Het aanmaken van een nieuwe inkoopfactuur


Onderstaande film laat het volledige proces zien voor het inboeken van facturen, koppelen van pdf/jpg factuur via documentenpostbus, aanmaken template voor hergebruik en als laatste het aanmaken van een betaalbatch die bij de bank kan worden geupload.

Als er op de knop + Inkoopfactuur (bovenaan in de menubalk via het pad Boekhouding >> inkoopfacturen) is gedrukt, dan wordt onderstaand scherm getoond:

Hiermee kan een nieuwe inkoopfactuur worden aangemaakt. Er kan ook gebruik worden gemaakt van een template factuur die eerder is opgeslagen.

Indien er nog geen relatie aanwezig is om een inkoopfactuur op te boeken, maak dan eerst een nieuwe relatie aan. Zie: Relatie/Crediteur aanmaken voor inkoopfacturen

Bovenaan in de menubalk staat een knop Lijst met grootboekrekeningen. Als hierop wordt gedrukt, wordt in een apart scherm de lijst met grootboekrekeningen getoond. Het kan soms handig zijn deze bij de hand te hebben. Door te wisselen tussen de schermen kan van de inkoopfactuur naar de lijst met grootboekrekeningen gegaan worden en terug.

Uitleg indien een bestaande factuur wordt getoond. Zie: Inkoopfactuur bekijken

 

 

Hieronder worden de velden van dit scherm verklaard:

Veldnaam 

Omschrijving

  Factuurkop
Factuurnummer Dit is het tijdelijke factuurnummer dat gebruikt wordt totdat de factuur definitief wordt geboekt. Dit nummer bestaat standaard uit de initialen van de gebruiker en de datum waarop de factuur wordt aangemaakt.
Factuur type Hier wordt gekozen voor een lev. factuur of een  creditnota lev.
LET OP: Bij een creditnota moeten de bedragen bij de factuurregels met negatieve bedragen worden ingegeven.
Factuur datum Dit is de factuur datum. Normaal gesproken wordt de voorsteldatum van vandaag gehanteerd.
Betalingstermijn De betalingstermijn bepaalt wanneer de factuur betaald moet zijn en wanneer deze meegaat in het aanmaanproces.
Relatienummer Door op het loepje te klikken kan een relatie opgezocht worden. Ook kan een relatienummer hier ingegeven worden.
Template Door het aanvinken van dit veld, wordt deze inkoopfactuur als een template opgeslagen. De template kan dan een volgende keer gebruikt worden als basis voor een nieuwe factuur.
Nummer lev.

Hier kan leveranciersnummer/klantnummer/debiteurennummer/naam ingevuld worden.
Dus krijg je een factuur binnen van een leverancier waarbij je een eigen klantnummer/leveranciersnummer/debiteurennummer hebt, dan vul je daar dat nummer in.
Krijg je een declaratie of een factuur binnen zonder een leveranciersnummer. Dan vul je daar de naam in. Dus bij een declaratie van het lid Jansen, vul je daar Jansen in.

Als je een nieuwe declaratie of factuur ontvangt, dan vul je bij Nummer lev. of het leveranciersnummer in dat op de inkoopfactuur staat of je vult daar de naam van de relatie in. Druk op controle om de gegevens op te halen.
Komt het nummer of de naam voor in de database, dan worden de gegevens van die relatie opgehaald.
Op die manier kun je snel een relatie zoeken voor die inkoopfactuur.

Factnr.lev. Hier wordt het factuurnummer van de leveranciersfactuur ingegeven. Is er geen factuurnummer bijvoorbeeld bij een declaratie, dan wordt hier een omschrijving van de declaratie gegeven. Bijv. reiskosten mei 2014.
Acceptgiro ref. Indien er met de factuur een acceptgiro is meegestuurd, dan kan de referentie die op de acceptgiro staat hier ingegeven worden, zodat deze mee genomen kan worden met de betaling.
Omschrijving Hier kan de omschrijving van de factuur ingegeven worden. Bijvoorbeeld verhuur kantine.
Template factuur Indien een eerdere inkoopfactuur als template is opgeslagen, dan kan deze hier opgeroepen en gebruikt worden.
Controle Druk op de knop controle om de relatiegegevens in de factuurkop te tonen.
  Factuurregels
Grootboekrekening Hier kan de grootboekrekening worden gekozen waarop de opbrengst wordt geboekt. Via het loepje kan een grootboekrekening opgezocht worden. Of via de knop Lijst met grootboekrekeningen in de menubalk.
Omschrijving Hier wordt de omschrijving meegegeven die op de factuurregel wordt getoond.
Bedrag Vul hier het bedrag in van de factuur
BTW Indien er sprake is van BTW kan hier de juiste BTW worden gekozen. Anders wordt voor BTW nul gekozen.
voeg toe Door hierop te klikken worden extra regels aan het document toegevoegd. Met het nummer kan het aantal regels worden aangegeven dat toegevoegd moet worden.
Controle Door op de knop controle te drukken worden de gegevens zoals de gegevens van de relatie opgehaald, daarnaast wordt gecontroleerd of het document geen fouten bevat.
Bewaren Het document wordt bewaard. Dit betekent dat het document wordt opgenomen in de lijst niet geboekte facturen. Zie: 2. Concept facturen
Boeken Het document wordt definitief geboekt. Hierna is geen wijziging van de factuur meer mogelijk.
Verwijderen Het document wordt verwijderd. Dit is definitief.
Annuleren De ingegeven waardes worden verwijderd om opnieuw te kunnen beginnen.

 

Het gebruiken van een template voor een nieuwe inkoopfactuur.

De aangemaakte templates worden getoond bij template inkoopfactuur. Na het kiezen van de template worden zowel de factuurkop als de factuurregels gevuld. Alleen het veld factuurnummer leverancier wordt leeggelaten. Dit moet natuurlijk altijd een nieuw nummer zijn.

Daarna kan alles nog naar behoefte aangepast worden.

Template facturen kunnen handig zijn bij geregeld terugkomende facturen. Bijvoorbeeld facturen voor huur van accomodatie, inkoop bar, energienota's etc.