E-mailen vanuit de selectie wizard
Belangrijk!
Als je grote aantallen e-mails wil gaan versturen, moet je dit nooit doen met je gewone e-mailprogramma.
Ook niet als je deze in de bcc zet.
Waarom moet je dit niet doen?
De grote providers (gmail, hotmail, outlook, kpn, ziggo etc.) worden steeds kritischer om spam te voorkomen.
Zodra een provider vanaf 1 e-mailadres tientallen/honderden identieke mails binnen ziet komen, zien zij dit onmiddellijk als spam, en kan zelfs de hele vereniging op een zgn. blacklist komen te staan. Alle mail van de vereniging kan dan worden geblokkeerd bij de betreffende provider..
De oplossing is dat je hiervoor de mailfunctie van de Selectie Wizard gebruikt. Hiermee kun je wél honderden e-mails tegelijk versturen. AllUnited regelt namelijk onder water dat niet alle mails in 1 keer worden verstuurd, maar in delen. Hiermee wordt voorkomen dat je op een blacklist komt te staan.
Mailen via de Selectie Wizard gaat als volgt:
- Maak een nieuwe Selectie of gebruik een reeds bestaande Selectie.
- Als je 1 of meer filters toepast en je wilt zien hoeveel ontvangers je gaat overhouden, klik dan op de verversen knop. Ook al doe je dit niet dan zal het filter sowieso worden toegepast.
- Om de gekozen selectie te e-mailen, klik op de knop E-mail.
Als het vinkje aan staat bij E-mailadressen groeperen wordt maar 1 e-mail gestuurd als meerdere leden hetzelfde e-mailadres gebruiken. - Van: kies het gewenste verzend e-mailadres (zie onderaan dit artikel hoe je dit in kunt stellen)
CC voor kopie e-mail: mocht je willen dat bijv. de voorzitter een kopie ontvangt, zet dan haar/zijn e-mailadres hier in. Er zal sowieso een kopie van de verzonden e-mail naar het door jou gekozen verzend e-mailadres gestuurd worden. Natuurlijk kan je ook kiezen om een standaard kopie e-mailadres te gebruiken voor archiveringsdoeleinden.
Template: het is mogelijk voor Manager klanten om de e-mails te voorzien van een logo en andere personalisatie (per standaard template 20 EUR, stuur ticket in onder cat. website)
Afdrukformulier bijlage: het is mogelijk om een gepersonaliseerde bijlage mee te sturen. Het gaat hier om het type afdrukformulier 'Algemene brieven / Etiketten', waarbij is aangevinkt dat deze als e-mailbijlage gebruikt kan worden.
Voeg aanhef toe: de aanhef bij de e-mails wordt gepersonaliseerd
Dit bericht bevat commerciële informatie: Leden kunnen aangeven dat ze wel of geen commerciële informatie willen ontvangen. Bevat dit bericht in jouw ogen dit soort informatie vink dan deze checkbox aan zodat deze leden geen ongewenste e-mail ontvangen.
Bericht loggen in Communicatie logboek: Vink dit aan als je de e-mail wilt archiveren. Afhankelijk van het gekozen communicatietype daaronder zal de verzonden e-mail in het tabblad Communicatie Logboek Algemeen of het tabblad Communicatie Logboek Financieel in de relatiekaart worden vastgelegd bij degenen waarnaar de e-mail is verzonden.
- Maak je e-mail op. Tip: plak alleen platte tekst (Ctrl of Shift Ctrl V) in de editor* en pas deze daarna aan.
Als je een opmaak uit MS Word plakt dan komt er een boel HTML-code mee die ervoor zorgt dat de mail er niet goed uit ziet.
* als je niet onderstaande editor ziet, ga dan naar systeem beheer > alle instellingen > e-mail > wijzigen en stel dit in.
Afbeelding toevoegen? In dat geval kan je via Website > Pagina's het beste een pagina 'E-mailbijlagen' o.i.d. aanmaken, waar je
via een artikel verbonden aan deze pagina allerlei foto's toevoegt. Deze foto's kan je in de mail toevoegen als afbeelding.
- Je kunt eventueel ook aan de e-mails bijlagen toevoegen. Let op: deze mogen bij elkaar niet meer zijn dan 4 MB.
Als je een voorbeeld in je mailbox wilt ontvangen, controleer dan eerst of het e-mail adres goed staat bij Van (zie punt 4.)
Klik daarna pas op de knop Voorbeeld (e-mail).
- Als je een voorbeeld in je mailbox wilt ontvangen, controleer dan eerst of het e-mail adres goed staat bij Van (zie punt 4.)
Klik daarna pas op de knop Voorbeeld (e-mail) - Onderaan dit scherm staan alle e-mailadressen die gemaild gaan worden. Helemaal onderaan het aantal te versturen e-mails.
Tip: als je het vinkje naast naam aanklikt, worden óf alle e-mailadressen geselecteerd óf gedeselecteerd.
Let op: als je alles uitvinkt behalve jezelf en de mail verstuurt, wordt deze mailcampagne beëindigd.
De ingevoerde tekst wordt niet bewaard. Als je daarna de hele selectie wilt mailen, moet je een nieuwe mail maken. - Als je op de knop Versturen klikt, wordt de mail verstuurd aan alle aangevinkte e-mailadressen.
Hoe kun je ervoor zorgen dat er bij Van meer verzendadressen komen te staan?
- Ga naar relaties -> instellingen -> (functies blok) functies -> selecteren -> wijzigen
- Scrol bij de functie helemaal naar rechts naar de kolom Functie e-mail met een functie e-mailadres (bijv. voorzitter@) + bewaren
Of voeg een nieuwe functie toe.
- Koppel de betreffende functie via de relatiekaart aan de juiste personen. Zorg wel dat de vanaf datum gevuld is en de t/m datum niet (+ bewaren)
- Laatste stap: de AllUnited backoffice gebruikers hebben allemaal een login naam (in onderstaand voorbeeld WILCO). Zet in de relatiekaart deze gebruikersnaam in het veld inlognaam. Op deze manier worden de gebruikers gekoppeld aan de functies die zij hebben en kunnen nu ook mailen vanaf de functie e-mailadressen (ingevoerd bij 1 en 2)
