Bond - AtletiekUnie
Afdrukdatum: 10-08-2020

Inhoud

1 - Inleiding

In deze handleiding wordt ingegaan op de specifieke inrichting en processen die te maken hebben met de AtletiekUnie.

Niet alle informatie is in deze verkorte handleiding aanwezig. Bij de inleiding staat ook een link naar de Complete handleiding. Hierin is alle informatie terug te vinden.

In deze handleiding komen de volgende onderwerpen aan de orde:

  • De interface
    • Hierin is begrepen het maken van berichten voor nieuwe leden, afmeldingen en wijzigingen.
    • Ook functies kunnen via de interface doorgegeven worden. Hiervoor moeten in de tabel functies de inrichting speciaal voor de Atletiek Unie goed gedaan worden.
  • De lessenmodule met daarin de mogelijkheid om speciaal voor atletiekverenigingen wedstrijden te maken waarop men zich in kan schrijven.  

 

 Klik hier om naar de volledige handleiding voor Atletiek Verenigingen te gaan.

Ref: 349 / 2020-08-10

2 - Interface

Via het menupad: Relaties > Interface Bond wordt onderstaand scherm getoond:

Het scherm bestaat uit 4 blokken:

  1. Berichten aanmaken. Hiermee worden de berichten aangemaakt. Via het derde blok worden ze uitgewisseld met de bond. 
  2. Berichten selecteren om deze te controleren. 
  3. Berichten verzenden/ophalen. De berichten die in het eerste blok zijn aangemaakt kunnen hier verstuurd worden.
  4. Berichten verwijderen. Als berichten succesvol zijn uitgewisseld kunnen hier alle berichten verwijderd worden. Op dit manier blijft de interface overzichtelijk.

Bovenstaande blokken worden hier stuk voor stuk besproken.

1e blok Berichten aanmaken

Via dit blok worden de berichten alleen aangemaakt. Ze worden dan nog niet uitgewisseld met de bond. Dit gebeurt in het derde blok: Berichten versturen/ophalen.

Let bij het aanmaken van de berichten op de melding die verschijnt. Zie afbeelding hieronder. Daar wordt aangegeven hoeveel leden er worden afgemeld.
Als dat te hoog is dan staat er iets in de instellingen niet goed. Verwijder dan alle berichten en controleer de instellingen.

Als je de interface draait, worden alleen de afmeldingen doorgegeven aan de bond waarvan de afmelddatum bereikt is. De afmeldingen in de toekomst (bijv. 31/12) worden pas doorgegeven als je op 31/12 de interface draait. Tip: meeste clubs melden leden af einde maand (bijv. 31/5) en doen dit niet op 28/5, 29/5 etc. Dan kun je op de 31e alle afmeldingen in 1 keer doorgeven via de interface aan de bond.

 

LET OP: Met het aanmaken van de berichten zijn alle leden waarvoor een bericht is aangemaakt geblokkeerd voor wijzigingen. Ze worden weer vrijgegeven als de berichten zijn uitgewisseld met de bond.

De volgende velden worden hier ingevuld:

Veldnaam 

Omschrijving

Bond ID Het is alleen nodig hier een keuze te maken, indien er sprake is van een vereniging die de uitwisseling met meerdere bonden doet. Bijvoorbeeld omniverenigingen. Anders leeg laten.
Berichttype

Afhankelijk van de bond kunnen hier meerdere berichttypen zijn. 

Bond

Berichttype

Atletiek Unie
  • Leden - voor de gewone uitwisseling van nieuwe leden, wijzigingen en afmeldingen
  • Ledenlijst - hiermee kan een actuele ledenlijst opgevraagd worden.
  • Functionarissen - deze keuze moet gemaakt worden om functionarissen uit te wisselen
  • Functiecodes - dit is de lijst met functiecodes die gebruikt kan worden in de tabel functies Zie: 4.1 - Functies
KNHB
  • Leden - voor de gewone uitwisseling van nieuwe leden, wijzigingen en afmeldingen
  • Ledenlijst - hiermee kan een actuele ledenlijst opgevraagd worden.
  • Functiegegevens - deze keuze moet gemaakt worden om relaties op basis van functies uit te wisselen, zoals scheidsrechters, vrijwilligers etc.
KNLTB
  • leden  - voor de gewone uitwisseling van nieuwe leden, wijzigingen en afmeldingen
KNZB
  • Leden - voor de gewone uitwisseling van nieuwe leden, wijzigingen en afmeldingen
  • Ledenlijst - hiermee kan een actuele ledenlijst opgevraagd worden.

 

Activiteiten aanmaken Dit staat standaard aangevinkt en voorkomt dat leden afgemeld worden omdat er voor hen nog geen activiteiten zijn aangemaakt voor het nieuwe seizoen. Of dat leden niet aangemeld worden omdat bij hen de activiteit ontbreekt.
Forceer bijwerken alle relaties

Normaal gesproken hoeft dit niet aangevinkt te worden. Alleen bij uitzonderingen kan het nodig zijn dit aan te vinken. Neem dan contact op met AllUnited.

 

2e blok Berichten selecteren

Hier kunnen de berichten gecontroleerd worden en fouten opgelost.

 De volgende keuzes kunnen hier gemaakt worden:

Veldnaam 

Omschrijving

Bericht ID Hier kun je kiezen om berichten te tonen met ID nummer van tot en met bijv. 92007093 tot en met 92007098. Dit wordt weinig toegepast
Berichtnummer

Hier kan een berichtnummer ingegeven worden bijv. 734121

Richting Om alleen de uitgaande berichten te selecteren, wordt gekozen voor  Uit bij richting.
Berichttype

Hier kan gekozen worden voor leden of ledenlijst.

Berichtstatus Dit is een belangrijk selectie criterium. Hiermee kunnen bijvoorbeeld alle berichten met de status Fout of Aangemaakt geselecteerd worden. Ook berichten met de status berichtfout moeten nader bekeken worden als deze voorkomen.
Verstuurd Dit is een selectie op basis van de datum waarop de berichten zijn verstuurd
Referentie Hier kan op de referentie gezocht worden. De referentie is altijd het relatienummer.

 Als hier op wijzigen gedrukt wordt zonder een selectie, dan kan het scherm er als volgt uitzien.

Hierboven worden een aantal foutberichten getoond. Deze foutberichten moeten eerst gecorrigeerd worden voordat deze berichten kunnen worden verstuurd. Ze staan derhalve ook niet bij de berichten om te versturen in het volgende blok.

LET OP: Als er foutberichten zijn, die niet door de vereniging opgelost kunnen worden. Verwijder de berichten dan niet, maar maak een helpdeskticket aan, zodat AllUnited het kan analyseren.

Foutberichten kunnen altijd via het 4e blok verwijderd worden. Zolang de fout niet is opgelost, dan komt de melding weer terug, bij het aanmaken van de berichten.

Hieronder de uitleg van de verschillende velden in het overzicht.

Veld Omschrijving
Vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
O. verst. N.v.t.
Bericht ID Unieke identificatie van bericht binnen AllUnited. Dit nummer wordt vastgelegd op basis van de nummerreeks. Dit nummer kan ook gebruikt worden om 1 bericht te versturen
Richting Uit = uitgaande berichten. Dit is meestal het geval. In = inkomend bericht.
Berichttype Hier wordt aangegeven om welk berichttype het gaat. Bijvoorbeeld leden of ledenlijst.
Berichtstatus De status van het bericht. Dit kan zijn verwerkt/doorgevoerd of fout of berichtfout of aangemaakt.
Berichtnummer Nummer dat de bond geeft aan het bericht
Bond ID Hier wordt aangegeven om welke bond het gaat.
Referentie Relatienummer en naam van relatie
Verstuurd Datum dat bericht verstuurd is
Bevestigd Datum dat bericht bevestigd is. Zou gelijk moeten zijn aan Verstuurd
Afgesloten Datum dat bericht is afgesloten. Zou gelijk moeten zijn aan Verstuurd, behalve voor geparkeerde berichten
Match n.v.t.
NaamS n.v.t.
AdresS n.v.t.
Foutcode Code van fout
Fout n.v.t.
Foutactor n.v.t.
Fouttekst Omschrijving van fout
Foutveld n.v.t.

 

3e blok Berichten versturen/ophalen

De volgende keuzes kunnen hier gemaakt worden:

Veldnaam 

Omschrijving

Bond ID Het is alleen nodig om hier iets in te geven als de vereniging gebruik maakt van meerdere interfaces. Anders kan het veld leeg gelaten worden.
Bericht ID

Heeft momenteel geen functie

Berichten versturen Vink dit veld aan en druk op start op de berichten te versturen.
Bij de KNHB, AtletiekUnie en de KNZB worden de berichten gelijk doorgestuurd naar de bond.
Bij de KNZB kunnen berichten geparkeerd worden.
Bij de KNLTB verschijnt bovenin het scherm een link naar het bestand.

 

4e blok Berichten verwijderen

In het vierde blok kunnen de berichten die verwerkt zijn verwijderd worden. AllUnited adviseert om altijd alle berichten te verwijderen als deze zijn verwerkt of gecorrigeerd. Daarmee blijft de interface overzichtelijk.

Berichten die in behandeling zijn bij de bond, kunnen niet verwijderd worden. Bij de KNLTB zijn dit de verzonden berichten en bij de KNZB de geparkeerde berichten.

 

 

 

Ref: 345 / 2020-08-10

3 - Lessenmodule

Over de lessen kunnen rapportages gegenereerd worden. Druk dan op de knop lesrapportages zoals hieronder is weergegeven.

 

Het volgende scherm wordt dan getoond.

 

Druk op start en het rapport wordt weergegeven.

 

 

Ref: 258 / 2020-08-10

Les voor een atletiek wedstrijd

Er kunnen speciaal voor Atletiek lessen gemaakt worden. Zo kan men zich inschrijven voor een Atleltiek wedstrijd.

Inrichting voor Atletiekwedstrijden.

Kijk bij evenementtype bij de lestypen Hier kan de keuze gemaakt worden voor Atletiek wedstrijden. Bij een les waarbij het evenementtype Atletiekwedstrijden is, wordt het volgende getoond. 

Voor losse onderdelen.

 

Voor een meerkamp:

 

In dit voorbeeld is de meerkamp gekozen.


Op de website kan het inschrijven voor zo'n wedstrijd er als volgt uit zien.  Omdat er bij de meerkamp geen keuze is wordt alleen de optie meerkamp getoond.

Op basis van de leeftijd wordt de juiste selectie gemaakt.

 

Bij de deelnemers kunnen dan de persoonlijke tijden vastgelegd worden.

 

ref259_1png.png

 

Het A Formulier kan er dan als volgt uit zien:

 

 

 

Ref: 259 / 2020-08-10

4 - Inrichting

AllUnited kan in grote mate ingericht worden specifiek voor de vereniging / organisatie. In dit hoofdstuk worden de diverse inrichtingtransacties omschreven.

De keuzes voor de inrichting zijn erg belangrijk en kunnen grote invloed hebben op de facturatie. Doe dit altijd samen met AllUnited. U hoeft hiervoor niet apart te betalen. Deze service zit in de licentiefee die u aan AllUnited betaalt.

Ref: 3 / 2020-08-10

4.1 - Functies

Alle functies binnen de vereniging kunnen via deze transactie vastgelegd worden. Dit kunnen zowel functies zijn die binnen de vereniging relevant zijn, alsook functies die met de bond uitgewisseld worden.

Menupad: Relaties >  Instellingen >  Functies

Druk op weergeven of wijzigen en het volgende scherm wordt getoond:

Aangezien de tabel erg breed is, is deze in twee stukken geknipt. Het eerste deel van de tabel wordt herhaald, zodat duidelijk is welke instelling waarbij hoort.

 screenshotref10_1.png  screenshot2ref10_1.png
 Voorkant tabel  Achterkant tabel

 

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving

 Vink dit aan om een functie te verwijderen. 

Let op: bij elke relatie die de functie heeft OF de functie ooit heeft gehad moet de functie verwijdert worden. (de functie van een relatie kunt u opzoeken bij relaties beheren.)

Functiecode Code voor functie
Functiegroep Groep waar functie toe behoord
Functie Omschrijving van functie
Bondfunctiecode Functiecode zoals gedefineerd door de bond. Dit veld bestaat uit twee delen: De code voor de bond en de functiecode zoals bekend bij de bond.
Functievolgorde Volgorde van functies binnen groep in diverse lijsten / rapportages
Blokkeer CMS

Indien het niet gewenst is dat de functie op de website wordt getoond, kan deze hier aangevinkt worden. 
Let op: dit is bijvoorbeeld handig als u wilt dat een bepaalde functie niet op de commissie pagina komt

Teambegeleider Om aan te geven dat het om een begeleider van een team gaat zoals aanvoerder, coach, manager en andere begeleiders.
De keuze is Geïnformeerd of Alleen tonen. Zie extra informatie hieronder.
Teamlidfunctie Om aan te geven dat het om een functie gaat binnen het team. Bijvoorbeeld keeper, bankspeler (basketball).
Trainerfunctie Om aan te geven dat het om een fucntie gaat van het type trainer
Lesbegeleider Om aan te geven dat het om een functie gaat voor de evenementen / lessen module
Vrijwilligerspunten Aantal toegewezen punten binnen de vrijwilligers module. Dit voorkomt dat een penningmeester ook nog bardiensten hoeft te draaien.
ArtikelId Artikelnummer waar extra informatie over de functie staat gedefinieerd.
Functie e-mail E-mailadres die bij de functie hoort, als dit gevuld wordt met '_contact_' dan wordt het e-mailadres van de relatie overgenomen
Straat Straat die bij de functie hoort, als dit gevuld wordt met '_contact_' dan wordt het adres van de relatie overgenomen
Huisnummer Huisnummer die bij de functie hoort
Postcode Postcode die bij de functie hoort
Plaats Plaats die bij de functie hoort
Telefoonnummer Telefoonnummer die bij de functie hoort, als dit gevuld wordt met '_contact_' dan wordt het telefoonnummer van de relatie overgenomen

Team gerelateerde functies

Team gerelateerde functies zijn de functies waarbij minimaal 1 van de velden (Teambegeleider, Teamlidfunctie of Trainerfunctie) gevuld is.

Let op: Zodra er vinkjes in de tabel staan dan verdwijnen de oude teamfuncties uit de teams en ook van de website. Als niet in één keer alles verwerkt kan worden, dan kunnen de vinkjes weer weggehaald worden, zodat de oude teamfuncties weer verschijnen op de website.

Teambegeleiders

Bij de teambegeleiders kan aangegeven worden of de relatie geïnformeerd moet worden of alleen getoond.

  • Als de keuze voor geïnformeerd is gemaakt, dan betekent dit het volgende. Als je een mail stuurt naar de teambegeleiding, dan krijgen zij ook een mail. Dit geldt bijvoorbeeld voor aanvoerders, managers en coaches.
  • Teambegeleiders die alleen getoond worden, staan wel op de website en in overzichten, maar worden niet actief geïnformeerd. Voorbeeld hiervan kan zijn videoanalyse, verzorgers.
  • De keuze geïnformeerd of alleen tonen heeft alleen betrekking op teambegeleiders. (Voor hockey verenigingen is het belangrijk, dat de persoon meegaat naar het DWF en krijgt ook de informatie van het DWF).

Let op: Alleen de teambegeleiders met de keuze "Geïnformeerd" worden doorgestuurd naar de bond voor het DWF. Dit betekent dat de aanvoerder naast het vinkje als teamlidfunctie ook bij teambegeleider de keuze geïnformeerd moet hebben.

 

Inactieve leden of relaties via een functie "Relatie inactief". 

Let op: Er is een speciale functie namelijk de functie Relatie inactief.

Deze functie wordt automatisch toegevoegd als via het inschrijfformulier een lid wordt aangenomen, die al eerder lid was. 

Deze functie voorkomst dat voor de periode dat iemand geen lid was ook automatisch activiteiten worden toegevoegd.

Het is ook mogelijk om deze functie zelf toe te voegen. Bijv. om duidelijk te maken dat het om een onderbroken lidmaatschap gaat en er dus geen sprake is van een jubileum.

Let op:  [manual 501] voor een juiste toepassing!

 

Ref: 10 / 2020-08-10

Atletiekunie functiecodes

Voor de Atletiekunie (KNAU) zijn de volgende functiecodes gedefinieerd:

Functiecode Functieomschrijving
1 Verenigingsvoorzitter
2 Verenigingssecretaris
3 Verenigingspenningmeester
5 Verenigingsvoorzitter Vice
6 Verenigingsbestuurslid
60 Ledenadministrateur
61 Wedstrijdsecretaris
62 Wedstr. secr. thuis
63 Wedstr. secr. uit
64 WS Thuis Sen./Jun. A-B
65 WS Thuis Jun. C-D/Pup.
66 WS Uit Sen./Jun. A-B
67 WS Uit Jun. C-D/Pup.
68 Wedstr. secr. overige
69 Recreatiesportfunctionaris
71 Trainerscoördinator
72 Verenigingsmanager
73 Combinatiefunctionaris
74 Contactpersoon Gehandicapten Atletiek
75 Contactpersoon Jeugdatletiek
76 Contactpersoon website/clubblad
77 Regiocoördinator Athletics Champs
JUCO Coördinator juryleden

 

LET OP: de functie JUCO is de coördinator van de juryleden. De juryleden zelf krijgen deze functie niet. Zij worden door de Atletiekunie voorzien van speciale codes als ze geslaagd zijn voor een jurycursus. Afhankelijk van het niveau krijgen ze dan de code 10.20,40,60 etc. Deze code wordt door de Atletiekunie toegevoegd bij de relatie. Dit gaat niet via de interface. Als er juryleden zijn die zelf geen Atletiek beoefenen dan kunnen ze als overige aangemeld worden bij de Atletiekunie, maar zonder functie.

Ref: 14 / 2020-08-10