Afhangbordrestricties (incl. web reserveren)


Menupad: Planning > Instellingen > Afhangbordrestricties



Op deze pagina kan ingesteld worden hoe vaak een relatie (lid, tijdelijk) mag reserveren of mag afhangen.
Wie wanneer mag afhangen, stel je in bij de Toegestane groepen in het Afhangbordrooster. Zie: Aanpassen van de toegestane groepen
Tip: afhangbordrestrictie wordt ook wel planningcontrole genoemd!

Zo werken de restricties:
> Als een veld leeg is, betekent dit onbeperkt mogelijk.

> Als je werkt met verschillend ingestelde 
afhangbordrestricties (Voorbeeld: 1 voor padel en 1 voor tennis of 1 voor overdag en 1 voor de avond) dan zit er geen controle in die over beide controles heen kijkt. Voorbeeld: als je dus instelt dat er tot 17.00 2x gereserveerd/gespeeld mag worden en in de avond 1x, dan mag een lid 3x per dag spelen.

> Maximaal per maand/week/dag

De waarden hier ingevuld geven aan hoe vaak een lid mag reserveren (online reserveren + lokaal afgehangen op het Afhangbord op de club). 
Let op: zorg ervoor dat het maximaal aantal reserveringen altijd afloopt. Het maximaal per week mag nooit hoger dan Maximaal per maand. Wanneer dit gebeurd, zal het systeem verkeerd ingesteld zijn en niet goed werken.

> Maximaal vandaag (alleen van toepassing op het Afhangbord op de club)
Dit veld betreft alleen afhangen op het Afhangbord op de club. Hiermee wordt bepaald hoe vaak iemand mag reserveren/afhangen als hij op de zelfde dag nog gaat spelen.

> Via web per maand/week/dag
Daarnaast zijn er de Via web velden. Hiermee kan verschil worden gemaakt wanneer iemand reserveert via de website, ledenmodule of ClubApp in plaats van op de vereniging zelf via het Afhangbord. Voorbeeld: als je via web per dag op 1 zet en max open reserveringen op 2 dan kan een lid 1 reservering maken voor maandag en 1 voor dinsdag.

> Max open reserveringen
Dit veld betekent hoeveel openstaande reserveringen een lid tegelijkertijd mag hebben. Als hier bijvoorbeeld 2 wordt ingevuld, mag een lid  2 reserveringen open hebben staan. Advies: in veel gevallen is max open reserveringen op 1 de beste keuze. Dit betekent dat leden (online of op het afhangbord) pas opnieuw kunnen afhangen als de eerste reservering qua tijd verlopen is. Voorbeeld: als er afgehangen is van 19:00-19:45 dan kan er door hen pas vanaf 19:46 weer opnieuw afgehangen worden.

> Wachttijd volgende reservering (afhangbord + online)
Dit veld is van toepassing op afhangen op het Afhangbord op de club én online reserveren. In het eerste voorbeeld TS Onbeperkt is de wachttijd volgende reservering ingesteld op 10 minuten.  Leden kunnen dan niet direct doorhangen. Voorbeeld: leden hebben op de club afgehangen of online gereserveerd van 19:00 tot 19:45. Van 19:45 tot 19:55 kunnen zij niet afhangen/reserveren. Deze melding wordt ook getoond op het Afhangbord i.c.m. de tijd dat ze weer mogen afhangen (19:55). 

Belangrijk: als een lid net van de baan komt en afhangt met iemand die juist aangekomen is, dan is óók de wachttijd van toepassing.
Tip: als de wachttijd alleen op bepaalde uren van toepassing is, moeten er meerdere planningcontroles (TS en WEB in bovenstaand voorbeeld) aangemaakt worden. Deze planning controle moet dan op het afhangbordrooster toegevoegd worden aan de juiste banen. 
Let op: wachttijden worden niet gedeeld tussen verschillende planningscontroles. In bovenstaand voorbeeld hebben banen gekoppeld aan controle WEB-Online geen wachttijd.


In bovenstaand voorbeeld wordt TS (Onbeperkt) gebruikt voor de banen waar niet online op gereserveerd kan worden. WEB (Online) wordt gekoppeld aan de banen waar dit wel mag. Deze baan is ook gewoon beschikbaar voor normaal afhangen op de club. TS of Web kun je in het afhangbordrooster koppelen aan één of meerdere banen bij planningcontrole.




Voorbeeld online reserveren:

Als bij WEB in het eerste voorbeeld 20  7  1  1 wordt ingevuld, dan 

Mag er op de dag op hetzelfde moment maar 1 reservering actief zijn (zie max open reserveringen)
Mag er online (dus niet op het afhangbord op de club) per persoon maar 1 reservering voor 1 dag gemaakt worden
Mag dit per persoon maximaal maar 7 keer in een week
En niet meer dan 20 keer per persoon in een maand.  

Let op: Totaal per maand of week in de eerste kolommen moet logischerwijs altijd hoger zijn. Want de Via web telt mee in Totaal per …
 

Werkwijze, lokaal bevestigen en vrij voor overname:
Op het afhangbordrooster stel je bij werkwijze Beide* in en tenslotte bij Web reserveren in hoeveel dagen van tevoren men online kan reserveren. Bij Lokaal bevestigen 
geef je de tijd aan binnen wanneer bevestigd moet worden. Als op de club op de terminal niet bevestigd wordt,  dan vervalt de reservering en kunnen andere leden gewoon op deze baan afhangen. Hiervoor is het veld Vrij voor overname bedoeld. Voorbeeld: als je dit veld op 5 min. zet en een reservering die begint om 19:00 maar niet bevestigd wordt, kan vanaf 18:55 door een ander lid overgenomen worden.

Op de clubwebsite moet er ook een pagina aangemaakt worden. De juiste instellingen kun je vinden via  Zie: Afhangen via de website
 
* Web reserveren gaat over reserveringen in de toekomst. Als je in het rooster bij werkwijze kiest voor Alleen afhangen dan werkt web reserveren niet. Wat je wel kunt doen is (voorbeeld) alleen op baan 6 een rooster maken met werkwijze Beide. Alle andere banen kies je dan voor Alleen afhangen.