Afhangbord rooster

💡 Lees ook dit artikel op MijnAllUnited over online reserveren in coronatijd.

===
Blok 'Planningperiode'

 capture593_1.png

Veld Omschrijving

Omschrijving 

 Omschrijving van welke periode dit is   
Periode       De periode tussen deze 2 datums waar deze regels voor gelden.
Dag van de week    Binnen de voorgaande datums, op welke dagen van de week deze regels gelden
Planningbord basistijd    Tijd waar het planningbord in de BackOffice mee begint (Planning -> Planningoverzicht of Planning -> Reserveringen & Afhangen of vereniging-specifiek menulabel) 
zoomniveau Hoe veel tijd ieder blok op het planningbord in de BackOffice bevat. 

 

 

Knop "Eerste vrije baan" uitschakelen  
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm.

Tijd vanaf 

Tijd t/m 

Vul beide velden in met een tijd om een periode te creëren waar in de knop "Eerste Vrije Baan" op de terminal niet zal werken. Let op: Deze tijden laten overlappen met de functie "Reserveren via baanoverzicht uitschakelen" is onlogisch en zal ongewenste situaties opleveren.

Er kunnen meerdere regels met verschillende tijden toegevoegd worden. Bijvoorbeeld van 10:00 tot 12:00 en van 18:00 tot 20:00. 

Als je een regel toevoegt maar de velden leeg laat, wordt deze functie geactiveerd voor de gehele dag.
Voeg toe  Met de knop Voeg toe kan een nieuwe regel met tijdsvelden worden toegevoegd

 

Blok 'Locaties' 

 Let op: in bovenstaand voorbeeld zijn 2 tijdblokken ingesteld. Dit kan te maken hebben met verschillende restricties ingesteld via Planningcontrole.
Als er niet gewerkt wordt met een wachttijd of andere restricties dan volstaat in de meeste situaties 1 tijdblok. 

Afwijkende instellingen voor bepaalde banen:
In de meeste gevallen wordt baan 1 ingesteld en bij alle andere banen maak je dan gebruik van de functie Neem over van baan 1. Als je wilt dat bepaalde banen
afwijkende regels hebben (bijv. baan 1-4 alleen afhangen op de club en baan 5-9 online reserveren + afhangen op de club) dan zul je naast baan 1 een andere baan
moeten inregelen. Hoe dat werkt, staat hier beschreven: Zie: Bepaalde banen beschikken over afwijkende regels op dezelfde dag/periode

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm.
🚩 In de meeste gevallen moet je deze functionaliteit niet gebruiken.
Locatie Hier wordt de locatie gekozen, waarvoor de planning wordt gemaakt.
Sorteer Hiermee is het mogelijk een sortering van de volgorde van de locaties aan te geven. 
Voorbeeld: je kunt zo baan 3 bovenaan zetten i.p.v. baan 1. Baan 3 wordt hierdoor ook als eerste baan toegewezen.
Onbeschikbaar Indien dit veld is aangevinkt, dan is de locatie niet beschikbaar voor reservering.
Neem over van Indien er voor een andere locatie al een planning is gemaakt, dan kan deze hier overgenomen worden.
Voeg toe Met de knop voeg toe kan een nieuwe locatie toegevoegd worden.
Dagrooster  
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm.
🚩 In de meeste gevallen moet je deze functionaliteit niet gebruiken.
Tijd vanaf Tijdstip vanaf de planning geldig is.
Tijd tot en met Eindtijd van de planning. Vanaf dat tijdstip kan weer een nieuwe planning gemaakt worden. In bovenstaand voorbeeld is er een verschil tussen de dag en de avond. Let op: deze eindtijd (in voorbeeld 19:00) is een harde grens. Verstandig is dus deze in te stellen op een rustig moment, dus niet om 19:00. Als je om 18:30 afhangt voor een uur kan dat dus niet, kan maar een half uur. Gebruik je andere planningscontroles, laat dan de eindtijd van de ene afhangbordroosterregel niet overlappen met de begintijd van de volgende afhangbordregel. In dit voorbeeld is 19:00 zowel de eind- als begintijd, beter is om hier 07:59 - 18:59 en 19:00 - 23:00 of 08:00 - 19:00 en 19:01 - 23:01 van te maken. Dit feature is er eigenlijk meer voor parksluiting (bijv. onderhoud), i.p.v. overlappende roosters.
Tijdsduur Als je verschillende tijden hebt voor single en dubbels dan ontkom je (online) niet aan gaten. Op de club heb je daar geen last van, maar online wordt er gekeken naar de beschikbare blokken. Wat je wel kunt doen, is 'spelen' in het rooster met dit veld tijdsduur. De tijd die je hier kiest bepaalt, wanneer online een nieuwe reservering kan beginnen. Je zou deze bijv. op 15 of 30 minuten kunnen zetten. Klik daarna op controle EN verander de speeltijden bij spelers aantal slots. Het veld tijdsduur is hier nl ook aan gekoppeld.

Gaten in baanbezetting? Zie: Aanpassen tijdsduur aantal spelers | gaten bezetting?
 🚩 Werkwijze

Hier kan gekozen worden voor vaste tijden, alleen afhangen of beide. 

Toelichting per werkwijze: 

- Alleen afhangen: Er wordt geen rekening gehouden met de tijdsloten met betrekking tot het baanaanbod. Er kan alleen worden afgehangen en niet vooruit worden gereserveerd.
Staat een lid in het clubhuis en haalt deze zijn of haar pas door de paslezer, kan het lid per direct afhangen inclusief de gerechtigde speelduur. Op de minuut nauwkeurig afhangen waardoor de baanbezetting optimaler wordt. Bijvoorbeeld van 13:02  tot 14:02 dubbelen of 20:18 tot 20:48 uur enkelen. 

- Vaste tijden: Er wordt wel rekening gehouden met de tijdsloten met betrekking tot het baanaanbod. Er kan zowel worden afgehangen als vooruit worden gereserveerd. 
Staat een lid in het clubhuis en haalt deze zijn of haar pas door de paslezer, kan het lid afhangen per het eerstvolgende tijdslot inclusief de gerechtigde speelduur. Bijvoorbeeld 13:00 tot 14:00 uur | 13:10 tot 14:10 dubbelen of 20:10 tot 20:40 | 20:20 tot 20:50 uur enkelen.

- Beide: Indien leden de eerste vrije baan aanvragen, wordt er geen rekening gehouden met de tijdsloten. Vragen leden banen op in de toekomst (vooruit reserveren), wordt er rekening gehouden met de vaste tijdsloten. Let op: als je wilt dat een (online) reservering bevestigd moet worden op de club, vul dan ook het veld Lokaal bevestigen en Vrij voor overname in.
Vertraagtijd

Liggen je banen verder weg van het clubhuis en moeten leden enige tijd lopen? 
Stel een vertraagtijd in zodat zij de gehele speelduur kunnen tennissen. Dit kun je per baan verschillend instellen. 
Standaard staat de vertraagtijd op 0 minuten bij alle banen. 
Stel dat een baan 3 minuten lopen is, kan je bij een baan 5 minuten vertraagtijd instellen. 
Op deze wijze hebben de leden alle tijd om rustig naar hun baan te gaan zonder zich te moeten haasten ten kosten van hun speeltijd.
Let op: dit is dus niet een wachttijd om doorhangen te voorkomen. Meer info hier.
Vooruit direct afhangen limiet

Alléén van toepassing bij afhangen op de club. Dit is dus niet web reserveren! 
Dit veld heeft alleen betrekking op direct afhangen op de club (zo snel mogelijk de baan op) en geeft het tijdblok aan waar binnen een reservering gemaakt kan worden. Advies is dubbeltijd + 5 minuten zodat als alle banen vol zijn er achter afgehangen kan worden.

Dit werkt i.c.m. knop eerste vrije baan en ook knop baanoverzicht. Als je knop baanoverzicht gebruikt, kun je kiezen of je gelijk de baan op gaat of op een later moment. Aan dit laatste is geen limiet in te stellen. 

Tijd in minuten: Tijd vanaf NU tot einde in minuten (max 999) 

Leeg: Onbeperkt vooruit afhangen 

0: Geen limiet, dus vooruit afhangen niet mogelijk. Dit is niet aan te raden, omdat dan als alle banen bezet zijn er niet achter afgehangen kan worden 

Tip: zet deze tijd minimaal op dubbelspeeltijd + 5 minuten.
Lokaal reserveren Hier wordt vastgelegd hoeveel dagen je voorafgaand aan de dag lokaal kunt reserveren.
Web reserveren Hier wordt vastgelegd hoeveel dagen je voorafgaand aan de dag via het web kunt reserveren. Door lokaal eerder te kunnen reserveren, activeer je mensen om naar de vereniging te komen.
Blokkeer verwijderen Verwijderen gaat alléén over het verwijderen van baanreserveringen die nog niet begonnen zijn. 

Aantal dagen/uren: Tijd dat de eigenaar van de reservering voor de start de reservering kan verwijderen. Andere deelnemers kunnen alleen zichzelf verwijderen. 

Leeg of 0 uur: Reserveringen zijn door de deelnemers zelf te verwijderen. 

1 uur: reserveringen kunnen 1 uur voor start reservering niet meer verwijderd worden. Voorbeeld: er is afgehangen om 19:15. Van 18:15-19:15 is de reservering niet te verwijderen. 

Tip: vul hier 0 in. Dan kunnen leden hun nog niet begonnen reservering stoppen en is de baan weer beschikbaar voor anderen.
Stopknop periode

Stoppen gaat alléén over het stoppen van baanreserveringen die al begonnen zijn. 

Tijd in minuten: De tijd dat je na start van een reservering kan stoppen (max 999, hele reservering) 

Leeg: niet mogelijk om gestarte reservering te stoppen 

Tip: vul hier 10 minuten in, zodat leden (bijvoorbeeld bij verkeerde baankeuze) hun reservering kunnen stoppen en een andere baan kunnen kiezen. Als je hier de maximale speeltijd invult, kan hier mogelijk mee gesjoemeld worden.
🚩 Lokaal bevestigen

Tijd in minuten: De tijd dat je voor start van een reservering kan bevestigen (is pasje door kaartlezer) (max 999) 

Leeg: geen bevestiging nodig op deze dag 

Tip: zet deze tijd minimaal op dubbelspeeltijd + 5 minuten. 

Let op deze situatie: als je lokaal bevestigen op 15 minuten zet en er zijn direct banen beschikbaar dan gaat dit goed. Als echter alle banen bezet zijn en leden hangen vervolgens hier achter af over 30 minuten. In dat geval moeten leden 15 minuten vóór aanvang nogmaals hun pas door kaartlezer halen. Dit zijn ze niet gewend!.
🚩 Vrij voor overname 

Tijd in minuten: De tijd tot de begintijd dat de reservering overgenomen kan worden door een ander (alleen als er niemand bevestigd heeft)

Vrij voor overname heeft vooral een functie bij online reserveren. Als een online reservering niet bevestigd wordt op de club, valt de baan vrij en kunnen andere leden de baan overnemen.

Leeg: Reserveringen worden nooit vrijgegeven voor “overnemen” door anderen 

0: Op moment dat reservering begint wordt deze vrijgegeven 

Tip: zet dit op 5 minuten. Voorbeeld: als er online gereserveerd is van 19-20 uur, dan kan vanaf 18:55 deze baan overgenomen worden, tenzij de reservering al bevestigd is.

Spelers aantal slots

Hier kun je de speeltijd instellen per persoon. Je kunt tijden voor 1,2, 3 of 4 personen opgeven. Als je niet wilt dat 1 persoon kan afhangen, voeg deze dan niet toe. De speeltijd is een veelvoud van het veld tijdsduur (als je dit veld aanpast, klik op controle). Als dit 15 minuten is, kun je bij een single bijvoorbeeld 2 x 15 minuten instellen, bij 3 personen 3 x 15 minuten en bij 4 personen 4 x 15 minuten.

Toegestane
groepen

 Hier kun je instellen wie er mag afhangen/reserveren. Er zijn allerlei mogelijkheden als relatietype, activiteit, functie etc.

Groeptype: Hier wordt de groep geselecteerd die de reservering van de locatie mag maken. Dit kunnen relatietypes, functies etc. zijn.
Groep: Hier wordt de groep die binnen het groeptype de reservering mag maken geselecteerd. In dit voorbeeld het relatietype lid binnen de groep relatietypes
Sorteer: Hiermee kan een sortering aangegeven worden.

Tip: je kunt een bepaald type ook meerdere malen toevoegen met verschillende tijden. Zie voorbeeld Tennis-Actief lid hieronder.

Het veld Volgorde moet ingevuld zijn.

Reserveren via 
baanoverzicht
uitschakelen

Vul beide velden in met een tijd om een periode te creëren waar in de knop "Baanoverzicht" op de terminal niet zal werken. Let op: Deze tijden laten overlappen met de "Knop "Eerste vrije baan" uitschakelen" is onlogisch en zal ongewenste situaties opleveren.

 Er kunnen meerdere regels met verschillende tijden toegevoegd worden. Bijvoorbeeld van 10:00 tot 12:00 en van 18:00 tot 20:00. 

Als je een regel toevoegt maar de velden leeg laat, wordt deze functie geactiveerd voor de gehele dag.
Planningscontrole In de tabel planningscontrole kunnen meerdere controles vastgelegd worden. Bijvoorbeeld hoeveel reserveringen er maximaal per dag, per week of per maand gemaakt kunnen worden. Hier wordt de planningscontrole geselecteerd die voor deze locatie geldt.
Zie: Afhangbordrestricties (incl. web reserveren)
Voeg toe Met de knop "voeg toe" kan een nieuw rooster voor die locatie toegevoegd worden.
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm.