Gebruik van referentietypes

Bij een download van een MT940 of CAMT.053 bestand worden de Naam en de Omschrijving al door het bestand gevuld. In veel gevallen wordt ook een factuur of een incasso herkend en wordt het juiste referentietype opgehaald.

Alleen indien het programma de betaling niet zelf kan vinden, moet handmatig het referentietype gekozen worden en in het veld daarachter het bijbehorende nummer ingevuld worden.

In bovenstaand voorbeeld staat het Ref.type op factuur in het veld daarachter dus voor de BTW wordt dan een factuurnummer verwacht.

Hieronder worden alle ref.types uitgelegd en wordt aangegeven wat er in het blok achter het ref.type wordt verwacht.

1 Factuur

Als er betalingen binnenkomen van de leden kunnen deze het beste met het referentietype factuur verwerkt worden. Voordeel van dit referentietype is dat de factuur en de binnengekomen betaling gelijk vereffend worden, zodat de factuur uit de openstaande posten verdwijnt.  Als een lid het factuurnummer netjes op de betaling vermeld zal het systeem dit herkennen.

Mocht er een betaling binnenkomen zonder factuurnummer, dan kunt u de factuur op diverse manieren zoeken:

1. Via de debiteurenlijst. Deze lijst is op te vragen via een knop bovenin het scherm en wordt in een apart tabblad getoond.
2. Via het relatienummer. Open een nieuw scherm door op de knop nieuw venster rechts bovenin het scherm te klikken. Via het Menupad: Relaties > relaties beheren kan de relatie gezocht worden en op het tabblad debiteuren Zie: Debiteurenkaart kan de factuur gezocht worden.
3. Direct naar het tabblad debiteuren. Via het Menupad: Boekhouding > debiteuren kan rechtstreeks naar het debiteurenscherm van een relatie worden gegaan.

Kopieer het factuurnummer en plak dit in het veld achter het ref.type.

2 Grootboekrekening

Er kan ook direct op een grootboekrekening geboekt worden bijvoorbeeld bij bankkosten. Ook indien een betaling niet direct juist is te boeken door het ontbreken van gegevens kan de betaling op een tussenrekening geboekt worden, zodat deze later uit kan worden gezocht. De lijst met grootboekrekeningen kan opgevraagd worden via de knop bovenin het scherm en wordt op een apart tabblad geopend.

3 Debiteuren

Indien er een betaling binnenkomt, maar er staat geen factuur meer open, dan kan de betaling op de relatie wroden geboekt. In dat geval wordt ref.type debiteuren gekozen en wordt daarachter het relatienummer van de debiteur ingevuld.  De betaling is dan terug te vinden op het tabblad debiteuren Zie: Debiteurenkaart van de relatie. Bij deze keuze wordt een factuur niet automatisch vereffend.

4 Crediteuren

Indien er een vooruitbetaling wordt gedaan, dan kan deze nog niet aan een factuur worden gekoppeld. Dan kan deze betaling op de relatie worden geboekt. In dat geval wordt ref.type crediteuren gekozen en wordt daarachter het relatienummer van de crediteur ingevuld.  De betaling is dan terug te vinden op het tabblad crediteuren Zie: Crediteurenkaart van de relatie. Bij deze keuze wordt een factuur niet automatisch vereffend.

5 Overboeken

De meeste verenigingen maken gebruik van een rekening "kruisposten" voor het overboeking van bijvoorbeeld betalingen van de rekening courant naar de spaarrekening en vice versa. Op deze rekening kan niet rechtstreeks worden geboekt.

Indien er een bedrag overgeboekt wordt van de ene bankrekening naar een andere bankrekening, dan wordt ref.type overboeken gekozen. In dit voorbeeld wordt ervan uitgegaan, dat er vanaf de betaalrekening een bedrag wordt overgeboekt naar de spaarrekening. Achter dit referentietype wordt het grootboekrekeningnummer van de spaarrekening (waar het geld naar toe gaat) ingegeven en niet de grootboekrekening kruisposten.  Als later de spaarrekening wordt geboekt, dan wordt daar het grootboeknummer van de betaalrekening ingegeven. Op deze manier worden deze “kruisposten” automatisch vereffend en wordt op de achtergrond de grootboekrekening kruisposten bijgewerkt.

6 Inkoopfactuur

Indien een betaling voor een inkoopfactuur rechtstreeks via de bank wordt gedaan, dan wordt gekozen voor het ref.type inkoopfactuur. Het nummer van de factuur wordt opgezocht en hier ingevuld.

7 Auto Inc./Bet

Automatische incasso's en betaalbestanden worden door het inlezen van het MT940 bestand automatisch herkend.