Vereffenen van posten

Openstaande facturen verdwijnen normaal gesproken uit de openstaande postenlijst als een betaling via het bankafschrift op de factuur wordt geboekt. Maar er zijn altijd uitzonderingen. Hieronder worden een aantal uitzonderingen besproken. De meeste voorbeelden zijn ook van toepassing op crediteuren.

In de debiteurenlijst menupad: boekhouding > debiteuren dienen altijd de negatieve bedragen en debiteuren met het saldo 0 beoordeeld te worden:

  • Is dit een dubbele betaling 
  • Is dit een betaling voor twee of meer relaties
  • Is dit een betaling met een afwijkend bedrag
  • Is het een betaling die op de verkeerde relatie is geboekt
  • Is het saldo bij de debiteur 0.
  • Vereffening van crediteuren waarbij het saldo niet 0 is.

Hierop dient altijd actie te worden ondernomen, omdat anders de relaties fout worden aangemaand.

Een dubbele betaling

Als iemand een factuur dubbel heeft betaald, dan blijft er een betaling op de relatie staan. In onderstaand voorbeeld is te zien dat de relatie een negatief bedrag heeft.

In dat geval moet de dubbele betaling handmatig terugbetaald worden via de bank.  Bij het verwerken van het bankafschrift moet de terugbetaling ook op de debiteur worden geboekt.
Het debiteurenoverzicht geeft dan een nul saldo aan. Zie saldo bij de debiteur is 0.

 

Eén betaling voor meerdere relaties

Als op het debiteuren overzicht een min en een plus bedrag voorkomen, dan kan het zijn dat iemand een betaling heeft gedaan voor meerdere facturen.  Zie voorbeeld hieronder.
Hier heeft Elsje van Leeuwen ook de factuur voor Antoine betaald.

Door door te klikken op Elsje van Leeuwen kan de betaling gesplitst worden over twee relaties. Klik daarna op het documentnummer dat aangepast moet worden. Zie geel gemarkeerd.

Door bovenstaand document open te klikken wordt onderstaand scherm getoond. Zorg dat wijzigen aan staat dan kan het document aangepast worden.

Stappen

  • Knop voeg toe om een regel toe te voegen.
  • Voer grootboekrekeningnummer van de debiteurenrekening in
  • Druk op controle
  • Geef relatienummer in van de andere factuur en wijzig de bedragen.

Daarna kan het document weer bewaard worden en is de betaling gesplitst. Bij beide relaties moeten de posten nog wel vereffend worden. Zie saldo bij de debiteur is 0.

 

Een betaling met een afwijkend bedrag

Dit kan er als volgt uit zien. Iemand heeft 55 euro in plaats van 60 euro betaald. In dat geval wordt de factuur niet vereffend, omdat het bedrag van de betaling en het bedrag van de factuur ongelijk zijn.

Er zijn nu twee opties mogelijk:

  1. De factuur en de betaling gaan mee met het aanmaanproces omdat er nog 5 euro betaald moet worden. Dan hoeft er verder niets gedaan te worden.
  2. Het bedrag van 5 euro wordt afgeboekt.

Als het bedrag van 5 euro moet worden afgeboekt, dan wordt in bovenstaand scherm op de relatie geklikt waardoor het debiteurenscherm wordt geopend. Zie verder Saldo bij de debiteur is 0 voor het vereffenen van de betaling. Omdat het saldo niet nul is, zal het verschil weggeboekt worden. De grootboekrekening waar het bedrag naar toe geboekt wordt, is ingesteld via het menupad: boekhouding > instellingen  > boekhouding specificaties

 

Een betaling op de verkeerde relatie

Een betaling is op de verkeerde relatie geboekt. Dan kan het document niet meer gewijzigd worden als het document al is vereffend. In die situatie moet de vereffening ongedaan gemaakt worden door de factuur en de betaling los te koppelen.

Daarna kan het document weer gewijzigd worden en kan het relatienummer van de betaling gewijzigd worden, door op het documentnummer te klikken en deze aan te passen. De betaling moet nog wel vereffend worden op de nieuwe relatie. Zie Saldo bij de debiteur is 0.

 

Saldo bij de debiteur is 0

Het debiteurenoverzicht geeft dan een nul saldo aan.

Door door te klikken op deze relatie wordt het debiteurenscherm getoond. De dubbele betaling en de terugbetaling kunnen nu vereffend worden, zodat ze verdwijnen uit de openstaande postenlijst en ook niet meer meegaan met de aanmaningen. Vink beide posten aan en druk op vereffenen.

 

Vereffening van crediteuren waarbij het saldo niet 0 is.

(Dit kan ook gebruikt worden om een handmatige correctie op een debiteur te maken.)

 

Als bij een crediteur het saldo niet 0 is, dan kan deze niet automatisch vereffend worden. Dit is alleen bij debiteuren mogelijk.

Op het tabblad crediteuren. Staat de knop nieuw document. Hiermee kan een boeking gemaakt worden voor het verschil tussen de betaling en de factuur.

 

In bovenstaand voorbeeld is het verschil tussen de betaling en de factuur 0,10. Dit verschil moet worden afgeboekt.
Hiervoor kan de knop nieuw document worden gebruikt. Er kan dan een boeking gemaakt worden zoals hieronder aangegeven.

Als dit document is bewaard, dan kunnen de posten vereffend worden zoals in het voorbeeld hierboven waarbij het saldo 0 is.