Facturatie en incasso
Afdrukdatum: 11-08-2020

Inhoud

1 - Aanmaken nieuw seizoen

Stap 1: Nieuw seizoen aanmaken

Voor elk seizoen moet het nieuwe seizoen worden aangemaakt. Dit gaat via het Menupad:  Activiteiten & Teams > instellingen   Zie: 6.1 - Seizoenen

Voor elke vereniging kan een seizoen anders zijn, Dit kan een jaar zijn, een maand een kwartaal, maar  ook een periode van juli tot en met juni. De meeste verenigingen maken gebruik van meerdere seizoenen.

Bijvoorbeeld het seizoen voor het inschrijfgeld omdat dit een doorlopend seizoen is, naast het seizoen voor de sport/activiteit.

Tip: Maak het nieuwe seizoen op tijd aan, dit voorkomt dat nieuwe inschrijvingen voor het nieuwe seizoen nog in het oude seizoen binnenkomen, omdat het nieuwe seizoen nog niet kan worden gekozen.

Stap 2: Activiteiten kopiëren van het oude naar het nieuwe seizoen.

Er zijn meerdere mogelijkheden om activiteiten te kopiëren. Dit hangt af van het feit of er gebruik gemaakt wordt van teams en of teams in hun geheel doorgaan naar een ander team in het volgende seizoen.

  1. Via het menupad: Activiteiten  & Teams> activiteiten aanmaken
    Daarmee worden alle activiteiten van het vorige seizoen naar het nieuwe seizoen gekopieerd.
  2. Via het menupad: Activiteiten & Teams> Teams kopiëren
    Daarmee is het mogelijk om een team van het ene seizeon te kopiëren naar een ander team in het nieuwe seizoen. Bijvoorbeeld een F team kopiëren naar een E team.
  3. Een combinatie van bovenstaande twee.
    Eerst worden dan de teams gekopieerd naar het nieuwe jaar via het menupad: Activiteiten & Teams > teamleden kopiëren . Dit geldt voor teams die in hun geheel overgaan van het ene team naar het andere team bijv. F1 gaat naar E3. Als de benodigde teams zijn gekopieerd, kan voor de andere leden via menupad: Activiteiten & Teams > activiteiten aanmaken de activiteit voor het nieuwe seizoen worden aangemaakt.

Let op: indien een combinatie van bovenstaande 2 wordt gekozen, dan moet gekeken worden of de instellingen daarvoor juist staan ingesteld.

Via het menupad: instellingen > activiteiten (kop activiteiten) moet gecontroleerd worden of het veld

Eén regel
per seizoen

staat aangevinkt. Anders kunnen er meerdere activiteiten aangemaakt worden.

Ref: 152 / 2020-08-10

2 - Facturatieproces

Bij facturatie zijn een aantal mogelijkheden die hieronder besproken worden.

1. Massa facturatie en incasso

Het stappenplan voor de massafacturatie en de incasso daarvan is als volgt:

Stap 1: Nieuw seizoen aanmaken

Voor elk seizoen moet het nieuwe seizoen worden aangemaakt. Dit gaat via het Menupad: Activiteiten & Teams > Instellingen > Seizoenen (onder de kop activiteiten)  Zie: 6.1 - Seizoenen

Voor elke vereniging kan een seizoen anders zijn, Dit kan een jaar zijn, een maand een kwartaal, maar  ook een periode van juli tot en met juni. De meeste verenigingen maken gebruik van meerdere seizoenen.

Bijvoorbeeld het seizoen voor het inschrijfgeld omdat dit een doorlopend seizoen is, naast het seizoen voor de sport/activiteit.

Tip: Maak het nieuwe seizoen op tijd aan, dit voorkomt dat nieuwe inschrijvingen voor het nieuwe seizoen nog in het oude seizoen binnenkomen, omdat het nieuwe seizoen nog niet kan worden gekozen.

 

Stap 2: Contributies kopiëren

Kopieer de contributies van het vorige seizoen naar het nieuwe seizoen via het Menupad: Activiteiten & Teams > instellingen > contributies (onder de kop activiteiten) in de menubalk staat een knop contributies kopiëren Zie: 6.2 - Contributies aanmaken

Zorg ervoor dat alle activiteiten gekopieerd worden. De kopieerfunctie moet herhaald worden totdat alle activiteiten zijn gekopieerd. Het geeft niet als een activiteit tweemaal wordt gekozen. De melding

"Voor 'activiteit XXX' geen nieuw seizoen gevonden. Via instellingen eerst nieuw seizoen aan maken."

komt dan in beeld. Als het nieuwe seizoen al is aangemaakt, dan kan deze melding genegeerd worden.

LET OP: Als er in de omschrijving van de contributie een jaartal of seizoen wordt gebruikt, dan moet deze aangepast worden nadat de contributies zijn gekopieerd.

Indien nodig kunnen de bedragen van de contributies aangepast worden.

 

Stap 3: Massa facturatie en facturatie van een individueel lid (bijvoorbeeld indien later lid geworden)

De massa facturatie of de facturatie van een individueel nieuw lid gaat op dezelfde wijze. Hieronder volgen de stappen van de facturatie.

  1. Facturen aanmaken Zie: 3.1 - Massa factureren stap 1
  2. Lijst niet geboekte facturen Zie: 3.2 - Lijst niet geboekte facturen
  3. Massa boeken Zie: 3.3 - Massa boeken
  4. Facturen afdrukken Zie: 3.4 - Facturen versturen 

Optie; Massa verwijderen, indien blijkt dan alle of veel facturen foutief zijn. Zie: 3.5 - Massa verwijderen

TIP: Maak bij stap 1 altijd eerst de facturen aan voor het oude seizoen. Dus zet de "Begindatum seizoen vóór of op"  op de laatste dag van het vorige seizoen. Zoals in het voorbeeld hieronder. Dan worden eerst de facturen voor het vorige seizoen aangemaakt en kunnen deze eventueel nog gecorrigeerd worden. Vaak betreft het hier nieuwe leden, die geen activiteit voor het oude seizoen hadden moeten krijgen of correcties op het oude seizoen.
Voordeel is dat ze niet per ongeluk tussen de facturen voor het nieuwe seizoen komen
. Nadeel is dat altijd alle facturen voor het inschrijfgeld worden aangemaakt, omdat voor deze activiteit de datum van het vorige seizoen ook geldig is. Als optie kan het inschrijfgeld uitgevinkt worden.

 

 

Stap 4: Incasso van de gefactureerde contributie

De incasso van de gefactureerde contributie staat hier Zie: 7 - Incasso van facturen

 

2. Handmatige facturen en creditnota's

Indien het niet mogelijk is om facturen via activiteiten, contracten of lessen etc. te factureren, dan kan een handmatige factuur aangemaakt worden. Zie: 4.3 - Maken van een nieuwe factuur.

LET OP:
Voor leden die later in het jaar lid worden, wordt gewoon met massa factureren stap 1 een factuur aangemaakt. Deze factuur kan zonodig in de lijst niet geboekte facturen aangepast worden, door de prijs aan te passen, indien een nieuw lid, niet de gehele contributie hoeft te betalen.

Ook is het beter om voor leden die achteraf een afwijkend bedrag betalen (bijvoorbeeld omdat ze geblesseerd zijn geraakt) niet een aparte handmatige factuur te maken, maar de factuur te storneren en via massa factureren een nieuwe factuur aan te maken. In de lijst niet geboekte facturen kan dan het bedrag aangepast worden voordat de factuur wordt geboekt.

Voor creditnota's moeten de bedragen negatief worden ingevuld.

Handmatige facturen en creditnota's kunnen afgedrukt worden bij de factuur. Ook kan hiervoor stap 4 van de massa facturatie gebruikt worden. Zie: 3.4 - Facturen versturen

 

3. Inkoopfacturen en creditnota's

Voor inkoopfacturen kunnen zowel debet- als creditfacturen aangemaakt worden. Zie: 5.2 - Inkoopfactuur bekijken

LET OP: voor creditnota's moeten de bedragen negatief worden ingevuld.

 

Instellingen bij de facturatie.

Meestal zullen de instellingen voor de facturatie samen met AllUnited goed zijn ingesteld. Mochten toch wijzigingen nodig zijn, dan kunnen deze aangepast worden.

Bij betaalwijze staat ingesteld hoe de incasso plaats vindt van de leden met automatische incasso, indien bij het lid zelf niets staat ingevuld. Zie: 6.3 - Betaalwijze

Bij betalingstermijn staat ingesteld welke betalingstermijnen er mogelijk zijn. Zie: 6.4 - Betalingstermijn

Bij de factuurtypen staat ingesteld welke factuurlayout wordt gekozen voor de factuur. Zie: 6.5 - Factuurtype (factuur opmaak)

Bij factuurbronnen staat ingesteld welke betalingstermijn wordt gehanteerd als nergens iets wordt ingegeven en of er familiekorting wordt gehanteerd. Zie: 6.6 - Factuurbron (andere instellingen)

 

Ref: 133 / 2020-08-10

3 - Massa facturatie

3.1 - Massa factureren stap 1

Menupad : Facturatie > Facturen > 1.  massaal factureren


Via dit menupad komt men op het beginscherm van de facturatie:

Hieronder worden de verschillende onderdelen van dit scherm getoond en toegelicht:

Bovenaan in de menubalk staat een knop Geblokkeerde activiteiten. Is deze rood gekleurd dan zijn er activiteiten geblokkeerd, deze worden getoond als er op de knop gedrukt worden.
Dit zijn de activiteiten die in het activiteitenscherm van een relatie het vinkje bij F.B. hebben gekregen.

Opmerking: Het is niet de bedoeling dat hier activiteiten blijven staan die nooit gefactureerd worden. Het is de bedoeling dat dit een tijdelijke lijst is. Activiteiten waarvan het seizoen voorbij is kunnen altijd op het activiteitenscherm van een relatie verwijderd worden.

 

 Instellingen voor massaal factureren

Veldnaam 

Omschrijving

Factuurbronnen Hier wordt doorgeklikt naar de instellingen van de factuurbronnen.
Standaard wordt hier de omschrijving van de factuurkop vastgelegd.
Ook de standaard instellingen van de betalingstermijnen, indien niets anders is gekozen, staan hier.

Zie: 6.6 - Factuurbron (andere instellingen)
Betalingstermijnen Hier wordt doorgeklikt naar de instellingen van de betalingstermijnen. Zie: 6.4 - Betalingstermijn
Betalingstermijn
wizard   
Hier wordt uitleg gegeven over de werking van de betalingstermijn. Op meerdere plekken kan een betalingstermijn vastgelegd worden. Hier wordt uitgelegd in welke volgorde de verschillende betalingstermijnen worden toegepast.


 

 

 

De factuurparameters

Veldnaam 

Omschrijving

Factuurdatum Standaard staat hier de datum van vandaag. Deze datum kan gewijzigd worden. Bijvoorbeeld: als op 25 juni gefactureerd wordt voor het nieuwe seizoen dat begint op 1 juli, dan kan hier de datum op 1 juli worden gezet.
Concept fac.nr. Het concept factuurnummer is een factuurnummer dat aan de nog niet geboekte facturen wordt toegekend. Standaard worden hier de initialen van de ingelogde gebruiker en de datum waarop de facturen worden aangemaakt neergezet. Er kan ook een eigen naam voor de factuurbatch ingegeven worden.
Omdat alle conceptfacturen hetzelfde nummer hebben kunnen ze ook weer massaal verwijderd worden met dit nummer.
Betalingstermijn

Normaal gesproken moet de betalingstermijn leeggelaten worden. Bij de instellingen wordt geregeld wat de standaard instelling voor de betalingstermijn is en bij het lid op de relatiekaart kan hiervan afgeweken worden.  Zie voor de beslisboom van de betalingstermijnen

LET OP: Bovenaan in het scherm wordt dan aangegeven hoeveel activiteiten er zijn aangemaakt, maar ook of er fouten zijn geconstateerd. Bijvoorbeeld omdat een contributie nog niet aanwezig is. Bijvoorbeeld zoals de melding hieronder.

Deze melding wil zeggen dat er geen contributie is aangemaakt voor het seizoen 2011G2012F voor de activiteit met code EX en categorie met code LCK voor het lid 10000937 met de geboortedatum 29 april 1967.

Er ontbreekt dus een contributie. In dat geval moeten de contributies gecontroleerd worden.

Menupad: Facturatie>  Instellingen > Contributies (onder de kop activiteiten) Zie: 6.2 - Contributies aanmaken

 

 Facturatie van contracten apart tabje

 

Op het tabblad contracten van een relatie kan een contract aangemaakt worden.

Nieuw toegevoegde contracten en contracten die verlengd worden, worden hier klaargezet om te factureren.

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Contracten factureren Dit veld moet aangevinkt worden om de contracten te facturen
Contractfactuurregels aanmaken Hiermee worden voor contracten de contractregels aangemaakt voor contracten waarvoor dit nog niet is gedaan. Dit werkt in combinatie met het Aantal dagen vooruit.
Te factureren contractregels Hier kunnen de contracten aan- of uitgevinkt worden die wel of niet meegenomen moeten worden in de facturatie. Als per soort sponsorcontract een andere factuurkop meegegeven wordt, dan moeten de contracten dus niet in één keer gefactureerd worden.
Factuurkop voor contracten Hier wordt de omschrijving ingegeven die bovenaan de factuur wordt gezet.

Als alles goed is ingevuld, wordt op start gedrukt. De facturen komen dan in de lijst niet geboekte facturen en kunnen hier gecontroleerd worden.

De werkwijze is hier verder gelijk aan het factureren van de activiteiten.

 

Facturatie van lessen apart tabje

Op het tabblad lessen van een relatie kan een cursus/les toegevoegd zijn.

Deze lessen staan hier dan klaar om gefactureerd te worden.

De werkwijze is verder gelijk aan de facturatie van de activiteiten.

 

Ref: 134 / 2020-08-10

3.2 - Lijst niet geboekte facturen

Menupad: Facturatie > 2. Concept facturen

Onderstaand scherm wordt dan getoond:

 schermafbeelding_2019_03_17_om_13.58.18_1.png

In bovenstaand voorbeeld staan er twee facturen klaar om gecontroleerd te worden.

De volgende velden worden hier getoond

Veld Omschrijving
Factuurnummer Dit is het tijdelijke factuurnummer zolang een factuur nog niet is geboekt. Het factuurnummer bestaat uit de initialen van de gebruiker die de facturen heeft aangemaakt en uit de datum waarop de facturen zijn aangemaakt.
Factuurtype Hier staat of het een factuur voor activiteiten, een sponsorfactuur, een manuele factuur, een inkoopfactuur etc. betreft.
Factuurdatum Dit is de factuurdatum. Als niets is ingegeven dan staat hier de datum waarop de facturen zijn aangemaakt. Als een andere datum gewenst is, dan moet deze bij massa factureren stap 1 meegegeven worden.
Betalingstermijn    Dit is het type betalingstermijn die aan deze factuur gekoppeld is.
Termijnen Dit is het aantal termijnen waarover de factuur verdeeld gaat worden.
Naam Dit is de naam van de factuurontvanger. Door te klikken op de naam kan de factuur geopend worden om deze te controleren.
Bedrag Hier staat het bedrag van de factuur
Facturatie instructies Als er uitzonderingen zijn, dan kan op het activiteitenscherm van de relatie een opmerking meegegeven worden in het veld facturatie instructies. Deze opmerking wordt dan hier getoond. Een factuur met een instructie gaat niet mee bij massa boeken. De facturen met een instructie dienen individueel geboekt te worden. Nadat de factuur is geboekt kan de facturatie-instructie verwijderd worden, als deze niet meer van toepassing is. Is deze voor meerdere perioden geldig, dan kan deze blijven staan.
Aantal Hier staat het aantal facturen.
Totaal bedrag Hier staat het totale bedrag van de lijst niet geboekte facturen.

 

Door te klikken op de naam kan de factuur geopend worden om te controleren. Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

Afdrukken van facturen

Het is hier ook mogelijk om met de knoppen in de menubalk een conceptfactuur af te drukken of per mail te versturen. Dit om de factuuropmaak te kunnen controleren.

LET OP: de mail wordt verstuurd naar de ingelogde gebruiker, zolang het een conceptfactuur is.

Indien er gebruik gemaakt wordt van de mogelijkheid om ook de openstaande facturen op de factuur te tonen dan moet eerst de factuur worden geboekt om deze in de factuuropmaak te zien. In dit stadium worden die velden nog niet meegenomen. (dit zijn de velden in subbody2 van de factuuropmaak. De meeste verenigingen maken geen gebruik van deze optie)

 

LET OP:

Het boeken van de facturen is definitief en kan niet teruggedraaid worden. Daarom is de controle van de facturen in de lijst niet geboekte facturen erg belangrijk.
Wij hebben daarom een aantal vragen verzameld vanuit onze jarenlange ervaring.

  • Zijn er voldoende steekproeven genomen in de lijst niet geboekte facturen.
  • Zijn de contributies juist
  • Is de omschrijving op de factuurregels juist en niet de omschrijving van het vorige seizoen
  • Is gecontroleerd of de uitzonderingen goed zijn toegepast
    • Familiekorting
    • Toeslag bij bepaalde teams
    • Korting bij automatische incasso etc.
  • Is het totale bedrag dat onderaan in de lijst niet geboekte facturen staat het bedrag dat word verwacht.
    Komt het bedrag overeen met vorig jaar en zo nee, is het verschil dan te verklaren.

Als bovengenoemde controles zijn uitgevoerd dan kunnen de facturen geboekt worden.

Boek altijd eerst een paar facturen en controleer of de vervaldata van de facturen goed staan. Noteer dus voor welke relaties de facturen worden geboekt.

  • Boek een factuur met automatische incasso
  • Boek een factuur die een lid zelf betaalt
  • Als er sprake is van betaling in termijnen, boek dan ook een factuur van elke keuze die hier mogelijk is.

Daarna kan op het debiteurenscherm Zie: 3.6 - Debiteurenscherm van de relatie gecontroleerd worden of de vervaldata goed staan. De vervaldata bepalen wanneer een factuur geïncasseerd kan worden of wanneer deze mee gaat bij het aanmaanproces.

Is er een cruciale fout gemaakt en de facturen zijn nog niet geboekt, dan kan via het Menupad: Facturatie > 2. concept facturen >>  met de knop massaal verwijderen in de menubalk  Zie: 3.5 - Massa verwijderen  de factuurrun ongedaan gemaakt worden. De oorzaak voor de fout kan dan aangepast worden en de facturen kunnen daarna weer aangemaakt worden via het menupad: Facturatie > massaal factureren stap 1 Zie: 3.1 - Massa factureren stap 1

Tip:

  1. Ben je de conceptfacturen aan het doorlopen en wil je terug komen op de plek waar je gebleven was. Hou dan de CTRL toets ingedrukt als je op de factuur klikt. Dan opent de factuur zich in een tweede scherm en kan je daarna in het andere scherm weer terug waar je gebleven was.
  2. Er is een goede selectie wizard beschikbaar om de concept facturen naar excel te downloaden en daar verder te analyseren.  De naam van deze selectie wizard is:  "Overzicht facturen (inkoop- en verkoopfacturen)" Deze selectie wizard tref je aan via het menupad: boekhouding >> selectie wizard of via facturatie >> selectie wizard.   Door bij factuurnummer het nummer in te vullen van de conceptfacturen, worden alleen de conceptfacturen geselecteerd.
    Is de selectie wizard niet aanwezig, maak dan een helpdesk ticket aan en vraag om toevoeging van deze selectie wizard.
Ref: 135 / 2020-08-10

3.3 - Massa boeken

Menupad: Facturen > 3. Massaal Boeken

Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond:

 

In het laatste veld kan de juiste factuurbatch gekozen worden en door op start te drukken worden deze facturen geboekt.

Indien er sprake is van een fout. Bijvoorbeeld als de boekperiode nog gesloten is, dan wordt dit aan de bovenkant van dit scherm getoond.

Lukt het boeken van de facturen wel, dan is het tijdelijke factuurnummer niet meer te selecteren of wordt het veld leeg.

Als de facturen zijn geboekt dan kunnen ze daarna afgedrukt of per mail verstuurd worden.

 

LET OP: Er kunnen meer mensen gebruik maken van de lijst niet geboekte facturen. Zo kunnen ook de inkoopfacturen in de lijst niet geboekte facturen staan om goed te keuren door de penningmeester.

Zorg er dus voor dat het juiste tijdelijke factuurnummer gekozen wordt.

 

Massa boeken is definitief en kan niet ongedaan gemaakt worden zie controle instructies !!!! Zie: 3.2 - Lijst niet geboekte facturen

Ref: 136 / 2020-08-10

3.4 - Facturen versturen

Na het boeken van de facturen is het mogelijk om deze per mail te versturen. De relaties zonder emailadres blijven dan staan om eventueel afgedrukt en per post verstuurd te worden. Voor de verschillende soorten facturen, zoals contributiefacturen(activiteiten) of sponsorfacturen kan een aparte factuuropmaak gemaakt worden.

Menupad : Facturen > 4. Facturen versturen

Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond:

 

 

Hier staan nu de facturen gereed die we via massa boeken en individueel boeken hebben geboekt.

De procedure is nu als volgt:

  1. Facturen controleren:
    Zet het vinkje bij het juiste type facturen (voor contributiefacturen het vinkje bij activiteiten), waar het aantal facturen achter staat om af te drukken.
    Laat het vinkje bij simuleren aan staan en druk op Afdruktonen.
    Ze worden dan op het scherm getoond, maar verder gebeurt er niets. Er wordt een apart tabblad geopend om de pdf met de factuurafdruk te tonen. Aan de hand daarvan kan de afdruk gecontroleerd worden.
  2. Facturen per mail versturen:
    Als het vinkje simuleren weggehaald wordt, dan dient eerst op Verstuur per e-mail gedrukt te worden. De facturen worden dan per mail verstuurd. De facturen die niet per mail kunnen worden verstuurd (omdat het lid geen mailadres heeft) blijven staan om af te drukken en per post te versturen.
  3. Facturen per post versturen:
    Van leden die geen mailadres hebben, blijven de facturen staan. Deze kunnen dan via afdruktonen op het scherm getoond worden als pdf en afgedrukt worden om per post te versturen.

LET OP: Laat het vinkje simuleren niet staan als alle facturen per mail worden verstuurd. AllUnited ziet dit dan als "test" facturen en stuurt de mails naar het emailadres van de ingelogde gebruiker.

De knop CSV bestand wordt alleen gebruikt door verenigingen die hun facturen buiten AllUnited om willen laten afdrukken.

 

Het opnieuw versturen van facturen. 

Een individuele factuur kan altijd afgedrukt worden door de factuur te openen vanaf bijvoorbeeld het debiteurenscherm Zie: 4.2 - Afdrukken van een factuur of elk ander scherm waarop het factuurnummer staat. Hier wordt besproken hoe een bepaalde selectie van een aantal facturen kan worden afgedrukt of per mail verstuurd.

Veldnaam 

Omschrijving

Factuurnummers Hier wordt een range van facturen op basis van het factuurnummer geselecteerd
Factuurdatum Hier wordt een een range van facturen op basis van de factuurdatum geselecteerd
Datum afgedrukt/verstuurd Hier wordt een range van facturen op basis van de datum waarop de facturen zijn afgedrukt of per mail verstuurd geselecteerd.
Betaal wijze Hier kan bijvoorbeeld gekozen worden voor een = in het eerste veld en een leeg veld in het tweede veld.
Meestal is de instelling zo, dat het veld betaalwijze leeg blijft indien er niet gekozen is voor automatische incasso. Per vereniging kan dit anders ingericht zijn.
Verstuurd methode Als een pdf verloren is gegaan en de facturen niet afgedrukt konden worden, dan kan hier ook de verstuurdmethode gekozen worden. Als voor print wordt gekozen, dan worden de facturen die per mail zijn verstuurd niet meegenomen in de selectie.
Herafdruk/mail Dit veld wordt aangevinkt als de facturen al eerder zijn geprint of per mail verstuurd.
Geen aanmaandata Indien op de factuur ook de openstaande facturen getoond worden, dan kan ervoor gekozen worden om deze gegevens bij een herafdruk niet mee te nemen.
Simuleren Dit veld wordt aangevinkt als eerst gekeken moet worden of de gekozen selectie de juiste facturen oplevert.
Factuurtype Maak een keuze voor het juiste factuurtype. Aan het factuurtype is de factuurlayout gekoppeld. Dus een goede keuze is belangrijk.


Per factuurtype kan een factuurlayout gekoppeld worden. Dus voor de contributiefactuur kan een andere layout gekozen worden dan bij de sponsorfactuur of de handmatige factuur.

Via het menupad: Facturatie > instellingen > afdrukformulieren (onder de kop algemeen) kan één van de voorbeeld facturen die in AllUnited aanwezig zijn aangepast worden voor de vereniging. Zie: 6.8 - Factuurlayout

Via het menupad: Facturatie > instellingen > Factuurtype (onder de kop factureren) kan de juiste layout aan het factuurtype gekoppeld worden. Zie: 6.5 - Factuurtype (factuur opmaak)

 

Ref: 137 / 2020-08-10

3.5 - Massa verwijderen

Menupad: Facturen > Massaal factureren > 2. Concept facturen >> Knop massaal verwijderen.

Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond.

Druk op de knop Massaal verwijderen en onderstaand scherm wordt getoond. 

 Mocht de massa facturatie niet goed zijn gegaan dan kan via massa verwijderen de hele facturatiebatch verwijderd worden.

Selecteer het juiste (tijdelijke) factuurnummer en druk op start. Deze hele facturatiebatch zal dan weer verwijderd worden.

 

LET OP: De facturen in de lijst niet geboekte facturen kunnen door meerdere gebruikers zijn aangemaakt.

Kies dus wel voor het juiste factuurnummer om te verwijderen. Als alles verwijderd moet worden, dan moet de stap misschien een aantal malen herhaald worden, totdat geen factuurnummer meer wordt getoond.

De facturen kunnen als de fout is hersteld, weer aangemaakt worden via het Menupad: Facturen > 1. Massaal facturerenZie: 3.1 - Massa factureren stap 1

Ref: 138 / 2020-08-10

3.6 - Debiteurenscherm

Menupad: Relaties  > Relaties beheren > Tabblad debiteuren

Onderstaand scherm wordt getoond.

 

Door door te klikken op de knop Debiteurenkaart worden alle debiteurenposten getoond. 

 

De opbouw van het scherm is als volgt:

    1. In de menubalk bovenin het scherm staan de extra opties. Hier wordt het scherm getoond in de wijzigen modus. In de weergave modus zijn er minder opties.
        1. Nieuw document
          Hiermee kan een nieuw document gemaakt worden. Bijvoorbeeld om een correctie te maken.
        2. Aanmaanbrief
          Hiermee kan een individuele aanmaanbrief gemaakt worden. Hiervoor moet het aanmaanniveau bij een open post op het juiste aanmaanniveau gezet worden. .
        3. Kaart afdrukken
          Hiermee kan een overzicht gemaakt worden van alle posten.
        4. Documentenbeheer
          Hiermee is het mogelijk om digitaal documenten vast te leggen. Bijvoorbeeld een mail over de betaalachterstand of een brief die is ontvangen.

 

  1. Bij relatie wordt een deel van de relatiekaart herhaald.Er zijn hier twee extra opties.
    1. Aantekeningen maken om de betaalafspraken met het lid vast te leggen. 
    2. Facturatie instructies meegeven. Bijvoorbeeld als geconstateerd is dat een factuur niet juist is en deze gecorrigeerd moet worden.
  2. Bij de open posten staat alle facturen die nog niet (geheel) zijn betaald of nog niet zijn vereffend met de betaling. Deze posten worden meegenomen bij de aanmaningen als ze zijn vervallen. Door op het factuur nummer te klikken (in dit voorbeeld 40000031) wordt de factuur getoond. Zie: 4.2 - Afdrukken van een factuur
    Door op het documentnummer te klikken (in dit voorbeeld 30000047) wordt het document getoond.
    Zie verder bij debiteurenbeheer voor alle mogelijkheden. Voor vereffenen Voor het bepalen of een post meegaat met de incasso zijn twee velden van belang.
    1. De vervaldatum. Deze datum bepaalt of een factuur meegaat met de automatische incasso. Ligt de datum in de toekomst, dus voorbij de datum die bij het aanmaken van de incasso staat aangegeven of wordt ingegeven, dan wordt deze post niet meegenomen.
    2. De verwerkingsdatum. Deze staat in bovenstaand voorbeeld tussen de factuurdatum en het bedrag van de factuur.  Als deze gevuld is, dan gaat een factuur ook niet mee in de incasso. Deze datum wordt gevuld als een factuur reeds eerder is meegegaan in een incassobatch en geweigerd is of de incasso is teruggetrokken. Er zal dan eerst gecontroleerd moeten worden of het ibannummer wel juist is of dat de bankrekening geblokkeerd is voor automatische incasso. Pas als de oorzaak van het niet kunnen incasseren is opgelost, kan de verwerkingsdatum worden weggehaald. Daarna gaat de post weer mee met het aanmaken van de incasso's. Zie: 7 - Incasso van facturen.
      Deze datum kan ook handmatig ingevuld worden als men niet wil dat een post meegaat in de incasso. Maak dan ook gelijk een opmerking waarom deze post niet mee mag in de incasso, zodat duidelijk is dat het veld handmatig is gevuld.
  3. Onder de kop Vereffend staan de factuur die betaald of geïncasseerd zijn. Hier hoeft niets meer mee te gebeuren. Deze gegevens staan hier als naslagwerk om te kijken wat er is gebeurd.
Ref: 120 / 2020-08-10

4 - Handmatige facturen

4.1 - Selectie van een factuur

Menupad: Facturatie > Facturen

Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond:

Er zijn hier twee mogelijkheden:

  1. Het opzoeken van een bestaande debiteurenfactuur of facturen. Lees de instructie hieronder.
  2. Het aanmaken van een nieuwe manuele factuur. Druk op de knop nieuw in de menubalk bovenin.  Zie: 4.3 - Maken van een nieuwe factuur
    (gemiddeld zal meer dan 95% van alle uitgaande facturen via massa facturatie lopen en niet via deze manuele facturen. menupad: Facturatie > massa factureren stap 1 Zie: 3.1 - Massa factureren stap 1
    Wordt er veel gebruik gemaakt van manuele facturen? Neem dan contact op met AllUnited om te kijken of de processen efficiënter ingericht kunnen worden.) 

In bovenstaand scherm kunnen op basis van de selectiemogelijkheden één factuur of meerdere facturen worden opgezocht.
Is het factuurnummer bekend, dan kan dit direct ingegeven worden achter factuurnummer. Na het drukken op wijzigen of weergeven komt men direct in de factuur terecht Zie: 4.2 - Afdrukken van een factuur

Hier kan ook een range van factuurnummers opgegeven worden. Bijvoorbeeld zoals hieronder. De facturen die aan de criteria voldoen worden dan getoond. Er kan ook op factuurdatum of afdrukdatum etc. worden gezocht.

Door in deze lijst een factuur open te klikken wordt de factuur getoond Zie: 4.2 - Afdrukken van een factuur.

Ref: 139 / 2020-08-10

4.2 - Afdrukken van een factuur

Via het selectiescherm is een factuur geselecteerd. Onderstaand scherm wordt dan getoond.

Uitleg over het maken van een nieuwe factuur Zie: 4.3 - Maken van een nieuwe factuur

Factuur herafdrukken of nog een keer per mail versturen.

Bovenaan in de menubalk kan men ervoor kiezen de factuur nog een keer af te drukken of de factuur per mail te versturen.

 

Uitleg over het scherm:

In de factuur is onder meer het volgende te zien:

  1. Het factuurnummer en met welk document deze factuur in de boekhouding is opgeslagen.
  2. De relatie voor wie de factuur bestemd is.
  3. De verstuurd methode. Dit geeft aan of een factuur geprint is of per mail verstuurd. Als de factuur per mail is verstuurd wordt ook aangegeven naar welk mailadres de factuur is verstuurd.
  4. Met de knop storneren kan een factuur compleet teruggedraaid worden. De factuur wordt dan gecrediteerd op de oorspronkelijke datum en gelijk vereffend.
    1. Als het een factuur betreft voor de contributie, dan komt de activiteit weer open te staan en kan deze aangepast worden en opnieuw gefactureerd.

Door op het documentnummer te klikken wordt het document geopend zoals het is opgeslagen in de boekhouding. Zie hieronder.

 

Ref: 140 / 2020-08-10

4.3 - Maken van een nieuwe factuur

Via het menupad: facturatie > facturen > nieuw kunnen handmatige facturen gemaakt worden. Voor het bekijken van bestaande facturen. Zie: 4.2 - Afdrukken van een factuur.

Door op de knop nieuw (bovenaan in de menubalk) te drukken kan een manuele factuur worden aangemaakt.

Dit is alleen nodig voor facturen die niet via de activiteiten (bijvoorbeeld voor contributies) of de contracten (voor bijvoorbeedl sponsoring of donateurs) of via de lessen worden gefactureerd.

De contributie van leden die later in het jaar lid worden, dient gewoon via het menupad: facturatie > 1. massa factureren gedaan te worden.

Door het drukken op de knop nieuw (bovenaan in de menubalk) wordt onderstaand scherm getoond:

 

 

 

Hiermee kan een manuele factuur worden aangemaakt.

LET OP: Dit is alleen nodig indien er geen factuur kan worden aangemaakt via activiteiten, contracten of lessen. Dit zal dus alleen incidenteel zijn.

Voor nieuwe leden moet altijd via het menupad: Facturen  > massa factureren stap 1 gewerkt worden.

Hieronder worden de velden van dit scherm verklaard:

Veldnaam 

Omschrijving

Factuurnummer Dit is het tijdelijke factuurnummer dat gebruikt wordt totdat de factuur definitief wordt geboekt. Dit nummer bestaat standaard uit de initialen van de gebruiker en de datum waarop de factuur wordt aangemaakt.
Factuur type Hier wordt gekozen voor een manuele factuur of een manuele creditnota.
LET OP: Bij een creditnota moeten de bedragen bij de factuurregels met negatieve bedragen worden ingegeven.
Betalingstermijn De betalingstermijn bepaalt wanneer de factuur betaald moet zijn en wanneer deze meegaat in het aanmaanproces.
Relatienummer Door op het loepje te klikken kan een relatie opgezocht worden. Ook kan een relatienummer hier ingegeven worden.
Adres Door onderaan op de knop controle te drukken worden de adresgegevens van de relatie gevuld
Postsorteren Door onderaan op de knop controle te drukken worden de
Template Door het aanvinken van dit veld
Omschrijving Hier kan de omschrijving van de factuur ingegeven worden. Bijvoorbeeld inkoop bar.
Template factuur Als een eerdere manuele factuur als template is opgeslagen dan kan deze hier gekozen worden.
Controle Druk op de knop controle om de relatiegegevens in de factuurkop te tonen.
  Factuurregels
Grootboekrekening Hier kan de grootboekrekening worden gekozen waarop de opbrengst wordt geboekt. Via het loepje kan een grootboekrekening opgezocht worden. Of via de knop Lijst met grootboekrekeningen in de menubalk.
Prijs Hier wordt de prijs ingegeven
Aantal Er kan ook met aantal x prijs gewerkt worden. Bijv. bij het doorberekenen van kilometers. 
Omschrijving Hier wordt de omschrijving meegegeven die op de factuurregel wordt getoond.
Bedrag Vul hier het bedrag in van de factuur
BTW Indien er sprake is van BTW kan hier de juiste BTW worden gekozen. Anders wordt voor BTW nul gekozen.
voeg toe Door hierop te klikken worden extra regels aan het document toegevoegd. Met het nummer kan het aantal regels worden aangegeven dat toegevoegd moet worden.
Controle Door op de knop controle te drukken worden de gegevens zoals de gegevens van de relatie opgehaald, daarnaast wordt gecontroleerd of het document geen fouten bevat.
Bewaren Het document wordt bewaard. Dit betekent dat het document wordt opgenomen in de lijst niet geboekte facturen. Zie: 3.2 - Lijst niet geboekte facturen
Boeken Het document wordt definitief geboekt. Daarna kan het document afgedrukt worden Zie: 3.4 - Facturen versturen. Hierna is geen wijziging van de factuur meer mogelijk.
Verwijderen Het document wordt verwijderd. Dit is definitief.
Annuleren De ingegeven waardes worden verwijderd om opnieuw te kunnen beginnen.

Na invulling kan de factuur er als volgt uit zien.

 

Nadat deze factuur is geboekt, kan deze een volgende keer als template worden gebruikt omdat het veld template is aangevinkt.

Via het menupad: Facturatie > Facturen >> nieuw kan dan een nieuwe factuur worden aangemaakt.

De vorige factuur kan dan gekozen worden als basis. Dat ziet er als volgt uit.


Nadat bij Template factuur de juiste template is gekozen, vult de factuur zich met alle informatie. Deze kan dan naar behoefte aangepast worden.

Ref: 143 / 2020-08-10

5 - Inkoopfacturen

5.1 - Inkoopfactuur

Via het menupad boekhouding > inkoopfacturen wordt onderstaand scherm getoond:

Er zijn hier twee mogelijkheden:

  1. Het opzoeken van een bestaande inkoopfactuur of facturen. Lees hieronder verder.
  2. Het aanmaken van een nieuwe inkoopfactuur. Druk op de knop nieuw bovenaan in de menubalk Zie: 5.4 - NIeuwe inkoopfactuur
  3. Het corrigeren van een bestaande inkoopfactuur. Selecteer de juiste factuur zoals bij 1 beschreven Zie: 5.3 - Corrigeren inkoopfactuur

 

 

1. Het opzoeken van een bestaande factuur of facturen

In bovenstaand scherm kunnen op basis van de selectiemogelijkheden één factuur of meerdere facturen worden opgezocht.
Is het factuurnummer bekend, dan kan dit direct ingegeven worden achter factuurnummer. Na het drukken op wijzigen of weergeven komt men direct in de factuur terecht Zie: 5.2 - Inkoopfactuur bekijken

Hier kan ook een range van factuurnummers opgegeven worden. Bijvoorbeeld zoals hieronder. De facturen die aan de criteria voldoen worden dan getoond. Er kan ook op factuurdatum of afdrukdatum etc. worden gezocht.

 

Door te klikken op één van bovenstaande facturen wordt de factuur getoond. Zie: 5.2 - Inkoopfactuur bekijken

 

Ref: 141 / 2020-08-10

5.2 - Inkoopfactuur bekijken

Door te klikken op het factuurnummer wordt onderstaand scherm getoond.  Hier kan de factuur in detail bekeken worden.

Uitleg indien een nieuwe inkoopfactuur wordt aangemaakt Zie: 5.4 - NIeuwe inkoopfactuur

Ref: 142 / 2020-08-10

5.3 - Corrigeren inkoopfactuur

Als een inkoop factuur eenmaal is geboekt en deze is fout dan zijn er twee opties om de factuur te corrigeren.

  1. De factuur is fout en moet eruit gehaald worden, omdat deze helemaal fout is, of aan een verkeerde relatie is gekoppeld etc.
  2. De factuur is juist maar is op een verkeerde grootboekrekening geboekt.

In beide gevallen moet eerst de factuur opgezocht worden. Dat kan op een aantal manieren:

  1. Via het menupad: boekhouding >> inkoopfacturen  kun je in het selectiescherm een factuurnummer ingeven en deze wijzigen.
  2. via het menupad: boekhouding >> crediteuren en dan doorklikken op de relatie en vervolgens op de inkoopfactuur.
  3. Via het menupad relaties >> tabblad crediteuren en dan doorklikken op de inkoopfactuur.

Factuur storneren:
Als de factuur gevonden is en op het scherm getoond wordt, dan gebruik je voor voor het compleet terugdraaien van de factuur de knop storneren. Zie rood bolletje 1 op de afbeelding hieronder. De factuur wordt dan volledig gecrediteerd en ook direct vereffend met de openstaande factuur.

Factuur aanpassen:
Of gebruik de knop boeking aanpassen. Dan kan de grootboekrekening of het bedrag aangepast worden. Druk daarna op boeken om de wijziging door te voeren.

 

 

 

Ref: 639 / 2020-08-10

5.4 - NIeuwe inkoopfactuur

Onderstaande film laat het volledige proces zien voor het inboeken van facturen, koppelen van pdf/jpg factuur via documentenpostbus, aanmaken template voor hergebruik en als laatste het aanmaken van een betaalbatch die bij de bank kan worden geupload.

Als er op de knop + Inkoopfactuur (bovenaan in de menubalk via het pad Boekhouding >> inkoopfacturen) is gedrukt, dan wordt onderstaand scherm getoond:

Hiermee kan een nieuwe inkoopfactuur worden aangemaakt. Er kan ook gebruik worden gemaakt van een template factuur die eerder is opgeslagen.

Indien er nog geen relatie aanwezig is om een inkoopfactuur op te boeken, maak dan eerst een nieuwe relatie aan. Zie: 5.5 - Nieuwe relatie voor crediteuren

Bovenaan in de menubalk staat een knop Lijst met grootboekrekeningen. Als hierop wordt gedrukt, wordt in een apart scherm de lijst met grootboekrekeningen getoond. Het kan soms handig zijn deze bij de hand te hebben. Door te wisselen tussen de schermen kan van de inkoopfactuur naar de lijst met grootboekrekeningen gegaan worden en terug.

Uitleg indien een bestaande factuur wordt getoond. Zie: 5.2 - Inkoopfactuur bekijken

 

 

Hieronder worden de velden van dit scherm verklaard:

Veldnaam 

Omschrijving

  Factuurkop
Factuurnummer Dit is het tijdelijke factuurnummer dat gebruikt wordt totdat de factuur definitief wordt geboekt. Dit nummer bestaat standaard uit de initialen van de gebruiker en de datum waarop de factuur wordt aangemaakt.
Factuur type Hier wordt gekozen voor een lev. factuur of een  creditnota lev.
LET OP: Bij een creditnota moeten de bedragen bij de factuurregels met negatieve bedragen worden ingegeven.
Factuur datum Dit is de factuur datum. Normaal gesproken wordt de voorsteldatum van vandaag gehanteerd.
Betalingstermijn De betalingstermijn bepaalt wanneer de factuur betaald moet zijn en wanneer deze meegaat in het aanmaanproces.
Relatienummer Door op het loepje te klikken kan een relatie opgezocht worden. Ook kan een relatienummer hier ingegeven worden.
Template Door het aanvinken van dit veld, wordt deze inkoopfactuur als een template opgeslagen. De template kan dan een volgende keer gebruikt worden als basis voor een nieuwe factuur.
Nummer lev.

Hier kan leveranciersnummer/klantnummer/debiteurennummer/naam ingevuld worden.
Dus krijg je een factuur binnen van een leverancier waarbij je een eigen klantnummer/leveranciersnummer/debiteurennummer hebt, dan vul je daar dat nummer in.
Krijg je een declaratie of een factuur binnen zonder een leveranciersnummer. Dan vul je daar de naam in. Dus bij een declaratie van het lid Jansen, vul je daar Jansen in.

Als je een nieuwe declaratie of factuur ontvangt, dan vul je bij Nummer lev. of het leveranciersnummer in dat op de inkoopfactuur staat of je vult daar de naam van de relatie in. Druk op controle om de gegevens op te halen.
Komt het nummer of de naam voor in de database, dan worden de gegevens van die relatie opgehaald.
Op die manier kun je snel een relatie zoeken voor die inkoopfactuur.

Factnr.lev. Hier wordt het factuurnummer van de leveranciersfactuur ingegeven. Is er geen factuurnummer bijvoorbeeld bij een declaratie, dan wordt hier een omschrijving van de declaratie gegeven. Bijv. reiskosten mei 2014.
Acceptgiro ref. Indien er met de factuur een acceptgiro is meegestuurd, dan kan de referentie die op de acceptgiro staat hier ingegeven worden, zodat deze mee genomen kan worden met de betaling.
Omschrijving Hier kan de omschrijving van de factuur ingegeven worden. Bijvoorbeeld verhuur kantine.
Template factuur Indien een eerdere inkoopfactuur als template is opgeslagen, dan kan deze hier opgeroepen en gebruikt worden.
Controle Druk op de knop controle om de relatiegegevens in de factuurkop te tonen.
  Factuurregels
Grootboekrekening Hier kan de grootboekrekening worden gekozen waarop de opbrengst wordt geboekt. Via het loepje kan een grootboekrekening opgezocht worden. Of via de knop Lijst met grootboekrekeningen in de menubalk.
Omschrijving Hier wordt de omschrijving meegegeven die op de factuurregel wordt getoond.
Bedrag Vul hier het bedrag in van de factuur
BTW Indien er sprake is van BTW kan hier de juiste BTW worden gekozen. Anders wordt voor BTW nul gekozen.
voeg toe Door hierop te klikken worden extra regels aan het document toegevoegd. Met het nummer kan het aantal regels worden aangegeven dat toegevoegd moet worden.
Controle Door op de knop controle te drukken worden de gegevens zoals de gegevens van de relatie opgehaald, daarnaast wordt gecontroleerd of het document geen fouten bevat.
Bewaren Het document wordt bewaard. Dit betekent dat het document wordt opgenomen in de lijst niet geboekte facturen. Zie: 3.2 - Lijst niet geboekte facturen
Boeken Het document wordt definitief geboekt. Hierna is geen wijziging van de factuur meer mogelijk.
Verwijderen Het document wordt verwijderd. Dit is definitief.
Annuleren De ingegeven waardes worden verwijderd om opnieuw te kunnen beginnen.

 

Het gebruiken van een template voor een nieuwe inkoopfactuur.

De aangemaakte templates worden getoond bij template inkoopfactuur. Na het kiezen van de template worden zowel de factuurkop als de factuurregels gevuld. Alleen het veld factuurnummer leverancier wordt leeggelaten. Dit moet natuurlijk altijd een nieuw nummer zijn.

Daarna kan alles nog naar behoefte aangepast worden.

Template facturen kunnen handig zijn bij geregeld terugkomende facturen. Bijvoorbeeld facturen voor huur van accomodatie, inkoop bar, energienota's etc.

Ref: 144 / 2020-08-10

5.5 - Nieuwe relatie voor crediteuren

Via het Menupad: Relaties beheren > Dan wordt op de knop nieuw gedrukt in de menubalk bovenin.  Zie hieronder.

 

Daarna komt men in onderstaand scherm. Daaronder wordt per blok uitleg gegeven over deze transactie.

Voor het invoeren van een crediteur hoeven niet alle velden ingevuld te worden.

 

Blok relatie

In onderstaand blok wordt het relatietype geselecteerd. Voor crediteuren is dit meestal het relatietype overig.

LET OP: Voor declaraties van leden hoeven geen aparte relaties aangemaakt te worden. Deze declaraties kunnen gewoon als een inkoopfactuur op het lid geboekt worden.

Veldnaam 

Omschrijving

Relatienummer Hierin komt het automatisch gegenereerde nummer van de relatie
Relatietype

Voor crediteuren kan hier het relatietype overig gebruikt worden. Dit kan per vereniging anders zijn.
LET OP: Het is belangrijk om hier voor crediteuren nooit het relatietype LID te kiezen.

Vanaf

Dit is de datum vanaf wanneer de relatie geldig is. Dit is een verplicht veld. De ingangsdatum moet vóór de factuurdatum van de eerste factuur liggen.

t/m

Dit is de einddatum van de relatie. Als geen zaken meer met deze crediteur worden gedaan, dan kan de relatie beëindigd worden.

Reden

In dit veld is een tabel gekoppeld met de opzegreden. Is voor crediteuren niet relevant.

 

Blok persoonlijke gegevens

Alleen de veldnamen die relevant zijn voor een crediteur worden hier beschreven.

Veldnaam 

Omschrijving

Bedrijfsnaam De bedrijfsnaam kan als veld alleen worden gevuld. Bijvoorbeeld bij het aanmaken van relaties voor crediteuren. Wordt het veld Achternaam, Voornaam of voorletters gebruikt, dan moeten deze 3 velden allemaal worden gevuld.
Nummer leverancier Dit is het leveranciersnummer voor de crediteuren. Dit kan ook de verkorte naam van het lid zijn, als deze een declaratie indient.
Achternaam Als het veld achternaam wordt gevuld, dan moeten ook de velden voornaam en voorletters worden gevuld. Indien dit niet gewenst is bijv. bij andere relaties dan leden, dan kunnen hier spaties ingezet worden.

 

Blok adresgegevens

Indien de relatie een bedrijf is, dan kan naast het adres ook het postadres bijvoorbeeld van de postbus ingevuld worden. Facturen etc worden dan naar dat adres verstuurd.

Veldnaam 

Omschrijving

Land Indien een ander land nodig is dan de keuze aangeeft, dan kan dat bij de instellingen geregeld worden.

 

 Blok communicatie

 

 

Veldnaam 

Omschrijving

Aanschrijftitel Dit veld is voor de eigen informatie. Het wordt niet gebruikt bij de facturatie of bij brieven.
Telefoon/mobiel/fax Er zijn 3 velden beschikbaar. Het veld fax kan ook voor een derde telefoonnummer gebruikt worden. In dat geval kan AllUnited de omschrijving aanpassen.
email Meerdere emailadressen zijn mogelijk. Emailadressen moeten dan door ; gescheiden worden.
Link Bij bedrijven kan hier een link opgenomen worden naar de website

 

 

Blok financieel

 

Veldnaam 

Omschrijving

 Betaalwijze Bij een crediteur is dit veld altijd leeg.
 Betalingstermijn Bij een crediteur is dit veld altijd leeg. De vervaldatum van de factuur wordt bij het invoeren van de inkoopfactuur ingegeven.
 IBAN Hier komt het IBANnummer. Het IBAN nummer moet ingevuld worden zonder spaties.
 BIC Bij Nederlandse bankrekeningen wordt het veld BIC automatisch gevuld. Bij buitenlandse bankrekeningen moet het veld BIC wel zelf gevuld worden.
Kenmerk machtiging Bij een crediteur is dit veld altijd leeg.
datum Bij een crediteur is dit veld altijd leeg.
BTW, Burgerservice KvK Voor crediteuren kunnen deze velden ingevuld worden.
Factuurverzamelaar Bij een crediteur is dit veld altijd leeg.
E-mail factuurontvanger Bij een crediteur is dit veld altijd leeg.
IBAN(uitbetalingen) Bij een crediteur is dit veld altijd leeg.
Ref: 330 / 2020-08-10

5.6 - Betaling inkoopfactuur

Een betaling van een inkoopfactuur kan op twee manieren gedaan worden:

  1. Er kan rechtstreeks bij de bank een betaalopdracht gemaakt worden.  Tip: Geeft dan het factuurnummer uit AllUnited mee, waarmee de factuur is aangemaakt. Dus bijv. 60000010. Bij het inlezen van het bankbestand wordt deze betaling herkend en zal op de inkoopfactuur worden gezet. Dit wordt hier verder niet besproken. 
  2. Er kan een betaalbestand aangemaakt worden voor de inkoopfacturen.

Via het menupad: boekhouding > auto inc./bet. kunnen incasso bestanden en betaalbestanden worden aangemaakt.

Via het menupad: boekhouding > grootboekrekeningen kan het nummer van de grootboekrekening, die gekoppeld is aan de bankrekening, gewijzigd worden.
Dit is nodig als deze rekening nog niet is ingesteld voor het maken van een betaalbestand.

Hieronder wordt aangegeven hoe een betaalbestand voor inkoopfacturen wordt aangemaakt.

Via het menupad: boekhouding >> auto inc./bet. wordt onderstaand scherm getoond.

Het betaalproces bestaat uit een aantal stappen. Deze corresponderen met de blokken hierboven.

  • Stap 1 is het aanmaken van de posten
  • Het tweede blok geeft de mogelijkheid de aangemaakte posten te controleren
  • Stap 2 is het aanmaken van het betaalbestand
  • Het vierde blok geeft de mogelijkheid om alle posten van stap 1 te storneren als blijkt dat het niet goed is gegaan.

Hieronder wordt het betaalproces besproken.

Om een betaalbestand aan te maken, moeten de vinkjes bij crediteuren en Betaling gezet worden.

De betaalwijze is alleen relevant bij het aanmaken van een incassobestand en heeft hier geen functie.

De incasso/betaaldatum kan aangepast worden met de gewenste betaaldatum.

Als de betalingen zijn aangemaakt dan is in het tweede blok te zien hoeveel betalingen er zijn aangemaakt.

Door in bovenstaand blok op start te drukken worden de 9 posten die hierboven worden aangegeven getoond. Hier kan dus een controle plaatsvinden of dit de juiste posten zijn.

Bij betaling van inkoopfacturen zullen de posten negatief zijn.

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

Mocht een betaling in bovenstaand scherm niet meegenomen moeten worden in het betaalbestand dan kan stap 1 ongedaan gemaakt worden.

Noteer de relatie waarvan de factuur niet meegenomen mag worden. Klik op terug zodat het overzichtsscherm weer wordt getoond.

Verwijder daarna alle betalingen door op knop storneren te drukken in het onderste blok.

Via het menupad: boekhouding >> crediteuren kan dan de relatie opgezocht worden. Klik door op de relatie en het crediteurenscherm van de relatie wordt getoond.

Door in onderstaand scherm de vervaldatum aan te passen en deze in de toekomst te zetten, wordt deze factuur niet meegenomen bij het aanmaken van het betaalbestand.

Daarna kan weer terug gegaan worden naar stap 1 van het betaalbestand en kunnen de posten opnieuw aangemaakt worden.

 

Zijn alle posten juist dan kan het betaalbestand worden aangemaakt. Dit kan in het volgende blok.

Vink Betaling aan en simuleren. Er zal nu een controle plaatsvinden en er wordt een testbestand aangemaakt. Zie onderstaand scherm.

Controleer of het testbestand kan worden opgeslagen op de eigen computer en weer teruggevonden kan worden om op te laden bij de bank.

Worden er bovenaan in het scherm geen foutmeldingen gegeven dan kan dit proces nog een keer doorgevoerd worden zonder het vinkje simuleren.
Dan wordt het echte betaalbestand aangemaakt. Download dit bestand op de eigen computer en laadt het dezelfde dag op bij de bank.

Het betaalbestand begint met het jaar, de maand, de dag, het uur, de minuut en de seconde en daarachter SEPA_SCT_PAIN001.xml. Op die manier is een bestandsnaam altijd uniek.

In bovenstaand scherm is te zien dat de posten zijn "verhuisd" van "nog niet geïncasseerde/betaalde posten" naar "nog niet vereffende posten".

Op het moment dat het bankafschrift wordt verwerkt waarop deze betaalbatch staat wordt deze post weer tegengeboekt en staat alles weer op nul.

Dus blijven er hier posten open staan, dan kan het zijn dat deze niet naar de bank zijn verstuurd, of dat de bank deze heeft geweigerd.

 

Het laatste blok Storneren van niet geïncasseerde of betaalde documenten kan worden uitgevoerd als blijkt dat stap 1 onterecht is uitgevoerd. Of indien er iets helemaal fout is gegaan in het proces. Druk dan op storneren en stap 1 wordt weer ongedaan gemaakt.

Het aanmaken van een betaalbestand is alleen mogelijk als de grootboekrekening die gekoppeld is aan de bankrekening goed staat ingesteld en het betalingbestandtype goed is ingevuld zoals hieronder

Ref: 331 / 2020-08-10

6 - Instellingen voor de facturatie

6.1 - Seizoenen

Menupad: Instellingen > Seizoenen (onder kop activiteiten)

Druk op wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond.

 

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm. Een seizoen kan alleen verwijderd worden als deze niet in gebruik is.
Seizoencode 10 cijfer/letter code die het seizoen aanduidt. De eerste 4 posities (cijfers) is het jaar vanaf, gevolgd door 1 positie (letter) voor de maand vanaf. Daarna volgt het jaar t/m gevolgd door de maand t/m. In bovenstaand voorbeeld had de seizoenscode eigenlijk 2014A2014L moeten zijn, omdat deze voor het hele jaar 2014 geldt. A is de eerste letter in het alfabet, dus dit geeft ook de eerste maand aan.
Seizoengroepcode Hiermee wordt aangegeven voor welke seizoensgroep de code van toepassing is.
Seizoen Dit is de omschrijving van het seizoen
Vanaf datum De vanaf datum voor het seizoen
t/m datum De t/m datum voor het seizoen
Seizoen niet tonen Indien er veel seizoenen zijn, is het overzichtelijker om bij oude seizoen hier het vinkje aan te zetten, dan worden deze seizoenen in de selecties niet meer getoond. Bijvoorbeeld op het activiteitenscherm bij de relatie.

LET OP: Controleer als een nieuw seizoen wordt toegevoegd altijd of deze gekoppeld is aan de juiste seizoensgroep. Het komt wel eens voor dat de voorstelwaarde eenmalig bijv. blijft staan terwijl dat dit niet de bedoeling is.

Ref: 106 / 2020-08-10

6.2 - Contributies aanmaken

Menupad: Activiteiten & Teams >  Instellingen > Contributies (onder kop activiteiten)

Het blok activiteiten ziet er als volgt uit.

 

 

Druk op selecteren en onderstaand scherm wordt getoond.

Er kunnen hier 3 keuzes gemaakt worden:

  1. Nieuwe contributie aanmaken (via de knop nieuw op de menubalk bovenin)
  2. Contributies van een vorig seizoen kopiëren (via de knop contributies kopiëren op de menubalk bovenin)
  3. Bestaande contributies selecteren en/of aanpassen (door een keuze te maken in het selectiescherm)

1. Een nieuwe contributie aanmaken.

Druk op de knop nieuw in de menubalk.

Het volgende scherm wordt dan getoond.


 

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

 

Veld Omschrijving
Seizoen-activiteit-categorie Kies de juiste activiteit -categorie -seizoen om een contributie voor aan te maken.
Geboortedatum vanaf

Werk altijd vanaf het oudste lid. Dus voor het oudste lid wordt hier de keuze 01-01-1900 gekozen. Voor een junior kan dan bijvoorbeeld de datum 01-01-1998 gekozen worden.
De contributie voor de senioren geldt dan voor leden die geboren zijn tussen 01-01-1900 en 31-12-1997.
Voor elke activiteit - categorie kunnen dus meerdere contributiesleutels aangemaakt worden. Elk met een eigen geboortedatum vanaf.

Contributies Hier wordt het bedrag van de contributie ingegeven.
Grootboekrekening Selecteer hier de grootboekrekening waaraan de contributie moet worden gekoppeld.
BTW Hier kan de BTW gekozen worden. Indien er geen sprake is van BTW dan wordt er gekozen voor Nul BTW
Blokkeer familiekorting Als dit veld wordt aangevinkt, dan wordt de familiekorting voor deze contributie uitgeschakeld.
  Seizoensomschrijving toevoegen
 

Hier kan je er voor zorgen dat het bijbehorende seizoen automatisch aan de omschrijving wordt toegevoegd.  Je kunt de volgende keuzes als in onderstaande afbeelding maken:

  • Geen keuze, dan zie je alleen de regel in de omschrijving staan en wordt er geen seizoen toegevoegd in de factuur zelf.
  • Seizoen voor/achter omschrijving: De seizoensomschrijving als ingegeven via Activiteiten & Teams >> Seizoenen bij de kolom Seizoen wordt voor of achter de omschrijving in de factuur zelf  toegevoegd.
  • Periode voor/achter omschrijving: De ingegeven vanaf - t/m data als ingegeven via Activiteiten & Teams >> Seizoenen worden voor of achter de omschrijving in de factuur zelf toegevoegd.
  Bijzondere kortingen of berekeningen.
Extra specificaties

Door het vinkje extra specificaties aan te vinken komen er extra mogelijkheden in beeld om uitzonderingen bij de contributie vast te leggen.

 

Hieronder staan een aantal opties om kortingen of afwijkende berekeningen toe te passen.

LET OP: als de vereniging gebruik maakt van een facturactiescript dan moet misschien eerst het facturatiescript uitgezet of aangepast worden om een juiste berekening te krijgen. Het kan zijn dat het facturatiescript en onderstaande instellingen samen een berekening doen en de uitkomsten daarom anders dan verwacht zijn.
Overleg even met AllUnited of het script verwijderd kan worden. Vaak worden in het script ook nog andere uitzonderingen berekend voor de facturatie.

Of er sprake is van een facturatiescript kan gecontroleerd worden in de tabel categorieën. Via het menupad: Activiteiten & Teams > instellingen >> categorieën (onder de kop activiteiten). Het script is hieronder geel gemarkeerd.

 

Korting referentie contributie

Als bij een andere contributiesleutel de contributies al helemaal zijn ingevuld, dan kan hier een selectie gemaakt worden, zodat deze inrichting van de contributie wordt overgenomen. Op die manier hoeft er maar één contributiesleutel ingericht te worden en kan hiernaar verwezen worden. Onderstaande kortingen worden dan overgenomen van de andere contributiesleutel.

Als een verwijzing handig is, maar er daarna nog aanpassingen nodig zijn. Dan wordt eerst de contributie gekozen en daarna weer leeggemaakt. Dan worden de instellingen gekopieerd en kunnen deze aangepast worden.

 

Er zijn op dit moment 10 opties voor bijzondere kortingen of berekeningen.

  1. Het overnemen van het teambedrag bij de contributie. Bijvoorbeeld voor Topteams moet een andere contributie betaald worden. 
  2. Voor Atletiekverenigingen kan de Atletiekuniebijdrage en/of wedstrijdlicentie worden toegevoegd
  3. Gebruik van een factor. Bijvoorbeeld bij boetes of indien er veel verschillende bedragen zijn voor een activiteit of een korting bij sommige leden. Contributie op basis van het aantal uren training etc.
  4. Bondsnummer toevoegen. Als men op de factuur het bondsnummer wil zien in de factuur regel.
  5. Toegestane groepen. Bijvoorbeeld een korting op basis van een functie, bijvoorbeeld trainer of op basis van een andere activiteit of relatietype.
  6. Korting op basis van het gebruik van checkboxen. Dit wordt bijvoorbeeld gebruikt voor ereleden. Als het vinkje aan staat bij checkbox 1 = erelid, dan kan bijvoorbeeld een korting van 100% worden gegeven.
  7. Korting indien leden meerdere activiteiten doen.
  8. Familiekorting
  9. Korting op basis van de betaalwijze. Dus bijvoorbeeld bij automatische incasso krijgt een lid 5 euro korting.
  10. Naar rato berekening als leden later in het seizoen lid worden bij "Korting kortere periode".
1. Teambedrag

Als dit veld wordt aangevinkt, dan wordt bij deze contributie gekeken of er bij het team van het lid een apart teambedrag is opgenomen. De contributie wordt dan vervangen door het bedrag dat bij het team staat.

2. Atletiekunie   

Hier worden de atletiekunie contributies ingegeven en wordt aangegeven welke instellingen voor de korting van de contributie overgenomen moeten worden.
Geldt er geen enkele korting op de atletiekunie contributies, dan wordt niets aangevinkt.

De berekening van de atletiekunie bijdrage houdt rekening met de volgende zaken:

  • Bij nieuwe leden wordt vanaf 1 oktober nog 25% in rekening gebracht. Conform Atletiekunie afdracht.
  • Bij de eerste factuur van het jaar wordt de bijdrage in rekening gebracht, dus wordt er per kwartaal gefactureerd, dan wordt de bijdrage
    alleen bij de factuur voor het 1e kwartaal in rekening gebracht. 
  • Bij nieuwe leden wordt het wel op latere facturen in rekening gebracht. Dus bijvoorbeeld als iemand in het 2e kwartaal lid wordt.
3. Factor1 actie

 Korting op basis van een factor. Deze kortingsoptie wordt alleen getoond indien bij de instellingen de factor is aangezet. Een aantal voorbeelden hiervoor zijn.

  1. Boetes voor rode kaarten. Deze kunnen verschillend zijn. Bij de contributie wordt dan de prijs op 1 euro gezet en in het extra veld factor wordt het bedrag van de boete gezet.
    De actie bij de factor is dan de prijs x factor
  2. Competitiebijdragen die afhankelijk zijn van het aantal deelnemers in een team. In de factor wordt dan het aantal deelnemers van het team gezet en bij de contributie het bedrag dat voor de deelname van het team moet worden betaald. Bij de factor staat dan prijs / factor. Het bedrag per team bijv. 60 euro wordt dan gedeeld door het aantal deelnemers dat in de factor is geplaatst.
  3. Trainingen of lessen die via de activiteiten gefactureerd worden en waarbij het tarief verschillend kan zijn.
  4. De factor kan ook een kortingspercentage zijn.
  5. Hieronder een voorbeeld waarbij de factor het aantal uren. Met het vinkje factor vertalen aan kun je een extra omschrijving meegeven op de factuur. Bij de factuurregel wordt dan de tekst bij "tekst toevoeging" extra meegenomen.
    Met de knop voeg toe kunnen extra vertalingen van de factor gemaakt worden.

LET OP: Wil je met de factor een negatieve contributie berekenen. Zorg dan dat het bedrag van de contributie ook negatief is.

 

 

 

4.Bondsnummer toevoegen Als dit veld wordt aangevinkt, dan wordt het bondsnummer op de factuur toegevoegd.
5. Toegestane groepen

Deze korting kan worden toegevoegd als op basis van een functie, een relatietype, een bepaalde activiteit/categorie een korting moet worden toegepast.
Deze functie is zeer krachtig om uitzondering op de contributie toe te passen.

 Voorbeeld: Leden met de functie jurylid of trainer krijgen een korting op de contributie.
Leden die ook een sponsorcontract hebben krijgen korting op de contributie etc.

6. Korting (checkboxen)

Een bijzonder lidmaatschap wordt vaak via een checkbox aangegeven.  Hier kan er voor gekozen worden een korting toe te passen als de checkbox staat aangevinkt. Dit kan er als volgt uit zien:



 In het eerste veld komt de korting en bij kortingtekst de omschrijving die bij de korting hoort. Deze omschrijving is een aanvulling op de contributie. Door het aanvinken van het veld % wordt de korting een percentage. De korting kan op een aparte grootboekrekening worden geboekt.

7. Meerdere activiteitenkorting

Indien verenigingen meerdere activiteiten aanbieden en er een korting geldt indien een lid van meerdere activiteiten gebruik maakt, dan wordt in de tabel categorieën de volgorde aangegeven van de verschillende activiteiten.  Bij de contributie wordt dan aangegeven bij welk aantal men een korting krijgt en hoe groot die korting is. Dat kan er als volgt uit zien.

Door het vinkje "Alleen huidige activiteit tellen" aan te zetten, wordt alleen een korting berekend als een lid 2 activiteiten met dezelfde "activiteitcode" heeft. Dus bijvoorbeeld als je twee keer traint voor zwemmen, dan krijg je op de tweede training een korting.  In bovenstaand voorbeeld wordt op de tweede activiteit die in de factuur voorbij komt een korting van 10% gegeven. Een korting op beide activiteiten is niet mogelijk via deze weg.

8. Familiekorting

Familie korting kan op 2 plaatsen worden vastgelegd:

1. Bij de factuur bron (menupad: facturatie >> instellingen >> factuurbronnen).
Hier wordt het bijvoorbeeld vastgelegd als er een factuur maximum geldt. Dus voor een gezin mag de factuur nooit hoger zijn dan 600 euro.

2. Bij de contributiesleutel.
Hier kan per contributie vastgelegd worden wat de korting moet zijn.

Bij aantal wordt aangegeven vanaf welk familielid de korting moet gelden.Vervolgens kan een bedrag of percentage ingegeven worden voor de korting. Ook kan de korting op een andere grootboekrekening worden geboekt.

9. Betaalwijze korting

Een betaalwijze korting is bijvoorbeeld een korting voor automatische incasso. Deze korting kan bij de betaaltermijn opgegeven worden, maar geldt dan op factuurniveau. Er zijn verenigingen die de korting per lid toepassen. Dan kan de korting hier worden vastgelegd. Met de knop voeg toe kan de betaalwijze gekozen worden en een korting worden vastgelegd.

 

10. Korting kortere periode

Dit heeft betrekking op de korting die wordt toegepast als mensen later lid worden.

De volgende opties zijn aanwezig:

Van deze opties worden 1, 2, 3, 6, 9 en 10 automatisch door AllUnited berekend. AllUnited neemt de periode waarin ze lid zijn geworden mee voor het bepalen van de contributie. Stel de contributie is 60 euro per kwartaal e de naar rato berekening vindt plaats per halve maand. Dus per halve maand 10 euro. Wordt iemand ingeschreven per 15 maart, dan betaald deze dus 20 euro, omdat de 15e van de maand in de 1e helft ligt. Wordt iemand ingeschreven op 16 maart, dan betaalt deze dus 10 euro. Dit als voorbeeld hoe de berekening plaats vindt.

Bij de opties 4, 5, 7 en 8 kan de vereniging zelf het kortingspercentage of het kortingsbedrag ingeven.

  1. Naar rato korting per dag
    Op dagbasis wordt bepaald wat de contributie moet zijn. Bijvoorbeeld contributie is 365 euro per jaar en het lid wordt lid op 16 januari, dan wordt de contributie (365 (dagen per jaar) - 15(dagen geen lid))/365(dagen per jaar) * 365 (contributie) = 350 euro.
    Het jaarseizoen wordt dan door het aantal dagen gedeeld. De dagen (15) dat het lid geen lid is, worden er vanaf getrokken. Zie ook het excelbestand waarin veel voorbeelden zijn uitgewerkt. De link staat hieronder.
  2. Naar rato korting per week
  3. Naar rato korting per halve maand (16)             
  4. Naar rato korting per halve maand (16) (%)       
  5. Naar rato korting per halve maand (16) (EUR)     
  6. Naar rato korting per maand
  7. Naar ratokorting per maand (%)
  8. Naar ratokorting per maand (EUR)
  9. Naar ratokorting per kwartaal
  10. Naar ratokorting per halfjaar.

 Als bijlage een excelbestand waarin een berekening is gemaakt van de diverse opties,

 Voorbeeld 8

Voorbeeld optie 7 Naar ratokorting per maand (%)
In dit voorbeeld een jaarcontributie voor tennis.

Omdat het hoogseizoen voor tennis in de zomermaanden ligt, wordt voor nieuwe leden pas vanaf april de contributie lager. Dus wordt men lid in het eerste kwartaal dan wordt de volledige contributie betaald. Wordt men lid in april, dan betaalt men 10 % minder, wordt men lid in december dan betaalt men nog maar 10% van de contributie. 

TIPS:

Als er sprake is van een kwartaalcontributie dan worden alleen de eerste 3 periodes gevuld. Is er sprake van een jaar contributie dan worden alle periodes gevuld.

Het veld kortingtekst wordt toegevoegd aan de omschrijving tussen haakjes. Dus als er bij de omschrijving van de contributie staat: Contributie tennis dan komt er bij een lid dat later in het seizoen lid wordt Contributie tennis (naar rato) te staan.

Omschrijving Geef hier de omschrijving in die op de factuur moet komen.
LET OP: Als hier een jaartal wordt ingevoerd, dan wordt deze bij het kopiëren van de contributie niet aangepast. Dit zal dus na het kopiëren van de contributie alsnog aangepast moeten worden.
   

2. Contributies van een vorig seizoen kopiëren.

Druk op de knop contributies kopiëren in de menubalk bovenin.

 Daarna wordt onderstaand scherm getoond.

 

Als er een nieuw seizoen/periode is aangemaakt, dan kunnen de contributies van het vorige seizoen/periode naar dit seizoen/periode gekopieerd worden.

In het scherm zie je onderliggend de geldende contributies voor het seizoen/de seizoenen die in de bovenliggende peildatum vallen.  In dit scherm heb je de volgende twee keuzes:

  1. Er zijn contributies aangemaakt die je massaal voor het seizoen wilt verwijderen
    Hou de checkbox voor de contributie-soort die je massaal wilt verwijderen aangevinkt en klik op de button VERWIJDEREN.
  2. Je wilt een bestaande contributie-soort van een bestaand naar een nieuw seizoen kopiëren
    Vul bij de peildatum een datum in die in het volgende seizoen ligt en klik op VERVERSEN.
    Je krijgt onderstaand screenshot:

    Hou de checkbox bij de contributie-soort(en) die je wilt kopiëren aangevinkt en klik op KOPIEREN.

Let op:
Controleer wel of er in de omschrijving bij de contributies een jaartal of andere tijdsaanduiding voorkomt. Dan zal de omschrijving ook aangepast moeten worden. Als de contributiebedragen zijn gewijzigd, dan moeten deze natuurlijk ook aangepast worden.
Tip:
Haal het seizoen bij de omschrijving weg en selecteer bij het veld 'Voeg seizoensomschrijving toe'  de manier waarop je het seizoen in de omschrijving toegevoegd wilt hebben. Dit scheelt fouten en werk in de toekomst. 

Contributies die afhankelijk zijn van de leeftijd van een lid.
Als er bijvoorbeeld een jaar contributie aanwezig was voor de leden geboren vanaf 01-01-1995 en deze contributie wordt gekopieerd naar het volgende jaar dan wordt dit een jaar opgehoogd dus "geboren vanaf 01-01-1996". Afhankelijk van de instellingen wordt de geboortedatum vanaf ook met een jaar/maand/kwartaal etc opgehoogd. Als de leeftijdsafhankelijke contributies goed zijn ingesteld, dan hoeven deze in principe alleen aangepast te worden als er andere leeftijdscategorieën gelden of indien er categorieën bijkomen. 

3. Bestaande contributies selecteren en/of aanpassen.

Indien een selectie wordt gemaakt via het selectiescherm, dan wordt onderstaand scherm getoond. Bijvoorbeeld seizoen 2016. Onder de selectie worden dan alle contributies getoond, die aan de selectie voldoen.

 

In bovenstaand scherm kan dan op de juiste regel worden geklikt om de contributie aan te passen.

Zie voor het scherm en de uitleg "het aanmaken van een nieuwe contributie" hierboven.

 

Ref: 108 / 2020-08-10

6.3 - Betaalwijze

De betaalwijze geeft aan of een lid via automatische incasso betaald of zelf het bedrag overmaakt.  Het is niet nodig om voor leden die geen automatische incasso hebben een betaalwijze in te vullen. Als het veld betaalwijze bij het lid leegt blijft, dan krijg het lid een factuur met het verzoek dit zelf over te maken. Dit wordt geregeld via de afdrukformulieren Zie: 6.8 - Factuurlayout

Menupad: Relaties > Instellingen > Betaalwijze

Druk op weergeven of wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond:

ref176screenshot1_1.png

De volgende velden kunnen ingevuld worden.

Veld

Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Betaalwijzecode Dit is de code van de betaalwijze
Betaalwijze Omschrijving van deze betaalwijze
Blokkeer afdruk Als hier het vinkje wordt aangezet, dan wordt bij het boeken van deze facturen ook gelijk aangegeven dat ze niet verstuurd hoeven te worden. Deze facturen komen dus niet terecht bij Facturen > facturen afdrukken, nadat ze zijn geboekt.
Dit veld wordt gebruikt bijvoorbeeld bij ereleden, die eigenlijk nooit meer een factuur van de vereniging krijgen.
Betalingstermijn Hier wordt de betalingstermijn ingevuld die voor de meeste leden geldt. Staat er niets ingevuld bij het relatiescherm van de relatie, dan wordt de betalingstermijn gekozen die hier staat ingevuld. Zie ook de uitleg van de werking van de betalingstermijnen hieronder.
Grtbkreknummer Hier kan een grootboekrekening ingevuld worden. Stel dat alle leden met automatische incasso 5 euro korting krijgen op de factuur dan kan dat hier aangegeven worden.
Prijs Hier wordt de prijs ingegeven. In het genoemde voorbeeld -5,00 voor 5 euro korting
BTW Hier wordt de BTW code gekozen indien er sprake is van BTW
Omschrijving De onschrijving die op de factuur komt bij de korting
[per_contact] Dit veld is nog niet in gebruik.

 

De werking van de betalingstermijn

De volgorde die Allunited hanteert voor het vaststellen van de juiste betalingstermijn is zoals onderstaand.

  1. De betalingstermijn binnen massa factureren overschrijft alle andere betalingstermijnen.
  2. Wordt deze betalingstermijn niet gebruikt, dan wordt gekeken of binnen de relatie een aparte betalingstermijn is ingegeven.  Deze staat op het relatiescherm onder financieel.
  3. Is hier niets ingegeven dan wordt gekeken bij de betaalwijze. Bij automatische incasso kan ingegeven zijn dat deze altijd in 3 termijnen wordt geïncasseerd. Hier staat altijd automatische incasso. Achter automatische incasso kan een betalingstermijn ingegeven worden.
  4. Is hier niets ingegeven dan wordt bij de factuurbron gekeken. De factuurbron wordt gevonden via het menupad:  Facturatie > Instellingen > factuurbronnen Zie: 6.6 - Factuurbron (andere instellingen)
Ref: 176 / 2020-08-10

6.4 - Betalingstermijn

Via het menupad: Facturatie > instellingen > betalingstermijn  kunnen diverse betalingstermijnen ingesteld worden. Deze zijn dan op verschillende manieren te gebruiken.

De volgorde die Allunited hanteert voor het vaststellen van de juiste betalingstermijn staat hier.

Het scherm voor het invullen van de betalingstermijnen ziet er als volgt uit:


 

De volgende velden worden hier ingevuld:

Veldnaam 

Omschrijving

Als het veld hieronder is aangevinkt wordt de regel verwijderd nadat op bewaren is gedrukt.
Bet.ter.code Dit is de code voor de betalingstermijn
Betalingstermijn Dit is de korte omschrijving voor de betalingstermijn
Betalingstermijn lang Hier kan je de betalingstermijn een langere naam geven

Eerste dag

Dit is het eerste moment van het seizoen dat de facturatie standaard opgestart wordtJe hebt daarbij diverse keuzes zoals hieronder weergegeven:

schermafbeelding_2019_03_17_om_09.42.40_1.png

Kies je:

Factuurdatum: Dan is er eigenlijk geen vast moment en wordt gewoon het moment dat de vereniging zelf met factureren start als startdatum gekozen.

Minimale betaaldatum: Hier kan de minimale betaaldatum ingevuld worden. Stel dat iedereen voor 31 maart de contributie betaald moet hebben, ongeacht de datum waarop de factuur is aangemaakt, dan wordt deze datum als vervaldatum voor de factuur gekozen. Is de hier ingevulde datum verstreken, dan wordt het aantal dagen, zoals dat bij "Dagen" is aangegeven aangehouden. Dit overruled dus het aantal dagen bij "Dagen" als deze datum nog niet verstreken is.

Begin jaar (...): Dan heb je te maken met een jaarlijks seizoen, waarbij de startdatum valt bij de maand die je hier gekozen hebt.
Bij de berekening van de vervaldata van de facturen, wordt alles vanaf de eerste dag van het seizoen gerekend. Bijvoorbeeld 1 januari.
Voordeel van deze keuze is dat er rekening wordt gehouden met de verstreken termijnen.

Bijvoorbeeld: Een lid wil in 4 termijnen betalen. De ingangsdatum van het lidmaatschap is 26 juni. AllUnited kan dan constateren dat de eerste 2 termijnen reeds gepasseerd zijn en zal de factuur dus opsplitsen in 2 termijnen in plaats van 4 termijnen.

Begin kwartaal: Als het jaarseizoen in kwartalen is verdeeld, kan gekozen worden voor begin kwartaal als startdatum

Begin half jaar: Als het jaarseizoen in tweeën in gesplitst, kan gekozen voor begin half jaar als startdatum.

Dagen

Dit is het aantal dagen dat geldt voor het bepalen van de vervaldatum. Moet een factuur in termijnen betaald worden, dan wordt hier het het moment aangegeven worden dat de volgende termijn(en) in moeten gaan. Je hebt hierbij de keuze om dit cumulatief te laten verlopen of via een vaste dag van de maand. Verder zal het systeem aan de hand van je instellingen bij meerdere termijnen op jaar/half jaar of kwartaal basis de termijnen naar rato aanpassen aan de hand van het moment van daadwerkelijke facturering. Dus stel: de leden betalen elk kwartaal in 3 termijnen,  en een nieuw lid start in februari, dan zal de termijn voor dat kwartaal in 2 termijnen worden omgezet.

Hieronder een voorbeeld in 12 termijnen voor cumulatief (dagen na factuurdatum) of voor een vaste dag per maand.

   
 

Cumulatief:  Kies je hiervoor bij  incasso in twee termijn na 0 en na 60 dagen, dan vul je bij het eerste veld 0 dagen in en bij de tweede 60. De eerste termijn krijgt dan de factuurdatum mee als vervaldatum en de tweede termijn 60 dagen na factuurdatum. Het incassobestand kan dan aangemaakt worden als de vervaldatum is verstreken. Stel de vervaldatum staat op 15 april 2015, dan kan er niet op 15 maart een incassobestand aangemaakt worden, omdat de vervaldatum nog niet is verstreken.

Vaste datum: Heb je te maken met 4 termijnen, die je altijd op de 25ste van de maand wilt incasseren, met een tussenpauze van 1 maand bij de eeste twee termijnen, dan een pauze van twee manden en dan bij de laatste termijn weer  1 maand. Dan vul je bij velden 1,2,5,6 het getal 25 in.

Minimum dagen: Dit is de minimale tijd die jij een debiteur wilt geven om nog te reageren op een factuur, voordat daadwerkelijk geincasseerd kan worden. Dus stel jij hier 5 dagen in en de vervaldatum is standaard de 25ste van de maand en het is de 23ste, dan zal de vervaldatum voor deze persoon pas de 25ste van de maand daarna zijn.

Min. split
bedrag
Indien een factuur opgesplitst wordt in meerdere termijnen, dan kan hier een bedrag ingegeven worden. Dit bedrag geeft het minimum bedrag aan waarvoor in termijnen betaald mag worden. Ligt het bedrag daaronder, dan wordt het automatisch 1 termijn. Dit voorkomt dat een factuur met een klein bedrag toch opgesplitst wordt in meerdere termijnen.

Betalingscondities

Hier kan je bepaalde extra condities aan de betalingstermijnen hangen.

schermafbeelding_2019_03_17_om_10.21.41_1.png

Tolerantiedagen: Dit is het aantal dagen dat opgeteld wordt bij de vervaldatum voordat de factuur mee gaat in het aanmaanproces.

Korting: Dit geeft je in als je debiteuren die in een keer betalen een korting wilt geven. Daarbij kan je  daaronder aangeven of dit een vast bedrag of een percentage moet zijn van het te betalen bedrag. In de afbeelding gaat het dus om een korting van 12 euro.

Extra factuurregel

Hiermee kan een extra factuurregel toegevoegd worden op de factuur. Veel verenigingen hanteren bijvoorbeeld de regel dat betaling via incasso gratis is, maar dat bij zelf betaling 5 euro administratiekosten in rekening wordt gebracht. Dan kan met deze extra regel dit ingesteld worden.

 schermafbeelding_2019_03_17_om_10.26.57_1.png

Grootboekrekening: Dit is de grootboekrekening waarop de administratiekosten worden geboekt.

BTW: Hier wordt aangegeven of er sprake is van BTW. Wordt er geen BTW in rekening gebracht, dan wordt gekozen voor Nul BTW of 0-BTW.

Prijs: Hier wordt de prijs ingegeven. Dit kan zowel een negatief als een positief bedrag zijn. Dus een korting bij automatische incasso of een toeslag bij zelf betalen.

Omschrijving: Dit is de omschrijving dit op de factuur komt voor deze extra factuurregel.

Vul verwerkdatum Als dit vinkje wordt aangezet, dan wordt de verwerkdatum gelijk bij het boeken van de factuur gevuld. Dit heeft tot gevolg dat een factuur niet kan worden geïncasseerd.  Bijvoorbeeld indien de contributie wel wordt geïncasseerd maar de lessen niet, dan kan bij de lessen een andere betalingstermijn worden gebruikt.

Toestaan in Ledenmodule / Website

Sta toe dat een lid dit betalingstermijn zelf kan kiezen binnen de ledenmodule of website bij het aanpassen van zijn financiële gegevens

Test je instellingen via Tab 'Betalingstermijnen testen' bovenaan in de menubalk.

Als je op deze tab klikt dan kan je bijv. onderstaande resultaat zien als een peildatum in juni neemt met een bedrag van 300 euro bij de ingestelde betalingstermijnen. Dus dan weet je op welk moment welk bedrag bij zo'n termijn zal vrij komen te staan om te incasseren of in het aanmaanproces komt bij zelf betalen.

 schermafbeelding_2019_03_17_om_10.37.31_1.png


Mocht er advies nodig zijn voor de inrichting van de betalingstermijnen, maak dan een helpdeskticket aan.

 

 

Ref: 318 / 2020-08-10

6.5 - Factuurtype (factuur opmaak)

Via het menupad: Facturatie > instellingen > factuurtypen (onder de kop factureren) worden de factuurtypen getoond.

Hier kan het afdrukformulier dat bij dit factuurtype gebruikt wordt, gekoppeld worden. Dus bijvoorbeeld een factuur voor de activiteiten, zoals contributie. Een andere factuurlayout voor de facturen op basis van lessen, contracten of manuele facturen. Zie plaatje hieronder bij afdrukformulier.

Het wordt afgeraden om hier zelf wijzigingen in aan te brengen behalve het koppelen van het juiste afdrukformulier en het vinkje bij Blok datum chk.

Mochten er in deze tabel wijzigingen nodig zijn, anders dan het afdrukformulier of de datum check, maak dan een helpdeskticket aan en AllUnited zal graag advies geven.

Wijzigingen in deze tabel kunnen ongewenste gevolgen hebben bij het afdrukken of per mail versturen van de facturen. Voeg geen nieuwe factuurtypen toe. 

Een factuur kan pas afgedrukt of per e-mail verstuurd worden als er een afdrukformulier gekoppeld is aan het factuurtype.

 

 

De volgende velden worden hier ingevuld:

Veldnaam 

Omschrijving

Als het vakje onder het prullenbakje is aangevinkt wordt de regel verwijderd nadat op bewaren is gedrukt.
Alleen in overleg met AllUnited.
Factuurtypecode Dit is de code voor het factuurtype.
Alleen in overleg met AllUnited.
Storno Invoicetype Dit is het factuurtype dat gebruikt wordt als op de knop storneren wordt gedrukt.
Alleen in overleg met AllUnited.
Documenttype Dit is het documenttype dat aan het factuurtype is gekoppeld.
Alleen in overleg met AllUnited.
Factuurbron Dit geeft aan welke factuurbron bij dit factuurtype hoort. Bijvoorbeeld activiteiten, lessen, contracten of manuele facturen.
Alleen in overleg met AllUnited.
Deb/Cre Hier wordt aangegeven of dit factuurtype gekoppeld moet worden aan debiteuren of crediteuren. Alleen leveringsfacturen worden aan crediteuren gekoppeld. De rest is allemaal debiteuren.
Alleen in overleg met AllUnited.
Blok
datum chk
Normaal gesproken is het niet toegestaan om facturen te anti-dateren. Deze mogelijk staat dus standaard uit. Indien hier het vinkje bij "blok datum chk" wordt aangezet, dan wordt de controle van de datum uitgeschakeld. Er kunnen dan bijvoorbeeld nog wel facturen in het verleden aangemaakt worden.
Afdrukformulier Hier wordt het afdrukformulier gekozen, dat bij dit factuurtype hoort. Zie: 6.8 - Factuurlayout
Per factuurtype is er maar één afdrukformulier mogelijk.
Afdrukken sorteren op Er zijn verenigingen die de facturen mee willen nemen bij het rondbrengen van andere informatie van de club. In dat geval kan gekozen worden voor een sorteren op postcode of op looproute.
Vul
verwerkdatum
Als dit veld wordt aangevinkt, dan kunnen facturen niet meer geïncasseerd worden. Dit maakt het mogelijk om sponsorfacturen bijvoorbeeld niet te incasseren en contributiefacturen wel.
Bewaren    Met de blauwe knoppen bewaren of bewaren en terug, worden de wijzigingen opgeslagen.
Ref: 319 / 2020-08-10

6.6 - Factuurbron (andere instellingen)

Via het menupad: Facturen > instellingen > factuurbronnen (onder de kop factureren) kunnen per factuurbron zoals activiteiten, lessen, contracten een aantal zaken ingesteld worden.  Zoals bijvoorbeeld de betalingstermijn die geldt voor deze factuurbron.

Het zelf wijzigen van deze instellingen kan onbedoelde gevolgen hebben. Laat AllUnited daarom deze tabel aanpassen indien nodig.

De factuurbron bepaalt de betalingstermijn indien er niets anders is ingesteld. Ook kunnen extra kortingen en toeslagen worden ingesteld, die op een totale factuur betrekking hebben en niet op de factuurregels.
De volgorde die Allunited hanteert voor het vaststellen van de juiste betalingstermijn staat hier.

Het scherm voor het invullen van de factuurbronnen ziet er als volgt uit:

 

 De volgende velden worden hier ingevuld: 

Veldnaam 

Omschrijving

Als vw is aangevinkt wordt de regel verwijderd nadat op bewaren is gedrukt.
Factuurbron Dit is de factuur bron. Dit kunnen activiteiten, lessen, contracten etc. zijn. Via het menupad: Facturen > massa factureren stap 1 komen deze factuurbronnen weer terug.
Factuurtype Hier wordt het factuurtype ingegeven dat aan de factuurbron is gekoppeld.
Omschrijving     Dit is de tekst die als voorstelwaarde is ingesteld bij de massa facturatie.
Betalingstermijn Dit is de betalingstermijn die uiteindelijk wordt gekozen als verder niets is ingevuld. Dus bij de massa facturatie stap 1 wordt geen betalingstermijn ingegeven, bij de betaalwijze wordt niets gevonden en bij de relatie staat ook niets ingegeven.
Extra factuurregel
Hier kan een korting of toeslag ingegeven worden. Bijvoorbeeld een toeslag voor leden
die geen automatische incasso hebben.
Voorsteldatum Hier kan een voorsteldatum ingegeven worden voor de factuurdatum. Standaard staat deze op vandaag, maar het zou ook de laatste dag van de vorige maand kunnen zijn.
Lid contr. berekening
Hier kan een facturatiescript gekoppeld worden als een organisatie er met de standaard opties niet uit komt.  Aan een facturatiescript zijn kosten verbonden.
Familie contr. berekening Hier kan een facturatiescript gekoppeld worden als een organisatie er met de standaard opties niet uit komt. Aan een facturatiescript zijn kosten verbonden.
Script uitleg Hier kan vastgelegd worden welke uitzonderingen in het facturatiescript zijn opgenomen. Deze tekst wordt dan getoond bij massa facturatie stap 1.
Controle    Met de knop controle wordt gecontroleerd of de gekozen waardes ook gebruikt kunnen worden.
Bewaren    De wijziging wordt opgeslagen en men blijft op hetzelfde scherm.
Bewaren en terug    De wijziging wordt opgeslagen en de transactie wordt verlaten.

 

Door op    te drukken bij Extra factuurregel, wordt onderstaand scherm getoond.

Let op:  De meeste kortingen en toeslagen kunnen via de contributiesleutels geregeld worden. De korting of toeslag wordt dan per factuurregel toegepast.
De instelling die hier wordt gedaan heeft betrekking op de factuur en niet op de factuurregel.

 De volgende velden worden hier ingevuld: 

Veldnaam 

Omschrijving

Grootboekrekening Dit is de grootboekrekening waarop de korting/toeslag worden geboekt.
Prijs Hier wordt het bedrag van de korting/toeslag ingegeven.
BTW code Een BTW code is verplicht. Indien er geen sprake is van BTW, dan wordt voor Nul of 0-BTW gekozen.  Via het radertje achter de BTW code kan doorgeklikt worden naar de BTW codes voor een juiste selectie van de code.
Factuurregeltekst Op de factuur wordt een extra regel aangemaakt voor de korting. De tekst die hier ingegeven wordt verschijnt in deze regel.
Sluiten   

Met de knop sluiten wordt de pop up gesloten. Daarna dient bij de factuurbronnen op bewaren gedrukt worden om ook deze instelling te bewaren.

 

Door op    te drukken bij Korting, wordt onderstaand scherm getoond.

Let op:  De meeste kortingen kunnen via de contributiesleutels geregeld worden. De korting wordt dan per factuurregel toegepast.
De instelling die hier wordt gedaan heeft betrekking op de factuur en niet op de factuurregel. 

  De volgende velden worden hier ingevuld: 

Veldnaam 

Omschrijving

Kortingtype    Hier wordt het kortingtype gekozen dat op de factuur gebruikt moet worden.
De meeste kortingen kunnen via de contributiesleutel ingesteld worden. Het gaat hier om kortingen die niet per factuurregel gelden, maar voor de hele factuur. Bijvoorbeeld een factuurmaximum voor het hele gezin.
Grootboekrekening Dit is de grootboekrekening waarop de korting/toeslag worden geboekt.
Korting bedrag Hier wordt het bedrag van de korting/toeslag ingegeven.
Korting BTW Een BTW code is verplicht. Indien er geen sprake is van BTW, dan wordt voor Nul of 0-BTW gekozen.  Via het radertje achter de BTW code kan doorgeklikt worden naar de BTW codes voor een juiste selectie van de code.
Kortingtekst Op de factuur wordt een extra regel aangemaakt voor de korting. De tekst die hier ingegeven wordt verschijnt in deze regel.
Sluiten    Met de knop sluiten wordt de pop up gesloten. Daarna dient bij de factuurbronnen op bewaren gedrukt worden om ook deze instelling te bewaren.

 

Het is vaak niet verstandig om zelf te experimenteren met de mogelijkheden van de factuurbronnen. Indien de opties in de contributiesleutel onvoldoende zijn, maak dan een helpdeskticket aan.

 

Ref: 320 / 2020-08-10

6.7 - Afdrukformulieren

Afdrukformulieren worden gebruikt om diverse objecten netjes af te drukken zodat deze verstuurd kunnen worden. Deze formulieren leveren uiteindelijk een PDF op. Deze PDF kan afgedrukt en meestal ook per mail verstuurd worden.  In deze sectie wordt omschreven hoe deze formulieren gemaakt en beheerd kunnen worden.

het kan nodig zijn om ook onderstaande instellingen te gebruiken voordat een afdrukformulier wordt gemaakt:

Daarnaast kunnen de volgende parameters gebruikt worden in de formulieren

Voor het beheren van afdrukformulieren ga naar:

Menupad: [Systeembeheer] > [Alle Instellingen] > [Afdrukformulieren] en klik op 'Selecteren' en daarna op wijzigen.

Het volgende selectie scherm wordt getoond:
Allunited heeft al standaard een aantal templates van afdrukformulieren in het systeem gezet. Mocht één van deze templates niet aanwezig zijn, maak dan een helpdeskticket aan.

Hier kunt u een bestaand afdrukformulier selecteren of, door op 'Nieuw' te klikken, een nieuw formulier aanmaken.

Als op nieuw geklikt wordt wordt onderstaand scherm getoond. Hier kan een keuze gemaakt worden voor het soort afdrukformulier door een formuliertype te kiezen. Als daarna op controle wordt gedrukt dan wordt de opbouw gekozen, die bij het formuliertype hoort. Door in de rechter benedenhoek te gaan staan daar waar de pijl naar de stippeltjes wijst, kan elk formulier groter gemaakt worden op het scherm en wordt het bij meer tekst overzichtelijker.

 

 

Elke formulierteype kent een andere opbouw. De volgende formuliertypes zijn aanwezig:

  1. Inschrijfbrief 
  2. Factuur Zie: 6.8 - Factuurlayout De factuuropmaak wordt aan het factuurtype gekoppeld. Zie: 6.5 - Factuurtype (factuur opmaak)
  3. Aanmaanbrief De opmaak van de aanmaanbrief wordt gekoppeld aan de aanmaanniveaus
  4. Aanmaanbrief team
  5. Beoordeling per relatie
  6. Etiketten/algemene brieven Etiketten Algemene brieven
  7. Groepen (voor formulieren voor teams/lessen) Presentielijsten Bevestiging lessen/cursussen/evenementen

 

 

Ref: 28 / 2020-08-10

6.8 - Factuurlayout

 

Via het menupad: [Facturatie] > [Instellingen] > [Afdrukformulieren]  kan een nieuw  afdrukformulier gemaakt worden of een bestaand afdrukformulier worden aangepast.

 

Omdat AllUnited voor alle afdrukformulieren templates in het systeem heeft aangemaakt hoeven de verenigingen maar minimale aanpassingen te doen.  Vaak kan volstaan worden met het aanpassen van een aantal gegevens die voor elke vereniging anders zijn, zoals het logo, het adres, de namen van de secretaris of de penningmeester, de bankrekening etc. Bij de implementatie bespreken we wat er aangepast moet worden. Geel gemarkeerd wordt hieronder aangegeven wat minimaal aangepast moet worden.

 

Hier wordt het aanpassen van een factuur besproken. Uitgangspunt is de eenvoudige contributiefactuur. In het afdrukformulier regelen we de volgende zaken: 

  • De opmaak van de factuur. Hoe ziet een factuur eruit, wat staat waar en welk logo is gebruikt.
  • De velden van de factuur. Welke informatie willen we op de factuur tonen en hoe wordt dit omschreven. Bijvoorbeeld moet er wel of geen BTW op de factuur staan.

Als het afdrukformulier is aangemaakt kan deze gekoppeld worden via het menupad: Facturatie > instellingen > factuurtype (onder de kop facturen) Zie: 6.5 - Factuurtype (factuur opmaak)

Via het menupad: Facturatie > instellingen > afdrukformulieren (onder de kop algemeen) kan een afdrukformulier aangepast worden.

Druk op selecteren en onderstaand scherm wordt getoond.

 

Selecteer het formuliertype factuur zoals hierboven en druk op wijzigen. Dan worden de afdrukformulieren voor de facturen die in het systeem aanwezig zijn getoond.

In het systeem zijn voor elk afdrukformulier een aantal templates aanwezig die door de vereniging aangepast kunnen worden.

Voor facturen zijn de volgende templates beschikbaar:

 Beschrijving van de templates

  1. Alle velden van een factuur.
    Hiermee is het mogelijk om te kijken welke velden allemaal beschikbaar zijn. Als deze factuurlayout wordt gekoppeld via het menupad: Facturatie > Instellingen > factuurtypen (onder de kop facturen) en er wordt een bestaande factuur afgedrukt dan worden alle mogelijke velden getoond die in de factuur gebruikt kunnen worden.
  2. Contributie factuur (eenvoudig)
    Dit is een simpele contributiefactuur zonder een bijlage voor een machtiging voor automatische incasso.
  3. Contributie factuur (uitgebreide versie)
    Bij deze layout zit een bijlage voor automatische incasso. Deze bijlage wordt meegestuurd bij relaties die nog geen automatische incasso hebben.
  4. Factuur met acceptgiro.
    Wordt amper nog gebruikt. Als een vereniging facturen gebruikt met een strook voor een acceptgiro. Dan kan deze factuurlayout worden gebruikt.
  5. Factuur overig met BTW.
    Indien een vereniging BTW plichtig is, dan kan deze factuurlayout als basis gebruikt worden. Bijvoorbeeld voor sponsorfacturen of manuele facturen met BTW.
  6. Factuur overig zonder BTW.
    Deze factuur layout kan gebruikt worden voor sponsorfacturen of manuele facturen zonder BTW
  7. Lessenfactuur
    Dit is een kopie van de contributiefactuur eenvoudig. Deze factuur kan dan gekoppeld worden aan het factuurtype voor de lessen, indien deze worden gebruikt.

 Mocht een vereniging een bepaalde template missen, dan kan deze altijd via een helpdeskticket aangevraagd worden.

Opbouw van de factuur:

  1. Koptekst
    Hier komt de factuurkop. Dus het logo, de adresgegevens, het factuurnummer, het relatienummer, de datum etc.
  2. Body1
    Hier komt de tekst van de factuur. Dus uitleg hoe er betaald moet worden of hoe er geincasseerd wordt.
  3. Subbody1
    Hier komen de factuurregels. Dit kunnen meerdere regels zijn. In elke regel staat wat er wordt gefactureerd. Bijv. de contributie, inschrijfgeld.
  4. Body2
    Hier staat standaard de telling van de factuurregels.
  5. Subbody2
    Indien gewenst kunnen hier de nog openstaande facturen meegenomen worden.
    LET OP: Dit is alleen zinvol indien er een actief debiteurenbeheer plaats vindt. Anders worden er facturen verstuurd met openstaande posten, die inmiddels al lang betaald zijn en roept dit onnodige vragen op. Geadviseerd wordt om hier niet direct mee te beginnen, maar in een later stadium toe te voegen als dit gewenst is.
  6. Body3
    Hier is ruimte voor extra tekst. Bijvoorbeeld voor de machtiging voor automatische incasso.
  7. Voettekst
    Hier staan standaard de gegevens van de vereniging.
  8. Email
    Dit is het blok voor de email als de facturen per mail worden verstuurd.

Hieronder worden alle onderdelen stuk voor stuk besproken. De parameters zoals <tab><tabset><font> die gebruikt kunnen worden zijn terug te vinden via

1. Koptekst

In de koptekst worden de gegevens opgenomen die voor de gehele factuur gelden. Deze gegevens worden op elke pagina herhaald, indien een factuur uit meerdere pagina's bestaat.

Zoals de instelling van het gebruikte lettertype <font arial>
De grote van het lettertype <fontsize 10>
Het regelen van de tabjes <tabset L120;R170>. Dit bepaalt dat bepaalde gegevens netjes onder elkaar worden geplaatst.
Het logo <image logoau.jpg;30>

Daaronder de adresgegevens met daarachter het relatienummer, het factuurnummer, de factuurdatum.
Het veld [descriptionhdr] haalt de factuurkop op, die wordt meegegeven bij  de massafacturatie in het veld "Factuurkop voor activiteiten". Zie: 3.1 - Massa factureren stap 1

Hier hoeft alleen het logo van de vereniging aangepast te worden. Opladen van het logo Zie: 6.9 - Logo in de factuur. Als het logo is opgeladen, dan wordt achter image de naam van het logo gezet. Dus bijvoorbeeld <image logoau.jpg;30>. Het getal achter de ; geeft aan op welke grootte het logo getoond moet worden. 

 

2. Body 1

Hier komt de tekst die boven de factuurregels staat. Alleen de geel gemarkeerde gegevens hoeven hier aangepast te worden.

Het gedeelte <if paymenttermcode;=;'N00'>één termijn<elseif paymenttermcode;=;'N02'>2 termijnen<else><endif> is alleen relevant als een factuur in meerdere keren betaald of geïncasseerd wordt. Wordt een factuur in één keer betaald of geïncassseerd, dan kan dit gedeelte verwijderd worden.

Subbody1

Hier worden de factuurregels opgehaald. Hier hoeft niets aangepast te worden.

 

Body2

Hier komt de totaaltelling van de factuurregels. Hier hoeft niets aangepast te worden.

 

Subbody2

Hier kunnen de openstaande facturen worden getoond. Geadviseerd wordt om dat niet te gebruiken als je net start met AllUnited. Kan in een later stadium worden toegevoegd. Het toevoegen van deze informatie vraagt om een heel goed debiteurenbeheer anders worden hier openstaande facturen getoond, die al lang zijn betaald. Hier hoeft niets aangepast te worden.

Subbody3

Hier kan een machtiging voor automatische incasso gekoppeld worden. Voor een eenvoudige factuur hoeft hier niets aangepast te worden.

E-mail

Indien facturen per mail verstuurd moeten worden dan moet ook het blok email ingevuld worden. Ontbreekt deze informatie, dan worden er geen facturen per mail verstuurd.

De geel gemarkeerde gegevens moeten juist gevuld worden.
Wordt een functie geselecteerd bij 'Informeer functie' dan zal deze een kopie per mail (met de factuur als bijlage) ontvangen, mits op de functie een bijbehorend functie-emailadres is ingevoerd.
Bij het versturen van diverse mails kan nog een template worden geselecteerd, mits deze is geactiveerd, echter bij het versturen van facturen kan dit niet.

 

 

 

Als alle informatie is aangepast dan kan een factuur er als volgt uit zien. 

 

 

 Klik hier voor de bijlage met alle velden die mogelijk zijn in de factuur.

 

 

Ref: 29 / 2020-08-10

6.9 - Logo in de factuur

Afbeeldingen worden gebruikt in afdrukformulieren om bijvoorbeeld logo's te tonen. In deze transactie is er de mogelijkheid om om een afbeelding op te laden. De voorkeur gaat altijd uit naar een .jpg bestand omdat dit goed schaalbaar is. De grootte van de afbeelding kan dan in het afdrukformulier makkelijk aangepast worden. Hoe je dit in het afdrukformulier zet vind je in de volgende handleiding: https://pr01.allunited.nl/manual.php?manualcode=Woordenboek

Menupad: [Systeembeheer] > [Alle Instellingen] > [Afbeeldingen] 

Zorg ervoor dat er geen andere leestekens aanwezig zijn in de documentnaam dan hetgeen in bovenstaand voorbeeld aanwezig. De naam mag ook niet langer zijn dan het getoonde venster.
Via bestand kiezen of bladeren kan op uw eigen computer het logo opladen worden in AllUnited. Dit logo kan dan bij later bij het afdrukdocument gebruikt worden. De volledige naam van de afbeelding moet gebruikt worden in het formulier.

Ref: 26 / 2020-08-10

6.10 - Papierinstelling

Papiertype worden in Afdrukformulier gebruikt om het formaat van het papier te bepalen. In deze transactie wordt omschreven hoe papiertypes kunnen worden aangemaakt. Voor facturen, aanmaningen en algemene brieven kan bijna altijd Papiertype A4 gebruikt worden.

Menupad: [Systeembeheer] > [Alle Instellingen] > [Afbeeldingen]

Het volgende scherm wordt getoond:

Per regel kunnen diverse papiertype vastgelegd worden. Voor normaal papier wordt in principe de breedte, lengte en marges vastgelegd. Voor etiketten moet extra informatie vastgelegd worden. Hieronder wordt extra informatie gegeven over etiketten.

In de volgende tabel een omschrijving van de velden:

Veld Omschrijving
Vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Papertype Naam/omschrijving van het papiertype. Deze naam zie je bij het instellen van Afdrukformulieren.
Voorbeeld:
- A4
- Acceptgiro
- Etiket (63,5 x 38 mm)
Meeteenheid Eenheid van de diverse maten
- mm – Millimeter
- In – Inch
Papierbreedte Breedte van papier (A4 – 210 mm)
Papierlengte Lengte van papier (A4 – 297 mm)
Boven marge Marge boven aan papier (bijvoorbeeld 15 mm)
Onder marge Marge onder aan papier (bijvoorbeeld 15 mm)
Linker marge Marge linkerkant van papier (bijvoorbeeld 15 mm)
Rechter marge Marge rechterkant van papier (bijvoorbeeld 15 mm)
Kolommen* Aantal etiketkolommen op papier
Rijen* Aantal etiketrijen op papier
Kolom ruimte* Ruimte tussen etiketkolommen
Rij ruimte* Ruimte tussen etiketrijen
Etiketmarge* Ruimte rondom het etikette waar de tekst binnen moet blijven. Hiermee wordt voorkomen dat de tekst niet de randen raakt.

* Hoeft alleen gevuld te worden voor etiketten

Ref: 27 / 2020-08-10

6.11 - Externe Betalingen

Voordat facturen uitgewisseld kunnen worden met een Externe Betalingen leverancier zoals ClubCollect moet eerste een aantal instellingen worden gedaan.

Let op: Deze module is standaard niet geactiveerd. Mocht de volgende 2 menu items niet zichtbaar zijn, neem dan contact op met AllUnited via een helpdesk ticket.

De basis instellingen voor Externe betalingen kunnen via de volgende 2 menupaden bereikt worden

Menupad 1: Facturatie -> Externe betalingen en dan boven in scherm klik op Instellingen voor Externe Betalingen''

Menupad 2: Facturatie -> Instellingen en dan Externe Betalingen (blok Boekhouding)

In het eerste blok zijn de instellingen die nodig zijn om Externe Betalingen op te starten en de koppeling met de leverancier te leggen.

 

Veld    Omschrijving
Leverancier  Kies hier de leverancier voor externe betalingen.
Ext. bet. startdatum Datum van start versturen van facturen
Ext bet. vereffen grtbkrek.  Grootboekrekening die dient als tussenrekening
Ext bet. documenttype  Financiële documenttype voor externe betalingen
API key  Sleutel van leverancier voor Externe betalingen

 

In het volgende blok wordt bepaald welke type facturen meegenomen moeten worden voor de externe betalingen . Dit moet altijd in tweevoud zijn, met name een factuur en creditnote. Met het 2e vinkje kan bepaald worden of de facturen als afgedrukt moeten gekenmerkt worden nadat de facturen verzonden zijn naar bijvoorbeeld ClubCollect.

Het is niet mogelijk om nieuwe factuurtype aan te maken. Dit kan via een andere transactie maar zal niet nodig zijn.

 

Ref: 922 / 2020-08-10

7 - Incasso van facturen

Via het menupad : boekhouding > incasso bestanden/betaalbestanden kunnen incasso en betaalbestanden gemaakt worden

Via het menupad: boekhouding  > grootboekrekeningen kan het nummer van de grootboekrekening, die gekoppeld is aan de bankrekening, gewijzigd worden.
Dit is nodig als deze rekening nog niet is ingesteld voor het maken van een incasso of betaalbestand.

  1. Incasso's zijn altijd gebaseerd op uitgaande facturen en/of handmatige documenten.
  2. Betaalbestanden zijn gebaseerd op inkoopfacturen, creditnota's en/of handmatige documenten.
    Het is dus ook mogelijk om een betaalbestand aan te maken voor verrichte bardiensten, trainersvergoedingen etc. Zie voor het aanmaken van een betaalbestand voor inkoopfacturen Zie: 5.6 - Betaling inkoopfactuur

Uitgangspunten incassoproces

  • Incasso's in AllUnited zijn altijd gebaseerd op facturen. Zonder factuur geen incasso. Dit maakt het namelijk ook mogelijk om teruggetrokken incasso's goed te registreren. De factuur komt dan weer open te staan. 
  • Indien op de relatiekaart de betaalwijze op automatische incasso staat gaat een factuur mee in het incasso proces.
  • De vervaldatum op de factuur bepaalt of een factuur meegaat met de incasso. Ligt de vervaldatum in de toekomst, dan gaat deze niet mee.
    De vervaldatum kan gevonden worden op het debiteurenscherm van een relatie Zie: 3.6 - Debiteurenscherm
  • Een geweigerde incasso wordt niet automatisch meegenomen in de volgende incasso. Een incasso kan geweigerd worden door verschillende oorzaken bijv. omdat een rekening geblokkeerd is voor incasso. Het heeft dan geen zin om de factuur in een volgende incasso weer mee te nemen.
    Om een geweigerde incasso weer mee te nemen in een volgende incassobatch moet het veld verwerkingsdatum leeggemaakt worden. Zie: 3.6 - Debiteurenscherm
  • AllUnited adviseert om voordat de incasso wordt gestart de debiteurenlijst te controleren op negatieve bedragen. Het kan namelijk zijn dat een betaling op een factuur nog niet juist is verwerkt. Een openstaande factuur wordt altijd geïncasseerd ook al staan er betalingen tegenover. Via debiteurenbeheer moet er voor gezorgd worden dat de factuur en de betaling met elkaar verrekend worden. en

Via het  menupad : boekhouding > incasso bestanden/betaalbestanden wordt onderstaand scherm getoond.

Het incassoproces bestaat uit een aantal stappen. Deze corresponderen met de blokken hierboven.

  • Stap 1 is het aanmaken van de posten
  • Het tweede blok geeft de mogelijkheid de aangemaakte posten te controleren
  • Stap 2 is het aanmaken van het incassobestand
  • Het vierde blok geeft de mogelijkheid om alle posten van stap 1 te storneren als blijkt dat het niet goed is gegaan.

Hieronder wordt het incasso proces besproken. Het betaalproces fungeert hetzelfde alleen worden dan andere vinkjes gezet in stap 1. De overige stappen zijn gelijk.

Om de incassoposten aan te maken, moeten de vinkjes bij debiteuren en incasso gezet worden. AllUnited maakt altijd gebruik van een eerste incasso. Dit betekent dat een incassobatch bij de bank 2 werkdagen nodig heeft om verwerkt te worden. De incasso/betaaldatum hierboven houdt rekening met deze werkdagen. De datum kan dus wel naar de toekomst geschoven worden, maar niet terug.

Als de incasso's zijn aangemaakt dan is in het tweede blok te zien hoeveel incasso's er zijn aangemaakt.

Door in bovenstaand blok op start te drukken worden de 9 posten die hierboven worden aangegeven getoond. Hier kan dus een controle plaatsvinden of dit de juiste incassoposten zijn.

 

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

Mocht een incasso in bovenstaand scherm niet meegenomen moeten worden in de incassobatch. Dan kan op het documentnummer worden geklikt en kan het document verwijderd worden.

LET OP: Deze stap zorgt ervoor dat de incasso ook niet mee gaat in een volgende incassoronde. Dit kan weer ongedaan gemaakt worden.  Zie het verwerken van een teruggetrokken incasso.

 

Zijn alle posten juist dan kan het incassobestand worden aangemaakt. Dit kan in het volgende blok.

Posten die boven de afgesproken limieten met de bank uitgaan worden niet meegenomen. De limieten staan ingesteld bij de grootboekrekening die aan deze bankrekening is gekoppeld.

Vink incasso aan en simuleren. Er zal nu een controle plaatsvinden en er wordt een testbestand aangemaakt. Zie onderstaand scherm.

Is de knop start bij stap 2 niet blauw maar zwart gekleurd, dan kan er geen bestand aangemaakt worden omdat de instellingen niet juist zijn. In de meeste gevallen is dan de boekperiode gesloten.

 

Bovenaan het scherm worden foutmeldingen gegeven als bepaalde posten niet geincasseerd kunnen worden of indien bepaalde limieten worden overschreden.
Zijn er geen fouten, dan wordt er een testbestand aangemaakt. Controleer of het testbestand kan worden opgeslagen op de eigen computer en weer teruggevonden kan worden om op te laden bij de bank.

Worden er bovenaan in het scherm geen foutmeldingen gegeven dan kan dit proces nog een keer doorgevoerd worden zonder het vinkje simuleren.
Dan wordt het echte incassobestand aangemaakt. Download dit bestand op de eigen computer en laadt het dezelfde dag op bij de bank.

In bovenstaand scherm is te zien dat de posten zijn "verhuisd" van "nog niet geïncasseerde/betaalde posten" naar "nog niet vereffende posten".

Op het moment dat het bankafschrift wordt verwerkt waarop deze incassobatch staat wordt deze post weer tegengeboekt en staat alles weer op nul.

Dus blijven er hier incassoposten open staan, dan kan het zijn dat deze niet naar de bank zijn verstuurd, of dat de bank deze heeft geweigerd.

 

Het laatste blok Storneren van niet geïncasseerde of betaalde documenten kan worden uitgevoerd als blijkt dat stap 1 onterecht is uitgevoerd. Of indien er iets helemaal fout is gegaan in het proces. Druk dan op storneren en stap 1 wordt weer ongedaan gemaakt.

 

Het incassoproces is alleen mogelijk als de grootboekrekening die gekoppeld is aan de bankrekening goed staat ingesteld.

 

 

Ref: 272 / 2020-08-10

Uitleg tussenrekening incasso

Voorbeeld van de werking van de automatische incasso in de boekhouding

Hieronder de administratieve verwerking van de boeking van de factuur van bijvoorbeeld 100 euro, de incasso en de verwerking via de bank. Voor de duidelijkheid is hier gekozen voor 1 enkele post.

 

De factuur

debet

credit

Opmerking

Debiteur (lid)

100

 

Bij het lid komt het bedrag als een openstaande post te staan.

Opbrengsten

 

100

Grootboekrekening is gekoppeld aan de contributie.

Aanmaken van de incasso (stap 1 incassoposten aanmaken)

Debiteur (lid)

 

100

De factuur verdwijnt uit de openstaande postenlijst, zodat deze niet per ongeluk in de aanmaningen meegenomen kan worden terwijl de incasso al onderweg is.

Tussenrekening incasso

100

 

De openstaande post komt tijdelijk op de tussenrekening incasso te staan, zolang de betaling niet is verwerkt via het bankafschrift.

Verwerking bank

Tussenrekening incasso

 

100

De tussenrekening incasso wordt tegengeboekt, zodat deze weer op nul staat.

Bank

100

 

 

Uiteindelijk hou je dan alleen de opbrengsten en de bank over. De overige rekeningen worden alleen tijdelijk gebruikt, zie de geel en blauw gemarkeerde cellen.

 

Batchverwerking

Alle incasso's worden als een batch verwerkt, zodat niet alle individuele posten op een bankafschrift verwerkt moeten worden. Voor de batchverwerking komt er nog een boeking bij zodat in AllUnited duidelijk is welke incasso's met welke batch zijn verwerkt en dit ook altijd terug te vinden is. Bij het aanmaken van het incasso bestand krijg je dan deze extra boeking. In dit voorbeeld is ervan uitgegaan, dat er in totaal 1000 euro wordt geïncasseerd. Via de bank kan deze batch dan in één keer tegen geboekt worden.

Als een incassobatch is aangemaakt dan staat deze post bij de nog niet vereffende posten. Als het incassobestand via het bankafschrift is verwerkt, dan staat dit weer op 0.
Bij de nog niet vereffende posten staan dus de incasso's en betalingen waarvoor een bestand is aangemaakt, maar die nog niet via het bankafschrift zijn verwerkt.

Verwerking incasso batch

Tussenrekening incasso (batch)

1000

 

Dit bedrag wordt dan via de bank tegen geboekt.

Tussenrekening incasso (batch)

 

1000

Dit bedrag is nodig om alle individuele posten die op de tussenrekening incasso staan te vereffenen.

 

Terugtrekking incasso

Terugtrekking incasso via ref.type terugtrekking incasso

 

debet

credit

opmerking

Debiteuren

100

 

De factuur komt weer open te staan

Bank

 

100

Het bedrag is niet ontvangen en moet tegengeboekt worden, omdat deze wel is opgenomen in de totale incasso batch.

 

Door het juiste nummer van de incasso in te vullen weet het systeem welke factuur weer opengezet moet worden, zodat deze ook weer mee kan gaan in de aanmaningen.
Bij het inlezen van een MT940 bestand wordt het nummer van de teruggetrokken incasso automatisch herkend.

Ref: 333 / 2020-08-10

8 - Externe Betalingen

In het volgende hoofdstuk worden het versturen facturen van een leverancier van Externe Betalingen zoals bijvoorbeeld ClubCollect verder omschreven.

Eerste moet de instellingen gedaan worden. Zie: 6.11 - Externe Betalingen.

Nadat de instellingen zijn afgerond kan worden verder gegaan met het versturen van de facturen naar de leverancier van de Externe Betalingen.

Achtergrond informatie:

Door een andere leverancier (zoals ClubCollect) te kiezen voor het innen van de facturen gaat het systeem er vanuit dat alle debiteuren via de andere applicatie wordt beheert. Dit betekend dat de facturen als voldaan worden gemarkeerd nadat ze zijn verstuurd naar deze leverancier. In AllUnited staan dan geen open posten meer. De status van de open facturen dienen gevolgd te worden in de applicatie van de leverancier.

Periodieke betalingen van de leverancier worden op de tussen rekening geboekt, waarna deze weer terug loopt richting EUR 0,00. Facturen die niet geïnd worden, moet als een verschil worden weg geboekt.

Hierna volgt een omschrijving hoe de facturen verstuurt kunnen worden naar de leverancier voor Externe Betalingen.

Mocht het volgende Menupad niet getoond worden, neem dan contact op met AllUnited om de module te activeren.

Menupad: Facturatie -> Externe Betalingen

Blok: Externe Betalingen Inloggen

Via het eerste blok kan doorgeklikt worden naar de Backoffice van de leverancier. In dit geval ClubCollect. De backoffice wordt geopend in een nieuw tabblad

Blok Externe betalingen versturen

Via het volgende blok is het mogelijk om facturen te versturen naar bijvoorbeeld ClubCollect. Er wordt aangegeven hoeveel facturen er klaar staan om te versturen. Dit kunnen ook eventuele creditfacturen zijn. Klik op Versturen en actie wordt direct uitgevoerd.

Als de actie klaar is, kan de Import Batch via de knop Inloggen bekeken worden bij de leverancier zoals ClubCollect. Ook kan dan de geïmporteerde batch afgesloten worden waarna het hele proces van incasseren van de bedragen zal beginnen.

 

 Blok Externe betalingen bijwerken

In principe wordt het hele proces van inning van de facturen afgehandeld door de ClubCollect. Betaalde bedragen worden niet automatisch teruggekoppeld. Wel is het mogelijk om periodiek een synchronisatie te laten plaats vinden zodat via de Selectie Wizard een rapportage gemaakt kan worden over de status en de nog openstaande facturen. Wil je deze rapportage ook gebruiken? Laat hem dan klaarzetten door ons. 

Vul de vanaf datum in om te synchroniseren en klik daarna op Bijwerken. Afhankelijk van de hoeveelheid kan dit enkele minuten duren.

Dit is puur informatief. Door gebruik te maken van een externe betalingsleverancier zoals ClubCollect kan de accurate status via boven genoemde Inlog gevolgd worden.

Het is ook mogelijk om bij een individuele factuur in AllUnited de status van ClubCollect te bekijken. Zoek de factuur op via bijvoorbeeld het debiteurenscherm in AllUnited. Zie onder aan de factuur alle posten die vastgelegd zijn bij de leverancier. Dit zijn zowel de factuurregels als eventuele betalingen.

Zie voorbeeld hieronder:

 

Ref: 921 / 2020-08-10

9 - Bijzondere situaties

9.1 - Jeugdsportfonds

Als bijlage een excelbestand waarin een aantal werkwijzes worden uitgelegd hoe om te gaan met facturen naar het Jeugdsportfonds.

Het excelbestand bestaat uit twee tabbladen:

  1. Introductie, waar de werkwijze wordt uitgelegd.
  2. Uitleg boekingen, waar een voorbeeld van de boekingen wordt gegeven.

Klik hier voor de bijlage.

Ref: 485 / 2020-08-10