Boekhouding
Afdrukdatum: 10-08-2020

Inhoud

1 - Inleiding

In deze handleiding komen de volgende onderwerpen aan bod:

De volgende processen worden besproken.

  1. Handmatige documenten/memoriaal Zie: 2 - Handmatige documenten/memoriaal
    Het aanmaken van nieuwe documenten en het corrigeren van bestaande documenten.
  2. Debiteurenbeheer Zie: 3.1 - Debiteurenbeheer
  3. Aanmaningen Zie: 4 - Aanmaanproces
  4. Jaarafsluiting Zie: 13.9 - Boekperioden
  5. BTW aangifte Zie: 6 - BTW aangifte
  6. Begroting Zie: 7 - Begroting
  7. Budgetgroepen Zie: 13.5 - Budgetgroepen
  8. Vereffenen van tussenrekeningen Zie: 9 - Vereffenen van tussenrekeningen
  9. Investeringen Zie: 10 - Investeringen
  10. Belasting Zie: 11 - Belasting

Daarnaast de volgende rapportages:

  1. Balans Zie: 12.1 - Balans
  2. Exploitatie Zie: 12.2 - Exploitatie
  3. Rekening details Zie: 12.3 - Rekening details
  4. Debiteurenlijst Zie: 12.4 - Debiteurenlijst
  5. Crediteurenlijst Zie: 12.5 - Crediteurenlijst
  6. Documenten per grootboekrekening Zie: 12.6 - Documenten per grootboekrekening
  7. Lijst met grootboekrekeingen Zie: 12.7 - Lijst met grootboekrekeingen

De instellingen voor de boekhouding gaan via het menupad (oud): instellingen > onder de kop boekhouding.

  1. Hoofdverdichtingen Zie: 13.1 - Hoofdverdichtingen
  2. Verdichtingen Zie: 13.2 - Verdichtingen
  3. Documenttypen Zie: 13.3 - Documenttypen
  4. Grootboekrekeningen Zie: 13.4 - Grootboekrekeningen
  5. Budgetgroepen Zie: 13.5 - Budgetgroepen
  6. Boekhouding specificaties Zie: 13.6 - Boekhouding specificaties
  7. BTW Waarde Zie: 13.7 - BTW Waarde
  8. Aanmaanniveaus Zie: 13.8 - Aanmaanniveaus
  9. Boekperioden Zie: 13.9 - Boekperioden
  10. Investeringstypen Zie: 13.10 - Investeringstypen
  11. Incassobureau Zie: 13.11 - Incassobureau

Voor onderstaande onderwerpen zijn aparte handleidingen gemaakt. Zie hiervoor bij de inhoudsopgave: overig handleidingen.

  1. Facturatie (facturen en inkoopfacturen) en de incasso
  2. Verwerken van bankafschriften
Ref: 322 / 2020-08-10

2 - Handmatige documenten/memoriaal

Via het menupad: boekhouding > documenten / memoriaal kunnen memoriaalboekingen gemaakt worden.

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

Bij deze transactie zijn er twee opties.

  1. Er kunnen hier bestaande documenten opgezocht worden, maak dan gebruik van bovenstaand selectiescherm.
    Het is mogelijk een bestaand document te wijzigen, door op wijzigen te drukken.
    Dit is niet mogelijk als de velden grijs blijven. Dit is het geval indien:
    1. Het boekjaar is gesloten of geblokkeerd. (In dat geval moet het boekjaar heropend worden). Als het boekjaar definitief is afgesloten, maak dan een helpdeskticket aan met het verzoek het boekjaar te heropenen. Anders kan via het menupad:  instellingen >> boekperioden (onder de kop boekhouding) het vinkje periode geblokkeerd verwijderd worden.
    2. Een document al vereffend (afgeletterd) is. In dat geval moet de vereffening ongedaan gemaakt (losgekoppeld) worden. Dit is bijvoorbeeld het geval indien een factuur vereffend is met de betaling. Dit staat beschreven bij het vereffenen van posten, bij betaling op de verkeerde relatie. Zie: 3.2 - Vereffenen van posten
  2. Er kunnen nieuwe documenten/memoriaalboekingen gemaakt worden. Druk dan op de knop nieuw. 

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

Hiermee kunnen memoriaalboekingen worden gemaakt.

In bovenstaand scherm wordt de grootboekrekening de omschrijving en het bedrag ingegeven.

Na invulling kan het scherm er als volgt uit zien.

 

Met de knop voeg toe kunnen meer regels aan het document toegevoegd worden.

Er moet zelf gezorgd worden dat het document in balans is en dat het saldo van de boekingen 0 is.

Er kan ook op een debiteur of een crediteur geboekt worden.  Als de grootboekrekening debiteuren of crediteuren gekozen is, druk dan op controle.  Dan zal een extra veld getoond worden, waarin het debiteuren of crediteurennummer opgenomen kan worden.

Als het vinkje bij template wordt aangezet, dan kan dit document een volgende keer opgeroepen worden als voorbeeld. Het veld Omschrijving moet dan wel gevuld zijn, omdat dit veld dan wordt getoond om een template een volgende keer op te zoeken. Bij template document kan dan het vorige document gekozen wordden. Dat ziet er dan als volgt uit:

Na keuze van het template worden de documentregels gevuld met de template.

Daarna kunnen dan nog de datum, de bedragen en eventueel de omschrijvingen aangepast worden.

Een template is handig voor het maken van terugkerende boekingen, zoals salarisboekingen, afschrijvingen, BTW afdracht etc.

Een template kan niet gebruikt worden voor bankboekingen. We gaan ervan uit dat deze altijd via het inlezen van de bankbestand worden geboekt. Daarin zitten ook de saldo controles etc.

 

Tip: Ook via het debiteuren- of crediteurenscherm van een relatie kan een memoriaalboeking gemaakt worden. Het relatienummer wordt dan automatisch gevuld.

 

Ref: 249 / 2020-08-10

3 - Debiteurenbeheer

3.1 - Debiteurenbeheer

Het debiteurenbeheer bestaat uit de volgende elementen:

  1. Het maken van correcties op uitgaande facturen
  2. Handmatige facturen
  3. Het vereffenen van posten Zie: 3.2 - Vereffenen van posten
  4. Het verwerken van een teruggetrokken incasso
  5. Verwerken van aanmaanboetes
  6. Factuurblokkade
  7. Een factuur opsplitsen in meerdere documenten (betalingsafspraak)
  8. Een factuur en betaling of een creditnota samenvoegen via de knop splitsen (zodat verschil kan worden geïncasseerd)
  9. Een post die nog niet is vervallen, toch meenemen bij een incasso.

 

1. Het maken van correcties op uitgaande facturen

Via de lijst niet geboekte facturen

Zolang de facturen nog niet zijn geboekt kunnen correcties aangebracht worden in de lijst niet geboekte facturen. Bijvoorbeeld  bij leden die langdurig ziek zijn geweest of als er speciale afspraken zijn gemaakt.Maak hiervoor ook gebruik van het veld facturatieinstructies. Zie hiervoor de handleiding Facturatie en incasso.

Via het storneren van een factuur

Als een factuur eenmaal is geboekt dan kunnen er geen wijzigingen meer aangebracht worden. Een factuur dient dan gestorneerd (creditnota) te worden en er dient een nieuwe factuur aangemaakt te worden met het juiste bedrag. Als er een foutieve activiteit is aangemaakt, dan kan deze gewijzigd worden zodra de factuur is gestorneerd. Op basis van deze nieuwe activiteit kan dan een nieuwe factuur aangemaakt worden via massa factureren stap 1.

Op elk scherm waar het factuurnummer staat, dus bij de relaties op het debiteurenscherm of op het activiteitenscherm kan het factuurnummer worden geopend, door op het factuurnummer te klikken of op het icoontje achter het factuurnummer.

Via het debiteurenscherm van de relaties

Via het activiteitenscherm van de relatie

Onderstaand scherm wordt dan getoond. Via de knop storneren kan de factuur gecrediteerd worden. (Zorg wel dat wijzigen aan staat en niet weergeven. Bij weergeven wordt de knop niet getoond)

Indien er al een betaling heeft plaatsgevonden op de factuur, dan moet deze betaling met de nieuwe factuur verrekend worden. Zie: 3.2 - Vereffenen van posten


2. Handmatige facturen.

Het aanmaken van handmatige facturen is alleen nodig indien hiervoor geen activiteiten, lessen of contracten aanwezig zijn. Bijvoorbeeld het incidenteel verhuren van een baan.

Zie hiervoor de handleiding Facturatie en incasso

 

3. Het vereffenen van posten

Openstaande facturen verdwijnen normaal gesproken uit de openstaande postenlijst als een betaling via het bankafschrift op de factuur wordt geboekt. Maar er zijn altijd uitzonderingen. Deze worden hier besproken Zie: 3.2 - Vereffenen van posten

 

4. Het verwerken van een teruggetrokken incasso.

Bij het verwerken van een teruggetrokken incasso komt de factuur weer open te staan. Er zijn nu twee opties om hiermee om te gaan:

  1. De openstaande factuur gaat mee bij de aanmaningen. Dit wordt het meest toegepast. De verantwoordelijkheid ligt dan weer bij de relatie om het bedrag zelf over te maken.
  2. De factuur wordt opnieuw ter incasso aangeboden. In dat geval moet het veld verwerkingsdatum zoals hieronder aangegeven leeggemaakt worden. De factuur gaat dan weer mee in de incasso.

 

5. Verwerken van aanmaanboetes

Bij het aanmaanproces kan ingesteld worden dat bij een bepaald aanmaanniveau een boete wegens te late betaling wordt ingesteld. Het kan dan voorkomen dat deze boete niet wordt betaald. Er zijn nu twee opties om hiermee om te gaan:

  1. De openstaande boete gaat mee bij de aanmaningen. Dit wordt het meest toegepast. De verantwoordelijkheid ligt dan bij de relatie om de boete alsnog over te maken.
  2. De boete hoeft niet meer betaald te worden. In dat geval moet het document van de boete verwijderd of vereffend worden. 

In het debiteurenoverzicht staat dan alleen de boete nog open. Door op de regel te klikken wordt het debiteurenscherm geopend. Hier kan het document aangeklikt worden en kan dit document verwijderd of vereffend worden. 

  • De post kan aangevinkt worden bij kies en daarna kan op vereffenen worden gedrukt. De post verdwijnt dan naar de vereffende posten en het bedrag wordt afgeboekt.
  • Door op het documentnummer door te klikken kan het documentnummer geopend worden. Daarna kan op de knop verwijderen gedrukt worden. Het document wordt dan volledig verwijderd. Het is dan ook niet meer zichtbaar dat er een boete is geweest.

 

 

6. Factuurblokkade

Indien een factuur (nog) niet gefactureerd moet worden bijvoorbeeld omdat het lid geblesseerd is en nog niet duidelijk is, wanneer het lid weer gaat sporten, dan kan de facturatie uitgesteld worden. Dit gaat door het vinkje F.B. aan te zetten bij de activiteit. Als duidelijk is wat er gefactureerd moet worden, wordt het vinkje verwijderd en gaat de factuur weer mee in de massafacturatie. Geadviseerd wordt om daarnaast gebruik te maken van het veld facturatie instructies, omdat het hier vaak om afwijkende factuurbedragen gaat. Hier kan dan aangegeven worden wat er met de factuur moet gebeuren en welk bedrag gefactureerd moet worden. Deze opmerking wordt zichtbaar in de lijst niet geboekte facturen.

 

 

7. Een factuur opsplitsen in meerdere documenten

Het opsplitsen van een factuur wordt in twee situaties gebruikt:

  1. Er is een betalingsafspraak met de relatie gemaakt, die afwijkt van de oorspronkelijke betalingstermijnen.
  2. De factuur gaat boven de limiet uit die is vastgesteld voor de incasso.

Het is mogelijk een betalingsafspraak te maken met een relatie. De factuur kan daarvoor in meerdere posten worden gesplitst elk met een eigen vervaldatum. Op die manier gaat zo'n afspraak ook op de juiste wijze mee in het aanmaanproces. Op het tabblad debiteuren kan een document worden gesplitst.

In onderstaand voorbeeld wordt de factuur gesplitst in 4 termijnen. Vink de factuur aan onder kies en zet voor de knop splitsen het getal op 4 en druk op splitsen.

De factuur is nu gesplitst in 4 delen. Bij elk onderdeel kan nu de vervaldatum afzonderlijk worden ingevuld en bewaard. Wordt zo'n factuurdeel niet op tijd betaald, dan zal deze weer meegeaan in het aanmaanproces.

Indien een factuur wordt opgesplitst in verband met de limiet voor de incasso, dan blijven de vervaldata staan.

 

8. Een factuur en een betaling of een creditnota samenvoegen zodat verschil kan worden geïncasseerd

In dit voorbeeld is een factuur geïncasseerd, maar achteraf bleek het foute bedrag gefactureerd te zijn en is de factuur gestorneerd en is er een nieuwe factuur voor een hoger bedrag aangemaakt. Om te voorkomen dat dit nieuwe bedrag wordt geïncasseerd en er geen rekening wordt gehouden met de eerste incasso, moeten deze twee documenten worden samengevoegd.

In het debiteuren overzicht kan dat er als volgt uit zien. De eerste incasso van 55 euro negatief en de nieuwe factuur van 80 euro bij relatie Logtenberg.

In onderstaand voorbeeld worden de factuur en de eerste incasso samengevoegd. Dit gaat met de knop splitsen. Voor de knop splitsen wordt een 1 ingevoerd van 1 document.

 

Nadat de factuur en de betaling zijn samengevoegd ziet het er als volgt uit. Dit bedrag van 25 euro kan dan weer mee in de incasso.

 

 

9. Een nog niet vervallen post toch meenemen bij de incasso

Het gebeurt regelmatig dat een factuur wordt uitgestuurd voor een lid, dat nog geen automatische incasso had. Veel verenigingen sturen bij de factuur een machtiging mee voor automatische incasso en een lid besluit op basis daarvan alsnog over te gaan op automatische incasso.

Als de incasso dan niet mee gaat bij het aanmaken van het incassobestand, dan moet eerst op de relatiekaart van het lid gekeken worden of alle relevante velden daar wel gevuld zijn. Dit zijn de velden:

  1. Betaalwijze moet op automatische incasso staan
  2. IBAN en BIC moeten gevuld zijn
  3. Machtigingsdatum moet zijn ingevuld.

Als dit allemaal goed staat ingesteld, dan ligt de vervaldatum in de toekomst. Bij facturen die meegaan met de automatische incasso is de vervaldatum vaak gelijk aan de factuurdatum, zodat de factuur direct kan worden geïncasseerd. Bij facturen zonder automatische incasso ligt de vervaldatum vaak 30 dagen na de factuurdatum. Dat is de reden dat de factuur niet meegaat bij de incasso. Bij de relatie kan dan op het debiteurentabblad de vervaldatum aangepast worden, zodat deze wel meegaat bij de incasso. Zie geel gemarkeerd veld hieronder.

 

 

 

Ref: 321 / 2020-08-10

3.2 - Vereffenen van posten

Openstaande facturen verdwijnen normaal gesproken uit de openstaande postenlijst als een betaling via het bankafschrift op de factuur wordt geboekt. Maar er zijn altijd uitzonderingen. Hieronder worden een aantal uitzonderingen besproken. De meeste voorbeelden zijn ook van toepassing op crediteuren.

In de debiteurenlijst menupad: boekhouding > debiteuren dienen altijd de negatieve bedragen en debiteuren met het saldo 0 beoordeeld te worden:

  • Is dit een dubbele betaling 
  • Is dit een betaling voor twee of meer relaties
  • Is dit een betaling met een afwijkend bedrag
  • Is het een betaling die op de verkeerde relatie is geboekt
  • Is het saldo bij de debiteur 0.
  • Vereffening van crediteuren waarbij het saldo niet 0 is.

Hierop dient altijd actie te worden ondernomen, omdat anders de relaties fout worden aangemaand.

Een dubbele betaling

Als iemand een factuur dubbel heeft betaald, dan blijft er een betaling op de relatie staan. In onderstaand voorbeeld is te zien dat de relatie een negatief bedrag heeft.

In dat geval moet de dubbele betaling handmatig terugbetaald worden via de bank.  Bij het verwerken van het bankafschrift moet de terugbetaling ook op de debiteur worden geboekt.
Het debiteurenoverzicht geeft dan een nul saldo aan. Zie saldo bij de debiteur is 0.

 

Eén betaling voor meerdere relaties

Als op het debiteuren overzicht een min en een plus bedrag voorkomen, dan kan het zijn dat iemand een betaling heeft gedaan voor meerdere facturen.  Zie voorbeeld hieronder.
Hier heeft Elsje van Leeuwen ook de factuur voor Antoine betaald.

Door door te klikken op Elsje van Leeuwen kan de betaling gesplitst worden over twee relaties. Klik daarna op het documentnummer dat aangepast moet worden. Zie geel gemarkeerd.

Door bovenstaand document open te klikken wordt onderstaand scherm getoond. Zorg dat wijzigen aan staat dan kan het document aangepast worden.

Stappen

  • Knop voeg toe om een regel toe te voegen.
  • Voer grootboekrekeningnummer van de debiteurenrekening in
  • Druk op controle
  • Geef relatienummer in van de andere factuur en wijzig de bedragen.

Daarna kan het document weer bewaard worden en is de betaling gesplitst. Bij beide relaties moeten de posten nog wel vereffend worden. Zie saldo bij de debiteur is 0.

 

Een betaling met een afwijkend bedrag

Dit kan er als volgt uit zien. Iemand heeft 55 euro in plaats van 60 euro betaald. In dat geval wordt de factuur niet vereffend, omdat het bedrag van de betaling en het bedrag van de factuur ongelijk zijn.

Er zijn nu twee opties mogelijk:

  1. De factuur en de betaling gaan mee met het aanmaanproces omdat er nog 5 euro betaald moet worden. Dan hoeft er verder niets gedaan te worden.
  2. Het bedrag van 5 euro wordt afgeboekt.

Als het bedrag van 5 euro moet worden afgeboekt, dan wordt in bovenstaand scherm op de relatie geklikt waardoor het debiteurenscherm wordt geopend. Zie verder Saldo bij de debiteur is 0 voor het vereffenen van de betaling. Omdat het saldo niet nul is, zal het verschil weggeboekt worden. De grootboekrekening waar het bedrag naar toe geboekt wordt, is ingesteld via het menupad: boekhouding > instellingen  > boekhouding specificaties

 

Een betaling op de verkeerde relatie

Een betaling is op de verkeerde relatie geboekt. Dan kan het document niet meer gewijzigd worden als het document al is vereffend. In die situatie moet de vereffening ongedaan gemaakt worden door de factuur en de betaling los te koppelen.

Daarna kan het document weer gewijzigd worden en kan het relatienummer van de betaling gewijzigd worden, door op het documentnummer te klikken en deze aan te passen. De betaling moet nog wel vereffend worden op de nieuwe relatie. Zie Saldo bij de debiteur is 0.

 

Saldo bij de debiteur is 0

Het debiteurenoverzicht geeft dan een nul saldo aan.

Door door te klikken op deze relatie wordt het debiteurenscherm getoond. De dubbele betaling en de terugbetaling kunnen nu vereffend worden, zodat ze verdwijnen uit de openstaande postenlijst en ook niet meer meegaan met de aanmaningen. Vink beide posten aan en druk op vereffenen.

 

Vereffening van crediteuren waarbij het saldo niet 0 is.

(Dit kan ook gebruikt worden om een handmatige correctie op een debiteur te maken.)

 

Als bij een crediteur het saldo niet 0 is, dan kan deze niet automatisch vereffend worden. Dit is alleen bij debiteuren mogelijk.

Op het tabblad crediteuren. Staat de knop nieuw document. Hiermee kan een boeking gemaakt worden voor het verschil tussen de betaling en de factuur.

 

In bovenstaand voorbeeld is het verschil tussen de betaling en de factuur 0,10. Dit verschil moet worden afgeboekt.
Hiervoor kan de knop nieuw document worden gebruikt. Er kan dan een boeking gemaakt worden zoals hieronder aangegeven.

Als dit document is bewaard, dan kunnen de posten vereffend worden zoals in het voorbeeld hierboven waarbij het saldo 0 is.

 

Ref: 334 / 2020-08-10

4 - Aanmaanproces

Via het menupad: Boekhouding > aanmanen kunnen periodiek betalingsherinngeringen en aanmaningen per mail of per post naar de debiteuren verstuurd worden.

Stappenplan:

  1. Inrichting van het aanmaanprocesVoor het aanmaanproces dienen eerst de aanmaanstappen ingericht te worden.
    De template van AllUnited kent 6 stappen  Zie voor de inrichting van deze stappen Zie: 13.8 - Aanmaanniveaus
    1. 1e herinnering na de vervaldatum van de factuur. Deze wordt meestal per mail verstuurd.
    2. 2e herinnering na 14 dagen. Deze wordt meestal per mail verstuurd
    3. Aanmaning na 14 dagen. Deze wordt meestal per post verstuurd.
    4. In gebreke stelling na 14 dagen. Deze wordt per post verstuurd.
    5. Incassobureau na 14 dagen. Deze wordt per post verstuurd.
    6. Eind fase van het aanmaanproces. De vordering wordt uit handen gegeven of afgeboekt.

  2. Het aanpassen van de template voor de aanmaanbrieven.
    Via het menupad: Systeem beheer > instellingen > afdrukformulieren (onder de kop algemeen) staat een template die gebaseerd is op bovenstaande stappen. Deze template kan door de vereniging aangepast worden met de eigen gegevens van de vereniging. Kies bij de afdrukformulier het formulier betalingsherinnering.
    Mocht deze template niet aanwezig zijn, dan kan een helpdeskticket ingediend worden met het verzoek deze template ook in het systeem van de vereniging te zetten.

  3. Het testen van de aanmaanbrieven. Zie Zie: 4.2 - Testen aanmaanbrieven

  4. Het daadwerkelijk aanmanen. Ook hiervoor zijn een aantal stappen nodig om dit goed te laten verlopen.
    1. Zorg dat de bank is bijgewerkt, zodat alle betalingen zijn verwerkt.
    2. Voer daarna stap 1 van de automatische incasso uit. Dit voorkomt dat er posten meegaan in het aanmaanproces die nog geïncasseerd moeten worden.
    3. Bekijk daarna via het menupad: Boekhouding > debiteuren de openstaande debiteuren. Als hier negatieve bedragen staan, dan kunnen deze het beste vereffend worden met de openstaande facturen om misverstanden of onnodige aanmaningen te voorkomen.
    4. Daarna kunnen via het menupad: boekhouding > aanmanen de aanmaningen aangemaakt worden. Zie Zie: 4.1 - Aanmaningen
Ref: 295 / 2020-08-10

4.1 - Aanmaningen

Via het menupad: boekhouding > aanmanen kunnen alle openstaande debiteuren waarvan de vervaldatum is verstreken een betalingsherinnering of aanmaning sturen. Zie voor het aanmaanproces Zie: 4 - Aanmaanproces

Onderstaand scherm wordt getoond:

  • Bij stap 1 Aanmanen worden de aanmaanposten aangemaakt.
  • Bij Aanmaanlijst kunnen de posten gecontroleerd worden.
  • Bij stap 2 aanmaanbrieven aanmaken, worden de aanmaanbrieven gemaakt.
    Dit kan eerst met het vinkje simuleren aan zodat de brieven eerst bekeken kunnen worden voordat ze verstuurd worden.
  • Het laatste blok kan gebruikt worden om bij een omnivereniging inzicht te krijgen naar de openstaande posten per afdeling. Dit wordt hier verder niet besproken. Als daar behoefte aan is, dan kan hiervoor een helpdesk ticket aangemaakt worden.

 

Stap 1 Het aanmaken van de aanmaanposten.

Dit is een stap die niet meer teruggedraaid kan worden. Dus let goed op als er gebruik gemaakt wordt van een extra opslag voor administratie kosten. Deze worden bij stap 1 aangemaakt en kunnen niet meer teruggedraaid worden.
Kijk ook naar de stappen die beschreven staan bij Zie: 4 - Aanmaanproces voordat stap 1 wordt gedaan, zoals het verwerken van de bankafschriften, het controleren van de debiteurenlijst. Het maken van de incassoposten etc.

Als alles goed is voorbereid kan op de knop start gedrukt worden.

De aangemaakte posten worden dan in onderstaand scherm getoond.

Door hier op start te drukken worden de debiteuren getoond waarvoor een aanmaanbrief aangemaakt kan worden.

Hier kan dan nog een visuele controle uitgevoerd worden.

Moet een aanmaning niet worden verstuurd, dan kan doorgeklikt worden op de naam van de debiteur en kan het aanmaanniveau of de vervaldatum aan worden gepast.

Wordt in onderstaand voorbeeld de vervaldatum aangepast naar bijvoorbeeld eind mei, dan worden er tot die datum geen nieuwe aanmaningen meer verstuurd.

 

Vervolgens kan stap 2 van het aanmaanproces uitgevoerd worden. Onderstaand blok wordt dan gebruikt.

In bovenstaand scherm moet per aanmaanniveau het proces doorlopen worden.

Er kan geselecteerd worden op relatietype en er kan een tweede afdrukformulier gemaakt worden als bijv. voor de sponsoren een andere tekst gewenst is dan voor de contributiefacturen.

Met het vinkje simuleren kan op afdruktonen gedrukt worden om een pdf in concept te zien van alle aanmaanbrieven.

LET OP: als het de bedoeling is om de aanmaningen per mail te versturen, dan wordt het vinkje simuleren weggehaald. Daarna wordt op E-mail versturen gedrukt. Heeft een relatie geen emailadres, dan blijft de aanmaning staan en kan alsnog per post verstuurd worden.

Als de stap voor een bepaald aanmaanniveau is uitgevoerd, dan verschuiven de posten van nog uit te voeren naar uitgevoerd.

Zie hieronder.

Daarna kan doorgegaan worden met het doen van de 2e herinnering. 


Als er geen gebruik wordt gemaakt van dit proces, maar men wil slechts één relatie een betalingsherinnering sturen, dan moet het aanmaanniveau handmatig worden gezet. Dit is gelijk aan de procedure voor het testen van een aanmaanbrief. Zie daarom de uitleg bij het testen van de aanmaanbrief Zie: 4.2 - Testen aanmaanbrieven

Kijk voor het testen van een individuele aanmaning bij Zie: 4.2 - Testen aanmaanbrieven

Ref: 271 / 2020-08-10

4.2 - Testen aanmaanbrieven

Via het menupad: Boekhouding > debiteuren kan doorgeklikt worden op het debiteurenscherm van een relatie. Onderstaand scherm wordt dan getoond:

 

In bovenstaand scherm is het mogelijk het aanmaanniveau zelf aan te passen en dit op te slaan door op bewaren te drukken. Zie de geel gemarkeerde velden.

Vervolgens wordt op de knop aanmaanbrief gedrukt en wordt onderstaand scherm getoond.


Hier wordt de aanmaanbrief getoond, door op de knop afdruktonen te drukken.

Het is ook mogelijk om op E-mail versturen te drukken. Als het vinkje simuleren aan staat, gaat de aanmaanbrief niet naar het lid, maar naar de ingelogde gebruiker, zodat ook de mail getest kan worden.

 

Op deze manier kunnen alle brieven bekeken worden, door handmatig het aanmaanniveau elke keer een stap op te hogen en de brief te controleren.

Als alles is gecontroleerd, dan kan het aanmaanniveau weer leeg gemaakt worden.

 

Deze werkwijze hierboven kan ook gebruikt worden om een herafdruk te doen van een aanmaanbrief als een brief niet aangekomen is.

Ref: 296 / 2020-08-10

5 - Jaarafsluiting

Via het menupad: boekhouding > instellingen > boekperioden (onder de kop boekhouding) kunnen de boekperioden ingesteld worden. Zie het scherm hieronder. De boekperiode bepaalt de periode waarover gerapporteerd kan worden via de rapportage van de boekhouding. De boekdatum van een document bepaalt in welke boekperiode dit document valt.

In AllUnited is het mogelijk om in meerdere boekjaren tegelijk te werken. Dan zijn deze periodes niet geblokkeerd.

In dit scherm zijn 2 mogelijkheden.

  1. Onderhoud van de boekjaren, dus het toevoegen van nieuwe boekjaren en het blokkeren of deblokkeren van een boekjaar
    LET OP: ZORG ER ALTIJD VOOR DAT ER EEN BOEKJAAR IN DE TOEKOMST AANWEZIG IS, DIE GEBLOKKEERD IS. Dat voorkomt dat er per ongeluk boekingen in een niet gewenst jaar plaats vinden. Bijvoorbeeld 30-06-2051 ipv 30-06-2015. Daarnaast wordt dan ook het einde van de huidige periode goed weergegeven en niet als 31-12-9999.
  2. Het definitief afsluiten van een boekjaar. Dit gaat via de knop einde jaar. 

 

 

1. Onderhoud van de tabel.

In deze tabel kan een nieuw boekjaar toegevoegd worden.

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm. Een boekperiode liever niet verwijderen als deze al in gebruik is. Mochten de boekperioden niet goed ingesteld staan, neem dan contact op met AllUnited om dit te herzien.
Jaar Code voor het boekjaar.
Vanaf datum Hier wordt de dag ingevuld waarop het boekjaar begint.
Periode geblokkeerd Hiermee kan een boekjaar ge(de)blokkeerd worden voor boeken. Zorg er altijd voor dat er een boekjaar in de toekomst staat dat geblokkeerd is. Dit voorkomt dat er per ongeluk in de toekomst wordt geboekt terwijl dit niet de bedoeling is. Bovendien wordt dan in de rapportages ook de juiste einddatum gegeven.
Einde jaar geblokkeerd Dit vinkje wordt door het systeem gezet als het boekjaar definitief is afgesloten. In de rapportages wordt het oudste openstaande boekjaar getoond. Dus als het vorige boekjaar is afgesloten, dan wordt in de rapportages het huidige boekjaar getoond.

2. Het afsluiten van het boekjaar

Via de knop einde jaar in de menubalk bovenin kan het boekjaar definitief afgesloten worden. Het oudste boekjaar dat nog niet is afgesloten wordt hier getoond. Door op start te drukken wordt het boekjaar definitief afgesloten.

 

Gevolg hiervan is dat het resultaat van het boekjaar wordt geboekt op de grootboekrekening resultaat boekjaar in de verlies en winstrekening en tevens op de grootboekrekening resultaat boekjaar in de balans.

Het afsluiten van het boekjaar is definitief. De gebruiker kan dit niet meer ongedaan maken. Als het toch nodig is om een boekjaar opnieuw te openen kan via een helpdeskticket aan AllUnited gevraagd worden om het boekjaar te heropenen.

 

 

Ref: 279 / 2020-08-10

6 - BTW aangifte

De BTW aangifte kan als volgt worden gedaan.

Via het menupad: Boekhouding > Rapportages > Documenten per grootboekrekening worden de grootboekrekeningen van de BTW geselecteerd. Zoals in onderstaand voorbeeld over het eerste kwartaal.

Onderstaand overzicht wordt dan getoond.

De bedragen van de totalen van de grootboekrekeningen kunnen dan overgenomen worden naar de aangifte.

 

Voor het overzicht in de BTW is het belangrijk om de bedragen van de aangifte direct tegen te boeken.Zie onderstaand scherm.

Dit heeft de volgende voordelen.

  1. Het bedrag van de aangifte wordt op de rekening van de BTW afdracht geboekt. Als de betaling of de terugbetaling via de bank plaats vindt, dan wordt op die rekening ook deze betaling geboekt. Op die rekening kan dan gecontroleerd worden of alles klopt. Deze rekening moet dan weer nul zijn.
  2. Wordt er naderhand in het eerste kwartaal nog een boeking gedaan, dan kan deze alsnog meegenomen worden in het volgende kwartaal.
    Alles van het 1e kwartaal is dan tegengeboekt, zodat voor de volgende periode de selectie gemaakt kan worden vanaf 1 januari t/m 30 juni. De reeds aangegeven posten gaan niet nog een keer mee in de aangifte. De aangifte voor het 2e kwartaal bestaat dan uit de nagekomen posten van het eerste kwartaal, die na de aangifte alsnog zijn geobekt en de nieuwe posten voor het 2e kwartaal.
  3. Het verschil tussen de aangifte in hele euro's en de boekingen en centen, kan gelijk weggeboekt worden, zodat weer met een schone stand kan worden begonnen.

 

Ref: 332 / 2020-08-10

7 - Begroting

Via het Menupad: Boekhouding > Begroting kan een begroting worden ingevoerd.

Onderstaand scherm wordt dan getoond. Hier wordt het boekjaar geselecteerd waarvoor de begroting moet worden ingevoerd of aangepast.

 

Men komt dan in onderstaand scherm. Hier worden de bedragen per grootboekrekening ingevoerd.

 

Vervolgens kan nu een overzicht opgeroepen worden van de begroting in samenhang met de realisatie.

via het menupad: Boekhouding > rapportages  > kies exploitatie komt men in onderstaand scherm.

Vul hier de juiste data in. De data moeten overeenkomen met het boekjaar, anders wordt de begroting niet getoond. Eventueel kan gebruik worden gemaakt van een budgetgroep Zie: 13.5 - Budgetgroepen

Als op start wordt gedrukt wordt de exploitatie inclusief de begroting getoond. Dit kan er dan als volgt uitzien. Hier is gebruik gemaakt van een aparte budget groep voor de toernooi commissie, zodat deze inzicht heeft in de kosten en opbrengsten van de toernooien.

Ref: 254 / 2020-08-10

8 - Budgetgroepen

Via het menupad: Boekhouding > instellingen > budgetgroepen via de knop wijzigen wordt onderstaand scherm getoond.

Een budgetgroep kent twee functies:

  1. Autorisatie voor een beperkt aantal grootboekrekeningen.
    De budgetgroep kan dan aangegeven worden bij de gebruiker, zodat deze toegang heeft tot alleen de grootboekrekeningen van de budgetgroep.
  2. Tonen van een aantal grootboekrekeningen voor een project of afdeling. Bijvoorbeeld alle kosten en inkomsten van een evenement. Deze optie kan gebruikt worden bij de balans Zie: 12.1 - Balans en de exploitatie Zie: 12.2 - Exploitatie

 

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Vw Als dit veld wordt aangevinkt, dan wordt deze rij verwijderd na het opslaan van het scherm.
Budgetgroep Dit is de code die aan de hoofdverdichting wordt meegegeven.
Grootboekrek.van Hier wordt de eerste grootboekrekening aangegeven die hoort bij die budgetgroep
Grootboekrek. tot Hier wordt laatste grootboekrekening aangegeven die hoort bij die budgetgroep

Met de knop bewaren, worden de wijzigingen opgeslagen.

Het is mogelijk zoals hierboven meedere regels te vullen met dezelfde budget groep. Deze regels vormen dan samen één budgetgroep.

 

Ref: 284 / 2020-08-10

9 - Vereffenen van tussenrekeningen

Via het menupad: boekhouding >> vereffening kan het overzicht op bepaalde  balansrekeningen gehouden worden. Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

Voorbeelden van grootboekrekeningen die daarvoor in aanmerking komen zijn:

  1. Rekening courant.
  2. Vooruitbetaalde bedragen.
  3. Nog te ontvangen bedragen.

Door op wijzigen te drukken worden de posten getoond op de gekozen rekening die nog niet vereffend zijn. Zie onderstaand overzicht.

 

Hier kunnen de posten die tegen elkaar wegvallen aangevinkt worden en door het drukken op vereffenen, worden de posten uit de nog te vereffenen lijst gehaald. Op die manier wordt goed zichtbaar welke posten op de balansrekening nog steeds open staan en krijgt men een beter inzicht in deze grootboekrekening. Voor de specificatie van de belans kan dat belangrijk zijn.

 

Om een grootboekrekening te kunnen vereffenen moet bij de instellingen van de grootboekrekening het vinkje voor vereffenen aan staan . Zie plaatje hieronder.

 

 

Ref: 270 / 2020-08-10

10 - Investeringen

Via het menupad: Boekhouding > investeringen > knop nieuw een nieuwe investering aangemaakt worden.

Investeringen worden gebruikt om bij grote investeringen bij te kunnen houden welke investeringen en afschrijvingen er worden gedaan. Zodat op een investering te zien is wat de waarde van de investering is. Per investering is er dan een overzicht over meerdere boekjaren. Als voorbeeld een investering voor een CV Ketel, die in meerdere jaren wordt afgeschreven.

 

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Investering ID Dit is een volgnummer dat door het systeem zelf wordt uitgegeven. Dit kan niet meer gewijzigd worden
Investering Nr. Dit is nr of naam die voor de herkenbaarheid aan de investering wordt gegeven. Deze is achteraf nog te wijzigen.
Investering Dit is de omschrijving van de investering
Investeringstype Hier wordt de investering aan het juiste investeringstype gekoppeld. Het investeringstype bepaalt op welke grootboekrekening de investering geboekt moet worden. Zie: 13.10 - Investeringstypen
Jaar Dit is het jaar van de aanschaf van de investering
Goedkeuringnr. Hier kan aangegeven worden hoe de goedkeuring is gegeven. Bijv. een beslissing in de ALV
Aankoopdatum Hier wordt de datum van aankoop ingegeven
Einddatum Dit is de datum waarop de investering wordt afgestoten en dus niet meer tot de activa behoort.
Aankoopbedrag Dit is het geschatte aankoopbedrag of het bedrag waarvoor de goedkeuring is afgegeven
Opmerking Hier kan een opmerking geplaatst worden.

Met de knop bewaren, worden de wijzigingen opgeslagen.

 

Daarna kunnen de uitgaven en de afschrijvingen via memoriaalboekingen op de investering worden gedaan. Een investering kan er dan als volgt uit zien.

Ref: 269 / 2020-08-10

11 - Belasting

Via het menupad: Boekhouding > belastingen wordt onderstaand scherm getoond.

Hiermee kan een file aangemaakt worden die door accountants en de belastingdienst is te lezen. Het bestand wordt als een gezipt bestand opgeslagen en moet dus eerst via bijvoorbeeld winRAR of een ander programma ontzipt worden.

 

 

Nadat het juiste jaar is geselecteerd wordt op start gedrukt. Het bestand kan dan via de link gedownload worden zoals hieronder..

 

Ref: 273 / 2020-08-10

12 - Rapportages

12.1 - Balans

Via het menupad: Boekhouding > Rapportages  kan voor de optie balans gekozen worden.

Onderstaand blok wordt dan ingevuld.

 

  • Hier wordt de einddatum van het boekjaar geselecteerd dat getoond moet worden.
  • Als groepstotaal wordt aangevinkt, dan wordt op verdichting gerapporteerd en niet op grootboekrekening.
  • Als een budgetgroep wordt gekozen, dan worden alleen de grootboekrekeningen die horen bij die budget groep getoond. Zie: 13.5 - Budgetgroepen

 

Als alles juist is ingevuld wordt op start gedrukt. Onderstaand overzicht wordt dan getoond.

 

Ref: 274 / 2020-08-10

12.2 - Exploitatie

Via het menupad: boekhouding > rapportages  kan voor de optie exploitatie gekozen worden.

Onderstaand blok wordt dan ingevuld.

 

  • Hier wordt de begin en  einddatum van het boekjaar geselecteerd dat getoond moet worden. Een andere selectie is ook mogelijk maar dan wordt de begroting niet getoond. De begroting heeft altijd betrekking op het hele boekjaar.
  • Als groepstotaal wordt aangevinkt, dan wordt op verdichting gerapporteerd en niet op grootboekrekening.
  • Als een budgetgroep wordt gekozen, dan worden alleen de grootboekrekeningen die horen bij die budget groep getoond. Zie: 13.5 - Budgetgroepen

 Als alles juist is ingevuld wordt op start gedrukt. Onderstaand overzicht wordt dan getoond.

 

Ref: 275 / 2020-08-10

12.3 - Rekening details

Via het menupad: boekhouding > rapportages kan een overzicht opgevraagd worden van de debiteuren/crediteuren per einde van het boekjaar.

Selecteer rekening details. Zie onderstaand scherm.

 


Hiermee is het mogelijk een rapportage te maken van de debiteuren en crediteuren die aansluit bij het saldo van het boekjaar.

Het gewone overzicht debiteuren en crediteuren geeft altijd het actuele saldo aan. Dit hoeft niet gelijk te zijn aan het saldo aan het einde van het boekjaar.

Ref: 266 / 2020-08-10

12.4 - Debiteurenlijst

Via het menupad: boekhouding  >  rapportages kan een debiteuren overzicht gemaakt worden.

Kies voor het blok debiteurenlijst.

Hier kan via onderstaand scherm een selectie op de debiteuren gemaakt worden. Bijv. alle debiteuren met automatische incasso of alleen de vervallen posten of op relatietype.

Indien alleen de posten geselecteerd moeten worden die geen automatische incasso hebben, dan wordt in het eerste veld bij betaalwijze de "=" gekozen en het tweede veld wordt leeg gelaten.

 

 

 

Na op start gedrukt te hebben wordt het overzicht van de debiteuren getoond.

 

 

Via de toetsencombinatie

CTRL A = alles selecteren

CTRL C = kopieëren

kan de selectie naar excel worden gekopieerd.

Met CTRL V wordt het dan in excel geplakt als excel geopend is.

Ref: 265 / 2020-08-10

12.5 - Crediteurenlijst

Via het menupad: Boekhouding > Rapportages kan een crediteuren overzicht gemaakt worden.

Kies voor het blok crediteurenlijst.

 

Na op start gedrukt te hebben wordt het overzicht van de crediteuren getoond.

 

Ref: 268 / 2020-08-10

12.6 - Documenten per grootboekrekening

Via het menupad: boekhouding > rapportages kan de optie documenten per grootboekrekening worden geselecteerd.

Via onderstaand scherm kunnen dan de juiste datum en grootboekrekening(en) worden geselecteerd.

 

Door het drukken op start wordt dan een overzicht gegeven van alle boekhouddocumenten die aan de selectie voldoen.

 

 

Ref: 277 / 2020-08-10

12.7 - Lijst met grootboekrekeingen

Via het menupad: boekhouding > rapportages kan voor de optie lijst met grootboekrekeningen gekozen worden.

 Door hier op start te drukken, wordt de lijst met grootboekrekeningen getoond.

Ref: 278 / 2020-08-10

13 - Instellingen

13.1 - Hoofdverdichtingen

Een hoofdverdichting is een samentelling van een aantal verdichtingen. Zie hieronder als voorbeeld de rapportage van de balans. Hierin zijn 10- Banken Kas en 13- Vorderingen voorbeelden van hoofdverdichtingen. Het is dus een manier om subtellingen te maken in de balans en de exploitatie. Bij de implementatie van AllUnited worden de grootboekrekeningen door AllUnited geconverteerd op basis van een door de vereniging aangeleverd excelbestand. Het wijzigen van de Hoofdverdichtingen is dus alleen nodig indien er naderhand grootboekrekeningen of verdichtingsniveaus bijkomen of een wijziging van de structuur nodig is.

 

Via het menupad: Boekhouding > instellingen > hoofdverdichtingen (onder de kop boekhouding) via de knop wijzigen wordt onderstaand scherm getoond.

 

 

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Vw Als dit veld wordt aangevinkt, dan wordt deze rij verwijderd na het opslaan van het scherm.
Hoofdverdichtingcode Dit is de code die aan de hoofdverdichting wordt meegegeven.
Hoofdverdichting Omschrijving van de hoofdverdichting
Grootboekrek.type Hier wordt aangegeven of de hoofdverdichting aan de activa, de passiva, de baten of de lasten moet worden gekoppeld.

Met de knop bewaren, worden de wijzigingen opgeslagen.

 

Ref: 280 / 2020-08-10

13.2 - Verdichtingen

Een verdichting is een samentelling van een aantal grootboekrekeningen. Zie hieronder als voorbeeld de rapportage van de balans. Hierin zijn 110- Bank, 130- Vorderingen voorbeelden van verdichtingen. Het is dus een manier om subtellingen te maken in de balans en de exploitatie. Bij de implementatie van AllUnited worden de grootboekrekeningen door AllUnited geconverteerd op basis van een door de vereniging aangeleverd excelbestand. Het wijzigen van de verdichtingen is dus alleen nodig indien er naderhand grootboekrekeningen bijkomen of een wijziging van de structuur nodig is.

 

 

Via het menupad : Boekhouding > instellingen > verdichtingen (onder de kop boekhouding) via de knop wijzigen wordt onderstaand scherm getoond.

 

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Vw Als dit veld wordt aangevinkt, dan wordt deze rij verwijderd na het opslaan van het scherm.
Verdichtingscode De code die aan de verdichting wordt meegegeven.
Verdichting Omschrijving van de verdichting
Hoofdverdichting Hier wordt aangegeven aan welke hoofdverdichting het verdichtingsniveau gekoppeld moet worden.

Met de knop bewaren, worden de wijzigingen opgeslagen.

 

Ref: 281 / 2020-08-10

13.3 - Documenttypen

De boekhouding documenttypen hoeven nooit aangepast te worden. Dit staat ingesteld zoals het hoort te zijn. Mocht er eventueel iets niet goed staan ingericht, maak dan een helpdeskticket aan. Het zelf aanpassen van documenttypen wordt afgeraden.

Via het menupad: Boekhouding > instellingen > documenttypen (onder de kop boekhouding) en de knop wijzigen wordt onderstaand scherm getoond.

 

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Vw Als dit veld wordt aangevinkt, dan wordt deze rij verwijderd na het opslaan van het scherm.
Verdichtingscode De code die aan de verdichting wordt meegegeven.
Verdichting Omschrijving van de verdichting
Hoofdverdichting Hier wordt aangegeven aan welke hoofdverdichting het verdichtingsniveau gekoppeld moet worden.

Met de knop bewaren, worden de wijzigingen opgeslagen.

Ref: 282 / 2020-08-10

13.4 - Grootboekrekeningen

Via het menupad: Boekhouding >  instellingen > grootboekrekeningen (onder de kop boekhouding) via de knop selecteren wordt onderstaand scherm getoond:

 

Hier zijn drie opties mogelijk:

  1. Het selecteren van één of meerdere bestaande grootboekrekeningen om deze te bekijken of aan te passen. In dat geval wordt bovenstaand selectiescherm gebruikt.
  2. Het maken van een nieuwe grootboekrekening via de knop nieuw in de menubalk
  3. Het leegmaken van een grootboekrekening via de knop grootboekrekening leegmaken in de menubalk
    Het leegmaken van een grootboekrekening wil zeggen dan alle posten van een grootboekrekening overgebracht worden naar een andere grootboekrekening. Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

Het selecteren van één of meerdere grootboekrekeningen geeft een tussenscherm indien er meer grootboekrekeningen worden opgevraagd. Hier kan doorgeklikt worden op de gewenste grootboekrekening en daarna kan deze bekeken of aangepast worden. Als voorbeeld een bankrekening waarop ook geïncasseerd en betaald wordt, zodat alle velden zijn gevuld.

De grootboekrekening bevat 3 blokken:

  1. Grootboekrekening
    Als een grootboekrekening geen bank of kasrekening is, dan hoeft alleen het eerste blok gevuld te worden
  2. Bank/kasafschrift
    Bij een bank of kasafschrift moet het tweede blok ook gevuld worden.
  3. Auto inc./bet.
    Indien op een bankrekening sprake is van het aanmaken van een incasso of een betaalbestand, dan moet het derde blok ook gevuld worden.

 

 

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
  Blok Grootboekrekening
Grtbkreknummer Dit is het nummer van de grootboekrekening. Het nummer kan niet meer aangepast worden
Grootboekrekening Dit is de omschrijving van de grootboekrekening
Verdichting Dit is het verdichtingsniveau waaraan de grootboekrekening is gekoppeld. Zie: 13.2 - Verdichtingen
BTW Aanbevolen wordt dit veld leeg te laten, tenzij eer sprake is dat altijd een bepaald percentage BTW op deze grootboekrekening moet worden geboekt. Dan kan een BTW code gekozen worden.
Vereffening Als dit veld wordt aangevinkt dan kan deze grootboekrekening vereffend worden. Bijvoorbeeld bij de rekening vooruitbetalingen in de balans. Het vereffenen van grootboekrekeningen staat beschreven bij:  Zie: 9 - Vereffenen van tussenrekeningen
  Blok Bank/Kas-afschrift
Bank/kas-afschrift Als dit veld wordt aangevinkt, dan wordt deze grootboekrekening als een bank - of kasboek aangemerkt. Deze grootboekrekening kan dan gebruikt worden voor het verwerken van kas- of bankafschriften.
IBAN / BIC Hier wordt het IBAN nummer ingegeven. Het nummer moet zonder spaties of punten worden vastgelegd. Het BIC nummer zal er automatisch bijkomen als de grootboekrekening wordt bewaard.
Ten name van Dit is de tenaamstelling van de bankrekening.
Valuta Hier wordt euro gekozen. Als er sprake is van een andere valuta neem dan contact op met AllUnited.
Documenttype Voor een kasafschrift wordt hier gekozen voor kas en voor een bankafschrift voor bank.
Afschriftbestandtype Voor bankrekeningen wordt hier MT940 gekozen. Sinds de invoering van SEPA is geen ander bestandstype meer mogelijk. 
  Blok Auto Inc./Bet.
Auto Inc./Bet. Dit veld moet worden aangevinkt indien de bankrekening die aan deze grootboekrekening is gekoppeld ook gebruikt wordt voor incasso- en/of betaalbestanden.
Incassant Id Dit veld hoeft alleen gevuld te worden bij incasso. Een voorbeeld van een incassant Id is NL35ZZZ244403850000. Het bevat altijd het nummer van de Kamer van Koophandel.
Naam (op mandaat) Dit veld hoeft alleen gevuld te worden bij incasso. Het is de tenaamstelling die op het incassocontract staat. Meestal de naam van de vereniging.
Incassobestandtype Voor het aanmaken van een incassobestand wordt hier het bestandstype SEPA_SSD_PAIN008 (Incasso) gekozen
Betalingbestandtype Voor het aanmaken van een betaalbestand wordt hier het bestandstype SEPA_SCT_PAIN001 (Betaling) gekozen
Batchverwerking Sinds de komst van SEPA is het verplicht incasso's en betaalbestanden als een batch te verwerken. Dit vinkje moet dus verplicht aan staan.
Apart bestand
herhaalincasso's
Standaard wordt dit niet aangevinkt. AllUnited heeft ervoor gekozen om alle incasso's als een eerste incasso te verwerken. Dit verminderd de complexiteit van de incasso's enorm.  Het enige nadeel is dat de bank 6 werkdagen voor deze incasso's nodig heeft en 2 werkdagen voor herhaalincasso's.
Totaal limit Hier wordt het bedrag ingegeven dat in het incassocontract staat opgenomen als het maximale bedrag dat per keer mag worden geïncasseerd. Als de totaal limiet wordt overschreden, dan wordt wel een incassobestand aangemaakt tot het maximale bedrag. De overige incassoposten blijven staan totdat een volgend bestand kan worden aangemaakt. Het is afhankelijk van de afspraken met de bank of zo'n bestand direct mag worden aangeboden of pas de volgende maand.
Enkele post limit Hier wordt het bedrag ingegeven dat in het incassocontract staat opgenomen als het maximale bedrag dat per lid mag worden geïncasseerd. Zijn de incassoposten hoger, dan worden deze niet meegenomen in het incassobestand. Het is mogelijk om een post te splitsen. Zie factuur opsplitsen Zie: 3.1 - Debiteurenbeheer

Met de knop bewaren, worden de wijzigingen opgeslagen.

Ref: 283 / 2020-08-10

13.5 - Budgetgroepen

Via het menupad: Boekhouding > instellingen > budgetgroepen via de knop wijzigen wordt onderstaand scherm getoond.

Een budgetgroep kent twee functies:

  1. Autorisatie voor een beperkt aantal grootboekrekeningen.
    De budgetgroep kan dan aangegeven worden bij de gebruiker, zodat deze toegang heeft tot alleen de grootboekrekeningen van de budgetgroep.
  2. Tonen van een aantal grootboekrekeningen voor een project of afdeling. Bijvoorbeeld alle kosten en inkomsten van een evenement. Deze optie kan gebruikt worden bij de balans Zie: 12.1 - Balans en de exploitatie Zie: 12.2 - Exploitatie

 

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Vw Als dit veld wordt aangevinkt, dan wordt deze rij verwijderd na het opslaan van het scherm.
Budgetgroep Dit is de code die aan de hoofdverdichting wordt meegegeven.
Grootboekrek.van Hier wordt de eerste grootboekrekening aangegeven die hoort bij die budgetgroep
Grootboekrek. tot Hier wordt laatste grootboekrekening aangegeven die hoort bij die budgetgroep

Met de knop bewaren, worden de wijzigingen opgeslagen.

Het is mogelijk zoals hierboven meedere regels te vullen met dezelfde budget groep. Deze regels vormen dan samen één budgetgroep.

 

Ref: 284 / 2020-08-10

13.6 - Boekhouding specificaties

Via het menupad: Boekhouding > instellingen > boekhouding specificaties (onder de kop boekhouding) via de knop wijzigen wordt onderstaand scherm getoond.

 

Hier worden de grootboekrekeningen met een speciale functie vastgelegd. AllUnited zal deze instellingen voor u vastleggen, zodat alles goed functioneert.
Neem bij twijfel altijd contact op met AllUnited. Wijzigingen in deze instellingen kunnen grote gevolgen hebben.

We besteden daarom alleen aandacht aan de instellingen die naderhand nog aangepast kunnen worden.

In het blok grootboekrekeningen

  • Dit zijn afboeking (omzet).
    Op de debiteurenkaart van een relatie kan een post vereffend worden of het verschil tussen de betaling en de factuur. Deze vereffening levert een boeking op, waarbij het verschil weggeboekt zal worden naar de rekening die hier is ingegeven.
  • Default gbk.rek. bankafschrift
    Hier kan een grootboekrekening opgegeven worden. Bij het inlezen van het bankafschrift worden alle afschriftregels die niet worden herkend op deze grootboekrekening geboekt.
    Dit kan handig zijn. Bijvoorbeeld indien alle leden wordt gevraagd om een vrijwillige bijdrage te doen. Dan kunnen deze bijdragen direct op de juiste grootboekrekening worden geboekt.
    LET OP: alle andere betalingen die niet worden herkend, worden dan ook op deze grootboekrekening geboekt. Dus voorzichtigheid is wel geboden.

 

In het blok iDeal.

Hier komen de instellingen als gebruik wordt gemaakt van iDeal. Er moet ook een aparte grootboekrekening voor iDeal aangemaakt worden. De gegevens API token en Service ID komen van de iDeal leverancier.

In het inschrijfformulier  of bij de instellingen van de lessen wordt aangegeven wat via iDeal wordt geïnd.

 

In het blok externe betaling.

Hier komen de gegevens als gebruik wordt gemaakt van een externe partij die de facturen int.  De API key komt van de externe partij.

 

Bij de factuurtypen wordt aangegeven welke factuurtypen extern worden geïnd.

 

Ref: 285 / 2020-08-10

13.7 - BTW Waarde

Via het menupad: Boekhouding > instellingen > BTW Waarde (onder de kop boekhouding) kunnen de BTW waardes ingesteld worden.

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm. Als een BTW waarde al in gebruik is, kan deze beter niet verwijderd worden. Doe dit altijd in overleg met AllUnited.
BTW code Dit is de code voor de BTW. Deze code kan ook gebruikt worden in de factuur om het BTW % aan te geven.
Vanaf datum Hiermee kan aangegeven worden vanaf wanneer de BTW geldig is. Als er namelijk een verandering van het BTW percentage plaats vindt, dan kun je voor 1 BTW code 2 percentages hebben. Bijv. vanaf 01-01-1900  21% en vanaf 01-01-2016 22%. De datum van een boekingsdocument bepaalt dan welk BTW percentage wordt gekozen. Heeft de factuur of het document een datum in 2015 dan wordt 21% gekozen. Bij een datum in 2016 is dat in dit voorbeeld 22%. Als de BTW code gelijk is, dan moet ook de omschrijving gelijk zijn.
BTW Dit is de omschrijving van de BTW. Deze wordt zichtbaar als de BTW bij een factuur wordt gekozen.
Incl/Excl BTW Hier wordt aangegeven of de BTW in of exclusief moet worden berekend. Bij uitgaande facturen is dit meestal exclusief. Dus het bedrag dat gefactureerd wordt is 1000 euro. Dan wordt de BTW erbij opgeteld en is het totale factuurbedrag 1221 bij 21% BTW.
LET OP: Bij BTW berekening over de kantine moet het % aangepast worden naar 12,99 omdat dit een andere berekening is.
Factuur Door het aanvinken van dit veld wordt aangegeven dat het BTW percentage bij een uitgaande factuur gebruikt kan worden. Het BTW percentage van 11,5% kan alleen bij de bank/kas berekend worden.
Inkoopfactuur Door het aanvinken van dit veld wordt aangegeven dat het BTW percentage bij een inkoopfactuur gebruikt kan worden. Het BTW percentage van 11,5% kan alleen bij de bank/kas berekend worden.
Bank/kasafschrift Door het aanvinken van dit veld wordt aangegeven dat het BTW percentage bij een bank/kasafschrift gebruikt kan worden. Het BTW percentage van 11,5% kan alleen bij de bank/kas berekend worden.
Grootboekrekening Hier wordt de grootboekrekening gekoppeld waarop de BTW moet worden geboekt.

BTW Voorbeeld.

 

Omschrijving  Bedrag  Geboekt op  Grootboekrekening 
Factuurbedrag exclusief BTW  1000,00  Omzet sponsoring 8500
BTW 21%  over 1000 euro      
Berekening is 0,21 * 1000 210,00  BTW hoog af te dragen 2400
Totaal bedrag factuur  1210,00  Bedrag op de factuur  1300
       
       
Totaal bedrag op de factuur incl. BTW 1000,00  Bedrag op de factuur  1300
BTW 21% halen uit 1000 euro      
Berekening is 1000*(21/121) 173,55  BTW hoog af te dragen 2400
Factuurbedrag inclusief BTW 826,45  Omzet sponsoring 8500
       
BAR omzet bruto via de kas 1000,00  Kas 1000
Hier is de BTW altijd 11,5 % van 1000      
Berekening is 1000*(11,5/100) 115,00  BTW BAR  af te dragen 2410
Bar omzet netto 885,00  Omzet bar  8700
Let op hier is dus het BTW % 11,5/88,5 =12,99
Omdat dit afwijkt van de andere BTW berekeningen hierboven
     

Voor uitleg over de aangifte van de BTW [lnk 332]

Ref: 286 / 2020-08-10

13.8 - Aanmaanniveaus

Via het menupad: Boek > instellingen > aanmaanniveaus (onder de kop boekhouding) kunnen de aanmaanniveaus worden ingesteld.

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm. Als een aanmaanniveau al in gebruik is, kan deze beter niet verwijderd worden. Doe dit altijd in overleg met AllUnited.
Aanmaanniveau Dit is het aanmaanniveau. Een niet betaalde factuur doorloopt alle niveaus zolang deze niet is betaald. Aan elk aanmaanniveau kan een apart afdrukformulier gekoppeld worden, of er kan één afdrukformulier gemaakt worden waarbij met if statements het aanmaanniveau wordt afgevraagd.
Dagen

Dit zijn de dagen tot het volgende aanmaanniveau.
Dus als achter aanmaanniveau 1: 14 dagen staat, dan is dat het aantal dagen totdat de herinnering voor aanmaanniveau 2 eruit kan etc.

Het eerste aanmaanniveau wordt bepaald door de vervaldatum van de factuur.Als de vervaldatum is verstrekenn dan gaat de factuur mee met de eerste aanmaning/betalingsherinnering.
Deze vervaldatum is terug te vinden op het debiteurenscherm van de relatie. Daarna tellen de dagen die hier per aanmaanniveau worden ingevuld.

Wordt in een later stadium de vervaldatum verhoogd, bijvoorbeeld omdat een lid heeft aangegeven voor een bepaalde datum te zullen betalen, dan wordt het aanmaanproces opgeschort, totdat die nieuwe vervaldatum is bereikt.

Een concreet voorbeeld:
Een factuur vervalt op 31 maart (dat is dus de datum waarop de factuur betaald had moeten zijn). In april worden de aanmaningen gedaan en de factuur gaat mee met de aanmaningen.
Het lid reageert op de aanmaning en geeft aan eind mei de factuur te kunnen betalen. Die datum wordt dan bij de factuur als nieuwe vervaldatum ingegeven.
Tot eind mei worden er voor die factuur dan geen aanmaningen meer verstuurd.

Documenttype Indien er sprake is van het in rekening brengen van administratiekosten, dan wordt hier het documenttype ingevuld. Meestal zal dit een manueel document zijn.
Grootboekrekening Dit is de grootboekrekening waarop de administratiekosten worden geboekt.
Bedrag Hier wordt het bedrag van de administratiekosten ingevoerd of het percentage. Dan moet ook het veld percentage aangevinkt zijn.
Percentage Als sprake is van administratiekosten die een bepaald percentage zijn van de oorspronkelijke nota, dan wordt in het veld bedrag het percentage ingegeven en wordt dit veld aangevinkt.
Beperkte doc.typen Indien bijvoorbeeld de sponsorfacturen niet meegenomen moeten worden bij het aanmaanproces, dan kan hier het documenttype van de sponsorfactuur ingegeven worden. Het is dus alleen mogelijk om aparte documenttypen aan te geven.
Facturen toevoegen Dit veld is voor toekomstige uitbreiding. Wordt nu nog niet gebruikt
Afdrukformulier HIer kan het afdrukformulier gekozen worden, dat aan dit aanmaanniveau moet worden gekoppeld.
Omschrijving Dit is de omschrijving van de administratiekosten. Deze tekst komt ook in het document te staan.

Het instellen van administratiekosten zorgt ervoor dat er een extra boeking wordt gemaakt bij het lid van de extra kosten. Deze boeking komt op het debiteurenscherm van de relatie te staan. Worden er bij meerdere aanmaanniveaus administratiekosten in rekening gebracht dan zullen er dus ook meerdere boekingen bij het lid komen te staan.

 

Deze boeking wordt ook meegenomen bij de aanmaanbrieven.

 

Ref: 287 / 2020-08-10

13.9 - Boekperioden

Via het menupad: boekhouding > instellingen > boekperioden (onder de kop boekhouding) kunnen de boekperioden ingesteld worden. Zie het scherm hieronder. De boekperiode bepaalt de periode waarover gerapporteerd kan worden via de rapportage van de boekhouding. De boekdatum van een document bepaalt in welke boekperiode dit document valt.

In AllUnited is het mogelijk om in meerdere boekjaren tegelijk te werken. Dan zijn deze periodes niet geblokkeerd.

In dit scherm zijn 2 mogelijkheden.

  1. Onderhoud van de boekjaren, dus het toevoegen van nieuwe boekjaren en het blokkeren of deblokkeren van een boekjaar
    LET OP: ZORG ER ALTIJD VOOR DAT ER EEN BOEKJAAR IN DE TOEKOMST AANWEZIG IS, DIE GEBLOKKEERD IS. Dat voorkomt dat er per ongeluk boekingen in een niet gewenst jaar plaats vinden. Bijvoorbeeld 30-06-2051 ipv 30-06-2015. Daarnaast wordt dan ook het einde van de huidige periode goed weergegeven en niet als 31-12-9999.
  2. Het definitief afsluiten van een boekjaar. Dit gaat via de knop einde jaar. 

 

 

1. Onderhoud van de tabel.

In deze tabel kan een nieuw boekjaar toegevoegd worden.

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm. Een boekperiode liever niet verwijderen als deze al in gebruik is. Mochten de boekperioden niet goed ingesteld staan, neem dan contact op met AllUnited om dit te herzien.
Jaar Code voor het boekjaar.
Vanaf datum Hier wordt de dag ingevuld waarop het boekjaar begint.
Periode geblokkeerd Hiermee kan een boekjaar ge(de)blokkeerd worden voor boeken. Zorg er altijd voor dat er een boekjaar in de toekomst staat dat geblokkeerd is. Dit voorkomt dat er per ongeluk in de toekomst wordt geboekt terwijl dit niet de bedoeling is. Bovendien wordt dan in de rapportages ook de juiste einddatum gegeven.
Einde jaar geblokkeerd Dit vinkje wordt door het systeem gezet als het boekjaar definitief is afgesloten. In de rapportages wordt het oudste openstaande boekjaar getoond. Dus als het vorige boekjaar is afgesloten, dan wordt in de rapportages het huidige boekjaar getoond.

2. Het afsluiten van het boekjaar

Via de knop einde jaar in de menubalk bovenin kan het boekjaar definitief afgesloten worden. Het oudste boekjaar dat nog niet is afgesloten wordt hier getoond. Door op start te drukken wordt het boekjaar definitief afgesloten.

 

Gevolg hiervan is dat het resultaat van het boekjaar wordt geboekt op de grootboekrekening resultaat boekjaar in de verlies en winstrekening en tevens op de grootboekrekening resultaat boekjaar in de balans.

Het afsluiten van het boekjaar is definitief. De gebruiker kan dit niet meer ongedaan maken. Als het toch nodig is om een boekjaar opnieuw te openen kan via een helpdeskticket aan AllUnited gevraagd worden om het boekjaar te heropenen.

 

 

Ref: 279 / 2020-08-10

13.10 - Investeringstypen

Via het menupad: instellingen > invest/materiaalstypen (onder de kop boekhouding) via de knop wijzigen wordt onderstaand scherm getoond.

Investeringstypen worden aangemaakt om bijvoorbeeld een activarekening verder uit te splitsen. Bijvoorbeeld de rekening vaste activa. Hier kan dan per onderdeel vastgelegd worden welke posten allemaal op dat actief zijn gedaan. Over de volledige looptijd van een investering zijn dan alle kosten, afschrijvingen etc. zichtbaar. Als een grootboekrekening aan een investeringstype is gekoppeld dan kan op deze grootboekrekening alleen nog via een investeringsnummer geboekt worden. Zie: 10 - Investeringen

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Als dit veld wordt aangevinkt, dan wordt deze rij verwijderd na het opslaan van het scherm.
Invest.typecode Dit is de code die aan het investeringstype wordt meegegeven.
Investeringstype Omschrijving van het investeringstype
Grtbkreknummer Hier wordt aangegeven aan welke grootboekrekening de investering moet worden gekoppeld.

Met de knop bewaren, worden de wijzigingen opgeslagen.

 

Ref: 288 / 2020-08-10

13.11 - Incassobureau

Wegens te weinig belangstelling van de verenigingen wordt deze functie niet meer ondersteund.

Er kan nog wel contact opgenomen worden met dit bureau https://cibincasso.nl/ om een vordering te laten incasseren. 

Door het geringe gebruik heeft AllUnited geen afspraken meer met dit bureau.

Ref: 289 / 2020-08-10