Instellingen van de contributies
Afdrukdatum: 10-08-2020

Inhoud

1 - contributies

Menupad: Activiteiten & Teams >  Instellingen > Contributies (onder kop activiteiten)

Het blok activiteiten ziet er als volgt uit.

 

 

Druk op selecteren en onderstaand scherm wordt getoond.

Er kunnen hier 3 keuzes gemaakt worden:

  1. Nieuwe contributie aanmaken (via de knop nieuw op de menubalk bovenin)
  2. Contributies van een vorig seizoen kopiëren (via de knop contributies kopiëren op de menubalk bovenin)
  3. Bestaande contributies selecteren en/of aanpassen (door een keuze te maken in het selectiescherm)

1. Een nieuwe contributie aanmaken.

Druk op de knop nieuw in de menubalk.

Het volgende scherm wordt dan getoond.


 

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

 

Veld Omschrijving
Seizoen-activiteit-categorie Kies de juiste activiteit -categorie -seizoen om een contributie voor aan te maken.
Geboortedatum vanaf

Werk altijd vanaf het oudste lid. Dus voor het oudste lid wordt hier de keuze 01-01-1900 gekozen. Voor een junior kan dan bijvoorbeeld de datum 01-01-1998 gekozen worden.
De contributie voor de senioren geldt dan voor leden die geboren zijn tussen 01-01-1900 en 31-12-1997.
Voor elke activiteit - categorie kunnen dus meerdere contributiesleutels aangemaakt worden. Elk met een eigen geboortedatum vanaf.

Contributies Hier wordt het bedrag van de contributie ingegeven.
Grootboekrekening Selecteer hier de grootboekrekening waaraan de contributie moet worden gekoppeld.
BTW Hier kan de BTW gekozen worden. Indien er geen sprake is van BTW dan wordt er gekozen voor Nul BTW
Blokkeer familiekorting Als dit veld wordt aangevinkt, dan wordt de familiekorting voor deze contributie uitgeschakeld.
  Seizoensomschrijving toevoegen
 

Hier kan je er voor zorgen dat het bijbehorende seizoen automatisch aan de omschrijving wordt toegevoegd.  Je kunt de volgende keuzes als in onderstaande afbeelding maken:

  • Geen keuze, dan zie je alleen de regel in de omschrijving staan en wordt er geen seizoen toegevoegd in de factuur zelf.
  • Seizoen voor/achter omschrijving: De seizoensomschrijving als ingegeven via Activiteiten & Teams >> Seizoenen bij de kolom Seizoen wordt voor of achter de omschrijving in de factuur zelf  toegevoegd.
  • Periode voor/achter omschrijving: De ingegeven vanaf - t/m data als ingegeven via Activiteiten & Teams >> Seizoenen worden voor of achter de omschrijving in de factuur zelf toegevoegd.
  Bijzondere kortingen of berekeningen.
Extra specificaties

Door het vinkje extra specificaties aan te vinken komen er extra mogelijkheden in beeld om uitzonderingen bij de contributie vast te leggen.

 

Hieronder staan een aantal opties om kortingen of afwijkende berekeningen toe te passen.

LET OP: als de vereniging gebruik maakt van een facturactiescript dan moet misschien eerst het facturatiescript uitgezet of aangepast worden om een juiste berekening te krijgen. Het kan zijn dat het facturatiescript en onderstaande instellingen samen een berekening doen en de uitkomsten daarom anders dan verwacht zijn.
Overleg even met AllUnited of het script verwijderd kan worden. Vaak worden in het script ook nog andere uitzonderingen berekend voor de facturatie.

Of er sprake is van een facturatiescript kan gecontroleerd worden in de tabel categorieën. Via het menupad: Activiteiten & Teams > instellingen >> categorieën (onder de kop activiteiten). Het script is hieronder geel gemarkeerd.

 

Korting referentie contributie

Als bij een andere contributiesleutel de contributies al helemaal zijn ingevuld, dan kan hier een selectie gemaakt worden, zodat deze inrichting van de contributie wordt overgenomen. Op die manier hoeft er maar één contributiesleutel ingericht te worden en kan hiernaar verwezen worden. Onderstaande kortingen worden dan overgenomen van de andere contributiesleutel.

Als een verwijzing handig is, maar er daarna nog aanpassingen nodig zijn. Dan wordt eerst de contributie gekozen en daarna weer leeggemaakt. Dan worden de instellingen gekopieerd en kunnen deze aangepast worden.

 

Er zijn op dit moment 10 opties voor bijzondere kortingen of berekeningen.

  1. Het overnemen van het teambedrag bij de contributie. Bijvoorbeeld voor Topteams moet een andere contributie betaald worden. 
  2. Voor Atletiekverenigingen kan de Atletiekuniebijdrage en/of wedstrijdlicentie worden toegevoegd
  3. Gebruik van een factor. Bijvoorbeeld bij boetes of indien er veel verschillende bedragen zijn voor een activiteit of een korting bij sommige leden. Contributie op basis van het aantal uren training etc.
  4. Bondsnummer toevoegen. Als men op de factuur het bondsnummer wil zien in de factuur regel.
  5. Toegestane groepen. Bijvoorbeeld een korting op basis van een functie, bijvoorbeeld trainer of op basis van een andere activiteit of relatietype.
  6. Korting op basis van het gebruik van checkboxen. Dit wordt bijvoorbeeld gebruikt voor ereleden. Als het vinkje aan staat bij checkbox 1 = erelid, dan kan bijvoorbeeld een korting van 100% worden gegeven.
  7. Korting indien leden meerdere activiteiten doen.
  8. Familiekorting
  9. Korting op basis van de betaalwijze. Dus bijvoorbeeld bij automatische incasso krijgt een lid 5 euro korting.
  10. Naar rato berekening als leden later in het seizoen lid worden bij "Korting kortere periode".
1. Teambedrag

Als dit veld wordt aangevinkt, dan wordt bij deze contributie gekeken of er bij het team van het lid een apart teambedrag is opgenomen. De contributie wordt dan vervangen door het bedrag dat bij het team staat.

2. Atletiekunie   

Hier worden de atletiekunie contributies ingegeven en wordt aangegeven welke instellingen voor de korting van de contributie overgenomen moeten worden.
Geldt er geen enkele korting op de atletiekunie contributies, dan wordt niets aangevinkt.

De berekening van de atletiekunie bijdrage houdt rekening met de volgende zaken:

  • Bij nieuwe leden wordt vanaf 1 oktober nog 25% in rekening gebracht. Conform Atletiekunie afdracht.
  • Bij de eerste factuur van het jaar wordt de bijdrage in rekening gebracht, dus wordt er per kwartaal gefactureerd, dan wordt de bijdrage
    alleen bij de factuur voor het 1e kwartaal in rekening gebracht. 
  • Bij nieuwe leden wordt het wel op latere facturen in rekening gebracht. Dus bijvoorbeeld als iemand in het 2e kwartaal lid wordt.
3. Factor1 actie

 Korting op basis van een factor. Deze kortingsoptie wordt alleen getoond indien bij de instellingen de factor is aangezet. Een aantal voorbeelden hiervoor zijn.

  1. Boetes voor rode kaarten. Deze kunnen verschillend zijn. Bij de contributie wordt dan de prijs op 1 euro gezet en in het extra veld factor wordt het bedrag van de boete gezet.
    De actie bij de factor is dan de prijs x factor
  2. Competitiebijdragen die afhankelijk zijn van het aantal deelnemers in een team. In de factor wordt dan het aantal deelnemers van het team gezet en bij de contributie het bedrag dat voor de deelname van het team moet worden betaald. Bij de factor staat dan prijs / factor. Het bedrag per team bijv. 60 euro wordt dan gedeeld door het aantal deelnemers dat in de factor is geplaatst.
  3. Trainingen of lessen die via de activiteiten gefactureerd worden en waarbij het tarief verschillend kan zijn.
  4. De factor kan ook een kortingspercentage zijn.
  5. Hieronder een voorbeeld waarbij de factor het aantal uren. Met het vinkje factor vertalen aan kun je een extra omschrijving meegeven op de factuur. Bij de factuurregel wordt dan de tekst bij "tekst toevoeging" extra meegenomen.
    Met de knop voeg toe kunnen extra vertalingen van de factor gemaakt worden.

LET OP: Wil je met de factor een negatieve contributie berekenen. Zorg dan dat het bedrag van de contributie ook negatief is.

 

 

 

4.Bondsnummer toevoegen Als dit veld wordt aangevinkt, dan wordt het bondsnummer op de factuur toegevoegd.
5. Toegestane groepen

Deze korting kan worden toegevoegd als op basis van een functie, een relatietype, een bepaalde activiteit/categorie een korting moet worden toegepast.
Deze functie is zeer krachtig om uitzondering op de contributie toe te passen.

 Voorbeeld: Leden met de functie jurylid of trainer krijgen een korting op de contributie.
Leden die ook een sponsorcontract hebben krijgen korting op de contributie etc.

6. Korting (checkboxen)

Een bijzonder lidmaatschap wordt vaak via een checkbox aangegeven.  Hier kan er voor gekozen worden een korting toe te passen als de checkbox staat aangevinkt. Dit kan er als volgt uit zien:



 In het eerste veld komt de korting en bij kortingtekst de omschrijving die bij de korting hoort. Deze omschrijving is een aanvulling op de contributie. Door het aanvinken van het veld % wordt de korting een percentage. De korting kan op een aparte grootboekrekening worden geboekt.

7. Meerdere activiteitenkorting

Indien verenigingen meerdere activiteiten aanbieden en er een korting geldt indien een lid van meerdere activiteiten gebruik maakt, dan wordt in de tabel categorieën de volgorde aangegeven van de verschillende activiteiten.  Bij de contributie wordt dan aangegeven bij welk aantal men een korting krijgt en hoe groot die korting is. Dat kan er als volgt uit zien.

Door het vinkje "Alleen huidige activiteit tellen" aan te zetten, wordt alleen een korting berekend als een lid 2 activiteiten met dezelfde "activiteitcode" heeft. Dus bijvoorbeeld als je twee keer traint voor zwemmen, dan krijg je op de tweede training een korting.  In bovenstaand voorbeeld wordt op de tweede activiteit die in de factuur voorbij komt een korting van 10% gegeven. Een korting op beide activiteiten is niet mogelijk via deze weg.

8. Familiekorting

Familie korting kan op 2 plaatsen worden vastgelegd:

1. Bij de factuur bron (menupad: facturatie >> instellingen >> factuurbronnen).
Hier wordt het bijvoorbeeld vastgelegd als er een factuur maximum geldt. Dus voor een gezin mag de factuur nooit hoger zijn dan 600 euro.

2. Bij de contributiesleutel.
Hier kan per contributie vastgelegd worden wat de korting moet zijn.

Bij aantal wordt aangegeven vanaf welk familielid de korting moet gelden.Vervolgens kan een bedrag of percentage ingegeven worden voor de korting. Ook kan de korting op een andere grootboekrekening worden geboekt.

9. Betaalwijze korting

Een betaalwijze korting is bijvoorbeeld een korting voor automatische incasso. Deze korting kan bij de betaaltermijn opgegeven worden, maar geldt dan op factuurniveau. Er zijn verenigingen die de korting per lid toepassen. Dan kan de korting hier worden vastgelegd. Met de knop voeg toe kan de betaalwijze gekozen worden en een korting worden vastgelegd.

 

10. Korting kortere periode

Dit heeft betrekking op de korting die wordt toegepast als mensen later lid worden.

De volgende opties zijn aanwezig:

Van deze opties worden 1, 2, 3, 6, 9 en 10 automatisch door AllUnited berekend. AllUnited neemt de periode waarin ze lid zijn geworden mee voor het bepalen van de contributie. Stel de contributie is 60 euro per kwartaal e de naar rato berekening vindt plaats per halve maand. Dus per halve maand 10 euro. Wordt iemand ingeschreven per 15 maart, dan betaald deze dus 20 euro, omdat de 15e van de maand in de 1e helft ligt. Wordt iemand ingeschreven op 16 maart, dan betaalt deze dus 10 euro. Dit als voorbeeld hoe de berekening plaats vindt.

Bij de opties 4, 5, 7 en 8 kan de vereniging zelf het kortingspercentage of het kortingsbedrag ingeven.

  1. Naar rato korting per dag
    Op dagbasis wordt bepaald wat de contributie moet zijn. Bijvoorbeeld contributie is 365 euro per jaar en het lid wordt lid op 16 januari, dan wordt de contributie (365 (dagen per jaar) - 15(dagen geen lid))/365(dagen per jaar) * 365 (contributie) = 350 euro.
    Het jaarseizoen wordt dan door het aantal dagen gedeeld. De dagen (15) dat het lid geen lid is, worden er vanaf getrokken. Zie ook het excelbestand waarin veel voorbeelden zijn uitgewerkt. De link staat hieronder.
  2. Naar rato korting per week
  3. Naar rato korting per halve maand (16)             
  4. Naar rato korting per halve maand (16) (%)       
  5. Naar rato korting per halve maand (16) (EUR)     
  6. Naar rato korting per maand
  7. Naar ratokorting per maand (%)
  8. Naar ratokorting per maand (EUR)
  9. Naar ratokorting per kwartaal
  10. Naar ratokorting per halfjaar.

 Als bijlage een excelbestand waarin een berekening is gemaakt van de diverse opties,

 Voorbeeld 8

Voorbeeld optie 7 Naar ratokorting per maand (%)
In dit voorbeeld een jaarcontributie voor tennis.

Omdat het hoogseizoen voor tennis in de zomermaanden ligt, wordt voor nieuwe leden pas vanaf april de contributie lager. Dus wordt men lid in het eerste kwartaal dan wordt de volledige contributie betaald. Wordt men lid in april, dan betaalt men 10 % minder, wordt men lid in december dan betaalt men nog maar 10% van de contributie. 

TIPS:

Als er sprake is van een kwartaalcontributie dan worden alleen de eerste 3 periodes gevuld. Is er sprake van een jaar contributie dan worden alle periodes gevuld.

Het veld kortingtekst wordt toegevoegd aan de omschrijving tussen haakjes. Dus als er bij de omschrijving van de contributie staat: Contributie tennis dan komt er bij een lid dat later in het seizoen lid wordt Contributie tennis (naar rato) te staan.

Omschrijving Geef hier de omschrijving in die op de factuur moet komen.
LET OP: Als hier een jaartal wordt ingevoerd, dan wordt deze bij het kopiëren van de contributie niet aangepast. Dit zal dus na het kopiëren van de contributie alsnog aangepast moeten worden.
   

2. Contributies van een vorig seizoen kopiëren.

Druk op de knop contributies kopiëren in de menubalk bovenin.

 Daarna wordt onderstaand scherm getoond.

 

Als er een nieuw seizoen/periode is aangemaakt, dan kunnen de contributies van het vorige seizoen/periode naar dit seizoen/periode gekopieerd worden.

In het scherm zie je onderliggend de geldende contributies voor het seizoen/de seizoenen die in de bovenliggende peildatum vallen.  In dit scherm heb je de volgende twee keuzes:

  1. Er zijn contributies aangemaakt die je massaal voor het seizoen wilt verwijderen
    Hou de checkbox voor de contributie-soort die je massaal wilt verwijderen aangevinkt en klik op de button VERWIJDEREN.
  2. Je wilt een bestaande contributie-soort van een bestaand naar een nieuw seizoen kopiëren
    Vul bij de peildatum een datum in die in het volgende seizoen ligt en klik op VERVERSEN.
    Je krijgt onderstaand screenshot:

    Hou de checkbox bij de contributie-soort(en) die je wilt kopiëren aangevinkt en klik op KOPIEREN.

Let op:
Controleer wel of er in de omschrijving bij de contributies een jaartal of andere tijdsaanduiding voorkomt. Dan zal de omschrijving ook aangepast moeten worden. Als de contributiebedragen zijn gewijzigd, dan moeten deze natuurlijk ook aangepast worden.
Tip:
Haal het seizoen bij de omschrijving weg en selecteer bij het veld 'Voeg seizoensomschrijving toe'  de manier waarop je het seizoen in de omschrijving toegevoegd wilt hebben. Dit scheelt fouten en werk in de toekomst. 

Contributies die afhankelijk zijn van de leeftijd van een lid.
Als er bijvoorbeeld een jaar contributie aanwezig was voor de leden geboren vanaf 01-01-1995 en deze contributie wordt gekopieerd naar het volgende jaar dan wordt dit een jaar opgehoogd dus "geboren vanaf 01-01-1996". Afhankelijk van de instellingen wordt de geboortedatum vanaf ook met een jaar/maand/kwartaal etc opgehoogd. Als de leeftijdsafhankelijke contributies goed zijn ingesteld, dan hoeven deze in principe alleen aangepast te worden als er andere leeftijdscategorieën gelden of indien er categorieën bijkomen. 

3. Bestaande contributies selecteren en/of aanpassen.

Indien een selectie wordt gemaakt via het selectiescherm, dan wordt onderstaand scherm getoond. Bijvoorbeeld seizoen 2016. Onder de selectie worden dan alle contributies getoond, die aan de selectie voldoen.

 

In bovenstaand scherm kan dan op de juiste regel worden geklikt om de contributie aan te passen.

Zie voor het scherm en de uitleg "het aanmaken van een nieuwe contributie" hierboven.

 

Ref: 108 / 2020-08-10