Complete Handleiding
Afdrukdatum: 10-08-2020

Inhoud

1 - Algemeen

1.1 - Aan de slag

1.1.1 - Introductie

Belangrijke mededeling: Per augustus 2017 zijn we de handleiding aan het herindelen en completeren.

Beste AllUnited gebruiker.

Welkom bij de Complete AllUnited handleiding. In dit document worden alle acties, processen en inrichtingsmogelijkheden omschreven.

Soms voorzien van voorbeelden, voorbeeldfilmpjes of links naar andere handleidingen die gericht zijn op een beperkt deel van AllUnited of alleen gelden voor bepaalde sportclubs.  

[Dit geldt voor de nieuwe handleiding: De handleiding is ingedeeld zoals de menu volgorde in je AllUnited systeem. Onder elk hoofdstuk nemen we "veelgestelde vragen" op de zogenaamde FAQ.]

Deze overige handleiding staan in de inhoudsopgave bij overige handleidingen of kun je in je AllUnited dashboard vinden onder Hulp & Service -> Handleidingen

Admin & Manager modules & autorisaties. 

[Dit geldt voor de nieuwe handleiding: Het AllUnited systeem bestaat uit diverse pakketten waardoor bepaalde onderdelen wel of niet zichtbaar zijn. De manager modules worden voorzien van een [MANAGER] tekst. Wanneer er onderdelen in het menu missen, die wel onder jullie pakket vallen, dan kunnen deze of (1) niet geactiveerd zijn of (2) niet onder je autorisatie kunnen vallen. Neem dan even contact op via een helpdeskticket. 

Mis je onderdelen in de handleiding?

Stuur dan een ticket in en breng ons op de hoogte zodat we dit kunnen toevoegen of de indeling kunnen veranderen. 

Ref: 6 / 2020-08-10

1.1.2 - Inloggen voor gebruikers

Hoe kun je inloggen in de ledenmodule?

Is je e-mailadres nog niet bekend? Stuur deze dan eerst naar de ledenadministratie van je vereniging, zodat deze verwerkt kan worden in de administratie. Zodra dit gebeurd is, zal je hier bericht van krijgen en kan je verder met het hieronder beschreven proces.

De te gebruiken link voor de ledenmodule is https://pr01.allunited.nl/index.php?section=Clubnaam



Eerste keer inloggen of ben je je wachtwoord vergeten?
1. Vul bij gebruikersnaam je e-mailadres in (meestal kun je ook het AllUnited relatienummer of je bondsnummer gebruiken)
2. Laat wachtwoord leeg
3. Klik op de onderstreepte regel 'nieuw wachtwoord aanvragen' of op 'request new password'' 

4. Op het betreffende e-mailadres ontvang je vervolgens een mail met hierin een tijdelijk wachtwoord.
5. Vul dit toegestuurde tijdelijke wachtwoord in (dit gaat het snelst via kopiëren & plakken uit je mailprogramma).
6. Let op dat je gebruikersnaam ook is ingevuld
7. Klik vervolgens op de button 'Inloggen'.

8a. Daaropvolgend kom je in een nieuw scherm waarin je het ge-emailde tijdelijke wachtwoord moet invoeren.
8b. Als je dit gedaan hebt, kun je een zelf bedacht wachtwoord ingeven. Dit wachtwoord moet bestaan uit 6 tekens, waarvan minimaal 2 cijfers.
9. Klik hierna op de button 'Bewaren'. 
10. Je kunt nu inloggen.

Hoe in te loggen als gebruiker

Een vereniging krijgt van AllUnited de volgende gegevens om in te kunnen loggen: Clubnaam - Gebruikersnaam - Initieel wachtwoord
Met deze gegevens kan de gebruiker inloggen.

Waar kan ik inloggen als gebruiker?
Via onderstaande link komt men in het inlogscherm

www.allunited.nl/beheer

Onderstaand scherm wordt dan getoond:

screen_shot_2017_08_18_at_15.49.50_1.png
In dit scherm worden de Clubnaam, Gebruikersnaam en het (initiële) Wachtwoord ingevuld.
Het AllUnited-pakket is te benaderen via alle browsertypen. Toch adviseren wij voor de meest optimale ervaring in dit pakket te werken met Google Chrome of Firefox browsers.
Gebruik bij het navigeren binnen AllUnited nooit de ‘Terug-knop’ van de browser. Dit zorgt ervoor dat u uit het programma verwijderd wordt. Gebruik hiervoor de 'Terug-knop' in het systeem.

Logt u voor het eerst in?
Dan dient u uw wachtwoord zelf te veranderen. Als er sprake is van een initieel wachtwoord of indien de gebruiker het wachtwoord moet veranderen, wordt onderstaand scherm getoond.

De volgende velden worden hier ingevuld:

Veldnaam Omschrijving
Huidige wachtwoord Hier wordt het initiële of het huidige wachtwoord ingevuld. Er zijn 3 mogelijkheden waarom dit scherm wordt getoond:
  • AllUnited heeft een nieuw wachtwoord aangemaakt en hiermee wordt ingelogd
  • De maximale tijd waarin een wachtwoord gebruikt mag worden is verstreken
  • De knop "Nieuw wachtwoord aanvragen" is gebruikt en er wordt ingelogd met het wachtwoord dat via de mail is ontvangen
Nieuw eigen wachtwoord Hier wordt een nieuw wachtwoord ingevuld. Een wachtwoord moet bestaan uit minimaal 6 karakters waarvan minimaal 2 cijfers.
Herhaal eigen wachtwoord Hier wordt het wachtwoord wat bij Nieuw eigen wachtwoord is ingevuld, herhaald.

Als het inloggen is gelukt, komt u in het AllUnited Dashboard. Vanuit het menu links kan dan verder worden gewerkt in AllUnited.

Ref: 199 / 2020-08-10

1.1.3 - Nieuw gebruikers wachtwoord aanvragen

Als je nog geen wachtwoord hebt, deze bent vergeten of als je gebruikersaccount is geblokkeerd, kunt je zelf een nieuw wachtwoord aanvragen. Bij het inlogscherm vult je hiervoor de club en gebruiker in en klikt je vervolgens op de link "Nieuw wachtwoord aanvragen". Als de club en gebruiker correct zijn ingevuld ontvang je een e-mail met daarin een nieuw initieel wachtwoord. Met dit initiële wachtwoord kun je vervolgens inloggen waarna je dit wachtwoord direct dient aan te passen naar een veilig wachtwoord.

N.B. Hebben jullie ook een website en log je daarin als lid en staat bij jou in je gebruikerskaart hetzelfde e-mailadres als in je relatiekaart? Dan zal het nieuwe wachtwoord ook gelden voor je inlog bij de website als lid. Zijn de e-mailadressen verschillend, dan zullen de wachtwoorden gescheiden blijven.

Nieuw wachtwoord aanvragen

Ref: 262 / 2020-08-10

1.2 - Het Dashboard

1.2.1 - Dashboard knoppen en uitleg help functie

au_acedemy_screeny_1.png

In bovenstaande instructiefilm laten we de werking van de backoffice zien. Onderstaand wordt alles ook beschreven.

Hulp en informatieknoppen

200_icoontjes_2_1.jpg

Op elk scherm in AllUnited staat in de rechterbovenhoek een aantal icoontjes.
Het kan misschien nodig zijn om naar rechts te scrollen om de icoontjes zichtbaar te maken.

 

ref.200.1_1.png De wereldbol wordt alléén getoond als ook de website van AllUnited wordt gebruikt. Met deze knop opent de website direct in een nieuw tabblad/venster.
           Let op: Wordt deze knop gebruikt dan wordt de website volledig opnieuw opgehaald.

ref.200.2_1.pngDe knop met het hoofdje toont de informatie van de ingelogde gebruiker.

ref.200.3_1.pngDe knop met het bladzijde geeft de laatste downloads.
 Mocht een download dus niet terug te vinden zijn, dan worden hier de laatste vijf downloads getoond. Door op de download te klikken kan deze nog een keer gedownload worden. Bijvoorbeeld het laatste incassobestand. Als de gebruiker uitlogt wordt dit geleegd.

ref.200.4_1.pngDe knop met de i  geeft de informatie over het systeem.
Onderstaand scherm wordt dan getoond. De volgende informatie wordt gegeven.

  1. Informatie: Hier kan men zien met welke browser is ingelogd en welke versie van de browser. Dit is belangrijke informatie als iets niet goed werkt bij een gebruiker en bij een andere gebruiker wel. Er kan dan op basis van dit scherm aangegeven worden met welke browser men in ingelogd. Ook wordt het IP adres getoond.
  2. Wijzigingen: geeft de wijzigingen die in die transactie zijn doorgevoerd. Op die manier is te zien welke mutaties bijvoorbeeld bij een relatie hebben plaatsgevonden.
  3. Transacties: geeft aan in welke transactie men zich bevindt. Dit kan handig zijn om goede autorisaties te bepalen voor gebruikers.

ref.200_1.pngDe knop met de is de knop om een "Nieuw venster/tabblad" te openen.

Met deze kan een extra tabblad geopend worden, zodat het mogelijk is om op twee tabbladen in de browser tegelijk te werken.

Dit kan handig zijn als bijvoorbeeld het bankafschrift is ingelezen. Dit scherm kan dan niet verlaten worden, zolang het bankafschrift niet is opgeslagen, terwijl het wel vaak nodig is om iets op te zoeken. Dan kan dus een extra tabblad geopend worden.

De handleiding kan worden geopend d.m.v. de oranje knop met daarop 'Klik voor hulp' aan de rechterzijde van het scherm. Er schuift dan een venster open met dat deel van de handleiding over het scherm wat momenteel geopend is. Met de zoekfunctie, index of overzicht kan naar andere artikelen worden gezocht/gebladerd.

Blijven er toch nog vragen over die via de online help functie niet beantwoord kunnen worden, dan kan een helpdeskticket aangemaakt worden. Zie: 1.2.3 - Helpdesk tickets

Ref: 200 / 2020-08-10

1.2.2 - Inleiding ledenadministratie

Zoek je relaties. Hieronder vind je een filmpje die de basis uitlegt. Nieuw zijn de knoppen 'Selectie' en 'Grid'. Meer uitleg: [manual 838]

 schermafbeelding_2018_09_26_om_13.49.47_1.png

 au_acedemy_screeny_1.png

Inhoud instructiefilm ledenadministratie:

  • Relaties / leden beheren en zoeken
  • Nieuwe leden aanmaken
  • Toekomstige leden
  • Afgemelde relaties
  • Relatiekaart
  • Relatietypes
  • Opzegreden
  • Meerlingen
  • Overleden leden / relaties
  • Geheimhouding / geheimtypes [openbaar / ingelogde bezoeker / ingelogde groepsleden]
  • Meerdere e-mal adressen
  • Looproute
  • Gebruikersnaam koppelen aan relatie
  • Initieel wachtwoord voor inlog op website
  • Familie koppelen / families
  • Betaalwijze / betalingstermijnen 
  • Factuurontvangers zoals jeugdsportfonds
  • Iban uitbetalingen
  • Functies toewijzen / functies aanmaken
  • Oud leden / onderbroken lidmaatschap. 
  • Eventuele bondsnummers 
  • Activiteiten wijzigen met verrekenfactuur
  • Facturen blokkeren op lidniveau
  • Losse activiteiten
  • Lessen en events bij leden bekijken
  • Contracten
  • Debiteurenposten van leden en relaties
  • Aanmanen
  • Documenten koppelen aan leden en relaties
  • Relatiemutaties
  • Rapportages via selectiewizard 
  • Tickets en extra handleidingen 
Ref: 484 / 2020-08-10

1.2.3 - Helpdesk tickets

Bij AllUnited werken we voor het beantwoorden van vragen met helpdesk-tickets. Gebruikers maken tickets aan met vragen, zodat wij deze kunnen koppelen aan de juiste AllUnited specialist.

Voordelen van het werken met helpdesktickets:

  • Alle meldingen worden centraal opgeslagen. Ze zijn dus altijd in te zien door zowel de vereniging als door AllUnited, en terug te zoeken. Ook voor andere gebruikers.
  • Via de status van de melding is duidelijk wie actie moet ondernemen.
  • De historie blijft bewaard. Er kan later altijd op een melding terug gezocht worden.
  • Via het aangeven van de prioriteit wordt ook duidelijk welke meldingen de helpdesk als eerste op moet pakken
  • Standaard beschikbaar voor gebruikers met gebruikersprofiel SYSTADM, maar dit recht kan ook toegevoegd worden aan andere gebruikers (bijv. penningmeester en/of de ledenadministrateur). Dan moet aan hun profiel HELPDESK toegevoegd worden. [manual 189]

Uitleg helpdesk functionaliteit

Ga, na inlog, in de linker kolom naar:
1. Hulp & Service
2. Kies Tickets (of Handleidingen als je online hulp wilt ;-)

Vervolgens wordt onderstaand scherm getoond en daar kan een ticket worden opgezocht of aangemaakt.

 Als op weergeven wordt geklikt, worden alle tickets getoond die de status concept t/m gesloten hebben. 

Zoekmogelijkheden:

  • De status kan aangepast worden. Bijvoorbeeld concept t/m verstuurd. Dan worden alleen de openstaande tickets getoond.
  • Oudere tickets krijgen de status gesloten. Dus zal er op gesloten geselecteerd moeten worden.
  • In het veld titel kan ook met *woord* gezocht worden. Voor "woord" wordt dan het woord ingevuld waarop gezocht moet worden.

Via de knop +Helpdeskticket boven in het scherm kan een nieuw helpdeskticket aangemaakt worden. Onderstaand scherm wordt dan getoond. De rode velden zijn verplicht.

Belangrijke velden zijn:

Veld Omschrijving
TicketID Het unieke nummer van het helpdeskticket. Deze wordt automatisch toegekend.
Datum Datum dat het ticket voor het eerste is ingediend.
Prioriteit Een melding krijgt in eerste instantie standaard de prioriteit “Normaal”. De prioriteit “Hoog” kan aangeven worden, als bijvoorbeeld een belangrijk proces zoals de facturatie problemen geeft.

Graag voorzichtig bij “Storing”. Dit is de hoogste prioriteit en mag alleen gekozen worden als een complete applicatie niet beschikbaar is. Bijvoorbeeld de website is niet beschikbaar. Wij dringen er op aan om de status Hoog en Storing zorgvuldig te gebruiken. Er wordt een email en SMS verstuurd naar de helpdeskmedewerkers. Wij vragen deze statussen niet te misbruiken omdat een “Normaal” probleem door “Hoog” of “Storing” te geven niet sneller wordt opgelost.
Verder kan ook de prioriteit “Wens” ingegeven worden als er bepaalde wensen voor nieuwe functionaliteiten zijn. AllUnited heeft het recht om de prioriteit aan te passen indien deze niet overeenkomt met de zwaarte van het probleem.
Status

Een nieuwe melding staat altijd eerst in de status “concept”. Als de melding compleet is, kun je onderin op versturen klikken. Dan pas komt de melding op de servicedesk bij AllUnited binnen.

Verder zijn er de volgende statussen:

Concept Initiële status, of als de ticket van extra informatie moet worden voorzien
Extra info Indien de servicedesk extra informatie van de indiener vraagt
Verstuurd Ticket is ingediend bij de service desk
In behandeling Service desk heeft het ticket gelezen en zal deze oppakken
Gereed De service desk heeft het ticket opgelost
Gesloten De gebruiker heeft de oplossing akkoord bevonden of het betreft oude tickets.
Statusdatum Datum van de laatste status wijziging
Behandelaar Persoon binnen AllUnited die het ticket behandeld
Club Club die het ticket indient.
Gebruiker Gebruiker die het ticket indient en aan wie het antwoord moet worden verstuurd
Telefoon

Verplicht veld, zodat de servicedesk de indiener kan bereiken.

TIP: Door het ingeven van het telefoonnummer bij het gebruikersaccount wordt het telefoonnummer automatisch meegenomen bij het aanmaken van een nieuw ticket.

Titel Geef in de titel een herkenbare korte beschrijving van het probleem, hiermee is het ticket later ook goed terug te vinden.
Module Selecteer de relevante module.
Nieuwe Omschrijving Geef in het veld omschrijving een uitgebreide omschrijving van het probleem. Dit voorkomt dat de helpdesk om extra informatie moet vragen.
Bijlage Er kunnen maximaal 3 bijlagen bijgestuurd worden met de helpdeskticket. Dit kunnen bijvoorbeeld schermprints zijn of andere documenten om de ticket duidelijker te maken of extra gegevens mee te sturen.
Omschrijving Vraag en antwoorden die reeds verstuurd zijn op deze ticket.

Als de melding nog niet compleet is, dan kan het ticket als concept bewaard worden. Is de melding compleet, dan wordt op versturen geklikt. De melding komt dan bij de helpdesk van AllUnited binnen.

De helpdesk neemt daarna de melding in behandeling.

  • De melding is duidelijk en we kunnen het probleem oplossen of we kunnen via het ticket aangeven hoe het probleem opgelost kan worden. We sturen het ticket dan terug met de status gereed. De inzender krijgt een mail dat het helpdeskticket is opgelost.



  • Er is aanvullende informatie nodig en het ticket wordt teruggestuurd met de vraag om aanvullende informatie. De inzender krijgt een mail dat aanvullende informatie gewenst is. Het ticket kan dan aangevuld worden met de aanvullende informatie.
  • Is het probleem niet opgelost, dan kan het ticket altijd heropend worden. De knop heropenen verschijnt alleen als men op wijzigen staat.
Ref: 2 / 2020-08-10

1.2.4 - Handleidingen

Overige handleiding staan in de inhoudsopgave bij overige handleidingen of kun je in je AllUnited dashboard vinden onder Hulp & Service -> Handleidingen. 

Daarnaast worden soms voor nieuwe/vernieuwde applicaties aparte handleidingen gemaakt.

Of voor bepaalde functies, zoals de boekhouding.

De instructie voor het gebruik staat in Zie: 1.2.1 - Dashboard knoppen en uitleg help functie

 

Ref: 195 / 2020-08-10

1.3 - Beheer, inrichting en instellingen

1.3.1 - Gebruikergegevens

Klik op je account-icoontjes rechts bovenin schermafbeelding_2017_08_15_om_10.19.53.png(klik vervolgens op je gebruikersnaam) 

Daarna wordt onderstaand scherm getoond met de gegevens van de ingelogde gebruiker. Klik links bovenin op Wijzigen om de instellingen aan te passen. 

 

 

Menu opengeklapt laten

Onderin het blok Gebruikersinformatie staat de optie Open actief menu. Door dit aan te vinken blijft het actieve menu-onderdeel (daar waar je aan het werk bent) opengeklapt staan. Het klapt weer in als je een andere module aanklikt. Dit is per gebruiker instelbaar en zorgt ervoor dat je hoofdmenu opengeklapt blijft. 

De gebruiker kan hier in het blok Wachtwoord ook zijn/haar eigen wachtwoord wijzigen.

Ref: 201 / 2020-08-10

1.3.2 - Gebruikersprofielen

Via de gebruikersprofielen in AllUnited worden de autorisaties aan de gebruikers toegekend.

Menupad: Systeem beheer > Alle Instellingen > Gebruikersprofielen (onder de kop algemeen)

Onderstaand scherm wordt dan getoond:

Er zijn hier 3 opties:

  1. Klik op nieuw in de menubalk bovenin om een nieuw profiel aan te maken.
  2. Klik op weergeven of wijzigen om alle profielen te tonen
  3. Selecteer direct het gewenste gebruikersprofiel


1.  Zie de uitleg bij gebruikersprofiel aanmaken. Zie: 1.3.2 - Gebruikersprofielen

2.  Onderstaan scherm wordt getoond.

Door te klikken op één van de regels wordt het betreffende gebruikersprofiel getoond. Ook via optie 3 komt men in onderstaand scherm.

Ref: 186 / 2020-08-10

Gebruikersprofielen

Met gebruikersprofielen worden de rechten van de gebruikers geregeld. Een gebruiker kan 1 of meerdere profielen krijgen en op die manier kunnen de toegangsrechten tot AllUnited ingesteld worden. AllUnited heeft standaard al een aantal gebruikersprofielen gedefinieerd, waarmee de verenigingen goed de gebruikers kunnen aanmaken. Het zal meestal niet nodig zijn om gebruikersprofielen aan te passen.

Menupad: Systeem beheer > Instellingen > gebruikersprofielen (onder de kop algemeen)

Druk op selecteren.

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

Hier zijn twee opties.

  1. Met de knop nieuw in de menubalk kan een nieuw profiel aangemaakt worden
  2. Met de knop wijzigen of weergeven kan een selectie gemaakt worden uit de bestaand profielen. 

Door op de knop wijzigen te drukken wordt de lijst met profielen getoond.

Door dubbel te klikken op een profiel kan deze worden aangepast. Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

Veld

Omschrijving

Transactiegroep

Als alleen de transactiegroep wordt geselecteerd en de velden  transactie en task blijven leeg, dan heeft iemand toegang tot de gehele transactie.

Transactie

Met de transactie kan aangegeven worden welke opties binnen de transactie gebruikt mogen worden. Bijvoorbeeld bij het inschrijfformulier voor nieuwe leden heb je een aantal knoppen. Je kunt een inschrijfformuier verwijderen, aannemen, wijzigen etc. Met de transactie worden deze knoppen geregeld.

Task

Hiermee wordt geregeld of iemand een transactie alleen mag inzien, mag wijzigen of nieuwe mag toevoegen. Om bij het voorbeeld van het inschrijfformulier te bllijven. Mag iemand het formulier alleen bekijken of ook wijzigen en mag iemand nieuwe inschrijfformulieren aanmaken. Als dit veld leeg is, dan mag iemand alles, dus kijken, wijzigen en ook nieuwe aanmaken.

 

AllUnited stelt een aantal standaard gebruikersprofielen beschikbaar waar de meeste verenigingen wel mee uit de voeten kunnen.

Profielcode  Gebruikerprofiel Omschrijving
AGENDA  Agenda Wordt gebruikt om de agenda in AllUnited vast te leggen, om zo de agenda op de website gevuld te krijgen. 
ALGEMEEN  Algemeen Dit profiel moet toegevoegd worden als een gebruik de relaties mag zien, maar niet mag wijzigen.
BAR  Bardienst Dit is het profiel dat de gebruiker moet hebben die de barroosters aanmaakt en onderhoudt. 
CMS  CMS Dit is het profiel dat nodig is nieuwe pagina's en artikelen aan te maken voor de website.  
COM  Communcatie Dit is het profiel om downloads te maken van rapportages, brieven te kunnen maken, en email. Op basis van relaties. 
EMAIL  email Dit profiel is nodig om emails te kunnen versturen 
EXTFACT  Extra facturen Profiel om bij de inrichting van de facturatie te kunnen. 
FACTFORM  Factuur layouts Profiel om de layout van de facturen aan te kunnen passen.
FINADM  Financiele Administratie Profiel voor de financiële administratie
FINKIJK  Financieel kijkfunctie Profiel voor de kijkfunctie  van de financiële administratie
HELPDESK  Helpdesk Profiel om helpdeskticket aan te maken
KIJKEN  alleen kijken leden Profiel om leden te kunnen bekijken maar niet muteren.
LEDENADM  Ledenadministratie Profiel voor de ledenadministratie. Vaak is aanvullend. REPORTS, COM en EMAIL nodig
MEMONLY  Alleen leden Dit profiel is nodig voor leden om in te kunnen loggen op de website. Svp niet verwijderen. 
REDACTIE  Redactie Dit profiel is bedoeld voor degene die de nieuwsbrief aanmaakt. 
REPORTS  Reportages Hiermee kunnen de rapportages opgevraagd worden. 
SMS  sms Profiel om sms'jes te kunnen versturen (moet afgesproken zijn 11 eurocent per SMS)
SYSTADM  System Administrator Profiel voor de systemadministrator (deze heeft alle rechten)
TECHCOM  Technische commissie Profiel om nieuwe leden in de juiste teams te plaatsen
WEBMAST  Webmaster Profiel voor het onderhoud van de website. Dit profiel heeft ook toegang tot de instellingen.
WEDCIE  Wedstrijdcommissie Profiel voor de wedstrijdcommissie

Via het menupad: Systeem Beheer > Gebruikers  kan een lijst opgevraagd worden welke menuitems in welk profiel zijn ondergebracht.

Het maken van meer gebruikersprofielen maakt geen onderdeel uit van het onderhoudscontract met AllUnited. AllUnited zorgt ervoor dat de standaard profielen goed onderhouden worden. Het toevoegen van extra profielen is een verantwoordelijkheid van de vereniging. Natuurlijk kan AllUnited hier tegen betaling wel ondersteuning bij verlenen.

Het is wel mogelijk om zelf een gebruikersprofiel te maken. Zie: 1.3.2 - Gebruikersprofielen

Ref: 187 / 2020-08-10

Zelf profielen aanmaken

AllUnited wordt uitgeleverd met een aantal standaard profielen die voor de meeste verenigingen voldoende zullen zijn. Wil een vereniging toch andere profielen, dan kunnen zelf profielen aangepast worden of nieuwe profielen gemaakt worden.  Dat kan met onderstaande instructie.

Via het menupad: Systeem beheer > instellingen > gebruikersprofielen (onder de kop algemeen), kunnen zelf profielen aangemaakt worden.

Open een bestaand profiel om deze aan te passen en onderstaand scherm wordt getoond.

 

Via "Klik voor keuze" of via de knop Voeg toe kan een nieuwe transactiegroep toegevoegd worden aan een bestaand profiel of aan een nieuw profiel.

Tip: Beter is het misschien om de gegevens van dit profiel over te nemen naar een nieuw testprofiel en daar de aanpassingen te doen. Dan kan men altijd terug naar het oorspronkelijke profiel.

Via het menupad: Systeem beheer > instellingen > gebruikersprofielen (onder de kop algemeen) kan een nieuw profiel aangemaakt worden via de knop nieuw in de menubalk bovenin.

Daar kunnen dan de juiste transactiegroepen gekozen worden.

Veldnaam 

Omschrijving

Wordt vertaald naar de transactie

vw Als dit veld wordt aangevinkt en op bewaren wordt gedrukt, dan wordt dat item uit het profiel verwijderd.  
Transactiegroep

Dit is de overkoepelende transactie waarmee gewerkt wordt. Een transactie kan bestaan uit een selectiescherm, waarmee een selectie wordt gemaakt en daarnaast uit de transactie waarmee je een nieuwe inschrijving doet.

Staat er achter de transactiegroep geen Transactie en/of taak, dan heeft een gebruiker met dit profiel toegang tot de volledige transactie. Het verder invullen van de velden Transactie en Task beperkt het profiel. De transactiegroepen kunnen hier geselecteerd worden.

Transaction

Transactie Dit is de onderliggende transactie. Dit beperkt de autorisatie. Iemand heeft dan geen toegang tot de hele transactiegroep, maar tot een beperkt gedeelte daarvan. TMode
Task Dit geeft aan of je mag weergeven, wijzigen of nieuwe inschrijvingen, relaties etc. mag toevoegen.

P-mode 1 = Weergeven
P-mode 2 = Wijzigen
P-mode 3 = Toevoegen/nieuw

 

Bekijken welke transactiegroepen nodig zijn in een profiel.

Open een tweede tabblad, door op de + hieronder te drukken, dan openen we een extra tabblad. We hebben dan twee tabbladen open staan. Een met het profiel en een met de transactie.

 

 

Via het menupad: Relaties > inschrijfformulieren gaan we dan naar de inschrijfformulieren in dit scherm.

Aan de rechterkant in het scherm wordt op het het icoontje i gedrukt. En daarna op de knop transacties. Onderstaand scherm wordt dan getoond.

Dan is te zien in welke transactiegroep (transaction), transactie (TMode) en task (PMode) volgens het profiel we zitten. 

Met deze informatie kunnen we dan het profiel aanpassen.


Hieronder zijn twee schermen te zien. Het selectiescherm van de inschrijfformullieren en het scherm van het inschrijfformulier.

 

 

 

Als je wilt dat iemand wel bij de inschrijfformulieren kan, maar deze alleen moet kunnen weergeven dan kun je het profiel als volgt uitbreiden.
De gebruiker moet het inschrijfformulier kunnen selecteren en daarna kunnen inkijken.


In onderstaand scherm kan met profiel 1 alles van de transactie inschrijfformulieren gedaan worden.

Met profiel 2 kan alleen een inschrijfformulier geselecteerd worden en daarna bekeken.

 

 

Profielen met beperkingen, worden dus direct al een heel stuk complexer. Het is daarom raadzaam om dit alleen toe te passen, indien dit echt nodig is.

Daarnaast worden alle acties van de gebruikers gelogd in het systeem, zodat altijd is na te gaan, wie wat heeft gewijzigd.

Ons advies is daarom om de standaard profielen zoveel mogelijk te gebruiken en alleen een aanpassing te doen als dit echt nodig is.

AllUnited ondersteunt alleen de standaard profielen. De complexiteit van een profiel kan erg groot zijn, zodat het ons veel tijd kan kosten om uit te vinden waarom iets wel of niet werkt.

Dit kunnen we in principe niet ondersteunen vanuit onze standaard ondersteuning. Natuurlijk zullen we altijd proberen om op korte vragen hierover antwoord te geven, maar het kan ook zijn dat we voor de ondersteuning ons standaard tarief in rekening brengen. We zullen dit dan altijd van tevoren melden.

Het aanpassen van de profielen is daarom de verantwoordelijkheid van de vereniging.

Ref: 292 / 2020-08-10

1.3.3 - Gebruikers aanmaken

In Allunited kunnen onbeperkt nieuwe gebruikers worden aangemaakt. Daarbij zijn een aantal zaken belangrijk om in het oog te houden:

  1. Algemene gebruikers zoals ledenadministratie etc. moeten zoveel mogelijk worden vermeden. Dit is ook in het contract met AllUnited afgesproken en ook voor een goed bestuur binnen de vereniging is het belangrijk, wie verantwoordelijk is geweest voor bepaalde mutaties in het systeem. Met een algemene gebruiker, die telkens door andere personen wordt gebruikt is dat niet mogelijk.
  2. Als beheerder kan je via het toevoegen van allerlei gebruikersprofielen, die thematisch gesorteerd zijn, een gebruiker vrij specifiek rechten toekennen die voldoende zijn om zijn/haar functie uit te voeren. Hou hier wel de volgende zaken in het oog. Zie de profielen als puzzelstukjes. Dus wil je dat een gebruiker bijv. bij een van de modules bij de onderliggende selecties kan en daar vanuit ook moet kunnen e-mailen, dan zal je hem/haar zowel de rechten voor de betreffende selectie wizard en e-mail rechten geven. Hetzelfde geldt voor de ledenadministratie. Moet de ledenadministrateur naast NAW-gegevens bijwerken, ook activiteiten en/of lessen/evenementen kunnen toevoegen, dan zal je hem of haar de daarbij behorende rechten moeten geven. Per profiel hebben we nu in de handleiding aangegeven wat iemand hier al of niet mee kan. Een overzicht van de gebruikersprofielen vind je hier.
  3. Zijn de gebruikersrechten alsnog te ruim en moet het nog specifieker, dan heb je nog verschillende extra alternatieven:

    Artikelen beheren op specifieke website pagina's
    Indien de website van AllUnited wordt gebruikt, zorg er dan voor dat het onderhoud van de website zoveel mogelijk via de website zelf gedaan kan worden. Het is mogelijk om leden voor pagina's op de website te autoriseren, zodat de website door veel mensen onderhouden kan worden. Zo kan bijvoorbeeld de barcommissie zijn eigen pagina onderhouden en kan elk team de eigen pagina onderhouden. Hiervoor hoeven dan geen gebruikers in AllUnited aangemaakt te worden, wat het onderhoud gemakkelijker maakt. Zie: 16.2.1.5 - Overzicht Autorisaties van CMS Pagina's

    Gebruiker alleen inzage geven in specifieke grootboekrekeningen
    Indien je wil dat de gebruiker (bijv. evenementencommissie) alleen maar bij bepaalde grootboekrekeningen kan, kan dit door middel van het inrichten van budgetgroepen. Bij het gebruikersprofiel kan je dan aangeven tot welke budgetgroepen hij/zij alleen maar toegang heeft. Zie: 7.4.6 - Budgetgroepen

    Trainers/docenten alleen specifieke taken voor hun groepen/teams laten uitvoeren
    Indien trainers en/of docenten alleen maar inzage mogen hebben in hun trainings/lesgroep en hen moet kunnen e-mailen, beoordelen of presentie moet bijhouden, dan kan dit weer specifiek geregeld worden via de ledenmodule of speciaal daarvoor ingerichte webpagina's.  Dit kan door hen toegang te geven tot een speciale selectie of een daarbij behorende menuknop, waarbij je via de button 'Toegestane groepen' instelt wie deze mag zien.

Menupad: Systeembeheer > gebruikers

Onderstaand scherm wordt dan getoond. In dit voorbeeld is er direct op wijzigen of weergeven gedrukt zodat alle gebruikers worden getoond.

 

 

Er zijn hier 4 opties mogelijk

  1. Via het selectiescherm een gebruiker selecteren en verder bewerken (knop wijzigen) of bekijken (knop weergeven) Zie: 1.3.3 - Gebruikers aanmaken
    1. Een gebruiker selecteren via het selectiescherm.
      Hier kan een gebruiker worden geselecteerd, door achter de gebruikersnaam in het tweede vak te klikken.  Daar kan de gewenste gebruiker geselecteerd worden.
      Daarnaast is het mogelijk om direct de geblokkeerde gebruikers op te vragen. Vink dan het blokje achter geblokkeerd aan. Geblokkeerde gebruikers hebben 5 keer of meer met foutieve gegevens ingelogd en zijn daarom geblokkeerd.
    2. Direct op weergeven of wijzigen drukken om een lijst te krijgen van alle gebruikers.
      Door op de regel van de gewenste gebruiker te klikken wordt deze geopend. Zie: 1.3.3 - Gebruikers aanmaken
  2. Een nieuwe gebruiker aanmaken via de knop nieuw in de menubalk boven de selectie Zie: 1.3.3 - Gebruikers aanmaken
  3. Een overzicht maken van de gebruikers via de knop gebruiker informatie in de menubalk boven de selectie. Zie voor een compleet overzicht: https://dv01.allunited.nl/manual.php?manualcode=Gebruikersrechten
  4. Een overzicht van alle gebruikersprofielen maken via de knop in de menubalk profielenoverzicht op basis van de menustructuur in de menubalk boven de selectie. Dit is echter niet echt overzichtelijk. Daarom is nu een uitgebreid thematisch overzicht toegevoegd van alle beschikbare profielen en wat je hier wel of niet mee kan doen. Veel van deze profielen staan vast en kunnen niet zelf aangepast of verwijderd worden. Een vereniging heeft wel de mogelijkheid eigen profielen te maken Zie: 1.3.2 - Gebruikersprofielen. Maar mocht er een fout in de profielen zitten, geef dit dan per ticket door en dan kan het aangepast worden als dit inderdaad zo is.

Ad 3 gebruiker informatie.

Door op de knop gebruiker informatie te drukken wordt onderstaand overzicht getoond. In dit overzicht staan alle gebruikers met hun profielen.

 

Ad 4 Profielenoverzicht op basis van de menustructuur

Door op de knop "Profielenoverzicht op basis van de menustructuur" te drukken wordt onderstaand overzicht getoond.
Hier staan links de menuopties in AllUnited en bovenaan de profielen. Op basis hiervan is te zien wie in AllUnited voor welke menuopties is geautoriseerd.

 

Ref: 188 / 2020-08-10

Nieuwe gebruikers aanmaken en gebruikers beheren

Menupad: Systeembeheer > gebruikers 

Het aanmaken van een nieuwe gebruiker of het aanpassen van een bestaande gebruiker.

In het selectiescherm is een keuze gemaakt voor het aanmaken van een nieuwe gebruiker of het openen van een bestaande gebruiker. Zie: 1.3.3 - Gebruikers aanmaken

Onderstaand scherm wordt dan getoond.  

  1. Hier kan een nieuwe gebruiker worden aangemaakt. 
  2. Een bestaande gebruiker kan hier worden aangepast, dan zijn de velden reeds gevuld.

De diverse blokken in dit scherm worden hieronder apart besproken.

 

Het blok gebruiker

In dit blok staat de gebruikersnaam. Daarnaast wordt aangegeven of de gebruiker is geblokkeerd en hoeveel foutieve logins er zijn geweest.

Als een gebruiker klaagt niet in te kunnen loggen,  dan is dit belangrijke informatie. Het blok geblokkeerd, staat aangevinkt als een gebruiker 5 foutieve inlogpogingen heeft gedaan. Ook kan de vereniging een gebruiker zelf blokkeren, door hier het vinkje aan te zetten.

Een gebruiker deblokkeren, kan alleen door gebruikers met het profiel "System Adminsitrator" (vaak onder de naam SYSTADM) uitgevoerd worden. De procedure voor deblokkeren is als volgt:

- Deselecteer het vinkje " Geblokkeerd" 

- Ga naar het wachtwoord blok zoals in de afbeelding hieronder is weergegeven. Vul onder Jouw eigen wachtwoord, je wachtwoord in (dus van de systadmin).

Vul onder initieel wachtwoord een tijdelijk wachtwoord in voor de gebruiker. Dit wachtwoord kun je zelf kiezen, meestal wordt er iets makkelijks gekozen als "Welkom". Dit wachtwoord geef je door aan de gebruiker. De gebruiker logt dan opnieuw in met dit wachtwoord en dient direct hierna een eigen wachtwoord aan te maken.

TIP:  Maak altijd gebruikers aan op naam en niet op functie.  In het kader van zorgvuldig bestuur is het nodig te weten wie een bepaalde transactie heeft uitgevoerd. Als de gebruiker PENNINGMEESTER overgaat van de ene naar de andere penningmeester, dan is niet meer te achterhalen wie een bepaalde handeling in AllUnited heeft uitgevoerd.

Alle handelingen worden namelijk gelogd.

Het blok gebruikersinformatie

Veld                           Omschrijving
Naam Dit is de volledige naam van de gebruiker
Afkorting Dit is de afkorting van de gebruiker. Deze afkorting wordt bijvoorbeeld gebruikt als er concept facturen zijn aangemaakt. Deze concept facturen krijgen dan een tijdelijk factuurnummer bestaande uit de afkorting van de gebruiker en de datum waarop de concept factuur is aangemaakt.
Email Het emailadres van de gebruiker. Het is zeer belangrijk dat dit goed is ingevuld. Als een gebruiker zijn wachtwoord kwijt is, kan een nieuw wachtwoord aangevraagd worden. Deze wordt dan naar dit emailadres gestuurd.
Telefoon Hier kan het telefoonnummer ingevuld worden van de gebruiker. Dit telefoonnummer gaat dan ook mee, indien er helpdesktickets worden aangemaakt. Dan hoeft niet in elk helpdeskticket het telefoonnummer apart ingevoerd te worden.
Taal Alleen de taal Dutch wordt nog gebruikt. Is ook de voorstelwaarde.
Slimme dec. punt Indien u veel gebruik maakt van het nummerblok op het toetsenbord dan is het handig om dit veld aan te vinken. De punt wordt dan omgezet in een komma indien nodig.
Blokkeer gebruikers nieuwsbrief Door dit aan te vinken, wordt een gebruiker niet vanuit AllUnited geïnformeerd.
Open actief menu Door dit aan te vinken blijft het actieve menu-onderdeel (daar waar je aan het werk bent) opengeklapt staan. Het klapt weer in als je een andere module aanklikt. 

 

Het blok wachtwoord

 

Veld                           Omschrijving
Jouw eigen wachtwoord

Iemand die is ingelogd als SYSTADM kan gebruikers beheren en nieuwe gebruikers aanmaken.
1. Het wachtwoord resetten van een bestaande gebruiker. 
De gebruikersnaam wordt opgezocht.

  • bij jouw eigen wachtwoord vul je het wachtwoord in, waarmee je als SYSTADM zelf bent ingelogd in AllUnited.
  • bij initieel wachtwoord geef je een tijdelijk wachtwoord in van de gebruiker. Hiermee kan deze gebruiker dan weer inloggen. Daarna kan de gebruiker zijn wachtwoord weer aanpassen. De gebruiker kan ook altijd zelf op wachtwoord vergeten drukken, dan krijgt de gebruiker een nieuw wachtwoord via de mail toegestuurd, dan hoeft er verder in de backoffice niets aangepast te worden.

2. De profielen aanpassen van een gebruiker.
Als een gebruiker alleen wordt aangepast, dan blijft dit veld leeg.
LET OP: Het veld kan automatisch gevuld worden door de instellingen van de eigen browser, dan moet het veld even leeggemaakt worden.

3. Een nieuwe gebruiker aanmaken.

  • Bij jouw eigen wachtwoord vul je het wachtwoord in, waarmee je als SYSTADM zelf bent ingelogd in AllUnited.
  • Bij initieel wachtwoord geef je een tijdelijk wachtwoord in van de gebruiker. Hiermee kan deze gebruiker dan weer inloggen. Daarna kan de gebruiker zijn wachtwoord weer aanpassen. De gebruiker kan ook altijd zelf op wachtwoord vergeten drukken, dan krijgt de gebruiker een nieuw wachtwoord via de mail toegestuurd, dan hoeft er verder in de backoffice niets aangepast te worden.

Initieel wachtwoord Dit is een door SYSTADM zelf gekozen wachtwoord, dat doorgegeven wordt aan de nieuwe gebruiker en waarmee een nieuwe gebruiker de eerste keer inlogt in AllUnited. Of een nieuw tijdelijk wachtwoord als een gebruiker is geblokkeerd.

 

Het blok voorstelwaarden

 Dit blok wordt bijna altijd leeg gelaten.

 

Hierboven een voorbeeld als in het bankboek i.p.v. facturen de voorstelwaarde grootboekrekening moet worden getoond.

 

Het blok gebruikersprofiel

 

Veld                           Omschrijving
vw Als het vinkje in het blok vw (verwijderen) wordt gezet, dan wordt dit profiel verwijderd als op bewaren wordt gedrukt.
Let op: De knop verwijderen verwijdert het gehele profiel.
Profielcode

Hier worden de profielen gekozen die de gebruiker nodig heeft.  Met de knop voeg toe kunnen nieuwe profielen worden toegevoegd.
Voor een overzicht van de te kiezen profielen: Klik hier

Het cijfer voor de knop voeg toe geeft aan hoeveel regels er toegevoegd moeten worden.

 

Het blok budgetgroepen

 

Veld                           Omschrijving
vw Als het vinkje in het blok vw (verwijderen) wordt gezet, dan wordt dit profiel verwijderd als op bewaren wordt gedrukt.
Let op: De knop verwijderen verwijdert het gehele profiel.
Budgetgroep Hiermee kan autorisatie worden gegeven aan een beperkt aantal grootboekrekening. Bijvoorbeeld voor een evenementencomissie, die wil kunnen bekijken of een evenement verlies of winst oplevert. Zie: 7.4.6 - Budgetgroepen

 

Ref: 189 / 2020-08-10

1.3.4 - Gebruiker koppelen aan relatie

Koppel een gebruiker aan je relatiekaart

Als ik klik op "Persoonlijke gegevens" krijg ik de volgende melding: "Er is geen relatie gekoppeld aan uw gebruiker. Neem contact op met de ledenadministratie."

Dit is eenvoudig op te lossen:

1. Kopieer de gebruikersnaam van de gebruiker.

2. Plak deze op de relatiekaart in het blok Communicatie bij 'inlognaam'. 

 

 

 

Ref: 704 / 2020-08-10

1.3.5 - Gebruikers inlogtijden bekijken

Via deze transactie kan nagekeken worden welke gebruikers, wanneer zijn ingelogd. Dit is handig om na te kijken als er een backup teruggezet moet worden, zodat de juiste mensen geïnformeerd kunnen worden.

Menupad: Systeem Beheer > inlogtijden gebruiker

Onderstaand scherm wordt dan getoond:

Via bovenstaand scherm kan p gebruiker en op datum worden geselecteerd om een lijst te genereren van de inlogtijden van een gebruiker.

Deze lijst kan er dan als volgt uit zien:

 

 

Ref: 190 / 2020-08-10

1.3.6 - Autoriseren van leden voor beheer website pagina's

Als een vereniging een aantal leden wil betrekken bij het onderhoud van de website dan zijn er twee opties:

  1. Voor het lid wordt een gebruiker aangemaakt. Dit is nodig als een lid alle pagina's van de website moet kunnen beheren en aanpassen. Via Menupad: Beheer > gebruikers wordt dan een nieuwe gebruiker aangemaakt Zie: 1.3.3 - Gebruikers aanmaken
  2. Moet het lid maar enkele pagina's kunnen beheren, bijvoorbeeld de jeugdcommissie die de eigen pagina's op de website onderhoud, dan is het handiger om per pagina te autoriseren. Het lid wordt gekoppeld aan één of meerdere pagina's:
    1. Door de functiegroep op nemen op de Website-pagina.
    2. Door de functie op te nemen op de Website-pagina.
    3. Door het relatienummer op te nemen op de Website-pagina.

Hieronder staat een afbeelding van een pagina op de Website waarvoor de functiegroep jeugdcommissie en de functie jeugdbestuur (binnen de functiegroep bestuur) zijn geautoriseerd.

Het veld auto publiceren

Op de Website- pagina is dan nog een veld belangrijk. Dat is namelijk het veld Auto publiceren. Als dit veld is aangevinkt, dan kunnen de leden met deze functie resp. functiegroep een nieuw artikel aanmaken en deze gelijk publiceren op de website. Staat het vinkje niet aan, dan kunnen ze wel de artikelen aanmaken, maar dan moet een gebruiker die daarvoor de rechten heeft deze artikelen publiceren. Deze artikelen zijn dan te benaderen via menupad: Website > te publiceren artikelen

 

Koppeling leggen tussen pagina en lid.

Als het relatienummer wordt ingevuld op de Website-pagina, dan is geen verdere actie nodig. Als de autorisatie op basis van functiegroep of functie gaat, dan moet deze functie of functiegroep ook aan het lid gekoppeld zijn. De functie of de functiegroep moet dan ook voorkomen in het blok functies op de relatiekaart van het lid.  Zoals in onderstaand voorbeeld.

Inloggen op de website

Het lid logt in op de website zoals ieder ander lid. Als het lid met deze autorisatie heeft dan verschijnt er op de desbetreffende pagina een knop pagina beheren of nieuw artikel aanmaken en daarmee kan direct de website beheerd worden.

Dit heeft de volgende voordelen:

  1. Er hoeven voor deze leden dan niet allemaal gebruikers te worden aangemaakt en te worden onderhouden.
  2. De autorisatie is direct gekoppeld aan het lid. De autorisatie wordt beëindigd:
    1. Door de functie van het lid te beëindigen.
    2. Door het lidmaatschap te beëindigen.
  3. Het lid kan direct via de website inloggen en hoeft verder geen kennis te hebben van de werking van de backoffice.

 

Ref: 185 / 2020-08-10

1.3.7 - E-mail versturen aan gebruikers

Binnen AllUnited kan met deze transactie een mail gestuurd worden naar één of meerdere gebruikers.

Menupad: Systeem Beheer > E-mail versturen

Onderstaand scherm wordt dan getoond:

In dit scherm kan aan meerdere gebruikers op basis van het gebruikersprofiel een mail worden gestuurd. Bijvoorbeeld iedereen met het profiel ledenadministratie.

Ook kan er een mail gestuurd worden naar 1 gebruiker door de gebruiker te selecteren.

Indien na de selectie op de knop E-mail wordt gedrukt kan een email geschreven worden.

Ref: 191 / 2020-08-10

1.3.8 - Email accounts

Dit artikel is onderverdeeld in twee gedeeltes: 1) Aanmaken en beheren van emailaccounts en 2) Het instellen/gebruik van de mailaccounts in een mailprogramma en gebruik van webmail. 

1) Aanmaken en beheren van emailaccounts

Als een organisatie de website bij AllUnited heeft en de domeinnaam ook host op onze server, is het ook mogelijk om emailaccounts aan te maken. Het is de verantwoordelijkheid van de vereniging zelf om deze mailaccounts te beheren en aan te maken, en de inloggegevens hiervan te distribueren binnen de vereniging. 

Het pakket dat voor mailbeheer gebruikt wordt is een standaard pakket "DirectAdmin". De URL om deze accounts aan te maken en te beheren is https://mailserver1.allunited.nl:2222/

Van AllUnited is dan een inlognaam en een wachtwoord ontvangen, doorgaans op een datum in voorbereiding op de livegang van de nieuwe website, aan de contactpersoon bij de vereniging die de livegang van de site heeft overzien en geaccordeerd (meestal de webmaster, of voorzitter). Wanneer deze gegevens niet meer bekend zijn, kan het wachtwoord worden gereset, en via een ticket verstuurd worden. Vraag eerst na binnen je eigen vereniging wie toegang heeft tot deze gegevens alvorens je een ticket inschiet! 

Log in op de juiste URL en onderstaand scherm wordt getoond.

Met de ontvangen username en password kan dan worden ingelogd.

Als de URL van de vereniging www.abcvereniging.nl  is dan kunnen er emailaccounts aangemaakt worden zoals:

voorzitter@abcvereniging.nl

penningmeester@abcvereniging.nl etc.

Na het inloggen wordt onderstaand scherm getoond.

Hier zijn twee belangrijke opties onder E-Mail Management.

    1. E-mail accounts
      Email accounts worden aangemaakt om emails te kunnen ontvangen en te kunnen versturen.
      Er wordt hier bij een emailaccount een wachtwoord aangemaakt. Met dit wachtwoord kan iemand besluiten om via webmail in te loggen of via het eigen mailaccount zoals outlook of gmail de mails binnen te halen.
    2. Forwarders
      Doorzendadressen. Wil iemand niet via webmail of het eigen mailaccount de mails binnenhalen, dan kan een doorzendadres aangemaakt worden. 
      De mail die wordt verstuurd aan bijvoorbeeld voorzitter@abcvereniging.nl kan dan worden doorgestuurd naar het privé adres van de voorzitter.

Als doorgeklikt worden bij E-mail accounts dan wordt het volgende scherm getoond.

e

 Met de knop Create mail account kan een nieuw mailaccount aangemaakt worden.

Met de knop change achter het emailaccount kan het wachtwoord of de maximale grootte van de inbox gewijzigd worden.

Als op change wordt gedrukt verschijnt onderstaand scherm.

Links:

Het instellen/gebruik van de mailaccounts in een mailprogramma en gebruik van webmail.

Ruimte in Mailbox

Wijzigen mail wachtwoord

Externe Mail veschil POP3 en IMAP

Externe Gmail instellen

Mail via Vista

 

 

Ref: 462 / 2020-08-10

1.3.9 - Email versturen aan relaties/leden

Bekijk video 1 over mailen naar leden en relaties.

 

Bekijk video 2 over mailen naar leden, relaties op basis van filters. (activiteiten, teams, trainers, etc)

  • E-mail naar functies
  • E-mail naar teams
  • E-mail naar groepen
  • E-mail naar checkboxes
  • E-mail naar leden 
  • E-mail naar relatietypes
  • E-mail naar alle trainers 
  • Etc.

Tip: In deze film wordt ook uitgelegd hoe je een excel maakt van groepen, functionarissen, deelnemers aan lessen, deelnemers aan activiteiten, relatietypes en meer.

Meer over e-mailen naar relaties of groepen. 

De email functie is benaderbaar via diverse onderdelen van AllUnited. Bijvoorbeeld ook via het menupad : Communicatie & Rapportages> etiketten/exportbestanden van relaties. Nadat een selectie is gemaakt is onderaan ook de knop email beschikbaar. De schermen zoals die hier worden getoond, zijn vergelijkbaar.

Menupad: Systeem Beheer > E-mail versturen

Na in het selectiescherm een keuze gemaakt te hebben wordt onderstaand scherm getoond:

 

Veld                           Omschrijving
Van

Bij het veld "van" worden als keuze de emailadressen getoond die aan de ingelogde gebruiker gekoppeld zijn en die dus gebruikt kunnen worden als afzender.
De volgende mogelijkheden kunnen hier gebruikt worden als deze zijn ingesteld.

  1. Het mailadres van de gebruiker die deze transactie opstart. Hiervoor is geen aparte instelling nodig.
  2. Het mailadres van het lid als de gebruiker aan het lid is gekoppeld.
  3. De mailadressen die bij de functies staan. Ook hiervoor moet de gebruiker aan het lid gekoppeld zijn.
  4. Het algemene emailadres dat staat ingesteld bij club (menupad: Systeem beheer > instellingen > club (onder de kop algemeen)

Onder deze tabel worden deze opties nader toegelicht

CC (BCC)

Hier kan een emailontvanger worden ingevoerd. Deze krijgt dan een kopie van de email die is verstuurd, maar de ontvanger van de mail ziet deze adressen niet. Op deze kopie staan alle emailontvangers die de mail hebben gekregen. Het is dus geen CC van alle individuele mails.

Template Indien een vereniging gebruik wil maken van een template, zodat alle mails dezelfde opmaak hebben, dan kan hiervoor een verzoek worden ingediend. Aan een template zijn kosten verbonden.
Onderwerp Hier kan het onderwerp van de mail worden toegevoegd.
Voeg aanhef toe Het vinkje voeg aanhef toe, zorgt ervoor dat de mail persoonlijk wordt gemaakt.
In dat geval wordt de voornaam van de ontvanger meegenomen als aanhef voorafgegaan door Beste. Dus beste Jan, best Piet etc.
Dit bericht bevat commerciële informatie. Indien deze checkbox is aangevinkt worden relaties die commerciële berichten geblokkeerd hebben uit de e-mail ontvangers gefilterd.
Bericht Hier komt de inhoud van de mail. Indien een vereniging gebruik maakt van AllUnited compleet, dan is het mogelijk om hier een editor te gebruiken voor de opmaak van de mail.
Link Hier kan een link naar een website opgenomen worden. Bijvoorbeeld een link naar een document.
Versturen Als op de knop "Versturen" wordt gedrukt, wordt de email verstuurd.
Voorbeeld e-mail Deze knop is alleen beschikbaar als de editor aan staat. Dan kan er een voorbeeld mail naar de gebruiker worden gestuurd.
E-mail ontvangers Hier worden de ontvangers van de mail getoond.
verst. Door het vinkje hier weg te halen kan een ontvanger uit de lijst worden gehaald. Deze krijgt dan geen e-mail.

Optie 1 Het mailadres van de gebruiker die deze transactie opstart.

Dit mailadres is terug te vinden via het menupad : Systeem beheer > Gebruikers

Druk op gebruiker en onderstaand scherm wordt getoond:

 

Optie 2 Het mailadres van een relatie als de gebruiker aan de relatie is gekoppeld.

Menupad : Relaties > Relaties beheren

Selecteer de relatie die bij de gebruiker hoort en ga naar het blok communicatie.

Vul in het veld inlognaam de gebruikersnaam in. Deze gebruikersnaam tref je aan door op het icoontje met het kopje te drukken.

Dit icoontje staat rechtsbovenin het scherm.  In dit voorbeeld is de gebruikersnaam dus SYSTADM.

Als de relatie en de gebruiker zijn gekoppeld, dan worden deze ook beide getoond. Dan is dus ook het emailadres dat bij deze relatie staat te gebruiken als afzender.

 

Optie 3 De mailadressen die bij de functies staan. Ook hiervoor moet de gebruiker aan een relatie gekoppeld zijn.

Via het menupad: Functies > Instellingen > functies kan bij een functie een mailadres ingegeven worden.

Onderstaand scherm wordt dan getoond. En in het veld functie e-mail kan het emailadres van de functie opgegeven worden. 

 

Als deze functie aan de relatie is gekoppeld, en deze relatie is aan de gebruiker gekoppeld (zie optie 2) dan kan ook dit mailadres gebruikt worden om een mail te versturen.

Natuurlijk kunnen er meerdere functies aan een relatie gekoppeld worden. Het emailadres van de penningmeester kan ook aan een andere functie gekoppeld worden die speciaal voor dit doel is gemaakt. Dit is nodig als de ledenadministrateur ook mails vanuit het adres van de penningmeester wil versturen.

Er kan dan het beste een aparte functiegroep gemaakt worden, bijvoorbeeld de functiegroep emailadressen. Hieronder kunnen dan de functie gekoppeld worden die speciaal voor het versturen van emails worden gemaakt. Bijv. de functie emailpenningemeester en deze kan gekoppeld worden aan een aparte functiegroep bijv. de functiegroep email.

 

Optie 4 Het algemene emailadres dat staat ingesteld bij club menupad:  Systeem beheer > instellingen > club (onder de kop algemeen)

In onderstaand voorbeeld dus info@allunited.nl. Dit emailadres kan ook altijd gebruikt worden om als afzender te gebruiken.

 

Hoe kan ik meerdere e-mailadressen gebruiken of ingeven? 

Om meerdere mailadressen te gebruiken dienen deze ; gescheiden ingegeven te worden. Dit kan ook op bijvoorbeeld ook op de relatiekaart. 

Als voorbeeld komt het veld er dan zo uit te zien: info@allunited.nl;support@allunited.nl;test@allunited.nl 

 

Hoe kan ik mailen vanuit andere e-mailadressen / hoe kan ik mailen met een ander e-mail adres? / mailen vanuit een andere functie. 

Als een gebruiker inlogt in het systeem. Dan kan je bij het versturen van een mailtje het verenigingsmail adres selecteren of het mailadres van het gebruikersaccount. Als het account aan een relatie is gekoppeld. Je kunt ook alle functie mailadressen selecteren die aan dat relatie zijn gekoppeld. Waneer je gebruik wil maken van een ander adres, doe jet het volgende:

- Koppel dit mailadres aan een nieuwe of bestaande functie, via functies. 
- Koppel de functie aan een relatie.
(Let op! De gebruiker moet gekoppeld moet zijn aan de relatie) Zie Artikel 704 [manual 704]

Tip: Sommige verenigingen maken een functie speciaal voor het mailen en gegeven die aan alle bevoegden. Maar tonen  de functie niet op de website. Dit doe je door het vinkje "blokkeer website" aan te vinken via Systeem beheer > alle instellingen > Functies. 

 

Belangrijke informatie over het versturen van mail vanuit bestaande mailadressen: 
Sinds 'phising' een steeds groter probleem wordt, passen de ontvangende servers van de meeste emailproviders bepaalde checks toe bij iedere ontvangen mail om controleren of de versturende server wel mail mag versturen voor dat domein.

Voor het versturen checkt onze server of dit mailadres van een domein is dat toestemming aan AllUnited geeft om te mogen versturen door het zogehete SPF record. Is dit SPF record niet aanwezig, dan zal de nieuwsbrief worden verzonden door noreply@allunited.nl, omdat het anders in de spam komt. De naam van de gebruiker zal er wel bij staan, zodat het duidelijk is wie de afzender is. 

De mail wordt dus wel altijd verzonden, en het is altijd duidelijk van wie de mail afkomstig is. 

Het adres dat in dit veld wordt ingevuld komt als 'reply-to' veld met de email mee. Wanneer dit wordt toegevoegd aan een mail betekend dat wanneer iemand in zijn mailprogramma de mail beantwoord, deze mail automatisch naar het juiste mailadres gaat in plaats van noreply@allunited.nl.

 

Wordt je domeinnaam door AllUnited beheerd? Dan stellen wij dat goed in en wordt er geen reply-to veld toegepast. Is jullie domeinnaam elders in beheer? Vraag je domeinbeheerder om "include:allunited.nl" toe te voegen aan jullie SPF record.  

Ref: 192 / 2020-08-10

1.3.10 - Inrichting iDeal

Wilt u beginnen met ideal gebruiken?
Stuur dan een support ticket naar AllUnited wij zullen u voor u een ideal systeem opzetten.

Indien een vereniging beschikt over een iDeal contract met leverancier Pay.nl dan kunnen evenementen nu direct via iDeal betaald worden.

Voor het inrichten van Ideal moeten een aantal instellingen gecontroleerd en aangevuld worden. Naarmate de vereniging langer werkt met AllUnited is de kans groter dat bepaalde instellingen nog niet juist staan.

  1. Aanmaken aparte grootboekrekening voor ideal tussenrekening. Dit is vergelijkbaar met de tussenrekening voor automatische incasso.
  2. Aanmaken apart documenttype voor Ideal / controleren of de documenttypen voor iDeal bestaat
  3. Aanmaken apart betalingstermijn met 0 dagen voor Ideal
  4. Controleren en/of aanmaken van factuurtypes voor lessen/evenementen
  5. Controleren en/of aanmaken van een factuurbron voor lessen/evenementen
  6. Maken inschrijfformulier voor inschrijving evenement (alleen nodig indien ook NIET leden zich in kunnen schrijven)
  7. Boekhouding specificaties aanpassen
  8. iDeal inrichten bij het lestype dat gebruikt gaat worden voor iDeal

 

1. Aanmaken aparte grootboekrekening voor iDeal tussenrekening

Via het menupad: [Boekhouding] > [Grootboekrekeningen]

Druk op nieuw in de menubalk boven in het scherm en onderstaand scherm wordt getoond.

Hier kunnen de velden Grtbkreknummer, Grootboekrekening, Verdichting en vereffening ingevuld worden. Zorg ervoor dat het vinkje om betalingen te kunnen vereffenen aan staat.

 

 

2. Aanmaken/controleren documenttypen

Via het menupad: [Boekhouding] > [Instellingen]  > [Documenttypen] 

Druk op wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond.

 

Zorg ervoor dat de rood omkaderde documenttypen aanwezig zijn en voeg deze zo nodig toe. Druk op voeg toe om extra regels aan te maken. Bewaar de aanpassingen.

 

3. Aanmaken betalingstermijn

Via het menupad: [Facturatie] > [Instellingen]  > [Betalingstermijn]

Druk op wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond.

 

Maak indien deze nog niet aanwezig is een aparte betalingstermijn aan voor iDeal en zorg ervoor dat het aantal dagen op 0 staat. Druk op voeg toe om een extra regel aan te maken. Bewaar de aanpassingen.

 

4. Aanmaken factuurtypen

Via het menupad: [Facturatie] >[Instellingen]  > [Factuurtypen]

Druk op wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond.


 

Maak indien deze nog niet aanwezig zijn de factuurtypen aan voor lessen/evenementen. Dit zijn de factuurtypen CC en CD.

Aan dit factuurtype moet ook een afdrukformulier gekoppeld worden, zodat het lid ook een factuur ontvangt van de iDeal betaling. Anders kan het proces niet automatisch afgewikkeld worden.

Het is aan te raden een apart afdrukformulier voor de evenementen te maken. Daarin kan ook de "betaalwijze iDeal" van een tekst worden voorzien.

Via het menupad: facturatie >> instellingen >> afdrukformulieren kan een factuuropmaak aangemaakt worden. Indien de factuur niet afwijkt van de contributiefactuur kan deze hier ook gekoppeld worden.

 

5. Aanmaken factuurbron

Via het menupad: [Facturatie] > [Instellingen]  > [Factuurbronnen] 

Druk op wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond.

 

De factuurbron voor de lessen/evenementen is rood omrand. Controleer of deze aanwezig is.

Maak indien deze nog niet aanwezig zijn de factuurbron aan voor lessen/evenementen. Druk op voeg toe om een nieuwe factuurbron toe te voegen. Selecteer lessen/evenementen. Druk daarna op controle om de keuzes voor het factuurtype en de betalingstermijn zichtbaar te maken. Kies voor lessenfactuur. Bewaar de aanpassing.

 

6.  Maken inschrijfformulier voor inschrijving evenement. Dit is altijd noodzakelijk indien ook niet leden zich inschrijven.

Maak een inschrijfformulier voor de inschrijving van het evenement. Let op het relatietype. Als deze relaties geen lid worden, dan moet er een apart relatietype gekozen worden.

Zie: 1.4.1.1.1 - Inschrijfform.templates (I)

Het vinkje dat de factuur moet worden overgenomen, moet zijn aangevinkt.  "Factuur overzetten".   Dat is zeer belangrijk.

Anders blijft de factuur aan de inschrijving gekoppeld en komt niet mee naar de les/evenement. Gevolg is dat de les/evenement open blijft staan voor facturatie.

 

 

 

7.  Boekhouding specificaties aanpassen

Via het menupad: [Boekhouding] > [Instellingen]  > [Boekhouding specificaties]

Druk op wijzigen en in het scherm dat wordt getoond, staat onderstaand blok. Dit moet voor Ideal ingevuld worden. 

<tabset L50>iDeal Grt.Bk.Rek. <tab>Hier wordt de grootboekrekening die bij stap 1 is aangemaakt gekozen.

iDeal Document. <tab>Hier wordt het documenttype dat in stap 2 is aangemaakt geselecteerd.

iDeal betalingstermijn. <tab>Hier wordt de betalingstermijn die in stap 3 is aangemaakt geselecteerd.

iDeal leverancier<tab>Hier wordt de leverancier die de organisatie heeft gekozen om met iDeal te werken geselecteerd. Nadat op controle is gedrukt verschijnen er extra velden om de koppeling te maken met de gekozen iDeal leverancier.

iDeal leveranciers is pay.nl

De API token en de service ID wordt aangeleverd door pay.nl

 

8. iDeal aanzetten bij de cursussen/lessen/evenementen. Dit stuk kan verschillende omschrijvingen hebben.

Via het menupad: [Lessen] > [Instellingen]  > [Lestypen] Dit blok staat onder het blok activiteiten. Vaak is door de vereniging de naamgeving veranderd.

Druk op wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond. Niet de hele tabel wordt getoond. Het is het gedeelte dat relevant is voor iDeal.

 

De volgende velden zijn relevant:

iDeal Vink dit aan als de les/evenement via iDeal betaald moet worden
Grootboekrekening Dit is de grootboekrekening waarop de opbrengsten worden geboekt van de betaling.
BTW Hier moet een BTW code gekozen worden. BTW 0 % is ook goed.
Afdrukformulier    

Er zijn twee opties.

  1. Alleen leden schrijven zich in en loggen in. Als hier een afdrukformulier is gekoppeld dan wordt dit afdrukformulier per mail verstuurd als leden zich inschrijven.
    Een lid wordt namelijk direct in het evenement geplaatst. Wil men dit niet dan moet het vinkje "Inschrijven via inschrijfformulier"  aan staan. Dan loopt alles via het inschrijfformulier
  2.  Niet leden schrijven zich in. Deze zijn onbekend in het systeem, maar het kan ook een lid zijn, die niet heeft ingelogd. Om dubbele data te vermijden komen deze inschrijvingen in een inschrijfbestand. Deze leden krijgen deze bevestiging pas als ze door de "evenementen commissie" zijn aangenomen in het evenement.

Indien hierover vragen zijn, maak dan een helpdeskticket aan.

Informeer functie Hier kan een functie gekoppeld worden, die moet worden geïnformeerd over deze inschrijving.
Ref: 587 / 2020-08-10

1.3.11 - Reserverkopie

Met deze transactie is het mogelijk een kopie te maken van het systeem. Deze kopie kan dan teruggezet worden. Deze transactie kan nuttig zijn als men begint in AllUnited en af en toe iets wil proberen en daarna weer terug wil naar de situatie zoals het was. Deze mogelijkheid staat overigens tegenwoordig standaard uit en kan op aanvraag aangezet worden. Voor starters kan namelijk ook een kopie in een andere omgeving gezet worden, waarmee getest kan worden. Dit is op vrijblijvende basis de eerste maand, daarna kan de testomgeving tegen een klein tarief voor langere tijd aangehouden worden. Voor meer informatie hierover kan dan contact opgenomen worden met sales@allunited.nl.

Wil je toch met deze functionaliteit werken. Let dan wel op: Naarmate men langer of met meerdere gebruikers met AllUnited werkt en zeker wanneer men de website in gebruik heeft (Foto's en andere bijlagen worden bijvoorbeeld in deze kopie niet meegenomen), is het niet raadzaam deze functie nog te gebruiken. Het is namelijk wel zo dat als je de reserve kopie terug zet, dit alle zaken overschrijft die mogelijk na dit moment gedaan zijn door alle gebruikers. Maar mocht je zeker weten, dat er niets gebeurd is sinds dat moment dat niet ongedaan mag worden, dan kan je er wel gebruik van maken. 

Daarnaast: AllUnited maakt elke nacht een backup en bewaart diverse kopieën van het systeem. Het is dus niet nodig zelf een backup te maken en terug te zetten. Wel is het zo dat het terugzetten van een dergelijke backup 50 euro excl. BTW kost.

Ga naar  menupad: Systeem Beheer > Reservekopie. 

Daar zie je twee buttons: Reservekopie aanmaken en Reservekopie beheren

Reservekopie aanmaken

Klik op Reservekopie aanmaken. Je komt dan in een volgend scherm, waarin je nog een opmerking bij je kopie kan toevoegen.  Door op reservekopie  te drukken wordt een reservekopie gemaakt. Dit bestand wordt dan in de AllUnited omgeving opgeslagen. Op deze manier kan je zelfs meerdere kopieën opslaan. Zij worden maximaal 30 dagen bewaard. Daarna verdwijnen ze automatisch

Reservekopie terugzetten

Via de button Reservekopie beheren kan je een kopie kiezen die je terug wilt zetten. Als je daarop klikt kan je de radiobutton aanvinken van de kopie die je terug wilt zetten en dan klik je op de button Reservekopie terugzetten

Ref: 196 / 2020-08-10

1.3.12 - Reserverkopie terugzetten

Binnenkort beschikbaar.

1.3.13 - Terugzetten backup

In uitzonderlijke gevallen kan een vereniging er voor kiezen om de backup terug te laten zetten. AllUnited heeft ervaren dat dit altijd een lastig traject is omdat niet iedereen goed wordt geïnformeerd en er altijd gegevens verloren gaan. Gebaseerd op onze ervaring hebben we daarom onderstaande procedure ontwikkeld.

Informatie backup procedure om te bepalen welke backup teruggezet moet worden

AllUnited maakt elke ochtend om 02.00 uur de backup.

Bijvoorbeeld:

Als vandaag geconstateerd wordt dat er een grote fout is gemaakt en die fout is gisteren gemaakt, dan moet dus de backup van gisterochtend 02.00 uur teruggezet worden. Dit betekent dat alle wijzigingen die sinds die tijd zijn aangebracht niet meer terug te vinden zijn in het productiesysteem als de backup is teruggezet.

Condities terugzetten backup

De backup wordt teruggezet onder de volgende condities.

  • Hiervoor is altijd een helpdeskticket nodig met een akkoord voor de backup en de datum van de backup die teruggezet moet worden. Met dit akkoord gaat de vereniging akkoord met deze procedure.
  • De gehele backup wordt teruggezet, delen van een backup kunnen niet teruggezet worden.
  • We sturen onderstaande mail uit naar alle gebruikers dat de backup wordt teruggezet.
  • We maken een kopie van het productiesysteem. Deze kopie bevat alleen de backoffice. Hieraan is geen website gekoppeld.
  • De gegevens die tussen het maken van de geschikte backup en het terugzetten van die backup zijn ingevoerd gaan verloren in de productieomgeving. Deze moeten vanuit de kopie handmatig weer overgenomen worden naar de productieomgeving.
  • De vereniging moet de artikelen die gekoppeld zijn aan aanmeldingsformulieren verwijderen, zodat er geen aanmeldingen in het luchtledige belanden. Indien nodig kan AllUnited hierbij assisteren.
  • Het systeem zal geblokkeerd worden totdat de backup teruggezet is. Men kan dan niet inloggen.
  • Het kan een aantal uren duren voordat de backup weer teruggezet is omdat er iemand beschikbaar moet zijn om de procedure uit te voeren.
  • De kosten voor het terugzetten van de backup bedragen EUR 50,00.

De mail die naar de gebruikers wordt uitgestuurd is als volgt:

Op verzoek van [naam van de contactpersoon] te bereiken via telefoon [ telefoon van de contactpersoon] en email [email van de contactpersoon] zullen we binnen een uur de backup terugzetten van [datum] en [tijdstip]

Om de huidige gegevens niet allemaal verloren te laten gaan kopiëren we nu het huidige systeem naar [clubnaam]. Met deze clubnaam kan ingelogd worden met dezelfde gegevens (gebruikersnaam en wachtwoord).

Let op: Dit kopiesysteem is alleen beschikbaar om gegevens te raadplegen en handmatig over te nemen naar de productieomgeving als de backup is teruggezet. AllUnited kan geen gegevens uit deze kopie geautomatiseerd terugzetten naar de productieomgeving.

Dit kopiesysteem zal maximaal 3 maanden beschikbaar blijven om eventuele ontbrekende gegevens over te nemen naar het productiesysteem.

Als de backup is teruggezet is het raadzaam de volgende zaken direct met het kopiesyteem te vergelijken:

  • Vergelijk de nieuwe aanmeldingen.
  • Kijk naar het Website gedeelte naar de artikelnummers, ontbreken er artikelnummers.
  • Als er een interface is met de bond draai dan de interface in het kopiesysteem. Alle gewijzigde relaties worden dan getoond. Dit kan een checklist zijn om de wijzigingen in de relaties nog te controleren.
  • Kijk naar de laatste factuurnummers in beide systemen. Welke verschillen zijn hier aanwezig?
  • Vergelijk de agenda-items etc.

In alle gevallen geldt dat de verschillen alleen maar handmatig kunnen worden aangepast.

Ref: 48 / 2020-08-10

1.4 - Formulieren, factuurlayouts, brieven, etiketten

1.4.1 - Inschrijfformulieren voor leden

Menupad: Relaties > inschrijfformulieren

Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond.

 Hier heeft men twee keuzes

  1. Het maken van een nieuw inschrijfformulier door op de knop nieuw te drukken Zie: 1.4.1 - Inschrijfformulieren voor leden
  2. Het selecteren van eeen bestaand inschrijfformulier door een selectie te maken in bovenstaand scherm.

De meeste velden spreken voor zich maar  de velden Status en Route worden hieronder apart besproken

Het veld Status

Status Omschrijving
Nieuw Inschrijfformulieren die via de website ingevuld en verstuurd zijn en nog niet door de ledenadministratie in behandeling zijn genomen.
In behandeling Inschrijfformulieren die door de ledenadministratie zijn ingevuld of nieuwe inschrijfformulieren die door de ledenadministratie in behandeling zijn genomen.
Aspirant Een extra status die voor de meeste verenigingen niet nodig is
Aangenomen Een inschrijving die naar de ledenadministratie is doorgevoerd
Afgewezen Een inschrijving die is afgewezen bijvoorbeeld omdat er geen plaats is in een team.

 

Het veld Route

Het is de bedoeling dat via het veld route duidelijk wordt waarom een inschrijfformulier nog de status in behandeling heeft en wat er nog moet gebeuren.

Een route kan door de vereniging zelf ingesteld worden. Voorbeelden van routes zijn:

  • Wacht op plek in een team
  • Wacht op machtiging automatische incasso
  • Wacht op pasfoto
  • Wacht op goedkeuring technische commissie

Bij de rapportages kan dan ook gezocht worden op het veld route.

Rapportages van inschrijfformulieren

Een redelijk uitgebreide rapportage vind je door op de tab bovenin 'Inschrijfform. rapportages' te klikken . Dit betreft een lijst op het scherm, die overigens heel makkelijk in een excel te plaatsen is door 'alles te selecteren, kopiëren en te plakken in een nieuw geopende sheet.

Andere mogelijkheden:

Voor lijsten op het scherm Diversen - rapportages - lijsten met inschrijfformulieren Zie: 19.2.1.6 - Lijsten met inschrijfformulieren
  Diversen - rapportages - Openstaande inschrijfformulieren Zie: 19.2.1.7 - Openstaande inschrijfformulieren
Voor downloads Diversen - communicatie - etiketten/exportbestanden van inschrijfbrieven Zie: 19.2.4 - Etiketten/exportbestanden van inschrijfbrieven     
  Diversen - communicatie - Inschrijfbrieven Zie: 19.2.5 - Inschrijfbrieven
Ref: 234 / 2020-08-10

Inschrijfformulieren

Nadat via het Menupad: Relaties >Inschrijvingen

een selectie is gemaakt voor een bestaand inschrijfformulier of voor een nieuw inschrijfformulier is gekozen, wordt onderstaand scherm getoond.

Onderstaand worden de verschillende  onderdelen van het inschrijfformulier besproken.

Let op: Boven het eerste blok wordt aangegeven of een relatie al in de ledenadministratie voorkomt, of dat een relatie op hetzelfde adres voorkomt. In dat geval kan het inschrijfformulier aan het bestaande lid gekoppeld worden.

Is het inderdaad een bestaande relatie dan kan het relatienummer overgenomen worden uit de opmerking naar het veld relatienummer. De nieuwe inschrijving wordt dan gekoppeld aan de bestaande relatie. Zie bovenstaand voorbeeld. Zie ook: Zie: 2.5.4 - Een oud-lid meldt zich aan. Wat nu?

Ook kan in bovenstaand scherm een aantekening worden gemaakt. De briefdatum geeft aan wanneer de laatste brief is verstuurd.

Indien een aanmelding bestemd is voor het nieuwe seizoen dan kan hier de datum van ingang gewijzigd worden. Deze kan dan op de begindatum (Let op: dit moet ingevuld worden in het het veld 'Datum', dus niet 'Statusdatum') van het nieuwe seizoen gezet worden. Het juiste seizoen moet dan ook hieronder juist gekozen worden bij het blok activiteit.

 

Het blok persoonlijke gegevens

In bovenstaand blok kunnen de gegevens van het lid ingevoerd worden.

Het veld relatienummer wordt alleen ingevuld als de relatie al bekend is in het systeem, dus als boven het vorige blok dit wordt aangegeven. Dit is belangrijk om dubbele relaties in het systeem te voorkomen.

In alle andere gevallen is er sprake van een nieuwe relatie die nog niet in het systeem voorkomt. Dan zal automatisch een nieuw relatienummer uitgegeven worden.

 

Het blok activiteit


In bovenstaand blok wordt aangegeven voor welke activiteit het nieuwe lid wordt ingeschreven en voor welk seizoen.

LET OP: AllUnited kiest het seizoen op basis van de datum van inschrijving. Is de inschrijving bedoeld voor het nieuwe seizoen, dan moet dat hier aangepast worden.

Van elke activiteit die aanwezig is in het systeem kan worden aangegeven of dit op het inschrijfformulier opgenomen moet worden. Zie: 3.5.3 - Activiteiten (tabel)

 

Het blok vragen


In bovenstaand blok kunnen extra vragen Zie: 1.4.1.1.2 - Formuliervelden voor extra vragen insch. formulier  ingevuld worden. Ook kunnen er opmerkingen ingevoerd worden. Het verschil tussen opmerkingen en aantekeningen is, dat de aantekeningen in het inschrijfformulier blijven. De opmerkingen worden meegenomen naar de relatie als op aannemen wordt gedrukt.

Het veld route kan gebruikt worden om aan te geven waarop men wacht. (Een route is een manier om de inschrijfformulieren in behandeling te nemen, zodat iemand anders er verder mee aan de slag kan.) Zie Zie: 1.4.1.1.3 - Route instellen voor inschrijfformulier

Bijvoorbeeld: een nieuw lid kan pas aangenomen worden als er een machtiging voor automatische incasso is, of wanneer er plek is in een team, of wanneer de foto aanwezig is. Pas als alles compleet is wordt op aannemen gedrukt.

Op dat moment worden de gegevens overgenomen naar de ledenadministratie. Vanaf dat moment kan de relatie mee in de interface naar de bond, indien er een interface beschikbaar is.  Het inschrijfformulier blijft beschikbaar als naslagwerk.

Veel verenigingen vragen namelijk ook naar vrijwilligerswerk. Deze gegevens kunnen niet allemaal overgenomen worden naar de ledenadministratie en kunnen dan via het aanwezige inschrijfformulier nog geraadpleegd worden.

Het proces van de inschrijving van een nieuw lid Zie: 2.2 - Inschrijving nieuwe leden

Het inschrijven via de website Zie: 1.4.2 - Inschrijfformulier leden op website plaatsen

Ref: 128 / 2020-08-10

1.4.1.1 - Instellingen inschrijfformulieren

1.4.1.1.1 - Inschrijfform.templates (I)

Gebruik van inschrijfformulieren anders dan voor nieuwe leden

Inschrijfformulieren kunnen in AllUnited gebruikt worden voor meer dan alleen het inschrijven van nieuwe leden.

Deze functionaliteit is volledig geïntegreerd met de website van AllUnited en is daarom alleen beschikbaar voor verenigingen die ook de website van AllUnited gebruiken.

Er kunnen inschrijfformulieren gemaakt worden voor

  1. Relaties bijvoorbeeld het inschrijven op een nieuwsbrief voor niet leden.
  2. Activiteiten bijvoorbeeld het inschrijven op de tennis competitie
  3. Lessen/cursussen evenementen. Dit kunnen wedstrijden, tennislessen, cursussen, workshops etc zijn
  4. Functies. Bijvoorbeeld het inschrijven van vrijwilligers als scheidsrechter, coach. Meestal betreft dit dan de ouders van kinderen die sporten
  5. Contracten. Hiermee kunnen sponsoren zich inschrijven voor een sponsorpakket.

 

Allereerst wordt er een inschrijfform.template gemaakt.  Zie Zie: 1.4.1.1.1 - Inschrijfform.templates (I) voor het aanmaken van een nieuwe template

Het invullen van de velden staat beschreven in Zie: 1.4.1.1.1 - Inschrijfform.templates (I)

In deze template kan gebruik worden gemaakt van formuliervelden om eigen vragen te stellen.  Zie Zie: 1.4.1.1.2 - Formuliervelden voor extra vragen insch. formulier

Vervolgens kan de template aan het menu van de website gekoppeld worden. Zie Zie: 4.2.3 - Inschrijfformulier tonen op de website

Ref: 308 / 2020-08-10

Inschrijfform.templates selectie

Via het menupad: Relaties > instellingen > inschrijfform.templates (onder de kop inschrijfformulier) wordt onderstaand selectiescherm getoond.

 

Hier zijn 2 opties mogelijk.

  1. Door op de knop nieuw te drukken in de menubalk boven in kan een compleet nieuwe template worden gemaakt.
    Het is ook mogelijk om een template te kopieëren. Dit kan vooral handig zijn als er veel extra vragen zijn toegevoegd die voor het nieuwe formulier voor een groot deel gelijk zijn. Open dan de template die gekopieerd moet worden. Bovenaan in het scherm staat een knop kopieëren. Zie: 1.4.1.1.1 - Inschrijfform.templates (I)
    TIP: Maak altijd een kopie als er veel extra vragen zijn. Dan kun je altijd terug naar de kopie als iemand per ongeluk het formulier verkeerd heeft aangepast.
  2. Door via het selectiescherm een template te selecteren kan deze worden aangepast.

Zie voor de omschrijving van alle velden van het inschrijfformulier Zie: 1.4.1.1.1 - Inschrijfform.templates (I)

 

Opmerking:

Meerdere inschrijfformulieren zijn alleen beschikbaar baar voor verenigingen die het volledige pakket van AllUnited gebruiken, dus inclusief website. In AllUnited basis is maar één inschrijfformulier beschikbaar.

 

Ref: 306 / 2020-08-10

Algemeen inschrijfformulier

Je hebt verschillende paden die je kan bewandelen hierbij te komen. Dit zijn:

  • Relaties >> Instellingen >> [Blok inschrijfformulier] Inschrijfform. Templates >> Selecteren
  • Lessen  >> Instellingen >> [Blok inschrijfformulier] Inschrijfform. Templates >> Selecteren*
  • Contracten >> Instellingen >> [Blok inschrijfformulier] Inschrijfform. Templates >> Selecteren
  • Evenementen >> Instellingen >> [Blok inschrijfformulier] Inschrijfform. Templates >> Selecteren*
  • Systeembeheer >> Alle Instellingen >> [Blok inschrijfformulier] Inschrijfform. Templates >> Selecteren

* Hoe je dit verder koppelt bij een les of evenement vind je onderaan dit artikel.

Formulier aanmaken

Ook hier heb je twee mogelijkheden:

  1. Je kopieert een al bestaand formulier, die je later aanpast waar nodig.
  2. Je bouwt hem zelf op

Bestaand formulier kopiëren 
In dit geval ga je naar het formulier die je wilt kopiëren via de button ‘Wijzigen’. Als je daarin staat zie je de tab ‘Template kopiëren’ staan. Klik hierop. Vervolgens kom je in een kopie te staan van het oorspronkelijke formulier. Geef dit formulier een eigen code bij het veld ‘Inschr. Tempcode’ en naam bij het veld ‘Inschrijfform. Template’ en pas zaken her en der waar nodig aan. Klik daarna op ‘Bewaren en terug’. 
N.B. Je ziet bij deze formulieren ook een blok ‘Inschrijfformulier route’. Zorg dat hier minimaal 1 route ingevuld wordt.

Nieuw formulier maken 
In dit geval klik je gelijk op de tab ‘+Nieuw’ bovenin. Geef dit formulier een eigen code bij het veld ‘Inschr. Tempcode’ en naam bij het veld ‘Inschrijfform. Template’. Het veld ‘Voorkeur’ laat je in principe leeg (deze geeft aan welk inschrijfformulier leidend is bij nieuwe inschrijvingen). Als je deze wel aanvinkt, zorg dan dat dit bij het andere formulier waar deze aangevinkt stond uitgevinkt wordt.

Als het inschrijfformulier is aangemaakt dan kan het in het menu van de website gekoppeld worden. Zie: 4.2.3 - Inschrijfformulier tonen op de website

TIP: Maak een kopie van een inschrijfformulier voordat er wijzigingen in het formulier worden doorgevoerd. Mocht er iets helemaal mis gaan, dan kan altijd teruggegaan worden naar het oorspronkelijke formulier. Met name het maken van extra vragen kan tijd kosten en het zou jammer zijn als deze tijd verloren gaat.

Hoofdinstellingen

schermafbeelding_2020_06_14_om_11.01.51_1.png

  

Veldnaam 

Omschrijving

Inschrijfform. temp. code Dit is de code die aan deze template wordt gegeven. De code bestaat uit 2 posities. Een code kan naderhand niet meer gewijzigd worden. Een nieuwe template wordt aangemaakt door op de knop nieuw te drukken of een bestaand template te kopiëren.
Inschrijfform. template Dit is de naam die aan deze template wordt gegeven. Een naam kan naderhand nog gewijzigd worden.
Voorkeur Met dit vinkje wordt aangegeven welk formulier de voorkeur heeft. Meestal is dit het formulier voor de inschrijving van nieuwe leden.
Te gebruiken in transactie

Het inschrijfformulier kan in meerdere transacties terugkomen. Onder de volgende menu-opties komt het inschrijfformulier voor:

  1. relaties
  2. activiteiten
  3. lessen

Hier kan dus aangegeven worden waar de inschrijfformulieren binnen moeten komen, zodat inschrijvingen voor wedstrijden of andere evenementen apart binnenkomen van de nieuwe leden voor de ledenadministratie.

Nieuwe relatie

Hiermee wordt aangegeven of ook nieuwe relaties zich met dit formulier aan kunnen melden.
Het is mogelijk om zowel nieuwe als bestaande relatie aan te vinken.
Is een lid ingelogd, dan krijgt deze het blok voor de NAW gegevens etc niet te zien, alleen de aanvullende gegevens.
Is een lid niet ingelogd of betreft het hier een nieuwe relatie dan wordt het blok voor de NAW gegevens getoond en moet dit ook ingevuld worden.

Relatietype Als nieuwe relaties zich aan kunnen melden, dan wordt hier aangegeven welk relatietype gekozen moet worden voor deze aanmelding. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk een ander relatietype te kiezen voor de niet leden, die zich aanmelden voor een evenement. Of vrijwilligers die zich via dit formulier inschrijven.
Actief t/m Wil je dat het formulier maar tot een bepaalde datum actief mag zijn, dan vul je hier de sluitingsdatum in. Het moment dat die dag is verlopen, zal het formulier niet meer te versturen zijn.
Bestaande relatie Hiermee wordt aangegeven dat bestaande relaties zich aan kunnen melden.
Het is ook mogelijk om zowel nieuwe als bestaande relatie aan te vinken.
Taal Hier kan je de taal selecteren waarin je het formulier getoond wilt hebben. Let wel, gebruik hiervan is zeer beperkt en op dit moment is alleen Engels als alternatief mogelijk.
Einddatum berekenen (dagen) Indien ook niet leden zich aan kunnen melden voor een wedstrijd, een toernooi etc. kan hier aangegeven worden hoe lang de relatie in AllUnited moet blijven bestaan. Het aantal dagen, dat hier wordt ingevuld, wordt opgeteld bij de einddatum van de les, activiteit etc. en bij de relatie als einddatum ingevuld. In dit tijdsbestek moet het evenement achter de rug en gefactureerd zijn. Hier moet dus gekozen worden voor een tijd die voldoende is om deze relaties te factureren. De betaling van de factuur hoeft niet binnen dit tijdsbestek plaats te vinden.
Toon bedrijfsnaam Voor bijvoorbeeld contracten kan het nodig zijn ook de bedrijfsnaam te tonen bij het inschrijven. Dan moet dit veld aangevinkt worden.
Toon email factuurontvanger Voor een jeugdtoernooi kan het nodig zijn dat niet het kind, maar de ouder de factuur ontvangen. Door dit aan te vinken wordt een apart veld factuurontvanger getoond bij het inschrijven.
Toon IBAN gegevens Door dit veld aan te vinken worden de IBAN gegevens getoond. Dit is nodig als er automatische incasso plaats vindt.
Toon BTW nummer Door dit veld aan te vinken komt BTW nummer ook als vraagveld naar voren.
Toon looproute Door dit veld aan te vinken zal ook de looproute als een selectiemogelijkheid in het inschrijfformulier naar voren komen
Toon nationaliteit / geboorteplaats Door dit veld aan te vinken zullen er ook vraagvelden rond de nationaliteit en de geboorteplaats naar voren komen
Toon privacy blok Vink je 'Toon Privacy Blok' aan, dan is het verstandig om je Privacy Statement op te nemen bij Relaties >> Instellingen >> [Blok algemeen] Bevestigingsteksten >> Selecteren. Selecteer hier Privacy Statement
Blokkeer inschrijving indien
e-mail al bestaat

Dit vink je aan als je niet wilt dat leden zich via een openbaar inschrijfformulier kunnen inschrijven. Let wel, is iemand niet lid, maar deelt dit e-mailadres van een al bestaande relatie in het systeem, dan wordt inschrijven onmogelijk gemaakt.

Link naar productieformulier

Als je hier op klikt dan kan je het formulier in opbouw bekijken (mits al een keer bewaard en mits 'Nieuwe relatie' aangevinkt staat).  Let wel, het formulier ziet er voor een ingelogd lid anders uit, dan je hier ziet. Het hele bovenste blok zal dan vervangen zijn door de naam van de ingelogde relatie.

Blok website parameters en blok backoffice parameters

 schermafbeelding_2020_06_14_om_11.02.07_1.pngschermafbeelding_2020_06_14_om_11.02.18_1.png

Veldnaam 

Omschrijving

Activiteiten Via de button 'Tonen' kan je aanvinken welke activiteiten je als beschikbare keuze wilt selecteren.
Lestypes Via de button 'Tonen' kan je aanvinken welke lessen je als beschikbare keuze wilt selecteren. Bij de te kiezen les worden de volgende kolommen getoond 'Lestype', 'Titel van de les', 'Locatie', 'Dag(en)' en 'Tijdstip'.  Via de button bij Kolommen kan je indien van toepassing bepaalde kolommen op niet zichtbaar zetten. Via de button bij Volgorde, kan je vervolgens de volgorde waarop de lessen getoond worden instellen. Dit kan op datum zijn, op alfabet etc.
Evenement type Via de button 'Tonen' kan je aanvinken welke eveementen je als beschikbare keuze wilt selecteren. Bij de te kiezen evenement worden de volgende kolommen getoond 'Evenementtype', 'Titel van het evenement', 'Locatie', 'Dag(en)' en 'Tijdstip'.  Via de button bij Kolommen kan je indien van toepassing bepaalde kolommen op niet zichtbaar zetten. Via de button bij Volgorde, kan je vervolgens de volgorde waarop de evenementen getoond worden instellen. Dit kan op datum zijn, op alfabet etc.
Contracten Via de button 'Tonen' kan je aanvinken welke contracttypes je als beschikbare keuze wilt selecteren.
Functiesgroepen Via de button 'Tonen' kan je aanvinken welke functiegroepen je als beschikbare keuze wilt selecteren.
Functies Via de button 'Tonen' kan je aanvinken welke functies je als beschikbare keuze wilt selecteren.
Extra relaties (aantal) Door hier een getal aan te geven, kan bijvoorbeeld een teamcaptain een heel team aanmelden. Dit kan alleen ingevuld worden DOOR en VOOR bestaande leden.
LET OP: Als er bij dit inschrijfformulier een activiteit wordt gekoppeld. Bijvoorbeeld de voorjaarscompetitie, dan geldt deze activiteit ook voor de extra relaties.
Max. 1 keuze Bij alle beschikbare keuzes kan je aanvinken dat uit het aanbod hiervan er maar maximaal 1 gekozen mag worden. Vink je dit niet aan, dan kan je meer dan 1 keuze maken.
Toon '...' blok Door dit aan te vinken zorg je dat als een inschrijving binnen komt, dat via dit inschrijfformulier de administrateur altijd zelf handmatig een activiteit, les, evenement, contract en/of functie kan toevoegen.
Factuur overzetten Als er een factuur gekoppeld wordt aan het inschrijfformulier, dat via ideal betaald wordt, dan moet de factuur ook overgezet worden naar de activiteit of naar de les. Door hier het veld aan te vinken wordt de factuur overgenomen bij het aannemen van de relatie. Dit is alleen nodig, indien op basis van dit inschrijfformulier een factuur aangemaakt wordt. Zie blok inschrijfbedrag.

Het blok status

In dit blok wordt vastgelegd of er een bevestigingsmail naar de inschrijver gaat en wie geinformeerd moet worden over de inschrijving.

 

 

Veldnaam 

Omschrijving

Status

Een inschrijfformulier kan de volgende status hebben:

  1. Nieuw. Een inschrijving heeft alleen de status nieuw als deze via de website is binnengekomen.
  2. In behandeling. Een inschrijving heeft de statua in behandeling als de ledenadministratie de inschrijving heeft geopend en op bewaren heeft gedrukt.
  3. Aspirant. Een inschrijving heeft de statua in aspirant, als men een extra status nodig heeft. Bijv. een aspirant lid mag 3 keer mee trainen voordat deze besluit om lid te worden. Deze status moet apart aangevinkt worden onder tonen, want normaal gesproken is deze status niet zichtbaar.
  4. Aangenomen. Een inschrijving heeft de statua in aangenomen als de ledenadministratie de inschrijving heeft geaccepteerd en op de knop aannemen heeft gedrukt. 
  5. Afgewezen. Een inschrijving heeft de statua in afgewezen als de ledenadministratie de inschrijving niet heeft geaccepteerd en op de knop afwijzen heeft gedrukt.
Tonen Hier kan aangegeven worden dat de status aspirant getoond moet worden bij de inschrijfformulieren.
Clubblad nieuwsbrief Als hier het vinkje is aangezet, krijgen deze inschrijvers ook de nieuwsbrief.
Pasfoto Hier kan een keuze gemaakt worden of de pasfoto op het inschrijfformulier verplicht is of niet verplicht.
Factuur Door dit aan te vinken wordt op basis van de inschrijving het inschrijfgeld in rekening gebracht. Consequentie is dat een lid pas kan worden aangenomen als het inschrijfgeld is betaald. Het onderste blok inschrijfbedrag moet dan ook ingevuld worden.
Factuur - iDeal

Indien de iDeal module is geactiveerd kan bij status nieuw iDeal worden aangevinkt. Dit zorgt ervoor dat het inschrijf geld direct betaald moet worden door middel van iDeal. Het onderste blok inschrijfbedrag moet dan ook ingevuld worden.

Voor meer informatie rondom iDeal zie

Relatiescherm Als dit aangevinkt wordt, dan wordt na het aannemen van het lid direct doorgeschakeld naar het activiteitenscherm van de relatie. Dit kan handig zijn als het nodig is nog extra activiteiten toe te voegen of te wijzigen.
Afdruk document Hier kan een afdrukformulier gekoppeld worden, zodat de inschrijver een bevestiging van de inschrijving of een bevestiging van het lidmaatschap krijgt. Zie: 1.4.4.1 - Overzicht formulieren
Informeer functie Hier kan een functie ingevuld worden die geïnformeerd wordt over de inschrijving. Bijv. de ledenadministratie. Deze functionaris ontvangt dan een kort bericht dat er een nieuwe inschrijving is. Zie hieronder voor een voorbeeld van zo'n mail
Script Indien er uitzonderingen zijn, die niet met de instellingen vastgelegd kunnen worden, dan kan dit soms opgelost worden door er een apart script aan te koppelen. Bijvoorbeeld als op de website bepaalde keuzes aan elkaar gekoppeld zijn. Iemand kan voor betaling in 5 termijnen kiezen, maar dan is het wel altijd automatische incasso en niet zelf betalen. Dan kan op de website al gecontroleerd worden dat een andere keuze niet mogelijk is.
Een andere optie is, dat bij het bewaren van een inschrijving op basis van een bepaalde keuze een extra vastlegging wordt gedaan.
Aan een apart script zijn kosten verbonden.

 

Voorbeeld mail voor de informeer functie.

 

 

Het blok route

Via dit blok wordt aangegeven welke route een inschrijfformulier volgt. Dit kan een algemene wachtlijst zijn. Bijvoorbeeld als het formulier wacht op de machtiging voor automatische incasse, maar er kunnen ook meerdere routes zijn. Bijvoorbeeld als een commissie moet bepalen hoe een nieuwe aanmelding moet worden ingedeeld. LET OP: Er moet altijd minimaal 1 route per formulier worden aangegeven.

Als er inschrijvingen zijn en de ledenadministratie bewaard de aanmelding en kiest daarbij een route. Dan wordt de functionaris die bij informeer functie is ingevuld via een mail geïnformeerd.

 

 

Veldnaam 

Omschrijving

Vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Insch.frm.route code Dit is de code van de route. Deze code kan niet meer gewijzigd worden.
Route Dit is de omschrijving van de route
Informeer functie Het kan een functie gekoppeld worden die over deze route geïnformeerd moet worden.

 

Het blok formuliervelden

Met dit blok kunnen extra vragen worden toegevoegd aan een formulier. Vragen die niet in de standaard van AllUnited zijn opgenomen, maar specifiek voor deze vereniging zijn.

Dit wordt apart besproken. Zie Zie: 1.4.1.1.2 - Formuliervelden voor extra vragen insch. formulier

 

Het blok inschrijfbedrag

Dit blok wordt gebruikt om het inschrijfgeld direct op basis van de aanmelding te laten betalen en niet pas als het lid al is aangenomen. Veel zwemverenigingen passen dit toe, omdat er veel nieuwe aanmeldingen voor zwemlessen zijn en mensen zich bij verschillende verenigingen inschrijven. Op deze manier wordt het inschrijfgeld direct gefactureerd en kan een lid pas aangenomen worden als het inschrijfgeld is betaald.

LET OP: Denk goed na voordat dit wordt toegepast. Dit heeft een behoorlijke organisatorische impact, omdat een nieuw lid pas kan worden aangenomen als het inschrijfgeld is betaald. Dit is niet altijd wenselijk.

 

inschrijfgeld_manual_1.png

 

Veldnaam 

Omschrijving

iDeal Verplaatst naar het status blok
Toon inschrijfbedrag Om de inschrijf bedragen te tonen op het formulier zet je dit aan.
Toelichting Een extra toelichting op het formulier voor het inschrijf bedrag, hiervoor moet het tonen van het inschrijfbedrag wel aan staan
vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Relatietype Hier wordt het relatietype aangegeven, waarbij het inschrijfgeld in rekening moet worden gebracht.
Geboortedatum vanaf
Als er sprake is van verschillende tarieven voor verschillende leeftijden, kunnen er meerdere regels aangemaakt worden. Geldt het tarief voor iedereen, dan wordt een geboortedatum 01-01-1900 aangehouden.
Grootboekrekening Hier wordt de grootboekrekening opgegeven waarop het inschrijfgeld wordt geboekt.
BTW Maak hier een keuze voor de BTW. Dit moet ALTIJD aangegeven worden.
Bedrag Dit is het bedrag dat in rekening wordt gebracht.
vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Taal Indien AllUnited niet in meerdere talen wordt gevoerd, wordt hier altijd de taal Nederlands gekozen
Omschrijving Dit is de omschrijving die op de factuur komt.
Voeg toe Met de knop voeg toe kunnen meerdere regels toegevoegd worden.

Met de knop bewaren wordt het inschrijfformulier opgeslagen daarmee worden ook de regels, die zijn aangevinkt bij vw, verwijderd.

LET OP: met de knop verwijderen wordt het complete inschrijfformulier verwijderd.

De knop controle is soms nodig om aanvullende informatie uit de database te halen.

 Inschrijfformulier koppelen aan een les/evenement

Het is ook mogelijk om leden en niet leden te laten inschrijven via een les/evenement formulier.  Maak je hier gebruik van dan moet je via een van de volgende paden naar de instellingen van de les/evenementtypen gaan:

Lessen >> Instellingen >> Blok lessen >> Les/Evenementtypen

Evenementen >> Instellingen >> Blok lessen >> Les/Evenementtypen

Systeembeheer >> Alle instellingen >> Blok lessen >> Les/Evenementtypen

Klik hier op Wijzigen en selecteer dan het inschrijfformulier bij het bijbehorende les of evenementtype in de kolom 'Inschrijfform. template'. Vink daarbij de checkbox bij Inschrijven via Inschrijfformulier aan. Vanaf dat moment zal het formulier goed gekoppeld zijn.

Klik hier voor de volledige handleiding

Ref: 303 / 2020-08-10

Inschrijfformulier voor lessen/cursussen/workshops tonen op de website

Het weergeven van inschrijfformulieren op de website kan op twee verschillende manieren:

  • Gekoppeld aan een pagina,
  • Gekoppeld in het menu. 

Gekoppeld aan een pagina

Ga naar Website - Pagina's, en klik bovenin op Nieuw.  Vul Pagina-naam en - titel in, kies als type: Backoffice, en klik op Controle.

Er verschijnt een nieuw blok (Backoffice transactie), vul hier in:

  • Transactiegroep = club
  • Transactie = application1
  • Task = 3
  • Extravelden = statustempcode=JR

Hier staan de laatste twee letters (in dit geval JR) voor de formuliercode. 

Het voordeel van deze werkwijze is het feit dat er geen menu-item hoeft te worden getoond om het inschrijfformulier te gebruiken. Bovendien is de opbouw van de URL/link duidelijker en overzichtelijker. 

 

Gekoppeld in het menu

Via Website - Menu's kan het menu geselecteerd worden waaraan het inschrijfformulier gekoppeld moet worden.

Dit kan er als volgt uit zien. In dit menu worden 3 inschrijfformulieren voor lessen gekoppeld. Per leeftijdsgroep een ander formulier.

 

Onder de kop Pagina / Artikelnr. wordt dan Transaction ingevoerd met daarachter het vinkje voor de transactievelden.

Druk daarna onderaan op controle. Nu zullen de extra velden in de tweede regel getoond worden en kunnen deze ingevuld worden:

  • Transactiegroep = club
  • Transactie = application1
  • Task = 3
  • Extravelden = statustempcode=JR

Hier staan de laatste twee letters (in dit geval JR) voor de formuliercode. 

 

Ref: 307 / 2020-08-10
1.4.1.1.2 - Formuliervelden voor extra vragen insch. formulier

Formuliervelden kunnen gebruikt worden in:

  1. Website artikelen ()
  2. Inschrijfformulieren (Zie: 1.4.1.1.1 - Inschrijfform.templates (I))
  3. Lessen en/of Evenementen ()

Met formuliervelden kunnen eigen vragen aan een inschrijfformulier of een les toegevoegd worden.

Daarnaast kan met deze formuliervelden een eigen formulier in een artikel op de website worden gemaakt.

Belangrijk om te weten. Uitgebreide formulieren kosten veel tijd om te maken, daarom kunnen alle formulieren altijd gekopieerd worden.

  1. In een nieuw artikel kan een artikelnummer ingegeven worden waaruit het formulier wordt gekopieerd. Zie: 16.2.5.2 - Het kopiëren van formulieren in een websiteartikel
  2. Een inschrijfformulier kan gekopieerd worden naar een nieuw inschrijfformulier. Zie: 1.4.1.1.1 - Inschrijfform.templates (I)
  3. Bij een les of evenement is er nog geen kopieermogelijkheid, maar je kan via een ticket vragen of de helpdesk dit voor je kan doen.

 

Hieronder wordt uitgelegd wat de verschillende opties in bovenstaand scherm betekenen.

Veldnaam 

Omschrijving

Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Veldtype

Veldtype wordt in onderstaande tabel uitgelegd.

Veld Dit is de naam van het veld. Bij een invoerveld wordt deze veldnaam in de database opgeslagen en kan deze veldnaam ook gebruikt worden in de inschrijfbrief. Bijvoorbeeld de veldnaam speelsterkte kan als volgt meegenomen worden in de bevestiging van de inschrijving [_speelsterkte]. Let op: het is heel belangrijk om voor dit veld geen hoofdletters, spaties en vreemde tekens te gebruiken!
Rij Hiermee wordt de volgorde in het formulier opgenomen. Tip laat altijd een aantal rijen vrij bij het opzetten van een formulier. Dus nummer bijv 10, 20 etc. Dan is het later altijd mogelijk om extra rijen toe te voegen.
Kolom Kolom geeft de kolom aan waar het veld in het formulier moet komen.
Je kunt dus bijvoorbeeld 1 rij hebben met 3 kolommen.
Colspan Als je een brede omschrijving hebt, dan schuiven ook alle invulvelden die in de kolom daarachter staan op. Door een brede omschrijving over 3 kolommen te verdelen, blijven de invulvelden in beeld.
Colspan is ook altijd nodig bij textarea, omdat dit een heel breed veld kan zijn.
Lengte Hiermee wordt aangegeven wat de lengte van een veld moet zijn.
Waarde Dit is de waarde van het veld en deze wordt getoond op het formulier. Is het veld type tekst, dan wordt de tekst getoond die hier staat. Is het een invoerveld, dan wordt een leeg veld getoond.
Verplicht
De invoervelden kunnen verplicht gezet worden. Dan kan een formulier pas verstuurd worden als alle verplichte velden zijn ingevuld.
Toevoegen aan inschrijving Op het relatiescherm van een relatie staan onderaan de diverse waarden. Het is mogelijk om de invoer van een veld op het inschrijfformulier over te namen naar de relatiekaart bij de diverse waarden of het veld IBAN-nummer. Daarnaast kan je checkboxvelden en of radio button velden koppelen aan een toe te voegen betalingstermijn, activiteit, les of functie. Deze optie is niet mogelijk bij CMS artikelen. Zie onderaan een aantal screenshots als voorbeeld.

N.B. Deze functionaliteit geldt alleen voor het algemene inschrijfformulier.

 

Hieronder worden de verschillende veldtypes besproken:

Veldtype

Uitleg

invoer

Hier wordt invoer verwacht bijvoorbeeld van welke vereniging iemand eerder lid is geweest. De waarde blijft leeg

selectielijst

Hiermee kun je een selectielijst samenstellen. Bijvoorbeeld de keuze man/vrouw. Bij veld wordt de omschrijving van het veld ingevoerd. Bij waarde de keuzes van de selectielijst. Deze worden gescheiden door een ; teken.

checkbox

Bij een checkbox wordt wel of geen vinkje gezet. Bijvoorbeeld het vinkje of iemand akkoord gaat met automatische incasso.

radioknoppen

Bij radioknoppen kun je maar 1 van de verschillende mogelijkheden aanklikken. Dit kan bijvoorbeeld een vraag zijn die je belangrijk, neutraal of onbelangrijk vindt. Als er 3 antwoorden zijn, dan moet bij elk antwoord het veld een gelijke veldnaam hebben.

Zie hieronder een concreet voorbeeld van radioknoppen.

textarea

Hiermee kun je een blok reserveren voor vrije tekst. Bijvoorbeeld opmerkingen.
Zet bij een textarea ook altijd de colspan op het maximaal aantal kolommen.

titel

Dit is de titel van het formulier en komt boven het formulier te staan op regel 1. Dit wordt meestal vetgedrukt overgenomen.

tekst

Hier kan een extra tekst in worden gegeven Bijvoorbeeld de vraag of extra informatie.

Lege regel

Hiermee wordt een lege regel tussen onderdelen van het formulier ingevoegd. De waarde blijft leeg. Dit kan een formulier overzichtelijker maken.

Nieuwe tabel

Hiermee is het mogelijk een nieuwe tabel binnen het formulier te plaatsen. Dit kan handig zijn als gebruik wordt gemaakt van een aantal kolommen en in een ander deel van het formulier een ander aantal kolommen wordt gebruikt.

Voorbeeld van formuliervelden voor radioknoppen.

 fireshot_capture_35_test2_dv01_https___dv01.allunited.nl_.png

 

Hieronder een concreet voorbeeld van een inschrijfformulier en het resultaat hiervan op de website.

fireshot_capture_34_test2_dv01_https___dv01.allunited.nl_.png

 

zo kan een formulier op de website eruit zien.

Ingevulde vragen overzetten naar een veld in de relatiekaart of koppelen aan een activiteit, les of functie

Je biedt bijv. de volgende lessen aan bij het inschrijfformulier (dit is wat je ziet aan de websitekant):

schermafbeelding_2019_08_08_om_14.03.03_1.png 

In de backoffice ziet een zo'n regel er als volgt uit:

 schermafbeelding_2019_08_08_om_14.03.40_1.png

De koppeling maak je door bij de kolom 'Toevoegen aan inschrijving' op de bijbehorende button 'Tonen' te klikken:

 schermafbeelding_2019_08_08_om_14.04.21_1.png

Klik hier voor de volledige handleiding 

 

Ref: 305 / 2020-08-10
1.4.1.1.3 - Route instellen voor inschrijfformulier

Menupad: Relaties >Instellingen > routes (onder de kop inschrijfformulieren)

Druk op wijzigen

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

fireshot_capture_33_test2_dv01_https___dv01.allunited.nl_.png

Een route is een manier om de inschrijfformulieren in behandeling te nemen, zodat iemand anders er verder mee aan de slag kan.

Voorbeeld: Er komt een inschrijving binnen voor een jeugdlid. Als route kan dan gekozen worden voor TC Jeugd. De ledenadministratie opent de inschrijving en slaat deze op met de route TC Jeugd.  Deze commissie pakt de inschrijving op. Kijkt of er ruimte is binnen een team bij de jeugd, geeft het teamnummer in zet de route op aannemen. De ledenadministratie weet dan dat dat lid kan worden aangenomen. De commissie kan ook aangeven dat er geen ruimte is en de inschrijving op de wachtlijst zetten.

Zo kan de route ook gebruikt worden om aan te geven dat een inschrijving nog niet compleet is. Bijvoorbeeld er is nog geen getekende machtiging voor automatische incasso ontvangen. Dan kan een inschrijving op deze route geplaatst worden, totdat de machtiging is ontvangen. Daarna kan het lid aangenomen worden.

De vereniging bepaalt zelf welke routes er nodig zijn om de inschrijving van nieuwe leden goed te laten verlopen.

Een inschrijfformulier kan ook gebruikt worden voor lessen, evenementen, functionarissen, sponsoren etc. Ook in dat geval kan de route gebruikt worden om de inschrijvingen langs de juiste personen te leiden.

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Insch.frm. route code Dit is de code die gebruikt wordt voor de functie. De code wordt opgeslagen via het inschrijfformulier Zie: 1.4.1.1.1 - Inschrijfform.templates (I) en kan hier onderhouden worden. LET OP; een code moet uniek zijn, anders komt er een foutmelding in het inschrijfformulier.
Inschrijfform. template Het inschrijfformulier waaraan deze route is gekoppeld.
Route De omschrijving van de route
Informeer functie Hier kan een functie gekozen worden, die moet worden geïnformeerd als een inschrijfformulier op deze route wordt bewaard.
Ref: 304 / 2020-08-10

1.4.2 - Inschrijfformulier leden op website plaatsen

Via de website kan het inschrijfformulier worden ingevuld door nieuwe leden.

Hier een voorbeeldformulier. Het formulier is zelf aan te maken en aan te passen. 

Het blok met de gegevens van het lid is voor alle verenigingen gelijk. Hierin kan alleen aangegeven worden of een veld verplicht is of niet.

Het blok met de activiteit is per vereniging verschillend. Er kan aangegeven worden welke activiteiten er in het inschrijfformulier opgenomen moeten worden.

Het blok vragen kan ingevuld worden via het Menupad: Relaties > instellingen > Inschrijfform.templates (in het blok inschrijfformulieren). Hier kunnen formuliervelden toegevoegd worden om eigen vragen te stellen. Zie: 1.4.1.1.2 - Formuliervelden voor extra vragen insch. formulier 

Inschrijfformulier op eigen Website plaatsen

Als geen gebruik gemaakt wordt van de website van AllUnited dan kan het inschrijfformulier met een link aan de eigen website gekoppeld worden.

Dit kan via deze link:

https://pr01.allunited.nl/club.php?section=CLUB&tmode=application1

In plaats van CLUB moet dan de naam van de club ingevuld worden. Deze naam is gelijk aan de clubnaam waarmee ingelogd wordt in AllUnited.


LET OP: Het is niet mogelijk om het seizoen te kiezen in het inschrijfformulier. Op basis van de datum van inschrijving wordt het dan geldige seizoen gekozen. Indien de aanmelding dus voor het nieuwe seizoen is, dan moet dit door de ledenadministratie aangepast worden bij het aannemen van de inschrijving.

 

Ref: 129 / 2020-08-10

1.4.3 - Overige inschrijfformulieren (P)

Gebruik van inschrijfformulieren anders dan voor nieuwe leden

Inschrijfformulieren kunnen in AllUnited gebruikt worden voor meer dan alleen het inschrijven van nieuwe leden.

Deze functionaliteit is volledig geïntegreerd met de website van AllUnited en is daarom alleen beschikbaar voor verenigingen die ook de website van AllUnited gebruiken.

Er kunnen inschrijfformulieren gemaakt worden voor

  1. Relaties bijvoorbeeld het inschrijven op een nieuwsbrief voor niet leden.
  2. Activiteiten bijvoorbeeld het inschrijven op de tennis competitie
  3. Lessen/cursussen evenementen. Dit kunnen wedstrijden, tennislessen, cursussen, workshops etc zijn
  4. Functies. Bijvoorbeeld het inschrijven van vrijwilligers als scheidsrechter, coach. Meestal betreft dit dan de ouders van kinderen die sporten
  5. Contracten. Hiermee kunnen sponsoren zich inschrijven voor een sponsorpakket.

 

Allereerst wordt er een inschrijfform.template gemaakt.  Zie Zie: 1.4.1.1.1 - Inschrijfform.templates (I) voor het aanmaken van een nieuwe template

Het invullen van de velden staat beschreven in Zie: 1.4.1.1.1 - Inschrijfform.templates (I)

In deze template kan gebruik worden gemaakt van formuliervelden om eigen vragen te stellen.  Zie Zie: 1.4.1.1.2 - Formuliervelden voor extra vragen insch. formulier

Vervolgens kan de template aan het menu van de website gekoppeld worden. Zie Zie: 4.2.3 - Inschrijfformulier tonen op de website

Ref: 308 / 2020-08-10

1.4.4 - Afdrukformulieren

1.4.4.1 - Overzicht formulieren

Afdrukformulieren worden gebruikt om diverse objecten netjes af te drukken zodat deze verstuurd kunnen worden. Deze formulieren leveren uiteindelijk een PDF op. Deze PDF kan afgedrukt en meestal ook per mail verstuurd worden.  In deze sectie wordt omschreven hoe deze formulieren gemaakt en beheerd kunnen worden.

het kan nodig zijn om ook onderstaande instellingen te gebruiken voordat een afdrukformulier wordt gemaakt:

Daarnaast kunnen de volgende parameters gebruikt worden in de formulieren Zie: 1.4.4.2 - Stuurparameters formulieren

Voor het beheren van afdrukformulieren ga naar:

Menupad: [Systeembeheer] > [Alle Instellingen] > [Afdrukformulieren] en klik op 'Selecteren' en daarna op wijzigen.

Het volgende selectie scherm wordt getoond:
Allunited heeft al standaard een aantal templates van afdrukformulieren in het systeem gezet. Mocht één van deze templates niet aanwezig zijn, maak dan een helpdeskticket aan.

Hier kunt u een bestaand afdrukformulier selecteren of, door op 'Nieuw' te klikken, een nieuw formulier aanmaken.

Als op nieuw geklikt wordt wordt onderstaand scherm getoond. Hier kan een keuze gemaakt worden voor het soort afdrukformulier door een formuliertype te kiezen. Als daarna op controle wordt gedrukt dan wordt de opbouw gekozen, die bij het formuliertype hoort. Door in de rechter benedenhoek te gaan staan daar waar de pijl naar de stippeltjes wijst, kan elk formulier groter gemaakt worden op het scherm en wordt het bij meer tekst overzichtelijker.

 

 

Elke formulierteype kent een andere opbouw. De volgende formuliertypes zijn aanwezig:

  1. Inschrijfbrief  Zie: 1.4.4.7 - Opmaak van inschrijfbrieven
  2. Factuur Zie: 1.4.4.4 - Opmaak van facturen De factuuropmaak wordt aan het factuurtype gekoppeld.
  3. Aanmaanbrief Zie: 1.4.4.8 - Opmaak van aanmaningen De opmaak van de aanmaanbrief wordt gekoppeld aan de aanmaanniveaus Zie: 7.4.9 - Aanmaanniveau's
  4. Aanmaanbrief team Zie: 7.3.8 - Aanmanen
  5. Beoordeling per relatie
  6. Etiketten/algemene brieven Etiketten Zie: 1.4.4.6 - Opmaak van etiketten/algemene brieven Algemene brieven Zie: 1.4.4.5 - Algemene brieven
  7. Groepen (voor formulieren voor teams/lessen) Presentielijsten Zie: 1.4.4.9 - Opmaak van presentielijsten Bevestiging lessen/cursussen/evenementen Zie: 1.4.4.10 - Opmaak van bevestiging lessen

 

 

Ref: 28 / 2020-08-10

1.4.4.2 - Stuurparameters formulieren

In deze bijlage zijn parameters opgenomen die in afdrukformulieren gebruikt kunnen worden. Niet alle parameters zijn altijd beschikbaar, dit hangt ook van het gebruik en de
instellingen van Allunited af.

Parameter Omschrijving
font <font fontname>
Instellen van lettertype. Lettertype kan ingesteld worden in de koptekst of in de body
Mogelijke waarden: Times, Arial, Kix, OCR
Voorbeeld: <font Arial>
fontsize <fontsize punten>
Instellen van de grootte van het lettertype in punten. Dit bepaalt ook de regelafstand
Voorbeeld: <fontsize 10>
fontcolor <fontcolor rood;groen;blauw>
Nog niet geïmplementeerd.
Voorbeeld: <fontcolor 162;50;60>
b, /b Hiermee kan een tekst vetgedrukt worden. Vet aan '<b>' en uit '</b>'
Voorbeeld: <b>Vet<b> Resultaat is Vet
i, /i Hiermee kan een tekst schuingedrukt worden. Schuingedrukt aan <i> en uit </i>
Voorbeeld: <i>Schuingedrukt<b/i> Resultaat is Schuingedrukt
u, /u Hiermee kan een tekst onderstreept worden. Onderstrepen aan <u> en uit </u>
Voorbeeld: <u>Onderstrepen</u> Resultaat is Onderstrepen
tabset <tabset tab1;tab2;etc...>
Hiermee kunnen de tabs ingesteld worden. Iedere tabinstelling worde gescheiden door
een ’;’.
Een tab begint met één letter voor de uitlijning
L – Links
R – Rechts
C – Center
Daarachter wordt de afstand (per meeteenheid van papiertype) vanaf de linker marge gezet.
Tabinstellingen in Koptekst of Voettekst worden niet overgenomen in Body1, Subbody1, Body2, Subbody2 of Body3 en andersom ook niet.
Voorbeeld: <tabset L30;R100>
tab <tab>
Hiermee wordt een tab uitgevoerd zoals vastgesteld met commando tabset. Indien er
geen tab meer gedefinieerd is in de tabset, zal het commando genegeerd worden.
Voorbeeld: <tab>
hline <hline lengte;dikte;positie>
Hiermee is het mogelijk om een horizontale lijn te creëren Deze regel begint op de huidige
positie.
Het is mogelijk om de volgende parameters mee te geven:
Parameter Omschrijving
Lengte Lengte van de lijn in meeteenheid van
papiertype
Dikte Dikte van de lijn in meeteenheid van
Positie T – Boven aan regel
C – Center van regel (standaard)
B – Onderkant van regel
Voorbeeld: <hline 50;0.2;T>
vline <vline dikte;positie>
Hiermee is het mogelijk om een verticale lijn te creëren Deze regel begint op de huidige
positie.
Het is mogelijk om de volgende parameters mee te geven:
Parameter Omschrijving
Dikte Dikte van de lijn in meeteenheid van
papiertype (standaard 0.2)
Positie T – Bovenste helft van regel
F – Hele regelhoogte (standaard)
B – Onderste helft van regel
Voorbeeld: <hline 0.2;T>
if <if veld;vergelijkingtype;vergelijking>
Hiermee is het mogelijk om een conditie in te creëren waaronder wel of niet tekst moet worden afgedrukt. Indien de vergelijking een tekst is, moet deze tussen aanhalingstekens geplaatst worden.
Vergelijkingtype Omschrijving
= Gelijk aan
Voorbeeld: <if sex;=;'M'>
<> of != of NE Niet gelijk aan
Voorbeeld: <if sex;!=;'M'>
< Kleiner dan
Voorbeeld: <if age;<;18>
<= of LE Kleiner dan of gelijk aan
Voorbeeld: <if age;LE;18>
GT Groter dan
Voorbeeld: <if age;GT;18>
=> of GE Groter dan of gelijk aan
Voorbeeld: <if age;GE;18>
NULL Veld is leeg
Voorbeeld: <if address3;NULL>
!NULL Veld is niet leeg
Voorbeeld: <if address3;!NULL>
elseif <elseif veld;vergelijkingtype;vergelijking>
Elseif wordt gebruikt als je meerdere if statements achter elkaar wilt gebruiken. Zie de parameter ‘if’ voor de vergelijkingen.
Voorbeeld: <elseif sex;=;'F'>
else <else>
Indien de if of elseif commando niet waar is, wordt de tekst na dit commando uitgevoerd.
Voorbeeld: <else>
endif <endif>
Hiermee moet de commando ‘if’ beëindigd worden. Indien een ‘if’ geplaatst wordt binnen de blokken Koptekst, Subbody1, Subbody2 of Voettekst moet de endif ook in het zelfde blok geplaatst worden, anders wordt het afdrukformulier niet getoond.
Voorbeeld: <endif>
Systeemdatum <today>
Als er geen datum in het systeembeschikbaar is, dan kan met deze parameter een datum op een formulier gezet worden. Bij facturen heb je natuurlijk een veld beschikbaar zoals [invoicedate]. Is er geen datumveld beschikbaar dan kan deze parameter worden gebruikt. Bijvoorbeeld bij algemene brieven.
Datum omzetten   

Systeem datum omzetten naar de Nederlandse indeling. Bijvoorbeeld het veld Datum vanaf 

[datefrom;D] = 01-01-2019

[datefrom] = 2019-01-01

newpage <newpage>
Hiermee is het mogelijk om een nieuwe pagina te forceren. Bijvoorbeeld als een bijlage bij een brief of factuur.
Voorbeeld: <newpage>
image <image afbeeldingnaam;breedte>
Hiermee kan een afbeelding geplaatst worden in het formulier. De afbeelding wordt geplaatst op de huidige positie
Afbeeldingen moet eerst geladen worden Zie: 19.3.1 - Afbeeldingen
Als een afbeelding als jpg is geladen, is deze schaalbaar met ; en daarachter het aantal millimeters kan de grootte van de afbeelding aangegeven worden.
Voorbeeld: <image logo_is4c.jpg;50>
contactimage <contactimage breedte>
Hiermee kan de foto die toegevoegd is bij het relatiescherm, getoond worden op het afdrukformulier.
Voorbeeld: <contactimage 70>
fields <fields>
Door de parameter fields in een blok te plaatsten worden bij een proefafdruk alle beschikbare velden met de waarde getoond.
Ref: 37 / 2020-08-10

1.4.4.3 - Afdrukformulieren (T)

Via het menupad: Systeem beheer > Alle instellingen> afdrukformulieren  wordt onderstaand scherm getoond.

Hier is het mogelijk om presentielijsten van lessen of teams te maken. Klik door op deze pagina om in het selectiescherm te komen.

Ref: 312 / 2020-08-10

Afdrukformulier op basis van groepen (teams en cursussen)

Via het menupad: Systeem beheer > afdrukformulieren > Afdrukformulier op basis van groepen (teams en cursussen) wordt onderstaand scherm getoond.

Hier is het mogelijk om een afdrukformulier, dat via het menupad: Systeem beheer > instellingen > afdrukformulieren (onder de kop algemeen) is aangemaakt af te drukken.

Let op: De peildatum is hier cruciaal voor presentielijsten voor lessen/cursussen. Deze peildatum moet gelijk zijn aan de cursus/lesdatum of binnen de begin en einddatum van een les liggen.

Het juiste team of de juiste les kan gekozen worden of een afdrukformulier af te drukken of per mail te versturen.

Bij afdrukformulier kan het juiste formulier gekozen worden. Het afdrukfomulier moet een formulier op basis van groepen zijn. Zie: 1.4.4.9 - Opmaak van presentielijsten

Vink je als ontvangers Per groep aan. Dan wordt de presentielijst alleen naar de begeleiders van de groep gestuurd.

Vink je als ontvangers Per relatie aan. Dan wordt de presentielijst ook naar de deelnemers van de groep gestuurd.

Het is het beste om met de mogelijkheden van deze transactie wat te experimenteren om het juiste resultaat te krijgen.

 Klik hier voor de volledige presentie handleiding

Ref: 227 / 2020-08-10

1.4.4.4 - Opmaak van facturen

 

Via het menupad: [Facturatie] > [Instellingen] > [Afdrukformulieren]  kan een nieuw  afdrukformulier gemaakt worden of een bestaand afdrukformulier worden aangepast.

 

Omdat AllUnited voor alle afdrukformulieren templates in het systeem heeft aangemaakt hoeven de verenigingen maar minimale aanpassingen te doen.  Vaak kan volstaan worden met het aanpassen van een aantal gegevens die voor elke vereniging anders zijn, zoals het logo, het adres, de namen van de secretaris of de penningmeester, de bankrekening etc. Bij de implementatie bespreken we wat er aangepast moet worden. Geel gemarkeerd wordt hieronder aangegeven wat minimaal aangepast moet worden.

 

Hier wordt het aanpassen van een factuur besproken. Uitgangspunt is de eenvoudige contributiefactuur. In het afdrukformulier regelen we de volgende zaken: 

  • De opmaak van de factuur. Hoe ziet een factuur eruit, wat staat waar en welk logo is gebruikt.
  • De velden van de factuur. Welke informatie willen we op de factuur tonen en hoe wordt dit omschreven. Bijvoorbeeld moet er wel of geen BTW op de factuur staan.

Als het afdrukformulier is aangemaakt kan deze gekoppeld worden via het menupad: Facturatie > instellingen > factuurtype (onder de kop facturen)

Via het menupad: Facturatie > instellingen > afdrukformulieren (onder de kop algemeen) kan een afdrukformulier aangepast worden.

Druk op selecteren en onderstaand scherm wordt getoond.

 

Selecteer het formuliertype factuur zoals hierboven en druk op wijzigen. Dan worden de afdrukformulieren voor de facturen die in het systeem aanwezig zijn getoond.

In het systeem zijn voor elk afdrukformulier een aantal templates aanwezig die door de vereniging aangepast kunnen worden.

Voor facturen zijn de volgende templates beschikbaar:

 Beschrijving van de templates

  1. Alle velden van een factuur.
    Hiermee is het mogelijk om te kijken welke velden allemaal beschikbaar zijn. Als deze factuurlayout wordt gekoppeld via het menupad: Facturatie > Instellingen > factuurtypen (onder de kop facturen) en er wordt een bestaande factuur afgedrukt dan worden alle mogelijke velden getoond die in de factuur gebruikt kunnen worden.
  2. Contributie factuur (eenvoudig)
    Dit is een simpele contributiefactuur zonder een bijlage voor een machtiging voor automatische incasso.
  3. Contributie factuur (uitgebreide versie)
    Bij deze layout zit een bijlage voor automatische incasso. Deze bijlage wordt meegestuurd bij relaties die nog geen automatische incasso hebben.
  4. Factuur met acceptgiro.
    Wordt amper nog gebruikt. Als een vereniging facturen gebruikt met een strook voor een acceptgiro. Dan kan deze factuurlayout worden gebruikt.
  5. Factuur overig met BTW.
    Indien een vereniging BTW plichtig is, dan kan deze factuurlayout als basis gebruikt worden. Bijvoorbeeld voor sponsorfacturen of manuele facturen met BTW.
  6. Factuur overig zonder BTW.
    Deze factuur layout kan gebruikt worden voor sponsorfacturen of manuele facturen zonder BTW
  7. Lessenfactuur
    Dit is een kopie van de contributiefactuur eenvoudig. Deze factuur kan dan gekoppeld worden aan het factuurtype voor de lessen, indien deze worden gebruikt.

 Mocht een vereniging een bepaalde template missen, dan kan deze altijd via een helpdeskticket aangevraagd worden.

Opbouw van de factuur:

  1. Koptekst
    Hier komt de factuurkop. Dus het logo, de adresgegevens, het factuurnummer, het relatienummer, de datum etc.
  2. Body1
    Hier komt de tekst van de factuur. Dus uitleg hoe er betaald moet worden of hoe er geincasseerd wordt.
  3. Subbody1
    Hier komen de factuurregels. Dit kunnen meerdere regels zijn. In elke regel staat wat er wordt gefactureerd. Bijv. de contributie, inschrijfgeld.
  4. Body2
    Hier staat standaard de telling van de factuurregels.
  5. Subbody2
    Indien gewenst kunnen hier de nog openstaande facturen meegenomen worden.
    LET OP: Dit is alleen zinvol indien er een actief debiteurenbeheer plaats vindt. Anders worden er facturen verstuurd met openstaande posten, die inmiddels al lang betaald zijn en roept dit onnodige vragen op. Geadviseerd wordt om hier niet direct mee te beginnen, maar in een later stadium toe te voegen als dit gewenst is.
  6. Body3
    Hier is ruimte voor extra tekst. Bijvoorbeeld voor de machtiging voor automatische incasso.
  7. Voettekst
    Hier staan standaard de gegevens van de vereniging.
  8. Email
    Dit is het blok voor de email als de facturen per mail worden verstuurd.

Hieronder worden alle onderdelen stuk voor stuk besproken. De parameters zoals <tab><tabset><font> die gebruikt kunnen worden zijn terug te vinden via Zie: 1.4.4.2 - Stuurparameters formulieren

1. Koptekst

In de koptekst worden de gegevens opgenomen die voor de gehele factuur gelden. Deze gegevens worden op elke pagina herhaald, indien een factuur uit meerdere pagina's bestaat.

Zoals de instelling van het gebruikte lettertype <font arial>
De grote van het lettertype <fontsize 10>
Het regelen van de tabjes <tabset L120;R170>. Dit bepaalt dat bepaalde gegevens netjes onder elkaar worden geplaatst.
Het logo <image logoau.jpg;30>

Daaronder de adresgegevens met daarachter het relatienummer, het factuurnummer, de factuurdatum.
Het veld [descriptionhdr] haalt de factuurkop op, die wordt meegegeven bij  de massafacturatie in het veld "Factuurkop voor activiteiten". Zie: 6.3.4 - Massa facturatie (stap 1)

Hier hoeft alleen het logo van de vereniging aangepast te worden. Opladen van het logo Zie: 19.3.1 - Afbeeldingen. Als het logo is opgeladen, dan wordt achter image de naam van het logo gezet. Dus bijvoorbeeld <image logoau.jpg;30>. Het getal achter de ; geeft aan op welke grootte het logo getoond moet worden. 

 

2. Body 1

Hier komt de tekst die boven de factuurregels staat. Alleen de geel gemarkeerde gegevens hoeven hier aangepast te worden.

Het gedeelte <if paymenttermcode;=;'N00'>één termijn<elseif paymenttermcode;=;'N02'>2 termijnen<else><endif> is alleen relevant als een factuur in meerdere keren betaald of geïncasseerd wordt. Wordt een factuur in één keer betaald of geïncassseerd, dan kan dit gedeelte verwijderd worden.

Subbody1

Hier worden de factuurregels opgehaald. Hier hoeft niets aangepast te worden.

 

Body2

Hier komt de totaaltelling van de factuurregels. Hier hoeft niets aangepast te worden.

 

Subbody2

Hier kunnen de openstaande facturen worden getoond. Geadviseerd wordt om dat niet te gebruiken als je net start met AllUnited. Kan in een later stadium worden toegevoegd. Het toevoegen van deze informatie vraagt om een heel goed debiteurenbeheer anders worden hier openstaande facturen getoond, die al lang zijn betaald. Hier hoeft niets aangepast te worden.

Subbody3

Hier kan een machtiging voor automatische incasso gekoppeld worden. Voor een eenvoudige factuur hoeft hier niets aangepast te worden.

E-mail

Indien facturen per mail verstuurd moeten worden dan moet ook het blok email ingevuld worden. Ontbreekt deze informatie, dan worden er geen facturen per mail verstuurd.

De geel gemarkeerde gegevens moeten juist gevuld worden.
Wordt een functie geselecteerd bij 'Informeer functie' dan zal deze een kopie per mail (met de factuur als bijlage) ontvangen, mits op de functie een bijbehorend functie-emailadres is ingevoerd.
Bij het versturen van diverse mails kan nog een template worden geselecteerd, mits deze is geactiveerd, echter bij het versturen van facturen kan dit niet.

 

 

 

Als alle informatie is aangepast dan kan een factuur er als volgt uit zien. 

 

 

 Klik hier voor de bijlage met alle velden die mogelijk zijn in de factuur.

 

 

Ref: 29 / 2020-08-10

1.4.4.5 - Algemene brieven

Via het menupad: [Systeem beheer] > [Alle instelingen] > [Afdrukformulieren] kan een nieuw  afdrukformulier gemaakt worden of een bestaand afdrukformulier worden aangepast.

 Hier wordt het maken/aanpassen van algemene brieven besproken. Algemene brieven kunnen alleen per post verstuurd worden en niet per email.

Via het menupad: [Systeem beheer] > [Alle instelingen] > [Afdrukformulieren] kan een afdrukformulier aangepast worden.

Druk op selecteren en onderstaand scherm wordt getoond.

 schermafbeelding_2020_06_23_om_09.24.53_1.png

Selecteer het formuliertype Etiketten / Algemene brieven zoals hierboven en druk op wijzigen. Dan worden de afdrukformulieren voor dit formuliertype die in het systeem aanwezig zijn getoond.

Staat de brief ertussen die je wilt aanpassen, klik deze aan. Zo niet, dan is het vaak handig een brief aan te klikken die jullie al in gebruik hebben en deze te kopieren via de tab 'Kopieren' bovenin.

Je zal zien dat zo'n afdrukformulier uit verschillende elementen bestaat. 

schermafbeelding_2020_06_23_om_08.53.03_1.png

Kop

  • Bij 'Afdrukformulier' geef je het formulier een logische titel.
  • Bij 'Papiertype' kan je aangeven welk papiertype je wilt gebruiken. Meestal is dit standaard A4, maar zou ook een landscape vorm kunnen zijn. 
  • Via de checkbox 'Blokkeer' kan je gebruik van dit afdrukformulier blokkeren.
  • Via de checkbox 'E-mail bijlage' kan je aangeven dat dit formulier als bijlage meegestuurd mag worden met een te verzenden e-mail in het systeem.
  • Via de checkbox 'Ledenmodule' kan je aangeven dat dit formulier ook in de Ledenmodule gebruikt mag worden. Vink je deze aan,  dan zal er nog een extra knop 'Tonen'  te voorschijn komen. Via deze knop kan je aangeven wie welk formulier in de ledenmodule mag gebruiken.

schermafbeelding_2020_06_23_om_08.53.58_1.png

Extra

Het blok 'Extra' vind je alleen bij dit type afdrukformulier. Via dit blok kan je zelf extra vrije velden beschikbaar maken, die gebruikt kunnen bij het verzenden/afdrukken van dit formulier. Bij veld vul je de veldnaam in die je vervolgen tussen blokhaakjes bij de opbouw van het afdrukformulier kan gebruiken. Bij Veldinstelling kan je ofwel een naam zetten, waarvan je weet dat deze altijd toegepast zal worden bij elk af te drukken / te verzenden formulier ofwel een uitleg wat hier ingevuld zou moeten gaan worden.

Voorbeeld gebruik van deze extra variabele velden:

Koptekst

Dit blok is handig om te gebruiken om bijvoorbeeld een logo in te plaatsen of andere tekstelementen, waarvan je wilt dat dit boven elke volgende pagina ook komt te staan.

Body's en subbody's

Voor algemene brieven wordt in ieder geval het blok body1 gebruikt.  Daar kan je de tekst in kwijt, waarbij je personalisatie kan toevoegen door gebruik te maken van de veldnamen tussen blokhaakjes. Daarnaast kan je ook nog gebruik maken van fonts, if statements e.d. Zie hiervoor: https://pr01.allunited.nl/manual.php?manualcode=Woordenboek

De subbody's zijn bedoeld om velden te voorschijn te kunnen krijgen die alleen verkrijgbaar zijn via speciale tabellen. Aan het kopje van de subbody, kan je zien om welke tabel dit gaat. Een tabel kan je vergelijken met de diverse tabbladen in de relatiekaart. Zo kan je in subbody1 activiteitvelden invoeren. Let op, heeft iemand meerdere activiteiten, dan zal je in principe meerdere regels te zien krijgen in dit formulier als je hem gaat bekijken via afdruktonen bij deze persoon.

Voettekst

Deze gebruik je als je onderaan elk blad dezelfde tekst naar voren wilt laten komen. 

Klik hier voor een overzicht van alle mogelijke velden of het gebruik van fonts, if-statements e.d..

Ref: 411 / 2020-08-10

1.4.4.6 - Opmaak van etiketten/algemene brieven

Via het menupad: [Systeem beheer] > [Alle Instellingen] > [Afdrukformulieren]  kan een nieuw  afdrukformulieren gemaakt worden of een bestaand afdrukformulier worden aangepast.

Omdat AllUnited voor alle afdrukformulieren templates in het systeem heeft aangemaakt hoeven de verenigingen maar minimale aanpassingen te doen.  Via het menupad: [Communicatie & Rapportages] > [Exportbestanden]  kunnen de etiketten afgedrukt worden. Zie: 19.2.2 - Etiketten/exportbestanden van relaties

 Hier wordt het maken/aanpassen van etiketten / algemene brieven besproken.

Via het menupad: [Systeem beheer] > [Alle Instellingen] > [Afdrukformulieren] kan een afdrukformulier aangepast worden.

Druk op selecteren en een scherm als onderstaand scherm wordt getoond.

 

Selecteer het formuliertype Etiketten / Algemene brieven zoals hierboven en druk op wijzigen. Dan worden de afdrukformulieren voor dit formuliertype die in het systeem aanwezig zijn getoond. Selecteer het afdrukformulier Etiketten, door hier op te klikken. Onderstaand scherm wordt dan getoond.

Voor etiketten wordt alleen het blok body1 gebruikt. Daarnaast is het papiertype hier erg belangrijk. Het papiertype bepaalt hoeveel etiketten er op een A4 kunnen worden afgedrukt in hoeveel rijen en kolommen. Daarnaast worden de marges tussen de rijen en de kolommen vastgelegd.

Het instellen van het papiertype is dus erg belangrijk bij etiketten. Zie: 1.5.12 - Papiertype

Als alles goed staat ingesteld kunnen via het menupad: [Communicatie & Rapportages] > [Exportbestanden] de etiketten afgedrukt worden. Zie: 19.2.2 - Etiketten/exportbestanden van relaties

Een overzicht van de etiketten kan er dan als volgt uit zien.

Een speciale vorm van etiketten is een smoelenboek als de organisatie ook pasfoto's in het systeem vastlegt.

Een smoelenboek kan er dan als volgt uit zien: 

 

 Klik hier voor een overzicht van alle mogelijke velden.

Ref: 31 / 2020-08-10

Papiertype voor etiketten

Hieronder wordt uitgelegd hoe de instelingen van AllUnited bepaald kunnen worden voor een bepaald type etiketten.

Er zijn vele merken van etiketten met allemaal verschillende maten. Hierdoor hebben we niet standaard een lijst met diverse etiketten vastgelegd. Er zijn diverse mogelijkheden om de juiste afmetingen te bepalen.

De meeste eenvoudige is gebruik te maken van een liniaal. Ook is het mogelijk om het type dat op de doos staat via Google op te zoeken. Vaak zal de juiste formaten bij de leverancier gevonden worden.

Een andere mogelijkheid is om dit via MS Word te doen. Volg de volgende stappen:

In Word is het mogelijk om via het tab Verzendlijsten en knop etiketten voorbeeld te maken. Aangezien voor heel veel etiketten de layout in Word aanwezig is, wordt dit gebruikt als voorbeeld om de
juiste layout te maken. Elke versie van Word kan anders zijn, dus het voorbeeld hier kan anders zijn dan in een andere versie MS Word.

In bovenstaand scherm wordt voor de knop Opties gekozen en onderstaand scherm wordt getoond.

Hier kan de juiste etiketproducent selecteerd worden. In dit geval etiketten van de leverancier Avery Zweckform. Kies daarna het juiste productnummer, bijvoorbeeld 3422.

Als we het juiste etiket hebben geselecteerd, dan drukken we linksonder op de knop details en komen in het volgende
scherm.

Hier zien we precies welke marges we voor het etiket aan moeten houden. Deze marges vertalen we nu naar de papierinstelling in AllUnited.

In bovenstaand voorbeeld in Word zijn de maten in centimeters dit moet dus vertaald worden naar de millimeters in AllUnited.

Als eerste wordt het papier formaat gedefinieerd. Dit is 210 mm breed en 297 mm hoog.

De bovenmarge moet 0,85 centimeter zijn. Dit is dus 8,50 mm. Bij dit etikettype zitten alle etiketten naadloos aan elkaar vast en hoeven er verder geen marges ingegeven te worden.

De etiketmarge als laatste veld geeft aan dat je wat afstand neemt van de rand van het etiket. Dit is niet terug te vinden in het scherm, maar is afhankelijk van eigen keuze. Over het algemeen kan 2 mm aangehouden worden.

De instellingen voor het papiertype zien er dan als volgt uit. Het geel gemarkeerde papiertype komt overeen met de afmetingen die nodig zijn voor bovengenoemd etiket.

 

Ref: 32 / 2020-08-10

1.4.4.7 - Opmaak van inschrijfbrieven

Via het menupad: [Systeem beheer] > [Alle Instellingen] > [Afdrukformulieren]  
Kunnen we een afdrukformulier aanmaken. Waaronder het afdrukformulier voor de nieuwe inschrijvingen.

Selecteer formuliertype inschrijfbrief zoals hieronder aangegeven.

Onderstaand scherm wordt dan getoond:

Worden er bij deze keuze geen afdrukformulieren getoond, maak dan een helpdeskticket aan en vraag om een voorbeeld voor inschrijfbrieven. Wij zetten dan een voorbeeld in het systeem. Dat voorbeeld kan dan naar eigen behoefte verder aangepast worden. Bijvoorbeeld voor een bevestiging van een nieuwe inschrijving met machtiging voor incasso.

Afdrukformulieren voor inschrijfbrieven worden gebruikt voor:

  1. Inschrijving van nieuwe leden
  2. Inschrijving voor lessen via een inschrijfformulier (kan ook gelijk via de lessen)
  3. Inschrijving voor vrijwilligersfuncties
  4. Inschrijving voor sponsoren voor sponsorcontracten

Een inschrijfformulier bevat de volgende blokken:

  1. Koptekst
    Dit is de kop van het document, dat op elke pagina herhaald wordt. Hier staan bijvoorbeeld de adresgegevens, het logo van de vereniging
  2. Body1
    Hier komt de bevestiging van de inschrijving.
    Wordt ook bevestigd voor welke activiteit iemand zich heeft ingeschreven, dan komen aan het einde van deze tekst de koppen van de activiteiten in subbody1. Het gebruik van subbody1 is optioneel.
  3. Subody1
    Hier worden alle activiteiten waarvoor men zich heeft ingeschreven opgehaald.
  4. Body2
    Hier kan een extra tekst toegevoegd worden. Bijvoorbeeld een machtiging voor automatische incasso.
    Wordt ook bevestigd voor welke lessen iemand zich heeft ingeschreven, dan komen aan het einde van deze tekst de koppen voor de lessen in subbody2. Het gebruik van subbody2 is optioneel.
  5. Subbody2
    Hier worden lessen waarvoor een lid zich heeft ingeschreven opgehaald. .
  6. Body3
    Het is mogelijk een inschrijfformulier te maken, zodat sponsoren zich in kunnen schrijven voor een sponsorcontract.
    Dit is de tekst die komt boven de opsomming van de contracten in subbody3. Het gebruik van subbody3 is optioneel.
  7. Subbody3
    Hier worden alle contracten getoond waarvoor iemand zich heeft ingeschreven
  8. Body4
    Het is mogelijk om een inschrijfformulier te maken, waarbij vrijwilligers zich voor vrijwilligersfuncties aanmelden.
    Dit is de tekst die komt boven de opsomming van alle functies in subbody4. Het gebruik van subbody4 is optioneel.
  9. Subbody4
    Hier worden alle functies getoond waarvoor iemand zich heeft aangemeld.
  10. Body5
    Het is in sommige gevallen mogelijk dat er voor een les/evenement introducees inschrijven. Deze introducees worden dan in subbody5 opgesomd
    Dit is de tekst die komt boven de opsomming van alle introducees in subbody5. Het gebruik van subbody5 is optioneel.
  11. Subbody5
    Hier worden alle introducees opgehaald.
  12. Body6
    Hier wordt de afsluitende tekst van de bevestiging gezet.
  13. Voettekst
    Dit is een voettekst die op alle pagina's wordt getoond. Dit is optioneel
  14. E-mail
    Als de bevestiging van de inschrijving ook per mail moet worden verzonden, dan moeten de velden hier ook gevuld worden. Als deze velden niet zijn gevuld, wordt er geen mail verstuurd.

Aangezien het inschrijven van nieuwe leden het meeste voorkomt wordt in deze handleiding uitgegaan van het inschrijven van nieuwe leden. 

 

Bevestigingen voor inschrijvingen van nieuwe leden

 

KOP
In de kop staat het afdrukformulierID. Dit is een nummer dat door het systeem wordt uitegeven.

Bij afdrukformulier staat de omschrijving van het formulier

Formuliertype moet hier op groepen staan.

Met het papiertype kan ervoor gekozen worden of het formulier liggend of staand moet zijn.

KOPTEKST

Hier staat het logo en eventuele andere gegevens die op elke pagina herhaald moeten worden, zoals adresgegevens.

 

BODY1

Hier staat de aanhef van de bevestiging en de koppen voor subbody1 (activiteiten waarvoor is ingeschreven bijvoorbeeld hockey of tennis etc.)

SUBBODY1

Hier worden alle activiteien waarvoor een lid zich heeft aangemeld opgehaald. Als er sprake is van inschrijving voor een team kan dit ook getoond worden.

 

Body2 en subbody 2

Deze zijn voor het ophalen van de lessen waarvoor is ingeschreven via een inschrijfformulier. In subbody 2 kan dan de cursuscode en de omschrijving van de cursus opgehaald worden via onderstaande instructies.

[coursecode]<tab>[course]

 

Body3 en subbody 3

Hier worden alle contracten waarvoor sponsoren zich hebben ingeschreven opgehaald.

 

Body4 en subbody 4

Hier worden alle functies waarvoor vrijwilligers zich hebben ingeschreven opgehaald.

 

Body5 en subbody 5

Hier worden de extra relaties die bij de lessen zijn opgegegeven opgehaald.

 

Body6 en voettekst

Hier komt de afsluitende tekst en een voettekst die op elke pagina wordt herhaald.

In body 6 of in een andere body kan ook een machtiging voor automatische incasso worden opgenomen voor nieuwe leden.

 

E-mail

Om de bevestiging per mail te kunnen versturen moet ook het blok E-mail gevuld zijn. 

 

Een bevestiging voor een inschrijving kan er als volgt uit zien.

 

 

Klik hier voor de bijlage met een overzicht van alle beschikbare velden per blok.

 

Ref: 34 / 2020-08-10

1.4.4.8 - Opmaak van aanmaningen

Via het menupad: [Systeem beheer] > [Alle Instellingen] > [Afdrukformulieren]  kunnen afdrukformulieren gemaakt worden. In dit gedeelte bespreken we het formulier van de aanmaanbrief.

Hiermee regelen we de volgende zaken

  • De opmaak van de aanmaanbrief
  • De inhoud van de aanmaanbrief

Omdat AllUnited voor alle afdrukformulieren templates in het systeem heeft aangemaakt hoeven de verenigingen maar minimale aanpassingen te doen. Vaak kan volstaan worden met het aanpassen van een aantal gegevens die voor elke vereniging anders zijn, zoals het logo, het adres, de namen van de secretaris of de penningmeester, de bankrekening etc. Bij de implementatie bespreken we wat er aangepast moet worden. Geel gemarkeerd wordt hieronder aangegeven wat minimaal aangepast moet worden.

De template van de aanmaanbrief bevat alle aanmaanniveaus. Het is dus één formulier voor alle brieven. Maak een helpdeskticket aan indien de template voor de aanmaanbrieven ontbreekt.

Als het afdrukformulier is aangemaakt kan deze gekoppeld worden via het menupad: [Boekhouding] > [Aanmanen] Zie: 7.4.9 - Aanmaanniveau's

 

Via het menupad: [Systeem beheer] > [Alle Instellingen] > [Afdrukformulieren] kan de opmaak van de aanmaanbrief gewijzigd worden.

Druk op selecteren en onderstaand scherm wordt getoond.

Kies hier voor aanmaanbrief zoals hieronder getoond en druk op wijzigen

 

Als er maar één aanmaanformulier in het systeem wordt gelijk het aanmaanformulier getoond. Zijn er meerdere dan kan een keus gemaakt worden uit de getoonde selectie. Door dubbel te klikken op het afdrukformulier wordt deze dan geopend.

Het afdrukformulier voor een aanmaanbrief bestaat uit de volgende blokken:

  1. Koptekst
    Hier komt de kop van de aanmaanbrief. Dus het logo, de adresgegevens, het relatienummer, de datum etc.
  2. Body1
    Hier komt de tekst van de aanmaanbrief.
  3. Subbody1
    Hier komen de openstaande facturen en betalingen.
  4. Body2
    Hier is ruimte voor extra tekst.
  5. Voettekst
    Hier staan standaard de gegevens van de vereniging.
  6. Email
    Dit is het blok voor de email als de aanmaanbrieven per mail worden verstuurd.

 

Hieronder worden alle onderdelen stuk voor stuk besproken. De parameters zoals <tab><tabset><font> die gebruikt kunnen worden zijn terug te vinden via Zie: 1.4.4.2 - Stuurparameters formulieren

Koptekst

Hier hoeft alleen het logo van de vereniging aangepast te worden. Opladen van het logo Zie: 19.3.1 - Afbeeldingen. Als het logo is opgeladen, dan wordt achter image de naam van het logo gezet. Dus bijvoorbeeld <image logoau.jpg;30>. Het getal achter de ; geeft aan op welke grootte het logo getoond moet worden.  In de kop wordt het aanmaanniveau meegenomen, zoals betalingsherinnering of aanmaanbrief.

 

Body1

Body1 bevat alle teksten van alle aanmaanbrieven. Hier moet minimaal de naam van de vereniging, het email adres, de contactpersoon etc. aangepast worden.

Klik hier voor de bijlage, waarin de tekst uit body1 nog nader wordt toegelicht.

Subbody1

subbody1 haalt alle openstaande facturen op. Hier hoeft niets aangepast te worden. 

Body2

Hier komt de optelling van alle openstaande posten. Hier kan de technische opmerking verwijderd worden of gebruikt worden.

Voettekst

Hier staan de algemene gegevens van de vereniging. Dit stuk moet aangepast worden met de gegevens van de vereniging.

E-mail

Dit blok moet worden gevuld als de facturen ook per mail moeten worden verstuurd. Dit stuk moet aangepast worden met de gegevens van de vereniging.

 

Indien een organisatie zelf aanmaanbrieven wil maken, is het belangrijk om te weten welke velden in een aanmaanbrief gebruikt kunnen worden.

Klik hier voor een overzicht met alle velden voor de aanmaanbrief.

Klik hier voor de voorbeelden van aanmaanbrieven.

 

Ref: 30 / 2020-08-10

Aanmaningen per activiteit, categorie of team

Via het menupad: boekhouding > aanmanen is het ook mogelijk een overzicht te maken van de openstaande posten per activiteit, categorie of team.

Onderstaand scherm wordt dan getoond. In het laatste blok is het mogelijk een overzicht te maken per activiteit, categorie of team.

 

 

Selecteer bij afdruktonen het juiste formulier.

Wordt dit blok niet getoond, dan moet er via het menupad:  Systeem beheer > instellingen > afdrukformulieren (onder de kop algemeen) nog een formulier aangemaakt worden.

Druk op selecteren en kies voor aanmaanbrief team. Is er geen voorbeeld aanwezig, maak dan een helpdeskticket aan, zodat wij de template voor dit afdrukformulier in het systeem kunnen zetten.

Klik hier voor de mogelijke velden bij dit overzicht.

 

 

Ref: 41 / 2020-08-10

1.4.4.9 - Opmaak van presentielijsten

Via het menupad: [Systeem beheer] > [Alle Instellingen] > [Afdrukformulieren]

Selecteer formuliertype groepen zoals hieronder aangegeven.

Onderstaand scherm wordt dan getoond:

Worden er bij deze keuze geen afdrukformulieren getoond, maak dan een helpdeskticket aan en vraag om een voorbeeld voor presentielijsten en/of bevestiging van de inschrijving voor een cursus. Wij zetten dan een voorbeeld in het systeem. Dat voorbeeld kan dan naar eigen behoefte verder aangepast worden.

Afdrukformulieren voor groepen(teams of lessen/cursussen/evenementen) worden gebruikt voor:

  1. Presentielijsten voor teams en voor cursussen/lessen/evenementen
    Via het menupad: [Systeembeheer] > [Alle Instellingen] > [Afdrukformulier] > [Groepen Fields]  kunnen presentielijsten gemaakt worden.
    De blokken koptekst, body1, subbody1, body2, subbody2, voettekst en E-mail kunnen worden gebruikt.
  2. Bevestigingen voor inschrijvingen van cursussen/lessen/evenementen
    Via het menupad: [Systeem beheer] > [Alle Instellingen] > [Lestypen]  (dit kan per vereniging anders genoemd zijn bijvoorbeeld cursussen of evenementen) kan per cursustype een bevestigingsdocument ingesteld worden bij het veld afdrukformulier een afdrukformulier gekozen worden. Iedereen die in de les wordt geplaatst krijgt dan bevestigingsmail met als bijlage het afdrukformulier.
    Alle blokken kunnen relevant zijn. Dat hangt af van de instellingen van de cursus. Zie: 1.4.4.10 - Opmaak van bevestiging lessen

Een formulier voor groepen bevat de volgende blokken

  1. Koptekst
    Dit is de kop van het document, dat op elke pagina herhaald wordt. Hier staan bijvoorbeeld de naam van het team, de naam van de les, het logo van de vereniging
  2. Body1
    Dit is de tekst die komt boven de opsomming van alle functies in subbody1. Dit kunnen coaches, docenten, teammanagers etc zijn.
  3. Subody1
    Hier worden alle functies die bij een groep horen opgehaald.
  4. Body2
    Dit is de tekst die komt boven de opsomming van alle leden in subbody2. Dit kunnen alle spelers van een team  of deelnemers aan een les/cursus/evenement zijn.
  5. Subbody2
    Hier worden alle spelers van een team of alle deelnemers van een les/cursus/evenement opgehaald.
  6. Body3
    Dit is de tekst die komt boven de opsomming van alle workshops in subbody3
  7. Subbody3
    Hier worden alle workshops getoond waarvoor de deelnemer zich heeft ingeschreven
  8. Body4
    Dit is de tekst die komt boven de opsomming van alle introduceés in subbody4
  9. Subbody4
    Hier worden alle introduceës getoond die een deelnemer voor een cursus ook heeft aangemeld.
  10. Body5
    Dit is de tekst die komt boven de opsomming van alle onderdelen in subbody5
  11. Subbody5
    Hier worden alle onderdelen getoond waarvoor een deelnemer van een evenement zich heeft ingeschreven. Bijvoorbeeld alle onderdelen van een atletiekwedstrijd.
  12. Body6
    Hier wordt de afsluitende tekst van de bevestiging gezet.
  13. Voettekst
    Dit is een voettekst die op alle pagina's wordt getoond. Dit is optioneel
  14. E-mail
    Als een presentielijst of een cursusbevestiging ook per mail moet worden verzonden, dan moeten de velden hier ook gevuld worden. Als deze velden niet zijn gevuld, wordt er geen mail verstuurd.

 

1. Presentielijsten voor teams en voor cursussen/lessen/evenementen.

Is er in het systeem geen voorbeeld aanwezig, maak dan een helpdeskticket aan, zodat AllUnited een voorbeeld in het systeem kan zetten. Het is gemakkelijker om een voorbeeld aan te passen, dan zelf een compleet nieuw formulier te maken.

Hieronder het eerste deel van het formulier met de kop, de koptekst, body1 en subbody1.

KOP

In de kop komt het afdrukformulier ID te staan. Dit is een volgnummer dat door AllUnited wordt uitgegeven.

Daarnaast de naam van het formulier en het formuliertype (groepen). Het papiertype kan gekozen worden. Er kunnen verschillende papiertypen ingesteld worden. Bijvoorbeeld voor landscape en portret.

KOPTEKST

In de koptekst komt de naam van de cursus of het team. Deze kop wordt op elke pagina herhaald.

BODY1

Hier komt de omschrijving van de velden voor de functies. (coaches, docenten etc.)

SUBBODY1

Hier worden de namen van alle functies opgehaald. Er kunnen meerdere functies aan een team of een les gekoppeld zijn.

BODY2

Hier komt de omschrijving van de velden voor de spelers van een team of de deelnemers aan een les/cursus/evenement.

SUBBODY2

Hier worden de namen van alle spelers van een team of de deelnemers aan een les/cursus/evenement opgehaald.

Een voorbeeld van een presentielijst staat hieronder.

 

Verzending per mail van de presentielijsten

Als het formulier per mail verstuurd moet worden, dan moet ook het blok E-mail nog gevuld worden.

 

Klik hier voor een overzicht van alle velden die in de verschillende onderdelen beschikbaar zijn.

 Dit formulier kan eenmaal aangemaakt verstuurd worden richting begeleiders via Communicatie & Rapportages >> Afdrukformulieren >> Afdrukformulier op basis van groepen (Zie: 1.4.4.3 - Afdrukformulieren (T))

Klik hier voor de volledige presentie handleiding

 

Ref: 35 / 2020-08-10

1.4.4.10 - Opmaak van bevestiging lessen

Via het menupad: [Systeem beheer] > [Alle instellingen] > [Afdrukformulieren] 

Selecteer formuliertype groepen zoals hieronder aangegeven.

Onderstaand scherm wordt dan getoond:

Worden er bij deze keuze geen afdrukformulieren getoond, maak dan een helpdeskticket aan en vraag om een voorbeeld voor presentielijsten en/of bevestiging van de inschrijving voor een cursus. Wij zetten dan een voorbeeld in het systeem. Dat voorbeeld kan dan naar eigen behoefte verder aangepast worden.

Afdrukformulieren voor groepen(teams of lessen/cursussen/evenementen) worden gebruikt voor:

  1. Presentielijsten voor teams en voor cursussen/lessen/evenementen
    Via het menupad: [Systeem beheer] > [Alle Instellingen] > [Afdrukformulier] > [Groepen] kunnen presentielijsten gemaakt worden.
    De blokken koptekst, body1, subbody1, body2, subbody2, voettekst en E-mail kunnen worden gebruikt.  Dit wordt beschreven in Zie: 1.4.4.9 - Opmaak van presentielijsten
  2. Bevestigingen voor inschrijvingen van cursussen/lessen/evenementen
    Via het menupad: [Systeem beheer] > [Alle Instellingen] > [Lestypen]  (dit kan per vereniging anders genoemd zijn bijvoorbeeld cursussen of evenementen) kan per cursustype een bevestigingsdocument ingesteld worden bij het veld afdrukformulier een afdrukformulier gekozen worden. Iedereen die in de les wordt geplaatst krijgt dan bevestigingsmail met als bijlage het afdrukformulier.
    Alle blokken kunnen relevant zijn. Dat hangt af van de instellingen van de cursus. Meestal wordt subbody2 niet gebruikt, omdat dan ook alle mede cursisten worden getoond.

Een formulier voor groepen bevat de volgende blokken

  1. Koptekst
    Dit is de kop van het document, dat op elke pagina herhaald wordt. Hier staan bijvoorbeeld de naam van het team, de naam van de les, het logo van de vereniging
  2. Body1
    Dit is de tekst die komt boven de opsomming van alle functies in subbody1. Dit kunnen coaches, docenten, teammanagers etc zijn.
  3. Subody1
    Hier worden alle functies die bij een groep horen opgehaald.
  4. Body2
    Dit is de tekst die komt boven de opsomming van alle leden in subbody2. Dit kunnen alle spelers van een team  of deelnemers aan een les/cursus/evenement zijn.
  5. Subbody2
    Hier worden alle spelers van een team of alle deelnemers van een les/cursus/evenement opgehaald.
  6. Body3
    Dit is de tekst die komt boven de opsomming van alle workshops in subbody3
  7. Subbody3
    Hier worden alle workshops getoond waarvoor de deelnemer zich heeft ingeschreven
  8. Body4
    Dit is de tekst die komt boven de opsomming van alle introduceés in subbody4
  9. Subbody4
    Hier worden alle introduceës getoond die een deelnemer voor een cursus ook heeft aangemeld.
  10. Body5
    Dit is de tekst die komt boven de opsomming van alle onderdelen in subbody5
  11. Subbody5
    Hier worden alle onderdelen getoond waarvoor een deelnemer van een evenement zich heeft ingeschreven. Bijvoorbeeld alle onderdelen van een atletiekwedstrijd.
  12. Body6
    Hier wordt de afsluitende tekst van de bevestiging gezet.
  13. Voettekst
    Dit is een voettekst die op alle pagina's wordt getoond. Dit is optioneel
  14. E-mail
    Als een presentielijst of een cursusbevestiging ook per mail moet worden verzonden, dan moeten de velden hier ook gevuld worden. Als deze velden niet zijn gevuld, wordt er geen mail verstuurd.

 

2 Bevestigingen voor inschrijvingen van cursussen/lessen/evenementen

Is er in het systeem geen voorbeeld aanwezig, maak dan een helpdeskticket aan, zodat AllUnited een voorbeeld in het systeem kan zetten. Het is gemakkelijker om een voorbeeld aan te passen, dan zelf een compleet nieuw formulier te maken.

Hieronder het eerste deel van het formulier met de kop, de koptekst, body1 en subbody1.

 

KOP
In de kop staat het afdrukformulierID. Dit is een nummer dat door het systeem wordt uitegeven.

Bij afdrukformulier staat de omschrijving van het formulier

Formuliertype moet hier op groepen staan.

Met het papiertype kan ervoor gekozen worden of het formulier liggend of staand moet zijn.

KOPTEKST

Hier staat het logo en eventuele andere gegevens die op elke pagina herhaald moeten worden.

BODY1

Hier staat de aanhef van de bevestiging en de koppen voor subbody1 (docenten van de cursus)

SUBBODY1

Hier worden alle docenten die bij de cursus staat ingegeven opgehaald.

 

 

Body2 en subbody 2

Deze zijn voor het ophalen van alle deelnemers aan de les/cursus/evenement

Body3 en subbody 3

Hier worden alle workshops waarvoor is ingeschreven opgehaald.

 

Body4 en subbody 4

Hier worden alle introduceés die bij een evenement zijn ingeschreven opgehaald.

 

Body5 en subbody 5

Hier worden onderdelen van een wedstrijd opgehaald.

Dit werkt nog niet TO DO

 

 

Body6 en voettekst

Hier komt de afsluitende tekst en een voettekst die op elke pagina wordt herhaald.

 

E-mail

Om de bevestiging per mail te kunnen versturen moet ook het blok E-mail gevuld zijn. 

 

Een bevestiging voor een les/cursus/evenement kan er dan als volgt uit zien.

 

Klik hier voor de bijlage met een overzicht van alle beschikbare velden per blok.

 

Ref: 409 / 2020-08-10

1.4.4.11 - Opmaak van beoordelingen

Binnenkort beschikbaar.

1.5 - Algemene instellingen

1.5.1 - Nummerreeksen

Voor een aantal objecten in AllUnited, zoals relaties en facturen, moet een unieknummer worden bepaald. Via de instellingen nummerreeksen is het mogelijk om vast te leggen voor welk object, welke reeks van nummers gebruikt moet worden.

In AllUnited wordt aanbevollen om altijd nummerreeksen van 8 cijfers te gebruiken. Dit maakt het bijvoorbeeld makkelijker om tijdens de boekhouding de nummers te herkennen. Ook heeft ieder object een eigen eerste cijfer voor makkelijke herkening. Standaard in AllUnited zijn 1******* - relaties en 4******* - facturen en 6****** inkoopfacturen.

AllUnited adviseert om geen aanpassingen te doen in de nummerreeksen. Is een aanpassing gewenst. Overleg dan even met AllUnited, zodat de gevolgen daarvan ook duidelijk zijn.

Menupad: [Systeembeheer] > [Alle Instellingen] > Nummerreeksen

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Num.rks.code
API Inkoopfacturen
APL Inschrijfformulieren
ARI Verkoopfacturen
CON Relaties
DOC Financiele documenten
EVL Beoordelingsformulieren
INV Financiele investeringen
MSG Interface berichten met bond
Vanaf datum De datum vanaf wanneer de reeks gebruikt moet worden.
Nummer van Eerste nummer in de reeks
Nummer t/m Laatste nummer in de reeks
Nummer niveau Het laatste nummer dat gebruikt is.
LET OP:Niet aanpassen in een systeem dat in productie is
Ref: 1 / 2020-08-10

1.5.2 - Landen aanmaken, aanpassen

In deze transactie kunnen de landen met specifieke landkenmerken vastgelegd worden die gebruikt worden in diverse schermen binnen het systeem.

Menupad: [Systeembeheer] > [Alle Instellingen] > [Landen]

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Landcode 2 letter code voor land. Advies is om ISO 3166-1 als standaard te gebruiken. Zie link: https://nl.wikipedia.org/wiki/ISO_3166-1
Land Naam van land
Landnummer Telefoonnummer aanduiding voor het land. Wordt in AllUnited nog niet gebruikt
Nationaal Nummer om lokaal te bellen. Wordt in AllUnited nog niet gebruikt
Internationaal Nummer om internationaal te bellen. Wordt in AllUnited nog niet gebruikt
Ref: 4 / 2020-08-10

1.5.3 - Nationaliteiten

In deze transactie kunnen de nationaliteiten vastgelegd worden die gebruikt worden in diverse schermen binnen het systeem.

Menupad: [Systeembeheer] > [Alle instellingen] > [Nationaliteiten] 

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Nationaliteitcode 2 letter code voor nationaliteit. Advies is om ISO 3166-1 als standaard te gebruiken. Zie link: https://nl.wikipedia.org/wiki/ISO_3166-1
Nationaliteit Omschrijving van nationaliteit
Ref: 5 / 2020-08-10

1.5.4 - Talen

In deze transactie kunnen de diverse talen vastgelegd worden die gebruikt worden in diverse schermen binnen het systeem. Het is mogelijk dat relaties in de eigen taal aangesproken worden.

Menupad: Systeem beheer > Alle instellingen >Talen (onder de kop Algemeen)

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Taalcode 2 letter code voor taal. Advies is om ISO 639-1 als standaard te gebruiken. Zie link: https://nl.wikipedia.org/wiki/Lijst_van_ISO_639-1-codes
Taal Omschrijving van taal
Ref: 49 / 2020-08-10

1.5.5 - Valuta

In deze transactie kunnen de diverse valuta's vastgelegd worden die gebruikt worden in diverse schermen en in de boekhouding binnen het systeem.

Menupad: Systeem beheer > Alle Instellingen > Valuta (onder de kop Algemeen)

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Valutacode 3 lettercode voor valuta. Advies is om ISO 4217 als standaard te gebruiken. Zie link: https://en.wikipedia.org/wiki/ISO_4217
Lange naam Lange omschrijving van valuta
Korte naam Korte omschrijving van valuta
Decimalen Aan decimalen die bij de valuta horen. Een Euro heeft 2 decimalen, de Belgische Frank had er 0.
Ref: 50 / 2020-08-10

1.5.6 - Vertalingen en vertalen van onderdelen

AllUnited kan voor meerdere talen ingericht worden. Ieder woord in de backoffice kan via deze transactie aangepast worden. Zo kunnen de teksten aangepast worden aan de behoefte van een specifieke vereniging. Met name de checkboxen en de waardevelden bij diverse waarden op het relatiescherm worden vaak aangepast naar de eigen behoefte van de vereniging.

Advies: Voor de overige velden adviseren wij de verenigingen om hierin geen wijzigingen aan te brengen. Groot nadeel is dat de handleidingen dan niet meer aansluiten op instellingen bij de vereniging.

Menupad: Systeem beheer > Alle Instellingen > Menu/Veldnamen aanpassen (onder de kop Algemeen)

Het volgende selectiescherm wordt getoond.

Hier kan geselecteerd worden op de naam van het veld. Nadat op wijzigen wordt geklikt, wordt het volgende scherm getoond. Let op: indien er niks ingevuld wordt, wordt een enorm lange lijst getoond. Zorg dus altijd dat er iets in het select scherm wordt ingevuld.  Hieronder kan het veld tekst aanpgepast worden. Checkbox 05 kan dan een eigen naam krijgen.

Veld Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Transactiegroep Dit komt overeen met de transactiegroep waar de transactie onder valt. '_all_' betekend dat het voor alle transacties geldt.
Taal Taalcode. Zie: 1.5.4 - Talen
Tekstcode Code voor tekst. Over het algemeen een Engelstalige code
Tekst De tekst zoals deze op het scherm moet verschijnen

Voorbeeld: in het relatiescherm, blok Diverse waarden, is het mogelijk om de standaard omschrijving Checkbox 01, te vertalen naar Erelid.

In het selectscherm, in het veld Tekst, type de huidge tekst of een deel daarvan gevolgt door een *. Klik daarna op wijzigen en de tekst wordt getoond. Tik nu de nieuwe tekst in.

Indien er in een scherm een tekst met [] haakjes verschijnt, dan betekent dit  dat de tekst nog niet vertaald is. Maak dan een helpdeskticket aan met het verzoek dit veld toe te voegen.

Ref: 51 / 2020-08-10

1.5.7 - Berichten vertalingen

AllUnited kan voor meerdere talen ingericht worden. Ieder bericht of langere tekst in de backoffice kan via deze transactie aangepast worden. Zo kunnen de teksten aangepast worden aan de behoefte van een specifieke vereniging.

Menupad: Systeem beheer > Alle Instellingen > Berichten vertalingen (blok Algemeen)

Het volgende selectiescherm wordt getoond.

 

Kies bij tekstcode of bij tekst een deel van de tekst die gezocht wordt. Bijvoorbeeld *wachtwoord*

Nadat op wijzigen wordt geklikt, wordt het volgende scherm getoond.

Let op: indien er niks ingevuld wordt, wordt een enorm lange lijst getoond. Zorg dus altijd dat er iets in het select scherm wordt ingevuld.

Hier kan de tekst van het bericht worden aangepast onder Tekst.

 

Veld Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Taal Taalcode. Zie: 1.5.4 - Talen
Tekstcode Code voor tekst. Over het algemeen een Engelstalige code.
Tekst De tekst zoals deze op het scherm moet verschijnen. In de tekst kunnen nummers tussen [] (bijvoorbeeld [1] of [2]) voorkomen. Dit zijn dynamische variabelen waar extra tekst wordt invuld op het moment dat de tekst wordt getoond. Deze nummers moeten dus in de tekst blijven staan voor een goede werking.

 

Ref: 52 / 2020-08-10

1.5.8 - Veldinstellingen voor verplichte velden

In deze transactie is het mogelijk om schermvelden in te stellen. Het volgende is mogelijk:

  • bij een leeg scherm een standaard waarde geven
  • verplicht te maken
  • altijd in hoofdletters om te zetten.

Het meest wordt deze transactie gebruikt om bijvoorbeeld de velden email en iban bij het inschrijfformulier verplicht te stellen.

Menupad: Systeem beheer > Alle Instellingen >Veldinstellingen (onder de kop Algemeen)

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Transactiegroep code van transactiegroep waar transactie toe behoord.
Transactie code van transactie
Veld technische naam van het veld
Waarde Standaard waarde voor het veld bij een nieuw scherm.
N.B. Je kan van een waardeveld in de relatiekaart ook een selectieveld maken.  Zie verder hieronder hoe dit in zijn werk gaat.
Drop-down lijst Veld een drop-down veld met keuzen maken (Alleen te gebruiken bij de diverse waardes)
Datum Veld Veld een datum veld maken (Alleen te gebruiken bij de diverse waardes)
Verplicht Veld verplicht maken
Read only Het wijzigen van het veld wordt uitgeschakeld.
Hoofdletter Veld altijd in hoofdletter tonen

Van een waardeveld in de relatiekaart een selectieveld maken

In dat geval vul je volgende zaken in:

  • Transactiegroep: contacts
  • Transactie: contact
  • Waarde: bijv. value02

schermafbeelding_2019_03_23_om_10.47.04_1.png

Klik daarna op de button Controle. Je krijgt dan het volgende te zien:

schermafbeelding_2019_03_23_om_10.47.23_1.png

Klik vervolgens op de button Tonen. Daar kan je nu de gewenste waardes invullen, die je voor je selecties wilt gebruiken.

schermafbeelding_2019_03_23_om_10.46.54_1.png

N.B. De vertaling van het veld value02 waarbij deze selectiewaardes horen, geef je in via Systeembeheer >> Alle instellingen >> Transactievertalingen >> Selecteren

Vul hier bij tekstcode 'value02' in en klik op Wijzigen.

schermafbeelding_2019_03_23_om_11.00.59_1.png 

Vervolgens kan je dan bij het veld Tekst jouw vertaling invullen en dit bewaren.

 schermafbeelding_2019_03_23_om_11.01.38_1.png

Het resultaat is als volgt:

 schermafbeelding_2019_03_23_om_11.04.56_1.png

 

Stel je dit open als een te wijzigen veld voor je leden, dan ziet dit er als volgt uit:

schermafbeelding_2019_04_06_om_12.01.43_1.png

Het is niet altijd makkelijk dit goed in te stellen. Via een helpdeskticket kan AllUnited hiermee helpen.

Instellen in de op het mutatie formulier

1. Ga naar Systeembeheer --> Alle instellingen --> Blok Algemeen --> Ledenmodule --> Wijzigen

2. De nieuwe checkbox staat nu onder Diverse waarden, vink deze aan en klik op bewaren.

schermafbeelding_2019_08_09_om_09.35.22_1.png

3. De checkbox staat nu op het mutatieformulier op de website. Ga naar de website en klik op je het persoon icoontje waarnaar een scherm uitklapt.

4. Klik op "Persoonlijk Instellingen" en ga via de knop "Wijzig gegevens" naar het mutatie formulier. Het formulier ziet er dan als volgt uit:

schermafbeelding_2019_08_09_om_09.35.49_1.png 

 

 

 

Ref: 53 / 2020-08-10

1.5.9 - Groepen voor opslag documenten

In deze transactie kunnen groepen aangemaakt worden voor het vastleggen van documenten. Dit kunnen documenten zoals een PDF, excel zijn.
Met objecten wordt bijvoorbeeld bedoeld relaties, inkoopacturen of contracten.

Concrete voorbeelden:

  1. Het vastleggen van een ingescand sponsorcontract op het tabblad contracten bij de relatie.Zie: 2.3.1.7 - Tabblad documentenbeheer
  2. Het vastleggen van een ingescande incassomachtiging op het tabblad relaties.
  3. Het vastleggen van een ingescande inkoopfactuur op het tabblad crediteuren.
  4. Het vastleggen van een ingescande mail over een betalingsafspraak op het tabblad debiteuren.
  5. Het vastleggen van algemene zaken, die niet aan een relatie gekoppeld kunnen worden.  Bijvoorbeeld verzekeringen, contract met de bank. Zie: 7.3.2.1 - Lijst met Documenten

Simpel gezegd, dit zijn groepen die gebruikt kunnen worden in Documentenbeheer

Deze documenten kunnen gegroepeerd worden. De groepen kunnen hier vastgelegd worden.

Menupad: Systeem beheer > Alle Instellingen > ObjDoc Groepen (on de kop Algemeen)

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
ObjDocGroepCode 2 letter code die de groep aanduidt.
ObjDoc Groep Omschrijving van de groep

Het proces van het documentenbeheer staat beschreven in Zie: 8.2.1 - Beheren van documenten (P)

Ref: 54 / 2020-08-10

1.5.10 - Eigen Club instellingen

Hier kunnen gegevens over de club/vereniging/organisatie vastgelegd worden.

Menupad: Systeem beheer > Alle Instellingen > Systeem info (onder de kop Algemeen)

 club_1.jpg

 

Veld Omschrijving
Naam Naam van club. Staat ook bovenaan iedere transactie
Kleine logo Link naar kleine logo.
Grote logo Link naar grote logo.
Club adres 1  
Club adres 2  
Club adres 3  
E-mail adres Dit wordt gebruikt als er e-mail vanuit systeem wordt verstuurd naar gebruikers en/of leden. Bijvoorbeeld bij het aanvragen van een nieuw wachtwoord. Het is dus belangrijk dat dit veld is ingevuld.
Webformulier e-mail E-mailadres voor webformulieren. Dit e-mailadres dient ingevuld te worden om zo min mogelijk last van spam te hebben.  Dit mailadres maakt gebruikt van Sender Policy Framework.
Club telefoon  
Taal Standaard taal. Dit is de taal waar standaard mee wordt ingelogd. Zie: 1.5.4 - Talen
Valuta Valuta van systeem Zie: 1.5.5 - Valuta
Belastingnummer Belastingnummer van de organisatie
BTW nummer BTW nummer van de organisatie

 

algemeen_1.jpg

Veld Omschrijving
Nummerweergave Manier waarop de nummers binnen transacties worden weergegeven.
Datumweergave Manier waarop de datum binnen transacties worden weergegeven.
Tijdweergave Manier waarop de tijd binnen transacties worden weergegeven.
Geldigheidsduur wachtwoord Aantal dagen dat een wachtwoord van een gebruiker geldig is.
Bestanden per E-mail Indien aangevinkt worden csv bestanden per email verstuurd. Advies is om dit vinkje niet aan te zetten, zodat er altijd een link komt, waarmee het bestand direct gedownload kan worden.
VOG leverancier Verklaring omtrent gedrag. Een club die een contract heeft afgesloten met vrijwillgerOK kan via AllUnited de gegevens van een vrijwilliger doorsturen om een VOG en andere verklaringen te laten registreren. Daarna kan via Relaties >> VOG aanvragen een mail gestuurd worden naar Vrijwilliger OK met alle informatie. Vrijwilliger OK pakt dan alles verder op.

 

email_1.jpg

Veld Omschrijving
Editor Hier kan aangegeven worden of een uitgebreide editor gebruikt wordt bij het versturen van emails vanuit AllUnited. Deze functionaliteit is alleen beschikbaar in AllUnited Compleet.
Sorteervolgorde  Bij e-mail verturen kan je namens Club / Functie / Relatie / Gebruiker versturen. Hiermee pas je de volgorde aan waar je uit kunt kiezen.

 

pushberichten_1.jpg

Veld Omschrijving
Pushbericht app Op dit moment zal het allen SoCie zijn, maar op papier zou er een andere app gekoppeld kunnen worden.
Appkey  Bij SoCie kun je een sleutel aanvragen voor de pushberichten aanvragen en deze moet hier ingevuld worden.

 

bonden_1.jpg

 

Veld Omschrijving
KNHB  Hier kan een hockeyvereniging aangeven dat zij akkoord zijn met het doorsturen van contributiedata richting bond.

 

Ref: 55 / 2020-08-10

1.5.11 - Lijst en bestand-opmaak

Via het menupad: Communicatie & rapportages >  Instellingen > lijst- en bestandopmaak kan een eigen opmaak van lijsten (op het scherm) en bestanden (download naar excel) gemaakt worden. 

Hiermee wordt dus vastgelegd welke informatie op een lijst/bestand getoond moet worden.

Deze opmaak is te gebruiken:

  • via het menupad: Communicatie & rapportages > rapportages > lijsten met relaties voor een lijst op het scherm. 
  • via het menupad: Communicatie & rapportages > communicatie >> Etiketten/exportbestanden van relaties voor een download naar excel

 

Stap 1 is het maken van een download voor de namen van de velden. In de download naar excel staan op de eerste regel alle veldnamen.

Stap 2 is het vaststellen van de kolommen in de rapportage en welke koppen boven de kolommen komen te staan.

Stap 3 is het vastleggen van deze informatie in deze transactie.

 

Stap 1 de download naar excel

Hiervoor kan het beste een complete download naar excel gemaakt worden. Dit gaat via het menupad: Communicatie & Rapportages > communicatie > etiketten/exportbestanden van relaties. Zie: 19.2.2 - Etiketten/exportbestanden van relaties

Vul bij het selectiescherm niets in, maar druk onderaan op bestand. Afhankelijk van de instellingen wordt dan een link op het scherm getoond of het bestand wordt via de mail verstuurd.

Open het bestand in excel en onderstaand scherm wordt getoond. Op de eerste rij staan de veldnamen van de velden in AllUnited.

 

Stap 2 Het vaststellen van de velden en kolomkoppen.

Met behulp van dit excel bestand kan nu een lijst of een download bestand samengesteld worden. In dit voorbeeld zijn in het excelbestand de volgende velden geel gemarkeerd en voor deze velden wordt nu een lijst gemaakt.

  • contactid = Relatienummer
  • sex = Geslacht
  • lastname = Achternaam
  • prelastname = Tussenvoegsel
  • firstname = Voornaam
  • initials = Voorletters

 

Stap 3 Het maken van de lijst

Via het menupad: Communicatie & rapportages >  Instellingen > lijst- en bestandopmaak wordt deze lijst vastgelegd. Onderstaand scherm wordt dan getoond. 

 

Er worden hier twee opties getoond:

  1. Etiketten/Exportbestanden van relaties
  2. Lijsten met relaties

Met Etiketten/Exportbestanden van relaties kan een nieuw bestand gemaakt worden om te downloaden.

Met Lijsten met relaties kan een nieuwe lijst gemaakt worden om op het scherm te tonen.


In dit voorbeeld wordt een nieuwe lijst gemaakt.  Door naar beneden te scrollen in bovenstaand scherm wordt op de laatste regel een blanco veld getoond.

In het geel gemarkeerde veld wordt gekozen voor lijsten met relaties. Bij de rode 2 wordt aan deze lijst een eigen naam gegeven. Bij 3 worden de veldnamen en de kolomkoppen ingevuld.

Na het invullen ziet dit blok er dan als volgt uit:

Door op bewaren te drukken wordt de nieuwe lijstopmaak opgeslagen.

Deze lijst is nu gereed om te worden gebruikt.

Via het menupad: Communicatie & rapportages > rapportages > lijsten met relaties wordt nu deze lijst op het scherm getoond. Bij Lijstopmaak wordt de lijst gekozen die zojuist is aangemaakt. 

 

Onderaan dit scherm wordt op Start gedrukt. In een apart scherm wordt nu de lijst op het scherm getoond. Dit ziet er als volgt uit. 

 

Voor het maken van een bestand is de werkwijze hetzelfde. Alleen wordt dan gekozen voor Etiketten/Exportbestanden van relaties.


Ook voor inschrijfformulieren kan op dezelfde manier een lijst of een bestand samengesteld worden.

 

Ref: 89 / 2020-08-10

1.5.12 - Papiertype

Papiertype worden in Afdrukformulier gebruikt om het formaat van het papier te bepalen. In deze transactie wordt omschreven hoe papiertypes kunnen worden aangemaakt. Voor facturen, aanmaningen en algemene brieven kan bijna altijd Papiertype A4 gebruikt worden.

Menupad: [Systeembeheer] > [Alle Instellingen] > [Afbeeldingen]

Het volgende scherm wordt getoond:

Per regel kunnen diverse papiertype vastgelegd worden. Voor normaal papier wordt in principe de breedte, lengte en marges vastgelegd. Voor etiketten moet extra informatie vastgelegd worden. Hieronder wordt extra informatie gegeven over etiketten.

In de volgende tabel een omschrijving van de velden:

Veld Omschrijving
Vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Papertype Naam/omschrijving van het papiertype. Deze naam zie je bij het instellen van Afdrukformulieren.
Voorbeeld:
- A4
- Acceptgiro
- Etiket (63,5 x 38 mm)
Meeteenheid Eenheid van de diverse maten
- mm – Millimeter
- In – Inch
Papierbreedte Breedte van papier (A4 – 210 mm)
Papierlengte Lengte van papier (A4 – 297 mm)
Boven marge Marge boven aan papier (bijvoorbeeld 15 mm)
Onder marge Marge onder aan papier (bijvoorbeeld 15 mm)
Linker marge Marge linkerkant van papier (bijvoorbeeld 15 mm)
Rechter marge Marge rechterkant van papier (bijvoorbeeld 15 mm)
Kolommen* Aantal etiketkolommen op papier
Rijen* Aantal etiketrijen op papier
Kolom ruimte* Ruimte tussen etiketkolommen
Rij ruimte* Ruimte tussen etiketrijen
Etiketmarge* Ruimte rondom het etikette waar de tekst binnen moet blijven. Hiermee wordt voorkomen dat de tekst niet de randen raakt.

* Hoeft alleen gevuld te worden voor etiketten

Ref: 27 / 2020-08-10

Papiertype voor etiketten

Hieronder wordt uitgelegd hoe de instelingen van AllUnited bepaald kunnen worden voor een bepaald type etiketten.

Er zijn vele merken van etiketten met allemaal verschillende maten. Hierdoor hebben we niet standaard een lijst met diverse etiketten vastgelegd. Er zijn diverse mogelijkheden om de juiste afmetingen te bepalen.

De meeste eenvoudige is gebruik te maken van een liniaal. Ook is het mogelijk om het type dat op de doos staat via Google op te zoeken. Vaak zal de juiste formaten bij de leverancier gevonden worden.

Een andere mogelijkheid is om dit via MS Word te doen. Volg de volgende stappen:

In Word is het mogelijk om via het tab Verzendlijsten en knop etiketten voorbeeld te maken. Aangezien voor heel veel etiketten de layout in Word aanwezig is, wordt dit gebruikt als voorbeeld om de
juiste layout te maken. Elke versie van Word kan anders zijn, dus het voorbeeld hier kan anders zijn dan in een andere versie MS Word.

In bovenstaand scherm wordt voor de knop Opties gekozen en onderstaand scherm wordt getoond.

Hier kan de juiste etiketproducent selecteerd worden. In dit geval etiketten van de leverancier Avery Zweckform. Kies daarna het juiste productnummer, bijvoorbeeld 3422.

Als we het juiste etiket hebben geselecteerd, dan drukken we linksonder op de knop details en komen in het volgende
scherm.

Hier zien we precies welke marges we voor het etiket aan moeten houden. Deze marges vertalen we nu naar de papierinstelling in AllUnited.

In bovenstaand voorbeeld in Word zijn de maten in centimeters dit moet dus vertaald worden naar de millimeters in AllUnited.

Als eerste wordt het papier formaat gedefinieerd. Dit is 210 mm breed en 297 mm hoog.

De bovenmarge moet 0,85 centimeter zijn. Dit is dus 8,50 mm. Bij dit etikettype zitten alle etiketten naadloos aan elkaar vast en hoeven er verder geen marges ingegeven te worden.

De etiketmarge als laatste veld geeft aan dat je wat afstand neemt van de rand van het etiket. Dit is niet terug te vinden in het scherm, maar is afhankelijk van eigen keuze. Over het algemeen kan 2 mm aangehouden worden.

De instellingen voor het papiertype zien er dan als volgt uit. Het geel gemarkeerde papiertype komt overeen met de afmetingen die nodig zijn voor bovengenoemd etiket.

 

Ref: 32 / 2020-08-10

1.5.13 - Selectie wizard

Intro

De Selectie wizard (onze rapportage- en communicatietool) geeft de mogelijkheid om filters toe te passen op de informatie die beschikbaar is binnen AllUnited.  Vervolgens kan deze gefilterde informatie op verschillende manieren toegepast worden. Je kunt een rapportage op het scherm bekijken, een Excel bestand exporteren, maar ook kun je o.a. de gemaakte selectie in 1 keer mailen of een pushbericht sturen.

AllUnited biedt enkele standaard selecties aan die kunnen helpen bij de processen binnen de vereniging. 

Zelf proberen?

Wij raden aan om één van de standaard selecties te openen. De meeste zijn te vinden via systeem beheer -> selectie wizard. Klik vervolgens bovenin op Selectie wijzigen, en Kopiëren. Zo wordt een eigen kopie gecreëerd waarmee gespeeld en getest kan worden. Geef deze een nieuwe naam en klik op bewaren. Open daarna de nieuw aangemaakte wizard. Dit is makkelijker dan een volledig nieuwe selectie starten, maar uiteraard is dat ook mogelijk: klik bovenin op Selecties beheren, en vervolgens op de groene knop '+ selectie'.

Tips bij de belangrijkste instellingen

  • Geef de selectie altijd een naam en een passende omschrijving.
  • De 'selectie structuur' geeft aan welke tabellen van het AllUnited systeem beschikbaar worden gemaakt om informatie uit op te vragen. 
    Zo is er een tabel voor relaties, activiteiten, bondsinfo, inschrijvingen etc etc.
    Ook is het mogelijk tabellen te koppelen. Kies dan bijvoorbeeld voor de selectie structuur relaties - bondsinfo of relaties - activiteiten.
    Als je alleen zoekt in de tabel relaties zul je dus geen bondsinfo vinden. Maar wel als je relaties - bondsinfo als selectie structuur gebruikt.
  • Speel eens met de peildatum types en controleer wat de effecten zijn van de verschillende opties. Hier kun je ook kiezen voor Incl. oude relaties.
  • Onderin kan je kiezen waar je deze selectie wil zien/gebruiken in het menu, in welke overige modules je hem beschikbaar wil maken en welke acties je wil kunnen uitvoeren met de gemaakte selectie. 

Velden toevoegen (in het blok Selectie velden)

  • Klik op de knop Voeg toe: in de dropdown zijn de velden beschikbaar uit de onderdelen van het systeem die je in de Selectie structuur hebt gekozen. Die onderdelen staan tussen haakjes achter de veldnamen. Geef de toegevoegde velden een getal om de volgorde te bepalen en druk onderin op Controle. 
  • In de kolom Selectie-veldtype verschijnt een dropdown: probeer de diverse opties eens uit en druk weer op Controle.
  • Wederom verschijnen er, in de kolom Selectie waarden één of meerdere velden. Deze zijn hier in te stellen maar dat is niet verplicht: door ze leeg te laten wordt het mogelijk om ze één stap eerder als filteroptie te gebruiken. 
  • Kies tot slot één of twee velden waarop de selectie wordt gesorteerd, en kies of je het veld wil tonen in de rapportage. 
  • NIEUW: in de laatste kolom kan je sinds eind april 2018 een vertaling invoegen. Dus wil je een specifieke kolomnaam voor een overzicht van getoonde velden, kan je deze hier invoeren.

Hulp nodig? Wij helpen je graag op weg. 

Zelf begonnen met het maken van een selectie, maar niet het gewenste resultaat? Of liever een selectie door ons laten creëren? Stuur dan in ticket in!
Het klaarzetten van een selectie kost altijd € 25,00. 

Zelf al begonnen maar niet het gewenste resultaat. Wij kunnen helpen en testen tegen ons standaardtarief van € 80,00 euro per uur. Gemiddeld kost het ongeveer een half uurtje om een goede selectie te maken en te testen, maar dat is natuurlijk ook afhankelijk van hoeveel informatie er moet worden opgevraagd en hoeveel filtermogelijkheden daarvoor moeten worden ingesteld. 

Gebruik van maken? Stuur een ticket in met een duidelijke beschrijving van de gewenste selectie, en geef aan dat je akkoord gaat met de genoemde kosten. 

Ref: 482 / 2020-08-10

1.6 - Koppelingen en ophalen van data

1.6.1 - API instellingen

Allunited gebruikt een API om Bepaalde reeksen aan gegevens naar ander applicaties te sturen. Stuur een ticket in om hiervan gebruik te maken. Geef in dit ticket duidelijk aan welke eigen data je ge-exporteerd wil hebben en let op dat indien je externe applicaties koppelt je let op de AVG/WBP. 

Let op: Dit is een betaalde dienst. Wij zullen voor het inrichten van de API's een tarief van 80,- per uur rekenen. 

Ref: 530 / 2020-08-10

1.7 - Sportbond Interfaces en koppelingen

Via het menupad: Relaties> Interface Bond worden de berichten uitgewisseld met de bond. Zie: 1.7 - Sportbond Interfaces en koppelingen

Hieronder staat de link naar de betreffende handleiding als er hele specifieke onderdelen zijn voor de bond.

KNAU Klik hier voor de handleiding
KNHB Klik hier voor de handleiding
KNLTB  Klik hier voor de handleiding
KNSB Klik hier voor de handleiding
KNZB Klik hier voor de handleiding
NJBB    Klik hier voor de handleiding
 NTFU Klik hier voor de handleiding 
   
Baanvereniging Utrecht Klik hier voor de handleiding
Ref: 232 / 2020-08-10

Interface bonden

Via het menupad: Relaties > Interface Bond wordt onderstaand scherm getoond:

Het scherm bestaat uit 4 blokken:

  1. Berichten aanmaken. Hiermee worden de berichten aangemaakt. Via het derde blok worden ze uitgewisseld met de bond. 
  2. Berichten selecteren om deze te controleren. 
  3. Berichten verzenden/ophalen. De berichten die in het eerste blok zijn aangemaakt kunnen hier verstuurd worden.
  4. Berichten verwijderen. Als berichten succesvol zijn uitgewisseld kunnen hier alle berichten verwijderd worden. Op dit manier blijft de interface overzichtelijk.

Bovenstaande blokken worden hier stuk voor stuk besproken.

1e blok Berichten aanmaken

Via dit blok worden de berichten alleen aangemaakt. Ze worden dan nog niet uitgewisseld met de bond. Dit gebeurt in het derde blok: Berichten versturen/ophalen.

Let bij het aanmaken van de berichten op de melding die verschijnt. Zie afbeelding hieronder. Daar wordt aangegeven hoeveel leden er worden afgemeld.
Als dat te hoog is dan staat er iets in de instellingen niet goed. Verwijder dan alle berichten en controleer de instellingen. Zie: 3.5.4 - Categorieen (tabel)

Als je de interface draait, worden alleen de afmeldingen doorgegeven aan de bond waarvan de afmelddatum bereikt is. De afmeldingen in de toekomst (bijv. 31/12) worden pas doorgegeven als je op 31/12 de interface draait. Tip: meeste clubs melden leden af einde maand (bijv. 31/5) en doen dit niet op 28/5, 29/5 etc. Dan kun je op de 31e alle afmeldingen in 1 keer doorgeven via de interface aan de bond.

 

LET OP: Met het aanmaken van de berichten zijn alle leden waarvoor een bericht is aangemaakt geblokkeerd voor wijzigingen. Ze worden weer vrijgegeven als de berichten zijn uitgewisseld met de bond.

De volgende velden worden hier ingevuld:

Veldnaam 

Omschrijving

Bond ID Het is alleen nodig hier een keuze te maken, indien er sprake is van een vereniging die de uitwisseling met meerdere bonden doet. Bijvoorbeeld omniverenigingen. Anders leeg laten.
Berichttype

Afhankelijk van de bond kunnen hier meerdere berichttypen zijn. 

Bond

Berichttype

Atletiek Unie
  • Leden - voor de gewone uitwisseling van nieuwe leden, wijzigingen en afmeldingen
  • Ledenlijst - hiermee kan een actuele ledenlijst opgevraagd worden.
  • Functionarissen - deze keuze moet gemaakt worden om functionarissen uit te wisselen
  • Functiecodes - dit is de lijst met functiecodes die gebruikt kan worden in de tabel functies Zie: 2.3.2.2 - Functies Aanmaken
KNHB
  • Leden - voor de gewone uitwisseling van nieuwe leden, wijzigingen en afmeldingen
  • Ledenlijst - hiermee kan een actuele ledenlijst opgevraagd worden.
  • Functiegegevens - deze keuze moet gemaakt worden om relaties op basis van functies uit te wisselen, zoals scheidsrechters, vrijwilligers etc.
KNLTB
  • leden  - voor de gewone uitwisseling van nieuwe leden, wijzigingen en afmeldingen
KNZB
  • Leden - voor de gewone uitwisseling van nieuwe leden, wijzigingen en afmeldingen
  • Ledenlijst - hiermee kan een actuele ledenlijst opgevraagd worden.

 

Activiteiten aanmaken Dit staat standaard aangevinkt en voorkomt dat leden afgemeld worden omdat er voor hen nog geen activiteiten zijn aangemaakt voor het nieuwe seizoen. Of dat leden niet aangemeld worden omdat bij hen de activiteit ontbreekt.
Forceer bijwerken alle relaties

Normaal gesproken hoeft dit niet aangevinkt te worden. Alleen bij uitzonderingen kan het nodig zijn dit aan te vinken. Neem dan contact op met AllUnited.

 

2e blok Berichten selecteren

Hier kunnen de berichten gecontroleerd worden en fouten opgelost.

 De volgende keuzes kunnen hier gemaakt worden:

Veldnaam 

Omschrijving

Bericht ID Hier kun je kiezen om berichten te tonen met ID nummer van tot en met bijv. 92007093 tot en met 92007098. Dit wordt weinig toegepast
Berichtnummer

Hier kan een berichtnummer ingegeven worden bijv. 734121

Richting Om alleen de uitgaande berichten te selecteren, wordt gekozen voor  Uit bij richting.
Berichttype

Hier kan gekozen worden voor leden of ledenlijst.

Berichtstatus Dit is een belangrijk selectie criterium. Hiermee kunnen bijvoorbeeld alle berichten met de status Fout of Aangemaakt geselecteerd worden. Ook berichten met de status berichtfout moeten nader bekeken worden als deze voorkomen.
Verstuurd Dit is een selectie op basis van de datum waarop de berichten zijn verstuurd
Referentie Hier kan op de referentie gezocht worden. De referentie is altijd het relatienummer.

 Als hier op wijzigen gedrukt wordt zonder een selectie, dan kan het scherm er als volgt uitzien.

Hierboven worden een aantal foutberichten getoond. Deze foutberichten moeten eerst gecorrigeerd worden voordat deze berichten kunnen worden verstuurd. Ze staan derhalve ook niet bij de berichten om te versturen in het volgende blok.

LET OP: Als er foutberichten zijn, die niet door de vereniging opgelost kunnen worden. Verwijder de berichten dan niet, maar maak een helpdeskticket aan, zodat AllUnited het kan analyseren.

Foutberichten kunnen altijd via het 4e blok verwijderd worden. Zolang de fout niet is opgelost, dan komt de melding weer terug, bij het aanmaken van de berichten.

Hieronder de uitleg van de verschillende velden in het overzicht.

Veld Omschrijving
Vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
O. verst. N.v.t.
Bericht ID Unieke identificatie van bericht binnen AllUnited. Dit nummer wordt vastgelegd op basis van de nummerreeks. Dit nummer kan ook gebruikt worden om 1 bericht te versturen
Richting Uit = uitgaande berichten. Dit is meestal het geval. In = inkomend bericht.
Berichttype Hier wordt aangegeven om welk berichttype het gaat. Bijvoorbeeld leden of ledenlijst.
Berichtstatus De status van het bericht. Dit kan zijn verwerkt/doorgevoerd of fout of berichtfout of aangemaakt.
Berichtnummer Nummer dat de bond geeft aan het bericht
Bond ID Hier wordt aangegeven om welke bond het gaat.
Referentie Relatienummer en naam van relatie
Verstuurd Datum dat bericht verstuurd is
Bevestigd Datum dat bericht bevestigd is. Zou gelijk moeten zijn aan Verstuurd
Afgesloten Datum dat bericht is afgesloten. Zou gelijk moeten zijn aan Verstuurd, behalve voor geparkeerde berichten
Match n.v.t.
NaamS n.v.t.
AdresS n.v.t.
Foutcode Code van fout
Fout n.v.t.
Foutactor n.v.t.
Fouttekst Omschrijving van fout
Foutveld n.v.t.

 

3e blok Berichten versturen/ophalen

De volgende keuzes kunnen hier gemaakt worden:

Veldnaam 

Omschrijving

Bond ID Het is alleen nodig om hier iets in te geven als de vereniging gebruik maakt van meerdere interfaces. Anders kan het veld leeg gelaten worden.
Bericht ID

Heeft momenteel geen functie

Berichten versturen Vink dit veld aan en druk op start op de berichten te versturen.
Bij de KNHB, AtletiekUnie en de KNZB worden de berichten gelijk doorgestuurd naar de bond.
Bij de KNZB kunnen berichten geparkeerd worden. Zie: 1.7.1.4 - Interface KNZB
Bij de KNLTB verschijnt bovenin het scherm een link naar het bestand.

 

4e blok Berichten verwijderen

In het vierde blok kunnen de berichten die verwerkt zijn verwijderd worden. AllUnited adviseert om altijd alle berichten te verwijderen als deze zijn verwerkt of gecorrigeerd. Daarmee blijft de interface overzichtelijk.

Berichten die in behandeling zijn bij de bond, kunnen niet verwijderd worden. Bij de KNLTB zijn dit de verzonden berichten en bij de KNZB de geparkeerde berichten.

 

 

 

Ref: 345 / 2020-08-10

1.7.1 - Interface met de bonden KNLTB|KNVB|NBB|KNZB|KNHB

Voor het uitwisselen van de berichten met de bonden is er een interface voor de volgende bonden:

  • Atletiek Unie (aparte handleiding beschikbaar. Kijk bij de inhoudsopgave bij overige handleidingen)
  • KNBSB Baseball  en Softball Zie: 1.7 - Sportbond Interfaces en koppelingen
  • KNHB  Hockey (aparte handleiding beschikbaar. Kijk bij de inhoudsopgave bij overige handleidingen)
  • KNLTB  Tennis (aparte handleiding beschikbaar. Kijk bij de inhoudsopgave bij overige handleidingen)
  • KNZB Zwemmen

Voor enige andere bonden bestaat de mogelijkheid om bestanden op te laden Zie: 1.8 - Upload vanuit de bondsgegevens. Dit geldt onder meer voor:

  • KNVB via sportlink (voetbal)
  • KNKV via sportlink (korfbal)
  • NBB via ISS  (Basketbal)
Ref: 326 / 2020-08-10

1.7.1.1 - Handleiding AtletiekUnie

In deze handleiding wordt ingegaan op de specifieke inrichting en processen die te maken hebben met de AtletiekUnie.

Niet alle informatie is in deze verkorte handleiding aanwezig. Bij de inleiding staat ook een link naar de Complete handleiding. Hierin is alle informatie terug te vinden.

In deze handleiding komen de volgende onderwerpen aan de orde:

  • De interface
    • Hierin is begrepen het maken van berichten voor nieuwe leden, afmeldingen en wijzigingen.
    • Ook functies kunnen via de interface doorgegeven worden. Hiervoor moeten in de tabel functies de inrichting speciaal voor de Atletiek Unie goed gedaan worden.
  • De lessenmodule met daarin de mogelijkheid om speciaal voor atletiekverenigingen wedstrijden te maken waarop men zich in kan schrijven.  

 

 Klik hier om naar de volledige handleiding voor Atletiek Verenigingen te gaan.

Ref: 349 / 2020-08-10

1.7.1.2 - Interface KNLTB

In deze handleiding wordt de interface met de KNLTB besproken. 
De belangrijkste punten van deze interface worden hieronder opgesomd.

  1. Berichten massaal aanmaken en versturen
  2. Berichten op relatieniveau aanmaken en versturen
  3. Functies uitwisselen met de bond
  4. Adresverschillen met de bond
  5. Momenten van aan- en afmelden
  6. Aanpassen activiteiten en/of categorieën
  7. Uit te wisselen/uitgewisselde berichten inzien
  8. Uitgewisselde berichten schonen

Klik hier voor de volledige handleiding voor de interface met de KNLTB.

 

Ref: 241 / 2020-08-10

1.7.1.3 - Interface KNHB

In deze handleiding wordt de interface met de KNHB besproken.  De belangrijkste punten van deze interface worden hieronder opgesomd.

  • Berichten kunnen direct verwerkt worden.
  • Elke nacht worden de berichten automatisch uitgewisseld. Elke dag wordt er een mail gestuurd van interface berichten die niet goed gaan of die missen.
  • Niet leden kunnen met behulp van een functie uitgewisseld worden met de bond.

 

 Klik hier voor de volledige handleiding voor de interface met de KNHB.

Ref: 344 / 2020-08-10

1.7.1.4 - Interface KNZB

Via het menupad: Relaties > Interface Bond wordt onderstaand scherm getoond:

Het scherm bestaat uit 4 blokken:

  1. Berichten aanmaken. Hiermee worden de berichten aangemaakt. Via het derde blok worden ze uitgewisseld met de bond. 
  2. Berichten selecteren om deze te controleren. 
  3. Berichten verzenden/ophalen. De berichten die in het eerste blok zijn aangemaakt kunnen hier verstuurd worden.
  4. Berichten verwijderen. Als berichten succesvol zijn uitgewisseld kunnen hier alle berichten verwijderd worden. Op dit manier blijft de interface overzichtelijk.

Bovenstaande blokken worden hier stuk voor stuk besproken.

1e blok Berichten aanmaken

Via dit blok worden de berichten alleen aangemaakt. Ze worden dan nog niet uitgewisseld met de bond. Dit gebeurt in het derde blok: Berichten versturen/ophalen.

Let bij het aanmaken van de berichten op de melding die verschijnt. Zie afbeelding hieronder. Daar wordt aangegeven hoeveel leden er worden afgemeld.
Als dat te hoog is dan staat er iets in de instellingen niet goed. Verwijder dan alle berichten en controleer de instellingen. Zie: 3.5.4 - Categorieen (tabel)

Als je de interface draait, worden alleen de afmeldingen doorgegeven aan de bond waarvan de afmelddatum bereikt is. De afmeldingen in de toekomst (bijv. 31/12) worden pas doorgegeven als je op 31/12 de interface draait. Tip: meeste clubs melden leden af einde maand (bijv. 31/5) en doen dit niet op 28/5, 29/5 etc. Dan kun je op de 31e alle afmeldingen in 1 keer doorgeven via de interface aan de bond.

 

LET OP: Met het aanmaken van de berichten zijn alle leden waarvoor een bericht is aangemaakt geblokkeerd voor wijzigingen. Ze worden weer vrijgegeven als de berichten zijn uitgewisseld met de bond.

De volgende velden worden hier ingevuld:

Veldnaam 

Omschrijving

Bond ID Het is alleen nodig hier een keuze te maken, indien er sprake is van een vereniging die de uitwisseling met meerdere bonden doet. Bijvoorbeeld omniverenigingen. Anders leeg laten.
Berichttype

Afhankelijk van de bond kunnen hier meerdere berichttypen zijn. 

Bond

Berichttype

Atletiek Unie
  • Leden - voor de gewone uitwisseling van nieuwe leden, wijzigingen en afmeldingen
  • Ledenlijst - hiermee kan een actuele ledenlijst opgevraagd worden.
  • Functionarissen - deze keuze moet gemaakt worden om functionarissen uit te wisselen
  • Functiecodes - dit is de lijst met functiecodes die gebruikt kan worden in de tabel functies Zie: 2.3.2.2 - Functies Aanmaken
KNHB
  • Leden - voor de gewone uitwisseling van nieuwe leden, wijzigingen en afmeldingen
  • Ledenlijst - hiermee kan een actuele ledenlijst opgevraagd worden.
  • Functiegegevens - deze keuze moet gemaakt worden om relaties op basis van functies uit te wisselen, zoals scheidsrechters, vrijwilligers etc.
KNLTB
  • leden  - voor de gewone uitwisseling van nieuwe leden, wijzigingen en afmeldingen
KNZB
  • Leden - voor de gewone uitwisseling van nieuwe leden, wijzigingen en afmeldingen
  • Ledenlijst - hiermee kan een actuele ledenlijst opgevraagd worden.

 

Activiteiten aanmaken Dit staat standaard aangevinkt en voorkomt dat leden afgemeld worden omdat er voor hen nog geen activiteiten zijn aangemaakt voor het nieuwe seizoen. Of dat leden niet aangemeld worden omdat bij hen de activiteit ontbreekt.
Forceer bijwerken alle relaties

Normaal gesproken hoeft dit niet aangevinkt te worden. Alleen bij uitzonderingen kan het nodig zijn dit aan te vinken. Neem dan contact op met AllUnited.

 

2e blok Berichten selecteren

Hier kunnen de berichten gecontroleerd worden en fouten opgelost.

 De volgende keuzes kunnen hier gemaakt worden:

Veldnaam 

Omschrijving

Bericht ID Hier kun je kiezen om berichten te tonen met ID nummer van tot en met bijv. 92007093 tot en met 92007098. Dit wordt weinig toegepast
Berichtnummer

Hier kan een berichtnummer ingegeven worden bijv. 734121

Richting Om alleen de uitgaande berichten te selecteren, wordt gekozen voor  Uit bij richting.
Berichttype

Hier kan gekozen worden voor leden of ledenlijst.

Berichtstatus Dit is een belangrijk selectie criterium. Hiermee kunnen bijvoorbeeld alle berichten met de status Fout of Aangemaakt geselecteerd worden. Ook berichten met de status berichtfout moeten nader bekeken worden als deze voorkomen.
Verstuurd Dit is een selectie op basis van de datum waarop de berichten zijn verstuurd
Referentie Hier kan op de referentie gezocht worden. De referentie is altijd het relatienummer.

 Als hier op wijzigen gedrukt wordt zonder een selectie, dan kan het scherm er als volgt uitzien.

Hierboven worden een aantal foutberichten getoond. Deze foutberichten moeten eerst gecorrigeerd worden voordat deze berichten kunnen worden verstuurd. Ze staan derhalve ook niet bij de berichten om te versturen in het volgende blok.

LET OP: Als er foutberichten zijn, die niet door de vereniging opgelost kunnen worden. Verwijder de berichten dan niet, maar maak een helpdeskticket aan, zodat AllUnited het kan analyseren.

Foutberichten kunnen altijd via het 4e blok verwijderd worden. Zolang de fout niet is opgelost, dan komt de melding weer terug, bij het aanmaken van de berichten.

Hieronder de uitleg van de verschillende velden in het overzicht.

Veld Omschrijving
Vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
O. verst. N.v.t.
Bericht ID Unieke identificatie van bericht binnen AllUnited. Dit nummer wordt vastgelegd op basis van de nummerreeks. Dit nummer kan ook gebruikt worden om 1 bericht te versturen
Richting Uit = uitgaande berichten. Dit is meestal het geval. In = inkomend bericht.
Berichttype Hier wordt aangegeven om welk berichttype het gaat. Bijvoorbeeld leden of ledenlijst.
Berichtstatus De status van het bericht. Dit kan zijn verwerkt/doorgevoerd of fout of berichtfout of aangemaakt.
Berichtnummer Nummer dat de bond geeft aan het bericht
Bond ID Hier wordt aangegeven om welke bond het gaat.
Referentie Relatienummer en naam van relatie
Verstuurd Datum dat bericht verstuurd is
Bevestigd Datum dat bericht bevestigd is. Zou gelijk moeten zijn aan Verstuurd
Afgesloten Datum dat bericht is afgesloten. Zou gelijk moeten zijn aan Verstuurd, behalve voor geparkeerde berichten
Match n.v.t.
NaamS n.v.t.
AdresS n.v.t.
Foutcode Code van fout
Fout n.v.t.
Foutactor n.v.t.
Fouttekst Omschrijving van fout
Foutveld n.v.t.

 

3e blok Berichten versturen/ophalen

De volgende keuzes kunnen hier gemaakt worden:

Veldnaam 

Omschrijving

Bond ID Het is alleen nodig om hier iets in te geven als de vereniging gebruik maakt van meerdere interfaces. Anders kan het veld leeg gelaten worden.
Bericht ID

Heeft momenteel geen functie

Berichten versturen Vink dit veld aan en druk op start op de berichten te versturen.
Bij de KNHB, AtletiekUnie en de KNZB worden de berichten gelijk doorgestuurd naar de bond.
Bij de KNZB kunnen berichten geparkeerd worden. Zie: 1.7.1.4 - Interface KNZB
Bij de KNLTB verschijnt bovenin het scherm een link naar het bestand.

 

4e blok Berichten verwijderen

In het vierde blok kunnen de berichten die verwerkt zijn verwijderd worden. AllUnited adviseert om altijd alle berichten te verwijderen als deze zijn verwerkt of gecorrigeerd. Daarmee blijft de interface overzichtelijk.

Berichten die in behandeling zijn bij de bond, kunnen niet verwijderd worden. Bij de KNLTB zijn dit de verzonden berichten en bij de KNZB de geparkeerde berichten.

 

 

 

Ref: 345 / 2020-08-10

Geparkeerde berichten ophalen bij de KNZB

De interface met de KNZB werkt bijna geheel volgens de standaard. Zie: 1.7 - Sportbond Interfaces en koppelingen Zie ook de complete handleiding.

Er is één uitzondering.

Bij de KNZB kunnen berichten die niet automatisch verwerkt kunnen worden, geparkeerd worden. Het is dan nodig deze berichten op een later tijdstip op te halen.

Hiermee kan voor de KNZB de geparkeerde leden opgehaald worden. Vink Berichten ontvangen aan en druk op start. Er komt dan een melding welke berichten nog geparkeerd zijn. Indien alles is vrijgegeven kan dit bij berichten selecteren teruggevonden worden.

 

Vink dan berichten ontvange aan en druk op start.  Als de berichten nog niet vrijgegegeven zijn ontstaat er een foutmelding bovenin het scherm. Zijn de berichten wel vrijgegeven, dan zijn deze terug te vinden via Berichten selecteren.

Ref: 347 / 2020-08-10

1.7.2 - Tenniscompetitie

Binnenkort beschikbaar.

1.8 - Upload

Menupad: systeembeheer > upload

Hiermee kunnen een aantal bestanden opgeladen worden.

Dit zijn bijvoorbeeld:

  1. Interfaces op basis van een upload uit een ander systeem.
    1. Een bestand vanuit Sportlink voor de sportverenigingen, waarbij de bond met sportlink werkt en er verder geen directe interface Zie: 1.7 - Sportbond Interfaces en koppelingen met AllUnited is. Dit zijn bijvoorbeeld:
      1. Voetbalverenigingen
      2. Korfbalverenigingen
    2. Een bestand vanuit een andere applicatie waarvoor AllUnited de upload mogelijk heeft gemaakt. Bijvoorbeeld:
      1. Basketbalverenigingen (loopt via ISS) Zie: 1.8.1 - Upload NBB - ISS - Sportlink
    3. Het laden van de volledige ledenlijst van de KNLTB om een start te maken met deze interface
    4. Het laden van de volledige ledenlijst van de Atletiek Unie om een start te maken met deze interface
    5. Koppeling met Parnassys voor een leerlingen volgsysteem.
  2. Het laden van activiteiten Zie: 6.3.10 - Aanmaken van betaalde activiteiten via excelupload vanuit een excelbestand, zodat niet voor elk lid handmatig de activiteiten toegevoegd moeten worden. Voorbeelden hiervan zijn:
    1. Opladen van alle deelnemers aan de tenniscompetitie met hun teamcodes
    2. Vrijwilligersvergoedingen op basis van activiteiten (de activiteit kent dan een negatieve contributie)
    3. Kledingbijdrage met verschillende tarieven
    4. Boetes
    5. Gelopen wedstrijden
  3. Het laden van een excelbestand met aanvullende informatie van leden. Bijvoorbeeld het opladen van IBAN nummers.

Neem altijd contact op met AllUnited om dit af te stemmen als er voor het eerst gebruik van wordt gemaakt.Met name de upload vanuit Sportlink moet eerst goed getest worden. AllUnited kan dan ook tijdelijk een testomgeving aanmaken om bijvoorbeeld de upload vanuit Sportlink te testen, zodat er geen gegevens onterecht in de productieve omgeving komen.

Onderstaand scherm wordt getoond:

Achter bestand kan op bladeren gedrukt worden om een bestand op de eigen computer op te zoeken.

LET OP: ipv bladeren kan hier ook iets anders staan. Dit is afhankelijk van de gebruikte browser en de taalinstelling.

Nadat het bestand is gekozen wordt op upload gedrukt en komt er een apart tabblad in beeld. Daarop wordt aangegeven of de upload is gelukt en voor welke leden de upload is uitgevoerd.

Als er één fout is in het bestand, bijvoorbeeld een lid dat niet bestaat, dan wordt het bestand niet opgeladen. Dan moet eerst het excelbestand gecorrigeerd worden en daarna de upload opnieuw uitgevoerd.

 

 

 

 

 

Ref: 233 / 2020-08-10

1.8.1 - Upload NBB - ISS - Sportlink

Voorheen kon je als basketbalclub ledengegevens uploaden vanuit ISS. De NBB is overgegaan op sportlink. 

Gegevens uploaden vanuit Sportlink naar AllUnited (Basketball) [nieuw]

 

We hebben een upload-functie in AU gemaakt, zodat je de gegevens uit Sportlink kan importeren in AU. Die vind je onder Systeem beheer - Upload, kies Upload Sportlink.

 

Je moet daarvoor uit Sportlink een .xls-bestand downloaden (dus geen .xlsx of .csv), met alle verschillende velden in gescheiden kolommen.

 

LET OP! Neem bij de eerste keer uploaden contact met AllUnited op!

 

 Aangezien met de overstap van ISS naar Sportlink ook alle bondsnummers zijn veranderd zullen we die mutatie eerst moeten doorvoeren in AU voordat we in deze uploadfunctie kunnen matchen. We vragen je dus voor de eerste keer om het genoemde bestand in dit ticket naar ons op te sturen, dan regelen we dat en kan je het daarna zelf doen.

 

 

LET OP: Bij de overgang van het een seizoen naar het andere seizoen is de volgorde van stappen belangrijk.

Maak eerst het nieuwe seizoen aan voordat je het NBB bestand inleest. Dit zorgt er namelijk voor dat leden die in het nieuwe seizoen geen lid meer zijn, tijdig worden afgemeld.

 

 

De oude werkwijze 

Ga naar https://iss.basketball.nl/portal

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

Voor AllUnited zijn de ISS Online spelersindeling en de ISS online Ledenadministratie relevant.

Er zijn twee users

Een kijk user en een user voor de ledenadministratie.

Alleen de user voor de ledenadministratie kan de XML downloads maken die nodig zijn voor de upload naar AllUnited.

 

Druk op de ISS Online Ledenadministratie.

Druk op run en het programma zal eerst worden gegenereerd.

 

Daarna wordt een inlogscherm getoond. Hier moet een gebruikersnaam en Wachtwoord ingevuld worden.

 

Na de aanmelding verschijnt een scherm met onderaan de volgende knoppen.

 

 

Druk boven aan op bestand en dan export leden. Er wordt dan een scherm getoond met de mogelijkheid een export te maken via de knop export.

 

 

Via de knop export worden dan een aantal bestanden gedownload. 

 

Van deze lijst kunnen alleen de bestanden jjjmmdd_xxxx_Leden_LidMaatschap  en jjjmmdd_xxxx_SpelerIndeling_SpelerTable worden ingelezen in AllUnited.

jjjmmdd_xxxx_Leden_LidMaatschap voor de ledenadministratie

jjjmmdd_xxxx_SpelerIndeling_SpelerTable  voor de teamindeling.

Geef zelf aan waar de bestanden moeten worden opgeslagen, zodat deze terug te vinden zijn voor een upload in AllUnited.

 

Log in in AllUnited. Via het menupad: [Systeem beheer] > [Upload]  wordt onderstaand scherm getoond.

 

Blader dan naar de map waar de bestanden vanuit ISS zijn opgeslagen en selecteer het bestand.

jjjjmmdd_xxxx_Leden_LidMaatschap.xml

 

Hierbij staat jjjjmmdd voor de datum van het bestand en xxxx voor het bondsnummer van de vereniging.

Druk daarn op upload. Ter controle verschijnt er een extra scherm. Hiermee is de upload verwerkt in AllUnited.


LET OP: Alleen de Relatiegegevens worden eventueel aangepast en nieuwe leden worden toegevoegd. Als de activiteit van een lid wijzigt, dan moet dit apart aangepast worden in AllUnited.

 

 

Ref: 448 / 2020-08-10

1.8.2 - Upload KNLTB

Binnenkort beschikbaar.

1.9 - Extra mogelijkheden

1.9.1 - AllUnited onderdelen tonen op je eigen website

Indien de organisatie een eigen website heeft kan er een koppeling gemaakt worden met de volgende modules:

  • Inschrijfformulier
  • Teampagina
  • Wedstrijdschema

Inschrijfformulier tonen op je eigen website of webpagina

Er kan een koppeling naar de database gelegd worden om het inschrijfformulier weer te geven. De koppeling ziet er als volgt uit:

<a class="menu" href="https://pr01.allunited.nl//club.php?section=[CLUB]&amp;tmode=application1">Inschrijfformulier</a>

[CLUB] – Clubnaam binnen AllUnited

Het is ook mogelijk om een link te maken naar het inschrijfformulier:

https://pr01.allunited.nl//club.php?section=[CLUB]&tmode=application1

Bij [CLUB] dient de eigen clubnaam ingevuld te worden.

Teampagina tonen op je eigen website of webpagina

Er kan een koppeling naar de database gelegd worden om een openbare teampagina weer te geven. De koppeling ziet er als volgt uit:

<a href="https://pr01.allunited.nl//club.php?section=[CLUB]&amp;tmode=team1&amp;activitycode=HC&amp;activitycatcode=SL&amp;teamcode=[TEAMCODE]">Teampagina</a>

[CLUB] – Clubnaam binnen AllUnited, ‘HCCATWYCK’

[TEAMCODE] – Teamcode uit IS4C, bijvoorbeeld ‘H01’

Wedstrijdschema tonen op je eigen website of webpagina

Er kan een koppeling naar de database gelegd worden om een openbare wedstrijdschema weer te geven. De koppeling ziet er als volgt uit:

<a class="menu" href="https://pr01.allunited.nl//club.php?section=[CLUB]&amp;tmode=schedule1&amp;activity=2">Wedstrijdschema</a>

[CLUB] – Clubnaam binnen AllUnited, ‘HCCATWYCK’

Ref: 46 / 2020-08-10

1.9.2 - Koppeling ledenmodule

De Ledenmodule binnen AllUnited maakt het mogelijk dat leden zelf kunnen inloggen en speciale transacties voor leden kunnen bekijken en uitvoeren. Dit zijn transacties die handig zijn voor een lid maar die niet voor de hele wereld toegankelijk mogen zijn. Als een vereniging de website van AllUnited gebruikt, dan is de ledenmodule van AllUnited standaard gekoppeld. Verenigingen met een eigen website kunnen zelf een koppeling maken naar AllUnited.

 

Via het menupad: Systeembeheer  > alle instellingen  > Menu voor ingelogde relaties (onder de kop algemeen) kan ingesteld worden welke gegevens toegankelijk gemaakt moeten worden voor de eigen website.

Dit is bijvoorbeeld de mogelijkheid van een lid om wijzigingen door te geven of het lidmaatschap op te zeggen.

Meerdere opties zijn mogelijk en dit is ook afhankelijk van de modules die zijn gecontracteerd.

 

 

 

 

In bovenstaand voorbeeld kan een lid zijn gegevens bijwerken en krijgt inzicht in de evenementen.

 

Via het menupad: Systeembeheer  > alle instellingen  > Club  > Kopje Ledenmodule wordt ingesteld hoe een lid inlogt en welke gegevens deze te zien krijgt om de persoonlijke gegevens bij te werken.

Bijvoorbeeld wel of geen pasfoto. Zie het scherm hieronder.

 

 

Op de eigen website kan dan een koppeling gemaakt worden naar de ledenmodule via onderstaande link.

 

Inloggen: Via het menupad: https://www.allunited.nl/beheer/index.php?section=DEMO

 

Dit is de inlog voor het DEMO systeem van AllUnited. Voor de vereniging moet DEMO vervangen worden door de clubnaam die voor AllUnited wordt gehanteerd.

Met deze link kan elk lid inloggen via onderstaand scherm.

 

 

Het lid logt in met zijn relatienummer of emailadres (afhankelijk van de instellingen hierboven)

 

Opties voor de eigen website.

Indien een vereniging gebruik wil maken van een eigen stylesheet, zodat de ledenmodule geïntegreerd is binnen de eigen website dan kan dat als volgt geregeld worden.  Dit is geen onderdeel van de serviceverlening van AllUnited en zal door de eigen webmaster uitgevoerd moeten worden:

"Het stylen van de ledenmodule kan gedaan worden  door op de site waar de ledenmodule gebruikt gaat worden een stylesheet te zetten. Deze  wordt meegegeven als als GET of POST waarde  “alt-style” wanneer gelinkt wordt naar de ledenmodule, of wanneer deze geembed wordt.  Deze stylesheet moet op het domein van de website waar op de ledenmodule gebruikt wordt gehost worden, en deze moet via HTTPS geladen worden dus die site moet een SSL certificaat hebben omdat de ledenmodule zelf ook gebruikt maakt van SSL.

Deze stylesheet wordt dan geladen na de standaard stylesheet van de ledenmodule. Op deze manier kan de gebruikte CSS op de ledenmodule overschreven worden met een eigen styling.


Ref: 47 / 2020-08-10

1.9.3 - RSS feed van je AllUnited nieuws maken

Het is bij AllUnited mogelijk om een RSS feed aan te maken voor een bepaalde nieuws bron. Bijvoorbeeld al het nieuws wat jeugdteams in uw vereniging te zien krijgen 
Als u dit wilt stuur een support ticket naar AllUnited en wij zullen het voor u opzetten wel is het belangrijk dat u specificeert voor wat voor soort nieuws u een RSS feed wilt hebben.

Ref: 504 / 2020-08-10

2 - Hoofdstuk 1: Relaties & functies

2.1 - Introductie Relaties & functies

In dit hoofdstuk worden de relaties & functies uitgelegd die voor de vereniging kunnen worden beheerd op de website. Verder wordt er ook uitgelegd hoe relaties en functies worden aangemaakt, hoe ze worden gewijzigd en hoe ze worden verwijderd. 

Binnen relates zijn een aantal relatietypes:

  • Lid
  • Sponsoren
  • Nieuwsbief
  • Overig

Relaties kunnen worden ingevoerd, zowel met de hand of via een inschrijfvorm. Dit kan zowel voor individuele leden als leden van dezelfde familie. Families kunnen zich ook inschrijven via het inschrijfvorm en zullen in de website samengesteld worden als één familie.

Bovendien kunnen aan relaties functies toegewezen worden. Hierbij moet gedacht worden aan bijvoorbeeld een voorzitter van het bestuur. Aangezien dit ook een relatie binnen de vereniging is, kan deze relatie toegewezen worden aan de functie voorzitter. Zo zijn er tal van functies die op deze manier toegewezen kunnen worden aan relaties. 

Ref: 557 / 2020-08-10

2.2 - Inschrijving nieuwe leden

Het aannemen van een nieuw lid
In onderstaand stappenplan wordt de meest gebruikte methode uiteeengezet.

Stap 1:

Het nieuwe lid schrijft zich in via het formulier op de website Zie: 1.4.2 - Inschrijfformulier leden op website plaatsen

Er wordt een automatische mail verstuurd naar het nieuwe lid met een bevestiging van de aanmelding. Deze bevestiging kan ook een machtiging voor automatische incasso bevatten. Zie: 1.4.4.7 - Opmaak van inschrijfbrieven

Stap 2:

De ledenadministratie neemt de inschrijving in behandeling en geeft de route aan. Bijvoorbeeld dat de machtiging nog niet compleet is of zet deze route op TC jeugd, zodat de jeugdcommisie kan bepalen of er nog plaats is in het team etc. Zie: 1.4.1.1.3 - Route instellen voor inschrijfformulier. De ledenadministratie controleert het inschrijfformulier en zorgt dat het formulier wordt aangevuld met de juiste gegevens en dat de juiste activiteit is ingevuld.

Stap 3:

Als de aanmelding compleet is dan wordt het lid aangenomen. De ledenadministratie drukt op de knop aannemen en het nieuwe lid wordt overgenomen van het inschrijfformulier naar de ledenadministratie.

Op dat moment kan er ook weer een automatische mail naar het nieuwe lid worden gestuurd. Zie: 1.4.4.7 - Opmaak van inschrijfbrieven

Stap 4:

Het lid wordt aangemeld bij de bond. Indien er een interface met de bond bestaat dan wordt deze interface opgestart.

Menupad: Relaties> interface. Voor elke bond is de interface anders. Raadpleeg de handleiding voor de betreffende bond.

Stap 5:

Het lid krijgt een factuur voor de contributie en eventueel inschrijfgeld.

Menupad: Facturen > massafactureren stap 1. Het proces van de facturatie staat hier Zie: 6.2.1 - Innen van contributies (P)

Het proces van de facturatie loopt voor nieuwe leden via dezelfde transacties als voor bestaande leden. Er is dus geen verschil tussen 1 factuur voor een nieuw lid en alle facturen voor de periodieke contributie.

 

Ref: 130 / 2020-08-10

2.3 - Relaties en functies

2.3.1 - Relatiegegevens

Zoek je relaties. Hieronder vind je een filmpje die de basis uitlegt. Nieuw zijn de knoppen 'Selectie' en 'Grid'. Meer uitleg: [manual 838]

 schermafbeelding_2018_09_26_om_13.49.47_1.png

 au_acedemy_screeny_1.png

Inhoud instructiefilm ledenadministratie:

  • Relaties / leden beheren en zoeken
  • Nieuwe leden aanmaken
  • Toekomstige leden
  • Afgemelde relaties
  • Relatiekaart
  • Relatietypes
  • Opzegreden
  • Meerlingen
  • Overleden leden / relaties
  • Geheimhouding / geheimtypes [openbaar / ingelogde bezoeker / ingelogde groepsleden]
  • Meerdere e-mal adressen
  • Looproute
  • Gebruikersnaam koppelen aan relatie
  • Initieel wachtwoord voor inlog op website
  • Familie koppelen / families
  • Betaalwijze / betalingstermijnen 
  • Factuurontvangers zoals jeugdsportfonds
  • Iban uitbetalingen
  • Functies toewijzen / functies aanmaken
  • Oud leden / onderbroken lidmaatschap. 
  • Eventuele bondsnummers 
  • Activiteiten wijzigen met verrekenfactuur
  • Facturen blokkeren op lidniveau
  • Losse activiteiten
  • Lessen en events bij leden bekijken
  • Contracten
  • Debiteurenposten van leden en relaties
  • Aanmanen
  • Documenten koppelen aan leden en relaties
  • Relatiemutaties
  • Rapportages via selectiewizard 
  • Tickets en extra handleidingen 
Ref: 484 / 2020-08-10

Beheren van 'Relaties' wijzigen van gegevens

Op deze pagina kunnen relaties worden beheerd. Je kunt eenvoudig nieuwe relaties aanmaken of bestaande relaties aanpassen. 

Menupad: Relaties  > Relaties beheren

Wanneer je kiest voor een 'nieuwe relatie' ontstaat er een nieuw blanco relatiescherm. Deze kun je afhankelijk van de beschikbare informatie invullen. Zoals je ziet, kun je -  per persoon of bedrijf - veel voor jou relevante informatie kwijt. Het aantal verplicht in te vullen velden is zeer beperkt. Deze lichten vanzelf rood op bij 'CONTROLE' . 

Onderstaand kun je per blok meer informatie vinden over de daarin opgenomen velden. Let op: wij hebben bewust niet alle velden van uitleg voorzien. Maar alleen die velden waar wel eens vragen over zijn. 

SNELHEIDSTIP:  Voor het inschrijven van nieuwe relaties/ leden kan het sneller zijn om via 'INSCHRIJFFORMULIEREN' te realiseren. Hier kan in een keer het gehele profiel van een nieuwe relatie/ lid worden ingevoerd. Indien je dit doet via 'RELATIES BEHEREN' dat moet je dit doen via een aantal tabbladen.  Menupad: Relaties > Inschrijfformulieren Zie: 1.4.1 - Inschrijfformulieren voor leden

Uitleg over blok 'RELATIE' 

Veldnaam 

Omschrijving

Relatienummer Hierin komt het automatisch gegenereerde nummer van de relatie
Relatietype

Het veld relatietype bevat een tabel met de relatietypes die mogelijk zijn. Zo zullen altijd het relatietype lid en overig aanwezig zijn. Overig kan dan gebruikt worden voor crediteuren, sponsors overige relaties.
LET OP: Aan het relatietype zijn diverse instellingen gekoppel. Zie: 2.4.1 - Relatietypes Het is daarom belangrijk om te overleggen met AllUnited als er een nieuw relatietype toegevoegd moet worden.

Het relatietype bepaalt onder meer of iemand in mag loggen op de website. Of het lidmaatschap automatisch wordt gekopieerd van het ene seizoen naar het andere. Of er automatisch inschrijfgeld in rekening wordt gebracht etc.

Vanaf

Dit is de datum vanaf wanneer de relatie geldig is. Voor een lidmaatschap is het erg belangrijk dat dit de juiste datum is.


Bijv.: Een vereniging kent een seizoen van 1 januari t/m 31 december. Een lid meldt zich aan in november en in de vanafdatum wordt 15/11 als datum ingegeven. Dan is het lid dus lid vanaf 15/11 en zal er een nog een (deel)factuur voor het huidige seizoen aangemaakt worden. Let op: deelfacturen worden niet automatisch gegenereerd. Hiervoor moet je in de contributiesleutel Korting voor kortere periode instellen.
Als het de bedoeling is dat het lidmaatschap pas vanaf 01/01 in moet gaan, dan moet de vanaf datum ook op 01/01 staan.

t/m

Dit is de einddatum van het lidmaatschap. Ook hier is het erg belangrijk deze datum goed te vullen.

Bijv.: Een vereniging kent een seizoen van 1 januari t/m 31 december. Een lid meldt zich af in januari en in de t/m datum wordt 15/01 als datum ingegeven. Dan is het lid dus lid t/m 15/01 en zal er een nog een (deel)factuur voor het nieuwe seizoen aangemaakt worden. Let op: deelfacturen worden niet automatisch gegenereerd. Hiervoor moet je in de contributiesleutel "Korting voor kortere periode" instellen.
Als het de bedoeling is dat het lidmaatschap te beëindigen per 31/12, dan moet de t/m datum ook op31/12 staan.

Reden

In dit veld is een tabel gekoppeld met de opzegreden. Deze tabel kan zelf onderhouden worden. Via het menpad: instellingen > opzegreden (kop relaties)

 

Blok persoonlijke gegevens

Alleen de veldnamen met een bijzonder betekenis worden hieronder beschreven. 

Veldnaam 

Omschrijving

Bedrijfsnaam De bedrijfsnaam kan als veld alleen worden gevuld. Bijvoorbeeld bij het aanmaken van relaties voor crediteuren. Wordt het veld Achternaam, Voornaam of voorletters gebruikt, dan moeten deze 3 velden allemaal worden gevuld.
Nummer leverancier Dit is het leveranciersnummer voor de crediteuren. Dit kan ook de verkorte naam van het lid zijn, als deze een declaratie indient.
Achternaam Als het veld achternaam wordt gevuld, dan moeten ook de velden voornaam en voorletters worden gevuld. Indien dit niet gewenst is bijv. bij andere relaties dan leden, dan kunnen hier spaties ingezet worden.
Geboortenaam Het wordt niet geadviseerd dit veld te gebruiken bij sportverenigingen. De meeste interfaces met de bonden kennen dit veld niet. Het is dan beter om bij Achternaam de dubbele achternaam in te geven. Dus inclusief de geboortenaam.
Meerling Een vinkje bij dit veld is voor sommige interfaces nodig. Een lid met dezelfde achternaam, geboortedatum en adres, wordt dan niet geaccepteerd in de interface. Door dit vinkje aan te zetten wordt aangegeven dat het om een meerling gaat, zodat de interface het wel accepteert.
Overleden

Het is belangrijk om dit veld te vullen als een relatie is overleden. Daarmee wordt voorkomen, dat er informatie aan deze relatie wordt gestuurd. Bijv. er wordt een reünie gehouden en alle oud-leden worden ook uitgenodigd. Relaties die een gevulde overlijdensdatum hebben, worden dan niet geselecteerd. Ook zal de t/m datum voor deze relatie worden ingevuld wanneer er op bewaren of controle wordt geklikt.

Let op: Wanneer het seizoen 2017 / 2018  op 01-11-2017 is begonnen, dus voor datum van overlijden. Gaat het systeem er vanuit dat er nog een verplichting is voor een deel van het seizoen.

Als de activiteiten voor een nieuwe seizoen reeds zijn aangemaakt, en als er een activiteit is waarvan het seizoen begint voor de datum van overlijden dan moet deze activiteit handmatig verwijderd worden.

 

Nationaliteit Hier kan de nationaliteit van het lid worden ingegeven. Zie: 1.5.3 - Nationaliteiten
Inschrijfnummer Dit veld is gevuld indien de relatie via het inschrijfformulier in de database terecht is gekomen.
Pasfoto

Het is mogelijk om een pasfoto op te laden. Als dit niet wordt getoond dan staan de instellingen niet goed. Zie: 2.4.1 - Relatietypes

   

 Blok privacy

Let op. De instellingen die de vereniging heeft ingesteld zijn qua vorm van 'Openbaarheid' leidend. Alles wat hieronder ingesteld staat, zal verscherpt afwijken van de algehele instellingen van de vereniging zelf. Dus als er 'Openbaar' ingesteld staat, en de vereniging heeft als regel ingesteld staan dat alles geheim blijft (zelfs achter de inlog), dan zal er niets over dit lid verschijnen. Staat bij de verenigingsinstellingen echter ingesteld dat het e-mailadres wel achter de inlog beschikbaar moet zijn bijv. en het lid geeft aan dat dit geheim moet zijn in dit blok, dan zal bij dit lid het e-mailadres niet te zien zijn.

Veldnaam 

Omschrijving

Privacy instellingen

Je hebt hier vier keuzes:

  1. Openbaar (Zichtbaar zoals gesteld binnen het privacy reglement van de vereniging, mits ook zo ingesteld op verenigingsniveau binnen AllUnited)
  2. Ingelogde bezoekers (Zichtbaar zoals gesteld binnen het privacy reglement van de vereniging, mits zo ingesteld op verenigingsniveau binnen AllUnited, maar dan alleen zichtbaar voor relaties/leden met inlogrechten)
  3. Ingelogde groepsleden (Zichtbaar zoals gesteld binnen het privacy reglement van de vereniging, mits zo ingesteld op verenigingsniveau binnen AllUnited, maar dan alleen zichtbaar voor groepsleden, zoals bijv. teamgenoten/mede cursisten of mede commissieleden)
  4. Gebruikers (Alleen zichtbaar voor de functionarissen met toegang binnen de administratie tot de NAW-gegevens van leden.)
Niet tonen

Hier kan een lid aangeven welke gegevens hij/zij binnen het aangegeven niveau van de privacy instellingen niet getoond wil hebben.

Geen beeldmateriaal gebruiken

Als dit aangevinkt staat wil het lid niet dat hij/zij duidelijk herkenbaar op beeldmateriaal wordt getoond, die wordt gebruikt voor communicatiemiddelen, zoals de website, app en nieuwsbrief.

Blokkeer commerciële berichten   

Hier kan aangevinkt worden dat iemand geen commerciële mail (binnen de definitie die de vereniging zelf stelt) meer moet ontvangen. Bij elke mail kan een vereniging nu aanvinken of deze mail als al dan niet commercieel beschouwd moet worden. Indien dit aangevinkt is, dan ontvangt dit lid deze mail niet.

Clubblad/Nieuwsbrief

Hier kan je drie niveaus instellen:

  1. Automatisch (iemand ontvangt dit al dan niet zoals dit is ingesteld is via Relaties > Instellingen [Blok relaties] > Relatietypes)
  2. Versturen (iemand heeft een relatietype die dit normaal gesproken niet ontvangt, maar wil hem toch ontvangen of je stelt dit in als het familiehoofd hem niet wil ontvangen en geblokkeerd staat, maar een ander gekoppeld familielid wil hem wel ontvangen)
  3. Blokkeren (iemand heeft ene relatietype die normaal gesproken ontvangt, maar wil hem niet ontvangen)

 

Blok adresgegevens

Indien de relatie een bedrijf is, dan kan naast het adres ook het postadres bijvoorbeeld van de postbus ingevuld worden. Facturen etc worden dan naar dat adres verstuurd.

Veldnaam 

Omschrijving

Land Indien een ander land nodig is dan de keuze aangeeft, dan kan dat bij de instellingen geregeld worden. Zie: 1.5.2 - Landen aanmaken, aanpassen

 

 Blok communicatie

Veldnaam 

Omschrijving

Aanschrijftitel Dit veld is voor de eigen informatie. Het wordt niet gebruikt bij de facturatie of bij brieven.
Telefoon/mobiel/fax Er zijn 3 velden beschikbaar. Het veld fax kan ook voor een derde telefoonnummer gebruikt worden. In dat geval kan AllUnited de omschrijving aanpassen.
email Meerdere emailadressen zijn mogelijk. Emailadressen moeten dan door ; gescheiden worden. Zie ook het filmpje hieronder. Let op, zorg dat het 'hoofd' e-mailadres (dus het adres dat bij de relatie zelf hoort en ook naar hem of haar gestuurd wordt) als eerste ingevuld wordt.
Link Bij bedrijven kan hier een link opgenomen worden naar de website
Inlognaam Indien een gebruiker tevens als relatie in het systeem staat, dan kunnen deze gegevens hier gekoppeld worden door hier de gebruikersnaam in te voegen. De gebruikersnaam kan gevonden worden via het Menupad: Systeem beheer > gebruikers
Initieel wachtwoord Hier kan een initieel wachtwoord ingevuld worden. Hiermee kan dan ingelogd worden op de website indien ook de website van AllUnited wordt gebruikt. 
LET OP: Het is niet nodig om voor alle relaties hier een initieel wachtwoord in te geven. Dit is alleen nodig om te testen en om leden te ondersteunen die problemen hebben met het inloggen.

 

 au_acedemy_screeny_1.png

Blok familie

Als er een familie is samengesteld dan staat in dit veld het relatienummer van het familiehoofd of het familielid.

Voor het samenstellen van families wordt verwezen naar de transactie families samenstellen Zie: 2.3.4 - Families samenstellen.

Blok financieel

Veldnaam 

Omschrijving

 Betaalwijze Dit veld moet gevuld zijn als er gekozen is voor automatische incasso. Bij een andere keuze kan het veld leeg zijn.
 Betalingstermijn

Hier kan een keuze gemaakt worden in betaling in 1 of meerdere termijnen. De standaardkeuze kan bij de instellingen vastgelegd worden via het menupad: Relaties > instellingen > betaalwijze voor automatische incasso. Voor leden zonder automatische incasso wordt de betalingstermijn standaard vastgelegd via het menupad: Facturatie > instellingen > Betalingstermijn. In de meeste gevallen kan dan het veld leeg gelaten worden. Alleen de uitzonderingen worden vastgelegd. Zie: 6.4.1 - Betalingstermijn

 IBAN Hier komt het IBANnummer. Het IBAN nummer moet ingevuld worden zonder spaties. Wordt een bankrekening gewijzigd, dan is formeel ook een nieuwe machtiging nodig. In ieder geval moet het veld machtigingsdatum ook aangepast worden. Zie: 10.1 - Relatiebeheer (FAQ)
 BIC Bij Nederlandse bankrekeningen wordt het veld BIC automatisch gevuld. Bij buitenlandse bankrekeningen moet het veld BIC wel zelf gevuld worden.
Kenmerk machtiging Dit veld kan leeg gelaten worden. Als dit anders wordt ingevuld, moet zelf gezorgd worden dat dit veld een unieke waarde heeft. Blijft het leeg dan neem het systeem standaard het unieke relatienummer als kenmerk.
datum Dit is de datum waarop de machtiging voor de automatische incasso is afgegeven. Dit veld moet gevuld zijn, anders kan er geen incasso plaatsvinden. Indien het Iban nummer wordt gewijzigd, dan dient er ook altijd een nieuwe machtigingsdatum ingevuld te worden. De bank verlangt officieel bij een wijziging van het Ibannummer een nieuwe machtiging, dus zal de oude machtigingsdatum niet meer accepteren. 
BTW, KvK Optioneel te gebruiken
Burgerservicenummer, sociale dienst pas Deze velden zijn optioneel te gebruiken. Veel gemeentes kennen een pas voor minima, zodat ze toch kunnen sporten. Namen hiervoor zijn Ooievaarspas, Utrechtpas, Rotterdampas etc. De gemeente wil dan een overzicht van de leden die hiervan gebruik maken. Met behulp van deze velden kan dan een lijst samen worden gesteld.
Factuurverzamelaar In dit veld kan het relatienummer van een andere relatie gevuld worden. Deze ontvangt dan de factuur. Een voorbeeld is bijvoorbeeld dat de Gemeente of een andere organisatie de kosten van het lidmaatschap overneemt. De factuur gaat dan niet naar het lid, maar naar deze organisatie. De gegevens van deze organisatie worden dan in het systeem opgenomen als een relatie en het relatienummer wordt hier ingevuld.
E-mail factuurontvanger Hier kan een afwijkend emailadres ingevuld worden indien de factuur naar een ander emailadres moet dan de andere communicatie met het lid. Bijvoorbeeld de factuur moet naar de ouder, maar de nieuwsbrief moet wel naar het lid zelf. In dat geval wordt hier het emailadres van de ouder ingevuld.
IBAN(uitbetalingen) Hier kan een apart IBAN nummer opgegeven worden voor uitbetalingen aan de relatie. Bijvoorbeeld het lidmaatschap van de vereniging wordt door de ouder betaald, maar het lid zelf is trainer voor een jonger team en ontvangt daarvoor een vergoeding op zijn eigen bankrekening. Dan staat bij IBAN de bankrekening van de ouder en hier de bankrekening van het kind.

  

Blok diverse waarden

 

Dit gedeelte kan gebruikt worden indien er gegevens vastgelegd moeten worden, waarvoor standaard geen veld in het systeem aanwezig is. Bijvoorbeeld er is een veld nodig om het nummer van een deurpasje vast te leggen.

De omschrijving van het veld dus waarde 1 kan door AllUnited dan vertaald worden in pasnummer.

Dit is een vrij veld om opmerkingen in vast te leggen.

De relatie kent naast het hoofdscherm zoals hierboven beschreven de volgende tabbladen:

Ref: 116 / 2020-08-10

FAQ Wijzigen pasfoto lukt niet bij de relatie

De procedure is dat er geen vinkje wordt gezet bij de foto die er al in staat om deze te verwijderen,  maar dat er direct een nieuwe foto opladen wordt.

Deze overschrijft dan de foto die er al in staat en dan wordt het nummer in de database ook direct opgehoogd, zodat het duidelijk is, dat het om een nieuwe foto gaat.

Als de foto eerst verwijderd wordt dan werkt het niet goed.

Ref: 246 / 2020-08-10

FAQ incasso wordt geweigerd

Indien een incasso wordt geweigerd dan kan dit een aantal oorzaken hebben.

Het saldo kan ontoereikend zijn, het IBAN nummer kan geblokkeerd zijn voor incasso etc. Het kan ook zijn dat het IBAN nummer gewijzigd is en dat verzuimd is om een nieuwe machtigingsdatum in te geven. Bij het wijzigen van het IBAN nummer is formeel ook een nieuwe machtiging nodig, vandaar dat de machtigingsdatum ook aangepast moeten worden. Dus wordt het IBAN nummer gewijzigd, dan moet ook de machtigingsdatum aangepast worden naar de datum waarop het IBAN nummer is gewijzigd.

 

 

 

 

 

Ref: 342 / 2020-08-10

2.3.1.1 - Tabblad activiteiten

Menupad : Relaties > relaties beheren > selecteer 1 relaties

 

Nadat een relatie is geselecteerd kan er gekozen worden voor het tabblad activiteiten. Deze tab is hieronder geel gemarkeerd.

 

 

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

Op dit scherm worden drie zaken bijgehouden.

  1. Bij Persoonlijke gegevens worden in het veld facturatie instructies de uitzonderingen genoteerd. Het is het communicatiemiddel tussen de ledenadministratie en de penningmeester.
  2. De status van de interface met de bond als dit van toepassing is. Dit staat onder Bondsinformatie
  3. De Activiteiten per seizoen. Hier staan alle activiteiten van een lid per seizoen en als de activiteit is gefactureerd is er ook een factuur aan gekoppeld. Hier is dus de historie van het lid te zien.
  4. Via de activiteiten per seizoen kan een aanvullende factuur gestuurd worden. Dit kan alleen als binnen het seizoen en binnen een activiteit een lid omgezet moet worden.
    Voorbeelden daarvan kunnen zijn:
    1. Bij tennis van actief lid, naar niet actief lid bij een blessure.
    2. Bij atletiek van wedstrijdatleet naar recreant.
    3. Bij hockey van spelend lid naar niet spelend lid etc.

 

 

1. Persoonlijke gegevens

De persoonlijke gegevens die hier worden getoond zijn overgenomen van het hoofdscherm. Deze gegevens kunnen op dit scherm niet worden aangepast.

In bovenstaand scherm is het veld facturatie instructies erg belangrijk. De ledenadministratie kan in dit veld aangeven wat er met de facturatie moet gebeuren. Bijvoorbeeld een lid is geblesseerd geraakt en hoeft maar 50% van de contributie te betalen.  Op het moment dat de penningmeester gaat factureren, ziet hij deze instructie en kan ermee rekening houden. Het is een belangrijk communicatiemiddel tussen de ledenadministratie en de penningmeester.  Vul dit veld dus altijd in als er uitzonderingen zijn.

 

 

2. Bondsinformatie

 

 

In bovenstaand scherm staat onder Bondsinformatie eventueel de sport, het bondsnummer en de status van de interface. Deze velden worden normaal gesproken alleen door de interface gevuld. In uitzonderingsgevallen kan het nodig zijn het bondsnummer aan te passen. Alleen gebruikers met het profiel SYSTADM kunnen deze aanpassingen doen. Is er geen sprake van een bondsnummer, een interface of meerdere activiteiten waarvan de begin en einddatum bijgehouden moet worden, dan wordt dit gedeelte niet getoond.

 

3. Activiteiten per seizoen

Onder Activiteiten per seizoen staat de historie van de activiteiten per seizoen. Ook het factuurnummer wordt hier getoond. Met een dubbelklik op het factuurnummer kan deze geopend worden om de factuur te bekijken.

Eventuele wijzigingen van de activiteiten kunnen hier doorgevoerd worden. Zorg dat het systeem in de wijzig modus staat. Dit kan door in de menubalk bovenin op wijzigen te klikken.

  • Een activiteit wijzigen kan door de categorie te wijzigen of een ander team te kiezen etc.
  • Een activiteit voor facturatie blokkeren kan door het vinkje F.B. aan te vinken.
  • Een activiteit verwijderen kan door onder vw (verwijderen) een vinkje te zetten en daarna op bewaren te drukken.
  • Een nieuwe activiteit toevoegen. Boven de knop voeg toe is het mogelijk om een nieuwe activiteit uit de tabel te selecteren. Door te klikken op Klik voor keuze wordt de tabel getoond. Door op bewaren te drukken wordt deze toevoeging opgeslagen.

Met de knop bewaren worden alle wijzigingen bewaard.


4. Verkeerde activiteit gefactureerd / activiteit wijzigen na facturatie

Wilt u de activiteit aanpassen na facturatie? Dus is de activiteit of contributie reeds gefactureerd, dan kan de categorie nog wel aangepast worden. Bijvoorbeeld iemand was tijdelijk rustend lid ivm een blessure, dan kan deze weer naar spelend lid omgezet worden. Of een recreant kan naar een wedstrijdlid omgezet worden etc.

Als een activiteit gefactureerd is, dan is de categorie onderstreept. Zie voorbeeld hieronder.  De categorie is hier geel gemarkeerd voor de herkenbaarheid.

 

Na het doorklikken op de categorie komt onderstaand scherm in beeld.

Hier kan de categorie gewijzigd worden. Een omzetting in categorie kan gevolgen hebben voor de interface.
In dit voorbeeld van spelend lid naar niet spelend lid. Direct wordt ook het verschil in contributie getoond. Er zijn hier twee opties:

1. Met de knop bewaar (zonder factuur) wordt de wijziging van de categorie alleen bewaard.

2. Met de knop bewaar en factuur aanmaken, wordt direct doorgelinkt naar een nieuwe factuur. Dit is een manuele factuur.

De volgende keuzes kunnen nog gemaakt worden.

  1. Als het bedrag negatief is kan het factuurtype omgezet worden in man. creditnota
  2. De factuurdatum. Standaard wordt hier de datum van de wijziging genomen. Indien een andere datum gewenst is, dan kan dat worden aangepast.
  3. De betalingstermijn wordt overgenomen van de relatiekaart en kan worden aangepast. Bijvoorbeeld als bij het lid standaard in 2 keer wordt geïncasseerd kan dit nu omgezet worden in 1 keer.
  4. De omschrijving kan worden aangepast. Bijvoorbeeld een nadere specificatie waarom de correctie plaatsvindt.
  5. De prijs. Bijvoorbeeld indien iemand in de loop van het seizoen omgezet wordt naar een andere categorie, moet misschien niet het totale verschil gefactureerd worden.

Met de knop boeken is de factuur definitief.

 

LET OP: Het is alleen mogelijk om de categorie aan te passen en niet de activiteit. Een activiteit kan aan een ander seizoen gekoppeld zijn, waarvoor andere regels gelden. Bij een wijziging van de activiteit moet de factuur gestorneerd worden en een nieuwe worden aangemaakt.

Als de manuele facturen nog niet eerder werden gebruikt dan kan het nodig zijn om daar nog een factuurlayout aan te koppelen.

 

Ref: 117 / 2020-08-10

2.3.1.2 - Tabblad functies

Tabblad functies 

screenshot_1.png

Hier kan bij elk lid de functie(s) worden bijgehouden.  Bijvoorbeeld voorzitter, secretaris, maar ook de barcommissie, scheidsrechter, trainer, coach.

Indien de website van AllUnited wordt gebruikt kan er een automatische koppeling zijn met een commissiepagina. Deze pagina maakt dan gebruik van de gegevens die hier worden vastgelegd.

Tip: kies eerst de functie die u aan de relatie wilt geven en klik hierna op de controle knop dan komen pas alle mogelijke opties voor de functie te voorschijn 

De volgende velden kunnen hier ingevuld worden.

Veldnaam 

Omschrijving

Indien dit veld wordt aangevinkt, wordt deze regel verwijderd bij het bewaren van de mutatie
Functie

Hier kan de functie worden gekozen die is vastgelegd bij de instellingen. De functiegroep wordt tussen haakjes getoond. 
De functies worden onderhouden via het menupad: Relaties >  instellingen > functies

Functie details Hier kan een nadere definiëring van de functie plaatsvinden
Activiteit/Team Via de tabel functies kan ook aangegeven worden of het om een teamfunctie gaat. Dan wordt hier ook het team getoond. Het is meestal niet nodig om hier de activiteit of het team in te geven.
Vanaf De vanaf datum van een functie is verplicht. Deze datum bepaalt ook per wanneer de functie zichtbaar is op de website als er een koppeling is gemaakt met de website. Bijvoorbeeld een commissiepagina.
T/m De einddatum geeft het einde van de functie aan. Op die datum verdwijnt de functie ook weer van de website als er een koppeling is gemaakt.
Opmerkingen Hier is ruimte voor een uitgebreide opmerking over de functie. Bijvoorbeeld de inhoud van de portefeuille.

Via het menupad : Communciatie & rapportages > Rapportages > functielijst is een lijst van alle functionarissen op te vragen.

Functies kunnen ook belangrijk zijn voor het doorgeven van speciale functies naar de bond. Voor de KNHB en de Atletiek Unie is het mogelijk functies via de interface door te geven. Bij de andere interfaces wordt dit niet ondersteund. Als een relatie alleen voor de functie van bijvoorbeeld scheidsrechter of jurylid doorgestuurd moet worden naar de bond, dan hoeft deze relatie geen extra activiteit te hebben, maar kan op basis van de functie doorgestuurd worden via de interface.

Voor de KNHB Zie: 12.1.1 - Bondgerelateerde functiecodes
Voor de Atletiek Unie Zie: 12.1.1 - Bondgerelateerde functiecodes

 Let op: Er is een speciale functie namelijk de functie "Relatie inactief".
Deze functie wordt automatisch toegevoegd als via het inschrijfformulier een lid wordt aangenomen, die al eerder lid was. 
De functie voorkomt dat voor de periode dat iemand geen lid was ook automatisch activiteiten worden toegevoegd.
Het is ook mogelijk om deze functie zelf toe te voegen. Bijv. om duidelijk te maken dat het om een onderbroken lidmaatschap gaat en er dus geen sprake is van een jubileum.

AllUnited gaat op een speciale manier om met deze functie.

Ref: 494 / 2020-08-10

2.3.1.3 - Tabblad lessen

Menupad: Relaties beheren > Relatie selecteren >  tabblad lessen

Via bovenstaand menupad wordt onderstaand scherm getoond.

Hier wordt getoond aan welke les/cursus iemand deelneemt. Als de les gefactureerd is, dan staat hier ook het factuurnummer. 

Via dit scherm is het ook mogelijk om iemand aan een les/cursus te koppelen.

Ref: 118 / 2020-08-10

2.3.1.4 - Tabblad contracten

Menupad: Relaties  > Relaties beheren > Tabblad contracten

Op het tabblad contracten worden de contracten van de relatie getoond. Bijv. sponsorcontracten.

Natuurlijk kan er ook een contract vastgelegd worden voor baanhuur of andere zaken.

Via het menupad wordt onderstaand scherm getoond.

Hier kunnen 1 of meerdere contracten worden vastgelegd. Alleen als men op wijzigen staat, kunnen nieuwe contracten worden toegevoegd of contracten worden gewijzigd. In de menubalk bovenin kan de status weergeven omgezet worden naar wijzigen en vice versa.

 

Veldnaam 

Omschrijving

  Als dit veld wordt aangevinkt dan wordt het contract na het drukken op bewaren verwijderd. Een contract kan alleen verwijderd worden als er nog geen facturen aan het contract gekoppeld zijn. Een contract dat is gefactureerd kan alleen beëindigd worden door de einddatum erin te zetten.
 Contracttype Het contracttype wordt bijgehouden via instellingen > contracten. Het contrattype bepaalt op welke grootboekrekening de omzet geboekt moet worden, of BTW in rekening moet worden gebracht. Ook kan er een vaste omschrijving en een vast bedrag ingevuld worden. Zie: 5.3.2 - Contracttypen
 Referentienr. Dit is een vrij veld om een referentie van het contract in te geven. Kan ook leeg blijven.
 Vanaf datum Dit is een verplicht veld. Dit is de ingangsdatum van het contract.
LET OP: Het is belangrijk om de start van een reeds bestaand contract te laten ingaan op het moment dat het contract ook voor het eerst vanuit AllUnited gefactureerd moet worden. Anders worden er met terugwerkende kracht ook facturen klaargezet voor de oudere jaren.
 t/m datum

Als het contract beëindigd wordt, dan wordt hier de einddatum van het contract vermeld.
LET OP: De einddatum bepaalt of er een factuur voor een volgende periode wordt aangemaakt.
Voorbeeld:

  1. Vanaf datum is 1 januari 2013 en t/m datum is 31 december 2013. Het contract eindigt VOOR de nieuwe verlengdatum van het contract. Er zal geen factuur voor het nieuwe jaar aangemaakt worden.
  2. Vanaf datum is 1 januari 2013 en t/m datum is 1 januari 2014. Het contract eindigt NA of OP de nieuwe verlengdatum van het contract. Er zal wel een factuur voor het nieuwe jaar aangemaakt worden.

Lukt het niet de einddatum te zetten, dan is er al een factuurregel voor de nieuwe periode aangemaakt. In dat geval moet eerst de factuurregel verwijderd worden. Daarna kan de einddatum gezet worden. Zie ook factuurregels hieronder.

 Bedrag Hier wordt het bedrag van het contract ingegeven. De instellingen van het contracttype  bepalen of het bedrag in of exclusief BTW moet zijn. Via het menupad:  Contracten Instellingen > contracttypen (onder de kop contracten) kan dit ingesteld worden. Zie: 5.3.2 - Contracttypen
 Korting Hier kan een kortingspercentage aangegeven worden, dat op het contract toegepast moet worden.
 Factuur frequentie Dit is de frequentie van het aanmaken van de factuur. Moet er elk jaar een factuur verstuurd worden, dan staat deze op jaarlijs. Moet er elk kwartaal een factuur verstuurd worden, dan staat hier kwartaal. Zie: 5.3.1 - Contractperioden
 Omschrijving Dit is de omschrijving die op de factuur wordt meegenomen.
Factuurregels

Door dit aan te vinken wordt de factuurregel verwijderd.
Dus moet een contract beëindigd worden en wordt de einddatum niet geaccepteerd, dan moet hier de factuurregel voor de nieuw periode verwijderd worden voordat de einddatum gezet kan worden.
Dit kan alleen als deze periode nog niet is gefactureerd.

Datum Begindatum van de te factureren periode
Factuurnummer Is gevuld met factuurnummer als de periode is gefactureerd

De facturen voor de contracten kunnen via het Menupad : Facturatie  > 1.massa factureren aangemaakt worden.

Via het Menupad: Communicatie & Rapportages > sponsoring > contracten Zie: 19.2.1.8 - Sponsoring contracten kan een overzicht van de contracten opgeroepen worden.

 

Ref: 119 / 2020-08-10

2.3.1.5 - Tabblad debiteuren

Menupad: Relaties  > Relaties beheren > Tabblad debiteuren

Onderstaand scherm wordt getoond.

 

Door door te klikken op de knop Debiteurenkaart worden alle debiteurenposten getoond. 

 

De opbouw van het scherm is als volgt:

    1. In de menubalk bovenin het scherm staan de extra opties. Hier wordt het scherm getoond in de wijzigen modus. In de weergave modus zijn er minder opties.
        1. Nieuw document
          Hiermee kan een nieuw document gemaakt worden. Bijvoorbeeld om een correctie te maken.
        2. Aanmaanbrief
          Hiermee kan een individuele aanmaanbrief gemaakt worden. Hiervoor moet het aanmaanniveau bij een open post op het juiste aanmaanniveau gezet worden. Zie: 7.3.8 - Aanmanen.
        3. Kaart afdrukken
          Hiermee kan een overzicht gemaakt worden van alle posten.
        4. Documentenbeheer
          Hiermee is het mogelijk om digitaal documenten vast te leggen. Bijvoorbeeld een mail over de betaalachterstand of een brief die is ontvangen.

 

  1. Bij relatie wordt een deel van de relatiekaart herhaald.Er zijn hier twee extra opties.
    1. Aantekeningen maken om de betaalafspraken met het lid vast te leggen. 
    2. Facturatie instructies meegeven. Bijvoorbeeld als geconstateerd is dat een factuur niet juist is en deze gecorrigeerd moet worden.
  2. Bij de open posten staat alle facturen die nog niet (geheel) zijn betaald of nog niet zijn vereffend met de betaling. Deze posten worden meegenomen bij de aanmaningen als ze zijn vervallen. Door op het factuur nummer te klikken (in dit voorbeeld 40000031) wordt de factuur getoond. Zie: 6.3.2 - Factuur (debiteur) afdrukken bekijken
    Door op het documentnummer te klikken (in dit voorbeeld 30000047) wordt het document getoond.
    Zie verder bij debiteurenbeheer voor alle mogelijkheden. Zie: 7.3.4.1 - Debiteurenbeheer Voor vereffenen Zie: 7.3.4.2 - Vereffenen van postenVoor het bepalen of een post meegaat met de incasso zijn twee velden van belang.
    1. De vervaldatum. Deze datum bepaalt of een factuur meegaat met de automatische incasso. Ligt de datum in de toekomst, dus voorbij de datum die bij het aanmaken van de incasso staat aangegeven of wordt ingegeven, dan wordt deze post niet meegenomen.
    2. De verwerkingsdatum. Deze staat in bovenstaand voorbeeld tussen de factuurdatum en het bedrag van de factuur.  Als deze gevuld is, dan gaat een factuur ook niet mee in de incasso. Deze datum wordt gevuld als een factuur reeds eerder is meegegaan in een incassobatch en geweigerd is of de incasso is teruggetrokken. Er zal dan eerst gecontroleerd moeten worden of het ibannummer wel juist is of dat de bankrekening geblokkeerd is voor automatische incasso. Pas als de oorzaak van het niet kunnen incasseren is opgelost, kan de verwerkingsdatum worden weggehaald. Daarna gaat de post weer mee met het aanmaken van de incasso's. Zie: 7.3.9 - Autoincasso/betalingen.
      Deze datum kan ook handmatig ingevuld worden als men niet wil dat een post meegaat in de incasso. Maak dan ook gelijk een opmerking waarom deze post niet mee mag in de incasso, zodat duidelijk is dat het veld handmatig is gevuld.
  3. Onder de kop Vereffend staan de factuur die betaald of geïncasseerd zijn. Hier hoeft niets meer mee te gebeuren. Deze gegevens staan hier als naslagwerk om te kijken wat er is gebeurd.
Ref: 120 / 2020-08-10

Debiteurenbeheer

Het debiteurenbeheer bestaat uit de volgende elementen:

  1. Het maken van correcties op uitgaande facturen
  2. Handmatige facturen
  3. Het vereffenen van posten Zie: 7.3.4.2 - Vereffenen van posten
  4. Het verwerken van een teruggetrokken incasso
  5. Verwerken van aanmaanboetes
  6. Factuurblokkade
  7. Een factuur opsplitsen in meerdere documenten (betalingsafspraak)
  8. Een factuur en betaling of een creditnota samenvoegen via de knop splitsen (zodat verschil kan worden geïncasseerd)
  9. Een post die nog niet is vervallen, toch meenemen bij een incasso.

 

1. Het maken van correcties op uitgaande facturen

Via de lijst niet geboekte facturen

Zolang de facturen nog niet zijn geboekt kunnen correcties aangebracht worden in de lijst niet geboekte facturen. Bijvoorbeeld  bij leden die langdurig ziek zijn geweest of als er speciale afspraken zijn gemaakt.Maak hiervoor ook gebruik van het veld facturatieinstructies. Zie hiervoor de handleiding Facturatie en incasso.

Via het storneren van een factuur

Als een factuur eenmaal is geboekt dan kunnen er geen wijzigingen meer aangebracht worden. Een factuur dient dan gestorneerd (creditnota) te worden en er dient een nieuwe factuur aangemaakt te worden met het juiste bedrag. Als er een foutieve activiteit is aangemaakt, dan kan deze gewijzigd worden zodra de factuur is gestorneerd. Op basis van deze nieuwe activiteit kan dan een nieuwe factuur aangemaakt worden via massa factureren stap 1.

Op elk scherm waar het factuurnummer staat, dus bij de relaties op het debiteurenscherm of op het activiteitenscherm kan het factuurnummer worden geopend, door op het factuurnummer te klikken of op het icoontje achter het factuurnummer.

Via het debiteurenscherm van de relaties

Via het activiteitenscherm van de relatie

Onderstaand scherm wordt dan getoond. Via de knop storneren kan de factuur gecrediteerd worden. (Zorg wel dat wijzigen aan staat en niet weergeven. Bij weergeven wordt de knop niet getoond)

Indien er al een betaling heeft plaatsgevonden op de factuur, dan moet deze betaling met de nieuwe factuur verrekend worden. Zie: 7.3.4.2 - Vereffenen van posten


2. Handmatige facturen.

Het aanmaken van handmatige facturen is alleen nodig indien hiervoor geen activiteiten, lessen of contracten aanwezig zijn. Bijvoorbeeld het incidenteel verhuren van een baan.

Zie hiervoor de handleiding Facturatie en incasso

 

3. Het vereffenen van posten

Openstaande facturen verdwijnen normaal gesproken uit de openstaande postenlijst als een betaling via het bankafschrift op de factuur wordt geboekt. Maar er zijn altijd uitzonderingen. Deze worden hier besproken Zie: 7.3.4.2 - Vereffenen van posten

 

4. Het verwerken van een teruggetrokken incasso.

Bij het verwerken van een teruggetrokken incasso komt de factuur weer open te staan. Er zijn nu twee opties om hiermee om te gaan:

  1. De openstaande factuur gaat mee bij de aanmaningen. Dit wordt het meest toegepast. De verantwoordelijkheid ligt dan weer bij de relatie om het bedrag zelf over te maken.
  2. De factuur wordt opnieuw ter incasso aangeboden. In dat geval moet het veld verwerkingsdatum zoals hieronder aangegeven leeggemaakt worden. De factuur gaat dan weer mee in de incasso.

 

5. Verwerken van aanmaanboetes

Bij het aanmaanproces kan ingesteld worden dat bij een bepaald aanmaanniveau een boete wegens te late betaling wordt ingesteld. Het kan dan voorkomen dat deze boete niet wordt betaald. Er zijn nu twee opties om hiermee om te gaan:

  1. De openstaande boete gaat mee bij de aanmaningen. Dit wordt het meest toegepast. De verantwoordelijkheid ligt dan bij de relatie om de boete alsnog over te maken.
  2. De boete hoeft niet meer betaald te worden. In dat geval moet het document van de boete verwijderd of vereffend worden. 

In het debiteurenoverzicht staat dan alleen de boete nog open. Door op de regel te klikken wordt het debiteurenscherm geopend. Hier kan het document aangeklikt worden en kan dit document verwijderd of vereffend worden. 

  • De post kan aangevinkt worden bij kies en daarna kan op vereffenen worden gedrukt. De post verdwijnt dan naar de vereffende posten en het bedrag wordt afgeboekt.
  • Door op het documentnummer door te klikken kan het documentnummer geopend worden. Daarna kan op de knop verwijderen gedrukt worden. Het document wordt dan volledig verwijderd. Het is dan ook niet meer zichtbaar dat er een boete is geweest.

 

 

6. Factuurblokkade

Indien een factuur (nog) niet gefactureerd moet worden bijvoorbeeld omdat het lid geblesseerd is en nog niet duidelijk is, wanneer het lid weer gaat sporten, dan kan de facturatie uitgesteld worden. Dit gaat door het vinkje F.B. aan te zetten bij de activiteit. Als duidelijk is wat er gefactureerd moet worden, wordt het vinkje verwijderd en gaat de factuur weer mee in de massafacturatie. Geadviseerd wordt om daarnaast gebruik te maken van het veld facturatie instructies, omdat het hier vaak om afwijkende factuurbedragen gaat. Hier kan dan aangegeven worden wat er met de factuur moet gebeuren en welk bedrag gefactureerd moet worden. Deze opmerking wordt zichtbaar in de lijst niet geboekte facturen.

 

 

7. Een factuur opsplitsen in meerdere documenten

Het opsplitsen van een factuur wordt in twee situaties gebruikt:

  1. Er is een betalingsafspraak met de relatie gemaakt, die afwijkt van de oorspronkelijke betalingstermijnen.
  2. De factuur gaat boven de limiet uit die is vastgesteld voor de incasso.

Het is mogelijk een betalingsafspraak te maken met een relatie. De factuur kan daarvoor in meerdere posten worden gesplitst elk met een eigen vervaldatum. Op die manier gaat zo'n afspraak ook op de juiste wijze mee in het aanmaanproces. Op het tabblad debiteuren kan een document worden gesplitst.

In onderstaand voorbeeld wordt de factuur gesplitst in 4 termijnen. Vink de factuur aan onder kies en zet voor de knop splitsen het getal op 4 en druk op splitsen.

De factuur is nu gesplitst in 4 delen. Bij elk onderdeel kan nu de vervaldatum afzonderlijk worden ingevuld en bewaard. Wordt zo'n factuurdeel niet op tijd betaald, dan zal deze weer meegeaan in het aanmaanproces.

Indien een factuur wordt opgesplitst in verband met de limiet voor de incasso, dan blijven de vervaldata staan.

 

8. Een factuur en een betaling of een creditnota samenvoegen zodat verschil kan worden geïncasseerd

In dit voorbeeld is een factuur geïncasseerd, maar achteraf bleek het foute bedrag gefactureerd te zijn en is de factuur gestorneerd en is er een nieuwe factuur voor een hoger bedrag aangemaakt. Om te voorkomen dat dit nieuwe bedrag wordt geïncasseerd en er geen rekening wordt gehouden met de eerste incasso, moeten deze twee documenten worden samengevoegd.

In het debiteuren overzicht kan dat er als volgt uit zien. De eerste incasso van 55 euro negatief en de nieuwe factuur van 80 euro bij relatie Logtenberg.

In onderstaand voorbeeld worden de factuur en de eerste incasso samengevoegd. Dit gaat met de knop splitsen. Voor de knop splitsen wordt een 1 ingevoerd van 1 document.

 

Nadat de factuur en de betaling zijn samengevoegd ziet het er als volgt uit. Dit bedrag van 25 euro kan dan weer mee in de incasso.

 

 

9. Een nog niet vervallen post toch meenemen bij de incasso

Het gebeurt regelmatig dat een factuur wordt uitgestuurd voor een lid, dat nog geen automatische incasso had. Veel verenigingen sturen bij de factuur een machtiging mee voor automatische incasso en een lid besluit op basis daarvan alsnog over te gaan op automatische incasso.

Als de incasso dan niet mee gaat bij het aanmaken van het incassobestand, dan moet eerst op de relatiekaart van het lid gekeken worden of alle relevante velden daar wel gevuld zijn. Dit zijn de velden:

  1. Betaalwijze moet op automatische incasso staan
  2. IBAN en BIC moeten gevuld zijn
  3. Machtigingsdatum moet zijn ingevuld.

Als dit allemaal goed staat ingesteld, dan ligt de vervaldatum in de toekomst. Bij facturen die meegaan met de automatische incasso is de vervaldatum vaak gelijk aan de factuurdatum, zodat de factuur direct kan worden geïncasseerd. Bij facturen zonder automatische incasso ligt de vervaldatum vaak 30 dagen na de factuurdatum. Dat is de reden dat de factuur niet meegaat bij de incasso. Bij de relatie kan dan op het debiteurentabblad de vervaldatum aangepast worden, zodat deze wel meegaat bij de incasso. Zie geel gemarkeerd veld hieronder.

 

 

 

Ref: 321 / 2020-08-10

Vereffenen van posten

Openstaande facturen verdwijnen normaal gesproken uit de openstaande postenlijst als een betaling via het bankafschrift op de factuur wordt geboekt. Maar er zijn altijd uitzonderingen. Hieronder worden een aantal uitzonderingen besproken. De meeste voorbeelden zijn ook van toepassing op crediteuren.

In de debiteurenlijst menupad: boekhouding > debiteuren dienen altijd de negatieve bedragen en debiteuren met het saldo 0 beoordeeld te worden:

  • Is dit een dubbele betaling 
  • Is dit een betaling voor twee of meer relaties
  • Is dit een betaling met een afwijkend bedrag
  • Is het een betaling die op de verkeerde relatie is geboekt
  • Is het saldo bij de debiteur 0.
  • Vereffening van crediteuren waarbij het saldo niet 0 is.

Hierop dient altijd actie te worden ondernomen, omdat anders de relaties fout worden aangemaand.

Een dubbele betaling

Als iemand een factuur dubbel heeft betaald, dan blijft er een betaling op de relatie staan. In onderstaand voorbeeld is te zien dat de relatie een negatief bedrag heeft.

In dat geval moet de dubbele betaling handmatig terugbetaald worden via de bank.  Bij het verwerken van het bankafschrift moet de terugbetaling ook op de debiteur worden geboekt.
Het debiteurenoverzicht geeft dan een nul saldo aan. Zie saldo bij de debiteur is 0.

 

Eén betaling voor meerdere relaties

Als op het debiteuren overzicht een min en een plus bedrag voorkomen, dan kan het zijn dat iemand een betaling heeft gedaan voor meerdere facturen.  Zie voorbeeld hieronder.
Hier heeft Elsje van Leeuwen ook de factuur voor Antoine betaald.

Door door te klikken op Elsje van Leeuwen kan de betaling gesplitst worden over twee relaties. Klik daarna op het documentnummer dat aangepast moet worden. Zie geel gemarkeerd.

Door bovenstaand document open te klikken wordt onderstaand scherm getoond. Zorg dat wijzigen aan staat dan kan het document aangepast worden.

Stappen

  • Knop voeg toe om een regel toe te voegen.
  • Voer grootboekrekeningnummer van de debiteurenrekening in
  • Druk op controle
  • Geef relatienummer in van de andere factuur en wijzig de bedragen.

Daarna kan het document weer bewaard worden en is de betaling gesplitst. Bij beide relaties moeten de posten nog wel vereffend worden. Zie saldo bij de debiteur is 0.

 

Een betaling met een afwijkend bedrag

Dit kan er als volgt uit zien. Iemand heeft 55 euro in plaats van 60 euro betaald. In dat geval wordt de factuur niet vereffend, omdat het bedrag van de betaling en het bedrag van de factuur ongelijk zijn.

Er zijn nu twee opties mogelijk:

  1. De factuur en de betaling gaan mee met het aanmaanproces omdat er nog 5 euro betaald moet worden. Dan hoeft er verder niets gedaan te worden.
  2. Het bedrag van 5 euro wordt afgeboekt.

Als het bedrag van 5 euro moet worden afgeboekt, dan wordt in bovenstaand scherm op de relatie geklikt waardoor het debiteurenscherm wordt geopend. Zie verder Saldo bij de debiteur is 0 voor het vereffenen van de betaling. Omdat het saldo niet nul is, zal het verschil weggeboekt worden. De grootboekrekening waar het bedrag naar toe geboekt wordt, is ingesteld via het menupad: boekhouding > instellingen  > boekhouding specificaties

 

Een betaling op de verkeerde relatie

Een betaling is op de verkeerde relatie geboekt. Dan kan het document niet meer gewijzigd worden als het document al is vereffend. In die situatie moet de vereffening ongedaan gemaakt worden door de factuur en de betaling los te koppelen.

Daarna kan het document weer gewijzigd worden en kan het relatienummer van de betaling gewijzigd worden, door op het documentnummer te klikken en deze aan te passen. De betaling moet nog wel vereffend worden op de nieuwe relatie. Zie Saldo bij de debiteur is 0.

 

Saldo bij de debiteur is 0

Het debiteurenoverzicht geeft dan een nul saldo aan.

Door door te klikken op deze relatie wordt het debiteurenscherm getoond. De dubbele betaling en de terugbetaling kunnen nu vereffend worden, zodat ze verdwijnen uit de openstaande postenlijst en ook niet meer meegaan met de aanmaningen. Vink beide posten aan en druk op vereffenen.

 

Vereffening van crediteuren waarbij het saldo niet 0 is.

(Dit kan ook gebruikt worden om een handmatige correctie op een debiteur te maken.)

 

Als bij een crediteur het saldo niet 0 is, dan kan deze niet automatisch vereffend worden. Dit is alleen bij debiteuren mogelijk.

Op het tabblad crediteuren. Staat de knop nieuw document. Hiermee kan een boeking gemaakt worden voor het verschil tussen de betaling en de factuur.

 

In bovenstaand voorbeeld is het verschil tussen de betaling en de factuur 0,10. Dit verschil moet worden afgeboekt.
Hiervoor kan de knop nieuw document worden gebruikt. Er kan dan een boeking gemaakt worden zoals hieronder aangegeven.

Als dit document is bewaard, dan kunnen de posten vereffend worden zoals in het voorbeeld hierboven waarbij het saldo 0 is.

 

Ref: 334 / 2020-08-10

2.3.1.6 - Tabblad crediteuren

Menupad: Relaties > Relaties beheren > Relatie opzoeken >  Crediteurenkaart

Onderstaand scherm wordt getoond.

 

Klik door op de knop crediteurenkaart en onderstaand scherm wordt getoond.

De inkoopfacturen of declaraties van een relatie wordt hier getoond. Onder de open posten staan de facturen/declaraties, die nog niet of nog niet volledig zijn betaald.

Onder vereffend worden de betaalde facturen getoond, Zie voor het vereffenen van documenten Zie: 7.3.4.2 - Vereffenen van posten

Kijk voor een uitgebreide omschrijving van dit scherm bij de debiteurenkaart. Zie: 2.3.1.5 - Tabblad debiteuren

 

 

Ref: 121 / 2020-08-10

2.3.1.7 - Tabblad documentenbeheer

Via de knop documentenbeheer kan op diverse plekken een document opgeladen worden.  Bijvoorbeeld op het tabblad relaties, kunnen gescande documenten zoals een machtiging voor automatische incasso, of een paspoort of rijbewijs opgeladen worden. Bij het crediteurenscherm kunnen gescande inkoopfacturen opgeladen worden en bij de contracten de sponsorcontracten. Op die manier is altijd bij een relatie alles terug te zoeken. De papieren documenten zijn dan in veel gevallen niet meer nodig. Bijvoorbeeld machtigingen voor automatische incasso kunnen nadat ze zijn gescand en opgeladen op ieder moment weer afgedrukt worden.

Wij adviseren wel om belangrijke documenten, zoals contracten en inkoopfacturen altijd ook op papier te bewaren.

Menupad: Relaties > relaties beheren > Zoek een relatie op  > tabblad Documentenbeheer

Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond.

 

Hier kunnen documenten per relatie opgeslagen worden. Een voorbeeld is de machtiging voor automatische incasso. Als de incassomachtiging digitaal wordt aangeleverd of is gescand, dan kan deze vastgelegd worden bij de relatie.

Door bij bladeren een document te kiezen op de eigen computer kan deze met de knop bevestigen worden vastgelegd. Deze knop bladeren wordt alleen getoond als men op wijzigen staat. In de menubalk bovenin het scherm kan geschakeld worden tussen weergeven en wijzigen door op deze knop te drukken.

Het veld ObjDoc Groep bevat de groepen van documenten die kunnen worden gebruikt bij het vastleggen van de documenten. Zie: 1.5.9 - Groepen voor opslag documenten

Groepen kunnen zijn:

  • Contracten (vastleggen via kluis met documenten)
  • Incasso machtigingen (vastleggen via relaties)
  • Handleidingen (vastleggen via kluis met documenten)
  • Verzekeringen (vastleggen via kluis met documenten)
  • Sponsorcontracten (vastleggen via tabblad contracten)
  • Goedkeuring kascommissie (vastleggen via kluis met documenten)
  • Functiebeschrijvingen (vastleggen via kluis met documenten)
  • Jaarrekeningen (vastleggen via kluis met documenten)
  • Inkoopfacturen (vastleggen via tabblad crediteuren)

Het is belangrijk om hier een goede structuur in aan te brengen, zodat documenten gemakkelijk terug te vinden zijn.

Naast het vastleggen van documenten per relatie, kunnen er ook documenten vastgelegd worden via de kluis met documenten zoals verzekeringspapieren of functiebeschrijvingen. Zie: 7.3.2.1 - Lijst met Documenten

Zie voor het toevoegen van beveiligde bestanden artikel [manual 534]

Ref: 122 / 2020-08-10

2.3.2 - Functies

In AllUnited heeft u de optie om functionarissen binnen uw club (trainer,voorzitter, het bestuur) in het systeem ook de functie te geven zo kunnen zei gebaseerd op hun functie bepaalde onderdelen van de website
aanpassen denk hierbij aan bijvoorbeeld een nieuw artikel maken voor een onderdeel van de website 

In dit hoofdstuk leggen we uit hoe ueen functiegroep aanmaakt. (bijvoorbeeld het bestuur, of alle trainers) Hoe u een functie zelf aanmaakt en hoe u deze kan koppelen aan een relatie.

Ref: 497 / 2020-08-10

2.3.2.1 - Functiegroepen

Het is mogelijk om alle functies te groeperen via functiegroepen. Via deze transactie is het mogelijk deze groepen te definieren.

Menupad: Relaties > Instellingen > en dan Functiegroepen

ref9screenshot_1.png

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Teken om aan te geven dat een functiegroep verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Functiegrpcode Code voor de functiegroep
Functiegroep Omschrijving van de functiegroep
Functiegrpvolgorde Volgorder van functies in diverse lijsten / rapportages
Verantwoordelijke Hiermee kan aangegeven worden welke functie verantwoordelijk is voor het onderhoud van die functiegroep.

Let op: een functie groep kan pas verwijdert worden als alle functies binnen groep verwijderd zijn! 

Functiegroepen en functies zijn een zeer krachtig middel om goed zicht te krijgen op een vereniging. Wie is waarvoor verantwoordelijk. Door de functies te koppelen met de website wordt het gebruik nog beter benut. Een functie hoeft dan maar één keer vastgelegd te worden en op beide plaatsen is de juiste informatie te zien. 

Ref: 9 / 2020-08-10

2.3.2.2 - Functies Aanmaken

Alle functies binnen de vereniging kunnen via deze transactie vastgelegd worden. Dit kunnen zowel functies zijn die binnen de vereniging relevant zijn, alsook functies die met de bond uitgewisseld worden.

Menupad: Relaties >  Instellingen >  Functies

Druk op weergeven of wijzigen en het volgende scherm wordt getoond:

Aangezien de tabel erg breed is, is deze in twee stukken geknipt. Het eerste deel van de tabel wordt herhaald, zodat duidelijk is welke instelling waarbij hoort.

 screenshotref10_1.png  screenshot2ref10_1.png
 Voorkant tabel  Achterkant tabel

 

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving

 Vink dit aan om een functie te verwijderen. 

Let op: bij elke relatie die de functie heeft OF de functie ooit heeft gehad moet de functie verwijdert worden. (de functie van een relatie kunt u opzoeken bij relaties beheren.)

Functiecode Code voor functie
Functiegroep Groep waar functie toe behoord Zie: 2.3.2.1 - Functiegroepen
Functie Omschrijving van functie
Bondfunctiecode Functiecode zoals gedefineerd door de bond. Dit veld bestaat uit twee delen: De code voor de bond en de functiecode zoals bekend bij de bond. Zie: 12.1.1 - Bondgerelateerde functiecodes
Functievolgorde Volgorde van functies binnen groep in diverse lijsten / rapportages
Blokkeer CMS

Indien het niet gewenst is dat de functie op de website wordt getoond, kan deze hier aangevinkt worden. 
Let op: dit is bijvoorbeeld handig als u wilt dat een bepaalde functie niet op de commissie pagina komt

Teambegeleider Om aan te geven dat het om een begeleider van een team gaat zoals aanvoerder, coach, manager en andere begeleiders.
De keuze is Geïnformeerd of Alleen tonen. Zie extra informatie hieronder.
Teamlidfunctie Om aan te geven dat het om een functie gaat binnen het team. Bijvoorbeeld keeper, bankspeler (basketball).
Trainerfunctie Om aan te geven dat het om een fucntie gaat van het type trainer
Lesbegeleider Om aan te geven dat het om een functie gaat voor de evenementen / lessen module
Vrijwilligerspunten Aantal toegewezen punten binnen de vrijwilligers module. Dit voorkomt dat een penningmeester ook nog bardiensten hoeft te draaien.
ArtikelId Artikelnummer waar extra informatie over de functie staat gedefinieerd.
Functie e-mail E-mailadres die bij de functie hoort, als dit gevuld wordt met '_contact_' dan wordt het e-mailadres van de relatie overgenomen
Straat Straat die bij de functie hoort, als dit gevuld wordt met '_contact_' dan wordt het adres van de relatie overgenomen
Huisnummer Huisnummer die bij de functie hoort
Postcode Postcode die bij de functie hoort
Plaats Plaats die bij de functie hoort
Telefoonnummer Telefoonnummer die bij de functie hoort, als dit gevuld wordt met '_contact_' dan wordt het telefoonnummer van de relatie overgenomen

Team gerelateerde functies

Team gerelateerde functies zijn de functies waarbij minimaal 1 van de velden (Teambegeleider, Teamlidfunctie of Trainerfunctie) gevuld is.

Let op: Zodra er vinkjes in de tabel staan dan verdwijnen de oude teamfuncties uit de teams en ook van de website. Als niet in één keer alles verwerkt kan worden, dan kunnen de vinkjes weer weggehaald worden, zodat de oude teamfuncties weer verschijnen op de website.

Teambegeleiders

Bij de teambegeleiders kan aangegeven worden of de relatie geïnformeerd moet worden of alleen getoond.

  • Als de keuze voor geïnformeerd is gemaakt, dan betekent dit het volgende. Als je een mail stuurt naar de teambegeleiding, dan krijgen zij ook een mail. Dit geldt bijvoorbeeld voor aanvoerders, managers en coaches.
  • Teambegeleiders die alleen getoond worden, staan wel op de website en in overzichten, maar worden niet actief geïnformeerd. Voorbeeld hiervan kan zijn videoanalyse, verzorgers.
  • De keuze geïnformeerd of alleen tonen heeft alleen betrekking op teambegeleiders. (Voor hockey verenigingen is het belangrijk, dat de persoon meegaat naar het DWF en krijgt ook de informatie van het DWF).

Let op: Alleen de teambegeleiders met de keuze "Geïnformeerd" worden doorgestuurd naar de bond voor het DWF. Dit betekent dat de aanvoerder naast het vinkje als teamlidfunctie ook bij teambegeleider de keuze geïnformeerd moet hebben.

 

Inactieve leden of relaties via een functie "Relatie inactief". 

Let op: Er is een speciale functie namelijk de functie Relatie inactief.

Deze functie wordt automatisch toegevoegd als via het inschrijfformulier een lid wordt aangenomen, die al eerder lid was. 

Deze functie voorkomst dat voor de periode dat iemand geen lid was ook automatisch activiteiten worden toegevoegd.

Het is ook mogelijk om deze functie zelf toe te voegen. Bijv. om duidelijk te maken dat het om een onderbroken lidmaatschap gaat en er dus geen sprake is van een jubileum.

Let op:  [manual 501] voor een juiste toepassing!

 

Ref: 10 / 2020-08-10

2.3.2.3 - Functies koppelen aan een relatie.

Hoe kom ik op het koppel scherm?

U kunt op twee manieren op het scherm hieronder komen. 

Via Menu pad: Relaties > Relaties beheren > Relatie selecteren  (selecteer hier de relatie die u een functie wilt geven) > het tabblad functies 

of.

Via Menu pad: Functies > Functie per relatie > Relatie (selecteer hier de relatie die u een functie wilt geven)

 

screenshot_1.png

Hier kan bij elk lid de functie(s) worden bijgehouden.  Bijvoorbeeld voorzitter, secretaris, maar ook de barcommissie, scheidsrechter, trainer, coach.
Indien de website van AllUnited wordt gebruikt kan er een automatische koppeling zijn met een commissiepagina. Deze pagina maakt dan gebruik van de gegevens die hier worden vastgelegd.

Tip: kies eerst de functie die u aan de relatie wilt geven en klik hierna op de controle knop dan komen pas alle mogelijke opties voor de functie te voorschijn 

De volgende velden kunnen hier ingevuld worden.

Veldnaam 

Omschrijving

Indien dit veld wordt aangevinkt, wordt deze regel verwijderd bij het bewaren van de mutatie
Functie

Hier kan de functie worden gekozen die is vastgelegd bij de instellingen. De functiegroep wordt tussen haakjes getoond. 
De functies worden onderhouden via het menupad: Relaties >  instellingen > functies

Functie details Hier kan een nadere definiëring van de functie plaatsvinden
Activiteit/Team Via de tabel functies kan ook aangegeven worden of het om een teamfunctie gaat. Dan wordt hier ook het team getoond. Het is meestal niet nodig om hier de activiteit of het team in te geven.
Vanaf De vanaf datum van een functie is verplicht. Deze datum bepaalt ook per wanneer de functie zichtbaar is op de website als er een koppeling is gemaakt met de website. Bijvoorbeeld een commissiepagina.
T/m De einddatum geeft het einde van de functie aan. Op die datum verdwijnt de functie ook weer van de website als er een koppeling is gemaakt.
Opmerkingen Hier is ruimte voor een uitgebreide opmerking over de functie. Bijvoorbeeld de inhoud van de portefeuille.

Via het menupad : Communciatie & rapportages > Rapportages > functielijst is een lijst van alle functionarissen op te vragen.

Functies kunnen ook belangrijk zijn voor het doorgeven van speciale functies naar de bond. Voor de KNHB en de Atletiek Unie is het mogelijk functies via de interface door te geven. Bij de andere interfaces wordt dit niet ondersteund. Als een relatie alleen voor de functie van bijvoorbeeld scheidsrechter of jurylid doorgestuurd moet worden naar de bond, dan hoeft deze relatie geen extra activiteit te hebben, maar kan op basis van de functie doorgestuurd worden via de interface.

Voor de KNHB Zie: 12.1.1 - Bondgerelateerde functiecodes
Voor de Atletiek Unie Zie: 12.1.1 - Bondgerelateerde functiecodes

 

Let op: Er is een speciale functie namelijk de functie "Relatie inactief".
Deze functie wordt automatisch toegevoegd als via het inschrijfformulier een lid wordt aangenomen, die al eerder lid was. 
De functie voorkomt dat voor de periode dat iemand geen lid was ook automatisch activiteiten worden toegevoegd.
Het is ook mogelijk om deze functie zelf toe te voegen. Bijv. om duidelijk te maken dat het om een onderbroken lidmaatschap gaat en er dus geen sprake is van een jubileum.

AllUnited gaat op een speciale manier om met deze functie.

 

 

Ref: 495 / 2020-08-10

2.3.3 - Crediteurenrelaties

Via het Menupad: Relaties beheren > Dan wordt op de knop nieuw gedrukt in de menubalk bovenin.  Zie hieronder.

 

Daarna komt men in onderstaand scherm. Daaronder wordt per blok uitleg gegeven over deze transactie.

Voor het invoeren van een crediteur hoeven niet alle velden ingevuld te worden.

 

Blok relatie

In onderstaand blok wordt het relatietype geselecteerd. Voor crediteuren is dit meestal het relatietype overig.

LET OP: Voor declaraties van leden hoeven geen aparte relaties aangemaakt te worden. Deze declaraties kunnen gewoon als een inkoopfactuur op het lid geboekt worden.

Veldnaam 

Omschrijving

Relatienummer Hierin komt het automatisch gegenereerde nummer van de relatie
Relatietype

Voor crediteuren kan hier het relatietype overig gebruikt worden. Dit kan per vereniging anders zijn.
LET OP: Het is belangrijk om hier voor crediteuren nooit het relatietype LID te kiezen.

Vanaf

Dit is de datum vanaf wanneer de relatie geldig is. Dit is een verplicht veld. De ingangsdatum moet vóór de factuurdatum van de eerste factuur liggen.

t/m

Dit is de einddatum van de relatie. Als geen zaken meer met deze crediteur worden gedaan, dan kan de relatie beëindigd worden.

Reden

In dit veld is een tabel gekoppeld met de opzegreden. Is voor crediteuren niet relevant.

 

Blok persoonlijke gegevens

Alleen de veldnamen die relevant zijn voor een crediteur worden hier beschreven.

Veldnaam 

Omschrijving

Bedrijfsnaam De bedrijfsnaam kan als veld alleen worden gevuld. Bijvoorbeeld bij het aanmaken van relaties voor crediteuren. Wordt het veld Achternaam, Voornaam of voorletters gebruikt, dan moeten deze 3 velden allemaal worden gevuld.
Nummer leverancier Dit is het leveranciersnummer voor de crediteuren. Dit kan ook de verkorte naam van het lid zijn, als deze een declaratie indient.
Achternaam Als het veld achternaam wordt gevuld, dan moeten ook de velden voornaam en voorletters worden gevuld. Indien dit niet gewenst is bijv. bij andere relaties dan leden, dan kunnen hier spaties ingezet worden.

 

Blok adresgegevens

Indien de relatie een bedrijf is, dan kan naast het adres ook het postadres bijvoorbeeld van de postbus ingevuld worden. Facturen etc worden dan naar dat adres verstuurd.

Veldnaam 

Omschrijving

Land Indien een ander land nodig is dan de keuze aangeeft, dan kan dat bij de instellingen geregeld worden.

 

 Blok communicatie

 

 

Veldnaam 

Omschrijving

Aanschrijftitel Dit veld is voor de eigen informatie. Het wordt niet gebruikt bij de facturatie of bij brieven.
Telefoon/mobiel/fax Er zijn 3 velden beschikbaar. Het veld fax kan ook voor een derde telefoonnummer gebruikt worden. In dat geval kan AllUnited de omschrijving aanpassen.
email Meerdere emailadressen zijn mogelijk. Emailadressen moeten dan door ; gescheiden worden.
Link Bij bedrijven kan hier een link opgenomen worden naar de website

 

 

Blok financieel

 

Veldnaam 

Omschrijving

 Betaalwijze Bij een crediteur is dit veld altijd leeg.
 Betalingstermijn Bij een crediteur is dit veld altijd leeg. De vervaldatum van de factuur wordt bij het invoeren van de inkoopfactuur ingegeven.
 IBAN Hier komt het IBANnummer. Het IBAN nummer moet ingevuld worden zonder spaties.
 BIC Bij Nederlandse bankrekeningen wordt het veld BIC automatisch gevuld. Bij buitenlandse bankrekeningen moet het veld BIC wel zelf gevuld worden.
Kenmerk machtiging Bij een crediteur is dit veld altijd leeg.
datum Bij een crediteur is dit veld altijd leeg.
BTW, Burgerservice KvK Voor crediteuren kunnen deze velden ingevuld worden.
Factuurverzamelaar Bij een crediteur is dit veld altijd leeg.
E-mail factuurontvanger Bij een crediteur is dit veld altijd leeg.
IBAN(uitbetalingen) Bij een crediteur is dit veld altijd leeg.
Ref: 330 / 2020-08-10

2.3.4 - Families samenstellen

Menupad: Relaties > families samenstellen.

Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond.

Kies hier voor het relatietype lid en druk op start.  Men krijgt dan een lijst van alle relaties met het relatietype lid, waarvan postcode en huisnummer gelijk zijn.

 

 

Door onder Fam.Vastl. het hokje aan te vinken en onderaan de lijst op bewaren te drukken, wordt de familie vastgelegd.

Het vastleggen van een familie heeft de volgende consequenties:

  • De relaties worden aan elkaar gekoppeld. Dit betekent het volgende:
    • In het selectiescherm wordt achter een relatie het relatienummer van het familiehoofd getoond indien deze aanwezig is.
    • In het relatiescherm wordt onder de kop familie de familieleden of het familiehoofd getoond. Het is mogelijk om hier door te klikken naar een familielid of naar het familiehoofd en weer terug.
  • Het adres kan alleen bij het familiehoofd gewijzigd worden.
  • Er wordt één factuur per familie aangemaakt.
  • Er kan maar op één bankrekening een incasso plaatsvinden van deze factuur.
  • Bij de rapportages kan ervoor gekozen worden om alleen het familiehoofd te kiezen om zo dubbele adressen te voorkomen.
  • Alleen als de familie is samengesteld kan er een familiekorting worden berekend.

Er moet GEEN familie worden vastgelegd als bij de leden van de familie de contributie van verschillende bankrekeningen moet worden geïncasseerd.

Een vastgelegde familie kan weer losgekoppeld worden, door bij de familieleden het relatienummer van het familiehoofd te vewrijderen.

Ref: 124 / 2020-08-10

2.3.5 - Relatiemutaties door leden bekijken en accepteren

Binnenkort beschikbaar.

2.3.6 - Contracten

2.3.6.1 - Contractgegevens

Menupad: Sponsoring > contractgegevens

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

 

 

Aan de hand van bovenstaand scherm kan een relatie geselecteerd worden. De resultaten daarvan worden onder het selectiescherm getoond. Na selectie van de juiste relatie, gaat het systeem verder naar het tabblad contracten van een relatie Zie: 2.3.1.4 - Tabblad contracten

Ref: 238 / 2020-08-10

2.4 - Instellingen relaties & functies

2.4.1 - Relatietypes

Menupad: Relaties >  Instellingen > Relatietypes 

Druk op weergeven of wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond. Deze tabel wordt door AllUnited onderhouden, omdat deze instellingen erg belangrijk zijn voor een juist functioneren van het systeem.

 

De volgende velden kunnen ingevuld worden.

Veld                               

Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Relatietypecode Dit is de code die aan het relatietype wordt toegekend
Relatietype Dit is de omschrijving van het relatietype.
Activiteiten Dit is een zeer belangrijk veld. Hiermee wordt aangegeven of activiteiten voor dit relatietype automatisch aangemaakt moeten worden. Neem contact op met AllUnited als de consequenties hiervan niet duidelijk zijn. Dit veld hangt samen met de instellingen via het menupad: Activiteiten & Teams > Instellingen > activiteiten (onder de kop activiteiten) Zie: 3.5.3 - Activiteiten (tabel)
Contracten Wordt op dit moment niet gebruikt.
Clubblad Nieuwsbrief Hiermee wordt aangegeven of een relatietype de nieuwsbrief krijgt toegestuurd.
Telefoongids Indien er gebruik gemaakt wordt van een telefoongids via de website, kan hiermee aangegeven worden, welke relatietypes meegenomen moeten worden in de telefoongids.
Inschr. form. Hiermee wordt aangegeven welk relatietype als voorstelwaarde bij het inschrijfformulier wordt getoond. Slechts één keuze aanvinken.
Verenigingen Als dit veld wordt aangevinkt dan worden er bij het relatiescherm extra velden getoond. Daarin kunnen de gegevens van de tegenstander opgenomen worden. Bij teamsporten kan dit relevant zijn.
Extra velden Hiermee kunnen extra velden op het relatiescherm getoond worden. Normaal worden 10 checkboxen en 5 waardevelden getoond bij de Diverse waarden. Hiermee kan dat aantal verdubbeld worden.
Extra adres Hiermee kan een extra adres aan het relatietype toegevoegd worden. Dit adres is alleen ter informatie. De facturatie maakt alleen gebruik van het veld postadres en als dit leeg is van het veld adres.
CMS Inloggen Hiermee wordt aangegeven welke relatietypes in mogen loggen op de website & app.
Externe data Dit kan relevant zijn voor verenigingen die met sportlink werken en waarvoor geen aparte interface beschikbaar is. Graag in overleg met AllUnited instellen.
Script voor Relatielogin Indien er sprake is van een bijzondere procedure bij het aanmelden van nieuwe leden en dit betreft een groot aantal, dan is het mogelijk hiervoor een afwijkende werkwijze te maken. Afhankelijk van de wens, kunnen hiervoor kosten in rekening worden gebracht.
Fotolocatie Dit veld wordt op dit moment niet meer gebruikt en kan leeggemaakt worden.
Foto breedte Dit zijn de instellingen voor de pasfoto's bij een relatie. Dit is de standaard breedte waarmee een foto wordt opgeladen. Bij foto's met andere verhoudingen kan een deel van de foto genomen worden. Als hier geen waardes zijn ingevuld, kan er geen pasfoto bij de relatie worden opgeladen. Waarde 300 invullen
Foto hoogte Dit is de standaard hoogte waarmee een pasfoto bij de relatie wordt opgeladen. Bij foto's met andere verhoudingen kan een deel van de foto genomen worden. Waarde 400 invullen
Weergave foto breedte Dit is het formaat waarmee de foto in het systeem wordt getoond. Waarde 150 invullen.
Weergave foto hoogte Dit is het formaat waarmee de foto in het systeem wordt getoond. Waarde 200 invullen.
Blokkeer interface Hiermee is het mogelijk om voor een relatietype de interface te blokkeren. Deze functie is nog niet operationeel. Neem contact op met AllUnited als dit gewenst is.
Informeer functie Via de website is het mogelijk dat leden hun wijzigingen doorgeven. Als hier een functie wordt ingevuld, dan krijgt de functionaris, die aan deze functie is gekoppeld een kort bericht dat er een wijziging is. De functie moet aangemaakt zijn Zie: 2.3.2.2 - Functies Aanmaken. De functie moet gekoppeld zijn aan de relatie. Zie: 2.3.1 - Relatiegegevens

 

Er kunnen nieuwe relatietypes aangemaakt worden. AllUnited adviseert om hier heel terughoudend mee om te springen.

Bijvoorbeeld: een relatietype oud lid, terwijl een gevulde einddatum al aangeeft dat het een oud lid is. Ook wordt soms een selectie die bij de activiteteiten mogelijk is herhaald bij de relatietypes. Bijvoorbeeld een rustend lid.

Vaak leidt dit tot een verslechtering van de kwaliteit van de data, omdat men vergeet het ook nauwkeurig op twee plaatsen bij te houden. Uitgangspunt in AllUnited is altijd om iets maar op 1 plek bij te houden.

 

Veelgestelde vraag:

Er is geen mogelijkheid om een pasfoto toe te voegen op de relatiekaart / ik kan geen foto toevoegen aan een lid. 

Zorg er dan voor dat achter het relatie type formaten zijn aangemaakt zoals in het voorbeeld hierboven. Vul deze gegevens in en bewaar deze. Dan zal er op de relatiekaart een mogelijkheid komen om een pasfoto te uploaden. 

Ref: 171 / 2020-08-10

2.4.2 - Opzegreden

Menupad: Relaties > Instellingen > opzegreden

Druk op weergeven of wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond.

 

De volgende velden kunnen ingevuld worden.

Veld

Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Opzegredencode Dit is de code van de opzegging. Dit mogen ook gewoon getallen van 1 tot 99 zijn.
Opzegreden Omschrijving van deze opzegreden.
Toon in ledenmodule Als een lid inlogt op de website en het is mogelijk om via de website Zie: 1.5.10 - Eigen Club instellingen het lidmaatschap op te zeggen, wordt hiermee aangegeven welke keuzes een lid heeft als opzegreden.
Bondcode Het kan zijn dat de bond een bepaalde code gebruikt voor het opzeggen van het lidmaatschap, dan kan deze hier aangegeven worden. Heeft op dit moment nog geen verdere impact.

Met de knop voeg toe kunnen nieuwe regels toegevoegd worden om opzegredenen toe te voegen.

Ref: 172 / 2020-08-10

2.4.3 - Verstuurtypes

Menupad: Relaties > Instellingen > verstuurtype 

Druk op weergeven of wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond:

 

Deze tabel is met namelijk belangrijk voor verenigingen die een clubblad op papier hebben.
Vaak wordt er dan ook nog gebruik gemaakt van looproutes omdat leden in hun eigen wijk het clubblad verspreiden.
Leden die verder weg wonen, krijgen het clubblad dan per post.

Zie ook het veld looproute Zie: 2.4.4 - Looproutes

De volgende velden kunnen ingevuld worden.

Veld

Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Verstuurtypecode Hier wordt de code van het verstuurtype ingegeven.
Verstuurtype Omschrijving van dit verstuurtype.
Ref: 173 / 2020-08-10

2.4.4 - Looproutes

Menupad: Relaties > Instellingen > looproute

Druk op weergeven of wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond:

screenshot_1.png

Indien een vereniging een clubblad op papier heeft, dat door de leden wordt rondgebracht, dan kan er gebruik gemaakt worden van looproutes.
Bij het lid wordt dan aangegeven in welke looproute het lid meegaat. Op basis hiervan kunnen dan lijsten uitgedraaid worden voor de personen die het clubblad rondbrengen.

 

De volgende velden kunnen ingevuld worden.

Veld

Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Looproutecode Hier wordt de looproute aangegeven. Dit kunnen bijvoorbeeld de postcodes zijn waar het clubblad moet worden rondgebracht.

Met de knop voeg toe kunnen extra regels aan de tabel worden toegevoegd.

Ref: 174 / 2020-08-10

2.4.5 - Banken

Menupad: Relaties >  Instellingen > banken

Druk op weergeven of wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond.

ref175screenshot1_1.png

 

Deze tabel is alleen nog relevant voor verenigingen die nog niet naar SEPA zijn gemigreerd.

Met de komst van SEPA is het niet meer nodig onderscheid te maken tussen banken en de postbank.

Deze tabel komt te vervallen.

Ref: 175 / 2020-08-10

2.4.6 - Betaalwijze

De betaalwijze geeft aan of een lid via automatische incasso betaald of zelf het bedrag overmaakt.  Het is niet nodig om voor leden die geen automatische incasso hebben een betaalwijze in te vullen. Als het veld betaalwijze bij het lid leegt blijft, dan krijg het lid een factuur met het verzoek dit zelf over te maken. Dit wordt geregeld via de afdrukformulieren Zie: 1.4.4.4 - Opmaak van facturen

Menupad: Relaties > Instellingen > Betaalwijze

Druk op weergeven of wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond:

ref176screenshot1_1.png

De volgende velden kunnen ingevuld worden.

Veld

Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Betaalwijzecode Dit is de code van de betaalwijze
Betaalwijze Omschrijving van deze betaalwijze
Blokkeer afdruk Als hier het vinkje wordt aangezet, dan wordt bij het boeken van deze facturen ook gelijk aangegeven dat ze niet verstuurd hoeven te worden. Deze facturen komen dus niet terecht bij Facturen > facturen afdrukken, nadat ze zijn geboekt.
Dit veld wordt gebruikt bijvoorbeeld bij ereleden, die eigenlijk nooit meer een factuur van de vereniging krijgen.
Betalingstermijn Hier wordt de betalingstermijn ingevuld die voor de meeste leden geldt. Staat er niets ingevuld bij het relatiescherm van de relatie, dan wordt de betalingstermijn gekozen die hier staat ingevuld. Zie ook de uitleg van de werking van de betalingstermijnen hieronder.
Grtbkreknummer Hier kan een grootboekrekening ingevuld worden. Stel dat alle leden met automatische incasso 5 euro korting krijgen op de factuur dan kan dat hier aangegeven worden.
Prijs Hier wordt de prijs ingegeven. In het genoemde voorbeeld -5,00 voor 5 euro korting
BTW Hier wordt de BTW code gekozen indien er sprake is van BTW
Omschrijving De onschrijving die op de factuur komt bij de korting
[per_contact] Dit veld is nog niet in gebruik.

 

De werking van de betalingstermijn

De volgorde die Allunited hanteert voor het vaststellen van de juiste betalingstermijn is zoals onderstaand.

  1. De betalingstermijn binnen massa factureren overschrijft alle andere betalingstermijnen.
  2. Wordt deze betalingstermijn niet gebruikt, dan wordt gekeken of binnen de relatie een aparte betalingstermijn is ingegeven.  Deze staat op het relatiescherm onder financieel.
  3. Is hier niets ingegeven dan wordt gekeken bij de betaalwijze. Bij automatische incasso kan ingegeven zijn dat deze altijd in 3 termijnen wordt geïncasseerd. Hier staat altijd automatische incasso. Achter automatische incasso kan een betalingstermijn ingegeven worden.
  4. Is hier niets ingegeven dan wordt bij de factuurbron gekeken. De factuurbron wordt gevonden via het menupad:  Facturatie > Instellingen > factuurbronnen Zie: 6.4.3 - Factuurbronnen voor andere instellingen
Ref: 176 / 2020-08-10

2.4.7 - Leeftijdsgroep

Menupad: Relaties > instellingen > leeftijdsgroep

Druk op selecteren en onderstaand scherm wordt getoond. Door in dit scherm op wijzigen of weergeven te drukken worden de mogelijke leeftijdsgroepen getoond.

In de weergegeven leeftijdsgroepen kan worden geklikt op de regel om deze te openen.

Ook kan achter leeftijdsgroep een selectie gemaakt worden en de juiste leeftijdsgroep geselecteerd.

Ref: 170 / 2020-08-10

Leeftijdsgroep

Een leeftijdsgroep kan ingesteld worden om rapportages over de aantallen per leeftijd te verkrijgen. Via de rapportages functies kan dan gebruik gemaakt worden van deze indeling.

Menupad:
Relaties >  Instellingen > Leeftijdgroep 

Klik op selecteren en selecteer in het volgende scherm de leeftijdsgroep. Dan wordt bijvoorbeeld onderstaand scherm getoond.

 ref111screenshot1_1.png

De volgende velden kunnen ingevuld worden.

Veld

Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Vanaf leeftijd Hier wordt de leeftijd aangegeven. Er wordt altijd vanaf de jongste leeftijd gerekend.
Omschrijving Omschrijving van deze leeftijdsgroep
Omschrijving kort Verkorte omschrijving van deze leeftijdsgroep
HTML kleur Kleur voor het aangeven van de leeftijdsgroep. Deze kleur komt dan bijv. terug bij de teams.

 

Een nieuwe leeftijdsgroep aanmaken.Door op de knop nieuw te drukken in de bovenste menubalk kan een nieuwe leeftijdsgroep toegevoegd worden.

 

Een leeftijdsgroep verwijderen.
Ook kan een leeftijdsgroep verwijderd worden indien deze niet van toepassing is.  Selecteer dan de betreffende leeftijdsgroep en druk op verwijderen.

LET OP: het verwijderen van één regel uit een leeftijdsgroep gaat NIET via de knop verwijderen.
Vink daarvoor de regel aan onder vw (verwijderen) en druk op bewaren. Dan is die regel verwijderd.

Ref: 111 / 2020-08-10

2.4.8 - ID typen

Op de relatiekaart een identificatie worden vastgelegd. Bijvoorbeeld voor leden die een studentenkorting krijgen. Zij moeten dan jaarlijks hun studentenkaart tonen.  In deze tabel kunnen de soorten idientificaties zoals paspoort, rijbewijs, studentenpas worden vastgelegd.

Menupad: Relaties > Instellingen > ID typen

Druk op weergeven of wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond.

De volgende velden kunnen ingevuld worden.

Veld

Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
ID typecode Hier wordt de code van het ID aangegeven
ID type Hier wordt de omschrijving van het ID aangegeven

Deze code kan gebruikt worden op de relatiekaart bij persoonlijke gegevens.

Ref: 177 / 2020-08-10

2.5 - Veelgestelde vragen: Relaties & functies

2.5.1 - Help ik kan bepaalde NAW-gegevens niet aanpassen!

1. De straat- of plaatsnaam kan niet aangepast worden

2. Het lid is in behandeling bij de bond

3. Het lid is gekoppeld als familie aan een ander lid

4. De NAW-gegevens van uw leden worden ook in Sportlink (of een ander programma) bijgehouden en deze gegevens zijn leidend (vaak het geval bij voetbal en basketbal)

 

1. De straat- of plaatsnaam kan niet aangepast worden

Vaak is de oplossing simpel. Knip de postcode uit het veld en verwijder het huisnummer en plaats ze vervolgens terug. Als het goed is, komt vanzelf het goede adres te staan.Gebeurt dit niet of krijg je niet het verwachte effect? Ga naar postcode.nl en controleer hier het adres en pas het aan de hand van dit resultaat aan.Adres is niet te vinden in postcode.nl?

Advies: Het gaat vermoedelijk om een nieuw adres, die nog niet geregistreerd staat. Stuur een ticket in, zodat wij kunnen zorgen dat deze portcode combinatie op een andere manier goed komt te staan.

 

2. Het lid is in behandeling bij de bond

Ziet u dit bovenaan het scherm?

screenshot1_1.png

Ga dan naar Relaties >> Interface bond

 

Ziet u bij het blokje Berichten versturen/ophalen bij ‘Berichten versturen' een getal staan, zoals hieronder weergegeven? Dan zijn er berichten klaar gezet die niet doorgestuurd zijn naar de bond, 

screenshot2_1.png

 U heeft twee keuzes. 

 

  • U gaat ze alsnog verzenden. Dan vinkt u de radio button aan naast Berichten versturen en klikt op START. Let wel, als het ook een bericht was voor het lid dat  u wilde aanpassen en u bent een tennisvereniging of een schaatsvereniging, dan zal u er nog steeds niet bij kunnen, want het lid blijft in dit geval in behandeling bij de bond.
  • U wilt ze nu niet versturen. Ga dan naar het blok Berichten verwijderen daaronder en klik op START. Deze leden komen weer vrij te staan.

 screenshot3_1.png

Voor tennis- en schaatsverenigingen: Het lid is vrijgegeven of het lid is nog steeds in behandeling omdat hij/zij reeds verstuurd was richting bond. Kijk dan of u de verwerking vanuit de bond al kan ophalen.  Klik dan de radiobutton in het blok Berichten versturen/ophalen naast Berichten ontvangen aan en klik op START. Als er een of meerdere verwerkingsverslagen klaar staan, wordt deze opgehaald. U krijgt hier bovenaan het scherm een melding van. Herhaal deze actie tot u het bericht krijgt dat er geen verwerkingsverslagen meer worden gevonden. Hopelijk is hiermee het lid wel vrijgekomen.

 

Blijft het lid in behandeling? Ga naar het blok ‘Berichten selecteren’ en filter op Berichtstatus ‘Verzonden’ en klik op WIJZIGEN

screenshot4_1.png

Er zijn 3 mogelijkheden:

  1. U ziet het lid staan en ziet dat het lid nog niet zo lang geleden richting bond gestuurd is. Advies: even geduld hebben en morgen nog een keer proberen. Zit u met een dringende aanpassing? Stuur dan een ticket in, dan kunnen wij op de achtergrond uithelpen.
  2. U ziet het lid staan, maar het bericht is al heel lang geleden richting bond gegaan. Advies: er is vermoedelijk iets niet goed gegaan met de verwerking. Stuur een ticket in, zodat wij hem/haar vrij kunnen geven. Bij het opnieuw opstarten van de interface zal het lid vermoedelijk weer in behandeling genomen worden.
  3. U ziet het lid niet in de lijst staan. Advies: Ook dan is er iets niet goed gegaan in de uitwisseling met de interface. Stuur een ticket in, zodat wij hem/haar vrij kunnen geven. Bij het opnieuw opstarten van de interface zal het lid vermoedelijk weer in behandeling genomen worden.

 

3. Het lid is gekoppeld als familie aan een ander lid

 

U ziet het volgende in de kaart staan

screenshot5_1.png

Er zijn 3 mogelijkheden

 

  1. De familiekoppeling is terecht en deze leden wonen op hetzelfde adres en delen hetzelfde vaste telefoonnummer. Advies: Klik op de link van het familiehoofd en pas de gegevens in deze kaart aan. Bij het aanpassen zullen de gegevens automatisch ook in deze kaart aangepast worden.
  2. De familiekoppeling is terecht gemaakt, maar toch hebben de leden verschillende adresgegevens. Advies: Knip het relatienummer van het familiehoofd uit de kaart en klik op BEWAREN. Pas de gegevens aan, plak het relatienummer van het familiehoofd terug en klik weer op BEWAREN.
  3. De familiekoppeling is niet terecht. Advies: ontkoppel de leden door ‘Blokkeer familiesamenstellen’ aan te vinken of gewoonweg het relatienummer uit het veld te verwijderen en op BEWAREN te klikken. Hierna kan je de nodige gegevens aanpassen.

4. De NAW-gegevens van uw leden worden ook in Sportlink (of een ander programma) bijgehouden en deze gegevens zijn leidend (vaak het geval bij voetbal en basketbal)

 

U ziet een scherm als deze:

screenshot6_1.png

Er zijn drie mogelijkheden

 

  1. Deze relatie had niet uitgewisseld mogen worden en had een ander relatietype moeten hebben. Advies: Stuur een ticket in met het verzoek dit om te zetten. Hier is namelijk een handeling voor nodig die wij zullen moeten doen, aangezien u hier het relatietype niet kunt aanpassen.
  2. Deze relatie staat goed als relatietype en u heeft de gegevens al aangepast in het externe systeem (vermoedelijk Sportlink). Advies: Haal een export uit Sportlink en synchroniseer de gegevens via een upload (Systeembeheer >> Upload). Dan worden de gegevens (als de correcties in het andere systeem correct zijn ingevoerd en de synchronisatie juist is uitgevoerd) vanzelf aangepast.
  3. Deze relatie staat goed als relatietype en u heeft de gegeven niet aangepast in externe systeem (vermoedelijk Sportlink). Advies: Pas de gegevens eerst daar aan en volg het advies hierboven.
Ref: 493 / 2020-08-10

2.5.2 - Help ik heb de verkeerde activiteit gefactureerd !

U kunt dit gelukkig nog aanpassen

Zie: 2.3.1.1 - Tabblad activiteiten

Ref: 496 / 2020-08-10

2.5.3 - Lid wordt aan en afgemeld bij de bond

Dit komt vermoedelijk doordat dit lid (of het toegevoegde bondsnummer) twee keer in het systeem staat. Een keer met een kaart waar hij/zij afgemeld staat en een keer met een kaart waar hij/zij aangemeld staat. Dus wat gebeurt er? Via de ene kaart worden ze aangemeld. Het systeem denkt bij de andere kaart: 'Dit klopt niet’, en het lid wordt weer afgemeld. Dan denkt het systeem weer door de andere kaart:  'Dit klopt niet' ,en meldt ze weer aan en zo verder ...

 

Voorkom dit. Als een oud-relatie zich weer aanmeldt, heropen dan de oude kaart, pas de benodigde zaken aan, die aangepast moeten worden. Voeg de functie 'Relatie inactief' bij deze relatie toe en vul bij de datumvelden bij de vanaf datum 'de dag na de oorspronkelijke afmelddatum' en bij de t/m datum 'de dag voor de nieuwe aanmelddatum'. Voeg in het activiteitentabblad de nieuwe activiteit(en) toe die het lid gaat doen op jullie vereniging en zet indien nodig een opmerking in het blok 'Facturatie instructies', dat dit een herintredend lid is en per die en die datum weer begonnen is. Bijv. als ze later in het seizoen gestart zijn en hierdoor minder contributie hoeven te betalen. Heeft de nieuwe aanmelding geen invloed op de normale contributie, dan hoef je dit laatste niet te doen. Vergeet het een en ander niet op te slaan via de BEWAAR-button.

 

 

Ref: 500 / 2020-08-10

2.5.4 - Een oud-lid meldt zich aan. Wat nu?

Variatie 1: Oud lid meldt zich niet via het online inschrijfformulier

Als een oud-relatie zich weer aanmeldt, volg dan de volgende stappen:

  1. Heropen dan de oude kaart en verwijder de oude t/m datum.
  2. Pas de benodigde zaken aan, die aangepast moeten worden.
  3. Voeg in het blok functies de functie 'Relatie inactief' bij deze relatie toe en vul bij de datumvelden bij de vanaf datum 'de dag na de oorspronkelijke afmelddatum' en bij de t/m datum 'de dag voor de nieuwe aanmelddatum'.
  4. Klik dan op de button BEWAREN
  5. Ga naar het activiteiten tabblad en voeg de nieuwe activiteit(en) toe die het lid gaat doen op jullie vereniging en zet indien nodig een opmerking in het blok 'Facturatie instructies', dat dit een herintredend lid is en per die en die datum weer begonnen is. Bijv. als ze later in het seizoen gestart zijn en hierdoor minder contributie hoeven te betalen. Heeft de nieuwe aanmelding geen invloed op de normale contributie, dan hoef je dit laatste niet te doen.
  6. Klik op de BEWAAR-button of de BEWAAR EN TERUG button.

Variatie 2: Oud lid meldt zich aan via het online inschrijfformulier

Volg in dit geval de volgende stappen:

  1. Niet verplicht, maar aan te raden, open naast het inschrijfformulier de oude relatiekaart in een tweede venster en vergelijk de gegevens. Vul eventueel zaken aan bij het inschrijfformulier die niet in het inschrijfformulier staan, maar wel in de oude kaart.
  2. Vul bij het inschrijfformulier in het veld relatienummer het oude relatienummer in.
  3. Geldt er een verplichte auto incasso regeling? Zorg dat de juiste betaalwijze e.d. bij het inschrijfformulier ingevuld staat en dat de datum machtiging gelijk is als de aanmeld/aannamedatum
  4. Sla je aanpassingen bij het inschrijfformulier op  via de button BEWAREN en sluit de oude kaart.
  5. Neem het lid nu aan via de button AANNEMEN. Als het bij het inschrijfformulier goed ingesteld staat ga je automatisch de heropende kaart in na aanname. Check of alles is verlopen, zoals bedoeld. 
    -  Is de t/m datum weggehaald?
    -  Is de functie relatie inactief toegevoegd met de juiste data erin?
    -  Staat de betaalwijze goed?
    -  Is de juiste activiteit toegevoegd?
  6. Ga naar het activiteiten tabblad en zet indien nodig een opmerking in het blok 'Facturatie instructies', dat dit een herintredend lid is en per die en die datum weer begonnen is. Bijv. als ze later in het seizoen gestart zijn en hierdoor minder contributie hoeven te betalen. Heeft de nieuwe aanmelding geen invloed op de normale contributie, dan hoef je dit laatste niet te doen.
  7. Klik op de BEWAAR-button of de BEWAAR EN TERUG button.

 

Ref: 501 / 2020-08-10

2.5.5 - Help! Wat wordt er allemaal naar de bond gestuurd?

Tips

1. Ga naar Relaties >> Interface bond >> Blok Berichten selecteren:

 Belangrijk hierbij is vogoraf te filteren bij het blok 'Berichten selecteren' op berichtstatus*. Ik zou dit gewoon doen. Dan weet je precies welke berichten zijn:

- aangemaakt (staan klaar om te verzenden, maar nog niet richting bond en kunnen nog verwijderd worden)

- verzonden (zijn richting bond gegaan, moeten nog verwerkt en/of opgehaald worden, relatie blijft tot deze tijd geblokkeerd)

- doorgevoerd (zijn opgehaald en verwerkt)

- fout (er staan fouten in de kaart bij het lid, die AllUnited gedetecteerd heeft en het bericht is niet richting bond gegaan)

- Niet doorgevoerd (er is een fout geconstateerd door de bond en het bericht is daarom niet verwerkt**)

* Je kan alleen statussen selecteren die op dat moment aanwezig zijn

* *als de melding is dat het lid al bestaat, zal AllUnited zelf een correctie in de status doorvoeren. Je hoeft hier zelf niets voor te doen.

 

2. Ga naar Relaties >> Selectie Wizzard een selectie 'Controle interface' waarmee je ook de statussen kan nagaan van berichten die via de interface lopen.

N.B. Niet iedere vereniging heeft dit in het systeem staan. Is dit bij jullie het geval, stuur een ticket in.

 

 

Ref: 502 / 2020-08-10

3 - Hoofdstuk 2: Activiteiten,seizoenen, groepen,teams

3.1 - Introductie Activiteiten,seizoenen, groepen


AllUnited maakt gebruikt van  seizoenen, activiteiten, categorieën,  en teams. 

Dit is nodig voor:

1.       Inzicht in het soort lidmaatschap
2.       Juiste berekening van de contributie. 
3.       Opbouw van historie van lid
4.       Interface met de bond (als hier sprake van is)
5.       Indeling voor de juiste wedstrijden

De onderdelen zijn onderling verbonden:

'Seizoenen' zijn periodes waarbinnen activiteiten worden gedaan. (Hockeyseizoen, Lidmaatschapsjaar)

— 'Activiteiten' (gekoppeld aan een seizoen) zijn zaken die gefactureerd worden die door leden gedaan worden (Veld-Hockey | Tennis | Lidmaatschap) tijdens een seizoen.

—— Categorie (gekoppeld aan een activiteit ) = Onderverdeling van een activiteit naar subactiviteiten zoals bijvoorbeeld trainingsleden | rustende leden van een activiteit.

————— Team = Groep mensen die gekoppeld wordt aan een activiteit of categorie. 



Hieronder een uitleg wat het is en hoe het met elkaar samen hangt. 

Het seizoen

Het kan natuurlijk zijn dat iemand dit seizoen wedstrijden speelt, maar het volgend seizoen niet meer, dan moeten daar dus een andere uitwisseling met de bond of een andere contributie aan gekoppeld kunnen worden. 

Daarom is het noodzakelijk dat elke activiteit aan een seizoen is gekoppeld. 

Op die manier komt er ook inzicht in de historie van een lid. 

Wat was het lidmaatschap in 2016 en wat in 2017. 

Daarnaast kan een activiteit een andere looptijd hebben.  Een veel voorkomende situatie bij Atletiek is de volgende:

1.       Er wordt per kwartaal gefactureerd.     

2.       De bondscontributie is op jaarbasis en gaat mee in het eerste kwartaal. Deze moet dus in het eerste kwartaal betaald worden voor het hele jaar. 

3.       Het verenigingslidmaatschap is per kwartaal en wordt elk kwartaal gefactureerd zolang het lid nog steeds lid is. 
 

Activiteiten

Als je alleen de contributie wilt factureren dan heb je bijvoorbeeld alleen de activiteit tennis, voetbal, hockey, schaatsen etc. 

Veel verenigingen willen naar hun primaire activiteit ook andere zaken factureren, denk daarbij aan inschrijfgeld, wedstrijden, competities, toernooien, kleding etc. 

Dus hiervoor kunnen dan activiteiten worden aangemaakt.  

Dat is de reden dat AllUnited de term activiteiten gebruikt en niet contributies, omdat het breder ingezet kan worden dan alleen de contributies. 

Aan activiteiten worden een aantal zaken gekoppeld. 

1.       Wordt de activiteit wel of niet uitgewisseld met de bond (als deze koppeling er is). 

a.       Inschrijfgeld niet

b.      voetbal, tennis etc wel uitwisselen

2.       Moet de activiteit gekopieerd worden naar het volgende seizoen of periode of is deze eenmalig zoals inschrijfgeld.

3.       De categorie = een onderverdeling van de activiteit

4.       Het seizoen = de periode waarvoor de activiteit geldig is

 

De categorie

Binnen de activiteit tennis, voetbal, hockey, schaatsen etc. kun je nog een nadere verdeling hebben. 

Bijvoorbeeld tussen leden die aan wedstrijden mee doen en leden die alleen trainen, of actieve leden en rustende leden. 

Deze verdeling wordt als een categorie vastgelegd en elke categorie kan weer anders zijn voor:

1.       De interface met de bond als deze er is 

a.       Proefleden of rustende leden worden niet uitgewisseld in de interface

b.      Spelende of actieve leden wel. 

2.       De hoogte van de contributie

a.       De contributie is naast een ander tarief voor de categorie ook nog in te delen per leeftijdsgroep

3.       Het team

 



 

Het team

Daarnaast kan er aan een activiteit / categorie een team worden gekoppeld. 

Voor teamsporten zoals voetbal en hockey is het noodzakelijk om te weten in welk team iemand speelt, anders ontbreekt er informatie voor de wedstrijden. 

Voor andere sporten is het team optioneel. Bijvoorbeeld voor Atletiek. 

Ook hier bouw je dan weer een historie op, zodat inzichtelijk wordt, wie wanneer in welk team speelde. 

 

Ref: 499 / 2020-08-10

3.2 - Aanmaken nieuw seizoen

Stap 1: Nieuw seizoen aanmaken

Voor elk seizoen moet het nieuwe seizoen worden aangemaakt. Dit gaat via het Menupad:  Activiteiten & Teams > instellingen   Zie: 3.5.2 - Seizoenen (tabel)

Voor elke vereniging kan een seizoen anders zijn, Dit kan een jaar zijn, een maand een kwartaal, maar  ook een periode van juli tot en met juni. De meeste verenigingen maken gebruik van meerdere seizoenen.

Bijvoorbeeld het seizoen voor het inschrijfgeld omdat dit een doorlopend seizoen is, naast het seizoen voor de sport/activiteit.

Tip: Maak het nieuwe seizoen op tijd aan, dit voorkomt dat nieuwe inschrijvingen voor het nieuwe seizoen nog in het oude seizoen binnenkomen, omdat het nieuwe seizoen nog niet kan worden gekozen.

Stap 2: Activiteiten kopiëren van het oude naar het nieuwe seizoen.

Er zijn meerdere mogelijkheden om activiteiten te kopiëren. Dit hangt af van het feit of er gebruik gemaakt wordt van teams en of teams in hun geheel doorgaan naar een ander team in het volgende seizoen.

  1. Via het menupad: Activiteiten  & Teams> activiteiten aanmaken Zie: 3.3.2 - Activiteiten aanmaken
    Daarmee worden alle activiteiten van het vorige seizoen naar het nieuwe seizoen gekopieerd.
  2. Via het menupad: Activiteiten & Teams> Teams kopiëren Zie: 3.4.9 - Teams kopieren
    Daarmee is het mogelijk om een team van het ene seizeon te kopiëren naar een ander team in het nieuwe seizoen. Bijvoorbeeld een F team kopiëren naar een E team.
  3. Een combinatie van bovenstaande twee.
    Eerst worden dan de teams gekopieerd naar het nieuwe jaar via het menupad: Activiteiten & Teams > teamleden kopiëren Zie: 3.4.9 - Teams kopieren. Dit geldt voor teams die in hun geheel overgaan van het ene team naar het andere team bijv. F1 gaat naar E3. Als de benodigde teams zijn gekopieerd, kan voor de andere leden via menupad: Activiteiten & Teams > activiteiten aanmaken Zie: 3.3.2 - Activiteiten aanmaken de activiteit voor het nieuwe seizoen worden aangemaakt.

Let op: indien een combinatie van bovenstaande 2 wordt gekozen, dan moet gekeken worden of de instellingen daarvoor juist staan ingesteld.

Via het menupad: instellingen > activiteiten (kop activiteiten) moet gecontroleerd worden of het veld

Eén regel
per seizoen

staat aangevinkt. Anders kunnen er meerdere activiteiten aangemaakt worden.

Ref: 152 / 2020-08-10

3.3 - Activeiten

3.3.1 - Activiteiten per rel.

Menupad: Activiteiten & Teams > Activiteiten per relatie

Deze transactie is handig indien men rechtstreeks naar het activiteitenscherm van een relatie wil gaan. Bijvoorbeeld als er veel activiteiten aangepast moeten worden, omdat teams gewijzigd moeten worden.

Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond:

Hier kan het relatienummer gezocht worden op relatienummer, naam of bondsnummer.

Bij naam kan altijd met een wildcard gewerkt worden. Geef dan *thijs in. Dan worden alle relaties getoond waarbij thijs in de relatie voorkomt in de velden bedrijfsnaam, achternaam en voornaam.

Dat kan zijn Thijs als voornaam, maar ook Thijssen als achternaam.

 

Als er meerdere relaties zijn die aan de selectie voldoen dan worden deze onder het selectiescherm getoond. Zie voorbeeld.

 

Er kan dan doorgeklikt worden op één van de relaties.

Is er maar één relatie die aan de selectie voldoet, dan komt met direct in het activiteitenscherm van de relaties. Zie: 2.3.1.1 - Tabblad activiteiten

Ref: 154 / 2020-08-10

3.3.2 - Activiteiten aanmaken

Menupad: Activiteiten & Team > Activiteiten aanmaken.

Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond.

Er zijn hier twee opties.

  1. Automatisch activiteiten aanmaken
  2. Handmatig activiteiten aanmaken

 

1. Automatisch activiteiten aanmaken. 

Hierbij gaat het systeem op zoek naar activiteiten die aangemaakt kunnen worden.

In de tabel activiteiten Zie: 3.5.3 - Activiteiten (tabel) wordt ingesteld of activiteiten automatisch aangemaakt moeten worden, gekopieerd moeten worden van het vorige seizoen of handmatig aangemaakt worden.

Voorbeeld 1.

Er zijn nieuwe leden die nog geen activiteit inschrijfgeld hebben. Omdat in de tabel staat dat dit automatisch moet worden aangemaakt, wordt bij alle leden gecontroleerd of ze de activiteit inschrijfgeld hebben als er op creëren gedrukt wordt. De peildatum maakt dan niet uit.

Voorbeeld 2.

Er is een nieuw seizoen aangemaakt en de activiteiten voor dat seizoen kunnen worden aangemaakt of gekopieerd van het vorige seizoen. Dan moet er voor gezorgd worden dat de peildatum ook in dat nieuwe seizoen  Zie: 3.5.2 - Seizoenen (tabel) ligt.

Loopt het seizoen bijvoorbeeld van 1 juli t/m 30 juni en de activiteiten voor het nieuwe seizoen moeten worden aangemaakt, dan moet de peildatum op 01-07 van het nieuwe seizoen staan.

Druk daarna op creëren en de activiteiten worden aangemaakt.

De knop verwijderen is alleen beschikbaar voor AllUnited.

 

2. Handmatig activiteiten aanmaken

In bovenstaande tabel staat de activiteit zaalhockey op handmatig.

Dan kan met optie 2 de activiteit zaalhockey aangemaakt worden met de selectiemogelijkheden, lid, geboortedatum en geslacht.

Bijvoorbeeld alle leden t/m 12 jaar gaan zaalhockey spelen.  Dan kan in het tweede deel van het scherm het relatietype en de geboortedatum van t/m gekozen worden en dan de activiteit die moet worden aangemaakt.

Bijvoorbeeld zoals hieronder:

 

Na op verder gedrukt te hebben, worden de relaties geselecteerd die aan de criteria voldoen. Zoals in onderstaand scherm.

Met de knop controle kan gekeken worden of er teams zijn die aan de criteria voldoen.

Met het vinkje toevoegen kan aangegeven worden of de activiteit bij dat lid moet worden toegevoegd.

 

 

 

Bij het drukken op de knop bewaren worden de activiteiten, die staan aangevinkt bij "Toevoegen", toegevoegd.

 

 

Ref: 153 / 2020-08-10

3.4 - Teams

Teams indelen, aanmaken of kopiëren

Volg het volgende stappenplan:

Maak teams aan
Maak eerst een team aan. Dit gaat via Activiteiten & Teams >> Teams beheren. Klik bovenaan op wijzigen en klik op een team die vergelijkbaar is (indien mogelijk).

Open vervolgens een ander tabblad via het '+'-icoon in de rechterbovenhoek. Ga hier ook naar Activiteiten & Teams >> Teams beheren en klik op de tab 'Nieuw' bovenin. Maak het nieuwe team aan de hand van het andere team, door te kijken bij het andere tabblad. Op deze manier blijven de teams uniform qua opmaak.

Spelers toevoegen aan een nieuw team (nog niet ingedeelde spelers)

Nu het toevoegen van de spelers. Dat kan op twee manieren.

1. Via Activiteiten & Teams > Spelers indelen. Zoek dan bijvoorbeeld naar spelers die dit seizoen nog niet staan ingedeeld. Filter bijvoorbeeld op de activiteit Voetbal - categorie Spelend en selecteer bij Teams het teken '=' en laat het veld team leeg staan.  Probleem is wel dat het resultaat dan 0 is. Kennelijk is iedereen die deze activiteit - categorie heeft al ingedeeld. Mocht het gaan om twee teams die in drie teams omgevormd worden, dan kan je in dat geval het best selecteren op die twee teams en dan bij degenen die naar een ander team gaan het andere team selecteren en BEWAREN.

2. Via Activiteiten & Teams > Spelers indelen nieuw. LET OP: Hier kies je een TEAMPLANNINGSGROEP. Deze dien je aan een team te koppelen via de team pagina. Zie 3.4.7 

Volgend seizoen indelen
Gaat het om het komende seizoen, dan moeten eerst de activiteiten voor het komende seizoen vast gelegd worden. Dit kan in een keer via Activiteiten & Teams >> Activiteiten aanmaken.  Dit wordt gedaan door bovenin de peildatum in het volgende seizoen leggen en op START te klikken. Aan de hand van het voorgaande seizoen wordt bij iedereen dezelfde activiteit en team van het voorgaande seizoen gekopieerd. Het is wel van belang dat het komende seizoen al is aangemaakt. Dit kan gecheckt worden via Activiteiten & Teams >> Instellingen >> Seizoenen.

Teams kopieren
Er kan ook gekozen worden om eerst per team een kopie te maken naar het volgende seizoen, al dan niet incl. begeleiders. Dit gaat via Activiteiten & Teams >> Teamleden kopiëren. Bovenin wordt het team wat gekopieerd dient te worden naar het volgende seizoen geselecteerd en onderaan welk team dit het het volgende seizoen dient te worden. Dit kan per team gedaan worden. Wanneer dit gebeurt is kunnen er nog spelers verplaats worden door naar Activiteiten & Teams > Spelers indelen te gaan. Het verplaatsen kan ook per team via Activiteiten & Teams >> Teams beheren.

 

Ref: 582 / 2020-08-10

3.4.1 - Teamselectie

Via het menupad : Activiteiten & Teams >  Selectie

 

Met dit scherm kunnen

  1. nieuwe teams aangemaakt worden
    Met de knop nieuw in de menubalk wordt het scherm opgeroepen om een nieuw team aan te maken. Zie: 3.4.2 - Teams beheren
  2. Bestaande teams worden geselecteerd
    Door één van de velden te selecteren wordt de selectie beperkt. Wordt niets ingegeven dan worden alle teams getoond.
  3. Extra functies voor hockeyverenigingen aangeroepen worden. Zie: 3.4.4 - Bijzonderheden voor hockey (KNHB)
Ref: 460 / 2020-08-10

3.4.2 - Teams beheren

Veld                           Omschrijving
Activiteit Onder welke activiteit valt het team.
Let op:Het is belangrijk de juiste activiteit en categorie te kiezen. De leden die ook deze activiteit en categorie hebben, kunnen in het team geplaatst worden.  Teamcode, activiteit en categorie zijn Dlater niet meer te wijzigen.
Categorie Onder welke categorie valt het team. Bijvoorbeeld spelend lid of trainingslid.
Meerdere categoriën

Het is mogellijk indien dit veld wordt aangevinkt, om meerdere categoriën in één team te plaatsen. Atletiekvereningen hebben vaak gecombineerde loopgroepen voor recreanten en wedstrijdatleten. Dan moet dit veld aangevinkt worden.

Let op het kan pas aangevinkt worden nadat het team is opgeslagen.

Teamcode De code van het team. Bij sommige sporten komt de bond met de teamcodes bij andere sporten kunnen deze zelf ingedeeld worden. Zorg voor een logische indeling van de codes. Deze zijn later niet meer te wijzigen.
Actief t/m

Als een team niet meer actief is, dan kan hier een einddatum voor het team worden ingevuld.  Bij de selectie op het tabblad activiteiten van een relatie wordt dit team dan niet meer getoond voor een nieuw seizoen.

Ook via het menupad : activiteiten > spelers worden inactieve teams niet getoond.
Tip: Geef inactieve teams de sorteercode 99 mee, dan komen ze onderaan in de selectie. Zie hieronder.

 Pagina

 Als het team is gekoppeld aan de website dan wordt hier een link getoond, zodat vanuit het team direct geklikt kan worden naar de website. (Alleen indien de website van AllUnited wordt gebruikt)

Veld                           Omschrijving
Teamnaam kort/lang De afkorting van het team & de volledige naam van het team. Indien er uitwisseling met een bond plaats vindt, dan gebeurt dit op de teamnaam kort. Dus deze naam moet gelijk zijn aan de naam bij de bond.
Sorteer Dit is de sortering van de teams zoals deze op de website moeten worden weergegeven. Geef inactieve teams de sortering 99, dan worden ze onderaan getoond.
Weergave groep Via de instellingen kan een aparte weergave groep ingesteld worden als de weergave op de website een speciale indeling behoeft. Bijvoorbeeld onderscheid tussen jeugd en senioren.  Zie: 9.7.7 - Weergave groepen
Geslacht Betreft het een dames, heren of een mixed team? Alleen spelers van hetzelfde geslacht kunnen aan het team gekoppeld worden. In een herenteam kunnen geen dames spelen, dan moet het een mixed team zijn.
Teamcategorie Prestatie of recreatieteam. Deze categorie kan zelf via de instellingen beheerd worden. Menupad > Instellingen > Teamcategorie (onder de kop teams) Zie: 3.5.6 - Teamcategorie
Teamgroep Junioren, mini's, senioren of veteranen? Deze teamgroep kan zelf via de instellingen beheerd worden. Menupad > Instellingen > Teamgroep (onder de kop teams) Zie: 3.5.5 - Teamgroep
Sterkte Als de tabel sterkte is gevuld, dan kan hier de sterkte van de scheidsrechter die nodig is voor dit team vastgelegd worden. Zie: 3.5.8 - Sterktes (tabel). Dit is extra info bij het team.
Aantal scheidsrechters Hier kan het aantal scheidsrechters ingevoerd worden. Dit is niet voor alle sporten relevant.
Verzameltijd Dit is de algemene voorbereidingstijd voor een team. Deze geldt zowel bij thuis- als uitwedstrijden. Bij een vereniging waartegen uit gespeeld wordt kan ook een verzameltijd ingegeven worden. Deze worden bij elkaar opgeteld, zodat bekend is hoe lang van tevoren een team aanwezig moet zijn.
Lengte competitiewedstrijd Hier word de duur van een competitie wedstrijd ingevuld in minuten. Indien deze word leeg gelaten worden de waardes gepakt vanuit de Team Plannings groepen, en daarna vanuit de activiteit.
Blokkeer knoppen Blokkeer schemafunctie-info voor teamleden.
Dit wordt gebruikt als een Team als bardienst is toegewezen bij een wedstrijd. Als de coach of een ouder een teamlid moet aanwijzen bij de wedstrijd, dan vink je dit aan, zodat de teamleden hierover niet via automatische mail worden geïnformeerd, maar wel de teamfuncties. Dit is afhankelijk van de instellingen bij de teamfuncties. Zie: 2.3.2.2 - Functies Aanmaken
  Blokkeer scheidsrechter-info voor teamleden
Dit wordt gebruikt als een Team als scheidsrechter is toegewezen bij een wedstrijd. Als de coach of een ouder dit moet regelen bij de wedstrijd, dan vink je dit aan, zodat de teamleden hierover niet via automatische mail worden geïnformeerd, maar wel de teamfuncties. Dit is afhankelijk van de instellingen bij de teamfuncties. Zie: 2.3.2.2 - Functies Aanmaken
  Blokkeer op website
Dit is om een team inactief de maken op de website. Bijv. een keepersteam. Hiervoor wordt niet het veld actief t/m gebruikt.
Teambedrag/omschrijving Het is mogelijk om een bedrag per team in te vullen. Dit bedrag kan dan het bedrag van de contributie overschrijven. Dit wordt ingesteld bij de contributiesleutels. Zie: 3.5.7 - Contributies (tabel)
Veld                           Omschrijving
Functie

De teamfuncties die zijn vastgelegd in de tabel functies kunnen hier aan het team gekoppeld worden. Door hier een relatie te koppelen aan een teamfuntie, wordt de functie ook automatisch vastgelegd bij de relatie. 

De functies in de tabel functies moeten wel vastgelegd zijn als teamfuncties anders worden ze hier niet getoond. Zie: 2.3.2.2 - Functies Aanmaken

Relatie Hier kan het relatienummer ingegeven worden van de relatie die de teamfunctie vervuld. Met het loepje kan de relatie ook gezocht worden als het nummer niet bekend is.
Details Dit veld is niet verplicht. Indien nodig kan hier nog een nadere invulling gegeven worden.
Vanaf datum De datum vanaf wanneer een teamfunctie geldig is. Bij teamsporten is dit meestal de begindatum van het seizoen.
T/m datum

Hier kan de einddatum van de functie worden vastgelegd. Bij teamsporten is dit meestal de einddatum van het seizoen.

Tip:

Bij jeugdteams waarbij de functies elk jaar wisselen kan het zinvol zijn de einddatum direct bij het vastleggen te vullen, zodat dit later niet meer hoeft te gebeuren. Bij seniorenteams zijn de teamfuncties vaak meerdere jaren hetzelfde.

Opmerkingen

Dit is een vrij veld om opmerkingen toe te voegen.

 

Het blok links.

Hier wordt de koppeling gelegd voor teams op de website.

Dit blok wordt gedeeltelijk nog gebruikt voor teamfoto's en voor links naar een facebookpagina van een team of een twitteraccount.

Neem contact op met AllUnited voor het gebruik van deze velden.

De overige velden zijn oude velden, die niet meer worden gebruikt

Ref: 71 / 2020-08-10

3.4.3 - Teamfuncties

Teamfuncties worden toegevoegd via het Menupad: Activiteiten & Teams -> Teams bheren > team selecteren > blok functies

 

Dit blok heeft als doel om functies te koppelen aan een team denk hierbij aan een aanvoerder of trainer 

ref22screenshot1_1.png

Let op: Komt dit screenshot niet overeen met wat u ziet? 
Waarschijnlijk gebruikt u dan nog het oude teamfunctie scherm in dat geval stellen wij voor om een helpdesk ticket op te sturen zodra er een nieuw seizoen aankomt.
Dan zal AllUnited u helpen met alle functie overzetten naar het nieuwe scherm

Veld Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Functie Keuze veld van uit lijst van Teamgerelateerde functies Zie: 2.3.2.2 - Functies Aanmaken
Relatie Het relatienummer van de persoon die de functie gaat uitvoeren
Details Extra informatie over functie. Dit is vrije tekst
Vanaf Datum Datum dat relatie aan de functie begonnen is
t/m Datum dat relatie gestopt is met de functie
Opmerkingen Extra informatie

Door de 0 linksonder te wijzigen in bijvoorbeeld 5, worden er 5 regels toegevoegd om nieuwe functies op te nemen. Op die manier kunnen alle teamfuncties in één keer worden toegevoegd, zonder dat tussentijds op bewaren hoeft te worden gedrukt.

Advies: Indien een functie aan het eind van het seizoen ophoudt te bestaan, dan is het raadzaam om gelijk de einddatum van de functie op 30 juni te zetten, zodat deze functies automatische ophouden te bestaan aan het einde van het seizoen. Voor de jongste jeugd en de junioren zal het vaker voorkomen dat teamfuncties maar één seizoen geldig zijn.

Het is nu mogelijk door het klikken op het relatienummer om naar het relatiescherm van de relatie te gaan. We zien nu dat de teamfunctie ook automatisch is toegevoegd aan het relatiescherm. Dit werkt alleen vanuit de teams naar het relatiescherm en niet andersom. Teamfuncties kunnen alleen via het team toegevoegd worden en niet via de relatiekaart. Als een teamfunctie in het verleden ligt, dan zal deze niet meer op de teampagina worden getoond, maar wel bij de relatie. Op deze manier wordt ook een historie opgebouwd die zichtbaar is op de relatiekaart.

Ref: 22 / 2020-08-10

3.4.4 - Bijzonderheden voor hockey (KNHB)

Via het menupad: activiteiten & teams > teams beheren worden een aantal extra knoppen getoond bij hockeyverenigingen.

 

 

 Met de knoppen in de menubalk kunnen de volgende zaken worden geregeld.

  1. KNHB Teams Senioren.  Dit is voor het aanmelden van de seniorenteams voor het nieuwe seizoen.
  2. KNHB Teams Junioren.  Dit is voor het aanmelden van de juniorenteams voor het nieuwe seizoen.
  3. KNHB Dispensaties. Om dispensatie voor spelers aan te vragen om in een ander team dan het team op basis van hun leeftijd te spelen.

 

 1. Hieronder een voorbeeld van het aanmelden van seniorenteams. 

Eerst wordt uitleg gegeven over de werkwijze en daaronder kunnen de teams worden aangemeld.

 

3. Om dispensatie voor spelers aan te vragen kan onderstaand scherm gebruikt worden.

Met de status wordt aangegeven of de dispensatie is goedgekeurd.

 

 

 

Ref: 459 / 2020-08-10

3.4.5 - Team/spelers selectie en indeling scherm

Menupad: Activiteiten & teams > Spelers indelen

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

Via deze transactie kunnen de spelers van een team aangemaakt, getoond of gewijzigd worden.

Tip: Als je nieuwe spelers toe wilt voegen, maak dan de selectie zo exact mogelijk. Dus voeg het geslacht, de geboortedatum etc. ook toe. Op die manier wordt een kleine lijst van de leden getoond, die ingedeeld kunnen worden in de juiste teams.

Wil je kijken of alle leden met een bepaalde activiteit en categorie ingedeeld zijn in een team, dan geef je bijvoorbeeld alleen een = in, in het eerste veld achter teams. De velden daarachter laat je leeg. Dan krijg je alle leden die nog niet in een team zijn ingedeeld, dus waarvan het veld team leeg is. 

Na het maken van de selectie wordt de lijst getoond als op weergeven of wijzigen wordt gedrukt. Zie: 3.4.6 - Team/spelers indelen/beheren Teamsport

 

Teams kunnen ook gekopieerd worden van het vorige seizoen, of van veld naar zaalhockey.

Kies dan voor het menupad: Activiteiten & Teamleden > teamleden kopiëren. Zie: 3.4.9 - Teams kopieren

 

Ref: 98 / 2020-08-10

3.4.6 - Team/spelers indelen/beheren Teamsport

Via het menupad: [Activiteiten & Teams] >  [Spelers indelen] kan een selectie gemaakt worden.

Op basis daarvan wordt onderstaand scherm getoond.

In dit geval is alles geselecteerd zodat ook gecontroleerd kan worden of alle spelers aan een team zijn gekoppeld.

Hier kunnen de volgende zaken aangepast of toegevoegd worden.

  • Het team
  • Het shirtnummer
  • Het volgnummer

 

Shirtnummers bij Hockey

  • Rugnummer is wat er op het shirt staat en ieder team kan dit wel of niet vastleggen.
  • Deze worden jaarlijks bepaald en zorgen er bijvoorbeeld voor dat men Rugnummers kan koppelen aan spelers bij bijvoorbeeld samenvattingen / foto's.
  • De rugnummers zijn niet bindend. 
  • Let op: Het opgeven van rugnummers is verplicht in de Hoofd en overgangsklasse.

Volgnummers bij hockey

Volgnummer is een nummer wat belangrijk is voor de standaard teams (Heren 1 en Dames 1).

Binnen de vereniging en geeft aan of iemand wel of niet in een ander team mag spelen.

  • De eerste 9 positiies (1 t/m 9) mogen niet in een ander team spelen.
  • De volgende 9 mogen 1 team lager uitkomen.
  • Voor de overige spelers bestaan geen uitzonderingen.

Voor standaard teams die in de hoofd- en overgangsklasse spelen geldt hieromtrent andere regels. 

Zie voor de volledige regeling m.b.t. de teamopgave en de spelerslijsten Hoofd-/Overgangsklasse BR. 2016 art. B.8. 

Voor standaardteams 1e en 2e klasse geldt een uitzondering speelgerechtigdheid, zie BR. 2016 art. B.8.3.2. bij de KNHB

 

 

Ref: 461 / 2020-08-10

3.4.7 - Team/Spelers indelen (Nieuw) Teamsport

Let op, teamindelen nieuw werkt alleen voor teamsporten. Voor tennis is een aparte handleiding. Zoek op teams indelen tennis. 

Welke stappen moet ik doorlopen om spelers in te delen?

  1. Controleer de instellingen van de teamplanninggroepen.
  2. Controleer de instellingen van de teams.
  3. Indelen maar!

Stap 1: Controleer de instellingen van de teamplanninggroepen.

Locatie: Activiteiten & Teams – Instellingen – Teamplanninggroepen (wijzigen)

Welke groep spelers wil je indelen? Senioren dames, junioren-jongens, of de jongste jeugd die gemixed speelt? Je bepaalt het in deze groepen door de leeftijd- en geslacht-instellingen goed te zetten. 
Tip: stel de leeftijd-peildatum in als dd-mm. 
Tip: zorg ervoor dat de groepen NIET overlappen op basis van deze instellingen.

Let op: tijdens het plannen is er altijd de mogelijkheid om uitzonderingen (mensen die niet voldoen aan deze groepscriteria) toch ook in te plannen. Daar hoef je hier dus geen rekening mee te houden. Tijdens het plannen maken we inzichtelijk hoeveel uitzonderingen (dispensatie-spelers) je per team hebt ingedeeld, als je de boven- en ondergrens voor dispensatie hier ook instelt.

Voorbeeld: 
Ik wil de heren veteranen gaan indelen, dus alle mannen boven 45 jaar. De vanaf-leeftijd is hier dus 45. Ik mag ook heren onder de 45 indelen. Als ik echter heren onder de 40 jaar indeel in een veteranenteam dient hier dispensatie voor te worden aangevraagd. Ik stel dus de dispensatie-onder-leeftijd in op 40 jaar.

Let op: in principe hoeft het bovenstaande maar één keer goed ingesteld te worden.

Stap 2: Controleer de instellingen van de teams.

Locatie: Activiteiten & Teams – Teams beheren (wijzigen)

Klik een team aan en selecteer, ongeveer halverwege het blok Teaminformatie, de juiste teamplanninggroep voor dit team.

Let op: in principe hoeft het bovenstaande maar één keer goed ingesteld te worden.

Stap 3: Indelen maar!

Locatie: Activiteiten & Teams – Spelers indelen (Nieuw)

Team indeling screenshot

Kies een peildatum die valt binnen het seizoen waarvoor je teams wilt indelen. 
Kies de teamplanninggroep die je wilt indelen.

Tip: merk op dat het scherm meteen ververst en informatie ophaalt, je hoeft hiervoor NIET op controle te drukken. Wel moet per teamplanninggroep op bewaren geklikt worden.

Vervolgens zie je:

  • De optie om handmatig te zoeken en in te delen: hierover verderop meer.
  • Zichtbare kolommen: probeer maar eens iets aan te klikken en kijk wat er verandert in de indelingsblokken eronder.
  • Weergave teams (rechts): de optie om (enkele of alle) teams even aan of uit te zetten in het indelingsblok eronder en  het aantal spelers per team te bepalen, zodat je het overzicht bewaart tijdens het indelen.

In het indelingsblok zie je een lijst met spelers die niet zijn ingedeeld, en alle teams in aparte lijstjes. In elke lijst kan je zoeken, het aantal spelers per pagina aanpassen en door de pagina’s heen bladeren. Rechtsboven de elke lijst staat aanvullende informatie.

Maar hoe deel ik nou spelers in?

Optie 1a (op een computer): “drag and drop”. Klik naast de in te delen speler op het schermafbeelding_2017_08_31_om_17.31.07.png icoontje met de vier pijltjes, houd je muis ingedrukt, en sleep de speler naar een andere lijst. Klaar!

Optie 1b (op een tablet of telefoon): via de popup. Klik naast de in te delen speler op het icoontje van het oog. Er verschijnt een popup-schermpje, waarin je het team kan selecteren waar je de speler in wil plaatsen. Klik op bewaren, en klaar. Deze optie is vooral geschikt als je een tablet gebruikt.

Optie 2: handmatig zoeken en indelen (bovenin). Zoek een lid in de lijst, zoek een team in de lijst, klik op verplaats, en klaar! Deze optie is vooral handig als je heel specifiek op zoek bent naar één persoon, maar...
In deze lijst zijn òòk spelers te vinden die buiten de leeftijdsinstellingen van de teamplanninggroep vallen (maar wel bij dezelfde activiteit en categorie zijn ingedeeld). Deze functie is dus dè manier om uitzonderingen/dispensatiespelers in te delen.

Tot slot: vergeet niet op bewaren te drukken als je klaar bent met indelen!

Ref: 488 / 2020-08-10

3.4.8 - Teams indelen voor tennis

Hoe kan ik spelers aan teams toevoegen bij tennis?

Zorg als eerste dat de zaken juist zijn ingesteld om dit te kunnen doen. Schiet hiervoor een ticket in.

Spelers toevoegen aan een tennisteam. 

Zorg dat je alle teams goed hebt aangemaakt, en gekoppeld aan de juiste activiteit (Let op, zoals hierboven aangegeven is het van belang dat dit in eerste instantie goed is ingericht qua activiteit en koppeling aan seizoensgroep. Hiervoor is tussenkomst van AllUnited van belang. Schiet ticket in. (Zo moet voor de voorjaarscompetitie die activiteit Voorjaarscompetitie zijn aangemaakt gekoppeld aan de seizoensgroep Voorjaar. Daarnaast moet dan aan de activiteit bijv. de categorie 'Spelend of Actief lid' worden gehangen. Teams worden vervolgens aangemaakt gekoppeld aan de activiteit Voorjaarscompetitie - Actief/Spelend lid). Heb je de teams voor de voorjaarscompetitie aangemaakt?

  • Ga naar Activiteiten & Teams > Activiteiten aanmaken
  • Kies voor -> Handmatig activiteiten aanmaken
  • Relatietype --- Lid
  • Activiteit --- Voorjaarscompetitie
  • Klik op 'verder'

Er verschijnt een lijst met namen. Let op, het kan zijn dat je niet direct een team kan selecteren. Klik in dat geval eerst op de button controle. Daarna moet je achter de namen het juiste team selecteren en niet vergeten vinkje "Toevoegen" aan te vinken.

Klik dan op bewaren. 

 

Veelgestelde vragen en veelgemaakte fouten:

Er is geen seizoen gevonden

Deze melding geeft aan dat er iets niet goed zit in je instellingen. Kijk goed bij de seizoenen of de competitie gekoppeld is aan het juiste seizoen. Dus najaarscompetitie aan najaar en voorjaarscompetitie aan voorjaar. 

NB: Er moet dus ook een SEIZOEN zijn (met looptijd) Bijvoorbeeld 1-03-2018 tot 30-06-2018. (activiteiten en teams -> instellingen > seizoenen)

Check ook dat de activiteiten juist zijn aangemaakt. Bijvoorbeeld VC -> Voorjaarcompetitie en gekoppeld aan het hierboven gemaakte seizoen. Zo niet, ticket inschieten.

Koppel dan bij categorie de voorjaarcompetitie aan Actief Lid. (Zo worden bij het aanmaken, actieve leden "geschikt" bevonden om deel te nemen aan de competitie. 

Maak dan je teams aan gekoppeld aan de voorjaarcompetitie. En ga daarna spelers. "indelen 

Ref: 706 / 2020-08-10

3.4.9 - Teams kopieren

Menupad: Activiteiten & Teams > Teamleden kopiëren

Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond:

Met deze transactie is het mogelijk een geheel team bijv. van JF01 in het ene seizoen naar JE03 in het volgende seizoen te kopiëren. Dit is alleen handig als een compleet team overgaat van het ene seizoen naar het andere seizoen.

Ook kunnen met deze functie alleen de begeleiders gekopieerd worden van het ene naar het andere team.

Als het scherm is ingevuld dan ziet het er als volgt uit:

Let op: Het kan nodig zijn om tussendoor op controle te drukken om de mogelijke selecties erbij te krijgen. Als de gewenste selelectie niet wordt getoond. Druk dan op controle.

Door op start te drukken worden in bovenstaand voorbeeld de spelers van team JF1 uit seizoen 2013/2014 gekopieerd naar team JE3 in seizoen 2014/2015.

Het is ook mogelijk om een team van veldhockey naar zaalhockey te kopiëren etc.

Ref: 157 / 2020-08-10

3.4.10 - Clubkaart op activiteit aanmaken

Menupad : Activiteiten  & teams > Kaarten & Pasjes

Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond.

Verenigingen die pasjes/clubkaarten aan willen maken voor de leden, die de contributie hebben betaald kunnen daarvoor deze transactie gebruiken.

Via deze transactie wordt een bestand aangemaakt van alle relaties die de gekozen activiteit sinds de aanmaak van het vorige bestand hebben betaald.

Stel je wilt voor de activiteit lidmaatschap een clubkaart uitgeven. Een relatie heeft een factuur voor het lidmaatschap ontvangen en deze is betaald. Zodra het betaalbestand van de bank is ingelezen en de factuur is vereffend, dan is deze in AllUnited ook "betaald". Deze factuur is dan op het debiteurenscherm verhuisd van de open posten naar de vereffende posten. Zie: 2.3.1.5 - Tabblad debiteuren
Op dat moment wordt een record klaargezet voor dit bestand. Op basis van dit bestand kunnen dan de clubkaarten worden aangemaakt.

Met het vinkje bij kopieren aan, kan een bestand worden gemaakt van relaties die al een clubkaartdatum hebben. Bijvoorbeeld als het aanmaken van de clubkaarten niet goed is gegaan.

Als het vinkje simuleren wordt gezet, dan wordt nog geen datum voor de clubkaart bij de relatie gezet, maar wordt er wel een bestand aangemaakt.

Met het vinkje simuleren uit is het bestand definitief en wordt de datum waarop het bestand is aangemaakt ook bij de relatie vastgelegd. Op het tabblad activiteiten Zie: 2.3.1.1 - Tabblad activiteiten is dan te zien op welke datum de clubkaart is uitgegeven.

Dat ziet er dan als volgt uit:

 

Ref: 158 / 2020-08-10

3.5 - Instellingen activiteiten & teams

3.5.1 - Seizoengroepen (tabel)

Menupad: Instellingen > Seizoensgroepen (onder kop activiteiten)

Druk op wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond.

 

 

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
SeizoengroepCode 1 letter code die de seizoensgroep aanduidt.
Seizoengroep Omschrijving van de seizoengroep

Seizoengroepen zijn nodig om onderscheid te kunnen maken tussen verschillende activiteiten. Bijvoorbeeld het verschil tussen inschrijfgeld. Dat wordt altijd aan het seizoen eenmalig gekoppeld, omdat een lid het maar één keer hoeft te betalen. Of het verschil tussen een winter en een zomer activiteit. Dus veldhockey en zaalhockey of zomertennis en wintertennis.

Een extra seizoen is lang niet altijd nodig. Overleg met AllUnited wat de beste inrichting voor een nieuwe activiteit kan zijn. In principe zal AllUnited altijd de inrichting van de seizoensgroepen verzorgen.

Ref: 104 / 2020-08-10

3.5.2 - Seizoenen (tabel)

Menupad: Instellingen > Seizoenen (onder kop activiteiten)

Druk op wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond.

 

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm. Een seizoen kan alleen verwijderd worden als deze niet in gebruik is.
Seizoencode 10 cijfer/letter code die het seizoen aanduidt. De eerste 4 posities (cijfers) is het jaar vanaf, gevolgd door 1 positie (letter) voor de maand vanaf. Daarna volgt het jaar t/m gevolgd door de maand t/m. In bovenstaand voorbeeld had de seizoenscode eigenlijk 2014A2014L moeten zijn, omdat deze voor het hele jaar 2014 geldt. A is de eerste letter in het alfabet, dus dit geeft ook de eerste maand aan.
Seizoengroepcode Hiermee wordt aangegeven voor welke seizoensgroep de code van toepassing is.
Seizoen Dit is de omschrijving van het seizoen
Vanaf datum De vanaf datum voor het seizoen
t/m datum De t/m datum voor het seizoen
Seizoen niet tonen Indien er veel seizoenen zijn, is het overzichtelijker om bij oude seizoen hier het vinkje aan te zetten, dan worden deze seizoenen in de selecties niet meer getoond. Bijvoorbeeld op het activiteitenscherm bij de relatie.

LET OP: Controleer als een nieuw seizoen wordt toegevoegd altijd of deze gekoppeld is aan de juiste seizoensgroep. Het komt wel eens voor dat de voorstelwaarde eenmalig bijv. blijft staan terwijl dat dit niet de bedoeling is.

Ref: 106 / 2020-08-10

3.5.3 - Activiteiten (tabel)

Menupad: Instellingen > Activiteiten (onder kop activiteiten)

De juiste inrichting van de activiteiten is zeer belangrijk. Deze tabel wordt daarom door AllUnited onderhouden. Hieronder wordt wel beschreven welke opties allemaal mogelijk zijn. Indien wijzigingen of aanvullingen gewenst zijn, maak dan een helpdeskticket aan. Dan kijken we samen met de vereniging naar de beste oplossing. 

Hieronder een voorbeeld uit ons demo systeem. Per vereniging is de instelling weer anders. Deze wordt op maat ingericht voor elke vereniging.
Let er vooral op als een activiteit bij auto genereren op altijd staat. Dit betekent namelijk dat die activiteit bij alle leden wordt aangemaakt.

   
   
   
   

De volgende velden kunnen ingevuld worden.

Veld

Omschrijving
Vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Activiteitcode 2 letter code die de activiteit aanduidt.
Seizoengroep Seizoensgroep waaraan de activiteit is gekoppeld
Hoofdactiviteit Via deze instelling kunnen activiteiten gegroepeerd worden. Is alleen nodig bij omniverenigingen
Subactiviteit Via deze instelling kunnen activiteiten gegroepeerd worden. Is alleen nodig bij omniverenigingen
Con-Act aanmaken Dit vinkje bepaalt of er op het activiteitenscherm van een lid de activiteit wordt getoond. Dit staat dan boven de activiteithistorie. Hier kan dan het bondsnummer ingegeven worden. Eventueel ook scheidsrechternummer, speelsterktes, kaarten etc.
Auto.Genereren

Dit is een heel belangrijk veld. Overleg altijd met AllUnited voor een juiste inrichting. De keuzes zijn:

  • Altijd = deze activiteit wordt bij alle leden altijd toegevoegd. (werkt in combinatie met het relatietype).
  • Vorige periode = deze activiteit wordt gekopieerd van de vorige periode
  • Vorige periode nog geen activity in seizoen = deze activiteit wordt gekopieerd van de vorige periode als er nog geen activiteit in het seizoen aanwezig is.
  • Vorige periode nog geen activity-categorie in seizoen = deze activiteit wordt gekopieerd van de vorige periode als deze activiteit-categorie nog niet in het seizoen aanwezig is.
  • Vorige periode nog geen activity-categorie-team in seizoen = deze activiteit wordt gekopieerd van de vorige periode als deze activiteit-categorie-team nog niet in het seizoen aanwezig is.
Eén regel per seizoen Het aanvinken hiervan voorkomt dat een activiteit per ongeluk 2 keer kan worden aangemaakt. Als een activiteit maar 1 keer per seizoen voor mag komen, dan kan dit aangevinkt worden.
Inschr.form. Het aanvinken van dit veld zorgt ervoor dat de activiteit op het inschrijfformulier komt.
Insch.Act commentaar Het aanvinken van dit veld zorgt voor een veld waar extra informatie kan worden ingegeven op het inschrijfformulier
Bondsnummer Aanvinken zorgt voor verschijnen van veld bondsnummer in activiteitenscherm bij de relatie.
Bondsnummer op inschr.form Aanvinken zorgt voor verschijnen van veld bondsnummer op het inschrijfformulier
Begin en einddatum Dit is nodig indien een activiteit beëindigt moet kunnen worden, zonder dat het hele lidmaatschap beëindigd moet worden.
Peildatum leeftijd Indien de bond een bepaalde peildatum hanteert voor de leeftijd, dan kan deze hier ingegeven worden. De hockeybond hanteert bijvoorbeeld de peildatum van 30-09 voor het bepalen van de leeftijd voor het indelen in teams.
Leeftijdgroepcode Via instellingen -- bij leeftijdgroep (onder de kop relaties) kan een indeling gemaakt worden van de verschillende leeftijdsgroepen. Deze leeftijdsgroep kan dan hier gekozen worden. Zie: 2.4.7 - Leeftijdsgroep
Scheidsnummer Als dit veld is aangevinkt, dan wordt het veld voor het scheidsrechtersnummer getoond op het activiteitenscherm van een relatie.
Waarde 2 Extra veld om informatie toe te voegen. Als dit veld in gebruik is, kan het een andere naam hebben.
Waarde 3 Extra veld om informatie toe te voegen. Als dit veld in gebruik is, kan het een andere naam hebben.
Sterkte enkel Als dit is aangevinkt, dan verschijnt het veld voor de speelsterkte enkel voor tennis op het activiteitenscherm van een relatie.
Sterkte dubbel Als dit is aangevinkt, dan verschijnt het veld voor de speelsterkte dubbel voor tennis op het activiteitenscherm van een relatie.
Datum 10 (WP geldig t/m) Is een vrij datum veld, dat voor diverse zaken gebruikt kan worden. Wordt gebruikt om einddatum waterpolokaart neer te zetten bij zwemvereniging
datum 11 Vrij datum veld.
bondskaart Hier wordt de startlicentie voor een zwemvereniging neergezet als dit aangevinkt is.
Toon uit scheids Normaal gesproken wordt bij hockey de scheidsrechter bij een uitwedstrijd niet getoond. Als dit vinkje aan wordt gezet dan wordt het wel getoond. Wordt voor zaalhockey gebruikt.
Blokkeer vertrektijd Normaal wordt de vertrektijd samengesteld door opwarmtijd en reistijd. Dit kan uitgezet worden.
Clubkaart Als dit veld is aangevinkt is het mogelijk om clubkaarten aan te maken. Clubkaarten kunnen dan aangemaakt worden nadat de factuur is betaald of geïncasseerd. Via activiteiten -- clubkaartbestand, kan dan een bestand aangemaakt worden om de clubkaarten aan te maken.
Blokkeer controle team/scheidsrechters Bij gebruik teamscheidsrechters wordt gecontroleerd of de scheidsrechters in het gekozen team zitten. Door dit aan te vinken wordt deze controle uitgezet.
Teamweergave website Hier kan de teamnaam kort of de teamnaam lang gekozen worden.  Zie activiteiten > Teams
Veldweergave website Hier kan aangegeven worden hoe de naam van het speelveld wordt aangegeven. Met de lange of de korte naam.
Eventcode niet tonen website Hiermee kan aangegeven of het wedstrijdnummer van de bond wel of niet getoond wordt.
Scheidspunt gewicht Als gebruik gemaakt wordt van de registratie van punten voor vrijwilligers dan kan hier ingegeven worden hoeveel punten een fluitbeurt is.
Contributiekopieer peildatum Indien verenigingen bijv. per kwartaal de facturen versturen, maar de indeling van de contributies moet wel het gehele jaar gelijk blijven dan kan hier 01-01 ingegeven worden. Dan wordt de leeftijd alleen per 01-01 aangepast en niet per kwartaal.
Factuurverzamelaar Indien de contributie voor een bepaalde activiteit altijd door een andere instelling wordt betaald, dan kan hier deze relatie als factuurverzamelaar opgegeven worden.
Blokkeer teamaanpassing dagen Hier wordt het aantal dagen ingevuld waarin een team niet aangepast mag worden. Deze dagen worden geteld voor het einde van het seizoen. Hiermee wordt voorkomen dat de teams van het huidige seizoen ongewild aangepast worden voor het nieuwe seizoen. Dit geldt voor het aanpassen van de spelers via de transactie activiteiten > spelers
Lengte comp.wedstrijd Is om wedstrijden te plannen. Wordt nog niet gebruikt.
Bond Indien er gebruik gemaakt wordt van een interface met de bond, dan wordt hier de bond aangegegeven. Bijv. KNHB of KNLTB.
Bond club nummer Dit is het verenigingsnummer van de club bij de bond
Auto correct Is bedoeld om aan te geven of de wijzigingen van de bond in de interface overgenomen moeten worden. Dit wordt nog niet gebruikt.
Geblokkeerde velden Hiermee worden velden uitgesloten om mee te sturen naar de bond.
[eventsch_sort] Wordt niet gebruikt.

 

Ref: 105 / 2020-08-10

3.5.4 - Categorieen (tabel)

Menupad: Activiteiten & Teams > Instellingen > Categorieën (onder kop activiteiten)

Druk op wijzigen

Onderstaand scherm wordt getoond. De tabel categorieën is bedoeld om een onderverdeling te maken van de activiteit. Bijv. de categorieën spelend lid en trimlid.

 

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

 

Veld Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm. Dit kan alleen als de categorie niet in gebruik is.
Activiteitcode Selecteer hier de juiste activiteit waarop de categorie van toepassing is.
Categoriecode 3 cijfer/letter code om de categorie aan te duiden.
Categorie Dit is de omschrijving van de categorie.
LET OP: dezelfde categoriecode moet ook altijd dezelfde omschrijving hebben.
Bijvoorbeeld de categoriecode AL wordt meerdere keren gebruikt, dan moet deze ook altijd dezelfde omschrijving hebben.
Voorkeur Als er meerdere keuzes zijn, dan moet één van de categorieën de voorkeur krijgen. Dit is verplicht. Bij autogenereren wordt dus dan altijd die activiteit bij een lid toegevoegd en dan moet het systeem weten welke categorie dan moet worden toegevoegd. Deze instelling voorkomt dat vergeten wordt om bij nieuwe leden een activiteit toe te voegen.
Factuurregels
sorteren op
Hiermee kan een volgorde in cijfers aangegeven worden, waarop de factuur gesorteerd moet worden. 
Insch.frm.blokkeren Niet alle categorieën hoeven op het inschrijfformulier te komen. Bijv. de keuze voor niet spelend lid.
Act.hist.blokkeren Deze categorie wordt niet op het activiteitenscherm van de relatie getoond, indien dit vinkje aan staat.
Factor 1 Extra veld om een factor toe te voegen bij de categorie. Bijv. bij lessen als de lessen per les betaald worden. Dan kan met de factor aangegeven worden om hoeveel lessen het gaat. De factor werkt niet automatisch. De vereniging moet bij AllUnited aangegeven hoe de factor gebruikt gaat worden. Een factor kan gebruikt worden om te vermenigvuldigen, maar ook om te delen.
Factor 2 Idem factor 1
Factor 3 Idem factor 1
Waarde 01 Extra veld om een extra omschrijving bij een veld mee te geven. Wordt bijv. gebruikt bij wedstrijden om vast te leggen aan welke wedstrijd iemand heeft meegedaan om deze te factureren.
Waarde 02 Idem waarde 01
Waarde 03 Idem waarde 01
Blokkeer familiekorting Als een familiekorting wordt gebruikt, dan kan hier aangegeven worden dat het op deze categorie niet van toepassing is, als dat staat aangevinkt.
Registreren via web (scheids) Als dit vinkje is aangezet, dan kunnen scheidsrechters zichzelf indelen via de website. De scheidsrechters die nodig zijn voor de wedstrijden worden dan op de website getoond.
Website split
e-mails 'Aan'

Dit veld heeft betrekking op het versturen van mails via de website naar een groep.

Optie 1. Niet aangevinkt.
Voor iedere ontvanger is zichtbaar aan wie de mail nog meer is verstuurd. In dat geval is het ook mogelijk om via een reply iedereen weer te mailen. Wordt standaard zo gebruikt voor teamsporten zoals hockey en voetbal.

Optie 2. Aangevinkt.
De mails naar een groep worden als afzonderlijke mails verstuurd. Dan is niet zichtbaar voor de ontvangers van de mail aan wie de mail nog meer is verstuurd.

Blokkeer alternatieve factuurontvanger Indien er sprake is van een factuurverzamelaar bij de activiteit, dan kan hier een bepaalde categorie daarvan uitgesloten worden, indien aangevinkt.
Vrijwilligerspunten Hier kan aangegeven worden hoeveel vrijwilligers punten een categorie oplevert. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn indien er sprake is van een afkoop bardienst. Leden met deze activiteit/categorie hoeven dan geen bardienst te draaien. Moeten de andere leden bijvoorbeeld 3 vrijwilligerspunten behalen. Dan krijgt iemand die de bardienst afkoopt hier 3 vrijwilligerspunten. 
Vrijwilligerspunten voor activiteit Indien er bij het inrichten van de vrijwilligers altijd een bepaalde activiteit is gekozen, dan kan deze hier ook gekozen worden. Bijvoorbeeld bij afkoop bardienst, terwijl de hele bardienstpunten zijn ingericht op tennis, dan kun je hier de activiteit tennis selecteren, zodat de punten meegeteld worden. Dit is meestal alleen nodig bij omni verenigingen die met meerdere activiteiten werken. Kan standaard leeg gelaten worden. 
Factuurverzamelaar Indien deze activiteit/categorie in rekening moet worden gebracht bij 1 instantie. Dan kan het relatienummer van deze instantie hier opgegeven worden.
Veld factuurontvanger
Activiteiten historie
Indien dit veld wordt aangevinkt dan komt er een veld beschikbaar op het tabblad activiteiten bij een relatie om bij de activiteit een factuurontvanger op te nemen. 
Script Voor verenigingen die uitzonderingen hebben, die niet met de standaard instellingen geregeld kunnen worden kan een facturatiescript gemaakt worden. In dit script worden dan de uitzonderingen opgenomen. Bijv. ereleden, leden van verdiensten, een naar rato berekening als een lid later in het seizoen lid wordt. Dit is afhankelijk van de omvang van de vereniging en het aantal keren dat zoiets voorkomt of een script nodig is. Bij incidentele uitzonderingen kan altijd van het veld facturatie instructies gebruik gemaakt worden. Zie: 2.3.1.1 - Tabblad activiteiten
Bond Cat.code

Indien een categorie uitgesloten moet worden voor de uitwisseling met de bond via de interface. Dan kan hier de keuze gemaakt worden voor niet doorgeven.  Een voorbeeld hiervan is slapende leden. Of ereleden die niet meer actief sporten.

De keuzes voor de bondcat.code zijn afhankelijk van de interface met de bond. Voor tennis zijn de keuzes hier weer anders dan voor atletiek.

 

   
Ref: 107 / 2020-08-10

3.5.5 - Teamgroep

Menupad: Activiteiten & Teams > Instellingen > Teamgroep (onder de kop teams)

Druk op wijzigen.

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Temagroeptcode 1 letter code voor de teamgroep.
Teamgroep Omschrijving van teamgroep

Op basis van de teamgroep kunnen selecties worden gemaakt. Ook is het mogelijk om toeslagen te bepalen op basis van de teamgroep.

De teamgroep kan gebruikt worden bij het aanmaken van een team. Zie: 3.4.2 - Teams beheren

Ref: 100 / 2020-08-10

3.5.6 - Teamcategorie

Menupad: Activiteiten & Teams > Instellingen > Teamcategorie (onder de kop teams)

Druk op wijzigen.

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Teamcategoriecode 1 letter code voor de teamcategorie
Teamcategorie Omschrijving van teamcategorie

Op basis van de teamcategorie kunnen selecties worden gemaakt. Ook is het mogelijk om toeslagen te bepalen op basis van de teamcategorie.

De teamcategorie kan gebruikt worden bij het aanmaken van teams om deze nader in te delen Zie: 3.4.2 - Teams beheren

Ref: 101 / 2020-08-10

3.5.7 - Contributies (tabel)

Menupad: Activiteiten & Teams >  Instellingen > Contributies (onder kop activiteiten)

Het blok activiteiten ziet er als volgt uit.

 

 

Druk op selecteren en onderstaand scherm wordt getoond.

Er kunnen hier 3 keuzes gemaakt worden:

  1. Nieuwe contributie aanmaken (via de knop nieuw op de menubalk bovenin)
  2. Contributies van een vorig seizoen kopiëren (via de knop contributies kopiëren op de menubalk bovenin)
  3. Bestaande contributies selecteren en/of aanpassen (door een keuze te maken in het selectiescherm)

1. Een nieuwe contributie aanmaken.

Druk op de knop nieuw in de menubalk.

Het volgende scherm wordt dan getoond.


 

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

 

Veld Omschrijving
Seizoen-activiteit-categorie Kies de juiste activiteit -categorie -seizoen om een contributie voor aan te maken.
Geboortedatum vanaf

Werk altijd vanaf het oudste lid. Dus voor het oudste lid wordt hier de keuze 01-01-1900 gekozen. Voor een junior kan dan bijvoorbeeld de datum 01-01-1998 gekozen worden.
De contributie voor de senioren geldt dan voor leden die geboren zijn tussen 01-01-1900 en 31-12-1997.
Voor elke activiteit - categorie kunnen dus meerdere contributiesleutels aangemaakt worden. Elk met een eigen geboortedatum vanaf.

Contributies Hier wordt het bedrag van de contributie ingegeven.
Grootboekrekening Selecteer hier de grootboekrekening waaraan de contributie moet worden gekoppeld.
BTW Hier kan de BTW gekozen worden. Indien er geen sprake is van BTW dan wordt er gekozen voor Nul BTW
Blokkeer familiekorting Als dit veld wordt aangevinkt, dan wordt de familiekorting voor deze contributie uitgeschakeld.
  Seizoensomschrijving toevoegen
 

Hier kan je er voor zorgen dat het bijbehorende seizoen automatisch aan de omschrijving wordt toegevoegd.  Je kunt de volgende keuzes als in onderstaande afbeelding maken:

  • Geen keuze, dan zie je alleen de regel in de omschrijving staan en wordt er geen seizoen toegevoegd in de factuur zelf.
  • Seizoen voor/achter omschrijving: De seizoensomschrijving als ingegeven via Activiteiten & Teams >> Seizoenen bij de kolom Seizoen wordt voor of achter de omschrijving in de factuur zelf  toegevoegd.
  • Periode voor/achter omschrijving: De ingegeven vanaf - t/m data als ingegeven via Activiteiten & Teams >> Seizoenen worden voor of achter de omschrijving in de factuur zelf toegevoegd.
  Bijzondere kortingen of berekeningen.
Extra specificaties

Door het vinkje extra specificaties aan te vinken komen er extra mogelijkheden in beeld om uitzonderingen bij de contributie vast te leggen.

 

Hieronder staan een aantal opties om kortingen of afwijkende berekeningen toe te passen.

LET OP: als de vereniging gebruik maakt van een facturactiescript dan moet misschien eerst het facturatiescript uitgezet of aangepast worden om een juiste berekening te krijgen. Het kan zijn dat het facturatiescript en onderstaande instellingen samen een berekening doen en de uitkomsten daarom anders dan verwacht zijn.
Overleg even met AllUnited of het script verwijderd kan worden. Vaak worden in het script ook nog andere uitzonderingen berekend voor de facturatie.

Of er sprake is van een facturatiescript kan gecontroleerd worden in de tabel categorieën. Via het menupad: Activiteiten & Teams > instellingen >> categorieën (onder de kop activiteiten). Het script is hieronder geel gemarkeerd.

 

Korting referentie contributie

Als bij een andere contributiesleutel de contributies al helemaal zijn ingevuld, dan kan hier een selectie gemaakt worden, zodat deze inrichting van de contributie wordt overgenomen. Op die manier hoeft er maar één contributiesleutel ingericht te worden en kan hiernaar verwezen worden. Onderstaande kortingen worden dan overgenomen van de andere contributiesleutel.

Als een verwijzing handig is, maar er daarna nog aanpassingen nodig zijn. Dan wordt eerst de contributie gekozen en daarna weer leeggemaakt. Dan worden de instellingen gekopieerd en kunnen deze aangepast worden.

 

Er zijn op dit moment 10 opties voor bijzondere kortingen of berekeningen.

  1. Het overnemen van het teambedrag bij de contributie. Bijvoorbeeld voor Topteams moet een andere contributie betaald worden. 
  2. Voor Atletiekverenigingen kan de Atletiekuniebijdrage en/of wedstrijdlicentie worden toegevoegd
  3. Gebruik van een factor. Bijvoorbeeld bij boetes of indien er veel verschillende bedragen zijn voor een activiteit of een korting bij sommige leden. Contributie op basis van het aantal uren training etc.
  4. Bondsnummer toevoegen. Als men op de factuur het bondsnummer wil zien in de factuur regel.
  5. Toegestane groepen. Bijvoorbeeld een korting op basis van een functie, bijvoorbeeld trainer of op basis van een andere activiteit of relatietype.
  6. Korting op basis van het gebruik van checkboxen. Dit wordt bijvoorbeeld gebruikt voor ereleden. Als het vinkje aan staat bij checkbox 1 = erelid, dan kan bijvoorbeeld een korting van 100% worden gegeven.
  7. Korting indien leden meerdere activiteiten doen.
  8. Familiekorting
  9. Korting op basis van de betaalwijze. Dus bijvoorbeeld bij automatische incasso krijgt een lid 5 euro korting.
  10. Naar rato berekening als leden later in het seizoen lid worden bij "Korting kortere periode".
1. Teambedrag

Als dit veld wordt aangevinkt, dan wordt bij deze contributie gekeken of er bij het team van het lid een apart teambedrag is opgenomen. De contributie wordt dan vervangen door het bedrag dat bij het team staat.

2. Atletiekunie   

Hier worden de atletiekunie contributies ingegeven en wordt aangegeven welke instellingen voor de korting van de contributie overgenomen moeten worden.
Geldt er geen enkele korting op de atletiekunie contributies, dan wordt niets aangevinkt.

De berekening van de atletiekunie bijdrage houdt rekening met de volgende zaken:

  • Bij nieuwe leden wordt vanaf 1 oktober nog 25% in rekening gebracht. Conform Atletiekunie afdracht.
  • Bij de eerste factuur van het jaar wordt de bijdrage in rekening gebracht, dus wordt er per kwartaal gefactureerd, dan wordt de bijdrage
    alleen bij de factuur voor het 1e kwartaal in rekening gebracht. 
  • Bij nieuwe leden wordt het wel op latere facturen in rekening gebracht. Dus bijvoorbeeld als iemand in het 2e kwartaal lid wordt.
3. Factor1 actie

 Korting op basis van een factor. Deze kortingsoptie wordt alleen getoond indien bij de instellingen de factor is aangezet. Een aantal voorbeelden hiervoor zijn.

  1. Boetes voor rode kaarten. Deze kunnen verschillend zijn. Bij de contributie wordt dan de prijs op 1 euro gezet en in het extra veld factor wordt het bedrag van de boete gezet.
    De actie bij de factor is dan de prijs x factor
  2. Competitiebijdragen die afhankelijk zijn van het aantal deelnemers in een team. In de factor wordt dan het aantal deelnemers van het team gezet en bij de contributie het bedrag dat voor de deelname van het team moet worden betaald. Bij de factor staat dan prijs / factor. Het bedrag per team bijv. 60 euro wordt dan gedeeld door het aantal deelnemers dat in de factor is geplaatst.
  3. Trainingen of lessen die via de activiteiten gefactureerd worden en waarbij het tarief verschillend kan zijn.
  4. De factor kan ook een kortingspercentage zijn.
  5. Hieronder een voorbeeld waarbij de factor het aantal uren. Met het vinkje factor vertalen aan kun je een extra omschrijving meegeven op de factuur. Bij de factuurregel wordt dan de tekst bij "tekst toevoeging" extra meegenomen.
    Met de knop voeg toe kunnen extra vertalingen van de factor gemaakt worden.

LET OP: Wil je met de factor een negatieve contributie berekenen. Zorg dan dat het bedrag van de contributie ook negatief is.

 

 

 

4.Bondsnummer toevoegen Als dit veld wordt aangevinkt, dan wordt het bondsnummer op de factuur toegevoegd.
5. Toegestane groepen

Deze korting kan worden toegevoegd als op basis van een functie, een relatietype, een bepaalde activiteit/categorie een korting moet worden toegepast.
Deze functie is zeer krachtig om uitzondering op de contributie toe te passen.

 Voorbeeld: Leden met de functie jurylid of trainer krijgen een korting op de contributie.
Leden die ook een sponsorcontract hebben krijgen korting op de contributie etc.

6. Korting (checkboxen)

Een bijzonder lidmaatschap wordt vaak via een checkbox aangegeven.  Hier kan er voor gekozen worden een korting toe te passen als de checkbox staat aangevinkt. Dit kan er als volgt uit zien:



 In het eerste veld komt de korting en bij kortingtekst de omschrijving die bij de korting hoort. Deze omschrijving is een aanvulling op de contributie. Door het aanvinken van het veld % wordt de korting een percentage. De korting kan op een aparte grootboekrekening worden geboekt.

7. Meerdere activiteitenkorting

Indien verenigingen meerdere activiteiten aanbieden en er een korting geldt indien een lid van meerdere activiteiten gebruik maakt, dan wordt in de tabel categorieën de volgorde aangegeven van de verschillende activiteiten.  Bij de contributie wordt dan aangegeven bij welk aantal men een korting krijgt en hoe groot die korting is. Dat kan er als volgt uit zien.

Door het vinkje "Alleen huidige activiteit tellen" aan te zetten, wordt alleen een korting berekend als een lid 2 activiteiten met dezelfde "activiteitcode" heeft. Dus bijvoorbeeld als je twee keer traint voor zwemmen, dan krijg je op de tweede training een korting.  In bovenstaand voorbeeld wordt op de tweede activiteit die in de factuur voorbij komt een korting van 10% gegeven. Een korting op beide activiteiten is niet mogelijk via deze weg.

8. Familiekorting

Familie korting kan op 2 plaatsen worden vastgelegd:

1. Bij de factuur bron (menupad: facturatie >> instellingen >> factuurbronnen).
Hier wordt het bijvoorbeeld vastgelegd als er een factuur maximum geldt. Dus voor een gezin mag de factuur nooit hoger zijn dan 600 euro.

2. Bij de contributiesleutel.
Hier kan per contributie vastgelegd worden wat de korting moet zijn.

Bij aantal wordt aangegeven vanaf welk familielid de korting moet gelden.Vervolgens kan een bedrag of percentage ingegeven worden voor de korting. Ook kan de korting op een andere grootboekrekening worden geboekt.

9. Betaalwijze korting

Een betaalwijze korting is bijvoorbeeld een korting voor automatische incasso. Deze korting kan bij de betaaltermijn opgegeven worden, maar geldt dan op factuurniveau. Er zijn verenigingen die de korting per lid toepassen. Dan kan de korting hier worden vastgelegd. Met de knop voeg toe kan de betaalwijze gekozen worden en een korting worden vastgelegd.

 

10. Korting kortere periode

Dit heeft betrekking op de korting die wordt toegepast als mensen later lid worden.

De volgende opties zijn aanwezig:

Van deze opties worden 1, 2, 3, 6, 9 en 10 automatisch door AllUnited berekend. AllUnited neemt de periode waarin ze lid zijn geworden mee voor het bepalen van de contributie. Stel de contributie is 60 euro per kwartaal e de naar rato berekening vindt plaats per halve maand. Dus per halve maand 10 euro. Wordt iemand ingeschreven per 15 maart, dan betaald deze dus 20 euro, omdat de 15e van de maand in de 1e helft ligt. Wordt iemand ingeschreven op 16 maart, dan betaalt deze dus 10 euro. Dit als voorbeeld hoe de berekening plaats vindt.

Bij de opties 4, 5, 7 en 8 kan de vereniging zelf het kortingspercentage of het kortingsbedrag ingeven.

  1. Naar rato korting per dag
    Op dagbasis wordt bepaald wat de contributie moet zijn. Bijvoorbeeld contributie is 365 euro per jaar en het lid wordt lid op 16 januari, dan wordt de contributie (365 (dagen per jaar) - 15(dagen geen lid))/365(dagen per jaar) * 365 (contributie) = 350 euro.
    Het jaarseizoen wordt dan door het aantal dagen gedeeld. De dagen (15) dat het lid geen lid is, worden er vanaf getrokken. Zie ook het excelbestand waarin veel voorbeelden zijn uitgewerkt. De link staat hieronder.
  2. Naar rato korting per week
  3. Naar rato korting per halve maand (16)             
  4. Naar rato korting per halve maand (16) (%)       
  5. Naar rato korting per halve maand (16) (EUR)     
  6. Naar rato korting per maand
  7. Naar ratokorting per maand (%)
  8. Naar ratokorting per maand (EUR)
  9. Naar ratokorting per kwartaal
  10. Naar ratokorting per halfjaar.

 Als bijlage een excelbestand waarin een berekening is gemaakt van de diverse opties,

 Voorbeeld 8

Voorbeeld optie 7 Naar ratokorting per maand (%)
In dit voorbeeld een jaarcontributie voor tennis.

Omdat het hoogseizoen voor tennis in de zomermaanden ligt, wordt voor nieuwe leden pas vanaf april de contributie lager. Dus wordt men lid in het eerste kwartaal dan wordt de volledige contributie betaald. Wordt men lid in april, dan betaalt men 10 % minder, wordt men lid in december dan betaalt men nog maar 10% van de contributie. 

TIPS:

Als er sprake is van een kwartaalcontributie dan worden alleen de eerste 3 periodes gevuld. Is er sprake van een jaar contributie dan worden alle periodes gevuld.

Het veld kortingtekst wordt toegevoegd aan de omschrijving tussen haakjes. Dus als er bij de omschrijving van de contributie staat: Contributie tennis dan komt er bij een lid dat later in het seizoen lid wordt Contributie tennis (naar rato) te staan.

Omschrijving Geef hier de omschrijving in die op de factuur moet komen.
LET OP: Als hier een jaartal wordt ingevoerd, dan wordt deze bij het kopiëren van de contributie niet aangepast. Dit zal dus na het kopiëren van de contributie alsnog aangepast moeten worden.
   

2. Contributies van een vorig seizoen kopiëren.

Druk op de knop contributies kopiëren in de menubalk bovenin.

 Daarna wordt onderstaand scherm getoond.

 

Als er een nieuw seizoen/periode is aangemaakt, dan kunnen de contributies van het vorige seizoen/periode naar dit seizoen/periode gekopieerd worden.

In het scherm zie je onderliggend de geldende contributies voor het seizoen/de seizoenen die in de bovenliggende peildatum vallen.  In dit scherm heb je de volgende twee keuzes:

  1. Er zijn contributies aangemaakt die je massaal voor het seizoen wilt verwijderen
    Hou de checkbox voor de contributie-soort die je massaal wilt verwijderen aangevinkt en klik op de button VERWIJDEREN.
  2. Je wilt een bestaande contributie-soort van een bestaand naar een nieuw seizoen kopiëren
    Vul bij de peildatum een datum in die in het volgende seizoen ligt en klik op VERVERSEN.
    Je krijgt onderstaand screenshot:

    Hou de checkbox bij de contributie-soort(en) die je wilt kopiëren aangevinkt en klik op KOPIEREN.

Let op:
Controleer wel of er in de omschrijving bij de contributies een jaartal of andere tijdsaanduiding voorkomt. Dan zal de omschrijving ook aangepast moeten worden. Als de contributiebedragen zijn gewijzigd, dan moeten deze natuurlijk ook aangepast worden.
Tip:
Haal het seizoen bij de omschrijving weg en selecteer bij het veld 'Voeg seizoensomschrijving toe'  de manier waarop je het seizoen in de omschrijving toegevoegd wilt hebben. Dit scheelt fouten en werk in de toekomst. 

Contributies die afhankelijk zijn van de leeftijd van een lid.
Als er bijvoorbeeld een jaar contributie aanwezig was voor de leden geboren vanaf 01-01-1995 en deze contributie wordt gekopieerd naar het volgende jaar dan wordt dit een jaar opgehoogd dus "geboren vanaf 01-01-1996". Afhankelijk van de instellingen wordt de geboortedatum vanaf ook met een jaar/maand/kwartaal etc opgehoogd. Als de leeftijdsafhankelijke contributies goed zijn ingesteld, dan hoeven deze in principe alleen aangepast te worden als er andere leeftijdscategorieën gelden of indien er categorieën bijkomen. 

3. Bestaande contributies selecteren en/of aanpassen.

Indien een selectie wordt gemaakt via het selectiescherm, dan wordt onderstaand scherm getoond. Bijvoorbeeld seizoen 2016. Onder de selectie worden dan alle contributies getoond, die aan de selectie voldoen.

 

In bovenstaand scherm kan dan op de juiste regel worden geklikt om de contributie aan te passen.

Zie voor het scherm en de uitleg "het aanmaken van een nieuwe contributie" hierboven.

 

Ref: 108 / 2020-08-10

3.5.8 - Sterktes (tabel)

Menupad: Activiteiten & Teams > Instellingen > Sterktes (onder kop activiteiten)

Druk op wijzigen

Onderstaand scherm wordt getoond.

De tabel sterktes wordt gebruikt om de sterkte van een scheidsrechter te bepalen en daarmee voor welke wedstrijden deze mag fluiten.

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Activiteit De activiteit waarvoor deze sterkte geldt.
Sterkte Code De code van de sterkte
Classificatie scheidsrechter De omschrijving van de code cq. de classificatie van de scheidsrechter.
Ref: 110 / 2020-08-10

3.6 - Veelgestelde vragen

Binnenkort beschikbaar.

4 - Hoofdstuk 3: Evenementen, lessen & cursussen

4.1 - Introductie Evenementen, lessen & cursussen

De lessen-module in AllUnited kan worden gebruikt voor diverse doeleinden. En is verschillend toepasbaar. 

Denk aan: 

- Trainingslessen of bijvoorbeeld muzieklessen
- Bijeenkomsten zoals een ALV 
- Cursussen
- Evenementen zoals een feest of barbeque.

LET OP: de omschrijving in het AllUnited Menu voor lessen is bij veel verenigingen vertaald in een andere omschrijving. Bijvoorbeeld cursussen, evenementen etc. We noemen dit lessen.

Er zijn  ook specifieke speciale lessen welke we als bijzondere lessen hebben aangemaakt:

Via de instellingen van de les kan hiervoor een keuze worden gemaakt. Dit zijn:

  1. Laddercompetitie Zie: 4.2.1.7.2 - Laddercompetitie tennis
  2. Drillster voor hockey Zie: 4.2.1.7.1 - Drillster voor Hockey
  3. Lessen voor Atletiek Wedstrijden Zie: 4.2.1.7.3 - Atletiekwedstrijden met het daarbijbehorende A formulier

Als met eén van deze instellingen een les wordt aangemaakt, dan gelden er speciale regels voor die les.

Ref: 498 / 2020-08-10

4.2 - evenementen, lessen en cursussen. Vier Stappenplan

Het maken van Evenmenten, lessen & cursussen wordt gedaan  in 4 stappen.

Stap 1:  Een lestype kiezen Zie: 4.3.1 - Lestypes aanmaken en instellen

Stap 2:  Een les aanmaken Zie: 4.2.1.1 - Lessen zoeken, bekijken en wijzigen

Stap 3: Een formulier voor het inschrijven Zie: 4.2.3 - Inschrijfformulier tonen op de website

Stap 4a: Koppelen van een les/lestype in het menu Zie: 4.2.4 - Koppelen van een les/lestype in het menu


OF


Stap 4b: Les koppelen aan een webpagina Zie: 4.2.5 - Koppelen van een les/lestype via een pagina

 

Ref: 503 / 2020-08-10

4.2.1 - Het maken van een nieuwe les, evenement of cursus

Let op: Voordat u een les aanmaakt moet er eerst een Lestype aanwezig zijn! 
Zie: 4.3.1 - Lestypes aanmaken en instellen

Ref: 505 / 2020-08-10

4.2.1.1 - Lessen zoeken, bekijken en wijzigen

Menupad: Lessen > Lessen beheren

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

 

Er zijn hier twee mogelijkheden:

  1. Het opvragen van een bestaande les. Lees dan hier verder.
  2. Het maken van een nieuwe les door op de knop nieuw te drukken, bovenaan in de menubalk.

Hier kan de les worden geselecteerd op basis van een aantal velden.

  1. Door de les op te zoeken door op de selectbox achter de les te klikken.
  2. Door één of meerdere lescodes  in te geven
  3. Door het lestype te selecteren
  4. Door op lesnaam te zoeken. Hier kan gebruik worden gemaakt van wildcards. Door te zoeken op *training* worden alle lessen getoond waarin het woord training voor komt.

Als de selectie is gemaakt wordt op weergeven of wijzigen gedrukt. De lessen die voldoen aan de selectie worden dan getoond.

Door op de regel van de gewenste les te klikken, wordt de les getoond.

Ref: 160 / 2020-08-10

4.2.1.2 - Een les, evenement of cursus aanmaken

Menupad: Lessen > Lessen beheren en en druk op nieuw bovenin de menubalk.

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

schermafbeelding_2020_05_07_om_10.38.29_1.png 
schermafbeelding_2020_05_07_om_11.15.06_1.png

 Hieronder worden de velden van dit scherm van het blok Les verklaard:

Veldnaam 

Omschrijving

Lescode Dit is de code waarmee de les in de database wordt vastgelegd. Deze lescode is later niet meer te wijzigen. Wordt er veel gebruik gemaakt van de lessen stel dan van tevoren een indeling vast voor de lescode. Er zijn 10 posities beschikbaar voor de code. Bijv. 14NS50B001. Dit staat voor 14 = jaartal, N= najaar, S= senioren, 50 = tijdsduur in minuten, B = beginner, 001 is volgnummer.
De code zorgt ook voor de volgorde waarop de lessen worden getoond het is daarom belangrijk om met het jaar te beginnen als er sprake is van jaarlijks terugkerende lessen.
Lestype Een lestype bepaalt wat er bij een les mogelijk is.
  1. Moet er wel of geen factuur verstuurd worden. 
  2. Wil je alle lesdata van een les ingeven (bijeenkomsten)
  3. Kent een les meerdere workshops. Bijv wordt dezelfde training op meerdere dagen gehouden indien het aantal deelnemers te groot is voor 1 training
  4. Op welke grootboekrekening worden de inkomsten geboekt.
  5. Is er sprake van BTW etc.

Uitleg over de lestypen Zie: 4.3.1 - Lestypes aanmaken en instellen

Naam Omschrijving/titel van de les
Periode Bij van wordt de begindatum van de les ingegeven en bij t/m de einddatum
Herhaal Hier kan je aangeven op welke momenten deze les/dit evenement exact gehouden wordt gedurende de looptijd:

Als het een eenmalige cursus is, dan vink je de radiobutton bovenin aan bij 'Geen Herhaling'.

Naast 'Geen herhaling' kan je kiezen tussen 'Wekelijks', 'Twee wekelijks' en 'Maandelijks'
Bij 'Wekelijks' of 'Twee wekelijks' kan je aangeven op welke weekdag deze dan plaatsvindt op wekelijkse of tweewekelijkse basis.
Opteer je voor maandelijks dan heb je twee smaken. Of een vaste dag numeriek gezien, bijv. de 15de van de betreffende maand of de zoveelste weekdag van de maand.

Vervolgens kan je aangeven daaronder wanneer de herhaling moet eindigen. Dit kan je doen aan de hand van het aantal keer dat het moet plaatsvinden of je kiest zelf voor een vaste einddatum.

Optioneel kan je dan nog vakanties invoeren (die kan je via het instellingenicoon aanmaken). Als je dit doet dan zullen de lessen gedurende die periodes niet plaatsvinden. Daarnaast kan je ook nog periodes toevoegen waarin de lessen tussendoor niet gaan plaatsvinden.
Tijdstip Bij tijdstip vul je de aanvangstijd in, bij tijdsduur (alleen bij de lesmodule) hoe lang deze les/dit evenement duurt. Dit laatste bepaalt dan automatisch de eindtijd. Bij de evenementmodule vul je gewoon direct indien van toepassing de eindtijd in.
Locatie Hier kan een locatie gekozen worden waar de les plaats vindt.
Adres Dit is een vrij veld om het adres van de locatie in vast te leggen.
Tijdsduur Hier kan de tijdsduur van de les ingegeven worden. bijv. 50 voor 50 minuten.
Omschrijving Hier kan je een omschrijving aangaande de les/het evenement toevoegen
Vrij invoerveld    Dit tekstveld is vrij invulbaar.
Tonen op website Hier kan je aangeven of en in welke hoedanigheid qua openbaarheid je de les/het evenement getoond wilt hebben op de website
Pagina/Artikel/Link Hier kan een pagina/artikel/link opgenomen worden. Als er een artikel op de website is geplaatst voor de lessen, dan kan hier de link naar het artikel/pagina worden opgenomen. Ook kan het zijn dan er een link wordt gelegd naar een externe website. Bijvoorbeeld er is een tennisschool die de lessen verzorgd. Op de site van de tennisschool staat dan de complete uitleg over de les. 
Nieuw scherm Hiermee wordt aangegeven of de les op een nieuw tabblad moet worden getoond als de link naar de cursus wordt geopend.
Inschrijfperiode    Hier kan je aangeven van wanneer t/m wanneer iemand zich kan inschrijven voor de betreffende les/het evenement. Mocht er geen termijn nodig zijn en mensen mogen zich gewoon gedurende de hele tijd heen inschrijven, dan vink je de checkbox 'geen inschrijfperiode' aan.
Aantal personen Hier kan je aangeven hoeveel deelnemers dit evenement/deze les minimaal en/of juist maximaal kan hebben. Daarnaast kan je aanvinken of je gebruik wilt maken van een wachtlijst en hoeveel personen deze lijst maximaal mag bevatten.
Aantal introducees Het aantal introducees dat een lid mee kan nemen voor de les. 
Aantal proef deelnames Alleen beschikbaar in de lesmodule. Je kan hier aangeven, mocht dit van toepassing zijn, hoeveel proefdeelnemers kunnen deelnemen aan deze les/dit evenement.
Doelgroep Hier geef je aan of dit evenement/deze les alleen bedoeld is voor leden of voor leden en niet leden.
Leeftijd Hier kan je aangeven indien van toepassing welke leeftijd iemand moet hebben om aan het evenement/de les mee te doen
Geslacht Hier kan je aangeven indien van toepassing welk geslacht iemand moet hebben om aan dit evenement/deze les mee te doen
Toegestane groepen
Hier kan je nog specifieker specificeren wie zich al dan niet mogen inschrijven voor dit evenement/deze les door op de knop 'Tonen' te klikken. Hier kan je dan aangeven of dit om een relatietype, een functiegroep, een functie, een selectie etc. gaat.
Deelnemers In dit blokje kan je bekijken hoeveel deelnemers/proefdeelnemers/introducees/nog niet aangenomen inschrijvingen zich hebben aangemeld voor dit evenenement/deze les. N.B. Proefdeelnemers zullen alleen te zien zijn in de lesmodule.
Wachtlijst In dit blokje kan je zien hoeveel deelnemers, introducees of nog niet behandelde inschrijvingen op de wachtlijst terecht zijn gekomen voor dit evenement/deze les.
Functies In dit blok kan je de docenten/trainers/begeleiders/organisatoren e.d. toevoegen die aan dit evenement/deze les gekoppeld zijn.
   

Door het drukken op controle kunnen er extra blokken verschijnen. Dit is afhankelijk van de instellingen. Zie: 4.3.1 - Lestypes aanmaken en instellen Deze blokken worden via Zie: 4.2.1.3 - Opties bij lessen uitgelegd.

LET OP: Via de link naar productieformulier is  het inschrijfformulier voor deze cursus of dit evenement te bekijken.  

Als de les is opgeslagen kunnen deelnemers aan de les worden toegevoegd. Zie: 4.2.1.4 - Deelnemers

Ref: 161 / 2020-08-10

4.2.1.3 - Opties bij lessen

Afhankelijk van de instellingen kunnen er bij de lessen een aantal extra opties aangezet worden.

Bij de instellingen is het mogelijk de volgende opties aan of uit te zetten.

  1. Prijsstructuur,  als de lessen gefactureerd moeten worden.
  2. Workshops, als een les op meerdere tijdstippen wordt gegeven. Bijvoorbeeld een tennisles wordt zowel op maandagmiddag, op dinsdagavond en donderdagavond gegeven. Dan is er sprake van 1 les met 3 workshops.
  3. De bijeenkomsten van een les. Voor cursussen kan het handig zijn om alle cursusdata direct bij de les vast te leggen, zodat dit ook gecommuniceerd kan worden.
  4. Formulier. Als er extra vragen zijn bij een les. Bijvoorbeeld je wilt weten wanneer de deelnemers verhinderd zijn, zodat je kunt zien voor welke dagen de meeste aanmeldingen zijn. Of je wilt vragen met wie mensen samen een les willen volgen. Dan kan er aan de les een formulier gekoppeld worden waarmee deze vragen toegevoegd kunnen worden aan de les.
  5. Deelnemerstatus. Hier kan meegegeven worden of iemand geplaatst kan worden in een les of niet 

Bij de les zelf kan aangegeven worden of er introducees meegenomen kunnen worden en hoeveel dat er mogen zijn.

Alle opties worden hieronder getoond en besproken.

 

 

1. Prijsstructuur

screenshot161_2_1.png 

De volgende velden kunnen ingesteld worden bij het blok prijsstructuur:

Veld Omschrijving
 prullebak_1.png Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Prijscode Dit is de code waarmee de prijs en de omscrhijving van de prijs worden vastgelegd. Dit kan een volgnummer zijn.
Omschrijving Dit is de omschrijving van de prijs. Deze omschrijving komt ook op de factuur.
Prijs Dit is de prijs voor de les.
Openbaar Met dit veld wordt aangegeven of de prijs op de website wordt getoond.
Besloten Met dit veld wordt aangegeven of de prijs op de website alleen wordt getoond als een lid is ingelogd.
Betalingstermijn Hier kan een betalingstermijn ingegeven worden. Deze betalingstermijn komt dan bij de facturatie van de les in plaats van de betalingstermijn die bij het lid staat.
Let op, bij een keuze van een standaard betaaltermijn wordt de betaalwijze hiermee niet beïnvloed, alleen de betaaltermijn zal eventueel anders zijn dan normaal gesproken ingesteld staat in de relatiekaart zelf. Laat je de betaaltermijn leeg, dan is de betaaltermijn in de relatiekaart leidend.

Na het drukken op bewaren is de prijscode opgeslagen.

 

2. Workshops

screenshot161_3_1.png

De volgende velden kunnen ingesteld worden bij het blok workshops:

Veld Omschrijving
prullebak_1.png Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Workshopcode Dit is de code waarmee de workshop wordt vastgelegd.
Workshopgroep Dit is de workshop groep. Hierop kan worden gegroepeerd op de website. Dit kan zijn op ochtend of middag, maar ook op trainer.
Workshop Dit is naam van de workshop. Er kan voor gekozen worden dat deze omschrijving ook op de factuur wordt opgenomen.

Na het drukken op bewaren is de workshop opgeslagen.

 

3. Bijeenkomsten

 

 Hier kunnen indien gewenst alle data en tijdstippen van de  bijeenkomsten van een les opgenomen worden.

 

4. Formulier bij een les

Indien er extra vragen zijn, die niet standaard zijn voor de les, dan kunnen deze via een formulier toegevoegd worden aan een les. Formulieren kunnen gebruikt worden in website artikelen, inschrijfformulieren en lessen. Alle veldtypes van een formulier worden besproken bij de inschrijfformulieren. Zie Zie: 1.4.1.1.2 - Formuliervelden voor extra vragen insch. formulier

Hieronder een voorbeeld van zo'n formulier en de uitkomst bij het inschrijven van een deelnemer. 

 Deelnemers

Ingeschreven deelnemers vind je via de tab Deelnemers. Via de button Workshops, kan je inzien voor welke workshops ze zijn ingeschreven of ze aan een workshop toevoegen en via de tab 'Introducees' zie je welke introducees zijn ingeschreven. Deze zaken zijn nog aan te passen, tot het moment dat de persoon gefactureerd is.

schermafbeelding_2018_09_25_om_15.27.04_1.png

schermafbeelding_2018_09_25_om_15.27.14_1.png 

schermafbeelding_2018_09_25_om_15.27.35_1.png

5. Deelnemer status

Onderstaand twee afbeeldingen. De eerste afbeelding geeft een schermprintje van de instellingen bij de lestypen. Hier is ingegeven dat een deelnemer geplaatst of niet geplaatst kan zijn in een les. Een deelnemer kan bijvoorbeeld niet geplaatst zijn en op de wachtlijst staan.

 

Het scherm hieronder geeft aan hoe dat eruit ziet als een deelnemer is toegevoegd aan een les en een status heeft gekregen.

 

 

 

Introducées

In het scherm hierboven zien we ook de optie dat er introducees meegenomen kunnen worden bij de les. De deelnemers Elbers en Test zijn geen leden van de vereniging maar introducees.

Ref: 260 / 2020-08-10

4.2.1.4 - Deelnemers

Menupad: Lessen > Deelnemers

Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond. De selectie voor het lestype is ingevuld en er is op wijzigen gedrukt.

 

Nadat hier een les/cursus/evenement is geselecteerd, wordt onderstaand scherm getoond.

 schermafbeelding_2020_05_07_om_12.07.04_1.png

Door op de knop voeg toe te drukken wordt een regel toegevoegd. In het veld daarboven (onder kolom relatie) kun je eenvoudig de naam intikken die je zoekt of een deel van de naam. In het laatste geval worden er door het systeem diverse voorstellen gedaan, die je dan kan selecteren. Zo kan je hier zelf deelnemers en/of proefdeelnemers toevoegen.

Eenmaal toegevoegde deelnemers en/of proefdeelnemers kan je van status aanpassen via de kolom 'Verplaats'. Zo kan je besluiten ze alsnog op de wachtlijst te plaatsen bijv.
Let op, het blok 'Proefdeelname' is alleen beschikbaar via de lessenmodule en niet de evenementenmodule.

In het blok 'Inschrijfformulieren zie je hier alle inschrijvingen van relaties, die zich wel hebben ingeschreven voor deze les/dit evenement, maar die nog niet 'aangenomen' zijn en dus nog niet als dusdanig al deelnemer zijn geworden.

Tip 1: Het komt in sommige gevallen voor dat een naam dusdanig veel voor komt, dat je niet het gewenste resultaat krijgt. Kijk dan of het wel lukt met de voornaam. Zo niet, dan is het het handigst om het lid even op te zoeken via het vergrootglas. Dan krijg je meer filtermogelijkheden. 

Tip 2: Moet je verder op zoek? Bovenin zie je de tab Selectie Wizard (wel eerst even bewaren wat je gedaan hebt, als dit van toepassing is). Klik hierop.

schermafbeelding_2018_11_15_om_15.10.00_1.png

Zorg dan dat bij Evenementen en/of Lessen >> Selectie wizard een selectie staat die je goed kan gebruiken voor het toevoegen van leden en zorg dat daarbij het Grid aan staat. Selecteer deze via de button 'Verder'. Vul daar even bij het filter gericht in wie je zoekt en klik dan op Grid.

schermafbeelding_2018_11_15_om_15.12.14_1.png

schermafbeelding_2018_11_15_om_15.13.18_1.png

Kopieer hier of het relatienummer (klik dan een paar keer op terug tot je weer bij het oorspronkelijke scherm bent en voeg de relatie daar toe) of klik gewoon door naar de kaart van de relatie en voeg bij het tabblad Lessen & Evenementen de bewuste les/evenement toe.

Tip 3: Kan je vooraf al een gerichte selectie maken van de deelnemers die je moet toevoegen? Dan kan je ze het makkelijkst via de functionaliteit bij de selectie wizard gebruik maken om massaal lessen/evenementen toe te voegen aan een groep. Zie [manual 842]

Bijdrages/contributies en workshops aan deelnemers toewijzen

Je kan bij de instellingen in combinatie met de opbouw van de cursus/les/evenement ook prijzen en workshops hangen. Indien je dit gedaan hebt, zullen die naar voren komen bij het toevoegen van de deelnemer en die kan je dan instellen.

 Per deelnemer kan dan de prijscode en de workshop aangegeven worden.

Door op de knop bewaren te drukken worden de wijzigingen opgeslagen.

Of prijscode en workshops worden getoond is afhankelijk van de instellingen Zie: 4.3.1 - Lestypes aanmaken en instellen

 

Het is ook mogelijk vanuit de les naar de deelnemers te gaan. Dit gaat via de knop deelnemers in de menubalk bovenin. Zie voorbeeld hieronder.

 schermafbeelding_2020_05_07_om_12.18.22_1.png

Wachtlijst beheren 

Vanuit daar kan je ook de wachtlijst bekijken voor de les, door hierop te klikken. 

schermafbeelding_2020_05_07_om_12.20.02_1.png 

Via de kolom verplaats kan je iemand vanuit de wachtlijst naar de status 'Deelnemer' ofwel 'Proefdeelnemer' verplaatsen. Alleen deelnemers zullen indien van toepassing voor deelname een factuur ontvangen. Dit geldt niet voor de status proefdeelname.

 

Ref: 162 / 2020-08-10

4.2.1.5 - Lessen per relatie

Menupad: Lessen > lessen per relatie

Onderstaand scherm wordt dan getoond:

 

Door het ingeven van het relatienummer of een naam kan de relatie worden opgezocht.

Door daarna op wijzigen te drukken wordt onderstaand scherm getoond.

schermafbeelding_2018_09_25_om_15.27.04_1.png

 schermafbeelding_2018_09_25_om_15.27.14_1.png

schermafbeelding_2018_09_25_om_15.27.35_1.png

Hier kunnen per relatie de lesgegevens aangepast worden.

Dit scherm is ook op te vragen via de relatie en dan op het tabblad lessen.

Ref: 163 / 2020-08-10

4.2.1.6 - Kopiëren van een les

Menupad: Lessen > Lessen beheren

Slecteer een les Zie: 4.2.1.1 - Lessen zoeken, bekijken en wijzigen

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

Door op de knop kopiëren in de menubalk bovenin te drukken, kan een les gekopiëerd worden.

Er wordt dan gevraagd om een nieuwe Lescode in te geven. Afhankelijk van de instellingen Zie: 4.3.1 - Lestypes aanmaken en instellen worden ook de prijsstructuur of respectievelijk de workshops of de deelnemers gekopieerd.

Ref: 165 / 2020-08-10

4.2.1.7 - Speciale lessen

Naast het gebruik van de lessen module voor allerlei soorten evenementen, lessen, trainingen zijn er een aantal speciale lessen. Bij de instellingen van de lessen kan dan gekozen worden voor deze speciale lessen, waarbij er bij de lessenmodule andere mogelijkheden verschijnen.

De volgende mogelijkheden zijn aanwezig:

  1. Aanmeldingen voor Drillster voor Hockey Zie: 4.2.1.7.1 - Drillster voor Hockey
  2. Laddercompetitie voor tennis Zie: 4.2.1.7.2 - Laddercompetitie tennis
  3. Atletiekwedstrijden voor Atletiek Zie: 4.2.1.7.3 - Atletiekwedstrijden
Ref: 447 / 2020-08-10
4.2.1.7.1 - Drillster voor Hockey

Bij hockeyverenigingen kunnen leden een opleiding tot scheidrechter volgen. Via het programma Drillster kun je toetsen of je de stof beheerst.

Hockeyverenigingen kunnen daarvoor een speciale  "les" in AllUnited aanmaken.  Leden die deel willen nemen aan het programma kunnen zich via de website voor Drillster aanmelden. Dat is dan een aanmelding voor die speciale les.

De vereniging bevestigt de aanmelding en geeft dan een inlogcode uit om aan te loggen in Drillster.

Daarnee kan het lid inloggen en het programma Drillster volgen.

 

Stappenplan voor de inrichting:

1. Controleren of het lestype DRILLSTER aanwezig is via het menupad: Lessen > instellingen > lestypen

 

 

2. Maak een les aan voor Drillster. Volgens onderstaand voorbeeld via het menupad: lessen > lessen beheren>  nieuw

 

 

3. Koppel de les in het menu volgens onderstaande bijlage via het menupad: website > instellingen >> menu's

Druk na het zetten van het vinkje bij Toon Tr-velden op controle en de extra regel verschijnt, waar de cursus gelinkt kan worden.

 screenshot_446_1.png

 

5. Daarna kan via het menu de les opgevraagd worden en ziet dat er als volgt uit.

 

6. Na het inschrijven, staat deze relatie bij de les en kan een mail met inloggegevens verstuurd worden.

 

Er is ook een beschrijving van alle opties voor de lessenmodule. 

Ref: 446 / 2020-08-10
4.2.1.7.2 - Laddercompetitie tennis

Het is mogelijk om een laddercompetitie op te zetten via de evenementenmodule.

Het stappenplan ziet er dan als volgt uit:

N.B. Deze handleiding is verdeeld uit losse artikelen, die ook los te vinden zullen zijn via de 'Klik voor hulp button'. Om deze reden is onder elk 'artikel' ook nog een verwijzing naar de link van de volledige handleiding gezet. Zit je al in de volledig handleiding dan kan je deze verwijzingen zoals je hieronder ziet negeren.

Klik hier voor de volledige handleiding

Ref: 444 / 2020-08-10
4.2.1.7.3 - Atletiekwedstrijden

Er kunnen speciaal voor Atletiek lessen gemaakt worden. Zo kan men zich inschrijven voor een Atleltiek wedstrijd.

Inrichting voor Atletiekwedstrijden.

Kijk bij evenementtype bij de lestypen Zie: 4.3.1 - Lestypes aanmaken en instellen Hier kan de keuze gemaakt worden voor Atletiek wedstrijden. Bij een les waarbij het evenementtype Atletiekwedstrijden is, wordt het volgende getoond. 

Voor losse onderdelen.

 

Voor een meerkamp:

 

In dit voorbeeld is de meerkamp gekozen.


Op de website kan het inschrijven voor zo'n wedstrijd er als volgt uit zien.  Omdat er bij de meerkamp geen keuze is wordt alleen de optie meerkamp getoond.

Op basis van de leeftijd wordt de juiste selectie gemaakt.

 

Bij de deelnemers kunnen dan de persoonlijke tijden vastgelegd worden.

 

ref259_1png.png

 

Het A Formulier kan er dan als volgt uit zien:

 

 

 

Ref: 259 / 2020-08-10

4.2.1.8 - Lesrapportages

Over de lessen kunnen rapportages gegenereerd worden.

Dit kan op 2 manieren:

Rechtstreeks bij de les zoals hieronder aangegeven. Druk dan op de knop lesrapportages zoals hieronder is weergegeven.

Via het

Menupad: Communicatie & rapportages > afdrukformulieren Zie: 1.4.4.3 - Afdrukformulieren (T)

Menupad: Communicatie & rapportages > E-mail/sms Zie: 19.2.6 - E-mail SMS & versturen

Menupad: Communicatie & rapportages > exportbestanden Zie: 19.2.8 - Exportbestanden Excel van groepen (T)

 

Onderstaand scherm wordt dan getoond.  Er is maar één standaardrapportage beschikbaar.

Indien verenigingen extra rapportages willen, dan kan daarvoor gezorgd worden, maar daaraan zijn kosten verbonden.

 

 

 

Druk op start om het rapport te tonen.

 

 

Ref: 257 / 2020-08-10

Les rapportages via de les

Over de lessen kunnen rapportages gegenereerd worden. Druk dan op de knop lesrapportages zoals hieronder is weergegeven.

 

Het volgende scherm wordt dan getoond.

 

Druk op start en het rapport wordt weergegeven.

 

 

Ref: 258 / 2020-08-10

4.2.2 - Betaling lessen via iDeal

Wilt u beginnen met ideal gebruiken?
Stuur dan een support ticket naar AllUnited wij zullen u voor u een ideal systeem opzetten.

Zodra u een ideal systeem heeft zie de link hier onder

 Stappenplan: 

 

Let op: zorg ook dat het factuurtype voor het inschrijfformulier aanwezig is, zodat er op basis van het inschrijfformulier een factuur gemaakt kan worden. Anders loopt het hele proces spaak.

Dit kun je controleren door een test prijscode van 1 cent aan te maken. 

Je schrijft je dan in op het evenement. Daarna kun je controleren of aan de inschrijving een factuur is gekoppeld.

Als de iDeal betaling niet aan een factuur gekoppeld kan worden. Dan tref je deze aan bij open iDeal betalingen.

 

Ref: 476 / 2020-08-10

Werking van Ideal

Indien bij een lestype gekozen is voor een iDealbetaling dan is de werkwijze als volgt.

Relatie schrijft zich in en er wordt definitief betaald. Proces wordt compleet afgewikkeld.

  1. Een relatie schrijft zich in via de website op een les/evenement.
    Voor deze inschrijving wordt een document aangemaakt in AllUnited. Dit document bevat geen regels alleen een documentkop.
  2. Vervolgens drukt de relatie op betalen om een iDeal betaling te maken.
  3. De iDeal betaling wordt gemaakt en er wordt op definitief betalen gedrukt.
  4. De relatie keert terug naar de website van de vereniging.
    Nu wordt het document definitief gemaakt. Op dat moment wordt de inschrijving gemaakt, de factuur en de Ideal betaling.
  5. De relatie ontvangt een bevestiging (optioneel)

Relatie schrijft zich in en het proces wordt onderbroken.

  1. Een relatie schrijft zich in via de website op een les/evenement.
    Voor deze inschrijving wordt een document aangemaakt in AllUnited. Dit document bevat geen regels alleen een documentkop.
  2. Vervolgens drukt de relatie op betalen om een iDeal betaling te maken.
  3. Het is het systeem niet duidelijk of de betaling wordt gemaakt. Bijv. knop definitief betalen wordt niet gebruikt of er wordt niet teruggegaan naar de website.
  4. Het document van de inschrijving staat nu bij de open iDealbetalingen menupad: [boekhouding] > [Open iDeal betalingen].
  5. De vereniging controleert of de betaling toch heeft plaatsgevonden.
    1. Ja. Dan wordt het document alsnog verwerkt. Op dat moment wordt de inschrijving doorgevoerd. De factuur gemaakt en de iDeal betaling geboekt. De relatie ontvangt een bevestiging (optioneel)
    2. Nee. Het document kan verwijderd worden.
Ref: 464 / 2020-08-10

4.2.3 - Inschrijfformulier tonen op de website

Het weergeven van inschrijfformulieren op de website kan op twee verschillende manieren:

  • Gekoppeld aan een pagina,
  • Gekoppeld in het menu. 

Gekoppeld aan een pagina

Ga naar Website - Pagina's, en klik bovenin op Nieuw.  Vul Pagina-naam en - titel in, kies als type: Backoffice, en klik op Controle.

Er verschijnt een nieuw blok (Backoffice transactie), vul hier in:

  • Transactiegroep = club
  • Transactie = application1
  • Task = 3
  • Extravelden = statustempcode=JR

Hier staan de laatste twee letters (in dit geval JR) voor de formuliercode. 

Het voordeel van deze werkwijze is het feit dat er geen menu-item hoeft te worden getoond om het inschrijfformulier te gebruiken. Bovendien is de opbouw van de URL/link duidelijker en overzichtelijker. 

 

Gekoppeld in het menu

Via Website - Menu's kan het menu geselecteerd worden waaraan het inschrijfformulier gekoppeld moet worden.

Dit kan er als volgt uit zien. In dit menu worden 3 inschrijfformulieren voor lessen gekoppeld. Per leeftijdsgroep een ander formulier.

 

Onder de kop Pagina / Artikelnr. wordt dan Transaction ingevoerd met daarachter het vinkje voor de transactievelden.

Druk daarna onderaan op controle. Nu zullen de extra velden in de tweede regel getoond worden en kunnen deze ingevuld worden:

  • Transactiegroep = club
  • Transactie = application1
  • Task = 3
  • Extravelden = statustempcode=JR

Hier staan de laatste twee letters (in dit geval JR) voor de formuliercode. 

 

Ref: 307 / 2020-08-10

4.2.4 - Koppelen van een les/lestype in het menu

Via het menupad: Website >  Instellingen > Menu's kan een nieuw menu-item aangemaakt worden.

In onderstaand voorbeeld wordt dan in het veld pagina / artikelnummer het woord Transactie ingevoerd en bij het veld Toon Tr-velden wordt het vinkje aangezet.

Dan moet er onderaan op controle gedrukt worden om de overige velden erbij  te halen.

 Je kan 1 les opnemen (1A) of alle lessen van een bepaald lestype. (1B) 

1A) Voor het opnemen van één enkele les in het menu van je website / op een webpagina.

Ga naar pagina's. 

Maak een nieuwe pagina aan, geef deze een code, en kies type backoffice. Klik onderop op de knop controle. 

Vul in de velden in: 

Transactiegroep = club

Transactie = course1

Task = Nieuw

Voer in het veld instellingen de volgende gegevens in: 

coursecode=2015ATOO

waarbij 2015ATOO de lescode is. Deze kan dus bij elke vereniging weer anders zijn, en kun je vinden linkboven elke les die je aanmaakt. 

Koppel de pagina daarna aan je menu.  [manual 526]

1B)  Voor het opnemen van alle lessen van een bepaald lestype in het menu van je website / op een webpagina.

Ga naar pagina's. 

Maak een nieuwe pagina aan, geef deze een code, en kies type backoffice. Klik onderop op de knop controle. 

Transactiegroep = club

Transactie = courses1

Task = Nieuw

Extra velden = coursetypecode=AWD, waarbij AWD de lestypecode is. Deze kan dus bij elke vereniging weer anders zijn.

Koppel de pagina daarna aan je menu.  [manual 526] 

 

 

Ref: 310 / 2020-08-10

4.2.5 - Koppelen van een les/lestype via een pagina

Via het menupad: Website > Pagina's >Nieuw   kunnen pagina's gemaakt worden met een bepaalde instelling, zodat de les of het lestype op die pagina wordt opgehaald.

Verschil tussen het direct koppelen van een les via het Website menu en via een Website pagina is de mogelijkheid om een artikel op de pagina toe te voegen.

Met dat artikel kan dan eerst uitleg gegeven worden en daarna wordt de les/lessen getoond.

Zo'n pagina kan er als volgt uit zien.

 

Door te kiezen voor het paginatype Backoffice kunnen er transacties in de pagina worden opgenomen.

Voor het koppelen van 1 les wordt gekozen voor course1 en dan coursecode met daarachter de code van de les.

Voor het koppelen van alle lessen van een lestype wordt gekozen voor courses1 en dan coursetypecode met daarachter de code van het lestype.

Via het menupad: website > menu's > Selectie  kan dan de pagina aan het menu gekoppeld worden.

De paginanaam wordt in het veld pagina / artikelnummer opgenomen.

 

 

 

Ref: 311 / 2020-08-10

4.3 - Instellingen evenementen, lessen & cursussen

4.3.1 - Lestypes aanmaken en instellen

Menupad: Website > Instellingen > Lestypen.

De naam kan anders zijn. Bijvoorbeeld evenementen, lessen, cursussen etc.

Let op: Dit blok lessen voor de lestypen staat onder het blok activiteiten bij de instellingen.

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 schermafbeelding_2020_05_07_om_11.23.49_1.png

schermafbeelding_2020_05_07_om_11.24.20_1.png

 

Veldnaam 

Omschrijving

 prullebak_1.png Dit betekent verwijderen en hiermee kan een cursustype verwijderd worden. Klik vw aan en druk op bewaren. Een cursustype kan alleen verwijderd worden als deze niet in gebruikt is.
Les/Evenement type code

Dit is een zelf gekozen code die het cursustype aangeeft. Een cursustype bepaalt wat er bij een cursus mogelijk is.

  1. Moet er wel of geen factuur verstuurd worden. 
  2. Moeten alle lesdata van een cursus getoond worden (bijeenkomsten)
  3. Kent een cursus meerdere workshops. Bijv wordt dezelfde training op meerdere dagen gehouden indien het aantal deelnemers te groot is voor 1 training
  4. Op welke grootboekrekening worden de inkomsten geboekt.
  5. Is er sprake van BTW etc.
  6. Is er sprake van introducees of gastdeelnemers
  7. Een apart cursustype om onderscheid te maken in bijv. jeugd en senioren.
    Het is ook nodig om een apart lestype te maken als je meerdere lessen van hetzelfde lestype op een bepaalde plaats in de website wilt tonen.

Een cursustypecode kan niet meer aangepast worden.

Les/Evenement type Dit is de omschrijving van het cursustype. Deze omschrijving kan nog aangepast worden. 
Module Voor welke module dit type bedoelt is. Dit bepaald onder welk menu item in het hoofdmenu deze gebruikt kan worden
Begin
eind
datum
Dit vinkje is nodig als een cursus zelf geen begin en einddatum heeft. Bijvoorbeeld een doorlopende cursus. Dan wil je per lid aan kunnen geven of deze persoon nog deelneemt aan de cursus.
Blokkeer datum controle

Dit veld moet worden aangevinkt als er geen controle moet worden uitgevoerd of het lidmaatschap van een lid overeenkomt met de geldigheid van de les. Dit is bijvoorbeeld het geval indien een les gedurende meerdere jaren wordt gebruikt.

Als er gecontroleerd moet worden of de cursus binnen de looptijd van het lidmaatschap valt, dan moet dit vinkje niet aan staan. Dan voorkom je bijvoorbeeld dat je een lid kunt toevoegen aan een les die na de eindddatum van het lidmaatschap ligt. Alle lessen moeten een begin- en een einddatum hebben.

Peildatum Hier kan je instellen met welke peildatum de ingegeven leeftijden bij de les/het evenement rekening moet worden gehouden. 
Een regel per les/evenement Als dit staat aangevinkt, dan mag een relatie maar 1 keer voorkomen in een les. Staat dit uit, dan mag een relatie meerdere keren voorkomen in een les. Dit kan nodig zijn bij tennislessen, waarbij iemand de les meerdere keren per week volgt. Voor een cursus die geen begin en einddatum heeft, maar elk jaar opnieuw wordt aangeboden, kan het ook zijn dat een relatie twee keer in de cursus wordt ingeschreven, maar dan met een aparte begin en einddatum. Dan is het ook nodig een begin en einddatum bij de relatie aan te geven en moet begin en einddatum bij de lestypen aan staan.
Extra datum Hier kan bij de deelnemer een extra datum ingegeven worden. Bijvoorbeeld als er een diploma voor het volgen van de les wordt uitgereikt. Dan kan hier de diplomadatum ingegeven worden.
Toevoegen agenda Als het vinkje hier wordt aangezet, dan worden de cursussen opgenomen in de algemene agenda van de vereniging.
Persoonlijke agenda Als het vinkje hier wordt aangezet, dan worden de cursussen opgenomen in de persoonlijke agenda van het lid. Dit wordt dan getoond in de nieuwsbrief en bij inloggen.
Het is ook mogelijk om een directe link vanuit een nieuwsbrief op te nemen, zodat een lid zich direct kan inschrijven voor een les, zonder te hoeven in te loggen. Maak dan een helpdeskticket aan met het verzoek dit te activeren. Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor verenigingen, die ook de website van AllUnited in gebruik hebben.
Bijeenkomsten Als dit wordt aangevinkt dan kunnen de verschillende data waarop de cursus wordt gegeven, in de cursusinformatie opgenomen worden. Bijv. de cursus vindt plaats op 1/9 locatie A, 8/9 Locatie B,15/9 Locatie A. Dit kan handig zijn als een cursus op verschillende locaties wordt gegeven, zodat per cursusdatum een andere locatie ingegeven kan worden.
Het zijn dus dezelfde cursisten die op verschillende data bijeenkomen.
Introducees    Via de button Introducés instellingen kan je aangeven welke velden je bij de inschrijving een introducee al dan niet ingevuld wilt hebben en of ze al dan niet verplicht ingevuld moeten worden
Deelnemersstatussen    Via de button Tonen in deze knop kan je zorgen dat je deelnemers zelf bedachte statussen kan meegeven. Dit zie je dan terug in de deelnemerskaart.
Link in persoonlijke agenda    Als je dit aanvinkt zal er een directe inschrijflink te zien zijn in iemand zijn/haar persoonlijke agenda, die dan direct naar een onderliggend evenement/les verwijst.
Incassodata Kan met de komst van SEPA niet meer worden gebruikt.
Prijsstructuur Met dit veld aangevinkt wordt aangegeven dat de cursus gefactureerd moet worden. Er kan dan een cursusprijs aan de cursus gekoppeld worden. Dan moeten ook de velden grootboekrekening en BTW gevuld worden.
Facturatie instellingen

Zodra prijsstructuur aangevinkt is en je hebt op Controle geklikt, zal er bij dit les/evenementtype een button Tonen verschijnen. Via deze button moet je dan de bijbehorende facturatie instellingen invullen, zoals de standaard betaaltermijn, iDeal (), het grootboekrekeningnummer en de BTW. De laatste twee zijn verplicht. Let op, bij een keuze van een standaard betaaltermijn wordt de betaalwijze hiermee niet beïnvloed, alleen de betaaltermijn zal eventueel anders zijn dan normaal gesproken ingesteld staat in de relatiekaart zelf. Laat je de betaaltermijn leeg, dan is de betaaltermijn in de relatiekaart leidend.

Facturatie seizoensgroep

Heb je te maken met lessen die elk seizoen terugkomen, kan je de facturatie voor deze lessen ook koppelen aan een seizoensgroep. Hierdoor kan je iemand meerdere keren (afhankelijk van de seizoensgroep) factureren voor deelname aan deze groep.

Optelling voor facturatie

Het kan zijn dat de facturatie van deelname aan diverse lessen/groepen verloopt via een staffelverekening.  Mocht dit het geval zijn, dan kan je hier aangeven of deze op grond van het bijbehorende les/evenementtype bij elkaar opgeteld moeten worden of op grond van alle les/evenementtypen.

Toevoegen aan factuurverslag

Een enkele vereniging maakt gebruik van factuurverslagen. Hier kan aangeven worden of de verrekening van deze les/dit evenement meegenomen moet worden in dit factuurverslag.

Workshops

Als hier het vinkje wordt gezet is het mogelijk workshops aan de cursus toe te voegen.
Bijvoorbeeld als dezelfde training op meerdere dagen en tijdstippen wordt gegeven. Bijv. er is een training op donderdag om 11.00 uur en de trainer is Jan. Dezelfde training wordt ook gegeven door Piet maar dan op maandag om 19.00 uur en op zondag om 14.00 uur. In elke workshops zitten andere cursisten. Zo kan een cursus op verschillende tijdstippen gegeven worden en de cursisten afhankelijk van hun beschikbaarheid ingedeeld worden in één van de workshop. De trainer geef kan je benoemen door de naam in de titel/beschrijving van de workshop te zetten. Het is ook mogelijk om een cursist eerst te koppelen aan de cursus en later als het aantal cursisten bekend is, de workshops in te delen. 

Workshop keuzelijst Als er veel workshops zijn, dan is het misschien handiger om met een workshop keuzelijst te werken om de cursisten aan een cursus te koppelen. Dan kan dat hier aangezet worden door het veld aan te vinken.
Formuliervelden Met deze optie kan een formulier toegevoegd worden aan de cursus, om extra vragen te stellen. Bijvoorbeeld dagen waarop men verhinderd is.
Inschrijfform. template

Hier kan een apart inschrijfformulier gekoppeld worden om de inschrijvingen van deze lessen te regelen. 
De normale procedure is, dat een lid inlogt en zich direct inschrijft in een les. Staat de les ook open voor personen die nog niet bekend zijn in AllUnited dan loopt dat via het inschrijfformulier.

Zie Zie: 1.4.1.1.1 - Inschrijfform.templates (I)

Inschrijven via
inschrijfformulier

Als dit vinkje aan staat, dan lopen alle inschrijvingen via het inschrijfformulier. Dit heeft de volgende voordelen:

  1. De inschrijver kan een bevestiging per mail ontvangen van de inschrijving.
  2. Aan het formulier kan een functie gekoppeld worden die geïnformeerd wordt over de inschrijving.
  3. De inschrijving krijgt een datum. Zodat de datum van binnenkomst gehanteerd kan worden als er te weinig plaats is om iedereen in een evenement te plaatsen.
    Alle inschrijvingen lopen dan via het inschrijfformulier. Zowel van leden als niet leden.
Kopieer
Prijsstructuur
Als een cursus volgend jaar weer gegeven wordt dan kan de cursus gekopieerd worden naar het volgende jaar. Met dit vinkje wordt aangegeven of de prijsstructuur ook gekopieerd moet worden.
Kopieer
Workshops
Als een cursus volgend jaar weer gegeven wordt dan kan de cursus gekopieerd worden naar het volgende jaar. Met dit vinkje wordt aangegeven of de workshops ook gekopieerd moet worden. Het is niet mogelijk om én de workshops én de deelnemers te kopiëren. Hierin zal een keuze gemaakt moeten worden.
Kopieer
Relaties
Als een cursus volgend jaar weer gegeven wordt dan kan de cursus gekopieerd worden naar het volgende jaar. Met dit vinkje wordt aangegeven of de deelnemers ook gekopieerd moet worden. Het is niet mogelijk om én de workshops én de deelnemers te kopiëren. Hierin zal een keuze gemaakt moeten worden.
Toon toegestane groepen   

Dit vink je aan als je wilt dat je bij de onderliggende lessen/evenementen de doelgroep aan inschrijvers wilt gaan specificeren. Dit kan je dan instellen bij de les/het evenement zelf en dan dan mag alleen deze groep zich hiervoor inschrijven.

Toon akkoordverklaring   

Dit vink je aan als je bepaalde voorwaarden aan deelname van de onderliggende les/het onderliggende evenement wilt verbinden, waar iemand dan akkoord voor moet gaan. Dit stel je vervolgens in bij de bevestigingsteksten

Evenementtype

Dit veld kan leeg worden gelaten en hoeft alleen bij bijzondere evenementen gevuld te worden. Op dit moment kunnen de volgende keuzes gemaakt worden:

1. laddercompetitie Kies hier voor laddercompetitie  Zie: 4.2.1.7.2 - Laddercompetitie tennis
2. Drillster voor hockey. Kies hier voor drillster (KNHB) Zie: 4.2.1.7.1 - Drillster voor Hockey
3. Atletiekwedstrijden.  Dit is nog in ontwikkeling. Zie: 4.2.1.7.3 - Atletiekwedstrijden

Ext. afhangbord Dit vink je aan als deze les/dit evenement bij een extern afhangbord (tennis) moet worden opgenomen.
Artikel ID Dit wordt niet meer gebruikt.
Omschrijving Wordt niet meer gebruikt.
Afdrukformulier

Indien een bestaand lid zich aanmeldt voor een cursus, dan is het mogelijk dit lid direct in de cursus te plaatsen. Deze inschrijvingen komen dan niet meer via een inschrijfformulier binnen. Het afdrukformulier dat hier gekoppeld wordt, wordt dan aan het lid gestuurd zodra deze zich via de website aanmeldt.  Zie: 1.4.4.10 - Opmaak van bevestiging lessen

 

 

Ref: 159 / 2020-08-10

5 - Hoofdstuk 4: Contracten

5.1 - Introductie Contracten

Verenigingen hebben te maken met sponsorcontracten. Binnen AllUnited is het makkelijk om deze sponsorcontracten vast te leggen en dit is vervolgens te innen via het systeem. Het is zelfs mogelijk
om sponsoren te laten inschrijven via het inschrijfformulier. 

Voordat sponsorcontracten gemaakt kunnen worden, moeten eerst een aantal zaken nagegaan worden:

  • Wat voor soort sponsorcontracten heeft de vereniging?
  • Voor welke periodes worden de contracten vastgelegd (maand/kwartaal/jaar etc.) ?
  • Bestaan de contracten uit een vast bedrag of is dit flexibel?
  • Kan hier een standaard omschrijving gegeven worden of moet dit flexibel zijn?
  • Moet er BTW over geheven worden? Zo ja, hoeveel? 
  • Is er een contracttype, waar je mensen voor wilt in kunnen laten schrijven? 

Vanuit deze basis kunnen vervolgens sponsorcontracten opgesteld worden. Dit wordt in de volgende
paragrafen verder uitgelegd. 

Volledige handleiding over sponsorcontracten beheren

Ref: 552 / 2020-08-10

5.2 - Sponsorcontracten inregelen

Wanneer de initiële vragen, zoals besproken in de introductie, zijn beantwoord, kunnen contracten gemaakt worden in het systeem.

Stap 1: Basisinstellingen vastleggen

Stel deze in binnen AllUnited. Navigeer naar [Contracten] > [Instellingen].

 schermafbeelding_2018_08_02_om_09.57.06_1.png

Volgend scherm wordt dan getoond:

schermafbeelding_2017_08_31_om_10.57.53_1.png

Begin met het aanmaken van de periodes. Klik hiervoor op de knop 'Wijzigen' onder het blok 'Contracten'  en in het veld 'Contractperioden'. Volgend scherm wordt dan getoond: 

schermafbeelding_2017_08_31_om_11.00.55_1.png

Vul een logische code in, geef de periode aan en stel de hoeveelheid jaren/maanden/dagen in die de periode moet beslaan. Moeten er meerdere periodes ingevuld worden, klik dan op 'Voeg toe'. Na het aanmaken, klik op 'Bewaren' en klik vervolgens op 'Wijzigen' bij 'Contracttypen'. Volgend scherm wordt dan getoond: 

schermafbeelding_2017_08_31_om_11.13.53_1.png

Vul eerst een logische code in voor het type contract, geef daarna deze een contractnaam (max. lengte 20 tekens),  selecteer de BTW die hierover betaald moet worden, koppel het aan de juiste grootboekrekening, geef aan of het om een vast factuurbedrag gaat door de checkbox onder ‘Vast factuurbedrag’ in te vullen. Vul alleen het 
bedrag in als het om een vast bedrag gaat in de kolom daarnaast, anders is dit overbodig. Selecteer dan de standaard periode die een dergelijk contract beslaat en vul de omschrijving in als je deze vast wilt mee nemen als omschrijving bij de later te innen factuur van het contract.

 Volledige handleiding over sponsorcontracten beheren

 

 

Ref: 491 / 2020-08-10

Een inschrijfformulier voor sponsoren maken

Stap 2: Een inschrijfformulier maken

Wanneer de basisinstellingen ingevoerd zijn, kunnen inschrijfformulieren gemaakt worden, zodat mensen zich voor een bepaald contract of sponsortype kunnen inschrijven. Navigeer naar [Contracten] > 
[Instellingen] > [Inschrijfform. templates] > [Selecteren] 
. Het volgende scherm wordt dan getoond:

schermafbeelding_2017_08_31_om_11.23.19_1.png

Er vanuit gaande dat een formulier nog niet bestaat, klik op 'Nieuw', links bovenin het scherm. Volgend scherm wordt dan getoond waar alles ingevuld kan worden: 

 

In het blok 'Inschrijfform. template' moet een logische tweecijferige code ingevuld worden, waarna het formulier  een herkenbare naam moet krijgen (max. 20 tekens). Vervolgens kan de checkbox bij 'Nieuwe relatie' geselecteerd worden, als het ook mogelijk moet zijn dat niet-leden zich kunnen inschrijven en selecteer dan het relatietype die deze persoon moet krijgen na aanname. (bijv. sponsor of donateur).   Ook kan de checkbox bij 'Bestaande relatie' worden geselecteerd. In dat  geval kunnen leden zich inschrijven nadat ze ingelogd zijn op de website. Verder is het handig om de checkbox bij het veld 'Toon bedrijfsnaam', 'Toon IBAN gegevens'   en 'Toon email factuurontvanger' aan te vinken.

In het blok Website parameters kan je dan op de button Contracttypen klikken, waar je de kiezen sponsorcontracttypen kan selecteren om me te nemen in het formulier. In het blok daarnaast "Backoffice parameters" vink je 'Toon contracten blok' aan, zodat dit getoond wordt in de backoffice bij de ingezonden formulieren. 
worden. 

Hieronder een voorbeeld van een dergelijk blok:

 

Onderin het bovenste blok is een link te zien naar het formulier dat aangemaakt wordt. Wanneer op 'Bewaren en terug' wordt geklikt, en vervolgens de template weer geopend wordt, kan door middel van de link gezien worden hoe het formulier eruit ziet. 

Verder is er nog een ander blok aanwezig: 'Status'. Het belangrijkste veld om eventueel in te vullen is 'Pasfoto'. Wanneer het gewenst is dat de donateur een foto bijvoegt op de website dan kan dit door in het selectieveld 'Verplicht' of 'Niet verplicht' in te vullen.  Daarnaast staat een statuskolom. Aan deze statussen kunnen bevestigingen gekoppeld worden en kan er worden aangegeven welke functionaris een notificatie van inschrijving moet krijgen. Wanneer bij de status 'Nieuw' deze zaken wordt geselecteerd dan wordt dit getriggerd op het moment van het versturen van de inschrijving. Om gebruik te maken van een bevestiging van inschrijving, dan moet deze waarschijnlijk nog aangemaakt worden. Navigeer hiervoor naar [Relaties] > [Instellingen] > [Afdrukformulieren]. Zorg dat de bevestiging gemaakt wordt voor formuliertype 'Inschrijfbrief'. 

Een voorbeeld van de invulling van dit blok is hieronder te zien.

schermafbeelding_2017_08_31_om_11.39.29_1.png

Blok 'Inschrijfformulier route'

In dit blok kan een route aangemaakt worden dat een dergelijk formulier kan afleggen. Van belang is dat er minimaal één route is vastgelegd, anders werkt het formulier niet. Zie hieronder hoe de invulling van het blok plaatsvindt. 

schermafbeelding_2017_08_31_om_11.41.43_1.png

Blok 'Formuliervelden'

Hier hoeft niets ingevuld te worden, maar hier zouden extra vragen vastgelegd kunnen worden voor de inschrijving, bijvoorbeeld:

schermafbeelding_2017_08_31_om_11.43.36_1.png

Klik op 'Bewaren' of 'Bewaren en terug' als alles ingevuld is.

 Volledige handleiding over sponsorcontracten beheren

Ref: 813 / 2020-08-10

Inschrijfformulier sponsoren koppelen in de website

Stap 3: Inschrijfformulier koppelen in de website (bij Managerpakket)

Om een inschrijfformulier te koppelen in de website, navigeer naar [Website] > [Pagina's]. Het volgende scherm wordt dan getoond:

schermafbeelding_2017_08_31_om_11.51.23_1.png

Klik hier op 'Nieuw' bovenin het scherm. Het volgende scherm wordt getoond:

schermafbeelding_2017_08_31_om_11.52.32_1.png

Vul nu de paginanaam in (let op: dit moet aaneengesloten zijn), selecteer het paginatype ‘Backoffice’ en geef de pagina een titel zoals:

 schermafbeelding_2017_08_31_om_11.56.12_1.png

Klik hierna op 'Controle'. Het scherm zal hierdoor veranderen:

schermafbeelding_2017_08_31_om_11.56.59_1.png

In het blok 'Backoffice transactie' kunnen verschillende velden ingevuld worden. Selecteer bij deze velden het volgende:

  • Transactiegroep: Club
  • Transactie: Application1
  • Task: Nieuw
  • Instellingen: statustempcode="Code formulier", dus bijv. statustempcode=50

schermafbeelding_2017_08_31_om_12.00.04_1.png

Klik vervolgens op 'Bewaren en terug'. Zoek nu in de paginalijst deze pagina op:

schermafbeelding_2017_08_31_om_12.01.50_1.png

Klik hier op het wereldbolletje wereldbolletje_1.png, dan kan de pagina bekeken worden. Dit kan dan in de site gezet worden als link of in het menu.  

schermafbeelding_2017_08_31_om_12.03.32_1.png

Volledige handleiding over sponsorcontracten beheren

Ref: 814 / 2020-08-10

Sponsorcontracten toevoegen aan de relatie