Debiteurenbeheer


Het debiteurenbeheer bestaat uit de volgende elementen:

  1. Het maken van {correcties} op uitgaande facturen
  2. {Handmatige facturen}
  3. Het {vereffenen} van posten Zie: Vereffenen van posten
  4. Het verwerken van een {teruggetrokken incasso}
  5. Verwerken van {aanmaanboetes}
  6. {Factuurblokkade}
  7. Een factuur op{splitsen} in meerdere documenten (betalingsafspraak)
  8. Een factuur en betaling of een creditnota samenvoegen via de knop splitsen (zodat verschil kan worden geïncasseerd)
  9. Een post die nog niet is vervallen, toch meenemen bij een incasso.

 

1. Het maken van correcties op uitgaande facturen

Via de lijst niet geboekte facturen

Zolang de facturen nog niet zijn geboekt kunnen correcties aangebracht worden in de lijst niet geboekte facturen. Bijvoorbeeld  bij leden die langdurig ziek zijn geweest of als er speciale afspraken zijn gemaakt.Maak hiervoor ook gebruik van het veld facturatieinstructies. Zie hiervoor de handleiding Facturatie en incasso.

Via het {storneren van een factuur}

Als een factuur eenmaal is geboekt dan kunnen er geen wijzigingen meer aangebracht worden. Een factuur dient dan gestorneerd (creditnota) te worden en er dient een nieuwe factuur aangemaakt te worden met het juiste bedrag. Als er een foutieve activiteit is aangemaakt, dan kan deze gewijzigd worden zodra de factuur is gestorneerd. Op basis van deze nieuwe activiteit kan dan een nieuwe factuur aangemaakt worden via massa factureren stap 1.

Op elk scherm waar het factuurnummer staat, dus bij de relaties op het debiteurenscherm of op het activiteitenscherm kan het factuurnummer worden geopend, door op het factuurnummer te klikken of op het icoontje achter het factuurnummer.

Via het debiteurenscherm van de relaties

Via het activiteitenscherm van de relatie

Onderstaand scherm wordt dan getoond. Via de knop storneren kan de factuur gecrediteerd worden. (Zorg wel dat wijzigen aan staat en niet weergeven. Bij weergeven wordt de knop niet getoond)

Indien er al een betaling heeft plaatsgevonden op de factuur, dan moet deze betaling met de nieuwe factuur verrekend worden. Zie: Vereffenen van posten


2. Handmatige facturen.

Het aanmaken van handmatige facturen is alleen nodig indien hiervoor geen activiteiten, lessen of contracten aanwezig zijn. Bijvoorbeeld het incidenteel verhuren van een baan.

Zie hiervoor de handleiding Facturatie en incasso

 

3. Het vereffenen van posten

Openstaande facturen verdwijnen normaal gesproken uit de openstaande postenlijst als een betaling via het bankafschrift op de factuur wordt geboekt. Maar er zijn altijd uitzonderingen. Deze worden hier besproken Zie: Vereffenen van posten

 

4. Het verwerken van een teruggetrokken incasso.

Bij het verwerken van een teruggetrokken incasso komt de factuur weer open te staan. Er zijn nu twee opties om hiermee om te gaan:

  1. De openstaande factuur gaat mee bij de aanmaningen. Dit wordt het meest toegepast. De verantwoordelijkheid ligt dan weer bij de relatie om het bedrag zelf over te maken.
  2. De factuur wordt opnieuw ter incasso aangeboden. In dat geval moet het veld verwerkingsdatum zoals hieronder aangegeven leeggemaakt worden. De factuur gaat dan weer mee in de incasso.

 

5. Verwerken van aanmaanboetes

Bij het aanmaanproces kan ingesteld worden dat bij een bepaald aanmaanniveau een boete wegens te late betaling wordt ingesteld. Het kan dan voorkomen dat deze boete niet wordt betaald. Er zijn nu twee opties om hiermee om te gaan:

  1. De openstaande boete gaat mee bij de aanmaningen. Dit wordt het meest toegepast. De verantwoordelijkheid ligt dan bij de relatie om de boete alsnog over te maken.
  2. De boete hoeft niet meer betaald te worden. In dat geval moet het document van de boete verwijderd of vereffend worden. 

In het debiteurenoverzicht staat dan alleen de boete nog open. Door op de regel te klikken wordt het debiteurenscherm geopend. Hier kan het document aangeklikt worden en kan dit document verwijderd of vereffend worden. 

  • De post kan aangevinkt worden bij kies en daarna kan op vereffenen worden gedrukt. De post verdwijnt dan naar de vereffende posten en het bedrag wordt afgeboekt.
  • Door op het documentnummer door te klikken kan het documentnummer geopend worden. Daarna kan op de knop verwijderen gedrukt worden. Het document wordt dan volledig verwijderd. Het is dan ook niet meer zichtbaar dat er een boete is geweest.

 

 

6. Factuurblokkade

Indien een factuur (nog) niet gefactureerd moet worden bijvoorbeeld omdat het lid geblesseerd is en nog niet duidelijk is, wanneer het lid weer gaat sporten, dan kan de facturatie uitgesteld worden. Dit gaat door het vinkje F.B. aan te zetten bij de activiteit. Als duidelijk is wat er gefactureerd moet worden, wordt het vinkje verwijderd en gaat de factuur weer mee in de massafacturatie. Geadviseerd wordt om daarnaast gebruik te maken van het veld facturatie instructies, omdat het hier vaak om afwijkende factuurbedragen gaat. Hier kan dan aangegeven worden wat er met de factuur moet gebeuren en welk bedrag gefactureerd moet worden. Deze opmerking wordt zichtbaar in de lijst niet geboekte facturen.

 

 

7. Een factuur opsplitsen in meerdere documenten

Het opsplitsen van een factuur wordt in twee situaties gebruikt:

  1. Er is een betalingsafspraak met de relatie gemaakt, die afwijkt van de oorspronkelijke betalingstermijnen.
  2. De factuur gaat boven de limiet uit die is vastgesteld voor de incasso.

Het is mogelijk een betalingsafspraak te maken met een relatie. De factuur kan daarvoor in meerdere posten worden gesplitst elk met een eigen vervaldatum. Op die manier gaat zo'n afspraak ook op de juiste wijze mee in het aanmaanproces. Op het tabblad debiteuren kan een document worden gesplitst.

In onderstaand voorbeeld wordt de factuur gesplitst in 4 termijnen. Vink de factuur aan onder kies en zet voor de knop splitsen het getal op 4 en druk op splitsen.

De factuur is nu gesplitst in 4 delen. Bij elk onderdeel kan nu de vervaldatum afzonderlijk worden ingevuld en bewaard. Wordt zo'n factuurdeel niet op tijd betaald, dan zal deze weer meegeaan in het aanmaanproces.

Indien een factuur wordt opgesplitst in verband met de limiet voor de incasso, dan blijven de vervaldata staan.

 

8. Een factuur en een betaling of een creditnota samenvoegen zodat verschil kan worden geïncasseerd

In dit voorbeeld is een factuur geïncasseerd, maar achteraf bleek het foute bedrag gefactureerd te zijn en is de factuur gestorneerd en is er een nieuwe factuur voor een hoger bedrag aangemaakt. Om te voorkomen dat dit nieuwe bedrag wordt geïncasseerd en er geen rekening wordt gehouden met de eerste incasso, moeten deze twee documenten worden samengevoegd.

In het debiteuren overzicht kan dat er als volgt uit zien. De eerste incasso van 55 euro negatief en de nieuwe factuur van 80 euro bij relatie Logtenberg.

In onderstaand voorbeeld worden de factuur en de eerste incasso samengevoegd. Dit gaat met de knop splitsen. Voor de knop splitsen wordt een 1 ingevoerd van 1 document.

 

Nadat de factuur en de betaling zijn samengevoegd ziet het er als volgt uit. Dit bedrag van 25 euro kan dan weer mee in de incasso.

 

 

9. Een nog niet vervallen post toch meenemen bij de incasso

Het gebeurt regelmatig dat een factuur wordt uitgestuurd voor een lid, dat nog geen automatische incasso had. Veel verenigingen sturen bij de factuur een machtiging mee voor automatische incasso en een lid besluit op basis daarvan alsnog over te gaan op automatische incasso.

Als de incasso dan niet mee gaat bij het aanmaken van het incassobestand, dan moet eerst op de relatiekaart van het lid gekeken worden of alle relevante velden daar wel gevuld zijn. Dit zijn de velden:

  1. Betaalwijze moet op automatische incasso staan
  2. IBAN en BIC moeten gevuld zijn
  3. Machtigingsdatum moet zijn ingevuld.

Als dit allemaal goed staat ingesteld, dan ligt de vervaldatum in de toekomst. Bij facturen die meegaan met de automatische incasso is de vervaldatum vaak gelijk aan de factuurdatum, zodat de factuur direct kan worden geïncasseerd. Bij facturen zonder automatische incasso ligt de vervaldatum vaak 30 dagen na de factuurdatum. Dat is de reden dat de factuur niet meegaat bij de incasso. Bij de relatie kan dan op het debiteurentabblad de vervaldatum aangepast worden, zodat deze wel meegaat bij de incasso. Zie geel gemarkeerd veld hieronder.