Lid ontvangt mail direct na opgeven diensten

Stap voor stap handleiding bardienstplanner klik hier

Automatische mail na 1 uur na opgeven bar- of vrijwilligersdiensten:

Een functie, die veel clubs nog niet gebruiken, is dat als een lid een bardienst heeft opgegeven óf als de bardiensten met autovullen zijn gevuld, de leden binnen 1 uur een automatische mail toegestuurd krijgen. In deze mail staan de diensten die het lid deze dag heeft ingevoerd. In de algemene tekst staat dat ze deze data goed in hun agenda moeten noteren. Zie verderop dit artikel voorbeeld e-mail.

Deze functie staat standaard uit. En om misverstanden te voorkomen: dit is een nieuwe functie en staat geheel los van de automatische berichtgeving mails die meestal 1 en 7 dagen van tevoren worden gestuurd. Daar is niets aan veranderd. Deze mails worden ook gewoon verstuurd, indien dit is ingesteld

Hoe werkt automatische mail na 1 uur in de praktijk?
Voorbeeld: Jan geeft om 19:15 een bardienst op. AllUnited registreert dit en zet een mailtje klaar om verstuurd te worden om 20:15. Als Jan vóór 20:15 nog 2 andere diensten opgeeft dan staan deze 3 diensten ook gelijk in het mailtje. Als Jan om 20:16 een bardienst opgeeft, ontvangt hij 2 mailtjes. Eentje om 20:15 en eentje om 21:16.

Aanzetten van de automatische mails na inschrijving gaat zo:
1. Ga naar planning -> instellingen -> (diensten) schema diensttypes -> wijzigen
2. Scrol naar rechts
3. Zet een vinkje bij E-mail ingeschakeld en kies ook een functie* waarvandaan de e-mail verstuurd moet worden.
4. Je kunt dit per dienst aan of uitzetten. Tip! je kunt zo aan bardiensten een ander e-mailadres koppelen dan bijv. aan schoonmaakdiensten.
    Let er dan wel op dat leden meerdere e-mails ontvangen i.p.v. één.
5. Klik daarna op bewaren.

*Instellen vanuit welk e-mailadres deze mails verstuurd moeten worden?
Meestal is de functie BAR waar al eerder een e-mailadres aan is gekoppeld. Je kunt dit controleren via relaties -> instellingen -> functies -> selecteren -> wijzigen. Controleer bij de gekozen functie in de kolom Functie e-mail of het juiste e-mailadres is ingevuld. Staat deze functie er nog niet, voeg deze functie dan toe. Scrol naar rechts en vul bij Functie e-mail het gewenste e-mailadres in. Het kan zijn dat iemand anders dit moet nakijken, omdat jij hier mogelijk geen rechten voor hebt.

Let op! Staat het vinkje aan bij e-mail ingeschakeld, maar is de functie niet aanwezig (veld leeg), dan pakt AllUnited het e-mailadres dat staat ingevuld bij systeembeheer -> alle instellingen -> club -> wijzigen -> veld E-mail

Voorbeeld e-mail, de standaard tekst in deze e-mail is:

Bedankt voor je inzet voor de vereniging. We gaan ervan uit dat je op onderstaande dag(en) aanwezig zult zijn. Zet deze dus nu alvast in je agenda. Als je vragen hebt over de planning neem dan z.s.m. contact op met de bar- of vrijwilligerscommissie. 

Als je een andere tekst wilt, kun je een ticket aanmaken dan passen wij dit voor jullie aan. Let er wel op dat het platte tekst is en dat de hoeveelheid tekst beperkt is (250 karakters incl. spaties).

De aanhef (hieronder Jeffrey D.) wordt overgenomen wat is geselecteerd via relaties -> instellingen -> privacy instellingen -> wijzigen -> diensten (kolom ingelogde bezoekers). Als hier niets is ingevuld, wordt de instelling overgenomen wat staat bij standaard bovenin (kolom ingelogde bezoekers).