Boekhouding documenten/memoriaalboekingen
Via het menupad: boekhouding > documenten / memoriaal kunnen {memoriaalboekingen} gemaakt worden.
Onderstaand scherm wordt dan getoond.
Bij deze transactie zijn er twee opties.
- Er kunnen hier bestaande documenten opgezocht worden, maak dan gebruik van bovenstaand selectiescherm.
Het is mogelijk een bestaand document te wijzigen, door op wijzigen te drukken.
Dit is niet mogelijk als de velden grijs blijven. Dit is het geval indien:
- Het boekjaar is gesloten of geblokkeerd. (In dat geval moet het boekjaar heropend worden). Als het boekjaar definitief is afgesloten, maak dan een helpdeskticket aan met het verzoek het boekjaar te heropenen. Anders kan via het menupad: instellingen >> boekperioden (onder de kop boekhouding) het vinkje periode geblokkeerd verwijderd worden.
- Een document al vereffend (afgeletterd) is. In dat geval moet de vereffening ongedaan gemaakt ({losgekoppeld}) worden. Dit is bijvoorbeeld het geval indien een factuur vereffend is met de betaling. Dit staat beschreven bij het vereffenen van posten, bij betaling op de verkeerde relatie. Zie: Vereffenen van posten
- Er kunnen nieuwe documenten/memoriaalboekingen gemaakt worden. Druk dan op de knop nieuw.
Onderstaand scherm wordt dan getoond.
Hiermee kunnen memoriaalboekingen worden gemaakt.
In bovenstaand scherm wordt de grootboekrekening de omschrijving en het bedrag ingegeven.
Na invulling kan het scherm er als volgt uit zien.
Met de knop voeg toe kunnen meer regels aan het document toegevoegd worden.
Er moet zelf gezorgd worden dat het document in balans is en dat het saldo van de boekingen 0 is.
Er kan ook op een debiteur of een crediteur geboekt worden. Als de grootboekrekening debiteuren of crediteuren gekozen is, druk dan op controle. Dan zal een extra veld getoond worden, waarin het debiteuren of crediteurennummer opgenomen kan worden.
Als het vinkje bij template wordt aangezet, dan kan dit document een volgende keer opgeroepen worden als voorbeeld. Het veld Omschrijving moet dan wel gevuld zijn, omdat dit veld dan wordt getoond om een template een volgende keer op te zoeken. Bij template document kan dan het vorige document gekozen wordden. Dat ziet er dan als volgt uit:
Na keuze van het template worden de documentregels gevuld met de template.
Daarna kunnen dan nog de datum, de bedragen en eventueel de omschrijvingen aangepast worden.
Een template is handig voor het maken van terugkerende boekingen, zoals salarisboekingen, afschrijvingen, BTW afdracht etc.
Een template kan niet gebruikt worden voor bankboekingen. We gaan ervan uit dat deze altijd via het inlezen van de bankbestand worden geboekt. Daarin zitten ook de saldo controles etc.
Tip: Ook via het debiteuren- of crediteurenscherm van een relatie kan een memoriaalboeking gemaakt worden. Het relatienummer wordt dan automatisch gevuld.