Presentie
Afdrukdatum: 10-08-2020

Inhoud

1 - Vormen vastleggen presentie

Binnen AllUnited kan je de presentie op drie manieren vastleggen:

  1. Op papier (Zie: 1.1.1 - Papieren presentie)
  2. Digitaal (Zie: 1.2.1 - Digitale presentie)
  3. Via een scanapparaat (schiet een ticket in voor meer informatie)

N.B.  Deze handleiding is verdeeld uit losse artikelen, die ook los te vinden zullen zijn via de 'Klik voor hulp button'. Om deze reden is onder elk 'artikel' ook nog een verwijzing naar de link van de volledige handleiding gezet. Zit je al in de volledig handleiding dan kan je deze verwijzingen zoals je hieronder ziet negeren.

Klik hier voor de volledige handleiding

Ref: 561 / 2020-08-10

1.1 - Presentie op papier vastleggen

1.1.1 - Papieren presentie

Een trainer/begeleider kan de presentie van de deelnemers via AllUnited op papier vastleggen. Dit kan door middel van een format die via een afdrukformulier opgezet is. Als deze gemaakt is kan deze verzonden worden naar de begeleiders van een cursus/les/evenement of een team/groep.

Klik hier voor de volledige presentie handleiding

Ref: 1186 / 2020-08-10

1.1.2 - Afdrukformulier voor presentielijst

Via het menupad: [Systeem beheer] > [Alle Instellingen] > [Afdrukformulieren]

Selecteer formuliertype groepen zoals hieronder aangegeven.

Onderstaand scherm wordt dan getoond:

Worden er bij deze keuze geen afdrukformulieren getoond, maak dan een helpdeskticket aan en vraag om een voorbeeld voor presentielijsten en/of bevestiging van de inschrijving voor een cursus. Wij zetten dan een voorbeeld in het systeem. Dat voorbeeld kan dan naar eigen behoefte verder aangepast worden.

Afdrukformulieren voor groepen(teams of lessen/cursussen/evenementen) worden gebruikt voor:

  1. Presentielijsten voor teams en voor cursussen/lessen/evenementen
    Via het menupad: [Systeembeheer] > [Alle Instellingen] > [Afdrukformulier] > [Groepen Fields]  kunnen presentielijsten gemaakt worden.
    De blokken koptekst, body1, subbody1, body2, subbody2, voettekst en E-mail kunnen worden gebruikt.
  2. Bevestigingen voor inschrijvingen van cursussen/lessen/evenementen
    Via het menupad: [Systeem beheer] > [Alle Instellingen] > [Lestypen]  (dit kan per vereniging anders genoemd zijn bijvoorbeeld cursussen of evenementen) kan per cursustype een bevestigingsdocument ingesteld worden bij het veld afdrukformulier een afdrukformulier gekozen worden. Iedereen die in de les wordt geplaatst krijgt dan bevestigingsmail met als bijlage het afdrukformulier.
    Alle blokken kunnen relevant zijn. Dat hangt af van de instellingen van de cursus.

Een formulier voor groepen bevat de volgende blokken

  1. Koptekst
    Dit is de kop van het document, dat op elke pagina herhaald wordt. Hier staan bijvoorbeeld de naam van het team, de naam van de les, het logo van de vereniging
  2. Body1
    Dit is de tekst die komt boven de opsomming van alle functies in subbody1. Dit kunnen coaches, docenten, teammanagers etc zijn.
  3. Subody1
    Hier worden alle functies die bij een groep horen opgehaald.
  4. Body2
    Dit is de tekst die komt boven de opsomming van alle leden in subbody2. Dit kunnen alle spelers van een team  of deelnemers aan een les/cursus/evenement zijn.
  5. Subbody2
    Hier worden alle spelers van een team of alle deelnemers van een les/cursus/evenement opgehaald.
  6. Body3
    Dit is de tekst die komt boven de opsomming van alle workshops in subbody3
  7. Subbody3
    Hier worden alle workshops getoond waarvoor de deelnemer zich heeft ingeschreven
  8. Body4
    Dit is de tekst die komt boven de opsomming van alle introduceés in subbody4
  9. Subbody4
    Hier worden alle introduceës getoond die een deelnemer voor een cursus ook heeft aangemeld.
  10. Body5
    Dit is de tekst die komt boven de opsomming van alle onderdelen in subbody5
  11. Subbody5
    Hier worden alle onderdelen getoond waarvoor een deelnemer van een evenement zich heeft ingeschreven. Bijvoorbeeld alle onderdelen van een atletiekwedstrijd.
  12. Body6
    Hier wordt de afsluitende tekst van de bevestiging gezet.
  13. Voettekst
    Dit is een voettekst die op alle pagina's wordt getoond. Dit is optioneel
  14. E-mail
    Als een presentielijst of een cursusbevestiging ook per mail moet worden verzonden, dan moeten de velden hier ook gevuld worden. Als deze velden niet zijn gevuld, wordt er geen mail verstuurd.

 

1. Presentielijsten voor teams en voor cursussen/lessen/evenementen.

Is er in het systeem geen voorbeeld aanwezig, maak dan een helpdeskticket aan, zodat AllUnited een voorbeeld in het systeem kan zetten. Het is gemakkelijker om een voorbeeld aan te passen, dan zelf een compleet nieuw formulier te maken.

Hieronder het eerste deel van het formulier met de kop, de koptekst, body1 en subbody1.

KOP

In de kop komt het afdrukformulier ID te staan. Dit is een volgnummer dat door AllUnited wordt uitgegeven.

Daarnaast de naam van het formulier en het formuliertype (groepen). Het papiertype kan gekozen worden. Er kunnen verschillende papiertypen ingesteld worden. Bijvoorbeeld voor landscape en portret.

KOPTEKST

In de koptekst komt de naam van de cursus of het team. Deze kop wordt op elke pagina herhaald.

BODY1

Hier komt de omschrijving van de velden voor de functies. (coaches, docenten etc.)

SUBBODY1

Hier worden de namen van alle functies opgehaald. Er kunnen meerdere functies aan een team of een les gekoppeld zijn.

BODY2

Hier komt de omschrijving van de velden voor de spelers van een team of de deelnemers aan een les/cursus/evenement.

SUBBODY2

Hier worden de namen van alle spelers van een team of de deelnemers aan een les/cursus/evenement opgehaald.

Een voorbeeld van een presentielijst staat hieronder.

 

Verzending per mail van de presentielijsten

Als het formulier per mail verstuurd moet worden, dan moet ook het blok E-mail nog gevuld worden.

 

Klik hier voor een overzicht van alle velden die in de verschillende onderdelen beschikbaar zijn.

 Dit formulier kan eenmaal aangemaakt verstuurd worden richting begeleiders via Communicatie & Rapportages >> Afdrukformulieren >> Afdrukformulier op basis van groepen (Zie: 1.1.3 - Presentieformulier versturen)

Klik hier voor de volledige presentie handleiding

 

Ref: 35 / 2020-08-10

1.1.3 - Presentieformulier versturen

Via het menupad: Systeem beheer > afdrukformulieren > Afdrukformulier op basis van groepen (teams en cursussen) wordt onderstaand scherm getoond.

Hier is het mogelijk om een afdrukformulier, dat via het menupad: Systeem beheer > instellingen > afdrukformulieren (onder de kop algemeen) is aangemaakt af te drukken.

Let op: De peildatum is hier cruciaal voor presentielijsten voor lessen/cursussen. Deze peildatum moet gelijk zijn aan de cursus/lesdatum of binnen de begin en einddatum van een les liggen.

Het juiste team of de juiste les kan gekozen worden of een afdrukformulier af te drukken of per mail te versturen.

Bij afdrukformulier kan het juiste formulier gekozen worden. Het afdrukfomulier moet een formulier op basis van groepen zijn. Zie: 1.1.2 - Afdrukformulier voor presentielijst

Vink je als ontvangers Per groep aan. Dan wordt de presentielijst alleen naar de begeleiders van de groep gestuurd.

Vink je als ontvangers Per relatie aan. Dan wordt de presentielijst ook naar de deelnemers van de groep gestuurd.

Het is het beste om met de mogelijkheden van deze transactie wat te experimenteren om het juiste resultaat te krijgen.

 Klik hier voor de volledige presentie handleiding

Ref: 227 / 2020-08-10

1.2 - Presentie digitaal vastleggen

1.2.1 - Digitale presentie

Het is nu mogelijk om digitaal de presentie van team/groepsleden en/of deelnemers bij wedstrijden, lessen en/of deelnemers te registreren.

Je begint hiervoor met de basis instellingen via Presentie >> Instellingen >> Blok presentie >> Presentie instellingen >> Wijzigen.

Klik hier voor de volledige presentie handleiding

Ref: 1138 / 2020-08-10

1.2.2 - Instellingen digitale presentie

Tijdsbestek instellen waarbinnen de presentie geregistreerd kan worden

Via het bovenste blok 'Presentie instellingen' stel je in hoeveel tijd iemand van tevoren de presentie kan invoeren tot hoeveel tijd na het bijbehorende 'evenement'. Dit kan je instellen voor de deelnemers zelf en voor de begeleiders.

 schermafbeelding_2020_04_23_om_14.33.06_1.png

Presentie bijhouden via een scanner

Via het tweede blok kan je de instellingen inbrengen in het geval bij de vereniging de presentie wordt bijgehouden via een scanapparaat. 

 schermafbeelding_2020_04_23_om_12.58.21_1.png

Presentie wedstrijden/trainingen registeren

Via het derde blok kan je aangeven voor welke activiteit in combinatie met welke categorie door wie de presentie van bijbehorende wedstrijden/trainingen kan worden bijgehouden.

schermafbeelding_2020_04_23_om_12.58.35_1.png

Bij de activiteit/categorie waar teams aan zijn gekoppeld kan je aangeven wie de aanwezigheid mag registreren en of hier opmerkingen bij kunnen worden geplaatst. Spelers en/of begeleiders behorend bij deze teams kunnen afhankelijk van de aangevinkte instellingen vervolgens de registratie bijhouden gedurende het tijdsbestek dat in het bovenste blok is aangegeven.

N.B. de relaties die de registratie moeten bijhouden moeten een functie toegevoegd hebben die gekoppeld zijn aan de teamfuncties. Daarbij koppel je via het team de functie aan de relatie. Voor het registreren van presentie tijdens de training moet bij de functie de functie trainer zijn aangevinkt. Voor het bijhouden van de presentie van wedstrijden moet bij de begeleider bij de functie bij de kolom 'Teambegeleider' de status 'Geïnformeerd' zijn geselecteerd.

Presentie lessen/evenementen registreren

Via het vierde blok kan je aangeven voor welke les/evenement aan de hand van les/evenementtypen de presentie op welke manier door wie kan worden bijgehouden.

schermafbeelding_2020_04_23_om_12.58.50_1.png

Bij de les/evenementtypen kan je aanvinken wie bij welke onderliggende lessen en/of evenementen de presentie mag registreren. Deelnemers en/of gekoppelde begeleiders behorend bij deze lessen en of evenementen kunnen dan de registratie bijhouden gedurende het tijdsbestek dat in het bovenste blok is aangegeven.

N.B. de relaties die de registratie moeten bijhouden moeten een functie toegevoegd hebben die gekoppeld zijn aan functies waar ofwel de checkbox in de kolom lesbegeleider en/of evenementbegeleider is aangevinkt.

Klik hier voor de volledige presentie handleiding

Ref: 1139 / 2020-08-10

1.2.3 - Presentie vastleggen door trainer

Als de presentie ingesteld is, kan je deze beschikbaar maken voor de trainer.

Dit kan je door middel van de ledenmodule of de website toegankelijk maken.

Presentie via de website

Stap 1 Website pagina maken

  • Ga naar Website >> Pagina's en klik op '+Nieuw'. Geef deze een code in de vorm van een naam, bijv. 'Presentie_trainer'
  • Kies paginatype 'Backoffice'
  • Geef de pagina een titel, bijv. 'Presentie groepen bijhouden'
  • Zet Toegang voor op  'Ingelogde bezoekers'
  • Klik op Controle
  • Kies nu 'CMS-Members' bij Transactiegroep
  • Kies bij transactie 'atten_trnr_list'
  • Bij Task selecteer je Wijzigen

Stap 2 Pagina koppelen in menu 'Persoonlijke pagina's'

  • Ga naar Website >> Menu's >> Wijzigen
  • Klik op Menu op de persoonlijke pagina
  • Voeg een menuregel toe
  • Vul bij 'Volgorde' het getal in om de plaats aan te geven waar je de button daar wil tonen
  • Vul bij Menutekst de naam in die je de button wilt geven, bijv. 'Presentie groepen'
  • Vul bij Pagina/Artikelnummer de exacte naam in die je bij paginacode hebt ingevuld, in dit voorbeeld 'Presentie_trainer'
  • Zet het beveiligingsniveau op 'Besloten leden'
  • Klik op 'Controle'
  • Klik nu op de knop 'Tonen' en geef hier aan dat de button alleen beschikbaar moet zijn voor 'Functionaris les/evenement' als het om les of evenement groepen gaat en 'Functionaris van team' als het om presentie bij wedstrijden of trainingen gaat.
  • Klik op 'Bewaren'

Vanaf dat moment kan de trainer de presentie van de groepen bijhouden die onder hem/haar vallen, mits de vanaf datum binnen de ingestelde termijn valt dat een trainer de presentie mag aangeven. Zie: 1.2.2 - Instellingen digitale presentie

Presentie via Ledenmodule

  • Pagina koppelen in Ledenmodule
  • Ga naar Systeembeheer >> Alle instelllingen >> Menu voor ledenmodule
  • Voeg hier een menu-item toe
  • Geef het menuitem een sorteerwaarde om de plek binnen het menu aan te geven
  • Selecteer het menu-item 'Trainer presentie lijst'
  • Geef het eventueel een alternatieve menuregel naam, zoals 'Presentie groepen'
  • Klik nu op de knop 'Tonen' en geef hier aan dat de button alleen beschikbaar moet zijn voor 'Functionaris les/evenement' als het om les of evenement groepen gaat en 'Functionaris van team' als het om presentie bij wedstrijden of trainingen gaat.
  • Klik op 'Bewaren'

Vanaf dat moment kan de trainer de presentie van de groepen bijhouden die onder hem/haar vallen, mits de vanaf datum binnen de ingestelde termijn valt dat een trainer de presentie mag aangeven. Zie: 1.2.2 - Instellingen digitale presentie

Klik hier voor de volledige presentie handleiding

Ref: 1184 / 2020-08-10

1.2.4 - Presentie doorgeven door deelnemer

Als de presentie ingesteld is, kan je deze beschikbaar maken voor de deelnemer.

Dit kan je door middel van de ledenmodule of de website toegankelijk maken.

Presentie via de website

Stap 1 Website pagina maken

  • Ga naar Website >> Pagina's en klik op '+Nieuw'. Geef deze een code in de vorm van een naam, bijv. 'Presentie_deelnemer'
  • Kies paginatype 'Backoffice'
  • Geef de pagina een titel, bijv. 'Presentie doorgeven'
  • Zet Toegang voor op  'Ingelogde bezoekers'
  • Klik op Controle
  • Kies nu 'CMS-Members' bij Transactiegroep
  • Kies bij transactie 'attendance_cont'
  • Bij Task selecteer je Nieuw

Stap 2 Pagina koppelen in menu 'Persoonlijke pagina's'

  • Ga naar Website >> Menu's >> Wijzigen
  • Klik op Menu op de persoonlijke pagina
  • Voeg een menuregel toe
  • Vul bij 'Volgorde' het getal in om de plaats aan te geven waar je de button daar wil tonen
  • Vul bij Menutekst de naam in die je de button wilt geven, bijv. 'Presentie doorgeven'
  • Vul bij Pagina/Artikelnummer de exacte naam in die je bij paginacode hebt ingevuld, in dit voorbeeld 'Presentie_doorgeven'
  • Zet het beveiligingsniveau op 'Besloten leden'
  • Klik op 'Controle'
  • Klik indien nodig nu op de knop 'Tonen' en geef hier aan dat de button alleen beschikbaar moet zijn voor een bepaalde groep. Is dit onderscheid niet nodig, dan kan je het leeg laten.
  • Klik op 'Bewaren'

Vanaf dat moment kan de deelnemer aangeven of hij/zij aanwezig of afwezig bij de diverse evenementen, mits de vanaf datum binnen de ingestelde termijn valt dat een deelnemer de presentie mag aangeven. Zie: 1.2.2 - Instellingen digitale presentie

Presentie via Ledenmodule

    • Pagina koppelen in Ledenmodule
    • Ga naar Systeembeheer >> Alle instelllingen >> Menu voor ledenmodule
    • Voeg hier een menu-item toe
    • Geef het menuitem een sorteerwaarde om de plek binnen het menu aan te geven
    • Selecteer het menu-item 'Presentie door lidt'
    • Geef het eventueel een alternatieve menuregel naam, zoals 'Presentie doorgeven'
    • Klik indien nodig nu op de knop 'Tonen' en geef hier aan dat de button alleen beschikbaar moet zijn voor een bepaalde groep. Is dit onderscheid niet nodig, dan kan je het leeg laten.
    • Klik op 'Bewaren'

Vanaf dat moment kan de deelnemer aangeven of hij/zij aanwezig of afwezig bij de diverse evenementen, mits de vanaf datum binnen de ingestelde termijn valt dat een deelnemer de presentie mag aangeven. Zie: 1.2.2 - Instellingen digitale presentie

 Klik hier voor de volledige presentie handleiding

Ref: 1185 / 2020-08-10

1.2.5 - Presentie monitoren/vastleggen door beheerder

Iemand met backoffice rechten voor de presentiemodule kan afhankelijk van de aan hem/haar gegeven rechten de presentie van alle groepen en deelnemers beheren/bekijken. Dit kan op de volgende wijzes:

Presentie op relatieniveau bekijken/beheren

Ga naar Presentie >> Presentie per relatie. Zoek hier de relatie op die je nodig hebt en klik op Wijzigen of Weergeven. Zodra je dit doet, dan kom je in het presentietabblad van de relatiekaart uit en kan je hier de presentiestatus van deze relatie bekijken en indien nodig aanpassen.

Presentie op groepsniveau bekijken/beheren

Ga naar Presentie >> Presentie registreren. Vervolgens kan je kiezen de presentie van een bepaalde les of evenement te bekijken/aan te passen via het blok 'Events', een bepaalde wedstrijd via het blok 'Wedstrijden' of een training via het blok 'Trainingen'. Klik op de button 'Verder' waar dit van toepassing is. Welke lessen/evenementen, wedstrijden of trainingen je te zien krijgt, zal afhankelijk zijn van de gemaakte instellingen (Zie: 1.2.2 - Instellingen digitale presentie).

Klik hier voor de volledige presentie handleiding

Ref: 1187 / 2020-08-10

1.3 - Presentie per scanapparaat vastleggen

Binnenkort beschikbaar.