Communiceren met leden
Afdrukdatum: 11-08-2020

Inhoud

1 - Communiceren via de e-mail

Via AllUnited is het op meerdere fronten mogelijk om te communiceren via de e-mail.

  1. Directe e-mail mogelijkheid via verschillende plekken binnen de relatiekaart
  2. E-mail via de diverse Selectie Wizard
  3. E-mail via de module Communicatie & Rapportages (nog tijdelijk beschikbaar)
  4. Automatische E-mailbevestigingsmogelijkheden
  5. Facturen en aanmaanbrieven versturen per e-mail

 

Ref: 1123 / 2020-08-10

1.1 - E-mailen via de relatiekaart

Via de relatiekaart kan je vanuit verschillende plekken een e-mail naar de bewuste relatie sturen. Dit kan op de volgende plekken:

  1. E-mailicoon bij het veld 'E-mailadres'
  2. Tab Afdrukformulier (voor als je een vooraf aangemaakte brieftemplate binnen AllUnited als bijlage naar de relatie wilt versturen)
  3. Tab Activiteiten, Debiteuren en/of Crediteuren (voor als je een factuur voor een tweede keer wilt e-mailen of direct een aanmaanbrief wilt versturen)

De werking van het opzetten van de e-mail is verder hetzelfde als het proces beschreven bij het e-mailen via de Selectie Wizard.

Ref: 1124 / 2020-08-10

1.2 - E-mailen via de Selectie wizzard

E-mailen via de Selectie wizzard

Binnen AllUnited zie je menu items onder de menumodules genaamd Selectie wizzard.
Bij elke module vind je in principe andere selecties per wizard.

 capture1.png

Zoek de selectie op die je wilt mailen en klik op ‘Verder’.

capture2.png

 

Je zal zien dat je bij enkele selecties zelf nog een filtering binnen de selectie kan maken en in sommige gevallen staat de selectie al helemaal vast.

capture3.png

Kan je de selectie niet vinden/maken die je nodig hebt? Neem dan contact op met degenen binnen de vereniging die de rechten heeft deze aan te maken.
Heb je de selectie gevonden die je nodig hebt, klik dan op de button ‘E-mail’.

Ref: 638 / 2020-08-10

1.3 - E-mailen via Communicatie & Rapportages

E-mailen via Communicatie & Rapportages 

Het is ook te mogelijk om via deze module te mailen.  Hier zijn meerdere plekken geschikt voor.

Wil je begeleiders/trainers en/of spelers van teams of lesgroepen mailen? 

Ga hiervoor naar Communicatie & Rapportages >> E-mail/SMS. Daar zie je twee links die je kan selecteren,
waarmee je naar een groep/team  of een in een bestand gegroepeerde groep mensen kunt mailen.
Voor de werking hiervan kan je het best op het ‘?’ in de rechterbovenhoek klikken.

 Wil je een vooraf gefilterde groep mailen?

Ga hiervoor naar Communicatie & Rapportages >> Communicatie >> Etiketten/Exportbestanden van relaties.
Hier kan je bijvoorbeeld een filtering maken op leeftijd of relatietype etc.  
Onderaan kan je dan op de button E-mail klikken en naar deze gefilterde groep een mail sturen.
Onderaan in het blok ‘Additionele informatie’ kan je nog aangeven of je families wilt groeperen bij deze mail, of je e-mailadressen al dan niet wilt groeperen of of je oud-relaties wil meenemen. 
Dit kan je allemaal aan- of uitvinken.

 Wil je inschrijvers mailen die nog niet aangenomen zijn als lid?

Dit kan je doen via Communicatie & Rapportages >> Communicatie >> Etiketten/Exportbestanden van inschrijfformulieren.
Hier kan je o.a. filteren op de status van de inschrijving  en daarna op de button E-mail klikken.

Deelnemers van een les/evenement mailen?

Dit kan je doen via Communicatie & Rapportages >> Communicatie >> Lessen/Evenementen met deelnemers.
Selecteer de les of het evenement waar het om gaat en klik op de button E-mail.

Spelers uit team mailen vanuit Activiteiten & Teams

 Ga naar Activiteiten & Teams >> Teams beheren. Klik op het team dat je wilt mailen. Klik op de tab ‘Spelers’ bovenin en klik op de tab ‘Email aan spelers’.

 

Ref: 1125 / 2020-08-10

1.4 - E-mailbevestigingsmogelijkheden

Automatische bevestigingen

Voor de volgende zaken is het mogelijk een automatische bevestiging te koppelen:

  1. Bij inschrijving via een inschrijfformulier, die aangemaakt is via de module 'Inschrijfformulieren'. Deze bevestiging kan aangemaakt worden via de Afdrukformuliermodule en moet van het afdrukformuliertype 'Inschrijfbrief' krijgen.  Dit zal altijd een e-mailbevestiging zijn, waar een pdf als bijlage aan gekoppeld is. Dit kan zelfs op verschillende niveaus:
    • Het moment van inschrijven zelf
    • Het moment dat de inschrijving in behandeling genomen wordt (de inschrijving is geopend en er wordt op de knop 'Bewaren' geklikt)
    • Het moment dat de inschrijving de status 'Aspirant' krijgt (kan optioneel als status toegevoegd worden)
    • Het moment dat de inschrijving aangenomen wordt
    • Het moment dat de inschrijving afgewezen wordt
  2. Bij inschrijving voor een les of evenement, die is aangemaakt via de les en/of evenementmodule. Deze bevestiging kan aangemaakt worden via de Afdrukformuliermodule en moet van het afdrukformuliertype 'Groepen' krijgen.  Dit zal altijd een e-mailbevestiging zijn, waar een pdf als bijlage aan gekoppeld is.
  3. Bij inschrijving voor een bardienst. Dit gaat om een e-mailnotificatie.
  4. Bij inschrijving via een formulier die aangemaakt is in een artikel op de website. Bij dit formulier heb je het blok 'Bevestigingstekst'. Daar kan je de tekst voor de bevestiging invullen. Let wel op, dat je wel als vraagveld het E-mailadres hebt opgenomen, anders werkt het niet. Daarbij is het ook van belang dat de veldnaam een van de volgende namen heeft (andere werken niet): Emailadres - Email - E-mail.

Andere (bevestigings)mogelijkheden

  1. Automatische berichtgeving ter herinnering van een geplande dienst of om iemand bijvoorbeeld te feliciteren met zijn/haar verjaardag.
  2. Bevestiging afname materiaal. Deze bevestiging kan aangemaakt worden via de Afdrukformuliermodule en moet van het afdrukformuliertype 'Investering / Materiaal' krijgen.  Dit zal altijd een e-mailbevestiging zijn, waar een pdf als bijlage aan gekoppeld is.
Ref: 1126 / 2020-08-10

1.5 - Facturen en aanmaanbrieven

Het is mogelijk om Facturen en/of Aanmaanbrieven te versturen per e-mail.

Facturen

Facturen kan je massaal versturen als onderdeel van het facturatieproces () en kan je ook nog bijv. een tweede keer versturen via de relatiekaart van een lid zelf. Dit kan via de debiteuren en/of crediteurenkaart of via het activiteiten -, les/evenement - en/of contracten tabblad, door op het factuurnummer te klikken en in het volgende scherm aan te geven dat je deze factuur wilt versturen per e-mail.

Aanmaanbrieven

Aanmaanbrieven kan je via het aanmaanproces versturen. Zie . Daarnaast is het ook mogelijk handmatig op relatieniveau een aanmaanbrief te versturen. Dit gaat dan via de debiteurenkaart en dan via de tab 'Aanmaanbrief'. Voordat je de aanmaanbrief verstuurt is het wel van belang dat er een aanmaanniveau is ingesteld voor deze open post. Als dit niet is ingesteld, zal er ook geen aanmaantekst naar voren komen.

Let wel, maak hierbij wel een bewuste keuze. Als je handmatig de aanmaanbrieven per relatie verstuurt gaat dit niet goed samen met het automatische aanmaanproces.

Ref: 1127 / 2020-08-10

1.6 - E-mail aanmaken

Klik op de button E-mail (zoals in het onderstaande plaatje bij een selectie wizard) of het e-mailicoon, die je bijvoorbeeld bij het e-mailadres ziet staan in de relatiekaart.

 captture4.png

Je komt nu in een nieuw venster met daarin een e-mailblok die je kan gaan vullen.
Daaronder zie je ook de lijst met relaties die je gaat mailen. Je kan hier ook weer relaties uitvinken. Die gaan dan niet mee met deze mail.

capture5.png 

Bovenin kan je kiezen vanuit welke afzender je kan kiezen.
Dit kan het e-mailadres zijn waar je zelf aan gekoppeld bent, 
het algemene verenigingsadres of een e-mailadres die aan een functie is gekoppeld die jij bekleedt.

N.B. Heb je geen mogelijkheid om de functie die je nodig hebt  te selecteren als afzender, dan heeft dit 1 van de 2 volgende redenen:

  1. De functie is niet aan jou toegewezen via de relatiekaart
  2. Je hebt wel de benodigde functie in je relatiekaart staan, maar je bent niet als gebruiker gekoppeld aan je relatiekaart. Dit gaat via het vullen van de gebruikersnaam in het veld 'Inlognaam'.

capture6.png

Ook is het mogelijk om iemand in de cc mee te nemen (meer adressen kan ook, maar dan ‘;’-gescheiden invoeren bij het CC veld.

Afdrukformulier bijlage

Je ziet dat je ook een afdrukformulier als bijlage met je mail kan meesturen. Dit is een formulier die aangemaakt is via Relaties >> Instellingen >> Afdrukformulieren.
Dit moet een formulier van het type ‘Algemene brieven/Etiketten’ zijn.

capture7.png 

Dit kan gaan om een bestaand formulier of een nieuw formulier.
Gaat het om een bestaand formulier en zie je hem niet staan?
Filter dan op dit formuliertype en klik op WIJZIGEN. Klik dan op het betreffende formulier. 

capture8.png 

Kijk dan of in de kop de checkbox bij E-mail bijlage aangevinkt staat. 
Dit zal vermoedelijk niet het geval zijn.  Vink deze aan en klik op BEWAREN.
Hierna kan je het betreffende formulier kiezen als bijlage bij een te versturen e-mail.

capture9.png

Wil je een heel nieuw afdrukformulier toevoegen, klik dan op de tab NIEUW bovenin het scherm.

 capture10.png

Selecteer het formuliertype Algemene brieven/Etiketten en klik eerst op CONTROLE. Maak vervolgens je afdrukformulier aan.
Kom je hier zelf niet uit. Op verzoek kan AllUnited je uithelpen. Dit is een betaalde service, waarbij het aanmaken gemiddeld ongeveer een half uur in beslag neemt.

Onderwerpsregel, aanhef en mailblok

De onderwerpsregel spreekt voor zich. Daaronder kan je een checkbox aanvinken dat er een aanhef toegevoegd moet worden. 
Deze wordt dan gepersonaliseerd. Dit staat standaard aan. Wil je deze aanhef niet, vink het dan uit.
Daaronder is het mailblok waar je je boodschap in kan plaatsen.

capture12.png

Let op: Heb je al een voorbewerkte tekst die je bijvoorbeeld vanuit Words wil plakken, zorg dan dat je de tekst omzet naar een platte tekst.
Een programma die hiermee uit kan helpen is bijvoorbeeld  Go Click of DreamWeaver bijv. Een andere optie is te klikken op het icoon ‘<>’. 
In de pop-up kan je dan de tekst plakken. De opmaak zal je dan wel nog even moeten aanpassen. De iconen spreken verder redelijk voor zich.

capture13.png

Afbeelding versturen (alleen mogelijk bij manager-pakketten)

Het is mogelijk een afbeelding mee te sturen. Klik hiervoor op het icoon met
de foto met een berg erin: Afbeelding invoegen/bewerken
.

capture14.png

Er opent zich een nieuwe popup, waar je kan zoeken naar de afbeelding die je nodig hebt
(let op, dit is wel een foto die je in het websitegedeelte in AllUnited opgeslagen moet hebben).
Klik in deze popup op het fototoestel naast het veld ‘Bron’.

capture15.png

Dan krijg je een ander venster waarbij je uit allerlei mapjes afbeeldingen kunt trekken. Zoek hier je gewenste foto op en klik hierop.
Dan kom je weer in het voorgaande blok, waar de bron is ingevuld.
Je kan hier dan nog een omschrijving geven aan de afbeelding en de verhouding van de foto eventueel aanpassen.
Klik daarna op ‘Oké’

capture17.png

De foto is toegevoegd. Je kan hieronder of boven nog wat tekst toevoegen en deze dan versturen.

Tip: Stuur vooraf altijd eerst een test-email naar jezelf. 
Dit doe je via de button ‘Voorbeeld-email’ onder het E-mailblok.
Ziet dit er uit zoals verwacht, klik dan op ‘Verzenden’ 

Link meesturen 

Het is ook mogelijk om onderaan de mail nog een link mee te sturen.
Hier kan je elke willekeurige link in zetten. Wel met https:// of https:// hiervoor aangegeven.
Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als je de leden naar een zwaar pdf-bestand wil doorverwijzen, die op de site staat.

capture18.png

Bijlagen meesturen

Het is mogelijk om 3 bijlagen mee te sturen met de mail. Let wel, zorg dat de bijlages niet te zwaar zijn. Hier zit namelijk een totaal limiet aan van 2 MB. De bijlage voeg je toe via de blauwe button 'Bestand kiezen'

Vesturen

Tip: Stuur eerst een testmail om het resultaat te bekijken via de button
VOORBEELD (E-MAIL). Staat alles goed, klik dan op VERSTUREN.

 

Ref: 1129 / 2020-08-10

2 - Communiceren per nieuwsbrief

Het is mogelijk je leden up to date te houden via de Nieuwsbriefmodule.

Menupad: Nieuwsbrief

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

Er zijn hier twee keuzes mogelijk.

  1. Het selecteren van een bestaande nieuwsbrief. Dit kan zowel een verstuurde nieuwsbrief zijn of een nieuwsbrief die nog in concept staat.
  2. Een nieuwe nieuwsbrief aanmaken. Door op de knop nieuw in de menubalk te drukken.

Een nieuwe nieuwsbrief maken. Nadat op de knop nieuw is gedrukt, wordt onderstaand scherm getoond:

nieuwsbrief_1.png

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Nieuwsbrief ID Bij het bewaren van de nieuwsbrief krijgt deze een volgnummer.
Status Een nieuwsbrief kan de status concept hebben of verstuurd.
Datum verstuurd Als de nieuwsbrief wordt verstuurd, dan wordt hier de datum van het versturen vermeld.
Titel Dit is de titel van de nieuwsbrief die wordt getoond als kop van de nieuwsbrief
Introductie Dit is een korte introductie van de nieuwsbrief.
Geadviseerd wordt om verder zoveel mogelijk met bestaande artikelen te werken. Of nieuwe artikelen speciaal voor de nieuwsbrief te maken.
Test relatienummer Hier kan het relatienummer ingegeven worden waarmee de nieuwsbrief kan worden getest.
Test e-mail Hier kan een Email adres ingevuld worden zodat getest kan worden op een specifiek email adres 
Doelgroep Hier kun je een selectie van de selectiewizard () selecteren. Deze is wel leeg als er geen selecties zijn aangevinkt als "Nieuwsbrief doelgroep". Hiervoor moet je dus een selectie wijzigen, en bij "Waar te gebruiken" dan aavninken "Nieuwsbrief doelgroep". Dan zal deze voorkomen in je huidige lijst. Let op: Om doelgroepen aan te passen, is het AllUnited gebruikersprofiel selectie wizard (alles) nodig.
Deze nieuwsbrief bevat commerciële informatie. Indien deze checkbox is aangevinkt worden relaties die commerciële berichten geblokkeerd hebben uit de nieuwsbrief ontvangers gefilterd.
  Blok artikelen
vw Als dit veld wordt aangevinkt, dan wordt het artikel verwijderd uit de nieuwsbrief.
LET OP: Aangezien het artikel dan niet wordt verstuurd, komt het artikel in een volgende nieuwsbrief weer terug. Artikelen die definitief niet in de nieuwsbrief meegenomen moeten worden, moeten op  "NIET TONEN" of "BLOKKEREN" worden gezet bij N.brf.gebied. Dan krijgt het artikel wel de datum van de nieuwsbrief mee, maar wordt niet meegenomen in de nieuwsbrief.
Artikel ID Dit is het artikelnummer van het artikel. In de onderste lege regel kunnen ook artikelen toegevoegd worden, die nog mee moeten in de nieuwsbrief.
N.brf. gebied Dit is het nieuwsbrief gebied waaraan het artikel wordt gekoppeld. Artikelen die niet meegenomen moeten worden in de nieuwsbrief moeten hier het N.brf.gebied  "NIET TONEN" of "BLOKKEREN"  krijgen.
Sorteer Hiermee kan de volgorde aangegeven worden van de verschillende artikelen in de nieuwsbrief.
Pagina Dit is de pagina waaraan het artikel gekoppeld is.
Titel Dit is de titel van een artikel.
Bewaren Druk op bewaren om een artikel in concept op te slaan.  Nadat het artikel in concept is bewaard komen er extra knoppen in beeld om de nieuwsbrief te testen.

Nadat een bewaarde nieuwsbrief opnieuw is opgeroepen verschijnen onderaan de volgende knoppen.

Knop Werking
Controle Hiermee wordt gecontroleerd of alle velden juist zijn gevuld.
Bewaren Hiermee wordt de nieuwsbrief bewaard
Voorbeeld (scherm) Hiermee wordt een voorbeeld op het scherm getoond. Wij adviseren om dit altijd te doen met een ingevuld test relatienummer, zodat duidelijk is welke nieuwsbrief er naar die relatie uitgaat. Er kan dan ook gecontroleerd worden of de persoonlijke agenda juist getoond wordt.
Voorbeeld (e-mail)
Hiermee wordt een voorbeeld naar de ingelogde gebruiker gestuurd. Dit moet altijd met een ingevuld test relatienummer, zodat duidelijk is welke nieuwsbrief er naar die relatie uitgaat. Er kan dan ook gecontroleerd worden of de persoonlijke agenda juist getoond wordt. De test email gaat dus niet naar de relatie toe die gekozen is bij test relatienummer, maar naar de gebruiker die op deze knop drukt.
Versturen Met de knop Versturen wordt de nieuwsbrief definitief verstuurd
Verwijderen Hiermee wordt de nieuwsbrief verwijderd

Een nieuwsbrief op het scherm kan er dan als volgt uit zien.

  • De brief wordt gepersonaliseerd.
  • Onder de aanhef staat de introductietekst
  • Daaronder de agenda
  • En daaronder de nieuwsbrief gebieden.

 schermafbeelding_2019_05_15_om_14.06.11_1.png

Artikelen toevoegen aan de nieuwsbrief

Bij het wijzigen van de nieuwsbrief zie je een lijst met artikelen. Hier komen alle artikelen die nooit verstuurd zijn. Artikelen die niet bedoeld zijn voor de nieuwsbrief kan je in het nieuwsbrief gebied "Niet tonen" plaatsen. Deze worden dan niet getoond in de nieuwsbrief, maar ze krijgen wel de status verstuurd. Hierdoor komen ze bij de volgende nieuwsbrief niet terug in de lijst met artikelen.

De nieuwsbrief gebieden kunnen ook aangepast worden dit doe je onder Nieuwsbrief > Instellingen. hier kunnen gebieden toegevoegd, gewijzigt en verwijdert worden. In de nieuwsbrief worden de gebieden gesorteerd op deze nieuwsbriefcodes. Het gebied "Niet tonen" moet de code 99 hebben.
In dit scherm kan je ook de afzender van de nieuwsbrief wijzigen.
 
Artikelen opslaan in de backoffice.
Vaak willen vereningen hun nieuwsbrief artikelen niet tonen op de website. Wij stellen voor dat in dit geval een nieuwe pagina wordt aangemaakt. 
 
1. Maak een nieuwe pagina aan met het type overig.
 
2. Plaats op deze pagina mogelijk nieuwsbrief artikelen
 
3. zet deze pagina niet in het website menu!
 
4. zet de pagina op toegang alle bezoekers of toegang ingelogde bezoekers.
(weet wel dat toegang ingelogde bezoekers ervanuit gaat dat een lid al is ingelogd en vanuit de nieuwsbrief direct de pagina kan bekijken)
Ref: 83 / 2020-08-10

3 - Communiceren per sms

Als je kiest voor 'SMS', dan wordt het sms scherm getoond, waarop het sms-bericht kan worden geschreven. Alle relaties met een mobiel nummer zijn zichtbaar, maar kunnen hier nog worden uitgeschakeld.

(In de onderstaande situatie heeft de vereniging geen SMS contract en kunnen er dus ook geen sms berichten worden verstuurd. Wil je wel een contract, vraag deze dan aan. De kosten zijn 0,11 cent per verzonden bericht excl. BTW)

 relaties_sel_wiz_sms_1.png

Ref: 850 / 2020-08-10

4 - Communiceren via pushberichten

De optie pushbericht is alleen beschikbaar voor verenigingen die een club-app hebben.

Als je kiest voor 'Pushbericht', dan wordt het pushbericht scherm getoond, waarop het bericht kan worden geschreven. Alle relaties zijn zichtbaar, maar kunnen hier nog worden uitgeschakeld.

Het is afhankelijk van de instellingen op de telefoon van de ontvanger, of een pushbericht daadwerkelijk wordt getoond.
(De ontvanger kan het ontvangen van pushberichten voor de club-app hebben uitgezet.)

relaties_sel_wiz_push_1.png

Ref: 851 / 2020-08-10

5 - Communicatiegeschiedenis loggen

In deze film laten we alles zien m.b.t. instellingen om de communicatie geschiedenis vast te leggen (loggen).

Het is ook mogelijk om de communicatiegeschiedenis met je relaties te loggen. Dit kan nu voor verschillende communicatiemiddelen:

  • Verzonden e-mails
  • Verzonden facturen
  • Verzonden nieuwsbrieven
  • Eigen notities van bijvoorbeeld telefonisch gemaakte afspraken

Communicatietypes aanmaken

Dit stel je (system admin) als volgt in. Ga naar Systeem beheer  >> Alle instellingen >> Communicatie Logboek en klik op Wijzigen. Hier kan je zelf allemaal communicatietypes aanmaken. Denk bijvoorbeeld aan 'Contributie lidmaatschap' of  'Bijdrage competitie' e.d. Deze koppel je aan een bijbehorende referentie. Dit zal in dit geval Facturen zijn. Zo kan je ookcommunicatietypes maken voor allerlei E-mailuitwisselingen, soorten nieuwsbrieven of handmatige log notities. Bij deze types kan je dan aangeven in welk logboekscherm je ze wilt terug zien. In het algemene scherm bij de Relaties of alleen bij het financiële gedeelte, waarbij je een tab hiervoor vindt bij de Debiteuren en/of Crediteurenkaart.

Communicatietype koppelen

Als je nu een e-mail, een factuur, een communicatiebrief of een nieuwsbrief gaat versturen kan je aangeven op template niveau of je deze gelogd wilt hebben en onder welk communicatietype deze dan zou moeten vallen. Dit vind je bij de e-mailtemplates als extra instelling die je kan selecteren bij 'Type'. Daaronder kan je eventueel de checkbox bij 'Bericht loggin in CRM' uitvinken, als je deze niet gelogd wilt hebben. 

Facturen die massaal verstuurt kan je koppelen via Facturatie >> Instellingen >> Factuurtypen. Daar vind je helemaal rechts de kolom 'Type'. Daar kan je dan per type factuur selecteren welk Communicatie type hierbij hoort.

Bekijken gelogde items

De gelogde items zou je dan terug moeten vinden in de relatiekaart onder het tabblad 'Logboek' en/of 'Logboek financieel', wat weer als apart tabblad terug te vinden is bij de Debiteuren- en/of Crediteurenkaart. Lognotities maak je direct aan in een van deze tabbladen.

Let wel: je kan geen exacte kopie zien van de gelogde items. Van de e-mails zie je de platte tekst terug die verzonden is in het e-mailblok en bij facturen zie je wel de vaststaande gegevens terug (naar welk adres de factuur is verstuurd en welk bedrag en hoe deze opgebouwd is). Maar als de tekst in de onderliggende template ondertussen aangepast is, dan zou er tekstueel een verschil kunnen zijn.

Ref: 1128 / 2020-08-10