Afhangbord - Baan beheerders
Afdrukdatum: 10-08-2020

Inhoud

1 - Gebruikersprofiel Banen reserveren

 De juiste rechten uitdelen

Leden mogen slechts afhangen en/of reserveren. Sommige leden of vrijwilligers mogen echter meer. 
Denk hierbij aan het inplannen van baanonderhoud of lessen. 
Of meerdere locaties in één reservering, terugkerende reserveringen voor een langere periode of het aanpassen van bepaalde relaties binnen een reservering. 

Willen we een persoon meer rechten geven, wordt dit geregeld door een gebruikersprofiel toe te wijzen aan dit persoon. Om dit profiel aan iemand te kunnen toewijzen,
dient deze te beschikken over een AllUnited gebruikersnaam.
Het toewijzen van deze rechten en aanmaken van een gebruiker dient te worden uitgevoerd door de systeembeheerder(s) binnen de vereniging.
AllUnited is niet op de hoogte welke personen binnen de vereniging welke rechten mogen ontvangen. 
Daarbij geeft dit toegang tot de data waar de vereniging eigenaar van is. 

FAQ - In onze eerdere afhangsysteem beschikten wij over algemene beheerderspassen. Welke oplossing heeft AllUnited hiervoor? 
Je kunt hiervoor tijdelijke passen (of een knltb-pas van een lid natuurlijk) gebruiken en daar het gebruikersprofiel ‘banen reserveren’ aan koppelen.
Een algemeen profiel kan zijn ‘BAANBEHEER’ of ‘TRAINER’ waarmee de desbetreffende groep kan inloggen om de benodigde handelingen uit te kunnen voeren. 
Het nadeel van de algemene adressen is wel dat de logboeken minder gedetailleerd zijn en dat deze gegevens niet openbaar bekend moeten worden. 

Stappenplan voor systeembeheerder - Gebruikers toevoegen

Stap 1: Log in op de AllUnited backoffice
Stap 2: Volg Systeembeheer > Gebruikers en kies bovenin voor ‘Nieuw’
Stap 3: Vul de velden

‘Gebruikersnaam’ (unieke naam voor deze gebruiker waarmee wordt ingelogd), 
‘Naam’ (naam van de gebruiker)
‘Afkorting’ (code voor de logboeken)
E-mail’ (email van de gebruiker)

Optioneel: ‘Telefoon’ (nummer van de gebruiker. Voor de supportdesk handig om contact op te nemen)

 

Stap 4: Voeg onder wachtwoord ‘Jouw eigen wachtwoord’ en een ‘Initieel wachtwoord’ in. Jouw eigen wachtwoord dient als controle.
Het initiële wachtwoord is het wachtwoord wat de gebruiker voor het eerst invoert en vervolgens zelf persoonlijk maakt (wij hanteren meestal ‘welkom’). 

Stap 5: Voeg onder gebruikersprofiel ‘Banen reserveren’ toe. 

Stap 6: Kies beneden op ‘Bewaren en terug’. Vanaf dit moment kan de gebruiker inloggen in de backoffice en aan de slag.

(Optioneel) Stap 7: Voeg op de relatiekaart van het persoon de gebruikersnaam in (via Relaties > Relaties beheren) om het systeem te laten weten welk lid (of relatie bij deze gebruiker hoort. Mocht je vereniging beschikken over een AllUnited website, kan dit persoon via de website ook in de backoffice komen. 

Stap 8: stel de gebruiker op de hoogte van de benodigde inloggegevens, waar deze gegevens gebruikt kunnen worden en wat er mee kan.

 

FAQ - Kan ik op een manier testen welke rechten ik geef aan een gebruiker? 
Door het aanmaken van een test gebruiker zou dit mogelijk zijn. De volgende invoer zou hierbij mogelijk zijn: 
Naam: TEST, Afkorting: TE, E-mail: [voer hier jouw eigen email in] en voeg onder ‘gebruikersprofiel’ het benodigde profiel (of meerderen) in, gevolgd door de knop ‘Bewaren’.
De test gebruiker is nu aangemaakt en door in te loggen (na persoonlijk maken van het wachtwoord), kan je rechten bekijken van de uitgedeelde profiel.
Na het testen zou je de test gebruiker kunnen verwijderen of voor een volgende keer laten staan (scheelt de stap van het personaliseren van het wachtwoord).

 

De inlogprocedure

Inloggen voor de gebruikers is mogelijk op diverse manieren. 

- Inloggen in de backoffice
- Inloggen via de verenigingswebsite
- Inloggen op de terminal (bij de vereniging)

 

Inloggen in de backoffice
Via www.allunited.nl/beheer kan je rechtstreeks inloggen in de backoffice. 

capture.png
Hier spelen de volgende velden om in te loggen: 

Club: [Systeemnaam van de vereniging]
Gebruiker: [De unieke naam voor deze gebruiker waarmee wordt ingelogd]
Wachtwoord: [Initiële wachtwoord van de gebruiker, later het persoonlijke wachtwoord]

 FAQ - De inlogvelden staan niet in het Nederlands maar in het Engels. Hoe kan dat?
Dit heeft te maken met de instellingen van de browser waarmee de gebruiker op de website komt. Dit verzorgt dat de velden worden vertaald naar het Engels. 
Vanzelfsprekend maakt dit voor de invoer niets uit.

FAQ - Hoe vraagt een gebruiker een wachtwoord aan?
Vul de velden ‘Club’ en ‘Gebruiker’ en kies voor de knop ‘Vraag nieuw wachtwoord aan’. Indien de invoer correct is, wordt een initieel wachtwoord richting het e-mailadres van de gebruiker verstuurd. Eenmaal aangevraagd, verschijnt de melding in beeld “Er is een nieuw wachtwoord verstuurd naar ‘[email adres van de gebruiker].’ Het initiële wachtwoord kan vervolgens worden gebruikt om mee in te loggen. 

 

 capture2.png

Inloggen via de verenigingswebsite

Indien de vereniging beschikt over een website van AllUnited, kunnen leden en gebruikers hierop inloggen. Indien de gebruikersnaam aan het lid is gekoppeld (DIT IS ZEER BELANGRIJK) (hoofdstuk 1 - stap 7: gebruikers toevoegen), verschijnt er een directe link richting de backoffice. 

Let op, hiervoor dien je ingelogd te zijn met je gebruikersnaam. Dit gebeurt automatisch indien je vanuit de backoffice (het systeem) op het wereldbolletje rechtsboven klikt. (naast het poppetje) Als je de website zelf bezoekt, dien je in te loggen met je gebruikersnaam die je voor de backoffice gebruikt! meestal WVRIJN of iets dergelijks. Dus niet met je persoonlijke mailadres of iets anders. 

Is een gebruiker succesvol ingelogd, is deze link te vinden via het uitgeklapte menu welke verschijnt door op de knop ‘Account’ te drukken. 
In dit uitgeklapte menu staat de optie ‘Ga naar de AllUnited backoffice’.
Kiest de gebruiker hier voor, komt deze gelijk ingelogd in de backoffice.

capture3.png

Inloggen op de terminal (bij de vereniging)
Hangt het nieuwe scherm in het clubhuis, kan de gebruiker ook via deze terminal in de backoffice komen.

Stappenplan - inloggen op de terminal

Deze functie is vooral handig als je op de dag zelf een baanreservering (training/toernooi etc.) wilt verwijderen/wijzigen of toevoegen. 

Stap 1: Personen die dit moeten kunnen, moeten de functie hebben die is ingesteld via Planning -> Instellingen -> Planningoverzicht / Afhanginstellingen -> Wijzigen -> 
Bovenin staat Baanbeheerder functie. Meestal is de functie Beheerder Afhangbord of Baanbeheerders (nieuw naan te maken). Een functie toekennen, gaat via de relatiekaart.

Stap 2
: Haal je pasje door kaartlezer, druk 3 keer (binnen één seconde) rechtsonder op het AllUnited logo
Stap 3: Kies voor 'Beheer'
Stap 4: De backoffice van AllUnited opent zich.
Stap 5: Voer jouw reserveringen of wijzigingen door.

FAQ - In onze eerdere afhangsysteem beschikten wij over algemene beheerderspassen. Welke oplossing heeft AllUnited hiervoor? 
Je kunt hiervoor tijdelijke passen (of een knltb-pas van een lid natuurlijk) gebruiken en daar het gebruikersprofiel ‘banen reserveren’ aan koppelen.
Een algemeen profiel kan zijn ‘BAANBEHEER’ of ‘TRAINER’ waarmee de desbetreffende groep kan inloggen om de benodigde handelingen uit te kunnen voeren.
Het nadeel van de algemene adressen is wel dat de logboeken minder gedetailleerd zijn en dat deze gegevens niet openbaar bekend moeten worden. 

FAQ - Wat doet de knop ‘Herstart applicatie’?
Met deze optie wordt het afhangbord ververst binnen de browser. In sommige gevallen werkt deze oplossing efficiënter dan de stekker eruit en erin. 
>> De terminal even van de stroom halen i.c.m. de router (internet) router ook even van de stroom te halen, lost vrijwel alle problemen op.

FAQ - Er komt op de terminal wel een venster naar voren met de knoppen ‘Herstart applicatie’ en ‘Sluiten’. De knop ‘Beheer’ komt hier niet in voor?
De persoon is niet ingelogd in de terminal en ziet daarom alleen de openbare mogelijkheden. 
De knop ‘Beheer’ wordt alleen getoond indien een persoon is ingelogd in de terminal. Meer informatie klik hier.

FAQ - Is het ook mogelijk om te kiezen voor ‘Log in met account’ en dan in te loggen met mijn gebruikersnaam en wachtwoord?
Ja, ook dit wordt ondersteund. Indien de gebruikersnaam niet is gekoppeld aan een lid, zullen ‘Eerste vrije baan’ en ‘Baanoverzicht’ leeg blijven. 
Deze koppeling kan worden gelegd door de gebruikers met ledenadministratie rechten 

Banen reserveren

Wat kan je met dit profiel? 
De terminal voorziet slechts over de baanbezetting voor een beperkte tijd.
Via dit profiel kan je in de backoffice: 

- verder vooruitkijken in de baanbezetting
- meer details bekijken van de deelnemers
- aanpassen van de reserveringen (of afgehangen reserveringen)
- verder in de tijd reserveren of afhangen
- meerdere banen tegelijkertijd
- herhalen voor een langere periode
- andere reserveringstypes doorvoeren
- verwijderen van gedane reserveringen & afhangen
- andere locaties dan de banen reserveren (via planningsoverzicht)

Eenmaal ingelogd, beschikt de gebruiker via het backoffice menu over een beperkt aantal mogelijkheden. 

 capture5_1.png
- Planning > Planningsoverzicht
Overzicht van alle locaties met alle geplande activiteiten. 
Of je deze handelingen kan uitvoeren, is afhankelijk van de hoeveelheid autorisaties. 

- Planning > Reserveringen & afhangen
Overzicht van alle banen met alle reserveringen.
De handelingen komen grotendeels overeen met het ‘Planningsoverzicht’.
Vandaar dat we slechts vanuit deze optie de zaken toelichten. 


We kiezen voor Planning > Reserveringen & afhangen.
We komen op een overzichtspagina met bovenin een menu, gevolgd door filter mogelijkheden en de baanbezetting. 

We starten met de baanbezetting en de filtermogelijkheden.
In het overzicht zijn alle reserveringen zichtbaar verdeeld over alle aanwezige locaties.
Binnen de filter mogelijkheden kan een andere dag worden gekozen.
Op de eerste rij betreffen de eerste paar knoppen de eerstvolgende dagen, gevolgd door de mogelijkheid om een exacte datum te kiezen. 
Met ‘ververs’ is het mogelijk om de data te verversen. Dit zal in praktijk weinig worden gebruikt, daar dit veelal automatisch plaats vindt.

Op de tweede rij kan op een specifieke locatie worden gefilterd.
Met de twee iconen kan je wisselen tussen een lijst- of kalenderweergave. 
Met de tijdsaanduiding kan je aangeven hoe jouw overzicht getoond dient te worden. 
120 minuten verzorgt een kleiner schema dan 15 minuten. 

 capture4.png

Om nieuwe reserveringen toe te voegen, dienen we naar het bovenste menu te kijken. 

De mogelijkheden in het bovenste menu betreffen:
- Nieuwe reservering: het toevoegen van nieuwe reserveringen (& afhangen)
- Zoeken reserveringen: het zoeken naar een specifieke reservering
- Afhangen: (web, lokaal) / nieuwe reservering / mijn reserveringen
- Afhangbord: Gaat direct naar de terminal 

 

capture6.png\

Nieuwe reserveringen zijn toe te voegen door bovenin voor 'nieuwe reservering’ te kiezen. 
Hierbij verschijnen de volgende mogelijkheden: 
Reserveringsnummer -  uniek nummer van de reservering welke automatisch door het systeem wordt toegewezen

Reserveringstype - Bepaalt aan welke voorwaarden de reservering moet voldoen. Deze mogelijkheden worden bepaald door de systeembeheerder. 
Reserveringsbron - Geeft aan waar de Reservering vandaan komt (backoffice of de terminal)
Datum - Datum waarop de reservering plaats vindt
Herhaal instellingen - Optie om te gebruiken indien de reservering een terugkerend karakter heeft
Tijd vanaf & t/m - start en eind tijd van de reservering
Relatie - Contactpersoon bij de reservering. Dit kan een verplicht veld zijn, afhankelijk van de instellingen achter het relatietype.
Locatie - Op welke locatie de reservering plaats vindt
Meerdere locaties - de mogelijkheid om 1 of meerdere locaties bij een reservering te voegen
Opmerkingen - Interne opmerkingen bij de reservering
Controle -  Controleert of alle informatie correct is ingevuld
Bewaren - Sla de reservering op

 FAQ - Op welke wijze wordt de relatie op de hoogte gesteld als ik op deze wijze een reservering toevoeg?
Vanzelfsprekend kan deze reservering worden ingezien via de terminal (of AllUnited website, app of nieuwsbrief)
Maar achter het reserveringstype kan worden ingesteld dat er automatisch een e-mail bevestiging wordt verstuurd naar de betrokkenen. 
Dit is in te stellen door de systeembeheerder en is per vereniging verschillend. 

FAQ - Hebben jullie een voorbeeld ter beschikking hoe ik baanonderhoud kan toevoegen? 
Hiervoor hebben we speciaal een instructievideo gemaakt. 

 
FAQ - Hoe kan ik als gebruiker meer rechten ontvangen?
Meer rechten kan je aanvragen via systeembeheerders vanuit de vereniging. 

 

Ref: 625 / 2020-08-10