Selectie wizard

Intro

De Selectie Wizard, onze rapportage- en communicatietool, stelt je in staat om filters toe te passen op de informatie die beschikbaar is binnen AllUnited.
Met deze tool kun je vervolgens de gefilterde gegevens op verschillende manieren benutten.

Je hebt de mogelijkheid om een rapport op het scherm te bekijken, een Excel-bestand te exporteren, en je kunt zelfs de relaties binnen de gemaakte selectie in één keer een e-mail of pushbericht sturen.

AllUnited biedt een reeks standaardselecties aan die kunnen bijdragen aan de processen binnen de vereniging.

Zelf proberen?

De selectie wizards zijn te vinden via menupad: Systeem beheer > Selectie wizard. 

Wanneer je een bestaande Selectie Wizard wilt aanpassen, dan raden we altijd aan hier eerst een kopie van te maken.
Op deze manier behoudt je altijd een werkende versie voor het geval dat er problemen optreden door de gemaakte aanpassingen.

Dit is tevens handiger dan helemaal opnieuw te beginnen met een nieuwe selectie.

Stappenplan voor het maken van een kopie:

  1. Ga naar Systeem beheer > Selectie wizard
  2. Open de gewenste Selectie wizard
  3. Klik vervolgens bovenin op “Selectie wijzigen” en dan op “Kopiëren”. 
    In een nieuw scherm wordt dan de kopie geopend. 
  4. Geef deze kopie een nieuwe naam en klik op Bewaren. 
  5. Open daarna de nieuw aangemaakte wizard en maak hier de gewenste wijzigingen in.
    Je kan de aanpassingen nu testen in deze kopie.

Het is natuurlijk ook mogelijk om een geheel nieuwe Selectie aan te maken.
Dit kan op de volgende manier: 

  1. Klik bovenaan op "Selecties beheren"
  2. Klik op "+Selectie" 
  3. Vul nu de selectie naar wens

Het is uiteraard ook mogelijk om een geheel nieuwe Selectie aan te maken. 
Dit kan op de volgende wijze: klik bovenin op Selecties beheren en klik dan op de knop '+ Selectie'.

De belangrijkste instellingen om op te letten:

Naam en Beschrijving Geef de selectie altijd een naam en een passende omschrijving.
Selectie structuur

Via de 'Selectie structuur' kan je aangeven welke informatie binnen jullie systeem je wilt gebruiken binnen de selectie wizard.
De informatie is opgedeeld in zogenaamde tabellen zoals relaties, activiteiten, bondsinfo, inschrijvingen, en meer. 

Bijvoorbeeld:
Je wilt alleen de relatie/leden informatie ophalen uit de relatiekaart om een bericht uit te sturen naar alle jeugdleden.
Dan kies je voor de structuur "Relaties", omdat je alleen de geboortedatum en het emailadres nodig hebt.

Het is ook mogelijk om meerdere informatie tabellen te kiezen via de gekoppelde tabellen.

Bijvoorbeeld:
Je wilt de bondsinformatie ophalen van relaties, met daarbij ook de relatie informatie.
Dan kies je voor de structuur "Relaties >-< Bondsinformatie".

Wil je bepaalde informatie koppelen maar vind je deze niet terug in de Selectie structuur? Stuur hiervoor dan een vraag/verzoek in via een ticket en dan zullen we kijken wat hierin de mogelijkheden zijn.
Peildatum types

Met het peildatum type kan je direct een periode/leeftijd instellen waar de selectie aan moet voldoen.

Kies voor de optie "Invoer"  wanneer je dit bij de wizard zelf wil invoeren.
Dit is vooral nuttig wanneer de wizard vaker herbruikt zal worden, bijvoorbeeld om het aantal inschrijvingen van het huidige jaar te bekijken.

Je kan ook de instelling "Incl. oude relaties" aanvinken wanneer ook uitgeschreven leden getoond mogen worden in de selectie.
Bijvoorbeeld wanneer je wilt weten hoeveel leden de vereniging had in 2021, ongeacht of iemand nu nog lid is of niet.

Probeer deze instellingen vooral uit om een goed idee te krijgen wat de werking is.
Waar te gebruiken

In dit blok kan je kiezen waar je deze selectie wilt zien/gebruiken. Dit kan zijn in het menu of in overige modules als doelgroep. 
Ook kan je hier instellen welke acties je beschikbaar wilt maken om uit te voeren in de wizard.   
AVG anonimiseren

Door een vinkje te zetten bij AVG anonimiseren uitschakelen (ledenmodule) in het blok “Selectie”, wordt informatie die als geblokkeerd aangemerkt staat door de relatie zelf i.v.m. privacy toch weergegeven in de selectie wizard. 

De relatie kan namelijk zelf adres, pasfoto, geboortedatum, e-mail en telefoonnummer markeren als geheim / geblokkeerd. Voor een trainer kan het beschikken over een telefoonnummer handig / noodzakelijk zijn, om een ouder te waarschuwen in geval van nood, terwijl deze informatie op de relatiekaart op geblokkeerd staat. Zorg ervoor, dat de toegestane groep dan ook goed gedefinieerd is, dat niet iedereen de informatie kan zien.

 

Velden toevoegen in het blok "Selectie velden":

  1. Klik op de knop "Voeg toe" om een nieuwe lege regel toe te voegen.
  2. In de dropdown zijn de tabelvelden (de beschikbare informatie) beschikbaar uit de tabellen die je in de Selectie structuur hebt gekozen.
    De tabel waar de informatie uit gehaald wordt staan tussen haakjes achter het veldnaam.

    Vul bij "Kolom volgorde" altijd een getal in, hiermee bepaal je de volgorde waarop de informatie getoond wordt.
    Druk onderin het scherm op "Controle" om alle instel opties voor de nieuwe regel op te halen.
  3. In de kolom "Selectie-veldtype" wordt een dropdown beschikbaar waarmee je een selectie filter voor die informatie in kan stellen.
    Probeer de diverse opties eens uit. Klik na het instellen weer op "Controle" om alle instelopties daarvoor op te halen.
  4. Wederom verschijnen er, in de kolom Selectie waarden één of meerdere velden. Deze zijn hier in te stellen maar dat is niet verplicht: door ze leeg te laten wordt het mogelijk om ze één stap eerder als filteroptie te gebruiken. 
  5. Kies één of twee velden waarop de selectie wordt gesorteerd, en kies of je het veld wil tonen in de rapportage. 
  6. In de laatste kolom kan je een vertaling invoegen. Dus wil je een specifieke kolomnaam voor een overzicht van getoonde velden, kan je deze hier invoeren.

Hulp nodig? Wij helpen je graag op weg. 

Ben je zelf begonnen met het maken van een selectie, maar krijg je niet het gewenste resultaat? Of wil je liever een selectie door ons laten aanmaken? Stuur dan in ticket in! 

Wil je een Selectie wizard laten aanmaken? Stuur dan een ticket in met een duidelijk  beschrijving van de gewenste Selectie. Voor het klaarzetten van een selectie zitten wel altijd kosten verbonden, deze kosten zijn via het ticket ook direct op te vragen.

Wanneer je zelf al bent begonnen, dan kunnen wij helpen en testen tegen ons standaard uurtarief. Gemiddeld kost het ongeveer een half uurtje om een goede selectie te maken en te testen. De benodigde tijd is natuurlijk wel afhankelijk van hoeveel informatie er moet worden opgevraagd en hoeveel filtermogelijkheden daarvoor moeten worden ingesteld.