Schema - diensten
Let op! Om diensten aan te maken is het zeer belangrijk dat er stapsgewijs gewerkt wordt. Volg daarom deze stappen!
1. Dienstenschema aanmaken
Allereerst dienen er diensten te worden aangemaakt via Schema Functietypes.
Ga hiervoor naar Planning > Instellingen > Schema diensttypes.
Hier maak je diensten aan op dagen en uren.
2. Dienstroosters aanmaken in periodes
Om deze diensten te koppelen aan periodes waarin deze actief zijn met een van - tot datum ga je naar Schema's invullen.
Ga hiervoor naar Planning > Diensten > Schema's invullen bovenin het menu.
Hier worden aan de hand van de bij punt 1 gemaakte diensten, diensten aangemaakt voor een periode of meerdere periodes.
3. Aantal diensten en leeftijden instellen
Daarna gaan we het aantal diensten en de leeftijden instellen van de mensen die diensten moeten draaien via Vrijwilligerspunten.
Let op: Hier kun je bepalen welke mensen diensten moeten draaien, aan de hand van de activiteit die ze op de vereniging doen.
4. Vrijstellingen instellen op functieniveau
Daarna kun je vrijstellingen instellen op functieniveau voor mensen die geen diensten hoeven te doen of extra dienstplicht instellen. Bijvoorbeeld de voorzitter, trainers etc. Dit gaat via het veld Functies. Hier kun je met een eenvoudige 0 in het veld 'vrijwilligerspunten" zorgen dat bepaalde functies geen diensten hoeven te doen.
5. Vrijstellingen instellen op lidniveau
Daarna kun je vrijstellingen instellen op lidniveau wanneer je werkt met afkopen of wil bijvoorbeeld inactieve leden een vrijstelling geven, ga dan naar Categorie. Per categorie is er een blok vrijwilligerspunten welke je kunt vullen.
6. Afkopen
Het eventueel Afkopen van diensten is niet in te stellen zonder hulp van AllUnited.
7. Diensten exclusief voor specifieke groepen
Het is daarna mogelijk om diensten exclusief toegankelijk te maken voor specifieke groepen. Dit is een ingewikkelde klus. Dit hoeft niet.
8. Automatische berichtgeving toevoegen
Voeg desgewenst automatische berichtgeving toe aan de diensten zodat mensen worden geattendeerd via "automatische berichtgeving".
Bardiensten beheren
1. Tonen van diensten op de website
Het tonen van je diensten, gebeurd door het aanmaken van een nieuwe "script pagina" op je website.
Meestal is deze pagina al standaard aanwezig, de pagina heet "Bardienst".
2. Inschrijvingen bekijken
Je kunt via planning -> diensten zien hoeveel diensten zijn gevuld / waarop ingeschreven is.
3. Extra diensten toevoegen
Via via planning -> diensten kan je ook handmatig extra diensten toevoegen. Klik op de dag van de diensten en voeg desgewenst toe.
Voordat je begint:
Er kan ingesteld worden welke uitzonderingen er gelden e.d. Het is aan te raden dit
op voorhand in kaart te brengen.
- Wie moeten er allemaal diensten draaien?
- Wat zijn de leeftijdsgrenzen?
- Is hier verschil tussen per dienst?
- Zien de diensten verplicht of vrijwillig?
- Mogen leden afkopen?
- Hoe vaak per seizoen moe men een dienst draaien?
- Mogen de leden zelf inschrijven?
- Wil de planner het inrichten van de open diensten zelf doen of kan dit automatisch gevuld worden?
- Op welk moment binnen het seizoen is het nodig om diensten in te richten?
- Wat zijn de standaard momenten?
- Wat zijn de uitzonderingen?
- Hoeveel man is er nodig per dienst?
- Zijn er leden vrijgesteld voor diensten?
- Moeten er leden extra diensten draaien?
- Zijn (extra) diensten direct gelinkt aan een wedstrijdschema, die hier dan gelijk aan gekoppeld
kunnen worden?