Het aanmaken van een nieuwe inkoopfactuur
Onderstaande film laat het volledige proces zien voor het inboeken van facturen, koppelen van pdf/jpg factuur via documentenpostbus, aanmaken template voor hergebruik en als laatste het aanmaken van een betaalbatch die bij de bank kan worden geupload.
Als er op de knop + Inkoopfactuur (bovenaan in de menubalk via het pad Boekhouding >> inkoopfacturen) is gedrukt, dan wordt onderstaand scherm getoond:
Hiermee kan een nieuwe inkoopfactuur worden aangemaakt. Er kan ook gebruik worden gemaakt van een template factuur die eerder is opgeslagen.
Indien er nog geen relatie aanwezig is om een inkoopfactuur op te boeken, maak dan eerst een nieuwe relatie aan. Zie: Relatie/Crediteur aanmaken voor inkoopfacturen
Bovenaan in de menubalk staat een knop Lijst met grootboekrekeningen. Als hierop wordt gedrukt, wordt in een apart scherm de lijst met grootboekrekeningen getoond. Het kan soms handig zijn deze bij de hand te hebben. Door te wisselen tussen de schermen kan van de inkoopfactuur naar de lijst met grootboekrekeningen gegaan worden en terug.
Uitleg indien een bestaande factuur wordt getoond. Zie: Inkoopfactuur bekijken
Hieronder worden de velden van dit scherm verklaard:
Veldnaam |
Omschrijving |
Factuurkop | |
Factuurnummer | Dit is het tijdelijke factuurnummer dat gebruikt wordt totdat de factuur definitief wordt geboekt. Dit nummer bestaat standaard uit de initialen van de gebruiker en de datum waarop de factuur wordt aangemaakt. |
Factuur type | Hier wordt gekozen voor een lev. factuur of een creditnota lev. LET OP: Bij een creditnota moeten de bedragen bij de factuurregels met negatieve bedragen worden ingegeven. |
Factuur datum | Dit is de factuur datum. Normaal gesproken wordt de voorsteldatum van vandaag gehanteerd. |
Betalingstermijn | De betalingstermijn bepaalt wanneer de factuur betaald moet zijn en wanneer deze meegaat in het aanmaanproces. |
Relatienummer | Door op het loepje te klikken kan een relatie opgezocht worden. Ook kan een relatienummer hier ingegeven worden. |
Template | Door het aanvinken van dit veld, wordt deze inkoopfactuur als een template opgeslagen. De template kan dan een volgende keer gebruikt worden als basis voor een nieuwe factuur. |
Nummer lev. |
Hier kan leveranciersnummer/klantnummer/debiteurennummer/naam ingevuld worden. |
Factnr.lev. | Hier wordt het factuurnummer van de leveranciersfactuur ingegeven. Is er geen factuurnummer bijvoorbeeld bij een declaratie, dan wordt hier een omschrijving van de declaratie gegeven. Bijv. reiskosten mei 2014. |
Acceptgiro ref. | Indien er met de factuur een acceptgiro is meegestuurd, dan kan de referentie die op de acceptgiro staat hier ingegeven worden, zodat deze mee genomen kan worden met de betaling. |
Omschrijving | Hier kan de omschrijving van de factuur ingegeven worden. Bijvoorbeeld verhuur kantine. |
Template factuur | Indien een eerdere inkoopfactuur als template is opgeslagen, dan kan deze hier opgeroepen en gebruikt worden. |
Controle | Druk op de knop controle om de relatiegegevens in de factuurkop te tonen. |
Factuurregels | |
Grootboekrekening | Hier kan de grootboekrekening worden gekozen waarop de opbrengst wordt geboekt. Via het loepje kan een grootboekrekening opgezocht worden. Of via de knop Lijst met grootboekrekeningen in de menubalk. |
Omschrijving | Hier wordt de omschrijving meegegeven die op de factuurregel wordt getoond. |
Bedrag | Vul hier het bedrag in van de factuur |
BTW | Indien er sprake is van BTW kan hier de juiste BTW worden gekozen. Anders wordt voor BTW nul gekozen. |
voeg toe | Door hierop te klikken worden extra regels aan het document toegevoegd. Met het nummer kan het aantal regels worden aangegeven dat toegevoegd moet worden. |
Controle | Door op de knop controle te drukken worden de gegevens zoals de gegevens van de relatie opgehaald, daarnaast wordt gecontroleerd of het document geen fouten bevat. |
Bewaren | Het document wordt bewaard. Dit betekent dat het document wordt opgenomen in de lijst niet geboekte facturen. Zie: 2. Concept facturen |
Boeken | Het document wordt definitief geboekt. Hierna is geen wijziging van de factuur meer mogelijk. |
Verwijderen | Het document wordt verwijderd. Dit is definitief. |
Annuleren | De ingegeven waardes worden verwijderd om opnieuw te kunnen beginnen. |
Het gebruiken van een template voor een nieuwe inkoopfactuur.
De aangemaakte templates worden getoond bij template inkoopfactuur. Na het kiezen van de template worden zowel de factuurkop als de factuurregels gevuld. Alleen het veld factuurnummer leverancier wordt leeggelaten. Dit moet natuurlijk altijd een nieuw nummer zijn.
Daarna kan alles nog naar behoefte aangepast worden.
Template facturen kunnen handig zijn bij geregeld terugkomende facturen. Bijvoorbeeld facturen voor huur van accomodatie, inkoop bar, energienota's etc.