Gebruikers aanmaken en beheren

Ga naar Menupad: Systeem beheer > Gebruikers.

Onderstaand scherm wordt dan getoond.  

 

Hier zijn de volgende opties mogelijk:

1. Een nieuwe gebruiker aanmaken
   Gebruikers kunnen op twee manieren worden aangemaakt.
   
   1. Via de knop "+ Gebruiker",
      Hiermee wordt een volledig nieuwe gebruiker aangemaakt, zonder vooraf ingevulde waardes.
   2. Via een kopie van een bestaande gebruiker. 
      Op deze manier kun eenvoudig de instellingen van een bestaande gebruiker kopiëren voor een nieuwe gebruiker.
2. Een bestaande gebruiker aanpassen.

Een bestaande gebruiker kopiëren naar een nieuwe gebruiker.

Klik in het selectie scherm op de knop Wijzigen. Je ziet dan een lijst met alle beschikbare gebruikers.
Klik op de gewenste gebruiker.

Klik dan bovenin op "Gebruiker" om een kopie te maken. Er wordt dan een nieuw scherm geopend met daarin een kopie van de gebruikersinstellingen.

 

In de kopie kun je nu de gewenste gegevens invullen.

Gebruiker instellingen
Hieronder zullen we per blok de beschikbare velden bespreken.
Let bij een kopieerde gebruiker vooral de instellingen voor het blok Wachtwoord.

Het blok Gebruiker

In dit blok zijn de volgende velden beschikbaar:

Veld	Omschrijving
Gebruikersnaam	De gekozen unieke gebruikersnaam waar de gebruiker mee in kan loggen. TIP:  Gebruik altijd de gebruiker naam en niet een functie titel Dit om te zorgen dat duidelijk blijft welke gebruiker een bepaalde actie of instelling heeft uitgevoerd binnen het systeem. Wanneer er bijvoorbeeld toch voor een functie is gekozen, bijvoorbeeld voor een gedeeld Penningmeester gebruikersaccount, dan kun je nooit terug zien welke penningmeester precies een bepaalde handeling in AllUnited heeft uitgevoerd. En dan kun je dit dus ook nooit direct bij de betreffende persoon navragen. De meeste handelingen worden namelijk gelogd binnen het AllUnited voor gebruikers.
Geblokkeerd	Wanneer dit veld staat aangevinkt, dan kan de gebruiker niet meer inloggen. Let op! Deze optie kan alleen aangevinkt worden door een gebruiker met het profiel "System Administrator". Dit wordt nooit aangevinkt bij te veel foute login pogingen.
Foute logins	Hier is te zien hoeveel foute inlogpogingen een gebruiker heeft gedaan. Staat het aantal op 5? Dan is de gebruiker door het systeem geblokkeerd en deze niet meer inloggen. Het wachtwoord moet dan door de System Administrator (SYSTADM) gebruiker gereset worden om weer toegang te krijgen.

Gebruiker geblokkeerd

Als een gebruiker aangeeft niet in te kunnen loggen, dan is dit belangrijke informatie. Vaak zijn zij dan geblokkeerd.
Dit kan twee redenen hebben:

1. De gebruiker heeft 5 foutieve inlogpogingen gedaan
   
   In het veld voor "Foute logins" kun je zien hoeveel foute inlogpogingen een gebruiker heeft gedaan.
   Wanneer een gebruiker 5 foutieve inlogpogingen heeft gedaan, dan worden ze automatisch geblokkeerd binnen het systeem.
   
   Let op! Hierbij zal dus niet het vinkje bij "Geblokkeerd" aangevinkt staan.
   Deze kan alleen door een systeem administrator worden ingesteld.
   
   
2. De gebruiker is geblokkeerd door een systeem administrator/vereniging
   Wanneer het vinkje voor "Geblokkeerd" is aangevinkt, dan geeft dit aan dat de gebruiker bewust is geblokkeerd.
   Dit is altijd gedaan door een gebruiker met het profiel "System Administrator".
   
   Ga in dit geval altijd even na wie dit heeft aangezet en waarom, voordat je dit zomaar weer uitzet.

Een gebruiker deblokkeren, kan alleen door gebruikers met het profiel "System Administrator" (vaak onder de naam SYSTADM) uitgevoerd worden.
De procedure voor deblokkeren is als volgt:

1. Ga naar het wachtwoord blok zoals in de afbeelding hieronder is weergegeven.
2. Vul bij "Jouw eigen wachtwoord" je eigen gebruiker wachtwoord in, dus die van systeem administrator (SYSTADM).
3. Vul bij "Initieel wachtwoord" een tijdelijk wachtwoord in voor de gebruiker.
   Dit wachtwoord kun je zelf kiezen, meestal wordt er iets makkelijks gekozen als "Welkom".
4. Dit wachtwoord geef je door aan de gebruiker.
   De gebruiker logt dan opnieuw in met dit wachtwoord en krijgt direct hierna het verzoek om een eigen wachtwoord aan te maken.

Het blok Gebruikersinformatie

In dit blok zijn de volgende velden beschikbaar:

Veld	Omschrijving
Naam	Dit is de volledige naam van de gebruiker.
Afkorting	Dit is de afkorting code van de gebruiker.  Deze afkorting wordt bijvoorbeeld gebruikt als er concept facturen zijn aangemaakt. Deze concept facturen krijgen dan een tijdelijk factuurnummer bestaande uit de afkorting van de gebruiker en de datum waarop de concept factuur is aangemaakt.
Email	Het emailadres van de gebruiker. Het is zeer belangrijk dat dit goed is ingevuld. Als een gebruiker zijn wachtwoord kwijt is, kan een nieuw wachtwoord aangevraagd worden. Deze wordt dan naar dit emailadres gestuurd.
Telefoon	Hier kan het telefoonnummer ingevuld worden van de gebruiker. Dit telefoonnummer wordt ook automatisch meegenomen, indien er helpdesktickets worden aangemaakt. Op deze manier hoeft niet steeds het telefoonnummer opnieuw ingevoerd te worden bij elk nieuw helpdeskticket.
Taal	Hier is meestal enkel de optie Nederlands mogelijk. Is ook de geadviseerde instelling.
Slimme dec. punt	Indien je veel gebruik maakt van het nummerblok op het toetsenbord dan is het handig om dit veld aan te vinken. Bij het invoeren van een punt bij een bedrag, wordt deze automatisch omgezet in een komma waar nodig.
Blokkeer gebruikers nieuwsbrief	Door dit aan te vinken wordt een gebruiker niet vanuit AllUnited geïnformeerd. De gebruiker ontvangt dan dus geen updates over functionaliteiten of andere AllUnited berichten.
Open actief menu	Door dit aan te vinken blijft het actieve menu-onderdeel (daar waar je aan het werk bent) opengeklapt staan. Het menu klapt pas weer in als je een andere module aanklikt in het menu.

Het blok Wachtwoord

Deze velden zijn voornamelijk bedoeld voor de gebruiker met System Administrator (SYSADM) rechten.
Deze gebruiker(s) is namelijk bevoegd om wachtwoorden van andere gebruikers aan te mogen passen.

De volgende velden kunnen hier gevuld worden.

Veld	Omschrijving
Jouw eigen wachtwoord	Je eigen wachtwoord als System Administrator (SYSADM)
Initieel wachtwoord	Het nieuwe zelf gekozen wachtwoord voor de gebruiker. Dit wordt doorgegeven aan de nieuwe gebruiker om de eerste keer mee te kunnen inloggen. Of wordt doorgegeven als nieuw tijdelijk wachtwoord wanneer een gebruiker is geblokkeerd.

De gebruiker kan ook altijd zelf op wachtwoord vergeten drukken, dan krijgt de gebruiker een nieuw wachtwoord via de mail toegestuurd, dan hoeft er verder in de backoffice niets aangepast te worden.

Het blok Gebruikersprofiel

Hier kun je kiezen voor een standaard profiel, bijvoorbeeld Penningmeester of Ledenadministratie.
Bij "Standaard profiel voor functie" kun je uit de lijst het gewenste profiel aanklikken.
Hierna worden de bijbehorende gebruikersprofielen regels toegevoegd en getoond in een lijst eronder.

Zolang bij het veld "Standaard profiel voor functie" een functie is gekozen, kunnen er handmatig geen gebruikersprofielen verwijderd of toegevoegd worden.
Mocht dit wel gewenst zijn, klik dan op de lege regel helemaal bovenaan de lijst bij "Standaard profiel voor functie".
De gebruikersprofielen die zijn toegevoegd vanuit het standaard profiel blijven dan staan, maar het is dan wél mogelijk om zelf gebruikersprofielen toe te voegen of te verwijderen.

De volgende velden kunnen hier gevuld worden.

Veld	Omschrijving
	Vink de checkbox bij een regel aan om deze te verwijderen wanneer het scherm opgeslagen wordt. Let op! Gebruik hiervoor niet de knop Verwijderen, deze verwijdert het gehele profiel.
Profielcode	Hier worden de rechten profielen gekozen die de gebruiker nodig heeft.  Voor een overzicht van de te kiezen profielen: Klik hier Met de knop voeg toe kunnen nieuwe profielen worden toegevoegd. Vul bij het cijfer de gewenste aantal nieuwe regels in.

Het blok Voorstelwaarden

Dit blok wordt bijna altijd leeg gelaten.

Hieronder een voorbeeld als in het bankboek i.p.v. facturen de voorstelwaarde grootboekrekening moet worden getoond.

Het blok Budgetgroepen

De volgende velden kunnen hier gevuld worden.

Veld	Omschrijving
	Vink de checkbox bij een regel aan om deze te verwijderen wanneer het scherm opgeslagen wordt. Let op! Gebruik hiervoor niet de knop Verwijderen, deze verwijdert het gehele profiel.
Budgetgroep	Hiermee kan autorisatie worden gegeven aan een beperkt aantal grootboekrekening. Bijvoorbeeld voor een evenementen commissie, die wil kunnen bekijken of een evenement verlies of winst oplevert. Zie: Instellingen boekhouding budgetgroepen

Knoppen

Er zijn enkele knoppen beschikbaar onderaan het scherm.
Hieronder vind je de functie van iedere knop.

Knop	Omschrijving
Controle	Met deze knop kun je controleren of alle waardes geldig zijn ingevuld. Let op! Hiermee sla je de wijzigingen dus nog niet op.
Bewaren/Bewaren en terug	Met deze knoppen sla je de gemaakte wijzigingen op. "Bewaren" betekend dat je het scherm wilt opslaan maar het scherm niet wilt verlaten. "Bewaren en terug" betekend dat je het scherm wilt opslaan en terug wilt naar het Gebruiker selectie scherm.
Verwijderen	Klik op deze knop als je de gebruiker volledig wilt verwijderen. Let op! Deze actie kan niet meer teruggedraaid worden. Als een gebruiker is verwijderd zal deze handmatig weer aangemaakt en ingesteld moeten worden indien dit gewenst is.