speciale gegevens vanuit AllUnited opgehaald
kunnen worden voor de Clubcasting.

Voor het tonen van de clubcasting moeten een aantal dingen ingericht worden:

1. Instellen van de browser

2. Instellen van de clubcasting

3. Aanmaken van pagina's die voor de clubcasting worden gebruikt, zoals de sponsorlogo's.

Clubcasting als startpagina op de browser instellen
Via de instellingen voor de clubcasting, navigeer dan naar de volgende link:
demo.allunited.nl/index.php?cc1=Clubcasting

Via de instellingen van de clubcasting kunnen jullie onderaan bij "Link voor scherm" gebruiken.
Open de browser en zet in de URL het internetadres van de organisatie.
Dus bijvoorbeeld voor de demo omgeving van AllUnited is dat
demo.allunited.nl/index.php?cc1=Clubcasting

of in de meeste situaties
https://www.clubnaam.nl/index.php?cc1=Clubcasting waarbij clubnaam wordt vervangen door de eigen naam van de organisatie.
 
Stel daarna bij de instellingen deze URL als startpagina in.
 
Clubcasting volledig scherm laten vullen
Druk de F11 toets en het hele scherm zal gevuld worden met het clubcasting scherm. 

 

Ref: 245 / 2020-08-10

FAQ helpdesktickets

Bijlages bij een helpdeskticket

Als een bijlage bij een helpdeskticket wordt toegevoegd dan moet er gelijk op versturen worden gedrukt, anders komt de bijlage niet bij AllUnited terecht.

 

Ticket wordt niet gevonden.

Standaard worden alleen de recente helpdesk tickets getoond.

Als bij status de status gesloten wordt gekozen, dan worden ook de oude helpdesktickets getoond.

 

Ticket kan niet heropend worden.

Als de knop heropenen niet verschijnt, dan staat het systeem in de weergave modus. Door op wijzigen te drukken verschijnt de knop heropenen.

 

Aanvulling

Het is mogelijk om met de knop aanvulling een aanvulling op een ticket te geven dat reeds verstuurd is naar AllUnited.

Ref: 112 / 2020-08-10

5.3 - Rapportages

Via het menupad: Communicatie & Rapportages > Rapportages > lijsten met relaties kun je op basis van de activiteit of categorie een selectie maken.

of

Via het menupad: Communicatie & Rapportages > Communicatie  > etiketten/exportbestanden van relaties kun je op basis van de activiteit of categorie een selectie maken om te mailen of te downloaden.

Als het niet lukt om de juiste output te krijgen dan is waarschijnlijk de peildatum die bovenaan in het scherm wordt getoond niet goed.

Ga na of het seizoen voor deze activiteiten nog geldig is.

Bijvoorbeeld. Het is begin van het nieuwe seizoen bijv. 6 januari zoals in onderstaand voorbeeld. Voor het nieuwe seizoen zijn nog geen activiteiten gekopieerd van het vorige seizoen. Op dat moment zal een selectie met peildatum op 6 januari en en een verdere selectie op de activiteit geen relaties geven die aan de criteria voldoen.

Zet dan de peildatum om 31-12 om wel een selectie te krijgen.

 

Als een rapportages met oude relaties wordt opgeroepen, vergeet dan niet het vinkje incl. oude relaties onderaan aan te vinken.

 

Ref: 291 / 2020-08-10