Betalingstermijn
Via het menupad: Facturatie > instellingen > betalingstermijn kunnen diverse betalingstermijnen ingesteld worden. Deze zijn dan op verschillende manieren te gebruiken.
De volgorde die Allunited hanteert voor het vaststellen van de juiste betalingstermijn staat hier. Zie: Betalingstermijn beslisboom uitleg
Het scherm voor het invullen van de betalingstermijnen ziet er als volgt uit:
De volgende velden worden hier ingevuld:
|
Veldnaam |
Omschrijving |
 |
Als het veld hieronder is aangevinkt wordt de regel verwijderd nadat op bewaren is gedrukt. |
| Bet.ter.code | Dit is de code voor de betalingstermijn |
| Betalingstermijn | Dit is de korte omschrijving voor de betalingstermijn |
| Betalingstermijn lang | Hier kan je de betalingstermijn een langere naam geven |
|
Eerste dag |
Dit is het eerste moment van het seizoen dat de facturatie standaard opgestart wordt. Je hebt daarbij diverse keuzes zoals hieronder weergegeven:
Kies je: Factuurdatum: Dan is er eigenlijk geen vast moment en wordt gewoon het moment dat de vereniging zelf met factureren start als startdatum gekozen. Minimale betaaldatum: Hier kan de minimale betaaldatum ingevuld worden. Stel dat iedereen voor 31 maart de contributie betaald moet hebben, ongeacht de datum waarop de factuur is aangemaakt, dan wordt deze datum als vervaldatum voor de factuur gekozen. Is de hier ingevulde datum verstreken, dan wordt het aantal dagen, zoals dat bij "Dagen" is aangegeven aangehouden. Dit overruled dus het aantal dagen bij "Dagen" als deze datum nog niet verstreken is. Begin jaar (...): Dan heb je te maken met een jaarlijks seizoen, waarbij de startdatum valt bij de maand die je hier gekozen hebt. Bijvoorbeeld: Een lid wil in 4 termijnen betalen. De ingangsdatum van het lidmaatschap is 26 juni. AllUnited kan dan constateren dat de eerste 2 termijnen reeds gepasseerd zijn en zal de factuur dus opsplitsen in 2 termijnen in plaats van 4 termijnen. Begin kwartaal: Als het jaarseizoen in kwartalen is verdeeld, kan gekozen worden voor begin kwartaal als startdatum Begin half jaar: Als het jaarseizoen in tweeën in gesplitst, kan gekozen voor begin half jaar als startdatum. |
|
Dagen |
Dit is het aantal dagen dat geldt voor het bepalen van de vervaldatum. Moet een factuur in termijnen betaald worden, dan wordt hier het het moment aangegeven worden dat de volgende termijn(en) in moeten gaan. Je hebt hierbij de keuze om dit cumulatief te laten verlopen of via een vaste dag van de maand. Verder zal het systeem aan de hand van je instellingen bij meerdere termijnen op jaar/half jaar of kwartaal basis de termijnen naar rato aanpassen aan de hand van het moment van daadwerkelijke facturering. Dus stel: de leden betalen elk kwartaal in 3 termijnen, en een nieuw lid start in februari, dan zal de termijn voor dat kwartaal in 2 termijnen worden omgezet. Hieronder een voorbeeld in 12 termijnen voor cumulatief (dagen na factuurdatum) of voor een vaste dag per maand.
Cumulatief: Kies je hiervoor bij incasso in twee termijn na 0 en na 60 dagen, dan vul je bij het eerste veld 0 dagen in en bij de tweede 60. De eerste termijn krijgt dan de factuurdatum mee als vervaldatum en de tweede termijn 60 dagen na factuurdatum. Het incassobestand kan dan aangemaakt worden als de vervaldatum is verstreken. Stel de vervaldatum staat op 15 april 2015, dan kan er niet op 15 maart een incassobestand aangemaakt worden, omdat de vervaldatum nog niet is verstreken. Vaste datum: Heb je te maken met 4 termijnen, die je altijd op de 25ste van de maand wilt incasseren, met een tussenpauze van 1 maand bij de eeste twee termijnen, dan een pauze van twee manden en dan bij de laatste termijn weer 1 maand. Dan vul je bij velden 1,2,5,6 het getal 25 in. Minimum dagen: Dit is de minimale tijd die jij een debiteur wilt geven om nog te reageren op een factuur, voordat daadwerkelijk geincasseerd kan worden. Dus stel jij hier 5 dagen in en de vervaldatum is standaard de 25ste van de maand en het is de 23ste, dan zal de vervaldatum voor deze persoon pas de 25ste van de maand daarna zijn. |
| Min. split bedrag |
Indien een factuur opgesplitst wordt in meerdere termijnen, dan kan hier een bedrag ingegeven worden. Dit bedrag geeft het minimum bedrag aan waarvoor in termijnen betaald mag worden. Ligt het bedrag daaronder, dan wordt het automatisch 1 termijn. Dit voorkomt dat een factuur met een klein bedrag toch opgesplitst wordt in meerdere termijnen. |
|
Betalingscondities |
Hier kan je bepaalde extra condities aan de betalingstermijnen hangen.
Tolerantiedagen: Dit is het aantal dagen dat opgeteld wordt bij de vervaldatum voordat de factuur mee gaat in het aanmaanproces. Korting: Dit geeft je in als je debiteuren die in een keer betalen een korting wilt geven. Daarbij kan je daaronder aangeven of dit een vast bedrag of een percentage moet zijn van het te betalen bedrag. In de afbeelding gaat het dus om een korting van 12 euro. |
|
Extra factuurregel |
Hiermee kan een extra factuurregel toegevoegd worden op de factuur. Veel verenigingen hanteren bijvoorbeeld de regel dat betaling via incasso gratis is, maar dat bij zelf betaling 5 euro administratiekosten in rekening wordt gebracht. Dan kan met deze extra regel dit ingesteld worden. Grootboekrekening: Dit is de grootboekrekening waarop de administratiekosten worden geboekt. BTW: Hier wordt aangegeven of er sprake is van BTW. Wordt er geen BTW in rekening gebracht, dan wordt gekozen voor Nul BTW of 0-BTW. Prijs: Hier wordt de prijs ingegeven. Dit kan zowel een negatief als een positief bedrag zijn. Dus een korting bij automatische incasso of een toeslag bij zelf betalen. Omschrijving: Dit is de omschrijving dit op de factuur komt voor deze extra factuurregel. |
| Vul verwerkdatum | Als dit vinkje wordt aangezet, dan wordt de verwerkdatum gelijk bij het boeken van de factuur gevuld. Dit heeft tot gevolg dat een factuur niet kan worden geïncasseerd. Bijvoorbeeld indien de contributie wel wordt geïncasseerd maar de lessen niet, dan kan bij de lessen een andere betalingstermijn worden gebruikt. |
|
Toestaan in Ledenmodule / Website |
Sta toe dat een lid dit betalingstermijn zelf kan kiezen binnen de ledenmodule of website bij het aanpassen van zijn financiële gegevens |
Test je instellingen via Tab 'Betalingstermijnen testen' bovenaan in de menubalk.
Als je op deze tab klikt dan kan je bijv. onderstaande resultaat zien als een peildatum in juni neemt met een bedrag van 300 euro bij de ingestelde betalingstermijnen. Dus dan weet je op welk moment welk bedrag bij zo'n termijn zal vrij komen te staan om te incasseren of in het aanmaanproces komt bij zelf betalen.
Mocht er advies nodig zijn voor de inrichting van de betalingstermijnen, maak dan een helpdeskticket aan.