Totaal oud
Afdrukdatum: 10-08-2020

Inhoud

1 - Inleiding

1.1 - Introductie

Belangrijke mededeling: Per augustus 2017 zijn we de handleiding aan het herindelen en completeren.

Beste AllUnited gebruiker.

Welkom bij de Complete AllUnited handleiding. In dit document worden alle acties, processen en inrichtingsmogelijkheden omschreven.

Soms voorzien van voorbeelden, voorbeeldfilmpjes of links naar andere handleidingen die gericht zijn op een beperkt deel van AllUnited of alleen gelden voor bepaalde sportclubs.  

[Dit geldt voor de nieuwe handleiding: De handleiding is ingedeeld zoals de menu volgorde in je AllUnited systeem. Onder elk hoofdstuk nemen we "veelgestelde vragen" op de zogenaamde FAQ.]

Deze overige handleiding staan in de inhoudsopgave bij overige handleidingen of kun je in je AllUnited dashboard vinden onder Hulp & Service -> Handleidingen

Admin & Manager modules & autorisaties. 

[Dit geldt voor de nieuwe handleiding: Het AllUnited systeem bestaat uit diverse pakketten waardoor bepaalde onderdelen wel of niet zichtbaar zijn. De manager modules worden voorzien van een [MANAGER] tekst. Wanneer er onderdelen in het menu missen, die wel onder jullie pakket vallen, dan kunnen deze of (1) niet geactiveerd zijn of (2) niet onder je autorisatie kunnen vallen. Neem dan even contact op via een helpdeskticket. 

Mis je onderdelen in de handleiding?

Stuur dan een ticket in en breng ons op de hoogte zodat we dit kunnen toevoegen of de indeling kunnen veranderen. 

Ref: 6 / 2020-08-10

1.2 - Inloggen voor gebruikers

Hoe kun je inloggen in de ledenmodule?

Is je e-mailadres nog niet bekend? Stuur deze dan eerst naar de ledenadministratie van je vereniging, zodat deze verwerkt kan worden in de administratie. Zodra dit gebeurd is, zal je hier bericht van krijgen en kan je verder met het hieronder beschreven proces.

De te gebruiken link voor de ledenmodule is https://pr01.allunited.nl/index.php?section=Clubnaam



Eerste keer inloggen of ben je je wachtwoord vergeten?
1. Vul bij gebruikersnaam je e-mailadres in (meestal kun je ook het AllUnited relatienummer of je bondsnummer gebruiken)
2. Laat wachtwoord leeg
3. Klik op de onderstreepte regel 'nieuw wachtwoord aanvragen' of op 'request new password'' 

4. Op het betreffende e-mailadres ontvang je vervolgens een mail met hierin een tijdelijk wachtwoord.
5. Vul dit toegestuurde tijdelijke wachtwoord in (dit gaat het snelst via kopiëren & plakken uit je mailprogramma).
6. Let op dat je gebruikersnaam ook is ingevuld
7. Klik vervolgens op de button 'Inloggen'.

8a. Daaropvolgend kom je in een nieuw scherm waarin je het ge-emailde tijdelijke wachtwoord moet invoeren.
8b. Als je dit gedaan hebt, kun je een zelf bedacht wachtwoord ingeven. Dit wachtwoord moet bestaan uit 6 tekens, waarvan minimaal 2 cijfers.
9. Klik hierna op de button 'Bewaren'. 
10. Je kunt nu inloggen.

Hoe in te loggen als gebruiker

Een vereniging krijgt van AllUnited de volgende gegevens om in te kunnen loggen: Clubnaam - Gebruikersnaam - Initieel wachtwoord
Met deze gegevens kan de gebruiker inloggen.

Waar kan ik inloggen als gebruiker?
Via onderstaande link komt men in het inlogscherm

www.allunited.nl/beheer

Onderstaand scherm wordt dan getoond:

screen_shot_2017_08_18_at_15.49.50_1.png
In dit scherm worden de Clubnaam, Gebruikersnaam en het (initiële) Wachtwoord ingevuld.
Het AllUnited-pakket is te benaderen via alle browsertypen. Toch adviseren wij voor de meest optimale ervaring in dit pakket te werken met Google Chrome of Firefox browsers.
Gebruik bij het navigeren binnen AllUnited nooit de ‘Terug-knop’ van de browser. Dit zorgt ervoor dat u uit het programma verwijderd wordt. Gebruik hiervoor de 'Terug-knop' in het systeem.

Logt u voor het eerst in?
Dan dient u uw wachtwoord zelf te veranderen. Als er sprake is van een initieel wachtwoord of indien de gebruiker het wachtwoord moet veranderen, wordt onderstaand scherm getoond.

De volgende velden worden hier ingevuld:

Veldnaam Omschrijving
Huidige wachtwoord Hier wordt het initiële of het huidige wachtwoord ingevuld. Er zijn 3 mogelijkheden waarom dit scherm wordt getoond:
  • AllUnited heeft een nieuw wachtwoord aangemaakt en hiermee wordt ingelogd
  • De maximale tijd waarin een wachtwoord gebruikt mag worden is verstreken
  • De knop "Nieuw wachtwoord aanvragen" is gebruikt en er wordt ingelogd met het wachtwoord dat via de mail is ontvangen
Nieuw eigen wachtwoord Hier wordt een nieuw wachtwoord ingevuld. Een wachtwoord moet bestaan uit minimaal 6 karakters waarvan minimaal 2 cijfers.
Herhaal eigen wachtwoord Hier wordt het wachtwoord wat bij Nieuw eigen wachtwoord is ingevuld, herhaald.

Als het inloggen is gelukt, komt u in het AllUnited Dashboard. Vanuit het menu links kan dan verder worden gewerkt in AllUnited.

Ref: 199 / 2020-08-10

1.2.1 - Nieuw wachtwoord aanvragen

Als je nog geen wachtwoord hebt, deze bent vergeten of als je gebruikersaccount is geblokkeerd, kunt je zelf een nieuw wachtwoord aanvragen. Bij het inlogscherm vult je hiervoor de club en gebruiker in en klikt je vervolgens op de link "Nieuw wachtwoord aanvragen". Als de club en gebruiker correct zijn ingevuld ontvang je een e-mail met daarin een nieuw initieel wachtwoord. Met dit initiële wachtwoord kun je vervolgens inloggen waarna je dit wachtwoord direct dient aan te passen naar een veilig wachtwoord.

N.B. Hebben jullie ook een website en log je daarin als lid en staat bij jou in je gebruikerskaart hetzelfde e-mailadres als in je relatiekaart? Dan zal het nieuwe wachtwoord ook gelden voor je inlog bij de website als lid. Zijn de e-mailadressen verschillend, dan zullen de wachtwoorden gescheiden blijven.

Nieuw wachtwoord aanvragen

Ref: 262 / 2020-08-10

1.3 - Uitleg help functie

au_acedemy_screeny_1.png

In bovenstaande instructiefilm laten we de werking van de backoffice zien. Onderstaand wordt alles ook beschreven.

Hulp en informatieknoppen

200_icoontjes_2_1.jpg

Op elk scherm in AllUnited staat in de rechterbovenhoek een aantal icoontjes.
Het kan misschien nodig zijn om naar rechts te scrollen om de icoontjes zichtbaar te maken.

 

ref.200.1_1.png De wereldbol wordt alléén getoond als ook de website van AllUnited wordt gebruikt. Met deze knop opent de website direct in een nieuw tabblad/venster.
           Let op: Wordt deze knop gebruikt dan wordt de website volledig opnieuw opgehaald.

ref.200.2_1.pngDe knop met het hoofdje toont de informatie van de ingelogde gebruiker.

ref.200.3_1.pngDe knop met het bladzijde geeft de laatste downloads.
 Mocht een download dus niet terug te vinden zijn, dan worden hier de laatste vijf downloads getoond. Door op de download te klikken kan deze nog een keer gedownload worden. Bijvoorbeeld het laatste incassobestand. Als de gebruiker uitlogt wordt dit geleegd.

ref.200.4_1.pngDe knop met de i  geeft de informatie over het systeem.
Onderstaand scherm wordt dan getoond. De volgende informatie wordt gegeven.

  1. Informatie: Hier kan men zien met welke browser is ingelogd en welke versie van de browser. Dit is belangrijke informatie als iets niet goed werkt bij een gebruiker en bij een andere gebruiker wel. Er kan dan op basis van dit scherm aangegeven worden met welke browser men in ingelogd. Ook wordt het IP adres getoond.
  2. Wijzigingen: geeft de wijzigingen die in die transactie zijn doorgevoerd. Op die manier is te zien welke mutaties bijvoorbeeld bij een relatie hebben plaatsgevonden.
  3. Transacties: geeft aan in welke transactie men zich bevindt. Dit kan handig zijn om goede autorisaties te bepalen voor gebruikers.

ref.200_1.pngDe knop met de is de knop om een "Nieuw venster/tabblad" te openen.

Met deze kan een extra tabblad geopend worden, zodat het mogelijk is om op twee tabbladen in de browser tegelijk te werken.

Dit kan handig zijn als bijvoorbeeld het bankafschrift is ingelezen. Dit scherm kan dan niet verlaten worden, zolang het bankafschrift niet is opgeslagen, terwijl het wel vaak nodig is om iets op te zoeken. Dan kan dus een extra tabblad geopend worden.

De handleiding kan worden geopend d.m.v. de oranje knop met daarop 'Klik voor hulp' aan de rechterzijde van het scherm. Er schuift dan een venster open met dat deel van de handleiding over het scherm wat momenteel geopend is. Met de zoekfunctie, index of overzicht kan naar andere artikelen worden gezocht/gebladerd.

Blijven er toch nog vragen over die via de online help functie niet beantwoord kunnen worden, dan kan een helpdeskticket aangemaakt worden. Zie: 4.13.5 - Helpdesk tickets

Ref: 200 / 2020-08-10

1.4 - Voor u begint

Belangrijke informatie voordat u begint

Bent u reeds gebruiker van AllUnited, maar start u nu met de nieuwe backoffice kijk dan bij de uitleg over de helpfunctie Zie: 1.3 - Uitleg help functie

Start u met AllUnited als een nieuwe vereniging, lees dan onderstaande informatie goed door.

Wat u niet zelf of alleen moet doen voor de ledenadministratie en de boekhouding

Een goed gekozen structuur voor de vereniging is bepalend voor het succesvol gebruik van AllUnited binnen de vereniging.  Bij de inrichting moet gekeken worden of deze voldoet aan een aantal criteria. Bijvoorbeeld: 

  • Kunnen de functionarissen binnen de vereniging er goed mee werken. 
  • Is het eenvoudig uit te leggen.
  • Is de structuur logisch.
  • Leidt het niet tot onnodige fouten.
  • Is het gemakkelijk overdraagbaar aan nieuwe functionarissen.

Deze eerste keuzes in de implementatie zijn erg belangrijk. Doe dit altijd samen met AllUnited. U hoeft hiervoor niet apart te betalen. Deze service zit in de licentiefee die u aan AllUnited betaalt.

Samen met Allunited wordt besproken hoe de inrichting van AllUnited het beste kan worden gedaan.

We vragen aan de vereniging:

  • Ledenadministratie in Excel inclusief uitleg van de verschillende coderingen
  • Contributieschema (wie betaalt welke contributie) en uitzonderingen (ereleden, familiekorting, studentenkorting, korting voor vrijwilligers etc.)
  • Lijst met grootboekrekeningen (vraag het voorbeeldschema op, zodat de vereniging zelf kan aangeven welke grootboekrekeningen in het systeem moeten komen en AllUnited dit in één keer kan opladen. Aanpassingen zijn daarna altijd nog mogelijk.
  • Begin balans

 

AllUnited zal in ieder geval de volgende zaken voor u uitvoeren:

De initiële conversie van de leden/relaties inclusief activiteiten, bondsnummers etc.

De initiële conversie en inrichting van de grootboekrekeningen

Het invoeren van de beginbalans

 

Elke eerste keer is nieuw

Daarom helpen we u bij de volgende zaken met een telefonische ondersteuning.

Controle en opstarten van de ledenadministratie na de conversie.

Opstarten van de financiële administratie 

  • De 1e facturatieronde
  • De 1e incassoronde
  • De 1e keer verwerken van de bankbestanden
  • De 1e aanmaanronde
  • De 1e interface met de bond

Samen met u controleren we de instellingen en lopen de eerste keer deze processen door. Dat voorkomt dat u door onbekendheid met het systeem tegen problemen aan loopt, die door ons heel gemakkelijk zijn op te lossen.

 

Uitbreiding na de initiële inrichting

Als AllUnited eenmaal goed werkt is er altijd behoefte om zaken aan te passen. AllUnited is altijd bereid om de vereniging daarbij te ondersteunen. Een melding aan de helpdesk kan uren frustratie voorkomen. 

De inrichting van AllUnited kan grote invloed hebben op de facturatie bijvoorbeeld de keuze voor relatietypes en de contributiestructuur.  Overleg dus altijd met AllUnited voordat u deze gegevens aanpast.


Belangrijke informatie voordat u begint met de website

Een website is tegenwoordig het belangrijkste communicatiekanaal van de vereniging naar haar leden.

Een goed gekozen structuur voor de website is daarom belangrijk om deze succesvol te laten zijn.  Bij de inrichting moet gekeken worden of deze voldoet aan een aantal criteria.

Deze eerste keuzes in de implementatie van de website zijn erg belangrijk. Doe dit altijd samen met AllUnited. U hoeft hiervoor niet apart te betalen. Deze service zit in de licentiefee die u aan AllUnited betaalt.

 

De eerste stap is het ontwerp van de website.

Mocht AllUnited uw ontwerp creëren dan hebben we hiervoor de volgende informatie nodig: logo, kenmerkende foto’s vereniging, opmaak van de menustructuur.

Wat u niet zelf of alleen moet doen voor de website

 

Wat doet Allunited voor u

Vereniging levert materiaal aan en AllUnited ontwerpt de website op basis van haar template  (indien Allunited een apart ontwerp/template moet maken, worden hiervoor extra kosten gerekend).

 

AllUnited vertaalt voor u het ontwerp en maakt de website op basis van de bestaande template waarbij we rekening houden met uw wensen wat betreft menustructuur, logo, kenmerkende foto’s

Technische realisatie website.

DNS aanpassing (verhuizen van de domeinnaam)

 

Telefonische ondersteuning bij:

Stap 1 Vullen van de menubalken
Stap 2 Aanmaken van de pagina’s
Stap 3 Toekennen van de gebruikers

 

Training op locatie

Training op locatie is mogelijk, maar hieraan zijn kosten verbonden.

Ref: 239 / 2020-08-10

1.5 - Nieuwe functionaliteit

Deze nieuwe omgeving bevat veel nieuwe functionaliteiten. Hieronder volgt een opsomming daarvan.

 

Navigatie Algemeen

Bij de navigatie door het systeem zijn een aantal zaken gewijzigd.

  1. Op de blauwe balken, die een nieuw blok met informatie aangeven, staat rechts een minteken. Door hierop de klikken sluit je dit blok. Door er opnieuw op te klikken opent het blok zich weer. Dit is met name handig bij de instellingen. Je kunt dan alles dichtklikken wat niet belangrijk is op dat moment, zodat het scrollen door de instellingen geminimaliseerd wordt.
  2. Bij een selectiescherm werden tot nu toe altijd maar 50 items getoond. Als de selectie nu meer dan 50 items kent, dan is het mogelijk met de knop volgende de volgende 50 items te bekijken.
  3. Bij het toevoegen van extra regels bij een tabel of een scherm kan nu eenvoudig de knop "Voeg toe" worden gebruikt.
  4. Bij veel transacties wordt nu eerst een overzichtscherm getoond. Zie bijvoorbeeld bij Website. Vanuit dat overzicht kan dan de selectie worden gemaakt.
  5. Er wordt duidelijker aangegeven of een transactie in de wijzigen of weergave modus zit.
  6. Op sommige schermen bijvoorbeeld bij het hoofdscherm van een relatie loopt de knop bewaren mee, zodat je niet helemaal naar beneden hoeft te scrollen om een wijziging te bewaren, die zich bovenaan in het scherm bevindt.
  7. Bestanden hoeven niet meer per mail te worden verstuurd, maar kunnen direct gedownload worden. Via het menupad (oud): instellingen > club (onder de kop algemeen) kan het vinkje bestanden per email weggehaald worden.
  8. Bij het toevoegen van een keuze uit een tabel wordt niet meer direct de eerste optie getoond, maar klik voor keuze. In een aantal gevallen leverde dit problemen op als je de eerste keuze van een tabel wilde selecteren, dan kon je dit niet bewaren zonder iets aan te vinken. Bijvoorbeeld het toevoegen van een activiteit aan de activiteiten historie.
Helpfunctie

 

De helpfunctie is sterk verbeterd. Rechtsbovenin staan 4 icoontjes. Door op het ? te drukken wordt help informatie omtrent die transactie gegeven waar de gebruiker zich bevindt. Voor verdere informatie over de helpfunctie. Zie: 1.3 - Uitleg help functie
Website Pagina's Website -> pagina's geeft eerst een overzicht van alle pagina's en welke artikelen gepubliceerd zijn, of in concept staan of gearchiveerd zijn. Er kan op paginatype geselecteerd worden, zodat bijvoorbeeld alleen de teampagina's zichtbaar worden. Vanuit dit overzicht kan doorgeklikt worden naar de pagina of naar de artikelen.
Website Artikelen Het is mogelijk een automatische link te maken van een bepaalde pagina naar een andere pagina. Bijv. het nieuws van Dames 1 kan dan direct opgenomen worden bij het algemene nieuws op de homepage
Website Artikelen Het is nu mogelijk een formulier uit een artikel te kopieëren naar een ander artikel.
Relaties Algemeen Alle tabbladen bij de relaties hebben nu een uniform eerste gedeelte gekregen. Dit was per tabblad verschillend, wat onduidelijk was.
Relaties Pasfoto Het is mogelijk om een pasfoto te verwijderen, zonder een nieuwe pasfoto op te laden. De pasfoto kan ook meegenomen worden bij het inschrijfformulier. Stuur een helpdeskticket hiervoor in, zodat  AllUnited dit kan regelen.
Relaties Inschrijfformulier Het is mogelijk om bij het aannemen van een relatie gelijk doorgestuurd te worden naar het activiteitenscherm van deze relatie. Dit dient ingesteld te worden bij het inschrijfformulier. Dit kan handig zijn als er na het aannemen nog activiteiten toegevoegd moeten worden bij de activiteiten historie.
Relaties Activiteitenscherm Er is een veld factuurinstructies toegevoegd voor uitzonderingen bij de facturatie. Bijvoorbeeld indien een lid langdurig is geblesseerd en bij de volgende factuur daar rekening mee gehouden moet worden. Of een lid wordt later in het jaar lid en de contributie moet aangepast worden. Bij de facturatie wordt deze opmerking dan getoond.
Activiteiten Teams Bij het opvragen van de lijst met teams wordt niet alleen de teamcode getoond, maar ook de teamnaam kort en lang.
Activiteiten Teams Om te voorkomen dat bij jeugdteams de bar en scheidsinfo op de website getoond wordt kan dit nu uitgezet worden
Activiteiten Teams Er kan nu voor gekozen worden om een team niet meer op de website te tonen. Dit kan aangevinkt worden.
Website Teams Via de instellingen in de tabel categorie kan ingesteld worden of bij mails naar een team zichtbaar is aan wie de mail nog meer is verstuurd. Zie: 5.8.4 - Categorieen (tabel)
Lessen/cursussen Lessen Er is veel gewijzigd bij de lessen. Er kan nu een formulier toegevoegd worden met extra vragen die voor die les/cursus/evenement uniek zijn. Het is mogelijk om introducées/gasten mee te geven bij een les.
Lessen/cursussen Lessen Er worden templates ontwikkeld voor diverse verenigingen. Bijvoorbeeld voor de atletiekvereniging om een meerkamp te organiseren. Voor tennisverenigingen om de laddercompetitie te organiseren.
Facturen Massa factureren stap 1

Het is nu mogelijk om de uitzonderingen die met een facturatiescript zijn geregels als tekst bij de facturatie te zetten. Zodat duidelijk is dat bepaalde zaken niet via de instellingen te regelen zijn.

Facturen Lijst niet geboekte facturen

Bij een relatie kan nu een facturatie instructie op het activiteitenscherm gezet worden. Bijvoorbeeld indien een lid langdurig is geblesseerd en bij de volgende factuur daar rekening mee gehouden moet worden. In de lijst niet geboekte facturen wordt deze opmerking getoond.

Facturen Massa verwijderen/boeken

Alleen verkoopfacturen kunnen nu nog via massa boeken geboekt worden en via massa verwijderen, verwijderd.

Boekhouding Incasso

Er kan nu per factuurtype aangegeven worden welke facturen geïncasseerd moeten worden en welke niet. Zo kunnen bijvoorbeeld de facturen voor de contributie wel worden geïncasseerd, maar de sponsorfacturen niet.

Boekhouding Bank/kasafschriften Hier wordt eerst een lijst getoond van alle bank- en kasrekeningen met hun saldi. Van daaruit kan een rekening worden geslecteerd.
Als er een upload wordt gedaan, dan wordt ook direct het saldo van de bankrekening na de upload zichtbaar, zodat dit direct kan worden gecontroleerd. Het is nu ook mogelijk om een bankafschrift te bewaren, zonder dat voor alle regels alles al is ingevuld. Daarom is de knop boeken toegevoegd aan het bankafschrift. Daarmee wordt het bankafschrift geboekt en zijn de boekingen zichtbaar in de boekhouding. Met de knop bewaren wordt het bankafschrift tussentijds gewaard, om later af te maken.
Boekhouding Grootboekrekeningen Er wordt eerst een overzicht getoond van alle grootboekrekeningen met hun saldi. Van daaruit kan worden doorgeklikt naar de grootboekrekening of naar de boekingen op die grootboekrekening, door op het bedrag te klikken.
Boekhouding Debiteuren Er wordt hier nu een lijst getoond van alle relaties met een openstaande post. Vanuit dit scherm kan doorgeklikt worden naar het debiteurenscherm van de relatie.
Boekhouding Crediteuren Dit is gelijk aan boekhouding debiteuren.
Diversen Communicatie Het is nu mogelijk om vanuit meerdere emailadressen een mail te versturen. Zie: 4.13.4 - E-mail versturen
Diversen Communicatie Bestanden hoeven niet meer per mail verstuurd te worden, maar kunnen direct gedownload worden. Instellingen aanpassen: menupad (oud): instellingen > club (onder de kop algemeen) zet daar het vinkje bestanden per email uit.
Diversen Email/SMS Het is nu mogelijk om op basis van een excelbestand een mail te versturen. In de eerste kolom moet dan het relatienummer staan. Op basis van dit bestand kan dan een mail verstuurd worden.  Zie: 4.12.3 - E-mail/SMS Zie: 4.12.3 - E-mail/SMS
Helpdesk Bijlagen De bijlagen bij een helpdeskticket kunnen vanuit het helpdeskticket benaderd worden.
Nieuwsbrief Algemeen Er is een extra veld gemaakt om de naam van de afzender van de nieuwsbrief toe te voegen.
Nieuwsbrief Algemeen In de header van de nieuwsbrief wordt het ook mogelijk een editor toe te passen.
Afdrukformulieren Algemeen  Er is een extra veld gemaakt om de naam van de afzender van een formulier toe te voegen.
Emails Bij diverse functies
Bij het opmaken van de emails kan ook een editor gebruikt worden. Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor verenigingen die AllUnited compleet hebben aangeschaft. Het is ook mogelijk om voor deze emails een template te laten maken, zodat ook het logo van de vereniging en eventuele andere opmaak standaard wordt meegenomen. Het maken van een template kost 80 euro.
Emails Bij diverse functies Het is nu mogelijk om vanuit meerdere emailadressen een mail te versturen. Zie: 4.13.4 - E-mail versturen
Emails Via E-mail/SMS Het is nu mogelijk om op basis van een excelbestand een mail te versturen. In de eerste kolom moet dan het relatienummer staan. Op basis van dit bestand kan dan een mail verstuurd worden.  Zie: 4.12.3 - E-mail/SMS Zie: 4.12.3 - E-mail/SMS
Emails Via diversen/communicatie Het is nu mogelijk een afdrukformulier per mail te versturen. Bijvoorbeeld een afdrukformulier met alle gegevens van een lid, zodat het lid kan nagaan of de gegevens nog kloppen. Ook kan een opzegbrief gemaakt worden en per mail verstuurd.
iDeal Inschrijfformulieren Het is nu mogelijk om vanuit een nieuwe inschrijving een relatie direct door te sturen naar iDeal, zodat het inschrijfgeld voor een lidmaatschap of voor een evenement direct via iDeal betaald wordt.
Beheer Gebruikersprofielen Het beheer van de gebruikersprofielen is verhuisd naar de instellingen (onder de kop algemeen). Ook zijn een aantal verbeteringen doorgevoerd.
Clubcasting Algemeen Het is nu voor de verenigingen mogelijk om de clubcasting zelf in te richten en te onderhouden. Ook meerdere clubcastings op meerdere schermen in het clubgebouw zijn nu mogelijk. Zie: 4.1.2.4 - Clubcasting

            

Ref: 240 / 2020-08-10

2 - Inrichting & Implementatie

In deze handleiding wordt ingegegaan op de informatie die nodig is om te kunnen starten met AllUnited. 

Wat is er nodig voor het starten van de ledenadministratie.

Wat is er nodig om een website te maken.

 

Ref: 18 / 2020-08-10

2.1 - Conversie

Stappenplan conversie ledenadministratie

AllUnited zal de conversie voor uw organisatie uitvoeren waarbij we uitgaan van het volgende stappenplan

Stap 1. Aanleveren gegevens door de organisatie/vereniging. De organisatie dient een volledig bestand aan te leveren. Zie hieronder.

Stap 2. AllUnited maakt een conversiescript. Dit is de vertaling van de gegevens van de organisatie naar het systeem van AllUnited.

Stap 3. Proefconversie

Met de aangeleverde data zal AllUnited een proefconversie uitvoeren. De servicedesk van AllUnited neemt contact op met de organisatie om de conversie telefonisch te bespreken. De organisatie dient dan een aantal controles uit te voeren. Ook kan een complete download worden gemaakt van de gegevens om deze verder te controleren. Als de organisatie de conversie heeft gecontroleerd en deze is juist, dan stuurt de organisatie een mail naar AllUnited met de goedkeuring voor de conversie.
Is de conversie niet goed gegaan, dan wordt verder gegaan met stap 4.

Stap 4. Definitieve conversie (optioneel)

Nadat alle opmerkingen verwerkt zijn, is het mogelijk om een definitieve conversie uit te voeren met een nieuw bestand op voorwaarde dat de bestandstructuur identiek is aan het aangeleverde bestand voor de proefconversie. Deze stap is natuurlijk niet nodig, als stap 3 goed is gekeurd.

Opmerkingen

In principe wordt de conversie gratis door AllUnited uitgevoerd. De conversie is een arbeidsintensief proces omdat het script speciaal voor de vereniging gemaakt moet worden. Indien er tijdens de conversie een nieuw bestand wordt aangeleverd, waarvan de datastructuur (kolomindeling) afwijkt van het eerste bestand, zullen wij genoodzaakt zijn om extra kosten in rekening te brengen. AllUnited zal voordat er met de conversie wordt gestart controleren en aangeven of er met het aangeleverde bestand een conversie uitgevoerd  kan worden.

De ledenadministratie moet eerst goedgekeurd worden voordat verder kan worden gegaan met de overige zaken.

 

Voor de conversie hebben we het volgende nodig:

  1. Lijst met relaties. Zie hieronder een aantal tips voor het aanleveren van een juiste lijst.
  2. Overizcht van de contributies
    Denk hierbij aan de juiste leeftijdsindeling
    Daarnaast eventuele afwijkingen van de contributie bijvoorbeeld ereleden, studenten, ooievaarspas, functionarissen, familiekorting etc.
  3. Lijst met grootboekrekeningen Klik hier om een voorbeeld van een rekeningschema te downloaden. Als het op deze manier aangeleverd wordt, dan kan het schema ingelezen worden in AllUnited.
  4. Saldi van kas/bank rekeningen. Graag aanleveren in excel en op de cent nauwkeurig in verband met aansluiting met banksaldi.
  5. Openingsbalans nadat deze goedgekeurd is. Dit kan dus ook in een later stadium.

Alle stappen zullen ondersteund worden door AllUnited middels telefonische afspraken.

 

1. Lijst met relaties

 

Aan te leveren bestand

Excel bestand met alle data (in uitzonderingsgevallen kan ook een ander formaat dan excel aangeleverd worden. Graag altijd even in overleg).
Het excel bestand moet als volgt zijn opgebouwd.

  • Eén regel per relatie.
  • Alle informatie moet opgesplitst zijn. Een kolom mag niet meerdere gegevens bevatten.
    Dus aparte velden voor voornaam, tussenvoegsel, achternaam, voorletters
    Straat en huisnummer etc.
  • Alle kolommen moeten voorzien zijn van een duidelijke kolomomschrijving 
  • Opmerkingen niet met een kleur aangeven, maar met een code. Maak eventueel een aparte kolom voor de uitzonderingen.
  • Geef apart uitleg over de kolommen die niet voor zich spreken.

Inhoud van het excelbestand. Denk daarbij aan de volgende velden.

  • Persoonlijke gegevens (naam, geboortedam, geslacht)
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummers
  • Email
  • Incasso gegevens en ibannummers
  • Bondgerelateerde gegevens
  • Soorten leden voor het bepalen van de juiste contributie
  • Overige te converteren data
  • Inclusief leden, oud leden. Alle relaties worden geconverteerd dus relaties die niet nodig zijn moeten vooraf verwijderd worden.

 

2. Overzicht van de contributies en uitzonderingen

Een overzicht van de contributies zou er als volgt uit kunnen zien. Omschrijf altijd zo duidelijk mogelijk de contributies en alle uitzonderingen. Dan zijn er ook geen problemen met de facturatie.

Code Omschrijving Geboortedatum vanaf Geboortedatum tot en met Tarief Opmerking
S Senior 01-01-1900 31-12-1998 140  
J Junior 01-01-1999 31-12-2002 90  
P Pupil 01-01-2003 ---- 75  
D Daglid 01-01-1900 ---- 110  
S Slapend/blessurelid 01-01-1900 ---- 30 Wordt niet doorgestuurd naar de bond
E Erelid 01-01-1900 ---- 0 Wordt wel aangemeld bij de bond
V Vrijwilliger 01-01-1900 ---- 0 Heeft geen activiteit voor de  sport en wordt niet doorgestuurd naar de bond

Uitzonderingen en aandachtspunten

Bespreek altijd alle uitzonderingen met AllUnited in veel gevallen kunnen we de uitzonderingen ook automatiseren als het om grote aantallen gaat.
Het systeem kent voorzieningen voor eenmalige of bijzondere uitzonderingen. Bespreek deze ook, zodat we naar de beste oplossingen kunnen toewerken.

Familiekorting. Diverse opties:

  • Er geldt een maximaal bedrag per familie van 500 euro.
  • Vanaf elk 3e lid geldt een korting van 20 euro per lid
  • etc.

Alle spelers van de 1e teams betalen een shirtbijdrage. etc.

Bardienst. Is er afkoop van bardienst mogelijk.

Code
Ref: 19 / 2020-08-10

2.2 - Website opstarten

Er zijn twee mogelijkheden om met de website van AllUnited te starten.

  1. Een vereniging start compleet nieuw met AllUnited. Zie: 2.2.2 - Nieuwe website
    De vereniging levert alle benodigde gegevens aan.
  2. Een vereniging stapt over van een gewone website naar een adaptieve website Zie: 2.2.1 - Over naar adaptief
    De content van de gewone website wordt overgenomen naar de nieuwe website. Er is aanvullende informatie nodig.

 

Ref: 357 / 2020-08-10

2.2.1 - Over naar adaptief

Deze informatie is bedoeld voor verenigingen met een website van AllUnited die over stappen naar een adaptieve website.

Als de vereniging al een website van AllUnited heeft, maar wil overstappen naar adaptief dan kan het beste een helpdeskticket aangemaakt worden.

  • Is er behoefte aan informatie dan geven we deze informatie via het beantwoorden van het helpdeskticket.
  • Is de beslissing genomen voor een adaptieve website, dan kan onderstaande informatie naar ons gestuurd worden via een helpdeskticket.

Benodigdheden

Om te beginnen heeft AllUnited een aantal benodigdheden nodig. Lees door wat van toepassing is voor de vereniging en stuur daarna de volgende vragen terug, beantwoord met de juiste informatie:


  • Is het logo naar ons gestuurd?
  • Zijn er foto's naar ons gestuurd voor de header?
  • Vul de volgende gegevens in:
    • Telefoonnummer:
    • E-mailadres:
    • Bezoekadres:
      • Straat + Huisnummer:
      • Postcode:
      • Plaats:
  • Wat zijn de specificaties van de huisstijl zoals de kleurcodes?
  • Wat zijn de wensen voor sponsors op de website?
  • Als het domein verhuisd moet worden is er dan al een verhuistoken aangevraagd?
  • Zijn er nog opmerkingen of vragen?

Pas als al deze benodigdheden zijn toegestuurd kan het ontwerp gemaakt worden. Er kan wel direct een test omgeving aangemaakt worden, zodat de vereniging aan de slag kan.

Klaar zetten adaptieve website

Voordat de adaptieve website live gaat zetten we alles klaar binnen de huidige omgeving. Voor de huidige website veranderd er niets en de adaptieve website is alleen zichtbaar via een bepaalde url. Op deze manier kan de vereniging rustig te nieuwe website testen en de content klaarzetten. Op dit moment delen beide websites dezelfde content. Als een artikel wordt gewijzigd voor de adaptieve website, is deze wijzigingen dus ook direct zichtbaar op de huidige website.

Content

Er komt dus een periode dat beide websites dezelfde artikelen tonen. Bij artikelen met alleen tekst is dit geen probleem. Bij artikelen met tabellen, afbeeldingen of andere elementen kan dit problemen geven. Deze artikelen bevatten HTML waar een bepaalde stijl aan wordt gegeven en dit kan er anders uit komen te zien in de adaptieve website. Daarnaast zijn tabellen vaak te breed voor een goede weergave op smartphones.

Om alle pagina's van de website mooi te houden moet de vereniging elk artikel bekijken in de adaptieve website en indien nodig aanpassen voor de drie verschillende weergaven van de nieuwe website. Dit kan zowel voor als na de live gang van de nieuwe website, maar ervoor is uiteraard makkelijker en mooier voor de bezoekers van de website.

Bij vragen of problemen kunnen wij advies geven over de beste oplossing, maar het vullen, aanpassen en beheren van de content blijft de taak van de vereniging.

Foto's

Alle foto's die voor de huidige website zijn geüpload hebben bepaalde afmetingen gekregen. Deze afmetingen zullen hoogst waarschijnlijk anders worden voor de adaptieve website. Deze instellingen kunnen pas gewijzigd worden wanneer de adaptieve website live gaat, omdat de huidige website goed moet blijven werken.

Vanaf de live gang worden foto's goed geüpload voor de nieuwe website. Dit betekent dat alle foto's die daarvoor zijn geupload niet de juiste afmetingen hebben en dus minder mooi getoond zullen worden. Foto's waarvan de vereniging het origineel nog heeft kunnen opnieuw geüpload worden. Bij de andere foto's moet de vereniging beslissen of deze blijven staan of dat ze verwijderd worden.

Wij kunnen deze "oude" foto's niet voor de vereniging overzetten naar het nieuwe formaat.

 

Ref: 336 / 2020-08-10

2.2.2 - Nieuwe website

Benodigdheden voor een adaptieve website

Logo

Lever het logo in een zo hoog mogelijke resolutie aan, het liefst een (vector) bestand in '.eps' formaat als dit mogelijk is. Als het logo in .png formaat in hoge resolutie beschikbaar is, is dit een goede tweede keuze, het liefst met een transparante achtergrond. De laatste keus voor het logo zijn bestanden in het .jpeg/.jpg/.gif formaat. Nog geen logo? Laat dat dan ook even aan ons weten.

Header

Voor het ontwerpen van de header zijn er 2 mogelijkheden.

  1. De vereniging levert zelf een foto aan. Deze dient minimaal 1400 pixels breed te zijn. Onze voorkeur gaat uit naar een foto die van een afstand is genomen. Indien de foto groter is, wordt er een strook van 1400 x 280 pixels uitgesneden die de header zal gaan vullen. Alles buiten deze strook komt te vervallen.

  2. Wij ontwerpen éénmalig een header naar wens van de vereniging. Dit gaat op basis van afkoopbare stockfoto's. Het ontwerpen van één header kost € 50,-

Foto's

Voor een mooi ontwerp zijn goede foto's nodig. Lever hoge kwaliteit foto's aan die eventueel in de header (bovenkant) gebruikt kunnen worden. Wij accepteren alleen maar foto's waar de vereniging rechten op heeft. Foto's van Google kunnen niet zomaar gebruikt worden. Gekochte stockfoto's mogen uiteraard wel. Voor een snelle voortgang van het design is het belangrijk om hoge resolutie foto's aan te leveren. Wij adviseren om foto's op te sturen van bijvoorbeeld het clubhuis of de sportvelden, een herkenbaar punt voor de leden. Houd er rekening mee dat de foto's minimaal 1400px breed moeten zijn, en ook breed gebruikt kunnen worden — Lange foto's werken dus niet goed.

Kleuren & Huisstijl

Heeft de vereniging een huisstijl, lever dan een zo compleet mogelijk document met alle elementen van de huisstijl. Worden kleuren gebruikt en zijn de kleurcodes hiervan bekend, lever deze dan ook aan in het RGB formaat en/of CMYK formaat. Zijn er niet specifiek kleuren, maar zitten er wel kleuren in het logo die gebruikt kunnen worden? Geef dan aan welke kleur het belangrijkst is.

Menu

Binnen het adaptief ontwerp wordt een menustructuur geboden die voor de meeste verenigingen goed zal werken. Bij het klaarzetten van de website wordt het onderstaande hoofdmenu en 'Over de club' menu aangemaakt. Achteraf kan de vereniging altijd zelf nog pagina's aanmaken, aanpassen en verwijderen.

Hoofdmenu

De volgende pagina's worden weergegeven in het hoofdmenu:

  • Teams
  • Nieuws
  • Wedstrijden & uitslagen
  • Bestuur & commissies
  • Agenda
  • Bardiensten

'Over de club' menu

De volgende pagina's worden niet weergegeven in het hoofdmenu, maar zijn toegankelijk via een blok 'Over de club' op de homepagina en een knop in de footer.

  • Lidmaatschap -- Inschrijfformulier -- Contributie
  • Geschiedenis

Optioneel

De volgende pagina's zijn niet voor elke vereniging relevant. De vereniging moet zelf aangeven of deze pagina's aangemaakt moeten worden.

  • Clublied
  • Ereleden
  • Huisstijl
  • Accommodatie

Beschermde pagina's

Pagina's die persoonlijke gegevens tonen zijn alleen toegankelijk voor ingelogde leden.

Sponsors

Binnen het adaptief ontwerp worden er een aantal manieren geboden om sponsors uit te lichten. AllUnited biedt 3 manieren om sponsorlogo's en banners te tonen.

Sponsorlogo's (140x70)
  • Aanpasbaar in de AllUnited backoffice
  • Worden standaard getoond in de footer -- Werkt op desktop, tablet en mobiel
  • De logo's kunnen in de gefixeerde sponsorbalk worden geplaatst -- Werkt op desktop en tablet -- op desktop worden er 6 sponsorlogo's getoond -- op tablet worden er 4 sponsorlogo's getoond
Jiba hoge banner — 120x600
  • Gaat niet via AllUnited en is traag
  • kan getoond worden links en/of recht van de inhoud -- Werkt niet op tablet en mobiel
Sponsorvisie brede banner — 620x86
  • Gaat niet via AllUnited
  • Kan worden getoond in de gefixeerde sponsorbalk
  • Automatische carousel leidt de gebruiker af
  • Werkt op desktop en tablet
Sponsorvisie hoge banner — 120x400
  • Gaat niet via AllUnited
  • kan getoond worden links en/of recht van de inhoud -- Werkt niet op tablet en mobiel
Sponsorvisie vierkante banner — 144x162
  • Gaat niet via AllUnited
  • Kan worden getoond links en/of recht van de inhoud

Contactinformatie onderaan de website

AllUnited biedt onderaan de pagina binnen het adaptief ontwerp een overzicht van contactinformatie van de vereniging. De volgende gegevens hebben wij hiervoor nodig:

  • Telefoonnummer (optioneel)
  • E-mailadres (optioneel)
  • Bezoekadres (optioneel) -- Straat + Huisnummer -- Postcode -- Plaats

Social media iconen

Onder de contactinformatie tonen we de social media iconen die de vereniging gebruikt. Geef voor de volgende platformen de url naar het profiel van de vereniging. We tonen alleen de platformen die de vereniging gebruikt.

  • Facebook
  • Twitter
  • Linkedin
  • Google Plus
  • Youtube
  • Flickr

Domein verhuizen

AllUnited kan het beheer van het domein voor de website overnemen. Hiervoor is een verhuistoken benodigd die de vereniging bij de huidige hosting moet opvragen. Dit is nodig voor het live zetten van de website. De bouw van de website kan wel gestart worden zonder verhuistoken.

De oude/huidige website behouden

Wanneer wij de nieuwe website overzetten is de oude website niet langer zichtbaar via dit domein. Als de vereniging deze website wilt behouden, om bijvoorbeeld content achteraf over te zetten, zal dit in overleg met de huidige hosting moeten. Het is mogelijk om de website onder een ander domein zichtbaar te houden, maar de huidige hosting moet de website wel blijven hosten. AllUnited kan dit niet overnemen.

Onderdelen van het adaptief ontwerp

Binnen het adaptief ontwerp van AllUnited zijn er een aantal kenmerkende stijlelementen die aangepast kunnen worden. AllUnited werkt deze stijlelementen zelf uit gebaseerd op de bovenstaande benodigdheden.

Als de vereniging zelf deze stijlelementen wilt aanleveren moet een vereniging dit eerst aanvragen, AllUnited levert dan alle benodigdheden om dit te doen. Een vereniging moet zich dan wel aan de specificaties houden.

Wat levert AllUnited af?

Om "adaptieve" websites ook voor verenigingen betaalbaar te houden, hebben wij de volgende punten opgesteld. Indien de vereniging problemen ondervindt met het aanleveren van benodigdheden, het structureren van de website of andere zaken, kan de vereniging altijd contact opnemen met AllUnited.

  1. Template met logo en headerfoto, inclusief huisstijlkleuren, footer inclusief contactgegevens en socialmedia koppelingen.

  2. Dynamische sponsorbalk. Zonder sponsorlogo's. Deze dient de vereniging zelf in te voeren.

    Tip: pas de formaten van de logo's aan in Photoshop naar 140 x 70 pixels (of 2 staat op 1).

    Indien dit problemen oplevert kan AllUnited een 5-tal sponsorlogo's voor de vereniging voor doen en in de sponsorbalk plaatsen.

  3. Menustructuur: AllUnited levert een basis menustructuur. Deze kan door de vereniging zelf naar wens worden aangepast.

  4. Homepage items: Voor extra homepage items kan de vereniging de wensen doorgeven aan AllUnited. Dit kan alleen via "Helpdesktickets".

  5. Content: AllUnited zet geen content over. De content is en blijft altijd eigendom van de vereniging. Het overgaan naar een nieuwe website biedt de uitgelezen kans om de content op te schonen.

Overige wensen en opmerkingen

Alle wensen die niet direct te maken hebben met het ontwerp van de website (layout, header, huisstijl, sponsorbalk en logo) kunnen alleen geuit worden via helpdesktickets. Tickets komen gelijk uit bij de verantwoordelijke persoon. Dit bevordert de afhandeling.

Ref: 367 / 2020-08-10

2.2.3 - Mobiele website

Er zijn een aantal verenigingen die een aparte mobiele website hebben.Deze mobiele website bevat een subset van de informatie van de website en wordt op een andere manier getoond, zodat deze goed is te lezen op een smartphone of tablet.

Met de introductie van een adaptieve website is een aparte mobiele website niet meer nodig. De adaptieve website past zich namelijk aan, aan het scherm waarop de website wordt getoond.

Een voorbeeld wordt getoond via https://demo.allunited.nl/?page=Mobile

Mochten er vragen zijn over een mobiele website, maak dan een helpdeskticket aan.


Meer informatie via deze link.

Ref: 339 / 2020-08-10

2.2.4 - Clubcasting

Clubcasting is het tonen van clubinformatie op een eigen beeldscherm in het clubhuis. Hiervoor moet het
beeldscherm een verbinding met internet hebben waarmee speciale gegevens vanuit AllUnited opgehaald
kunnen worden voor de Clubcasting.

Voor het tonen van de clubcasting moeten een aantal dingen ingericht worden:

1. Instellen van de browser

2. Instellen van de clubcasting Zie: 5.2.11 - Clubcasting

3. Aanmaken van pagina's die voor de clubcasting worden gebruikt, zoals de sponsorlogo's. Zie: 4.1.1 - Pagina's

Clubcasting als startpagina op de browser instellen
Via de instellingen voor de clubcasting, navigeer dan naar de volgende link:
demo.allunited.nl/index.php?cc1=Clubcasting

Via de instellingen van de clubcasting kunnen jullie onderaan bij "Link voor scherm" gebruiken.
Open de browser en zet in de URL het internetadres van de organisatie.
Dus bijvoorbeeld voor de demo omgeving van AllUnited is dat
demo.allunited.nl/index.php?cc1=Clubcasting

of in de meeste situaties
https://www.clubnaam.nl/index.php?cc1=Clubcasting waarbij clubnaam wordt vervangen door de eigen naam van de organisatie.
 
Stel daarna bij de instellingen deze URL als startpagina in.
 
Clubcasting volledig scherm laten vullen
Druk de F11 toets en het hele scherm zal gevuld worden met het clubcasting scherm. 

 

Ref: 245 / 2020-08-10

2.3 - Koppeling website pagina's

Indien de organisatie een eigen website heeft kan er een koppeling gemaakt worden met de volgende modules:

  • Inschrijfformulier
  • Teampagina
  • Wedstrijdschema

Inschrijfformulier tonen op je eigen website of webpagina

Er kan een koppeling naar de database gelegd worden om het inschrijfformulier weer te geven. De koppeling ziet er als volgt uit:

<a class="menu" href="https://pr01.allunited.nl//club.php?section=[CLUB]&amp;tmode=application1">Inschrijfformulier</a>

[CLUB] – Clubnaam binnen AllUnited

Het is ook mogelijk om een link te maken naar het inschrijfformulier:

https://pr01.allunited.nl//club.php?section=[CLUB]&tmode=application1

Bij [CLUB] dient de eigen clubnaam ingevuld te worden.

Teampagina tonen op je eigen website of webpagina

Er kan een koppeling naar de database gelegd worden om een openbare teampagina weer te geven. De koppeling ziet er als volgt uit:

<a href="https://pr01.allunited.nl//club.php?section=[CLUB]&amp;tmode=team1&amp;activitycode=HC&amp;activitycatcode=SL&amp;teamcode=[TEAMCODE]">Teampagina</a>

[CLUB] – Clubnaam binnen AllUnited, ‘HCCATWYCK’

[TEAMCODE] – Teamcode uit IS4C, bijvoorbeeld ‘H01’

Wedstrijdschema tonen op je eigen website of webpagina

Er kan een koppeling naar de database gelegd worden om een openbare wedstrijdschema weer te geven. De koppeling ziet er als volgt uit:

<a class="menu" href="https://pr01.allunited.nl//club.php?section=[CLUB]&amp;tmode=schedule1&amp;activity=2">Wedstrijdschema</a>

[CLUB] – Clubnaam binnen AllUnited, ‘HCCATWYCK’

Ref: 46 / 2020-08-10

2.4 - Koppeling ledenmodule

De Ledenmodule binnen AllUnited maakt het mogelijk dat leden zelf kunnen inloggen en speciale transacties voor leden kunnen bekijken en uitvoeren. Dit zijn transacties die handig zijn voor een lid maar die niet voor de hele wereld toegankelijk mogen zijn. Als een vereniging de website van AllUnited gebruikt, dan is de ledenmodule van AllUnited standaard gekoppeld. Verenigingen met een eigen website kunnen zelf een koppeling maken naar AllUnited.

 

Via het menupad: Systeembeheer  > alle instellingen  > Menu voor ingelogde relaties (onder de kop algemeen) kan ingesteld worden welke gegevens toegankelijk gemaakt moeten worden voor de eigen website.

Dit is bijvoorbeeld de mogelijkheid van een lid om wijzigingen door te geven of het lidmaatschap op te zeggen.

Meerdere opties zijn mogelijk en dit is ook afhankelijk van de modules die zijn gecontracteerd.

 

 

 

 

In bovenstaand voorbeeld kan een lid zijn gegevens bijwerken en krijgt inzicht in de evenementen.

 

Via het menupad: Systeembeheer  > alle instellingen  > Club  > Kopje Ledenmodule wordt ingesteld hoe een lid inlogt en welke gegevens deze te zien krijgt om de persoonlijke gegevens bij te werken.

Bijvoorbeeld wel of geen pasfoto. Zie het scherm hieronder.

 

 

Op de eigen website kan dan een koppeling gemaakt worden naar de ledenmodule via onderstaande link.

 

Inloggen: Via het menupad: https://www.allunited.nl/beheer/index.php?section=DEMO

 

Dit is de inlog voor het DEMO systeem van AllUnited. Voor de vereniging moet DEMO vervangen worden door de clubnaam die voor AllUnited wordt gehanteerd.

Met deze link kan elk lid inloggen via onderstaand scherm.

 

 

Het lid logt in met zijn relatienummer of emailadres (afhankelijk van de instellingen hierboven)

 

Opties voor de eigen website.

Indien een vereniging gebruik wil maken van een eigen stylesheet, zodat de ledenmodule geïntegreerd is binnen de eigen website dan kan dat als volgt geregeld worden.  Dit is geen onderdeel van de serviceverlening van AllUnited en zal door de eigen webmaster uitgevoerd moeten worden:

"Het stylen van de ledenmodule kan gedaan worden  door op de site waar de ledenmodule gebruikt gaat worden een stylesheet te zetten. Deze  wordt meegegeven als als GET of POST waarde  “alt-style” wanneer gelinkt wordt naar de ledenmodule, of wanneer deze geembed wordt.  Deze stylesheet moet op het domein van de website waar op de ledenmodule gebruikt wordt gehost worden, en deze moet via HTTPS geladen worden dus die site moet een SSL certificaat hebben omdat de ledenmodule zelf ook gebruikt maakt van SSL.

Deze stylesheet wordt dan geladen na de standaard stylesheet van de ledenmodule. Op deze manier kan de gebruikte CSS op de ledenmodule overschreven worden met een eigen styling.


Ref: 47 / 2020-08-10

3 - Processen

3.1 - Overige inschrijfformulieren (P)

Gebruik van inschrijfformulieren anders dan voor nieuwe leden

Inschrijfformulieren kunnen in AllUnited gebruikt worden voor meer dan alleen het inschrijven van nieuwe leden.

Deze functionaliteit is volledig geïntegreerd met de website van AllUnited en is daarom alleen beschikbaar voor verenigingen die ook de website van AllUnited gebruiken.

Er kunnen inschrijfformulieren gemaakt worden voor

  1. Relaties bijvoorbeeld het inschrijven op een nieuwsbrief voor niet leden.
  2. Activiteiten bijvoorbeeld het inschrijven op de tennis competitie
  3. Lessen/cursussen evenementen. Dit kunnen wedstrijden, tennislessen, cursussen, workshops etc zijn
  4. Functies. Bijvoorbeeld het inschrijven van vrijwilligers als scheidsrechter, coach. Meestal betreft dit dan de ouders van kinderen die sporten
  5. Contracten. Hiermee kunnen sponsoren zich inschrijven voor een sponsorpakket.

 

Allereerst wordt er een inschrijfform.template gemaakt.  Zie Zie: 5.5.1 - Inschrijfform.templates (I) voor het aanmaken van een nieuwe template

Het invullen van de velden staat beschreven in Zie: 5.5.1 - Inschrijfform.templates (I)

In deze template kan gebruik worden gemaakt van formuliervelden om eigen vragen te stellen.  Zie Zie: 5.5.2 - Formuliervelden

Vervolgens kan de template aan het menu van de website gekoppeld worden. Zie Zie: 5.5.1 - Inschrijfform.templates (I)

Ref: 308 / 2020-08-10

3.2 - Aanmaken nieuw seizoen (P)

Stap 1: Nieuw seizoen aanmaken

Voor elk seizoen moet het nieuwe seizoen worden aangemaakt. Dit gaat via het Menupad:  Activiteiten & Teams > instellingen   Zie: 5.8.3 - Seizoenen (tabel)

Voor elke vereniging kan een seizoen anders zijn, Dit kan een jaar zijn, een maand een kwartaal, maar  ook een periode van juli tot en met juni. De meeste verenigingen maken gebruik van meerdere seizoenen.

Bijvoorbeeld het seizoen voor het inschrijfgeld omdat dit een doorlopend seizoen is, naast het seizoen voor de sport/activiteit.

Tip: Maak het nieuwe seizoen op tijd aan, dit voorkomt dat nieuwe inschrijvingen voor het nieuwe seizoen nog in het oude seizoen binnenkomen, omdat het nieuwe seizoen nog niet kan worden gekozen.

Stap 2: Activiteiten kopiëren van het oude naar het nieuwe seizoen.

Er zijn meerdere mogelijkheden om activiteiten te kopiëren. Dit hangt af van het feit of er gebruik gemaakt wordt van teams en of teams in hun geheel doorgaan naar een ander team in het volgende seizoen.

  1. Via het menupad: Activiteiten  & Teams> activiteiten aanmaken Zie: 4.3.10 - Activiteiten aanmaken
    Daarmee worden alle activiteiten van het vorige seizoen naar het nieuwe seizoen gekopieerd.
  2. Via het menupad: Activiteiten & Teams> Teams kopiëren Zie: 4.3.9 - Teamleden kopieren
    Daarmee is het mogelijk om een team van het ene seizeon te kopiëren naar een ander team in het nieuwe seizoen. Bijvoorbeeld een F team kopiëren naar een E team.
  3. Een combinatie van bovenstaande twee.
    Eerst worden dan de teams gekopieerd naar het nieuwe jaar via het menupad: Activiteiten & Teams > teamleden kopiëren Zie: 4.3.9 - Teamleden kopieren. Dit geldt voor teams die in hun geheel overgaan van het ene team naar het andere team bijv. F1 gaat naar E3. Als de benodigde teams zijn gekopieerd, kan voor de andere leden via menupad: Activiteiten & Teams > activiteiten aanmaken Zie: 4.3.10 - Activiteiten aanmaken de activiteit voor het nieuwe seizoen worden aangemaakt.

Let op: indien een combinatie van bovenstaande 2 wordt gekozen, dan moet gekeken worden of de instellingen daarvoor juist staan ingesteld.

Via het menupad: instellingen > activiteiten (kop activiteiten) moet gecontroleerd worden of het veld

Eén regel
per seizoen

staat aangevinkt. Anders kunnen er meerdere activiteiten aangemaakt worden.

Ref: 152 / 2020-08-10

3.3 - Innen van contributies (P)

Bij facturatie zijn een aantal mogelijkheden die hieronder besproken worden.

1. Massa facturatie en incasso

Het stappenplan voor de massafacturatie en de incasso daarvan is als volgt:

Stap 1: Nieuw seizoen aanmaken

Voor elk seizoen moet het nieuwe seizoen worden aangemaakt. Dit gaat via het Menupad: Activiteiten & Teams > Instellingen > Seizoenen (onder de kop activiteiten)  Zie: 5.8.3 - Seizoenen (tabel)

Voor elke vereniging kan een seizoen anders zijn, Dit kan een jaar zijn, een maand een kwartaal, maar  ook een periode van juli tot en met juni. De meeste verenigingen maken gebruik van meerdere seizoenen.

Bijvoorbeeld het seizoen voor het inschrijfgeld omdat dit een doorlopend seizoen is, naast het seizoen voor de sport/activiteit.

Tip: Maak het nieuwe seizoen op tijd aan, dit voorkomt dat nieuwe inschrijvingen voor het nieuwe seizoen nog in het oude seizoen binnenkomen, omdat het nieuwe seizoen nog niet kan worden gekozen.

 

Stap 2: Contributies kopiëren

Kopieer de contributies van het vorige seizoen naar het nieuwe seizoen via het Menupad: Activiteiten & Teams > instellingen > contributies (onder de kop activiteiten) in de menubalk staat een knop contributies kopiëren Zie: 5.8.5 - Contributies (tabel)

Zorg ervoor dat alle activiteiten gekopieerd worden. De kopieerfunctie moet herhaald worden totdat alle activiteiten zijn gekopieerd. Het geeft niet als een activiteit tweemaal wordt gekozen. De melding

"Voor 'activiteit XXX' geen nieuw seizoen gevonden. Via instellingen eerst nieuw seizoen aan maken."

komt dan in beeld. Als het nieuwe seizoen al is aangemaakt, dan kan deze melding genegeerd worden.

LET OP: Als er in de omschrijving van de contributie een jaartal of seizoen wordt gebruikt, dan moet deze aangepast worden nadat de contributies zijn gekopieerd.

Indien nodig kunnen de bedragen van de contributies aangepast worden.

 

Stap 3: Massa facturatie en facturatie van een individueel lid (bijvoorbeeld indien later lid geworden)

De massa facturatie of de facturatie van een individueel nieuw lid gaat op dezelfde wijze. Hieronder volgen de stappen van de facturatie.

  1. Facturen aanmaken Zie: 4.9.7 - Massa facturatie (stap 1)
  2. Lijst niet geboekte facturen Zie: 4.9.8 - Lijst niet geboekte facturen
  3. Massa boeken Zie: 4.9.9 - Massa boeken (stap 2)
  4. Facturen afdrukken Zie: 4.9.10 - Facturen versturen 

Optie; Massa verwijderen, indien blijkt dan alle of veel facturen foutief zijn. Zie: 4.9.11 - Facturen verwijderen

TIP: Maak bij stap 1 altijd eerst de facturen aan voor het oude seizoen. Dus zet de "Begindatum seizoen vóór of op"  op de laatste dag van het vorige seizoen. Zoals in het voorbeeld hieronder. Dan worden eerst de facturen voor het vorige seizoen aangemaakt en kunnen deze eventueel nog gecorrigeerd worden. Vaak betreft het hier nieuwe leden, die geen activiteit voor het oude seizoen hadden moeten krijgen of correcties op het oude seizoen.
Voordeel is dat ze niet per ongeluk tussen de facturen voor het nieuwe seizoen komen
. Nadeel is dat altijd alle facturen voor het inschrijfgeld worden aangemaakt, omdat voor deze activiteit de datum van het vorige seizoen ook geldig is. Als optie kan het inschrijfgeld uitgevinkt worden.

 

 

Stap 4: Incasso van de gefactureerde contributie

De incasso van de gefactureerde contributie staat hier Zie: 4.10.9 - Autoincasso/betalingen

 

2. Handmatige facturen en creditnota's

Indien het niet mogelijk is om facturen via activiteiten, contracten of lessen etc. te factureren, dan kan een handmatige factuur aangemaakt worden. Zie: 4.9.3 - Factuur (debiteur) nieuwe maken.

LET OP:
Voor leden die later in het jaar lid worden, wordt gewoon met massa factureren stap 1 een factuur aangemaakt. Deze factuur kan zonodig in de lijst niet geboekte facturen aangepast worden, door de prijs aan te passen, indien een nieuw lid, niet de gehele contributie hoeft te betalen.

Ook is het beter om voor leden die achteraf een afwijkend bedrag betalen (bijvoorbeeld omdat ze geblesseerd zijn geraakt) niet een aparte handmatige factuur te maken, maar de factuur te storneren en via massa factureren een nieuwe factuur aan te maken. In de lijst niet geboekte facturen kan dan het bedrag aangepast worden voordat de factuur wordt geboekt.

Voor creditnota's moeten de bedragen negatief worden ingevuld.

Handmatige facturen en creditnota's kunnen afgedrukt worden bij de factuur. Ook kan hiervoor stap 4 van de massa facturatie gebruikt worden. Zie: 4.9.10 - Facturen versturen

 

3. Inkoopfacturen en creditnota's

Voor inkoopfacturen kunnen zowel debet- als creditfacturen aangemaakt worden. Zie: 4.9.5 - Inkoop factuur bekijken

LET OP: voor creditnota's moeten de bedragen negatief worden ingevuld.

 

Instellingen bij de facturatie.

Meestal zullen de instellingen voor de facturatie samen met AllUnited goed zijn ingesteld. Mochten toch wijzigingen nodig zijn, dan kunnen deze aangepast worden.

Bij betaalwijze staat ingesteld hoe de incasso plaats vindt van de leden met automatische incasso, indien bij het lid zelf niets staat ingevuld. Zie: 5.4.8 - Betaalwijze

Bij betalingstermijn staat ingesteld welke betalingstermijnen er mogelijk zijn. Zie: 5.6.1 - Betalingstermijn

Bij de factuurtypen staat ingesteld welke factuurlayout wordt gekozen voor de factuur. Zie: 5.6.2 - Factuurtypen

Bij factuurbronnen staat ingesteld welke betalingstermijn wordt gehanteerd als nergens iets wordt ingegeven en of er familiekorting wordt gehanteerd. Zie: 5.6.3 - Factuurbronnen

 

Ref: 133 / 2020-08-10

3.4 - Facturatie (P)

Bij facturatie zijn een aantal mogelijkheden die hieronder besproken worden.

1. Massa facturatie en incasso

Het stappenplan voor de massafacturatie en de incasso daarvan is als volgt:

Stap 1: Nieuw seizoen aanmaken

Voor elk seizoen moet het nieuwe seizoen worden aangemaakt. Dit gaat via het Menupad: Activiteiten & Teams > Instellingen > Seizoenen (onder de kop activiteiten)  Zie: 5.8.3 - Seizoenen (tabel)

Voor elke vereniging kan een seizoen anders zijn, Dit kan een jaar zijn, een maand een kwartaal, maar  ook een periode van juli tot en met juni. De meeste verenigingen maken gebruik van meerdere seizoenen.

Bijvoorbeeld het seizoen voor het inschrijfgeld omdat dit een doorlopend seizoen is, naast het seizoen voor de sport/activiteit.

Tip: Maak het nieuwe seizoen op tijd aan, dit voorkomt dat nieuwe inschrijvingen voor het nieuwe seizoen nog in het oude seizoen binnenkomen, omdat het nieuwe seizoen nog niet kan worden gekozen.

 

Stap 2: Contributies kopiëren

Kopieer de contributies van het vorige seizoen naar het nieuwe seizoen via het Menupad: Activiteiten & Teams > instellingen > contributies (onder de kop activiteiten) in de menubalk staat een knop contributies kopiëren Zie: 5.8.5 - Contributies (tabel)

Zorg ervoor dat alle activiteiten gekopieerd worden. De kopieerfunctie moet herhaald worden totdat alle activiteiten zijn gekopieerd. Het geeft niet als een activiteit tweemaal wordt gekozen. De melding

"Voor 'activiteit XXX' geen nieuw seizoen gevonden. Via instellingen eerst nieuw seizoen aan maken."

komt dan in beeld. Als het nieuwe seizoen al is aangemaakt, dan kan deze melding genegeerd worden.

LET OP: Als er in de omschrijving van de contributie een jaartal of seizoen wordt gebruikt, dan moet deze aangepast worden nadat de contributies zijn gekopieerd.

Indien nodig kunnen de bedragen van de contributies aangepast worden.

 

Stap 3: Massa facturatie en facturatie van een individueel lid (bijvoorbeeld indien later lid geworden)

De massa facturatie of de facturatie van een individueel nieuw lid gaat op dezelfde wijze. Hieronder volgen de stappen van de facturatie.

  1. Facturen aanmaken Zie: 4.9.7 - Massa facturatie (stap 1)
  2. Lijst niet geboekte facturen Zie: 4.9.8 - Lijst niet geboekte facturen
  3. Massa boeken Zie: 4.9.9 - Massa boeken (stap 2)
  4. Facturen afdrukken Zie: 4.9.10 - Facturen versturen 

Optie; Massa verwijderen, indien blijkt dan alle of veel facturen foutief zijn. Zie: 4.9.11 - Facturen verwijderen

TIP: Maak bij stap 1 altijd eerst de facturen aan voor het oude seizoen. Dus zet de "Begindatum seizoen vóór of op"  op de laatste dag van het vorige seizoen. Zoals in het voorbeeld hieronder. Dan worden eerst de facturen voor het vorige seizoen aangemaakt en kunnen deze eventueel nog gecorrigeerd worden. Vaak betreft het hier nieuwe leden, die geen activiteit voor het oude seizoen hadden moeten krijgen of correcties op het oude seizoen.
Voordeel is dat ze niet per ongeluk tussen de facturen voor het nieuwe seizoen komen
. Nadeel is dat altijd alle facturen voor het inschrijfgeld worden aangemaakt, omdat voor deze activiteit de datum van het vorige seizoen ook geldig is. Als optie kan het inschrijfgeld uitgevinkt worden.

 

 

Stap 4: Incasso van de gefactureerde contributie

De incasso van de gefactureerde contributie staat hier Zie: 4.10.9 - Autoincasso/betalingen

 

2. Handmatige facturen en creditnota's

Indien het niet mogelijk is om facturen via activiteiten, contracten of lessen etc. te factureren, dan kan een handmatige factuur aangemaakt worden. Zie: 4.9.3 - Factuur (debiteur) nieuwe maken.

LET OP:
Voor leden die later in het jaar lid worden, wordt gewoon met massa factureren stap 1 een factuur aangemaakt. Deze factuur kan zonodig in de lijst niet geboekte facturen aangepast worden, door de prijs aan te passen, indien een nieuw lid, niet de gehele contributie hoeft te betalen.

Ook is het beter om voor leden die achteraf een afwijkend bedrag betalen (bijvoorbeeld omdat ze geblesseerd zijn geraakt) niet een aparte handmatige factuur te maken, maar de factuur te storneren en via massa factureren een nieuwe factuur aan te maken. In de lijst niet geboekte facturen kan dan het bedrag aangepast worden voordat de factuur wordt geboekt.

Voor creditnota's moeten de bedragen negatief worden ingevuld.

Handmatige facturen en creditnota's kunnen afgedrukt worden bij de factuur. Ook kan hiervoor stap 4 van de massa facturatie gebruikt worden. Zie: 4.9.10 - Facturen versturen

 

3. Inkoopfacturen en creditnota's

Voor inkoopfacturen kunnen zowel debet- als creditfacturen aangemaakt worden. Zie: 4.9.5 - Inkoop factuur bekijken

LET OP: voor creditnota's moeten de bedragen negatief worden ingevuld.

 

Instellingen bij de facturatie.

Meestal zullen de instellingen voor de facturatie samen met AllUnited goed zijn ingesteld. Mochten toch wijzigingen nodig zijn, dan kunnen deze aangepast worden.

Bij betaalwijze staat ingesteld hoe de incasso plaats vindt van de leden met automatische incasso, indien bij het lid zelf niets staat ingevuld. Zie: 5.4.8 - Betaalwijze

Bij betalingstermijn staat ingesteld welke betalingstermijnen er mogelijk zijn. Zie: 5.6.1 - Betalingstermijn

Bij de factuurtypen staat ingesteld welke factuurlayout wordt gekozen voor de factuur. Zie: 5.6.2 - Factuurtypen

Bij factuurbronnen staat ingesteld welke betalingstermijn wordt gehanteerd als nergens iets wordt ingegeven en of er familiekorting wordt gehanteerd. Zie: 5.6.3 - Factuurbronnen

 

Ref: 133 / 2020-08-10

3.5 - Wedstrijdschema's (P) beheren

Het totale wedstrijdschema omvat een aantal onderdelen:

Het aanmaken van de wedstrijddagen. Dit kan op twee manieren:

  • Via het opladen van het bondsschema als dit mogelijk is.  Zie: 4.7.6 - Bondschema's opladen 
  • Via het aanmaken van een wedstrijddag. Ook als het bondsschema kan worden opgeladen, blijft deze functie nodig voor het aanmaken van een schema voor de oefenwedstrijden Zie: 4.7.3 - Schema - wedstrijden 

Als de wedstrijddagen aanwezig zijn dan kan de verdere informatie aangevuld worden:

Deze informatie is dan ook zichtbaar op de website in het algemeen, staat op de persoonlijke pagina van de leden en gaat mee in de nieuwsbrieven en eventueel narrowcasting. (bij gebruik van de website van AllUnited)

 

Ref: 69 / 2020-08-10

3.6 - Competitie tennis (P)

Voor het aanmaken van de KNLTB competitie geldt het volgende stappenplan:

Let op: Is dit de eerste keer of twijfel je of de instellingen wel goed staan in de basis? Schiet dan eerst een ticket in, dan zorgt AllUnited dat de basisinstellingen goed staan.

  1. Aanmaken van een activiteit voor de competitie
  2. Teams aanmaken
  3. Spelers toevoegen
  4. Laden wedstrijdschema/Team koppelen aan de juiste code
  5. Het aanmaken van een teampagina op de website

 

Stap 1: Aanmaken van een activiteit voor de competitie

Dit bestaat uit

  • activiteit,
  • categorie,
  • seizoen,
  • contributie.

Activiteit aanmaken

Menupad: Activiteiten & Teams > Instellingen > Activiteiten (onder de kop activiteiten) 

De vereniging kan zelf geen activiteiten aanmaken als er nog geen activiteiten voor de competitie zijn. Maak een helpdeskticket aan om de activiteiten aan te laten maken. Geef aan, aan welke competities de vereniging deelneemt, dan zal AllUnited hiervoor activiteiten aanmaken.  Let daarbij op, dit gebeurde in het verleden lang niet altijd, maar als je nu alle competitievormen wilt tonen, zal je hier gescheiden activiteiten van moeten maken.

Dus bijvoorbeeld VC = voorjaarscompetitie, NC = najaarscompetitie en WC = wintercompetitie.

Bestaat deze activiteit al?  Check de volgende zaken:

  • Is de activiteit gekoppeld aan de bond (in dat geval moeten de velden 'Bondsnummer' en 'Bond club nummer' ingevuld zijn).
  • Is het juiste KNLTB seizoen gekoppeld aan de juiste activiteit. Zo niet, selecteer dan het bewuste seizoen via het selectieveld in de kolom KNLTB Seizoen.
  • Hoe wil je dat je teams getoond worden qua benaming op de site. Dit stel je in bij de kolom 'Teamweergave website', daar kan je kiezen voor de korte of lange naam.

Categorie aanmaken

Menupad: Systeem beheer > alle Instellingen > Categoriën (onder de kop activiteiten) 

De categorie kan voor alle competities gelijk zijn. Bijvoorbeeld DLN = Deelnemer of AL = Actief lid. Het is daarbij ook niet nodig en zelfs niet aan te raden om per activiteit meerdere categorieën te maken, tenzij je de teams gaat splitsen in deze twee categorieën (dus jeugdteams krijgen de activiteit Voorjaarscompetitie en de categorie Jeugdlid en seniorteams de activiteit Voorjaarscompetitie en de categorie Seniorlid') Het moeten dan dus strikt gescheiden categorieën zijn waarin geen overlap zit.

Indien alleen de teamcaptains een bedrag moeten betalen als bijdrage voor de competitie, dan vink je bij de categorie de checkbox in de kolom 'Factor 1' aan.  Als de spelers zijn ingedeeld, kan je dan bij de captains in de kaart dit factorveld met een '1' vulllen (indien alle teams hetzelfde bedrag betalen of het te betalen bedrag in. Bij de rest van de deelnemers hoeft dit niet gevuld te worden.

Activiteit koppelen aan seizoen

De activiteit koppel je vervolgens aan het bijbehorende seizoen. Dit doe je via:

Menupad: Activiteiten & Teams > Instellingen >  Seizoenen

Voor een goede werking van de weergave van de teams moeten de seizoen voor de competitie zo aangemaakt worden dat ze elkaar opvolgen. Hierbij een voorbeeld voor 2018:

Seizoen Seizoenscode Omschrijving van datum t/m datum
voorjaar 2018C2018F Voorjaar 2018 01-03-2018 30-06-2018
najaar 2018G2018J Najaar 2018 01-07-2018 31-10-2018
winter 2018K2019B Winter 18/19 01-11-2018 28-02-2019

De seizoenscode is samengesteld uit het jaar dat van toepassing is en de maand. Als voorbeeld het seizoen voorjaar 2018:

Dit loopt van  1 maart 2018 de code daarvoor = 2018C waarbij C de 3e maand, dus maart is
t/m 30 juni 2018 de code daarvoor = 2018F, waarbij F de 6e maand, dus juni is.
De volledige code voor het seizoen wordt dan 2018C2018F.

Contributie aanmaken

Een eventuele bijdrage voor de competitie kan dan ook makkelijk gefactureerd worden. Dan moeten ook de contributies aangemaakt worden.

Menupad: Systeem beheer > alle Instellingen > Contributies (onder de kop activiteiten) 

Er moet ook bijna altijd een contributie voor de competitie worden aangemaakt.

Dit kan via de teamcaptains lopen zoals hierboven uitgelegd.

Het is ook mogelijk om een bedrag per team om te slaan in het aantal deelnemers van het team. Bijvoorbeeld de teambijdrage is 50 euro. Bij 4 spelers is het dan 12,50 per persoon. Zitten er 5 spelers in een team dan is het 10 euro etc. Elke speler krijgt dan een factuur voor zijn/haar deel van de teambijdrage.
Als dit gewenst is, maak dan een helpdeskticket aan. AllUnited kan dit dan voor de vereniging inrichten.

  

Stap 2: Teams aanmaken

Voor alle teams moet een team worden aangemaakt. 

Het is belangrijk om teamnamen te kiezen die universeel zijn en elk jaar weer opnieuw gebruikt kunnen worden, zodat deze actie maar eenmalig uitgevoerd hoeft te worden. Bij tennis komt een teamnaam meerdere keren voor. Om toch de teamcodes uniek te maken, zodat ze elk jaar kunnen worden gebruikt. .

Om het team aan te maken ga je naar Menupad: Activiteiten & Teams > Teams beheren > filter je op de soort competitie waar het team aan moet hangen qua activiteit en klik je op WIJZIGEN. Dan kan je nagaan of en welke teams er al in het systeem staan voor deze competitie.

Staat het team er niet tussen, dan klik je op de groene button '+ Team' bovenin.  Zorg dat je bij de aanmaak het team koppelt aan de juiste Activiteit - Categorie, zorg voor de juiste code en vul de rest verder in. Voor de korte naam wordt vaak dezelfde code als de Teamcode gebruikt en de Lange naam de benaming van de bond, maar het is vrij invulbaar en selecteer je het geslacht. De rest van de velden zijn niet verplicht in te vullen. Verder kan je een keuze maken uit weergave groepen. Hier kan over het algemeen gekozen worden uit Heren, Dames, Gemengd en Jeugd, maar kan ook naar eigen inzicht aangepast worden. Dit zorgt voor de rubricering namelijk op de team overzichtspagina 'Teamlijst'. Dit stel je in via Menupad: Systeembeheer > Alle instellingen > Blok algemeen > Weergave groepen. 

Daarnaast kan je in het blok functies de teamcaptain koppelen, door deze functie hier toe te voegen en de bijbehorende relatie hieraan te koppelen. Let wel, daarnaast moet de captain ook nog als speler toegevoegd worden.

 


 

Stap 3: Spelers toevoegen

Voor alle teams moeten de spelers worden toegevoegd.

 Tip:

Via een upload met excel kan voor elke competitiespeler een activiteit worden aangemaakt inclusief het bijbehorende team.  Deze moeten in een xls sheet gevuld worden. Daarin moeten de volgende kolommen staan: Contactid (Relatienummer), Activititycode (Activiteitcode, bijv. VC), Activitycatcode (Categoriecode, bijv. DLN), Seasoncode (Seizoencode, bijv. 2018C2018F), Teamcode (bijv. ZOHE01) en indien van toepassing bij de Captains Factor1 voor de teambijdrage. Vul een 1 in bij gelijke teambedragen en het teambedrag voor ongelijke teambedragen. Zorg wel dat deze factor bij de betreffende categorie staat aangevinkt.

Vraag voor het uploaden van deze sheet AllUnited om dit te activeren door een helpdeskticket aan te maken.

 


 

Stap 4: Laden wedstrijdschema/Team koppelen aan de juiste code

Om via AllUnited het competitieschema en de uitslagen te kunnen koppelen is het van belang dat bij de competitieactiviteit, Menupad: Activiteiten & Teams > Instellingen > Activiteiten > Wijzigen de velden Bondsnummer en Bondclubnummer zijn gevuld (dus ga dit eerst na). Staat dit goed, volg dan het Menupad: Planning > Wedstrijden > Tab Bondschema opladen

 

Klik hierop. Dan krijg je het volgende scherm.

 

Het is tegenwoordig wel nodig om een activiteit te selecteren, dit bepaald welke teams vanuit de KNLTB worden opgehaald d.m.v. het KNLTB Seizoen bij de activiteit.

Klik op Start 

Doe je het de eerste keer dan krijg je een overzicht van de opgehaalde teams bij de bond. Links daarvan zie je de teamcode die je moet gaan invullen bij de Pouleteams. Hier ga je direct heen in een ander venster door op de link bij stap 1 in de bovenliggende omschrijving te klikken. 

 schermafbeelding_2018_03_30_om_09.30.47_1.png

Vul nu bij al je teams de teamcode in die je ziet in de linkerkolom en sla dit op via de button BEWAREN. 

schermafbeelding_2018_03_30_om_09.33.10_1.png

Ben je hiermee klaar? Laad dan het wedstrijdschema nogmaals op zoals hierboven beschreven.

Voor alle mogelijke meldingen, zie Zie: 4.7.5 - Team competitiegegevens

Wedstrijden automatisch laden

Om wijzigingen in het wedstrijdschema goed door te krijgen, is het van belang dat het wedstrijdschema regelmatig opnieuw wordt opgeladen. Deze komen namelijk niet automatisch door. Dit kan overigens wel ingesteld worden, zodat dit op dagelijkse basis gebeurt. Dit doe je via Planning >> Instellingen >> Blok algemeen >> Uitwisseling van/naar bonden. Daarbij vink je de checkbox bij automatische processen aan en geef je een e-mailadres op, waar de eventuele foutmeldingen naar toe gestuurd moeten worden. 

Stap 5: Het aanmaken van een teampagina op de website

Om de gegevens van het team op de website te tonen, dient voor elk team een teampagina te worden aangemaakt. Als de instellingen juist staan is dit heel eenvoudig. Dan is het puur het team nog eens openen en weer opslaan. Dan wordt er automatische een teampagina aangemaakt. Gebeurt dit niet, schiet een ticket in en dan zorgen wij dat dit juist ingesteld staat.

Het resultaat kan je over het algemeen bekijken via https://www.clubnaam.nl/index.php?page=Teamlijst

Via deze pagina kan je dan op de teams klikken om de pagina per team te bekijken.

Wil je een totaal overzicht zien van het wedstrijdschema dan moet je de volgende pagina hebben:  https://www.clubnaam.nl/index.php?page=Wedstrijdschema

 

Ref: 97 / 2020-08-10

3.7 - Scheidsrechtersindeling (P)

De scheidsrechters kunnen aan een wedstrijd worden toegevoegd.
er kan een team aan een wedstrijd toegevoegd worden en er kan een individuele relatie als scheidsrechter aan een wedstrijd worden gekoppelt.

Het koppelen van een individuele scheidsrechter aan een wedstrijd gaat in twee stappen.
Eerst wordt er bepaalt per team hoeveel scheidsrechters er nodig zijn. Dit kan voor de jeugd anders zijn dan voor de hoofdklasse.
Ook per sport kunnen er verschillen zijn. Dan zijn er niet alleen scheidsrechters nodig, maar ook klokkers of andere vrijwilligers.
Dit wordt met dezelfde functie geregeld.

AllUnited kan dan op verzoek van de vereniging de veldnaam wijzigen.
Dus bijv. klokker in plaats van scheidsrechter.

Via het Menupad: Activiteiten & Teams > Teams beheren wordt onderstaand scherm getoond.
Bij aantal scheidsrechters wordt het juiste aantal geselecteerd en opgeslagen.

 fireshot_capture_10_test2_dv01_https___dv01.allunited.nl_.png

 

 

Als het aantal scheidsrechters is vastgelegd, dan is dit terug te zien het wedstrijdschema.

Menupad: Planning > wedstrijden > wedstrijd selecteren . Onderstaand scherm wordt dan getoond.

fireshot_capture_11_test2_dv01_https___dv01.allunited.nl_.png

er zijn hier twee mogelijkheden om scheidsrechters aan een wedstrijd te koppelen.

  1. Via het geel gemarkeerde veld links kan een relatie gezocht worden en deze kan gekoppeld worden aan de wedstrijd.
  2. Via het geel gemarkeerde veld rechts kan een team gekoppeld worden aan de wedstrijd. Binnen dat team wordt dan beslist wie die wedstrijd gaat fluiten.

 

Ref: 70 / 2020-08-10

3.8 - Bar en overige diensten (P)

Hiervoor is een aparte handleiding gemaakt. 

Hierbij de link naar deze handleiding.

https://www.allunited.nl/beheer/manual.php?manualcode=Vrijwilligersrooster

Ref: 325 / 2020-08-10

3.9 - Lessen (P)

Het weergeven van inschrijfformulieren op de website kan op twee verschillende manieren:

  • Gekoppeld aan een pagina,
  • Gekoppeld in het menu. 

Gekoppeld aan een pagina

Ga naar Website - Pagina's, en klik bovenin op Nieuw.  Vul Pagina-naam en - titel in, kies als type: Backoffice, en klik op Controle.

Er verschijnt een nieuw blok (Backoffice transactie), vul hier in:

  • Transactiegroep = club
  • Transactie = application1
  • Task = 3
  • Extravelden = statustempcode=JR

Hier staan de laatste twee letters (in dit geval JR) voor de formuliercode. 

Het voordeel van deze werkwijze is het feit dat er geen menu-item hoeft te worden getoond om het inschrijfformulier te gebruiken. Bovendien is de opbouw van de URL/link duidelijker en overzichtelijker. 

 

Gekoppeld in het menu

Via Website - Menu's kan het menu geselecteerd worden waaraan het inschrijfformulier gekoppeld moet worden.

Dit kan er als volgt uit zien. In dit menu worden 3 inschrijfformulieren voor lessen gekoppeld. Per leeftijdsgroep een ander formulier.

 

Onder de kop Pagina / Artikelnr. wordt dan Transaction ingevoerd met daarachter het vinkje voor de transactievelden.

Druk daarna onderaan op controle. Nu zullen de extra velden in de tweede regel getoond worden en kunnen deze ingevuld worden:

  • Transactiegroep = club
  • Transactie = application1
  • Task = 3
  • Extravelden = statustempcode=JR

Hier staan de laatste twee letters (in dit geval JR) voor de formuliercode. 

 

Ref: 307 / 2020-08-10

Koppelen van een les/lestype in het menu van de website

Via het menupad: Website >  Instellingen > Menu's kan een nieuw menu-item aangemaakt worden.

In onderstaand voorbeeld wordt dan in het veld pagina / artikelnummer het woord Transactie ingevoerd en bij het veld Toon Tr-velden wordt het vinkje aangezet.

Dan moet er onderaan op controle gedrukt worden om de overige velden erbij  te halen.

 Je kan 1 les opnemen (1A) of alle lessen van een bepaald lestype. (1B) 

1A) Voor het opnemen van één enkele les in het menu van je website / op een webpagina.

Ga naar pagina's. 

Maak een nieuwe pagina aan, geef deze een code, en kies type backoffice. Klik onderop op de knop controle. 

Vul in de velden in: 

Transactiegroep = club

Transactie = course1

Task = Nieuw

Voer in het veld instellingen de volgende gegevens in: 

coursecode=2015ATOO

waarbij 2015ATOO de lescode is. Deze kan dus bij elke vereniging weer anders zijn, en kun je vinden linkboven elke les die je aanmaakt. 

Koppel de pagina daarna aan je menu.  [manual 526]

1B)  Voor het opnemen van alle lessen van een bepaald lestype in het menu van je website / op een webpagina.

Ga naar pagina's. 

Maak een nieuwe pagina aan, geef deze een code, en kies type backoffice. Klik onderop op de knop controle. 

Transactiegroep = club

Transactie = courses1

Task = Nieuw

Extra velden = coursetypecode=AWD, waarbij AWD de lestypecode is. Deze kan dus bij elke vereniging weer anders zijn.

Koppel de pagina daarna aan je menu.  [manual 526] 

 

 

Ref: 310 / 2020-08-10

Koppelen van een les/lestype via een pagina

Via het menupad: Website > Pagina's >Nieuw   kunnen pagina's gemaakt worden met een bepaalde instelling, zodat de les of het lestype op die pagina wordt opgehaald.

Verschil tussen het direct koppelen van een les via het Website menu en via een Website pagina is de mogelijkheid om een artikel op de pagina toe te voegen.

Met dat artikel kan dan eerst uitleg gegeven worden en daarna wordt de les/lessen getoond.

Zo'n pagina kan er als volgt uit zien.

 

Door te kiezen voor het paginatype Backoffice kunnen er transacties in de pagina worden opgenomen.

Voor het koppelen van 1 les wordt gekozen voor course1 en dan coursecode met daarachter de code van de les.

Voor het koppelen van alle lessen van een lestype wordt gekozen voor courses1 en dan coursetypecode met daarachter de code van het lestype.

Via het menupad: website > menu's > Selectie  kan dan de pagina aan het menu gekoppeld worden.

De paginanaam wordt in het veld pagina / artikelnummer opgenomen.

 

 

 

Ref: 311 / 2020-08-10

Werking van Ideal

Indien bij een lestype gekozen is voor een iDealbetaling dan is de werkwijze als volgt.

Relatie schrijft zich in en er wordt definitief betaald. Proces wordt compleet afgewikkeld.

  1. Een relatie schrijft zich in via de website op een les/evenement.
    Voor deze inschrijving wordt een document aangemaakt in AllUnited. Dit document bevat geen regels alleen een documentkop.
  2. Vervolgens drukt de relatie op betalen om een iDeal betaling te maken.
  3. De iDeal betaling wordt gemaakt en er wordt op definitief betalen gedrukt.
  4. De relatie keert terug naar de website van de vereniging.
    Nu wordt het document definitief gemaakt. Op dat moment wordt de inschrijving gemaakt, de factuur en de Ideal betaling.
  5. De relatie ontvangt een bevestiging (optioneel)

Relatie schrijft zich in en het proces wordt onderbroken.

  1. Een relatie schrijft zich in via de website op een les/evenement.
    Voor deze inschrijving wordt een document aangemaakt in AllUnited. Dit document bevat geen regels alleen een documentkop.
  2. Vervolgens drukt de relatie op betalen om een iDeal betaling te maken.
  3. Het is het systeem niet duidelijk of de betaling wordt gemaakt. Bijv. knop definitief betalen wordt niet gebruikt of er wordt niet teruggegaan naar de website.
  4. Het document van de inschrijving staat nu bij de open iDealbetalingen menupad: [boekhouding] > [Open iDeal betalingen].
  5. De vereniging controleert of de betaling toch heeft plaatsgevonden.
    1. Ja. Dan wordt het document alsnog verwerkt. Op dat moment wordt de inschrijving doorgevoerd. De factuur gemaakt en de iDeal betaling geboekt. De relatie ontvangt een bevestiging (optioneel)
    2. Nee. Het document kan verwijderd worden.
Ref: 464 / 2020-08-10

3.10 - Proces inrichting website

In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe de structuur van de website opgebouwd kan worden door middel van menu’s en de pagina’s. Voor de structuur moeten eerste de menu's en daarna de pagina's aangemaakt worden.

Dit proces bestaat uit de volgende stappen:

  1. Opzetten van de menustructuur in excel. Er kan dan ook bijgeschreven worden welke informatie aan welk menuitem gekoppeld moet worden.
  2. Het aanmaken van het menu
  3. Het aanmaken van pagina's Zie: 4.1.1 - Pagina's
  4. Het aanmaken van artikelen Zie: 4.1.7 - Alle artikelen en het gebruik van de editor binnen een artikel Zie: 4.1.7 - Alle artikelen

 

1. Het opzetten van de menustructuur in excel

Allereerst moet het menu samengesteld worden. Dit kan het beste van tevoren in een excel document uitgeschreven worden. Een voorbeeld voor een opzet staat hieronder.  Zo'n voorbeeld maakt het gemakkelijker om later in één keer de structuur van de website op te zetten in AllUnited.

 Als het excelbestand gereed voor stap 1 gereed is, dan kan het menu in AllUnited aangemaakt worden. Het koppelen van de pagina's en artikelen kan in een later stadium.

 

2. Het aanmaken van het menu

3. Het aanmaken van pagina's

Menupad (oud): Website > Pagina's

Er wordt dan een overzicht van alle pagina's getoond. Hier kunnen nieuwe pagina's aangemaakt worden of artikelen aan pagina's toegevoegd worden. Zie: 4.1.1 - Pagina's

Pagina's worden in AllUnited aangemaakt voor twee doeleinden:

  1. Om te kunnen koppelen naar een menu-item
    In bovenstaand voorbeeld is een pagina nieuws aangemaakt en is deze gekoppeld aan de menuknop Nieuws.
  2. Om structuur aan te brengen voor alle content
    Niet alle pagina's worden direct in het menu gebruikt. Zoals in het voorbeeld te zien is, zijn er ook losse artikelen in het menu gekoppeld voor de knoppen voor het submenu Ledeninformatie. Het is dan raadzaam om ook een aparte pagina te maken voor deze artikelen voor de Ledeninformatie.
    Daarnaast kunnen ook pagina's aangemaakt worden voor artikelen die niet direct via een menupad worden getoond, maar bijvoorbeeld alleen via de agenda te bereiken zijn of alleen meegenomen worden in de nieuwsbrief.

Een pagina kan 1 of meerdere artikelen bevatten.

Een pagina bevat op de website maar 1 artikel.  Het gehele artikel wordt dan getoond.

Een pagina bevat meerdere artikelen. Op de website wordt dan de introductietekst getoond en de knop lees meer voor het volledige artikel. Een pagina met meerdere artikelen kan er als volgt uit zien.

 

4. Het aanmaken van artikelen

Als de pagina's zijn aangemaakt, dan kunnen binnen de pagina's artikelen worden aangemaakt. Het aanmaken van een nieuw artikel staat beschreven in: Zie: 4.1.7 - Alle artikelen

Het gebruik van de editor Zie: 4.1.7 - Alle artikelen binnen een artikel wordt gebruikt om

  • foto's te plaatsen, om
  • een tekst vet te drukken
  • een link te maken etc.

 

Ref: 90 / 2020-08-10

3.11 - Autoriseren van leden voor beheer website

Als een vereniging een aantal leden wil betrekken bij het onderhoud van de website dan zijn er twee opties:

  1. Voor het lid wordt een gebruiker aangemaakt. Dit is nodig als een lid alle pagina's van de website moet kunnen beheren en aanpassen. Via Menupad: Beheer > gebruikers wordt dan een nieuwe gebruiker aangemaakt Zie: 4.13.2 - Gebruikers
  2. Moet het lid maar enkele pagina's kunnen beheren, bijvoorbeeld de jeugdcommissie die de eigen pagina's op de website onderhoud, dan is het handiger om per pagina te autoriseren. Het lid wordt gekoppeld aan één of meerdere pagina's:
    1. Door de functiegroep op nemen op de Website-pagina.
    2. Door de functie op te nemen op de Website-pagina.
    3. Door het relatienummer op te nemen op de Website-pagina.

Hieronder staat een afbeelding van een pagina op de Website waarvoor de functiegroep jeugdcommissie en de functie jeugdbestuur (binnen de functiegroep bestuur) zijn geautoriseerd.

Het veld auto publiceren

Op de Website- pagina is dan nog een veld belangrijk. Dat is namelijk het veld Auto publiceren. Als dit veld is aangevinkt, dan kunnen de leden met deze functie resp. functiegroep een nieuw artikel aanmaken en deze gelijk publiceren op de website. Staat het vinkje niet aan, dan kunnen ze wel de artikelen aanmaken, maar dan moet een gebruiker die daarvoor de rechten heeft deze artikelen publiceren. Deze artikelen zijn dan te benaderen via menupad: Website > te publiceren artikelen

 

Koppeling leggen tussen pagina en lid.

Als het relatienummer wordt ingevuld op de Website-pagina, dan is geen verdere actie nodig. Als de autorisatie op basis van functiegroep of functie gaat, dan moet deze functie of functiegroep ook aan het lid gekoppeld zijn. De functie of de functiegroep moet dan ook voorkomen in het blok functies op de relatiekaart van het lid.  Zoals in onderstaand voorbeeld.

Inloggen op de website

Het lid logt in op de website zoals ieder ander lid. Als het lid met deze autorisatie heeft dan verschijnt er op de desbetreffende pagina een knop pagina beheren of nieuw artikel aanmaken en daarmee kan direct de website beheerd worden.

Dit heeft de volgende voordelen:

  1. Er hoeven voor deze leden dan niet allemaal gebruikers te worden aangemaakt en te worden onderhouden.
  2. De autorisatie is direct gekoppeld aan het lid. De autorisatie wordt beëindigd:
    1. Door de functie van het lid te beëindigen.
    2. Door het lidmaatschap te beëindigen.
  3. Het lid kan direct via de website inloggen en hoeft verder geen kennis te hebben van de werking van de backoffice.

 

Ref: 185 / 2020-08-10

3.12 - Versturen van nieuwsbrieven (P)

AllUnited richt samen met de vereniging de nieuwsbrief in. De nieuwsbrief kan alleen gebruikt worden in combinatie met de website van AllUnited.

De layout wordt door AllUnited gemaakt.

De instellingen worden door AllUnited gedaan Zie: 5.2.7 - Nieuwsbrief (I)

Daarna kan een nieuwsbrief worden gemaakt. Zie: 4.1.9 - Nieuwsbrief (T)

Uitgangspunt bij de nieuwsbrief is, dat er zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van reeds bestaande artikelen. Alle artikelen die sinds de vorige nieuwsbrief zijn aangemaakt of nog niet eerder in een nieuwsbrief zijn meegegaan worden getoond om mee te nemen in de nieuwsbrief. De vereniging bepaalt zelf welke artikelen meegaan in de nieuwsbrief. Eventueel kunnen aparte artikelen aangemaakt worden speciaal voor de nieuwsbrief.

Er kan bijvoorbeeld een pagina gemaakt worden voor nieuwsbrief artikelen. Deze pagina hoeft niet ontsloten te zijn voor de website, maar de artikelen kunnen wel mee in de nieuwsbrief.

De instellingen voor de agenda bepalen welke items meegenomen worden in de persoonlijke agenda van de nieuwsbrief. Zo kunnen er agenda items op leeftijd gemaakt worden, zodat kinderen niet uitgenodigd worden voor de nieuwjaarsborrel. Zie: 5.2.8 - Agendatypes

Het versturen van de nieuwsbrieven kan enige tijd duren. Om de performance goed te houden, slaat AllUnited de nieuwsbrieven op en afhankelijk van de drukte op het systeem worden de nieuwsbrieven in porties verstuurd. Het kan dus best een half uur tot een uur duren, voordat een nieuwsbrief in de mailbox verschijnt.

Ref: 324 / 2020-08-10

3.13 - Beheren van documenten (P)

1. Structuur vastleggen

Om structuur aan te brengen in deze documenten kan er via het menupad: Documenten opslag > instellingen > ObjDoc Groepen (onder de kop algemeen) een indeling vastgelegd worden. Zie: 5.1.10 - ObjDoc Groepen

Het is belangrijk om hier een goede structuur in aan te brengen, zodat documenten gemakkelijk terug te vinden zijn.

 

2. Documenten vastleggen

Als de groepen zijn vastgelegd kunnen de documenten opgeladen worden.

  1. Bij de relaties
    Dit kan via het tabblad documentenbeheer bij een relatie. Zie: 4.2.2.6 - Tabblad documentenbeheer. Op alle tabbladen bij  een relatie komt de knop documentenbeheer voor.
  2. Als een los document via de kluis met documenten
    Via het menupad: Openbare Documenten > lijst met documenten Zie: 4.12.6 - Lijst met Documenten
    1. Kluis met documenten Zie: 4.12.6 - Lijst met Documenten
    2. Documentenbeheer Zie: 4.12.6 - Lijst met Documenten

3. Autorisatie regelen

Er zijn aparte autorisatieprofielen te maken voor het bekijken of aanpassen van documenten binnen het documentbeheer.

Met onderstaand profiel kan iemand alles binnen het documenten beheer.

 

 

 Gebruikers die documenten aan de kluis met documenten moeten kunnen toevoegen moeten onderstaand profiel of SYSTADM hebben. Hiermee kan iemand de kluis met documenten beheren. 

 

Gebruikers die via documentenbeheer wel alle documenten mogen zien, maar die niets mogen wijzigen, krijgen het volgende profiel. Zij krijgen dan niet alleen de openbaar gemaakte documenten te zien maar alle documenten.

 

 

Ref: 323 / 2020-08-10

3.14 - Boekhouding (P)

In deze handleiding komen de volgende onderwerpen aan bod:

De volgende processen worden besproken.

  1. Handmatige documenten/memoriaal Zie: 4.10.2 - Documenten
    Het aanmaken van nieuwe documenten en het corrigeren van bestaande documenten.
  2. Debiteurenbeheer Zie: 4.10.4 - Debiteuren
  3. Aanmaningen Zie: 3.16 - Aanmanen (P)
  4. Jaarafsluiting Zie: 5.3.10 - Einde jaar
  5. BTW aangifte Zie: 4.10.2 - Documenten
  6. Begroting Zie: 4.10.11 - Begroting
  7. Budgetgroepen Zie: 5.3.5 - Budgetgroepen
  8. Vereffenen van tussenrekeningen Zie: 4.10.7 - Vereffening
  9. Investeringen Zie: 4.10.6 - Investeringen
  10. Belasting Zie: 4.10.12 - Belasting

Daarnaast de volgende rapportages:

  1. Balans Zie: 4.10.13 - Rapportages (Boekhouding)
  2. Exploitatie Zie: 4.10.13 - Rapportages (Boekhouding)
  3. Rekening details Zie: 4.10.13 - Rapportages (Boekhouding)
  4. Debiteurenlijst Zie: 4.10.13 - Rapportages (Boekhouding)
  5. Crediteurenlijst Zie: 4.10.13 - Rapportages (Boekhouding)
  6. Documenten per grootboekrekening Zie: 4.10.13 - Rapportages (Boekhouding)
  7. Lijst met grootboekrekeingen Zie: 4.10.13 - Rapportages (Boekhouding)

De instellingen voor de boekhouding gaan via het menupad (oud): instellingen > onder de kop boekhouding.

  1. Hoofdverdichtingen Zie: 5.3.1 - Hoofdverdichtingen
  2. Verdichtingen Zie: 5.3.2 - Verdichtingen
  3. Documenttypen Zie: 5.3.3 - Documenttypen
  4. Grootboekrekeningen Zie: 5.3.4 - Grtboekrekeningen(I)
  5. Budgetgroepen Zie: 5.3.5 - Budgetgroepen
  6. Boekhouding specificaties Zie: 5.3.6 - Boekhouding specificaties
  7. BTW Waarde Zie: 5.3.7 - BTW Waarde
  8. Aanmaanniveaus Zie: 5.3.8 - Aanmaanniveau's
  9. Boekperioden Zie: 5.3.10 - Einde jaar
  10. Investeringstypen Zie: 5.3.11 - Investeringtypen
  11. Incassobureau Zie: 5.3.13 - Incassobureau

Voor onderstaande onderwerpen zijn aparte handleidingen gemaakt. Zie hiervoor bij de inhoudsopgave: overig handleidingen.

  1. Facturatie (facturen en inkoopfacturen) en de incasso
  2. Verwerken van bankafschriften
Ref: 322 / 2020-08-10

Debiteurenbeheer

Het debiteurenbeheer bestaat uit de volgende elementen:

  1. Het maken van correcties op uitgaande facturen
  2. Handmatige facturen
  3. Het vereffenen van posten Zie: 4.10.4 - Debiteuren
  4. Het verwerken van een teruggetrokken incasso
  5. Verwerken van aanmaanboetes
  6. Factuurblokkade
  7. Een factuur opsplitsen in meerdere documenten (betalingsafspraak)
  8. Een factuur en betaling of een creditnota samenvoegen via de knop splitsen (zodat verschil kan worden geïncasseerd)
  9. Een post die nog niet is vervallen, toch meenemen bij een incasso.

 

1. Het maken van correcties op uitgaande facturen

Via de lijst niet geboekte facturen

Zolang de facturen nog niet zijn geboekt kunnen correcties aangebracht worden in de lijst niet geboekte facturen. Bijvoorbeeld  bij leden die langdurig ziek zijn geweest of als er speciale afspraken zijn gemaakt.Maak hiervoor ook gebruik van het veld facturatieinstructies. Zie hiervoor de handleiding Facturatie en incasso.

Via het storneren van een factuur

Als een factuur eenmaal is geboekt dan kunnen er geen wijzigingen meer aangebracht worden. Een factuur dient dan gestorneerd (creditnota) te worden en er dient een nieuwe factuur aangemaakt te worden met het juiste bedrag. Als er een foutieve activiteit is aangemaakt, dan kan deze gewijzigd worden zodra de factuur is gestorneerd. Op basis van deze nieuwe activiteit kan dan een nieuwe factuur aangemaakt worden via massa factureren stap 1.

Op elk scherm waar het factuurnummer staat, dus bij de relaties op het debiteurenscherm of op het activiteitenscherm kan het factuurnummer worden geopend, door op het factuurnummer te klikken of op het icoontje achter het factuurnummer.

Via het debiteurenscherm van de relaties

Via het activiteitenscherm van de relatie

Onderstaand scherm wordt dan getoond. Via de knop storneren kan de factuur gecrediteerd worden. (Zorg wel dat wijzigen aan staat en niet weergeven. Bij weergeven wordt de knop niet getoond)

Indien er al een betaling heeft plaatsgevonden op de factuur, dan moet deze betaling met de nieuwe factuur verrekend worden. Zie: 4.10.4 - Debiteuren


2. Handmatige facturen.

Het aanmaken van handmatige facturen is alleen nodig indien hiervoor geen activiteiten, lessen of contracten aanwezig zijn. Bijvoorbeeld het incidenteel verhuren van een baan.

Zie hiervoor de handleiding Facturatie en incasso

 

3. Het vereffenen van posten

Openstaande facturen verdwijnen normaal gesproken uit de openstaande postenlijst als een betaling via het bankafschrift op de factuur wordt geboekt. Maar er zijn altijd uitzonderingen. Deze worden hier besproken Zie: 4.10.4 - Debiteuren

 

4. Het verwerken van een teruggetrokken incasso.

Bij het verwerken van een teruggetrokken incasso komt de factuur weer open te staan. Er zijn nu twee opties om hiermee om te gaan:

  1. De openstaande factuur gaat mee bij de aanmaningen. Dit wordt het meest toegepast. De verantwoordelijkheid ligt dan weer bij de relatie om het bedrag zelf over te maken.
  2. De factuur wordt opnieuw ter incasso aangeboden. In dat geval moet het veld verwerkingsdatum zoals hieronder aangegeven leeggemaakt worden. De factuur gaat dan weer mee in de incasso.

 

5. Verwerken van aanmaanboetes

Bij het aanmaanproces kan ingesteld worden dat bij een bepaald aanmaanniveau een boete wegens te late betaling wordt ingesteld. Het kan dan voorkomen dat deze boete niet wordt betaald. Er zijn nu twee opties om hiermee om te gaan:

  1. De openstaande boete gaat mee bij de aanmaningen. Dit wordt het meest toegepast. De verantwoordelijkheid ligt dan bij de relatie om de boete alsnog over te maken.
  2. De boete hoeft niet meer betaald te worden. In dat geval moet het document van de boete verwijderd of vereffend worden. 

In het debiteurenoverzicht staat dan alleen de boete nog open. Door op de regel te klikken wordt het debiteurenscherm geopend. Hier kan het document aangeklikt worden en kan dit document verwijderd of vereffend worden. 

  • De post kan aangevinkt worden bij kies en daarna kan op vereffenen worden gedrukt. De post verdwijnt dan naar de vereffende posten en het bedrag wordt afgeboekt.
  • Door op het documentnummer door te klikken kan het documentnummer geopend worden. Daarna kan op de knop verwijderen gedrukt worden. Het document wordt dan volledig verwijderd. Het is dan ook niet meer zichtbaar dat er een boete is geweest.

 

 

6. Factuurblokkade

Indien een factuur (nog) niet gefactureerd moet worden bijvoorbeeld omdat het lid geblesseerd is en nog niet duidelijk is, wanneer het lid weer gaat sporten, dan kan de facturatie uitgesteld worden. Dit gaat door het vinkje F.B. aan te zetten bij de activiteit. Als duidelijk is wat er gefactureerd moet worden, wordt het vinkje verwijderd en gaat de factuur weer mee in de massafacturatie. Geadviseerd wordt om daarnaast gebruik te maken van het veld facturatie instructies, omdat het hier vaak om afwijkende factuurbedragen gaat. Hier kan dan aangegeven worden wat er met de factuur moet gebeuren en welk bedrag gefactureerd moet worden. Deze opmerking wordt zichtbaar in de lijst niet geboekte facturen.

 

 

7. Een factuur opsplitsen in meerdere documenten

Het opsplitsen van een factuur wordt in twee situaties gebruikt:

  1. Er is een betalingsafspraak met de relatie gemaakt, die afwijkt van de oorspronkelijke betalingstermijnen.
  2. De factuur gaat boven de limiet uit die is vastgesteld voor de incasso.

Het is mogelijk een betalingsafspraak te maken met een relatie. De factuur kan daarvoor in meerdere posten worden gesplitst elk met een eigen vervaldatum. Op die manier gaat zo'n afspraak ook op de juiste wijze mee in het aanmaanproces. Op het tabblad debiteuren kan een document worden gesplitst.

In onderstaand voorbeeld wordt de factuur gesplitst in 4 termijnen. Vink de factuur aan onder kies en zet voor de knop splitsen het getal op 4 en druk op splitsen.

De factuur is nu gesplitst in 4 delen. Bij elk onderdeel kan nu de vervaldatum afzonderlijk worden ingevuld en bewaard. Wordt zo'n factuurdeel niet op tijd betaald, dan zal deze weer meegeaan in het aanmaanproces.

Indien een factuur wordt opgesplitst in verband met de limiet voor de incasso, dan blijven de vervaldata staan.

 

8. Een factuur en een betaling of een creditnota samenvoegen zodat verschil kan worden geïncasseerd

In dit voorbeeld is een factuur geïncasseerd, maar achteraf bleek het foute bedrag gefactureerd te zijn en is de factuur gestorneerd en is er een nieuwe factuur voor een hoger bedrag aangemaakt. Om te voorkomen dat dit nieuwe bedrag wordt geïncasseerd en er geen rekening wordt gehouden met de eerste incasso, moeten deze twee documenten worden samengevoegd.

In het debiteuren overzicht kan dat er als volgt uit zien. De eerste incasso van 55 euro negatief en de nieuwe factuur van 80 euro bij relatie Logtenberg.

In onderstaand voorbeeld worden de factuur en de eerste incasso samengevoegd. Dit gaat met de knop splitsen. Voor de knop splitsen wordt een 1 ingevoerd van 1 document.

 

Nadat de factuur en de betaling zijn samengevoegd ziet het er als volgt uit. Dit bedrag van 25 euro kan dan weer mee in de incasso.

 

 

9. Een nog niet vervallen post toch meenemen bij de incasso

Het gebeurt regelmatig dat een factuur wordt uitgestuurd voor een lid, dat nog geen automatische incasso had. Veel verenigingen sturen bij de factuur een machtiging mee voor automatische incasso en een lid besluit op basis daarvan alsnog over te gaan op automatische incasso.

Als de incasso dan niet mee gaat bij het aanmaken van het incassobestand, dan moet eerst op de relatiekaart van het lid gekeken worden of alle relevante velden daar wel gevuld zijn. Dit zijn de velden:

  1. Betaalwijze moet op automatische incasso staan
  2. IBAN en BIC moeten gevuld zijn
  3. Machtigingsdatum moet zijn ingevuld.

Als dit allemaal goed staat ingesteld, dan ligt de vervaldatum in de toekomst. Bij facturen die meegaan met de automatische incasso is de vervaldatum vaak gelijk aan de factuurdatum, zodat de factuur direct kan worden geïncasseerd. Bij facturen zonder automatische incasso ligt de vervaldatum vaak 30 dagen na de factuurdatum. Dat is de reden dat de factuur niet meegaat bij de incasso. Bij de relatie kan dan op het debiteurentabblad de vervaldatum aangepast worden, zodat deze wel meegaat bij de incasso. Zie geel gemarkeerd veld hieronder.

 

 

 

Ref: 321 / 2020-08-10

3.15 - Verwerken bankafschriften (P)

Stappenplan voor het verwerken van bankafschriften:

  1. Controleer in AllUnited wat de laatste datum is waarop een bankafschrift is geboekt. Stel het laatste bankafschrift is geboekt op 20 juni. 
  2. Maak een download vanaf 21 juni tot en met de datum van gisteren. Dit is belangrijk omdat alle posten van vandaag nog niet zijn verwerkt door de bank. Als alle posten van vandaag ook worden meegenomen loopt men het risico dat een volgende download niet meer aansluit. Er kunnen dan posten zijn die wel in de download zijn meegenomen en posten die er nog niet in staan.
    Een voorbeeld van een download van de Rabobank.Zie: 4.10.1 - Bank/kas-afschriften
  3. Open het laatste bankafschrift of maak een nieuw bankafschrift aan. Zie: 4.10.1 - Bank/kas-afschriften
  4. Laad het downloadbestand op en verwerk het bankafschrift Zie: 4.10.1 - Bank/kas-afschriften

 

TIPS VOOR HET VERWERKEN VAN BANKAFSCHRIFTEN

  1. AllUnited adviseert om alle bankafschriften met een upload van een MT940 bestand te verwerken. Dit voorkomt fouten en bespaart tijd.
    Sinds de overgang naar SEPA kan in AllUnited kan alleen nog een MT940 bestand van de bank opgeladen worden.

    Het verwerken van bankafschriften via een download bestand van de bank heeft de volgende voordelen:

    1. Controle dat het saldo aansluit en dat er geen posten niet geboekt of dubbel geboekt worden.
    2. Tijdsbesparing omdat alle omschrijvingen worden overgenomen van de download en veel posten door het systeem worden "herkend".
    3. Beheersbaar omdat het opladen van het download bestand leidt tot een voorstel, dat verder aangepast kan worden indien nodig. AllUnited boekt dus nooit zelf een afschrift.
  2. Maak in AllUnited per kalendermaand een bankafschrift aan. Dit zorgt voor een beter overzicht. Het is altijd mogelijk om een kalendermaand in meerdere keren te verwerken.
    Dus bijvoorbeeld een download van 1 t/m de 10e van de maand te verwerken. Daarna kan nog een download van de 11e t/m 31 verwerkt worden.
    Een bankafschrift in AllUnited kan dus altijd aangevuld worden met nieuwe downloads. Deze kunnen ook tussentijds geboekt worden.
  3. Laat het jaar van het bankafschrift altijd gelijk lopen met het kalenderjaar en niet met het boekjaar. De datum van de individuele documenten bepaalt in welk boekjaar het document valt.
  4. Het is mogelijk om bank/kasafschriften handmatig te verwerken, maar geadviseerd wordt om dit alleen bij kasafschriften en/of bij spaarrekeningen te doen.
Ref: 151 / 2020-08-10

3.16 - Aanmanen (P)

Via het menupad: Boekhouding > aanmanen kunnen periodiek betalingsherinngeringen en aanmaningen per mail of per post naar de debiteuren verstuurd worden.

Stappenplan:

  1. Inrichting van het aanmaanprocesVoor het aanmaanproces dienen eerst de aanmaanstappen ingericht te worden.
    De template van AllUnited kent 6 stappen  Zie voor de inrichting van deze stappen Zie: 5.3.8 - Aanmaanniveau's
    1. 1e herinnering na de vervaldatum van de factuur. Deze wordt meestal per mail verstuurd.
    2. 2e herinnering na 14 dagen. Deze wordt meestal per mail verstuurd
    3. Aanmaning na 14 dagen. Deze wordt meestal per post verstuurd.
    4. In gebreke stelling na 14 dagen. Deze wordt per post verstuurd.
    5. Incassobureau na 14 dagen. Deze wordt per post verstuurd.
    6. Eind fase van het aanmaanproces. De vordering wordt uit handen gegeven of afgeboekt.

  2. Het aanpassen van de template voor de aanmaanbrieven.
    Via het menupad: Systeem beheer > instellingen > afdrukformulieren (onder de kop algemeen) Zie: 5.1.17.7 - Opmaak van aanmaningen staat een template die gebaseerd is op bovenstaande stappen. Deze template kan door de vereniging aangepast worden met de eigen gegevens van de vereniging. Kies bij de afdrukformulier het formulier betalingsherinnering.
    Mocht deze template niet aanwezig zijn, dan kan een helpdeskticket ingediend worden met het verzoek deze template ook in het systeem van de vereniging te zetten.

  3. Het testen van de aanmaanbrieven. Zie Zie: 4.10.8 - Aanmanen

  4. Het daadwerkelijk aanmanen. Ook hiervoor zijn een aantal stappen nodig om dit goed te laten verlopen.
    1. Zorg dat de bank is bijgewerkt, zodat alle betalingen zijn verwerkt.
    2. Voer daarna stap 1 van de automatische incasso uit. Dit voorkomt dat er posten meegaan in het aanmaanproces die nog geïncasseerd moeten worden.
    3. Bekijk daarna via het menupad: Boekhouding > debiteuren de openstaande debiteuren. Als hier negatieve bedragen staan, dan kunnen deze het beste vereffend worden met de openstaande facturen om misverstanden of onnodige aanmaningen te voorkomen.
    4. Daarna kunnen via het menupad: boekhouding > aanmanen de aanmaningen aangemaakt worden. Zie Zie: 4.10.8 - Aanmanen
Ref: 295 / 2020-08-10

3.17 - Trainingen

Voor het maken van een trainingsplanbord moet het volgende worden ingesteld:

  1. De velden waarop getraind worden moeten worden aangemaakt Zie: 5.13.1 - Velden (I)
  2. De trainingsblokken, dus de dagen en de tijdstippen en de velden waarop getraind wordt moeten worden vastgelegd Zie: 5.14.1 - Trainingsblokken
  3. De teams moeten gekoppeld worden aan het trainingsschema Zie: 4.4.2 - Trainingen


Als het trainingsplanbord is ingericht dan kan deze gekoppeld worden aan de website.

Dat kan er dan als volgt uit zien.

Ref: 183 / 2020-08-10

3.18 - Inrichting iDeal

Binnenkort beschikbaar.

3.19 - Interface met de bonden (P)

Voor het uitwisselen van de berichten met de bonden is er een interface voor de volgende bonden:

  • Atletiek Unie (aparte handleiding beschikbaar. Kijk bij de inhoudsopgave bij overige handleidingen)
  • KNBSB Baseball  en Softball Zie: 4.12.7 - Interface
  • KNHB  Hockey (aparte handleiding beschikbaar. Kijk bij de inhoudsopgave bij overige handleidingen)
  • KNLTB  Tennis (aparte handleiding beschikbaar. Kijk bij de inhoudsopgave bij overige handleidingen)
  • KNZB Zwemmen

Voor enige andere bonden bestaat de mogelijkheid om bestanden op te laden Zie: 4.12.8 - Upload vanuit de bondsgegevens. Dit geldt onder meer voor:

  • KNVB via sportlink (voetbal)
  • KNKV via sportlink (korfbal)
  • NBB via ISS  (Basketbal)
Ref: 326 / 2020-08-10

3.19.1 - Handleiding AtletiekUnie

In deze handleiding wordt ingegaan op de specifieke inrichting en processen die te maken hebben met de AtletiekUnie.

Niet alle informatie is in deze verkorte handleiding aanwezig. Bij de inleiding staat ook een link naar de Complete handleiding. Hierin is alle informatie terug te vinden.

In deze handleiding komen de volgende onderwerpen aan de orde:

  • De interface
    • Hierin is begrepen het maken van berichten voor nieuwe leden, afmeldingen en wijzigingen.
    • Ook functies kunnen via de interface doorgegeven worden. Hiervoor moeten in de tabel functies de inrichting speciaal voor de Atletiek Unie goed gedaan worden.
  • De lessenmodule met daarin de mogelijkheid om speciaal voor atletiekverenigingen wedstrijden te maken waarop men zich in kan schrijven.  

 

 Klik hier om naar de volledige handleiding voor Atletiek Verenigingen te gaan.

Ref: 349 / 2020-08-10

3.19.2 - KNLTB

In deze handleiding wordt de interface met de KNLTB besproken. 
De belangrijkste punten van deze interface worden hieronder opgesomd.

  1. Berichten massaal aanmaken en versturen
  2. Berichten op relatieniveau aanmaken en versturen
  3. Functies uitwisselen met de bond
  4. Adresverschillen met de bond
  5. Momenten van aan- en afmelden
  6. Aanpassen activiteiten en/of categorieën
  7. Uit te wisselen/uitgewisselde berichten inzien
  8. Uitgewisselde berichten schonen

Klik hier voor de volledige handleiding voor de interface met de KNLTB.

 

Ref: 241 / 2020-08-10

3.19.3 - Interface KNHB

In deze handleiding wordt de interface met de KNHB besproken.  De belangrijkste punten van deze interface worden hieronder opgesomd.

  • Berichten kunnen direct verwerkt worden.
  • Elke nacht worden de berichten automatisch uitgewisseld. Elke dag wordt er een mail gestuurd van interface berichten die niet goed gaan of die missen.
  • Niet leden kunnen met behulp van een functie uitgewisseld worden met de bond.

 

 Klik hier voor de volledige handleiding voor de interface met de KNHB.

Ref: 344 / 2020-08-10

3.19.4 - Interface KNZB

Via het menupad: Relaties > Interface Bond wordt onderstaand scherm getoond:

Het scherm bestaat uit 4 blokken:

  1. Berichten aanmaken. Hiermee worden de berichten aangemaakt. Via het derde blok worden ze uitgewisseld met de bond. 
  2. Berichten selecteren om deze te controleren. 
  3. Berichten verzenden/ophalen. De berichten die in het eerste blok zijn aangemaakt kunnen hier verstuurd worden.
  4. Berichten verwijderen. Als berichten succesvol zijn uitgewisseld kunnen hier alle berichten verwijderd worden. Op dit manier blijft de interface overzichtelijk.

Bovenstaande blokken worden hier stuk voor stuk besproken.

1e blok Berichten aanmaken

Via dit blok worden de berichten alleen aangemaakt. Ze worden dan nog niet uitgewisseld met de bond. Dit gebeurt in het derde blok: Berichten versturen/ophalen.

Let bij het aanmaken van de berichten op de melding die verschijnt. Zie afbeelding hieronder. Daar wordt aangegeven hoeveel leden er worden afgemeld.
Als dat te hoog is dan staat er iets in de instellingen niet goed. Verwijder dan alle berichten en controleer de instellingen. Zie: 5.8.4 - Categorieen (tabel)

Als je de interface draait, worden alleen de afmeldingen doorgegeven aan de bond waarvan de afmelddatum bereikt is. De afmeldingen in de toekomst (bijv. 31/12) worden pas doorgegeven als je op 31/12 de interface draait. Tip: meeste clubs melden leden af einde maand (bijv. 31/5) en doen dit niet op 28/5, 29/5 etc. Dan kun je op de 31e alle afmeldingen in 1 keer doorgeven via de interface aan de bond.

 

LET OP: Met het aanmaken van de berichten zijn alle leden waarvoor een bericht is aangemaakt geblokkeerd voor wijzigingen. Ze worden weer vrijgegeven als de berichten zijn uitgewisseld met de bond.

De volgende velden worden hier ingevuld:

Veldnaam 

Omschrijving

Bond ID Het is alleen nodig hier een keuze te maken, indien er sprake is van een vereniging die de uitwisseling met meerdere bonden doet. Bijvoorbeeld omniverenigingen. Anders leeg laten.
Berichttype

Afhankelijk van de bond kunnen hier meerdere berichttypen zijn. 

Bond

Berichttype

Atletiek Unie
  • Leden - voor de gewone uitwisseling van nieuwe leden, wijzigingen en afmeldingen
  • Ledenlijst - hiermee kan een actuele ledenlijst opgevraagd worden.
  • Functionarissen - deze keuze moet gemaakt worden om functionarissen uit te wisselen
  • Functiecodes - dit is de lijst met functiecodes die gebruikt kan worden in de tabel functies Zie: 5.4.6 - Functies
KNHB
  • Leden - voor de gewone uitwisseling van nieuwe leden, wijzigingen en afmeldingen
  • Ledenlijst - hiermee kan een actuele ledenlijst opgevraagd worden.
  • Functiegegevens - deze keuze moet gemaakt worden om relaties op basis van functies uit te wisselen, zoals scheidsrechters, vrijwilligers etc.
KNLTB
  • leden  - voor de gewone uitwisseling van nieuwe leden, wijzigingen en afmeldingen
KNZB
  • Leden - voor de gewone uitwisseling van nieuwe leden, wijzigingen en afmeldingen
  • Ledenlijst - hiermee kan een actuele ledenlijst opgevraagd worden.

 

Activiteiten aanmaken Dit staat standaard aangevinkt en voorkomt dat leden afgemeld worden omdat er voor hen nog geen activiteiten zijn aangemaakt voor het nieuwe seizoen. Of dat leden niet aangemeld worden omdat bij hen de activiteit ontbreekt.
Forceer bijwerken alle relaties

Normaal gesproken hoeft dit niet aangevinkt te worden. Alleen bij uitzonderingen kan het nodig zijn dit aan te vinken. Neem dan contact op met AllUnited.

 

2e blok Berichten selecteren

Hier kunnen de berichten gecontroleerd worden en fouten opgelost.

 De volgende keuzes kunnen hier gemaakt worden:

Veldnaam 

Omschrijving

Bericht ID Hier kun je kiezen om berichten te tonen met ID nummer van tot en met bijv. 92007093 tot en met 92007098. Dit wordt weinig toegepast
Berichtnummer

Hier kan een berichtnummer ingegeven worden bijv. 734121

Richting Om alleen de uitgaande berichten te selecteren, wordt gekozen voor  Uit bij richting.
Berichttype

Hier kan gekozen worden voor leden of ledenlijst.

Berichtstatus Dit is een belangrijk selectie criterium. Hiermee kunnen bijvoorbeeld alle berichten met de status Fout of Aangemaakt geselecteerd worden. Ook berichten met de status berichtfout moeten nader bekeken worden als deze voorkomen.
Verstuurd Dit is een selectie op basis van de datum waarop de berichten zijn verstuurd
Referentie Hier kan op de referentie gezocht worden. De referentie is altijd het relatienummer.

 Als hier op wijzigen gedrukt wordt zonder een selectie, dan kan het scherm er als volgt uitzien.

Hierboven worden een aantal foutberichten getoond. Deze foutberichten moeten eerst gecorrigeerd worden voordat deze berichten kunnen worden verstuurd. Ze staan derhalve ook niet bij de berichten om te versturen in het volgende blok.

LET OP: Als er foutberichten zijn, die niet door de vereniging opgelost kunnen worden. Verwijder de berichten dan niet, maar maak een helpdeskticket aan, zodat AllUnited het kan analyseren.

Foutberichten kunnen altijd via het 4e blok verwijderd worden. Zolang de fout niet is opgelost, dan komt de melding weer terug, bij het aanmaken van de berichten.

Hieronder de uitleg van de verschillende velden in het overzicht.

Veld Omschrijving
Vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
O. verst. N.v.t.
Bericht ID Unieke identificatie van bericht binnen AllUnited. Dit nummer wordt vastgelegd op basis van de nummerreeks. Dit nummer kan ook gebruikt worden om 1 bericht te versturen
Richting Uit = uitgaande berichten. Dit is meestal het geval. In = inkomend bericht.
Berichttype Hier wordt aangegeven om welk berichttype het gaat. Bijvoorbeeld leden of ledenlijst.
Berichtstatus De status van het bericht. Dit kan zijn verwerkt/doorgevoerd of fout of berichtfout of aangemaakt.
Berichtnummer Nummer dat de bond geeft aan het bericht
Bond ID Hier wordt aangegeven om welke bond het gaat.
Referentie Relatienummer en naam van relatie
Verstuurd Datum dat bericht verstuurd is
Bevestigd Datum dat bericht bevestigd is. Zou gelijk moeten zijn aan Verstuurd
Afgesloten Datum dat bericht is afgesloten. Zou gelijk moeten zijn aan Verstuurd, behalve voor geparkeerde berichten
Match n.v.t.
NaamS n.v.t.
AdresS n.v.t.
Foutcode Code van fout
Fout n.v.t.
Foutactor n.v.t.
Fouttekst Omschrijving van fout
Foutveld n.v.t.

 

3e blok Berichten versturen/ophalen

De volgende keuzes kunnen hier gemaakt worden:

Veldnaam 

Omschrijving

Bond ID Het is alleen nodig om hier iets in te geven als de vereniging gebruik maakt van meerdere interfaces. Anders kan het veld leeg gelaten worden.
Bericht ID

Heeft momenteel geen functie

Berichten versturen Vink dit veld aan en druk op start op de berichten te versturen.
Bij de KNHB, AtletiekUnie en de KNZB worden de berichten gelijk doorgestuurd naar de bond.
Bij de KNZB kunnen berichten geparkeerd worden. Zie: 3.19.4 - Interface KNZB
Bij de KNLTB verschijnt bovenin het scherm een link naar het bestand.

 

4e blok Berichten verwijderen

In het vierde blok kunnen de berichten die verwerkt zijn verwijderd worden. AllUnited adviseert om altijd alle berichten te verwijderen als deze zijn verwerkt of gecorrigeerd. Daarmee blijft de interface overzichtelijk.

Berichten die in behandeling zijn bij de bond, kunnen niet verwijderd worden. Bij de KNLTB zijn dit de verzonden berichten en bij de KNZB de geparkeerde berichten.

 

 

 

Ref: 345 / 2020-08-10

Geparkeerde berichten ophalen bij de KNZB

De interface met de KNZB werkt bijna geheel volgens de standaard. Zie: 4.12.7 - Interface Zie ook de complete handleiding.

Er is één uitzondering.

Bij de KNZB kunnen berichten die niet automatisch verwerkt kunnen worden, geparkeerd worden. Het is dan nodig deze berichten op een later tijdstip op te halen.

Hiermee kan voor de KNZB de geparkeerde leden opgehaald worden. Vink Berichten ontvangen aan en druk op start. Er komt dan een melding welke berichten nog geparkeerd zijn. Indien alles is vrijgegeven kan dit bij berichten selecteren teruggevonden worden.

 

Vink dan berichten ontvange aan en druk op start.  Als de berichten nog niet vrijgegegeven zijn ontstaat er een foutmelding bovenin het scherm. Zijn de berichten wel vrijgegeven, dan zijn deze terug te vinden via Berichten selecteren.

Ref: 347 / 2020-08-10

4 - Transacties

4.1 - Website | Nieuwsbrief | Clubcasting (T)

4.1.1 - Pagina's

In deze transactie kunnen de pagina's vastgelegd worden die gekoppeld worden aan de website. Om een
pagina te selecteren, navigeer dan naar [Website] > [Pagina's] > [Selectie].  
na de selectie van een pagina
of na het klikken op de knop 'Nieuw' wordt onderstaand scherm getoond:

 

 

Vervolgens kunnen de volgende velden ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Pagina Dit is de naam van de pagina. Deze paginanaam is ook de naam die in het menu
opgenomen zal worden. 
Paginatype

Dit is het type van de pagina. Vaak zal dit het type 'overig' zijn, maar ook 'teampagina'
komt ook veel voor. De selectie geeft aan welke mogelijkheden er zijn (
Zie: 5.2.4 - Paginatypes).

Autopubliceren Indien deze pagina via de website beheerd moet worden, moet dit vinkje geselecteerd zijn.
Zoekmachines toestaan Door het aanvinken hiervan geeft u zoekmachines toestemming om de pagina-inhoud vast te leggen en te indexeren. Dit is een advies aan zoekmachines, die zelf kunnen bepalen of ze dit opvolgen. Deze optie is alleen zichtbaar voor adaptieve websites.
Titel  De titel van de pagina. Deze zal op de website te zien zijn.
Toegang voor Hier wordt aangegeven voor welk soort bezoeker de pagina toegankelijk is:
voor alle bezoekers, voor ingelogde bezoekers of voor ingelogde teamleden.
Functiegroep Hier wordt aangegeven welke functiegroep deze pagina mag beheren.
Functie Hier wordt aangegeven welke functie deze pagina mag beheren.
Geautoriseerde relatie Hier wordt aangegeven welke relatie(s) deze pagina mag beheren. Indien er
meerdere relaties zijn, worden de relatienummers door een puntkomma (;) gescheiden.

 

Ref: 79 / 2020-08-10

Introductie Pagina's

Voor de website kunnen pagina's aangemaakt worden om structuur aan te brengen op de website. Zo kan
een pagina meerdere artikelen bevatten zoals een pagina voor het nieuws, een pagina voor het bestuur, maar
bijvoorbeeld ook een pagina voor het team Heren 1. In onderstaande onderwerpen wordt uitgelegd hoe
pagina's gezocht kunnen worden, hoe pagina's aangemaakt kunnen worden en hoe deze vervolgens gewijzigd
kunnen worden. 


Pagina's kunnen altijd gevonden worden door te navigeren naar: [Website] > [Pagina's]. Onderstaand scherm
wordt dan opgeroepen. In dit overzicht van alle pagina's voor de website is te zien welke pagina's er zijn, wat
het paginatype is en of de artikelen van die pagina zijn gepubliceerd.

refpagina1_1.png

Het paginatype 'script' is door de vereniging niet zelf te beheren. Dit is een pagina waarbij op basis van een
script bepaalde data uit AllUnited wordt gehaald, zoals de telefoonlijst.

Binnen het scherm zijn er vier opties mogelijk:

  1. Door bij 'Paginatype' een selectie te maken kunnen alle pagina's van een bepaald type geslecteerd worden.
    Dit is handig als bijvoorbeeld alleen de teampagina's nodig zijn.
  2. Door op de paginanaam te klikken wordt de pagina geopend. 
  3. Door op 'Lijst met artikelen' te klikken, wordt de lijst verkregen met alle artikelen van die op de desbetreffende
    pagina staat.
  4. Door op 'Nieuw artikel' te klikken, kan direct een nieuw artikel aangemaakt worden voor de desbetreffende
    pagina. Zie: 4.1.7 - Alle artikelen

Verder zijn nog een aantal andere opties mogelijk in de menubalk bovenin het scherm:

  1. Nieuw (om een nieuwe pagina aan te maken) 
  2. Pagina's selecteren Zie: 4.1.1 - Pagina's
  3. Alle artikelen Zie: 4.1.7 - Alle artikelen
  4. Menu's
  5. Pagina autorisatie Zie: 4.1.1 - Pagina's
  6.  Google META tag
Ref: 202 / 2020-08-10

Selecteren van een pagina

Om een pagina te selecteren, navigeer dan naar: [Website] > [Pagina's] > [Pagina Selecteren]Wanneer
via het overzicht van de pagina's is geklikt op 'Pagina's selecteren' in de menubalk bovenin, dan
wordt
onderstaand scherm getoond. 

Hier kunnen bestaande pagina's op basis van de paginanaam of op basis van het paginatype, bijvoorbeeld
'Teampagina's', geselecteerd worden (Zie Zie: 4.1.1 - Pagina's). Verder kan weer teruggegaan worden naar de lijst met
pagina's (Zie: 4.1.1 - Pagina's) via de knop in de menubalk of kan de autorisatie opgeroepen worden van de pagina's
(Zie: 4.1.1 - Pagina's). 

 

Ref: 203 / 2020-08-10

Introductie Artikelen

Lijst met artikelen

Om de 'Lijst met artikelen' te raadplegen, navigeer naar [Website] > [Pagina's] en klik voor iedere gewenste
pagina, waar artikelen beschikbaar zijn, op 'Lijst met artikelen'. In dit geval worden alle artikelen van de
desbetreffende pagina getoond en ziet het scherm er als volgt uit:
 

 fireshot_capture_341_test2_dv01_dv01.allunited.nl.png

Er zijn in dit scherm een aantal mogelijkheden:

  1. Een nieuw artikel aanmaken.
  2. De pagina aanpassen.
  3. De toegang tot het artikel aanpassen.
  4. De inhoud van het artikel aanpassen. Zie: 4.1.7 - Alle artikelen

Ook is het mogelijk om de artikelen te archiveren.

Wanneer op de knop Selectie archiveren met de datum van gisteren wordt gebruikt zullen alle artikelen die geselecteerd zijn met de selectiebox gearchiveerd worden met als de dag hiervoor als archiveer datum

 met de knop Selectie permanent verwijderen zal het artikel compleet verwijderd worden.

Gearchiveerde artikelen

Wanneer boven aan de pagina op de knop gearchiveerde artikelen wordt geklikt zal een lijst getoond worden met alle artikelen waarbij:

a. de t/m datum is verlopen.

b. als een artikelen gearchiveerd is met de knop Selectie archiveren met de datum van gisteren

 Een artikel kan alleen gearchiveerd worden als het de status "Gepubliceerd" heeft en een t/m datum heeft dat verstreken is.

 fireshot_capture_342_test2_dv01_dv01.allunited.nl.png

Binnen de lijst met Gearchiveerde artikelen is het mogelijk om een selectie permanent te verwijderen.

 

Ref: 204 / 2020-08-10

Overzicht autorisaties van CMS pagina's

Wanneer genavigeerd wordt naar [Website] > [Pagina's] > [Pagina autorisaties], wordt onderstaand
scherm getoond.

In bovenstaand scherm staat per pagina aangegeven of hier bijzondere autorisaties gelden, bijvoorbeeld
op basis van functie, functiegroep, relaties en/of teams. Hierin is dus te zien wie geautoriseerd is om
bepaalde taken uit te voeren, zoals artikelen publiceren en/of artikelen wijzigen. 

Ref: 205 / 2020-08-10

4.1.2 - Bijzondere pagina's

Onder pagina's met standaardinstellingen bevinden zich ook pagina's waarvan de sturing anders is en waarvan
het type meestal 'overig' is. Bij dit soort pagina's is het bijvoorbeeld mogelijk om een teampagina aan te maken
en daaraan een team te koppelen. Zodoende kunnen de namen van de teamleden en de begeleiders op de website
worden getoond. Bij het paginatype 'backoffice' is het bijvoorbeeld mogelijk om transacties uit de backoffice
te koppelen aan de website.
Al met al zijn er de volgende mogelijkheden:

Ref: 315 / 2020-08-10

Een pagina linken naar een andere pagina

Het is mogelijk om een pagina direct te linken naar een andere pagina, bijvoorbeeld de berichten van een
bepaalde commissie ook direct tonen bij het nieuws op de homepage. Hiervoor dienen de instellingen in
AllUnited als volgt aangepast te worden:
Navigeer naar [Website] > [Instellingen] > [Paginatype]. Onderstaand scherm wordt dan getoond.

Selecteer vervolgens het paginatype waarvan de berichten ook gepubliceerd moeten worden op een andere
pagina. 
 Het geel gemarkeerde onderdeel kan vervolgens gebruikt worden om de automatische link te maken.

In de volgende tabel wordt uitgelegd wat de velden inhouden:

Veldnaam
Omschrijving
Automatische link maken Wanneer dit veld wordt geselecteerd, worden alle artikelen automatisch geplaatst op een andere pagina. Dit kan handig zijn als artikelen van het bestuur ook altijd in het nieuws moeten worden meegenomen of dat de artikelen van de teampagina's meegenomen moeten worden bij het nieuws.
Pagina voor automatische link Hier wordt de pagina geselecteerd waar het artikel ook geplaatst moet worden.
Direct publiceren Als dit wordt aangevinkt, dan worden alle artikelen ook automatisch gepubliceerd op de gekozen pagina. Staat het vinkje uit, dan komen de artikelen in Website > te publiceren artikelen terecht en kan gekozen worden welke artikelen wel gepubliceerd worden en welke niet.
Aantal dagen publiceren Hier kan worden aangegeven hoeveel dagen het artikel gepubliceerd moet worden.

Zie voor alle velden van het paginatype Zie: 5.2.4 - Paginatypes

Ref: 389 / 2020-08-10

4.1.2.1 - Teampagina's

Een teampagina heeft een andere indeling dan een gewone pagina. Hier kunnen de gegevens van het team
ingevuld worden. Op de teampagina worden dan automatisch ook de spelers en de begeleiders van een team
opgehaald. Als er foto's aanwezig zijn kunnen ook de foto's van de spelers worden getoond.

Om een nieuwe teampagina aan te maken navigeer naar [Website] > [Pagina's] > [Nieuw]. Vervolgens
wordt onderstaand scherm getoond.

 

Allereerst moet de paginatype aangepast worden naar 'teams'. Dan moet er op 'controle' geklikt worden,
zodat de velden voor een teampagina getoond worden. Het scherm ziet er dan als volgt uit.

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Pagina Dit is de naam van de pagina. Deze paginanaam is ook de naam die in het menu opgenomen moet worden. 
Paginatype Dit is het type van de pagina. Vaak zal dit 'overig' zijn, in dit geval de pagina 'teams'. De selectie geeft aan welke mogelijkheden er zijn. 
Autopubliceren Indien deze pagina via de website beheerd moet worden, moet dit vinkje geselecteerd zijn. Dit vinkje is erg belangrijk bij teampagina's.
Titel  De titel van de pagina. Deze komt op de website.
Toegang voor Hier wordt aangegeven of een pagina voor alle bezoekers, voor ingelogde bezoekers, of voor ingelogde teamleden benaderbaar is. 
Activiteit De activiteit waarmee het team is aangemaakt, bijvoorbeeld Hockey of competitie.
Categorie De categorie waarmee het team is aangemaakt, bijvoorbeeld spelend lid of voorjaarscompetitie
Team De teamcode
Paginabeheer en autorisaties Wie mogen op de website de pagina beheren. Meerdere vinkjes zijn mogelijk.
Teamfunctie (ingesteld als geinformeerd) geautoriseerd Degene die bij de teamfuncties deze ingestelling heeft mag de pagina beheren. Zie: 5.4.6 - Functies
Teamfunctie (ingesteld als geinformeerd) geautoriseerd Degene die bij de teamfuncties deze ingestelling heeft mag de pagina beheren.Zie: 5.4.6 - Functies
Trainers geautoriseerd De trainer mag deze pagina beheren.
Spelers geautoriseerd Alle spelers van het team mogen deze pagina beheren.
Functiegroep Hier wordt aangegeven welke functiegroep deze pagina mag beheren
Functie Hier wordt aangegeven welke functie deze pagina mag beheren
Geautoriseerde relatie Hier wordt aangegeven welke relatie(s) deze pagina mag beheren

Na het invullen van de teampagina kan het scherm er zo uitzien:

 

 

 

 

Ref: 99 / 2020-08-10

Teampagina tennis op de website

Ref: 114 / 2020-08-10

Teampagina hockey op de website

Ref: 115 / 2020-08-10

4.1.2.2 - Transactiepagina's

Via het menupad: Website > Pagina's >Nieuw   kunnen pagina's gemaakt worden met een bepaalde instelling, zodat de les of het lestype op die pagina wordt opgehaald.

Verschil tussen het direct koppelen van een les via het Website menu en via een Website pagina is de mogelijkheid om een artikel op de pagina toe te voegen.

Met dat artikel kan dan eerst uitleg gegeven worden en daarna wordt de les/lessen getoond.

Zo'n pagina kan er als volgt uit zien.

 

Door te kiezen voor het paginatype Backoffice kunnen er transacties in de pagina worden opgenomen.

Voor het koppelen van 1 les wordt gekozen voor course1 en dan coursecode met daarachter de code van de les.

Voor het koppelen van alle lessen van een lestype wordt gekozen voor courses1 en dan coursetypecode met daarachter de code van het lestype.

Via het menupad: website > menu's > Selectie  kan dan de pagina aan het menu gekoppeld worden.

De paginanaam wordt in het veld pagina / artikelnummer opgenomen.

 

 

 

Ref: 311 / 2020-08-10

4.1.2.3 - Teamfoto's

Door te navigeren naar [Website] > [Pagina's] wordt de lijst met pagina's getoond. De teampagina kan hier
onderdeel van zijn. Dit ziet er als volgt uit:

Het paginatype moet 'Teampfotos' zijn. Is deze pagina niet aanwezig en toch gewenst, maak dan een helpdeskticket
aan, zodat AllUnited deze pagina kan toevoegen.

De pagina teamfoto's heeft een bijzondere functie. Op deze pagina worden alle teamfoto's van alle teams opgeslagen
en gelinkt aan de juiste teampagina. Er is dus maar één artikel voor alle teamfoto's van een bepaald seizoen. Oude
artikelen van andere seizoenen mogen niet gepubliceerd zijn, want dan worden de verkeerde teamfoto's getoond.

Om een nieuw artikel met teamfoto's te maken, navigeer naar [Website] > [Alle artikelen] > [Nieuw]. Het artikel
van een pagina met de teamfoto's kan er als volgt uit zien. Hieronder een voorbeeld met twee teamfoto's. Eén voor
heren 1 en één voor dames 1.

Let op: Belangrijk is dat bij link de exacte paginanaam van het team wordt ingegeven. In bovenstaand voorbeeld
staat bij link bijvoorbeeld 'Team_H1'. Alleen wanneer deze link exact gelijk is aan teampagina, zoals deze is
vastgelegd, kan de foto op de teampagina worden getoond. Let daarbij dus ook op hoofdletters en kleine letters. 

Als de de link aan de juiste teampagina is gekoppeld, wordt deze foto als eerste op de teampagina getoond.
Dit kan er als volgt uit zien:

 

Ref: 316 / 2020-08-10

4.1.2.4 - Clubcasting

Clubcasting is het tonen van clubinformatie op een eigen beeldscherm in het clubhuis. Hiervoor moet het
beeldscherm een verbinding met internet hebben waarmee speciale gegevens vanuit AllUnited opgehaald
kunnen worden voor de Clubcasting.

Voor het tonen van de clubcasting moeten een aantal dingen ingericht worden:

1. Instellen van de browser

2. Instellen van de clubcasting Zie: 5.2.11 - Clubcasting

3. Aanmaken van pagina's die voor de clubcasting worden gebruikt, zoals de sponsorlogo's. Zie: 4.1.1 - Pagina's

Clubcasting als startpagina op de browser instellen
Via de instellingen voor de clubcasting, navigeer dan naar de volgende link:
demo.allunited.nl/index.php?cc1=Clubcasting

Via de instellingen van de clubcasting kunnen jullie onderaan bij "Link voor scherm" gebruiken.
Open de browser en zet in de URL het internetadres van de organisatie.
Dus bijvoorbeeld voor de demo omgeving van AllUnited is dat
demo.allunited.nl/index.php?cc1=Clubcasting

of in de meeste situaties
https://www.clubnaam.nl/index.php?cc1=Clubcasting waarbij clubnaam wordt vervangen door de eigen naam van de organisatie.
 
Stel daarna bij de instellingen deze URL als startpagina in.
 
Clubcasting volledig scherm laten vullen
Druk de F11 toets en het hele scherm zal gevuld worden met het clubcasting scherm. 

 

Ref: 245 / 2020-08-10

4.1.3 - Paginagroep 1 t/m 5

Een groep van artikelen kunnen een bepaalde pagina groep meekrijgen, zodat je deze gemakkelijker kunt selecteren.  Bijvoorbeeld alle artikelen van de homepage.

Er kunnen maximaal 5 paginagroepen ingesteld worden.

Menupad (oud): Website > vrij (vrij betekent dat er nog geen paginagroep is aangemaakt. Als er al wel een paginagroep is ingesteld, dan staat deze onder het menu CMS  > pagina's

 

De werking is verder gelijk aan de andere Website pagina's

Ref: 80 / 2020-08-10

4.1.4 - Formulieren

Het is mogelijk een formulier toe te voegen aan een artikel. Eerst moet er gekeken worden of het mogelijk is
dat een pagina een artikel met formulier kan hebben. Navigeer naar [Website] > [Instellingen] > [Paginatypes]
Het volgend scherm wordt dan getoond.
 

 screenshot1_1.png

Allereerst moet een paginatype geselecteerd worden. Zie: 5.2.4 - Paginatypes 

screenshot2_1.png
Wanneer het selectievakje bij 'formulierdefinitie' is geselecteerd, kan een artikel met een formulier
toegevoegd worden. Dit kan door een nieuw artikel aan te maken Zie: 4.1.7 - Alle artikelen, maar ook om een artikel
te wijzigen en een formulier toe te voegen. 

Wanneer een artikel wordt aangemaakt, wordt het volgende blok getoond:

 screenshot3_1.png

Eerst kan het emailadres worden ingevuld waarnaar de resultaten van het formulier gestuurd moeten
worden. Klik vervolgens op 'Controle', onderaan het scherm. Wanneer de controle goed is uitgevoerd
worden bij het blok 'Formulierdefinities' meer mogelijkheden getoond, zoals in onderstaand scherm.
Zo niet, dan zal het emailadres opnieuw moeten worden opgegeven, waarna een nieuwe controle
plaatsvindt. 

screenshot4_1.png

In het veld 'Bevestigingstekst' kan nu een bericht ingevoerd worden, iets wat gebruikers te zien krijgen
wanneer het formulier verstuurd wordt. 
Om het formulier te beveiligen tegen bots, kan het selectievakje bij 'Captcha' geselecteerd worden. Gebruikers
worden dan gevraag een beveiligingscode in te voeren, zoals te zien is op onderstaand scherm:

screenshot5_1.png

Let op: deze maatregel is alleen voor bezoekers van de website die niet ingelogd zijn. Ingelogde bezoeken
zullen deze Captcha niet hoeven invullen.

 

Ref: 337 / 2020-08-10

Uitgebreid formulier in Website artikel

Indien in een formulier de informatie van meerdere personen wordt gevraagd dan kan het handig zijn om het uitgebreide formulier te gebruiken. In andere gevallen kan een eenvoudig formulier Zie: 4.1.4 - Formulieren worden gebruikt.

Voor een uitgebreid formulier wordt bij de details in het artikel wordt dan het commando [form_adv] gebruikt, zoals in onderstaand voorbeeld.

 Het blok formulierdefinitie kan er dan als volgt uitzien:

Op de website ziet het er dan als volgt uit.

Door de veldnaam en de omschrijving te scheiden kunnen de omschrijvingen voornaam en achternaam meerdere keren gebruikt worden.

Zie ter vergelijking het formulier eenvoudig. Zie: 4.1.4 - Formulieren

 

 

 

 

Ref: 38 / 2020-08-10

Het kopiŽren van formuliervelden in een websiteartikel

Formuliervelden worden gebruikt in de volgende toepasingen:

  1. In een website-artikel, bijvoorbeeld voor een enquete of een inschrijfformulier via een website-artikel.
  2. In de lessen om extra vragen te kunnen stellen, bijvoorbeeld het niveau van iemand, zodat men in de
    juiste les wordt ingedeeld.
  3. In Inschrijfformulieren om extra vragen te kunnen stellen, bijvoorbeeld bij nieuwe leden te vragen of ze
    ook vrijwilligerswerk willen doen. 

Bij lessen en inschrijfformulieren is het mogelijk om een les of een inschrijfformulier te kopiëren, zodat ook
de extra vragen in de vorm van formuliervelden meegekopieerd kunnen worden. Bij een Websiteformulier
werkt dat anders. Hier wordt een nieuw artikel aangemaakt en in het blok 'Formulier definitie' bestaat de
mogelijkheid om van een ander artikel de formulier gegevens te kopiëren. Dit artikelnummer wordt dan
ingegeven in het veld 'Artikelid voor formulierbron'.

Let op: in het veld 'Ontvanger (email)' mag niets worden ingegeven. Anders kan het niet gekopieerd worden.

Na het invullen, druk op 'Controle'. Als deze controle goed is uitgevoerd, is het formulier gekopieerd. Hierna
kan het artikel verder aangepast worden. Zie voor het aanmaken van een formulier in een Website artikel Zie: 4.1.4 - Formulieren.
Zie voor de beschrijving van de formuliervelden Zie: 5.5.2 - Formuliervelden

 

Ref: 442 / 2020-08-10

4.1.5 - Peilingen

Binnenkort beschikbaar.

4.1.6 - Te publiceren artikelen

Wanneer artikelen via de website zijn aangemaakt, en de pagina van deze artikelen staat niet op autopubliceren.
De artikelen kunnen wel worden aangemaakt, maar deze worden nog niet getoond op de website.. De webmaster moet er dan voor zorgen dat deze artikelen ook
worden gepubliceerd. De webmaster kan dan nog een laatste controle uitvoeren voordat de artikelen gepubliceerd
worden.

Om een artikel te publiceren, navigeer dan naar [Website] > [Te publiceren artikelen]
Hier staan de artikelen die via de website zijn aangemaakt, maar nog niet gepubliceerd, zoals in onderstaand
scherm. 

 

In dit scherm zijn de volgende mogelijkheden:

Veld Omschrijving
Teken om aan te geven dat een artikel verwijderd moet worden na het opslaan van het scherm.
Art.ID Dit is het artikelnummer en kan niet gewijzigd worden.
Pagina Dit is de pagina waaraan het artikel is gekoppeld. De pagina kan hier gewijzigd worden.
Sorteer Dit is de volgorde waarin de artikelen getoond worden op een pagina op de website.
Titel Dit is de titel van het artikel. Door hierop te klikken kan het artikel geopend worden. Zie: 4.1.7 - Alle artikelen
Ingelogde bezoekers Hier wordt aangegeven voor wie de pagina zichtbaar is.
Vanaf datum Dit is de datum waarop het artikel is aangemaakt.
L.Art.ID Dit geeft aan of dit artikel een kopie is van een ander artikel. Het artikelnummer van het andere artikel wordt hier getoond.

 

Ref: 82 / 2020-08-10

4.1.7 - Alle artikelen

Door artikelen te selecteren of aan te maken, navigeer naar [Website] > [Alle artikelen]. Het volgende
scherm wordt dan getoond.

 

 De volgende keuzes kunnen gemaakt worden om de juiste artikelen te selecteren:

Veld Omschrijving
Artikel ID          Als het artikelnummer bekend is, dan kan dit ingevuld worden om het artikel te selecteren. Ook kan een reeks artikelnummers opgegeven worden, zoals artikel 202 t/m 210
Titel  Een artikel kan op titel gezocht worden, bijvoorbeeld via 'bestuur'. In dit geval worden alle artikelen getoond waarvan de titel het woord 'bestuur' bevat. 
Pagina Door een pagina te selecteren worden vervolgens alle artikelen getoond die met deze pagina gelinkt zijn. 
Vanaf datum Als de vanaf datum wordt ingevuld, worden alle artikelen gemaakt die vanaf die datum aangemaakt zijn.
t/m Datum          Hier kan gezocht worden op de einddatum van het artikel. 
Status Er kan gezocht worden op de status van een artikel. Een artikel kan nog in een concept staan, maar ook al gepubliceerd zijn. 

Veder kan in het beginscherm voor artikel in de menubalk op de knop 'Nieuw' gelikt worden. In dat geval
wordt er een nieuw artikel aangemaakt. 

Ref: 81 / 2020-08-10

Het aanmaken en wijzigen van een artikel

Voor het bekijken van een filmpje hierover, 

Om een nieuw artikel aan te maken, navigeer naar Menu pad: Website > Pagina's > Lijst met artikelen  (klik op lijst met artikelen op de pagina waar u een artikel wilt plaatsen)

demo_allunited_1.png

Artikelinformatie
Bij de artikelinformatie wordt aangegeven aan welke pagina het artikel gekoppeld moet worden en of het
toegankelijk moet zijn voor alle bezoekers of alleen voor de leden en ingelogde groepsleden. Ingelogde groepsleden
is de toegang die ingesteld is bij het paginatype. Zo kan bijvoorbeeld een bepaalde pagina alleen zichtbaar zijn
voor leden die onder de functies bestuur vallen. Zie: 5.2.4 - Paginatypes

 Verder kunnen de volgende onderdelen ingevuld worden.

Veldnaam 

Omschrijving

Artikel ID Hier wordt automatisch een nieuw artikelnummer gegenereerd. Het kan zijn dat deze niet getoond wordt.
Status Dit veld geeft aan in welke fase het artikel zich bevindt, bijvoorbeeld een conceptartikel of een gepubliceerd artikel.
Sorteer Een volgorde voor het rangschikken van de artikelen op de website.
Toegang voor Hier kan aangegeven worden of het artikel zichtbaar moet zijn voor alle bezoekers, voor ingelogde bezoekers (bijvoorbeeld de leden van de vereniging) of voor ingelogde groepsleden (bijvoorbeeld leden onder de functie bestuur)
Pagina Hier wordt aangegeven op welke pagina het artikel gepubliceerd moet worden.
Reacties toestaan Als dit is aanvinkt kunnen gebruikers die een relatie hebben met het systeem reacties plaatsen op het artikel.
Docs blokkeren De documenten of foto’s die zijn toegevoegd worden automatisch opgemaakt. Wanneer dit niet wenselijk is moet het vakje 'Docs blokkeren' aangevinkt zijn. Pas dan kan het artikel zelf opgemaakt worden en wordende fotos niet automatisch getoond.
Datum/Tijd vanaf Voer hier de datum en tijd in wanneer het artikel op de website gepubliceerd moet worden.
Datum/Tijd t/m Voer hier de datum en tijd in wanneer het artikel van de website gehaald moet worden en in het archief geplaatst moet worden.
Nieuwsbrfdat Als het artikel in een nieuwsbrief is meegenomen, verschijnt hier de datum van de nieuwsbrief
Titel Hier wordt de artikelnaam ingevuld.
Link Artikel ID Door het artikelnummer in te vullen wordt een snelkoppeling gecreëerd naar het al geschreven artikel. Dit wordt gedaan wanneer het artikel op meerdere pagina's gepubliceerd moet worden.
Auteur Hier komt het relatienummer van de auteur van het artikel als het artikel via de website is aangemaakt.

 

 Afbeeldingen, documenten of filmpjes toevoegen? 

Ref: 93 / 2020-08-10

Gebruik editor in een artikel

 

Icoon     Beschrijving  
  Met deze iconen is het mogelijk om:
tekst vet te maken, te onderstrepen, de kleur van de tekst te wijzigen en tekst te markeren.
  Met deze iconen is het mogelijk om:
Tekst te centreren, links of rechts uit te lijnen of uit te vullen. 
  Met deze iconen is het mogelijk om:
Stijl van de tekst te kiezen en de tekengrootte aan te passen. 
  Met deze iconen is het mogelijk om te knippen en te plakken. 

  Met deze iconen is het mogelijk om te zoeken en te vervangen. 
  Met deze iconen is het mogelijk om opsommingen te maken. 
  Hiermee kan de tekst ingesprongen worden. 
  Deze icoontjes zijn belangrijk voor het maken van links en het ophalen van afbeeldingen. 
  Hiermee kan de opmaak van een tekst weggehaald worden of kan de tekst in html weergegeven worden. 
Met deze icoontjes kunnen datum en tijd weergegeven worden. 
Deze icoontjes zijn belangrijk bij een tabel 
Hiermee kunnen cellen gesplitst of samengevoegd worden. 
Hiermee kan een lijn ingevoegd worden of opmaak verwijderd worden. 
Hiermee wordt subscript en superscript mogelijk. 
Hiermee kunnen symbolen en emoties in de tekst opgenomen worden. 
Hiermee kun je een volledig scherm weergeven. 
   

 

Een link maken in een artikel

Er zijn diverse vormen van een link:

1. Een link voor een emailadres. Op die manier blijft het emailadres voor de bezoeker van de website onzichtbaar en hebben mailadressen minder last van spam.

2. Een link naar een andere website

3. Een link naar een ander gedeelte binnen de eigen website

4. Een link naar een foto of een pdf bestand

5. Een link naar een Word- of Excel bestand

 

Elke link begint met het selecteren van de tekst waaraan de link moet worden gekoppeld. Druk dan op het icoontje van de link. Deze is in het voorbeeld hieronder rood omcirkeld. Het icoontje zal dan oplichten. Is het kettinkje niet goed zichtbaar, dan is er geen tekst geselecteerd.

Dan wordt een extra scherm geopend. Zie hieronder een voorbeeld van het scherm link invoegen/bewerken.

Per soort link wordt hieronder uitgelegd wat de stappen zijn.

 

1. Een link voor een emailadres.

Vul bij URL het volgende in voor een link naar een mailadres: mailto:info@allunited.nl

info@allunited.nl is hier slechts een voorbeeld en moet dan vervangen worden door het eigen mailadres dat gelinkt moet worden. Als op deze link op de website wordt geklikt dan opent zich een emailformulier om de mail te versturen.

 

2. Een link naar een andere website

Elke link begint met het selecteren van de tekst waaraan de link moet worden gekoppeld. Druk dan op het icoontje van de link. Het icoontje zal dan oplichten.

Als ervoor wordt gekozen worden om een link te leggen naar een externe website dan hoeft alleen het veld URL ingevuld te worden. Bijvoorbeeld https://www.allunited.nl/

Zorg er altijd voor dat de URL vooraf wordt gegaan door https://

Bij doel kan er dan voor gekozen worden om deze link in een nieuw tabblad te laten openen, zodat men makkelijker terug kan naar de eigen website. Kies dan voor de optie: In een nieuw venster openen(_blank)

 

3. Een link naar een ander gedeelte binnen de eigen website

Elke link begint met het selecteren van de tekst waaraan de link moet worden gekoppeld. Druk dan op het icoontje van de link. Het icoontje zal dan oplichten.

Hiervoor geldt dezelfde procedure als bij punt 2. Zoek op de website de pagina of het artikel op waar je de link naar toe wilt maken. Kopieer dan deze URL naar het veld URL

 

4. Een link naar een foto of een pdf bestand

Ook hier wordt eerst een stuk tekst geselecteerd waar de link gekoppeld moet worden.

Wil men een koppeling maken naar een foto of een pdf bestand dat in AllUnited is opgeslagen dan kan achter het veld URL op het icoontje van bladeren gedrukt worden.

Het bladericoontje is hieronder rood omcirkeld.

Als op dit icoontje wordt gedrukt, dan wordt onderstaand scherm getoond.

 

In dit scherm wordt de map geselecteerd die dezelfde naam heeft als de naam van de pagina. 

Daarna wordt het juiste bestand geselecteerd en de link wordt opgeslagen. Daarmee is de link compleet. Dit geldt voor foto's en pdf bestanden.

 

5. Een link naar een Word- of Excel bestand

Als er een Word- of een Excelbestand is opgeladen, dan komt in het scherm, waar de link wordt gemaakt, een extra regel naar voren. Zie gele markering.

Achter lijst is dan het Word- of Exceldocument te selecteren om een link te maken. Verder is de werking gelijk aan het maken van een andere link.

 

 

 

 

Ref: 95 / 2020-08-10

4.1.8 - Fotocarrousel

De fotocarrousel wordt gevuld door bij de artikelen aan te geven of bepaalde foto's in de carrousel moeten komen.


Met deze transactie kunnen foto's uit het carrousel verwijderd worden.

Menupad : Website > Fotocarrousel

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

Met het aanvinken van het veld vw en dan op bewaren te drukken, wordt een foto uit het carrousel verwijderd.

Ref: 84 / 2020-08-10

4.1.9 - Nieuwsbrief (T)

Het is mogelijk je leden up to date te houden via de Nieuwsbriefmodule.

Menupad: Nieuwsbrief

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

Er zijn hier twee keuzes mogelijk.

  1. Het selecteren van een bestaande nieuwsbrief. Dit kan zowel een verstuurde nieuwsbrief zijn of een nieuwsbrief die nog in concept staat.
  2. Een nieuwe nieuwsbrief aanmaken. Door op de knop nieuw in de menubalk te drukken.

Een nieuwe nieuwsbrief maken. Nadat op de knop nieuw is gedrukt, wordt onderstaand scherm getoond:

nieuwsbrief_1.png

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Nieuwsbrief ID Bij het bewaren van de nieuwsbrief krijgt deze een volgnummer.
Status Een nieuwsbrief kan de status concept hebben of verstuurd.
Datum verstuurd Als de nieuwsbrief wordt verstuurd, dan wordt hier de datum van het versturen vermeld.
Titel Dit is de titel van de nieuwsbrief die wordt getoond als kop van de nieuwsbrief
Introductie Dit is een korte introductie van de nieuwsbrief.
Geadviseerd wordt om verder zoveel mogelijk met bestaande artikelen te werken. Of nieuwe artikelen speciaal voor de nieuwsbrief te maken.
Test relatienummer Hier kan het relatienummer ingegeven worden waarmee de nieuwsbrief kan worden getest.
Test e-mail Hier kan een Email adres ingevuld worden zodat getest kan worden op een specifiek email adres 
Doelgroep Hier kun je een selectie van de selectiewizard () selecteren. Deze is wel leeg als er geen selecties zijn aangevinkt als "Nieuwsbrief doelgroep". Hiervoor moet je dus een selectie wijzigen, en bij "Waar te gebruiken" dan aavninken "Nieuwsbrief doelgroep". Dan zal deze voorkomen in je huidige lijst. Let op: Om doelgroepen aan te passen, is het AllUnited gebruikersprofiel selectie wizard (alles) nodig.
Deze nieuwsbrief bevat commerciële informatie. Indien deze checkbox is aangevinkt worden relaties die commerciële berichten geblokkeerd hebben uit de nieuwsbrief ontvangers gefilterd.
  Blok artikelen
vw Als dit veld wordt aangevinkt, dan wordt het artikel verwijderd uit de nieuwsbrief.
LET OP: Aangezien het artikel dan niet wordt verstuurd, komt het artikel in een volgende nieuwsbrief weer terug. Artikelen die definitief niet in de nieuwsbrief meegenomen moeten worden, moeten op  "NIET TONEN" of "BLOKKEREN" worden gezet bij N.brf.gebied. Dan krijgt het artikel wel de datum van de nieuwsbrief mee, maar wordt niet meegenomen in de nieuwsbrief.
Artikel ID Dit is het artikelnummer van het artikel. In de onderste lege regel kunnen ook artikelen toegevoegd worden, die nog mee moeten in de nieuwsbrief.
N.brf. gebied Dit is het nieuwsbrief gebied waaraan het artikel wordt gekoppeld. Artikelen die niet meegenomen moeten worden in de nieuwsbrief moeten hier het N.brf.gebied  "NIET TONEN" of "BLOKKEREN"  krijgen.
Sorteer Hiermee kan de volgorde aangegeven worden van de verschillende artikelen in de nieuwsbrief.
Pagina Dit is de pagina waaraan het artikel gekoppeld is.
Titel Dit is de titel van een artikel.
Bewaren Druk op bewaren om een artikel in concept op te slaan.  Nadat het artikel in concept is bewaard komen er extra knoppen in beeld om de nieuwsbrief te testen.

Nadat een bewaarde nieuwsbrief opnieuw is opgeroepen verschijnen onderaan de volgende knoppen.

Knop Werking
Controle Hiermee wordt gecontroleerd of alle velden juist zijn gevuld.
Bewaren Hiermee wordt de nieuwsbrief bewaard
Voorbeeld (scherm) Hiermee wordt een voorbeeld op het scherm getoond. Wij adviseren om dit altijd te doen met een ingevuld test relatienummer, zodat duidelijk is welke nieuwsbrief er naar die relatie uitgaat. Er kan dan ook gecontroleerd worden of de persoonlijke agenda juist getoond wordt.
Voorbeeld (e-mail)
Hiermee wordt een voorbeeld naar de ingelogde gebruiker gestuurd. Dit moet altijd met een ingevuld test relatienummer, zodat duidelijk is welke nieuwsbrief er naar die relatie uitgaat. Er kan dan ook gecontroleerd worden of de persoonlijke agenda juist getoond wordt. De test email gaat dus niet naar de relatie toe die gekozen is bij test relatienummer, maar naar de gebruiker die op deze knop drukt.
Versturen Met de knop Versturen wordt de nieuwsbrief definitief verstuurd
Verwijderen Hiermee wordt de nieuwsbrief verwijderd

Een nieuwsbrief op het scherm kan er dan als volgt uit zien.

  • De brief wordt gepersonaliseerd.
  • Onder de aanhef staat de introductietekst
  • Daaronder de agenda
  • En daaronder de nieuwsbrief gebieden.

 schermafbeelding_2019_05_15_om_14.06.11_1.png

Artikelen toevoegen aan de nieuwsbrief

Bij het wijzigen van de nieuwsbrief zie je een lijst met artikelen. Hier komen alle artikelen die nooit verstuurd zijn. Artikelen die niet bedoeld zijn voor de nieuwsbrief kan je in het nieuwsbrief gebied "Niet tonen" plaatsen. Deze worden dan niet getoond in de nieuwsbrief, maar ze krijgen wel de status verstuurd. Hierdoor komen ze bij de volgende nieuwsbrief niet terug in de lijst met artikelen.

De nieuwsbrief gebieden kunnen ook aangepast worden dit doe je onder Nieuwsbrief > Instellingen. hier kunnen gebieden toegevoegd, gewijzigt en verwijdert worden. In de nieuwsbrief worden de gebieden gesorteerd op deze nieuwsbriefcodes. Het gebied "Niet tonen" moet de code 99 hebben.
In dit scherm kan je ook de afzender van de nieuwsbrief wijzigen.
 
Artikelen opslaan in de backoffice.
Vaak willen vereningen hun nieuwsbrief artikelen niet tonen op de website. Wij stellen voor dat in dit geval een nieuwe pagina wordt aangemaakt. 
 
1. Maak een nieuwe pagina aan met het type overig.
 
2. Plaats op deze pagina mogelijk nieuwsbrief artikelen
 
3. zet deze pagina niet in het website menu!
 
4. zet de pagina op toegang alle bezoekers of toegang ingelogde bezoekers.
(weet wel dat toegang ingelogde bezoekers ervanuit gaat dat een lid al is ingelogd en vanuit de nieuwsbrief direct de pagina kan bekijken)
Ref: 83 / 2020-08-10

4.1.10 - Gastenboek

ToDo

In deze transactie

Menupad (oud): Instellingen en dan Talen (onder de kop CMS)

Afbeelding

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Taal Omschrijving van taal
Ref: 85 / 2020-08-10

4.2 - Relaties (T)

4.2.1 - Inschrijving nieuwe leden (Snelstart)

Het aannemen van een nieuw lid
In onderstaand stappenplan wordt de meest gebruikte methode uiteeengezet.

Stap 1:

Het nieuwe lid schrijft zich in via het formulier op de website Zie: 4.2.7 - Inschrijfformulier website

Er wordt een automatische mail verstuurd naar het nieuwe lid met een bevestiging van de aanmelding. Deze bevestiging kan ook een machtiging voor automatische incasso bevatten. Zie: 5.1.17.6 - Opmaak van inschrijfbrieven

Stap 2:

De ledenadministratie neemt de inschrijving in behandeling en geeft de route aan. Bijvoorbeeld dat de machtiging nog niet compleet is of zet deze route op TC jeugd, zodat de jeugdcommisie kan bepalen of er nog plaats is in het team etc. Zie: 5.5.3 - Route(I). De ledenadministratie controleert het inschrijfformulier en zorgt dat het formulier wordt aangevuld met de juiste gegevens en dat de juiste activiteit is ingevuld.

Stap 3:

Als de aanmelding compleet is dan wordt het lid aangenomen. De ledenadministratie drukt op de knop aannemen en het nieuwe lid wordt overgenomen van het inschrijfformulier naar de ledenadministratie.

Op dat moment kan er ook weer een automatische mail naar het nieuwe lid worden gestuurd. Zie: 5.1.17.6 - Opmaak van inschrijfbrieven

Stap 4:

Het lid wordt aangemeld bij de bond. Indien er een interface met de bond bestaat dan wordt deze interface opgestart.

Menupad: Relaties> interface. Voor elke bond is de interface anders. Raadpleeg de handleiding voor de betreffende bond.

Stap 5:

Het lid krijgt een factuur voor de contributie en eventueel inschrijfgeld.

Menupad: Facturen > massafactureren stap 1. Het proces van de facturatie staat hier Zie: 3.4 - Facturatie (P)

Het proces van de facturatie loopt voor nieuwe leden via dezelfde transacties als voor bestaande leden. Er is dus geen verschil tussen 1 factuur voor een nieuw lid en alle facturen voor de periodieke contributie.

 

Ref: 130 / 2020-08-10

4.2.2 - Relatiegegevens

Zoek je relaties. Hieronder vind je een filmpje die de basis uitlegt. Nieuw zijn de knoppen 'Selectie' en 'Grid'. Meer uitleg: [manual 838]

 schermafbeelding_2018_09_26_om_13.49.47_1.png

 au_acedemy_screeny_1.png

Inhoud instructiefilm ledenadministratie:

  • Relaties / leden beheren en zoeken
  • Nieuwe leden aanmaken
  • Toekomstige leden
  • Afgemelde relaties
  • Relatiekaart
  • Relatietypes
  • Opzegreden
  • Meerlingen
  • Overleden leden / relaties
  • Geheimhouding / geheimtypes [openbaar / ingelogde bezoeker / ingelogde groepsleden]
  • Meerdere e-mal adressen
  • Looproute
  • Gebruikersnaam koppelen aan relatie
  • Initieel wachtwoord voor inlog op website
  • Familie koppelen / families
  • Betaalwijze / betalingstermijnen 
  • Factuurontvangers zoals jeugdsportfonds
  • Iban uitbetalingen
  • Functies toewijzen / functies aanmaken
  • Oud leden / onderbroken lidmaatschap. 
  • Eventuele bondsnummers 
  • Activiteiten wijzigen met verrekenfactuur
  • Facturen blokkeren op lidniveau
  • Losse activiteiten
  • Lessen en events bij leden bekijken
  • Contracten
  • Debiteurenposten van leden en relaties
  • Aanmanen
  • Documenten koppelen aan leden en relaties
  • Relatiemutaties
  • Rapportages via selectiewizard 
  • Tickets en extra handleidingen 
Ref: 484 / 2020-08-10

Beheren van 'Relaties' wijzigen van gegevens

Op deze pagina kunnen relaties worden beheerd. Je kunt eenvoudig nieuwe relaties aanmaken of bestaande relaties aanpassen. 

Menupad: Relaties  > Relaties beheren

Wanneer je kiest voor een 'nieuwe relatie' ontstaat er een nieuw blanco relatiescherm. Deze kun je afhankelijk van de beschikbare informatie invullen. Zoals je ziet, kun je -  per persoon of bedrijf - veel voor jou relevante informatie kwijt. Het aantal verplicht in te vullen velden is zeer beperkt. Deze lichten vanzelf rood op bij 'CONTROLE' . 

Onderstaand kun je per blok meer informatie vinden over de daarin opgenomen velden. Let op: wij hebben bewust niet alle velden van uitleg voorzien. Maar alleen die velden waar wel eens vragen over zijn. 

SNELHEIDSTIP:  Voor het inschrijven van nieuwe relaties/ leden kan het sneller zijn om via 'INSCHRIJFFORMULIEREN' te realiseren. Hier kan in een keer het gehele profiel van een nieuwe relatie/ lid worden ingevoerd. Indien je dit doet via 'RELATIES BEHEREN' dat moet je dit doen via een aantal tabbladen.  Menupad: Relaties > Inschrijfformulieren Zie: 4.2.6 - Inschrijfformulieren

Uitleg over blok 'RELATIE' 

Veldnaam 

Omschrijving

Relatienummer Hierin komt het automatisch gegenereerde nummer van de relatie
Relatietype

Het veld relatietype bevat een tabel met de relatietypes die mogelijk zijn. Zo zullen altijd het relatietype lid en overig aanwezig zijn. Overig kan dan gebruikt worden voor crediteuren, sponsors overige relaties.
LET OP: Aan het relatietype zijn diverse instellingen gekoppel. Zie: 5.4.1 - Relatietypes Het is daarom belangrijk om te overleggen met AllUnited als er een nieuw relatietype toegevoegd moet worden.

Het relatietype bepaalt onder meer of iemand in mag loggen op de website. Of het lidmaatschap automatisch wordt gekopieerd van het ene seizoen naar het andere. Of er automatisch inschrijfgeld in rekening wordt gebracht etc.

Vanaf

Dit is de datum vanaf wanneer de relatie geldig is. Voor een lidmaatschap is het erg belangrijk dat dit de juiste datum is.


Bijv.: Een vereniging kent een seizoen van 1 januari t/m 31 december. Een lid meldt zich aan in november en in de vanafdatum wordt 15/11 als datum ingegeven. Dan is het lid dus lid vanaf 15/11 en zal er een nog een (deel)factuur voor het huidige seizoen aangemaakt worden. Let op: deelfacturen worden niet automatisch gegenereerd. Hiervoor moet je in de contributiesleutel Korting voor kortere periode instellen.
Als het de bedoeling is dat het lidmaatschap pas vanaf 01/01 in moet gaan, dan moet de vanaf datum ook op 01/01 staan.

t/m

Dit is de einddatum van het lidmaatschap. Ook hier is het erg belangrijk deze datum goed te vullen.

Bijv.: Een vereniging kent een seizoen van 1 januari t/m 31 december. Een lid meldt zich af in januari en in de t/m datum wordt 15/01 als datum ingegeven. Dan is het lid dus lid t/m 15/01 en zal er een nog een (deel)factuur voor het nieuwe seizoen aangemaakt worden. Let op: deelfacturen worden niet automatisch gegenereerd. Hiervoor moet je in de contributiesleutel "Korting voor kortere periode" instellen.
Als het de bedoeling is dat het lidmaatschap te beëindigen per 31/12, dan moet de t/m datum ook op31/12 staan.

Reden

In dit veld is een tabel gekoppeld met de opzegreden. Deze tabel kan zelf onderhouden worden. Via het menpad: instellingen > opzegreden (kop relaties)

 

Blok persoonlijke gegevens

Alleen de veldnamen met een bijzonder betekenis worden hieronder beschreven. 

Veldnaam 

Omschrijving

Bedrijfsnaam De bedrijfsnaam kan als veld alleen worden gevuld. Bijvoorbeeld bij het aanmaken van relaties voor crediteuren. Wordt het veld Achternaam, Voornaam of voorletters gebruikt, dan moeten deze 3 velden allemaal worden gevuld.
Nummer leverancier Dit is het leveranciersnummer voor de crediteuren. Dit kan ook de verkorte naam van het lid zijn, als deze een declaratie indient.
Achternaam Als het veld achternaam wordt gevuld, dan moeten ook de velden voornaam en voorletters worden gevuld. Indien dit niet gewenst is bijv. bij andere relaties dan leden, dan kunnen hier spaties ingezet worden.
Geboortenaam Het wordt niet geadviseerd dit veld te gebruiken bij sportverenigingen. De meeste interfaces met de bonden kennen dit veld niet. Het is dan beter om bij Achternaam de dubbele achternaam in te geven. Dus inclusief de geboortenaam.
Meerling Een vinkje bij dit veld is voor sommige interfaces nodig. Een lid met dezelfde achternaam, geboortedatum en adres, wordt dan niet geaccepteerd in de interface. Door dit vinkje aan te zetten wordt aangegeven dat het om een meerling gaat, zodat de interface het wel accepteert.
Overleden

Het is belangrijk om dit veld te vullen als een relatie is overleden. Daarmee wordt voorkomen, dat er informatie aan deze relatie wordt gestuurd. Bijv. er wordt een reünie gehouden en alle oud-leden worden ook uitgenodigd. Relaties die een gevulde overlijdensdatum hebben, worden dan niet geselecteerd. Ook zal de t/m datum voor deze relatie worden ingevuld wanneer er op bewaren of controle wordt geklikt.

Let op: Wanneer het seizoen 2017 / 2018  op 01-11-2017 is begonnen, dus voor datum van overlijden. Gaat het systeem er vanuit dat er nog een verplichting is voor een deel van het seizoen.

Als de activiteiten voor een nieuwe seizoen reeds zijn aangemaakt, en als er een activiteit is waarvan het seizoen begint voor de datum van overlijden dan moet deze activiteit handmatig verwijderd worden.

 

Nationaliteit Hier kan de nationaliteit van het lid worden ingegeven. Zie: 5.1.3 - Nationaliteiten
Inschrijfnummer Dit veld is gevuld indien de relatie via het inschrijfformulier in de database terecht is gekomen.
Pasfoto

Het is mogelijk om een pasfoto op te laden. Als dit niet wordt getoond dan staan de instellingen niet goed. Zie: 5.4.1 - Relatietypes

   

 Blok privacy

Let op. De instellingen die de vereniging heeft ingesteld zijn qua vorm van 'Openbaarheid' leidend. Alles wat hieronder ingesteld staat, zal verscherpt afwijken van de algehele instellingen van de vereniging zelf. Dus als er 'Openbaar' ingesteld staat, en de vereniging heeft als regel ingesteld staan dat alles geheim blijft (zelfs achter de inlog), dan zal er niets over dit lid verschijnen. Staat bij de verenigingsinstellingen echter ingesteld dat het e-mailadres wel achter de inlog beschikbaar moet zijn bijv. en het lid geeft aan dat dit geheim moet zijn in dit blok, dan zal bij dit lid het e-mailadres niet te zien zijn.

Veldnaam 

Omschrijving

Privacy instellingen

Je hebt hier vier keuzes:

  1. Openbaar (Zichtbaar zoals gesteld binnen het privacy reglement van de vereniging, mits ook zo ingesteld op verenigingsniveau binnen AllUnited)
  2. Ingelogde bezoekers (Zichtbaar zoals gesteld binnen het privacy reglement van de vereniging, mits zo ingesteld op verenigingsniveau binnen AllUnited, maar dan alleen zichtbaar voor relaties/leden met inlogrechten)
  3. Ingelogde groepsleden (Zichtbaar zoals gesteld binnen het privacy reglement van de vereniging, mits zo ingesteld op verenigingsniveau binnen AllUnited, maar dan alleen zichtbaar voor groepsleden, zoals bijv. teamgenoten/mede cursisten of mede commissieleden)
  4. Gebruikers (Alleen zichtbaar voor de functionarissen met toegang binnen de administratie tot de NAW-gegevens van leden.)
Niet tonen

Hier kan een lid aangeven welke gegevens hij/zij binnen het aangegeven niveau van de privacy instellingen niet getoond wil hebben.

Geen beeldmateriaal gebruiken

Als dit aangevinkt staat wil het lid niet dat hij/zij duidelijk herkenbaar op beeldmateriaal wordt getoond, die wordt gebruikt voor communicatiemiddelen, zoals de website, app en nieuwsbrief.

Blokkeer commerciële berichten   

Hier kan aangevinkt worden dat iemand geen commerciële mail (binnen de definitie die de vereniging zelf stelt) meer moet ontvangen. Bij elke mail kan een vereniging nu aanvinken of deze mail als al dan niet commercieel beschouwd moet worden. Indien dit aangevinkt is, dan ontvangt dit lid deze mail niet.

Clubblad/Nieuwsbrief

Hier kan je drie niveaus instellen:

  1. Automatisch (iemand ontvangt dit al dan niet zoals dit is ingesteld is via Relaties > Instellingen [Blok relaties] > Relatietypes)
  2. Versturen (iemand heeft een relatietype die dit normaal gesproken niet ontvangt, maar wil hem toch ontvangen of je stelt dit in als het familiehoofd hem niet wil ontvangen en geblokkeerd staat, maar een ander gekoppeld familielid wil hem wel ontvangen)
  3. Blokkeren (iemand heeft ene relatietype die normaal gesproken ontvangt, maar wil hem niet ontvangen)

 

Blok adresgegevens

Indien de relatie een bedrijf is, dan kan naast het adres ook het postadres bijvoorbeeld van de postbus ingevuld worden. Facturen etc worden dan naar dat adres verstuurd.

Veldnaam 

Omschrijving

Land Indien een ander land nodig is dan de keuze aangeeft, dan kan dat bij de instellingen geregeld worden. Zie: 5.1.2 - Landen

 

 Blok communicatie

Veldnaam 

Omschrijving

Aanschrijftitel Dit veld is voor de eigen informatie. Het wordt niet gebruikt bij de facturatie of bij brieven.
Telefoon/mobiel/fax Er zijn 3 velden beschikbaar. Het veld fax kan ook voor een derde telefoonnummer gebruikt worden. In dat geval kan AllUnited de omschrijving aanpassen.
email Meerdere emailadressen zijn mogelijk. Emailadressen moeten dan door ; gescheiden worden. Zie ook het filmpje hieronder. Let op, zorg dat het 'hoofd' e-mailadres (dus het adres dat bij de relatie zelf hoort en ook naar hem of haar gestuurd wordt) als eerste ingevuld wordt.
Link Bij bedrijven kan hier een link opgenomen worden naar de website
Inlognaam Indien een gebruiker tevens als relatie in het systeem staat, dan kunnen deze gegevens hier gekoppeld worden door hier de gebruikersnaam in te voegen. De gebruikersnaam kan gevonden worden via het Menupad: Systeem beheer > gebruikers
Initieel wachtwoord Hier kan een initieel wachtwoord ingevuld worden. Hiermee kan dan ingelogd worden op de website indien ook de website van AllUnited wordt gebruikt. 
LET OP: Het is niet nodig om voor alle relaties hier een initieel wachtwoord in te geven. Dit is alleen nodig om te testen en om leden te ondersteunen die problemen hebben met het inloggen.

 

 au_acedemy_screeny_1.png

Blok familie

Als er een familie is samengesteld dan staat in dit veld het relatienummer van het familiehoofd of het familielid.

Voor het samenstellen van families wordt verwezen naar de transactie families samenstellen Zie: 4.2.4 - Families samenstellen.

Blok financieel

Veldnaam 

Omschrijving

 Betaalwijze Dit veld moet gevuld zijn als er gekozen is voor automatische incasso. Bij een andere keuze kan het veld leeg zijn.
 Betalingstermijn

Hier kan een keuze gemaakt worden in betaling in 1 of meerdere termijnen. De standaardkeuze kan bij de instellingen vastgelegd worden via het menupad: Relaties > instellingen > betaalwijze voor automatische incasso. Voor leden zonder automatische incasso wordt de betalingstermijn standaard vastgelegd via het menupad: Facturatie > instellingen > Betalingstermijn. In de meeste gevallen kan dan het veld leeg gelaten worden. Alleen de uitzonderingen worden vastgelegd. Zie: 5.6.1 - Betalingstermijn

 IBAN Hier komt het IBANnummer. Het IBAN nummer moet ingevuld worden zonder spaties. Wordt een bankrekening gewijzigd, dan is formeel ook een nieuwe machtiging nodig. In ieder geval moet het veld machtigingsdatum ook aangepast worden. Zie: 7.1 - Relatiebeheer (FAQ)
 BIC Bij Nederlandse bankrekeningen wordt het veld BIC automatisch gevuld. Bij buitenlandse bankrekeningen moet het veld BIC wel zelf gevuld worden.
Kenmerk machtiging Dit veld kan leeg gelaten worden. Als dit anders wordt ingevuld, moet zelf gezorgd worden dat dit veld een unieke waarde heeft. Blijft het leeg dan neem het systeem standaard het unieke relatienummer als kenmerk.
datum Dit is de datum waarop de machtiging voor de automatische incasso is afgegeven. Dit veld moet gevuld zijn, anders kan er geen incasso plaatsvinden. Indien het Iban nummer wordt gewijzigd, dan dient er ook altijd een nieuwe machtigingsdatum ingevuld te worden. De bank verlangt officieel bij een wijziging van het Ibannummer een nieuwe machtiging, dus zal de oude machtigingsdatum niet meer accepteren. 
BTW, KvK Optioneel te gebruiken
Burgerservicenummer, sociale dienst pas Deze velden zijn optioneel te gebruiken. Veel gemeentes kennen een pas voor minima, zodat ze toch kunnen sporten. Namen hiervoor zijn Ooievaarspas, Utrechtpas, Rotterdampas etc. De gemeente wil dan een overzicht van de leden die hiervan gebruik maken. Met behulp van deze velden kan dan een lijst samen worden gesteld.
Factuurverzamelaar In dit veld kan het relatienummer van een andere relatie gevuld worden. Deze ontvangt dan de factuur. Een voorbeeld is bijvoorbeeld dat de Gemeente of een andere organisatie de kosten van het lidmaatschap overneemt. De factuur gaat dan niet naar het lid, maar naar deze organisatie. De gegevens van deze organisatie worden dan in het systeem opgenomen als een relatie en het relatienummer wordt hier ingevuld.
E-mail factuurontvanger Hier kan een afwijkend emailadres ingevuld worden indien de factuur naar een ander emailadres moet dan de andere communicatie met het lid. Bijvoorbeeld de factuur moet naar de ouder, maar de nieuwsbrief moet wel naar het lid zelf. In dat geval wordt hier het emailadres van de ouder ingevuld.
IBAN(uitbetalingen) Hier kan een apart IBAN nummer opgegeven worden voor uitbetalingen aan de relatie. Bijvoorbeeld het lidmaatschap van de vereniging wordt door de ouder betaald, maar het lid zelf is trainer voor een jonger team en ontvangt daarvoor een vergoeding op zijn eigen bankrekening. Dan staat bij IBAN de bankrekening van de ouder en hier de bankrekening van het kind.

  

Blok diverse waarden

 

Dit gedeelte kan gebruikt worden indien er gegevens vastgelegd moeten worden, waarvoor standaard geen veld in het systeem aanwezig is. Bijvoorbeeld er is een veld nodig om het nummer van een deurpasje vast te leggen.

De omschrijving van het veld dus waarde 1 kan door AllUnited dan vertaald worden in pasnummer.

Dit is een vrij veld om opmerkingen in vast te leggen.

De relatie kent naast het hoofdscherm zoals hierboven beschreven de volgende tabbladen:

Ref: 116 / 2020-08-10

FAQ Wijzigen pasfoto lukt niet bij de relatie

De procedure is dat er geen vinkje wordt gezet bij de foto die er al in staat om deze te verwijderen,  maar dat er direct een nieuwe foto opladen wordt.

Deze overschrijft dan de foto die er al in staat en dan wordt het nummer in de database ook direct opgehoogd, zodat het duidelijk is, dat het om een nieuwe foto gaat.

Als de foto eerst verwijderd wordt dan werkt het niet goed.

Ref: 246 / 2020-08-10

FAQ incasso wordt geweigerd

Indien een incasso wordt geweigerd dan kan dit een aantal oorzaken hebben.

Het saldo kan ontoereikend zijn, het IBAN nummer kan geblokkeerd zijn voor incasso etc. Het kan ook zijn dat het IBAN nummer gewijzigd is en dat verzuimd is om een nieuwe machtigingsdatum in te geven. Bij het wijzigen van het IBAN nummer is formeel ook een nieuwe machtiging nodig, vandaar dat de machtigingsdatum ook aangepast moeten worden. Dus wordt het IBAN nummer gewijzigd, dan moet ook de machtigingsdatum aangepast worden naar de datum waarop het IBAN nummer is gewijzigd.

 

 

 

 

 

Ref: 342 / 2020-08-10

4.2.2.1 - Tabblad activiteiten

Menupad : Relaties > relaties beheren > selecteer 1 relaties

 

Nadat een relatie is geselecteerd kan er gekozen worden voor het tabblad activiteiten. Deze tab is hieronder geel gemarkeerd.

 

 

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

Op dit scherm worden drie zaken bijgehouden.

  1. Bij Persoonlijke gegevens worden in het veld facturatie instructies de uitzonderingen genoteerd. Het is het communicatiemiddel tussen de ledenadministratie en de penningmeester.
  2. De status van de interface met de bond als dit van toepassing is. Dit staat onder Bondsinformatie
  3. De Activiteiten per seizoen. Hier staan alle activiteiten van een lid per seizoen en als de activiteit is gefactureerd is er ook een factuur aan gekoppeld. Hier is dus de historie van het lid te zien.
  4. Via de activiteiten per seizoen kan een aanvullende factuur gestuurd worden. Dit kan alleen als binnen het seizoen en binnen een activiteit een lid omgezet moet worden.
    Voorbeelden daarvan kunnen zijn:
    1. Bij tennis van actief lid, naar niet actief lid bij een blessure.
    2. Bij atletiek van wedstrijdatleet naar recreant.
    3. Bij hockey van spelend lid naar niet spelend lid etc.

 

 

1. Persoonlijke gegevens

De persoonlijke gegevens die hier worden getoond zijn overgenomen van het hoofdscherm. Deze gegevens kunnen op dit scherm niet worden aangepast.

In bovenstaand scherm is het veld facturatie instructies erg belangrijk. De ledenadministratie kan in dit veld aangeven wat er met de facturatie moet gebeuren. Bijvoorbeeld een lid is geblesseerd geraakt en hoeft maar 50% van de contributie te betalen.  Op het moment dat de penningmeester gaat factureren, ziet hij deze instructie en kan ermee rekening houden. Het is een belangrijk communicatiemiddel tussen de ledenadministratie en de penningmeester.  Vul dit veld dus altijd in als er uitzonderingen zijn.

 

 

2. Bondsinformatie

 

 

In bovenstaand scherm staat onder Bondsinformatie eventueel de sport, het bondsnummer en de status van de interface. Deze velden worden normaal gesproken alleen door de interface gevuld. In uitzonderingsgevallen kan het nodig zijn het bondsnummer aan te passen. Alleen gebruikers met het profiel SYSTADM kunnen deze aanpassingen doen. Is er geen sprake van een bondsnummer, een interface of meerdere activiteiten waarvan de begin en einddatum bijgehouden moet worden, dan wordt dit gedeelte niet getoond.

 

3. Activiteiten per seizoen

Onder Activiteiten per seizoen staat de historie van de activiteiten per seizoen. Ook het factuurnummer wordt hier getoond. Met een dubbelklik op het factuurnummer kan deze geopend worden om de factuur te bekijken.

Eventuele wijzigingen van de activiteiten kunnen hier doorgevoerd worden. Zorg dat het systeem in de wijzig modus staat. Dit kan door in de menubalk bovenin op wijzigen te klikken.

  • Een activiteit wijzigen kan door de categorie te wijzigen of een ander team te kiezen etc.
  • Een activiteit voor facturatie blokkeren kan door het vinkje F.B. aan te vinken.
  • Een activiteit verwijderen kan door onder vw (verwijderen) een vinkje te zetten en daarna op bewaren te drukken.
  • Een nieuwe activiteit toevoegen. Boven de knop voeg toe is het mogelijk om een nieuwe activiteit uit de tabel te selecteren. Door te klikken op Klik voor keuze wordt de tabel getoond. Door op bewaren te drukken wordt deze toevoeging opgeslagen.

Met de knop bewaren worden alle wijzigingen bewaard.


4. Verkeerde activiteit gefactureerd / activiteit wijzigen na facturatie

Wilt u de activiteit aanpassen na facturatie? Dus is de activiteit of contributie reeds gefactureerd, dan kan de categorie nog wel aangepast worden. Bijvoorbeeld iemand was tijdelijk rustend lid ivm een blessure, dan kan deze weer naar spelend lid omgezet worden. Of een recreant kan naar een wedstrijdlid omgezet worden etc.

Als een activiteit gefactureerd is, dan is de categorie onderstreept. Zie voorbeeld hieronder.  De categorie is hier geel gemarkeerd voor de herkenbaarheid.

 

Na het doorklikken op de categorie komt onderstaand scherm in beeld.

Hier kan de categorie gewijzigd worden. Een omzetting in categorie kan gevolgen hebben voor de interface.
In dit voorbeeld van spelend lid naar niet spelend lid. Direct wordt ook het verschil in contributie getoond. Er zijn hier twee opties:

1. Met de knop bewaar (zonder factuur) wordt de wijziging van de categorie alleen bewaard.

2. Met de knop bewaar en factuur aanmaken, wordt direct doorgelinkt naar een nieuwe factuur. Dit is een manuele factuur.

De volgende keuzes kunnen nog gemaakt worden.

  1. Als het bedrag negatief is kan het factuurtype omgezet worden in man. creditnota
  2. De factuurdatum. Standaard wordt hier de datum van de wijziging genomen. Indien een andere datum gewenst is, dan kan dat worden aangepast.
  3. De betalingstermijn wordt overgenomen van de relatiekaart en kan worden aangepast. Bijvoorbeeld als bij het lid standaard in 2 keer wordt geïncasseerd kan dit nu omgezet worden in 1 keer.
  4. De omschrijving kan worden aangepast. Bijvoorbeeld een nadere specificatie waarom de correctie plaatsvindt.
  5. De prijs. Bijvoorbeeld indien iemand in de loop van het seizoen omgezet wordt naar een andere categorie, moet misschien niet het totale verschil gefactureerd worden.

Met de knop boeken is de factuur definitief.

 

LET OP: Het is alleen mogelijk om de categorie aan te passen en niet de activiteit. Een activiteit kan aan een ander seizoen gekoppeld zijn, waarvoor andere regels gelden. Bij een wijziging van de activiteit moet de factuur gestorneerd worden en een nieuwe worden aangemaakt.

Als de manuele facturen nog niet eerder werden gebruikt dan kan het nodig zijn om daar nog een factuurlayout aan te koppelen. Zie: 5.6.2 - Factuurtypen

 

Ref: 117 / 2020-08-10

4.2.2.2 - Tabblad lessen

Menupad: Relaties beheren > Relatie selecteren >  tabblad lessen

Via bovenstaand menupad wordt onderstaand scherm getoond.

Hier wordt getoond aan welke les/cursus iemand deelneemt. Als de les gefactureerd is, dan staat hier ook het factuurnummer. 

Via dit scherm is het ook mogelijk om iemand aan een les/cursus te koppelen.

Ref: 118 / 2020-08-10

4.2.2.3 - Tabblad contracten

Menupad: Relaties  > Relaties beheren > Tabblad contracten

Op het tabblad contracten worden de contracten van de relatie getoond. Bijv. sponsorcontracten.

Natuurlijk kan er ook een contract vastgelegd worden voor baanhuur of andere zaken.

Via het menupad wordt onderstaand scherm getoond.

Hier kunnen 1 of meerdere contracten worden vastgelegd. Alleen als men op wijzigen staat, kunnen nieuwe contracten worden toegevoegd of contracten worden gewijzigd. In de menubalk bovenin kan de status weergeven omgezet worden naar wijzigen en vice versa.

 

Veldnaam 

Omschrijving

  Als dit veld wordt aangevinkt dan wordt het contract na het drukken op bewaren verwijderd. Een contract kan alleen verwijderd worden als er nog geen facturen aan het contract gekoppeld zijn. Een contract dat is gefactureerd kan alleen beëindigd worden door de einddatum erin te zetten.
 Contracttype Het contracttype wordt bijgehouden via instellingen > contracten. Het contrattype bepaalt op welke grootboekrekening de omzet geboekt moet worden, of BTW in rekening moet worden gebracht. Ook kan er een vaste omschrijving en een vast bedrag ingevuld worden. Zie: 5.11.2 - Contracttypen
 Referentienr. Dit is een vrij veld om een referentie van het contract in te geven. Kan ook leeg blijven.
 Vanaf datum Dit is een verplicht veld. Dit is de ingangsdatum van het contract.
LET OP: Het is belangrijk om de start van een reeds bestaand contract te laten ingaan op het moment dat het contract ook voor het eerst vanuit AllUnited gefactureerd moet worden. Anders worden er met terugwerkende kracht ook facturen klaargezet voor de oudere jaren.
 t/m datum

Als het contract beëindigd wordt, dan wordt hier de einddatum van het contract vermeld.
LET OP: De einddatum bepaalt of er een factuur voor een volgende periode wordt aangemaakt.
Voorbeeld:

  1. Vanaf datum is 1 januari 2013 en t/m datum is 31 december 2013. Het contract eindigt VOOR de nieuwe verlengdatum van het contract. Er zal geen factuur voor het nieuwe jaar aangemaakt worden.
  2. Vanaf datum is 1 januari 2013 en t/m datum is 1 januari 2014. Het contract eindigt NA of OP de nieuwe verlengdatum van het contract. Er zal wel een factuur voor het nieuwe jaar aangemaakt worden.

Lukt het niet de einddatum te zetten, dan is er al een factuurregel voor de nieuwe periode aangemaakt. In dat geval moet eerst de factuurregel verwijderd worden. Daarna kan de einddatum gezet worden. Zie ook factuurregels hieronder.

 Bedrag Hier wordt het bedrag van het contract ingegeven. De instellingen van het contracttype  bepalen of het bedrag in of exclusief BTW moet zijn. Via het menupad:  Contracten Instellingen > contracttypen (onder de kop contracten) kan dit ingesteld worden. Zie: 5.11.2 - Contracttypen
 Korting Hier kan een kortingspercentage aangegeven worden, dat op het contract toegepast moet worden.
 Factuur frequentie Dit is de frequentie van het aanmaken van de factuur. Moet er elk jaar een factuur verstuurd worden, dan staat deze op jaarlijs. Moet er elk kwartaal een factuur verstuurd worden, dan staat hier kwartaal. Zie: 5.11.1 - Contractperioden
 Omschrijving Dit is de omschrijving die op de factuur wordt meegenomen.
Factuurregels

Door dit aan te vinken wordt de factuurregel verwijderd.
Dus moet een contract beëindigd worden en wordt de einddatum niet geaccepteerd, dan moet hier de factuurregel voor de nieuw periode verwijderd worden voordat de einddatum gezet kan worden.
Dit kan alleen als deze periode nog niet is gefactureerd.

Datum Begindatum van de te factureren periode
Factuurnummer Is gevuld met factuurnummer als de periode is gefactureerd

De facturen voor de contracten kunnen via het Menupad : Facturatie  > 1.massa factureren aangemaakt worden.

Via het Menupad: Communicatie & Rapportages > sponsoring > contracten Zie: 4.12.1.8 - Sponsoring contracten kan een overzicht van de contracten opgeroepen worden.

 

Ref: 119 / 2020-08-10

4.2.2.4 - Tabblad debiteuren

Menupad: Relaties  > Relaties beheren > Tabblad debiteuren

Onderstaand scherm wordt getoond.

 

Door door te klikken op de knop Debiteurenkaart worden alle debiteurenposten getoond. 

 

De opbouw van het scherm is als volgt:

    1. In de menubalk bovenin het scherm staan de extra opties. Hier wordt het scherm getoond in de wijzigen modus. In de weergave modus zijn er minder opties.
        1. Nieuw document
          Hiermee kan een nieuw document gemaakt worden. Bijvoorbeeld om een correctie te maken.
        2. Aanmaanbrief
          Hiermee kan een individuele aanmaanbrief gemaakt worden. Hiervoor moet het aanmaanniveau bij een open post op het juiste aanmaanniveau gezet worden. Zie: 4.10.8 - Aanmanen.
        3. Kaart afdrukken
          Hiermee kan een overzicht gemaakt worden van alle posten.
        4. Documentenbeheer
          Hiermee is het mogelijk om digitaal documenten vast te leggen. Bijvoorbeeld een mail over de betaalachterstand of een brief die is ontvangen.

 

  1. Bij relatie wordt een deel van de relatiekaart herhaald.Er zijn hier twee extra opties.
    1. Aantekeningen maken om de betaalafspraken met het lid vast te leggen. 
    2. Facturatie instructies meegeven. Bijvoorbeeld als geconstateerd is dat een factuur niet juist is en deze gecorrigeerd moet worden.
  2. Bij de open posten staat alle facturen die nog niet (geheel) zijn betaald of nog niet zijn vereffend met de betaling. Deze posten worden meegenomen bij de aanmaningen als ze zijn vervallen. Door op het factuur nummer te klikken (in dit voorbeeld 40000031) wordt de factuur getoond. Zie: 4.9.2 - Factuur (debiteur) afdrukken bekijken
    Door op het documentnummer te klikken (in dit voorbeeld 30000047) wordt het document getoond.
    Zie verder bij debiteurenbeheer voor alle mogelijkheden. Zie: 4.10.4 - Debiteuren Voor vereffenen Zie: 4.10.4 - DebiteurenVoor het bepalen of een post meegaat met de incasso zijn twee velden van belang.
    1. De vervaldatum. Deze datum bepaalt of een factuur meegaat met de automatische incasso. Ligt de datum in de toekomst, dus voorbij de datum die bij het aanmaken van de incasso staat aangegeven of wordt ingegeven, dan wordt deze post niet meegenomen.
    2. De verwerkingsdatum. Deze staat in bovenstaand voorbeeld tussen de factuurdatum en het bedrag van de factuur.  Als deze gevuld is, dan gaat een factuur ook niet mee in de incasso. Deze datum wordt gevuld als een factuur reeds eerder is meegegaan in een incassobatch en geweigerd is of de incasso is teruggetrokken. Er zal dan eerst gecontroleerd moeten worden of het ibannummer wel juist is of dat de bankrekening geblokkeerd is voor automatische incasso. Pas als de oorzaak van het niet kunnen incasseren is opgelost, kan de verwerkingsdatum worden weggehaald. Daarna gaat de post weer mee met het aanmaken van de incasso's. Zie: 4.10.9 - Autoincasso/betalingen.
      Deze datum kan ook handmatig ingevuld worden als men niet wil dat een post meegaat in de incasso. Maak dan ook gelijk een opmerking waarom deze post niet mee mag in de incasso, zodat duidelijk is dat het veld handmatig is gevuld.
  3. Onder de kop Vereffend staan de factuur die betaald of geïncasseerd zijn. Hier hoeft niets meer mee te gebeuren. Deze gegevens staan hier als naslagwerk om te kijken wat er is gebeurd.
Ref: 120 / 2020-08-10

Debiteurenbeheer

Het debiteurenbeheer bestaat uit de volgende elementen:

  1. Het maken van correcties op uitgaande facturen
  2. Handmatige facturen
  3. Het vereffenen van posten Zie: 4.10.4 - Debiteuren
  4. Het verwerken van een teruggetrokken incasso
  5. Verwerken van aanmaanboetes
  6. Factuurblokkade
  7. Een factuur opsplitsen in meerdere documenten (betalingsafspraak)
  8. Een factuur en betaling of een creditnota samenvoegen via de knop splitsen (zodat verschil kan worden geïncasseerd)
  9. Een post die nog niet is vervallen, toch meenemen bij een incasso.

 

1. Het maken van correcties op uitgaande facturen

Via de lijst niet geboekte facturen

Zolang de facturen nog niet zijn geboekt kunnen correcties aangebracht worden in de lijst niet geboekte facturen. Bijvoorbeeld  bij leden die langdurig ziek zijn geweest of als er speciale afspraken zijn gemaakt.Maak hiervoor ook gebruik van het veld facturatieinstructies. Zie hiervoor de handleiding Facturatie en incasso.

Via het storneren van een factuur

Als een factuur eenmaal is geboekt dan kunnen er geen wijzigingen meer aangebracht worden. Een factuur dient dan gestorneerd (creditnota) te worden en er dient een nieuwe factuur aangemaakt te worden met het juiste bedrag. Als er een foutieve activiteit is aangemaakt, dan kan deze gewijzigd worden zodra de factuur is gestorneerd. Op basis van deze nieuwe activiteit kan dan een nieuwe factuur aangemaakt worden via massa factureren stap 1.

Op elk scherm waar het factuurnummer staat, dus bij de relaties op het debiteurenscherm of op het activiteitenscherm kan het factuurnummer worden geopend, door op het factuurnummer te klikken of op het icoontje achter het factuurnummer.

Via het debiteurenscherm van de relaties

Via het activiteitenscherm van de relatie

Onderstaand scherm wordt dan getoond. Via de knop storneren kan de factuur gecrediteerd worden. (Zorg wel dat wijzigen aan staat en niet weergeven. Bij weergeven wordt de knop niet getoond)

Indien er al een betaling heeft plaatsgevonden op de factuur, dan moet deze betaling met de nieuwe factuur verrekend worden. Zie: 4.10.4 - Debiteuren


2. Handmatige facturen.

Het aanmaken van handmatige facturen is alleen nodig indien hiervoor geen activiteiten, lessen of contracten aanwezig zijn. Bijvoorbeeld het incidenteel verhuren van een baan.

Zie hiervoor de handleiding Facturatie en incasso

 

3. Het vereffenen van posten

Openstaande facturen verdwijnen normaal gesproken uit de openstaande postenlijst als een betaling via het bankafschrift op de factuur wordt geboekt. Maar er zijn altijd uitzonderingen. Deze worden hier besproken Zie: 4.10.4 - Debiteuren

 

4. Het verwerken van een teruggetrokken incasso.

Bij het verwerken van een teruggetrokken incasso komt de factuur weer open te staan. Er zijn nu twee opties om hiermee om te gaan:

  1. De openstaande factuur gaat mee bij de aanmaningen. Dit wordt het meest toegepast. De verantwoordelijkheid ligt dan weer bij de relatie om het bedrag zelf over te maken.
  2. De factuur wordt opnieuw ter incasso aangeboden. In dat geval moet het veld verwerkingsdatum zoals hieronder aangegeven leeggemaakt worden. De factuur gaat dan weer mee in de incasso.

 

5. Verwerken van aanmaanboetes

Bij het aanmaanproces kan ingesteld worden dat bij een bepaald aanmaanniveau een boete wegens te late betaling wordt ingesteld. Het kan dan voorkomen dat deze boete niet wordt betaald. Er zijn nu twee opties om hiermee om te gaan:

  1. De openstaande boete gaat mee bij de aanmaningen. Dit wordt het meest toegepast. De verantwoordelijkheid ligt dan bij de relatie om de boete alsnog over te maken.
  2. De boete hoeft niet meer betaald te worden. In dat geval moet het document van de boete verwijderd of vereffend worden. 

In het debiteurenoverzicht staat dan alleen de boete nog open. Door op de regel te klikken wordt het debiteurenscherm geopend. Hier kan het document aangeklikt worden en kan dit document verwijderd of vereffend worden. 

  • De post kan aangevinkt worden bij kies en daarna kan op vereffenen worden gedrukt. De post verdwijnt dan naar de vereffende posten en het bedrag wordt afgeboekt.
  • Door op het documentnummer door te klikken kan het documentnummer geopend worden. Daarna kan op de knop verwijderen gedrukt worden. Het document wordt dan volledig verwijderd. Het is dan ook niet meer zichtbaar dat er een boete is geweest.

 

 

6. Factuurblokkade

Indien een factuur (nog) niet gefactureerd moet worden bijvoorbeeld omdat het lid geblesseerd is en nog niet duidelijk is, wanneer het lid weer gaat sporten, dan kan de facturatie uitgesteld worden. Dit gaat door het vinkje F.B. aan te zetten bij de activiteit. Als duidelijk is wat er gefactureerd moet worden, wordt het vinkje verwijderd en gaat de factuur weer mee in de massafacturatie. Geadviseerd wordt om daarnaast gebruik te maken van het veld facturatie instructies, omdat het hier vaak om afwijkende factuurbedragen gaat. Hier kan dan aangegeven worden wat er met de factuur moet gebeuren en welk bedrag gefactureerd moet worden. Deze opmerking wordt zichtbaar in de lijst niet geboekte facturen.

 

 

7. Een factuur opsplitsen in meerdere documenten

Het opsplitsen van een factuur wordt in twee situaties gebruikt:

  1. Er is een betalingsafspraak met de relatie gemaakt, die afwijkt van de oorspronkelijke betalingstermijnen.
  2. De factuur gaat boven de limiet uit die is vastgesteld voor de incasso.

Het is mogelijk een betalingsafspraak te maken met een relatie. De factuur kan daarvoor in meerdere posten worden gesplitst elk met een eigen vervaldatum. Op die manier gaat zo'n afspraak ook op de juiste wijze mee in het aanmaanproces. Op het tabblad debiteuren kan een document worden gesplitst.

In onderstaand voorbeeld wordt de factuur gesplitst in 4 termijnen. Vink de factuur aan onder kies en zet voor de knop splitsen het getal op 4 en druk op splitsen.

De factuur is nu gesplitst in 4 delen. Bij elk onderdeel kan nu de vervaldatum afzonderlijk worden ingevuld en bewaard. Wordt zo'n factuurdeel niet op tijd betaald, dan zal deze weer meegeaan in het aanmaanproces.

Indien een factuur wordt opgesplitst in verband met de limiet voor de incasso, dan blijven de vervaldata staan.

 

8. Een factuur en een betaling of een creditnota samenvoegen zodat verschil kan worden geïncasseerd

In dit voorbeeld is een factuur geïncasseerd, maar achteraf bleek het foute bedrag gefactureerd te zijn en is de factuur gestorneerd en is er een nieuwe factuur voor een hoger bedrag aangemaakt. Om te voorkomen dat dit nieuwe bedrag wordt geïncasseerd en er geen rekening wordt gehouden met de eerste incasso, moeten deze twee documenten worden samengevoegd.

In het debiteuren overzicht kan dat er als volgt uit zien. De eerste incasso van 55 euro negatief en de nieuwe factuur van 80 euro bij relatie Logtenberg.

In onderstaand voorbeeld worden de factuur en de eerste incasso samengevoegd. Dit gaat met de knop splitsen. Voor de knop splitsen wordt een 1 ingevoerd van 1 document.

 

Nadat de factuur en de betaling zijn samengevoegd ziet het er als volgt uit. Dit bedrag van 25 euro kan dan weer mee in de incasso.

 

 

9. Een nog niet vervallen post toch meenemen bij de incasso

Het gebeurt regelmatig dat een factuur wordt uitgestuurd voor een lid, dat nog geen automatische incasso had. Veel verenigingen sturen bij de factuur een machtiging mee voor automatische incasso en een lid besluit op basis daarvan alsnog over te gaan op automatische incasso.

Als de incasso dan niet mee gaat bij het aanmaken van het incassobestand, dan moet eerst op de relatiekaart van het lid gekeken worden of alle relevante velden daar wel gevuld zijn. Dit zijn de velden:

  1. Betaalwijze moet op automatische incasso staan
  2. IBAN en BIC moeten gevuld zijn
  3. Machtigingsdatum moet zijn ingevuld.

Als dit allemaal goed staat ingesteld, dan ligt de vervaldatum in de toekomst. Bij facturen die meegaan met de automatische incasso is de vervaldatum vaak gelijk aan de factuurdatum, zodat de factuur direct kan worden geïncasseerd. Bij facturen zonder automatische incasso ligt de vervaldatum vaak 30 dagen na de factuurdatum. Dat is de reden dat de factuur niet meegaat bij de incasso. Bij de relatie kan dan op het debiteurentabblad de vervaldatum aangepast worden, zodat deze wel meegaat bij de incasso. Zie geel gemarkeerd veld hieronder.

 

 

 

Ref: 321 / 2020-08-10

Vereffenen van posten

Openstaande facturen verdwijnen normaal gesproken uit de openstaande postenlijst als een betaling via het bankafschrift op de factuur wordt geboekt. Maar er zijn altijd uitzonderingen. Hieronder worden een aantal uitzonderingen besproken. De meeste voorbeelden zijn ook van toepassing op crediteuren.

In de debiteurenlijst menupad: boekhouding > debiteuren dienen altijd de negatieve bedragen en debiteuren met het saldo 0 beoordeeld te worden:

  • Is dit een dubbele betaling 
  • Is dit een betaling voor twee of meer relaties
  • Is dit een betaling met een afwijkend bedrag
  • Is het een betaling die op de verkeerde relatie is geboekt
  • Is het saldo bij de debiteur 0.
  • Vereffening van crediteuren waarbij het saldo niet 0 is.

Hierop dient altijd actie te worden ondernomen, omdat anders de relaties fout worden aangemaand.

Een dubbele betaling

Als iemand een factuur dubbel heeft betaald, dan blijft er een betaling op de relatie staan. In onderstaand voorbeeld is te zien dat de relatie een negatief bedrag heeft.

In dat geval moet de dubbele betaling handmatig terugbetaald worden via de bank.  Bij het verwerken van het bankafschrift moet de terugbetaling ook op de debiteur worden geboekt.
Het debiteurenoverzicht geeft dan een nul saldo aan. Zie saldo bij de debiteur is 0.

 

Eén betaling voor meerdere relaties

Als op het debiteuren overzicht een min en een plus bedrag voorkomen, dan kan het zijn dat iemand een betaling heeft gedaan voor meerdere facturen.  Zie voorbeeld hieronder.
Hier heeft Elsje van Leeuwen ook de factuur voor Antoine betaald.

Door door te klikken op Elsje van Leeuwen kan de betaling gesplitst worden over twee relaties. Klik daarna op het documentnummer dat aangepast moet worden. Zie geel gemarkeerd.

Door bovenstaand document open te klikken wordt onderstaand scherm getoond. Zorg dat wijzigen aan staat dan kan het document aangepast worden.

Stappen

  • Knop voeg toe om een regel toe te voegen.
  • Voer grootboekrekeningnummer van de debiteurenrekening in
  • Druk op controle
  • Geef relatienummer in van de andere factuur en wijzig de bedragen.

Daarna kan het document weer bewaard worden en is de betaling gesplitst. Bij beide relaties moeten de posten nog wel vereffend worden. Zie saldo bij de debiteur is 0.

 

Een betaling met een afwijkend bedrag

Dit kan er als volgt uit zien. Iemand heeft 55 euro in plaats van 60 euro betaald. In dat geval wordt de factuur niet vereffend, omdat het bedrag van de betaling en het bedrag van de factuur ongelijk zijn.

Er zijn nu twee opties mogelijk:

  1. De factuur en de betaling gaan mee met het aanmaanproces omdat er nog 5 euro betaald moet worden. Dan hoeft er verder niets gedaan te worden.
  2. Het bedrag van 5 euro wordt afgeboekt.

Als het bedrag van 5 euro moet worden afgeboekt, dan wordt in bovenstaand scherm op de relatie geklikt waardoor het debiteurenscherm wordt geopend. Zie verder Saldo bij de debiteur is 0 voor het vereffenen van de betaling. Omdat het saldo niet nul is, zal het verschil weggeboekt worden. De grootboekrekening waar het bedrag naar toe geboekt wordt, is ingesteld via het menupad: boekhouding > instellingen  > boekhouding specificaties

 

Een betaling op de verkeerde relatie

Een betaling is op de verkeerde relatie geboekt. Dan kan het document niet meer gewijzigd worden als het document al is vereffend. In die situatie moet de vereffening ongedaan gemaakt worden door de factuur en de betaling los te koppelen.

Daarna kan het document weer gewijzigd worden en kan het relatienummer van de betaling gewijzigd worden, door op het documentnummer te klikken en deze aan te passen. De betaling moet nog wel vereffend worden op de nieuwe relatie. Zie Saldo bij de debiteur is 0.

 

Saldo bij de debiteur is 0

Het debiteurenoverzicht geeft dan een nul saldo aan.

Door door te klikken op deze relatie wordt het debiteurenscherm getoond. De dubbele betaling en de terugbetaling kunnen nu vereffend worden, zodat ze verdwijnen uit de openstaande postenlijst en ook niet meer meegaan met de aanmaningen. Vink beide posten aan en druk op vereffenen.

 

Vereffening van crediteuren waarbij het saldo niet 0 is.

(Dit kan ook gebruikt worden om een handmatige correctie op een debiteur te maken.)

 

Als bij een crediteur het saldo niet 0 is, dan kan deze niet automatisch vereffend worden. Dit is alleen bij debiteuren mogelijk.

Op het tabblad crediteuren. Staat de knop nieuw document. Hiermee kan een boeking gemaakt worden voor het verschil tussen de betaling en de factuur.

 

In bovenstaand voorbeeld is het verschil tussen de betaling en de factuur 0,10. Dit verschil moet worden afgeboekt.
Hiervoor kan de knop nieuw document worden gebruikt. Er kan dan een boeking gemaakt worden zoals hieronder aangegeven.

Als dit document is bewaard, dan kunnen de posten vereffend worden zoals in het voorbeeld hierboven waarbij het saldo 0 is.

 

Ref: 334 / 2020-08-10

4.2.2.5 - Tabblad crediteuren

Menupad: Relaties > Relaties beheren > Relatie opzoeken >  Crediteurenkaart

Onderstaand scherm wordt getoond.

 

Klik door op de knop crediteurenkaart en onderstaand scherm wordt getoond.

De inkoopfacturen of declaraties van een relatie wordt hier getoond. Onder de open posten staan de facturen/declaraties, die nog niet of nog niet volledig zijn betaald.

Onder vereffend worden de betaalde facturen getoond, Zie voor het vereffenen van documenten Zie: 4.10.4 - Debiteuren

Kijk voor een uitgebreide omschrijving van dit scherm bij de debiteurenkaart. Zie: 4.2.2.4 - Tabblad debiteuren

 

 

Ref: 121 / 2020-08-10

4.2.2.6 - Tabblad documentenbeheer

Via de knop documentenbeheer kan op diverse plekken een document opgeladen worden.  Bijvoorbeeld op het tabblad relaties, kunnen gescande documenten zoals een machtiging voor automatische incasso, of een paspoort of rijbewijs opgeladen worden. Bij het crediteurenscherm kunnen gescande inkoopfacturen opgeladen worden en bij de contracten de sponsorcontracten. Op die manier is altijd bij een relatie alles terug te zoeken. De papieren documenten zijn dan in veel gevallen niet meer nodig. Bijvoorbeeld machtigingen voor automatische incasso kunnen nadat ze zijn gescand en opgeladen op ieder moment weer afgedrukt worden.

Wij adviseren wel om belangrijke documenten, zoals contracten en inkoopfacturen altijd ook op papier te bewaren.

Menupad: Relaties > relaties beheren > Zoek een relatie op  > tabblad Documentenbeheer

Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond.

 

Hier kunnen documenten per relatie opgeslagen worden. Een voorbeeld is de machtiging voor automatische incasso. Als de incassomachtiging digitaal wordt aangeleverd of is gescand, dan kan deze vastgelegd worden bij de relatie.

Door bij bladeren een document te kiezen op de eigen computer kan deze met de knop bevestigen worden vastgelegd. Deze knop bladeren wordt alleen getoond als men op wijzigen staat. In de menubalk bovenin het scherm kan geschakeld worden tussen weergeven en wijzigen door op deze knop te drukken.

Het veld ObjDoc Groep bevat de groepen van documenten die kunnen worden gebruikt bij het vastleggen van de documenten. Zie: 5.1.10 - ObjDoc Groepen

Groepen kunnen zijn:

  • Contracten (vastleggen via kluis met documenten)
  • Incasso machtigingen (vastleggen via relaties)
  • Handleidingen (vastleggen via kluis met documenten)
  • Verzekeringen (vastleggen via kluis met documenten)
  • Sponsorcontracten (vastleggen via tabblad contracten)
  • Goedkeuring kascommissie (vastleggen via kluis met documenten)
  • Functiebeschrijvingen (vastleggen via kluis met documenten)
  • Jaarrekeningen (vastleggen via kluis met documenten)
  • Inkoopfacturen (vastleggen via tabblad crediteuren)

Het is belangrijk om hier een goede structuur in aan te brengen, zodat documenten gemakkelijk terug te vinden zijn.

Naast het vastleggen van documenten per relatie, kunnen er ook documenten vastgelegd worden via de kluis met documenten zoals verzekeringspapieren of functiebeschrijvingen. Zie: 4.12.6 - Lijst met Documenten

Zie voor het toevoegen van beveiligde bestanden artikel [manual 534]

Ref: 122 / 2020-08-10

4.2.3 - Crediteurenrelaties

Via het Menupad: Relaties beheren > Dan wordt op de knop nieuw gedrukt in de menubalk bovenin.  Zie hieronder.

 

Daarna komt men in onderstaand scherm. Daaronder wordt per blok uitleg gegeven over deze transactie.

Voor het invoeren van een crediteur hoeven niet alle velden ingevuld te worden.

 

Blok relatie

In onderstaand blok wordt het relatietype geselecteerd. Voor crediteuren is dit meestal het relatietype overig.

LET OP: Voor declaraties van leden hoeven geen aparte relaties aangemaakt te worden. Deze declaraties kunnen gewoon als een inkoopfactuur op het lid geboekt worden.

Veldnaam 

Omschrijving

Relatienummer Hierin komt het automatisch gegenereerde nummer van de relatie
Relatietype

Voor crediteuren kan hier het relatietype overig gebruikt worden. Dit kan per vereniging anders zijn.
LET OP: Het is belangrijk om hier voor crediteuren nooit het relatietype LID te kiezen.

Vanaf

Dit is de datum vanaf wanneer de relatie geldig is. Dit is een verplicht veld. De ingangsdatum moet vóór de factuurdatum van de eerste factuur liggen.

t/m

Dit is de einddatum van de relatie. Als geen zaken meer met deze crediteur worden gedaan, dan kan de relatie beëindigd worden.

Reden

In dit veld is een tabel gekoppeld met de opzegreden. Is voor crediteuren niet relevant.

 

Blok persoonlijke gegevens

Alleen de veldnamen die relevant zijn voor een crediteur worden hier beschreven.

Veldnaam 

Omschrijving

Bedrijfsnaam De bedrijfsnaam kan als veld alleen worden gevuld. Bijvoorbeeld bij het aanmaken van relaties voor crediteuren. Wordt het veld Achternaam, Voornaam of voorletters gebruikt, dan moeten deze 3 velden allemaal worden gevuld.
Nummer leverancier Dit is het leveranciersnummer voor de crediteuren. Dit kan ook de verkorte naam van het lid zijn, als deze een declaratie indient.
Achternaam Als het veld achternaam wordt gevuld, dan moeten ook de velden voornaam en voorletters worden gevuld. Indien dit niet gewenst is bijv. bij andere relaties dan leden, dan kunnen hier spaties ingezet worden.

 

Blok adresgegevens

Indien de relatie een bedrijf is, dan kan naast het adres ook het postadres bijvoorbeeld van de postbus ingevuld worden. Facturen etc worden dan naar dat adres verstuurd.

Veldnaam 

Omschrijving

Land Indien een ander land nodig is dan de keuze aangeeft, dan kan dat bij de instellingen geregeld worden.

 

 Blok communicatie

 

 

Veldnaam 

Omschrijving

Aanschrijftitel Dit veld is voor de eigen informatie. Het wordt niet gebruikt bij de facturatie of bij brieven.
Telefoon/mobiel/fax Er zijn 3 velden beschikbaar. Het veld fax kan ook voor een derde telefoonnummer gebruikt worden. In dat geval kan AllUnited de omschrijving aanpassen.
email Meerdere emailadressen zijn mogelijk. Emailadressen moeten dan door ; gescheiden worden.
Link Bij bedrijven kan hier een link opgenomen worden naar de website

 

 

Blok financieel

 

Veldnaam 

Omschrijving

 Betaalwijze Bij een crediteur is dit veld altijd leeg.
 Betalingstermijn Bij een crediteur is dit veld altijd leeg. De vervaldatum van de factuur wordt bij het invoeren van de inkoopfactuur ingegeven.
 IBAN Hier komt het IBANnummer. Het IBAN nummer moet ingevuld worden zonder spaties.
 BIC Bij Nederlandse bankrekeningen wordt het veld BIC automatisch gevuld. Bij buitenlandse bankrekeningen moet het veld BIC wel zelf gevuld worden.
Kenmerk machtiging Bij een crediteur is dit veld altijd leeg.
datum Bij een crediteur is dit veld altijd leeg.
BTW, Burgerservice KvK Voor crediteuren kunnen deze velden ingevuld worden.
Factuurverzamelaar Bij een crediteur is dit veld altijd leeg.
E-mail factuurontvanger Bij een crediteur is dit veld altijd leeg.
IBAN(uitbetalingen) Bij een crediteur is dit veld altijd leeg.
Ref: 330 / 2020-08-10

4.2.4 - Families samenstellen

Menupad: Relaties > families samenstellen.

Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond.

Kies hier voor het relatietype lid en druk op start.  Men krijgt dan een lijst van alle relaties met het relatietype lid, waarvan postcode en huisnummer gelijk zijn.

 

 

Door onder Fam.Vastl. het hokje aan te vinken en onderaan de lijst op bewaren te drukken, wordt de familie vastgelegd.

Het vastleggen van een familie heeft de volgende consequenties:

  • De relaties worden aan elkaar gekoppeld. Dit betekent het volgende:
    • In het selectiescherm wordt achter een relatie het relatienummer van het familiehoofd getoond indien deze aanwezig is.
    • In het relatiescherm wordt onder de kop familie de familieleden of het familiehoofd getoond. Het is mogelijk om hier door te klikken naar een familielid of naar het familiehoofd en weer terug.
  • Het adres kan alleen bij het familiehoofd gewijzigd worden.
  • Er wordt één factuur per familie aangemaakt.
  • Er kan maar op één bankrekening een incasso plaatsvinden van deze factuur.
  • Bij de rapportages kan ervoor gekozen worden om alleen het familiehoofd te kiezen om zo dubbele adressen te voorkomen.
  • Alleen als de familie is samengesteld kan er een familiekorting worden berekend.

Er moet GEEN familie worden vastgelegd als bij de leden van de familie de contributie van verschillende bankrekeningen moet worden geïncasseerd.

Een vastgelegde familie kan weer losgekoppeld worden, door bij de familieleden het relatienummer van het familiehoofd te vewrijderen.

Ref: 124 / 2020-08-10

4.2.5 - Relatiemutaties

Binnenkort beschikbaar.

4.2.6 - Inschrijfformulieren

Menupad: Relaties > inschrijfformulieren

Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond.

 Hier heeft men twee keuzes

  1. Het maken van een nieuw inschrijfformulier door op de knop nieuw te drukken Zie: 4.2.6 - Inschrijfformulieren
  2. Het selecteren van eeen bestaand inschrijfformulier door een selectie te maken in bovenstaand scherm.

De meeste velden spreken voor zich maar  de velden Status en Route worden hieronder apart besproken

Het veld Status

Status Omschrijving
Nieuw Inschrijfformulieren die via de website ingevuld en verstuurd zijn en nog niet door de ledenadministratie in behandeling zijn genomen.
In behandeling Inschrijfformulieren die door de ledenadministratie zijn ingevuld of nieuwe inschrijfformulieren die door de ledenadministratie in behandeling zijn genomen.
Aspirant Een extra status die voor de meeste verenigingen niet nodig is
Aangenomen Een inschrijving die naar de ledenadministratie is doorgevoerd
Afgewezen Een inschrijving die is afgewezen bijvoorbeeld omdat er geen plaats is in een team.

 

Het veld Route

Het is de bedoeling dat via het veld route duidelijk wordt waarom een inschrijfformulier nog de status in behandeling heeft en wat er nog moet gebeuren.

Een route kan door de vereniging zelf ingesteld worden. Voorbeelden van routes zijn:

  • Wacht op plek in een team
  • Wacht op machtiging automatische incasso
  • Wacht op pasfoto
  • Wacht op goedkeuring technische commissie

Bij de rapportages kan dan ook gezocht worden op het veld route.

Rapportages van inschrijfformulieren

Een redelijk uitgebreide rapportage vind je door op de tab bovenin 'Inschrijfform. rapportages' te klikken . Dit betreft een lijst op het scherm, die overigens heel makkelijk in een excel te plaatsen is door 'alles te selecteren, kopiëren en te plakken in een nieuw geopende sheet.

Andere mogelijkheden:

Voor lijsten op het scherm Diversen - rapportages - lijsten met inschrijfformulieren Zie: 4.12.1.6 - Lijsten met inschrijfformulieren
  Diversen - rapportages - Openstaande inschrijfformulieren Zie: 4.12.1.7 - Openstaande inschrijfformulieren
Voor downloads Diversen - communicatie - etiketten/exportbestanden van inschrijfbrieven Zie: 4.12.5.3 - Etiketten/exportbestanden van inschrijfbrieven     
  Diversen - communicatie - Inschrijfbrieven Zie: 4.12.5.4 - Inschrijfbrieven
Ref: 234 / 2020-08-10

Inschrijfformulieren

Nadat via het Menupad: Relaties >Inschrijvingen

een selectie is gemaakt voor een bestaand inschrijfformulier of voor een nieuw inschrijfformulier is gekozen, wordt onderstaand scherm getoond.

Onderstaand worden de verschillende  onderdelen van het inschrijfformulier besproken.

Let op: Boven het eerste blok wordt aangegeven of een relatie al in de ledenadministratie voorkomt, of dat een relatie op hetzelfde adres voorkomt. In dat geval kan het inschrijfformulier aan het bestaande lid gekoppeld worden.

Is het inderdaad een bestaande relatie dan kan het relatienummer overgenomen worden uit de opmerking naar het veld relatienummer. De nieuwe inschrijving wordt dan gekoppeld aan de bestaande relatie. Zie bovenstaand voorbeeld. Zie ook:

Ook kan in bovenstaand scherm een aantekening worden gemaakt. De briefdatum geeft aan wanneer de laatste brief is verstuurd.

Indien een aanmelding bestemd is voor het nieuwe seizoen dan kan hier de datum van ingang gewijzigd worden. Deze kan dan op de begindatum (Let op: dit moet ingevuld worden in het het veld 'Datum', dus niet 'Statusdatum') van het nieuwe seizoen gezet worden. Het juiste seizoen moet dan ook hieronder juist gekozen worden bij het blok activiteit.

 

Het blok persoonlijke gegevens

In bovenstaand blok kunnen de gegevens van het lid ingevoerd worden.

Het veld relatienummer wordt alleen ingevuld als de relatie al bekend is in het systeem, dus als boven het vorige blok dit wordt aangegeven. Dit is belangrijk om dubbele relaties in het systeem te voorkomen.

In alle andere gevallen is er sprake van een nieuwe relatie die nog niet in het systeem voorkomt. Dan zal automatisch een nieuw relatienummer uitgegeven worden.

 

Het blok activiteit


In bovenstaand blok wordt aangegeven voor welke activiteit het nieuwe lid wordt ingeschreven en voor welk seizoen.

LET OP: AllUnited kiest het seizoen op basis van de datum van inschrijving. Is de inschrijving bedoeld voor het nieuwe seizoen, dan moet dat hier aangepast worden.

Van elke activiteit die aanwezig is in het systeem kan worden aangegeven of dit op het inschrijfformulier opgenomen moet worden. Zie: 5.8.2 - Activiteiten (tabel)

 

Het blok vragen


In bovenstaand blok kunnen extra vragen Zie: 5.5.2 - Formuliervelden  ingevuld worden. Ook kunnen er opmerkingen ingevoerd worden. Het verschil tussen opmerkingen en aantekeningen is, dat de aantekeningen in het inschrijfformulier blijven. De opmerkingen worden meegenomen naar de relatie als op aannemen wordt gedrukt.

Het veld route kan gebruikt worden om aan te geven waarop men wacht. (Een route is een manier om de inschrijfformulieren in behandeling te nemen, zodat iemand anders er verder mee aan de slag kan.) Zie Zie: 5.5.3 - Route(I)

Bijvoorbeeld: een nieuw lid kan pas aangenomen worden als er een machtiging voor automatische incasso is, of wanneer er plek is in een team, of wanneer de foto aanwezig is. Pas als alles compleet is wordt op aannemen gedrukt.

Op dat moment worden de gegevens overgenomen naar de ledenadministratie. Vanaf dat moment kan de relatie mee in de interface naar de bond, indien er een interface beschikbaar is.  Het inschrijfformulier blijft beschikbaar als naslagwerk.

Veel verenigingen vragen namelijk ook naar vrijwilligerswerk. Deze gegevens kunnen niet allemaal overgenomen worden naar de ledenadministratie en kunnen dan via het aanwezige inschrijfformulier nog geraadpleegd worden.

Het proces van de inschrijving van een nieuw lid Zie: 4.2.1 - Inschrijving nieuwe leden (Snelstart)

Het inschrijven via de website Zie: 4.2.7 - Inschrijfformulier website

Ref: 128 / 2020-08-10

4.2.7 - Inschrijfformulier website

Via de website kan het inschrijfformulier worden ingevuld door nieuwe leden.

Hier een voorbeeldformulier. Het formulier is zelf aan te maken en aan te passen. 

Het blok met de gegevens van het lid is voor alle verenigingen gelijk. Hierin kan alleen aangegeven worden of een veld verplicht is of niet.

Het blok met de activiteit is per vereniging verschillend. Er kan aangegeven worden welke activiteiten er in het inschrijfformulier opgenomen moeten worden.

Het blok vragen kan ingevuld worden via het Menupad: Relaties > instellingen > Inschrijfform.templates (in het blok inschrijfformulieren). Hier kunnen formuliervelden toegevoegd worden om eigen vragen te stellen. Zie: 5.5.2 - Formuliervelden 

Inschrijfformulier op eigen Website plaatsen

Als geen gebruik gemaakt wordt van de website van AllUnited dan kan het inschrijfformulier met een link aan de eigen website gekoppeld worden.

Dit kan via deze link:

https://pr01.allunited.nl/club.php?section=CLUB&tmode=application1

In plaats van CLUB moet dan de naam van de club ingevuld worden. Deze naam is gelijk aan de clubnaam waarmee ingelogd wordt in AllUnited.


LET OP: Het is niet mogelijk om het seizoen te kiezen in het inschrijfformulier. Op basis van de datum van inschrijving wordt het dan geldige seizoen gekozen. Indien de aanmelding dus voor het nieuwe seizoen is, dan moet dit door de ledenadministratie aangepast worden bij het aannemen van de inschrijving.

 

Ref: 129 / 2020-08-10

4.3 - Activiteiten (T)

4.3.1 - Teamselectie

Via het menupad : Activiteiten & Teams >  Selectie

 

Met dit scherm kunnen

  1. nieuwe teams aangemaakt worden
    Met de knop nieuw in de menubalk wordt het scherm opgeroepen om een nieuw team aan te maken. Zie: 4.3.2 - Teams
  2. Bestaande teams worden geselecteerd
    Door één van de velden te selecteren wordt de selectie beperkt. Wordt niets ingegeven dan worden alle teams getoond.
  3. Extra functies voor hockeyverenigingen aangeroepen worden. Zie: 4.3.4 - Bijzonderheden (KNHB)
Ref: 460 / 2020-08-10

4.3.2 - Teams

Veld                           Omschrijving
Activiteit Onder welke activiteit valt het team.
Let op:Het is belangrijk de juiste activiteit en categorie te kiezen. De leden die ook deze activiteit en categorie hebben, kunnen in het team geplaatst worden.  Teamcode, activiteit en categorie zijn Dlater niet meer te wijzigen.
Categorie Onder welke categorie valt het team. Bijvoorbeeld spelend lid of trainingslid.
Meerdere categoriën

Het is mogellijk indien dit veld wordt aangevinkt, om meerdere categoriën in één team te plaatsen. Atletiekvereningen hebben vaak gecombineerde loopgroepen voor recreanten en wedstrijdatleten. Dan moet dit veld aangevinkt worden.

Let op het kan pas aangevinkt worden nadat het team is opgeslagen.

Teamcode De code van het team. Bij sommige sporten komt de bond met de teamcodes bij andere sporten kunnen deze zelf ingedeeld worden. Zorg voor een logische indeling van de codes. Deze zijn later niet meer te wijzigen.
Actief t/m

Als een team niet meer actief is, dan kan hier een einddatum voor het team worden ingevuld.  Bij de selectie op het tabblad activiteiten van een relatie wordt dit team dan niet meer getoond voor een nieuw seizoen.

Ook via het menupad : activiteiten > spelers worden inactieve teams niet getoond.
Tip: Geef inactieve teams de sorteercode 99 mee, dan komen ze onderaan in de selectie. Zie hieronder.

 Pagina

 Als het team is gekoppeld aan de website dan wordt hier een link getoond, zodat vanuit het team direct geklikt kan worden naar de website. (Alleen indien de website van AllUnited wordt gebruikt)

Veld                           Omschrijving
Teamnaam kort/lang De afkorting van het team & de volledige naam van het team. Indien er uitwisseling met een bond plaats vindt, dan gebeurt dit op de teamnaam kort. Dus deze naam moet gelijk zijn aan de naam bij de bond.
Sorteer Dit is de sortering van de teams zoals deze op de website moeten worden weergegeven. Geef inactieve teams de sortering 99, dan worden ze onderaan getoond.
Weergave groep Via de instellingen kan een aparte weergave groep ingesteld worden als de weergave op de website een speciale indeling behoeft. Bijvoorbeeld onderscheid tussen jeugd en senioren.  Zie: 5.1.13 - Weergave groepen
Geslacht Betreft het een dames, heren of een mixed team? Alleen spelers van hetzelfde geslacht kunnen aan het team gekoppeld worden. In een herenteam kunnen geen dames spelen, dan moet het een mixed team zijn.
Teamcategorie Prestatie of recreatieteam. Deze categorie kan zelf via de instellingen beheerd worden. Menupad > Instellingen > Teamcategorie (onder de kop teams) Zie: 5.12.2 - Teamcategorie
Teamgroep Junioren, mini's, senioren of veteranen? Deze teamgroep kan zelf via de instellingen beheerd worden. Menupad > Instellingen > Teamgroep (onder de kop teams) Zie: 5.12.1 - Teamgroep
Sterkte Als de tabel sterkte is gevuld, dan kan hier de sterkte van de scheidsrechter die nodig is voor dit team vastgelegd worden. Zie: 5.8.6 - Sterktes (tabel). Dit is extra info bij het team.
Aantal scheidsrechters Hier kan het aantal scheidsrechters ingevoerd worden. Dit is niet voor alle sporten relevant.
Verzameltijd Dit is de algemene voorbereidingstijd voor een team. Deze geldt zowel bij thuis- als uitwedstrijden. Bij een vereniging waartegen uit gespeeld wordt kan ook een verzameltijd ingegeven worden. Deze worden bij elkaar opgeteld, zodat bekend is hoe lang van tevoren een team aanwezig moet zijn.
Lengte competitiewedstrijd Hier word de duur van een competitie wedstrijd ingevuld in minuten. Indien deze word leeg gelaten worden de waardes gepakt vanuit de Team Plannings groepen, en daarna vanuit de activiteit.
Blokkeer knoppen Blokkeer schemafunctie-info voor teamleden.
Dit wordt gebruikt als een Team als bardienst is toegewezen bij een wedstrijd. Als de coach of een ouder een teamlid moet aanwijzen bij de wedstrijd, dan vink je dit aan, zodat de teamleden hierover niet via automatische mail worden geïnformeerd, maar wel de teamfuncties. Dit is afhankelijk van de instellingen bij de teamfuncties. Zie: 5.4.6 - Functies
  Blokkeer scheidsrechter-info voor teamleden
Dit wordt gebruikt als een Team als scheidsrechter is toegewezen bij een wedstrijd. Als de coach of een ouder dit moet regelen bij de wedstrijd, dan vink je dit aan, zodat de teamleden hierover niet via automatische mail worden geïnformeerd, maar wel de teamfuncties. Dit is afhankelijk van de instellingen bij de teamfuncties. Zie: 5.4.6 - Functies
  Blokkeer op website
Dit is om een team inactief de maken op de website. Bijv. een keepersteam. Hiervoor wordt niet het veld actief t/m gebruikt.
Teambedrag/omschrijving Het is mogelijk om een bedrag per team in te vullen. Dit bedrag kan dan het bedrag van de contributie overschrijven. Dit wordt ingesteld bij de contributiesleutels. Zie: 5.8.5 - Contributies (tabel)
Veld                           Omschrijving
Functie

De teamfuncties die zijn vastgelegd in de tabel functies kunnen hier aan het team gekoppeld worden. Door hier een relatie te koppelen aan een teamfuntie, wordt de functie ook automatisch vastgelegd bij de relatie. 

De functies in de tabel functies moeten wel vastgelegd zijn als teamfuncties anders worden ze hier niet getoond. Zie: 5.4.6 - Functies

Relatie Hier kan het relatienummer ingegeven worden van de relatie die de teamfunctie vervuld. Met het loepje kan de relatie ook gezocht worden als het nummer niet bekend is.
Details Dit veld is niet verplicht. Indien nodig kan hier nog een nadere invulling gegeven worden.
Vanaf datum De datum vanaf wanneer een teamfunctie geldig is. Bij teamsporten is dit meestal de begindatum van het seizoen.
T/m datum

Hier kan de einddatum van de functie worden vastgelegd. Bij teamsporten is dit meestal de einddatum van het seizoen.

Tip:

Bij jeugdteams waarbij de functies elk jaar wisselen kan het zinvol zijn de einddatum direct bij het vastleggen te vullen, zodat dit later niet meer hoeft te gebeuren. Bij seniorenteams zijn de teamfuncties vaak meerdere jaren hetzelfde.

Opmerkingen

Dit is een vrij veld om opmerkingen toe te voegen.

 

Het blok links.

Hier wordt de koppeling gelegd voor teams op de website.

Dit blok wordt gedeeltelijk nog gebruikt voor teamfoto's en voor links naar een facebookpagina van een team of een twitteraccount.

Neem contact op met AllUnited voor het gebruik van deze velden.

De overige velden zijn oude velden, die niet meer worden gebruikt

Ref: 71 / 2020-08-10

4.3.3 - Teamfuncties

Teamfuncties worden toegevoegd via het Menupad: Activiteiten & Teams -> Teams bheren > team selecteren > blok functies

 

Dit blok heeft als doel om functies te koppelen aan een team denk hierbij aan een aanvoerder of trainer 

ref22screenshot1_1.png

Let op: Komt dit screenshot niet overeen met wat u ziet? 
Waarschijnlijk gebruikt u dan nog het oude teamfunctie scherm in dat geval stellen wij voor om een helpdesk ticket op te sturen zodra er een nieuw seizoen aankomt.
Dan zal AllUnited u helpen met alle functie overzetten naar het nieuwe scherm

Veld Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Functie Keuze veld van uit lijst van Teamgerelateerde functies Zie: 5.4.6 - Functies
Relatie Het relatienummer van de persoon die de functie gaat uitvoeren
Details Extra informatie over functie. Dit is vrije tekst
Vanaf Datum Datum dat relatie aan de functie begonnen is
t/m Datum dat relatie gestopt is met de functie
Opmerkingen Extra informatie

Door de 0 linksonder te wijzigen in bijvoorbeeld 5, worden er 5 regels toegevoegd om nieuwe functies op te nemen. Op die manier kunnen alle teamfuncties in één keer worden toegevoegd, zonder dat tussentijds op bewaren hoeft te worden gedrukt.

Advies: Indien een functie aan het eind van het seizoen ophoudt te bestaan, dan is het raadzaam om gelijk de einddatum van de functie op 30 juni te zetten, zodat deze functies automatische ophouden te bestaan aan het einde van het seizoen. Voor de jongste jeugd en de junioren zal het vaker voorkomen dat teamfuncties maar één seizoen geldig zijn.

Het is nu mogelijk door het klikken op het relatienummer om naar het relatiescherm van de relatie te gaan. We zien nu dat de teamfunctie ook automatisch is toegevoegd aan het relatiescherm. Dit werkt alleen vanuit de teams naar het relatiescherm en niet andersom. Teamfuncties kunnen alleen via het team toegevoegd worden en niet via de relatiekaart. Als een teamfunctie in het verleden ligt, dan zal deze niet meer op de teampagina worden getoond, maar wel bij de relatie. Op deze manier wordt ook een historie opgebouwd die zichtbaar is op de relatiekaart.

Ref: 22 / 2020-08-10

4.3.4 - Bijzonderheden (KNHB)

Via het menupad: activiteiten & teams > teams beheren worden een aantal extra knoppen getoond bij hockeyverenigingen.

 

 

 Met de knoppen in de menubalk kunnen de volgende zaken worden geregeld.

  1. KNHB Teams Senioren.  Dit is voor het aanmelden van de seniorenteams voor het nieuwe seizoen.
  2. KNHB Teams Junioren.  Dit is voor het aanmelden van de juniorenteams voor het nieuwe seizoen.
  3. KNHB Dispensaties. Om dispensatie voor spelers aan te vragen om in een ander team dan het team op basis van hun leeftijd te spelen.

 

 1. Hieronder een voorbeeld van het aanmelden van seniorenteams. 

Eerst wordt uitleg gegeven over de werkwijze en daaronder kunnen de teams worden aangemeld.

 

3. Om dispensatie voor spelers aan te vragen kan onderstaand scherm gebruikt worden.

Met de status wordt aangegeven of de dispensatie is goedgekeurd.

 

 

 

Ref: 459 / 2020-08-10

4.3.5 - Spelers selectiescherm

Menupad: Activiteiten & teams > Spelers indelen

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

Via deze transactie kunnen de spelers van een team aangemaakt, getoond of gewijzigd worden.

Tip: Als je nieuwe spelers toe wilt voegen, maak dan de selectie zo exact mogelijk. Dus voeg het geslacht, de geboortedatum etc. ook toe. Op die manier wordt een kleine lijst van de leden getoond, die ingedeeld kunnen worden in de juiste teams.

Wil je kijken of alle leden met een bepaalde activiteit en categorie ingedeeld zijn in een team, dan geef je bijvoorbeeld alleen een = in, in het eerste veld achter teams. De velden daarachter laat je leeg. Dan krijg je alle leden die nog niet in een team zijn ingedeeld, dus waarvan het veld team leeg is. 

Na het maken van de selectie wordt de lijst getoond als op weergeven of wijzigen wordt gedrukt. Zie: 4.3.6 - Spelers indelen/beheren

 

Teams kunnen ook gekopieerd worden van het vorige seizoen, of van veld naar zaalhockey.

Kies dan voor het menupad: Activiteiten & Teamleden > teamleden kopiëren. Zie: 4.3.9 - Teamleden kopieren

 

Ref: 98 / 2020-08-10

4.3.6 - Spelers indelen/beheren

Via het menupad: [Activiteiten & Teams] >  [Spelers indelen] kan een selectie gemaakt worden.

Op basis daarvan wordt onderstaand scherm getoond.

In dit geval is alles geselecteerd zodat ook gecontroleerd kan worden of alle spelers aan een team zijn gekoppeld.

Hier kunnen de volgende zaken aangepast of toegevoegd worden.

  • Het team
  • Het shirtnummer
  • Het volgnummer

 

Shirtnummers bij Hockey

  • Rugnummer is wat er op het shirt staat en ieder team kan dit wel of niet vastleggen.
  • Deze worden jaarlijks bepaald en zorgen er bijvoorbeeld voor dat men Rugnummers kan koppelen aan spelers bij bijvoorbeeld samenvattingen / foto's.
  • De rugnummers zijn niet bindend. 
  • Let op: Het opgeven van rugnummers is verplicht in de Hoofd en overgangsklasse.

Volgnummers bij hockey

Volgnummer is een nummer wat belangrijk is voor de standaard teams (Heren 1 en Dames 1).

Binnen de vereniging en geeft aan of iemand wel of niet in een ander team mag spelen.

  • De eerste 9 positiies (1 t/m 9) mogen niet in een ander team spelen.
  • De volgende 9 mogen 1 team lager uitkomen.
  • Voor de overige spelers bestaan geen uitzonderingen.

Voor standaard teams die in de hoofd- en overgangsklasse spelen geldt hieromtrent andere regels. 

Zie voor de volledige regeling m.b.t. de teamopgave en de spelerslijsten Hoofd-/Overgangsklasse BR. 2016 art. B.8. 

Voor standaardteams 1e en 2e klasse geldt een uitzondering speelgerechtigdheid, zie BR. 2016 art. B.8.3.2. bij de KNHB

 

 

Ref: 461 / 2020-08-10

4.3.7 - Spelers indelen (Nieuw)

Let op, teamindelen nieuw werkt alleen voor teamsporten. Voor tennis is een aparte handleiding. Zoek op teams indelen tennis. 

Welke stappen moet ik doorlopen om spelers in te delen?

  1. Controleer de instellingen van de teamplanninggroepen.
  2. Controleer de instellingen van de teams.
  3. Indelen maar!

Stap 1: Controleer de instellingen van de teamplanninggroepen.

Locatie: Activiteiten & Teams – Instellingen – Teamplanninggroepen (wijzigen)

Welke groep spelers wil je indelen? Senioren dames, junioren-jongens, of de jongste jeugd die gemixed speelt? Je bepaalt het in deze groepen door de leeftijd- en geslacht-instellingen goed te zetten. 
Tip: stel de leeftijd-peildatum in als dd-mm. 
Tip: zorg ervoor dat de groepen NIET overlappen op basis van deze instellingen.

Let op: tijdens het plannen is er altijd de mogelijkheid om uitzonderingen (mensen die niet voldoen aan deze groepscriteria) toch ook in te plannen. Daar hoef je hier dus geen rekening mee te houden. Tijdens het plannen maken we inzichtelijk hoeveel uitzonderingen (dispensatie-spelers) je per team hebt ingedeeld, als je de boven- en ondergrens voor dispensatie hier ook instelt.

Voorbeeld: 
Ik wil de heren veteranen gaan indelen, dus alle mannen boven 45 jaar. De vanaf-leeftijd is hier dus 45. Ik mag ook heren onder de 45 indelen. Als ik echter heren onder de 40 jaar indeel in een veteranenteam dient hier dispensatie voor te worden aangevraagd. Ik stel dus de dispensatie-onder-leeftijd in op 40 jaar.

Let op: in principe hoeft het bovenstaande maar één keer goed ingesteld te worden.

Stap 2: Controleer de instellingen van de teams.

Locatie: Activiteiten & Teams – Teams beheren (wijzigen)

Klik een team aan en selecteer, ongeveer halverwege het blok Teaminformatie, de juiste teamplanninggroep voor dit team.

Let op: in principe hoeft het bovenstaande maar één keer goed ingesteld te worden.

Stap 3: Indelen maar!

Locatie: Activiteiten & Teams – Spelers indelen (Nieuw)

Team indeling screenshot

Kies een peildatum die valt binnen het seizoen waarvoor je teams wilt indelen. 
Kies de teamplanninggroep die je wilt indelen.

Tip: merk op dat het scherm meteen ververst en informatie ophaalt, je hoeft hiervoor NIET op controle te drukken. Wel moet per teamplanninggroep op bewaren geklikt worden.

Vervolgens zie je:

  • De optie om handmatig te zoeken en in te delen: hierover verderop meer.
  • Zichtbare kolommen: probeer maar eens iets aan te klikken en kijk wat er verandert in de indelingsblokken eronder.
  • Weergave teams (rechts): de optie om (enkele of alle) teams even aan of uit te zetten in het indelingsblok eronder en  het aantal spelers per team te bepalen, zodat je het overzicht bewaart tijdens het indelen.

In het indelingsblok zie je een lijst met spelers die niet zijn ingedeeld, en alle teams in aparte lijstjes. In elke lijst kan je zoeken, het aantal spelers per pagina aanpassen en door de pagina’s heen bladeren. Rechtsboven de elke lijst staat aanvullende informatie.

Maar hoe deel ik nou spelers in?

Optie 1a (op een computer): “drag and drop”. Klik naast de in te delen speler op het schermafbeelding_2017_08_31_om_17.31.07.png icoontje met de vier pijltjes, houd je muis ingedrukt, en sleep de speler naar een andere lijst. Klaar!

Optie 1b (op een tablet of telefoon): via de popup. Klik naast de in te delen speler op het icoontje van het oog. Er verschijnt een popup-schermpje, waarin je het team kan selecteren waar je de speler in wil plaatsen. Klik op bewaren, en klaar. Deze optie is vooral geschikt als je een tablet gebruikt.

Optie 2: handmatig zoeken en indelen (bovenin). Zoek een lid in de lijst, zoek een team in de lijst, klik op verplaats, en klaar! Deze optie is vooral handig als je heel specifiek op zoek bent naar één persoon, maar...
In deze lijst zijn òòk spelers te vinden die buiten de leeftijdsinstellingen van de teamplanninggroep vallen (maar wel bij dezelfde activiteit en categorie zijn ingedeeld). Deze functie is dus dè manier om uitzonderingen/dispensatiespelers in te delen.

Tot slot: vergeet niet op bewaren te drukken als je klaar bent met indelen!

Ref: 488 / 2020-08-10

4.3.8 - Activiteiten per rel.

Menupad: Activiteiten & Teams > Activiteiten per relatie

Deze transactie is handig indien men rechtstreeks naar het activiteitenscherm van een relatie wil gaan. Bijvoorbeeld als er veel activiteiten aangepast moeten worden, omdat teams gewijzigd moeten worden.

Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond:

Hier kan het relatienummer gezocht worden op relatienummer, naam of bondsnummer.

Bij naam kan altijd met een wildcard gewerkt worden. Geef dan *thijs in. Dan worden alle relaties getoond waarbij thijs in de relatie voorkomt in de velden bedrijfsnaam, achternaam en voornaam.

Dat kan zijn Thijs als voornaam, maar ook Thijssen als achternaam.

 

Als er meerdere relaties zijn die aan de selectie voldoen dan worden deze onder het selectiescherm getoond. Zie voorbeeld.

 

Er kan dan doorgeklikt worden op één van de relaties.

Is er maar één relatie die aan de selectie voldoet, dan komt met direct in het activiteitenscherm van de relaties. Zie: 4.2.2.1 - Tabblad activiteiten

Ref: 154 / 2020-08-10

4.3.9 - Teamleden kopieren

Menupad: Activiteiten & Teams > Teamleden kopiëren

Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond:

Met deze transactie is het mogelijk een geheel team bijv. van JF01 in het ene seizoen naar JE03 in het volgende seizoen te kopiëren. Dit is alleen handig als een compleet team overgaat van het ene seizoen naar het andere seizoen.

Ook kunnen met deze functie alleen de begeleiders gekopieerd worden van het ene naar het andere team.

Als het scherm is ingevuld dan ziet het er als volgt uit:

Let op: Het kan nodig zijn om tussendoor op controle te drukken om de mogelijke selecties erbij te krijgen. Als de gewenste selelectie niet wordt getoond. Druk dan op controle.

Door op start te drukken worden in bovenstaand voorbeeld de spelers van team JF1 uit seizoen 2013/2014 gekopieerd naar team JE3 in seizoen 2014/2015.

Het is ook mogelijk om een team van veldhockey naar zaalhockey te kopiëren etc.

Ref: 157 / 2020-08-10

4.3.10 - Activiteiten aanmaken

Menupad: Activiteiten & Team > Activiteiten aanmaken.

Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond.

Er zijn hier twee opties.

  1. Automatisch activiteiten aanmaken
  2. Handmatig activiteiten aanmaken

 

1. Automatisch activiteiten aanmaken. 

Hierbij gaat het systeem op zoek naar activiteiten die aangemaakt kunnen worden.

In de tabel activiteiten Zie: 5.8.2 - Activiteiten (tabel) wordt ingesteld of activiteiten automatisch aangemaakt moeten worden, gekopieerd moeten worden van het vorige seizoen of handmatig aangemaakt worden.

Voorbeeld 1.

Er zijn nieuwe leden die nog geen activiteit inschrijfgeld hebben. Omdat in de tabel staat dat dit automatisch moet worden aangemaakt, wordt bij alle leden gecontroleerd of ze de activiteit inschrijfgeld hebben als er op creëren gedrukt wordt. De peildatum maakt dan niet uit.

Voorbeeld 2.

Er is een nieuw seizoen aangemaakt en de activiteiten voor dat seizoen kunnen worden aangemaakt of gekopieerd van het vorige seizoen. Dan moet er voor gezorgd worden dat de peildatum ook in dat nieuwe seizoen  Zie: 5.8.3 - Seizoenen (tabel) ligt.

Loopt het seizoen bijvoorbeeld van 1 juli t/m 30 juni en de activiteiten voor het nieuwe seizoen moeten worden aangemaakt, dan moet de peildatum op 01-07 van het nieuwe seizoen staan.

Druk daarna op creëren en de activiteiten worden aangemaakt.

De knop verwijderen is alleen beschikbaar voor AllUnited.

 

2. Handmatig activiteiten aanmaken

In bovenstaande tabel staat de activiteit zaalhockey op handmatig.

Dan kan met optie 2 de activiteit zaalhockey aangemaakt worden met de selectiemogelijkheden, lid, geboortedatum en geslacht.

Bijvoorbeeld alle leden t/m 12 jaar gaan zaalhockey spelen.  Dan kan in het tweede deel van het scherm het relatietype en de geboortedatum van t/m gekozen worden en dan de activiteit die moet worden aangemaakt.

Bijvoorbeeld zoals hieronder:

 

Na op verder gedrukt te hebben, worden de relaties geselecteerd die aan de criteria voldoen. Zoals in onderstaand scherm.

Met de knop controle kan gekeken worden of er teams zijn die aan de criteria voldoen.

Met het vinkje toevoegen kan aangegeven worden of de activiteit bij dat lid moet worden toegevoegd.

 

 

 

Bij het drukken op de knop bewaren worden de activiteiten, die staan aangevinkt bij "Toevoegen", toegevoegd.

 

 

Ref: 153 / 2020-08-10

4.3.11 - Clubkaartbestand

Menupad : Activiteiten  & teams > Kaarten & Pasjes

Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond.

Verenigingen die pasjes/clubkaarten aan willen maken voor de leden, die de contributie hebben betaald kunnen daarvoor deze transactie gebruiken.

Via deze transactie wordt een bestand aangemaakt van alle relaties die de gekozen activiteit sinds de aanmaak van het vorige bestand hebben betaald.

Stel je wilt voor de activiteit lidmaatschap een clubkaart uitgeven. Een relatie heeft een factuur voor het lidmaatschap ontvangen en deze is betaald. Zodra het betaalbestand van de bank is ingelezen en de factuur is vereffend, dan is deze in AllUnited ook "betaald". Deze factuur is dan op het debiteurenscherm verhuisd van de open posten naar de vereffende posten. Zie: 4.2.2.4 - Tabblad debiteuren
Op dat moment wordt een record klaargezet voor dit bestand. Op basis van dit bestand kunnen dan de clubkaarten worden aangemaakt.

Met het vinkje bij kopieren aan, kan een bestand worden gemaakt van relaties die al een clubkaartdatum hebben. Bijvoorbeeld als het aanmaken van de clubkaarten niet goed is gegaan.

Als het vinkje simuleren wordt gezet, dan wordt nog geen datum voor de clubkaart bij de relatie gezet, maar wordt er wel een bestand aangemaakt.

Met het vinkje simuleren uit is het bestand definitief en wordt de datum waarop het bestand is aangemaakt ook bij de relatie vastgelegd. Op het tabblad activiteiten Zie: 4.2.2.1 - Tabblad activiteiten is dan te zien op welke datum de clubkaart is uitgegeven.

Dat ziet er dan als volgt uit:

 

Ref: 158 / 2020-08-10

4.4 - Training (T)

4.4.1 - Trainingsplanbord

Menupad: Planning > trainingsschema 

En onderstaand scherm wordt getoond:

Indien er gebruik gemaakt wordt van meerdere trainingsplanbords, Bijvoorbeeld als de vereniging meerdere sporten kent, dan kan in dit scherm het juiste trainingsplanbord gekozen worden. 

Is er maar één trainingsplanbord dan kan direct op start worden gedrukt.

Uitgebreide uitleg hoe je dit trainingsschema opmaakt vind je hier:

Ref: 184 / 2020-08-10

Trainingsplanbord

Menupad : Training > trainingsplanbord

Hieronder volgt een schermuitleg, maar een goed stappenplan voor het aanmaken van het traininsschema vind je hier:

Nadat in het selectiescherm op start is gedrukt wordt bij al een bestaand trainingsschema onderstaand scherm getoond:

fireshot_capture_14_test2_dv01_https___dv01.allunited.nl__1.png

N.B. Als er nog geen trainingen zijn ingevoerd, dan zal alleen het onderste deel getoond worden. 

  1. Hiermee kunnen nieuwe trainingen worden toegevoegd. 
  2. Met de knop Lijst met trainingen in de menubalk boven in kunnen trainingen gewijzigd of verwijderd worden. 

Het getoonde scherm hierboven bestaat uit drie onderdelen

  1. Trainingsplanbord
    Met de actieve periode wordt aangegeven vanaf wanneer tot wanneer het trainingsplanbord op de website getoond moet worden. Tijdens het winterseizoen of het zomerseizoen kan een ander of geen trainingsplanbord getoond worden.
  2. Trainingsblokken
    Hier worden de reeds aangemaakte trainingsblokken getoond.
  3. Trainingen beheren.
    Hier kunnen de nieuwe trainingsblokken toegevoegd worden.
  4. Nog niet ingedeelde teams. Hier worden de teams getoond, die nog niet opgenomen zijn in het trainingsplanbord.

Makkelijker is het echter om de trainingen in te voeren via de tab 'Lijst met trainingen' in te voeren.

De volgende velden kunnen ingevuld worden.

Veld

Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Team Hier kan het team geselecteerd worden dat in het schema moet worden opgenomen.
Dag/veld Hier kan de dag en het veld worden geselecteerd. In dit voorbeeld wil 1 GR1-A zeggen, dat dit dag 1 is, dus maandag op veld GR1 en subveld A.
Voor het aanmaken van de velden Zie: 5.13.1 - Velden (I)
Tijd vanaf Hier wordt de tijd vanaf opgenomen.
Tijd t/m Hier wordt de tijd t/m opgenomen.
Veld delen Indien een veld is opgesplitst in meerdere delen, dan kan hier het deel gekozen worden waarop getraind wordt.
Omschrijving Hier kan een extra omschrijving meegegeven worden.

Met de knop voeg toe kunnen nieuwe regels toegevoegd worden om extra teams toe te voegen.


Een ingevuld trainingsschema kan er dan als volgt uitzien:

fireshot_capture_15_test2_dv01_https___dv01.allunited.nl_.png

 

 Op de website ziet het er dan als volgt uit. Door op de website naar rechts te scrollen worden naast SEMI1 en SEMI2 ook de andere velden getoond.

Ref: 180 / 2020-08-10

4.4.2 - Trainingen

Via het Menupad: Planning  > trainingsschema

kan een trainingsschema geselecteerd worden  voor de gewenste sport. 

Bovenaan in de menubalk staat de optie "Lijst met trainingen"

Voor een uitgebreide uitleg over het aanmaken van het traininginsschema, zie

 Door daarop te klikken wordt onderstaand scherm getoond.  Daar kunnen de trainingen verwijderd of aangepast worden. 

 

Ref: 181 / 2020-08-10

4.4.3 - Oefeningen

TO DO

Ref: 182 / 2020-08-10

4.5 - Lessen (T)

4.5.1 - Lessen

Menupad: Lessen > Lessen beheren

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

 

Er zijn hier twee mogelijkheden:

  1. Het opvragen van een bestaande les. Lees dan hier verder.
  2. Het maken van een nieuwe les door op de knop nieuw te drukken, bovenaan in de menubalk.

Hier kan de les worden geselecteerd op basis van een aantal velden.

  1. Door de les op te zoeken door op de selectbox achter de les te klikken.
  2. Door één of meerdere lescodes  in te geven
  3. Door het lestype te selecteren
  4. Door op lesnaam te zoeken. Hier kan gebruik worden gemaakt van wildcards. Door te zoeken op *training* worden alle lessen getoond waarin het woord training voor komt.

Als de selectie is gemaakt wordt op weergeven of wijzigen gedrukt. De lessen die voldoen aan de selectie worden dan getoond.

Door op de regel van de gewenste les te klikken, wordt de les getoond.

Ref: 160 / 2020-08-10

Het maken van een nieuwe les, evenement of cursus

Menupad: Lessen > Lessen beheren en en druk op nieuw bovenin de menubalk.

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

schermafbeelding_2020_05_07_om_10.38.29_1.png 
schermafbeelding_2020_05_07_om_11.15.06_1.png

 Hieronder worden de velden van dit scherm van het blok Les verklaard:

Veldnaam 

Omschrijving

Lescode Dit is de code waarmee de les in de database wordt vastgelegd. Deze lescode is later niet meer te wijzigen. Wordt er veel gebruik gemaakt van de lessen stel dan van tevoren een indeling vast voor de lescode. Er zijn 10 posities beschikbaar voor de code. Bijv. 14NS50B001. Dit staat voor 14 = jaartal, N= najaar, S= senioren, 50 = tijdsduur in minuten, B = beginner, 001 is volgnummer.
De code zorgt ook voor de volgorde waarop de lessen worden getoond het is daarom belangrijk om met het jaar te beginnen als er sprake is van jaarlijks terugkerende lessen.
Lestype Een lestype bepaalt wat er bij een les mogelijk is.
  1. Moet er wel of geen factuur verstuurd worden. 
  2. Wil je alle lesdata van een les ingeven (bijeenkomsten)
  3. Kent een les meerdere workshops. Bijv wordt dezelfde training op meerdere dagen gehouden indien het aantal deelnemers te groot is voor 1 training
  4. Op welke grootboekrekening worden de inkomsten geboekt.
  5. Is er sprake van BTW etc.

Uitleg over de lestypen Zie: 5.9.1 - Lestypen

Naam Omschrijving/titel van de les
Periode Bij van wordt de begindatum van de les ingegeven en bij t/m de einddatum
Herhaal Hier kan je aangeven op welke momenten deze les/dit evenement exact gehouden wordt gedurende de looptijd:

Als het een eenmalige cursus is, dan vink je de radiobutton bovenin aan bij 'Geen Herhaling'.

Naast 'Geen herhaling' kan je kiezen tussen 'Wekelijks', 'Twee wekelijks' en 'Maandelijks'
Bij 'Wekelijks' of 'Twee wekelijks' kan je aangeven op welke weekdag deze dan plaatsvindt op wekelijkse of tweewekelijkse basis.
Opteer je voor maandelijks dan heb je twee smaken. Of een vaste dag numeriek gezien, bijv. de 15de van de betreffende maand of de zoveelste weekdag van de maand.

Vervolgens kan je aangeven daaronder wanneer de herhaling moet eindigen. Dit kan je doen aan de hand van het aantal keer dat het moet plaatsvinden of je kiest zelf voor een vaste einddatum.

Optioneel kan je dan nog vakanties invoeren (die kan je via het instellingenicoon aanmaken). Als je dit doet dan zullen de lessen gedurende die periodes niet plaatsvinden. Daarnaast kan je ook nog periodes toevoegen waarin de lessen tussendoor niet gaan plaatsvinden.
Tijdstip Bij tijdstip vul je de aanvangstijd in, bij tijdsduur (alleen bij de lesmodule) hoe lang deze les/dit evenement duurt. Dit laatste bepaalt dan automatisch de eindtijd. Bij de evenementmodule vul je gewoon direct indien van toepassing de eindtijd in.
Locatie Hier kan een locatie gekozen worden waar de les plaats vindt.
Adres Dit is een vrij veld om het adres van de locatie in vast te leggen.
Tijdsduur Hier kan de tijdsduur van de les ingegeven worden. bijv. 50 voor 50 minuten.
Omschrijving Hier kan je een omschrijving aangaande de les/het evenement toevoegen
Vrij invoerveld    Dit tekstveld is vrij invulbaar.
Tonen op website Hier kan je aangeven of en in welke hoedanigheid qua openbaarheid je de les/het evenement getoond wilt hebben op de website
Pagina/Artikel/Link Hier kan een pagina/artikel/link opgenomen worden. Als er een artikel op de website is geplaatst voor de lessen, dan kan hier de link naar het artikel/pagina worden opgenomen. Ook kan het zijn dan er een link wordt gelegd naar een externe website. Bijvoorbeeld er is een tennisschool die de lessen verzorgd. Op de site van de tennisschool staat dan de complete uitleg over de les. 
Nieuw scherm Hiermee wordt aangegeven of de les op een nieuw tabblad moet worden getoond als de link naar de cursus wordt geopend.
Inschrijfperiode    Hier kan je aangeven van wanneer t/m wanneer iemand zich kan inschrijven voor de betreffende les/het evenement. Mocht er geen termijn nodig zijn en mensen mogen zich gewoon gedurende de hele tijd heen inschrijven, dan vink je de checkbox 'geen inschrijfperiode' aan.
Aantal personen Hier kan je aangeven hoeveel deelnemers dit evenement/deze les minimaal en/of juist maximaal kan hebben. Daarnaast kan je aanvinken of je gebruik wilt maken van een wachtlijst en hoeveel personen deze lijst maximaal mag bevatten.
Aantal introducees Het aantal introducees dat een lid mee kan nemen voor de les. 
Aantal proef deelnames Alleen beschikbaar in de lesmodule. Je kan hier aangeven, mocht dit van toepassing zijn, hoeveel proefdeelnemers kunnen deelnemen aan deze les/dit evenement.
Doelgroep Hier geef je aan of dit evenement/deze les alleen bedoeld is voor leden of voor leden en niet leden.
Leeftijd Hier kan je aangeven indien van toepassing welke leeftijd iemand moet hebben om aan het evenement/de les mee te doen
Geslacht Hier kan je aangeven indien van toepassing welk geslacht iemand moet hebben om aan dit evenement/deze les mee te doen
Toegestane groepen
Hier kan je nog specifieker specificeren wie zich al dan niet mogen inschrijven voor dit evenement/deze les door op de knop 'Tonen' te klikken. Hier kan je dan aangeven of dit om een relatietype, een functiegroep, een functie, een selectie etc. gaat.
Deelnemers In dit blokje kan je bekijken hoeveel deelnemers/proefdeelnemers/introducees/nog niet aangenomen inschrijvingen zich hebben aangemeld voor dit evenenement/deze les. N.B. Proefdeelnemers zullen alleen te zien zijn in de lesmodule.
Wachtlijst In dit blokje kan je zien hoeveel deelnemers, introducees of nog niet behandelde inschrijvingen op de wachtlijst terecht zijn gekomen voor dit evenement/deze les.
Functies In dit blok kan je de docenten/trainers/begeleiders/organisatoren e.d. toevoegen die aan dit evenement/deze les gekoppeld zijn.
   

Door het drukken op controle kunnen er extra blokken verschijnen. Dit is afhankelijk van de instellingen. Zie: 5.9.1 - Lestypen Deze blokken worden via Zie: 4.5.2 - Opties bij lessen uitgelegd.

LET OP: Via de link naar productieformulier is  het inschrijfformulier voor deze cursus of dit evenement te bekijken.  

Als de les is opgeslagen kunnen deelnemers aan de les worden toegevoegd. Zie: 4.5.3 - Deelnemers

Ref: 161 / 2020-08-10

Werking van Ideal

Indien bij een lestype gekozen is voor een iDealbetaling dan is de werkwijze als volgt.

Relatie schrijft zich in en er wordt definitief betaald. Proces wordt compleet afgewikkeld.

  1. Een relatie schrijft zich in via de website op een les/evenement.
    Voor deze inschrijving wordt een document aangemaakt in AllUnited. Dit document bevat geen regels alleen een documentkop.
  2. Vervolgens drukt de relatie op betalen om een iDeal betaling te maken.
  3. De iDeal betaling wordt gemaakt en er wordt op definitief betalen gedrukt.
  4. De relatie keert terug naar de website van de vereniging.
    Nu wordt het document definitief gemaakt. Op dat moment wordt de inschrijving gemaakt, de factuur en de Ideal betaling.
  5. De relatie ontvangt een bevestiging (optioneel)

Relatie schrijft zich in en het proces wordt onderbroken.

  1. Een relatie schrijft zich in via de website op een les/evenement.
    Voor deze inschrijving wordt een document aangemaakt in AllUnited. Dit document bevat geen regels alleen een documentkop.
  2. Vervolgens drukt de relatie op betalen om een iDeal betaling te maken.
  3. Het is het systeem niet duidelijk of de betaling wordt gemaakt. Bijv. knop definitief betalen wordt niet gebruikt of er wordt niet teruggegaan naar de website.
  4. Het document van de inschrijving staat nu bij de open iDealbetalingen menupad: [boekhouding] > [Open iDeal betalingen].
  5. De vereniging controleert of de betaling toch heeft plaatsgevonden.
    1. Ja. Dan wordt het document alsnog verwerkt. Op dat moment wordt de inschrijving doorgevoerd. De factuur gemaakt en de iDeal betaling geboekt. De relatie ontvangt een bevestiging (optioneel)
    2. Nee. Het document kan verwijderd worden.
Ref: 464 / 2020-08-10

4.5.2 - Opties bij lessen

Afhankelijk van de instellingen kunnen er bij de lessen een aantal extra opties aangezet worden.

Bij de instellingen is het mogelijk de volgende opties aan of uit te zetten.

  1. Prijsstructuur,  als de lessen gefactureerd moeten worden.
  2. Workshops, als een les op meerdere tijdstippen wordt gegeven. Bijvoorbeeld een tennisles wordt zowel op maandagmiddag, op dinsdagavond en donderdagavond gegeven. Dan is er sprake van 1 les met 3 workshops.
  3. De bijeenkomsten van een les. Voor cursussen kan het handig zijn om alle cursusdata direct bij de les vast te leggen, zodat dit ook gecommuniceerd kan worden.
  4. Formulier. Als er extra vragen zijn bij een les. Bijvoorbeeld je wilt weten wanneer de deelnemers verhinderd zijn, zodat je kunt zien voor welke dagen de meeste aanmeldingen zijn. Of je wilt vragen met wie mensen samen een les willen volgen. Dan kan er aan de les een formulier gekoppeld worden waarmee deze vragen toegevoegd kunnen worden aan de les.
  5. Deelnemerstatus. Hier kan meegegeven worden of iemand geplaatst kan worden in een les of niet 

Bij de les zelf kan aangegeven worden of er introducees meegenomen kunnen worden en hoeveel dat er mogen zijn.

Alle opties worden hieronder getoond en besproken.

 

 

1. Prijsstructuur

screenshot161_2_1.png 

De volgende velden kunnen ingesteld worden bij het blok prijsstructuur:

Veld Omschrijving
 prullebak_1.png Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Prijscode Dit is de code waarmee de prijs en de omscrhijving van de prijs worden vastgelegd. Dit kan een volgnummer zijn.
Omschrijving Dit is de omschrijving van de prijs. Deze omschrijving komt ook op de factuur.
Prijs Dit is de prijs voor de les.
Openbaar Met dit veld wordt aangegeven of de prijs op de website wordt getoond.
Besloten Met dit veld wordt aangegeven of de prijs op de website alleen wordt getoond als een lid is ingelogd.
Betalingstermijn Hier kan een betalingstermijn ingegeven worden. Deze betalingstermijn komt dan bij de facturatie van de les in plaats van de betalingstermijn die bij het lid staat.
Let op, bij een keuze van een standaard betaaltermijn wordt de betaalwijze hiermee niet beïnvloed, alleen de betaaltermijn zal eventueel anders zijn dan normaal gesproken ingesteld staat in de relatiekaart zelf. Laat je de betaaltermijn leeg, dan is de betaaltermijn in de relatiekaart leidend.

Na het drukken op bewaren is de prijscode opgeslagen.

 

2. Workshops

screenshot161_3_1.png

De volgende velden kunnen ingesteld worden bij het blok workshops:

Veld Omschrijving
prullebak_1.png Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Workshopcode Dit is de code waarmee de workshop wordt vastgelegd.
Workshopgroep Dit is de workshop groep. Hierop kan worden gegroepeerd op de website. Dit kan zijn op ochtend of middag, maar ook op trainer.
Workshop Dit is naam van de workshop. Er kan voor gekozen worden dat deze omschrijving ook op de factuur wordt opgenomen.

Na het drukken op bewaren is de workshop opgeslagen.

 

3. Bijeenkomsten

 

 Hier kunnen indien gewenst alle data en tijdstippen van de  bijeenkomsten van een les opgenomen worden.

 

4. Formulier bij een les

Indien er extra vragen zijn, die niet standaard zijn voor de les, dan kunnen deze via een formulier toegevoegd worden aan een les. Formulieren kunnen gebruikt worden in website artikelen, inschrijfformulieren en lessen. Alle veldtypes van een formulier worden besproken bij de inschrijfformulieren. Zie Zie: 5.5.2 - Formuliervelden

Hieronder een voorbeeld van zo'n formulier en de uitkomst bij het inschrijven van een deelnemer. 

 Deelnemers

Ingeschreven deelnemers vind je via de tab Deelnemers. Via de button Workshops, kan je inzien voor welke workshops ze zijn ingeschreven of ze aan een workshop toevoegen en via de tab 'Introducees' zie je welke introducees zijn ingeschreven. Deze zaken zijn nog aan te passen, tot het moment dat de persoon gefactureerd is.

schermafbeelding_2018_09_25_om_15.27.04_1.png

schermafbeelding_2018_09_25_om_15.27.14_1.png 

schermafbeelding_2018_09_25_om_15.27.35_1.png

5. Deelnemer status

Onderstaand twee afbeeldingen. De eerste afbeelding geeft een schermprintje van de instellingen bij de lestypen. Hier is ingegeven dat een deelnemer geplaatst of niet geplaatst kan zijn in een les. Een deelnemer kan bijvoorbeeld niet geplaatst zijn en op de wachtlijst staan.

 

Het scherm hieronder geeft aan hoe dat eruit ziet als een deelnemer is toegevoegd aan een les en een status heeft gekregen.

 

 

 

Introducées

In het scherm hierboven zien we ook de optie dat er introducees meegenomen kunnen worden bij de les. De deelnemers Elbers en Test zijn geen leden van de vereniging maar introducees.

Ref: 260 / 2020-08-10

4.5.3 - Deelnemers

Menupad: Lessen > Deelnemers

Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond. De selectie voor het lestype is ingevuld en er is op wijzigen gedrukt.

 

Nadat hier een les/cursus/evenement is geselecteerd, wordt onderstaand scherm getoond.

 schermafbeelding_2020_05_07_om_12.07.04_1.png

Door op de knop voeg toe te drukken wordt een regel toegevoegd. In het veld daarboven (onder kolom relatie) kun je eenvoudig de naam intikken die je zoekt of een deel van de naam. In het laatste geval worden er door het systeem diverse voorstellen gedaan, die je dan kan selecteren. Zo kan je hier zelf deelnemers en/of proefdeelnemers toevoegen.

Eenmaal toegevoegde deelnemers en/of proefdeelnemers kan je van status aanpassen via de kolom 'Verplaats'. Zo kan je besluiten ze alsnog op de wachtlijst te plaatsen bijv.
Let op, het blok 'Proefdeelname' is alleen beschikbaar via de lessenmodule en niet de evenementenmodule.

In het blok 'Inschrijfformulieren zie je hier alle inschrijvingen van relaties, die zich wel hebben ingeschreven voor deze les/dit evenement, maar die nog niet 'aangenomen' zijn en dus nog niet als dusdanig al deelnemer zijn geworden.

Tip 1: Het komt in sommige gevallen voor dat een naam dusdanig veel voor komt, dat je niet het gewenste resultaat krijgt. Kijk dan of het wel lukt met de voornaam. Zo niet, dan is het het handigst om het lid even op te zoeken via het vergrootglas. Dan krijg je meer filtermogelijkheden. 

Tip 2: Moet je verder op zoek? Bovenin zie je de tab Selectie Wizard (wel eerst even bewaren wat je gedaan hebt, als dit van toepassing is). Klik hierop.

schermafbeelding_2018_11_15_om_15.10.00_1.png

Zorg dan dat bij Evenementen en/of Lessen >> Selectie wizard een selectie staat die je goed kan gebruiken voor het toevoegen van leden en zorg dat daarbij het Grid aan staat. Selecteer deze via de button 'Verder'. Vul daar even bij het filter gericht in wie je zoekt en klik dan op Grid.

schermafbeelding_2018_11_15_om_15.12.14_1.png

schermafbeelding_2018_11_15_om_15.13.18_1.png

Kopieer hier of het relatienummer (klik dan een paar keer op terug tot je weer bij het oorspronkelijke scherm bent en voeg de relatie daar toe) of klik gewoon door naar de kaart van de relatie en voeg bij het tabblad Lessen & Evenementen de bewuste les/evenement toe.

Tip 3: Kan je vooraf al een gerichte selectie maken van de deelnemers die je moet toevoegen? Dan kan je ze het makkelijkst via de functionaliteit bij de selectie wizard gebruik maken om massaal lessen/evenementen toe te voegen aan een groep. Zie [manual 842]

Bijdrages/contributies en workshops aan deelnemers toewijzen

Je kan bij de instellingen in combinatie met de opbouw van de cursus/les/evenement ook prijzen en workshops hangen. Indien je dit gedaan hebt, zullen die naar voren komen bij het toevoegen van de deelnemer en die kan je dan instellen.

 Per deelnemer kan dan de prijscode en de workshop aangegeven worden.

Door op de knop bewaren te drukken worden de wijzigingen opgeslagen.

Of prijscode en workshops worden getoond is afhankelijk van de instellingen Zie: 5.9.1 - Lestypen

 

Het is ook mogelijk vanuit de les naar de deelnemers te gaan. Dit gaat via de knop deelnemers in de menubalk bovenin. Zie voorbeeld hieronder.

 schermafbeelding_2020_05_07_om_12.18.22_1.png

Wachtlijst beheren 

Vanuit daar kan je ook de wachtlijst bekijken voor de les, door hierop te klikken. 

schermafbeelding_2020_05_07_om_12.20.02_1.png 

Via de kolom verplaats kan je iemand vanuit de wachtlijst naar de status 'Deelnemer' ofwel 'Proefdeelnemer' verplaatsen. Alleen deelnemers zullen indien van toepassing voor deelname een factuur ontvangen. Dit geldt niet voor de status proefdeelname.

 

Ref: 162 / 2020-08-10

4.5.4 - Lessen per relatie

Menupad: Lessen > lessen per relatie

Onderstaand scherm wordt dan getoond:

 

Door het ingeven van het relatienummer of een naam kan de relatie worden opgezocht.

Door daarna op wijzigen te drukken wordt onderstaand scherm getoond.

schermafbeelding_2018_09_25_om_15.27.04_1.png

 schermafbeelding_2018_09_25_om_15.27.14_1.png

schermafbeelding_2018_09_25_om_15.27.35_1.png

Hier kunnen per relatie de lesgegevens aangepast worden.

Dit scherm is ook op te vragen via de relatie en dan op het tabblad lessen.

Ref: 163 / 2020-08-10

4.5.5 - Kopiëren van een les

Menupad: Lessen > Lessen beheren

Slecteer een les Zie: 4.5.1 - Lessen

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

Door op de knop kopiëren in de menubalk bovenin te drukken, kan een les gekopiëerd worden.

Er wordt dan gevraagd om een nieuwe Lescode in te geven. Afhankelijk van de instellingen Zie: 5.9.1 - Lestypen worden ook de prijsstructuur of respectievelijk de workshops of de deelnemers gekopieerd.

Ref: 165 / 2020-08-10

4.5.6 - Lesrapportages

Over de lessen kunnen rapportages gegenereerd worden.

Dit kan op 2 manieren:

Rechtstreeks bij de les zoals hieronder aangegeven. Druk dan op de knop lesrapportages zoals hieronder is weergegeven.

Via het

Menupad: Communicatie & rapportages > afdrukformulieren Zie: 4.12.2 - Afdrukformulieren (T)

Menupad: Communicatie & rapportages > E-mail/sms Zie: 4.12.3 - E-mail/SMS

Menupad: Communicatie & rapportages > exportbestanden Zie: 4.12.4 - Exportbestanden (T)

 

Onderstaand scherm wordt dan getoond.  Er is maar één standaardrapportage beschikbaar.

Indien verenigingen extra rapportages willen, dan kan daarvoor gezorgd worden, maar daaraan zijn kosten verbonden.

 

 

 

Druk op start om het rapport te tonen.

 

 

Ref: 257 / 2020-08-10

Les rapportages via de les

Over de lessen kunnen rapportages gegenereerd worden. Druk dan op de knop lesrapportages zoals hieronder is weergegeven.

 

Het volgende scherm wordt dan getoond.

 

Druk op start en het rapport wordt weergegeven.

 

 

Ref: 258 / 2020-08-10

4.5.7 - Speciale lessen

4.5.7.1 - Overzicht

Naast het gebruik van de lessen module voor allerlei soorten evenementen, lessen, trainingen zijn er een aantal speciale lessen. Bij de instellingen van de lessen kan dan gekozen worden voor deze speciale lessen, waarbij er bij de lessenmodule andere mogelijkheden verschijnen.

De volgende mogelijkheden zijn aanwezig:

  1. Aanmeldingen voor Drillster voor Hockey Zie: 4.5.7.2 - Drillster voor Hockey
  2. Laddercompetitie voor tennis Zie: 4.5.7.3 - Laddercompetitie tennis
  3. Atletiekwedstrijden voor Atletiek Zie: 4.5.7.4 - Atletiekwedstrijden
Ref: 447 / 2020-08-10

4.5.7.2 - Drillster voor Hockey

Bij hockeyverenigingen kunnen leden een opleiding tot scheidrechter volgen. Via het programma Drillster kun je toetsen of je de stof beheerst.

Hockeyverenigingen kunnen daarvoor een speciale  "les" in AllUnited aanmaken.  Leden die deel willen nemen aan het programma kunnen zich via de website voor Drillster aanmelden. Dat is dan een aanmelding voor die speciale les.

De vereniging bevestigt de aanmelding en geeft dan een inlogcode uit om aan te loggen in Drillster.

Daarnee kan het lid inloggen en het programma Drillster volgen.

 

Stappenplan voor de inrichting:

1. Controleren of het lestype DRILLSTER aanwezig is via het menupad: Lessen > instellingen > lestypen

 

 

2. Maak een les aan voor Drillster. Volgens onderstaand voorbeeld via het menupad: lessen > lessen beheren>  nieuw

 

 

3. Koppel de les in het menu volgens onderstaande bijlage via het menupad: website > instellingen >> menu's

Druk na het zetten van het vinkje bij Toon Tr-velden op controle en de extra regel verschijnt, waar de cursus gelinkt kan worden.

 screenshot_446_1.png

 

5. Daarna kan via het menu de les opgevraagd worden en ziet dat er als volgt uit.

 

6. Na het inschrijven, staat deze relatie bij de les en kan een mail met inloggegevens verstuurd worden.

 

Er is ook een beschrijving van alle opties voor de lessenmodule. 

Ref: 446 / 2020-08-10

4.5.7.3 - Laddercompetitie tennis

Het is mogelijk om een laddercompetitie op te zetten via de evenementenmodule.

Het stappenplan ziet er dan als volgt uit:

N.B. Deze handleiding is verdeeld uit losse artikelen, die ook los te vinden zullen zijn via de 'Klik voor hulp button'. Om deze reden is onder elk 'artikel' ook nog een verwijzing naar de link van de volledige handleiding gezet. Zit je al in de volledig handleiding dan kan je deze verwijzingen zoals je hieronder ziet negeren.

Klik hier voor de volledige handleiding

Ref: 444 / 2020-08-10

4.5.7.4 - Atletiekwedstrijden

Er kunnen speciaal voor Atletiek lessen gemaakt worden. Zo kan men zich inschrijven voor een Atleltiek wedstrijd.

Inrichting voor Atletiekwedstrijden.

Kijk bij evenementtype bij de lestypen Zie: 5.9.1 - Lestypen Hier kan de keuze gemaakt worden voor Atletiek wedstrijden. Bij een les waarbij het evenementtype Atletiekwedstrijden is, wordt het volgende getoond. 

Voor losse onderdelen.

 

Voor een meerkamp:

 

In dit voorbeeld is de meerkamp gekozen.


Op de website kan het inschrijven voor zo'n wedstrijd er als volgt uit zien.  Omdat er bij de meerkamp geen keuze is wordt alleen de optie meerkamp getoond.

Op basis van de leeftijd wordt de juiste selectie gemaakt.

 

Bij de deelnemers kunnen dan de persoonlijke tijden vastgelegd worden.

 

ref259_1png.png

 

Het A Formulier kan er dan als volgt uit zien:

 

 

 

Ref: 259 / 2020-08-10

4.5.8 - Betaling lessen via iDeal

Wilt u beginnen met ideal gebruiken?
Stuur dan een support ticket naar AllUnited wij zullen u voor u een ideal systeem opzetten.

Zodra u een ideal systeem heeft zie de link hier onder

 Stappenplan: 

 

Let op: zorg ook dat het factuurtype voor het inschrijfformulier aanwezig is, zodat er op basis van het inschrijfformulier een factuur gemaakt kan worden. Anders loopt het hele proces spaak.

Dit kun je controleren door een test prijscode van 1 cent aan te maken. 

Je schrijft je dan in op het evenement. Daarna kun je controleren of aan de inschrijving een factuur is gekoppeld.

Als de iDeal betaling niet aan een factuur gekoppeld kan worden. Dan tref je deze aan bij open iDeal betalingen.

 

Ref: 476 / 2020-08-10

4.6 - Beoordelingen (T)

4.6.1 - Beoordeling beheren

Hier wordt omschreven hoe nieuwe beoordelingen kunnen worden aangemaakt. Er zijn twee manieren om beoordelingen aan te maken:

  1. Voor één individuele relatie
  2. Voor een groep van relaties Zie: 4.6.2 - Massa beoordelingen aanmaken

Het aanmaken van een individuele beoordeling wordt hier uitgelegd.

Menupad: [Beoordelingen] > [Beoordelingen beheren]

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

Er zijn hier weer drie keuzes mogelijk.

  1. Een nieuwe beoordeling aanmaken, met de knop nieuw in de menubalk
  2. Een bestaande beoordeling wijzigen of bekijken. Door hierboven een selectie te maken.
  3. Een beoordeling E-mailen met de knop Beoordeling E-mailen

1. Een nieuwe beoordeling aanmaken

Druk op de knop Nieuw en onderstaand scherm wordt getoond.

Veld                           Omschrijving
Beoordelings ID Het unieke nummer dat aan de beoordeling wordt gegeven. Deze wordt automatisch toegewezen.
Beoordelingstype Hier wordt het beoordelingstype gekozen waarop de beoordeling plaats moet vinden. Bijvoorbeeld speler, keeper.
Evaluatieperiode Hier wordt de periode gekozen waarop de relatie is beoordeeld.
Relatie Hier wordt het relatienummer ingevoerd of opgezocht die beoordeeld moet worden.
Datum Datum wordt dat het formulier is aangemaakt of ingevuld. Wordt automatisch toegewezen.
Beoordelaar Hier wordt het relatienummer ingevoerd of opgezocht van de beoordelaar, die de beoordeling uit gaat voeren.
Status Status van de beoordeling:
1 – Nieuw
9 - Afgerond
Beoordelingsregels Deze worden opgehaald als op controle wordt gedrukt.
Spelertype Hier kan het spelertype gekozen worden. Zie: 5.10.3 - Spelertypes
Opmerkingen Hier kan een opmerking geplaatst worden.

Met de knop Bewaren worden de beoordelingen vastgelegd. En daarna kan de beoordeling gemaild worden naar de beoordelaar.

Met de knop Controle worden de gegevens opgehaald. Onderstaand scherm wordt dan getoond. De evaluatie kan dan eventueel direct ingevuld worden.

 

2. Een bestaande beoordeling bekijken.

Selecteer in bovenstaand scherm de relatie waarvan de beoordeling bekeken moet worden.

Door op wijzigen te drukken wordt onderstaand scherm getoond.

Bovenstaande beoordeling geeft een score van 70% is 112 van het maximum aantal van 160 punten. Deze beoordeling heeft de status afgerond en kan dus niet meer aangepast worden.

Met de knop email in de menubalk kan een individuele beoordeling ook gelijk gemaild worden.

3. Een beoordeling E-mailen met de knop Beoordeling E-mailen

Door op de knop Beoordeling E-mailen te drukken kunnen de bewaarde beoordelingen verstuurd worden naar de beoordelaars.

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

Hiermee kan een selectie worden gemaakt.

Bijvoorbeeld beoordelingen met de status nieuw toesturen naar de beoordelaars zodat deze de beoordelingen kunnen uitvoeren.

Of

Beoordelingen met de status compleet toesturen aan de relaties die beoordeeld zijn.

Na het drukken op de knop E-mail wordt onderstaand scherm getoond. Met de knop versturen worden de beoordelingen verstuurd.

 

 

 

Ref: 358 / 2020-08-10

4.6.2 - Massa beoordelingen aanmaken

Het is ook mogelijk om voor een hele groep leden beoordelingsformulier klaar te zetten. Dus bijvoorbeeld de coach van een team het hele team laten beoordelen. Of een cursusleider de deelnemers aan een cursus laten beoordelen.

Menupad: [Beoordelingen] > [Massaal beoordeling aanmaken}.

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

In de blokken Relatiegegevens, Teamgegevens en Cursusgegevens is het mogelijk om de selectiecriteria op te geven voor de doelgroep. Hier is het team dames 1 geselecteerd om te laten beoordelen.

In het blok Voorstelwaarden is het mogelijk om de basis gegevens van het formulier op te geven. Alleen evaluatieperiode die nu actueel zijn of in de toekomst liggen worden getoond.

Met een selectie in het veld beoordelaar, wordt de beoordelaar voor deze selectie aangewezen.

Het vinkje ‘Bewaar 1 beoordeling per persoon’ zorgt dat er maar één formulier per relatie per periode wordt aangemaakt ondanks dat iemand in meerder doelgroepen valt.

De waarden in het blok zijn voorstelwaarden en kunnen in het volgende scherm nog per individu worden aangepast.

Druk na het invullen van het formulier op ‘Start’

Het volgende scherm wordt getoond:

Hier kunnen nog aanpassingen of verwijderingen plaats vinden.

Het is nog mogelijk om de Beoordelaar en/of Beoordelingstype nog aan te passen.

Als alles correct is klik op ‘Bewaren’. Nu worden de formulier pas daadwerkelijk aangemaakt met status ‘Nieuw’

De beoordelingen kunnen nu gemaild worden. Menupad: [Beoordelingen] > [Beoordelingen beheren]. In de menubalk staat beoordeling E-mailen. Nu kunnen alle aangemaakte beoordelingen met de status nieuw gemaild worden naar de beoordelaars. Zie: 4.6.1 - Beoordeling beheren

Ref: 359 / 2020-08-10

4.6.3 - Beoordeling rapportages

Hier kunnen rapportages opgevraagd worden van de beoordelingen.

Via het menupad: [Beoordelingen] > [Rapportages]

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

Hier zijn 3 opties.

  1. Beoordelingen per relatie.
  2. Beoordelingen per team
  3. Exportbestanden
    Hier kunnen de beoordelingen geëxporteerd worden naar excel

1. Beoordelingen per relatie

Hier kan een relatie opgeroepen worden en dan worden de beoordelingen van die relatie naast elkaar gezet.

TO DO Voorbeeld.

 

2. Beoordelingen per team


Hier wordt een overzicht getoond van alle beoordelingen per team op basis van de selectie.
Een overzicht kan er als volgt uit zien.

 

3. Exportbestanden


Hier kunnen de beoordelingen geëxporteerd worden naar excel. Bovenaan de pagina wordt dan een link getoond waarmee het bestand kan worden opgeslagen op de eigen computer of op het scherm kan worden getoond.

 

Ref: 360 / 2020-08-10

4.6.4 - Beoordelingen verwijderen

Beoordeling verwijderen

Hier wordt omschreven hoe aangemaakte beoordelingen kunnen worden verwijderd. Er zijn twee soorten beoordelingen te verwijderen :

1.       Voor een individuele relatie

2.       Voor een groep van relaties Zie : Massa beoordeling verwijderen

Het verwijderen van een individuele beoordeling wordt hier uitgelegd.

Menupad: [Beoordelingen] > [Beoordelingen beheren]
beoordeling_menupad5_1.png
Onderstaand scherm wordt dan getoond.
beoordelingen_beheren5_1.png

Selecteer in bovenstaand scherm de relatie waarvan de beoordeling geopend moet worden alvorens te verwijderen.

Druk op weergeven om de beoordeling te openen.
verwijderknop5_1.png
Wanneer de beoordeling weergegeven wordt, kunt u de beoordeling verwijderen door op de verwijderen knop te klikken.

 

 

Ref: 361 / 2020-08-10

4.7 - Wedstrijden (T)

4.7.1 - Schema - totaal

Maak een selectie voor wedstrijddatum, activiteit of categorie en druk op wijzigen.

 

 

Nu worden alle wedstrijddagen getoond die aan de selectie voldoen. Maak een keuze en druk op wijzigen. Als de juiste selectie is gemaakt wordt onderstaand scherm getoond. 

Met de knop controle wordt gekeken of er aanvullende informatie is.

Met de knop bewaren worden wijzigingen bewaard. Met de knop bewaren worden ook wedstrijden die met vw zijn aangevinkt verwijderd.

LET OP: De knop verwijderen, verwijderd het gehele wedstrijdschema.

 

De diverse blokken in dit scherm worden hieronder toegelicht.

Schemadag informatie

Codering Uitleg
Algemeen Begeleidende tekst bovenaan het functieoverzicht van de wedstrijden
Voettekst Voettekst onderaan het functieoverzicht van de wedstrijden

 

Bardiensten

Codering Uitleg
Vw Aanvinken en op bewaren drukken als deze regel verwijderd moet worden.
Functietype Vul hier in om welke wedstrijdfunctie het gaat (welke bardienst of de ontvangstbalie)
Tijd Dit wordt opgehaald uit de instellingen Zie: 5.13.2 - Schema functietypes
Team Hier kan een compleet team voor de wedstrijdfunctie ingedeeld worden. 
Relatie Een relatie ingeven voor de wedstrijdfunctie. Voer het relatienummer in of druk op het vergrootglas om het benodigde relatienummer te zoeken.

 

Wedstrijden

 

Codering Uitleg
Teamcode Teamcode van de vereniging
Wed.nr Het wedstrijdsnummer 
Tegenstanderclub Clubnaam van de tegenstander
Scheidsrechters Scheidsrechters die de wedstrijdfluiten. Het aantal scheidsrechters wordt bij het team aangegeven. 
Tegenstanderteam Teamcode tegenstander
Thuis/Uit  Rondje geeft aan uit of thuis
Veld  Het veld waarop de wedstrijd gespeeld wordt, waarbij het tweede vak voor een gedetailleerdere veldindeling dient (bij een kwart veld: a, b, c, d. Bij een half veld ab, bc, cd, etc)
Overige info Toelichting op de wedstrijden, zoals verzameltijd, locatie en tenuewijzigingen.
Tijd Aanvangstijd van de wedstrijd
Scheidsteam Hier kan het team ingegeven worden dat de wedstrijd fluit
Afw. Dit veld moet aangevinkt worden als het om een oefenwedstrijd gaat. Dit voorkomt dat deze verdwijnen als het wedstrijdschema wordt opgeladen.  Zie uitleg hieronder
Uitslagen Hier kunnen de uitslagen ingegeven worden. Als er een interface bestaat worden deze via de interface gevuld. 
Afgelastingen Hier kan een vinkje gezet worden als de wedstrijd is afgelast. Zie uitleg hieronder.
Email/SMS Door hierop te drukken kan gekozen worden om scheidsrechters, teamfuncties en/of spelers te e-mailen of sms’en. 

 

Afwijkende wedstrijd

Als een wedstrijd wordt toegevoegd aan het wedstrijdschema, die niet via het bondsschema opgeladen kan worden. Bijvoorbeeld een oefenwedstrijd,
dan moet het vinkje afw gezet worden. Dit voorkomt dat deze wedstrijd overschreven wordt als het bondsschema opnieuw wordt geladen. 

 

Afgelaste wedstrijd

Als een wedstrijd is afgelast dan wordt dat ook op de website getoond (bij gebruik website AllUnited) en via narrow casting (als narrow casting wordt gebruikt)
Als een wedstrijd is afgelast dan kan dat doorgegeven worden aan het DWF via de interface. Afgelastingen worden direct doorgegeven aan het DWF als het schema wordt bewaard. (alleen beschikbaar voor hockeyverenigingen)

Ref: 61 / 2020-08-10

Schema - totaal rapporten

Menupad (oud): Wedstrijden > Schema totaal

Bij het schema - totaal kunnen ook een aantal rapporten opgeroepen worden of kan een mail voor de wedstrijddag uitgestuurd worden. Bovenaan staat onderstaande menubalk. 

Met “Afdruklijst” wordt een rapport opgeroepen van de wedstrijden en wedstrijdfuncties.

 

 

Daarnaast kan een scheidsrechterslijst opgeroepen worden. 

Belangrijk is de controlelijst voor de wedstrijddag. Hiermee kan gecontroleerd worden of de teams compleet zijn, of ze begeleiders hebben etc. 

 

Na de wedstrijd kan gecontroleerd worden of alle uitslagen zijn ingevuld. 


Zijn niet alle wedstrijden afgerond, dan wordt dit in het rood aangegeven. Tot maandagavond 19.00 uur kunnen dan nog de standen via AllUnited doorgegeven worden. Er is dan een knop aanwezig om als coach of scheidsrechter in te loggen.

Ref: 68 / 2020-08-10

4.7.2 - Schema - functies

Allereerst: Om diensten aan te maken is het zeer belangrijk dat er stapsgewijs gewerkt wordt. Volg daarom deze stappen! 

1. dienstenschema aanmaken Allereerst dienen er diensten te worden aangemaakt via Schema Functietypes. Hier maak je diensten aan op dagen en uren. 

2. dienstroosters aanmaken in periodes Om deze diensten te koppelen aan periodes waarin deze actief zijn met een van - tot datum ga je naar Schema's invullenHier worden aan de hand van de bij punt 1 gemaakte diensten, diensten aangemaakt voor een periode of meerdere periodes. 

3. Daarna gaan we het aantal diensten en de leeftijden instellen van de mensen die diensten moeten draaien via Vrijwilligerspunten. Let op: Hier kun je bepalen welke mensen diensten moeten draaien, aan de hand van de activiteit die ze op de vereniging doen. 

4. Daarna kun je vrijstellingen instellen op functieniveau voor mensen die geen diensten hoeven te doen of extra dienstplicht instellen. Bijvoorbeeld de voorzitter, trainers etc. Dit gaat via het veld Functies. Hier kun je met een eenvoudige 0 in het veld 'vrijwilligerspunten" zorgen dat bepaalde functies geen diensten hoeven te doen. 

5. Daarna kun je vrijstellingen instellen op lidniveau wanneer je werkt met afkopen of wil bijvoorbeeld inactieve leden een vrijstelling geven, ga dan naar Categorie. Per categorie is er een blok vrijwilligerspunten welke je kunt vullen.  

6. Het eventueel Afkopen van diensten is niet in te stellen zonder hulp van AllUnited. 

7. Het is daarna mogelijk om diensten exclusief toegankelijk te maken voor specifieke groepen. Dit is een ingewikkelde klus. Dit hoeft niet. 

8. Het tonen van je diensten, gebeurd door het aanmaken van een nieuwe "script pagina" op je website. 

9. Je kunt via planning -> diensten zien hoeveel diensten zijn gevuld / waarop ingeschreven is. 

10. Je kunt hier ook handmatig extra diensten toevoegen. Klik op de dag van de diensten en voeg desgewenst toe. 

11. Voeg desgewenst automatische berichtgeving toe aan de diensten zodat mensen worden geattendeerd via "automatische berichtgeving". 

 

Voordat je begint:

Er kan ingesteld worden welke uitzonderingen er gelden e.d. Het is aan te raden dit
op voorhand in kaart te brengen.

  1. Wie moeten er allemaal diensten draaien?
  2. Wat zijn de leeftijdsgrenzen?
  3. Is hier verschil tussen per dienst?
  4. Zien de diensten verplicht of vrijwillig?
  5. Mogen leden afkopen?
  6. Hoe vaak per seizoen moe men een dienst draaien?
  7. Mogen de leden zelf inschrijven?
  8. Wil de planner het inrichten van de open diensten zelf doen of kan dit automatisch gevuld worden?
  9. Op welk moment binnen het seizoen is het nodig om diensten in te richten?
  10. Wat zijn de standaard momenten?
  11. Wat zijn de uitzonderingen?
  12. Hoeveel man is er nodig per dienst?
  13. Zijn er leden vrijgesteld voor diensten?
  14. Moeten er leden extra diensten draaien?
  15. Zijn (extra) diensten direct gelinkt aan een wedstrijdschema, die hier dan gelijk aan gekoppeld
    kunnen worden?

 

 

Ref: 62 / 2020-08-10

4.7.3 - Schema - wedstrijden

Als alleen met de wedstrijden wordt gewerkt zonder de functies voor de wedstrijden, dan volstaat het werken met deze transactie.
Als er geen bondsschema kan worden opgeladen, dan kan er via deze functie zelf een wedstrijddag aangemaakt worden.
Klik dan op nieuw in de menubalk. De velden schemadatum, activiteit en categorie zijn dan leeg. 

Vul de schemadatum in en selecteer de juiste activiteit. Druk dan op controle.
De categoriën die bij deze activiteit horen zullen nu gekozen kunnen worden. met de categorie kan er aangegeven worden
wat voor type lid er speelt. Kies de juiste categorie. 

Nu worden ook de teams die aan deze activiteit en categorie voldoen zichtbaar. Met onderstaande beschrijving kan dan het schema verder gevuld worden.  

 

 nu is er een blok met alle teams die onder deze categorie vallen (bijvoorbeeld wedstrijd lid en recreatie  lid)
Dit blok moet volledig ingevuld worden om een wedstrijddag te creëren

Voor het blok Wedstrijden staat de uitleg hieronder:

Codering Uitleg
Teamcode Teamcode van de vereniging
Wed.nr Het wedstrijdsnummer 
Tegenstanderclub Clubnaam van de tegenstander
Scheidsrechters Scheidsrechters die de wedstrijdfluiten. Het aantal scheidsrechters wordt bij het team aangegeven.  Zie: 3.7 - Scheidsrechtersindeling (P)
Tegenstanderteam Teamcode tegenstander
Thuis/Uit  Geef aan of de wedstrijd thuis of uit gespeeld word
Veld  Het veld waarop de wedstrijd gespeeld wordt, waarbij het tweede vak voor een gedetailleerdere veldindeling dient
(bij een kwart veld: a, b, c, d. Bij een half veld ab, bc, cd, etc)
Overige info Toelichting op de wedstrijden, zoals verzameltijd, locatie en tenuewijzigingen.
Tijd Aanvangstijd van de wedstrijd
Scheidsteam Hier kan het team ingegeven worden dat de wedstrijd fluit
Afw. Dit veld moet aangevinkt worden als het om een oefenwedstrijd gaat.
Dit voorkomt dat deze verdwijnen als het wedstrijdschema wordt opgeladen.  Dit is ook belangrijk als een interne competitie wordt opgezet.
Uitslagen Hier kunnen de uitslagen ingegeven worden. Als er een interface bestaat worden deze via de interface gevuld. 
Afgelastingen Hier kan een vinkje gezet worden als de wedstrijd is afgelast. 
Email/SMS Door hierop te drukken kan gekozen worden om scheidsrechters, teamfuncties en/of spelers te e-mailen of sms’en. 

 

Voor de beschrijving van de rapportages voor de wedstrijden. Zie: 4.7.1 - Schema - totaal

 

 

Ref: 63 / 2020-08-10

4.7.4 - Schema's invullen

Met deze transactie kunnen wedstrijddagen worden aangemaakt en kunnen de functies die voor die dag nodig zijn worden aangemaakt op basis van de instellingen.

Schemadagen aanmaken. Dit is het aanmaken van het bardienstrooster op basis van de instellingen. Zie: 5.13.2 - Schema functietypes. Alle dagen en de hoeveelheid diensten worden dan aangemaakt.
Dus als er op zaterdag 3 mensen voor de bardienst nodig zijn, dan worden er 3 bardiensten aangemaakt voor alle zaterdagen die tussen de gekozen vanaf datum en de t/m datum liggen.

Met de knop creëren worden deze aangemaakt.

TIP: Maak de eerste keer voor bijvoorbeeld 1 week alle diensten aan om het resultaat te bekijken. Mocht het niet goed zijn, dan kan een week weer gemakkelijk verwijderd worden.

 

 

Schema's invullen.

Als er bij de instellingen voor gekozen is om de bardiensten automatisch met leden te vullen, dan wordt deze functie gebruikt.

Meestal wordt dit alleen gebruikt in de volgende situatie.

Het barrooster wordt aangemaakt. Leden krijgen via de website de kans om zich in te schrijven voor 1 of meerdere bardiensten tot een bepaalde sluitingsdatum.

Na de sluitingsdatum worden hier alle openstaande bardiensten gevuld met leden die zich nog niet hebben opgegeven.

Met de knop wedstrijddagfuncties vullen, worden de functies die op een bepaalde dag nodig zijn aangemaakt volgens de instellingen. Zie: 5.13.2 - Schema functietypes

 

Als dit automatisch vullen niet wordt gebruikt, dan kunnen via het menupad wedstrijden > schemafuncties handmatig leden toegevoegd worden aan het aangemaakte barrooster. Zie: 4.7.2 - Schema - functies

 

 

 

Ref: 64 / 2020-08-10

4.7.5 - Team competitiegegevens

Menupad: Planning > Wedstrijden > Team competitiegegevens > selecteer team
Hier staan de extra gegevens van het team. In welke poule is men ingedeeld. De teamcode en de gegevens van de tegenstanders. 
Bij een aantal sporten worden deze gegevens meegenomen bij het opladen van het bondsschema. Bij andere sporten wordt dit handmatig gevuld.
Voorbeeld Tennis. Zie verder de aparte handleidingen voor de KNLTB en de KNHB voor de instelling van deze velden.

 

 

Indien een team in meerdere competities speelt, dan kunnen er meerdere regels toegevoegd worden bij de bondinformatie, zoals hieronder weergegeven.
Bij Technisch Bond Ids kan een sorteer volgorde opgegeven worden. De competitie waaronder het team bekend is of de "hoofd" competitie moet hier de laagste waarde krijgen. Bijvoorbeeld 1.

 

 

Ref: 66 / 2020-08-10

KNLTB Competitie koppeling

Belangrijke zaken om na te lopen

In de volgende stappen worden de teams geselecteerd met het seizoenen die actief zijn.
1. Eerst kijkt het systeem welke seizoenen actief zijn
2. Gebaseerd daarop kijken we welke activiteiten hieraan is gekoppeld zijn, en of deze activiteiten zijn gekoppeld met de bond.
3. Met deze activiteiten worden de teams vanuit AllUnited geselecteerd.

Meldingen na opladen bondschema

1. Er is geen relatietype gemarkeerd voor verenigingen.
Dit is een handeling door door AllUnited gedaan zou moeten worden onder de relatie type instellingen, hiervoor kan je het best een ticket inschieten.

2. Geen actieve seizoenen gevonden
Onder de seizoen instellingen is er geen actief seizoen gevonden, loop de instellingen hier eventueel na.

3. De activiteiten die zijn gekoppeld aan de actieve seizoenen, Hebben geen bond instellingen
Er zijn wel seizoenen actief, echter de activiteiten die hieraan gekoppeld zijn hebben geen bond gegevens onder Bondsnummer en BondClubnummer.

4. Aantal ontvangen KNLTB teams: *Nummer*
De teams die wij binnen krijgen omvatten niet alleen teams van het actieven seizoen, zo krijgen we ook teams van het voorjaar van 2017 binnen. Hiervoor hebben wij een filter gebouwd die alleen de teams door laat van het actuele jaar + seizoen.
En om te controleren voor een vereniging of zij alles binnen krijgen, is een aantal natuurlijk veel makkelijker dan alle teams af te gaan en zelf te tellen.
*Het kan zijn dat er 0 teams binnen komen, dit aantal komt direct uit de API van de KNLTB. Het kan dus zijn dat er onderhoud of iets dergelijks is aan hen kant.  Probeer het in de loop van de dag nog een aantal keer, indien het zich voor blijft doen kan je altijd een ticket insturen.

5. Er zijn geen teams gevonden onder de actieven seizoenen
Dit betekent dat er geen teams zijn gevonden binnen AllUnited om te koppelen aan die van de bond, in dit geval kan je de seizoen instellingen even controleren. Als de teams wel onder de juiste activiteit zijn aangemaakt. Indien je nog geen teams hebt aangemaakt, kan je dat gaan doen.

6. De volgende teams zijn automatisch gekoppeld gebaseerd op de AllUnited team code structuur die in de handleiding staat beschreven.
Zodra wij de gegevens van de bond binnen krijgen, genereren wij een code die voorgesteld staat in de handleiding. Deze gegenereerde code is niet 100% accuraat, en het is zeker niet verplicht om deze te gebruiken.
Maar indien de code overeen komt met een teamcode binnen de geselecteerde teams van AllUnited, vullen wij automatisch het KNLTB TeamID in bij de bond gegevens van de teams. Je krijgt dan ook een lijst met welke teams automatisch zijn gekoppeld. Het nalopen van deze lijst is geadviseerd. Je kan deze koppeling ten aller tijdens aanpassen via de bond gegevens van het team

7. Teams vanuit de KNLTB die nog niet zijn gekoppeld aan een team binnen AllUnited
Indien de teams niet automatisch gekoppeld zijn, kan dit handmatig worden gedaan. In de melding staat omschreven waar je dit kan doen, en wat je moet invullen.

8. Alle gekoppelde teams
Hier krijg je een lijst met alle teams van de KNLTB met aan welk team ze binnen AllUnited zijn gekoppeld. Als je door klikt op de naam van het team kom je bij de bond gegevens van het team uit. Indien je merkt dat teams verkeer staan gekoppeld, kan je de teamId's van de KNLTB gewoon aanpassen en het schema opnieuw laden.

Ref: 96 / 2020-08-10

4.7.6 - Bondschema's opladen

Via dit menupad kan het wedstrijdschema opgeladen worden. Verenigingen die gebruik maken van een interface met de sportbond, voeren de gegevens in bij de bond.
Om dubbelwerk te voorkomen kunnen via deze transactie de data geladen worden in AllUnited.
Vervolgens kunnen de gegevens verder aangevuld worden.
Het ophalen van de gegevens bij de bond is belangrijk omdat wedstrijdafhankelijke commissies
(bijvoorbeeld barcommissie en scheidsrechterscommissie) daarna pas aan het werk kunnen. 

Door in bovenstaand scherm op start te drukken wordt het bondschema opgeladen. 

Let op: 

Als er oefenwedstrijden zijn aangemaakt, zorg er dan voor dat bij deze wedstrijden het vinkje "AFW"
van afwijkend aan staat zoals in onderstaand voorbeeld voordat het wedstrijdschema wordt opgeladen.
Dit voorkomt dat de wedstrijden worden overschreven door het opladen het het wedstrijdschema. 

fireshot_capture_12_test2_dv01_https___dv01.allunited.nl_.png

Het wedstrijdschema wordt automatisch ook getoond op:

  • website 
  • narrowcasting (indien van toepassing).

Foutmeldingen

Het kan voorkomen bij het opladen van het bondschema, dat nog niet alle benodigde informatie aanwezig is.
Het systeem geeft dan een melding bij het laden van het bondsschema.

 

Ref: 33 / 2020-08-10

4.8 - Sponsoring (T)

4.8.1 - Contractgegevens

Menupad: Sponsoring > contractgegevens

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

 

 

Aan de hand van bovenstaand scherm kan een relatie geselecteerd worden. De resultaten daarvan worden onder het selectiescherm getoond. Na selectie van de juiste relatie, gaat het systeem verder naar het tabblad contracten van een relatie Zie: 4.2.2.3 - Tabblad contracten

Ref: 238 / 2020-08-10

4.9 - Facturatie (T)

4.9.1 - Facturen (debiteur) selecteren

au_acedemy_screeny_1.png

Het volledige facturatieproces:

Uitleg tabs bovenin:

  • Geblokkeerde activiteiten
  • Contributieoverzicht (als je hierop klikt zie je een overzicht van alle aangemaakte contributies en de bijbehorende instellingen)
  • Fouten in contributies

Veel gestelde vragen:

Ref: 483 / 2020-08-10

Facturen (debiteuren) selecteren

Menupad: Facturatie > Facturen

Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond:

Er zijn hier twee mogelijkheden:

  1. Het opzoeken van een bestaande debiteurenfactuur of facturen. Lees de instructie hieronder.
  2. Het aanmaken van een nieuwe manuele factuur. Druk op de knop nieuw in de menubalk bovenin.  Zie: 4.9.3 - Factuur (debiteur) nieuwe maken
    (gemiddeld zal meer dan 95% van alle uitgaande facturen via massa facturatie lopen en niet via deze manuele facturen. menupad: Facturatie > massa factureren stap 1 Zie: 4.9.7 - Massa facturatie (stap 1)
    Wordt er veel gebruik gemaakt van manuele facturen? Neem dan contact op met AllUnited om te kijken of de processen efficiënter ingericht kunnen worden.) 

In bovenstaand scherm kunnen op basis van de selectiemogelijkheden één factuur of meerdere facturen worden opgezocht.
Is het factuurnummer bekend, dan kan dit direct ingegeven worden achter factuurnummer. Na het drukken op wijzigen of weergeven komt men direct in de factuur terecht Zie: 4.9.2 - Factuur (debiteur) afdrukken bekijken

Hier kan ook een range van factuurnummers opgegeven worden. Bijvoorbeeld zoals hieronder. De facturen die aan de criteria voldoen worden dan getoond. Er kan ook op factuurdatum of afdrukdatum etc. worden gezocht.

Door in deze lijst een factuur open te klikken wordt de factuur getoond Zie: 4.9.2 - Factuur (debiteur) afdrukken bekijken.

Ref: 139 / 2020-08-10

4.9.2 - Factuur (debiteur) afdrukken bekijken

Via het selectiescherm is een factuur geselecteerd. Onderstaand scherm wordt dan getoond.

Uitleg over het maken van een nieuwe factuur Zie: 4.9.3 - Factuur (debiteur) nieuwe maken

Factuur herafdrukken of nog een keer per mail versturen.

Bovenaan in de menubalk kan men ervoor kiezen de factuur nog een keer af te drukken of de factuur per mail te versturen.

 

Uitleg over het scherm:

In de factuur is onder meer het volgende te zien:

  1. Het factuurnummer en met welk document deze factuur in de boekhouding is opgeslagen.
  2. De relatie voor wie de factuur bestemd is.
  3. De verstuurd methode. Dit geeft aan of een factuur geprint is of per mail verstuurd. Als de factuur per mail is verstuurd wordt ook aangegeven naar welk mailadres de factuur is verstuurd.
  4. Met de knop storneren kan een factuur compleet teruggedraaid worden. De factuur wordt dan gecrediteerd op de oorspronkelijke datum en gelijk vereffend.
    1. Als het een factuur betreft voor de contributie, dan komt de activiteit weer open te staan en kan deze aangepast worden en opnieuw gefactureerd.

Door op het documentnummer te klikken wordt het document geopend zoals het is opgeslagen in de boekhouding. Zie hieronder.

 

Ref: 140 / 2020-08-10

4.9.3 - Factuur (debiteur) nieuwe maken

Via het menupad: facturatie > facturen > nieuw kunnen handmatige facturen gemaakt worden. Voor het bekijken van bestaande facturen. Zie: 4.9.2 - Factuur (debiteur) afdrukken bekijken.

Door op de knop nieuw (bovenaan in de menubalk) te drukken kan een manuele factuur worden aangemaakt.

Dit is alleen nodig voor facturen die niet via de activiteiten (bijvoorbeeld voor contributies) of de contracten (voor bijvoorbeedl sponsoring of donateurs) of via de lessen worden gefactureerd.

De contributie van leden die later in het jaar lid worden, dient gewoon via het menupad: facturatie > 1. massa factureren gedaan te worden.

Door het drukken op de knop nieuw (bovenaan in de menubalk) wordt onderstaand scherm getoond:

 

 

 

Hiermee kan een manuele factuur worden aangemaakt.

LET OP: Dit is alleen nodig indien er geen factuur kan worden aangemaakt via activiteiten, contracten of lessen. Dit zal dus alleen incidenteel zijn.

Voor nieuwe leden moet altijd via het menupad: Facturen  > massa factureren stap 1 gewerkt worden.

Hieronder worden de velden van dit scherm verklaard:

Veldnaam 

Omschrijving

Factuurnummer Dit is het tijdelijke factuurnummer dat gebruikt wordt totdat de factuur definitief wordt geboekt. Dit nummer bestaat standaard uit de initialen van de gebruiker en de datum waarop de factuur wordt aangemaakt.
Factuur type Hier wordt gekozen voor een manuele factuur of een manuele creditnota.
LET OP: Bij een creditnota moeten de bedragen bij de factuurregels met negatieve bedragen worden ingegeven.
Betalingstermijn De betalingstermijn bepaalt wanneer de factuur betaald moet zijn en wanneer deze meegaat in het aanmaanproces.
Relatienummer Door op het loepje te klikken kan een relatie opgezocht worden. Ook kan een relatienummer hier ingegeven worden.
Adres Door onderaan op de knop controle te drukken worden de adresgegevens van de relatie gevuld
Postsorteren Door onderaan op de knop controle te drukken worden de
Template Door het aanvinken van dit veld
Omschrijving Hier kan de omschrijving van de factuur ingegeven worden. Bijvoorbeeld inkoop bar.
Template factuur Als een eerdere manuele factuur als template is opgeslagen dan kan deze hier gekozen worden.
Controle Druk op de knop controle om de relatiegegevens in de factuurkop te tonen.
  Factuurregels
Grootboekrekening Hier kan de grootboekrekening worden gekozen waarop de opbrengst wordt geboekt. Via het loepje kan een grootboekrekening opgezocht worden. Of via de knop Lijst met grootboekrekeningen in de menubalk.
Prijs Hier wordt de prijs ingegeven
Aantal Er kan ook met aantal x prijs gewerkt worden. Bijv. bij het doorberekenen van kilometers. 
Omschrijving Hier wordt de omschrijving meegegeven die op de factuurregel wordt getoond.
Bedrag Vul hier het bedrag in van de factuur
BTW Indien er sprake is van BTW kan hier de juiste BTW worden gekozen. Anders wordt voor BTW nul gekozen.
voeg toe Door hierop te klikken worden extra regels aan het document toegevoegd. Met het nummer kan het aantal regels worden aangegeven dat toegevoegd moet worden.
Controle Door op de knop controle te drukken worden de gegevens zoals de gegevens van de relatie opgehaald, daarnaast wordt gecontroleerd of het document geen fouten bevat.
Bewaren Het document wordt bewaard. Dit betekent dat het document wordt opgenomen in de lijst niet geboekte facturen. Zie: 4.9.8 - Lijst niet geboekte facturen
Boeken Het document wordt definitief geboekt. Daarna kan het document afgedrukt worden Zie: 4.9.10 - Facturen versturen. Hierna is geen wijziging van de factuur meer mogelijk.
Verwijderen Het document wordt verwijderd. Dit is definitief.
Annuleren De ingegeven waardes worden verwijderd om opnieuw te kunnen beginnen.

Na invulling kan de factuur er als volgt uit zien.

 

Nadat deze factuur is geboekt, kan deze een volgende keer als template worden gebruikt omdat het veld template is aangevinkt.

Via het menupad: Facturatie > Facturen >> nieuw kan dan een nieuwe factuur worden aangemaakt.

De vorige factuur kan dan gekozen worden als basis. Dat ziet er als volgt uit.


Nadat bij Template factuur de juiste template is gekozen, vult de factuur zich met alle informatie. Deze kan dan naar behoefte aangepast worden.

Ref: 143 / 2020-08-10

4.9.4 - Inkoopfacturen

Via het menupad boekhouding > inkoopfacturen wordt onderstaand scherm getoond:

Er zijn hier twee mogelijkheden:

  1. Het opzoeken van een bestaande inkoopfactuur of facturen. Lees hieronder verder.
  2. Het aanmaken van een nieuwe inkoopfactuur. Druk op de knop nieuw bovenaan in de menubalk Zie: 4.9.6 - Inkoopfactuur nieuwe maken
  3. Het corrigeren van een bestaande inkoopfactuur. Selecteer de juiste factuur zoals bij 1 beschreven

 

 

1. Het opzoeken van een bestaande factuur of facturen

In bovenstaand scherm kunnen op basis van de selectiemogelijkheden één factuur of meerdere facturen worden opgezocht.
Is het factuurnummer bekend, dan kan dit direct ingegeven worden achter factuurnummer. Na het drukken op wijzigen of weergeven komt men direct in de factuur terecht Zie: 4.9.5 - Inkoop factuur bekijken

Hier kan ook een range van factuurnummers opgegeven worden. Bijvoorbeeld zoals hieronder. De facturen die aan de criteria voldoen worden dan getoond. Er kan ook op factuurdatum of afdrukdatum etc. worden gezocht.

 

Door te klikken op één van bovenstaande facturen wordt de factuur getoond. Zie: 4.9.5 - Inkoop factuur bekijken

 

Ref: 141 / 2020-08-10

4.9.5 - Inkoop factuur bekijken

Door te klikken op het factuurnummer wordt onderstaand scherm getoond.  Hier kan de factuur in detail bekeken worden.

Uitleg indien een nieuwe inkoopfactuur wordt aangemaakt Zie: 4.9.6 - Inkoopfactuur nieuwe maken

Ref: 142 / 2020-08-10

4.9.6 - Inkoopfactuur nieuwe maken

Onderstaande film laat het volledige proces zien voor het inboeken van facturen, koppelen van pdf/jpg factuur via documentenpostbus, aanmaken template voor hergebruik en als laatste het aanmaken van een betaalbatch die bij de bank kan worden geupload.

Als er op de knop + Inkoopfactuur (bovenaan in de menubalk via het pad Boekhouding >> inkoopfacturen) is gedrukt, dan wordt onderstaand scherm getoond:

Hiermee kan een nieuwe inkoopfactuur worden aangemaakt. Er kan ook gebruik worden gemaakt van een template factuur die eerder is opgeslagen.

Indien er nog geen relatie aanwezig is om een inkoopfactuur op te boeken, maak dan eerst een nieuwe relatie aan. Zie: 4.2.3 - Crediteurenrelaties

Bovenaan in de menubalk staat een knop Lijst met grootboekrekeningen. Als hierop wordt gedrukt, wordt in een apart scherm de lijst met grootboekrekeningen getoond. Het kan soms handig zijn deze bij de hand te hebben. Door te wisselen tussen de schermen kan van de inkoopfactuur naar de lijst met grootboekrekeningen gegaan worden en terug.

Uitleg indien een bestaande factuur wordt getoond. Zie: 4.9.5 - Inkoop factuur bekijken

 

 

Hieronder worden de velden van dit scherm verklaard:

Veldnaam 

Omschrijving

  Factuurkop
Factuurnummer Dit is het tijdelijke factuurnummer dat gebruikt wordt totdat de factuur definitief wordt geboekt. Dit nummer bestaat standaard uit de initialen van de gebruiker en de datum waarop de factuur wordt aangemaakt.
Factuur type Hier wordt gekozen voor een lev. factuur of een  creditnota lev.
LET OP: Bij een creditnota moeten de bedragen bij de factuurregels met negatieve bedragen worden ingegeven.
Factuur datum Dit is de factuur datum. Normaal gesproken wordt de voorsteldatum van vandaag gehanteerd.
Betalingstermijn De betalingstermijn bepaalt wanneer de factuur betaald moet zijn en wanneer deze meegaat in het aanmaanproces.
Relatienummer Door op het loepje te klikken kan een relatie opgezocht worden. Ook kan een relatienummer hier ingegeven worden.
Template Door het aanvinken van dit veld, wordt deze inkoopfactuur als een template opgeslagen. De template kan dan een volgende keer gebruikt worden als basis voor een nieuwe factuur.
Nummer lev.

Hier kan leveranciersnummer/klantnummer/debiteurennummer/naam ingevuld worden.
Dus krijg je een factuur binnen van een leverancier waarbij je een eigen klantnummer/leveranciersnummer/debiteurennummer hebt, dan vul je daar dat nummer in.
Krijg je een declaratie of een factuur binnen zonder een leveranciersnummer. Dan vul je daar de naam in. Dus bij een declaratie van het lid Jansen, vul je daar Jansen in.

Als je een nieuwe declaratie of factuur ontvangt, dan vul je bij Nummer lev. of het leveranciersnummer in dat op de inkoopfactuur staat of je vult daar de naam van de relatie in. Druk op controle om de gegevens op te halen.
Komt het nummer of de naam voor in de database, dan worden de gegevens van die relatie opgehaald.
Op die manier kun je snel een relatie zoeken voor die inkoopfactuur.

Factnr.lev. Hier wordt het factuurnummer van de leveranciersfactuur ingegeven. Is er geen factuurnummer bijvoorbeeld bij een declaratie, dan wordt hier een omschrijving van de declaratie gegeven. Bijv. reiskosten mei 2014.
Acceptgiro ref. Indien er met de factuur een acceptgiro is meegestuurd, dan kan de referentie die op de acceptgiro staat hier ingegeven worden, zodat deze mee genomen kan worden met de betaling.
Omschrijving Hier kan de omschrijving van de factuur ingegeven worden. Bijvoorbeeld verhuur kantine.
Template factuur Indien een eerdere inkoopfactuur als template is opgeslagen, dan kan deze hier opgeroepen en gebruikt worden.
Controle Druk op de knop controle om de relatiegegevens in de factuurkop te tonen.
  Factuurregels
Grootboekrekening Hier kan de grootboekrekening worden gekozen waarop de opbrengst wordt geboekt. Via het loepje kan een grootboekrekening opgezocht worden. Of via de knop Lijst met grootboekrekeningen in de menubalk.
Omschrijving Hier wordt de omschrijving meegegeven die op de factuurregel wordt getoond.
Bedrag Vul hier het bedrag in van de factuur
BTW Indien er sprake is van BTW kan hier de juiste BTW worden gekozen. Anders wordt voor BTW nul gekozen.
voeg toe Door hierop te klikken worden extra regels aan het document toegevoegd. Met het nummer kan het aantal regels worden aangegeven dat toegevoegd moet worden.
Controle Door op de knop controle te drukken worden de gegevens zoals de gegevens van de relatie opgehaald, daarnaast wordt gecontroleerd of het document geen fouten bevat.
Bewaren Het document wordt bewaard. Dit betekent dat het document wordt opgenomen in de lijst niet geboekte facturen. Zie: 4.9.8 - Lijst niet geboekte facturen
Boeken Het document wordt definitief geboekt. Hierna is geen wijziging van de factuur meer mogelijk.
Verwijderen Het document wordt verwijderd. Dit is definitief.
Annuleren De ingegeven waardes worden verwijderd om opnieuw te kunnen beginnen.

 

Het gebruiken van een template voor een nieuwe inkoopfactuur.

De aangemaakte templates worden getoond bij template inkoopfactuur. Na het kiezen van de template worden zowel de factuurkop als de factuurregels gevuld. Alleen het veld factuurnummer leverancier wordt leeggelaten. Dit moet natuurlijk altijd een nieuw nummer zijn.

Daarna kan alles nog naar behoefte aangepast worden.

Template facturen kunnen handig zijn bij geregeld terugkomende facturen. Bijvoorbeeld facturen voor huur van accomodatie, inkoop bar, energienota's etc.

Ref: 144 / 2020-08-10

4.9.7 - Massa facturatie (stap 1)

Menupad : Facturatie > Facturen > 1.  massaal factureren


Via dit menupad komt men op het beginscherm van de facturatie:

Hieronder worden de verschillende onderdelen van dit scherm getoond en toegelicht:

Bovenaan in de menubalk staat een knop Geblokkeerde activiteiten. Is deze rood gekleurd dan zijn er activiteiten geblokkeerd, deze worden getoond als er op de knop gedrukt worden.
Dit zijn de activiteiten die in het activiteitenscherm Zie: 4.2.2.1 - Tabblad activiteiten van een relatie het vinkje bij F.B. hebben gekregen.

Opmerking: Het is niet de bedoeling dat hier activiteiten blijven staan die nooit gefactureerd worden. Het is de bedoeling dat dit een tijdelijke lijst is. Activiteiten waarvan het seizoen voorbij is kunnen altijd op het activiteitenscherm Zie: 4.2.2.1 - Tabblad activiteiten van een relatie verwijderd worden.

 

 Instellingen voor massaal factureren

Veldnaam 

Omschrijving

Factuurbronnen Hier wordt doorgeklikt naar de instellingen van de factuurbronnen.
Standaard wordt hier de omschrijving van de factuurkop vastgelegd.
Ook de standaard instellingen van de betalingstermijnen, indien niets anders is gekozen, staan hier.

Zie: 5.6.3 - Factuurbronnen
Betalingstermijnen Hier wordt doorgeklikt naar de instellingen van de betalingstermijnen. Zie: 5.6.1 - Betalingstermijn
Betalingstermijn
wizard   
Hier wordt uitleg gegeven over de werking van de betalingstermijn. Op meerdere plekken kan een betalingstermijn vastgelegd worden. Hier wordt uitgelegd in welke volgorde de verschillende betalingstermijnen worden toegepast.


 

 

 

De factuurparameters

Veldnaam 

Omschrijving

Factuurdatum Standaard staat hier de datum van vandaag. Deze datum kan gewijzigd worden. Bijvoorbeeld: als op 25 juni gefactureerd wordt voor het nieuwe seizoen dat begint op 1 juli, dan kan hier de datum op 1 juli worden gezet.
Concept fac.nr. Het concept factuurnummer is een factuurnummer dat aan de nog niet geboekte facturen wordt toegekend. Standaard worden hier de initialen van de ingelogde gebruiker en de datum waarop de facturen worden aangemaakt neergezet. Er kan ook een eigen naam voor de factuurbatch ingegeven worden.
Omdat alle conceptfacturen hetzelfde nummer hebben kunnen ze ook weer massaal verwijderd worden met dit nummer.
Betalingstermijn

Normaal gesproken moet de betalingstermijn leeggelaten worden. Bij de instellingen wordt geregeld wat de standaard instelling voor de betalingstermijn is en bij het lid op de relatiekaart kan hiervan afgeweken worden.  Zie voor de beslisboom van de betalingstermijnen

LET OP: Bovenaan in het scherm wordt dan aangegeven hoeveel activiteiten er zijn aangemaakt, maar ook of er fouten zijn geconstateerd. Bijvoorbeeld omdat een contributie nog niet aanwezig is. Bijvoorbeeld zoals de melding hieronder.

Deze melding wil zeggen dat er geen contributie is aangemaakt voor het seizoen 2011G2012F voor de activiteit met code EX en categorie met code LCK voor het lid 10000937 met de geboortedatum 29 april 1967.

Er ontbreekt dus een contributie. In dat geval moeten de contributies gecontroleerd worden.

Menupad: Facturatie>  Instellingen > Contributies (onder de kop activiteiten) Zie: 5.8.5 - Contributies (tabel)

 

 Facturatie van contracten apart tabje

 

Op het tabblad contracten van een relatie kan een contract aangemaakt worden. Zie: 4.2.2.3 - Tabblad contracten

Nieuw toegevoegde contracten en contracten die verlengd worden, worden hier klaargezet om te factureren.

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Contracten factureren Dit veld moet aangevinkt worden om de contracten te facturen
Contractfactuurregels aanmaken Hiermee worden voor contracten de contractregels aangemaakt voor contracten waarvoor dit nog niet is gedaan. Dit werkt in combinatie met het Aantal dagen vooruit.
Te factureren contractregels Hier kunnen de contracten aan- of uitgevinkt worden die wel of niet meegenomen moeten worden in de facturatie. Als per soort sponsorcontract een andere factuurkop meegegeven wordt, dan moeten de contracten dus niet in één keer gefactureerd worden.
Factuurkop voor contracten Hier wordt de omschrijving ingegeven die bovenaan de factuur wordt gezet.

Als alles goed is ingevuld, wordt op start gedrukt. De facturen komen dan in de lijst niet geboekte facturen en kunnen hier gecontroleerd worden.

De werkwijze is hier verder gelijk aan het factureren van de activiteiten.

 

Facturatie van lessen apart tabje

Op het tabblad lessen van een relatie kan een cursus/les toegevoegd zijn. Zie: 4.2.2.2 - Tabblad lessen

Deze lessen staan hier dan klaar om gefactureerd te worden.

De werkwijze is verder gelijk aan de facturatie van de activiteiten.

 

Ref: 134 / 2020-08-10

4.9.8 - Lijst niet geboekte facturen

Menupad: Facturatie > 2. Concept facturen

Onderstaand scherm wordt dan getoond:

 schermafbeelding_2019_03_17_om_13.58.18_1.png

In bovenstaand voorbeeld staan er twee facturen klaar om gecontroleerd te worden.

De volgende velden worden hier getoond

Veld Omschrijving
Factuurnummer Dit is het tijdelijke factuurnummer zolang een factuur nog niet is geboekt. Het factuurnummer bestaat uit de initialen van de gebruiker die de facturen heeft aangemaakt en uit de datum waarop de facturen zijn aangemaakt.
Factuurtype Hier staat of het een factuur voor activiteiten, een sponsorfactuur, een manuele factuur, een inkoopfactuur etc. betreft.
Factuurdatum Dit is de factuurdatum. Als niets is ingegeven dan staat hier de datum waarop de facturen zijn aangemaakt. Als een andere datum gewenst is, dan moet deze bij massa factureren stap 1 meegegeven worden.
Betalingstermijn    Dit is het type betalingstermijn die aan deze factuur gekoppeld is.
Termijnen Dit is het aantal termijnen waarover de factuur verdeeld gaat worden.
Naam Dit is de naam van de factuurontvanger. Door te klikken op de naam kan de factuur geopend worden om deze te controleren.
Bedrag Hier staat het bedrag van de factuur
Facturatie instructies Als er uitzonderingen zijn, dan kan op het activiteitenscherm van de relatie een opmerking meegegeven worden in het veld facturatie instructies. Deze opmerking wordt dan hier getoond. Een factuur met een instructie gaat niet mee bij massa boeken. De facturen met een instructie dienen individueel geboekt te worden. Nadat de factuur is geboekt kan de facturatie-instructie verwijderd worden, als deze niet meer van toepassing is. Is deze voor meerdere perioden geldig, dan kan deze blijven staan.
Aantal Hier staat het aantal facturen.
Totaal bedrag Hier staat het totale bedrag van de lijst niet geboekte facturen.

 

Door te klikken op de naam kan de factuur geopend worden om te controleren. Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

Afdrukken van facturen

Het is hier ook mogelijk om met de knoppen in de menubalk een conceptfactuur af te drukken of per mail te versturen. Dit om de factuuropmaak te kunnen controleren.

LET OP: de mail wordt verstuurd naar de ingelogde gebruiker, zolang het een conceptfactuur is.

Indien er gebruik gemaakt wordt van de mogelijkheid om ook de openstaande facturen op de factuur te tonen dan moet eerst de factuur worden geboekt om deze in de factuuropmaak te zien. In dit stadium worden die velden nog niet meegenomen. (dit zijn de velden in subbody2 van de factuuropmaak. De meeste verenigingen maken geen gebruik van deze optie)

 

LET OP:

Het boeken van de facturen is definitief en kan niet teruggedraaid worden. Daarom is de controle van de facturen in de lijst niet geboekte facturen erg belangrijk.
Wij hebben daarom een aantal vragen verzameld vanuit onze jarenlange ervaring.

  • Zijn er voldoende steekproeven genomen in de lijst niet geboekte facturen.
  • Zijn de contributies juist
  • Is de omschrijving op de factuurregels juist en niet de omschrijving van het vorige seizoen
  • Is gecontroleerd of de uitzonderingen goed zijn toegepast
    • Familiekorting
    • Toeslag bij bepaalde teams
    • Korting bij automatische incasso etc.
  • Is het totale bedrag dat onderaan in de lijst niet geboekte facturen staat het bedrag dat word verwacht.
    Komt het bedrag overeen met vorig jaar en zo nee, is het verschil dan te verklaren.

Als bovengenoemde controles zijn uitgevoerd dan kunnen de facturen geboekt worden.

Boek altijd eerst een paar facturen en controleer of de vervaldata van de facturen goed staan. Noteer dus voor welke relaties de facturen worden geboekt.

  • Boek een factuur met automatische incasso
  • Boek een factuur die een lid zelf betaalt
  • Als er sprake is van betaling in termijnen, boek dan ook een factuur van elke keuze die hier mogelijk is.

Daarna kan op het debiteurenscherm Zie: 4.2.2.4 - Tabblad debiteuren van de relatie gecontroleerd worden of de vervaldata goed staan. De vervaldata bepalen wanneer een factuur geïncasseerd kan worden of wanneer deze mee gaat bij het aanmaanproces.

Is er een cruciale fout gemaakt en de facturen zijn nog niet geboekt, dan kan via het Menupad: Facturatie > 2. concept facturen >>  met de knop massaal verwijderen in de menubalk  Zie: 4.9.11 - Facturen verwijderen  de factuurrun ongedaan gemaakt worden. De oorzaak voor de fout kan dan aangepast worden en de facturen kunnen daarna weer aangemaakt worden via het menupad: Facturatie > massaal factureren stap 1 Zie: 4.9.7 - Massa facturatie (stap 1)

Tip:

  1. Ben je de conceptfacturen aan het doorlopen en wil je terug komen op de plek waar je gebleven was. Hou dan de CTRL toets ingedrukt als je op de factuur klikt. Dan opent de factuur zich in een tweede scherm en kan je daarna in het andere scherm weer terug waar je gebleven was.
  2. Er is een goede selectie wizard beschikbaar om de concept facturen naar excel te downloaden en daar verder te analyseren.  De naam van deze selectie wizard is:  "Overzicht facturen (inkoop- en verkoopfacturen)" Deze selectie wizard tref je aan via het menupad: boekhouding >> selectie wizard of via facturatie >> selectie wizard.   Door bij factuurnummer het nummer in te vullen van de conceptfacturen, worden alleen de conceptfacturen geselecteerd.
    Is de selectie wizard niet aanwezig, maak dan een helpdesk ticket aan en vraag om toevoeging van deze selectie wizard.
Ref: 135 / 2020-08-10

4.9.9 - Massa boeken (stap 2)

Menupad: Facturen > 3. Massaal Boeken

Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond:

 

In het laatste veld kan de juiste factuurbatch gekozen worden en door op start te drukken worden deze facturen geboekt.

Indien er sprake is van een fout. Bijvoorbeeld als de boekperiode nog gesloten is, dan wordt dit aan de bovenkant van dit scherm getoond.

Lukt het boeken van de facturen wel, dan is het tijdelijke factuurnummer niet meer te selecteren of wordt het veld leeg.

Als de facturen zijn geboekt dan kunnen ze daarna afgedrukt of per mail verstuurd worden.

 

LET OP: Er kunnen meer mensen gebruik maken van de lijst niet geboekte facturen. Zo kunnen ook de inkoopfacturen in de lijst niet geboekte facturen staan om goed te keuren door de penningmeester.

Zorg er dus voor dat het juiste tijdelijke factuurnummer gekozen wordt.

 

Massa boeken is definitief en kan niet ongedaan gemaakt worden zie controle instructies !!!! Zie: 4.9.8 - Lijst niet geboekte facturen

Ref: 136 / 2020-08-10

4.9.10 - Facturen versturen

Na het boeken van de facturen is het mogelijk om deze per mail te versturen. De relaties zonder emailadres blijven dan staan om eventueel afgedrukt en per post verstuurd te worden. Voor de verschillende soorten facturen, zoals contributiefacturen(activiteiten) of sponsorfacturen kan een aparte factuuropmaak gemaakt worden.

Menupad : Facturen > 4. Facturen versturen

Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond:

 

 

Hier staan nu de facturen gereed die we via massa boeken en individueel boeken hebben geboekt.

De procedure is nu als volgt:

  1. Facturen controleren:
    Zet het vinkje bij het juiste type facturen (voor contributiefacturen het vinkje bij activiteiten), waar het aantal facturen achter staat om af te drukken.
    Laat het vinkje bij simuleren aan staan en druk op Afdruktonen.
    Ze worden dan op het scherm getoond, maar verder gebeurt er niets. Er wordt een apart tabblad geopend om de pdf met de factuurafdruk te tonen. Aan de hand daarvan kan de afdruk gecontroleerd worden.
  2. Facturen per mail versturen:
    Als het vinkje simuleren weggehaald wordt, dan dient eerst op Verstuur per e-mail gedrukt te worden. De facturen worden dan per mail verstuurd. De facturen die niet per mail kunnen worden verstuurd (omdat het lid geen mailadres heeft) blijven staan om af te drukken en per post te versturen.
  3. Facturen per post versturen:
    Van leden die geen mailadres hebben, blijven de facturen staan. Deze kunnen dan via afdruktonen op het scherm getoond worden als pdf en afgedrukt worden om per post te versturen.

LET OP: Laat het vinkje simuleren niet staan als alle facturen per mail worden verstuurd. AllUnited ziet dit dan als "test" facturen en stuurt de mails naar het emailadres van de ingelogde gebruiker.

De knop CSV bestand wordt alleen gebruikt door verenigingen die hun facturen buiten AllUnited om willen laten afdrukken.

 

Het opnieuw versturen van facturen. 

Een individuele factuur kan altijd afgedrukt worden door de factuur te openen vanaf bijvoorbeeld het debiteurenscherm Zie: 4.9.2 - Factuur (debiteur) afdrukken bekijken of elk ander scherm waarop het factuurnummer staat. Hier wordt besproken hoe een bepaalde selectie van een aantal facturen kan worden afgedrukt of per mail verstuurd.

Veldnaam 

Omschrijving

Factuurnummers Hier wordt een range van facturen op basis van het factuurnummer geselecteerd
Factuurdatum Hier wordt een een range van facturen op basis van de factuurdatum geselecteerd
Datum afgedrukt/verstuurd Hier wordt een range van facturen op basis van de datum waarop de facturen zijn afgedrukt of per mail verstuurd geselecteerd.
Betaal wijze Hier kan bijvoorbeeld gekozen worden voor een = in het eerste veld en een leeg veld in het tweede veld.
Meestal is de instelling zo, dat het veld betaalwijze leeg blijft indien er niet gekozen is voor automatische incasso. Per vereniging kan dit anders ingericht zijn.
Verstuurd methode Als een pdf verloren is gegaan en de facturen niet afgedrukt konden worden, dan kan hier ook de verstuurdmethode gekozen worden. Als voor print wordt gekozen, dan worden de facturen die per mail zijn verstuurd niet meegenomen in de selectie.
Herafdruk/mail Dit veld wordt aangevinkt als de facturen al eerder zijn geprint of per mail verstuurd.
Geen aanmaandata Indien op de factuur ook de openstaande facturen getoond worden, dan kan ervoor gekozen worden om deze gegevens bij een herafdruk niet mee te nemen.
Simuleren Dit veld wordt aangevinkt als eerst gekeken moet worden of de gekozen selectie de juiste facturen oplevert.
Factuurtype Maak een keuze voor het juiste factuurtype. Aan het factuurtype is de factuurlayout gekoppeld. Dus een goede keuze is belangrijk.


Per factuurtype kan een factuurlayout gekoppeld worden. Dus voor de contributiefactuur kan een andere layout gekozen worden dan bij de sponsorfactuur of de handmatige factuur.

Via het menupad: Facturatie > instellingen > afdrukformulieren (onder de kop algemeen) kan één van de voorbeeld facturen die in AllUnited aanwezig zijn aangepast worden voor de vereniging. Zie: 5.1.17.3 - Opmaak van facturen

Via het menupad: Facturatie > instellingen > Factuurtype (onder de kop factureren) kan de juiste layout aan het factuurtype gekoppeld worden. Zie: 5.6.2 - Factuurtypen

 

Ref: 137 / 2020-08-10

4.9.11 - Facturen verwijderen

Menupad: Facturen > Massaal factureren > 2. Concept facturen >> Knop massaal verwijderen.

Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond.

Druk op de knop Massaal verwijderen en onderstaand scherm wordt getoond. 

 Mocht de massa facturatie niet goed zijn gegaan dan kan via massa verwijderen de hele facturatiebatch verwijderd worden.

Selecteer het juiste (tijdelijke) factuurnummer en druk op start. Deze hele facturatiebatch zal dan weer verwijderd worden.

 

LET OP: De facturen in de lijst niet geboekte facturen kunnen door meerdere gebruikers zijn aangemaakt.

Kies dus wel voor het juiste factuurnummer om te verwijderen. Als alles verwijderd moet worden, dan moet de stap misschien een aantal malen herhaald worden, totdat geen factuurnummer meer wordt getoond.

De facturen kunnen als de fout is hersteld, weer aangemaakt worden via het Menupad: Facturen > 1. Massaal facturerenZie: 4.9.7 - Massa facturatie (stap 1)

Ref: 138 / 2020-08-10

4.9.12 - Bijzondere situaties

Als bijlage een excelbestand waarin een aantal werkwijzes worden uitgelegd hoe om te gaan met facturen naar het Jeugdsportfonds.

Het excelbestand bestaat uit twee tabbladen:

  1. Introductie, waar de werkwijze wordt uitgelegd.
  2. Uitleg boekingen, waar een voorbeeld van de boekingen wordt gegeven.

Klik hier voor de bijlage.

Ref: 485 / 2020-08-10

4.10 - Boekhouding (T)

4.10.1 - Bank/kas-afschriften

Via het Menupad: Boekhouding > Bank- & Kasboek > Boven in tab Bank/kasafschriften wordt onderstaand scherm getoond.

Men heeft hier de volgende twee opties.

1. Via de knop bank/kas afschriften zoeken, kunnen alle bank/kas afschriften worden gezocht. Ook in afgesloten boekjaren.

2. Door te klikken op een regel worden de bank/kasafschriften van het lopende jaar van die bankrekening getoond. Zie: 4.10.1 - Bank/kas-afschriften

 

 

Op de menubalk bovenin staat een knop om een bank/kasafschrift te zoeken.
Deze knop is nodig om een bankafschrift te zoeken in een afgesloten boekjaar. Deze worden namelijk niet meer in het overzicht opgenomen om het overzicht overzichtelijk te houden.

Door op deze knop te drukken wordt onderstaand scherm getoond.

 

Met deze selectiemogelijkheden kan een bestaand bank of kasafschrift gezocht worden.

Door op de knop bank/kasrekeningen of terug te klikken komt men weer terug in onderstaand overzicht

 

 

In bovenstaand overzicht staan:

  • De grootboekrekeningen die als kas/bankboek worden gebruikt
  • De omschrijving van de grootboekrekening
  • De verdichting (dit is een samentelling van een aantal grootboekrekeningen)
  • De valuta
  • Het saldo van de rekening

Door op een regel in bovenstaand scherm te klikken wordt het overzicht van de afschriften van die bankrekening getoond.

Dit wordt verder besproken in Zie: 4.10.1 - Bank/kas-afschriften

 

 

 

Ref: 145 / 2020-08-10

Overzicht bank/kasafschriften van een bankrekening

Via het menupad: Boekhouding > Bank- & Kasboek > Tab bovenin bank/kasafschriften wordt onderstaand scherm getoond.

 

 

Nadat op een regel in bovenstaand scherm is gedrukt komt met in het volgende scherm.

 Er zijn nu drie mogelijkheden:

  1. Er kan een bestaand bankafschrift geopend worden en deze kan aangevuld worden met de laatste posten. Het bestaande bankafschrift uit de lijst wordt geopend en kan verder bewerkt worden.
  2. Door op nieuw afschrift toevoegen te drukken kan een nieuw bankafschrift gemaakt worden. Druk daarna altijd op controle om het saldo van het vorige bankafschrift op te halen. Het bankafschrift moet eerst bewaard worden voordat een upload van een MT940 bestand mogelijk is.
  3. Via de knop bank/kasafschriften zoeken, kunnen bank/kasafschriften van andere bankrekeningen of voorgaande jaren gezocht worden.

AllUnited adviseert om per maand een bankafschrift te maken. Dit betekent niet dat er maar één keer per maand een download van de bank gemaakt kan worden. Er kan bijvoorbeeld wekelijks of dagelijks een download gemaakt worden en toegevoegd worden aan een bestaand bankafschrift.

 

1. Openen van een bestaand bankafschrift

Door het klikken op een regel van het overzicht wordt het bankafschrift geopend en wordt onderstaand scherm getoond.

 

Bovenstaand scherm bestaat uit 4 blokken.

  1. Afschriftkop
    Hier staat het begin en eindsaldo van dit bankafschrift. Indien er een bestand is opgeladen wordt ook het saldo na upload getoond, zodat gecontroleerd kan worden of dit aansluit bij het saldo van de bank.
  2. Afschriftregels.
    Hier kan men op het documentnummer klikken om het document te openen of aan te passen Zie: 4.10.1 - Bank/kas-afschriften
    Ook is het mogelijk bij een debiteur of crediteur om daarop te klikken en door te springen naar het debiteuren of crediteurenscherm van een relatie.
  3. Nieuwe afschriftregels.
    Men kan nieuwe afschriftregels toevoegen in het blok nieuwe afschriftregels. Hiermee kan handmatig een regel aan een bankafschrift toegevoegd worden of een correctie op een bankafschrift uitgevoerd worden. Zie: 4.10.1 - Bank/kas-afschriften
  4. Bankafschrift opladen.
    Het is mogelijk een afschrift in te lezen in AllUnited. Men kan bij alle banken een MT940 bestand downloaden. Dit bestand kan dan hier opgeladen worden. Zie verder Zie: 4.10.1 - Bank/kas-afschriften

 Bekijk deze film waarin het proces over het inlezen en verwerken van bankafschriften te zien is!

Ref: 146 / 2020-08-10

Nieuw bankafschrift maken of een bestaand bankafschrift aanvullen

 In onderstaande film is het inlezen en verwerken van bankafschriften te zien.

Via het menupad: boekhouding >  bank/kasafschriften kan ook op de link nieuw bankafschrift gedrukt worden.

 Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

Bij de afschriftdatum wordt de einddatum van het bankafschrift ingegeven. Dus wordt een bankafschrift voor januari gemaakt, dan is de einddatum 31 januari. Als er niets in wordt gegeven, dan wordt standaard het vorige bankafschriftnummer plus 1 gekozen. Er kan ook zelf een bankafschriftnummer ingegeven worden. Dit wordt niet geadviseerd.

Let op: In dat geval is het wel belangrijk dat het nummer ligt na het vorige bankafschrift, omdat anders de saldi niet meer kunnen kloppen.

Na het bewaren van het nieuwe bankafschrift wordt onderstaand scherm getoond.

 

Onderaan het bankafschrift staat onderstaand blok: bankafschrift opladen.

Nadat een bestand is gedownload via de bank, kan dit bestand via de knop bladeren op de eigen computer opgezocht worden

Door op start te drukken wordt het MT940 bestand geladen.

 

Na het opladen van een bankafschrift wordt onderstaand scherm getoond.

Zoals hierboven te zien is worden veel posten door het programma automatisch herkend.

Hierboven worden de factuurnummers van de betalingen herkend. Ook een teruggetrokken incasso wordt herkend.

In de laatste twee regels wordt geen factuurnummer gevonden. Hier zal dus het referentietype en het factuurnummer etc zelf ingevuld moeten worden.

Voor een overzicht van het gebruik van referentietypes Zie: 4.10.1 - Bank/kas-afschriften

In de menubalk bovenin staan knoppen voor de grootboekrekeningen, de debiteurenlijst en de crediteurenlijst, zodat de juiste grootboekrekening, debiteur/factuur of crediteur/factuur erbij kan worden gezocht.  Deze lijst opent zich dan in een apart tabblad.

 

 

 

Tip: met de toetsencombinatie CTRL + F kan men zoeken in de debiteurenlijst. Bijvoorbeeld op naam of op het relatienummer. Op die manier kan sneller in de lijst worden gezocht.

Als alles is ingevuld wordt er op controle gedrukt. Fouten worden dan in het roserood aangegeven. Zijn er geen fouten gevonden, dan moet het saldo van het bankafschrift weer aansluiten met het eindsaldo van het bankafschrift.

Daarna kan het bankafschrift geboekt worden door op boeken te drukken. Is het bankafschrift nog niet compleet, dan kan op bewaren gedrukt worden. Het bankafschrift wordt dan opgeslagen zonder dat er boekstukken van de openstaande afschriftregels zijn gemaakt. In een later stadium kan dan het bankafschrift afgerond worden.

Ref: 147 / 2020-08-10

Gebruik van referentietypes

Bij een download van een MT940 bestand worden de Naam en de Omschrijving al door het bestand gevuld. In veel gevallen wordt ook een factuur of een incasso herkend en wordt het juiste referentietype opgehaald.

Alleen indien het programma de betaling niet zelf kan vinden, moet handmatig het referentietype gekozen worden en in het veld daarachter het bijbehorende nummer ingevuld worden.

 

In bovenstaand voorbeeld staat het Ref.type op factuur in het veld daarachter dus voor de BTW wordt dan een factuurnummer verwacht.

Hieronder worden alle ref.types uitgelegd en wordt aangegeven wat er in het blok achter het ref.type wordt verwacht.

Referentie type

Blanco blok

Factuur

Factuurnummer begint met 4……

Grootboekrekening

Grootboekrekeningnummer

Debiteuren

Relatienummer debiteur

Crediteuren

Relatienummer crediteur

Overboeken

Grootboekrekening van de bankrekening waar het geld naar wordt overgemaakt of waarvan het geld af komt. Bijvoorbeeld grootboekrekening 1100

Inkoopfactuur

Factuurnummer van de inkoopfactuur begint met 6…..

Auto Inc./Bet.

Documentnummer automatische incassobatch

Terugtrekking Incasso

Documentnummer Incasso terugtrekking

Investeringen

Het nummer van de investering

1 Factuur

Als er betalingen binnenkomen van de leden kunnen deze het beste met het referentietype factuur verwerkt worden. Voordeel van dit referentietype is dat de factuur en de binnengekomen betaling gelijk vereffend worden, zodat de factuur uit de openstaande posten verdwijnt.  Als een lid het factuurnummer netjes op de betaling vermeld zal het systeem dit herkennen.

Mocht er een betaling binnenkomen zonder factuurnummer, dan kunt u de factuur op diverse manieren zoeken:

  1. Via de debiteurenlijst. Deze lijst is op te vragen via een knop bovenin het scherm en wordt in een apart tabblad getoond.
  2. Via het relatienummer. Open een nieuw scherm door op de knop nieuw venster rechts bovenin het scherm te klikken. Via het Menupad: Relaties > relaties beheren kan de relatie gezocht worden en op het tabblad debiteuren Zie: 4.2.2.4 - Tabblad debiteuren kan de factuur gezocht worden.
  3. Direct naar het tabblad debiteuren. Via het Menupad: Boekhouding > debiteuren kan rechtstreeks naar het debiteurenscherm van een relatie worden gegaan.

Kopieer het factuurnummer en plak dit in het veld achter het ref.type.

2 Grootboekrekening

Er kan ook direct op een grootboekrekening geboekt worden bijvoorbeeld bij bankkosten. Ook indien een betaling niet direct juist is te boeken door het ontbreken van gegevens kan de betaling op een tussenrekening geboekt worden, zodat deze later uit kan worden gezocht. De lijst met grootboekrekeningen kan opgevraagd worden via de knop bovenin het scherm en wordt op een apart tabblad geopend.

3 Debiteuren

Indien er een betaling binnenkomt, maar er staat geen factuur meer open, dan kan de betaling op de relatie wroden geboekt. In dat geval wordt ref.type debiteuren gekozen en wordt daarachter het relatienummer van de debiteur ingevuld.  De betaling is dan terug te vinden op het tabblad debiteuren Zie: 4.2.2.4 - Tabblad debiteuren van de relatie. Bij deze keuze wordt een factuur niet automatisch vereffend.

4 Crediteuren

Indien er een vooruitbetaling wordt gedaan, dan kan deze nog niet aan een factuur worden gekoppeld. Dan kan deze betaling op de relatie worden geboekt. In dat geval wordt ref.type crediteuren gekozen en wordt daarachter het relatienummer van de crediteur ingevuld.  De betaling is dan terug te vinden op het tabblad crediteuren Zie: 4.2.2.5 - Tabblad crediteuren van de relatie. Bij deze keuze wordt een factuur niet automatisch vereffend.

5 Overboeken

De meeste verenigingen maken gebruik van een rekening "kruisposten" voor het overboeking van bijvoorbeeld betalingen van de rekening courant naar de spaarrekening en vice versa. Op deze rekening kan niet rechtstreeks worden geboekt.

Indien er een bedrag overgeboekt wordt van de ene bankrekening naar een andere bankrekening, dan wordt ref.type overboeken gekozen. In dit voorbeeld wordt ervan uitgegaan, dat er vanaf de betaalrekening een bedrag wordt overgeboekt naar de spaarrekening. Achter dit referentietype wordt het grootboekrekeningnummer van de spaarrekening (waar het geld naar toe gaat) ingegeven en niet de grootboekrekening kruisposten.  Als later de spaarrekening wordt geboekt, dan wordt daar het grootboeknummer van de betaalrekening ingegeven. Op deze manier worden deze “kruisposten” automatisch vereffend en wordt op de achtergrond de grootboekrekening kruisposten bijgewerkt.

6 Inkoopfactuur

Indien een betaling voor een inkoopfactuur rechtstreeks via de bank wordt gedaan, dan wordt gekozen voor het ref.type inkoopfactuur. Het nummer van de factuur wordt opgezocht en hier ingevuld.

7 Auto Inc./Bet

Automatische incasso's en betaalbestanden worden door het inlezen van het MT940 bestand automatisch herkend.

 

Ref: 148 / 2020-08-10

Bestaande bankafschriftboekingen wijzigen

Het is altijd mogelijk om een bankafschrift naderhand te wijzigen. Er kunnen regels verwijderd worden, boekingen van de ene debiteur naar de andere veranderen, een grootboekrekening wijzigen etc.

Zoek het bankafschrift dat gewijzigd moet worden op Zie: 4.10.1 - Bank/kas-afschriften

Er zijn dan twee opties mogelijk:

  1. Het document kan direct aangepast worden.
  2. Het document moet eerst "losgekoppeld" worden om het aan te kunnen passen. Dan is het document al vereffend.
  3. Het document moet verwijderd worden om een nieuw document toe te kunnen voegen.

 

1. Het document kan direct aangepast worden

Een document kan vanuit het bankafschrift geopend worden door op het documentnummer te klikken. In onderstaand voorbeeld wordt op documentnummer 30024474 geklikt vanuit een bankafschrift.

 

 

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

Hier kan de grootboekrekening aangepast worden of er kan een regel toegevoegd worden. Bijvoorbeeld als de BTW apart moet worden berekend. Door op de knop voeg toe te drukken, wordt een extra regel toegevoegd.

 

2. Het document moet eerst "losgekoppeld" worden om het aan te kunnen passen. Dan is het document al vereffend.

Als het document niet aangepast kan worden, dan is het document misschien al vereffend. Een document ziet er dan als volgt uit. De velden zijn grijs (zoals in onderstaand voorbeeld), waarmee aangegeven wordt dat het niet gewijzigd kan worden.

Een document dat al is vereffend zoals bovenstaand voorbeeld moet men “loskoppelen” om het aan te kunnen passen.

Door te klikken op de vereffensleutel hierboven, komt men in het debiteurenscherm van de relatie zoals in onderstaand voorbeeld is aangegeven.

Door de posten aan te vinken en op loskoppelen te drukken wordt de vereffening ongedaan gemaakt en kan het document aangepast worden. Daarna kan op het documentnummer geklikt worden en kan deze aangepast worden. Bijvoorbeeld als de betaling bedoeld was voor een andere relatie. Het relatienummer kan dan aangepast worden. Daarna moet het document waarschijnlijk weer opnieuw vereffend worden via het debiteurenscherm van de relatie.


3. Het document moet verwijderd worden om een nieuw document toe te kunnen voegen.

Niet in alle gevallen kan een document aangepast worden. Als bij het boeken niet het juiste ref. type is gebruikt, dan kan dat in een aantal gevallen niet gewijzigd worden.  In de volgende gevallen moet een nieuwe bankafschriftregel aangemaakt worden.

  1. Een incassobatch is niet op de juiste manier geboekt
  2. Een overboeking is niet op de juiste manier geboekt

 

 

Klik het document open waarom het gaat, door op het documentnummer (dat begint met een 3) te drukken.

Door op de knop [verwijderen] onder dit document te klikken wordt het document verwijderd. Door het verwijderen van een document kan het zijn dat het banksaldo niet meer aansluit bij de bank.

Onderaan het bankafschrift waar het document is verwijderd is het mogelijk een nieuwe afschriftregel toe te voegen.
Hier kan dan handmatig een nieuwe afschriftregel toegevoegd worden voor het verwijderde document. Door nu voor het juiste ref.type te kiezen kan de boeking gecorrigeerd worden. Zie voor handmatige boekingen Zie: 4.10.1 - Bank/kas-afschriften

LET OP: De knop verwijderen onder het complete bankafschrift kan alleen gebruikt worden als alle onderliggende documenten verwijderd zijn. 

 

 

Ref: 149 / 2020-08-10

Voorbeeld van een download

In onderstaand voorbeeld wordt getoond hoe een MT940 betand bij de Rabobank kan worden gedownload.

Als men ingelogd is bij de Rabobank kan worden gekozen voor download. Onderstaand scherm wordt dan getoond.

De bankrekening die moet worden gedownload wordt geselecteerd. Dit is belangrijk, want er kan maar 1 downloadbestand van 1 bankrekening opgeladen worden.

Als wordt geklikt op de knop download dan wordt onderstaand scherm getoond.

Kies voor bestand opslaan en het bestand wordt opgeslagen op de eigen computer.

Dit bestand kan dan via het bankafschrift opgeladen worden.

Als het MT940 bestand via kladblok wordt geopend, dan kan het er als volgt uitzien:

 

 

Ref: 150 / 2020-08-10

Handmatig toevoegen van een nieuwe afschriftregel

Via het menupad: Boekhouding > Bank- & Kasboek kan ook op de link nieuw bankafschrift gedrukt worden.

 Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

 

Bij de afschriftdatum wordt de einddatum van het bankafschrift ingegeven. Dus wordt een bankafschrift voor januari gemaakt, dan is de einddatum 31 januari. Als er niets in wordt gegeven, dan wordt standaard het vorige bankafschriftnummer plus 1 gekozen. Er kan ook zelf een bankafschriftnummer ingegeven worden. Dit wordt niet geadviseerd.

Let op: In dat geval is het wel belangrijk dat het nummer ligt na het vorige bankafschrift, omdat anders de saldi niet meer kunnen kloppen.

Na het bewaren van het nieuwe bankafschrift wordt onderstaand scherm getoond.

 

In een nieuw afschrift wordt altijd een afschriftregel getoond. Deze afschrift regel kan ingevuld worden. Door op voeg toe te drukken, kunnen meerdere afschrift regels toegevoegd worden.

 

Veldnaam 

Omschrijving

Blokje voor naam Als dit veld wordt aangevinkt, dan wordt deze regel verwijderd.
Naam Hier wordt de naam ingevuld van de betaler.
Datum Dit is de datum van betaling uit het bankafschrift
Ref.type Hier wordt gekozen hoe deze regel wordt geboekt. Zie: 4.10.1 - Bank/kas-afschriften
Blanco veld na ref.type Hierin komt het documentnummer dat bij dat ref.type hoort. Bijv. factuurnummer, grootboekrekening, documentnummer
BTW

Hier kan een BTW code gekozen worden om de BTW te berekenen of het veld wordt leeg gelaten. 

Bedrag

Hier wordt het bedrag ingevuld. Betreft het een ontvangen betaling, dan wordt het bedrag positief ingevuld. Is het een uitgaande betaling dan wordt het bedrag negatief ingevuld.

Omschrijving Hier wordt aangegeven wat de inhoud is van de betaling.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bijzondere handmatige boekingen.

Handmatig boeken van een incassobatch.

Bij het inlezen van een MT940 bestand wordt het documentnummer van de incassobatch automatisch herkend. Indien een bankafschrift handmatig wordt geboekt, dan zal zelf het nummer van de incassobatch opgezocht moeten worden. Normaal besproken staat het nummer in de omschrijving van het bankafschrift bijvoorbeeld als 09730000804. De laatste 8 posities dus 30000804 vormen dan het nummer van de incasso batch. Mocht het nummer niet in het bankafschrift terug te vinden zijn, dan kan deze in AllUnited opgezocht worden.

Via het menupad: boekhouding > auto.inc./bet. wordt de openstaande incassobatch opgezocht.

Onderdstaand scherm wordt dan getoond.

 

 

Door bij het tweede blok (automatische incasso/betaaloverzicht op start te drukken, wordt onderstaand scherm getoond.

 

 

In het tweede blok bij Nog niet vereffende posten staan de incassobatches die zijn aangemaakt, maar nog niet zijn verwerkt via het bankafschrift.

Hier wordt het juiste documentnummer gekozen. Zie geel gemarkeerd nummer.

Bij ref.type wordt dan gekozen voor auto inc./bet. en daarachter wordt dit nummer ingevuld. Daarna wordt op controle gedrukt om de overige gegevens op te halen.

Op deze manier wordt een incassobatch handmatig via een bankafschrift geboekt.

 

Handmatig boeken van een teruggetrokken incasso

Bij het inlezen van een MT940 bestand wordt het documentnummer van een teruggetrokken incasso automatisch herkend. Indien een bankafschrift handmatig wordt geboekt, dan zal zelf het nummer van de teruggetrokken incasso  opgezocht moeten worden. Normaal besproken staat het nummer in de omschrijving van het bankafschrift bijvoorbeeld als 09730000804. De laatste 8 posities dus 30000804 vormen dan het nummer van de teruggetrokken incasso. Mocht het nummer niet in het bankafschrift terug te vinden zijn, dan kan deze in AllUnited opgezocht worden.

Via het menupad: relaties > relaties beheren kan de relatie van de teruggetrokken incasso gezocht worden, daarna wordt doorgeklikt op het tabblad debiteuren. Een voorbeeld van zo'n debiteurenscherm wordt hieronder getoond.

Het geel gemarkeerde documentnummer is het documentnummer dat bij een incassoterugtrekking moet worden ingevuld.

Bij ref.type wordt dan gekozen voor terugtrekking incasso en daarachter wordt dit nummer ingevuld. Daarna wordt op controle gedrukt om de overige gegevens op te halen.

Op deze manier wordt een incasso terugtrekking handmatig via een bankafschrift geboekt.

Resultaat van de teruggetrokken incasso is, dat de terugtrekking wordt vereffend met de automatische incasso. De factuur komt weer open te staan.

 

 

Ref: 328 / 2020-08-10

4.10.2 - Documenten

Via het menupad: boekhouding > documenten / memoriaal kunnen memoriaalboekingen gemaakt worden.

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

Bij deze transactie zijn er twee opties.

  1. Er kunnen hier bestaande documenten opgezocht worden, maak dan gebruik van bovenstaand selectiescherm.
    Het is mogelijk een bestaand document te wijzigen, door op wijzigen te drukken.
    Dit is niet mogelijk als de velden grijs blijven. Dit is het geval indien:
    1. Het boekjaar is gesloten of geblokkeerd. (In dat geval moet het boekjaar heropend worden). Als het boekjaar definitief is afgesloten, maak dan een helpdeskticket aan met het verzoek het boekjaar te heropenen. Anders kan via het menupad:  instellingen >> boekperioden (onder de kop boekhouding) het vinkje periode geblokkeerd verwijderd worden.
    2. Een document al vereffend (afgeletterd) is. In dat geval moet de vereffening ongedaan gemaakt (losgekoppeld) worden. Dit is bijvoorbeeld het geval indien een factuur vereffend is met de betaling. Dit staat beschreven bij het vereffenen van posten, bij betaling op de verkeerde relatie. Zie: 4.10.4 - Debiteuren
  2. Er kunnen nieuwe documenten/memoriaalboekingen gemaakt worden. Druk dan op de knop nieuw. 

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

Hiermee kunnen memoriaalboekingen worden gemaakt.

In bovenstaand scherm wordt de grootboekrekening de omschrijving en het bedrag ingegeven.

Na invulling kan het scherm er als volgt uit zien.

 

Met de knop voeg toe kunnen meer regels aan het document toegevoegd worden.

Er moet zelf gezorgd worden dat het document in balans is en dat het saldo van de boekingen 0 is.

Er kan ook op een debiteur of een crediteur geboekt worden.  Als de grootboekrekening debiteuren of crediteuren gekozen is, druk dan op controle.  Dan zal een extra veld getoond worden, waarin het debiteuren of crediteurennummer opgenomen kan worden.

Als het vinkje bij template wordt aangezet, dan kan dit document een volgende keer opgeroepen worden als voorbeeld. Het veld Omschrijving moet dan wel gevuld zijn, omdat dit veld dan wordt getoond om een template een volgende keer op te zoeken. Bij template document kan dan het vorige document gekozen wordden. Dat ziet er dan als volgt uit:

Na keuze van het template worden de documentregels gevuld met de template.

Daarna kunnen dan nog de datum, de bedragen en eventueel de omschrijvingen aangepast worden.

Een template is handig voor het maken van terugkerende boekingen, zoals salarisboekingen, afschrijvingen, BTW afdracht etc.

Een template kan niet gebruikt worden voor bankboekingen. We gaan ervan uit dat deze altijd via het inlezen van de bankbestand worden geboekt. Daarin zitten ook de saldo controles etc.

 

Tip: Ook via het debiteuren- of crediteurenscherm van een relatie kan een memoriaalboeking gemaakt worden. Het relatienummer wordt dan automatisch gevuld.

 

Ref: 249 / 2020-08-10

BTW Aangifte

De BTW aangifte kan als volgt worden gedaan.

Via het menupad: Boekhouding > Rapportages > Documenten per grootboekrekening worden de grootboekrekeningen van de BTW geselecteerd. Zoals in onderstaand voorbeeld over het eerste kwartaal.

Onderstaand overzicht wordt dan getoond.

De bedragen van de totalen van de grootboekrekeningen kunnen dan overgenomen worden naar de aangifte.

 

Voor het overzicht in de BTW is het belangrijk om de bedragen van de aangifte direct tegen te boeken.Zie onderstaand scherm.

Dit heeft de volgende voordelen.

  1. Het bedrag van de aangifte wordt op de rekening van de BTW afdracht geboekt. Als de betaling of de terugbetaling via de bank plaats vindt, dan wordt op die rekening ook deze betaling geboekt. Op die rekening kan dan gecontroleerd worden of alles klopt. Deze rekening moet dan weer nul zijn.
  2. Wordt er naderhand in het eerste kwartaal nog een boeking gedaan, dan kan deze alsnog meegenomen worden in het volgende kwartaal.
    Alles van het 1e kwartaal is dan tegengeboekt, zodat voor de volgende periode de selectie gemaakt kan worden vanaf 1 januari t/m 30 juni. De reeds aangegeven posten gaan niet nog een keer mee in de aangifte. De aangifte voor het 2e kwartaal bestaat dan uit de nagekomen posten van het eerste kwartaal, die na de aangifte alsnog zijn geobekt en de nieuwe posten voor het 2e kwartaal.
  3. Het verschil tussen de aangifte in hele euro's en de boekingen en centen, kan gelijk weggeboekt worden, zodat weer met een schone stand kan worden begonnen.

 

Ref: 332 / 2020-08-10

4.10.3 - Grootboekrekeningen

Via het menupad: boekhouding > grootboekrekeningen wordt onderstaand scherm getoond.

Er zijn hier 4 opties mogelijk:

  1. Nieuwe grootboekrekening
    Door op de knop nieuwe grootboekrekening in de menubalk bovenin te drukken kan een nieuwe grootboekrekening worden toegevoegd.
  2. Grootboekrekening zoeken.
    In het scherm worden de laatste boekjaren getoond. Indien in een ouder boekjaar iets gezocht moet worden, dan kan gebruik worden gemaakt van de knop Grootboekrekening zoeken. Dit geldt ook voor boekingen in een volgend boekjaar.
  3. Door op het nummer van de grootboekrekening te klikken, worden de instellingen van de grootboekrekening getoond. Zie: 5.3.4 - Grtboekrekeningen(I)
  4. Door op het saldo van een grootboekrekening te drukken worden de boekingen van die grootboekrekening, van het gekozen boekjaar getoond. Hier worden het laatst afgesloten boekjaar en de 2 daaropvolgende boekjaren getoond. Dus komt een nieuw boekjaar niet in beeld, dan moet eerst een oud boekjaar afgesloten worden. Zie: 5.3.10 - Einde jaar


Overige rapportages over de balans en de verlies en winstrekening worden gevonden via het menupad: boekhouding >> rapportages.

Tip: Als in bovenstaand overzicht nog oude jaren worden getoond, dan zijn de boekjaren niet afgesloten. Via het menupad:  Boekhouding > instellingen > boekperioden (onder de kop boekhouding) kunnen de boekperiode afgesloten worden. Zie: 5.3.10 - Einde jaar

 

Ref: 250 / 2020-08-10

4.10.4 - Debiteuren

Via het menupad: boekhouding  > debiteuren kan een overzicht opgeroepen worden van de openstaande debiteuren.

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

Er zijn hier twee opties.

  1. Via de knop debiteuren zoeken kan een debiteur via de lijst met relaties gezocht worden.
  2. Door het klikken op een regel wordt het debiteurenscherm van de relatie getoond.

Op dit scherm kan snel gezien worden of er onderhoud nodig is aan het debiteurenoverzicht.
Als hier negatieve bedragen op staan, dan moet er waarschijnlijk nog iets met de debiteur gebeuren.

 

Een ander overzicht van de debiteuren wordt gevonden via het menupad: boekhouding >> rapportages. Selecteer de debiteurenlijst Zie: 4.10.13 - Rapportages (Boekhouding).

Ook kan een overzicht van de debiteuren opgevraagd worden dat aansluit bij het einde van het boekjaar Zie: 4.10.13 - Rapportages (Boekhouding)

Tips hoe het debiteurenbeheer het beste kan worden opgepakt staan hier. Zie: 4.10.4 - Debiteuren

 

Ref: 264 / 2020-08-10

Debiteurenbeheer

Het debiteurenbeheer bestaat uit de volgende elementen:

  1. Het maken van correcties op uitgaande facturen
  2. Handmatige facturen
  3. Het vereffenen van posten Zie: 4.10.4 - Debiteuren
  4. Het verwerken van een teruggetrokken incasso
  5. Verwerken van aanmaanboetes
  6. Factuurblokkade
  7. Een factuur opsplitsen in meerdere documenten (betalingsafspraak)
  8. Een factuur en betaling of een creditnota samenvoegen via de knop splitsen (zodat verschil kan worden geïncasseerd)
  9. Een post die nog niet is vervallen, toch meenemen bij een incasso.

 

1. Het maken van correcties op uitgaande facturen

Via de lijst niet geboekte facturen

Zolang de facturen nog niet zijn geboekt kunnen correcties aangebracht worden in de lijst niet geboekte facturen. Bijvoorbeeld  bij leden die langdurig ziek zijn geweest of als er speciale afspraken zijn gemaakt.Maak hiervoor ook gebruik van het veld facturatieinstructies. Zie hiervoor de handleiding Facturatie en incasso.

Via het storneren van een factuur

Als een factuur eenmaal is geboekt dan kunnen er geen wijzigingen meer aangebracht worden. Een factuur dient dan gestorneerd (creditnota) te worden en er dient een nieuwe factuur aangemaakt te worden met het juiste bedrag. Als er een foutieve activiteit is aangemaakt, dan kan deze gewijzigd worden zodra de factuur is gestorneerd. Op basis van deze nieuwe activiteit kan dan een nieuwe factuur aangemaakt worden via massa factureren stap 1.

Op elk scherm waar het factuurnummer staat, dus bij de relaties op het debiteurenscherm of op het activiteitenscherm kan het factuurnummer worden geopend, door op het factuurnummer te klikken of op het icoontje achter het factuurnummer.

Via het debiteurenscherm van de relaties

Via het activiteitenscherm van de relatie

Onderstaand scherm wordt dan getoond. Via de knop storneren kan de factuur gecrediteerd worden. (Zorg wel dat wijzigen aan staat en niet weergeven. Bij weergeven wordt de knop niet getoond)

Indien er al een betaling heeft plaatsgevonden op de factuur, dan moet deze betaling met de nieuwe factuur verrekend worden. Zie: 4.10.4 - Debiteuren


2. Handmatige facturen.

Het aanmaken van handmatige facturen is alleen nodig indien hiervoor geen activiteiten, lessen of contracten aanwezig zijn. Bijvoorbeeld het incidenteel verhuren van een baan.

Zie hiervoor de handleiding Facturatie en incasso

 

3. Het vereffenen van posten

Openstaande facturen verdwijnen normaal gesproken uit de openstaande postenlijst als een betaling via het bankafschrift op de factuur wordt geboekt. Maar er zijn altijd uitzonderingen. Deze worden hier besproken Zie: 4.10.4 - Debiteuren

 

4. Het verwerken van een teruggetrokken incasso.

Bij het verwerken van een teruggetrokken incasso komt de factuur weer open te staan. Er zijn nu twee opties om hiermee om te gaan:

  1. De openstaande factuur gaat mee bij de aanmaningen. Dit wordt het meest toegepast. De verantwoordelijkheid ligt dan weer bij de relatie om het bedrag zelf over te maken.
  2. De factuur wordt opnieuw ter incasso aangeboden. In dat geval moet het veld verwerkingsdatum zoals hieronder aangegeven leeggemaakt worden. De factuur gaat dan weer mee in de incasso.

 

5. Verwerken van aanmaanboetes

Bij het aanmaanproces kan ingesteld worden dat bij een bepaald aanmaanniveau een boete wegens te late betaling wordt ingesteld. Het kan dan voorkomen dat deze boete niet wordt betaald. Er zijn nu twee opties om hiermee om te gaan:

  1. De openstaande boete gaat mee bij de aanmaningen. Dit wordt het meest toegepast. De verantwoordelijkheid ligt dan bij de relatie om de boete alsnog over te maken.
  2. De boete hoeft niet meer betaald te worden. In dat geval moet het document van de boete verwijderd of vereffend worden. 

In het debiteurenoverzicht staat dan alleen de boete nog open. Door op de regel te klikken wordt het debiteurenscherm geopend. Hier kan het document aangeklikt worden en kan dit document verwijderd of vereffend worden. 

  • De post kan aangevinkt worden bij kies en daarna kan op vereffenen worden gedrukt. De post verdwijnt dan naar de vereffende posten en het bedrag wordt afgeboekt.
  • Door op het documentnummer door te klikken kan het documentnummer geopend worden. Daarna kan op de knop verwijderen gedrukt worden. Het document wordt dan volledig verwijderd. Het is dan ook niet meer zichtbaar dat er een boete is geweest.

 

 

6. Factuurblokkade

Indien een factuur (nog) niet gefactureerd moet worden bijvoorbeeld omdat het lid geblesseerd is en nog niet duidelijk is, wanneer het lid weer gaat sporten, dan kan de facturatie uitgesteld worden. Dit gaat door het vinkje F.B. aan te zetten bij de activiteit. Als duidelijk is wat er gefactureerd moet worden, wordt het vinkje verwijderd en gaat de factuur weer mee in de massafacturatie. Geadviseerd wordt om daarnaast gebruik te maken van het veld facturatie instructies, omdat het hier vaak om afwijkende factuurbedragen gaat. Hier kan dan aangegeven worden wat er met de factuur moet gebeuren en welk bedrag gefactureerd moet worden. Deze opmerking wordt zichtbaar in de lijst niet geboekte facturen.

 

 

7. Een factuur opsplitsen in meerdere documenten

Het opsplitsen van een factuur wordt in twee situaties gebruikt:

  1. Er is een betalingsafspraak met de relatie gemaakt, die afwijkt van de oorspronkelijke betalingstermijnen.
  2. De factuur gaat boven de limiet uit die is vastgesteld voor de incasso.

Het is mogelijk een betalingsafspraak te maken met een relatie. De factuur kan daarvoor in meerdere posten worden gesplitst elk met een eigen vervaldatum. Op die manier gaat zo'n afspraak ook op de juiste wijze mee in het aanmaanproces. Op het tabblad debiteuren kan een document worden gesplitst.

In onderstaand voorbeeld wordt de factuur gesplitst in 4 termijnen. Vink de factuur aan onder kies en zet voor de knop splitsen het getal op 4 en druk op splitsen.

De factuur is nu gesplitst in 4 delen. Bij elk onderdeel kan nu de vervaldatum afzonderlijk worden ingevuld en bewaard. Wordt zo'n factuurdeel niet op tijd betaald, dan zal deze weer meegeaan in het aanmaanproces.

Indien een factuur wordt opgesplitst in verband met de limiet voor de incasso, dan blijven de vervaldata staan.

 

8. Een factuur en een betaling of een creditnota samenvoegen zodat verschil kan worden geïncasseerd

In dit voorbeeld is een factuur geïncasseerd, maar achteraf bleek het foute bedrag gefactureerd te zijn en is de factuur gestorneerd en is er een nieuwe factuur voor een hoger bedrag aangemaakt. Om te voorkomen dat dit nieuwe bedrag wordt geïncasseerd en er geen rekening wordt gehouden met de eerste incasso, moeten deze twee documenten worden samengevoegd.

In het debiteuren overzicht kan dat er als volgt uit zien. De eerste incasso van 55 euro negatief en de nieuwe factuur van 80 euro bij relatie Logtenberg.

In onderstaand voorbeeld worden de factuur en de eerste incasso samengevoegd. Dit gaat met de knop splitsen. Voor de knop splitsen wordt een 1 ingevoerd van 1 document.

 

Nadat de factuur en de betaling zijn samengevoegd ziet het er als volgt uit. Dit bedrag van 25 euro kan dan weer mee in de incasso.

 

 

9. Een nog niet vervallen post toch meenemen bij de incasso

Het gebeurt regelmatig dat een factuur wordt uitgestuurd voor een lid, dat nog geen automatische incasso had. Veel verenigingen sturen bij de factuur een machtiging mee voor automatische incasso en een lid besluit op basis daarvan alsnog over te gaan op automatische incasso.

Als de incasso dan niet mee gaat bij het aanmaken van het incassobestand, dan moet eerst op de relatiekaart van het lid gekeken worden of alle relevante velden daar wel gevuld zijn. Dit zijn de velden:

  1. Betaalwijze moet op automatische incasso staan
  2. IBAN en BIC moeten gevuld zijn
  3. Machtigingsdatum moet zijn ingevuld.

Als dit allemaal goed staat ingesteld, dan ligt de vervaldatum in de toekomst. Bij facturen die meegaan met de automatische incasso is de vervaldatum vaak gelijk aan de factuurdatum, zodat de factuur direct kan worden geïncasseerd. Bij facturen zonder automatische incasso ligt de vervaldatum vaak 30 dagen na de factuurdatum. Dat is de reden dat de factuur niet meegaat bij de incasso. Bij de relatie kan dan op het debiteurentabblad de vervaldatum aangepast worden, zodat deze wel meegaat bij de incasso. Zie geel gemarkeerd veld hieronder.

 

 

 

Ref: 321 / 2020-08-10

Vereffenen van posten

Openstaande facturen verdwijnen normaal gesproken uit de openstaande postenlijst als een betaling via het bankafschrift op de factuur wordt geboekt. Maar er zijn altijd uitzonderingen. Hieronder worden een aantal uitzonderingen besproken. De meeste voorbeelden zijn ook van toepassing op crediteuren.

In de debiteurenlijst menupad: boekhouding > debiteuren dienen altijd de negatieve bedragen en debiteuren met het saldo 0 beoordeeld te worden:

  • Is dit een dubbele betaling 
  • Is dit een betaling voor twee of meer relaties
  • Is dit een betaling met een afwijkend bedrag
  • Is het een betaling die op de verkeerde relatie is geboekt
  • Is het saldo bij de debiteur 0.
  • Vereffening van crediteuren waarbij het saldo niet 0 is.

Hierop dient altijd actie te worden ondernomen, omdat anders de relaties fout worden aangemaand.

Een dubbele betaling

Als iemand een factuur dubbel heeft betaald, dan blijft er een betaling op de relatie staan. In onderstaand voorbeeld is te zien dat de relatie een negatief bedrag heeft.

In dat geval moet de dubbele betaling handmatig terugbetaald worden via de bank.  Bij het verwerken van het bankafschrift moet de terugbetaling ook op de debiteur worden geboekt.
Het debiteurenoverzicht geeft dan een nul saldo aan. Zie saldo bij de debiteur is 0.

 

Eén betaling voor meerdere relaties

Als op het debiteuren overzicht een min en een plus bedrag voorkomen, dan kan het zijn dat iemand een betaling heeft gedaan voor meerdere facturen.  Zie voorbeeld hieronder.
Hier heeft Elsje van Leeuwen ook de factuur voor Antoine betaald.