Gebruikers met beperkte toegangsrechten

Door de nieuwe regelgeving het ook belangrijk dat je als vereniging met beleid omgaat wie welke gegevens om welke reden mag inzien/bewerken. Toch blijft het vaak belangrijk dat bepaalde commissieleden, trainers, competitieleiders e.d. toch toegang krijgen tot bepaalde data.

Via de ledenmodule

De ledenmodule kan uitkomst bieden in zo'n geval. In de ledenmodule kan je bijvoorbeeld panklare selecties zetten, waar je alleen bepaalde functionarissen toegang voor geeft via de ledenmodule. Dit kan alleen in rapportage vorm zijn, maar ook bijv. ze de mogelijkheid geeft een mail te kunnen sturen naar deze selectie.

Hoe stel ik dat in? 

Maak eerst de selectie aan (vaak is simpelweg een andere selectie kopiëren en aanpassen voldoende). Ga hiervoor naar een van de menuknoppen Selectie Wizard, die je vrijwel door het hele menu kan vinden. Tip: Via Systeembeheer > Selectie wizard vind je alle selecties terug.

Klik de selectie aan die je wilt kopiëren en klik hier op de button 'Wijzigen', geef vervolgens de selectie een nieuwe naam en pas eventueel de velden aan (verwijder degene die niet nodig zijn of voeg velden toe die juist wel nodig zijn). Wil je een filtering bij een nieuw veld toevoegen, klik dan eerst op de button 'Controle', dan kan je dit toevoegen.

Vervolgens kan je in het onderste blok bij de selectie aangeven bij welke module deze selectie moet terug komen en wat je met de selectie moet kunnen. Om de beperkingen bij deze selectie vast te leggen en hem bij de ledenmodule toegevoegd te krijgen, vink je hier ook 'Ledenmodule' aan. Je zal zien dat het scherm zich dan ververst en dat er een button 'Toegestane groepen' verschijnt. Klik hierop. In de volgende pop-up kan je vervolgens aangeven wie toegang mag krijgen tot deze selectie en sla dit op.

Ga vervolgens naar Systeembeheer > Alle instellingen [Blok algemeen] > Menu ingelogde relaties. Voeg hier de pagina toe 'Lijst met selecties'. Als iemand hierop klikt met toegang tot een of meerdere van deze selecties, dan zal hij deze hier terugzien. Relaties zonder toegang, zullen hier geen enkele selectie in terugvinden.

Via het administratiesysteem

Het is belangrijke dat met deze rechten vanaf nu met beleid wordt omgegaan. Dus laat niet iedereen zomaar systeembeheerder zijn. Er zijn over het algemeen genoeg subprofielen te vinden om de functionaris gepaste rechten te geven. Ontbreken die, schiet dan een ticket in en laat ons daarin helpen.

Tip: Maak een standaard testprofiel aan, die je kan gebruiken met het toekennen van rechten. Geef eerst het testprofiel deze rechten en kijk of dit profiel dan de rechten/inzage heeft in de zaken waarvan je dit verwacht. Zo niet, dan kan je dat eerst nog via het testprofiel aanpassen en maak dan pas de gebruiker aan met dezelfde rechten.