Basishandleiding bardienstplanner

Basishandleiding Bardienstplanner

Je kunt oefenen en kijken op de website demo.allunited.nl, hier zijn de inlogcodes al ingevoerd. Als je (bovenin scherm) inlogt en daarna op account klikt, rolt het scherm een stukje naar beneden, bovenaan zie je dan “Ga naar Backoffice staan” zo kom je in de demo-omgeving. Hier kun je het één en ander testen, zonder gevolgen, deze website wordt elke 24 uur gereset.

Voordat je begint is het belangrijk dat je weet wanneer in de bardienstperiode drukke dagen (dus meer diensten i.v.m. competitie, toernooi etc.) en normale dagen zijn. Anders krijg je achteraf teveel corrigeerwerk en dat wil je natuurlijk voorkomen. Let op: personen die het bardienstrooster gaan gebruiken, moeten eerst als gebruiker met bardienstrechten in AllUnited aangemaakt worden door de system administrator.

 Gebruik een afdruk van het barrooster van vorig jaar. Dit geeft een goed overzicht van jullie club activiteiten én voorkomt dat je iets vergeet.

 De bardienstmodule is ook toe te voegen in de ClubApp. Meer informatie.


Stap 1. Totaal vrijwilligerspunten instellen
Dit is een verplicht veld als jullie bardienstcommissie wil bijhouden wie wel/niet zijn/haar diensten heeft doorgegeven.
Als je geen punten invult, kan de bardienstcommissie wel de bardienstplanner gebruiken, maar heb je dus geen controlemogelijkheden.

Ga in linker kolom naar Planning --> Instellingen --> bovenste blok Algemeen -> Totaal Vrijwilligerspunten -> Wijzigen


Stap 2. Vul het te behalen vrijwilligerspunten in per leeftijdsgroep.
Je kunt leeftijdsgrenzen aangeven door deze in te vullen bij Leeftijd vanaf. Voorbeeld: als leden 9 uur bardienst moeten draaien, vul dan bij te behalen vrijwilligerspunten 9 in. Bij stap 4 kun je aangeven hoeveel punten elke dienst waard is.

Gebruik de knop Voeg toe. Vergeet niet op Bewaren te klikken.

Berekenen vanaf: de maand vanaf wanneer de punten berekend moeten worden. Wordt hier gekozen voor 01-01 dan loopt het seizoen voor de bardiensten vanaf 1 januari tot en met 31 december. 

Peildatum leeftijd: peildatum om de leeftijd te bepalen. In dit voorbeeld is de leeftijd die iemand op 1 januari van het jaar heeft, bepalend voor het aantal te behalen vrijwilligerspunten.

Vrijstellingen of extra diensten instellen:
 Het kan heel goed zijn dat niet iedereen die lid is een dienst hoeft te draaien óf dat er leden zijn die juist extra diensten moeten draaien. Advies: doe dit niet nu, maar later in het proces via Vrijstelling en/of extra dienstplicht instellen




Stap 3. Bardiensten instellen
Ga in linker kolom naar Planning --> Instellingen --> Diensten -> Schema diensttypes -> Wijzigen

Stap 4. Stel het aantal verschillende soorten bardiensten in
Ga in linker kolom naar Planning --> Instellingen --> Diensten -> Schema diensttypes -> Wijzigen -> Voeg toe

Vul zeker de van en t/m datum van de registratieperiode in!
Let op: de functietypecode mag geen spaties bevatten (goed: bar1, niet goed: bar 1)

 

Aanmaak periode (DD-MM) bv 01-10 t/m 31-03
Gebruik altijd 2 cijfers. Dus 01-10 en niet 1-10.
Je kunt deze kolom leeg laten voor diensten die het hele jaar gebruikt worden.
Maar als je bijv. toernooidiensten hebt in 1 week, gebruik deze functie dan zeker.

Als je begint met bardiensten, is het aan te raden in dit scherm niet gelijk teveel verschillende diensten te plaatsen. Als je het principe van de planner éénmaal door hebt, kun je dit later alsnog doen. 

a. Klik op Voeg toe.

b. Vul een Functietypecode in (bijv. Bar01 etc) Let op: er wordt (op de clubwebsite, niet in backoffice) standaard gesorteerd op tijd vanaf en niet meer op de omschrijving bij Functietypecode (1e kolom). Je kunt de ook de sorteerfunctie gebruiken (2e kolom), maar dit hoeft niet. Zie ook punt d.

c. Vink de dagen aan waarop dit functietype (bijv. bardienst ochtend) van toepassing is. In bovenstaand voorbeeld is er verschil tussen de weekdagen (bovenste 3)  en de weekenddagen (onderste 2).

d. BELANGRIJK! Bekijk ook 4 stappen bij punt 5. Als je straks bij stap 5 bardiensten aan dagen gaat koppelen, worden alle bovenstaande diensten meegenomen, behalve degene waar bij Aantal func per dag niets is ingevuld (zie rode vlakje). Hier kun je dus mee spelen. Uiteraard kun je ook diensten aanmaken met meerdere personen. Bij bardienst competitie 09:00-12:00 staan dus 2 diensten opgevoerd. Bij bardienst competitie 12:00-18:00 staat niets ingevuld, deze wordt dus niet meegenomen bij stap 5 Schema’s invullen.

e. De uitschrijf periode geeft aan hoe er met het vrijgeven van een dienst door een lid wordt omgegaan. Met name of een naam blijft staan in het rooster op de website of niet. De club kan zelf de uitschrijf periode bepalen (van 1 dag t/m 1 jaar). Lees op deze pagina hoe dit precies werkt. Vrijgeven door leden blokkeren? klik hier

f. Vul het aantal vrijwilligerspunten in dat de diensten opleveren

g. Zet indien gewenst registreren via web én Controleer overlappende tijden aan. Als je registreren via web aanzet, kunnen leden online hun bardiensten opgeven. Bij Controleer overlappende tijden aan kunnen leden zich niet inschrijven op 2 verschillende diensten op dezelfde tijd. Voorbeeld: er is van 12:00-17:00 zowel een bardienst als een keukendienst. Als je Controleer overlappende tijden aanzet, kan hetzelfde lid zich maar voor 1 van deze 2 diensten inschrijven.

h. Als je wilt dat leden automatisch een bevestiging krijgen na inschrijving, vink dan e-mail aan (meestal bij allemaal) en koppel dit aan een functie met een bijbehorend e-mailadres (bijv. bardiensten@ltvtennis.nl). In bovenstaand voorbeeld is een functie aangemaakt met de naam Automatische mail voor bardienst. Meer informatie over deze functionaliteit staat hier.|

i. Als je een vinkje zet bij E-mail bij opzeggingen dan wordt er een e-mail gestuurd naar de functie in de kolom vanuit deze functie wordt gemaild. In deze mail staat aangegeven om welk afgemeld lid het gaat en op welke dag(en) hij/zij nog een dienst ingepland had staan. Die plekken zijn namelijk leeg in het schema. Op deze manier kun je tijdig actie ondernemen om te voorkomen dat er een lege bar is.

j. Bovenin bij Periode zichtbaar website: als je hier een datum invoert zijn alleen de bardiensten zichtbaar in de ingevoerde tijdsperiode. Registratie periode is de periode waaronder mensen kunnen inschrijven.

k. Vergeet vooral niet op bewaren te klikken.

Stap 5. Schema's invullen
Ga in linker kolom naar Planning --> Diensten -> Schema’s invullen

Belangrijk! Schema's invullen is gekoppeld aan stap 4. Controleer de kolom Aantal func per dag! Vul eerst een week. Als dat goed gaat, dan de rest.

Stap 6. Bardiensten aan dagen koppelen
Ga in linker kolom naar Planning --> Diensten -> Schema’s invullen

Let op: nu worden alle bij stap 4 ingevoerde diensten meegenomen, behalve degene waar bij Aantal func per dag niets (vakje leeg) is ingevuld. Voorbeeld: bij stap 4 opgevoerde diensten voor een toernooiweek moet je dus vakje leeg laten als je gewone weken gaat vullen.

 Vul eerst een week in om te kijken hoe dit uitpakt

a. Vul de vanaf datum en t/m datum in
b. Klik op creëren



Stap 7. Overzicht van aangemaakte diensten
Ga in linker kolom naar Planning --> Diensten

a) Het overzicht toont de aangemaakte dagen met de diensten ingevoerd bij stap 4.

b) Bij Algemeen bovenin kun je aangeven of het een toernooi dag, drukke dag etc. Dit wordt getoond op website waar leden bardiensten invoeren.
     De voettekst staat onder elke dienst.

c) Als je een extra dienst nodig hebt op deze dag, klik dan op Voeg toe en klik op bewaren

d) Als er een dienst verwijderd moet worden, zet dan een vinkje aan en klik op bewaren



Stap 8. Bardiensten handmatig toewijzen aan dagen
Ga in linker kolom naar Planning --> Diensten -> personen handmatig toewijzen aan dagen

a. Ga naar de betreffende dag en vul achternaam in bij Relatie of gebruik het vergrootglaasje
b. Gebruik de knop Controle, de achternaam wordt gevuld
c. Klik op bewaren

Stap 9. Overzicht van alle ingeschreven én openstaande diensten
Ga in linker kolom naar Planning --> Diensten -> Diensten rooster

Hier wordt het overzicht getoond met namen van leden die ingeschreven zijn én van de openstaande diensten.

 Ga in linker kolom naar via Planning -> Selectie wizard zijn allerlei rapportages op te vragen als 1) Alle geplande bardiensten met filtermogelijkheden 2) Alle openstaande bardiensten 3) Geplande bardiensten (al dan niet gevuld) 4) Bardienstplichtigen met openstaande diensten. Als deze er nog niet bij staan, stuur dan een ticket in.

 Ga in linker kolom naar via Planning -> Selectie wizard kun je vanuit één van bovenstaande rapportages ook in 1x een mail sturen naar de betreffende groep. Kies dan voor de knop E-mail (een e-mail naar deze selectie).

Stap 10. Automatische bardienstherinneringen per e-mail instellen & e-mail na inschrijving
Ga in linker kolom naar Systeembeheer -> Alle instellingen -> BLOK Algemeen -> Automatische berichtgevingen -> Wijzigen

a. Pas de teksten aan naar jullie wensen
b. Zet vinkjes aan en klik op bewaren
c. Het e-mailadres waar vanaf gemaild moet worden is instelbaar via Relaties -> Instellingen -> Functies -> Selecteren -> Wijzigen -> voeg toe evt. een functie bardienstcommissie toe en vul in de kolom Functie e-mail het juiste e-mailadres toe. Klik op bewaren. Kies daarna bij Afzender het juiste e-mailadres.

In het bericht en onderwerp kun je werken met de volgende databasevelden:

- [firstname] : Ruud
- [lastname] : Voorbeeld
- [name1] : R. Voorbeeld
- [name2] : Ruud Voorbeeld
- [age] : 37
- [functiontype] : Bardienst ochtend
- [eventdate;D] : 01-04-2022
- [eventdate;D;d-m] : 01-04
- [eventdate;D;day] : woensdag
- [eventdate;D;dayshort] : wo
- [timefrom;T] : 14:30
- [timeto;T] : 17:30

Uitleg teams & diensten: klik hier.

Automatische e-mail 1 uur na inschrijving: als leden inschrijven kunnen zij ook binnen een uur een mailtje ontvangen met de door hen opgegeven dienst)en). Zie 4h.
Meer informatie over deze functionaliteit staat hier.

Stap 11. Tonen bardienstrooster op AllUnited website, ledenmodule of ClubApp

Hiervoor heb je de profiel “Webmaster” of “Systadm” nodig. Of stuur een ticket in om dit te activeren. Standaard is door AllUnited de pagina bardiensten in het systeem geplaatst. Deze kan in het menu gezet worden, zodat bezoekers een overzicht van de bardiensten kunnen zien, Deze pagina is een script en wordt dus automatisch aangepast als de bardiensten worden aangepast.

Als jullie de ClubApp Plus gebruiken, kan de dienstenmodule worden toegevoerd via het App beheer. Deze neemt alle bardiensten over vanuit AllUnited incl. inschrijfmogelijkheid.

 Als jullie vereniging niet de clubwebsite van AllUnited gebruikt, kun je eventueel gebruikmaken van de AllUnited ledenmodule. Hier kunnen leden inloggen, hun bardiensten opgeven, maar bijvoorbeeld ook hun lid gegevens bijwerken.

Er kan nog véél meer met de AllUnited bardienstplanner. Hieronder een overzicht met ook per item een uitleg.