2. concept facturen


In dit hoofdstuk zullen de de volgende onderwerpen bespreken voor de concept facturen:

  1. Concept facturen overzicht scherm
  2. Factuur bekijken
  3. Factuuropmaak controleren
  4. Concept facturen controleren (belangrijk!)
  5. Tips

1. Concept facturen overzicht scherm

Menupad: Facturatie > 2. Concept facturen

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 schermafbeelding_2019_03_17_om_13.58.18_1.png

In dit scherm zijn de volgende velden beschikbaar:

Veld Omschrijving
Factuurnummer Dit is het tijdelijke factuurnummer zolang een factuur nog niet is geboekt.
Het factuurnummer bestaat uit de initialen van de gebruiker die de factuur heeft aangemaakt en de datum waarop de factuur is aangemaakt.
Factuurtype Hier staat wat voor factuur het om gaat, bijvoorbeeld een sponsorfactuur, een manuele factuur, een inkoopfactuur etc. betreft.
Factuurdatum Dit is de facturatie datum.

Als een andere datum gewenst is dan de aanmaak datum, dan moet deze bij massa factureren stap 1 meegegeven worden.
Anders wordt hier standaard de datum ingevuld waarop de factuur is aangemaakt.
Betalingstermijn    Dit is het type betalingstermijn die aan de factuur is gekoppeld bij de aanmaak.
Termijnen Dit is het aantal termijnen waarover de factuur verdeeld gaat worden.
Naam Dit is de naam van de factuurontvanger.
Door de naam aan te klikken kan de factuur geopend worden om deze te controleren.
Bedrag Hier staat het bedrag van de factuur.
Massaal boeken Hier is te zien of de massaal facturatie wel of niet is geblokkeerd.

Massaal boeken wordt geblokkeerd door facturatie instructies in de debiteurenkaart of als het bedrag buiten de ingestelde limieten bij het factuurtype valt.
Facturatie instructies Hier staan eventuele opmerkingen/facturatie uitzonderingen van de facturatie instructies voor deze relatie.
Facturatie uitzonderingen kunnen worden ingevoerd op het activiteitenscherm van de relatie in het veld facturatie instructies.

Let op! Een factuur met een instructie gaat niet mee bij massa boeken. De facturen met een instructie dienen individueel geboekt te worden. Nadat de factuur is geboekt kan de facturatie-instructie verwijderd worden, als deze niet meer van toepassing is. Is deze voor meerdere perioden geldig, dan kan deze blijven staan.

Onderaan de lijst met concept facturen zijn nog twee losse getallen te vinden:

Veld Omschrijving
Aantal (links onderaan) Hier staat het aantal facturen.
Totaal bedrag (rechts onderaan) Hier staat het totale bedrag van de lijst niet geboekte facturen.  

Factuur bekijken
Door op een naam te klikken kan de factuur geopend worden om te controleren.
Onderstaand scherm wordt dan getoond.

Factuuropmaak controleren

In dit scherm is het ook mogelijk om een conceptfactuur af te drukken of om de factuur te versturen. Hiermee kan de factuuropmaak gecontroleerd worden.
Je kan dit doen via de knoppen bovenin het scherm.

Wanneer je kiest voor "Versturen per email" dan wordt de conceptfactuur automatisch verstuurd naar het emailadres van de ingelogde gebruiker.
Let op! De email wordt alleen verstuurd naar de ingelogde gebruiker zolang het een conceptfactuur is, anders zal deze naar de relatie worden gestuurd.

Tip: Wanneer de mogelijkheid gebruikt wordt om ook openstaande facturen te tonen, dan moet de factuur eerst worden geboekt voor deze in de factuuropmaak bekeken kan worden.

In dit stadium van de factuur worden de openstaande factuur velden nog niet meegenomen. Dit zijn de velden de velden in Subbody2 van de factuuropmaak, de meeste verenigingen maken geen gebruik van deze optie.

Conceptfactuur controleren (heel belangrijk)

Het boeken van de facturen is definitief en kan niet teruggedraaid worden. Daarom is de controle van de concept facturen in de lijst niet geboekte facturen echt belangrijk! Zo kan je vooraf eventuele fouten afvangen.

Wij adviseren hierbij de volgende twee stappen altijd te doorlopen.

Stap 1. Controle vragen voor de conceptfacturen
Hieronder vind je enkele controle vragen die wij hebben verzameld vanuit onze jarenlange ervaring:

  • Zijn er voldoende steekproeven genomen in de lijst niet geboekte facturen.
  • Zijn de contributies juist
  • Is de omschrijving op de factuurregels juist en niet de omschrijving van het vorige seizoen
  • Is gecontroleerd of de uitzonderingen goed zijn toegepast:

    • Familiekorting
    • Toeslag bij bepaalde teams
    • Korting bij automatische incasso etc.
  • Is het totale bedrag onderaan de lijst van niet geboekte conceptfacturen het bedrag dat word verwacht.
    Komt dit bedrag overeen met vorig jaar en zo nee, is het verschil dan te verklaren?

Stap 2. Conceptfacturen boeken
Als bovengenoemde controles zijn uitgevoerd dan kunnen de facturen geboekt worden.

Boek altijd eerst een paar facturen en controleer of de vervaldata van de facturen goed staan. Noteer voor welke relaties de facturen worden geboekt, zodat je deze eenvoudig kan controleren.

Controle boekingen:

  • Boek een factuur met automatische incasso
  • Boek een factuur die een lid zelf betaalt
  • Als er sprake is van betaling in termijnen, boek dan ook een factuur van elke keuze die hier mogelijk is.

Daarna kan op het debiteurenscherm Zie: Debiteurenkaart van de relatie gecontroleerd worden of de vervaldata goed staan. De vervaldata bepalen wanneer een factuur geïncasseerd kan worden of wanneer deze mee gaat bij het aanmaanproces.

Is er een cruciale fout gemaakt en zijn de facturen nog niet geboekt? Dan kan je op de volgende manier de factuurboeking run ongedaan maken:
Ga naar Facturatie > 2. Concept facturatie en klik bovenaan op de knop Massaal verwijderen, meer informatie is te vinden via Zie: Massa verwijderen.
De oorzaak voor de fout kan dan aangepast worden en de facturen kunnen daarna weer aangemaakt worden via Facturatie > 1. Massaal factureren. Meer informatie is te vinden via Zie: 1. Massaal factureren.

Tips

  1. Ben je de conceptfacturen aan het doorlopen en wil je terug komen op de plek waar je gebleven was?
    Hou dan de CTRL toets ingedrukt als je op de factuur klikt. Dan opent de factuur zich in een tweede scherm in de browser en kan je daarna in het andere scherm weer terug waar je gebleven was.
  2. Er is een goede selectie wizard beschikbaar om de concept facturen naar excel te downloaden en daar verder te analyseren? 
    De naam van deze selectie wizard is:  "Overzicht facturen (inkoop- en verkoopfacturen)" Deze selectie wizard tref je aan via Boekhouding > Selectie wizard of via Facturatie > Selectie wizard.  Door bij Factuurnummer het nummer in te vullen van de conceptfacturen, worden alleen die conceptfacturen geselecteerd.

    Is de selectie wizard niet aanwezig? Maak dan een helpdesk ticket aan en vraag om de toevoeging van de selectie wizard "
    Overzicht facturen (inkoop- en verkoopfacturen)".