Complete Handleiding
Afdrukdatum: 28-03-2024

Inhoud

1 - Algemeen

1.1 - Aan de slag

1.1.1 - Introductie

Belangrijke mededeling: Per augustus 2017 zijn we de handleiding aan het herindelen en completeren.

Beste AllUnited gebruiker.

Welkom bij de Complete AllUnited handleiding. In dit document worden alle acties, processen en inrichtingsmogelijkheden omschreven.

Soms voorzien van voorbeelden, voorbeeldfilmpjes of links naar andere handleidingen die gericht zijn op een beperkt deel van AllUnited of alleen gelden voor bepaalde sportclubs.  

[Dit geldt voor de nieuwe handleiding: De handleiding is ingedeeld zoals de menu volgorde in je AllUnited systeem. Onder elk hoofdstuk nemen we "veelgestelde vragen" op de zogenaamde FAQ.]

Deze overige handleiding staan in de inhoudsopgave bij overige handleidingen of kun je in je AllUnited dashboard vinden onder Hulp & Service -> Handleidingen

Admin & Manager modules & autorisaties. 

[Dit geldt voor de nieuwe handleiding: Het AllUnited systeem bestaat uit diverse pakketten waardoor bepaalde onderdelen wel of niet zichtbaar zijn. De manager modules worden voorzien van een [MANAGER] tekst. Wanneer er onderdelen in het menu missen, die wel onder jullie pakket vallen, dan kunnen deze of (1) niet geactiveerd zijn of (2) niet onder je autorisatie kunnen vallen. Neem dan even contact op via een helpdeskticket. 

Mis je onderdelen in de handleiding?

Stuur dan een ticket in en breng ons op de hoogte zodat we dit kunnen toevoegen of de indeling kunnen veranderen. 

Ref: 6 / 2024-03-28

1.1.2 - Inloggen voor gebruikers

Hoe kun je inloggen in de ledenmodule?

Is je e-mailadres nog niet bekend? Stuur deze dan eerst naar de ledenadministratie van je vereniging, zodat deze verwerkt kan worden in de administratie.
Zodra dit gebeurd is, zal je vanuit de vereniging bericht krijgen en kan je met het hieronder beschreven proces inloggen.

Ga naar de link voor de ledenmodule is https://pr01.allunited.nl/index.php?section=Clubnaam



Eerste keer inloggen of ben je je wachtwoord vergeten?
1. Vul bij "Gebruikersnaam" je e-mailadres in (meestal kun je ook het AllUnited relatienummer of je bondsnummer gebruiken)
2. Laat wachtwoord leeg
3. Klik op  "nieuw wachtwoord aanvragen" (of op "request new password'' als het systeem in het Engels staat ingesteld)

4. Op het ingevoerde e-mailadres ontvang je vervolgens een mail met een tijdelijk wachtwoord.
5. Vul je gebruikersnaam en dit tijdelijke wachtwoord in (dit gaat het snelst via kopiëren & plakken uit je mailprogramma).
6. Klik vervolgens op de knop "Inloggen".

7a. Hierna kom je in een nieuw scherm waarin je het ontvangen tijdelijke wachtwoord moet invoeren.
7b. Als je dit gedaan hebt, kun je een zelf bedacht wachtwoord ingeven. Dit wachtwoord moet bestaan uit minimaal 6 tekens, waarvan minimaal 2 cijfers.
8. Klik nu op de knop "Bewaren" om je nieuwe wachtwoord op te slaan. Het tijdelijke wachtwoord is hierna niet meer bruikbaar.
9. Je kunt nu inloggen met het nieuwe wachtwoord.

Hoe in te loggen als gebruiker

Een vereniging krijgt van AllUnited de volgende gegevens om in te kunnen loggen:

  1. Clubnaam
  2. Gebruikersnaam
  3. Initieel wachtwoord

Met deze gegevens kan de gebruiker inloggen.

Waar kan ik inloggen als gebruiker?
Via onderstaande link kom je in het inlogscherm voor gebruikers.

www.allunited.nl/beheer

Onderstaand scherm wordt dan getoond:

In dit scherm worden de volgende gegevens gevraagd:

  1. Systeemnaam: dit is de clubnaam
  2. Gebruikersnaam: dit is de ontvangen gebruikersnaam, bijvoorbeeld SYSADMIN
  3. (initiële) Wachtwoord: Het ontvangen of zelf gekozen wachtwoord

Het AllUnited-pakket is te bezoeken via alle browsertypen. Toch adviseren wij te werken met Google Chrome of Mozilla Firefox browsers voor de meest optimale ervaring in dit pakket.

Gebruik bij het navigeren binnen AllUnited nooit de Terug-knop van de browser. Dit zorgt er namelijk voor dat je automatisch wordt uitgelogd.
Wil je terug naar het vorige scherm? Gebruik dan de knop "Terug" in het systeem.

Log je voor het eerst in?
Dan wordt automatisch gevraagd om het wachtwoord aan te passen. Hierbij wordt dan het onderstaande scherm getoond.
Dit scherm zul je ook zien wanneer je een nieuw wachtwoord hebt aangevraagd.

Er zijn 3 mogelijkheden waarom dit scherm wordt getoond:

  • AllUnited of een systeembeheerder heeft een nieuw wachtwoord aangemaakt en hiermee wordt ingelogd
  • De maximale tijd waarin een wachtwoord gebruikt mag worden is verstreken
  • De knop "Nieuw wachtwoord aanvragen" is gebruikt en er wordt ingelogd met het wachtwoord dat via de mail is ontvangen

De volgende velden worden hier ingevuld:

Veldnaam Omschrijving
Huidige wachtwoord Hier wordt het initiële, tijdelijke of het huidige wachtwoord ingevuld.
Nieuw eigen wachtwoord Hier wordt een nieuw wachtwoord ingevuld.
Een wachtwoord moet bestaan uit minimaal 6 karakters waarvan minimaal 2 cijfers.
Herhaal eigen wachtwoord Hier wordt het gekozen wachtwoord, wat bij "Nieuw eigen wachtwoord" is ingevuld, herhaald.

Als het inloggen is gelukt, kom je in het AllUnited Dashboard. Vanuit het menu aan de linkerkant kan verder worden gewerkt in de beschikbare modules voor de gebruiker.

Ref: 199 / 2024-03-28

1.1.3 - Nieuw gebruikers wachtwoord aanvragen

Als je nog geen wachtwoord hebt, deze bent vergeten of als je gebruikersaccount is geblokkeerd, kunt je zelf een nieuw wachtwoord aanvragen. Bij het inlogscherm vult je hiervoor de club en gebruiker in en klikt je vervolgens op de link "Nieuw wachtwoord aanvragen". Als de club en gebruiker correct zijn ingevuld ontvang je een e-mail met daarin een nieuw initieel wachtwoord. Met dit initiële wachtwoord kun je vervolgens inloggen waarna je dit wachtwoord direct dient aan te passen naar een veilig wachtwoord.

N.B. Hebben jullie ook een website en log je daarin als lid en staat bij jou in je gebruikerskaart hetzelfde e-mailadres als in je relatiekaart? Dan zal het nieuwe wachtwoord ook gelden voor je inlog bij de website als lid. Zijn de e-mailadressen verschillend, dan zullen de wachtwoorden gescheiden blijven.

Nieuw wachtwoord aanvragen

Ref: 262 / 2024-03-28

1.2 - Het Dashboard

1.2.1 - Dashboard knoppen en uitleg help functie

Hulp en informatieknoppen

200_icoontjes_2_1.jpg

Op elk scherm in AllUnited staat in de rechterbovenhoek een aantal icoontjes.
Het kan misschien nodig zijn om naar rechts te scrollen om de icoontjes zichtbaar te maken.

 

ref.200.1_1.png De wereldbol wordt alléén getoond als ook de website van AllUnited wordt gebruikt. Met deze knop opent de website direct in een nieuw tabblad/venster.
           Let op: Wordt deze knop gebruikt dan wordt de website volledig opnieuw opgehaald.

ref.200.2_1.pngDe knop met het hoofdje toont de informatie van de ingelogde gebruiker.

ref.200.3_1.pngDe knop met het bladzijde geeft de laatste downloads.
 Mocht een download dus niet terug te vinden zijn, dan worden hier de laatste vijf downloads getoond. Door op de download te klikken kan deze nog een keer gedownload worden. Bijvoorbeeld het laatste incassobestand. Als de gebruiker uitlogt wordt dit geleegd.

ref.200.4_1.pngDe knop met de i  geeft de informatie over het systeem.
Onderstaand scherm wordt dan getoond. De volgende informatie wordt gegeven.

  1. Informatie: Hier kan men zien met welke browser is ingelogd en welke versie van de browser. Dit is belangrijke informatie als iets niet goed werkt bij een gebruiker en bij een andere gebruiker wel. Er kan dan op basis van dit scherm aangegeven worden met welke browser men in ingelogd. Ook wordt het IP adres getoond.
  2. Wijzigingen: geeft de wijzigingen die in die transactie zijn doorgevoerd. Op die manier is te zien welke mutaties bijvoorbeeld bij een relatie hebben plaatsgevonden.
  3. Transacties: geeft aan in welke transactie men zich bevindt. Dit kan handig zijn om goede autorisaties te bepalen voor gebruikers.

ref.200_1.pngDe knop met de is de knop om een "Nieuw venster/tabblad" te openen.

Met deze kan een extra tabblad geopend worden, zodat het mogelijk is om op twee tabbladen in de browser tegelijk te werken.

Dit kan handig zijn als bijvoorbeeld het bankafschrift is ingelezen. Dit scherm kan dan niet verlaten worden, zolang het bankafschrift niet is opgeslagen, terwijl het wel vaak nodig is om iets op te zoeken. Dan kan dus een extra tabblad geopend worden.

De handleiding kan worden geopend d.m.v. de oranje knop met daarop 'Klik voor hulp' aan de rechterzijde van het scherm. Er schuift dan een venster open met dat deel van de handleiding over het scherm wat momenteel geopend is. Met de zoekfunctie, index of overzicht kan naar andere artikelen worden gezocht/gebladerd.

Blijven er toch nog vragen over die via de online help functie niet beantwoord kunnen worden, dan kan een helpdeskticket aangemaakt worden.

Ref: 200 / 2024-03-28

1.2.2 - Inleiding ledenadministratie

Zoek je relaties. Hieronder vind je een filmpje die de basis uitlegt. Nieuw zijn de knoppen 'Selectie' en 'Grid'. Meer uitleg: [manual 838]

 schermafbeelding_2018_09_26_om_13.49.47_1.png

 au_acedemy_screeny_1.png

Inhoud instructiefilm ledenadministratie:

  • Relaties / leden beheren en zoeken
  • Nieuwe leden aanmaken
  • Toekomstige leden
  • Afgemelde relaties
  • Relatiekaart
  • Relatietypes
  • Opzegreden
  • Meerlingen
  • Overleden leden / relaties
  • Geheimhouding / geheimtypes [openbaar / ingelogde bezoeker / ingelogde groepsleden]
  • Meerdere e-mal adressen
  • Looproute
  • Gebruikersnaam koppelen aan relatie
  • Initieel wachtwoord voor inlog op website
  • Familie koppelen / families
  • Betaalwijze / betalingstermijnen 
  • Factuurontvangers zoals jeugdsportfonds
  • Iban uitbetalingen
  • Functies toewijzen / functies aanmaken
  • Oud leden / onderbroken lidmaatschap. 
  • Eventuele bondsnummers 
  • Activiteiten wijzigen met verrekenfactuur
  • Facturen blokkeren op lidniveau
  • Losse activiteiten
  • Lessen en events bij leden bekijken
  • Contracten
  • Debiteurenposten van leden en relaties
  • Aanmanen
  • Documenten koppelen aan leden en relaties
  • Relatiemutaties
  • Rapportages via selectiewizard 
  • Tickets en extra handleidingen 
Ref: 484 / 2024-03-28

1.2.3 - Helpdesk tickets

Binnenkort beschikbaar.

1.2.4 - Handleidingen

Binnenkort beschikbaar.

1.3 - Beheer, inrichting en instellingen

1.3.1 - Gebruikergegevens

Ga naar menupad: Systeem beheer > Gebruikers en klik daarna op Wijzigen. Je ziet dan de lijst me alle gebruikers in jullie systeem.
Klik vervolgens op de gebruikersnaam die je wilt wijzigen.

Daarna wordt onderstaand scherm getoond met de gegevens van de betreffende gebruiker.
Mocht je in de eerste stap op "Weergeven" hebben geklikt i.p.v. "Wijzigen"  dan kun je bovenin het scherm altijd nog klikken op "Wijzigen" om de gegevens aan te passen.

  gebruikersaccount_1.png

Menu opengeklapt laten

Onderin het eerste blok "Gebruikersinformatie" staat de optie "Open actief menu"

Door dit aan te vinken zal voor de gebruiker het actieve menu-onderdeel, het onderdeel/module waar ze in werken op dat moment, opgeklapt blijven staan.
Het klapt weer in als je een andere module aanklikt.

In het blok "Wachtwoord"  kan ook het wachtwoord aangepast worden.

De Gebruiker kan deze gegevens ook zelf aanpassen voor het eigen gebruikersaccount.

Ref: 201 / 2024-03-28

1.3.2 - Gebruikersprofielen

Via de Gebruikersprofielen in AllUnited worden de autorisaties aan de gebruikers toegekend.

Menupad: Systeem beheer > Alle Instellingen > Gebruikersprofielen (onder de kop algemeen)

Onderstaand scherm wordt dan getoond:

Er zijn hier 3 opties:

  1. Klik op nieuw in de menubalk bovenin om een nieuw profiel aan te maken.
  2. Klik op weergeven of wijzigen om alle profielen te tonen
  3. Selecteer direct het gewenste gebruikersprofiel


1.  Zie de uitleg bij gebruikersprofiel aanmaken. Zie: 1.3.2 - Gebruikersprofielen

2.  Onderstaan scherm wordt getoond.

Door te klikken op één van de regels wordt het betreffende gebruikersprofiel getoond. Ook via optie 3 komt men in onderstaand scherm.

Ref: 186 / 2024-03-28

Gebruikersprofielen

Met gebruikersprofielen worden de rechten van de gebruikers geregeld. Een gebruiker kan 1 of meerdere profielen krijgen en op die manier kunnen de toegangsrechten tot AllUnited ingesteld worden. AllUnited heeft standaard al een aantal gebruikersprofielen gedefinieerd, waarmee de verenigingen goed de gebruikers kunnen aanmaken. Het zal meestal niet nodig zijn om gebruikersprofielen aan te passen.

Menupad: Systeem beheer > Instellingen > gebruikersprofielen (onder de kop algemeen)

Druk op selecteren.

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

Hier zijn twee opties.

  1. Met de knop nieuw in de menubalk kan een nieuw profiel aangemaakt worden
  2. Met de knop wijzigen of weergeven kan een selectie gemaakt worden uit de bestaand profielen. 

Door op de knop wijzigen te drukken wordt de lijst met profielen getoond.

Door dubbel te klikken op een profiel kan deze worden aangepast. Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

Veld

Omschrijving

Transactiegroep

Als alleen de transactiegroep wordt geselecteerd en de velden  transactie en task blijven leeg, dan heeft iemand toegang tot de gehele transactie.

Transactie

Met de transactie kan aangegeven worden welke opties binnen de transactie gebruikt mogen worden. Bijvoorbeeld bij het inschrijfformulier voor nieuwe leden heb je een aantal knoppen. Je kunt een inschrijfformuier verwijderen, aannemen, wijzigen etc. Met de transactie worden deze knoppen geregeld.

Task

Hiermee wordt geregeld of iemand een transactie alleen mag inzien, mag wijzigen of nieuwe mag toevoegen. Om bij het voorbeeld van het inschrijfformulier te bllijven. Mag iemand het formulier alleen bekijken of ook wijzigen en mag iemand nieuwe inschrijfformulieren aanmaken. Als dit veld leeg is, dan mag iemand alles, dus kijken, wijzigen en ook nieuwe aanmaken.

 

AllUnited stelt een aantal standaard gebruikersprofielen beschikbaar waar de meeste verenigingen wel mee uit de voeten kunnen.

Profielcode  Gebruikerprofiel Omschrijving
AGENDA  Agenda Wordt gebruikt om de agenda in AllUnited vast te leggen, om zo de agenda op de website gevuld te krijgen. 
ALGEMEEN  Algemeen Dit profiel moet toegevoegd worden als een gebruik de relaties mag zien, maar niet mag wijzigen.
BAR  Bardienst Dit is het profiel dat de gebruiker moet hebben die de barroosters aanmaakt en onderhoudt. 
CMS  CMS Dit is het profiel dat nodig is nieuwe pagina's en artikelen aan te maken voor de website.  
COM  Communcatie Dit is het profiel om downloads te maken van rapportages, brieven te kunnen maken, en email. Op basis van relaties. 
EMAIL  email Dit profiel is nodig om emails te kunnen versturen 
EXTFACT  Extra facturen Profiel om bij de inrichting van de facturatie te kunnen. 
FACTFORM  Factuur layouts Profiel om de layout van de facturen aan te kunnen passen.
FINADM  Financiele Administratie Profiel voor de financiële administratie
FINKIJK  Financieel kijkfunctie Profiel voor de kijkfunctie  van de financiële administratie
HELPDESK  Helpdesk Profiel om helpdeskticket aan te maken
KIJKEN  alleen kijken leden Profiel om leden te kunnen bekijken maar niet muteren.
LEDENADM  Ledenadministratie Profiel voor de ledenadministratie. Vaak is aanvullend. REPORTS, COM en EMAIL nodig
MEMONLY  Alleen leden Dit profiel is nodig voor leden om in te kunnen loggen op de website. Svp niet verwijderen. 
REDACTIE  Redactie Dit profiel is bedoeld voor degene die de nieuwsbrief aanmaakt. 
REPORTS  Reportages Hiermee kunnen de rapportages opgevraagd worden. 
SMS  sms Profiel om sms'jes te kunnen versturen (moet afgesproken zijn 11 eurocent per SMS)
SYSTADM  System Administrator Profiel voor de systemadministrator (deze heeft alle rechten)
TECHCOM  Technische commissie Profiel om nieuwe leden in de juiste teams te plaatsen
WEBMAST  Webmaster Profiel voor het onderhoud van de website. Dit profiel heeft ook toegang tot de instellingen.
WEDCIE  Wedstrijdcommissie Profiel voor de wedstrijdcommissie

Via het menupad: Systeem Beheer > Gebruikers  kan een lijst opgevraagd worden welke menuitems in welk profiel zijn ondergebracht.

Het maken van meer gebruikersprofielen maakt geen onderdeel uit van het onderhoudscontract met AllUnited. AllUnited zorgt ervoor dat de standaard profielen goed onderhouden worden. Het toevoegen van extra profielen is een verantwoordelijkheid van de vereniging. Natuurlijk kan AllUnited hier tegen betaling wel ondersteuning bij verlenen.

Het is wel mogelijk om zelf een gebruikersprofiel te maken. Zie: 1.3.2 - Gebruikersprofielen

Ref: 187 / 2024-03-28

Zelf profielen aanmaken

Het AllUnited systeem wordt geleverd met een aantal standaard rechten profielen die voor de meeste verenigingen voldoende zullen aansluiten.

Mochten er toch andere wensen zijn, dan kunnen jullie zelf profielen aanpassen of nieuwe profielen aanmaken. Dit is echter altijd op de verantwoording van de vereniging. AllUnited raad aan om de standaard ingestelde profielen te gebruiken.

Het aanpassen of toevoegen van gebruikersprofielen kan op de volgende wijze:

Ga naar het profielen beheer via het menupad: Systeem beheer > instellingen > blok "Algemeen" > Gebruikersprofielen.

Klik op de knop "+ Gebruikerprofiel" om een nieuw profiel aan te maken, of kies een bestaand profiel uit de lijst om deze aan te passen.

Klik op de knop "Weergaven" wanneer je de zoek resultaten alleen wilt bekijken.
Klik op de knop "Wijzigen" wanneer je de zoek resultaten wilt aanpassen/bewerken.

Onderstaand scherm zal dan worden getoond.

Klik op de knop "Voeg toe" om een nieuwe transactiegroep regel toe te voegen.
Kies vervolgens bij "Klik voor keuze" de gewenste transactiegroep.

Tip: We raden altijd aan om een kopie te maken van een gebruikersprofiel waar jullie aanpassingen in willen doen. Zo blijft het originele profiel altijd beschikbaar om nog even te bekijken hoe het ook alweer zat.

In dit scherm zijn de volgende velden beschikbaar:

Veldnaam 

Omschrijving

Benaming in "i" scherminformatie "Transacties" bij module

Vink de checkbox bij een regel aan om deze te verwijderen wanneer het scherm opgeslagen wordt.  
Transactiegroep

De gewenste transactiegroepen kunnen hier geselecteerd worden.
Dit is de overkoepelende transactie waarmee gewerkt wordt. Een transactie kan bestaan uit een selectiescherm, waarmee een selectie wordt gemaakt, en daarnaast uit de transactie waarmee je een nieuwe inschrijving doet.

Staat er achter de transactiegroep geen Transactie en/of Taak, dan heeft een gebruiker met dit profiel toegang tot de volledige transactie.

Het invullen van de velden Transactie en Task beperkt de rechten van het profiel.

Transaction

Transactie Dit is de onderliggende transactie. Dit beperkt de autorisatie. Iemand heeft dan geen toegang tot de hele transactiegroep, maar tot een beperkt gedeelte daarvan. TMode
Task Dit geeft aan of je mag weergeven, wijzigen of nieuwe inschrijvingen, relaties etc. mag toevoegen.

P-mode 1 = Weergeven
P-mode 2 = Wijzigen
P-mode 3 = Toevoegen/nieuw

 

Bekijken welke transactiegroepen nodig zijn in een profiel.

Open een tweede tabblad door op de + rechts bovenin de pagina te klikken.
We hebben dan twee tabbladen open staan. Een met het nieuwe profiel en met het dashboard.

Ga in het tweede tabblad naar het gewenste module scherm waarvoor je de rechten wilt instellen, bijvoorbeeld menupad: Relaties > Inschrijvingen.

Klik nu rechts bovenin het scherm op het "i" icoon.
Klik vervolgens op "transacties" waarna het onderstaande scherm zal worden getoond.

 

Hier is bij "Gebruikte transacties" te zien welke rechten er gebruikt zijn om de transactie te kunnen uitvoeren. In dit voorbeeld is het de transactie om inschrijfformulieren te kunnen selecteren/zoeken.

Hier zijn de volgende onderdelen zichtbaar in de transactie regel die je kunt gebruiken voor het gebruikersprofiel:

Naam Omschrijving
Transaction    De naam van de Transactiegroep
TMode    De naam van de Transactie
PMode    De naam van de Task

Met deze informatie kun je de rechten voor het profiel verder aanvullen.

Voorbeeld: volledige inschrijfformulier rechten
In het onderstaande voorbeeld zijn de rechten te zien waarmee een gebruiker de volledige rechten krijgt voor de inschrijfformulier transacties. Dus het bekijken, beheren en aanmaken van inschrijfformulieren.

Voorbeeld: beperkte inschrijfformulier rechten
Wil je dat gebruikers deze inschrijfformulier transacties alleen kan bekijken? Dan kun je dit als volgt instellen.



Hierbij is de ook transactie "select" nodig omdat de gebruiker met dit profiel ook inschrijvingen moet kunnen selecteren/opzoeken en om ze daarna te kunnen inkijken. Zonder deze regel hebben ze geen toegang tot het selectie scherm.

Dit soort extra benodigde rechten moet je ook altijd in gedachte houden, wanneer je rechten wilt gaan beperken.

Zoals je ziet worden profielen met beperkte rechten een stuk complexer. We raden daarom aan om dit alleen toe te passen wanneer dit echt nodig is.
Ons advies is altijd om de standaard profielen zoveel mogelijk te gebruiken en alleen een aanpassing te doen als dit echt nodig is.

Daarnaast worden alle acties van de gebruikers gelogd in het systeem, zodat altijd is na te gaan wie wat heeft gewijzigd.

Ondervind je problemen met een eigen gemaakt of zelf aangepast profiel?
AllUnited ondersteunt standaard alleen onze Standaard profielen.
De complexiteit van een profiel kan namelijk erg groot zijn, zeker bij door de vereniging aangemaakte profielen. Hierdoor kan het ons veel tijd om uit te vinden waarom iets wel of niet werkt.

Uiteraard zullen we wel altijd proberen om antwoord te geven op korte vragen omtrent de gebruikersprofielen. Mocht een vraag echter toch complexer zijn, dan kan het zijn dat we voor verdere ondersteuning ons standaard tarief in rekening zullen brengen. We zullen dit dan altijd van tevoren melden.

Om deze reden is het aanpassen van de profielen daarom altijd de eigen verantwoordelijkheid van de vereniging.

Ref: 292 / 2024-03-28

1.3.3 - Gebruikers aanmaken

In Allunited kunnen onbeperkt nieuwe Gebruikers worden aangemaakt. Per gebruiker kan een rechtenprofiel worden ingesteld waardoor de gebruiker alleen toegang krijgt tot de ingestelde website onderdelen.

Hierbij zijn een aantal zaken belangrijk om in het oog te houden:

  1. Vermijd gedeelde Gebruikersaccounts
    Algemeen inzetbare gebruikersaccounts, zoals ledenadministratie etc., moeten zoveel mogelijk worden vermeden. Dit is ook in het contract met AllUnited afgesproken. Dit is namelijk belangrijk voor een goed bestuur binnen de vereniging. Zo behoud je een goed inzicht op wie verantwoordelijk is geweest voor bepaalde mutaties in het systeem. Met een algemene/gedeelde gebruiker die telkens door andere personen wordt gebruikt is dat niet mogelijk, hierbij zie je alleen welk gebruikersaccount is gebruikt.
  2. Stel de rechten profielen ook in voor aanverwante onderdelen zoals bijv email of selectie wizard
    Als beheerder kan je via het toevoegen van allerlei gebruikersprofielen, die per rechten onderwerp gesorteerd zijn, een gebruiker vrij specifiek rechten toekennen die voldoende zijn om zijn/haar functie uit te voeren.

    Zie de rechten profielen als puzzelstukjes: Wil je dat een gebruiker bijv. bij een van de modules bij de onderliggende selecties kan en daar vanuit ook moet kunnen e-mailen, dan zal je hem/haar zowel de rechten voor de betreffende selectie wizard en e-mail rechten geven. Hetzelfde geldt voor de ledenadministratie. Moet de ledenadministrateur naast NAW-gegevens bijwerken, ook activiteiten en/of lessen/evenementen kunnen toevoegen, dan zal je hem of haar de daarbij behorende rechten moeten geven. Per profiel hebben we nu in de handleiding aangegeven wat iemand hier mee kan of juist niet kan.

    Een overzicht van de gebruikersprofielen vind je hier.

  3. Gebruikersrechten verder specificeren en verkleinen
    Zijn de gebruikersrechten alsnog te ruim en moet het nog specifieker, dan heb je hierin nog de volgende mogelijkheden:

    a. Artikelen beheren op specifieke website pagina's
    Indien de website van AllUnited wordt gebruikt, is het mogelijk om leden voor pagina's op de website te autoriseren. Zo kan de website door veel mensen onderhouden worden. Dan kan bijvoorbeeld de barcommissie zijn eigen pagina onderhouden via de website en kan elk team de eigen pagina onderhouden.

    Deze rechten kunnen per pagina toegewezen worden aan specifieke relaties binnen het systeem. Hiervoor hoeven dus geen gebruikers in AllUnited aangemaakt te worden, wat het onderhoud gemakkelijker maakt. Zie: 16.2.1.5 - Overzicht Autorisaties van CMS Pagina's

    b. Gebruiker alleen inzage geven in specifieke grootboekrekeningen
    Indien je wilt dat de gebruiker (bijv. evenementencommissie) alleen maar bij bepaalde grootboekrekeningen kan, dan kan dit door middel van het inrichten van budgetgroepen. Bij het gebruikersprofiel kan je dan aangeven tot welke budgetgroepen hij/zij specifiek toegang heeft. Zie: 7.4.6 - Budgetgroepen

    c. Trainers/docenten alleen specifieke taken voor hun groepen/teams laten uitvoeren
    Het is mogelijk om trainers en/of docenten alleen inzage te geven in specifieke training/lesgroepen die voor hun van toepassing zijn. Deze groep(en) moeten zij dan vaak ook kunnen  e-mailen, beoordelen of presentie voor bijhouden.
    Dit kan ingeregeld worden door deze relaties toegang te geven tot een speciale selectie van de Ledenmodule. Of door speciale website pagina's welke via het menu voor deze groep kan worden toegevoegd. Via de knop "Toegestane groepen"  kan dan ingesteld worden wie deze menuknop mag zien.

    Voor meer informatie kun je altijd een ticket insturen naar AllUnited met het betreffende onderwerp.

Instellingen en gebruikersbeheer

Ga naar menupad: Systeem beheer > Gebruikers

Onderstaand scherm wordt dan getoond. 

Er zijn hier 4 opties mogelijk:

  1. Nieuwe gebruiker aanmaken
    Een nieuwe gebruiker aanmaken via de knop "+ Gebruiker" in de menubalk bovenin het scherm. Zie ook: Zie: 1.3.3 - Gebruikers aanmaken
  2. Gebruikers informatie
    Een overzicht maken van de gebruikers via de knop "Gebruiker informatie" in de menubalk bovenin het scherm.

  3. Gebruikersprofielen
    Het beheerscherm voor alle gebruikersprofielen kan je vinden via "Gebruikersprofielen" in de menubalk bovenin het scherm.
    Hier kan je een specifiek profiel opzoeken om de instellingen te bekijken of te wijzigen.

    Veel van deze profielen staan vast en kunnen niet zelf aangepast of verwijderd worden. Een vereniging heeft wel de mogelijkheid eigen profielen te maken Zie: 1.3.2 - Gebruikersprofielen. Maar mocht er een fout in de profielen zitten, geef dit dan per ticket door. AllUnited kan dit dan voor jullie aanpassen.

    Voor een compleet overzicht van de standaard AllUnited profielen, zie: https://dv01.allunited.nl/manual.php?manualcode=Gebruikersrechten
  4. Selectie
    Via het selectiescherm kunnen gebruikers opgezocht worden om te bekijken of te bewerken.

    Klik op de knop "Weergaven" wanneer je de zoek resultaten alleen wilt bekijken.
    Klik op de knop "Wijzigen" wanneer je de zoek resultaten wilt aanpassen/bewerken. 

    1. Specifieke gebruiker selecteren
      Het is mogelijk om direct een specifieke gebruiker te selecteren. 
      Dit kan door in de 2e lijst bij "Gebruikersnaam" de gewenste gebruiker te selecteren.
      Klik op Wijzigen om de gebruiker aan te passen, of op Weergaven om de gebruiker te bekijken.
    2. Geblokkeerde gebruikers lijst ophalen
      Het is ook mogelijk om direct een lijst op te vragen van alle Geblokkeerde gebruikers.
      Vink hiervoor dan het blokje achter "Geblokkeerd" aan.

      Je kunt gebruikers blokkeren als je iemand toegang tot de backoffice wilt ontzeggen.
    3. Gebruikerslijst ophalen
      Door direct op Weergeven (alleen bekijken) of Wijzigen (aanpassen) te drukken haal je de lijst op van alle gebruikers.
      Klik de gewenste gebruiker aan om deze te openen.

      Voor meer informatie over het beheren van een gebruikersinformatie, zie: Zie: 1.3.3 - Gebruikers aanmaken

 

Ref: 188 / 2024-03-28

Gebruikers aanmaken en beheren

Ga naar Menupad: Systeem beheer > Gebruikers.

Onderstaand scherm wordt dan getoond.  

 

Hier zijn de volgende opties mogelijk:

  1. Een nieuwe gebruiker aanmaken
    Gebruikers kunnen op twee manieren worden aangemaakt.
    1. Via de knop "+ Gebruiker",
      Hiermee wordt een volledig nieuwe gebruiker aangemaakt, zonder vooraf ingevulde waardes.
    2. Via een kopie van een bestaande gebruiker. 
      Op deze manier kun eenvoudig de instellingen van een bestaande gebruiker kopiëren voor een nieuwe gebruiker.
  2. Een bestaande gebruiker aanpassen.

Een bestaande gebruiker kopiëren naar een nieuwe gebruiker.

Klik in het selectie scherm op de knop Wijzigen. Je ziet dan een lijst met alle beschikbare gebruikers.
Klik op de gewenste gebruiker.

Klik dan bovenin op "Gebruiker" om een kopie te maken. Er wordt dan een nieuw scherm geopend met daarin een kopie van de gebruikersinstellingen.

 

In de kopie kun je nu de gewenste gegevens invullen.

Gebruiker instellingen
Hieronder zullen we per blok de beschikbare velden bespreken.
Let bij een kopieerde gebruiker vooral de instellingen voor het blok Wachtwoord.

Het blok Gebruiker

In dit blok zijn de volgende velden beschikbaar:

Veld                           Omschrijving   
Gebruikersnaam    De gekozen unieke gebruikersnaam waar de gebruiker mee in kan loggen.

TIP:  Gebruik altijd de gebruiker naam en niet een functie titel
Dit om te zorgen dat duidelijk blijft welke gebruiker een bepaalde actie of instelling heeft uitgevoerd binnen het systeem.
Wanneer er bijvoorbeeld toch voor een functie is gekozen, bijvoorbeeld voor een gedeeld Penningmeester gebruikersaccount, dan kun je nooit terug zien welke penningmeester precies een bepaalde handeling in AllUnited heeft uitgevoerd. En dan kun je dit dus ook nooit direct bij de betreffende persoon navragen.

De meeste handelingen worden namelijk gelogd binnen het AllUnited voor gebruikers.

Geblokkeerd    Wanneer dit veld staat aangevinkt, dan kan de gebruiker niet meer inloggen.

Let op! Deze optie kan alleen aangevinkt worden door een gebruiker met het profiel "System Administrator". Dit wordt nooit aangevinkt bij te veel foute login pogingen.
Foute logins

Hier is te zien hoeveel foute inlogpogingen een gebruiker heeft gedaan.

Staat het aantal op 5? Dan is de gebruiker door het systeem geblokkeerd en deze niet meer inloggen.
Het wachtwoord moet dan door de System Administrator (SYSTADM) gebruiker gereset worden om weer toegang te krijgen.

Gebruiker geblokkeerd

Als een gebruiker aangeeft niet in te kunnen loggen, dan is dit belangrijke informatie. Vaak zijn zij dan geblokkeerd.
Dit kan twee redenen hebben:

  1. De gebruiker heeft 5 foutieve inlogpogingen gedaan

    In het veld voor "Foute logins" kun je zien hoeveel foute inlogpogingen een gebruiker heeft gedaan.
    Wanneer een gebruiker 5 foutieve inlogpogingen heeft gedaan, dan worden ze automatisch geblokkeerd binnen het systeem.

    Let op!
    Hierbij zal dus niet het vinkje bij "Geblokkeerd" aangevinkt staan.
    Deze kan alleen door een systeem administrator worden ingesteld.

  2. De gebruiker is geblokkeerd door een systeem administrator/vereniging
    Wanneer het vinkje voor "Geblokkeerd" is aangevinkt, dan geeft dit aan dat de gebruiker bewust is geblokkeerd.
    Dit is altijd gedaan door een gebruiker met het profiel "System Administrator".

    Ga in dit geval altijd even na wie dit heeft aangezet en waarom, voordat je dit zomaar weer uitzet.

Een gebruiker deblokkeren, kan alleen door gebruikers met het profiel "System Administrator" (vaak onder de naam SYSTADM) uitgevoerd worden.
De procedure voor deblokkeren is als volgt:

  1. Ga naar het wachtwoord blok zoals in de afbeelding hieronder is weergegeven.
  2. Vul bij "Jouw eigen wachtwoord" je eigen gebruiker wachtwoord in, dus die van systeem administrator (SYSTADM).
  3. Vul bij "Initieel wachtwoord" een tijdelijk wachtwoord in voor de gebruiker.
    Dit wachtwoord kun je zelf kiezen, meestal wordt er iets makkelijks gekozen als "Welkom".
  4. Dit wachtwoord geef je door aan de gebruiker.
    De gebruiker logt dan opnieuw in met dit wachtwoord en krijgt direct hierna het verzoek om een eigen wachtwoord aan te maken.

Het blok Gebruikersinformatie

Veld                           Omschrijving
Naam Dit is de volledige naam van de gebruiker.
Afkorting Dit is de afkorting code van de gebruiker. 

Deze afkorting wordt bijvoorbeeld gebruikt als er concept facturen zijn aangemaakt. Deze concept facturen krijgen dan een tijdelijk factuurnummer bestaande uit de afkorting van de gebruiker en de datum waarop de concept factuur is aangemaakt.
Email Het emailadres van de gebruiker.

Het is zeer belangrijk dat dit goed is ingevuld. Als een gebruiker zijn wachtwoord kwijt is, kan een nieuw wachtwoord aangevraagd worden. Deze wordt dan naar dit emailadres gestuurd.
Telefoon Hier kan het telefoonnummer ingevuld worden van de gebruiker. Dit telefoonnummer wordt ook automatisch meegenomen, indien er helpdesktickets worden aangemaakt. Op deze manier hoeft niet steeds het telefoonnummer opnieuw ingevoerd te worden bij elk nieuw helpdeskticket.
Taal Hier is meestal enkel de optie Nederlands mogelijk. Is ook de geadviseerde instelling.
Slimme dec. punt Indien je veel gebruik maakt van het nummerblok op het toetsenbord dan is het handig om dit veld aan te vinken.
Bij het invoeren van een punt bij een bedrag, wordt deze automatisch omgezet in een komma waar nodig.
Blokkeer gebruikers nieuwsbrief Door dit aan te vinken wordt een gebruiker niet vanuit AllUnited geïnformeerd.
De gebruiker ontvangt dan dus geen updates over functionaliteiten of andere AllUnited berichten.
Open actief menu Door dit aan te vinken blijft het actieve menu-onderdeel (daar waar je aan het werk bent) opengeklapt staan.
Het menu klapt pas weer in als je een andere module aanklikt in het menu.

Het blok Wachtwoord

Deze velden zijn voornamelijk bedoeld voor de gebruiker met System Administrator (SYSADM) rechten.
Deze gebruiker(s) is namelijk bevoegd om wachtwoorden van andere gebruikers aan te mogen passen.

Veld                           Omschrijving
Jouw eigen wachtwoord Je eigen wachtwoord als System Administrator (SYSADM)
Initieel wachtwoord Het nieuwe zelf gekozen wachtwoord voor de gebruiker.

Dit wordt doorgegeven aan de nieuwe gebruiker om de eerste keer mee te kunnen inloggen.
Of wordt doorgegeven als nieuw tijdelijk wachtwoord wanneer een gebruiker is geblokkeerd.

De gebruiker kan ook altijd zelf op wachtwoord vergeten drukken, dan krijgt de gebruiker een nieuw wachtwoord via de mail toegestuurd, dan hoeft er verder in de backoffice niets aangepast te worden.

Het blok Gebruikersprofiel

Veld                           Omschrijving
Vink de checkbox bij een regel aan om deze te verwijderen wanneer het scherm opgeslagen wordt.

Let op!
Gebruik hiervoor niet de knop Verwijderen, deze verwijdert het gehele profiel.
Profielcode

Hier worden de rechten profielen gekozen die de gebruiker nodig heeft. 

Voor een overzicht van de te kiezen profielen: Klik hier
Met de knop voeg toe kunnen nieuwe profielen worden toegevoegd. Vul bij het cijfer de gewenste aantal nieuwe regels in.

Het blok Voorstelwaarden

Dit blok wordt bijna altijd leeg gelaten.

Hieronder een voorbeeld als in het bankboek i.p.v. facturen de voorstelwaarde grootboekrekening moet worden getoond.

Het blok Budgetgroepen

De volgende velden kunnen hier gevuld worden.

Veld                           Omschrijving
Vink de checkbox bij een regel aan om deze te verwijderen wanneer het scherm opgeslagen wordt.
Let op! Gebruik hiervoor niet de knop Verwijderen, deze verwijdert het gehele profiel.
Budgetgroep Hiermee kan autorisatie worden gegeven aan een beperkt aantal grootboekrekening. Bijvoorbeeld voor een evenementen commissie, die wil kunnen bekijken of een evenement verlies of winst oplevert. Zie: 7.4.6 - Budgetgroepen

Knoppen

Er zijn enkele knoppen beschikbaar onderaan het scherm.
Hieronder vind je de functie van iedere knop.

Knop Omschrijving   
Controle    Met deze knop kun je controleren of alle waardes geldig zijn ingevuld.
Let op! Hiermee sla je de wijzigingen dus nog niet op.
Bewaren/Bewaren en terug   

Met deze knoppen sla je de gemaakte wijzigingen op.

"Bewaren" betekend dat je het scherm wilt opslaan maar het scherm niet wilt verlaten.
"Bewaren en terug" betekend dat je het scherm wilt opslaan en terug wilt naar het Gebruiker selectie scherm.

Verwijderen

Klik op deze knop als je de gebruiker volledig wilt verwijderen.

Let op! Deze actie kan niet meer teruggedraaid worden. Als een gebruiker is verwijderd zal deze handmatig weer aangemaakt en ingesteld moeten worden indien dit gewenst is.

Ref: 189 / 2024-03-28

1.3.4 - Gebruiker koppelen aan relatie

Koppel een gebruiker aan je relatiekaart

Als ik klik op "Persoonlijke gegevens" krijg ik de volgende melding: "Er is geen relatie gekoppeld aan uw gebruiker. Neem contact op met de ledenadministratie."

Dit is eenvoudig op te lossen:

1. Kopieer de gebruikersnaam van de gebruiker.

2. Plak deze op de relatiekaart in het blok Communicatie bij 'inlognaam'. 

 

 

 

Ref: 704 / 2024-03-28

1.3.5 - Gebruikers inlogtijden bekijken

Menupad: Systeem Beheer > Inlogtijden relatie

Via dit scherm kan nagekeken worden welke gebruikers of relaties, wanneer zijn ingelogd in de backoffice of op de website / in de Ledenmodule.

Dit scherm wordt vooral gebruikt wanneer er een backup van het systeem, of bepaalde data, terug gezet moet worden.
Je kunt dan een selectie maken met de datum na de backup datum. Zo kun je zien welke gebruikers er na dit moment nog actief zijn geweest in systeem.
Deze gebruikers kun je dan informeren zodat ze weten dat ze sommige aanpassingen daarna weer moeten instellen.

In het selectiescherm kan op gebruikersnaam en op een bepaalde datum periode worden geselecteerd.
Hiermee kan dan een lijst te gegeneerd worden van de inlogtijden van de gebruikers van deze selectie. 

Klik op "Start" om de lijst te genereren.

Als je de Gebruikersnaam leeg laat, zie je ook Relatienummers op de lijst.

Hierna een in een nieuw scherm/tabblad de gegenereerde lijst getoond worden.

Ref: 190 / 2024-03-28

1.3.6 - Autoriseren van leden voor beheer website pagina's

Als een vereniging een aantal leden wil betrekken bij het onderhoud van de website dan zijn er twee opties:

  1. Voor het lid wordt een gebruiker aangemaakt. Dit is nodig als een lid alle pagina's van de website moet kunnen beheren en aanpassen. Via Menupad: Beheer > gebruikers wordt dan een nieuwe gebruiker aangemaakt Zie: 1.3.3 - Gebruikers aanmaken
  2. Moet het lid maar enkele pagina's kunnen beheren, bijvoorbeeld de jeugdcommissie die de eigen pagina's op de website onderhoud, dan is het handiger om per pagina te autoriseren. Het lid wordt gekoppeld aan één of meerdere pagina's:
    1. Door de functiegroep op nemen op de Website-pagina.
    2. Door de functie op te nemen op de Website-pagina.
    3. Door het relatienummer op te nemen op de Website-pagina.

Hieronder staat een afbeelding van een pagina op de Website waarvoor de functiegroep jeugdcommissie en de functie jeugdbestuur (binnen de functiegroep bestuur) zijn geautoriseerd.

Het veld auto publiceren

Op de Website- pagina is dan nog een veld belangrijk. Dat is namelijk het veld Auto publiceren. Als dit veld is aangevinkt, dan kunnen de leden met deze functie resp. functiegroep een nieuw artikel aanmaken en deze gelijk publiceren op de website. Staat het vinkje niet aan, dan kunnen ze wel de artikelen aanmaken, maar dan moet een gebruiker die daarvoor de rechten heeft deze artikelen publiceren. Deze artikelen zijn dan te benaderen via menupad: Website > te publiceren artikelen

 

Koppeling leggen tussen pagina en lid.

Als het relatienummer wordt ingevuld op de Website-pagina, dan is geen verdere actie nodig. Als de autorisatie op basis van functiegroep of functie gaat, dan moet deze functie of functiegroep ook aan het lid gekoppeld zijn. De functie of de functiegroep moet dan ook voorkomen in het blok functies op de relatiekaart van het lid.  Zoals in onderstaand voorbeeld.

Inloggen op de website

Het lid logt in op de website zoals ieder ander lid. Als het lid met deze autorisatie heeft dan verschijnt er op de desbetreffende pagina een knop pagina beheren of nieuw artikel aanmaken en daarmee kan direct de website beheerd worden.

Dit heeft de volgende voordelen:

  1. Er hoeven voor deze leden dan niet allemaal gebruikers te worden aangemaakt en te worden onderhouden.
  2. De autorisatie is direct gekoppeld aan het lid. De autorisatie wordt beëindigd:
    1. Door de functie van het lid te beëindigen.
    2. Door het lidmaatschap te beëindigen.
  3. Het lid kan direct via de website inloggen en hoeft verder geen kennis te hebben van de werking van de backoffice.

 

Ref: 185 / 2024-03-28

1.3.7 - E-mail versturen aan gebruikers

Binnen AllUnited kan een mail gestuurd worden naar één of meerdere gebruikers.

Dit kan via Menupad: Systeem beheer > E-mail aan gebruikers

In dit scherm kan aan meerdere gebruikers een mail worden gestuurd op basis van het actieve gebruikersprofiel. 
Bijvoorbeeld iedereen met het profiel Ledenadministratie.

Ook kan er een mail gestuurd worden naar één specifieke gebruiker door de gebruiker te selecteren.

Klik na het maken van de gewenste selectie op de knop "Email" om het bericht op te stellen en daarna te kunnen versturen.
Indien er geen e-mailadressen gevonden zijn voor de opgegeven selectie, dan zal hiervan een melding in het scherm komen.

Ref: 191 / 2024-03-28

1.3.8 - Email accounts

Dit artikel is onderverdeeld in twee gedeeltes: 1) Aanmaken en beheren van emailaccounts en 2) Het instellen/gebruik van de mailaccounts in een mailprogramma en gebruik van webmail. 

1) Aanmaken en beheren van emailaccounts

Als een organisatie de website bij AllUnited heeft en de domeinnaam ook host op onze server, is het ook mogelijk om emailaccounts aan te maken. Het is de verantwoordelijkheid van de vereniging zelf om deze mailaccounts te beheren en aan te maken, en de inloggegevens hiervan te distribueren binnen de vereniging. 

Het pakket dat voor mailbeheer gebruikt wordt is een standaard pakket "DirectAdmin". De URL om deze accounts aan te maken en te beheren is https://mailserver1.allunited.nl:2222/

In voorbereiding op de livegang van de nieuwe website is afgesproken met de vereniging wanneer het mailpakket beschikbaar zal worden gemaakt. Om in te loggen op het beheersysteem kunnen System Administrators en gebruikers met het profiel "E-mail beheren" in het hoofdmenu naar Systeem beheer  -> Beheer mailpakket -> Login op DirectAdmin mailbeheer

Als de URL van de vereniging www.abcvereniging.nl  is dan kunnen er emailaccounts aangemaakt worden zoals:

voorzitter@abcvereniging.nl

penningmeester@abcvereniging.nl etc.

Na het inloggen wordt onderstaand scherm getoond.

Hier zijn twee belangrijke opties onder E-Mail Management.

    1. E-mail accounts
      Email accounts worden aangemaakt om emails te kunnen ontvangen en te kunnen versturen.
      Er wordt hier bij een emailaccount een wachtwoord aangemaakt. Met dit wachtwoord kan iemand besluiten om via webmail in te loggen of via het eigen mailaccount zoals outlook of gmail de mails binnen te halen.
    2. Forwarders
      Doorzendadressen. Wil iemand niet via webmail of het eigen mailaccount de mails binnenhalen, dan kan een doorzendadres aangemaakt worden. 
      De mail die wordt verstuurd aan bijvoorbeeld voorzitter@abcvereniging.nl kan dan worden doorgestuurd naar het privé adres van de voorzitter.

Als doorgeklikt worden bij E-mail accounts dan wordt het volgende scherm getoond.

e

 Met de knop Create mail account kan een nieuw mailaccount aangemaakt worden.

Met de knop change achter het emailaccount kan het wachtwoord of de maximale grootte van de inbox gewijzigd worden.

Als op change wordt gedrukt verschijnt onderstaand scherm.

Links:

Het instellen/gebruik van de mailaccounts in een mailprogramma en gebruik van webmail.

Ruimte in Mailbox

Wijzigen mail wachtwoord

Externe Mail veschil POP3 en IMAP

Externe Gmail instellen

Mail via Vista

 

 

Ref: 462 / 2024-03-28

1.3.9 - Email versturen aan relaties/leden

Bekijk video 1 over mailen naar leden en relaties.

Meer over e-mailen naar relaties of groepen

De email functie is te gebruiken bij verschillende onderdelen van AllUnited. Bijvoorbeeld via het menupad : Relaties > Selectie wizard > kies de gewenste selectie > Email. Of door bij de relatiekaart te klikken op het email icoon naast het emailadres.

In sommige schermen, zoals bij Systeem beheer > Email aan gebruikers, maak je eerst de gewenste selectie in  het selectie scherm en kun je daarna klikken op "Email".

Alle opties openen het email opstelscherm. In dit scherm kun je vervolgens de email opstellen:

In dit scherm zijn de volgende velden beschikbaar:

Veld                           Omschrijving
Van

Bij het veld "Van" kun je de gewenste afzender selecteren uit de lijst met beschikbare emailadressen.
Deze emailadressen zijn allemaal gekoppeld aan de ingelogde gebruiker of de vereniging.

Deze lijst wordt met de volgende informatie opgesteld, afhankelijk van de instellingen:

  1. Het mailadres van de gebruiker die deze transactie opstart. 
  2. Het mailadres van het lid, indien de gebruikersnaam aan het lid is gekoppeld.
  3. De mailadressen die bij de functies staan, indien de gebruikersnaam is gekoppeld aan een lid met functies.
  4. Het algemene emailadres dat staat ingesteld voor de vereniging.
    Deze is te vinden via menupad: Systeem beheer > Alle instellingen > Systeeminfo (onder kop Algemeen)

Waar je al deze informatie kan vinden/instellen zal later in dit artikel worden besproken.

CC (BCC)

Hier kan een extra email ontvanger(s) worden ingevoerd.
Deze extra ontvanger(s) krijgt dan een kopie van de verstuurde email toegestuurd.

De originele ontvanger van de email ziet deze adressen niet.
In deze kopie staan wel alle originele email ontvangers die de mail hebben gekregen.

Let op! De CC kan dus niet ingezet worden voor alle originele ontvangers. Enkel voor de ontvanger van de kopie.

Template Indien een vereniging gebruik wil maken van een email template, zodat alle mails dezelfde opmaak hebben, dan kan hiervoor een verzoek worden ingediend via een ticket.

Aan het opstellen van een template zijn kosten verbonden.

Na het instellen van de template kan deze hier geselecteerd worden.
Onderwerp Hier kan het onderwerp van de mail worden ingevuld.
Voeg aanhef toe

Het vinkje voeg aanhef toe, zorgt ervoor dat de mail persoonlijk wordt gemaakt.

Wanneer deze optie aan staat wordt de voornaam van de ontvanger meegenomen in de aanhef.
De aanhef wordt dan bijvoorbeeld als volgt:
Beste Jan, 

Dit bericht bevat commerciële informatie.

Vink deze optie aan in het geval van commerciële informatie in de email.

Als deze checkbox staat aangevinkt zullen relaties die commerciële berichten geblokkeerd hebben in hun profiel, uit de e-mail ontvangers lijst worden gefilterd. Zij zullen deze email dan niet ontvangen.

Bericht

Plaats hier de gewenste inhoud van de email.

Wanneer een vereniging gebruik maakt van AllUnited Compleet, dan is het mogelijk om hier een tekst editor te gebruiken voor de opmaak van de mail.

Link Hier kan een link naar een website opgenomen worden. Denk bijvoorbeeld aan een link naar een document.
Versturen Als op de knop "Versturen" wordt geklikt dan zal de email verstuurd worden.
Voorbeeld e-mail

Deze knop is alleen beschikbaar wanneer je de email aan het Wijzigen bent. 

Hiermee kan een voorbeeld email naar de huidige gebruiker verstuurd worden. Zo kan eenvoudig bekeken worden of de email naar wens is, voor deze verstuurd wordt naar de ontvangers.

E-mail ontvangers

Hier wordt de lijst getoond met alle relaties uit de gekozen selectie.
Klik op de checkbox voor de naam om aan te geven of deze relatie wel of niet de email moet ontvangen.

Let op! Wanneer de checkbox is uitgevinkt bij een relatie dan zal deze relatie de email niet ontvangen. 

Afzender emaillijst instellingen

Optie 1. Het emailadres van de gebruiker die deze transactie opstart.

Dit emailadres is terug te vinden via het menupad : Systeem beheer > Gebruikers

Klik de betreffende gebruiker aan.
In het volgende scherm is het emailadres van de gebruiker te vinden.

Optie 2. Het mailadres van een relatie als de gebruiker aan de relatie is gekoppeld.

Ga naar Menupad : Relaties > Relaties beheren

Selecteer de relatie die bij de gebruiker hoort en ga naar het blok communicatie.
Hier vind je het ingestelde emailadres en kun je controleren of de relatie inderdaad aan een gebruiker is gekoppeld.

Indien er nog geen gebruiker is gekoppeld, vul dan in het veld "Inlognaam" de gewenste gebruikersnaam in. 

Wil je de gebruiker koppelen waarmee je bent ingelogd? Dan kun je jouw gebruikersnaam eenvoudig vinden door rechts bovenin op het persoon icoon te klikken.
In dit voorbeeld is de gebruikersnaam SYSTADM.

Als er al een relatie is gekoppeld, dan wordt deze onder de gebruikernaam getoond. Door het relatienummer aan te klikken kun je snel naar de betreffende relatiekaart. Wanneer een relatie gekoppeld is, dan is het emailadres dat bij deze relatie staat dus ook te gebruiken als afzender bij de email. 

Optie 3. De mailadressen die bij de functies staan. Ook hiervoor moet de gebruiker aan een relatie gekoppeld zijn.

Via het menupad: Functies > Instellingen > Functies kan bij elke functie een emailadres ingevoerd worden.

Als een functie met een functie email aan de relatie is gekoppeld, en deze relatie ook aan de gebruiker is gekoppeld, dan kan ook dit mailadres gebruikt worden als email afzender.

Er kunnen uiteraard meerdere functies aan een relatie gekoppeld worden. Ook kan een emailadres aan meerdere functies worden gekoppeld. 
Bijvoorbeeld als de penningmeester een speciaal aangemaakt vereniging emailadres heeft en de ledenadministrator ook emails vanuit dat email adres wil versturen.

In dit geval raden we aan om een aparte Functiegroep hiervoor aan te maken, bijvoorbeeld de functiegroep "emailadressen".
Hier kunnen dan de functie onder gekoppeld worden voor het versturen van emails.
Bijvoorbeeld: de functie "emailpenningmeester" en deze kan gekoppeld worden aan een aparte Functiegroep, bijvoorbeeld de functiegroep "emailadressen".

Let op! Toon deze functie nooit op de website. Dit doe je door het vinkje "blokkeer website" aan te vinken bij de betreffende functie via Systeem beheer > alle instellingen > Functies. 

Optie 4. Het algemene vereniging emailadres dat staat ingesteld in het systeem

Deze is te vinden via menupad:  Systeem beheer > Alle instellingen > Systeeminfo (onder de kop algemeen).

In het blok communicatie vind je het ingestelde emailadres van de communicatie van de vereniging.
In onderstaand voorbeeld is dit dus info@vereniging.nl. Dit emailadres kan ook altijd gebruikt worden om als afzender te gebruiken.

Hoe kan ik meerdere e-mailadressen gebruiken of ingeven? 

Dit is op enkele plekken inderdaad mogelijk, zoals bij de relatiekaart. Om meerdere mailadressen te gebruiken dienen deze ingevoerd te worden met tussen elk emailadres een puntkomma (;).

De waarde in het veld komt er dan bijvoorbeeld zo uit te zien:

info@vereniging.nl;voorzitter@vereniging.nl;

Hoe kan ik mailen vanuit andere e-mailadressen / hoe kan ik mailen met een ander e-mail adres? / mailen vanuit een andere functie. 

Wanneer je inlogt als gebruiker, dan kan je bij het versturen van een mailtje zelf de afzender selecteren. Dit kan bijvoorbeeld het verenigings emailadres of het gebruiker email adres zijn. Als het account aan een relatie is gekoppeld kun je ook alle functie emailadressen selecteren die aan de relatie zijn gekoppeld.

Wanneer je gebruik wil maken van een ander adres, doe jet het volgende:

- Zorg dat de gebruiker gekoppeld is aan een relatie
- Koppel het gewenste emailadres aan een nieuwe of bestaande functie, via functies. 
- Koppel de functie aan een relatie.
(Let op! De gebruiker moet gekoppeld moet zijn aan de relatie) Zie Artikel 704 [manual 704]

Tip: Sommige verenigingen maken een speciale functie aan voor het mailen en koppelen die aan alle bevoegden relaties die dit mogen gebruiken.

Let op!
Toon deze functie nooit op de website. Dit doe je
door het vinkje "blokkeer website" aan te vinken bij de betreffende functie via Systeem beheer > alle instellingen > Functies. 

Belangrijke informatie over het versturen van mail vanuit bestaande mailadressen: 
Sinds 'phising' een steeds groter probleem wordt, passen de ontvangende servers van de meeste providers bepaalde controle checks toe bij iedere ontvangen email. Hiermee controleren ze of de versturende server wel email mag versturen namens dat domein.

Vóór het versturen checkt onze server of het mailadres van een domein komt dat toestemming aan AllUnited geeft om te mogen versturen. Dit wordt gecontroleerd via een SPF record. Wanneer dit SPF record niet aanwezig is, dan zal de email worden verzonden door noreply@allunited.nl, omdat het anders in de spam komt. De naam van de gebruiker zal er wel bij staan, zodat het duidelijk is wie de afzender is. 

Let op! De mail wordt dus wel altijd verzonden, en het is altijd duidelijk van wie de mail afkomstig is. 

Het adres dat in het afzender veld wordt ingevuld komt als 'reply-to' veld mee in de email. Wanneer dit wordt toegevoegd aan een mail betekend het dat, wanneer iemand in zijn mailprogramma de mail beantwoord, deze mail automatisch naar het juiste mailadres gaat in plaats van naar noreply@allunited.nl.

Wordt je domeinnaam door AllUnited beheerd? Dan stellen wij het SPF record voor jullie in en wordt er geen reply-to veld toegepast.
Is jullie domeinnaam elders in beheer? Vraag je domeinbeheerder om "include:allunited.nl" toe te voegen aan jullie SPF record. 
 

Ref: 192 / 2024-03-28

1.3.10 - Inrichting iDeal

Wilt u beginnen met ideal gebruiken?
Stuur dan een support ticket naar AllUnited wij zullen u voor u een ideal systeem opzetten.

 Indien een vereniging beschikt over een iDeal contract met de bank of met een andere iDeal leverancier Pay.nl dan kunnen de inschrijfkosten nu direct via iDeal betaald worden.

Voor het inrichten van Ideal moeten een aantal instellingen gecontroleerd en aangevuld worden.

  1. Aanmaken aparte grootboekrekening voor ideal tussenrekening. Dit is vergelijkbaar met de tussenrekening voor automatische incasso.

  2. Aanmaken apart documenttype voor Ideal en controleren of de documenttypen voor de facturatie van bestaan.

  3. Aanmaken apart betalingstermijn met 0 dagen voor Ideal

  4. Controleren en/of aanmaken van factuurtypes voor inschrijfformulieren

  5. Controleren en/of aanmaken aparte factuurbron voor inschrijfformulieren

  6. Maken inschrijfformulier voor inschrijving evenement of inschrijfgeld.

  7. Boekhouding specificaties aanpassen

  8. Vinkje iDeal aanzetten bij de cursussen of iDeal aanzetten voor inschrijfgeld nieuwe leden.

 

1. Aanmaken aparte grootboekrekening voor ideal tussenrekening

Via het menupad: [Boekhouding] > [Grootboekrekeningen]

Druk op nieuw in de menubalk boven in het scherm en onderstaand scherm wordt getoond.

Hier kunnen de velden Grtbkreknummer, Grootboekrekening, Verdichting en vereffening ingevuld worden. Zorg ervoor dat het vinkje om betalingen te kunnen vereffenen aan staat.

 

 

2. Aanmaken/controleren documenttypen

Via het menupad: [Boekhouding] > [Instellingen]  > [Documenttypen] 

Druk op wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond.

Zorg ervoor dat de geel gemarkeerde documenttypen aanwezig zijn en voeg deze zonodig toe. Druk op voeg toe om extra regels aan te maken. Bewaar de aanpassingen.

 

3. Aanmaken betalingstermijn

Via het menupad: [Facturatie] > [Instellingen]  > [Betalingstermijn]

Druk op wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond.

 

 Maak indien deze nog niet aanwezig is een aparte betalingstermijn aan voor Ideal en zorg ervoor dat het aantal dagen op 0 staat. Druk op voeg toe om een extra regel aan te maken. Bewaar de aanpassingen.

 

4. Aanmaken factuurtypen

Via het menupad: [Facturatie] >[Instellingen]  > [Factuurtypen]

Druk op wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond.

 

 Maak indien deze nog niet aanwezig zijn de factuurtypen aan voor inschrijfformulieren. Dit zijn de factuurtypen IC en IF.

 

5. Aanmaken factuurbron

Via het menupad: [Facturatie] > [Instellingen]  > [Factuurbronnen] 

Druk op wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond.

Maak indien deze nog niet aanwezig zijn de factuurbron aan voor inschrijfformulieren. Druk op voeg toe om een nieuwe factuurbron toe te voegen. Selecteer inschrijfformulieren. Druk daarna op controle om de keuzes voor het factuurtype en de betalingstermijn zichtbaar te maken. Kies voor Inschr.factuur en voor de betalingstermijn ideal. Bewaar de aanpassing.

 

6.  Maken inschrijfformulier voor inschrijving evenement of inschrijfgeld. 

Maak een inschrijfformulier voor de inschrijving van het evenement of pas het inschrijfformulier voor nieuwe leden aan, indien het inschrijfgeld via iDeal moet worden betaald.

Zie: 1.4.1.1.1 - Inschrijfform.templates (I)

Het vinkje dat de factuur moet worden overgenomen, moet zijn aangevinkt.  "Factuur overzetten".

 

7.  Boekhouding specificaties aanpassen

Via het menupad: [Boekhouding] > [Instellingen]  > [Boekhouding specificaties]

Druk op wijzigen en in het scherm dat wordt getoond, staat onderstaand blok. Dit moet voor Ideal ingevuld worden. 

<tabset L50>iDeal Grt.Bk.Rek. <tab>Hier wordt de grootboekrekening die bij stap 1 is aangemaakt gekozen.

iDeal Document. <tab>Hier wordt het documenttype dat in stap 2 is aangemaakt geselecteerd.

iDeal betalingstermijn. <tab>Hier wordt de betalingstermijn die in stap 3 is aangemaakt geselecteerd.

iDeal leverancier<tab>Hier wordt de leverancier die de organisatie heeft gekozen om met iDeal te werken geselecteerd. Nadat op controle is gedrukt verschijnen er extra velden om de koppeling te maken met de gekozen iDeal leverancier.

iDeal leveranciers zijn pay.nl, mollie.nl of de eigen bank.

 

8. iDeal aanzetten bij de cursussen/lessen/evenementen of bij inschrijfgeld

Via het menupad: [Lessen] > [Instellingen]  > [Lestypen] Dit blok staat onder het blok activiteiten. Vaak is door de vereniging de naamgeving veranderd.

Druk op wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond.

Het vinkje iDeal moet aangezet worden bij de lestypen om iDeal mogelijk te maken. Iban gegevens worden dan niet meer getoond. Er zal dus een keuze gemaakt moeten worden tussen automatische incasso of iDeal.

Via het menupad: [Systeem beheer] > [Instellingen]  > [Inschrijfform.templates] 

Druk op wijzigen en de inschrijfformulieren worden getoond. Selecteer het inschrijfformulier waarbij het inschrijfgeld via iDeal geind moet worden. In het inschrijfformulier moet het blok inschrijfbedrag aangepast worden.

 

 Zorg dat het vinkje bij iDeal is aangezet.

Ref: 372 / 2024-03-28

Proces inrichten iDeal op lessen/evenementen/inschrijfformulier

Wil je met iDeal gaan werken, dan moet daarvoor eerst de module worden geactiveerd.
Hier zijn (jaarlijkse) kosten aan verbonden, dus stuur een ticket naar AllUnited dan kan e.e.a. in gang worden gezet.

Indien de organisatie al beschikt over een iDeal-account bij een leverancier zoals Pay.nl, Rabobank of Mollie, dan kunnen evenementen/lessen en inschrijfkosten nieuw lid  nu direct via iDeal betaald worden.

Voor het inrichten van Ideal moeten een aantal instellingen gecontroleerd en aangevuld worden. Naarmate de organisatie langer werkt met AllUnited is de kans groter dat bepaalde instellingen nog niet goed staan of niet zijn aangemaakt.

  1. Grootboekrekening voor ideal tussenrekening
  2. Documenttype t.b.v.iDeal (controleren)
  3. iDeal betalingstermijn met 0 dagen
  4. Factuurtypes lessen/evenementen/inschrijving
  5. Factuurbron lessen/evenementen
  6. Maken inschrijfformulier voor inschrijving evenement (alleen nodig indien ook NIET leden zich in kunnen schrijven)
  7. Boekhouding specificaties t.b.v. iDeal
  8. iDeal instellen op les-/evenementype welke gebruikt gaat worden voor iDeal
  9. Evenement (les) aanmaken
  10. Inschrijfformulier t.b.v. inschrijfgeld

 

1. Grootboekrekening voor iDeal tussenrekening

Via het menupad: Boekhouding > Instellingen > Grootboekrekeningen

 grootboekrek_1.png

2. Documenttypen (controleren)

Via het menupad: Boekhouding > Instellingen > Documenttypen]

Druk op wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond.

 documenttypen_1.png

Zorg ervoor dat de rood omkaderde documenttypen aanwezig zijn en voeg deze zo nodig toe.
Schakel om naar 'Wijzig-modus') en klik op [Voeg toe] om extra regels aan te maken. Bewaar de aanpassingen. 

3. Betalingstermijn

Via het menupad: [Facturatie] > [Instellingen]  > [Betalingstermijnen]

Druk op wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond.

 betalingstermijnen_1.png

Maak indien deze nog niet aanwezig is een aparte betalingstermijn aan voor iDeal en zorg ervoor dat het aantal dagen op 0 staat. 

1. Vul verwerkdatum Met deze instelling krijgt een door de iDeal betaling aangemaakte factuur direct een verwerkdatum mee en kan deze niet evt. nog in een incassobestand worden opgenomen.
2. Toestaan in Ledenmodule/Website Met deze instelling kunnen openstaande facturen via de Website en/of Ledenmodule per iDeal voldaan worden.

4. Factuurtypen

Via het menupad: [Facturatie] > [Instellingen]  > [Factuurtypen]

Druk op wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond.

factuurtypen_1.png
 Maak indien deze nog niet aanwezig zijn de factuurtypen aan voor lessen/evenementen. Dit zijn de factuurtypen CC en CD.

Aan dit factuurtype MOET een afdrukformulier gekoppeld zijn, zodat de betaler ook een factuur ontvangt. Anders kan het proces niet automatisch afgerond worden.

Er kan met een apart afdrukformulier tbv iDeal gewerkt worden maar het kan ook volstaan door bijv. aan het afdrukformulier voor de contributiefacturatie een stukje code/tekst toe te voegen en deze tevens bij het betreffende factuurtype te activeren.
Afdrukformulieren worden beheerd via menupad: Relaties > Alle Instellingen > Afdrukformulieren en klik op "Selecteren"
Het gaat dan om deze code/tekst met : <elseif paymenttermcode;=;'IDL'>Deze factuur is reeds per iDeal voldaan.

body1_1.png

5. Factuurbron

Via het menupad: [Facturatie] > [Instellingen]  > [Factuurbronnen] 

Druk op wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond.

 factuurbronnen_1.png

Zijn Lessen en Evenementen hier niet aanwezig druk op voeg toe om een nieuwe factuurbron toe te voegen. Selecteer de bron. Druk daarna op controle om de keuzes voor het factuurtype en de betalingstermijn zichtbaar te maken, selecteer juiste opties en bewaar de aanpassing. 

6.  Inschrijfformulier voor inschrijving les en/of evenement. Deze is ALTIJD NODIG indien NIET leden zich moeten kunnen inschrijven.

Let op het relatietype. Indien  de inschrijver geen lid wordt, dan moet er een apart relatietype gekozen worden. 
Zie: 1.4.1.1.1 - Inschrijfform.templates (I)

Alléén het bovenste blok van het inschrijfformulier is dan van belang.

 inschrijfformulier_nw_1.png
 

7.  Boekhouding specificaties

Via het menupad: [Boekhouding] > [Instellingen]  > [iDeal]

Druk op wijzigen en in het scherm dat wordt getoond, is het bovenste blok ingericht met gegevens van één van de 3 leveranciers waar deze module mee kan werken.
Dit MOET voor iDeal ingevuld zijn/worden.
De gegevens ingevuld bij 1 tm 3 worden door de leverancier aangeleverd. 
Is de Rabobank de iDeal leverancier dan moet de 'Webhook' worden gekopieerd in bij de instellingen van de Rabobank worden ingevoerd.
Let op! Rabobank zal af en toe de 'token' en 'key' wijzigen. Vooraf wordt daar mail over verstuurd. De nieuwe gegevens MOETEN dan naar de administratie worden overgenomen anders zal iDeal niet meer werken.

ideal_leveranciers_1.png

8. iDeal toepassen op les-/evenementtype

Via het menupad: [Evenementen] > [Instellingen]  > [Lestypen]

Klik op [Wijzigen] en onderstaand scherm wordt getoond.
Niet de hele breedte van het scherm wordt getoond. Dit zijn de onderdelen die relevant zijn.

evenementtype_1.png

De volgende velden zijn relevant:

Eén regel per les/evenement Aangevinkt zorgt dit ervoor dat iedereen zich maar 1 keer kan inschrijven/aanmelden
Prijsstructuur Deze MOET worden aangevinkt en dan moet het eerst bewaard worden om verder te kunnen gaan!
Facturatie instellingen Knop [Tonen] wordt hier pas getoond als het aanvinken van veld 'Prijsstructuur' is bewaard.
[Tonen]

Let op! Verplicht in te vullen
- Betalingstermijn instellen op 'iDeal'
- Grootboekrekening waarop het evenementtype geboekt wordt
- BTW ook al wordt er niet met BTW gewerkt moet deze toch op 0-BTW worden ingesteld
- iDeal aanvinken


[Tonen] Betalingstermijn Instellen op iDeal.
[Tonen] Grootboekrekening Grootboekrekening waarop de opbrengsten van de betaling wordt geboekt.
[Tonen] BTW Hier moet een BTW code gekozen worden. Wordt er niet met BTW gewerkt, dan toch 0-BTW selecteren.
[Tonen] iDeal Moet worden aangevinkt om het evenement met iDeal te laten betalen.
Formuliervelden

Met deze optie kan een formulier toegevoegd worden om extra vragen te stellen.

Standaard formulier velden

Door standaard velden toe te voegen, zal ieder evenement die aan dit type wordt gekoppeld deze vragen tonen.
Per evenement kunnen nog extra vragen worden toegevoegd door het vinkje bij 'Formuliervelden'.

Inschrijfformulier

Kunnen ook NIET-leden hiervoor opgeven dan moet een formulier worden geselecteerd.

Inschrijven via inschrijfformulier

Wordt dit aangevinkt, dan lopen ALLE inschrijvingen geforceerd via het formulier. Zowel van leden als niet-leden.
Dit kan voordelen hebben zoals:
- De inschrijver kan een mail bevestiging ontvangen
- Aan het formulier kan een functie worden gekoppeld die geïnformeerd wordt over de inschrijving
- De inschrijving krijgt een datum, hierdoor kunnen ze op datum van binnenkomst verwerkt worden als er te weinig plaats zou zijn om iedereen te laten deelnemen.

Diverse kopieer opties

Aangevinkt kan handig zijn als een evenement wordt gekopieerd t.b.v. een volgend te organiseren evenement.

Afdrukformulier    

Er zijn twee opties.

  1. Alleen leden schrijven zich in en loggen in. Als hier een afdrukformulier is gekoppeld dan wordt dit afdrukformulier per mail verstuurd als leden zich inschrijven.
    Een lid wordt namelijk direct in het evenement geplaatst. Wil men dit niet dan moet het vinkje "Inschrijven via inschrijfformulier"  aan staan. Dan loopt alles via het inschrijfformulier
  2.  Niet leden schrijven zich in. Deze zijn onbekend in het systeem, maar het kan ook een lid zijn, die niet heeft ingelogd. Om dubbele data te vermijden komen deze inschrijvingen in een inschrijfbestand. Deze leden krijgen deze bevestiging pas als ze door de "evenementen commissie" zijn aangenomen in het evenement.

Indien hierover vragen zijn, maak dan een helpdeskticket aan.

Informeer functie Hier kan een functie gekoppeld worden, die moet worden geïnformeerd over de inschrijving.

9. Evenement/les/cursus

Zie: 4.2.1.2 - Een les, evenement of cursus aanmaken
Volg bovenstaande link naar de handleiding van dit onderdeel. Zodra bij aanmaak van het onderdeel bijbehorend les-/evenementtype wordt geselecteerd, zal onderin het scherm het blok 'Prijsstructuur' worden getoond.

10. Inschrijfformulier
Zie: 1.4.1.1.1 - Inschrijfform.templates (I)
Hieronder een voorbeeld van een dergelijk inschrijfformulier.
1 t/m 4 zijn belangrijke instellingen tbv de iDeal verwerking.

 

Ref: 587 / 2024-03-28

1.3.11 - Reserverkopie

Met deze transactie is het mogelijk een kopie te maken van het systeem. Deze kopie kan dan teruggezet worden. Deze transactie kan nuttig zijn als men begint in AllUnited en af en toe iets wil proberen en daarna weer terug wil naar de situatie zoals het was. Deze mogelijkheid staat overigens tegenwoordig standaard uit en kan op aanvraag aangezet worden. Voor starters kan namelijk ook een kopie in een andere omgeving gezet worden, waarmee getest kan worden. Dit is op vrijblijvende basis de eerste maand, daarna kan de testomgeving tegen een klein tarief voor langere tijd aangehouden worden. Voor meer informatie hierover kan dan contact opgenomen worden met sales@allunited.nl.

Wil je toch met deze functionaliteit werken. Let dan wel op: Naarmate men langer of met meerdere gebruikers met AllUnited werkt en zeker wanneer men de website in gebruik heeft (Foto's en andere bijlagen worden bijvoorbeeld in deze kopie niet meegenomen), is het niet raadzaam deze functie nog te gebruiken. Het is namelijk wel zo dat als je de reserve kopie terug zet, dit alle zaken overschrijft die mogelijk na dit moment gedaan zijn door alle gebruikers. Maar mocht je zeker weten, dat er niets gebeurd is sinds dat moment dat niet ongedaan mag worden, dan kan je er wel gebruik van maken. 

Daarnaast: AllUnited maakt elke nacht een backup en bewaart diverse kopieën van het systeem. Het is dus niet nodig zelf een backup te maken en terug te zetten. Wel is het zo dat het terugzetten van een dergelijke backup 50 euro excl. BTW kost.

Ga naar  menupad: Systeem Beheer > Reservekopie. 

Daar zie je twee buttons: Reservekopie aanmaken en Reservekopie beheren

Reservekopie aanmaken

Klik op Reservekopie aanmaken. Je komt dan in een volgend scherm, waarin je nog een opmerking bij je kopie kan toevoegen.  Door op reservekopie  te drukken wordt een reservekopie gemaakt. Dit bestand wordt dan in de AllUnited omgeving opgeslagen (dit is om AVG technische redenen hier ook niet uit op te halen en kan dus ook niet voor externe doeleinden gebruikt worden). Op deze manier kan je zelfs meerdere kopieën opslaan. Zij worden maximaal 30 dagen bewaard. Daarna verdwijnen ze automatisch

Reservekopie terugzetten

Via de button Reservekopie beheren kan je een kopie kiezen die je terug wilt zetten. Als je daarop klikt kan je de radiobutton aanvinken van de kopie die je terug wilt zetten en dan klik je op de button Reservekopie terugzetten

Ref: 196 / 2024-03-28

1.3.12 - Reserverkopie terugzetten

Binnenkort beschikbaar.

1.3.13 - Terugzetten backup

Binnenkort beschikbaar.

1.4 - Formulieren, factuurlayouts, brieven, etiketten

1.4.1 - Inschrijfformulieren voor leden

Menupad: Relaties > inschrijfformulieren

Via dit menupad wordt het onderstaand scherm getoond.

 Hier zijn de volgende mogelijkheden beschikbaar:

  1. Het maken van een nieuw inschrijfformulier door te klikken op de knop "+ Inschrijving" Zie: 1.4.1 - Inschrijfformulieren voor leden
  2. Het selecteren van een bestaand inschrijfformulier door een selectie te maken in bovenstaand scherm.

De meeste velden spreken voor zich, maar de velden Status en Route worden hieronder apart besproken.

Het selectieveld "Status"

Status Omschrijving
Nieuw Inschrijfformulieren die via de website ingevuld en verstuurd zijn en nog niet door de ledenadministratie in behandeling zijn genomen.
In behandeling Inschrijfformulieren die door de ledenadministratie zijn ingevuld of nieuwe inschrijfformulieren die door de ledenadministratie in behandeling zijn genomen.
Aspirant Een extra status die voor de meeste verenigingen niet nodig is
Aangenomen Een inschrijving die naar de ledenadministratie is doorgevoerd
Afgewezen Een inschrijving die is afgewezen bijvoorbeeld omdat er geen plaats is in een team.

Het selectieveld "Route"

Het is de bedoeling dat via het veld route duidelijk wordt waarom een inschrijfformulier nog de status in behandeling heeft en wat er nog moet gebeuren.

Een route kan door de vereniging zelf ingesteld worden. Voorbeelden van routes zijn:

  • Wacht op plek in een team
  • Wacht op machtiging automatische incasso
  • Wacht op pasfoto
  • Wacht op goedkeuring technische commissie

Rapportages van inschrijfformulieren

Een redelijk uitgebreide rapportage vind je via menupad Communicatie & Rapportage > Rapportage. Hier kunnen verschillende rapportages worden opgesteld. Voor meer informatie, zie [manual 209].

Ref: 234 / 2024-03-28

Inschrijfformulieren

Nadat via het Menupad: Relaties >Inschrijvingen een selectie is gemaakt voor een bestaand "inschrijfformulier" of voor een nieuw inschrijfformulier is gekozen, wordt onderstaand scherm getoond.

Onderstaand worden de verschillende  onderdelen van het inschrijfformulier besproken.

Let op: Boven het eerste blok wordt aangegeven of een relatie al in de ledenadministratie voorkomt, of dat een relatie op hetzelfde adres voorkomt. In dat geval kan het inschrijfformulier aan het bestaande lid gekoppeld worden.

Is het inderdaad een bestaande relatie dan kan het relatienummer overgenomen worden uit de opmerking naar het veld relatienummer. De nieuwe inschrijving wordt dan gekoppeld aan de bestaande relatie. Zie bovenstaand voorbeeld. Zie ook: Zie: 2.5.4 - Een oud-lid meldt zich aan. Wat nu?

Ook kan in bovenstaand scherm een aantekening worden gemaakt. De briefdatum geeft aan wanneer de laatste brief is verstuurd.

Indien een aanmelding bestemd is voor het nieuwe seizoen dan kan hier de datum van ingang gewijzigd worden. Deze kan dan op de begindatum (Let op: dit moet ingevuld worden in het het veld 'Datum', dus niet 'Statusdatum') van het nieuwe seizoen gezet worden. Het juiste seizoen moet dan ook hieronder juist gekozen worden bij het blok activiteit.

Het blok persoonlijke gegevens

In het onderstaande blok kunnen de gegevens van het lid ingevoerd en bewerkt worden.

Het veld relatienummer wordt alleen ingevuld als de relatie al bekend is in het systeem, dus als boven het vorige blok dit wordt aangegeven. Dit is belangrijk om dubbele relaties in het systeem te voorkomen.

In alle andere gevallen is er sprake van een nieuwe relatie die nog niet in het systeem voorkomt. Dan zal automatisch een nieuw relatienummer uitgegeven worden.

 

Het blok "Activiteit" en "Lessen"

In het onderstaande blok wordt aangegeven voor welke activiteit het nieuwe lid wordt ingeschreven en voor welk seizoen.
Ook worden hier al gekozen lessen voor het nieuwe lid aangegeven.

Het is ook mogelijk om via de knop "Voeg toe"  extra activiteiten en/of lessen toe te voegen.


LET OP: AllUnited kiest het seizoen op basis van de datum van inschrijving. Is de inschrijving bedoeld voor het nieuwe seizoen, dan moet dat hier aangepast worden.

Van elke activiteit die aanwezig is in het systeem kan worden aangegeven of dit op het inschrijfformulier opgenomen moet worden. Zie: 3.5.3 - Activiteiten (tabel)

Het blok "Vragen"
In onderstaande blok kunnen extra "Vragen" Zie: 1.4.1.1.2 - Formuliervelden voor extra vragen insch. formulier  ingevuld/bekeken worden.

Het blok "Opmerkingen" en "Inschrijfkosten"

Ook kunnen er opmerkingen ingevoerd worden in het blok "Opmerkingen". Het verschil tussen opmerkingen en aantekeningen is, dat de aantekeningen in het inschrijfformulier blijven. De opmerkingen worden meegenomen naar de relatiekaart als wanneer/als er op Aannemen wordt gedrukt.

Ook zijn de inschrijfkosten, in dien van toepassing, hier inzichtelijk.

Het blok "Afhandeling"

Bij het blok Afhandeling kan de gewenste afhandeling en status worden aangegeven van de inschrijving. Hier zal ook het factuurnummer zichtbaar zijn indien er al een factuur is aangemaakt.

Het veld route kan gebruikt worden om aan te geven waarop men wacht als de inschrijving nog niet wordt aangenomen.
Een route is een manier om de inschrijfformulieren in behandeling te nemen, zodat iemand anders er verder mee aan de slag kan, zie Zie: 1.4.1.1.3 - Route instellen voor inschrijfformulier.

Bijvoorbeeld: een nieuw lid kan pas aangenomen worden als er een machtiging voor automatische incasso is, of wanneer er plek is in een team, of wanneer de foto aanwezig is. Zodra alles compleet is wordt kan de inschrijving aangenomen worden door te drukken op "Aannemen".

De gegevens uit het inschrijfformulier worden dan overgenomen naar de ledenadministratie. Vanaf dat moment kan de relatie mee in de interface naar de bond, indien er een interface beschikbaar is.  Het inschrijfformulier blijft beschikbaar als naslagwerk.

Dit naslagwerk is beschikbaar omdat veel verenigingen ook naar vrijwilligerswerk vragen. Deze personen kunnen niet allemaal overgenomen worden naar de ledenadministratie, maar de gegevens kunnen dan via het aanwezige inschrijfformulier nog geraadpleegd worden.

Het proces van de inschrijving van een nieuw lid Zie: 2.2 - Inschrijving nieuwe leden.

Het inschrijven via de website Zie: 1.4.2 - Inschrijfformulier leden op website plaatsen.

Ref: 128 / 2024-03-28

1.4.1.1 - Instellingen inschrijfformulieren

1.4.1.1.1 - Inschrijfform.templates (I)

Gebruik van inschrijfformulieren anders dan voor nieuwe leden

Inschrijfformulieren kunnen in AllUnited gebruikt worden voor meer dan alleen het inschrijven van nieuwe leden.

Deze functionaliteit is volledig geïntegreerd met de website van AllUnited en is daarom alleen beschikbaar voor verenigingen die ook de website van AllUnited gebruiken.

Er kunnen inschrijfformulieren gemaakt worden voor

  1. Relaties bijvoorbeeld het inschrijven op een nieuwsbrief voor niet leden.
  2. Activiteiten bijvoorbeeld het inschrijven op de tennis competitie
  3. Lessen/cursussen evenementen. Dit kunnen wedstrijden, tennislessen, cursussen, workshops etc zijn
  4. Functies. Bijvoorbeeld het inschrijven van vrijwilligers als scheidsrechter, coach. Meestal betreft dit dan de ouders van kinderen die sporten
  5. Contracten. Hiermee kunnen sponsoren zich inschrijven voor een sponsorpakket.

 

Allereerst wordt er een inschrijfform.template gemaakt.  Zie voor het aanmaken van een nieuwe template

Het invullen van de velden staat beschreven in Zie: 1.4.1.1.1 - Inschrijfform.templates (I)

In deze template kan gebruik worden gemaakt van formuliervelden om eigen vragen te stellen.  Zie Zie: 1.4.1.1.2 - Formuliervelden voor extra vragen insch. formulier

Vervolgens kan de template aan het menu van de website gekoppeld worden. Zie Zie: 4.2.3 - Inschrijfformulier tonen op de website

Ref: 308 / 2024-03-28

Algemeen inschrijfformulier

Je hebt verschillende paden die je kan bewandelen hierbij te komen. Dit zijn:

  • Relaties >> Instellingen >> [Blok inschrijfformulier] Inschrijfform. Templates >> Selecteren
  • Lessen  >> Instellingen >> [Blok inschrijfformulier] Inschrijfform. Templates >> Selecteren*
  • Contracten >> Instellingen >> [Blok inschrijfformulier] Inschrijfform. Templates >> Selecteren
  • Evenementen >> Instellingen >> [Blok inschrijfformulier] Inschrijfform. Templates >> Selecteren*
  • Systeembeheer >> Alle Instellingen >> [Blok inschrijfformulier] Inschrijfform. Templates >> Selecteren

* Hoe je dit verder koppelt bij een les of evenement vind je onderaan dit artikel.

Formulier aanmaken

Ook hier heb je twee mogelijkheden:

  1. Je kopieert een al bestaand formulier, die je later aanpast waar nodig.
  2. Je bouwt hem zelf op

Bestaand formulier kopiëren 
In dit geval ga je naar het formulier die je wilt kopiëren via de button ‘Wijzigen’. Als je daarin staat zie je de tab ‘Template kopiëren’ staan. Klik hierop. Vervolgens kom je in een kopie te staan van het oorspronkelijke formulier. Geef dit formulier een eigen code bij het veld ‘Inschr. Tempcode’ en naam bij het veld ‘Inschrijfform. Template’ en pas zaken her en der waar nodig aan. Klik daarna op ‘Bewaren en terug’. 
N.B. Je ziet bij deze formulieren ook een blok ‘Inschrijfformulier route’. Zorg dat hier minimaal 1 route ingevuld wordt.

Nieuw formulier maken 
In dit geval klik je gelijk op de tab ‘+Nieuw’ bovenin. Geef dit formulier een eigen code bij het veld ‘Inschr. Tempcode’ en naam bij het veld ‘Inschrijfform. Template’. Het veld ‘Voorkeur’ laat je in principe leeg (deze geeft aan welk inschrijfformulier leidend is bij nieuwe inschrijvingen). Als je deze wel aanvinkt, zorg dan dat dit bij het andere formulier waar deze aangevinkt stond uitgevinkt wordt.

Als het inschrijfformulier is aangemaakt dan kan het in het menu van de website gekoppeld worden. Zie: 4.2.3 - Inschrijfformulier tonen op de website

TIP: Maak een kopie van een inschrijfformulier voordat er wijzigingen in het formulier worden doorgevoerd. Mocht er iets helemaal mis gaan, dan kan altijd teruggegaan worden naar het oorspronkelijke formulier. Met name het maken van extra vragen kan tijd kosten en het zou jammer zijn als deze tijd verloren gaat.

Hoofdinstellingen

Veldnaam 

Omschrijving

Inschrijfform. temp. code Dit is de unieke code die aan deze template wordt gegeven. De code bestaat uit 2 karakters.
Let op! Deze code kan naderhand niet meer gewijzigd worden.
Inschrijfform. template Dit is de naam van de template, deze wordt zichtbaar in het overzichtscherm.
Een naam kan naderhand nog gewijzigd worden.
Voorkeur Met dit vinkje wordt aangegeven welk formulier de voorkeur heeft als standaard formulier.
Meestal is dit het formulier voor de inschrijving van nieuwe leden.
Te gebruiken in transactie

Het inschrijfformulier kan in meerdere modules terug komen.

Hier kan aangegeven worden waar de inschrijfformulieren binnen moeten komen, zodat inschrijvingen voor wedstrijden of andere evenementen apart binnenkomen van de nieuwe leden voor de ledenadministratie.

Onder de volgende menu-opties komt het inschrijfformulier standaard voor:

  1. relaties
  2. activiteiten
  3. lessen
Nieuwe relatie

Hiermee wordt aangegeven of ook nieuwe relaties zich met dit formulier aan kunnen melden.
Het is mogelijk om zowel Nieuwe als Bestaande relatie aan te vinken.

Het formulier zal als volgt zichtbaar worden op basis van ingelogd of nieuwe relatie:

1. Niet ingelogde of nieuwe relatie:
het invul blok voor de NAW gegevens wordt getoond en is verplicht om in te vullen.

2. Ingelogde relatie:
het invul blok voor de NAW gegevens etc wordt niet getoond, alleen de aanvullende gegevens zijn beschikbaar. Dit omdat de NAW gegevens van de relatie al bekend zijn. 

Relatietype

Als nieuwe relaties zich aan kunnen melden, dan wordt hier aangegeven welk relatietype gekozen moet worden voor deze aanmelding.

Zo is het bijvoorbeeld mogelijk een ander relatietype te kiezen voor de niet leden, die zich aanmelden voor een evenement. Of vrijwilligers die zich via dit formulier inschrijven.

Actief t/m

Wil je dat het formulier maar tot een bepaalde datum actief mag zijn? Dan vul je hier de sluitingsdatum in. 

Het formulier kan dan niet meer vestuurd worden vanaf de dag na de ingevoerde datum.

Bestaande relatie Hiermee wordt aangegeven dat bestaande relaties zich aan kunnen melden.
Het is mogelijk om zowel Nieuwe als Bestaande relatie aan te vinken.
Taal Hier kan je de taal selecteren waarin je het formulier getoond wilt hebben.
Let op! Het gebruik hiervan is zeer beperkt en op dit moment is alleen Engels als alternatief mogelijk.
Einddatum berekenen (dagen)

Indien ook niet leden zich aan kunnen melden voor een wedstrijd, een toernooi etc. kan hier aangegeven worden hoe lang de relatie in AllUnited moet blijven bestaan.

Het aantal dagen, dat hier wordt ingevuld, wordt opgeteld bij de vanaf datum waarop de relatie wordt aangenomen en wordt bij de relatie als einddatum ingevuld. 

Let op! Hier moet dus gekozen worden voor een tijd die voldoende is om deze relaties te factureren. De betaling van de factuur hoeft niet binnen dit tijdsbestek plaats te vinden.

Toon bedrijfsnaam Voor bijvoorbeeld contracten kan het nodig zijn ook de bedrijfsnaam in te vullen bij het inschrijven. Vink deze instelling aan om dit veld toe te voegen.
Toon email factuurontvanger Voor een jeugdtoernooi kan het nodig zijn dat niet het kind, maar de ouder de factuur ontvangen. Door dit aan te vinken wordt een apart veld factuurontvanger getoond bij het inschrijven.
Toon IBAN gegevens Door dit veld aan te vinken worden de IBAN gegevens getoond.
Dit is nodig als er automatische incasso plaats vindt.
Toon BTW nummer Vink dit veld aan wanneer er een BTW nummer invoerveld getoond moet worden op het inschrijfformulier. Dit kan bijvoorbeeld van toepassing zijn bij contracten.
Toon looproute Door dit veld aan te vinken zal ook de looproute als keuze mogelijkheid in het inschrijfformulier beschikbaar zijn.
Toon nationaliteit / geboorteplaats Door dit veld aan te vinken zullen er ook invoervelden voor de nationaliteit en de geboorteplaats beschikbaar zijn.
Toon privacy blok

Wanneer dit veld wordt aangevinkt zal er een Privacy akkoord toegevoegd worden aan het inschrijfformulier.

Let op! Zorg wel dat er een Privacy Statement actief is binnen jullie systeem. Dit kun je instellen via menupad: Relaties > Instellingen > blok "Algemeen" > Bevestigingsteksten : Selecteren.

Kies hier voor "Privacy Statement" en klik op "Wijzigen".
Controleer dat er een statement is met de gekozen instelling "Activeer".

Blokkeer inschrijving indien
e-mail al bestaat

Dit vink je aan als je niet wilt dat leden zich via een openbaar inschrijfformulier kunnen inschrijven.

Let op! Is iemand geen lid, maar deelt de persoon een e-mailadres met een al bestaande relatie in het systeem, dan wordt inschrijven ook onmogelijk gemaakt.

Link naar productieformulier

Dit is de url naar het daadwerkelijke inschrijfformulier.

Als je klikt of het schakel icoon achter de url dan kan je het formulier bekijken, mits het formulier is Bewaard en mits 'Nieuwe relatie' aangevinkt staat.

Let op! Het formulier ziet er voor een ingelogd lid anders uit, dan je hier ziet. Het hele bovenste blok zal dan vervangen zijn door de naam van de ingelogde relatie.

Blok website parameters en blok backoffice parameters

Veldnaam 

Omschrijving

Activiteiten Via de knop 'Tonen' kan je aanvinken welke activiteiten je als beschikbare keuze opties wilt instellen.
Lestypes

Via de knop 'Tonen' kan je aanvinken welke lessen je als beschikbare keuze opties wilt instellen.

Hierbij worden in het inschrijfformulier verschillende informatie kolommen getoond. 
Via de knop tonen bij 'Kolommen' kan je, indien van toepassing, bepaalde kolommen op 'Verbergen' zetten. Deze zullen dan niet meer getoond worden.

Via de knop tonen bij 'Volgorde', kan je vervolgens de volgorde waarop de lessen getoond worden instellen. Dit kan op datum zijn, op alfabet, etc.

Evenement type

Via de knop 'Tonen' kan je aanvinken welke evenementen je als beschikbare keuze opties wilt instellen.

Hierbij worden in het inschrijfformulier verschillende informatie kolommen getoond. 
Via de knop tonen bij Kolommen kan je, indien van toepassing, bepaalde kolommen op niet zichtbaar zetten.

Via de knop tonen bij Volgorde, kan je vervolgens de volgorde waarop de evenementen getoond worden instellen. Dit kan op datum zijn, op alfabet etc.

Contracten Via de knop 'Tonen' kan je aanvinken welke contracttypes je als beschikbare keuze opties wilt instellen.
Functiegroepen Via de knop 'Tonen' kan je aanvinken welke functiegroepen je als beschikbare keuze opties wilt instellen.
Functies Via de knop 'Tonen' kan je aanvinken welke functies je als beschikbare keuze opties wilt instellen.
Extra relaties (aantal)

Door hier een getal aan te geven, kan bijvoorbeeld een teamcaptain een heel team aanmelden.
Dit kan alleen ingevuld worden DOOR en VOOR bestaande leden.

Let op! Als er bij dit inschrijfformulier een activiteit wordt gekoppeld, bijvoorbeeld de voorjaarscompetitie, dan geldt deze activiteit ook voor alle extra relaties.

Max. 1 keuze

Bij alle beschikbare keuzes kan je aanvinken dat uit het keuze aanbod maar maximaal 1 optie gekozen mag worden.

Vink je dit niet aan, dan kan je meer dan 1 keuze maken.

Toon '...' blok Door deze optie aan te vinken zorg je dat een administrateur zelf altijd handmatig een activiteit, les, evenement, contract en/of functie kan toevoegen bij binnen gekomen inschrijvingen.
Factuur overzetten

Als er een factuur gekoppeld wordt aan het inschrijfformulier dat via ideal betaald wordt, dan moet de factuur ook overgezet worden naar de activiteit of naar de les.

Door deze optie aan te vinken wordt de factuur overgenomen bij het aannemen van de relatie.

Let op! Dit is alleen nodig wanneer er op basis van dit inschrijfformulier een factuur aangemaakt wordt.
Meer informatie hierover is te vinden in het blok "Inschrijfbedrag" verder op de pagina.

Het blok status

In dit blok wordt vastgelegd of er een bevestigingsmail naar de inschrijver gaat en wie geïnformeerd moet worden over de inschrijving.

Veldnaam 

Omschrijving

Status

Een inschrijfformulier kan de volgende status hebben:

  1. Nieuw. Een inschrijving heeft alleen de status 'Nieuw' als deze via de website is binnengekomen.
  2. In behandeling. Een inschrijving heeft de status 'In behandeling' als de ledenadministratie de inschrijving heeft geopend en op bewaren heeft gedrukt.
  3. Aspirant. Een inschrijving heeft de status  'Aspirant', als men een extra status nodig heeft.
    Bijv. een aspirant lid mag 3 keer mee trainen voordat deze besluit om lid te worden.

    Let op! Deze status moet apart aangevinkt worden onder 'Tonen', want normaal gesproken is deze status niet zichtbaar.
  4. AangenomenEen inschrijving heeft de status 'Aangenomen' als de ledenadministratie de inschrijving heeft geaccepteerd en op de knop 'Aannemen' heeft gedrukt. 
  5. Afgewezen. Een inschrijving heeft de status 'Afgewezen' als de ledenadministratie de inschrijving niet heeft geaccepteerd en op de knop 'Afwijzen' heeft gedrukt.
Tonen Hier kan aangegeven worden dat de status aspirant getoond moet worden bij de inschrijfformulieren.
Clubblad nieuwsbrief Als deze optie is aangevinkt dan krijgen deze inschrijvers automatisch ook de nieuwsbrief.
Pasfoto Hier kan ingesteld worden of de pasfoto op het inschrijfformulier verplicht is of niet.
Factuur

Door dit aan te vinken wordt, op basis van de inschrijving, het inschrijfgeld in rekening gebracht.

Let op!  De consequentie hiervan is dat een lid pas kan worden aangenomen wanneer het inschrijfgeld is betaald. Het formulier blok inschrijfbedrag moet hiervoor ook ingevuld worden.

Factuur - iDeal

Indien de iDeal module is geactiveerd kan bij status nieuw iDeal worden aangevinkt.

Let op! Dit zorgt ervoor dat het inschrijf geld direct betaald moet worden door middel van iDeal. Het formulier  blok inschrijfbedrag moet hiervoor ook ingevuld worden.

Voor meer informatie rondom iDeal, zie Zie: 1.3.10 - Inrichting iDeal.

Relatiescherm

Als dit aangevinkt wordt, dan wordt de administrateur na het Aannemen van het lid direct doorgestuurd naar het activiteitenscherm van de relatie.

Dit kan handig zijn als het nodig is om nog extra activiteiten toe te voegen of te wijzigen voor deze relaties.

Afdruk document Hier kan een afdrukformulier gekoppeld worden, zodat de inschrijver een bevestiging van de inschrijving of een bevestiging van het lidmaatschap krijgt. Voor meer informatie, zie Zie: 1.4.4.1 - Overzicht formulieren.
Informeer functie

Hier kan een functie ingevuld worden die geïnformeerd wordt de inschrijvingen, bijvoorbeeld de ledenadministratie.

Deze functionaris ontvangt dan een kort bericht dat er een nieuwe inschrijving is. Hieronder vind je een voorbeeld van het mail bericht die verstuurd wordt.

Script

Indien er uitzonderingen zijn die niet met de instellingen vastgelegd kunnen worden, dan kan dit soms opgelost worden door er een apart script aan te koppelen. Deze kan door AllUnited worden aangemaakt.

Bijvoorbeeld als op de website bepaalde keuzes aan elkaar gekoppeld zijn. Iemand kan bijvoorbeeld voor betaling in 5 termijnen kiezen, maar dan is het wel altijd automatische incasso en niet zelf betalen. Dan kan op de website al een controle worden toegevoegd dat een andere keuze dan niet mogelijk is.

Een andere optie is bijvoorbeeld, dat bij het bewaren van een inschrijving op basis van een bepaalde keuze een extra vastlegging wordt gedaan.

Let op! Aan het instellen van een apart script zijn kosten verbonden. Stuur een ticket naar ons in met jullie wensen. Wij zullen dan de mogelijk bekijken en dit verder met jullie opnemen.

 Voorbeeld email van een nieuwe inschrijving voor de informeer functie:

 

Blok route

Via dit blok wordt aangegeven welke route een inschrijfformulier volgt. Dit kan een algemene wachtlijst zijn, bijvoorbeeld als het formulier wacht op de machtiging voor automatische incasso. Maar er kunnen ook meerdere routes zijn, bijvoorbeeld als een commissie moet bepalen hoe een nieuwe aanmelding moet worden ingedeeld.

Let op! Er moet altijd minimaal 1 route per formulier worden ingesteld.

Veldnaam 

Omschrijving

Vink de checkbox bij een regel aan om deze te verwijderen wanneer het scherm opgeslagen wordt.
Insch.frm.route code Hier kan de route volgorde worden aangegeven.
Route Dit is de omschrijving van de route
Informeer functie Hier kan een functie gekoppeld worden die over deze route geïnformeerd moet worden zodra de route ingesteld wordt bij de inschrijving.

Blok formuliervelden

Met dit blok kunnen extra vragen worden toegevoegd aan een formulier. Vragen die niet in de standaard van AllUnited zijn opgenomen, maar specifiek voor deze vereniging zijn.

Verdere uitleg van de mogelijkheden wordt apart besproken, zie Zie: 1.4.1.1.2 - Formuliervelden voor extra vragen insch. formulier.

Blok inschrijfbedrag

Dit blok wordt gebruikt om het inschrijfgeld in te stellen welke direct op basis van de aanmelding betaald moet worden. Een lid hoeft hiervoor dan niet eerst aangenomen te worden.

Veel zwemverenigingen passen dit bijvoorbeeld toe, omdat er veel nieuwe aanmeldingen voor zwemlessen zijn en mensen zich bij verschillende verenigingen inschrijven. Op deze manier wordt het inschrijfgeld direct gefactureerd en kan een lid pas aangenomen worden als het inschrijfgeld is betaald.

Let op! Denk goed na voordat je dit toepast, dit heeft namelijk een behoorlijke organisatorische impact.
Een nieuw lid kan dan namelijk pas worden aangenomen als het inschrijfgeld is betaald. Dit is niet altijd wenselijk.

 

Veldnaam 

Omschrijving

Toon inschrijfbedrag Vink deze optie aan om de inschrijf bedragen te tonen op het inschrijfformulier.
Toelichting Hier kan een extra toelichting  van het inschrijfbedrag worden ingevoerd. Deze zal ook zichtbaar zijn op het formulier, mits de optie "Toon inschrijfbedrag"  staat aangevinkt.
Vink de checkbox bij een regel aan om deze te verwijderen wanneer het scherm opgeslagen wordt.
Relatietype Hier wordt het relatietype aangegeven waarbij het inschrijfgeld in rekening moet worden gebracht.
Geboortedatum vanaf

Als er sprake is van verschillende tarieven voor verschillende leeftijden, kunnen er meerdere regels aangemaakt worden.

Wanneer het tarief voor iedereen geldt, dan wordt de standaard geboortedatum "01-01-1900 " aangehouden.

Grootboekrekening Hier wordt de grootboekrekening opgegeven waarop het inschrijfgeld wordt geboekt.
BTW Maak hier een keuze voor de BTW.
Let op! Deze optie moet ALTIJD ingesteld worden.
Bedrag Dit is het bedrag dat in rekening wordt gebracht bij de betreffende relaties.
Taal

Indien jullie systeem niet in meerdere talen beschikbaar is, wordt hier altijd de taal Nederlands gekozen.

Let op! Deze functie is maar in minimale maten inzetbaar. Op dit moment wordt enkel de Engelse taal ondersteund.

Omschrijving Dit is de omschrijving van de betaling die op de factuur komt.
Voeg toe Met de knop "Voeg toe" kunnen meer regels toegevoegd worden.

De knop "Controle" is soms nodig om aanvullende informatie uit de database te halen.
Met de knop "Bewaren" wordt het inschrijfformulier opgeslagen. Daarmee worden ook de regels verwijderd die zijn aangevinkt bij het prullenbak icoon (verwijderen).

Let op! Met de knop "Verwijderen" wordt het complete inschrijfformulier definitief verwijderd!

Inschrijfformulier koppelen aan een les/evenement

Het is ook mogelijk om leden en niet leden te laten inschrijven via een les/evenement formulier.  Maak je hier gebruik van dan moet je via een van de volgende paden naar de instellingen van de les/evenementtypen gaan:

  • Lessen > Instellingen > blok "Lessen" > Les/Evenementtypen : Wijzigen
  • Evenementen > Instellingen > blok "Lessen" > Les/Evenementtypen : Wijzigen
  • Systeembeheer > Alle instellingen > blok "Lessen" > Les/Evenementtypen : Wijzigen

Volg hier de volgende stappen:

  1. Ga bij de gewenste les/evenement type naar de instelling "Inschrijfform. template"
  2. Kies hier het gewenste inschrijfformulier
  3. Vink de optie "Inschrijven via Inschrijfformulier" aan.

Vanaf dat moment zal het formulier goed gekoppeld zijn.

Klik hier voor de volledige handleiding

Ref: 303 / 2024-03-28

Inschrijfformulier voor lessen/cursussen/workshops tonen op de website

Het weergeven van inschrijfformulieren op de website kan op twee verschillende manieren:

  • Gekoppeld aan een pagina,
  • Gekoppeld in het menu. 

Gekoppeld aan een pagina

Ga naar Website - Pagina's, en klik bovenin op Nieuw.  Vul Pagina-naam en - titel in, kies als type: Backoffice, en klik op Controle.

Er verschijnt een nieuw blok (Backoffice transactie), vul hier in:

  • Transactiegroep = club
  • Transactie = application1
  • Task = 3
  • Extravelden = statustempcode=JR

Hier staan de laatste twee letters (in dit geval JR) voor de formuliercode. 

Het voordeel van deze werkwijze is het feit dat er geen menu-item hoeft te worden getoond om het inschrijfformulier te gebruiken. Bovendien is de opbouw van de URL/link duidelijker en overzichtelijker. 

 

Gekoppeld in het menu

Via Website - Menu's kan het menu geselecteerd worden waaraan het inschrijfformulier gekoppeld moet worden.

Dit kan er als volgt uit zien. In dit menu worden 3 inschrijfformulieren voor lessen gekoppeld. Per leeftijdsgroep een ander formulier.

 

Onder de kop Pagina / Artikelnr. wordt dan Transaction ingevoerd met daarachter het vinkje voor de transactievelden.

Druk daarna onderaan op controle. Nu zullen de extra velden in de tweede regel getoond worden en kunnen deze ingevuld worden:

  • Transactiegroep = club
  • Transactie = application1
  • Task = 3
  • Extravelden = statustempcode=JR

Hier staan de laatste twee letters (in dit geval JR) voor de formuliercode. 

 

Ref: 307 / 2024-03-28
1.4.1.1.2 - Formuliervelden voor extra vragen insch. formulier

Formuliervelden kunnen gebruikt worden in de volgende onderdelen:

  1. Website artikelen ()
  2. Inschrijfformulieren (Zie: 1.4.1.1.1 - Inschrijfform.templates (I))
  3. Lessen en/of Evenementen ()

Met formuliervelden kunnen eigen vragen/velden aan een inschrijfformulier of een les toegevoegd worden.

Daarnaast kan met deze formuliervelden een eigen formulier in een website artikel worden gemaakt, indien gebruik wordt gemaakt van de Website module.

Belangrijk om te weten: Uitgebreide formulieren kosten veel tijd om te maken, daarom kunnen alle formulieren altijd gekopieerd worden.
Dit kan in de volgende situaties gedaan worden:

Hieronder wordt uitgelegd wat de verschillende opties in onderstaande schermen betekenen.

Veldnaam 

Omschrijving

Vink de checkbox bij een regel aan om deze te verwijderen wanneer het scherm opgeslagen wordt.
Veldtype

Er zijn verschillende veldtypes beschikbaar.
Veldtype uitleg is te vinden in onderstaande tabel.
(namen van veldtypes aanmaken zonder: hoofdletters, leestekens of spaties)

Veld

Dit is de naam van het veld.

Bij een invoerveld wordt deze veldnaam in de database opgeslagen en kan deze veldnaam ook gebruikt worden in de inschrijfbrief/email.

Bijvoorbeeld de veldnaam "Speelsterkte" kan als volgt meegenomen worden in de bevestiging van de inschrijving: [_speelsterkte].

Let op! Het is heel belangrijk om voor dit veld geen hoofdletters, spaties en vreemde tekens te gebruiken!

Rij

Hiermee wordt de (verticale) volgorde in het formulier opgenomen.

Tip: Vul de volgorde in met tientallen, dus bijvoorbeeld 10, 20 etc. Dan is het later eenvoudig mogelijk om extra rijen er tussen in toe te voegen.

Kolom Kolom geeft de horizontale volgorde in de rij aan waar het veld moet komen.
Je kunt dus bijvoorbeeld 1 rij hebben met 3 kolommen naast elkaar.
Colspan

Als je een brede omschrijving hebt, dan schuiven ook alle invulvelden in de kolom daarachter op qua breedte.

Door een brede omschrijving over 3 kolommen te verdelen, blijven de invulvelden goed in beeld. Je doet dit door een 3 in te vullen.

Let op! Een colspan instellen is altijd nodig bij veldtype "Textarea", omdat dit een heel breed veld kan zijn.

Lengte Hiermee wordt aangegeven wat de maximale lengte van een veld mag zijn.
Bijvoorbeeld 6 of 7 karakters lengte voor een postcode.
Waarde

Dit is de waarde van het veld en deze wordt getoond op het formulier.

Is het veld type "Tekst", dan wordt de tekst getoond die hier staat. Is het een "invoerveld", dan wordt een leeg veld getoond. Is het type veld Checkbox dan wordt hier een 1 in een grijsveld getoond. Dit veld is niet aan te passen . Er mogen geen teksten of andere zaken in een Checkbox waarde veld worden opgenomen. 

Verplicht

Stel deze optie in als een veld verplicht is om in te vullen.
Dat betekend dat een formulier pas verstuurd worden wanneer alle verplichte velden zijn ingevuld.

Toevoegen aan inschrijving

Op het relatiescherm van een relatie staan onderaan de diverse waarden. Het is mogelijk om de invoer van een veld op het inschrijfformulier over te nemen naar de relatiekaart bij de diverse waarden of het veld IBAN-nummer.

Daarnaast kan je checkbox velden en of radio button velden koppelen aan een toe te voegen betalingstermijn, activiteit, les of functie. Deze optie is niet mogelijk bij CMS artikelen. Zie onderaan een aantal screenshots als voorbeeld.

Let op! Deze functionaliteit werkt alleen voor het algemene inschrijfformulier.

Hieronder worden de verschillende veldtypes besproken: 
LET OP: bij veldtypes geen hoofdletters, spaties of leestekens gebruiken uitgezonderd de _ (underscore)

Veldtype

Uitleg

Belangrijke instellingen

invoer

Hierbij wordt een invoerveld getoond waarin getypt kan worden.

Bijvoorbeeld van welke vereniging iemand eerder lid is geweest.


Het veld "waarde" moet hierbij leeg blijven.

selectielijst

Hiermee kun je een keuzelijst  aanmaken waaruit 1 item gekozen kan worden.

Bijvoorbeeld een keuzelijst met beschikbare functies.

 

Bij "veld" wordt de omschrijving van het veld ingevoerd.

Bij "waarde" de keuzes van de selectielijst. Deze worden gescheiden door een ; teken.

Bijvoorbeeld "bestuur;commissie;vrijwilliger;".

checkbox

Bij een checkbox wordt er een aan vink box getoond die aan/uit gevinkt kan worden. Het waarde veld op het inschrijfformulier heeft de basis instelling  1


Bijvoorbeeld: het vinkje of iemand verplicht akkoord moet gaan met een automatische incasso 


Bijvoorbeeld: de checkbox heeft een, niet verplichte, keuze. (wel of geen vinkje)

 



Checkbox wel aangevinkt: "Waarde " = 1
Checkbox niet aangevinkt: Formulier kan niet worden verzonden

Checkbox niet aangevinkt: "Waarde " automatisch  0. 
Checkbox wel aangevinkt: "Waarde " automatisch  1

radioknoppen

Bij radioknoppen wordt een lijst met opties getoond waarbij je altijd maar 1 van de opties kunt kiezen.

Dit kan bijvoorbeeld een vraag zijn die je belangrijk, neutraal of onbelangrijk vindt.

 

Bij elke antwoord optie moet bij "veld" dezelfde waarde staan.

Zo weet het systeem dat de opties bij elkaar horen als keuze groep.

textarea

Hiermee kun je een blok reserveren voor vrije tekst. Bijvoorbeeld opmerkingen.

Zet bij een textarea ook altijd de colspan op het maximaal aantal kolommen.

titel

Dit is de titel van het formulier en komt boven het formulier te staan op regel 1.

Dit wordt meestal vetgedrukt getoond.

 

tekst

Hiermee kan een extra stuk tekst worden toegevoegd in het formulier.

Bijvoorbeeld de vraag die bij een invoerveld hoort of extra informatie.

Vul bij "Waarde"  de gewenste tekst in.

Lege regel

Hiermee wordt een lege regel tussen onderdelen van het formulier ingevoegd.

Dit kan een formulier overzichtelijker maken door wat lege ruimte te hebben tussen regels.

Bij "Waarde" hoeft niets ingevuld te worden.

Nieuwe tabel

Hiermee is het mogelijk een nieuwe tabel binnen het formulier te plaatsen.

Dit kan handig zijn als gebruik wordt gemaakt van een bepaald aantal kolommen, en je in een ander deel van het formulier een ander aantal kolommen wilt gebruiken.

Voeg type "Nieuwe tabel"  toe boven de regels die onder de nieuwe tabel vallen.

Voorbeelden

Voorbeeld van formuliervelden voor radioknoppen.

 hndl_radioknoppen_1.png

Hieronder een concreet voorbeeld van een inschrijfformulier en het resultaat hiervan op de website.

 hndl_formvelden_1.png

zo kan een formulier op de website eruit zien.

hndl_vb_inschr_1.png

Ingevulde vragen overzetten naar een veld in de relatiekaart of koppelen aan een activiteit, les of functie

Je biedt bijv. de volgende lessen aan bij het inschrijfformulier (dit is wat je ziet aan de websitekant):

schermafbeelding_2019_08_08_om_14.03.03_1.png 

In de backoffice ziet een zo'n regel er als volgt uit:

 schermafbeelding_2019_08_08_om_14.03.40_1.png

De koppeling maak je door bij de kolom 'Toevoegen aan inschrijving' op de bijbehorende button 'Tonen' te klikken:

 schermafbeelding_2019_08_08_om_14.04.21_1.png

Klik hier voor de volledige handleiding 

 

Ref: 305 / 2024-03-28
1.4.1.1.3 - Route instellen voor inschrijfformulier

Menupad: Relaties >Instellingen > blok "Inschrijfformulieren" > Routes : Wijzigen

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

Een route is een manier om de behandel status van inschrijfformulieren aan te geven. Zo kan bijvoorbeeld aangegeven worden dat iemand anders ermee aan de slag kan.

Voorbeeld van inzetten van routes:

  1. Er komt een inschrijving binnen voor een jeugdlid. Als route kan dan gekozen worden voor TC Jeugd.
  2. De ledenadministratie opent de inschrijving en slaat deze op met de route TC Jeugd. 
  3. Deze commissie pakt de inschrijving op. Kijkt of er ruimte is binnen een team bij de jeugd, geeft het teamnummer in zet de route op aannemen.
  4. De ledenadministratie weet dan dat dat lid kan worden aangenomen. De commissie kan ook aangeven dat er geen ruimte is en de inschrijving op de wachtlijst zetten.

Via deze wijze kan de route ook gebruikt worden om aan te geven dat een inschrijving nog niet compleet is. Bijvoorbeeld wanneer er nog geen getekende machtiging voor automatische incasso is ontvangen. Dan kan een inschrijving op deze route geplaatst worden, totdat de machtiging is ontvangen. Daarna kan het lid aangenomen worden.

De vereniging bepaalt zelf welke routes er nodig zijn om de inschrijving van nieuwe leden goed en naar wens te laten verlopen.

Een inschrijfformulier kan ook gebruikt worden voor lessen, evenementen, functionarissen, sponsoren etc. Ook hierbij kan de route gebruikt worden om de inschrijvingen langs de juiste personen te leiden.

In dit scherm zijn de volgende velden beschikbaar:

Veld Omschrijving
Als dit veld wordt aangevinkt dan wordt de route verwijderd na het drukken op Bewaren.
Insch.frm. route code

Dit is de code die gebruikt wordt voor de functie. De code wordt opgeslagen via het inschrijfformulier Zie: 1.4.1.1.1 - Inschrijfform.templates (I) en kan hier onderhouden worden.

Let op! Een code moet uniek zijn, anders komt er een foutmelding in het inschrijfformulier.

Inschrijfform. template Het inschrijfformulier waaraan deze route is gekoppeld.
Route De omschrijving van de route
Informeer functie Hier kan een functie gekozen worden, die moet worden geïnformeerd als een inschrijfformulier op deze route wordt bewaard.
Ref: 304 / 2024-03-28

1.4.2 - Inschrijfformulier leden op website plaatsen

Het is mogelijk om een inschrijfformulier op de website in te laten vullen door nieuwe leden.

Deze kunnen worden toegevoegd in de AllUnited website module of in een externe eigen website. Zolang hierbij de ledenadministratie maar via de AllUnited backoffice verloopt.

Om dit in te stellen moet er uiteraard wel een inschrijfformulier beschikbaar zijn die gebruikt kan worden.
De inschrijfformuileren zijn te vinden via Relaties > Instellingen > blok "Inschrijfformulier" > Inschrijfformulieren : Selecteren.

Voor meer informatie over het beheren van de inschrijfformulieren, zie Zie: 1.4.1.1.1 - Inschrijfform.templates (I).
Voor het toevoegen van eigen vragen aan het inschrijfformulier, zie Zie: 1.4.1.1.2 - Formuliervelden voor extra vragen insch. formulier.

Optie 1: Inschrijfformulier tonen op een AllUnited website

Het standaard inschrijfformulier kan in het menu (menupad: Website > Menu's) gekoppeld via het veld "Pagina / Artikelnr.".
Vul hier de pagina code "
Inschrijfformulier" in.

Overige inschrijfformulieren kunnen via de volgende stappen worden toegevoegd:

  1. Maak het gewenste inschrijfformulier aan.
    Maak een notitie van de gekozen "Inschrijfformuliercode" voor in een latere stap.
  2. Ga naar Website > Pagina's en klik op "+ Pagina"
  3. Vul de gewenste pagina code in, bijvoorbeeld inschrijfformulier_sr.
    Het is aan te raden om de inschrijfformuliercode hierin te verwerken, zodat direct duidelijk is om welk formulier het gaat.
  4. Kies bij Paginatype voor "Backoffice" en klik op "Controle"
  5. Vul in het blok "Backoffice transactie" de volgende waardes in:

    Transactiegroep    club   
    Transactie application1   
    Task    Nieuw   
    Instellingen    statustempcode=inschrijfformuliercode

    Bijvoorbeeld:
    statustempcode=sr

  6. Klik op "Bewaren" of "Bewaren en terug" om de inschrijfformulier pagina aan te maken.

Je kunt nu deze pagina toevoegen aan het menu via Website > Menu's. Vul dan de paginacode van de nieuwe pagina in bij het veld "Pagina / Artikelnr.".

Optie 2: Inschrijfformulier tonen op externe/eigen website

Als geen gebruik gemaakt wordt van de website van AllUnited, dan kan het inschrijfformulier met een link aan de eigen website gekoppeld worden.

Dit kan met deze link:
https://pr01.allunited.nl/club.php?section=CLUB&tmode=application1

In plaats van "CLUB" moet dan de naam van de club ingevuld worden. Deze naam is de clubnaam waarmee ingelogd wordt in AllUnited.

Let op! Het is niet mogelijk om het seizoen te kiezen in het inschrijfformulier. Op basis van de datum van inschrijving wordt het dan geldige seizoen gekozen. Indien de aanmelding dus voor het nieuwe seizoen is, dan moet dit door de ledenadministratie aangepast worden bij het aannemen van de inschrijving.  

Ref: 129 / 2024-03-28

1.4.3 - Overige inschrijfformulieren (P)

Gebruik van inschrijfformulieren anders dan voor nieuwe leden

Inschrijfformulieren kunnen in AllUnited gebruikt worden voor meer dan alleen het inschrijven van nieuwe leden.

Deze functionaliteit is volledig geïntegreerd met de website van AllUnited en is daarom alleen beschikbaar voor verenigingen die ook de website van AllUnited gebruiken.

Er kunnen inschrijfformulieren gemaakt worden voor

  1. Relaties bijvoorbeeld het inschrijven op een nieuwsbrief voor niet leden.
  2. Activiteiten bijvoorbeeld het inschrijven op de tennis competitie
  3. Lessen/cursussen evenementen. Dit kunnen wedstrijden, tennislessen, cursussen, workshops etc zijn
  4. Functies. Bijvoorbeeld het inschrijven van vrijwilligers als scheidsrechter, coach. Meestal betreft dit dan de ouders van kinderen die sporten
  5. Contracten. Hiermee kunnen sponsoren zich inschrijven voor een sponsorpakket.

 

Allereerst wordt er een inschrijfform.template gemaakt.  Zie voor het aanmaken van een nieuwe template

Het invullen van de velden staat beschreven in Zie: 1.4.1.1.1 - Inschrijfform.templates (I)

In deze template kan gebruik worden gemaakt van formuliervelden om eigen vragen te stellen.  Zie Zie: 1.4.1.1.2 - Formuliervelden voor extra vragen insch. formulier

Vervolgens kan de template aan het menu van de website gekoppeld worden. Zie Zie: 4.2.3 - Inschrijfformulier tonen op de website

Ref: 308 / 2024-03-28

1.4.4 - Afdrukformulieren

1.4.4.1 - Overzicht formulieren

Afdrukformulieren worden gebruikt om diverse data als net opgemaakt document af te kunnen drukken, zodat deze verstuurd kan worden naar relaties.
Een afdrukformulier wordt vaak als PDF bestand gegeneerd vanuit het systeem met de gewenste relatie data.

Deze PDF's kunnen dan worden afgedrukt om te versturen of voor een papieren archief.
Vaak kunnen afdrukformulieren ook direct via het systeem worden gemaild naar relaties. Zij ontvangen deze dan ook als PDF bestand.

Het kan nodig zijn om de volgende instellingen eerst klaar te zetten voordat je een afdrukformulier aanmaakt:

  • (optioneel) Een afbeelding of logo toevoegen Zie: 19.3.1 - Afbeeldingen
  • Papiertype(s) aanmaken, dit is nodig  wanneer een formulier bijvoorbeeld liggend in plaats van staand moet zijn Zie: 1.5.12 - Papiertype

De afdrukformulieren vind je via menupad: Relaties > Alle Instellingen > Afdrukformulieren en klik op "Selecteren".
Binnen de afdrukformulieren kunnen ook de volgende systeem parameters gebruikt worden: Zie: 1.4.4.2 - Stuurparameters formulieren

Om een nieuw afdrukformulier aan te maken klik je bovenin op de knop "Nieuw".

Wil je alle bestaande formulieren bekijken? Klik dan direct op "Wijzigen".
Wil je een specifieke selectie van de afdrukformulieren? Kies dan in het selectie blok het gewenste afdrukformulier of het gewenste Formuliertype.
Klik daarna op "Wijzigen" om de gevonden formulieren te bekijken.

Hierna zie je alle gevonden afdrukformulieren binnen het systeem in een lijst.
Klik een van de formulieren aan om deze te bewerken.

Formulier kop aanpassen

Elk formuliertype kent een andere opbouw. Wat wel bij allemaal hetzelfde is, is dat ze allemaal een kop, voettekst en e-mailblok hebben die hetzelfde werken.
In het blok "Kop" kan de basis ingesteld worden voor het afdrukformulier.

Grote tekstvelden zoals "Body1" kun je altijd vergroten om het makkelijker te kunnen bewerken. Dit kan door rechts onderin het veld op het gestreepte of gestipte driehoekje te klikken en dan, met ingedrukte muis knop, deze opzij en omlaag te slepen.

In dit scherm zijn de volgende velden beschikbaar:

Veld    Omschrijving
Afdrukformulier ID    Dit is een automatisch gegenereerd veld welke na het opslaan van een nieuw formulier automatisch gevuld wordt.
Blokkeer    Vink deze optie aan wanneer dit formulier nergens meer gebruikt mag worden.

Dit kan bijvoorbeeld nuttig zijn wanneer er een nieuwe variant van een formulier is aangemaakt en je wilt voorkomen dat de oude variant nog steeds gebruikt wordt.
Afdrukformulier    Vul hier een duidelijk naam in waarbij het gebruik van het formulier duidelijk is.
Formuliertype    Kies hier welk soort afdrukformulier het is
Papiertype    Kies hier het gewenste papiertype, standaard is dit A4.
Je kunt hier ook een afwijkend type invullen.
Uitvoertype Kies hier of het formulier als PDF of HTML moet worden gegeneerd als deze gebruikt wordt.

Bij alle blokken kan je met if-statements (als-dan formules) werken bij afdrukformulieren (zie daarvoor ook https://pr01.allunited.nl/manual.php?manualcode=Woordenboek). Let op! Dit geld niet voor het blok/invoerveld "Email".

De volgende formuliertypes zijn standaard aanwezig binnen AllUnited:

  1. Inschrijfbrief  Zie: 1.4.4.7 - Opmaak van inschrijfbrieven
  2. Factuur Zie: 1.4.4.4 - Opmaak van facturen
    De factuuropmaak wordt aan het factuurtype gekoppeld.
  3. Aanmaanbrief Zie: 1.4.4.8 - Opmaak van aanmaningen
    De opmaak van de aanmaanbrief wordt gekoppeld aan de aanmaanniveaus Zie: 7.4.9 - Aanmaanniveau's
  4. Aanmaanbrief team Zie: 7.3.8 - Aanmanen
  5. Etiketten/algemene brieven

    Etiketten Zie: 1.4.4.6 - Opmaak van etiketten/algemene brieven
    Algemene brieven Zie: 1.4.4.5 - Algemene brieven
  6. Groepen (voor formulieren voor teams/lessen)
    Presentielijsten Zie: 1.4.4.9 - Opmaak van presentielijsten
    Bevestiging lessen/cursussen/evenementen Zie: 1.4.4.10 - Opmaak van bevestiging lessen
Ref: 28 / 2024-03-28

1.4.4.2 - Stuurparameters formulieren

In deze bijlage zijn parameters opgenomen die in afdrukformulieren gebruikt kunnen worden.
Niet alle parameters zijn altijd beschikbaar, dit hangt ook af van het gebruik en de instellingen van het systeem.

Bij de omschrijving vind je altijd eerst de code waarmee je de parameter kunt toevoegen in het afdrukformulier. Deze staat altijd tussen een kleiner-dan (<) en groter-dan (>) teken.

Vervolgens vind je wat uitleg over het nut van de parameter en waar deze instelbaar is.
En je ziet ook welke waardes mogelijk zijn. Deze kunnen in plaats van het de schuingedrukte tekst geplaatst worden bij de code.

Parameter Omschrijving
font

<font fontname>
Instellen van lettertype.

Lettertype kan ingesteld worden in de koptekst of in de body

Mogelijke waarden: Times, Arial, Kix, OCR
Voorbeeld: <font Arial>

fontsize <fontsize punten>
Instellen van de grootte van het lettertype in punten. Dit bepaalt ook de regelafstand.

Voorbeeld:
<fontsize 10>
fontcolor <fontcolor rood;groen;blauw>
Nog niet geïmplementeerd.

Voorbeeld:
<fontcolor 162;50;60>
b, /b Hiermee kan een tekst vetgedrukt worden. Vet aan '<b>' en uit '</b>'

Voorbeeld:
<b>Vet<b> Resultaat is Vet
i, /i Hiermee kan een tekst schuingedrukt worden. Schuingedrukt aan <i> en uit </i>

Voorbeeld:
<i>Schuingedrukt<b/i> Resultaat is Schuingedrukt
u, /u Hiermee kan een tekst onderstreept worden. Onderstrepen aan <u> en uit </u>

Voorbeeld:
<u>Onderstrepen</u> Resultaat is Onderstrepen
tabset <tabset tab1;tab2;etc...>
Hiermee kunnen de tabs ingesteld worden. Iedere tabinstelling worde gescheiden door
een ’;’.

Een tab begint met één letter voor de uitlijning
L – Links
R – Rechts
C – Center

Daarachter wordt de afstand (per meeteenheid van papiertype) vanaf de linker marge gezet.
Tabinstellingen in Koptekst of Voettekst worden niet overgenomen in Body1, Subbody1, Body2, Subbody2 of Body3 en andersom ook niet.

Voorbeeld:
<tabset L30;R100>
tab <tab>
Hiermee wordt een tab uitgevoerd zoals vastgesteld met commando tabset.

Indien er geen tab meer gedefinieerd is in de tabset, zal het commando genegeerd worden.
Voorbeeld: <tab>
hline <hline lengte;dikte;positie>
Hiermee is het mogelijk om een horizontale lijn te creëren Deze regel begint op de huidige positie.

Het is mogelijk om de volgende parameters mee te geven:
Parameter Omschrijving
Lengte Lengte van de lijn in meeteenheid van
papiertype
Dikte Dikte van de lijn in meeteenheid van
Positie T – Boven aan regel
C – Center van regel (standaard)
B – Onderkant van regel

Voorbeeld: <hline 50;0.2;T>

vline <vline dikte;positie>
Hiermee is het mogelijk om een verticale lijn te creëren Deze regel begint op de huidige positie.

Het is mogelijk om de volgende parameters mee te geven:
Parameter Omschrijving
Dikte Dikte van de lijn in meeteenheid van
papiertype (standaard 0.2)
Positie T – Bovenste helft van regel
F – Hele regelhoogte (standaard)
B – Onderste helft van regel

Voorbeeld:
<hline 0.2;T>
if <if veld;vergelijkingtype;vergelijking>
Hiermee is het mogelijk om een conditie in te creëren waaronder wel of niet tekst moet worden afgedrukt.
Indien de vergelijking een tekst is, moet deze tussen aanhalingstekens geplaatst worden.

Vergelijkingtype Omschrijving
= Gelijk aan
Voorbeeld: <if sex;=;'M'>
<> of != of NE Niet gelijk aan
Voorbeeld: <if sex;!=;'M'>
< Kleiner dan
Voorbeeld: <if age;<;18>
<= of LE Kleiner dan of gelijk aan
Voorbeeld: <if age;LE;18>
GT Groter dan
Voorbeeld: <if age;GT;18>
=> of GE Groter dan of gelijk aan
Voorbeeld: <if age;GE;18>
NULL Veld is leeg
Voorbeeld: <if address3;NULL>
!NULL Veld is niet leeg
Voorbeeld: <if address3;!NULL>
elseif <elseif veld;vergelijkingtype;vergelijking>
Elseif wordt gebruikt als je meerdere if statements achter elkaar wilt gebruiken. Zie de parameter ‘if’ voor de vergelijkingen.

Voorbeeld: <elseif sex;=;'F'>
else <else>
Indien de if of elseif commando niet waar is, wordt de tekst na dit commando uitgevoerd.

Voorbeeld: <else>
endif <endif>
Hiermee moet de commando ‘if’ beëindigd worden. Indien een ‘if’ geplaatst wordt binnen de blokken Koptekst, Subbody1, Subbody2 of Voettekst moet de endif ook in het zelfde blok geplaatst worden, anders wordt het afdrukformulier niet getoond.

Voorbeeld: <endif>
Systeemdatum <today>
Als er geen datum in het systeembeschikbaar is, dan kan met deze parameter een datum op een formulier gezet worden. Bij facturen heb je natuurlijk een veld beschikbaar zoals [invoicedate].

Is er geen datumveld beschikbaar dan kan deze parameter worden gebruikt. Bijvoorbeeld bij algemene brieven.
Datum omzetten   

Systeem datum omzetten naar de Nederlandse indeling. Bijvoorbeeld het veld Datum vanaf 

[datefrom;D] = 01-01-2019

[datefrom] = 2019-01-01

newpage <newpage>
Hiermee is het mogelijk om een nieuwe pagina te forceren. Bijvoorbeeld als een bijlage bij een brief of factuur.

Voorbeeld: <newpage>
image <image afbeeldingnaam;breedte>
Hiermee kan een afbeelding geplaatst worden in het formulier. De afbeelding wordt geplaatst op de huidige positie

Afbeeldingen moet eerst geladen worden Zie: 19.3.1 - Afbeeldingen
Als een afbeelding als jpg is geladen, is deze schaalbaar met ; en daarachter het aantal millimeters kan de grootte van de afbeelding aangegeven worden.

Voorbeeld: <image logo_is4c.jpg;50>
contactimage <contactimage breedte>
Hiermee kan de foto die toegevoegd is bij het relatiescherm, getoond worden op het afdrukformulier.

Voorbeeld: <contactimage 70>
fields <fields>
Door de parameter fields in een blok te plaatsten worden bij een proefafdruk alle beschikbare velden met de waarde getoond.
Ref: 37 / 2024-03-28

1.4.4.3 - Afdrukformulieren (T)

Binnenkort beschikbaar.

1.4.4.4 - Opmaak van facturen

In deze handleiding wordt het aanpassen van een factuur besproken. Het uitgangspunt is de eenvoudige contributiefactuur.

AllUnited voegt voor alle afdrukformulier types standaard een template toe aan het systeem van de vereniging.
Hier moet de vereniging dan nog enkele minimale aanpassingen in doorvoeren, zoals het logo en adres, om deze in gebruik te kunnen nemen.

Alle verplicht aan te passen waardes of velden zijn in deze handleiding geel gemarkeerd.

In dit factuur afdrukformulier regelen we de volgende zaken:

  • De opmaak van de factuur
    Hoe ziet een factuur eruit, wat komt waar te staan en welk logo moet er gebruikt worden.
  • De velden op de factuur
    Welke informatie wordt er op de factuur getoond en hoe worden deze omschreven. Bijvoorbeeld moet er wel of geen BTW op de factuur staan.

Afdrukformulier koppelen na bewerken

Zodra het afdrukformulier is aangemaakt en aangepast, kan deze gekoppeld worden aan een factuurtype.
Dit is nodig om het formulier in gebruik te nemen.

Dit kan via menupad: Facturatie > instellingen > factuurtype (onder de kop facturen). 
Meer informatie is te vinden via

Afdrukformulier bewerken

Je kunt het bestaande afdrukformulier vinden via menupad: Facturatie > Instellingen > Afdrukformulieren en druk op Selecteren.
Hierna wordt het Selectie scherm getoond.

Selecteer het formuliertype "Factuur" en druk op Wijzigen.


Wanneer er maar één formulier in het systeem staat, dan wordt dit formulier direct geopend in het scherm.

Wanneer er meerdere formulieren van dit type zijn gevonden, dan worden deze eerst in het scherm getoond.

Klik het gewenste afdrukformulier aan om deze te bewerken.

Opbouw van de factuur

Hieronder vind je verdere informatie over de opbouw van het factuur afdrukformulier.

Blok    Omschrijving
Koptekst Dit is de kop van het document, dat op elke pagina herhaald wordt. Hier staan bijvoorbeeld het logo, de adresgegevens, het factuurnummer, het relatienummer, de datum, etc.   
Body1 Hier komt de tekst van de factuur.
Denk hierbij aan de uitleg hoe er betaald moet worden of hoe er geïncasseerd wordt.   
Subbody1 Hier komen de factuurregels.
Dit kunnen meerdere regels zijn.

In elke regel staat wat er wordt gefactureerd. Bijvoorbeeld de contributie of inschrijfgeld.   
Body2 Hier staat standaard de telling van de factuurregels.   
Subbody2

Indien gewenst kunnen hier de nog openstaande facturen meegenomen worden.

Let op! Dit is alleen zinvol als er een actief debiteurenbeheer plaats vindt.
Anders worden er facturen verstuurd met openstaande posten, die inmiddels al lang betaald zijn, en dit zal voor onnodige vragen zorgen.

Wij adviseren om hier niet direct mee te beginnen, maar om dit in een later stadium toe te voegen als gewenst.   

Body3

Hier is ruimte voor extra tekst.
Bijvoorbeeld voor de machtiging voor automatische incasso.   

Voettekst

Hier staan standaard de gegevens van de vereniging.   

E-mail

Dit is het blok voor de email instellingen en tekst.
Dit wordt gebruikt als de facturen per mail worden verstuurd.

Hieronder worden de volgende onderdelen verder toegelicht:

  1. Koptekst
  2. Body1
  3. Subbody1
  4. Body2
  5. Subbody2
  6. Subbody3
  7. E-mail

De code parameters zoals <tab><tabset><font> die gebruikt kunnen worden zijn terug te vinden via Zie: 1.4.4.2 - Stuurparameters formulieren.

1. Koptekst

In de koptekst worden de gegevens opgenomen die voor de gehele factuur gelden. Deze gegevens worden op elke pagina herhaald van de factuur.
Denk bijvoorbeeld aan:

  • De instelling van het te gebruiken lettertype <font arial>
  • De gewenste grote van het lettertype <fontsize 10>
  • Het regelen van de tabjes <tabset L120;R170>. Dit bepaalt dat bepaalde gegevens netjes onder elkaar worden geplaatst.
  • Het logo van de vereniging <image logoau.jpg;30>

Daaronder staan de adresgegevens met daarachter het relatienummer, het factuurnummer, de factuurdatum.
Het veld [descriptionhdr] haalt de factuurkop op, die wordt meegegeven bij de massafacturatie in het veld "Factuurkop voor activiteiten". Zie: 6.3.4 - Massa facturatie (stap 1)

Het toevoegen/uploaden van het logo kan gedaan worden m.b.v. de volgende handleiding: Zie: 19.3.1 - Afbeeldingen.

Als het logo is opgeslagen, dan wordt in de koptekst achter "<image" de naam van het logo bestand gezet.
Dus bijvoorbeeld <image logoau.jpg;30>.

Het getal achter de puntkomma (;) geeft aan op welke pixel grootte het logo getoond moet worden. 

2. Body 1

Hier komt de tekst die boven de factuurregels staat.
Alleen de geel gemarkeerde gegevens hoeven hier aangepast te worden.

Let op! Het gedeelte "<if paymenttermcode;=;'N00'>één termijn<elseif paymenttermcode;=;'N02'>2 termijnen<else><endif>" is alleen van toepassing als een factuur in meerdere keren betaald of geïncasseerd kan worden.

Wordt een factuur in één keer betaald of geïncassseerd, dan kan dit gedeelte verwijderd worden.

3. Subbody1

Hier worden de factuurregels opgehaald. Hier hoeft niets aangepast te worden.

 

4. Body2

Hier komt het totaal van de factuurregels. Hier hoeft niets aangepast te worden.

 

5. Subbody2

Hier kunnen de openstaande facturen worden getoond, indien gewenst.

Let op! We adviseren om dit niet te gebruiken als je net bent gestart met AllUnited. Dit kan wel in een later stadium worden toegevoegd.
Dit is alleen zinvol als er een actief debiteurenbeheer plaats vindt.

Het toevoegen van deze informatie vraagt namelijk om een heel goed debiteurenbeheer. Dit om te voorkomen dat hier openstaande facturen getoond worden, die al lang zijn betaald. Hier hoeft niets aangepast te worden.

6. Subbody3

Hier kan een machtiging voor automatische incasso gekoppeld worden. Voor een eenvoudige factuur hoeft hier niets aangepast te worden.

7. E-mail

Indien facturen per mail verstuurd moeten worden dan moet ook het blok email ingevuld worden.
Let op! Als hier niets wordt ingevuld, dan worden er geen facturen per mail verstuurd.

De geel gemarkeerde gegevens moeten aangepast worden naar de juiste gegevens voor de vereniging.

Wil je dat er van elke factuur email ook een kopie naar een bepaalde functionaris(sen) gestuurd wordt? Selecteer dan de gewenste functie bij "Informeer functie".
Wanneer er een functie-emailadres is ingevoerd, zal naar dit address een kopie per email incl. factuur bijlagen worden verstuurd per verzonden mail.

Bij het versturen van diverse mails kan nog een template worden geselecteerd, mits deze is geactiveerd. Dit kan echter niet bij het versturen van facturen.

 

Het eindresultaat

Als alle informatie is aangepast dan kan een factuur er als volgt uit zien. 

 

Klik hier voor de bijlage met alle velden die mogelijk zijn in de factuur.

Ref: 29 / 2024-03-28

1.4.4.5 - Algemene brieven

In deze handleiding wordt het maken/aanpassen van algemene brieven besproken. 
Let op! Algemene brieven zijn bedoeld om per post verstuurd te worden en niet per email.

AllUnited voegt voor alle afdrukformulier types standaard een template toe aan het systeem van de vereniging. 
Hier moet de vereniging dan nog enkele minimale aanpassingen in doorvoeren, zoals het logo en adres, om deze in gebruik te kunnen nemen.

Algemene brief aanpassen

Je kunt het bestaande afdrukformulier vinden via menupad: Systeem beheer > Alle instelingen > Afdrukformulieren en druk op Selecteren. 
Hierna wordt het Selectie scherm getoond.

Selecteer het formuliertype "Etiketten / Algemene brieven" en druk op Wijzigen.

 schermafbeelding_2020_06_23_om_09.24.53_1.png

Wanneer er maar één formulier in het systeem staat, dan wordt dit formulier direct geopend in het scherm.  

Wanneer er meerdere formulieren van dit type zijn gevonden, dan worden deze eerst in het scherm getoond. 
Klik het gewenste afdrukformulier aan om deze te bewerken.

Worden er bij deze keuze/selectie geen afdrukformulieren getoond? Maak dan een helpdeskticket aan en vraag om een afdrukformulier voorbeeld te laten maken voor algemene brieven. 

AllUnited zet voor jullie dan een voorbeeld in het systeem. Dit voorbeeld kan je dan zelf naar wens aanpassen.  

Algemene brief toevoegen

Zijn er wel brieven aanwezig, maar vind je niet de gewenste brief die je wilt gebruiken?
Maak dan eenvoudig een kopie van een bestaande brief en pas vervolgens de kopie naar wens aan.

Dit kan op de volgende manier:

  1. Open een bestaand algemene brieven afdrukformulier
  2. Klik bovenin het scherm op "Kopieren"
  3. Pas bij het veld "Afdrukformulier" de naam van het formulier aan naar een passende naam
  4. Je kunt nu het afdrukformulier naar wens aanpassen
  5. Klik op "Bewaren" om het nieuwe afdrukformulier op te slaan. Hierna is deze klaar voor gebruik.

Opbouw van de algemene brief

Het afdrukformulier voor een algemene brief bestaat uit de volgende blokken:

Blok    Omschrijving
Kop Dit is de kop van het document, dat op elke pagina herhaald wordt. Hier staan bijvoorbeeld de adresgegevens, het logo van de vereniging
Extra    Hier kan je zelf extra velden toevoegen die gebruikt kunnen worden bij het verzenden/afdrukken van dit afdrukformulier.   

Let op! Het blok 'Extra' vind je alleen bij dit type afdrukformulier.
Koptekst    Hier komt de kop van de brief.
Dus bijvoorbeeld het logo, de adresgegevens, het relatienummer, de datum etc.  
Body's en subbody's Hier is ruimte voor het toevoegen van tekst.

De subbody's zijn bedoeld om velden te voorschijn te kunnen krijgen die alleen verkrijgbaar zijn via speciale tabellen.
Voettekst Hier is ruimte om een (afsluitende) tekst toe te voegen.

Hieronder worden de volgende onderdelen verder toegelicht:

  1. Kop
  2. Extra
  3. Koptekst
  4. Body's
  5. Subbody's
  6. Voettekst

De code parameters zoals <tab><tabset><font> die gebruikt kunnen worden zijn terug te vinden via Zie: 1.4.4.2 - Stuurparameters formulieren.

1. Kop

schermafbeelding_2020_06_23_om_08.53.03_1.png

In dit blok zijn de volgende velden beschikbaar:

Veld       Instelling waarde
Afdrukformulier Geef hier het formulier een logische titel.   
Papiertype Hier kan je aangeven welk papiertype je wilt gebruiken.
De standaard hiervoor is A4, maar dit kan ook bijvoorbeeld een document met horizontale orientatie kunnen zijn.    
Blokkeer Via deze checkbox kan je gebruik van dit afdrukformulier blokkeren.   
E-mail bijlage Via deze checkbox kan je aangeven dat dit formulier als bijlage meegestuurd mag worden met een te verzenden e-mail in het systeem.   
Ledenmodule Via deze checkbox kan je aangeven dat dit formulier ook in de Ledenmodule gebruikt mag worden.

Wanneer je deze aanvinkt,  dan zal er nog een extra knop 'Tonen'  zichtbaar worden.
Klik op deze knop om in te stellen wie dit afdrukformulier in de ledenmodule mag gebruiken.

schermafbeelding_2020_06_23_om_08.53.58_1.png

2. Extra

Het blok 'Extra' vind je alleen bij dit type afdrukformulier.

Via dit blok kan je zelf naar wens extra velden toevoegen die gebruikt kunnen bij het verzenden/afdrukken van dit formulier.
In dit blok zijn de volgende velden beschikbaar:

Veld Instelling waarde
Veld Hier vul je een passende veldnaam in.
Let op! Zorg dat hier geen spaties in staan.

Deze kun je vervolgen tussen blokhaakjes toevoegen aan de tekst bij de opbouw van het afdrukformulier.
Bijvoorbeeld: [datum]   
Veldinstelling

Hier kan je een toelichting plaatsen voor het veld. Hierbij raden we een van de volgende opties aan:

  • Een naam waarvan je weet dat deze altijd toegepast zal worden bij elk af te drukken / te verzenden formulier.
    Bijvoorbeeld: Einddatum
  • Een uitleg wat hier ingevuld zou moeten gaan worden.
    Bijvoorbeeld: Soort diploma

Voorbeelden van extra velden is te vinden via:

3. Koptekst

Dit blok is handig om te gebruiken om een standaard kop opzet te maken voor de brief. Deze zal dan bij elke brief/pagina bovenaan worden toegevoegd.
Bijvoorbeeld een logo, adres of andere tekstelementen.

4. Body's

Voor algemene brieven wordt vooral het blok Body1 gebruikt. Daar kan je de gewenste brief tekst in kwijt.
Hierbij kan je ook personalisatie toevoegen door gebruik te maken van systeem veldnamen, deze kunnen tussen blokhaken in de tekst worden geplaatst.

Het is ook mogelijk om in deze blokken gebruik te maken van fonts, if (als/dan) statements e.d. Zie hiervoor: https://pr01.allunited.nl/manual.php?manualcode=Woordenboek

5. Subbody's

De subbody's zijn bedoeld om velden te kunnen tonen die alleen verkrijgbaar zijn via speciale systeem tabellen met specifieke data.
Onder het blok titel staat altijd de tabel waar dat subbody blok aan gekoppeld is, bijvoorbeeld "Activiteiten".

De tabellen zijn vergelijkbaar met de diverse onderdelen van de relatiekaart. Zo kan je in subbody1 bijvoorbeeld activiteitvelden ophalen.
Let op! Wanneer er bij een lid meerdere regels aan data van een veld beschikbaar zijn, bijvoorbeeld bij activiteiten, dan zullen alle regels getoond worden in de brief voor dat lid.

6. Voettekst

In dit blok kan een voettekst worden toegevoegd die op elke brief/pagina standaard wordt getoond.
Deze zal vervolgens onderaan elke brief/pagina worden toegevoegd.

Klik hier voor een overzicht van alle mogelijke velden of het gebruik van fonts, if-statements e.d..

Ref: 411 / 2024-03-28

1.4.4.6 - Opmaak van etiketten/algemene brieven

In deze handleiding wordt het aanpassen van een aanmaanbrief per activiteit, categorie of team besproken.

AllUnited voegt voor alle afdrukformulier types standaard een template toe aan het systeem van de vereniging.
De vereniging kan hier dan de gewenste aanpassingen in doorvoeren.

Vind je het afdrukformulier niet terug? Maak dan een helpdeskticket aan met de vraag of we de aanmaanbrieven kunnen toevoegen. 

Afdrukformulier gebruiken na bewerken

Via het menupad: Relaties > Selectie wizard kunnen via "een formulier naar deze selectie" de etiketten gegenereerd worden met het gewenste afdrukformulier.

Afdrukformulier bewerken

Je kunt het bestaande afdrukformulier vinden via menupad: Systeem beheer > Alle Instellingen > Afdrukformulieren en druk op Selecteren.
Hierna wordt het Selectie scherm getoond.

Selecteer het formuliertype "Algemene brieven / Etiketten" en druk op Wijzigen.

 

Wanneer er maar één formulier in het systeem staat, dan wordt dit formulier direct geopend in het scherm. 

Wanneer er meerdere formulieren van dit type zijn gevonden, dan worden deze eerst in het scherm getoond.
Klik het gewenste afdrukformulier aan om deze te bewerken.

Opbouw van de etiketten

Het papiertype bepaalt hoeveel etiketten er op een A4 kunnen worden afgedrukt in hoeveel rijen en kolommen.
Daarnaast worden de marges tussen de rijen en de kolommen vastgelegd.

Controleer daarom dus altijd goed het ingestelde papiertype bij etiketten. Zie: 1.5.12 - Papiertype

Voor etiketten wordt alleen het blok Body1 gebruikt.

Via het menupad: Relaties > Selectie wizard kunnen via "een formulier naar deze selectie" de etiketten gegenereerd worden met het gewenste afdrukformulier.

Een overzicht van de etiketten kan er dan als volgt uit zien.

Smoelenboek: Een speciale vorm van etiketten

Deze etiketten vorm is mogelijk wanneer gebruik gemaakt wordt van pasfoto's voor leden in het systeem.

 

Een smoelenboek kan er dan als volgt uit zien: 

 

 Klik hier voor een overzicht van alle mogelijke velden.

Ref: 31 / 2024-03-28

Papiertype voor etiketten

Hieronder wordt uitgelegd hoe de instelingen van AllUnited bepaald kunnen worden voor een bepaald type etiketten.

Er zijn vele merken van etiketten met allemaal verschillende maten. Hierdoor hebben we niet standaard een lijst met diverse etiketten vastgelegd. Er zijn diverse mogelijkheden om de juiste afmetingen te bepalen.

De meeste eenvoudige is gebruik te maken van een liniaal. Ook is het mogelijk om het type dat op de doos staat via Google op te zoeken. Vaak zal de juiste formaten bij de leverancier gevonden worden.

Een andere mogelijkheid is om dit via MS Word te doen. Volg de volgende stappen:

In Word is het mogelijk om via het tab Verzendlijsten en knop etiketten voorbeeld te maken. Aangezien voor heel veel etiketten de layout in Word aanwezig is, wordt dit gebruikt als voorbeeld om de
juiste layout te maken. Elke versie van Word kan anders zijn, dus het voorbeeld hier kan anders zijn dan in een andere versie MS Word.

In bovenstaand scherm wordt voor de knop Opties gekozen en onderstaand scherm wordt getoond.

Hier kan de juiste etiketproducent selecteerd worden. In dit geval etiketten van de leverancier Avery Zweckform. Kies daarna het juiste productnummer, bijvoorbeeld 3422.

Als we het juiste etiket hebben geselecteerd, dan drukken we linksonder op de knop details en komen in het volgende
scherm.

Hier zien we precies welke marges we voor het etiket aan moeten houden. Deze marges vertalen we nu naar de papierinstelling in AllUnited.

In bovenstaand voorbeeld in Word zijn de maten in centimeters dit moet dus vertaald worden naar de millimeters in AllUnited.

Als eerste wordt het papier formaat gedefinieerd. Dit is 210 mm breed en 297 mm hoog.

De bovenmarge moet 0,85 centimeter zijn. Dit is dus 8,50 mm. Bij dit etikettype zitten alle etiketten naadloos aan elkaar vast en hoeven er verder geen marges ingegeven te worden.

De etiketmarge als laatste veld geeft aan dat je wat afstand neemt van de rand van het etiket. Dit is niet terug te vinden in het scherm, maar is afhankelijk van eigen keuze. Over het algemeen kan 2 mm aangehouden worden.

De instellingen voor het papiertype zien er dan als volgt uit. Het geel gemarkeerde papiertype komt overeen met de afmetingen die nodig zijn voor bovengenoemd etiket.

 

Ref: 32 / 2024-03-28

1.4.4.7 - Opmaak van inschrijfbrieven

In deze handleiding wordt het aanpassen van een inschrijfbrief besproken.

AllUnited voegt voor alle afdrukformulier types standaard een template toe aan het systeem van de vereniging.
Hier moet de vereniging dan nog enkele minimale aanpassingen in doorvoeren, zoals het logo en adres, om deze in gebruik te kunnen nemen.

Afdrukformulieren voor inschrijfbrieven worden voornamelijk gebruikt voor:

  1. Inschrijving van nieuwe leden
  2. Inschrijving voor lessen via een inschrijfformulier (kan ook gelijk via de lessen)
  3. Inschrijving voor vrijwilligersfuncties
  4. Inschrijving voor sponsoren voor sponsorcontracten

Inschrijfbrief aanpassen

Je kunt het bestaande afdrukformulier vinden via menupad: Facturatie > Instellingen > Afdrukformulieren en druk op Selecteren.
Hierna wordt het Selectie scherm getoond.

Selecteer het formuliertype "Inschrijfbrief" en druk op Wijzigen.

Wanneer er maar één formulier in het systeem staat, dan wordt dit formulier direct geopend in het scherm.

Wanneer er meerdere formulieren van dit type zijn gevonden, dan worden deze eerst in het scherm getoond.

Klik het gewenste afdrukformulier aan om deze te bewerken.

Worden er bij deze keuze/selectie geen afdrukformulieren getoond? Maak dan een helpdeskticket aan en vraag om een afdrukformulier voorbeeld te laten maken voor inschrijfbrieven.

AllUnited zet voor jullie dan een voorbeeld in het systeem. Dit voorbeeld kan je dan zelf naar wens aanpassen.
Bijvoorbeeld voor een bevestiging van een nieuwe inschrijving met machtiging voor incasso.

Opbouw van de inschrijfbrief

Hieronder vind je verdere informatie over de opbouw van het inschrijfbrief afdrukformulier.

Blok Omschrijving
Koptekst    Dit is de kop van het document, dat op elke pagina herhaald wordt. Hier staan bijvoorbeeld de adresgegevens, het logo van de vereniging   
Body1 Hier komt de bevestiging van de inschrijving.
Wordt ook bevestigd voor welke activiteit iemand zich heeft ingeschreven, dan komen aan het einde van deze tekst de koppen van de activiteiten in subbody1.
Het gebruik van subbody1 is optioneel.   
Subody1 Hier worden alle activiteiten waarvoor men zich heeft ingeschreven opgehaald.
Het gebruik van subbody1 is optioneel.      
Body2 Hier kan een extra tekst toegevoegd worden. Bijvoorbeeld een machtiging voor automatische incasso.
Wordt ook bevestigd voor welke lessen iemand zich heeft ingeschreven, dan komen aan het einde van deze tekst de koppen voor de lessen in subbody2.
Het gebruik van subbody2 is optioneel.   
Subbody2 Hier worden lessen waarvoor een lid zich heeft ingeschreven opgehaald.   
Het gebruik van subbody2 is optioneel.   
Body3 Het is mogelijk een inschrijfformulier te maken, zodat sponsoren zich in kunnen schrijven voor een sponsorcontract.
Dit is de tekst die komt boven de opsomming van de contracten in subbody3.
Het gebruik van subbody3 is optioneel.   
Subbody3 Hier worden alle contracten getoond waarvoor iemand zich heeft ingeschreven.
Het gebruik van subbody3 is optioneel.      
Body4 Het is mogelijk om een inschrijfformulier te maken, waarbij vrijwilligers zich voor vrijwilligersfuncties aanmelden.
Dit is de tekst die komt boven de opsomming van alle functies in subbody4.
Het gebruik van subbody4 is optioneel.   
Subbody4 Hier worden alle functies getoond waarvoor iemand zich heeft aangemeld.
Het gebruik van subbody4 is optioneel.      
Body5 Het is in sommige gevallen mogelijk dat er voor een les/evenement introducees inschrijven. Deze introducees worden dan in subbody5 opgesomd
Dit is de tekst die komt boven de opsomming van alle introducees in subbody5.
Het gebruik van subbody5 is optioneel.   
Subbody5 Hier worden alle introducees opgehaald.
Het gebruik van subbody5 is optioneel.      
Body6 Hier wordt de afsluitende tekst van de bevestiging gezet.   
Voettekst Dit is een voettekst die op alle pagina's wordt getoond. Dit is optioneel   
E-mail Als de bevestiging van de inschrijving ook per mail moet worden verzonden, dan moeten de velden hier ook gevuld worden.
Als deze velden niet zijn gevuld, wordt er geen mail verstuurd.

Aangezien het inschrijven van nieuwe leden het meeste voorkomt wordt in deze handleiding uitgegaan van het inschrijven van nieuwe leden. 

Hieronder worden de volgende onderdelen verder toegelicht:

  1. Kop
  2. Koptekst
  3. Body1
  4. Subbody1
  5. Body2 en subbody 2
  6. Body3 en subbody 3
  7. Body4 en subbody 4
  8. Body5 en subbody 5
  9. Body6 en voettekst
  10. E-mail

De code parameters zoals <tab><tabset><font> die gebruikt kunnen worden zijn terug te vinden via Zie: 1.4.4.2 - Stuurparameters formulieren.

1. Kop

 

Veld    Instelling waarde
afdrukformulierID Dit is een nummer dat door automatisch het systeem wordt uitgeven wanneer een nieuw formulier wordt opgeslagen.   
Afdrukformulier Hier zet je de omschrijving van het formulier.   
Formuliertype  Stel dit in op "Inschrijfbrief"   
Papiertype  Hier kan het gewenste papiertype gekozen.
Bijvoorbeeld of het document staand of liggend moet zijn.

2. Koptekst

Hier staat vaak het logo en eventuele andere gegevens die op elke pagina herhaald moeten worden, zoals adresgegevens van de vereniging.

3. Body1

Hier staat de aanhef van de bevestiging.
Ook staan hier de kopteksten van de activiteiten waarop een lid heeft aangemeld ( bijvoorbeeld hockey of tennis etc.)

4. Subbody1

Hier worden alle activiteiten waarvoor een lid zich heeft aangemeld opgehaald.
Wanneer er sprake is van een inschrijving voor een team, dan kan dit ook hier worden toegevoegd.

5. Body2 en subbody 2

Body2 en subbody2 zijn voor het ophalen van de lessen waarvoor is ingeschreven via een inschrijfformulier.

In subbody 2 kan dan de cursuscode en de omschrijving van de cursus opgehaald.
Dit kan met de volgende code:
[coursecode]<tab>[course]

6. Body3 en subbody 3

Hier worden alle contracten opgehaald waarvoor sponsoren zich hebben ingeschreven.

7. Body4 en subbody 4

Hier worden alle functies opgehaald waarvoor vrijwilligers zich hebben ingeschreven.

8. Body5 en subbody 5

Hier worden de extra relaties opgehaald die bij de lessen zijn opgegeven.

9. Body6 en voettekst

Hier komt de afsluitende tekst en een voettekst die op elke pagina wordt herhaald.

In body6, of in een andere body, kan ook een machtiging voor automatische incasso worden opgenomen voor nieuwe leden.

10. E-mail

Om de bevestiging per mail te kunnen versturen moet ook het blok E-mail gevuld zijn. 

Een reguliere bevestiging voor een inschrijving kan er als volgt uit zien:

Een bevestiging voor een inschrijving met automatische incasso kan er als volgt uit zien:

Klik hier voor de bijlage met een overzicht van alle beschikbare velden per blok.

Ref: 34 / 2024-03-28

1.4.4.8 - Opmaak van aanmaningen

In deze handleiding wordt het aanpassen van een aanmaanbrief besproken.

AllUnited voegt voor alle afdrukformulier types standaard een template toe aan het systeem van de vereniging.
Hier moet de vereniging dan nog enkele minimale aanpassingen in doorvoeren, zoals het logo, het adres, de namen van de secretaris of de penningmeester, om deze in gebruik te kunnen nemen.

Alle verplicht aan te passen waardes of velden zijn in deze handleiding geel gemarkeerd.

In dit aanmaning afdrukformulier regelen we de volgende zaken:

  • De opmaak van de aanmaanbrief
  • De inhoud van de aanmaanbrief

De template van de aanmaanbrief bevat alle aanmaanniveaus. Het is dus één formulier voor alle brieven.
Vind je het afdrukformulier niet terug? Maak dan een helpdeskticket aan met de vraag of we de aanmaanbrieven kunnen toevoegen.

Afdrukformulier koppelen na bewerken

Zodra het afdrukformulier is aangemaakt en aangepast, kan deze gekoppeld worden aan een factuurtype.
Dit is nodig om het formulier in gebruik te nemen.

Als het afdrukformulier is aangemaakt kan deze gekoppeld worden via menupad: Boekhouding > Aanmanen Zie: 7.4.9 - Aanmaanniveau's

Afdrukformulier bewerken

Je kunt het bestaande afdrukformulier vinden via menupad: Facturatie > Instellingen > Afdrukformulieren en druk op Selecteren.
Hierna wordt het Selectie scherm getoond.

Selecteer het formuliertype "Aanmaanbrief" en druk op Wijzigen.

 

Wanneer er maar één formulier in het systeem staat, dan wordt dit formulier direct geopend in het scherm.

Wanneer er meerdere formulieren van dit type zijn gevonden, dan worden deze eerst in het scherm getoond.

Klik het gewenste afdrukformulier aan om deze te bewerken.

Opbouw van de aanmaanbrief

Het afdrukformulier voor een aanmaanbrief bestaat uit de volgende blokken:

Blok    Omschrijving   
Koptekst Hier komt de kop van de aanmaanbrief.
Dus het logo, de adresgegevens, het relatienummer, de datum etc.   
Body1 Hier komt de tekst van de aanmaanbrief.   
Subbody1 Hier komen de openstaande facturen en betalingen.   
Body2 Hier is ruimte voor extra tekst.   
Voettekst Hier staan standaard de gegevens van de vereniging.   
E-mail Dit is het blok voor de email als de aanmaanbrieven per mail worden verstuurd.

Hieronder worden de volgende onderdelen verder toegelicht:

  1. Koptekst
  2. Body1
  3. Subbody1
  4. Body2
  5. Voettekst
  6. E-mail

De code parameters zoals <tab><tabset><font> die gebruikt kunnen worden zijn terug te vinden via Zie: 1.4.4.2 - Stuurparameters formulieren.

1. Koptekst

In de kop wordt het aanmaanniveau meegenomen, zoals betalingsherinnering of aanmaanbrief.
In de koptekst worden de gegevens opgenomen die voor de gehele factuur gelden. Deze gegevens worden op elke pagina herhaald van de factuur.

Het toevoegen/uploaden van het logo kan gedaan worden m.b.v. de volgende handleiding: Zie: 19.3.1 - Afbeeldingen.

Als het logo is opgeslagen, dan wordt in de koptekst achter "<image" de naam van het logo bestand gezet.
Dus bijvoorbeeld <image logoau.jpg;30>.

Het getal achter de puntkomma (;) geeft aan op welke pixel grootte het logo getoond moet worden.

2. Body1

Body1 bevat alle teksten van alle aanmaanbrieven.
Hier moet minimaal de naam van de vereniging, het email adres, de contactpersoon etc. aangepast worden.

Klik hier voor de bijlage, waarin de tekst uit body1 nog nader wordt toegelicht.

3. Subbody1

Subbody1 haalt alle openstaande facturen op. Hier hoeft niets aangepast te worden. 

4. Body2

Hier komt de optelling van alle openstaande posten.

5. Voettekst

Hier staan de algemene gegevens van de vereniging. Dit stuk moet aangepast worden met de gegevens van de vereniging.

6. E-mail

Dit blok moet worden gevuld als de facturen ook per mail moeten worden verstuurd. Dit stuk moet aangepast worden met de gegevens van de vereniging.

Indien een vereniging zelf aanmaanbrieven wil aanmaken, dan is het belangrijk om te weten welke velden in een aanmaanbrief gebruikt kunnen worden.

Klik hier voor een overzicht met alle velden voor de aanmaanbrief.

Klik hier voor de voorbeelden van aanmaanbrieven.

Ref: 30 / 2024-03-28

Aanmaningen per activiteit, categorie of team

Via het menupad: boekhouding > aanmanen is het ook mogelijk een overzicht te maken van de openstaande posten per activiteit, categorie of team.

Onderstaand scherm wordt dan getoond. In het laatste blok is het mogelijk een overzicht te maken per activiteit, categorie of team.

 

 

Selecteer bij afdruktonen het juiste formulier.

Wordt dit blok niet getoond, dan moet er via het menupad:  Systeem beheer > instellingen > afdrukformulieren (onder de kop algemeen) nog een formulier aangemaakt worden.

Druk op selecteren en kies voor aanmaanbrief team. Is er geen voorbeeld aanwezig, maak dan een helpdeskticket aan, zodat wij de template voor dit afdrukformulier in het systeem kunnen zetten.

Klik hier voor de mogelijke velden bij dit overzicht.

 

 

Ref: 41 / 2024-03-28

1.4.4.9 - Opmaak van presentielijsten

In deze handleiding wordt het maken/aanpassen van papieren presentielijsten besproken.  

AllUnited voegt voor alle afdrukformulier types standaard een template toe aan het systeem van de vereniging.  
Hier moet de vereniging dan nog enkele minimale aanpassingen in doorvoeren, zoals het logo en adres, om deze in gebruik te kunnen nemen.

Papieren presentielijst aanpassen

Je kunt het bestaande afdrukformulier vinden via menupad: Systeem beheer > Alle Instellingen > Afdrukformulieren en druk op Selecteren.  
Hierna wordt het Selectie scherm getoond.

Selecteer het formuliertype "Groepen" en druk op Wijzigen.

Wanneer er maar één formulier in het systeem staat, dan wordt dit formulier direct geopend in het scherm.   

Wanneer er meerdere formulieren van dit type zijn gevonden, dan worden deze eerst in het scherm getoond.  
Klik het gewenste afdrukformulier aan om deze te bewerken.

Worden er bij deze keuze/selectie geen afdrukformulieren getoond? Maak dan een helpdeskticket aan en vraag om een afdrukformulier voorbeeld te laten maken voor algemene brieven.  

AllUnited zet voor jullie dan een voorbeeld in het systeem. Dit voorbeeld kan je dan zelf naar wens aanpassen.  

Afdrukformulier koppelen na bewerken

Afdrukformulieren voor groepen(teams of lessen/cursussen/evenementen) worden gebruikt voor:

  1. Presentielijsten voor teams en voor cursussen/lessen/evenementen

    Via het menupad: Systeembeheer > Alle Instellingen > Afdrukformulier > Groepen Fields  kunnen presentielijsten gemaakt worden.
    De blokken koptekst, body1, subbody1, body2, subbody2, voettekst en E-mail kunnen worden gebruikt.
  2. Bevestigingen voor inschrijvingen van cursussen/lessen/evenementen

    Via het menupad: Systeem beheer > Alle Instellingen > Lestypen*  kan per cursustype een bevestigingsdocument ingesteld worden bij het veld "Afdrukformulier" een afdrukformulier gekozen worden. Iedereen die in de les wordt geplaatst krijgt dan bevestigingsmail met als bijlage het afdrukformulier.
    Alle blokken kunnen relevant zijn. Dat hangt af van de instellingen van de cursus. Zie: 1.4.4.10 - Opmaak van bevestiging lessen

    * dit kan per vereniging een andere naam hebben, bijvoorbeeld cursussen of evenementen.

Opbouw van de presentielijst

Het afdrukformulier voor een presentielijst bestaat uit de volgende blokken:

Blok  
Omschrijving  
Koptekst Dit is de kop van het document, dat op elke pagina herhaald wordt. Hier staan bijvoorbeeld de naam van het team, de naam van de les, het logo van de vereniging. 
Body1 Dit is de tekst die komt boven de opsomming van alle functies in subbody1. Dit kunnen coaches, docenten, teammanagers etc zijn.   
Subody1 Hier worden alle functies die bij een groep horen opgehaald.   
Body2 Dit is de tekst die komt boven de opsomming van alle leden in subbody2. Dit kunnen alle spelers van een team  of deelnemers aan een les/cursus/evenement zijn.
Subbody2 Hier worden alle spelers van een team of alle deelnemers van een les/cursus/evenement opgehaald.   
Body3 Dit is de tekst die komt boven de opsomming van alle workshops in subbody3   
Subbody3 Hier worden alle workshops getoond waarvoor de deelnemer zich heeft ingeschreven.   
Body4 Dit is de tekst die komt boven de opsomming van alle introduceés in subbody4.
Subbody4 Hier worden alle introduceës getoond die een deelnemer voor een cursus ook heeft aangemeld.   
Body5 Dit is de tekst die komt boven de opsomming van alle onderdelen in subbody5.   
Subbody5 Hier worden alle onderdelen getoond waarvoor een deelnemer van een evenement zich heeft ingeschreven. Bijvoorbeeld alle onderdelen van een atletiekwedstrijd.   
Body6 Hier wordt de afsluitende tekst van de bevestiging gezet.   
Voettekst Dit is een voettekst die op alle pagina's wordt getoond. Dit is optioneel.   
E-mail Als een presentielijst of een cursusbevestiging ook per mail moet worden verzonden, dan moeten de velden hier ook gevuld worden. Als deze velden niet zijn gevuld, wordt er geen mail verstuurd.

Hieronder worden de volgende onderdelen verder toegelicht:

  1. Kop
  2. Koptekst
  3. Body1
  4. Subbody1
  5. Body2
  6. Subbody2

De code parameters zoals <tab><tabset><font> die gebruikt kunnen worden zijn terug te vinden via [manual 37]

KOP

Hier staat de algemene informatie en instellingen van het afdrukformulier.

In de kop komt het afdrukformulier ID te staan. Dit is een volgnummer dat door AllUnited wordt uitgegeven.

Veld    Instelling waarde
AfdrukformulierID Dit is een nummer dat door automatisch het systeem wordt uitgeven wanneer een nieuw formulier wordt opgeslagen.       
Afdrukformulier Hier zet je de omschrijving van het formulier.    
Formuliertype Stel dit in op "Groepen"      
Papiertype  Hier kan het gewenste papiertype gekozen. 
Bijvoorbeeld of het document staand of liggend moet zijn.

KOPTEKST

In de koptekst komt de naam van de cursus of het team. Deze kop wordt op elke pagina herhaald.

BODY1

Hier komt de omschrijving van de velden voor de functies. (coaches, docenten etc.)

SUBBODY1

Hier worden de namen van alle functies opgehaald. Er kunnen meerdere functies aan een team of een les gekoppeld zijn.

BODY2

Hier komt de omschrijving van de velden voor de spelers van een team of de deelnemers aan een les/cursus/evenement.

SUBBODY2

Hier worden de namen van alle spelers van een team of de deelnemers aan een les/cursus/evenement opgehaald.

Email

Als het formulier per mail verstuurd moet worden, dan moet ook het blok E-mail nog gevuld worden.

Klik hier voor een overzicht van alle velden die in de verschillende onderdelen beschikbaar zijn.

Hieronder vind je een voorbeeld van een presentielijst.

 

Verzending per mail van de presentielijsten

Wanneer het formulier klaar is kan het verstuurd worden naar trainers/begeleiders via Lessen > Selectie Wizard.
Kies hier de selectie wizard  "Docenten alle lessen".

Via "Email" kan je een afdrukformulier selecteren om te versturen van en naar de selectie.
Via "een formulier naar deze selectie" kan je een afdrukformulier kiezen om hier een bestand voor te genereren.

 

Filteren op docent achternaam in selectie wizard

Het is mogelijk om een filter toe te voegen zodat er op docent achternaam gezocht kan worden. Hiervoor moet dan de selectie wizard aangepast worden.
Dit kan de selectie wizard beheerder op de volgende manier doorvoeren:

Ga naar Lessen > Selectie Wizard. Kies hier de selectie wizard "Docenten alle lessen" en klik bovenin op "Selectie wijzigen".
In het blok "Selectie velden" kan je nu de volgende stappen toepassen:

  1. Klik op "Voeg toe"om een nieuwe regel aan te maken
  2. Kies bij Veld de optie "Achternaam (Relaties)" 
  3. Klik op onderaan op "Controle".
    Daarna wordt het veld "Selectie-veldtype" zichtbaar voor de nieuwe regel.
  4. Kies als selectie-veldtype de optie "Enkel"
  5. Klik op "Bewaren en terug"

formgroep5_selectieveldtip_1.png

Je kan nu bij de selectie wizard een nieuw filter/zoekoptie toepassen.

Let op!
Klik altijd eerst op "Verversen" nadat je een filter hebt ingevuld/aangepast.
Dan pas wordt deze ook toegepast op de selectie.

Klik hier voor de volledige presentie handleiding
 

Ref: 35 / 2024-03-28

1.4.4.10 - Opmaak van bevestiging lessen

In deze handleiding wordt het maken/aanpassen van bevestiging voor inschrijvingen van lessen, cursussen en/of evenementen besproken.  

AllUnited voegt voor alle afdrukformulier types standaard een template toe aan het systeem van de vereniging.  
Hier moet de vereniging dan nog enkele minimale aanpassingen in doorvoeren, zoals het logo en adres, om deze in gebruik te kunnen nemen.

Bevestiging aanpassen 

Je kunt het bestaande afdrukformulier vinden via menupad: Systeem beheer > Alle Instellingen > Afdrukformulieren en druk op Selecteren.  
Hierna wordt het Selectie scherm getoond.

Selecteer het formuliertype "Groepen" en druk op Wijzigen. 

Wanneer er maar één formulier in het systeem staat, dan wordt dit formulier direct geopend in het scherm.   

Wanneer er meerdere formulieren van dit type zijn gevonden, dan worden deze eerst in het scherm getoond.  
Klik het gewenste afdrukformulier aan om deze te bewerken.

Worden er bij deze keuze/selectie geen afdrukformulieren getoond? Maak dan een helpdeskticket aan en vraag om een afdrukformulier voorbeeld te laten maken voor algemene brieven.  

AllUnited zet voor jullie dan een voorbeeld in het systeem. Dit voorbeeld kan je dan zelf naar wens aanpassen.  

Afdrukformulier gebruiken na bewerken

Afdrukformulieren voor groepen(teams of lessen/cursussen/evenementen) worden gebruikt voor:

  1. Presentielijsten voor teams en voor cursussen/lessen/evenementen

    Via het menupad: Systeem beheer > Alle Instellingen > Afdrukformulier > Groepen kunnen presentielijsten gemaakt worden.
    De blokken koptekst, body1, subbody1, body2, subbody2, voettekst en E-mail kunnen worden gebruikt.  Dit wordt beschreven in Zie: 1.4.4.9 - Opmaak van presentielijsten
  2. Bevestigingen voor inschrijvingen van cursussen/lessen/evenementen

    Via het menupad: Systeem beheer > Alle Instellingen > Lestypen*  kan per cursustype een bevestigingsdocument ingesteld worden bij het veld afdrukformulier een afdrukformulier gekozen worden. Iedereen die in de les wordt geplaatst krijgt dan bevestigingsmail met als bijlage het afdrukformulier.

    Alle blokken kunnen relevant zijn. Dat hangt af van de instellingen van de cursus. Meestal wordt subbody2 niet gebruikt, omdat dan ook alle mede cursisten worden getoond.
    * dit kan per vereniging anders genoemd zijn bijvoorbeeld cursussen of evenementen

Opbouw van de bevesting

Het afdrukformulier voor een bevestiging bestaat uit de volgende blokken:

Blok    Omschrijving
Koptekst Dit is de kop van het document, dat op elke pagina herhaald wordt. Hier staan bijvoorbeeld de naam van het team, de naam van de les, het logo van de vereniging.   
Body1 Dit is de tekst die komt boven de opsomming van alle functies in subbody1. Dit kunnen coaches, docenten, teammanagers etc zijn.   
Subbody1 Hier worden alle functies die bij een groep horen opgehaald.   
Body2 Dit is de tekst die komt boven de opsomming van alle leden in subbody2. Dit kunnen alle spelers van een team  of deelnemers aan een les/cursus/evenement zijn.   
Subbody2 Hier worden alle spelers van een team of alle deelnemers van een les/cursus/evenement opgehaald.   
Body3 Dit is de tekst die komt boven de opsomming van alle workshops in subbody3   
Subbody3 Hier worden alle workshops getoond waarvoor de deelnemer zich heeft ingeschreven   
Body4 Dit is de tekst die komt boven de opsomming van alle introduceés in subbody4   
Subbody4 Hier worden alle introduceës getoond die een deelnemer voor een cursus ook heeft aangemeld.   
Body5 Dit is de tekst die komt boven de opsomming van alle onderdelen in subbody5.  
Subbody5 Hier worden alle onderdelen getoond waarvoor een deelnemer van een evenement zich heeft ingeschreven. Bijvoorbeeld alle onderdelen van een atletiekwedstrijd.   
Body6 Hier wordt de afsluitende tekst van de bevestiging gezet.   
Voettekst Dit is een voettekst die op alle pagina's wordt getoond.
Dit is optioneel.   
E-mail Als een presentielijst of een cursusbevestiging ook per mail moet worden verzonden, dan moeten de velden hier ook gevuld worden.
Let op! Als deze velden niet zijn gevuld, wordt er geen mail verstuurd.

Hieronder worden de volgende onderdelen verder toegelicht:

  1. Kop
  2. Koptekst
  3. Body1
  4. Subbody1
  5. Body2 en Subbody2
  6. Body3 en Subbody3
  7. Body4 en Subbody4
  8. Body5 en Subbody5
  9. Body6 enVoettekst
  10. Email

De code parameters zoals <tab><tabset><font> die gebruikt kunnen worden zijn terug te vinden via [manual 37]

KOP
In de kop staat het afdrukformulierID. Dit is een nummer dat door het systeem wordt uitgegeven.

Bij afdrukformulier staat de omschrijving van het formulier.
Formuliertype moet hier op groepen staan.

Met het papiertype kan ervoor gekozen worden of het formulier liggend of staand moet zijn.

KOPTEKST

Hier staat het logo en eventuele andere gegevens die op elke pagina herhaald moeten worden.

BODY1

Hier staat de aanhef van de bevestiging en de koppen voor subbody1 (docenten van de cursus)

SUBBODY1

Hier worden alle docenten die bij de cursus staat ingegeven opgehaald.

Body2 en subbody 2

Deze zijn voor het ophalen van alle deelnemers aan de les/cursus/evenement

Body3 en subbody 3

Hier worden alle workshops waarvoor is ingeschreven opgehaald.

Body4 en subbody 4

Hier worden alle introduceés die bij een evenement zijn ingeschreven opgehaald.

Body5 en subbody 5

Hier worden onderdelen van een wedstrijd opgehaald. 

Body6 en voettekst

Hier komt de afsluitende tekst en een voettekst die op elke pagina wordt herhaald.

E-mail

Om de bevestiging per mail te kunnen versturen moet ook het blok E-mail gevuld zijn. 

Een bevestiging voor een les/cursus/evenement kan er dan als volgt uit zien.

Klik hier voor de bijlage met een overzicht van alle beschikbare velden per blok.

Ref: 409 / 2024-03-28

1.4.4.11 - Opmaak van beoordelingen

Binnenkort beschikbaar.

1.5 - Algemene instellingen

1.5.1 - Nummerreeksen

Voor een aantal objecten in AllUnited, zoals relaties en facturen, moet een unieknummer worden bepaald. Via de instellingen nummerreeksen is het mogelijk om vast te leggen voor welk object, welke reeks van nummers gebruikt moet worden.

In AllUnited wordt aanbevollen om altijd nummerreeksen van 8 cijfers te gebruiken. Dit maakt het bijvoorbeeld makkelijker om tijdens de boekhouding de nummers te herkennen. Ook heeft ieder object een eigen eerste cijfer voor makkelijke herkening. Standaard in AllUnited zijn 1******* - relaties en 4******* - facturen en 6****** inkoopfacturen.

AllUnited adviseert om geen aanpassingen te doen in de nummerreeksen. Is een aanpassing gewenst. Overleg dan even met AllUnited, zodat de gevolgen daarvan ook duidelijk zijn.

Menupad: [Systeembeheer] > [Alle Instellingen] > Nummerreeksen

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Num.rks.code
API Inkoopfacturen
APL Inschrijfformulieren
ARI Verkoopfacturen
CON Relaties
DOC Financiele documenten
EVL Beoordelingsformulieren
INV Financiele investeringen
MSG Interface berichten met bond
Vanaf datum De datum vanaf wanneer de reeks gebruikt moet worden.
Nummer van Eerste nummer in de reeks
Nummer t/m Laatste nummer in de reeks
Nummer niveau Het laatste nummer dat gebruikt is.
LET OP:Niet aanpassen in een systeem dat in productie is
Ref: 1 / 2024-03-28

1.5.2 - Landen aanmaken, aanpassen

In deze transactie kunnen de landen met specifieke landkenmerken vastgelegd worden die gebruikt worden in diverse schermen binnen het systeem.

Menupad: [Systeembeheer] > [Alle Instellingen] > [Landen]

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Landcode 2 letter code voor land. Advies is om ISO 3166-1 als standaard te gebruiken. Zie link: https://nl.wikipedia.org/wiki/ISO_3166-1
Land Naam van land
Landnummer Telefoonnummer aanduiding voor het land. Wordt in AllUnited nog niet gebruikt
Nationaal Nummer om lokaal te bellen. Wordt in AllUnited nog niet gebruikt
Internationaal Nummer om internationaal te bellen. Wordt in AllUnited nog niet gebruikt
Ref: 4 / 2024-03-28

1.5.3 - Nationaliteiten

In deze transactie kunnen de nationaliteiten vastgelegd worden die gebruikt worden in diverse schermen binnen het systeem.

Menupad: [Systeembeheer] > [Alle instellingen] > [Nationaliteiten] 

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Nationaliteitcode 2 letter code voor nationaliteit. Advies is om ISO 3166-1 als standaard te gebruiken. Zie link: https://nl.wikipedia.org/wiki/ISO_3166-1
Nationaliteit Omschrijving van nationaliteit
Ref: 5 / 2024-03-28

1.5.4 - Talen

In deze transactie kunnen de diverse talen vastgelegd worden die gebruikt worden in diverse schermen binnen het systeem. Het is mogelijk dat relaties in de eigen taal aangesproken worden.

Menupad: Systeem beheer > Alle instellingen >Talen (onder de kop Algemeen)

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Taalcode 2 letter code voor taal. Advies is om ISO 639-1 als standaard te gebruiken. Zie link: https://nl.wikipedia.org/wiki/Lijst_van_ISO_639-1-codes
Taal Omschrijving van taal
Ref: 49 / 2024-03-28

1.5.5 - Valuta

In deze transactie kunnen de diverse valuta's vastgelegd worden die gebruikt worden in diverse schermen en in de boekhouding binnen het systeem.

Menupad: Systeem beheer > Alle Instellingen > Valuta (onder de kop Algemeen)

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Valutacode 3 lettercode voor valuta. Advies is om ISO 4217 als standaard te gebruiken. Zie link: https://en.wikipedia.org/wiki/ISO_4217
Lange naam Lange omschrijving van valuta
Korte naam Korte omschrijving van valuta
Decimalen Aan decimalen die bij de valuta horen. Een Euro heeft 2 decimalen, de Belgische Frank had er 0.
Ref: 50 / 2024-03-28

1.5.6 - Vertalingen en vertalen van onderdelen

AllUnited kan voor meerdere talen ingericht worden. Ieder woord in de backoffice kan via deze transactie aangepast worden. Zo kunnen de teksten aangepast worden aan de behoefte van een specifieke vereniging. Met name de checkboxen en de waardevelden bij diverse waarden op het relatiescherm worden vaak aangepast naar de eigen behoefte van de vereniging.

Advies: Voor de overige velden adviseren wij de verenigingen om hierin geen wijzigingen aan te brengen. Groot nadeel is dat de handleidingen dan niet meer aansluiten op instellingen bij de vereniging.

Menupad: Systeem beheer > Alle Instellingen > Menu/Veldnamen aanpassen (onder de kop Algemeen)

Het volgende selectiescherm wordt getoond.

Hier kan geselecteerd worden op de naam van het veld. Nadat op wijzigen wordt geklikt, wordt het volgende scherm getoond. Let op: indien er niks ingevuld wordt, wordt een enorm lange lijst getoond. Zorg dus altijd dat er iets in het select scherm wordt ingevuld.  Hieronder kan het veld tekst aanpgepast worden. Checkbox 05 kan dan een eigen naam krijgen.

Veld Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Transactiegroep Dit komt overeen met de transactiegroep waar de transactie onder valt. '_all_' betekend dat het voor alle transacties geldt.
Taal Taalcode. Zie: 1.5.4 - Talen
Tekstcode Code voor tekst. Over het algemeen een Engelstalige code
Tekst De tekst zoals deze op het scherm moet verschijnen

Voorbeeld: in het relatiescherm, blok Diverse waarden, is het mogelijk om de standaard omschrijving Checkbox 01, te vertalen naar Erelid.

In het selectscherm, in het veld Tekst, type de huidge tekst of een deel daarvan gevolgt door een *. Klik daarna op wijzigen en de tekst wordt getoond. Tik nu de nieuwe tekst in.

Indien er in een scherm een tekst met [] haakjes verschijnt, dan betekent dit  dat de tekst nog niet vertaald is. Maak dan een helpdeskticket aan met het verzoek dit veld toe te voegen.

Ref: 51 / 2024-03-28

1.5.7 - Berichten vertalingen

AllUnited kan voor meerdere talen ingericht worden. Ieder bericht of langere tekst in de backoffice kan via deze transactie aangepast worden. Zo kunnen de teksten aangepast worden aan de behoefte van een specifieke vereniging.

Menupad: Systeem beheer > Alle Instellingen > Blok ALGEMEEN>Berichtteksten aanpassen

Het volgende selectiescherm wordt getoond.

 

Kies bij tekstcode of bij tekst een deel van de tekst die gezocht wordt. Bijvoorbeeld *wachtwoord*

Nadat op wijzigen wordt geklikt, wordt het volgende scherm getoond.

Let op: indien er niks ingevuld wordt, wordt een enorm lange lijst getoond. Zorg dus altijd dat er iets in het select scherm wordt ingevuld.

Hier kan de tekst van het bericht worden aangepast onder Tekst.

 

Veld Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Taal Taalcode. Zie: 1.5.4 - Talen
Tekstcode Code voor tekst. Over het algemeen een Engelstalige code.
Tekst De tekst zoals deze op het scherm moet verschijnen. In de tekst kunnen nummers tussen [] (bijvoorbeeld [1] of [2]) voorkomen. Dit zijn dynamische variabelen waar extra tekst wordt ingevuld op het moment dat de tekst wordt getoond. Deze nummers moeten dus in de tekst blijven staan voor een goede werking.

 

Ref: 52 / 2024-03-28

1.5.8 - Veldinstellingen voor verplichte velden

In deze transactie is het mogelijk om schermvelden in te stellen. Het volgende is mogelijk:

  • bij een leeg scherm een standaard waarde geven
  • verplicht te maken
  • altijd in hoofdletters om te zetten.

Het meest wordt deze transactie gebruikt om bijvoorbeeld de velden email en iban bij het inschrijfformulier verplicht te stellen.

Menupad: Systeem beheer > Alle Instellingen >Veldinstellingen (onder de kop Algemeen)

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Transactiegroep code van transactiegroep waar transactie toe behoord.
Transactie code van transactie
Veld technische naam van het veld
Waarde Standaard waarde voor het veld bij een nieuw scherm.
N.B. Je kan van een waardeveld in de relatiekaart ook een selectieveld maken.  Zie verder hieronder hoe dit in zijn werk gaat.
Drop-down lijst Veld een drop-down veld met keuzen maken (Alleen te gebruiken bij de diverse waardes)
Datum Veld Veld een datum veld maken (Alleen te gebruiken bij de diverse waardes)
Verplicht Veld verplicht maken
Read only Het wijzigen van het veld wordt uitgeschakeld.
Hoofdletter Veld altijd in hoofdletter tonen

Van een waardeveld in de relatiekaart een selectieveld maken

In dat geval vul je volgende zaken in:

  • Transactiegroep: contacts
  • Transactie: contact
  • Waarde: bijv. value02

schermafbeelding_2019_03_23_om_10.47.04_1.png

Klik daarna op de button Controle. Je krijgt dan het volgende te zien:

schermafbeelding_2019_03_23_om_10.47.23_1.png

Klik vervolgens op de button Tonen. Daar kan je nu de gewenste waardes invullen, die je voor je selecties wilt gebruiken.

schermafbeelding_2019_03_23_om_10.46.54_1.png

N.B. De vertaling van het veld value02 waarbij deze selectiewaardes horen, geef je in via Systeembeheer >> Alle instellingen >> Transactievertalingen >> Selecteren

Vul hier bij tekstcode 'value02' in en klik op Wijzigen.

schermafbeelding_2019_03_23_om_11.00.59_1.png 

Vervolgens kan je dan bij het veld Tekst jouw vertaling invullen en dit bewaren.

 schermafbeelding_2019_03_23_om_11.01.38_1.png

Het resultaat is als volgt:

 schermafbeelding_2019_03_23_om_11.04.56_1.png

 

Stel je dit open als een te wijzigen veld voor je leden, dan ziet dit er als volgt uit:

schermafbeelding_2019_04_06_om_12.01.43_1.png

Het is niet altijd makkelijk dit goed in te stellen. Via een helpdeskticket kan AllUnited hiermee helpen.

Instellen in de op het mutatie formulier

1. Ga naar Systeembeheer --> Alle instellingen --> Blok Algemeen --> Ledenmodule --> Wijzigen

2. De nieuwe checkbox staat nu onder Diverse waarden, vink deze aan en klik op bewaren.

schermafbeelding_2019_08_09_om_09.35.22_1.png

3. De checkbox staat nu op het mutatieformulier op de website. Ga naar de website en klik op je het persoon icoontje waarnaar een scherm uitklapt.

4. Klik op "Persoonlijk Instellingen" en ga via de knop "Wijzig gegevens" naar het mutatie formulier. Het formulier ziet er dan als volgt uit:

schermafbeelding_2019_08_09_om_09.35.49_1.png 

 

 

 

Ref: 53 / 2024-03-28

1.5.9 - Groepen voor opslag documenten

In deze transactie kunnen groepen aangemaakt worden voor het vastleggen van documenten. Dit kunnen documenten zoals een PDF, excel zijn.
Met objecten wordt bijvoorbeeld bedoeld relaties, inkoopacturen of contracten.

Concrete voorbeelden:

  1. Het vastleggen van een ingescand sponsorcontract op het tabblad contracten bij de relatie.Zie: 2.3.1.7 - Tabblad documentenbeheer
  2. Het vastleggen van een ingescande incassomachtiging op het tabblad relaties.
  3. Het vastleggen van een ingescande inkoopfactuur op het tabblad crediteuren.
  4. Het vastleggen van een ingescande mail over een betalingsafspraak op het tabblad debiteuren.
  5. Het vastleggen van algemene zaken, die niet aan een relatie gekoppeld kunnen worden.  Bijvoorbeeld verzekeringen, contract met de bank. Zie: 7.3.2.1 - Lijst met Documenten

Simpel gezegd, dit zijn groepen die gebruikt kunnen worden in Documentenbeheer

Deze documenten kunnen gegroepeerd worden. De groepen kunnen hier vastgelegd worden.

Menupad: Systeem beheer > Alle Instellingen > ObjDoc Groepen (on de kop Algemeen)

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
ObjDocGroepCode 2 letter code die de groep aanduidt.
ObjDoc Groep Omschrijving van de groep

Het proces van het documentenbeheer staat beschreven in Zie: 8.2.1 - Beheren van documenten (P)

Ref: 54 / 2024-03-28

1.5.10 - Eigen Club instellingen

Hier kunnen gegevens over de club/vereniging/organisatie vastgelegd worden.

Menupad: Systeem beheer > Alle Instellingen > Systeem info (onder de kop Algemeen)

 club_1.jpg

 

Veld Omschrijving
Naam Naam van club. Staat ook bovenaan iedere transactie
Kleine logo Link naar kleine logo.
Grote logo Link naar grote logo.
Club adres 1  
Club adres 2  
Club adres 3  
E-mail adres Dit wordt gebruikt als er e-mail vanuit systeem wordt verstuurd naar gebruikers en/of leden. Bijvoorbeeld bij het aanvragen van een nieuw wachtwoord. Het is dus belangrijk dat dit veld is ingevuld. Let op! Hier maar één mailadres invoeren.
Webformulier e-mail E-mailadres voor webformulieren. Dit e-mailadres dient ingevuld te worden om zo min mogelijk last van spam te hebben.  Dit mailadres maakt gebruikt van Sender Policy Framework.
Club telefoon  
Taal Standaard taal. Dit is de taal waar standaard mee wordt ingelogd. Zie: 1.5.4 - Talen
Valuta Valuta van systeem Zie: 1.5.5 - Valuta
Belastingnummer Belastingnummer van de organisatie
BTW nummer BTW nummer van de organisatie

 

algemeen_1.jpg

Veld Omschrijving
Nummerweergave Manier waarop de nummers binnen transacties worden weergegeven.
Datumweergave Manier waarop de datum binnen transacties worden weergegeven.
Tijdweergave Manier waarop de tijd binnen transacties worden weergegeven.
Geldigheidsduur wachtwoord Aantal dagen dat een wachtwoord van een gebruiker geldig is.
Bestanden per E-mail Indien aangevinkt worden csv bestanden per email verstuurd. Advies is om dit vinkje niet aan te zetten, zodat er altijd een link komt, waarmee het bestand direct gedownload kan worden.
VOG leverancier Verklaring omtrent gedrag. Een club die een contract heeft afgesloten met vrijwillgerOK kan via AllUnited de gegevens van een vrijwilliger doorsturen om een VOG en andere verklaringen te laten registreren. Daarna kan via Relaties >> VOG aanvragen een mail gestuurd worden naar Vrijwilliger OK met alle informatie. Vrijwilliger OK pakt dan alles verder op.

 

email_1.jpg

Veld Omschrijving
Editor Hier kan aangegeven worden of een uitgebreide editor gebruikt wordt bij het versturen van emails vanuit AllUnited. Deze functionaliteit is alleen beschikbaar in AllUnited Compleet.
Sorteervolgorde  Bij e-mail verturen kan je namens Club / Functie / Relatie / Gebruiker versturen. Hiermee pas je de volgorde aan waar je uit kunt kiezen.

 

pushberichten_1.jpg

Veld Omschrijving
Pushbericht app Op dit moment zal het allen SoCie zijn, maar op papier zou er een andere app gekoppeld kunnen worden.
Appkey  Bij SoCie kun je een sleutel aanvragen voor de pushberichten aanvragen en deze moet hier ingevuld worden.

 

bonden_1.jpg

 

Veld Omschrijving
KNHB  Hier kan een hockeyvereniging aangeven dat zij akkoord zijn met het doorsturen van contributiedata richting bond.
Ref: 55 / 2024-03-28

1.5.11 - Lijst en bestand-opmaak

Binnenkort beschikbaar.

1.5.12 - Papiertype

Papiertypes worden in Afdrukformulieren gebruikt om het formaat van het papier in te stellen.
Bij de meeste afdrukformulieren zal het standaard papiertype "A4"  ingesteld worden. Denk bijvoorbeeld aan facturen, aanmaningen en algemene brieven.

De papiertypes kunnen beheerd worden via menupad: Systeembeheer > Alle Instellingen > Afdrukformulieren > klik bovenin op Papiertypes.

Het volgende scherm wordt dan getoond.

Klik op "Voeg toe" om een extra regel toe te voegen. Je kunt hier ook de bestaande regels naar wens aanpassen.

Voor normaal papier moeten in de regel de breedte, lengte en marges worden ingevuld.
Voor etiketten moet daarnaast ook nog de kolommen, rijen en ruimte worden ingevuld.

In dit scherm zijn de volgende velden beschikbaar.
De velden met een * zijn specifiek voor etiketten.

Veld Omschrijving
Vink de checkbox bij een regel aan om deze te verwijderen wanneer het scherm opgeslagen wordt.
Papertype Naam/omschrijving van het papiertype. Deze naam zie je terug bij het instellen van het papiertype op de Afdrukformulieren.

Voorbeeld naam:
- A4
- Acceptgiro
- Etiket (63,5 x 38 mm)
Meeteenheid Eenheid die je wilt aanhouden voor de afmetingen (breedte, lengte, marges, etc)
- mm = Millimeter
- In = Inch
Papierbreedte Breedte van het papier (A4 – 210 mm)
Papierlengte Lengte van het papier (A4 – 297 mm)
Boven marge Marge boven aan het papier (bijvoorbeeld 15 mm)
Onder marge Marge onder aan het papier (bijvoorbeeld 15 mm)
Linker marge Marge linkerkant van het papier (bijvoorbeeld 15 mm)
Rechter marge Marge rechterkant van het papier (bijvoorbeeld 15 mm)
Kolommen* Aantal etiket kolommen op het papier
Rijen* Aantal etiketrijen op het papier
Kolom ruimte* Ruimte tussen de etiket kolommen
Rij ruimte* Ruimte tussen de etiket rijen
Etiketmarge* Ruimte rondom de tekst op het etiket.
Hiermee voorkom je dat de tekst de randen raakt.

* Veld hoeft alleen gevuld te worden voor etiketten.

Ref: 27 / 2024-03-28

Papiertype voor etiketten

Hieronder wordt uitgelegd hoe de instelingen van AllUnited bepaald kunnen worden voor een bepaald type etiketten.

Er zijn vele merken van etiketten met allemaal verschillende maten. Hierdoor hebben we niet standaard een lijst met diverse etiketten vastgelegd. Er zijn diverse mogelijkheden om de juiste afmetingen te bepalen.

De meeste eenvoudige is gebruik te maken van een liniaal. Ook is het mogelijk om het type dat op de doos staat via Google op te zoeken. Vaak zal de juiste formaten bij de leverancier gevonden worden.

Een andere mogelijkheid is om dit via MS Word te doen. Volg de volgende stappen:

In Word is het mogelijk om via het tab Verzendlijsten en knop etiketten voorbeeld te maken. Aangezien voor heel veel etiketten de layout in Word aanwezig is, wordt dit gebruikt als voorbeeld om de
juiste layout te maken. Elke versie van Word kan anders zijn, dus het voorbeeld hier kan anders zijn dan in een andere versie MS Word.

In bovenstaand scherm wordt voor de knop Opties gekozen en onderstaand scherm wordt getoond.

Hier kan de juiste etiketproducent selecteerd worden. In dit geval etiketten van de leverancier Avery Zweckform. Kies daarna het juiste productnummer, bijvoorbeeld 3422.

Als we het juiste etiket hebben geselecteerd, dan drukken we linksonder op de knop details en komen in het volgende
scherm.

Hier zien we precies welke marges we voor het etiket aan moeten houden. Deze marges vertalen we nu naar de papierinstelling in AllUnited.

In bovenstaand voorbeeld in Word zijn de maten in centimeters dit moet dus vertaald worden naar de millimeters in AllUnited.

Als eerste wordt het papier formaat gedefinieerd. Dit is 210 mm breed en 297 mm hoog.

De bovenmarge moet 0,85 centimeter zijn. Dit is dus 8,50 mm. Bij dit etikettype zitten alle etiketten naadloos aan elkaar vast en hoeven er verder geen marges ingegeven te worden.

De etiketmarge als laatste veld geeft aan dat je wat afstand neemt van de rand van het etiket. Dit is niet terug te vinden in het scherm, maar is afhankelijk van eigen keuze. Over het algemeen kan 2 mm aangehouden worden.

De instellingen voor het papiertype zien er dan als volgt uit. Het geel gemarkeerde papiertype komt overeen met de afmetingen die nodig zijn voor bovengenoemd etiket.

 

Ref: 32 / 2024-03-28

1.5.13 - Selectie wizard

Intro

De Selectie Wizard, onze rapportage- en communicatietool, stelt je in staat om filters toe te passen op de informatie die beschikbaar is binnen AllUnited.
Met deze tool kun je vervolgens de gefilterde gegevens op verschillende manieren benutten.

Je hebt de mogelijkheid om een rapport op het scherm te bekijken, een Excel-bestand te exporteren, en je kunt zelfs de relaties binnen de gemaakte selectie in één keer een e-mail of pushbericht sturen.

AllUnited biedt een reeks standaardselecties aan die kunnen bijdragen aan de processen binnen de vereniging.

Zelf proberen?

De selectie wizards zijn te vinden via menupad: Systeem beheer > Selectie wizard

Wanneer je een bestaande Selectie Wizard wilt aanpassen, dan raden we altijd aan hier eerst een kopie van te maken.
Op deze manier behoudt je altijd een werkende versie voor het geval dat er problemen optreden door de gemaakte aanpassingen.

Dit is tevens handiger dan helemaal opnieuw te beginnen met een nieuwe selectie.

Stappenplan voor het maken van een kopie:

  1. Ga naar Systeem beheer > Selectie wizard
  2. Open de gewenste Selectie wizard
  3. Klik vervolgens bovenin op “Selectie wijzigen” en dan op “Kopiëren”. 
    In een nieuw scherm wordt dan de kopie geopend. 
  4. Geef deze kopie een nieuwe naam en klik op Bewaren. 
  5. Open daarna de nieuw aangemaakte wizard en maak hier de gewenste wijzigingen in.
    Je kan de aanpassingen nu testen in deze kopie.

Het is natuurlijk ook mogelijk om een geheel nieuwe Selectie aan te maken.
Dit kan op de volgende manier: 

  1. Klik bovenaan op "Selecties beheren"
  2. Klik op "+Selectie" 
  3. Vul nu de selectie naar wens

Het is uiteraard ook mogelijk om een geheel nieuwe Selectie aan te maken. 
Dit kan op de volgende wijze: klik bovenin op Selecties beheren en klik dan op de knop '+ Selectie'.

De belangrijkste instellingen om op te letten:

Naam en Beschrijving Geef de selectie altijd een naam en een passende omschrijving.
Selectie structuur

Via de 'Selectie structuur' kan je aangeven welke informatie binnen jullie systeem je wilt gebruiken binnen de selectie wizard.
De informatie is opgedeeld in zogenaamde tabellen zoals relaties, activiteiten, bondsinfo, inschrijvingen, en meer. 

Bijvoorbeeld:
Je wilt alleen de relatie/leden informatie ophalen uit de relatiekaart om een bericht uit te sturen naar alle jeugdleden.
Dan kies je voor de structuur "Relaties", omdat je alleen de geboortedatum en het emailadres nodig hebt.

Het is ook mogelijk om meerdere informatie tabellen te kiezen via de gekoppelde tabellen.

Bijvoorbeeld:
Je wilt de bondsinformatie ophalen van relaties, met daarbij ook de relatie informatie.
Dan kies je voor de structuur "Relaties >-< Bondsinformatie".

Wil je bepaalde informatie koppelen maar vind je deze niet terug in de Selectie structuur? Stuur hiervoor dan een vraag/verzoek in via een ticket en dan zullen we kijken wat hierin de mogelijkheden zijn.

Peildatum types

Met het peildatum type kan je direct een periode/leeftijd instellen waar de selectie aan moet voldoen.

Kies voor de optie "Invoer"  wanneer je dit bij de wizard zelf wil invoeren.
Dit is vooral nuttig wanneer de wizard vaker herbruikt zal worden, bijvoorbeeld om het aantal inschrijvingen van het huidige jaar te bekijken.

Je kan ook de instelling "Incl. oude relaties" aanvinken wanneer ook uitgeschreven leden getoond mogen worden in de selectie.
Bijvoorbeeld wanneer je wilt weten hoeveel leden de vereniging had in 2021, ongeacht of iemand nu nog lid is of niet.

Probeer deze instellingen vooral uit om een goed idee te krijgen wat de werking is.

Waar te gebruiken

In dit blok kan je kiezen waar je deze selectie wilt zien/gebruiken. Dit kan zijn in het menu of in overige modules als doelgroep. 
Ook kan je hier instellen welke acties je beschikbaar wilt maken om uit te voeren in de wizard.   

AVG anonimiseren

Door een vinkje te zetten bij AVG anonimiseren uitschakelen (ledenmodule) in het blok “Selectie”, wordt informatie die als geblokkeerd aangemerkt staat door de relatie zelf i.v.m. privacy toch weergegeven in de selectie wizard. 

De relatie kan namelijk zelf adres, pasfoto, geboortedatum, e-mail en telefoonnummer markeren als geheim / geblokkeerd. Voor een trainer kan het beschikken over een telefoonnummer handig / noodzakelijk zijn, om een ouder te waarschuwen in geval van nood, terwijl deze informatie op de relatiekaart op geblokkeerd staat. Zorg ervoor, dat de toegestane groep dan ook goed gedefinieerd is, dat niet iedereen de informatie kan zien.

 

Velden toevoegen in het blok "Selectie velden":

  1. Klik op de knop "Voeg toe" om een nieuwe lege regel toe te voegen.
  2. In de dropdown zijn de tabelvelden (de beschikbare informatie) beschikbaar uit de tabellen die je in de Selectie structuur hebt gekozen.
    De tabel waar de informatie uit gehaald wordt staan tussen haakjes achter het veldnaam.

    Vul bij "Kolom volgorde" altijd een getal in, hiermee bepaal je de volgorde waarop de informatie getoond wordt.
    Druk onderin het scherm op "Controle" om alle instel opties voor de nieuwe regel op te halen.
  3. In de kolom "Selectie-veldtype" wordt een dropdown beschikbaar waarmee je een selectie filter voor die informatie in kan stellen.
    Probeer de diverse opties eens uit. Klik na het instellen weer op "Controle" om alle instelopties daarvoor op te halen.
  4. Wederom verschijnen er, in de kolom Selectie waarden één of meerdere velden. Deze zijn hier in te stellen maar dat is niet verplicht: door ze leeg te laten wordt het mogelijk om ze één stap eerder als filteroptie te gebruiken. 
  5. Kies één of twee velden waarop de selectie wordt gesorteerd, en kies of je het veld wil tonen in de rapportage. 
  6. In de laatste kolom kan je een vertaling invoegen. Dus wil je een specifieke kolomnaam voor een overzicht van getoonde velden, kan je deze hier invoeren.

Hulp nodig? Wij helpen je graag op weg. 

Ben je zelf begonnen met het maken van een selectie, maar krijg je niet het gewenste resultaat? Of wil je liever een selectie door ons laten aanmaken? Stuur dan in ticket in! 

Wil je een Selectie wizard laten aanmaken? Stuur dan een ticket in met een duidelijk  beschrijving van de gewenste Selectie. Voor het klaarzetten van een selectie zitten wel altijd kosten verbonden, deze kosten zijn via het ticket ook direct op te vragen.

Wanneer je zelf al bent begonnen, dan kunnen wij helpen en testen tegen ons standaard uurtarief. Gemiddeld kost het ongeveer een half uurtje om een goede selectie te maken en te testen. De benodigde tijd is natuurlijk wel afhankelijk van hoeveel informatie er moet worden opgevraagd en hoeveel filtermogelijkheden daarvoor moeten worden ingesteld.

Ref: 482 / 2024-03-28

1.6 - Koppelingen en ophalen van data

1.6.1 - API instellingen

Allunited beschikt over een API om bepaalde reeksen aan gegevens naar ander applicaties te sturen.

Het gebruik en instellen hiervan kan aangevraagd worden via een ticket.
Geef in dit ticket duidelijk aan welke eigen data je ge-exporteerd wil hebben en let op dat indien je externe applicaties koppelt je let op de AVG/WBP. 

Let op: Dit is een betaalde dienst. Voor het inrichten van de API's zullen we ons standaard uur tarief ex btw rekenen. Exacte kosten kunnen ook via het ticket opgevraagd worden.

Ref: 530 / 2024-03-28

1.7 - Sportbond Interfaces en koppelingen

Via het menupad: Relaties> Interface Bond worden de berichten uitgewisseld met de bond. Hoe dit over het algemeen werkt vind je hier: Zie: 1.7 - Sportbond Interfaces en koppelingen

Hieronder staat de link naar de betreffende handleiding als er hele specifieke onderdelen zijn voor de bond.

Atletiekunie Klik hier voor de handleiding
KNHB Klik hier voor de handleiding
KNLTB  Klik hier voor de handleiding
KNSB Klik hier voor de handleiding
NJBB    Klik hier voor de handleiding
 NTFU Klik hier voor de handleiding 
 IJshockey    Klik hier voor de handleiding
Baanvereniging Utrecht Klik hier voor de handleiding
Ref: 232 / 2024-03-28

Interface bonden

Via het menupad: Relaties > Interface Bond kunnen de lid/verenigingsgegevens vanuit de vereniging richting bond uitgewisseld worden.

De interface bestaat uit 5 (standaard) of meer (verschillend per bond) schermen. Hier bespreken we de 4 standaard schermen:

  1. Berichten aanmaken. Hiermee worden de berichten aangemaakt. Via het derde blok worden ze uitgewisseld met de bond. 
  2. Berichten selecteren om deze te controleren. 
  3. Berichten uitwisselen. De berichten die in het eerste blok zijn aangemaakt kunnen hier verstuurd worden.
  4. Berichten verwijderen. Als berichten succesvol zijn uitgewisseld kunnen hier alle berichten verwijderd worden. Op dit manier blijft de interface overzichtelijk.
  5. Controlelijst bond. Hiermee kan de lijst van leden opgehaald worden vanuit de bond. Zo kan gecontroleerd worden welke leden er bekend zijn met welke informatie.

Bovenstaande schermen worden hier stuk voor stuk besproken.

1e scherm Berichten aanmaken

 

Via dit blok worden de berichten alleen aangemaakt. Ze worden dan nog niet uitgewisseld met de bond. Dit gebeurt in het derde blok: Berichten versturen/ophalen.

Let bij het aanmaken van de berichten op de melding die verschijnt. Daar wordt aangegeven hoeveel leden er worden afgemeld.
Als dat te hoog is dan staat er iets in de instellingen niet goed. Verwijder dan alle berichten en controleer de instellingen. Zie: 3.5.4 - Categorieen (tabel)

Als je de interface draait, worden alleen de afmeldingen doorgegeven aan de bond waarvan de afmelddatum bereikt is. De afmeldingen in de toekomst (bijv. 31/12) worden pas doorgegeven als je op 31/12 de interface draait. Tip: meeste clubs melden leden af einde maand (bijv. 31/5) en doen dit niet op 28/5, 29/5 etc. Dan kun je op de 31e alle afmeldingen in 1 keer doorgeven via de interface aan de bond.

LET OP: Met het aanmaken van de berichten zijn alle leden waarvoor een bericht is aangemaakt geblokkeerd voor wijzigingen. Ze worden weer vrijgegeven als de berichten zijn uitgewisseld met de bond.

De volgende velden worden hier ingevuld:

Veldnaam 

Omschrijving

Bond ID Het is alleen nodig hier een keuze te maken, indien er sprake is van een vereniging die de uitwisseling met meerdere bonden doet. Bijvoorbeeld omniverenigingen. Anders leeg laten.
Berichttype

Afhankelijk van de bond kunnen hier meerdere berichttypen zijn. 

Bond

Berichttype

Atletiek Unie
  • Leden - voor de gewone uitwisseling van nieuwe leden, wijzigingen en afmeldingen
  • Ledenlijst - hiermee kan een actuele ledenlijst opgevraagd worden.
KNHB
  • Leden - voor de gewone uitwisseling van nieuwe leden, wijzigingen en afmeldingen
  • Scheidsrechternrs - hiermee worden de scheidsrechtersnummers vanuit de bond geladen
KNLTB
  • leden  - voor de gewone uitwisseling van nieuwe leden, wijzigingen en afmeldingen
KNZB
  • Leden - voor de gewone uitwisseling van nieuwe leden, wijzigingen en afmeldingen
  • Ledenlijst - hiermee kan een actuele ledenlijst opgevraagd worden.

 

Activiteiten aanmaken Dit staat standaard aangevinkt en voorkomt dat leden afgemeld worden omdat er voor hen nog geen activiteiten zijn aangemaakt voor het nieuwe seizoen. Of dat leden niet aangemeld worden omdat bij hen de activiteit ontbreekt.
Forceer bijwerken alle relaties

Normaal gesproken hoeft dit niet aangevinkt te worden. Alleen bij uitzonderingen kan het nodig zijn dit aan te vinken. Neem dan contact op met AllUnited.

Dagen in het verleden kijken   

Vul hier in hoeveel dagen de interface moet terug kijken naar gedane mutaties. Standaard wordt van 30 dagen uitgegaan. Het handigst is te kijken wanneer de interface het laatst is gedraaid en het aantal dagen te nemen die er verlopen zijn tussen de datum van toen en nu.

 

2e scherm Berichten selecteren

Hier kunnen de berichten gecontroleerd worden en fouten opgelost.

 

 De volgende keuzes kunnen hier gemaakt worden:

Veldnaam 

Omschrijving

Bericht ID Hier kun je kiezen om berichten te tonen met ID nummer van tot en met bijv. 92007093 tot en met 92007098. Dit wordt weinig toegepast
Berichtnummer

Hier kan een berichtnummer ingegeven worden bijv. 734121

Richting Om alleen de uitgaande berichten te selecteren, wordt gekozen voor  Uit bij richting.
Berichttype

Hier kan gekozen worden voor leden of ledenlijst.

Berichtstatus Dit is een belangrijk selectie criterium. Hiermee kunnen bijvoorbeeld alle berichten met de status Fout of Aangemaakt geselecteerd worden. Ook berichten met de status berichtfout moeten nader bekeken worden als deze voorkomen.
Verstuurd Dit is een selectie op basis van de datum waarop de berichten zijn verstuurd
Referentie Hier kan op de referentie gezocht worden. De referentie is altijd het relatienummer.

 Als hier op wijzigen gedrukt wordt zonder een selectie, dan kan het scherm er als volgt uitzien.

Hierboven worden een aantal foutberichten getoond. Deze foutberichten moeten eerst gecorrigeerd worden voordat deze berichten kunnen worden verstuurd. Ze staan derhalve ook niet bij de berichten om te versturen in het volgende blok.

LET OP: Als er foutberichten zijn, die niet door de vereniging opgelost kunnen worden. Verwijder de berichten dan niet, maar maak een helpdeskticket aan, zodat AllUnited het kan analyseren.

Foutberichten kunnen altijd via het 4e blok verwijderd worden. Zolang de fout niet is opgelost, dan komt de melding weer terug, bij het aanmaken van de berichten.

Hieronder de uitleg van de verschillende velden in het overzicht.

Veld Omschrijving
Vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
O. verst. N.v.t.
Bericht ID Unieke identificatie van bericht binnen AllUnited. Dit nummer wordt vastgelegd op basis van de nummerreeks. Dit nummer kan ook gebruikt worden om 1 bericht te versturen
Richting Uit = uitgaande berichten. Dit is meestal het geval. In = inkomend bericht.
Berichttype Hier wordt aangegeven om welk berichttype het gaat. Bijvoorbeeld leden of ledenlijst.
Berichtstatus De status van het bericht. Dit kan zijn verwerkt/doorgevoerd of fout of berichtfout of aangemaakt.
Berichtnummer Nummer dat de bond geeft aan het bericht
Bond ID Hier wordt aangegeven om welke bond het gaat.
Referentie Relatienummer en naam van relatie
Verstuurd Datum dat bericht verstuurd is
Bevestigd Datum dat bericht bevestigd is. Zou gelijk moeten zijn aan Verstuurd
Afgesloten Datum dat bericht is afgesloten. Zou gelijk moeten zijn aan Verstuurd, behalve voor geparkeerde berichten
Match n.v.t.
NaamS n.v.t.
AdresS n.v.t.
Foutcode Code van fout
Fout n.v.t.
Foutactor n.v.t.
Fouttekst Omschrijving van fout
Foutveld n.v.t.

 

3e scherm Berichten uitwisselen

De volgende keuzes kunnen hier gemaakt worden:

Veldnaam 

Omschrijving

Bond ID Het is alleen nodig om hier iets in te geven als de vereniging gebruik maakt van meerdere interfaces. Anders kan het veld leeg gelaten worden.
Bericht ID

Heeft momenteel geen functie

Berichten versturen Vink dit veld aan en druk op start op de berichten te versturen.
Bij de KNHB, AtletiekUnie en KNLTB worden de berichten gelijk doorgestuurd naar de bond.
Bij de KNZB kunnen berichten geparkeerd worden. Hiervoor kan je een ticket aanmaken zodat AllUnited ze omzet.

 

4e scherm Berichten verwijderen

In het vierde blok kunnen de berichten die verwerkt zijn verwijderd worden. AllUnited adviseert om altijd alle berichten te verwijderen als deze zijn verwerkt of gecorrigeerd. Daarmee blijft de interface overzichtelijk.

Berichten die in behandeling zijn bij de bond, kunnen niet verwijderd worden. Bij de KNLTB zijn dit de verzonden berichten en bij de KNZB de geparkeerde berichten.

5e scherm Controlelijst met bond

In het vijfde blok kun je een controle lijst ophalen vanuit de bond. In deze lijst staan alle relaties van jullie vereniging die bekend zijn bij de bond.

Kies de gewenste bond uit de lijst bij "Bond ID", vaak is hier standaard al de juiste bond geselecteerd.
Klik op de knop "Start" om de leden op te halen. In een nieuw scherm zal dan de lijst met leden getoond worden zoals deze bij de bond bekend zijn.

Ref: 345 / 2024-03-28

1.7.1 - Interface met de bonden KNLTB|KNVB|NBB|KNZB|KNHB

Voor het uitwisselen van de berichten met de bonden is er een interface voor de volgende bonden:

  • Atletiek Unie (aparte handleiding beschikbaar. Kijk bij de inhoudsopgave bij overige handleidingen)
  • KNBSB Baseball  en Softball Zie: 1.7 - Sportbond Interfaces en koppelingen
  • KNHB  Hockey (aparte handleiding beschikbaar. Kijk bij de inhoudsopgave bij overige handleidingen)
  • KNLTB  Tennis (aparte handleiding beschikbaar. Kijk bij de inhoudsopgave bij overige handleidingen)
  • KNZB Zwemmen

Voor enige andere bonden bestaat de mogelijkheid om bestanden op te laden Zie: 1.8 - Upload vanuit de bondsgegevens. Dit geldt onder meer voor:

  • KNVB via sportlink (voetbal)
  • KNKV via sportlink (korfbal)
  • NBB via ISS  (Basketbal)
Ref: 326 / 2024-03-28

1.7.1.1 - Handleiding AtletiekUnie

In deze handleiding wordt ingegaan op de specifieke inrichting en processen die te maken hebben met de AtletiekUnie.

Niet alle informatie is in deze verkorte handleiding aanwezig. Bij de inleiding staat ook een link naar de Complete handleiding. Hierin is alle informatie terug te vinden.

In deze handleiding komen de volgende onderwerpen aan de orde:

  • De interface
    • Hierin is begrepen het maken van berichten voor nieuwe leden, afmeldingen en wijzigingen

 

 Klik hier om naar de volledige handleiding voor Atletiek Verenigingen te gaan.

Ref: 349 / 2024-03-28

1.7.1.2 - Interface KNLTB

In deze handleiding wordt de interface met de KNLTB besproken. 
De belangrijkste punten van deze interface worden hieronder opgesomd.

  1. Berichten massaal aanmaken en versturen
  2. Berichten op relatieniveau aanmaken en versturen
  3. Functies uitwisselen met de bond
  4. Adresverschillen met de bond
  5. Momenten van aan- en afmelden
  6. Aanpassen activiteiten en/of categorieën
  7. Uit te wisselen/uitgewisselde berichten inzien
  8. Uitgewisselde berichten schonen

Klik hier voor de volledige handleiding voor de interface met de KNLTB.

 

Ref: 241 / 2024-03-28

1.7.1.3 - Interface KNHB

In deze handleiding wordt de interface met de KNHB besproken.  De belangrijkste punten van deze interface worden hieronder opgesomd.

  • Berichten kunnen direct verwerkt worden.
  • Elke nacht worden de berichten automatisch uitgewisseld. Elke dag wordt er een mail gestuurd van interface berichten die niet goed gaan of die missen.
  • Niet leden kunnen met behulp van een functie uitgewisseld worden met de bond.

 

 Klik hier voor de volledige handleiding voor de interface met de KNHB.

Ref: 344 / 2024-03-28

1.7.1.4 - Interface KNZB

Via het menupad: Relaties > Interface Bond kunnen de lid/verenigingsgegevens vanuit de vereniging richting bond uitgewisseld worden.

De interface bestaat uit 5 (standaard) of meer (verschillend per bond) schermen. Hier bespreken we de 4 standaard schermen:

  1. Berichten aanmaken. Hiermee worden de berichten aangemaakt. Via het derde blok worden ze uitgewisseld met de bond. 
  2. Berichten selecteren om deze te controleren. 
  3. Berichten uitwisselen. De berichten die in het eerste blok zijn aangemaakt kunnen hier verstuurd worden.
  4. Berichten verwijderen. Als berichten succesvol zijn uitgewisseld kunnen hier alle berichten verwijderd worden. Op dit manier blijft de interface overzichtelijk.
  5. Controlelijst bond. Hiermee kan de lijst van leden opgehaald worden vanuit de bond. Zo kan gecontroleerd worden welke leden er bekend zijn met welke informatie.

Bovenstaande schermen worden hier stuk voor stuk besproken.

1e scherm Berichten aanmaken

 

Via dit blok worden de berichten alleen aangemaakt. Ze worden dan nog niet uitgewisseld met de bond. Dit gebeurt in het derde blok: Berichten versturen/ophalen.

Let bij het aanmaken van de berichten op de melding die verschijnt. Daar wordt aangegeven hoeveel leden er worden afgemeld.
Als dat te hoog is dan staat er iets in de instellingen niet goed. Verwijder dan alle berichten en controleer de instellingen. Zie: 3.5.4 - Categorieen (tabel)

Als je de interface draait, worden alleen de afmeldingen doorgegeven aan de bond waarvan de afmelddatum bereikt is. De afmeldingen in de toekomst (bijv. 31/12) worden pas doorgegeven als je op 31/12 de interface draait. Tip: meeste clubs melden leden af einde maand (bijv. 31/5) en doen dit niet op 28/5, 29/5 etc. Dan kun je op de 31e alle afmeldingen in 1 keer doorgeven via de interface aan de bond.

LET OP: Met het aanmaken van de berichten zijn alle leden waarvoor een bericht is aangemaakt geblokkeerd voor wijzigingen. Ze worden weer vrijgegeven als de berichten zijn uitgewisseld met de bond.

De volgende velden worden hier ingevuld:

Veldnaam 

Omschrijving

Bond ID Het is alleen nodig hier een keuze te maken, indien er sprake is van een vereniging die de uitwisseling met meerdere bonden doet. Bijvoorbeeld omniverenigingen. Anders leeg laten.
Berichttype

Afhankelijk van de bond kunnen hier meerdere berichttypen zijn. 

Bond

Berichttype

Atletiek Unie
  • Leden - voor de gewone uitwisseling van nieuwe leden, wijzigingen en afmeldingen
  • Ledenlijst - hiermee kan een actuele ledenlijst opgevraagd worden.
KNHB
  • Leden - voor de gewone uitwisseling van nieuwe leden, wijzigingen en afmeldingen
  • Scheidsrechternrs - hiermee worden de scheidsrechtersnummers vanuit de bond geladen
KNLTB
  • leden  - voor de gewone uitwisseling van nieuwe leden, wijzigingen en afmeldingen
KNZB
  • Leden - voor de gewone uitwisseling van nieuwe leden, wijzigingen en afmeldingen
  • Ledenlijst - hiermee kan een actuele ledenlijst opgevraagd worden.

 

Activiteiten aanmaken Dit staat standaard aangevinkt en voorkomt dat leden afgemeld worden omdat er voor hen nog geen activiteiten zijn aangemaakt voor het nieuwe seizoen. Of dat leden niet aangemeld worden omdat bij hen de activiteit ontbreekt.
Forceer bijwerken alle relaties

Normaal gesproken hoeft dit niet aangevinkt te worden. Alleen bij uitzonderingen kan het nodig zijn dit aan te vinken. Neem dan contact op met AllUnited.

Dagen in het verleden kijken   

Vul hier in hoeveel dagen de interface moet terug kijken naar gedane mutaties. Standaard wordt van 30 dagen uitgegaan. Het handigst is te kijken wanneer de interface het laatst is gedraaid en het aantal dagen te nemen die er verlopen zijn tussen de datum van toen en nu.

 

2e scherm Berichten selecteren

Hier kunnen de berichten gecontroleerd worden en fouten opgelost.

 

 De volgende keuzes kunnen hier gemaakt worden:

Veldnaam 

Omschrijving

Bericht ID Hier kun je kiezen om berichten te tonen met ID nummer van tot en met bijv. 92007093 tot en met 92007098. Dit wordt weinig toegepast
Berichtnummer

Hier kan een berichtnummer ingegeven worden bijv. 734121

Richting Om alleen de uitgaande berichten te selecteren, wordt gekozen voor  Uit bij richting.
Berichttype

Hier kan gekozen worden voor leden of ledenlijst.

Berichtstatus Dit is een belangrijk selectie criterium. Hiermee kunnen bijvoorbeeld alle berichten met de status Fout of Aangemaakt geselecteerd worden. Ook berichten met de status berichtfout moeten nader bekeken worden als deze voorkomen.
Verstuurd Dit is een selectie op basis van de datum waarop de berichten zijn verstuurd
Referentie Hier kan op de referentie gezocht worden. De referentie is altijd het relatienummer.

 Als hier op wijzigen gedrukt wordt zonder een selectie, dan kan het scherm er als volgt uitzien.

Hierboven worden een aantal foutberichten getoond. Deze foutberichten moeten eerst gecorrigeerd worden voordat deze berichten kunnen worden verstuurd. Ze staan derhalve ook niet bij de berichten om te versturen in het volgende blok.

LET OP: Als er foutberichten zijn, die niet door de vereniging opgelost kunnen worden. Verwijder de berichten dan niet, maar maak een helpdeskticket aan, zodat AllUnited het kan analyseren.

Foutberichten kunnen altijd via het 4e blok verwijderd worden. Zolang de fout niet is opgelost, dan komt de melding weer terug, bij het aanmaken van de berichten.

Hieronder de uitleg van de verschillende velden in het overzicht.

Veld Omschrijving
Vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
O. verst. N.v.t.
Bericht ID Unieke identificatie van bericht binnen AllUnited. Dit nummer wordt vastgelegd op basis van de nummerreeks. Dit nummer kan ook gebruikt worden om 1 bericht te versturen
Richting Uit = uitgaande berichten. Dit is meestal het geval. In = inkomend bericht.
Berichttype Hier wordt aangegeven om welk berichttype het gaat. Bijvoorbeeld leden of ledenlijst.
Berichtstatus De status van het bericht. Dit kan zijn verwerkt/doorgevoerd of fout of berichtfout of aangemaakt.
Berichtnummer Nummer dat de bond geeft aan het bericht
Bond ID Hier wordt aangegeven om welke bond het gaat.
Referentie Relatienummer en naam van relatie
Verstuurd Datum dat bericht verstuurd is
Bevestigd Datum dat bericht bevestigd is. Zou gelijk moeten zijn aan Verstuurd
Afgesloten Datum dat bericht is afgesloten. Zou gelijk moeten zijn aan Verstuurd, behalve voor geparkeerde berichten
Match n.v.t.
NaamS n.v.t.
AdresS n.v.t.
Foutcode Code van fout
Fout n.v.t.
Foutactor n.v.t.
Fouttekst Omschrijving van fout
Foutveld n.v.t.

 

3e scherm Berichten uitwisselen

De volgende keuzes kunnen hier gemaakt worden:

Veldnaam 

Omschrijving

Bond ID Het is alleen nodig om hier iets in te geven als de vereniging gebruik maakt van meerdere interfaces. Anders kan het veld leeg gelaten worden.
Bericht ID

Heeft momenteel geen functie

Berichten versturen Vink dit veld aan en druk op start op de berichten te versturen.
Bij de KNHB, AtletiekUnie en KNLTB worden de berichten gelijk doorgestuurd naar de bond.
Bij de KNZB kunnen berichten geparkeerd worden. Hiervoor kan je een ticket aanmaken zodat AllUnited ze omzet.

 

4e scherm Berichten verwijderen

In het vierde blok kunnen de berichten die verwerkt zijn verwijderd worden. AllUnited adviseert om altijd alle berichten te verwijderen als deze zijn verwerkt of gecorrigeerd. Daarmee blijft de interface overzichtelijk.

Berichten die in behandeling zijn bij de bond, kunnen niet verwijderd worden. Bij de KNLTB zijn dit de verzonden berichten en bij de KNZB de geparkeerde berichten.

5e scherm Controlelijst met bond

In het vijfde blok kun je een controle lijst ophalen vanuit de bond. In deze lijst staan alle relaties van jullie vereniging die bekend zijn bij de bond.

Kies de gewenste bond uit de lijst bij "Bond ID", vaak is hier standaard al de juiste bond geselecteerd.
Klik op de knop "Start" om de leden op te halen. In een nieuw scherm zal dan de lijst met leden getoond worden zoals deze bij de bond bekend zijn.

Ref: 345 / 2024-03-28

1.7.2 - Tenniscompetitie

Voor het aanmaken van de KNLTB competitie geldt het volgende stappenplan:

Let op: Om dit te kunnen doen, heb je minimaal de rechten nodig van Wedstrijdsecretaris. Heb je die rechten niet, vraag dit dan aan bij de systeem beheerder van jouw club.

  1. Aanmaken van een activiteit voor de competitie
  2. Teams aanmaken
  3. Spelers toevoegen
  4. Laden wedstrijdschema/Team koppelen aan de juiste code
  5. Het aanmaken van een teampagina op de website
  6. Het factureren van de captains

 

Stap 1: Aanmaken van een activiteit voor de competitie

Dit bestaat uit

  • activiteit,
  • categorie,
  • seizoen,
  • contributie.

Activiteit aanmaken

Menupad: Activiteiten & Teams > Instellingen > Activiteiten (onder de kop activiteiten) 

De vereniging kan zelf geen activiteiten aanmaken als er nog geen activiteiten voor de competitie zijn. Maak een helpdeskticket aan om de activiteiten aan te laten maken. Geef aan, aan welke competities de vereniging deelneemt, dan zal AllUnited hiervoor activiteiten aanmaken.  Let daarbij op, dit gebeurde in het verleden lang niet altijd, maar als je nu alle competitievormen wilt tonen, zal je hier gescheiden activiteiten van moeten maken.

Dus bijvoorbeeld VC = voorjaarscompetitie, NC = najaarscompetitie en WC = wintercompetitie.

Bestaat deze activiteit al?  Check de volgende zaken:

  • Is de activiteit gekoppeld aan de bond (in dat geval moeten de velden 'Bondsnummer' en 'Bond club nummer' ingevuld zijn).
  • Is het juiste KNLTB seizoen gekoppeld aan de juiste activiteit. Zo niet, selecteer dan het bewuste seizoen via het selectieveld in de kolom KNLTB Seizoen.
  • Hoe wil je dat je teams getoond worden qua benaming op de site. Dit stel je in bij de kolom 'Teamweergave website', daar kan je kiezen voor de korte of lange naam.

Categorie aanmaken

Menupad: Systeem beheer > alle Instellingen > Categoriën (onder de kop activiteiten) 

De categorie kan voor alle competities gelijk zijn. Bijvoorbeeld DLN = Deelnemer of AL = Actief lid. Het is daarbij ook niet nodig en zelfs niet aan te raden om per activiteit meerdere categorieën te maken, tenzij je de teams gaat splitsen in deze twee categorieën (dus jeugdteams krijgen de activiteit Voorjaarscompetitie en de categorie Jeugdlid en seniorteams de activiteit Voorjaarscompetitie en de categorie Seniorlid') Het moeten dan dus strikt gescheiden categorieën zijn waarin geen overlap zit.

Indien alleen de teamcaptains een bedrag moeten betalen als bijdrage voor de competitie, dan vink je bij de categorie de checkbox in de kolom 'Factor 1' aan.  Als de spelers zijn ingedeeld, kan je dan bij de captains in de kaart dit factorveld met een '1' vulllen (indien alle teams hetzelfde bedrag betalen of het te betalen bedrag in. Bij de rest van de deelnemers hoeft dit niet gevuld te worden.

 

Activiteit koppelen aan seizoen

De activiteit koppel je vervolgens aan het bijbehorende seizoen. Dit doe je via:

Menupad: Activiteiten & Teams > Instellingen >  Seizoenen

Voor een goede werking van de weergave van de teams moeten de seizoen voor de competitie zo aangemaakt worden dat ze elkaar opvolgen. Hierbij een voorbeeld voor 2022:

De seizoenscode is samengesteld uit het jaar dat van toepassing is en de maand. Als voorbeeld het seizoen voorjaar 2022:

Dit loopt van  1 maart 2022 de code daarvoor = 22C waarbij C de 3e maand, dus maart is t/m 30 juni 2022 de code daarvoor = 22F, waarbij F de 6e maand, dus juni is.
De volledige code voor het seizoen wordt dan V22C22F.

Contributie aanmaken

Een eventuele bijdrage voor de competitie kan dan ook makkelijk gefactureerd worden. Dan moeten ook de contributies aangemaakt worden.

Menupad: Systeem beheer > alle Instellingen > Contributies (onder de kop activiteiten) 

Er moet ook bijna altijd een contributie voor de competitie worden aangemaakt.

Dit kan via de teamcaptains lopen zoals hierboven uitgelegd.

Het is ook mogelijk om een bedrag per team om te slaan in het aantal deelnemers van het team. Bijvoorbeeld de teambijdrage is 50 euro. Bij 4 spelers is het dan 12,50 per persoon. Zitten er 5 spelers in een team dan is het 10 euro etc. Elke speler krijgt dan een factuur voor zijn/haar deel van de teambijdrage.
Als dit gewenst is, maak dan een helpdeskticket aan. AllUnited kan dit dan voor de vereniging inrichten.

  

Stap 2: Teams aanmaken

Voor alle teams moet een team worden aangemaakt. 

Het is belangrijk om teamnamen te kiezen die universeel zijn en elk jaar weer opnieuw gebruikt kunnen worden, zodat deze actie maar eenmalig uitgevoerd hoeft te worden. Bij tennis komt een teamnaam meerdere keren voor. Om toch de teamcodes uniek te maken, zodat ze elk jaar kunnen worden gebruikt. .

Om het team aan te maken ga je naar Menupad: Activiteiten & Teams > Teams beheren > filter je op de soort competitie waar het team aan moet hangen qua activiteit en klik je op WIJZIGEN. Dan kan je nagaan of en welke teams er al in het systeem staan voor deze competitie.

Staat het team er niet tussen, dan klik je op de groene button '+ Team' bovenin.  Zorg dat je bij de aanmaak het team koppelt aan de juiste Activiteit - Categorie, zorg voor de juiste code en vul de rest verder in. Voor de korte naam wordt vaak dezelfde code als de Teamcode gebruikt en de Lange naam de benaming van de bond, maar het is vrij invulbaar en selecteer je het geslacht. De rest van de velden zijn niet verplicht in te vullen. Verder kan je een keuze maken uit weergave groepen. Hier kan over het algemeen gekozen worden uit Heren, Dames, Gemengd en Jeugd, maar kan ook naar eigen inzicht aangepast worden. Dit zorgt voor de rubricering namelijk op de team overzichtspagina 'Teamlijst'. Dit stel je in via Menupad: Systeembeheer > Alle instellingen > Blok algemeen > Weergave groepen. 

TIP: Vul het veld Actief t/m niet in, doe dit alleen als je weet dat je volgende voorjaarscompetitie dit team niet meer zal gebruiken 

Daarnaast kan je in het blok functies de teamcaptain koppelen, door deze functie hier toe te voegen en de bijbehorende relatie hieraan te koppelen. Let wel, daarnaast moet de captain ook nog als speler toegevoegd worden.

 

Stap 3: Spelers toevoegen

Voor alle teams moeten de spelers worden toegevoegd. Zie: 3.4.8 - Teams indelen voor tennis

 Tip:

Via een upload met Excel kan voor elke competitiespeler een activiteit worden aangemaakt inclusief het bijbehorende team.  Deze moeten in een XLS sheet gevuld worden. Daarin moeten de volgende kolommen staan: contactid (Relatienummer), activititycode (Activiteitcode, bijv. CV), activitycatcode (Categoriecode, bijv. DLN), seasoncode (Seizoencode, bijv. V22C22F), teamcode (bijv. ZAHE01) en indien van toepassing bij de Captains Factor1 voor de teambijdrage. Vul een 1 in bij gelijke teambedragen en het teambedrag voor ongelijke teambedragen. Zorg wel dat deze factor bij de betreffende categorie staat aangevinkt.

Vraag voor het uploaden van deze sheet AllUnited om dit te activeren door een helpdeskticket aan te maken. 

Stap 4: Laden wedstrijdschema/Team koppelen aan de juiste code

Om via AllUnited het competitieschema en de uitslagen te kunnen koppelen is het van belang dat bij de competitieactiviteit, Menupad: Activiteiten & Teams > Instellingen > Activiteiten > Wijzigen de velden Bondsnummer en Bondclubnummer zijn gevuld (dus ga dit eerst na). Staat dit goed, volg dan het Menupad: Planning > Wedstrijden > Tab Bondschema opladen

 

Klik hierop. Dan krijg je het volgende scherm.

 

Het is tegenwoordig wel nodig om een activiteit te selecteren, dit bepaald welke teams vanuit de KNLTB worden opgehaald d.m.v. het KNLTB Seizoen bij de activiteit.

Klik op Start 

Doe je het de eerste keer dan krijg je een overzicht van de opgehaalde teams bij de bond. Links daarvan zie je de teamcode die je moet gaan invullen bij de Pouleteams. Hier ga je direct heen in een ander venster door op de link bij stap 1 in de bovenliggende omschrijving te klikken. 

 schermafbeelding_2018_03_30_om_09.30.47_1.png

Vul nu bij al je teams de teamcode in die je ziet in de linkerkolom en sla dit op via de button BEWAREN. 

Ben je hiermee klaar? Laad dan het wedstrijdschema nogmaals op zoals hierboven beschreven.

Voor alle mogelijke meldingen, zie Zie: 9.4.3 - Team competitiegegevens

Wedstrijden automatisch laden

Om wijzigingen in het wedstrijdschema goed door te krijgen, is het van belang dat het wedstrijdschema regelmatig opnieuw wordt opgeladen. Deze komen namelijk niet automatisch door. Dit kan overigens wel ingesteld worden, zodat dit op dagelijkse basis gebeurt. Dit doe je via Planning >> Instellingen >> Blok algemeen >> Uitwisseling van/naar bonden. Daarbij vink je de checkbox bij automatische processen aan en geef je een e-mailadres op, waar de eventuele foutmeldingen naar toe gestuurd moeten worden. 

Stap 5: Het aanmaken van een teampagina op de website

Om de gegevens van het team op de website te tonen, dient voor elk team een teampagina te worden aangemaakt. Als de instellingen juist staan is dit heel eenvoudig. Dan is het puur het team nog eens openen en weer opslaan. Dan wordt er automatische een teampagina aangemaakt. Gebeurt dit niet, schiet een ticket in en dan zorgen wij dat dit juist ingesteld staat.

Het resultaat kan je over het algemeen bekijken via https://www.clubnaam.nl/index.php?page=Teamlijst

Via deze pagina kan je dan op de teams klikken om de pagina per team te bekijken.

Wil je een totaal overzicht zien van het wedstrijdschema dan moet je de volgende pagina hebben:  https://www.clubnaam.nl/index.php?page=Wedstrijdschema

 

Stap 6: Het factureren van de captains

- Voer bij de captains factor het bedrag in wat zij moeten betalen. Dit kan via de bovengenoemde Upload of via een selectie wizard die je kunt aanvragen bij AllUnited. Bij de teamleden kan je factor leeg laten.

- Maak alle facturen aan via Massaal factureren

- Je ziet dan 2 type facturen; met allemaal saldo 0 OF met de teambijdrage

- Boek eerst alle facturen met de Teambijdrage

- Verstuur daarna deze facturen

- Boek nu massaal alle 0-facturen

- Verwijder deze: bij 4. Facturen versturen zet je vinkje in simuleren UIT - vinkje bij activiteiten AAN >> Afdruktonen. Nu worden ze op je scherm getoond maar niet gemaild. Vervolgens zijn ze verdwenen bij Facturen Versturen

 

Ref: 97 / 2024-03-28

1.8 - Upload

Menupad: systeembeheer > upload
Staat deze optie niet in het menu dan kan dat alsnog, tegen geringe kosten, geactiveerd worden.
Stuur daarvoor een ticket in.

Hiermee kunnen een aantal bestanden opgeladen worden.

Dit zijn bijvoorbeeld:

  1. Het laden van activiteiten Zie: 6.3.10 - Aanmaken van betaalde activiteiten via excelupload vanuit een excelbestand, zodat niet voor elk lid handmatig de activiteiten toegevoegd moeten worden. Voorbeelden hiervan zijn:
    • Opladen van alle deelnemers aan de tenniscompetitie met hun teamcodes
    • Vrijwilligersvergoedingen op basis van activiteiten (de activiteit kent dan een negatieve contributie)
    • Kledingbijdrage met verschillende tarieven
    • Boetes
  2. Het laden van een excelbestand met aanvullende informatie van leden. Bijvoorbeeld het opladen van:
    •    IBAN nummers
    •    Checkboxen
    •    Waardevelden 
    •    Opmerkingen

Een excel voorbeeld is hier te downloaden

In het excel moeten codenamen gezet worden die gebruikt worden in AllUnited. Deze codenamen kan je opzoeken in het AllUnited Woordenboek.

Mocht je hier niet uitkomen, kan je hulp vragen via een support-ticket.

Onderstaand scherm wordt getoond:

Achter bestand kan op bladeren gedrukt worden om een bestand op de eigen computer op te zoeken.

LET OP: ipv bladeren kan hier ook iets anders staan. Dit is afhankelijk van de gebruikte browser en de taalinstelling.

Nadat het bestand is gekozen wordt op upload gedrukt en komt er een apart tabblad in beeld. Daarop wordt aangegeven of de upload is gelukt en voor welke leden de upload is uitgevoerd. Scroll hiervoor altijd helemaal naar beneden. Hier staat het pas aangegeven.

Als er één fout is in het bestand, bijvoorbeeld een lid dat niet bestaat, dan wordt het bestand niet opgeladen. Dan moet eerst het excelbestand gecorrigeerd worden en daarna de upload opnieuw uitgevoerd.

 

N.B. om de module Upload te kunnen gebruiken, moet je de rechten Systeembeheerder of SB - Upload hebben. Mocht je de rechten niet hebben, neem dan contact op met de systeembeheerder van je vereniging.

 

 

 

 

 

Ref: 233 / 2024-03-28

1.8.1 - Upload NBB - ISS - Sportlink

Binnenkort beschikbaar.

1.8.2 - Upload KNLTB

Binnenkort beschikbaar.

1.9 - Extra mogelijkheden

1.9.1 - AllUnited onderdelen tonen op je eigen website

Indien de organisatie een eigen website heeft kan er een koppeling gemaakt worden met de volgende modules:

  • Inschrijfformulier
  • Teampagina
  • Wedstrijdschema

Inschrijfformulier tonen op je eigen website of webpagina

Er kan een koppeling naar de database gelegd worden om het inschrijfformulier weer te geven. De koppeling ziet er als volgt uit:

<a class="menu" href="https://pr01.allunited.nl//club.php?section=[CLUB]&amp;tmode=application1">Inschrijfformulier</a>

[CLUB] – Clubnaam binnen AllUnited

Het is ook mogelijk om een link te maken naar het inschrijfformulier:

https://pr01.allunited.nl//club.php?section=[CLUB]&tmode=application1

Bij [CLUB] dient de eigen clubnaam ingevuld te worden.

Teampagina tonen op je eigen website of webpagina

Er kan een koppeling naar de database gelegd worden om een openbare teampagina weer te geven. De koppeling ziet er als volgt uit:

<a href="https://pr01.allunited.nl//club.php?section=[CLUB]&amp;tmode=team1&amp;activitycode=HC&amp;activitycatcode=SL&amp;teamcode=[TEAMCODE]">Teampagina</a>

[CLUB] – Clubnaam binnen AllUnited, ‘HCCATWYCK’

[TEAMCODE] – Teamcode uit IS4C, bijvoorbeeld ‘H01’

Wedstrijdschema tonen op je eigen website of webpagina

Er kan een koppeling naar de database gelegd worden om een openbare wedstrijdschema weer te geven. De koppeling ziet er als volgt uit:

<a class="menu" href="https://pr01.allunited.nl//club.php?section=[CLUB]&amp;tmode=schedule1&amp;activity=2">Wedstrijdschema</a>

[CLUB] – Clubnaam binnen AllUnited, ‘HCCATWYCK’

Ref: 46 / 2024-03-28

1.9.2 - Koppeling ledenmodule

De Ledenmodule binnen AllUnited maakt het mogelijk dat leden zelf kunnen inloggen en speciale transacties voor leden kunnen bekijken en uitvoeren. Dit zijn transacties die handig zijn voor een lid maar die niet voor de hele wereld toegankelijk mogen zijn. Als een vereniging de website van AllUnited gebruikt, dan is de ledenmodule van AllUnited standaard gekoppeld. Verenigingen met een eigen website kunnen zelf een koppeling maken naar AllUnited.

 

Via het menupad: Systeembeheer  > alle instellingen  > Menu voor ingelogde relaties (onder de kop algemeen) kan ingesteld worden welke gegevens toegankelijk gemaakt moeten worden voor de eigen website.

Dit is bijvoorbeeld de mogelijkheid van een lid om wijzigingen door te geven of het lidmaatschap op te zeggen.

Meerdere opties zijn mogelijk en dit is ook afhankelijk van de modules die zijn gecontracteerd.

 

 

 

 

In bovenstaand voorbeeld kan een lid zijn gegevens bijwerken en krijgt inzicht in de evenementen.

 

Via het menupad: Systeembeheer  > alle instellingen  > Club  > Kopje Ledenmodule wordt ingesteld hoe een lid inlogt en welke gegevens deze te zien krijgt om de persoonlijke gegevens bij te werken.

Bijvoorbeeld wel of geen pasfoto. Zie het scherm hieronder.

 

 

Op de eigen website kan dan een koppeling gemaakt worden naar de ledenmodule via onderstaande link.

 

Inloggen: Via het menupad: https://www.allunited.nl/beheer/index.php?section=DEMO

 

Dit is de inlog voor het DEMO systeem van AllUnited. Voor de vereniging moet DEMO vervangen worden door de clubnaam die voor AllUnited wordt gehanteerd.

Met deze link kan elk lid inloggen via onderstaand scherm.

 

 

Het lid logt in met zijn relatienummer of emailadres (afhankelijk van de instellingen hierboven)

 

Opties voor de eigen website.

Indien een vereniging gebruik wil maken van een eigen stylesheet, zodat de ledenmodule geïntegreerd is binnen de eigen website dan kan dat als volgt geregeld worden.  Dit is geen onderdeel van de serviceverlening van AllUnited en zal door de eigen webmaster uitgevoerd moeten worden:

"Het stylen van de ledenmodule kan gedaan worden  door op de site waar de ledenmodule gebruikt gaat worden een stylesheet te zetten. Deze  wordt meegegeven als als GET of POST waarde  “alt-style” wanneer gelinkt wordt naar de ledenmodule, of wanneer deze geembed wordt.  Deze stylesheet moet op het domein van de website waar op de ledenmodule gebruikt wordt gehost worden, en deze moet via HTTPS geladen worden dus die site moet een SSL certificaat hebben omdat de ledenmodule zelf ook gebruikt maakt van SSL.

Deze stylesheet wordt dan geladen na de standaard stylesheet van de ledenmodule. Op deze manier kan de gebruikte CSS op de ledenmodule overschreven worden met een eigen styling.


Ref: 47 / 2024-03-28

1.9.3 - RSS feed van je AllUnited nieuws maken

Het is bij AllUnited mogelijk om een RSS feed aan te maken voor een bepaalde nieuws bron. Bijvoorbeeld al het nieuws wat jeugdteams in uw vereniging te zien krijgen 
Als u dit wilt stuur een support ticket naar AllUnited en wij zullen het voor u opzetten wel is het belangrijk dat u specificeert voor wat voor soort nieuws u een RSS feed wilt hebben.

Ref: 504 / 2024-03-28

2 - Hoofdstuk 1: Relaties & functies

2.1 - Introductie Relaties & functies

In dit hoofdstuk worden de relaties & functies uitgelegd die voor de vereniging kunnen worden beheerd op de website. Verder wordt er ook uitgelegd hoe relaties en functies worden aangemaakt, hoe ze worden gewijzigd en hoe ze worden verwijderd. 

Binnen relates zijn een aantal relatietypes:

  • Lid
  • Sponsoren
  • Nieuwsbief
  • Overig

Relaties kunnen worden ingevoerd, zowel met de hand of via een inschrijfvorm. Dit kan zowel voor individuele leden als leden van dezelfde familie. Families kunnen zich ook inschrijven via het inschrijfvorm en zullen in de website samengesteld worden als één familie.

Bovendien kunnen aan relaties functies toegewezen worden. Hierbij moet gedacht worden aan bijvoorbeeld een voorzitter van het bestuur. Aangezien dit ook een relatie binnen de vereniging is, kan deze relatie toegewezen worden aan de functie voorzitter. Zo zijn er tal van functies die op deze manier toegewezen kunnen worden aan relaties. 

Ref: 557 / 2024-03-28

2.2 - Inschrijving nieuwe leden

Het aannemen van een nieuw lid
In onderstaand stappenplan wordt de meest gebruikte methode uiteengezet.

Stap 1:

Het nieuwe lid schrijft zich in via het formulier op de website Zie: 1.4.2 - Inschrijfformulier leden op website plaatsen

Er wordt een automatische mail verstuurd naar het nieuwe lid met een bevestiging van de aanmelding. Deze bevestiging kan ook een machtiging voor automatische incasso bevatten. Zie: 1.4.4.7 - Opmaak van inschrijfbrieven

Stap 2:

De ledenadministratie neemt de inschrijving in behandeling en geeft de route aan. Bijvoorbeeld dat de machtiging nog niet compleet is of zet deze route op TC jeugd, zodat de jeugdcommisie kan bepalen of er nog plaats is in het team etc. Zie: 1.4.1.1.3 - Route instellen voor inschrijfformulier. De ledenadministratie controleert het inschrijfformulier en zorgt dat het formulier wordt aangevuld met de juiste gegevens en dat de juiste activiteit is ingevuld.

Stap 3:

Als de aanmelding compleet is dan wordt het lid aangenomen. De ledenadministratie drukt op de knop aannemen en het nieuwe lid wordt overgenomen van het inschrijfformulier naar de ledenadministratie.

Op dat moment kan er ook weer een automatische mail naar het nieuwe lid worden gestuurd. Zie: 1.4.4.7 - Opmaak van inschrijfbrieven

Stap 4:

Het lid wordt aangemeld bij de bond. Indien er een interface met de bond bestaat dan wordt deze interface opgestart.

Menupad: Relaties> interface. Voor elke bond is de interface anders. Raadpleeg de handleiding voor de betreffende bond.

Stap 5:

Het lid krijgt een factuur voor de contributie en eventueel inschrijfgeld.

Menupad: Facturen > massafactureren stap 1. Het proces van de facturatie staat hier Zie: 6.2.1 - Innen van contributies (P)

Het proces van de facturatie loopt voor nieuwe leden via dezelfde transacties als voor bestaande leden. Er is dus geen verschil tussen 1 factuur voor een nieuw lid en alle facturen voor de periodieke contributie.

 

Ref: 130 / 2024-03-28

2.3 - Relaties en functies

2.3.1 - Relatiegegevens

Zoek je relaties. Hieronder vind je een filmpje die de basis uitlegt. Nieuw zijn de knoppen 'Selectie' en 'Grid'. Meer uitleg: [manual 838]

 schermafbeelding_2018_09_26_om_13.49.47_1.png

 au_acedemy_screeny_1.png

Inhoud instructiefilm ledenadministratie:

  • Relaties / leden beheren en zoeken
  • Nieuwe leden aanmaken
  • Toekomstige leden
  • Afgemelde relaties
  • Relatiekaart
  • Relatietypes
  • Opzegreden
  • Meerlingen
  • Overleden leden / relaties
  • Geheimhouding / geheimtypes [openbaar / ingelogde bezoeker / ingelogde groepsleden]
  • Meerdere e-mal adressen
  • Looproute
  • Gebruikersnaam koppelen aan relatie
  • Initieel wachtwoord voor inlog op website
  • Familie koppelen / families
  • Betaalwijze / betalingstermijnen 
  • Factuurontvangers zoals jeugdsportfonds
  • Iban uitbetalingen
  • Functies toewijzen / functies aanmaken
  • Oud leden / onderbroken lidmaatschap. 
  • Eventuele bondsnummers 
  • Activiteiten wijzigen met verrekenfactuur
  • Facturen blokkeren op lidniveau
  • Losse activiteiten
  • Lessen en events bij leden bekijken
  • Contracten
  • Debiteurenposten van leden en relaties
  • Aanmanen
  • Documenten koppelen aan leden en relaties
  • Relatiemutaties
  • Rapportages via selectiewizard 
  • Tickets en extra handleidingen 
Ref: 484 / 2024-03-28

Beheren van 'Relaties': wijzigen van gegevens

Op deze pagina kunnen relaties worden beheerd. Je kunt eenvoudig nieuwe relaties aanmaken of bestaande relaties aanpassen. 

Menupad: Relaties  > Relaties beheren

Wanneer je kiest voor een '+ relatie' opent er een leeg relatiescherm. Deze kun je naar wens vullen met de beschikbare informatie.
Zoals je ziet kun je, per persoon of bedrijf, veel relevante informatie kwijt. Het aantal verplicht in te vullen velden is zeer beperkt. Deze lichten vanzelf rood wanneer je klikt op 'CONTROLE' of wanneer je de relatie bewaart.  

Let op:   In principe raden we af om relaties via deze route toe te voegen. Voor het inschrijven van nieuwe relaties/ leden kan het sneller en beter zijn om via 'INSCHRIJVINGEN' te realiseren. Hier kan in een keer het gehele profiel van een nieuwe relatie/ lid worden ingevoerd en bovendien worden er dan gelijk een controles uitgevoerd of dit lid niet toevallig al bestaat of familieleden/huisgenoten ingeschreven heeft staan.
Wanneer je dit doet via 'RELATIES BEHEREN' dan moet je de informatie in verschillende tabbladen invoeren. Dit kan pas nadat je de basis informatie van het lid hebt ingevoerd en opgeslagen. Relaties inschrijven kan via  Menupad: Relaties > Inschrijvingen Zie: 1.4.1 - Inschrijfformulieren voor leden

Er bestaat ook de optie is om de knop '+ Relatie' aan te passen in '+Inschrijving', of een optie uit beide mogelijkheden. Zodat een relatie eenvoudig via een inschrijfformulier aangemaakt kan worden.

Dit kan je instellen via Relaties > Instellingen > Blok algemeen > Algemeen. Daar kan je onderaan selecteren welke knop je zou willen zien.
Let op: Het is verstandig om hiervoor een apart inschrijfformulier te maken. Daarin kan je dan alle mogelijkheden instellen die voor die relaties ingesteld dienen te worden. Denk bijvoorbeeld aanactiviteiten, lessen, evenementen, funcies, diploma's of contracten.

Hieronder vind je meer informatie over de belangrijkste relatiekaart velden.

Uitleg over blok 'RELATIE' 

Veldnaam 

Omschrijving

Relatienummer Hierin komt het automatisch gegenereerde nummer van de relatie
Relatietype

Het veld relatietype bevat een lijst met de relatietypes die beschikbaar zijn. Standard zullen het relatietype lid en overig aanwezig zijn. Het type Overig kan dan gebruikt worden voor crediteuren, sponsors overige relaties.

Het relatietype bepaalt onder anderen:
- Of iemand  mag inloggen op de website en clubapp.
- Of het lidmaatschap automatisch wordt gekopieerd van het ene seizoen naar het andere.
- Of er automatisch inschrijfgeld in rekening wordt gebracht etc.

LET OP: Aan het relatietype zijn diverse instellingen gekoppel. Zie: Zie: 2.4.1 - Relatietypes
Het is daarom belangrijk om te overleggen met AllUnited wanneer er een nieuw relatietype toegevoegd moet worden. Zo kunnen wij je adviseren over de aangeraden instellingen.

Vanaf datum

Dit is de datum vanaf wanneer de relatie actief/geldig is. Voor een lidmaatschap is het erg belangrijk dat hier de juiste begin datum staat.

Waarom is dit belangrijk?
Bij deze even een voorbeeld:

Een vereniging kent een seizoen van 1 januari t/m 31 december. Een lid meldt zich aan in november en in de vanafdatum wordt 15/11 als datum ingegeven. Dan is het lid dus actief/lid vanaf 15/11 en zal er nog een (deel)factuur voor het huidige seizoen aangemaakt worden.
Let op: deelfacturen worden niet automatisch gegenereerd. Hiervoor moet je in de contributiesleutel Korting voor kortere periode instellen.

Als het de bedoeling is dat het lidmaatschap pas vanaf 01/01 in moet gaan, dan moet de vanaf datum ook op 01/01 staan.

t/m datum

Dit is de einddatum van het lidmaatschap. Ook hier is het erg belangrijk dat deze einddatum goed ingevuld wordt.

Waarom is dit belangrijk?
Bij deze even een voorbeeld:

Een vereniging kent een seizoen van 1 januari t/m 31 december. Een lid meldt zich af in januari en in de t/m datum wordt 15/01 als datum ingegeven. Dan is het lid dus lid t/m 15/01 en zal er een nog een (deel)factuur voor het nieuwe seizoen aangemaakt worden.
Let op: deelfacturen worden niet automatisch gegenereerd. Hiervoor moet je in de contributiesleutel "Korting voor kortere periode" instellen.

Als het de bedoeling is dat het lidmaatschap eindigt per 31/12, dan moet de t/m datum ook op 31/12 staan.

Reden

In dit veld vind je de lijst met beschikbare opzegredenen.

Deze lijst kan beheerd worden via menupad: instellingen > opzegreden (kop relaties).

 

Blok persoonlijke gegevens

Alleen de veldnamen met een bijzondere betekenis worden hieronder beschreven. 

Veldnaam 

Omschrijving

Bedrijfsnaam Het veld Bedrijfsnaam kan worden ingevuld wanneer er bijvoorbeeld een relatie aangemaakt wordt voor een crediteur.

Wanneer je de informatie van de contact persoon ook wilt toevoegen, dan zijn de velden Achternaam, Voornaam en Voorletter allemaal verplicht in te vullen.

Nummer leverancier Dit is het leveranciersnummer voor de crediteuren.

Dit kan ook de verkorte naam van het lid zijn, als deze de declaraties indient.
Achternaam Als het veld achternaam wordt gevuld, dan moeten ook de velden voornaam en voorletters worden gevuld.

Indien dit niet gewenst is, bijv. bij andere relaties dan leden, dan kunnen er spaties in deze velden ingezet worden.
Geboortenaam Het wordt niet geadviseerd dit veld te gebruiken bij sportverenigingen met een bondskoppeling. De meeste interfaces met de bonden kennen dit veld namelijk niet.

We raden hiervoor aan bij Achternaam de dubbele achternaam in te voeren. Dus achternaam + geboortenaam.
Overleden

Het is belangrijk om dit veld te vullen wanneer een relatie is overleden. Daarmee wordt voorkomen dat er informatie aan deze relatie wordt gestuurd.

Een voorbeeld:
er wordt een reünie gehouden en alle oud-leden worden ook uitgenodigd. Relaties die een gevulde overlijdensdatum hebben, worden dan niet uitgenodigd. Ook zal de t/m datum voor deze relatie automatisch worden ingevuld wanneer er op Bewaren of Controlen wordt geklikt.

Heeft de vereniging een koppeling/interface met de bond?

Let op: Dan moet dit voor jullie anders ingevuld worden!

Voer in dit geval altijd eerst de einddatum in op de relatiekaart. Een lid moet namelijk eerst afgemeld zijn bij de bond.

Draai vervolgens de interface en vul daarna op de relatiekaart pas de overlijdingsdatum in.

Activiteiten nakijken na overlijden
Let op: Wanneer er een nieuw seizoen is begonnen voor de datum van overlijden, zal deze nog zijn aangemaakt voor het lid.  Het systeem gaat er dan vanuit dat er nog een verplichting is voor een deel van het seizoen.

Als de activiteiten voor een nieuwe seizoen reeds zijn aangemaakt, en als er een activiteit is waarvan het seizoen begint voor de datum van overlijden dan moet deze activiteit handmatig verwijderd worden.

Nationaliteit Hier kan de nationaliteit van het lid worden ingevoerd. Zie: 1.5.3 - Nationaliteiten
Inschrijfnummer Dit veld wordt automatisch gevuld met het inschrijfnummer wanneer de relatie via een inschrijfformlier is aangemaakt.

Let op: Heeft iemand zich meerdere keren ingeschreven, dan zal alleen het eerste formulier getoond worden.
Pasfoto

Het is mogelijk om een pasfoto toe te voegen. De pasfoto moet duidelijk en goed gelijkend zijn.

Het goedkeuren van de foto is de verantwoordelijkheid van de ledenadministratie.  Als deze optie niet wordt getoond dan staan de instellingen niet goed. Zie: Zie: 2.4.1 - Relatietypes

Blok privacy

In dit blok zijn de gewenste privacy instellingen van de relatie in te stellen. Als relaties inlogrechten hebben, dan kunnen zij dit via hun profiel ook zelf aanpasen.

Hiermee kan aangegeven worden wanneer de prive gegevens getoond mogen worden en wanneer niet. En welke informatie nooit getoond mag worden. Dit blok is vooral van toepassing bij het gebruik van de website/app of de ledenmodule.

Let op: De 'zwaarste' privacy instelling is altijd leidend voor welke informatie getoond wordt.

Dus als bij een lid de privacy op 'Openbaar' ingesteld wordt, maar de vereniging heeft ingesteld dat alle persoonsinformatie geheim moet blijven (zelfs achter de inlog), dan zullen de gegevens van dat lid niet worden getoond.

Dit zelfde geldt natuurlijk ook anders om. Staat bij de vereniging ingesteld dat het e-mailadres wel achter de inlog beschikbaar moet zijn maar een lid geeft aan dat dit geheim moet zijn, dan zal bij dit lid het e-mailadres nooit te zien zijn.

Veldnaam 

Omschrijving

Privacy instellingen

Dit zijn de basis instellingen voor de zichtbaarheid van relatie gegevens.
Hier zijn 4 keuzeopties:

  1. Openbaar:
    Zichtbaar zoals gesteld binnen het privacy reglement van de vereniging, mits ook zo ingesteld op verenigingsniveau via de instellingen.
  2. Ingelogde bezoekers:
    Alleen zichtbaar voor relaties/leden met inlogrechten.
    Vanaf dat punt is de zichtbaarheid zoals gesteld binnen het privacy reglement van de vereniging, mits ook zo ingesteld op verenigingsniveau via de instellingen.
  3. Ingelogde groepsleden:
    Alleen zichtbaar voor groepsleden, zoals bijv. teamgenoten/mede cursisten of mede commissieleden.
    Vanaf dat punt is de zichtbaarheid zoals gesteld binnen het privacy reglement van de vereniging, mits zo ingesteld op verenigingsniveau binnen AllUnited, maar dan alleen zichtbaar voor groepsleden, zoals bijv. teamgenoten/mede cursisten of mede commissieleden
  4. Gebruikers:
    Alleen zichtbaar voor de functionarissen
    met toegang tot de NAW-gegevens binnen de ledenadministratie. Dit is vaak alleen de systeembeheerder en de ledenadministratie.
Niet tonen

Hier kan voor de relatie/lid aangeven worden welke gegevens, binnen het aangegeven niveau van de privacy instellingen, niet getoond mogen worden.

Let op: Wanneer gekozen wordt op "Telefoon/Mobiel/Fax (ICE)" op "Niet tonen"in te stellen, dan zullen deze nummers alleen zichtbaar zijn voor functionarissen die toegang hebben tot de NAW-gegevens binnen de ledenadministratie.
Trainers en andere functionarissen krijgen deze nummers dus niet te zien.

Geen beeldmateriaal gebruiken

Als dit aangevinkt staat wil het lid niet dat hij/zij duidelijk herkenbaar op beeldmateriaal wordt getoond, die wordt gebruikt voor communicatiemiddelen, zoals de website, app en nieuwsbrief.

Blokkeer commerciële berichten   

Hier kan aangevinkt worden dat iemand geen commerciële mail (binnen de definitie die de vereniging zelf stelt) meer moet ontvangen. Bij elke mail kan een vereniging nu aanvinken of deze mail als al dan niet commercieel beschouwd moet worden. Indien dit aangevinkt is, dan ontvangt dit lid deze mail niet.

Clubblad/Nieuwsbrief

Hier kan je drie niveaus instellen:

  1. Automatisch (iemand ontvangt dit al dan niet zoals dit is ingesteld is via Relaties > Instellingen [Blok relaties] > Relatietypes)
  2. Versturen (iemand heeft een relatietype die dit normaal gesproken niet ontvangt, maar wil hem toch ontvangen of je stelt dit in als het familiehoofd hem niet wil ontvangen en geblokkeerd staat, maar een ander gekoppeld familielid wil hem wel ontvangen)
  3. Blokkeren (iemand heeft ene relatietype die normaal gesproken ontvangt, maar wil hem niet ontvangen)

 

Blok adresgegevens

Indien de relatie een bedrijf is, dan kan naast het adres ook het postadres bijvoorbeeld van de postbus ingevuld worden. Facturen etc worden dan naar dat adres verstuurd.

Als de blokken van postcode en huisnummer grijs zijn, is er hoogstwaarschijnlijk een familiekoppeling. Grijze velden kunnen alleen bij het familiehoofd gewijzigd worden en dan wordt het bij alle gekoppelde relaties aangepast.

Veldnaam 

Omschrijving

Land Indien een ander land nodig is dan de keuze aangeeft, dan kan dat bij de instellingen geregeld worden. Zie: 1.5.2 - Landen aanmaken, aanpassen

 

 Blok communicatie

Veldnaam 

Omschrijving

Aanschrijftitel Dit veld is voor de eigen informatie. Het wordt niet gebruikt bij de facturatie of bij brieven.
Telefoon/mobiel/fax Er zijn 3 velden beschikbaar. Het veld fax kan ook voor een derde telefoonnummer gebruikt worden. In dat geval kan AllUnited de omschrijving aanpassen.
email Meerdere emailadressen zijn mogelijk. Emailadressen moeten dan door ; gescheiden worden. Zie ook het filmpje hieronder. Let op, zorg dat het 'hoofd' e-mailadres (dus het adres dat bij de relatie zelf hoort en ook naar hem of haar gestuurd wordt) als eerste ingevuld wordt.
Link Bij bedrijven kan hier een link opgenomen worden naar de website
Inlognaam Indien een gebruiker tevens als relatie in het systeem staat, dan kunnen deze gegevens hier gekoppeld worden door hier de gebruikersnaam in te voegen. De gebruikersnaam kan gevonden worden via het Menupad: Systeem beheer > gebruikers
Initieel wachtwoord Hier kan een initieel wachtwoord ingevuld worden. Hiermee kan dan ingelogd worden op de website indien ook de website van AllUnited wordt gebruikt. 
LET OP: Het is niet nodig om voor alle relaties hier een initieel wachtwoord in te geven. Dit is alleen nodig om te testen en om leden te ondersteunen die problemen hebben met het inloggen.

 

 au_acedemy_screeny_1.png

Blok familie

Als er een familie is samengesteld dan staat in dit veld het relatienummer van het familiehoofd of het familielid.

Voor het samenstellen van families wordt verwezen naar de transactie families samenstellen Zie: 2.3.4 - Families samenstellen.

Blok financieel

Veldnaam 

Omschrijving

 Betaalwijze Dit veld moet gevuld zijn als er gekozen is voor automatische incasso. Bij een andere keuze kan het veld leeg zijn.
 Betalingstermijn

Hier kan een keuze gemaakt worden in betaling in 1 of meerdere termijnen. De standaardkeuze kan bij de instellingen vastgelegd worden via het menupad: Relaties > instellingen > betaalwijze voor automatische incasso. Voor leden zonder automatische incasso wordt de betalingstermijn standaard vastgelegd via het menupad: Facturatie > instellingen > Betalingstermijn. In de meeste gevallen kan dan het veld leeg gelaten worden. Alleen de uitzonderingen worden vastgelegd. Zie: 6.4.1 - Betalingstermijn

 IBAN Hier komt het IBANnummer. Het IBAN nummer moet ingevuld worden zonder spaties. Wordt een bankrekening gewijzigd, dan is formeel ook een nieuwe machtiging nodig. In ieder geval moet het veld machtigingsdatum ook aangepast worden. Zie: 10.1 - Relatiebeheer (FAQ)
 BIC Bij Nederlandse bankrekeningen wordt het veld BIC automatisch gevuld. Bij buitenlandse bankrekeningen moet het veld BIC wel zelf gevuld worden.
Kenmerk machtiging Dit veld kan leeg gelaten worden. Als dit anders wordt ingevuld, moet zelf gezorgd worden dat dit veld een unieke waarde heeft. Blijft het leeg dan neem het systeem standaard het unieke relatienummer als kenmerk.
datum Dit is de datum waarop de machtiging voor de automatische incasso is afgegeven. Dit veld moet gevuld zijn, anders kan er geen incasso plaatsvinden. Indien het Iban nummer wordt gewijzigd, dan dient er ook altijd een nieuwe machtigingsdatum ingevuld te worden. De bank verlangt officieel bij een wijziging van het Ibannummer een nieuwe machtiging, dus zal de oude machtigingsdatum niet meer accepteren. 
BTW, KvK Optioneel te gebruiken
Burgerservicenummer, sociale dienst pas Deze velden zijn optioneel te gebruiken. Veel gemeentes kennen een pas voor minima, zodat ze toch kunnen sporten. Namen hiervoor zijn Ooievaarspas, Utrechtpas, Rotterdampas etc. De gemeente wil dan een overzicht van de leden die hiervan gebruik maken. Met behulp van deze velden kan dan een lijst samen worden gesteld.
Factuurverzamelaar In dit veld kan het relatienummer van een andere relatie gevuld worden. Deze ontvangt dan de factuur. Een voorbeeld is bijvoorbeeld dat de Gemeente of een andere organisatie de kosten van het lidmaatschap overneemt. De factuur gaat dan niet naar het lid, maar naar deze organisatie. De gegevens van deze organisatie worden dan in het systeem opgenomen als een relatie en het relatienummer wordt hier ingevuld.
E-mail factuurontvanger Hier kan een afwijkend emailadres ingevuld worden indien de factuur naar een ander emailadres moet dan de andere communicatie met het lid. Bijvoorbeeld de factuur moet naar de ouder, maar de nieuwsbrief moet wel naar het lid zelf. In dat geval wordt hier het emailadres van de ouder ingevuld.
IBAN(uitbetalingen) Hier kan een apart IBAN nummer opgegeven worden voor uitbetalingen aan de relatie. Bijvoorbeeld het lidmaatschap van de vereniging wordt door de ouder betaald, maar het lid zelf is trainer voor een jonger team en ontvangt daarvoor een vergoeding op zijn eigen bankrekening. Dan staat bij IBAN de bankrekening van de ouder en hier de bankrekening van het kind.

  

Blok diverse waarden

Dit gedeelte kan gebruikt worden indien er gegevens vastgelegd moeten worden, waarvoor standaard geen veld in het systeem aanwezig is. Bijvoorbeeld er is een veld nodig om het nummer van een deurpasje vast te leggen.

De omschrijving van het veld dus waarde 1 kan door AllUnited dan vertaald worden in pasnummer. Van het Waardeveld kan overigens ook een selectbox gemaakt worden. Zie: 1.5.8 - Veldinstellingen voor verplichte velden

Opmerkingen: Dit is een vrij veld om opmerkingen in vast te leggen.

De relatie kent naast het hoofdscherm zoals hierboven beschreven de volgende tabbladen:

Ref: 116 / 2024-03-28

FAQ Wijzigen pasfoto lukt niet bij de relatie

De procedure is dat er geen vinkje wordt gezet bij de foto die er al in staat om deze te verwijderen,  maar dat er direct een nieuwe foto opladen wordt.

Deze overschrijft dan de foto die er al in staat en dan wordt het nummer in de database ook direct opgehoogd, zodat het duidelijk is, dat het om een nieuwe foto gaat.

Als de foto eerst verwijderd wordt dan werkt het niet goed.

Ref: 246 / 2024-03-28

FAQ incasso wordt geweigerd

Indien een incasso wordt geweigerd dan kan dit een aantal oorzaken hebben.

Het saldo kan ontoereikend zijn, het IBAN nummer kan geblokkeerd zijn voor incasso etc. Het kan ook zijn dat het IBAN nummer gewijzigd is en dat verzuimd is om een nieuwe machtigingsdatum in te geven. Bij het wijzigen van het IBAN nummer is formeel ook een nieuwe machtiging nodig, vandaar dat de machtigingsdatum ook aangepast moeten worden. Dus wordt het IBAN nummer gewijzigd, dan moet ook de machtigingsdatum aangepast worden naar de datum waarop het IBAN nummer is gewijzigd.

In veld 'T.n.v.' mogen geen leestekens gebruikt worden!

 

 

 

 

 

Ref: 342 / 2024-03-28

2.3.1.1 - Tabblad activiteiten

Menupad : Relaties > Relaties beheren > selecteer 1 relaties

Nadat een relatie is geselecteerd kan er gekozen worden voor het activiteiten in het menu bovenaan.

Op het volgende scherm worden drie zaken bijgehouden.

  1. Bij Persoonlijke gegevens worden in het veld facturatie instructies de uitzonderingen genoteerd. Het is het communicatiemiddel tussen de ledenadministratie en de penningmeester.
  2. De status van de interface met de bond als dit van toepassing is. Dit staat onder Bondsinformatie
  3. De Activiteiten per seizoen. Hier staan alle activiteiten van een lid per seizoen en als de activiteit is gefactureerd is er ook een factuur aan gekoppeld. Hier is dus de historie van het lid te zien.
  4. Via de activiteiten per seizoen kan een aanvullende factuur gestuurd worden. Dit kan alleen als binnen het seizoen en binnen een activiteit een lid omgezet moet worden.
    Voorbeelden daarvan kunnen zijn:
    1. Bij tennis van actief lid, naar niet actief lid bij een blessure.
    2. Bij atletiek van wedstrijdatleet naar recreant.
    3. Bij hockey van spelend lid naar niet spelend lid etc.

 

1. Persoonlijke gegevens

De persoonlijke gegevens die hier worden getoond zijn overgenomen van het hoofdscherm. Deze gegevens kunnen op dit scherm niet worden aangepast.

In bovenstaand scherm is het veld facturatie instructies erg belangrijk. De ledenadministratie kan in dit veld aangeven wat er met de facturatie moet gebeuren. Bijvoorbeeld een lid is geblesseerd geraakt en hoeft maar 50% van de contributie te betalen.  Op het moment dat de penningmeester gaat factureren, ziet hij deze instructie en kan ermee rekening houden. Het is een belangrijk communicatiemiddel tussen de ledenadministratie en de penningmeester.  Vul dit veld dus altijd in als er uitzonderingen zijn.

 

2. Bondsinformatie

 

In bovenstaand scherm staat onder Bondsinformatie eventueel de sport, het bondsnummer en de status van de interface. Deze velden worden normaal gesproken alleen door de interface gevuld. In uitzonderingsgevallen kan het nodig zijn het bondsnummer aan te passen. Alleen gebruikers met het profiel SYSTADM kunnen deze aanpassingen doen. Is er geen sprake van een bondsnummer, een interface of meerdere activiteiten waarvan de begin en einddatum bijgehouden moet worden, dan wordt dit gedeelte niet getoond.

 

3. Activiteiten per seizoen

Onder Activiteiten per seizoen staat de historie van de activiteiten per seizoen. Ook het factuurnummer wordt hier getoond. Met een dubbelklik op het factuurnummer kan deze geopend worden om de factuur te bekijken.

Eventuele wijzigingen van de activiteiten kunnen hier doorgevoerd worden. Zorg dat het systeem in de wijzig modus staat. Dit kan door in de menubalk bovenin op wijzigen te klikken.

  • Een activiteit wijzigen kan door de categorie te wijzigen of een ander team te kiezen etc. (N.B. Is de activiteit al gefactureerd? Klik dan hier om te kijken hoe je de betreffende activiteit/categorie alsnog kan wijzigen.
  • Een activiteit voor facturatie blokkeren kan door het vinkje F.B. aan te vinken.
  • Een activiteit verwijderen kan door onder vw (verwijderen) een vinkje te zetten en daarna op bewaren te drukken.
  • Een nieuwe activiteit toevoegen. Boven de knop voeg toe is het mogelijk om een nieuwe activiteit uit de tabel te selecteren. Door te klikken op Klik voor keuze wordt de tabel getoond. Door op bewaren te drukken wordt deze toevoeging opgeslagen.

Met de knop bewaren worden alle wijzigingen bewaard.


4. Verkeerde activiteit gefactureerd / activiteit wijzigen na facturatie

Wilt u de activiteit aanpassen na facturatie? Dus is de activiteit of contributie reeds gefactureerd, dan kan de categorie nog wel aangepast worden. Bijvoorbeeld iemand was tijdelijk rustend lid i.v.m. een blessure, dan kan deze weer naar spelend lid omgezet worden. Of een recreant kan naar een wedstrijd lid omgezet worden etc.

Als een activiteit gefactureerd is, dan is de categorie onderstreept. Zie voorbeeld hieronder.  De categorie is hier geel gemarkeerd voor de herkenbaarheid.

Na het doorklikken op de categorie komt onderstaand scherm in beeld.

Hier kan de categorie gewijzigd worden. Een omzetting in categorie kan gevolgen hebben voor de interface.
In dit voorbeeld van spelend lid naar niet spelend lid. Direct wordt ook het verschil in contributie getoond. Er zijn hier twee opties:

1. Met de knop bewaar (zonder factuur) wordt de wijziging van de categorie alleen bewaard.

2. Met de knop bewaar en factuur aanmaken, wordt direct doorgelinkt naar een nieuwe factuur. Dit is een manuele factuur.

De volgende keuzes kunnen nog gemaakt worden.

  1. Als het bedrag negatief is kan het factuurtype omgezet worden in man. creditnota
  2. De factuurdatum. Standaard wordt hier de datum van de wijziging genomen. Indien een andere datum gewenst is, dan kan dat worden aangepast.
  3. De betalingstermijn wordt overgenomen van de relatiekaart en kan worden aangepast. Bijvoorbeeld als bij het lid standaard in 2 keer wordt geïncasseerd kan dit nu omgezet worden in 1 keer.
  4. De omschrijving kan worden aangepast. Bijvoorbeeld een nadere specificatie waarom de correctie plaatsvindt.
  5. De prijs. Bijvoorbeeld indien iemand in de loop van het seizoen omgezet wordt naar een andere categorie, moet misschien niet het totale verschil gefactureerd worden.

Met de knop boeken is de factuur definitief.

 

LET OP: Het is alleen mogelijk om de categorie aan te passen en niet de activiteit. Een activiteit kan aan een ander seizoen gekoppeld zijn, waarvoor andere regels gelden. Bij een wijziging van de activiteit moet de factuur gestorneerd worden en een nieuwe worden aangemaakt.

Als de manuele facturen nog niet eerder werden gebruikt dan kan het nodig zijn om daar nog een factuur layout aan te koppelen.

 

Ref: 117 / 2024-03-28

2.3.1.2 - Tabblad functies

Tabblad functies 

screenshot_1.png

Hier kan bij elk lid de functie(s) worden bijgehouden.  Bijvoorbeeld voorzitter, secretaris, maar ook de barcommissie, scheidsrechter, trainer, coach.

Indien de website van AllUnited wordt gebruikt kan er een automatische koppeling zijn met een commissiepagina. Deze pagina maakt dan gebruik van de gegevens die hier worden vastgelegd.

Tip: kies eerst de functie die u aan de relatie wilt geven en klik hierna op de controle knop dan komen pas alle mogelijke opties voor de functie te voorschijn 

De volgende velden kunnen hier ingevuld worden.

Veldnaam 

Omschrijving

Indien dit veld wordt aangevinkt, wordt deze regel verwijderd bij het bewaren van de mutatie
Functie

Hier kan de functie worden gekozen die is vastgelegd bij de instellingen. De functiegroep wordt tussen haakjes getoond. 
De functies worden onderhouden via het menupad: Relaties >  instellingen > functies

Functie details Hier kan een nadere definiëring van de functie plaatsvinden
Activiteit/Team Via de tabel functies kan ook aangegeven worden of het om een teamfunctie gaat. Dan wordt hier ook het team getoond. Het is meestal niet nodig om hier de activiteit of het team in te geven.
Vanaf De vanaf datum van een functie is verplicht. Deze datum bepaalt ook per wanneer de functie zichtbaar is op de website als er een koppeling is gemaakt met de website. Bijvoorbeeld een commissiepagina.
T/m De einddatum geeft het einde van de functie aan. Op die datum verdwijnt de functie ook weer van de website als er een koppeling is gemaakt.
Opmerkingen Hier is ruimte voor een uitgebreide opmerking over de functie. Bijvoorbeeld de inhoud van de portefeuille.

Via het menupad : Communciatie & rapportages > Rapportages > functielijst is een lijst van alle functionarissen op te vragen.

Functies kunnen ook belangrijk zijn voor het doorgeven van speciale functies naar de bond. Voor de KNHB en de Atletiek Unie is het mogelijk functies via de interface door te geven. Bij de andere interfaces wordt dit niet ondersteund. Als een relatie alleen voor de functie van bijvoorbeeld scheidsrechter of jurylid doorgestuurd moet worden naar de bond, dan hoeft deze relatie geen extra activiteit te hebben, maar kan op basis van de functie doorgestuurd worden via de interface.

Voor de KNHB Zie: 12.1.1 - Bondgerelateerde functiecodes
Voor de Atletiek Unie Zie: 12.1.1 - Bondgerelateerde functiecodes

 Let op: Er is een speciale functie namelijk de functie "Relatie inactief".
Deze functie wordt automatisch toegevoegd als via het inschrijfformulier een lid wordt aangenomen, die al eerder lid was. 
De functie voorkomt dat voor de periode dat iemand geen lid was ook automatisch activiteiten worden toegevoegd.
Het is ook mogelijk om deze functie zelf toe te voegen. Bijv. om duidelijk te maken dat het om een onderbroken lidmaatschap gaat en er dus geen sprake is van een jubileum.

AllUnited gaat op een speciale manier om met deze functie.

Ref: 494 / 2024-03-28

2.3.1.3 - Tabblad lessen

Menupad: Relaties beheren > Relatie selecteren >  tabblad lessen

Via bovenstaand menupad wordt onderstaand scherm getoond.

Hier wordt getoond aan welke les/cursus iemand deelneemt. Als de les gefactureerd is, dan staat hier ook het factuurnummer. 

Via dit scherm is het ook mogelijk om iemand aan een les/cursus te koppelen.

Ref: 118 / 2024-03-28

2.3.1.4 - Tabblad contracten

Menupad: Relaties  > Relaties beheren > Tabblad contracten

Op het tabblad contracten worden de contracten van de relatie getoond. Bijv. sponsorcontracten.

Natuurlijk kan er ook een contract vastgelegd worden voor baanhuur of andere zaken.

Via het menupad wordt onderstaand scherm getoond.

Hier kunnen 1 of meerdere contracten worden vastgelegd. Alleen als men op wijzigen staat, kunnen nieuwe contracten worden toegevoegd of contracten worden gewijzigd. In de menubalk bovenin kan de status weergeven omgezet worden naar wijzigen en vice versa.

 

Veldnaam 

Omschrijving

  Als dit veld wordt aangevinkt dan wordt het contract na het drukken op bewaren verwijderd. Een contract kan alleen verwijderd worden als er nog geen facturen aan het contract gekoppeld zijn. Een contract dat is gefactureerd kan alleen beëindigd worden door de einddatum erin te zetten.
 Contracttype Het contracttype wordt bijgehouden via instellingen > contracten. Het contrattype bepaalt op welke grootboekrekening de omzet geboekt moet worden, of BTW in rekening moet worden gebracht. Ook kan er een vaste omschrijving en een vast bedrag ingevuld worden. Zie: 5.3.2 - Contracttypen
 Referentienr. Dit is een vrij veld om een referentie van het contract in te geven. Kan ook leeg blijven.
 Vanaf datum Dit is een verplicht veld. Dit is de ingangsdatum van het contract.
LET OP: Het is belangrijk om de start van een reeds bestaand contract te laten ingaan op het moment dat het contract ook voor het eerst vanuit AllUnited gefactureerd moet worden. Anders worden er met terugwerkende kracht ook facturen klaargezet voor de oudere jaren.
 t/m datum

Als het contract beëindigd wordt, dan wordt hier de einddatum van het contract vermeld.
LET OP: De einddatum bepaalt of er een factuur voor een volgende periode wordt aangemaakt.
Voorbeeld:

  1. Vanaf datum is 1 januari 2013 en t/m datum is 31 december 2013. Het contract eindigt VOOR de nieuwe verlengdatum van het contract. Er zal geen factuur voor het nieuwe jaar aangemaakt worden.
  2. Vanaf datum is 1 januari 2013 en t/m datum is 1 januari 2014. Het contract eindigt NA of OP de nieuwe verlengdatum van het contract. Er zal wel een factuur voor het nieuwe jaar aangemaakt worden.

Lukt het niet de einddatum te zetten, dan is er al een factuurregel voor de nieuwe periode aangemaakt. In dat geval moet eerst de factuurregel verwijderd worden. Daarna kan de einddatum gezet worden. Zie ook factuurregels hieronder.

 Bedrag Hier wordt het bedrag van het contract ingegeven. De instellingen van het contracttype  bepalen of het bedrag in of exclusief BTW moet zijn. Via het menupad:  Contracten Instellingen > contracttypen (onder de kop contracten) kan dit ingesteld worden. Zie: 5.3.2 - Contracttypen
 Korting Hier kan een kortingspercentage aangegeven worden, dat op het contract toegepast moet worden.
 Factuur frequentie Dit is de frequentie van het aanmaken van de factuur. Moet er elk jaar een factuur verstuurd worden, dan staat deze op jaarlijs. Moet er elk kwartaal een factuur verstuurd worden, dan staat hier kwartaal. Zie: 5.3.1 - Contractperioden
 Omschrijving Dit is de omschrijving die op de factuur wordt meegenomen.
Factuurregels

Door dit aan te vinken wordt de factuurregel verwijderd.
Dus moet een contract beëindigd worden en wordt de einddatum niet geaccepteerd, dan moet hier de factuurregel voor de nieuw periode verwijderd worden voordat de einddatum gezet kan worden.
Dit kan alleen als deze periode nog niet is gefactureerd.

Datum Begindatum van de te factureren periode
Factuurnummer Is gevuld met factuurnummer als de periode is gefactureerd

De facturen voor de contracten kunnen via het Menupad : Facturatie  > 1.massa factureren aangemaakt worden.

Via het Menupad: Communicatie & Rapportages > sponsoring > contracten  kan een overzicht van de contracten opgeroepen worden.

 

Ref: 119 / 2024-03-28

2.3.1.5 - Tabblad debiteuren

Menupad: Relaties  > Relaties beheren > Tabblad debiteuren

Onderstaand scherm wordt getoond.

De opbouw van het scherm is als volgt:

    1. In de menubalk bovenin het scherm staan de extra opties. Hier wordt het scherm getoond in de wijzigen modus. In de weergave modus zijn er minder opties.
        1. Nieuw document
          Hiermee kan een nieuw document gemaakt worden. Bijvoorbeeld om een correctie te maken.
        2. Aanmaanbrief
          Hiermee kan een individuele aanmaanbrief gemaakt worden. Hiervoor moet het aanmaanniveau bij een open post op het juiste aanmaanniveau gezet worden. Zie: 7.3.8 - Aanmanen.
        3. Kaart afdrukken
          Hiermee kan een overzicht gemaakt worden van alle posten.
        4. Documentenbeheer
          Hiermee is het mogelijk om digitaal documenten vast te leggen. Bijvoorbeeld een mail over de betaalachterstand of een brief die is ontvangen.

 

  1. Bij relatie wordt een deel van de relatiekaart herhaald.Er zijn hier twee extra opties.
    1. Aantekeningen maken om de betaalafspraken met het lid vast te leggen. 
    2. Facturatie instructies meegeven. Bijvoorbeeld als geconstateerd is dat een factuur niet juist is en deze gecorrigeerd moet worden.
  2. Bij de open posten staat alle facturen die nog niet (geheel) zijn betaald of nog niet zijn vereffend met de betaling. Deze posten worden meegenomen bij de aanmaningen als ze zijn vervallen. Door op het factuur nummer te klikken (in dit voorbeeld 40000031) wordt de factuur getoond. Zie: 6.3.2 - Factuur (debiteur) afdrukken bekijken
    Door op het documentnummer te klikken (in dit voorbeeld 30000047) wordt het document getoond.
    Zie verder bij debiteurenbeheer voor alle mogelijkheden. Zie: 7.3.4.1 - Debiteurenbeheer Voor vereffenen Zie: 7.3.4.2 - Vereffenen van postenVoor het bepalen of een post meegaat met de incasso zijn twee velden van belang.
    1. De vervaldatum. Deze datum bepaalt of een factuur meegaat met de automatische incasso. Ligt de datum in de toekomst, dus voorbij de datum die bij het aanmaken van de incasso staat aangegeven of wordt ingegeven, dan wordt deze post niet meegenomen.
    2. De verwerkingsdatum. Deze staat in bovenstaand voorbeeld tussen de factuurdatum en het bedrag van de factuur.  Als deze gevuld is, dan gaat een factuur ook niet mee in de incasso. Deze datum wordt gevuld als een factuur reeds eerder is meegegaan in een incasso batch en geweigerd is of de incasso is teruggetrokken. Er zal dan eerst gecontroleerd moeten worden of het IBAN-nummer wel juist is of dat de bankrekening geblokkeerd is voor automatische incasso. Pas als de oorzaak van het niet kunnen incasseren is opgelost, kan de verwerkingsdatum worden weggehaald. Daarna gaat de post weer mee met het aanmaken van de incasso's. Zie: 7.3.9 - Autoincasso/betalingen.
      Deze datum kan ook handmatig ingevuld worden als men niet wil dat een post meegaat in de incasso. Maak dan ook gelijk een opmerking waarom deze post niet mee mag in de incasso, zodat duidelijk is dat het veld handmatig is gevuld.
  3. Onder de kop Vereffend staan de factuur die betaald of geïncasseerd zijn. Hier hoeft niets meer mee te gebeuren. Deze gegevens staan hier als naslagwerk om te kijken wat er is gebeurd.
Ref: 120 / 2024-03-28

Debiteurenbeheer

Het debiteurenbeheer bestaat uit de volgende elementen:

  1. Het maken van correcties op uitgaande facturen
  2. Handmatige facturen
  3. Het vereffenen van posten Zie: 7.3.4.2 - Vereffenen van posten
  4. Het verwerken van een teruggetrokken incasso
  5. Verwerken van aanmaanboetes
  6. Factuurblokkade
  7. Een factuur opsplitsen in meerdere documenten (betalingsafspraak)
  8. Een factuur en betaling of een creditnota samenvoegen via de knop splitsen (zodat verschil kan worden geïncasseerd)
  9. Een post die nog niet is vervallen, toch meenemen bij een incasso.

 

1. Het maken van correcties op uitgaande facturen

Via de lijst niet geboekte facturen

Zolang de facturen nog niet zijn geboekt kunnen correcties aangebracht worden in de lijst niet geboekte facturen. Bijvoorbeeld  bij leden die langdurig ziek zijn geweest of als er speciale afspraken zijn gemaakt.Maak hiervoor ook gebruik van het veld facturatieinstructies. Zie hiervoor de handleiding Facturatie en incasso.

Via het storneren van een factuur

Als een factuur eenmaal is geboekt dan kunnen er geen wijzigingen meer aangebracht worden. Een factuur dient dan gestorneerd (creditnota) te worden en er dient een nieuwe factuur aangemaakt te worden met het juiste bedrag. Als er een foutieve activiteit is aangemaakt, dan kan deze gewijzigd worden zodra de factuur is gestorneerd. Op basis van deze nieuwe activiteit kan dan een nieuwe factuur aangemaakt worden via massa factureren stap 1.

Op elk scherm waar het factuurnummer staat, dus bij de relaties op het debiteurenscherm of op het activiteitenscherm kan het factuurnummer worden geopend, door op het factuurnummer te klikken of op het icoontje achter het factuurnummer.

Via het debiteurenscherm van de relaties

Via het activiteitenscherm van de relatie

Onderstaand scherm wordt dan getoond. Via de knop storneren kan de factuur gecrediteerd worden. (Zorg wel dat wijzigen aan staat en niet weergeven. Bij weergeven wordt de knop niet getoond)

Indien er al een betaling heeft plaatsgevonden op de factuur, dan moet deze betaling met de nieuwe factuur verrekend worden. Zie: 7.3.4.2 - Vereffenen van posten


2. Handmatige facturen.

Het aanmaken van handmatige facturen is alleen nodig indien hiervoor geen activiteiten, lessen of contracten aanwezig zijn. Bijvoorbeeld het incidenteel verhuren van een baan.

Zie hiervoor de handleiding Facturatie en incasso

 

3. Het vereffenen van posten

Openstaande facturen verdwijnen normaal gesproken uit de openstaande postenlijst als een betaling via het bankafschrift op de factuur wordt geboekt. Maar er zijn altijd uitzonderingen. Deze worden hier besproken Zie: 7.3.4.2 - Vereffenen van posten

 

4. Het verwerken van een teruggetrokken incasso.

Bij het verwerken van een teruggetrokken incasso komt de factuur weer open te staan. Er zijn nu twee opties om hiermee om te gaan:

  1. De openstaande factuur gaat mee bij de aanmaningen. Dit wordt het meest toegepast. De verantwoordelijkheid ligt dan weer bij de relatie om het bedrag zelf over te maken.
  2. De factuur wordt opnieuw ter incasso aangeboden. In dat geval moet het veld verwerkingsdatum zoals hieronder aangegeven leeggemaakt worden. De factuur gaat dan weer mee in de incasso.

 

5. Verwerken van aanmaanboetes

Bij het aanmaanproces kan ingesteld worden dat bij een bepaald aanmaanniveau een boete wegens te late betaling wordt ingesteld. Het kan dan voorkomen dat deze boete niet wordt betaald. Er zijn nu twee opties om hiermee om te gaan:

  1. De openstaande boete gaat mee bij de aanmaningen. Dit wordt het meest toegepast. De verantwoordelijkheid ligt dan bij de relatie om de boete alsnog over te maken.
  2. De boete hoeft niet meer betaald te worden. In dat geval moet het document van de boete verwijderd of vereffend worden. 

In het debiteurenoverzicht staat dan alleen de boete nog open. Door op de regel te klikken wordt het debiteurenscherm geopend. Hier kan het document aangeklikt worden en kan dit document verwijderd of vereffend worden. 

  • De post kan aangevinkt worden bij kies en daarna kan op vereffenen worden gedrukt. De post verdwijnt dan naar de vereffende posten en het bedrag wordt afgeboekt.
  • Door op het documentnummer door te klikken kan het documentnummer geopend worden. Daarna kan op de knop verwijderen gedrukt worden. Het document wordt dan volledig verwijderd. Het is dan ook niet meer zichtbaar dat er een boete is geweest.

 

 

6. Factuurblokkade

Indien een factuur (nog) niet gefactureerd moet worden bijvoorbeeld omdat het lid geblesseerd is en nog niet duidelijk is, wanneer het lid weer gaat sporten, dan kan de facturatie uitgesteld worden. Dit gaat door het vinkje F.B. aan te zetten bij de activiteit. Als duidelijk is wat er gefactureerd moet worden, wordt het vinkje verwijderd en gaat de factuur weer mee in de massafacturatie. Geadviseerd wordt om daarnaast gebruik te maken van het veld facturatie instructies, omdat het hier vaak om afwijkende factuurbedragen gaat. Hier kan dan aangegeven worden wat er met de factuur moet gebeuren en welk bedrag gefactureerd moet worden. Deze opmerking wordt zichtbaar in de lijst niet geboekte facturen.

 

 

7. Een factuur opsplitsen in meerdere documenten

Het opsplitsen van een factuur wordt in twee situaties gebruikt:

  1. Er is een betalingsafspraak met de relatie gemaakt, die afwijkt van de oorspronkelijke betalingstermijnen.
  2. De factuur gaat boven de limiet uit die is vastgesteld voor de incasso.

Het is mogelijk een betalingsafspraak te maken met een relatie. De factuur kan daarvoor in meerdere posten worden gesplitst elk met een eigen vervaldatum. Op die manier gaat zo'n afspraak ook op de juiste wijze mee in het aanmaanproces. Op het tabblad debiteuren kan een document worden gesplitst.

In onderstaand voorbeeld wordt de factuur gesplitst in 4 termijnen. Vink de factuur aan onder kies en zet voor de knop splitsen het getal op 4 en druk op splitsen.

De factuur is nu gesplitst in 4 delen. Bij elk onderdeel kan nu de vervaldatum afzonderlijk worden ingevuld en bewaard. Wordt zo'n factuurdeel niet op tijd betaald, dan zal deze weer meegeaan in het aanmaanproces.

Indien een factuur wordt opgesplitst in verband met de limiet voor de incasso, dan blijven de vervaldata staan.

 

8. Een factuur en een betaling of een creditnota samenvoegen zodat verschil kan worden geïncasseerd

In dit voorbeeld is een factuur geïncasseerd, maar achteraf bleek het foute bedrag gefactureerd te zijn en is de factuur gestorneerd en is er een nieuwe factuur voor een hoger bedrag aangemaakt. Om te voorkomen dat dit nieuwe bedrag wordt geïncasseerd en er geen rekening wordt gehouden met de eerste incasso, moeten deze twee documenten worden samengevoegd.

In het debiteuren overzicht kan dat er als volgt uit zien. De eerste incasso van 55 euro negatief en de nieuwe factuur van 80 euro bij relatie Logtenberg.

In onderstaand voorbeeld worden de factuur en de eerste incasso samengevoegd. Dit gaat met de knop splitsen. Voor de knop splitsen wordt een 1 ingevoerd van 1 document.

 

Nadat de factuur en de betaling zijn samengevoegd ziet het er als volgt uit. Dit bedrag van 25 euro kan dan weer mee in de incasso.

 

 

9. Een nog niet vervallen post toch meenemen bij de incasso

Het gebeurt regelmatig dat een factuur wordt uitgestuurd voor een lid, dat nog geen automatische incasso had. Veel verenigingen sturen bij de factuur een machtiging mee voor automatische incasso en een lid besluit op basis daarvan alsnog over te gaan op automatische incasso.

Als de incasso dan niet mee gaat bij het aanmaken van het incassobestand, dan moet eerst op de relatiekaart van het lid gekeken worden of alle relevante velden daar wel gevuld zijn. Dit zijn de velden:

  1. Betaalwijze moet op automatische incasso staan
  2. IBAN en BIC moeten gevuld zijn
  3. Machtigingsdatum moet zijn ingevuld.

Als dit allemaal goed staat ingesteld, dan ligt de vervaldatum in de toekomst. Bij facturen die meegaan met de automatische incasso is de vervaldatum vaak gelijk aan de factuurdatum, zodat de factuur direct kan worden geïncasseerd. Bij facturen zonder automatische incasso ligt de vervaldatum vaak 30 dagen na de factuurdatum. Dat is de reden dat de factuur niet meegaat bij de incasso. Bij de relatie kan dan op het debiteurentabblad de vervaldatum aangepast worden, zodat deze wel meegaat bij de incasso. Zie geel gemarkeerd veld hieronder.

 

 

 

Ref: 321 / 2024-03-28

Vereffenen van posten

Openstaande facturen verdwijnen normaal gesproken uit de openstaande postenlijst als een betaling via het bankafschrift op de factuur wordt geboekt. Maar er zijn altijd uitzonderingen. Hieronder worden een aantal uitzonderingen besproken. De meeste voorbeelden zijn ook van toepassing op crediteuren.

In de debiteurenlijst menupad: boekhouding > debiteuren dienen altijd de negatieve bedragen en debiteuren met het saldo 0 beoordeeld te worden:

  • Is dit een dubbele betaling 
  • Is dit een betaling voor twee of meer relaties
  • Is dit een betaling met een afwijkend bedrag
  • Is het een betaling die op de verkeerde relatie is geboekt
  • Is het saldo bij de debiteur 0.
  • Vereffening van crediteuren waarbij het saldo niet 0 is.

Hierop dient altijd actie te worden ondernomen, omdat anders de relaties fout worden aangemaand.

Een dubbele betaling

Als iemand een factuur dubbel heeft betaald, dan blijft er een betaling op de relatie staan. In onderstaand voorbeeld is te zien dat de relatie een negatief bedrag heeft.

In dat geval moet de dubbele betaling handmatig terugbetaald worden via de bank.  Bij het verwerken van het bankafschrift moet de terugbetaling ook op de debiteur worden geboekt.
Het debiteurenoverzicht geeft dan een nul saldo aan. Zie saldo bij de debiteur is 0.

 

Eén betaling voor meerdere relaties

Als op het debiteuren overzicht een min en een plus bedrag voorkomen, dan kan het zijn dat iemand een betaling heeft gedaan voor meerdere facturen.  Zie voorbeeld hieronder.
Hier heeft Elsje van Leeuwen ook de factuur voor Antoine betaald.

Door door te klikken op Elsje van Leeuwen kan de betaling gesplitst worden over twee relaties. Klik daarna op het documentnummer dat aangepast moet worden. Zie geel gemarkeerd.

Door bovenstaand document open te klikken wordt onderstaand scherm getoond. Zorg dat wijzigen aan staat dan kan het document aangepast worden.

Stappen

  • Knop voeg toe om een regel toe te voegen.
  • Voer grootboekrekeningnummer van de debiteurenrekening in
  • Druk op controle
  • Geef relatienummer in van de andere factuur en wijzig de bedragen.

Daarna kan het document weer bewaard worden en is de betaling gesplitst. Bij beide relaties moeten de posten nog wel vereffend worden. Zie saldo bij de debiteur is 0.

 

Een betaling met een afwijkend bedrag

Dit kan er als volgt uit zien. Iemand heeft 55 euro in plaats van 60 euro betaald. In dat geval wordt de factuur niet vereffend, omdat het bedrag van de betaling en het bedrag van de factuur ongelijk zijn.

Er zijn nu twee opties mogelijk:

  1. De factuur en de betaling gaan mee met het aanmaanproces omdat er nog 5 euro betaald moet worden. Dan hoeft er verder niets gedaan te worden.
  2. Het bedrag van 5 euro wordt afgeboekt.

Als het bedrag van 5 euro moet worden afgeboekt, dan wordt in bovenstaand scherm op de relatie geklikt waardoor het debiteurenscherm wordt geopend. Zie verder Saldo bij de debiteur is 0 voor het vereffenen van de betaling. Omdat het saldo niet nul is, zal het verschil weggeboekt worden. De grootboekrekening waar het bedrag naar toe geboekt wordt, is ingesteld via het menupad: boekhouding > instellingen  > boekhouding specificaties

 

Een betaling op de verkeerde relatie

Een betaling is op de verkeerde relatie geboekt. Dan kan het document niet meer gewijzigd worden als het document al is vereffend. In die situatie moet de vereffening ongedaan gemaakt worden door de factuur en de betaling los te koppelen.

Daarna kan het document weer gewijzigd worden en kan het relatienummer van de betaling gewijzigd worden, door op het documentnummer te klikken en deze aan te passen. De betaling moet nog wel vereffend worden op de nieuwe relatie. Zie Saldo bij de debiteur is 0.

 

Saldo bij de debiteur is 0

Het debiteurenoverzicht geeft dan een nul saldo aan.

Door door te klikken op deze relatie wordt het debiteurenscherm getoond. De dubbele betaling en de terugbetaling kunnen nu vereffend worden, zodat ze verdwijnen uit de openstaande postenlijst en ook niet meer meegaan met de aanmaningen. Vink beide posten aan en druk op vereffenen.

 

Vereffening van crediteuren waarbij het saldo niet 0 is.

(Dit kan ook gebruikt worden om een handmatige correctie op een debiteur te maken.)

 

Als bij een crediteur het saldo niet 0 is, dan kan deze niet automatisch vereffend worden. Dit is alleen bij debiteuren mogelijk.

Op het tabblad crediteuren. Staat de knop nieuw document. Hiermee kan een boeking gemaakt worden voor het verschil tussen de betaling en de factuur.

 

In bovenstaand voorbeeld is het verschil tussen de betaling en de factuur 0,10. Dit verschil moet worden afgeboekt.
Hiervoor kan de knop nieuw document worden gebruikt. Er kan dan een boeking gemaakt worden zoals hieronder aangegeven.

Als dit document is bewaard, dan kunnen de posten vereffend worden zoals in het voorbeeld hierboven waarbij het saldo 0 is.

 

Ref: 334 / 2024-03-28

2.3.1.6 - Tabblad crediteuren

Menupad: Relaties > Relaties beheren > Relatie opzoeken >  Crediteurenkaart

Onderstaand scherm wordt getoond.

De inkoopfacturen of declaraties van een relatie wordt hier getoond. Onder de open posten staan de facturen/declaraties, die nog niet of nog niet volledig zijn betaald.

Onder vereffend worden de betaalde facturen getoond, Zie voor het vereffenen van documenten Zie: 7.3.4.2 - Vereffenen van posten

Kijk voor een uitgebreide omschrijving van dit scherm bij de debiteurenkaart. Zie: 2.3.1.5 - Tabblad debiteuren

Ref: 121 / 2024-03-28

2.3.1.7 - Tabblad documentenbeheer

Via de knop documentenbeheer kan op diverse plekken een document opgeladen worden.  Bijvoorbeeld op het tabblad relaties, kunnen gescande documenten zoals een machtiging voor automatische incasso, of een paspoort of rijbewijs opgeladen worden. Bij het crediteurenscherm kunnen gescande inkoopfacturen opgeladen worden en bij de contracten de sponsorcontracten. Op die manier is altijd bij een relatie alles terug te zoeken. De papieren documenten zijn dan in veel gevallen niet meer nodig. Bijvoorbeeld machtigingen voor automatische incasso kunnen nadat ze zijn gescand en opgeladen op ieder moment weer afgedrukt worden.

Wij adviseren wel om belangrijke documenten, zoals contracten en inkoopfacturen altijd ook op papier te bewaren.

Menupad: Relaties > relaties beheren > Zoek een relatie op  > tabblad Documentenbeheer

Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond.

 

Hier kunnen documenten per relatie opgeslagen worden. Een voorbeeld is de machtiging voor automatische incasso. Als de incassomachtiging digitaal wordt aangeleverd of is gescand, dan kan deze vastgelegd worden bij de relatie.

Door bij bladeren een document te kiezen op de eigen computer kan deze met de knop bevestigen worden vastgelegd. Deze knop bladeren wordt alleen getoond als men op wijzigen staat. In de menubalk bovenin het scherm kan geschakeld worden tussen weergeven en wijzigen door op deze knop te drukken.

Het veld ObjDoc Groep bevat de groepen van documenten die kunnen worden gebruikt bij het vastleggen van de documenten. Zie: 1.5.9 - Groepen voor opslag documenten

Groepen kunnen zijn:

  • Contracten (vastleggen via kluis met documenten)
  • Incasso machtigingen (vastleggen via relaties)
  • Handleidingen (vastleggen via kluis met documenten)
  • Verzekeringen (vastleggen via kluis met documenten)
  • Sponsorcontracten (vastleggen via tabblad contracten)
  • Goedkeuring kascommissie (vastleggen via kluis met documenten)
  • Functiebeschrijvingen (vastleggen via kluis met documenten)
  • Jaarrekeningen (vastleggen via kluis met documenten)
  • Inkoopfacturen (vastleggen via tabblad crediteuren)

Het is belangrijk om hier een goede structuur in aan te brengen, zodat documenten gemakkelijk terug te vinden zijn.

Naast het vastleggen van documenten per relatie, kunnen er ook documenten vastgelegd worden via de kluis met documenten zoals verzekeringspapieren of functiebeschrijvingen. Zie: 7.3.2.1 - Lijst met Documenten

Zie voor het toevoegen van beveiligde bestanden artikel [manual 534]

Ref: 122 / 2024-03-28

2.3.2 - Functies

2.3.2.1 - Functiegroepen

Het is mogelijk om alle functies te groeperen via functiegroepen.

Ga naar menupad: Relaties > Instellingen > Functiegroepen
of via menupad: Functies > Instellingen > Functiegroepen

ref9screenshot_1.png

Klik op "Voeg toe"  om een nieuwe functiegroep aan te maken. Er wordt dan een nieuwe lege regel toegevoegd aan de lijst die je naar wens kunt invullen.

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Vink de checkbox bij een regel aan om deze te verwijderen wanneer het scherm opgeslagen wordt.
Functiegrpcode Unieke code voor de functiegroep
Functiegroep Omschrijving van de functiegroep
Functiegrpvolgorde Volgorde van functies in diverse lijsten / rapportages
Verantwoordelijke Hiermee kan aangegeven worden welke functie verantwoordelijk is voor het onderhoud van die functiegroep.
Informeerfunctie Deze informeerfunctie is bedoeld om functionarissen te informeren als relaties een functie hebben gekregen binnen die groep.
Bijv. Een relatie krijgt de functie van trainer, dan krijgt bijv. de coördinator van de trainers een bericht dat er een nieuwe trainer is.

Let op! Een functiegroep kan pas verwijdert worden wanneer alle functies binnen een functiegroep verwijderd zijn! 

Functiegroepen en functies zijn een zeer krachtig middel om goed zicht te krijgen op een vereniging. Wie is waarvoor verantwoordelijk. Door de functies te koppelen met de website wordt het gebruik nog beter benut. Een functie hoeft dan maar één keer vastgelegd te worden en op beide plaatsen is de juiste informatie te zien. 

Ref: 9 / 2024-03-28

2.3.2.2 - Functies Aanmaken

Alle functies binnen de vereniging kunnen via dit scherm worden aangemaakt en beheerd. Dit kunnen zowel functies zijn die binnen de vereniging relevant zijn, alsook functies die met de bond uitgewisseld worden.

Menupad: Relaties >  Instellingen >  Functies : Selecteren
of menupad: Functies > Instellingen > Functies : Selecteren

Klik op de knop "Weergaven" wanneer je de zoek resultaten alleen wilt bekijken. 
Klik op de knop "Wijzigen" wanneer je de zoek resultaten wilt aanpassen/bewerken.

Hierna wordt het volgende scherm getoond:

Niet alle velden zijn zichtbaar in het screenshot, maar deze worden hieronder wel besproken.

In dit scherm zijn de volgende velden beschikbaar:

Veld Omschrijving

Vink dit aan om een functie te verwijderen. 

Let op!  Bij elke relatie die de functie heeft OF de functie ooit heeft gehad moet de functie eerst verwijdert worden. (de functie van een relatie kunt u opzoeken bij relaties beheren.) Anders kan de functie niet verwijderd worden.

Functiecode Unieke code voor de functie
Functiegroep Groep waar de functie toe behoord Zie: 2.3.2.1 - Functiegroepen
Functie Omschrijving van de functie
Bondfunctiecode

Functiecode zoals gedefinieerd door de bond.

Dit veld bestaat uit twee delen: De code voor de bond en de functiecode zoals bekend bij de bond. Zie: 12.1.1 - Bondgerelateerde functiecodes

Functievolgorde Volgorde van de functie binnen de Functiegroep in diverse lijsten / rapportages
Blokkeer CMS

Vink deze optie aan indien het niet gewenst is dat de functie op de website wordt getoond.

Let op! Dit is bijvoorbeeld handig als je wilt dat een bepaalde functie niet op de commissie pagina komt.

Team begeleider

Door hier een keuze te selecteren geef je aan dat deze functie een een begeleider van een team is.
Zoals aanvoerder, coach, manager en andere begeleiders.

De keuze hierbij is "Geïnformeerd" of "Alleen tonen", meer informatie hierover vind je later in dit artikel.

Het aanvinken van deze optie zorgt ervoor dat het systeem functionarissen met deze functie kan inzetten op gerelateerde pagina's.
Bijvoorbeeld op de team pagina.

Teamlid functie Vink deze optie aan wanneer de functie een Teamlid functie is.
Bijvoorbeeld keeper, bankspeler (basketbal).

Het aanvinken van deze optie zorgt ervoor dat het systeem functionarissen met deze functie kan inzetten op gerelateerde pagina's.
Bijvoorbeeld op de team pagina.
Trainer functie Vink deze optie aan wanneer de functie een Trainer functie is.
Om aan te geven dat het om een functie gaat van het type trainer

Het aanvinken van deze optie zorgt ervoor dat het systeem functionarissen met deze functie kan inzetten op gerelateerde pagina's.
Bijvoorbeeld bij de lessen en de presentie.
Les begeleider
Vink deze optie aan wanneer de functie een Lesbegeleider functie is voor de evenementen / lessen module.

Het aanvinken van deze optie zorgt ervoor dat het systeem functionarissen met deze functie kan inzetten op gerelateerde pagina's.
Bijvoorbeeld bij de lessen en de presentie.
Vrijwilligerspunten Vul hier, indien van toepassing, het aantal toegewezen punten in die wordt toegekend aan de functionaris/relatie bij deze functie.
Dit voorkomt bijvoorbeeld dat een penningmeester ook nog bardiensten hoeft te draaien.
ArtikelId Wanneer er extra informatie beschikbaar is in een artikel over de functie, kan hier het artikel id daarvan worden ingevuld.
Hiermee kan op de beschikbare pagina's een link naar het artikel worden toegevoegd bij deze functionarissen, denk bijvoorbeeld aan de bestuur en commissie pagina.
Functie e-mail Gebruiken alle functionarissen van de functie het zelfde emailadres? Vul deze hier in.

Als dit niet is gevuld dan zal het e-mailadres van de bijbehorende functionaris(sen) getoond worden op de commissie pagina.
Straat Wil je een adres tonen bij de functie op bijvoorbeeld de commissie pagina? Vul dan deze en onderstaande adres gegevens in.

Als dit gevuld wordt met '_contact_' dan wordt het adres van de relatie overgenomen.
Huisnummer Huisnummer die bij de functie hoort.
Postcode Postcode die bij de functie hoort.
Plaats Plaats die bij de functie hoort.
Telefoonnummer

Telefoonnummer die bij de functie hoort.

Als dit gevuld wordt met '_contact_' dan wordt het telefoonnummer van de relatie overgenomen.

Informeerfunctie Stel deze optie in wanneer je wilt dat functionaris(sen) van de hier ingestelde functie geinformeerd worden over nieuw toegevoegde functionarissen.

Bijvoorbeeld iemand krijgt de functie erelid, dan kan de feestcommissie een mail krijgen, zodat zij bij een volgend feest het erelid even in het zonnetje kunnen zetten.

Wat zijn team gerelateerde functies?

Team gerelateerde functies zijn de functies waarbij minimaal 1 van de voglende velden is ingevuld/aangevinkt:

  • Team begeleider
  • Team lidfunctie
  • Trainer functie

Let op! Wanneer je een team functie uitschakeld voor een bestaande functie, dan zal deze functie ook niet meer getoond worden op de website/ledenportaal pagina's (waar van toepassing). De functie zal nog wel in de backoffice ingesteld staan voor het team. Schakel deze weer in om deze weer te laten tonen op de des betreffende pagina's.

Teambegeleider opties

Bij "Teambegeleider" kan aangegeven worden of de functionaris/relatie geïnformeerd moet worden, bijvoorbeeld bij verstuurde emails, of alleen getoond moet worden op de des betreffende pagina's.

De keuze geïnformeerd of alleen tonen heeft alleen invloed op teambegeleiders functies. Wanneer dit wordt ingesteld bij ander functies zal het verder geen effect hebben.

Hier lees je wat de opties exact inhouden:

  • Geïnformeerd
    Als de keuze voor geïnformeerd is gemaakt, dan betekent dit het volgende. Als je een mail stuurt naar de teambegeleiding, dan krijgen zij ook een mail. Dit geldt bijvoorbeeld voor aanvoerders, managers en coaches.
  • Alleen tonen
    Teambegeleiders die alleen getoond worden, staan wel op de website en in overzichten, maar worden niet actief geïnformeerd. Voorbeeld hiervan kan zijn videoanalyse, verzorgers.

Let op! Alleen de teambegeleiders met de keuze "Geïnformeerd" worden doorgestuurd naar de bond voor het DWF.
Dit betekent dat de aanvoerder naast het vinkje als teamlid functie ook bij teambegeleider de keuze geïnformeerd moet hebben.

Gebruiken van de standaard functie "Relatie inactief"

Er is een speciale standaard functie die ingesteld kan worden voor inactieve leden of relaties, deze functie heet "Relatie inactief". 
Deze functie zorgt ervoor dat voor de periode dat iemand geen lid was, er ook geen automatische activiteiten worden toegevoegd.

Let op! Deze functie wordt automatisch toegevoegd wanneer een lid via het inschrijfformulier wordt aangenomen, maar deze persoon al eerder lid was. 

Het is ook mogelijk om deze functie zelf toe te voegen. Bijv. om duidelijk te maken dat het om een onderbroken lidmaatschap gaat en er dus geen sprake is van een jubileum.

Let op! Bij een verkeerde toepassing kan het ongewenste gevolgen hebben.
Lees het volgende artikel voor de juiste toepassing van deze functie: [manual 501]

Ref: 10 / 2024-03-28

2.3.2.3 - Functies koppelen aan een relatie.

Hoe kom ik op het functie koppel scherm?

Je kunt op twee manieren op het scherm hieronder komen. 

Via Menu pad: Relaties > Relaties beheren > Relatie selecteren  (selecteer hier de relatie die je een functie wilt geven) > het tabblad functies 

of.

Via Menu pad: Functies > Functie per relatie > Relatie (selecteer hier de relatie die je een functie wilt geven)

screenshot_1.png

Via een van deze wegen kan bij elk gewenst lid/relatie de functie(s) worden bijgehouden.  Bijvoorbeeld voor de voorzitter, secretaris, maar ook de barcommissie, scheidsrechter, trainer, coach.

Indien er gebruik gemaakt wordt van de AllUnited website, dan kunnen de functionarissen automatisch getoond worden op een commissiepagina. Deze pagina maakt dan gebruik van de gegevens die in de backoffice worden vastgelegd. De zichtbaarheid van een functionaris is afhankelijk van de vereniging privacy instellingen, persoonlijke privacy instellingen en functie instellingen.

Tip: kies eerst de functie die je aan de relatie wilt geven en klik hierna op de controle knop dan komen pas alle mogelijke opties voor de functie te voorschijn 

In dit scherm zijn de volgende velden beschikbaar: 

Veldnaam 

Omschrijving

Vink de checkbox bij een regel aan om deze te verwijderen wanneer het scherm opgeslagen wordt.
Functie

Hier kan de gewenste functie gekozen worden. De functiegroep wordt tussen haakjes getoond achter de functienaam. 

De functies kunnen beheerd worden via het menupad: Relaties >  instellingen > functies.
Hier kunnen de volgende instellingen beheerd worden:

Functie details Hier kan een nadere definiëring van de functie plaatsvinden
Activiteit/Team Via de tabel functies kan ook aangegeven worden of het om een teamfunctie gaat. Dan wordt hier ook het team getoond. Het is meestal niet nodig om hier de activiteit of het team in te geven.
Vanaf De vanaf datum van een functie is verplicht. Deze datum bepaalt ook per wanneer de functie zichtbaar is op de website als er een koppeling is gemaakt met de website. Bijvoorbeeld een commissiepagina.
T/m De einddatum geeft het einde van de functie aan. Op die datum verdwijnt de functie ook weer van de website als er een koppeling is gemaakt.
Opmerkingen Hier is ruimte voor een uitgebreide opmerking over de functie. Bijvoorbeeld de inhoud van de portefeuille.

Via het menupad : Functies > Functionarissen kan er snel gezocht worden op de relaties met een bepaalde functie. 

Functies kunnen ook belangrijk zijn voor het doorgeven van speciale functies naar de bond. Voor de KNHB en de Atletiek Unie is het mogelijk om functies via de interface automatisch door te geven vanuit AllUnited. Bij de andere interfaces wordt dit niet ondersteund.

Als een relatie alleen voor de functie van bijvoorbeeld scheidsrechter of jurylid doorgestuurd moet worden naar de bond, dan hoeft deze relatie geen extra activiteit te hebben, maar kan deze gewoon op basis van de functie doorgestuurd worden via de interface.

Voor de KNHB functiecodes, zie Zie: 12.1.1 - Bondgerelateerde functiecodes
Voor de Atletiek Unie functiecodes, zie Zie: 12.1.1 - Bondgerelateerde functiecodes

Let op! Er is een speciale functie namelijk de functie "Relatie inactief".
Deze functie wordt automatisch toegevoegd als een lid wordt aangenomen via het inschrijfformulier, maar deze al eerder lid was. 

De functie zorgt ervoor dat er geen automatische activiteiten worden toegevoegd voor de periode dat iemand geen lid was.
Het is ook mogelijk om deze functie zelf toe te voegen. Bijvoorbeeld om duidelijk te maken dat het om een onderbroken lidmaatschap gaat, en er dus geen sprake is van een jubileum.

Bij twijfel over het inzetten van deze functie kun je het beste een ticket met je vraag hierover insturen. We kunnen je dan verdere uitleg en hulp geven voor het gebruik, gezien deze functie een speciale functie heeft vergeleken met reguliere functies.

Ref: 495 / 2024-03-28

2.3.3 - Crediteurenrelaties

Via het Menupad: Relaties beheren > Dan wordt op de knop nieuw gedrukt in de menubalk bovenin.  Zie hieronder.

 

Daarna komt men in onderstaand scherm. Daaronder wordt per blok uitleg gegeven over deze transactie.

Voor het invoeren van een crediteur hoeven niet alle velden ingevuld te worden.

 

Blok relatie

In onderstaand blok wordt het relatietype geselecteerd. Voor crediteuren is dit meestal het relatietype overig.

LET OP: Voor declaraties van leden hoeven geen aparte relaties aangemaakt te worden. Deze declaraties kunnen gewoon als een inkoopfactuur op het lid geboekt worden.

Veldnaam 

Omschrijving

Relatienummer Hierin komt het automatisch gegenereerde nummer van de relatie
Relatietype

Voor crediteuren kan hier het relatietype overig gebruikt worden. Dit kan per vereniging anders zijn.
LET OP: Het is belangrijk om hier voor crediteuren nooit het relatietype LID te kiezen.

Vanaf

Dit is de datum vanaf wanneer de relatie geldig is. Dit is een verplicht veld. De ingangsdatum moet vóór de factuurdatum van de eerste factuur liggen.

t/m

Dit is de einddatum van de relatie. Als geen zaken meer met deze crediteur worden gedaan, dan kan de relatie beëindigd worden.

Reden

In dit veld is een tabel gekoppeld met de opzegreden. Is voor crediteuren niet relevant.

 

Blok persoonlijke gegevens

Alleen de veldnamen die relevant zijn voor een crediteur worden hier beschreven.

Veldnaam 

Omschrijving

Bedrijfsnaam De bedrijfsnaam kan als veld alleen worden gevuld. Bijvoorbeeld bij het aanmaken van relaties voor crediteuren. Wordt het veld Achternaam, Voornaam of voorletters gebruikt, dan moeten deze 3 velden allemaal worden gevuld.
Nummer leverancier Dit is het leveranciersnummer voor de crediteuren. Dit kan ook de verkorte naam van het lid zijn, als deze een declaratie indient.
Achternaam Als het veld achternaam wordt gevuld, dan moeten ook de velden voornaam en voorletters worden gevuld. Indien dit niet gewenst is bijv. bij andere relaties dan leden, dan kunnen hier spaties ingezet worden.

 

Blok adresgegevens

Indien de relatie een bedrijf is, dan kan naast het adres ook het postadres bijvoorbeeld van de postbus ingevuld worden. Facturen etc worden dan naar dat adres verstuurd.

Veldnaam 

Omschrijving

Land Indien een ander land nodig is dan de keuze aangeeft, dan kan dat bij de instellingen geregeld worden.

 

 Blok communicatie

 

 

Veldnaam 

Omschrijving

Aanschrijftitel Dit veld is voor de eigen informatie. Het wordt niet gebruikt bij de facturatie of bij brieven.
Telefoon/mobiel/fax Er zijn 3 velden beschikbaar. Het veld fax kan ook voor een derde telefoonnummer gebruikt worden. In dat geval kan AllUnited de omschrijving aanpassen.
email Meerdere emailadressen zijn mogelijk. Emailadressen moeten dan door ; gescheiden worden.
Link Bij bedrijven kan hier een link opgenomen worden naar de website

 

 

Blok financieel

 

Veldnaam 

Omschrijving

 Betaalwijze Bij een crediteur is dit veld altijd leeg.
 Betalingstermijn Bij een crediteur is dit veld altijd leeg. De vervaldatum van de factuur wordt bij het invoeren van de inkoopfactuur ingegeven.
 IBAN Hier komt het IBANnummer. Het IBAN nummer moet ingevuld worden zonder spaties.
 BIC Bij Nederlandse bankrekeningen wordt het veld BIC automatisch gevuld. Bij buitenlandse bankrekeningen moet het veld BIC wel zelf gevuld worden.
Kenmerk machtiging Bij een crediteur is dit veld altijd leeg.
datum Bij een crediteur is dit veld altijd leeg.
BTW, Burgerservice KvK Voor crediteuren kunnen deze velden ingevuld worden.
Factuurverzamelaar Bij een crediteur is dit veld altijd leeg.
E-mail factuurontvanger Bij een crediteur is dit veld altijd leeg.
IBAN(uitbetalingen) Bij een crediteur is dit veld altijd leeg.
Ref: 330 / 2024-03-28

2.3.4 - Families samenstellen

Menupad: Relaties > families samenstellen.

Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond.

Kies hier voor het relatietype lid en druk op start.  Men krijgt dan een lijst van alle relaties met het relatietype lid, waarvan postcode en huisnummer gelijk zijn.

 

Door onder Fam.Vastl. het hokje aan te vinken en onderaan de lijst op bewaren te drukken, wordt de familie vastgelegd.

Let op! Het vastleggen van een familie heeft de volgende consequenties:

  • De relaties worden aan elkaar gekoppeld. Dit betekent het volgende:
    • In het selectiescherm wordt achter een relatie het relatienummer van het familiehoofd getoond indien deze aanwezig is.
    • In het relatiescherm wordt onder de kop familie de familieleden of het familiehoofd getoond. Het is mogelijk om hier door te klikken naar een familielid of naar het familiehoofd en weer terug.
  • Het adres kan alleen bij het familiehoofd gewijzigd worden.
  • Er wordt één factuur per familie aangemaakt.
  • Er kan maar op één bankrekening een incasso plaatsvinden van deze factuur.
  • Bij de rapportages kan ervoor gekozen worden om alleen het familiehoofd te kiezen om zo dubbele adressen te voorkomen.
  • Alleen als de familie is samengesteld kan er een familiekorting worden berekend.

Er moet GEEN familie worden vastgelegd als bij de leden van de familie de contributie van verschillende bankrekeningen moet worden geïncasseerd.

Familie loskoppelen
Een vastgelegde familie kan weer losgekoppeld worden, door bij de familieleden het relatienummer van het familiehoofd te verwijderen via de relatiekaart.

Ref: 124 / 2024-03-28

2.3.5 - Relatiemutaties door leden bekijken en accepteren

Binnenkort beschikbaar.

2.3.6 - Contracten

2.3.6.1 - Contractgegevens

Menupad: Sponsoring > contractgegevens

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

 

 

Aan de hand van bovenstaand scherm kan een relatie geselecteerd worden. De resultaten daarvan worden onder het selectiescherm getoond. Na selectie van de juiste relatie, gaat het systeem verder naar het tabblad contracten van een relatie Zie: 2.3.1.4 - Tabblad contracten

Ref: 238 / 2024-03-28

2.4 - Instellingen relaties & functies

2.4.1 - Relatietypes

Menupad: Relaties >  Instellingen > Relatietypes 

Druk op weergeven of wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond.
Deze tabel wordt door AllUnited onderhouden, omdat deze instellingen erg belangrijk zijn voor een juist functioneren van het systeem.

 

In dit scherm zijn de volgende velden beschikbaar:

Veld                               

Omschrijving
Vink de checkbox bij een regel aan om deze te verwijderen wanneer het scherm opgeslagen wordt.
Relatietypecode Dit is de code die aan het relatietype wordt toegekend
Relatietype Dit is de omschrijving/naam van het relatietype.
Activiteiten Dit is een zeer belangrijk veld. Hiermee wordt aangegeven of activiteiten voor dit relatietype automatisch aangemaakt moeten worden. Neem contact op met AllUnited als de consequenties hiervan niet duidelijk zijn. Dit veld hangt samen met de instellingen via het menupad: Activiteiten & Teams > Instellingen > activiteiten (onder de kop activiteiten) Zie: 3.5.3 - Activiteiten (tabel)
Contracten Wordt op dit moment niet gebruikt.
Clubblad Nieuwsbrief Hiermee wordt aangegeven of een relatietype standaard de Nieuwsbrief krijgt toegestuurd, zolang zij zich niet uitschrijven.
Telefoongids Indien er gebruik gemaakt wordt van een telefoongids via de website, kan hiermee aangegeven worden welke relatietypes hierin meegenomen moeten worden.
Inschr. form. Hiermee wordt aangegeven of het relatietype als voorstelwaarde bij het inschrijfformulier mag worden getoond. 
Let op! Er kan slechts één relatietype aangevinkt worden voor het inschrijfformulier.
Verenigingen Als dit veld wordt aangevinkt dan komen er extra velden beschikbaar bij het relatiescherm van deze relaties. 
Daarin kunnen de gegevens van de tegenstander opgenomen worden. Dit kan relevant zijn bij teamsporten.
Extra velden

Hiermee kunnen extra velden op het relatiescherm getoond worden. 

Standaard worden er al 10 checkboxen en 5 waardevelden getoond bij de “Diverse waarden” in het relatiescherm. 
Met deze optie kan dat aantal verdubbeld worden.

Extra adres Hiermee kan een extra adres invoer aan het relatietype toegevoegd worden. Dit adres is alleen ter informatie. 
De facturatie maakt hier dus geen gebruik van. Deze gebruikt alleen het veld Postadres of het veld Adres wanneer Postadres leeg is.
CMS Inloggen Hiermee wordt aangegeven welke relatietypes mogen inloggen op de website en de clubapp.
Externe data Dit kan relevant zijn voor verenigingen die met “Sportlink” werken, maar waarvoor geen aparte interface beschikbaar is. 
Let op! Deze instelling moet in overleg met AllUnited gedaan worden.
Script voor Relatielogin

Indien er sprake is van een bijzondere procedure bij het aanmelden van een groot aantal nieuwe leden, dan is het mogelijk hiervoor een afwijkende werkwijze te maken. 

Neem hiervoor contact op met AllUnited via een ticket. Afhankelijk van de wens, kunnen hiervoor kosten in rekening worden gebracht.

Fotolocatie Dit veld wordt op dit moment niet meer gebruikt en kan leeggemaakt worden.
Foto breedte

Dit is een verplichte instellingen wanneer gebruikt wordt van een pasfoto's in de relatiekaart. Vul hier de waarde 300 in, dit is de aanbevolen standaard breedte waarmee een foto wordt opgeladen. 

Let op! Als hier geen waarde is ingevuld, kan er geen pasfoto bij de relatie worden opgeladen. 

Bij foto's met een andere verhouding zullen deze worden bijgesneden tot het aangegeven formaat. Hiermee kan dus een deel van de foto wegvallen. 

Foto hoogte

Dit is een verplichte instellingen wanneer gebruikt wordt van een pasfoto's in de relatiekaart. Vul hier de waarde 400 in, dit is de aanbevolen standaard hoogte waarmee een foto wordt opgeladen. 

Let op! Als hier geen waarde is ingevuld, kan er geen pasfoto bij de relatie worden opgeladen. 

Bij foto's met een andere verhouding zullen deze worden bijgesneden tot het aangegeven formaat. Hiermee kan dus een deel van de foto wegvallen. 

Weergave foto breedte Dit is het formaat waarmee de foto in het systeem wordt getoond. Vul hier de waarde 150 in, dit is de aanbevolen standaard breedte.
Weergave foto hoogte Dit is het formaat waarmee de foto in het systeem wordt getoond. Vul hier de waarde 200 in, dit is de aanbevolen standaard breedte.
Blokkeer interface Hiermee kan een relatietype geblokkeerd worden voor de interface. 
Deze functie is nog niet operationeel. Neem contact op met AllUnited als dit gewenst is.
Informeer functie

Via de website is het mogelijk dat leden zelf wijzigingen door te laten geven. Wanneer in dit veld een functie is ingevuld, dan krijgt de functionaris, die aan deze functie is gekoppeld, een kort bericht dat er een wijziging is. 

Let hierbij op het volgende:

 

Er kunnen natuurlijk ook nieuwe relatietypes aangemaakt worden. AllUnited raad wel aan om hier erg zorgvuldig en terughouden mee om te springen.
Het kan namelijk zijn het gewenste nieuwe relatietype al op een andere manier geselecteerd kan worden binnen het systeem. 

Hieronder vind je enkele voorbeeld situaties.

Voorbeeld 1:  het aanmaken een relatietype “oud lid”. Dit kan al bepaald worden via een gevulde einddatum bij een relatie al aangeeft dat de relatie een oud lid is. 
Voorbeeld 2: Het aanmaken van relatietype “rustend lid”. Dit kan al bepaald worden via een selectie bij de activiteiten.

Vaak leiden dit soort relatietypes tot een verslechtering van de kwaliteit van de data, omdat men vergeet het ook nauwkeurig op twee plaatsen bij te houden. Het uitgangspunt van AllUnited is hierbij om te zorgen dat iets altijd maar op 1 plek staat.

Bij twijfel raden we altijd aan om eerst een ticket in te sturen met je wensen. Wij kunnen dan even meekijken.

Veelgestelde vraag:

Er is geen mogelijkheid om een pasfoto toe te voegen op de relatiekaart / ik kan geen foto toevoegen aan een lid. 

Zorg er dan voor dat achter het relatie type formaten zijn aangemaakt zoals in het voorbeeld hierboven. Vul deze gegevens in en bewaar deze. Dan zal er op de relatiekaart een mogelijkheid komen om een pasfoto te uploaden. 

Ref: 171 / 2024-03-28

2.4.2 - Opzegreden

Menupad: Relaties > Instellingen > blok "Relaties > Opzegreden

Klik op Wijzigen om de instellingen te bewerken. Je kunt ook kiezen voor Weergeven als je het enkel wilt bekijken.

 

In dit scherm zijn de volgende velden beschikbaar:

Veld

Omschrijving
Vink de checkbox bij een regel aan om deze te verwijderen wanneer het scherm opgeslagen wordt.
Opzegredencode Dit is de code van de opzegging. Vaak wordt hier een letter afkorting van de "Opzegreden" gebruikt. 
De code mag ook een getal zijn van 1 tot 99.
Opzegreden Omschrijving van deze opzegreden.
Opzegreden-Web De omschrijving van de opzegreden zoals deze getoond wordt aan leden in het opzegformulier.

Deze optie is alleen van toepassing wanneer leden via een website Zie: 1.5.10 - Eigen Club instellingen of ledenmodule kunnen inloggen, en leden de optie hebben om het lidmaatschap zelf op te zeggen.
Toon in ledenmodule Vink deze instelling aan wanneer de optie getoond mag worden als opzegreden in het opzegformulier voor leden. 

Deze optie is alleen van toepassing wanneer leden via een website of ledenmodule kunnen inloggen, en leden de optie hebben om het lidmaatschap zelf op te zeggen.

Met de knop “Voeg toe” kunnen nieuwe regels toegevoegd worden, waarmee meer opzegredenen toegevoegd kunnen worden.

Klik op "Bewaren" of "Bewaren en terug" om de wijzigingen op te slaan.

Ref: 172 / 2024-03-28

2.4.3 - Verstuurtypes

Menupad: Relaties > Instellingen > blok "Relaties" > Verstuurtype

Klik op Wijzigen om de verstuurtypes instellingen te bewerken. Je kunt ook kiezen voor Weergeven als je het enkel wilt bekijken.

 

Deze instellingen zijn met namelijk belangrijk voor verenigingen die een papieren clubblad hebben.
Hierbij wordt er dan vaak nog  gebruik gemaakt van looproutes, omdat leden in hun eigen wijk het clubblad verspreiden.
Leden die verder weg wonen, krijgen het clubblad dan per post.

Zie ook de instelling "Looproute" Zie: 2.4.4 - Looproutes

In dit scherm zijn de volgende velden beschikbaar:

Veld

Omschrijving
Vink de checkbox bij een regel aan om deze te verwijderen wanneer het scherm opgeslagen wordt.
Verstuurtypecode Dit is de code van de verstuurtypecode.
Vaak wordt hier een letter afkorting van de "Verstuurtype" gebruikt. 
Verstuurtype De omschrijving van dit verstuurtype.

Klik op "Bewaren" of "Bewaren en terug" om de wijzigingen op te slaan.

Ref: 173 / 2024-03-28

2.4.4 - Looproutes

Menupad: Relaties > Instellingen > blok "Relaties" > Looproutes

Druk op weergeven of wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond:

screenshot_1.png

Indien een vereniging een clubblad op papier heeft, dat door de leden wordt rondgebracht, dan kan er gebruik gemaakt worden van looproutes.
Bij het lid wordt dan aangegeven in welke looproute het lid meegaat. Op basis hiervan kunnen dan lijsten uitgedraaid worden voor de personen die het clubblad rondbrengen. 

De volgende velden kunnen ingevuld worden.

Veld

Omschrijving
Vink de checkbox bij een regel aan om deze te verwijderen wanneer het scherm opgeslagen wordt.
Looproutecode Dit is de code van de looproute.
Looproute Hier wordt de looproute aangegeven.
Dit kunnen bijvoorbeeld de postcodes zijn waar het clubblad moet worden rondgebracht.   

Met de knop voeg toe kunnen extra regels aan de tabel worden toegevoegd.

Klik op "Bewaren" of "Bewaren en terug" om de wijzigingen op te slaan.

Ref: 174 / 2024-03-28

2.4.5 - Banken

Menupad: Relaties >  Instellingen > blok "Relaties" > Banken

Druk op weergeven of wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond.

ref175screenshot1_1.png

Deze instelling is alleen nog van toepassing op verenigingen die nog geen gebruik maken van de SEPA betaalmethode. Deze zullen op een later moment nog wel worden gemigreerd naar deze methode.

Met de komst van SEPA is het dus niet meer nodig onderscheid te maken tussen banken en de postbank.  
Mochten hier vragen over zijn, dan kunnen deze via een ticket worden ingestuurd.

Let op! Deze instelling zal in de toekomst komen te vervallen. Stuur een ticket in als je nog gebruik maakt van deze instellingen.

Ref: 175 / 2024-03-28

2.4.6 - Betaalwijze

Menupad: Relaties > Instellingen > blok "Relaties" > Betaalwijze

Druk op weergeven of wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond:

ref176screenshot1_1.png

De betaalwijze geeft aan of een lid via automatische incasso betaald of zelf het bedrag overmaakt. 

Let op! Het is niet nodig om voor leden die geen automatische incasso hebben een betaalwijze in te vullen. Als het veld "Betaalwijze" bij het lid leeg blijft, dan krijgt het lid een factuur met het verzoek dit zelf over te maken. Dit wordt geregeld via de afdrukformulieren Zie: 1.4.4.4 - Opmaak van facturen.

In dit scherm zijn de volgende velden beschikbaar:

Veld

Omschrijving
Vink de checkbox bij een regel aan om deze te verwijderen wanneer het scherm opgeslagen wordt.
Betaalwijzecode Dit is de unieke code van de betaalwijze.
Betaalwijze Vul hier de omschrijving van deze betaalwijze in.
Blokkeer afdruk

Vink deze optie aan als deze facturen bij het boeken niet verstuurd hoeft te worden.

Bij het boeken wordt voor deze facturen dan gelijk aangegeven dat ze niet verstuurd hoeven te worden.
Deze facturen komen dus niet terecht bij Facturen > facturen afdrukken, nadat ze zijn geboekt.

Dit veld wordt bijvoorbeeld gebruikt bij ereleden, die eigenlijk nooit meer een factuur van de vereniging krijgen.

Blokkeer externe betaling Vink deze instelling aan als externe betalingen geblokkeerd moeten worden voor de betaalwijze.
Betalingstermijn

Hier wordt de betalingstermijn ingevuld die voor de meeste leden geldt.

Staat er niets ingevuld bij het relatiescherm van de relatie, dan wordt de betalingstermijn gekozen die hier staat ingevuld.
Zie voor meer uitleg over het gebruik van de betalingstermijn bij "Vaststellen van de betalingstermijn" verder op deze pagina.

Klik op "Bewaren" of "Bewaren en terug" om de wijzigingen op te slaan.

Extra factuurregels

Het is ook mogelijk om extra factuurregels toe te voegen per betaalwijze.
Stel dat alle leden met automatische incasso 5 euro korting krijgen op de factuur, dan kan dat hier worden ingesteld.

Klik onder "Extra factuurregel" bij de gewenste betaalwijze op de knop "Tonen" om een extra factuurregel hieraan toe te voegen.
Het volgende scherm wordt dan zichtbaar.

In dit scherm zijn de volgende velden beschikbaar:

Veld

Omschrijving
Grtbkreknummer Hier kan een grootboekrekening gekozen worden voor de factuurregel.
Prijs Hier kan de prijs ingevuld worden die gefactureerd moet worden.
Bijvoorbeeld -5,00 voor 5 euro korting.
BTW Hier wordt de BTW code gekozen indien er sprake is van BTW.
Omschrijving Hier wordt de omschrijving ingevuld zoals deze op de factuur zichtbaar moet zijn.

Klik op "Sluiten"  om de extra factuurregels toe te voegen. Klik daarna op "Bewaren" of "Bewaren en terug" om de wijzigingen op te slaan.

Vaststellen van de betalingstermijn

Binnen AllUnited wordt een specifieke route gehanteerd voor het vaststellen van de juiste betalingstermijn.
Elke stap heeft een bepaalde voorrang op de volgende stap in het bepalen van de betalingstermijn.

Deze route is als volgt:

Stap 1: Massa factureren
De betalingstermijn binnen massa factureren overschrijft alle andere betalingstermijnen.

Stap 2: Relatie betalingstermijn
Wordt massa factureren niet gebruikt, dan wordt gekeken of binnen de relatie een aparte betalingstermijn is ingegeven.  Deze staat op het relatiescherm onder financieel.

Stap 3: Betaalwijze
Is bij de relatie betalingstermijn niets ingegeven dan wordt gekeken bij de betaalwijze. Bij automatische incasso kan ingegeven zijn dat deze altijd in 3 termijnen wordt geïncasseerd. Hier staat altijd automatische incasso. Achter automatische incasso kan een betalingstermijn ingegeven worden.

Stap 4: Factuurbon
Is bij betaalwijze niets ingegeven dan wordt bij de factuurbron gekeken.
De factuurbron is te vinden via het menupad:  Facturatie > Instellingen > Factuurbronnen Zie: 6.4.3 - Factuurbronnen voor andere instellingen

Ref: 176 / 2024-03-28

2.4.7 - Leeftijdsgroep

Menupad: Relaties > instellingen > leeftijdsgroep

Druk op selecteren en onderstaand scherm wordt getoond. Door in dit scherm op wijzigen of weergeven te drukken worden de mogelijke leeftijdsgroepen getoond.

In de weergegeven leeftijdsgroepen kan worden geklikt op de regel om deze te openen.

Ook kan achter leeftijdsgroep een selectie gemaakt worden en de juiste leeftijdsgroep geselecteerd.

Ref: 170 / 2024-03-28

Leeftijdsgroep

Menupad: Relaties >  Instellingen > blok "Relaties" > Leeftijdgroep : Selecteren.

Een leeftijdsgroep kan ingesteld worden om rapportages te maken van de aantallen per leeftijd. Deze indelingen kunnen dan via de rapportages functies gebruikt worden.

Klik op "+ Nieuw"  om een nieuwe leeftijdsgroep aan te maken.

Je kunt ook een bestaande leeftijdsgroep beheren. Selecteer dan de gewenste Leeftijdsgroep uit de tweede uitklap lijst en klik op Wijzigen om deze te beheren. Je kunt ook kiezen voor Weergeven als je het enkel wilt bekijken. Hierna worden de leeftijdsgroep instellingen getoond.

 ref111screenshot1_1.png

In dit scherm zijn de volgende velden beschikbaar:

Veld

Omschrijving
Vink de checkbox bij een regel aan om deze te verwijderen wanneer het scherm opgeslagen wordt.
Vanaf leeftijd Hier wordt de leeftijd aangegeven. Er wordt altijd vanaf de jongste leeftijd gerekend.
Omschrijving Omschrijving van deze leeftijdsgroep
Omschrijving kort Verkorte omschrijving van deze leeftijdsgroep
HTML kleur Hier kan de gewenste kleur voor de leeftijdsgroep ingevoerd worden via de HTML kleur.
Deze kleur komt dan bijv. terug bij de teams.

Een lijst met de beschikbare HTML kleuren en namen is te vinden op ">https://www.leerwiki.nl/techniek/internet/webdevelopment/webdesign/html/17750/lijst-van-html-kleuren/]. Het is ook mogelijk om hier een RGB-code in te voeren (bijvoorbeeld #000000).

Klik op "Bewaren" of "Bewaren en terug" om de wijzigingen op te slaan.

Wil je een volledige leeftijdsgroep verwijderen?

Ga naar de gewenste leeftijdsgroep en klik op de knop "Verwijderen".

Let op! Hiermee worden alle ingestelde Leeftijdsverdeling regels ook volledig verwijderd.
Wil je alleen een enkele Leeftijdsverdeling regel verwijderen, vink dan bij de gewenste regel de checkbox aan onder het verwijder icoon en druk op "Bewaren".

Ref: 111 / 2024-03-28

2.4.8 - ID typen

Menupad: Relaties > Instellingen > blok "Relaties" > ID typen

Klik op Wijzigen om de instellingen te bewerken. Je kunt ook kiezen voor Weergeven als je het enkel wilt bekijken.

Op de relatiekaart kan een identificatie worden vastgelegd. Bijvoorbeeld voor leden die een studentenkorting krijgen, zij moeten jaarlijks hun studentenkaart tonen. 
Bij deze instelling kunnen de verschillende soorten identificaties worden aangemaakt, zoals bijvoorbeeld paspoort, rijbewijs en studentenpas.

Deze identificatietypes kunnen dan gebruikt worden op de relatiekaart bij persoonlijke gegevens.

In dit scherm zijn de volgende velden beschikbaar:

Veld

Omschrijving
Vink de checkbox bij een regel aan om deze te verwijderen wanneer het scherm opgeslagen wordt.
ID typecode

Hier wordt de unieke code van het ID aangegeven.

ID type Hier plaats je de omschrijving van het ID type.

Klik op "Voeg toe"  om een nieuwe regel toe te voegen voor een extra identificatie type.

Klik op "Bewaren" of "Bewaren en terug" om de wijzigingen op te slaan.

Ref: 177 / 2024-03-28

2.5 - Veelgestelde vragen: Relaties & functies

2.5.1 - Help ik kan bepaalde NAW-gegevens niet aanpassen!

1. De straat- of plaatsnaam kan niet aangepast worden

2. Het lid is in behandeling bij de bond

3. Het lid is gekoppeld als familie aan een ander lid

4. De NAW-gegevens van uw leden worden ook in Sportlink (of een ander programma) bijgehouden en deze gegevens zijn leidend (vaak het geval bij voetbal en basketbal)

 

1. De straat- of plaatsnaam kan niet aangepast worden

Vaak is de oplossing simpel. Knip de postcode uit het veld en verwijder het huisnummer en plaats ze vervolgens terug. Als het goed is, komt vanzelf het goede adres te staan.Gebeurt dit niet of krijg je niet het verwachte effect? Ga naar postcode.nl en controleer hier het adres en pas het aan de hand van dit resultaat aan.Adres is niet te vinden in postcode.nl?

Advies: Het gaat vermoedelijk om een nieuw adres, die nog niet geregistreerd staat. Stuur een ticket in, zodat wij kunnen zorgen dat deze portcode combinatie op een andere manier goed komt te staan.

 

2. Het lid is in behandeling bij de bond

Ziet u dit bovenaan het scherm?

screenshot1_1.png

Ga dan naar Relaties >> Interface bond

 

Ziet u bij het blokje Berichten versturen/ophalen bij ‘Berichten versturen' een getal staan, zoals hieronder weergegeven? Dan zijn er berichten klaar gezet die niet doorgestuurd zijn naar de bond, 

screenshot2_1.png

 U heeft twee keuzes. 

 

  • U gaat ze alsnog verzenden. Dan vinkt u de radio button aan naast Berichten versturen en klikt op START. Let wel, als het ook een bericht was voor het lid dat  u wilde aanpassen en u bent een tennisvereniging of een schaatsvereniging, dan zal u er nog steeds niet bij kunnen, want het lid blijft in dit geval in behandeling bij de bond.
  • U wilt ze nu niet versturen. Ga dan naar het blok Berichten verwijderen daaronder en klik op START. Deze leden komen weer vrij te staan.

 screenshot3_1.png

Voor tennis- en schaatsverenigingen: Het lid is vrijgegeven of het lid is nog steeds in behandeling omdat hij/zij reeds verstuurd was richting bond. Kijk dan of u de verwerking vanuit de bond al kan ophalen.  Klik dan de radiobutton in het blok Berichten versturen/ophalen naast Berichten ontvangen aan en klik op START. Als er een of meerdere verwerkingsverslagen klaar staan, wordt deze opgehaald. U krijgt hier bovenaan het scherm een melding van. Herhaal deze actie tot u het bericht krijgt dat er geen verwerkingsverslagen meer worden gevonden. Hopelijk is hiermee het lid wel vrijgekomen.

 

Blijft het lid in behandeling? Ga naar het blok ‘Berichten selecteren’ en filter op Berichtstatus ‘Verzonden’ en klik op WIJZIGEN

screenshot4_1.png

Er zijn 3 mogelijkheden:

  1. U ziet het lid staan en ziet dat het lid nog niet zo lang geleden richting bond gestuurd is. Advies: even geduld hebben en morgen nog een keer proberen. Zit u met een dringende aanpassing? Stuur dan een ticket in, dan kunnen wij op de achtergrond uithelpen.
  2. U ziet het lid staan, maar het bericht is al heel lang geleden richting bond gegaan. Advies: er is vermoedelijk iets niet goed gegaan met de verwerking. Stuur een ticket in, zodat wij hem/haar vrij kunnen geven. Bij het opnieuw opstarten van de interface zal het lid vermoedelijk weer in behandeling genomen worden.
  3. U ziet het lid niet in de lijst staan. Advies: Ook dan is er iets niet goed gegaan in de uitwisseling met de interface. Stuur een ticket in, zodat wij hem/haar vrij kunnen geven. Bij het opnieuw opstarten van de interface zal het lid vermoedelijk weer in behandeling genomen worden.

 

3. Het lid is gekoppeld als familie aan een ander lid

 

U ziet het volgende in de kaart staan

screenshot5_1.png

Er zijn 3 mogelijkheden

 

  1. De familiekoppeling is terecht en deze leden wonen op hetzelfde adres en delen hetzelfde vaste telefoonnummer. Advies: Klik op de link van het familiehoofd en pas de gegevens in deze kaart aan. Bij het aanpassen zullen de gegevens automatisch ook in deze kaart aangepast worden.
  2. De familiekoppeling is terecht gemaakt, maar toch hebben de leden verschillende adresgegevens. Advies: Knip het relatienummer van het familiehoofd uit de kaart en klik op BEWAREN. Pas de gegevens aan, plak het relatienummer van het familiehoofd terug en klik weer op BEWAREN.
  3. De familiekoppeling is niet terecht. Advies: ontkoppel de leden door ‘Blokkeer familiesamenstellen’ aan te vinken of gewoonweg het relatienummer uit het veld te verwijderen en op BEWAREN te klikken. Hierna kan je de nodige gegevens aanpassen.

4. De NAW-gegevens van uw leden worden ook in Sportlink (of een ander programma) bijgehouden en deze gegevens zijn leidend (vaak het geval bij voetbal en basketbal)

 

U ziet een scherm als deze:

screenshot6_1.png

Er zijn drie mogelijkheden

 

  1. Deze relatie had niet uitgewisseld mogen worden en had een ander relatietype moeten hebben. Advies: Stuur een ticket in met het verzoek dit om te zetten. Hier is namelijk een handeling voor nodig die wij zullen moeten doen, aangezien u hier het relatietype niet kunt aanpassen.
  2. Deze relatie staat goed als relatietype en u heeft de gegevens al aangepast in het externe systeem (vermoedelijk Sportlink). Advies: Haal een export uit Sportlink en synchroniseer de gegevens via een upload (Systeembeheer >> Upload). Dan worden de gegevens (als de correcties in het andere systeem correct zijn ingevoerd en de synchronisatie juist is uitgevoerd) vanzelf aangepast.
  3. Deze relatie staat goed als relatietype en u heeft de gegeven niet aangepast in externe systeem (vermoedelijk Sportlink). Advies: Pas de gegevens eerst daar aan en volg het advies hierboven.
Ref: 493 / 2024-03-28

2.5.2 - Help ik heb de verkeerde activiteit gefactureerd !

U kunt dit gelukkig nog aanpassen

Zie: 2.3.1.1 - Tabblad activiteiten

Ref: 496 / 2024-03-28

2.5.3 - Lid wordt aan en afgemeld bij de bond

Dit komt vermoedelijk doordat dit lid (of het toegevoegde bondsnummer) twee keer in het systeem staat. Een keer met een kaart waar hij/zij afgemeld staat en een keer met een kaart waar hij/zij aangemeld staat. Dus wat gebeurt er? Via de ene kaart worden ze aangemeld. Het systeem denkt bij de andere kaart: 'Dit klopt niet’, en het lid wordt weer afgemeld. Dan denkt het systeem weer door de andere kaart:  'Dit klopt niet' ,en meldt ze weer aan en zo verder ...

 

Voorkom dit. Als een oud-relatie zich weer aanmeldt, heropen dan de oude kaart, pas de benodigde zaken aan, die aangepast moeten worden. Voeg de functie 'Relatie inactief' bij deze relatie toe en vul bij de datumvelden bij de vanaf datum 'de dag na de oorspronkelijke afmelddatum' en bij de t/m datum 'de dag voor de nieuwe aanmelddatum'. Voeg in het activiteitentabblad de nieuwe activiteit(en) toe die het lid gaat doen op jullie vereniging en zet indien nodig een opmerking in het blok 'Facturatie instructies', dat dit een herintredend lid is en per die en die datum weer begonnen is. Bijv. als ze later in het seizoen gestart zijn en hierdoor minder contributie hoeven te betalen. Heeft de nieuwe aanmelding geen invloed op de normale contributie, dan hoef je dit laatste niet te doen. Vergeet het een en ander niet op te slaan via de BEWAAR-button.

 

 

Ref: 500 / 2024-03-28

2.5.4 - Een oud-lid meldt zich aan. Wat nu?

Variatie 1: Oud lid meldt zich niet via het online inschrijfformulier

Als een oud-relatie zich weer aanmeldt, volg dan de volgende stappen:

  1. Heropen dan de oude kaart en verwijder de oude t/m datum.
  2. Pas de benodigde zaken aan, die aangepast moeten worden.
  3. Voeg in het blok functies de functie 'Relatie inactief' bij deze relatie toe en vul bij de datumvelden bij de vanaf datum 'de dag na de oorspronkelijke afmelddatum' en bij de t/m datum 'de dag voor de nieuwe aanmelddatum'.
  4. Klik dan op de button BEWAREN
  5. Ga naar het activiteiten tabblad en voeg de nieuwe activiteit(en) toe die het lid gaat doen op jullie vereniging en zet indien nodig een opmerking in het blok 'Facturatie instructies', mochten er speciale afspraken gelden voor een herintredend lid.
  6. Klik op de BEWAAR-button of de BEWAAR EN TERUG button.

Variatie 2: Oud lid meldt zich aan via het online inschrijfformulier

Volg in dit geval de volgende stappen:

  1. Niet verplicht, maar aan te raden, open naast het inschrijfformulier de oude relatiekaart in een tweede venster en vergelijk de gegevens. Vul eventueel zaken aan bij het inschrijfformulier die niet in het inschrijfformulier staan, maar wel in de oude kaart.
  2. Vul bij het inschrijfformulier in het veld relatienummer het oude relatienummer in.
  3. Geldt er een verplichte auto incasso regeling? Zorg dat de juiste betaalwijze e.d. bij het inschrijfformulier ingevuld staat en dat de datum machtiging gelijk is als de aanmeld/aannamedatum
  4. Sla je aanpassingen bij het inschrijfformulier op  via de button BEWAREN en sluit de oude kaart.
  5. Neem het lid nu aan via de button AANNEMEN. Als het bij het inschrijfformulier goed ingesteld staat ga je automatisch de heropende kaart in na aanname. Check of alles is verlopen, zoals bedoeld. 
    -  Is de t/m datum weggehaald?
    -  Is de functie relatie inactief toegevoegd met de juiste data erin?
    -  Staat de betaalwijze goed?
    -  Is de juiste activiteit toegevoegd?
  6. Ga naar het activiteiten tabblad en zet indien nodig een opmerking in het blok 'Facturatie instructies', mochten er speciale afspraken gelden voor een herintredend lid.
  7. Klik op de BEWAAR-button of de BEWAAR EN TERUG button.

 

Ref: 501 / 2024-03-28

2.5.5 - Help! Wat wordt er allemaal naar de bond gestuurd?

Door de berichten te filteren kun je een goed overzicht krijgen van welke berichten er beschikbaar zijn, wat de exacte status is en of deze al naar de bond zijn verstuurd. Zo weet je precies met welke berichten je op dat moment bezig bent.

Filteren op berichtstatus bij "Interface bond"

Ga naar Relaties > Interface bond > klik op "Berichten selecteren".
In het filter selectie scherm kun je bij "Berichtstatus" de gewenste status kiezen waarop je wilt filteren. 

Let op! Wanneer er geen berichten beschikbaar zijn voor een bepaalde status, dan zal deze status niet als filter optie beschikbaar zijn.

Klik op de knop "Weergaven" wanneer je de zoek resultaten alleen wilt bekijken. 
Klik op de knop "Wijzigen" wanneer je de zoek resultaten wilt aanpassen/bewerken.

Hierna krijg je een lijst met alle berichten met de gekozen status in beeld.

Onderstaand vind je de verschillende berichtstatussen en wat deze inhouden.

Aangemaakt Berichten staan klaar om te verzenden, maar zijn nog niet naar de bond gestuurd.
Deze berichten kunnen nog verwijderd worden.
Verzonden Berichten zijn naar de bond gestuurd.
Deze moeten nog verwerkt en/of opgehaald worden, de relatie van het bericht blijft tot deze tijd geblokkeerd.   
Doorgevoerd    Berichten zijn door de bond opgehaald en verwerkt.
De relatie moet nu weer vrijgegeven zijn.   
Fout

AllUnited heeft fouten in de relatiekaart van het lid van het bericht gevonden.   
Het bericht is niet richting bond gestuurd.

Deze fout moet eerst worden opgelost voor het bericht gestuurd kan worden naar de bond.

Niet doorgevoerd

De bond heeft een fout geconstateerd in het bericht/bij het lid en heeft het bericht daarom niet verwerkt.
Deze fout moet eerst worden opgelost voor het bericht opnieuw gestuurd kan worden.

Let op! Als de foutmelding aangeeft dat "het lid al bestaat", dan zal AllUnited zelf een correctie in de status doorvoeren.
Je hoeft hier zelf niets voor te doen.

Filteren op berichtstatus via Selectie Wizard "Controle interface"

Je kunt de statussen van berichten ook nagaan via de Selectie Wizard "Controle interface". Ga naar Relaties > Selectie Wizard en klik de selectie 'Controle interface'  aan om deze hier te bekijken. 

Let op! Niet iedere vereniging heeft standaard deze Selectie Wizard beschikbaar in het systeem. Deze kan altijd via een ticket aangevraagd worden indien jullie hier gebruik van willen maken.

Kies hier bij "Berichtstatus" de gewenste status.

Wil je berichten van 1 status bekijken?
Vul deze dan in beide velden in (het eerste keuze veld en het t/m veld).

Wil je berichten van meerdere statussen bekijken? 
Vul dan de gewenste start status in bij het eerste keuze veld, en de gewenste eind status bij het t/m veld.

Let op! De gekozen status uit het eerste veld moet altijd hoger in de lijst staan dan de keuze in het t/m veld. Dit omdat het systeem zoekt op basis van unieke id's die in het systeem aan de statussen zijn gekoppeld.

Ref: 502 / 2024-03-28

3 - Hoofdstuk 2: Activiteiten,seizoenen, groepen,teams

3.1 - Introductie Activiteiten,seizoenen, groepen


AllUnited maakt gebruikt van  seizoenen, activiteiten, categorieën en teams. 

Dit is nodig voor:

1.       Inzicht in het soort lidmaatschap
2.       Juiste berekening van de contributie. 
3.       Opbouw van historie van lid
4.       Interface met de bond (als hier sprake van is)
5.       Indeling voor de juiste wedstrijden

De onderdelen zijn onderling verbonden:

'Seizoenen' zijn periodes waarbinnen activiteiten worden gedaan. (Hockeyseizoen, Lidmaatschapsjaar)

— 'Activiteiten' (gekoppeld aan een seizoen) zijn zaken die gefactureerd worden die door leden gedaan worden (Veld-Hockey | Tennis | Lidmaatschap) tijdens een seizoen.

—— Categorie (gekoppeld aan een activiteit ) = Onderverdeling van een activiteit naar subactiviteiten zoals bijvoorbeeld trainingsleden | rustende leden van een activiteit.

————— Team = Groep mensen die gekoppeld wordt aan een activiteit of categorie. 



Hieronder een uitleg wat het is en hoe het met elkaar samen hangt. 

Het seizoen

Het kan natuurlijk zijn dat iemand dit seizoen wedstrijden speelt, maar het volgend seizoen niet meer, dan moeten daar dus een andere uitwisseling met de bond of een andere contributie aan gekoppeld kunnen worden. 

Daarom is het noodzakelijk dat elke activiteit aan een seizoen is gekoppeld. 

Op die manier komt er ook inzicht in de historie van een lid. 

Wat was het lidmaatschap in 2021 en wat in 2022. 

Daarnaast kan een activiteit een andere looptijd hebben.  Een veel voorkomende situatie bij Atletiek is de volgende:

1.       Er wordt per kwartaal gefactureerd.     

2.       De bondscontributie is op jaarbasis en gaat mee in het eerste kwartaal. Deze moet dus in het eerste kwartaal betaald worden voor het hele jaar. 

3.       Het verenigingslidmaatschap is per kwartaal en wordt elk kwartaal gefactureerd zolang het lid nog steeds lid is. 
 

Activiteiten

Als je alleen de contributie wilt factureren dan heb je bijvoorbeeld alleen de activiteit tennis, voetbal, hockey, schaatsen etc. 

Veel verenigingen willen naar hun primaire activiteit ook andere zaken factureren, denk daarbij aan inschrijfgeld, wedstrijden, competities, toernooien, kleding etc. 

Dus hiervoor kunnen dan activiteiten worden aangemaakt.  

Dat is de reden dat AllUnited de term activiteiten gebruikt en niet contributies, omdat het breder ingezet kan worden dan alleen de contributies. 

Aan activiteiten worden een aantal zaken gekoppeld. 

1.       Wordt de activiteit wel of niet uitgewisseld met de bond (als deze koppeling er is). 

a.       Inschrijfgeld niet

b.      voetbal, tennis etc wel uitwisselen

2.       Moet de activiteit gekopieerd worden naar het volgende seizoen of periode of is deze eenmalig zoals inschrijfgeld.

3.       De categorie = een onderverdeling van de activiteit

4.       Het seizoen = de periode waarvoor de activiteit geldig is

 

De categorie

Binnen de activiteit tennis, voetbal, hockey, schaatsen etc. kun je nog een nadere verdeling hebben. 

Bijvoorbeeld tussen leden die aan wedstrijden mee doen en leden die alleen trainen, of actieve leden en rustende leden. 

Deze verdeling wordt als een categorie vastgelegd en elke categorie kan weer anders zijn voor:

1.       De interface met de bond als deze er is 

a.       Proefleden of rustende leden worden niet uitgewisseld in de interface

b.      Spelende of actieve leden wel. 

2.       De hoogte van de contributie

a.       De contributie is naast een ander tarief voor de categorie ook nog in te delen per leeftijdsgroep

3.       Het team

 



 

Het team

Daarnaast kan er aan een activiteit / categorie een team worden gekoppeld. 

Voor teamsporten zoals voetbal en hockey is het noodzakelijk om te weten in welk team iemand speelt, anders ontbreekt er informatie voor de wedstrijden. 

Voor andere sporten is het team optioneel. Bijvoorbeeld voor Atletiek. 

Ook hier bouw je dan weer een historie op, zodat inzichtelijk wordt, wie wanneer in welk team speelde. 

 

Ref: 499 / 2024-03-28

3.2 - Aanmaken nieuw seizoen

Stap 1: Nieuw seizoen aanmaken

Voor elk seizoen moet het nieuwe seizoen worden aangemaakt. Dit gaat via het Menupad:  Activiteiten & Teams > instellingen   Zie: 3.5.2 - Seizoenen (tabel)

Voor elke vereniging kan een seizoen anders zijn, Dit kan een jaar zijn, een maand een kwartaal, maar  ook een periode van juli tot en met juni. De meeste verenigingen maken gebruik van meerdere seizoenen.

Bijvoorbeeld het seizoen voor het inschrijfgeld omdat dit een doorlopend seizoen is, naast het seizoen voor de sport/activiteit.

Voor elk seizoen moet initieel een nieuw seizoen aangemaakt worden. Aan de hand van de gekozen seizoensgroep en het aangemaakte seizoen zal het systeem de opvolgende seizoenen automatisch gaan aanmaken.  Dit gebeurt momenteel 1 maand van tevoren.  3 dagen voordat het nieuwe seizoen aanbreekt worden ook automatisch de nieuwe seizoensgebonden activiteit/lesregels aangemaakt. Let wel, werkt een vereniging met afwijkende seizoenen, die niet exact te peilen zijn en per periode qua tijdsduur kunnen verschillen, dan is het verstandig om de seizoen voor 1 jaar handmatig er in te zetten. Aan de hand hiervan zal het systeem dit in de opvolgende jaren identiek gaan inrichten.

Stap 2: Activiteiten kopiëren van het oude naar het nieuwe seizoen.

Er zijn meerdere mogelijkheden om activiteiten te kopiëren. Dit hangt af van het feit of er gebruik gemaakt wordt van teams en of teams in hun geheel doorgaan naar een ander team in het volgende seizoen.

  1. Via het menupad: Activiteiten  & Teams> activiteiten aanmaken Zie: 3.3.2 - Activiteiten aanmaken
    Daarmee worden alle activiteiten van het vorige seizoen naar het nieuwe seizoen gekopieerd.
  2. Via het menupad: Activiteiten & Teams> Teams kopiëren Zie: 3.4.9 - Teams kopieren
    Daarmee is het mogelijk om een team van het ene seizoen te kopiëren naar een ander team in het nieuwe seizoen. Bijvoorbeeld een F team kopiëren naar een E team.
  3. Een combinatie van bovenstaande twee.
    Eerst worden dan de teams gekopieerd naar het nieuwe jaar via het menupad: Activiteiten & Teams > teamleden kopiëren Zie: 3.4.9 - Teams kopieren. Dit geldt voor teams die in hun geheel overgaan van het ene team naar het andere team bijv. F1 gaat naar E3. Als de benodigde teams zijn gekopieerd, kan voor de andere leden via menupad: Activiteiten & Teams > activiteiten aanmaken Zie: 3.3.2 - Activiteiten aanmaken de activiteit voor het nieuwe seizoen worden aangemaakt.

Let op: indien een combinatie van bovenstaande 2 wordt gekozen, dan moet gekeken worden of de instellingen daarvoor juist staan ingesteld.

Via het menupad: instellingen > activiteiten (kop activiteiten) moet gecontroleerd worden of het veld

Eén regel
per seizoen

staat aangevinkt. Anders kunnen er meerdere activiteiten aangemaakt worden.

Ref: 152 / 2024-03-28

3.3 - Activeiten

3.3.1 - Activiteiten per rel.

Menupad: Activiteiten & Teams > Activiteiten per relatie

Deze transactie is handig indien men rechtstreeks naar het activiteitenscherm van een relatie wil gaan. Bijvoorbeeld als er veel activiteiten aangepast moeten worden, omdat teams gewijzigd moeten worden.

Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond:

Hier kan het relatienummer gezocht worden op relatienummer, naam of bondsnummer.

Bij naam kan altijd met een wildcard gewerkt worden. Geef dan *thijs in. Dan worden alle relaties getoond waarbij thijs in de relatie voorkomt in de velden bedrijfsnaam, achternaam en voornaam.

Dat kan zijn Thijs als voornaam, maar ook Thijssen als achternaam.

 

Als er meerdere relaties zijn die aan de selectie voldoen dan worden deze onder het selectiescherm getoond. Zie voorbeeld.

 

Er kan dan doorgeklikt worden op één van de relaties.

Is er maar één relatie die aan de selectie voldoet, dan komt met direct in het activiteitenscherm van de relaties. Zie: 2.3.1.1 - Tabblad activiteiten

Ref: 154 / 2024-03-28

3.3.2 - Activiteiten aanmaken

Menupad: Activiteiten & Team > Activiteiten aanmaken.

Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond.

Er zijn hier twee opties.

  1. Automatisch activiteiten aanmaken
  2. Handmatig activiteiten aanmaken

 

1. Automatisch activiteiten aanmaken. 

Hierbij gaat het systeem op zoek naar activiteiten die aangemaakt kunnen worden.

In de tabel activiteiten Zie: 3.5.3 - Activiteiten (tabel) wordt ingesteld of activiteiten automatisch aangemaakt moeten worden, gekopieerd moeten worden van het vorige seizoen of handmatig aangemaakt worden.

Voorbeeld 1.

Er zijn nieuwe leden die nog geen activiteit inschrijfgeld hebben. Omdat in de tabel staat dat dit automatisch moet worden aangemaakt, wordt bij alle leden gecontroleerd of ze de activiteit inschrijfgeld hebben als er op creëren gedrukt wordt. De peildatum maakt dan niet uit.

Voorbeeld 2.

Er is een nieuw seizoen aangemaakt en de activiteiten voor dat seizoen kunnen worden aangemaakt of gekopieerd van het vorige seizoen. Dan moet er voor gezorgd worden dat de peildatum ook in dat nieuwe seizoen  Zie: 3.5.2 - Seizoenen (tabel) ligt.

Loopt het seizoen bijvoorbeeld van 1 juli t/m 30 juli en de activiteiten voor het nieuwe seizoen moeten worden aangemaakt, dan moet de peildatum op 01-07 van het nieuwe seizoen staan.

Druk daarna op creëren en de activiteiten worden aangemaakt.

De knop verwijderen is alleen beschikbaar voor AllUnited.

 

2. Handmatig activiteiten aanmaken

In bovenstaande tabel staat de activiteit zaalhockey op handmatig.

Dan kan met optie 2 de activiteit zaalhockey aangemaakt worden met de selectiemogelijkheden, lid, geboortedatum en geslacht.

Bijvoorbeeld alle leden t/m 12 jaar gaan zaalhockey spelen.  Dan kan in het tweede deel van het scherm het relatietype en de geboortedatum van t/m gekozen worden en dan de activiteit die moet worden aangemaakt.

Bijvoorbeeld zoals hieronder:

 

Na op verder gedrukt te hebben, worden de relaties geselecteerd die aan de criteria voldoen. Zoals in onderstaand scherm.

Met de knop controle kan gekeken worden of er teams zijn die aan de criteria voldoen.

Met het vinkje toevoegen kan aangegeven worden of de activiteit bij dat lid moet worden toegevoegd.

 

 

 

Bij het drukken op de knop bewaren worden de activiteiten, die staan aangevinkt bij "Toevoegen", toegevoegd.

 

 

Ref: 153 / 2024-03-28

3.4 - Teams

Teams indelen, aanmaken of kopiëren

Volg het volgende stappenplan:

Maak teams aan
Maak eerst een team aan. Dit gaat via Activiteiten & Teams >> Teams beheren. Klik bovenaan op wijzigen en klik op een team die vergelijkbaar is (indien mogelijk).

Open vervolgens een ander tabblad via het '+'-icoon in de rechterbovenhoek. Ga hier ook naar Activiteiten & Teams >> Teams beheren en klik op de tab 'Nieuw' bovenin. Maak het nieuwe team aan de hand van het andere team, door te kijken bij het andere tabblad. Op deze manier blijven de teams uniform qua opmaak.

Spelers toevoegen aan een nieuw team (nog niet ingedeelde spelers)

Nu het toevoegen van de spelers. Dat kan op twee manieren.

1. Via Activiteiten & Teams > Spelers indelen. Zoek dan bijvoorbeeld naar spelers die dit seizoen nog niet staan ingedeeld. Filter bijvoorbeeld op de activiteit Voetbal - categorie Spelend en selecteer bij Teams het teken '=' en laat het veld team leeg staan.  Probleem is wel dat het resultaat dan 0 is. Kennelijk is iedereen die deze activiteit - categorie heeft al ingedeeld. Mocht het gaan om twee teams die in drie teams omgevormd worden, dan kan je in dat geval het best selecteren op die twee teams en dan bij degenen die naar een ander team gaan het andere team selecteren en BEWAREN.

2. Via Activiteiten & Teams > Spelers indelen nieuw. LET OP: Hier kies je een TEAMPLANNINGSGROEP. Deze dien je aan een team te koppelen via de team pagina. Zie 3.4.7 

Volgend seizoen indelen
Gaat het om het komende seizoen, dan moeten eerst de activiteiten voor het komende seizoen vast gelegd worden. Dit kan in een keer via Activiteiten & Teams >> Activiteiten aanmaken.  Dit wordt gedaan door bovenin de peildatum in het volgende seizoen leggen en op START te klikken. Aan de hand van het voorgaande seizoen wordt bij iedereen dezelfde activiteit en team van het voorgaande seizoen gekopieerd. Het is wel van belang dat het komende seizoen al is aangemaakt. Dit kan gecheckt worden via Activiteiten & Teams >> Instellingen >> Seizoenen.

Teams kopieren
Er kan ook gekozen worden om eerst per team een kopie te maken naar het volgende seizoen, al dan niet incl. begeleiders. Dit gaat via Activiteiten & Teams >> Teamleden kopiëren. Bovenin wordt het team wat gekopieerd dient te worden naar het volgende seizoen geselecteerd en onderaan welk team dit het het volgende seizoen dient te worden. Dit kan per team gedaan worden. Wanneer dit gebeurt is kunnen er nog spelers verplaats worden door naar Activiteiten & Teams > Spelers indelen te gaan. Het verplaatsen kan ook per team via Activiteiten & Teams >> Teams beheren.

 

Ref: 582 / 2024-03-28

3.4.1 - Teamselectie

Via het menupad : Activiteiten & Teams >  Selectie

 

Met dit scherm kunnen

  1. nieuwe teams aangemaakt worden
    Met de knop +Teams in de menubalk wordt het scherm opgeroepen om een nieuw team aan te maken. Zie: 3.4.2 - Teams beheren
  2. Bestaande teams worden geselecteerd
    Door één van de velden te selecteren wordt de selectie beperkt. Wordt niets ingegeven dan worden alle teams getoond.
  3. Extra functies voor hockeyverenigingen aangeroepen worden.
Ref: 460 / 2024-03-28

3.4.2 - Teams beheren

Veld                           Omschrijving
Activiteit Onder welke activiteit valt het team.
Let op: Het is belangrijk de juiste activiteit en categorie te kiezen. De leden die ook deze activiteit en categorie hebben, kunnen in het team geplaatst worden.  Teamcode, activiteit en categorie zijn later niet meer te wijzigen.
Categorie Onder welke categorie valt het team. Bijvoorbeeld spelend lid of trainingslid.
Meerdere categorieën

Het is mogelijk indien dit veld wordt aangevinkt, om meerdere categorieën in één team te plaatsen. Atletiekverenigingen hebben vaak gecombineerde loopgroepen voor recreanten en wedstrijdatleten. Dan moet dit veld aangevinkt worden.

Let op het kan pas aangevinkt worden nadat het team is opgeslagen.

Teamcode De code van het team. Bij sommige sporten komt de bond met de teamcodes en bij andere sporten kunnen deze zelf ingedeeld worden. De teamcode kan door AllUnited aangepast worden.
Actief t/m

Als een team niet meer actief is, dan kan hier een einddatum voor het team worden ingevuld.  Bij de selectie op het tabblad activiteiten van een relatie wordt dit team dan niet meer getoond voor een nieuw seizoen.


Tip: Geef inactieve teams de sorteercode 99 mee, dan komen ze onderaan in de selectie. Zie hieronder.

 Pagina

 Als het team is gekoppeld aan de website dan wordt hier een link getoond, zodat vanuit het team direct geklikt kan worden naar de website. (Alleen indien de website van AllUnited wordt gebruikt)

Veld                           Omschrijving
Teamnaam kort/lang De afkorting van het team & de volledige naam van het team. Indien er uitwisseling met een bond plaats vindt, dan gebeurt dit op de teamnaam kort. Dus deze naam moet gelijk zijn aan de naam bij de bond.
Sorteer Dit is de sortering van de teams zoals deze op de website moeten worden weergegeven. Geef inactieve teams de sortering 99, dan worden ze onderaan getoond.
Weergave groep Via de instellingen kan een aparte weergave groep ingesteld worden als de weergave op de website een speciale indeling behoeft. Bijvoorbeeld onderscheid tussen jeugd en senioren.  Zie: 9.7.7 - Weergave groepen
Geslacht Betreft het een dames, heren of een mixed team? Alleen spelers van hetzelfde geslacht kunnen aan het team gekoppeld worden. In een herenteam kunnen geen dames spelen, dan moet het een mixed team zijn.
Teamcategorie Prestatie of recreatieteam. Deze categorie kan zelf via de instellingen beheerd worden. Menupad > Instellingen > Teamcategorie (onder de kop teams) Zie: 3.5.6 - Teamcategorie
Teamgroep Junioren, mini's, senioren of veteranen? Deze teamgroep kan zelf via de instellingen beheerd worden. Menupad > Instellingen > Teamgroep (onder de kop teams) Zie: 3.5.5 - Teamgroep
Sterkte Als de tabel sterkte is gevuld, dan kan hier de sterkte van de scheidsrechter die nodig is voor dit team vastgelegd worden. Zie: 3.5.8 - Sterktes (tabel). Dit is extra info bij het team.
Aantal scheidsrechters Hier kan het aantal scheidsrechters ingevoerd worden. Dit is niet voor alle sporten relevant.
Verzameltijd Dit is de algemene voorbereidingstijd voor een team. Deze geldt zowel bij thuis- als uitwedstrijden. Bij een vereniging waartegen uit gespeeld wordt kan ook een verzameltijd ingegeven worden. Deze worden bij elkaar opgeteld, zodat bekend is hoe lang van tevoren een team aanwezig moet zijn.
Lengte competitiewedstrijd Hier word de duur van een competitie wedstrijd ingevuld in minuten. Indien deze word leeg gelaten worden de waardes gepakt vanuit de Team Plannings groepen, en daarna vanuit de activiteit.
Blokkeer knoppen Blokkeer schemafunctie-info voor teamleden.
Dit wordt gebruikt als een Team als bardienst is toegewezen bij een wedstrijd. Als de coach of een ouder een teamlid moet aanwijzen bij de wedstrijd, dan vink je dit aan, zodat de teamleden hierover niet via automatische mail worden geïnformeerd, maar wel de teamfuncties. Dit is afhankelijk van de instellingen bij de teamfuncties. Zie: 2.3.2.2 - Functies Aanmaken
  Blokkeer scheidsrechter-info voor teamleden
Dit wordt gebruikt als een Team als scheidsrechter is toegewezen bij een wedstrijd. Als de coach of een ouder dit moet regelen bij de wedstrijd, dan vink je dit aan, zodat de teamleden hierover niet via automatische mail worden geïnformeerd, maar wel de teamfuncties. Dit is afhankelijk van de instellingen bij de teamfuncties. Zie: 2.3.2.2 - Functies Aanmaken
  Blokkeer op website
Dit is om een team inactief de maken op de website. Bijv. een keepersteam. Hiervoor wordt niet het veld actief t/m gebruikt.
Teambedrag/omschrijving Het is mogelijk om een bedrag per team in te vullen. Dit bedrag kan dan het bedrag van de contributie overschrijven. Dit wordt ingesteld bij de contributiesleutels. Zie: 3.5.7 - Contributies (tabel)
Veld                           Omschrijving
Functie

De teamfuncties die zijn vastgelegd in de tabel functies kunnen hier aan het team gekoppeld worden. Door hier een relatie te koppelen aan een teamfuntie, wordt de functie ook automatisch vastgelegd bij de relatie. 

De functies in de tabel functies moeten wel vastgelegd zijn als teamfuncties anders worden ze hier niet getoond. Zie: 2.3.2.2 - Functies Aanmaken

Relatie Hier kan het relatienummer ingegeven worden van de relatie die de teamfunctie vervuld. Met het loepje kan de relatie ook gezocht worden als het nummer niet bekend is.
Details Dit veld is niet verplicht. Indien nodig kan hier nog een nadere invulling gegeven worden.
Vanaf datum De datum vanaf wanneer een teamfunctie geldig is. Bij teamsporten is dit meestal de begindatum van het seizoen.
T/m datum

Hier kan de einddatum van de functie worden vastgelegd. Bij teamsporten is dit meestal de einddatum van het seizoen.

Tip:

Bij jeugdteams waarbij de functies elk jaar wisselen kan het zinvol zijn de einddatum direct bij het vastleggen te vullen, zodat dit later niet meer hoeft te gebeuren. Bij seniorenteams zijn de teamfuncties vaak meerdere jaren hetzelfde.

Opmerkingen

Dit is een vrij veld om opmerkingen toe te voegen.

 

Het blok links.

Hier wordt de koppeling gelegd voor teams op de website.

Dit blok wordt gedeeltelijk nog gebruikt voor teamfoto's en voor links naar een facebookpagina van een team of een twitteraccount.

Neem contact op met AllUnited voor het gebruik van deze velden.

De overige velden zijn oude velden, die niet meer worden gebruikt

Ref: 71 / 2024-03-28

3.4.3 - Teamfuncties

Teamfuncties kunnen ingesteld worden via het Menupad: Activiteiten & Teams > Teams beheren > selecteer het gewenste team > blok Functies.

Via dit blok kunnen functies en de bijbehorende functionaris gekoppeld worden aan een team, denk bijvoorbeeld aan een aanvoerder of trainer.

ref22screenshot1_1.png

Let op! Komt dit screenshot niet overeen met wat u ziet? 
Waarschijnlijk gebruikt u dan nog het oude teamfunctie scherm. In dat geval stellen wij voor om een helpdesk ticket op te sturen zodra er een nieuw seizoen aankomt.
Dan zal AllUnited je helpen om alle functie over te zetten naar het nieuwe scherm.

In dit scherm zijn de volgende velden beschikbaar: 

Veld Omschrijving
Vink de checkbox bij een regel aan om deze te verwijderen wanneer het scherm opgeslagen wordt.
Functie Keuze veld van uit lijst van Teamgerelateerde functies

Voor meer informatie over het instellen van functies, zie Zie: 2.3.2.2 - Functies Aanmaken
Relatienummer Hier kun je het relatienummer van het gewenste lid/relatie invullen.

Je kunt ook een deel van de achternaam intypen, er komt dan automatisch een lijst in beeld met de gevonden relaties.
Door hierin een relatie aan te klikken zal het relatienummer automatisch worden ingevuld.
Functiedetails Hier kun je, indien gewenst, extra informatie over functie plaatsen
Vanaf Datum Datum dat relatie met de functie is begonnen
t/m Datum Datum dat relatie met de functie is gestopt
Opmerkingen Hier kun je, indien gewenst, extra informatie of opmerkingen plaatsen.

Door bij "Voeg toe" het cijfer 1 aan te passen naar bijvoorbeeld 5 en dan te klikken op "Voeg toe", zullen er 5 regels worden toegevoegd. Hierin kunnen dan nieuwe functies op te nemen. Regels hoeven dus niet 1 voor 1 aangemaakt en opgeslagen te worden. Je kunt tijdens het bewerken altijd op "Voeg toe" klikken om een nieuwe regel voor een nieuwe functie toe te voegen.

Na het toevoegen is de functie ook direct zichtbaar op de relatiekaart van het lid/relatie. Het is alleen mogelijk om teamfuncties toe te voegen vanuit een team, dit kan niet gedaan worden vanuit de relatiekaart.

Wanneer een teamfunctie in het verleden ligt, dan zal deze niet meer op de teampagina worden getoond, maar wel bij de relatie. Op deze manier wordt ook een historie opgebouwd die zichtbaar is op de relatiekaart.

Advies: Seizoensgebonden functie instellen
Als een functie voor een team maar tot het einde van het seizoen actief is voor de relatie, dan raden we aan om direct de einddatum van de functie in te stellen op bijvoorbeeld 30 juni. Zo hoef je hier later niet meer aan te denken, en zal de functie na de datum automatisch eindigen voor de relatie.
Dit is vaak het geval voor de jongste jeugd en de junioren die teamfuncties krijgen die maar één seizoen geldig moeten zijn.

Ref: 22 / 2024-03-28

3.4.4 - Bijzonderheden voor hockey (KNHB)

Binnenkort beschikbaar.

3.4.5 - Team/spelers selectie en indeling scherm

Menupad: Activiteiten & teams > Spelers indelen

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

Via deze transactie kunnen de spelers van een team aangemaakt, getoond of gewijzigd worden.

Tip: Als je nieuwe spelers toe wilt voegen, maak dan de selectie zo exact mogelijk. Dus voeg het geslacht, de geboortedatum etc. ook toe. Op die manier wordt een kleine lijst van de leden getoond, die ingedeeld kunnen worden in de juiste teams.

Wil je kijken of alle leden met een bepaalde activiteit en categorie ingedeeld zijn in een team, dan geef je bijvoorbeeld alleen een = in, in het eerste veld achter teams. De velden daarachter laat je leeg. Dan krijg je alle leden die nog niet in een team zijn ingedeeld, dus waarvan het veld team leeg is. 

Na het maken van de selectie wordt de lijst getoond als op weergeven of wijzigen wordt gedrukt. Zie: 3.4.6 - Team/spelers indelen/beheren Teamsport

Op deze pagina kan je dan de rugnummers, volgnummers en/of Spelerstype invoeren

 

Teams kunnen ook gekopieerd worden van het vorige seizoen, of van veld naar zaalhockey.

Kies dan voor het menupad: Activiteiten & Teamleden > teamleden kopiëren. Zie: 3.4.9 - Teams kopieren

 

Ref: 98 / 2024-03-28

3.4.6 - Team/spelers indelen/beheren Teamsport

Via het menupad: [Activiteiten & Teams] >  [Spelers indelen] kan een selectie gemaakt worden.

Op basis daarvan wordt onderstaand scherm getoond.

In dit geval is alles geselecteerd zodat ook gecontroleerd kan worden of alle spelers aan een team zijn gekoppeld.

Hier kunnen de volgende zaken aangepast of toegevoegd worden.

  • Het team
  • Het shirtnummer
  • Het volgnummer
  • Spelerstype

 

Shirtnummers bij Hockey

  • Rugnummer is wat er op het shirt staat en ieder team kan dit wel of niet vastleggen.
  • Deze worden jaarlijks bepaald en zorgen er bijvoorbeeld voor dat men Rugnummers kan koppelen aan spelers bij bijvoorbeeld samenvattingen / foto's.
  • De rugnummers zijn niet bindend. 
  • Let op: Het opgeven van rugnummers is verplicht in de Hoofd en overgangsklasse.

Volgnummers bij hockey

Volgnummer is een nummer wat belangrijk is voor de standaard teams (Heren 1 en Dames 1).

Binnen de vereniging en geeft aan of iemand wel of niet in een ander team mag spelen.

  • De eerste 9 posities (1 t/m 9) mogen niet in een ander team spelen.
  • De volgende 9 mogen 1 team lager uitkomen.
  • Voor de overige spelers bestaan geen uitzonderingen.

Voor standaard teams die in de hoofd- en overgangsklasse spelen geldt hieromtrent andere regels. 

 

 

Ref: 461 / 2024-03-28

3.4.7 - Team/Spelers indelen (Nieuw) Teamsport

Let op, teamindelen nieuw werkt alleen voor teamsporten. Voor tennis is een aparte handleiding. Zoek op teams indelen tennis. 

Welke stappen moet ik doorlopen om spelers in te delen?

  1. Controleer de instellingen van de teamplanninggroepen.
  2. Controleer de instellingen van de teams.
  3. Indelen maar!

Stap 1: Controleer de instellingen van de teamplanninggroepen.

Locatie: Activiteiten & Teams – Instellingen – Teamplanninggroepen (wijzigen)

Welke groep spelers wil je indelen? Senioren dames, junioren-jongens, of de jongste jeugd die gemixed speelt? Je bepaalt het in deze groepen door de leeftijd- en geslacht-instellingen goed te zetten. 
Tip: stel de leeftijd-peildatum in als dd-mm. 
Tip: zorg ervoor dat de groepen NIET overlappen op basis van deze instellingen.

Let op: tijdens het plannen is er altijd de mogelijkheid om uitzonderingen (mensen die niet voldoen aan deze groepscriteria) toch ook in te plannen. Daar hoef je hier dus geen rekening mee te houden. Tijdens het plannen maken we inzichtelijk hoeveel uitzonderingen (dispensatie-spelers) je per team hebt ingedeeld, als je de boven- en ondergrens voor dispensatie hier ook instelt.

Voorbeeld: 
Ik wil de heren veteranen gaan indelen, dus alle mannen boven 45 jaar. De vanaf-leeftijd is hier dus 45. Ik mag ook heren onder de 45 indelen. Als ik echter heren onder de 40 jaar indeel in een veteranenteam dient hier dispensatie voor te worden aangevraagd. Ik stel dus de dispensatie-onder-leeftijd in op 40 jaar.

Let op: in principe hoeft het bovenstaande maar één keer goed ingesteld te worden.

Stap 2: Controleer de instellingen van de teams.

Locatie: Activiteiten & Teams – Teams beheren (wijzigen)

Klik een team aan en selecteer, ongeveer halverwege het blok Teaminformatie, de juiste teamplanninggroep voor dit team.

Let op: in principe hoeft het bovenstaande maar één keer goed ingesteld te worden.

Stap 3: Indelen maar!

Locatie: Activiteiten & Teams – Spelers indelen (Nieuw)

Team indeling screenshot

Kies een peildatum die valt binnen het seizoen waarvoor je teams wilt indelen. 
Kies de teamplanninggroep die je wilt indelen.

Tip: merk op dat het scherm meteen ververst en informatie ophaalt, je hoeft hiervoor NIET op controle te drukken. Wel moet per teamplanninggroep op bewaren geklikt worden.

Vervolgens zie je:

  • De optie om handmatig te zoeken en in te delen: hierover verderop meer.
  • Zichtbare kolommen: probeer maar eens iets aan te klikken en kijk wat er verandert in de indelingsblokken eronder.
  • Weergave teams (rechts): de optie om (enkele of alle) teams even aan of uit te zetten in het indelingsblok eronder en  het aantal spelers per team te bepalen, zodat je het overzicht bewaart tijdens het indelen.

In het indelingsblok zie je een lijst met spelers die niet zijn ingedeeld, en alle teams in aparte lijstjes. In elke lijst kan je zoeken, het aantal spelers per pagina aanpassen en door de pagina’s heen bladeren. Rechtsboven de elke lijst staat aanvullende informatie.

Maar hoe deel ik nou spelers in?

Optie 1a (op een computer): “drag and drop”. Klik naast de in te delen speler op het schermafbeelding_2017_08_31_om_17.31.07.png icoontje met de vier pijltjes, houd je muis ingedrukt, en sleep de speler naar een andere lijst. Klaar!

Optie 1b (op een tablet of telefoon): via de popup. Klik naast de in te delen speler op het icoontje van het oog. Er verschijnt een popup-schermpje, waarin je het team kan selecteren waar je de speler in wil plaatsen. Klik op bewaren, en klaar. Deze optie is vooral geschikt als je een tablet gebruikt.

Optie 2: handmatig zoeken en indelen (bovenin). Zoek een lid in de lijst, zoek een team in de lijst, klik op verplaats, en klaar! Deze optie is vooral handig als je heel specifiek op zoek bent naar één persoon, maar...
In deze lijst zijn òòk spelers te vinden die buiten de leeftijdsinstellingen van de teamplanninggroep vallen (maar wel bij dezelfde activiteit en categorie zijn ingedeeld). Deze functie is dus dè manier om uitzonderingen/dispensatiespelers in te delen.

Tot slot: vergeet niet op bewaren te drukken als je klaar bent met indelen!

Ref: 488 / 2024-03-28

3.4.8 - Teams indelen voor tennis

Hoe kan ik spelers aan teams toevoegen bij tennis?

Zorg als eerste dat de zaken juist zijn ingesteld om dit te kunnen doen. Schiet hiervoor een ticket in.

Spelers toevoegen aan een tennisteam. 

Zorg dat je alle teams goed hebt aangemaakt, en gekoppeld aan de juiste activiteit (Let op, zoals hierboven aangegeven is het van belang dat dit in eerste instantie goed is ingericht qua activiteit en koppeling aan seizoensgroep. Hiervoor is tussenkomst van AllUnited van belang. Schiet ticket in. (Zo moet voor de voorjaarscompetitie die activiteit Voorjaarscompetitie zijn aangemaakt gekoppeld aan de seizoensgroep Voorjaar. Daarnaast moet dan aan de activiteit bijv. de categorie 'Spelend of Actief lid' worden gehangen. Teams worden vervolgens aangemaakt gekoppeld aan de activiteit Voorjaarscompetitie - Actief/Spelend lid). Heb je de teams voor de voorjaarscompetitie aangemaakt?

  • Ga naar Activiteiten & Teams > Activiteiten aanmaken
  • Kies voor -> Handmatig activiteiten aanmaken
  • Relatietype --- Lid
  • Activiteit --- Voorjaarscompetitie
  • Klik op 'verder'

Er verschijnt een lijst met namen. Let op, het kan zijn dat je niet direct een team kan selecteren. Klik in dat geval eerst op de button controle. Daarna moet je achter de namen het juiste team selecteren en niet vergeten vinkje "Toevoegen" aan te vinken.

Klik dan op bewaren. 

 

Veelgestelde vragen en veelgemaakte fouten:

Er is geen seizoen gevonden

Deze melding geeft aan dat er iets niet goed zit in je instellingen. Kijk goed bij de seizoenen of de competitie gekoppeld is aan het juiste seizoen. Dus najaarscompetitie aan najaar en voorjaarscompetitie aan voorjaar. 

NB: Er moet dus ook een SEIZOEN zijn (met looptijd) Bijvoorbeeld 1-03-2018 tot 30-06-2018. (activiteiten en teams -> instellingen > seizoenen)

Check ook dat de activiteiten juist zijn aangemaakt. Bijvoorbeeld VC -> Voorjaarcompetitie en gekoppeld aan het hierboven gemaakte seizoen. Zo niet, ticket inschieten.

Koppel dan bij categorie de voorjaarcompetitie aan Actief Lid. (Zo worden bij het aanmaken, actieve leden "geschikt" bevonden om deel te nemen aan de competitie. 

Maak dan je teams aan gekoppeld aan de voorjaarcompetitie. En ga daarna spelers. "indelen 

Ref: 706 / 2024-03-28

3.4.9 - Teams kopieren

Menupad: Activiteiten & Teams > Teamleden kopiëren

Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond:

Met deze transactie is het mogelijk een geheel team bijv. van JO8-1 in het ene seizoen naar JO9-1 in het volgende seizoen te kopiëren. Dit is alleen handig als een compleet team overgaat van het ene seizoen naar het andere seizoen.

Ook kunnen met deze functie alleen de begeleiders gekopieerd worden van het ene naar het andere team.

Als het scherm is ingevuld dan ziet het er als volgt uit:

Let op: Het kan nodig zijn om tussendoor op controle te drukken om de mogelijke selecties erbij te krijgen. Als de gewenste selectie niet wordt getoond. Druk dan op controle.

Door op start te drukken worden in bovenstaand voorbeeld de spelers van team JO8-1 uit seizoen 2021/2022 gekopieerd naar team JO9-1 in seizoen 2022/2023.

Het is ook mogelijk om een team van veldhockey naar zaalhockey te kopiëren etc.

Ref: 157 / 2024-03-28

3.4.10 - Clubkaart op activiteit aanmaken

Menupad : Activiteiten  & teams > Kaarten & Pasjes

Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond.

Verenigingen die pasjes/clubkaarten aan willen maken voor de leden, die de contributie hebben betaald kunnen daarvoor deze transactie gebruiken.

Via deze transactie wordt een bestand aangemaakt van alle relaties die de gekozen activiteit sinds de aanmaak van het vorige bestand hebben betaald.

Stel je wilt voor de activiteit lidmaatschap een clubkaart uitgeven. Een relatie heeft een factuur voor het lidmaatschap ontvangen en deze is betaald. Zodra het betaalbestand van de bank is ingelezen en de factuur is vereffend, dan is deze in AllUnited ook "betaald". Deze factuur is dan op het debiteurenscherm verhuisd van de open posten naar de vereffende posten. Zie: 2.3.1.5 - Tabblad debiteuren
Op dat moment wordt een record klaargezet voor dit bestand. Op basis van dit bestand kunnen dan de clubkaarten worden aangemaakt.

Met het vinkje bij kopieren aan, kan een bestand worden gemaakt van relaties die al een clubkaartdatum hebben. Bijvoorbeeld als het aanmaken van de clubkaarten niet goed is gegaan.

Als het vinkje simuleren wordt gezet, dan wordt nog geen datum voor de clubkaart bij de relatie gezet, maar wordt er wel een bestand aangemaakt.

Met het vinkje simuleren uit is het bestand definitief en wordt de datum waarop het bestand is aangemaakt ook bij de relatie vastgelegd. Op het tabblad activiteiten Zie: 2.3.1.1 - Tabblad activiteiten is dan te zien op welke datum de clubkaart is uitgegeven.

Dat ziet er dan als volgt uit:

 

Ref: 158 / 2024-03-28

3.5 - Instellingen activiteiten & teams

3.5.1 - Seizoengroepen (tabel)

Menupad: Instellingen > Seizoensgroepen (onder kop activiteiten)

Druk op wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond.

 

 

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
SeizoengroepCode 1 letter code die de seizoensgroep aanduidt.
Seizoengroep Omschrijving van de seizoengroep
Contributiekopieer peildatum  Hierbij stel je in dat de peildatum die voor leeftijden wordt gebruikt altijd op jaarlijkse basis op die dag een jaar wordt opgeschoven. Dus ook al werk je met kwartaalseizoenen, zal dan wat dit betreft 1 jaar worden aangehouden.
Blokkeer seizoenen controle  Deze regel was ooit belangrijk bij de automatische interface voor bonden. Bij deze seizoenen moest er gecontroleerd worden of het seizoen wel bestond op het draaien van de interface zodat leden niet onverwacht afgemeld konden worden. Dus speelde dat niet dan kon bij die seizoenen de checkbox aangevinkt worden.

Seizoengroepen zijn nodig om onderscheid te kunnen maken tussen verschillende activiteiten. Bijvoorbeeld het verschil tussen inschrijfgeld. Dat wordt altijd aan het seizoen eenmalig gekoppeld, omdat een lid het maar één keer hoeft te betalen. Of het verschil tussen een winter en een zomer activiteit. Dus veldhockey en zaalhockey of zomertennis en wintertennis.

Een extra seizoen is lang niet altijd nodig. Overleg met AllUnited wat de beste inrichting voor een nieuwe activiteit kan zijn. In principe zal AllUnited altijd de inrichting van de seizoensgroepen verzorgen.

Ref: 104 / 2024-03-28

3.5.2 - Seizoenen (tabel)

Menupad: Instellingen > Seizoenen (onder kop activiteiten)

Druk op wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond.

 

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm. Een seizoen kan alleen verwijderd worden als deze niet in gebruik is.
Seizoencode 10 cijfer/letter code die het seizoen aanduidt. De eerste 4 posities (cijfers) is het jaar vanaf, gevolgd door 1 positie (letter) voor de maand vanaf. Daarna volgt het jaar t/m gevolgd door de maand t/m. In bovenstaand voorbeeld had de seizoenscode eigenlijk 2014A2014L moeten zijn, omdat deze voor het hele jaar 2014 geldt. A is de eerste letter in het alfabet, dus dit geeft ook de eerste maand aan.
Seizoengroepcode Hiermee wordt aangegeven voor welke seizoensgroep de code van toepassing is.
Seizoen Dit is de omschrijving van het seizoen
Vanaf datum De vanaf datum voor het seizoen
t/m datum De t/m datum voor het seizoen
Seizoen niet tonen Indien er veel seizoenen zijn, is het overzichtelijker om bij oude seizoen hier het vinkje aan te zetten, dan worden deze seizoenen in de selecties niet meer getoond. Bijvoorbeeld op het activiteitenscherm bij de relatie.

LET OP: Het klaarzetten van de Seizoenen moet in principe altijd aangevraagd worden via een ticket en kan je niet meer zelf doen. Controleer wel of alles zo staat daarna zoals je zou verwachten.

Controleer als een nieuw seizoen wordt toegevoegd altijd of deze gekoppeld is aan de juiste seizoensgroep. Het komt wel eens voor dat de voorstelwaarde eenmalig bijv. blijft staan terwijl dat dit niet de bedoeling is.

In principe is het bij doorlopende seizoenen (of dit nu maand/kwartaal/jaar etc.) niet nodig, zelf nog opvolgende seizoenen te maken. Heb je echter door het jaar heen afwijkende periodes ertussen zitten, dan is het handig om deze voor een jaar in eerste instantie zelf toe te voegen. Vanaf dat moment zal het systeem dit in volgende jaren op dezelfde manier bij gaan houden.

Ref: 106 / 2024-03-28

3.5.3 - Activiteiten (tabel)

Menupad: Instellingen > Activiteiten (onder kop activiteiten)

De juiste inrichting van de activiteiten is zeer belangrijk. Deze tabel wordt daarom door AllUnited onderhouden. Hieronder wordt wel beschreven welke opties allemaal mogelijk zijn. Indien wijzigingen of aanvullingen gewenst zijn, maak dan een helpdeskticket aan. Dan kijken we samen met de vereniging naar de beste oplossing. 

Hieronder een voorbeeld uit ons demo systeem. Per vereniging is de instelling weer anders. Deze wordt op maat ingericht voor elke vereniging.
Let er vooral op als een activiteit bij auto genereren op altijd staat. Dit betekent namelijk dat die activiteit bij alle leden wordt aangemaakt.

   
   
   
   

De volgende velden kunnen ingevuld worden.

Veld

Omschrijving
Vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Activiteitcode 2 letter code die de activiteit aanduidt.
Seizoengroep Seizoensgroep waaraan de activiteit is gekoppeld
Hoofdactiviteit Via deze instelling kunnen activiteiten gegroepeerd worden. Is alleen nodig bij omniverenigingen
Subactiviteit Via deze instelling kunnen activiteiten gegroepeerd worden. Is alleen nodig bij omniverenigingen
Con-Act aanmaken Dit vinkje bepaalt of er op het activiteitenscherm van een lid de activiteit wordt getoond. Dit staat dan boven de activiteithistorie. Hier kan dan het bondsnummer ingegeven worden. Eventueel ook scheidsrechternummer, speelsterktes, kaarten etc.
Auto.Genereren

Dit is een heel belangrijk veld. Overleg altijd met AllUnited voor een juiste inrichting. De keuzes zijn:

  • Altijd = deze activiteit wordt bij alle leden altijd toegevoegd. (werkt in combinatie met het relatietype).
  • Vorige periode = deze activiteit wordt gekopieerd van de vorige periode
  • Vorige periode nog geen activity in seizoen = deze activiteit wordt gekopieerd van de vorige periode als er nog geen activiteit in het seizoen aanwezig is.
  • Vorige periode nog geen activity-categorie in seizoen = deze activiteit wordt gekopieerd van de vorige periode als deze activiteit-categorie nog niet in het seizoen aanwezig is.
  • Vorige periode nog geen activity-categorie-team in seizoen = deze activiteit wordt gekopieerd van de vorige periode als deze activiteit-categorie-team nog niet in het seizoen aanwezig is.
Eén regel per seizoen Het aanvinken hiervan voorkomt dat een activiteit per ongeluk 2 keer kan worden aangemaakt. Als een activiteit maar 1 keer per seizoen voor mag komen, dan kan dit aangevinkt worden.
Inschr.form. Het aanvinken van dit veld zorgt ervoor dat de activiteit op het inschrijfformulier komt.
Insch.Act commentaar Het aanvinken van dit veld zorgt voor een veld waar extra informatie kan worden ingegeven op het inschrijfformulier
Bondsnummer Aanvinken zorgt voor verschijnen van veld bondsnummer in activiteitenscherm bij de relatie.
Bondsnummer op inschr.form Aanvinken zorgt voor verschijnen van veld bondsnummer op het inschrijfformulier
Begin en einddatum Dit is nodig indien een activiteit beëindigt moet kunnen worden, zonder dat het hele lidmaatschap beëindigd moet worden.
Peildatum leeftijd Indien de bond een bepaalde peildatum hanteert voor de leeftijd, dan kan deze hier ingegeven worden. De hockeybond hanteert bijvoorbeeld de peildatum van 30-09 voor het bepalen van de leeftijd voor het indelen in teams.
Leeftijdgroepcode Via instellingen -- bij leeftijdgroep (onder de kop relaties) kan een indeling gemaakt worden van de verschillende leeftijdsgroepen. Deze leeftijdsgroep kan dan hier gekozen worden. Zie: 2.4.7 - Leeftijdsgroep
Scheidsnummer Als dit veld is aangevinkt, dan wordt het veld voor het scheidsrechtersnummer getoond op het activiteitenscherm van een relatie.
Waarde 2 Extra veld om informatie toe te voegen. Als dit veld in gebruik is, kan het een andere naam hebben.
Waarde 3 Extra veld om informatie toe te voegen. Als dit veld in gebruik is, kan het een andere naam hebben.
Sterkte enkel Als dit is aangevinkt, dan verschijnt het veld voor de speelsterkte enkel voor tennis op het activiteitenscherm van een relatie.
Sterkte dubbel Als dit is aangevinkt, dan verschijnt het veld voor de speelsterkte dubbel voor tennis op het activiteitenscherm van een relatie.
Datum 10 (WP geldig t/m) Is een vrij datum veld, dat voor diverse zaken gebruikt kan worden. Wordt gebruikt om einddatum waterpolokaart neer te zetten bij zwemvereniging
datum 11 Vrij datum veld.
bondskaart Hier wordt de startlicentie voor een zwemvereniging neergezet als dit aangevinkt is.
Toon uit scheids Normaal gesproken wordt bij hockey de scheidsrechter bij een uitwedstrijd niet getoond. Als dit vinkje aan wordt gezet dan wordt het wel getoond. Wordt voor zaalhockey gebruikt.
Blokkeer vertrektijd Normaal wordt de vertrektijd samengesteld door opwarmtijd en reistijd. Dit kan uitgezet worden.
Clubkaart Als dit veld is aangevinkt is het mogelijk om clubkaarten aan te maken. Clubkaarten kunnen dan aangemaakt worden nadat de factuur is betaald of geïncasseerd. Via activiteiten -- clubkaartbestand, kan dan een bestand aangemaakt worden om de clubkaarten aan te maken.
Blokkeer controle team/scheidsrechters Bij gebruik teamscheidsrechters wordt gecontroleerd of de scheidsrechters in het gekozen team zitten. Door dit aan te vinken wordt deze controle uitgezet.
Teamweergave website Hier kan de teamnaam kort of de teamnaam lang gekozen worden.  Zie activiteiten > Teams
Veldweergave website Hier kan aangegeven worden hoe de naam van het speelveld wordt aangegeven. Met de lange of de korte naam.
Eventcode niet tonen website Hiermee kan aangegeven of het wedstrijdnummer van de bond wel of niet getoond wordt.
Scheidspunt gewicht Als gebruik gemaakt wordt van de registratie van punten voor vrijwilligers dan kan hier ingegeven worden hoeveel punten een fluitbeurt is.
Contributiekopieer peildatum Indien verenigingen bijv. per kwartaal de facturen versturen, maar de indeling van de contributies moet wel het gehele jaar gelijk blijven dan kan hier 01-01 ingegeven worden. Dan wordt de leeftijd alleen per 01-01 aangepast en niet per kwartaal.
Factuurverzamelaar Indien de contributie voor een bepaalde activiteit altijd door een andere instelling wordt betaald, dan kan hier deze relatie als factuurverzamelaar opgegeven worden.
Blokkeer teamaanpassing dagen Hier wordt het aantal dagen ingevuld waarin een team niet aangepast mag worden. Deze dagen worden geteld voor het einde van het seizoen. Hiermee wordt voorkomen dat de teams van het huidige seizoen ongewild aangepast worden voor het nieuwe seizoen. Dit geldt voor het aanpassen van de spelers via de transactie activiteiten > spelers
Lengte comp.wedstrijd Is om wedstrijden te plannen. Wordt nog niet gebruikt.
Bond Indien er gebruik gemaakt wordt van een interface met de bond, dan wordt hier de bond aangegegeven. Bijv. KNHB of KNLTB.
Bond club nummer Dit is het verenigingsnummer van de club bij de bond
Auto correct Is bedoeld om aan te geven of de wijzigingen van de bond in de interface overgenomen moeten worden. Dit wordt nog niet gebruikt.
Geblokkeerde velden Hiermee worden velden uitgesloten om mee te sturen naar de bond.
[eventsch_sort] Wordt niet gebruikt.

 

Ref: 105 / 2024-03-28

3.5.4 - Categorieen (tabel)

Menupad: Activiteiten & Teams > Instellingen > Categorieën (onder kop activiteiten)

Druk op wijzigen

Onderstaand scherm wordt getoond. De tabel categorieën is bedoeld om een onderverdeling te maken van de activiteit. Bijv. de categorieën spelend lid en trimlid.

 

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

 

Veld Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm. Dit kan alleen als de categorie niet in gebruik is.
Activiteitcode Selecteer hier de juiste activiteit waarop de categorie van toepassing is.
Categoriecode 3 cijfer/letter code om de categorie aan te duiden.
Categorie Dit is de omschrijving van de categorie.
LET OP: dezelfde categoriecode moet ook altijd dezelfde omschrijving hebben.
Bijvoorbeeld de categoriecode AL wordt meerdere keren gebruikt, dan moet deze ook altijd dezelfde omschrijving hebben.
Voorkeur Als er meerdere keuzes zijn, dan moet één van de categorieën de voorkeur krijgen. Dit is verplicht. Bij autogenereren wordt dus dan altijd die activiteit bij een lid toegevoegd en dan moet het systeem weten welke categorie dan moet worden toegevoegd. Deze instelling voorkomt dat vergeten wordt om bij nieuwe leden een activiteit toe te voegen.
Factuurregels
sorteren op
Hiermee kan een volgorde in cijfers aangegeven worden, waarop de factuur gesorteerd moet worden. 
Insch.frm.blokkeren Niet alle categorieën hoeven op het inschrijfformulier te komen. Bijv. de keuze voor niet spelend lid.
Act.hist.blokkeren Deze categorie wordt niet op het activiteitenscherm van de relatie getoond, indien dit vinkje aan staat.
Factor 1 Extra veld om een factor toe te voegen bij de categorie. Bijv. bij lessen als de lessen per les betaald worden. Dan kan met de factor aangegeven worden om hoeveel lessen het gaat. De factor werkt niet automatisch. De vereniging moet bij AllUnited aangegeven hoe de factor gebruikt gaat worden. Een factor kan gebruikt worden om te vermenigvuldigen, maar ook om te delen.
Factor 2 Idem factor 1
Factor 3 Idem factor 1
Waarde 01 Extra veld om een extra omschrijving bij een veld mee te geven. Wordt bijv. gebruikt bij wedstrijden om vast te leggen aan welke wedstrijd iemand heeft meegedaan om deze te factureren.
Waarde 02 Idem waarde 01
Waarde 03 Idem waarde 01
Blokkeer familiekorting Als een familiekorting wordt gebruikt, dan kan hier aangegeven worden dat het op deze categorie niet van toepassing is, als dat staat aangevinkt.
Registreren via web (scheids) Als dit vinkje is aangezet, dan kunnen scheidsrechters zichzelf indelen via de website. De scheidsrechters die nodig zijn voor de wedstrijden worden dan op de website getoond.
Website groepeer emails 'aan'

Dit veld heeft betrekking op het versturen van mails via de website naar een groep.

Optie 1. Niet aangevinkt.
De mails naar een groep worden als afzonderlijke mails verstuurd. Dan is niet zichtbaar voor de ontvangers van de mail aan wie de mail nog meer is verstuurd.

Optie 2. Aangevinkt.
Voor iedere ontvanger is zichtbaar aan wie de mail nog meer is verstuurd. In dat geval is het ook mogelijk om via een reply iedereen weer te mailen.

Blokkeer alternatieve factuurontvanger Indien er sprake is van een factuurverzamelaar bij de activiteit, dan kan hier een bepaalde categorie daarvan uitgesloten worden, indien aangevinkt.
Vrijwilligerspunten Hier kan aangegeven worden hoeveel vrijwilligers punten een categorie oplevert. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn indien er sprake is van een afkoop bardienst. Leden met deze activiteit/categorie hoeven dan geen bardienst te draaien. Moeten de andere leden bijvoorbeeld 3 vrijwilligerspunten behalen. Dan krijgt iemand die de bardienst afkoopt hier 3 vrijwilligerspunten. 
Vrijwilligerspunten voor activiteit Indien er bij het inrichten van de vrijwilligers altijd een bepaalde activiteit is gekozen, dan kan deze hier ook gekozen worden. Bijvoorbeeld bij afkoop bardienst, terwijl de hele bardienstpunten zijn ingericht op tennis, dan kun je hier de activiteit tennis selecteren, zodat de punten meegeteld worden. Dit is meestal alleen nodig bij omni verenigingen die met meerdere activiteiten werken. Kan standaard leeg gelaten worden. 
Factuurverzamelaar Indien deze activiteit/categorie in rekening moet worden gebracht bij 1 instantie. Dan kan het relatienummer van deze instantie hier opgegeven worden.
Veld factuurontvanger
Activiteiten historie
Indien dit veld wordt aangevinkt dan komt er een veld beschikbaar op het tabblad activiteiten bij een relatie om bij de activiteit een factuurontvanger op te nemen. 
Script Voor verenigingen die uitzonderingen hebben, die niet met de standaard instellingen geregeld kunnen worden kan een facturatiescript gemaakt worden. In dit script worden dan de uitzonderingen opgenomen. Bijv. ereleden, leden van verdiensten, een naar rato berekening als een lid later in het seizoen lid wordt. Dit is afhankelijk van de omvang van de vereniging en het aantal keren dat zoiets voorkomt of een script nodig is. Bij incidentele uitzonderingen kan altijd van het veld facturatie instructies gebruik gemaakt worden. Zie: 2.3.1.1 - Tabblad activiteiten
Bond Cat.code

Indien een categorie uitgesloten moet worden voor de uitwisseling met de bond via de interface. Dan kan hier de keuze gemaakt worden voor niet doorgeven.  Een voorbeeld hiervan is slapende leden. Of ereleden die niet meer actief sporten.

De keuzes voor de bondcat.code zijn afhankelijk van de interface met de bond. Voor tennis zijn de keuzes hier weer anders dan voor atletiek.

 

   
Ref: 107 / 2024-03-28

3.5.5 - Teamgroep

Menupad: Activiteiten & Teams > Instellingen > Teamgroep (onder de kop teams)

Druk op wijzigen.

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Temagroeptcode 1 letter code voor de teamgroep.
Teamgroep Omschrijving van teamgroep

Op basis van de teamgroep kunnen selecties worden gemaakt. Ook is het mogelijk om toeslagen te bepalen op basis van de teamgroep.

De teamgroep kan gebruikt worden bij het aanmaken van een team. Zie: 3.4.2 - Teams beheren

Ref: 100 / 2024-03-28

3.5.6 - Teamcategorie

Menupad: Activiteiten & Teams > Instellingen > Teamcategorie (onder de kop teams)

Druk op wijzigen.

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Teamcategoriecode 1 letter code voor de teamcategorie
Teamcategorie Omschrijving van teamcategorie

Op basis van de teamcategorie kunnen selecties worden gemaakt. Ook is het mogelijk om toeslagen te bepalen op basis van de teamcategorie.

De teamcategorie kan gebruikt worden bij het aanmaken van teams om deze nader in te delen Zie: 3.4.2 - Teams beheren

Ref: 101 / 2024-03-28

3.5.7 - Contributies (tabel)

Menupad: Activiteiten & Teams >  Instellingen > Contributies (onder kop activiteiten)

Het blok activiteiten ziet er als volgt uit.

 

 

Druk op selecteren en onderstaand scherm wordt getoond.

Er kunnen hier 3 keuzes gemaakt worden:

  1. Nieuwe contributie aanmaken (via de knop nieuw op de menubalk bovenin)
  2. Contributies van een vorig seizoen kopiëren (via de knop contributies kopiëren op de menubalk bovenin)
  3. Bestaande contributies selecteren en/of aanpassen (door een keuze te maken in het selectiescherm)

1. Een nieuwe contributie aanmaken.

Druk op de knop nieuw in de menubalk.

Het volgende scherm wordt dan getoond.


 

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

 

Veld Omschrijving
Seizoen-activiteit-categorie Kies de juiste activiteit -categorie -seizoen om een contributie voor aan te maken.
Geboortedatum vanaf

Werk altijd vanaf het oudste lid. Dus voor het oudste lid wordt hier de keuze 01-01-1900 gekozen. Voor een junior kan dan bijvoorbeeld de datum 01-01-1998 gekozen worden.
De contributie voor de senioren geldt dan voor leden die geboren zijn tussen 01-01-1900 en 31-12-1997.
Voor elke activiteit - categorie kunnen dus meerdere contributiesleutels aangemaakt worden. Elk met een eigen geboortedatum vanaf.

Contributies Hier wordt het bedrag van de contributie ingegeven.
Grootboekrekening Selecteer hier de grootboekrekening waaraan de contributie moet worden gekoppeld.
BTW Hier kan de BTW gekozen worden. Indien er geen sprake is van BTW dan wordt er gekozen voor Nul BTW
Blokkeer familiekorting Als dit veld wordt aangevinkt, dan wordt de familiekorting voor deze contributie uitgeschakeld.
  Seizoensomschrijving toevoegen
 

Hier kan je er voor zorgen dat het bijbehorende seizoen automatisch aan de omschrijving wordt toegevoegd.  Je kunt de volgende keuzes als in onderstaande afbeelding maken:

  • Geen keuze, dan zie je alleen de regel in de omschrijving staan en wordt er geen seizoen toegevoegd in de factuur zelf.
  • Seizoen voor/achter omschrijving: De seizoensomschrijving als ingegeven via Activiteiten & Teams >> Seizoenen bij de kolom Seizoen wordt voor of achter de omschrijving in de factuur zelf  toegevoegd.
  • Periode voor/achter omschrijving: De ingegeven vanaf - t/m data als ingegeven via Activiteiten & Teams >> Seizoenen worden voor of achter de omschrijving in de factuur zelf toegevoegd.
  Bijzondere kortingen of berekeningen.
Extra specificaties

Door het vinkje extra specificaties aan te vinken komen er extra mogelijkheden in beeld om uitzonderingen bij de contributie vast te leggen.
N.B. 'AtletiekUnie bijdrage' kan ook een andere bond zijn.

 

Hieronder staan een aantal opties om kortingen of afwijkende berekeningen toe te passen.

LET OP: als de vereniging gebruik maakt van een facturactiescript dan moet misschien eerst het facturatiescript uitgezet of aangepast worden om een juiste berekening te krijgen. Het kan zijn dat het facturatiescript en onderstaande instellingen samen een berekening doen en de uitkomsten daarom anders dan verwacht zijn.
Overleg even met AllUnited of het script verwijderd kan worden. Vaak worden in het script ook nog andere uitzonderingen berekend voor de facturatie.

Of er sprake is van een facturatiescript kan gecontroleerd worden in de tabel categorieën. Via het menupad: Activiteiten & Teams > instellingen >> categorieën (onder de kop activiteiten). Het script is hieronder geel gemarkeerd.

 

Korting referentie contributie

Als bij een andere contributiesleutel de contributies al helemaal zijn ingevuld, dan kan hier een selectie gemaakt worden, zodat deze inrichting van de contributie wordt overgenomen. Op die manier hoeft er maar één contributiesleutel ingericht te worden en kan hiernaar verwezen worden. Onderstaande kortingen worden dan overgenomen van de andere contributiesleutel.

Als een verwijzing handig is, maar er daarna nog aanpassingen nodig zijn. Dan wordt eerst de contributie gekozen en daarna weer leeggemaakt. Dan worden de instellingen gekopieerd en kunnen deze aangepast worden.

 

Er zijn op dit moment 10 opties voor bijzondere kortingen of berekeningen.

  1. Het overnemen van het teambedrag bij de contributie. Bijvoorbeeld voor Topteams moet een andere contributie betaald worden. 
  2. Voor sommige bonden kan hier de bondsbijdrage en/of wedstrijdlicentie worden toegevoegd
  3. Gebruik van een factor. Bijvoorbeeld bij boetes of indien er veel verschillende bedragen zijn voor een activiteit of een korting bij sommige leden. Contributie op basis van het aantal uren training etc.
  4. Bondsnummer toevoegen. Als men op de factuur het bondsnummer wil zien in de factuur regel.
  5. Toegestane groepen. Bijvoorbeeld een korting op basis van een functie, bijvoorbeeld trainer of op basis van een andere activiteit of relatietype.
  6. Korting op basis van het gebruik van checkboxen. Dit wordt bijvoorbeeld gebruikt voor ereleden. Als het vinkje aan staat bij checkbox 1 = erelid, dan kan bijvoorbeeld een korting van 100% worden gegeven.
  7. Korting indien leden meerdere activiteiten doen.
  8. Familiekorting
  9. Korting op basis van de betaalwijze. Dus bijvoorbeeld bij automatische incasso krijgt een lid 5 euro korting.
  10. Naar rato berekening als leden later in het seizoen lid worden bij "Korting kortere periode".
1. Teambedrag

Als dit veld wordt aangevinkt, dan wordt bij deze contributie gekeken of er bij het team van het lid een apart teambedrag is opgenomen. De contributie wordt dan vervangen door het bedrag dat bij het team staat.

2. Atletiekunie   

Hier worden de atletiekunie contributies ingegeven en wordt aangegeven welke instellingen voor de korting van de contributie overgenomen moeten worden.
Geldt er geen enkele korting op de atletiekunie contributies, dan wordt niets aangevinkt.

De berekening van de atletiekunie bijdrage houdt rekening met de volgende zaken:

  • Bij nieuwe leden wordt vanaf 1 oktober nog 25% in rekening gebracht. Conform Atletiekunie afdracht.
  • Bij de eerste factuur van het jaar wordt de bijdrage in rekening gebracht, dus wordt er per kwartaal gefactureerd, dan wordt de bijdrage
    alleen bij de factuur voor het 1e kwartaal in rekening gebracht. 
  • Bij nieuwe leden wordt het wel op latere facturen in rekening gebracht. Dus bijvoorbeeld als iemand in het 2e kwartaal lid wordt.
3. Factor1 actie

 Korting op basis van een factor. Deze kortingsoptie wordt alleen getoond indien bij de instellingen de factor is aangezet. Een aantal voorbeelden hiervoor zijn.

  1. Boetes voor rode kaarten. Deze kunnen verschillend zijn. Bij de contributie wordt dan de prijs op 1 euro gezet en in het extra veld factor wordt het bedrag van de boete gezet.
    De actie bij de factor is dan de prijs x factor
  2. Competitiebijdragen die afhankelijk zijn van het aantal deelnemers in een team. In de factor wordt dan het aantal deelnemers van het team gezet en bij de contributie het bedrag dat voor de deelname van het team moet worden betaald. Bij de factor staat dan prijs / factor. Het bedrag per team bijv. 60 euro wordt dan gedeeld door het aantal deelnemers dat in de factor is geplaatst.
  3. Trainingen of lessen die via de activiteiten gefactureerd worden en waarbij het tarief verschillend kan zijn.
  4. De factor kan ook een kortingspercentage zijn.
  5. Hieronder een voorbeeld waarbij de factor het aantal uren. Met het vinkje factor vertalen aan kun je een extra omschrijving meegeven op de factuur. Bij de factuurregel wordt dan de tekst bij "tekst toevoeging" extra meegenomen.
    Met de knop voeg toe kunnen extra vertalingen van de factor gemaakt worden.

LET OP: Wil je met de factor een negatieve contributie berekenen. Zorg dan dat het bedrag van de contributie ook negatief is.

 

 

 

4.Bondsnummer toevoegen Als dit veld wordt aangevinkt, dan wordt het bondsnummer op de factuur toegevoegd.
5. Toegestane groepen

Deze korting kan worden toegevoegd als op basis van een functie, een relatietype, een bepaalde activiteit/categorie een korting moet worden toegepast.
Deze functie is zeer krachtig om uitzondering op de contributie toe te passen.

 Voorbeeld: Leden met de functie jurylid of trainer krijgen een korting op de contributie.
Leden die ook een sponsorcontract hebben krijgen korting op de contributie etc.

6. Korting (checkboxen)

Een bijzonder lidmaatschap wordt vaak via een checkbox aangegeven.  Hier kan er voor gekozen worden een korting toe te passen als de checkbox staat aangevinkt. Dit kan er als volgt uit zien:



 In het eerste veld komt de korting en bij kortingtekst de omschrijving die bij de korting hoort. Deze omschrijving is een aanvulling op de contributie. Door het aanvinken van het veld % wordt de korting een percentage. De korting kan op een aparte grootboekrekening worden geboekt.

7. Meerdere activiteitenkorting

Indien verenigingen meerdere activiteiten aanbieden en er een korting geldt indien een lid van meerdere activiteiten gebruik maakt, dan wordt in de tabel categorieën de volgorde aangegeven van de verschillende activiteiten.  Bij de contributie wordt dan aangegeven bij welk aantal men een korting krijgt en hoe groot die korting is. Dat kan er als volgt uit zien.

Door het vinkje "Alleen huidige activiteit tellen" aan te zetten, wordt alleen een korting berekend als een lid 2 activiteiten met dezelfde "activiteitcode" heeft. Dus bijvoorbeeld als je twee keer traint voor zwemmen, dan krijg je op de tweede training een korting.  In bovenstaand voorbeeld wordt op de tweede activiteit die in de factuur voorbij komt een korting van 10% gegeven. Een korting op beide activiteiten is niet mogelijk via deze weg.

8. Familiekorting

Familie korting kan op 2 plaatsen worden vastgelegd:

1. Bij de factuur bron (menupad: facturatie >> instellingen >> factuurbronnen).
Hier wordt het bijvoorbeeld vastgelegd als er een factuur maximum geldt. Dus voor een gezin mag de factuur nooit hoger zijn dan 600 euro.

2. Bij de contributiesleutel.
Hier kan per contributie vastgelegd worden wat de korting moet zijn.

Bij aantal wordt aangegeven vanaf welk familielid de korting moet gelden.Vervolgens kan een bedrag of percentage ingegeven worden voor de korting. Ook kan de korting op een andere grootboekrekening worden geboekt.

9. Betaalwijze korting

Een betaalwijze korting is bijvoorbeeld een korting voor automatische incasso. Deze korting kan bij de betaaltermijn opgegeven worden, maar geldt dan op factuurniveau. Er zijn verenigingen die de korting per lid toepassen. Dan kan de korting hier worden vastgelegd. Met de knop voeg toe kan de betaalwijze gekozen worden en een korting worden vastgelegd.

 

10. Korting kortere periode

Dit heeft betrekking op de korting die wordt toegepast als mensen later lid worden.

De volgende opties zijn aanwezig:

Van deze opties worden 1, 2, 3, 6, 9 en 10 automatisch door AllUnited berekend. AllUnited neemt de periode waarin ze lid zijn geworden mee voor het bepalen van de contributie. Stel de contributie is 60 euro per kwartaal e de naar rato berekening vindt plaats per halve maand. Dus per halve maand 10 euro. Wordt iemand ingeschreven per 15 maart, dan betaald deze dus 20 euro, omdat de 15e van de maand in de 1e helft ligt. Wordt iemand ingeschreven op 16 maart, dan betaalt deze dus 10 euro. Dit als voorbeeld hoe de berekening plaats vindt.

Bij de opties 4, 5, 7 en 8 kan de vereniging zelf het kortingspercentage of het kortingsbedrag ingeven.

  1. Naar rato korting per dag
    Op dagbasis wordt bepaald wat de contributie moet zijn. Bijvoorbeeld contributie is 365 euro per jaar en het lid wordt lid op 16 januari, dan wordt de contributie (365 (dagen per jaar) - 15(dagen geen lid))/365(dagen per jaar) * 365 (contributie) = 350 euro.
    Het jaarseizoen wordt dan door het aantal dagen gedeeld. De dagen (15) dat het lid geen lid is, worden er vanaf getrokken. Zie ook het excelbestand waarin veel voorbeelden zijn uitgewerkt. De link staat hieronder.
  2. Naar rato korting per week
  3. Naar rato korting per halve maand (16)             
  4. Naar rato korting per halve maand (16) (%)       
  5. Naar rato korting per halve maand (16) (EUR)     
  6. Naar rato korting per maand
  7. Naar ratokorting per maand (%)
  8. Naar ratokorting per maand (EUR)
  9. Naar ratokorting per kwartaal
  10. Naar ratokorting per halfjaar.

 Als bijlage een excelbestand waarin een berekening is gemaakt van de diverse opties,

 Voorbeeld 8

Voorbeeld optie 7 Naar ratokorting per maand (%)
In dit voorbeeld een jaarcontributie voor tennis.

Omdat het hoogseizoen voor tennis in de zomermaanden ligt, wordt voor nieuwe leden pas vanaf april de contributie lager. Dus wordt men lid in het eerste kwartaal dan wordt de volledige contributie betaald. Wordt men lid in april, dan betaalt men 10 % minder, wordt men lid in december dan betaalt men nog maar 10% van de contributie. 

TIPS:

Als er sprake is van een kwartaalcontributie dan worden alleen de eerste 3 periodes gevuld. Is er sprake van een jaar contributie dan worden alle periodes gevuld.

Het veld kortingtekst wordt toegevoegd aan de omschrijving tussen haakjes. Dus als er bij de omschrijving van de contributie staat: Contributie tennis dan komt er bij een lid dat later in het seizoen lid wordt Contributie tennis (naar rato) te staan.

Omschrijving Geef hier de omschrijving in die op de factuur moet komen.
LET OP: Als hier een jaartal wordt ingevoerd, dan wordt deze bij het kopiëren van de contributie niet aangepast. Dit zal dus na het kopiëren van de contributie alsnog aangepast moeten worden.
   

2. Contributies van een vorig seizoen kopiëren.

Druk op de knop contributies kopiëren in de menubalk bovenin.

 Daarna wordt onderstaand scherm getoond.

 

Als er een nieuw seizoen/periode is aangemaakt, dan kunnen de contributies van het vorige seizoen/periode naar dit seizoen/periode gekopieerd worden.

In het scherm zie je onderliggend de geldende contributies voor het seizoen/de seizoenen die in de bovenliggende peildatum vallen.  In dit scherm heb je de volgende twee keuzes:

  1. Er zijn contributies aangemaakt die je massaal voor het seizoen wilt verwijderen
    Hou de checkbox voor de contributie-soort die je massaal wilt verwijderen aangevinkt en klik op de button VERWIJDEREN.
  2. Je wilt een bestaande contributie-soort van een bestaand naar een nieuw seizoen kopiëren
    Vul bij de peildatum een datum in die in het volgende seizoen ligt en klik op VERVERSEN.
    Je krijgt onderstaand screenshot:

    Hou de checkbox bij de contributie-soort(en) die je wilt kopiëren aangevinkt en klik op KOPIEREN.

Let op:
Controleer wel of er in de omschrijving bij de contributies een jaartal of andere tijdsaanduiding voorkomt. Dan zal de omschrijving ook aangepast moeten worden. Als de contributiebedragen zijn gewijzigd, dan moeten deze natuurlijk ook aangepast worden.
Tip:
Haal het seizoen bij de omschrijving weg en selecteer bij het veld 'Voeg seizoensomschrijving toe'  de manier waarop je het seizoen in de omschrijving toegevoegd wilt hebben. Dit scheelt fouten en werk in de toekomst. 

Contributies die afhankelijk zijn van de leeftijd van een lid.
Als er bijvoorbeeld een jaar contributie aanwezig was voor de leden geboren vanaf 01-01-1995 en deze contributie wordt gekopieerd naar het volgende jaar dan wordt dit een jaar opgehoogd dus "geboren vanaf 01-01-1996". Afhankelijk van de instellingen wordt de geboortedatum vanaf ook met een jaar/maand/kwartaal etc opgehoogd. Als de leeftijdsafhankelijke contributies goed zijn ingesteld, dan hoeven deze in principe alleen aangepast te worden als er andere leeftijdscategorieën gelden of indien er categorieën bijkomen. 

3. Bestaande contributies selecteren en/of aanpassen.

Indien een selectie wordt gemaakt via het selectiescherm, dan wordt onderstaand scherm getoond. Bijvoorbeeld seizoen 2016. Onder de selectie worden dan alle contributies getoond, die aan de selectie voldoen.

 

In bovenstaand scherm kan dan op de juiste regel worden geklikt om de contributie aan te passen.

Zie voor het scherm en de uitleg "het aanmaken van een nieuwe contributie" hierboven.

 

Ref: 108 / 2024-03-28

3.5.8 - Sterktes (tabel)

Menupad: Activiteiten & Teams > Instellingen > Sterktes (onder kop activiteiten)

Druk op wijzigen

Onderstaand scherm wordt getoond.

De tabel sterktes wordt gebruikt om de sterkte van een scheidsrechter te bepalen en daarmee voor welke wedstrijden deze mag fluiten.

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Activiteit De activiteit waarvoor deze sterkte geldt.
Sterkte Code De code van de sterkte
Classificatie scheidsrechter De omschrijving van de code cq. de classificatie van de scheidsrechter.
Ref: 110 / 2024-03-28

3.6 - Veelgestelde vragen

Binnenkort beschikbaar.

4 - Hoofdstuk 3: Evenementen, lessen & cursussen

4.1 - Introductie Evenementen, lessen & cursussen

Lessen aanmaken in AllUnited

De lessen-module in AllUnited kan worden gebruikt voor diverse doeleinden, waaronder ook het aanmaken van evenementen. 

Denk aan: 

- Trainingslessen of bijvoorbeeld muzieklessen
- Gymlessen

- Bijeenkomsten zoals een ALV 
- Cursussen
- Evenementen zoals een feest of barbeque.

LET OP: Kunt u 'lessen' niet vinden in uw menu? De omschrijving voor lessen is bij sommige verenigingen vertaald in een andere omschrijving. Bijvoorbeeld cursussen, evenementen etc. We noemen dit 'lessen'.

Alles over het aanmaken van standaard lessen vind u in dit artikel [161]

Bijzondere lessen aanmaken in AllUnited

Er zijn  ook specifieke speciale lessen welke we als bijzondere lessen hebben aangemaakt:

Via de instellingen van de les kan hiervoor een keuze worden gemaakt. Dit zijn:

  1. Laddercompetitie Zie: 4.2.1.7.2 - Laddercompetitie tennis
  2. Drillster voor hockey Zie: 4.2.1.7.1 - Drillster voor Hockey
  3. Lessen voor Atletiek Wedstrijden Zie: 4.2.1.7.3 - Atletiekwedstrijden met het daarbijbehorende A formulier

Als met eén van deze instellingen een les wordt aangemaakt, dan gelden er speciale regels voor die les.

Lesrapportages 

Kijk hier voor lesrapportages [257] 

Ref: 498 / 2024-03-28

4.2 - evenementen, lessen en cursussen. Vier Stappenplan

Het maken van Evenmenten, lessen & cursussen wordt gedaan  in 4 stappen.

Stap 1:  Een lestype kiezen Zie: 4.3.1 - Lestypes aanmaken en instellen

Stap 2:  Een les aanmaken Zie: 4.2.1.1 - Lessen zoeken, bekijken en wijzigen

Stap 3: Een formulier voor het inschrijven Zie: 4.2.3 - Inschrijfformulier tonen op de website

Stap 4a: Koppelen van een les/lestype in het menu Zie: 4.2.4 - Koppelen van een les/lestype in het menu


OF


Stap 4b: Les koppelen aan een webpagina Zie: 4.2.5 - Koppelen van een les/lestype via een pagina

 

Ref: 503 / 2024-03-28

4.2.1 - Het maken van een nieuwe les, evenement of cursus

Let op: Voordat u een les aanmaakt moet er eerst een Lestype aanwezig zijn! 
Zie: 4.3.1 - Lestypes aanmaken en instellen

Ref: 505 / 2024-03-28

4.2.1.1 - Lessen zoeken, bekijken en wijzigen

Menupad: Lessen > Lessen beheren

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

 

Er zijn hier twee mogelijkheden:

  1. Het opvragen van een bestaande les. Lees dan hier verder.
  2. Het maken van een nieuwe les door op de knop nieuw te drukken, bovenaan in de menubalk.

Hier kan de les worden geselecteerd op basis van een aantal velden.

  1. Door de les op te zoeken door op de selectbox achter de les te klikken.
  2. Door één of meerdere lescodes  in te geven
  3. Door het lestype te selecteren
  4. Door op lesnaam te zoeken. Hier kan gebruik worden gemaakt van wildcards. Door te zoeken op *training* worden alle lessen getoond waarin het woord training voor komt.

Als de selectie is gemaakt wordt op weergeven of wijzigen gedrukt. De lessen die voldoen aan de selectie worden dan getoond.

Door op de regel van de gewenste les te klikken, wordt de les getoond.

Ref: 160 / 2024-03-28

4.2.1.2 - Een les, evenement of cursus aanmaken

Menupad: Lessen > Lessen beheren en en druk op nieuw bovenin de menubalk.

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

schermafbeelding_2020_05_07_om_10.38.29_1.png 
schermafbeelding_2020_05_07_om_11.15.06_1.png

schermafbeelding_2023_02_10_om_10.24.39_1.png

 Hieronder worden de velden van dit scherm van het blok Les verklaard:

Veldnaam 

Omschrijving

Lescode Dit is de code waarmee de les in de database wordt vastgelegd. Deze lescode is later niet meer te wijzigen. Wordt er veel gebruik gemaakt van de lessen stel dan van tevoren een indeling vast voor de lescode. Er zijn 10 posities beschikbaar voor de code. Bijv. 14NS50B001. Dit staat voor 14 = jaartal, N= najaar, S= senioren, 50 = tijdsduur in minuten, B = beginner, 001 is volgnummer.
De code zorgt ook voor de volgorde waarop de lessen worden getoond het is daarom belangrijk om met het jaar te beginnen als er sprake is van jaarlijks terugkerende lessen.
Lestype Een lestype bepaalt wat er bij een les mogelijk is.
  1. Moet er wel of geen factuur verstuurd worden. 
  2. Wil je alle lesdata van een les ingeven (bijeenkomsten)
  3. Kent een les meerdere workshops. Bijv wordt dezelfde training op meerdere dagen gehouden indien het aantal deelnemers te groot is voor 1 training
  4. Op welke grootboekrekening worden de inkomsten geboekt.
  5. Is er sprake van BTW etc.

Uitleg over de lestypen Zie: 4.3.1 - Lestypes aanmaken en instellen

Naam Omschrijving/titel van de les
Periode Bij van wordt de begindatum van de les ingegeven en bij t/m de einddatum
Herhaal Hier kan je aangeven op welke momenten deze les/dit evenement exact gehouden wordt gedurende de looptijd:

Als het een eenmalige cursus is, dan vink je de radiobutton bovenin aan bij 'Geen Herhaling'.

Naast 'Geen herhaling' kan je kiezen tussen 'Wekelijks', 'Twee wekelijks' en 'Maandelijks'
Bij 'Wekelijks' of 'Twee wekelijks' kan je aangeven op welke weekdag deze dan plaatsvindt op wekelijkse of tweewekelijkse basis.
Opteer je voor maandelijks dan heb je twee smaken. Of een vaste dag numeriek gezien, bijv. de 15de van de betreffende maand of de zoveelste weekdag van de maand.

Vervolgens kan je aangeven daaronder wanneer de herhaling moet eindigen. Dit kan je doen aan de hand van het aantal keer dat het moet plaatsvinden of je kiest zelf voor een vaste einddatum.

Optioneel kan je dan nog vakanties invoeren (die kan je via het instellingenicoon aanmaken). Als je dit doet dan zullen de lessen gedurende die periodes niet plaatsvinden. Daarnaast kan je ook nog periodes toevoegen waarin de lessen tussendoor niet gaan plaatsvinden.
Tijdstip Bij tijdstip vul je de aanvangstijd in, bij tijdsduur (alleen bij de lesmodule) hoe lang deze les/dit evenement duurt. Dit laatste bepaalt dan automatisch de eindtijd. Bij de evenementmodule vul je gewoon direct indien van toepassing de eindtijd in.
Locatie Hier kan een locatie gekozen worden waar de les plaats vindt.
Adres Dit is een vrij veld om het adres van de locatie in vast te leggen.
Tijdsduur Hier kan de tijdsduur van de les ingegeven worden. bijv. 50 voor 50 minuten.
Omschrijving Hier kan je een omschrijving aangaande de les/het evenement toevoegen
Vrij invoerveld    Dit tekstveld is vrij invulbaar.
Tonen op website Hier kan je aangeven of en in welke hoedanigheid qua openbaarheid je de les/het evenement getoond wilt hebben op de website
Pagina/Artikel/Link Hier kan een pagina/artikel/link opgenomen worden. Als er een artikel op de website is geplaatst voor de lessen, dan kan hier de link naar het artikel/pagina worden opgenomen. Ook kan het zijn dan er een link wordt gelegd naar een externe website. Bijvoorbeeld er is een tennisschool die de lessen verzorgd. Op de site van de tennisschool staat dan de complete uitleg over de les. 
Nieuw scherm Hiermee wordt aangegeven of de les op een nieuw tabblad moet worden getoond als de link naar de cursus wordt geopend.
Inschrijfperiode    Hier kan je aangeven van wanneer t/m wanneer iemand zich kan inschrijven voor de betreffende les/het evenement. Mocht er geen termijn nodig zijn en mensen mogen zich gewoon gedurende de hele tijd heen inschrijven, dan vink je de checkbox 'geen inschrijfperiode' aan.
Blokkeer uitschrijven Als deze niet aangevinkt is, dan kan iemand zich achteraf alsnog uitschrijven of de inschrijving bijwerken. Door deze checkbox aan te vinken zorg je dat dit niet kan gebeuren voor dit evenement/deze les
Aantal personen Hier kan je aangeven hoeveel deelnemers dit evenement/deze les minimaal en/of juist maximaal kan hebben. Daarnaast kan je aanvinken of je gebruik wilt maken van een wachtlijst en hoeveel personen deze lijst maximaal mag bevatten.
Aantal introducees Het aantal introducees dat een lid mee kan nemen voor de les. 
Aantal proef deelnames Alleen beschikbaar in de lesmodule. Je kan hier aangeven, mocht dit van toepassing zijn, hoeveel proefdeelnemers kunnen deelnemen aan deze les/dit evenement.
Doelgroep Hier geef je aan of dit evenement/deze les alleen bedoeld is voor leden of voor leden en niet leden.
Leeftijd Hier kan je aangeven indien van toepassing welke leeftijd iemand moet hebben om aan het evenement/de les mee te doen
Geslacht Hier kan je aangeven indien van toepassing welk geslacht iemand moet hebben om aan dit evenement/deze les mee te doen
Toegestane groepen
Hier kan je nog specifieker specificeren wie zich al dan niet mogen inschrijven voor dit evenement/deze les door op de knop 'Tonen' te klikken. Hier kan je dan aangeven of dit om een relatietype, een functiegroep, een functie, een selectie etc. gaat.
Deelnemers In dit blokje kan je bekijken hoeveel deelnemers/proefdeelnemers/introducees/nog niet aangenomen inschrijvingen zich hebben aangemeld voor dit evenenement/deze les. N.B. Proefdeelnemers zullen alleen te zien zijn in de lesmodule.
Wachtlijst In dit blokje kan je zien hoeveel deelnemers, introducees of nog niet behandelde inschrijvingen op de wachtlijst terecht zijn gekomen voor dit evenement/deze les.
Functies In dit blok kan je de docenten/trainers/begeleiders/organisatoren e.d. toevoegen die aan dit evenement/deze les gekoppeld zijn.
   

Door het drukken op controle kunnen er extra blokken verschijnen. Dit is afhankelijk van de instellingen. Zie: 4.3.1 - Lestypes aanmaken en instellen Deze blokken worden via Zie: 4.2.1.3 - Opties bij lessen uitgelegd.

LET OP: Via de link naar productieformulier is  het inschrijfformulier voor deze cursus of dit evenement te bekijken.  

Als de les is opgeslagen kunnen deelnemers aan de les worden toegevoegd. Zie: 4.2.1.4 - Deelnemers

Ref: 161 / 2024-03-28

4.2.1.3 - Opties bij lessen

Extra opties bij lessen

Afhankelijk van de instellingen kunnen er bij de lessen een aantal extra opties aangezet worden.

Bij de instellingen is het mogelijk de volgende opties aan of uit te zetten.

  1. Prijsstructuur,  als de lessen gefactureerd moeten worden.
  2. Workshops, als een les op meerdere tijdstippen wordt gegeven. Bijvoorbeeld een tennisles wordt zowel op maandagmiddag, op dinsdagavond en donderdagavond gegeven. Dan is er sprake van 1 les met 3 workshops.
  3. De bijeenkomsten van een les. Voor cursussen kan het handig zijn om alle cursusdata direct bij de les vast te leggen, zodat dit ook gecommuniceerd kan worden.
  4. Formulier. Als er extra vragen zijn bij een les. Bijvoorbeeld je wilt weten wanneer de deelnemers verhinderd zijn, zodat je kunt zien voor welke dagen de meeste aanmeldingen zijn. Of je wilt vragen met wie mensen samen een les willen volgen. Dan kan er aan de les een formulier gekoppeld worden waarmee deze vragen toegevoegd kunnen worden aan de les.
  5. Deelnemerstatus. Hier kan meegegeven worden of iemand geplaatst kan worden in een les of niet 

Bij de les zelf kan aangegeven worden of er introducees meegenomen kunnen worden en hoeveel dat er mogen zijn.

Alle opties worden hieronder getoond en besproken. 

1. Prijsstructuur

screenshot161_2_1.png 

De volgende velden kunnen ingesteld worden bij het blok prijsstructuur:

Veld Omschrijving
 prullebak_1.png Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Prijscode Dit is de code waarmee de prijs en de omscrhijving van de prijs worden vastgelegd. Dit kan een volgnummer zijn.
Omschrijving Dit is de omschrijving van de prijs. Deze omschrijving komt ook op de factuur.
Prijs Dit is de prijs voor de les.
Openbaar Met dit veld wordt aangegeven of de prijs op de website wordt getoond.
Besloten Met dit veld wordt aangegeven of de prijs op de website alleen wordt getoond als een lid is ingelogd.
Betalingstermijn Hier kan een betalingstermijn ingegeven worden. Deze betalingstermijn komt dan bij de facturatie van de les in plaats van de betalingstermijn die bij het lid staat.
Let op, bij een keuze van een standaard betaaltermijn wordt de betaalwijze hiermee niet beïnvloed, alleen de betaaltermijn zal eventueel anders zijn dan normaal gesproken ingesteld staat in de relatiekaart zelf. Laat je de betaaltermijn leeg, dan is de betaaltermijn in de relatiekaart leidend.

Na het drukken op bewaren is de prijscode opgeslagen.

2. Workshops

screenshot161_3_1.png

De volgende velden kunnen ingesteld worden bij het blok workshops:

Veld Omschrijving
prullebak_1.png Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Workshopcode Dit is de code waarmee de workshop wordt vastgelegd.
Workshopgroep Dit is de workshop groep. Hierop kan worden gegroepeerd op de website. Dit kan zijn op ochtend of middag, maar ook op trainer.
Workshop Dit is naam van de workshop. Er kan voor gekozen worden dat deze omschrijving ook op de factuur wordt opgenomen.

Na het drukken op bewaren is de workshop opgeslagen.

 

3. Bijeenkomsten

 

 Hier kunnen indien gewenst alle data en tijdstippen van de  bijeenkomsten van een les opgenomen worden.

 

4. Formulier bij een les

Indien er extra vragen zijn, die niet standaard zijn voor de les, dan kunnen deze via een formulier toegevoegd worden aan een les. Formulieren kunnen gebruikt worden in website artikelen, inschrijfformulieren en lessen. Alle veldtypes van een formulier worden besproken bij de inschrijfformulieren. Zie Zie: 1.4.1.1.2 - Formuliervelden voor extra vragen insch. formulier

Hieronder een voorbeeld van zo'n formulier en de uitkomst bij het inschrijven van een deelnemer. 

 Deelnemers

Ingeschreven deelnemers vind je via de tab Deelnemers. Via de button Workshops, kan je inzien voor welke workshops ze zijn ingeschreven of ze aan een workshop toevoegen en via de tab 'Introducees' zie je welke introducees zijn ingeschreven. Deze zaken zijn nog aan te passen, tot het moment dat de persoon gefactureerd is.

schermafbeelding_2018_09_25_om_15.27.04_1.png

schermafbeelding_2018_09_25_om_15.27.14_1.png 

schermafbeelding_2018_09_25_om_15.27.35_1.png

5. Deelnemer status

Onderstaand twee afbeeldingen. De eerste afbeelding geeft een schermprintje van de instellingen bij de lestypen. Hier is ingegeven dat een deelnemer geplaatst of niet geplaatst kan zijn in een les. Een deelnemer kan bijvoorbeeld niet geplaatst zijn en op de wachtlijst staan.

 

Het scherm hieronder geeft aan hoe dat eruit ziet als een deelnemer is toegevoegd aan een les en een status heeft gekregen.

 

 

 

Introducées

In het scherm hierboven zien we ook de optie dat er introducees meegenomen kunnen worden bij de les. De deelnemers Elbers en Test zijn geen leden van de vereniging maar introducees.

Ref: 260 / 2024-03-28

4.2.1.4 - Deelnemers

Menupad: Lessen > Deelnemers

Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond. De selectie voor het lestype is ingevuld en er is op wijzigen gedrukt.

 

Nadat hier een les/cursus/evenement is geselecteerd, wordt onderstaand scherm getoond.

 schermafbeelding_2020_05_07_om_12.07.04_1.png

Door op de knop voeg toe te drukken wordt een regel toegevoegd. In het veld daarboven (onder kolom relatie) kun je eenvoudig de naam intikken die je zoekt of een deel van de naam. In het laatste geval worden er door het systeem diverse voorstellen gedaan, die je dan kan selecteren. Zo kan je hier zelf deelnemers en/of proefdeelnemers toevoegen.

Eenmaal toegevoegde deelnemers en/of proefdeelnemers kan je van status aanpassen via de kolom 'Verplaats'. Zo kan je besluiten ze alsnog op de wachtlijst te plaatsen bijv.
Let op, het blok 'Proefdeelname' is alleen beschikbaar via de lessenmodule en niet de evenementenmodule.

In het blok 'Inschrijfformulieren zie je hier alle inschrijvingen van relaties, die zich wel hebben ingeschreven voor deze les/dit evenement, maar die nog niet 'aangenomen' zijn en dus nog niet als dusdanig al deelnemer zijn geworden.

Tip 1: Het komt in sommige gevallen voor dat een naam dusdanig veel voor komt, dat je niet het gewenste resultaat krijgt. Kijk dan of het wel lukt met de voornaam. Zo niet, dan is het het handigst om het lid even op te zoeken via het vergrootglas. Dan krijg je meer filtermogelijkheden. 

Tip 2: Moet je verder op zoek? Bovenin zie je de tab Selectie Wizard (wel eerst even bewaren wat je gedaan hebt, als dit van toepassing is). Klik hierop.

schermafbeelding_2018_11_15_om_15.10.00_1.png

Zorg dan dat bij Evenementen en/of Lessen >> Selectie wizard een selectie staat die je goed kan gebruiken voor het toevoegen van leden en zorg dat daarbij het Grid aan staat. Selecteer deze via de button 'Verder'. Vul daar even bij het filter gericht in wie je zoekt en klik dan op Grid.

schermafbeelding_2018_11_15_om_15.12.14_1.png

schermafbeelding_2018_11_15_om_15.13.18_1.png

Kopieer hier of het relatienummer (klik dan een paar keer op terug tot je weer bij het oorspronkelijke scherm bent en voeg de relatie daar toe) of klik gewoon door naar de kaart van de relatie en voeg bij het tabblad Lessen & Evenementen de bewuste les/evenement toe.

Tip 3: Kan je vooraf al een gerichte selectie maken van de deelnemers die je moet toevoegen? Dan kan je ze het makkelijkst via de functionaliteit bij de selectie wizard gebruik maken om massaal lessen/evenementen toe te voegen aan een groep. Zie [manual 842]

Bijdrages/contributies en workshops aan deelnemers toewijzen

Je kan bij de instellingen in combinatie met de opbouw van de cursus/les/evenement ook prijzen en workshops hangen. Indien je dit gedaan hebt, zullen die naar voren komen bij het toevoegen van de deelnemer en die kan je dan instellen.

 Per deelnemer kan dan de prijscode en de workshop aangegeven worden.

Door op de knop bewaren te drukken worden de wijzigingen opgeslagen.

Of prijscode en workshops worden getoond is afhankelijk van de instellingen Zie: 4.3.1 - Lestypes aanmaken en instellen

 Het is ook mogelijk vanuit de les naar de deelnemers te gaan. Dit gaat via de knop deelnemers in de menubalk bovenin. Zie voorbeeld hieronder.

 schermafbeelding_2020_05_07_om_12.18.22_1.png

Wachtlijst en/of Proefdeelname beheren 

Vanuit daar kan je ook de wachtlijst bekijken voor de les, door hierop te klikken. 

schermafbeelding_2020_05_07_om_12.20.02_1.png 

Via de kolom verplaats kan je iemand vanuit de wachtlijst naar de status 'Deelnemer' ofwel 'Proefdeelnemer' verplaatsen. Alleen deelnemers zullen indien van toepassing voor deelname een factuur ontvangen. Dit geldt niet voor de status proefdeelname en/of wachtlijst.

 

Ref: 162 / 2024-03-28

4.2.1.5 - Lessen per relatie

Menupad: Lessen > lessen per relatie

Onderstaand scherm wordt dan getoond:

 

Door het ingeven van het relatienummer of een naam kan de relatie worden opgezocht.

Door daarna op wijzigen te drukken wordt onderstaand scherm getoond.

Hier kunnen per relatie de lesgegevens beheerd worden.

Dit scherm is ook op te vragen via de relatie > menu bovenin : item Lessen.

Ref: 163 / 2024-03-28

4.2.1.6 - Kopiëren van een les

Menupad: Lessen > Lessen beheren

Slecteer een les Zie: 4.2.1.1 - Lessen zoeken, bekijken en wijzigen

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

Door op de knop kopiëren in de menubalk bovenin te drukken, kan een les gekopiëerd worden.

Er wordt dan gevraagd om een nieuwe Lescode in te geven. Afhankelijk van de instellingen Zie: 4.3.1 - Lestypes aanmaken en instellen worden ook de prijsstructuur of respectievelijk de workshops of de deelnemers gekopieerd.

Ref: 165 / 2024-03-28

4.2.1.7 - Speciale lessen

Naast het gebruik van de lessen module voor allerlei soorten evenementen, lessen, trainingen zijn er een aantal speciale lessen. Bij de instellingen van de lessen kan dan gekozen worden voor deze speciale lessen, waarbij er bij de lessenmodule andere mogelijkheden verschijnen.

De volgende mogelijkheden zijn aanwezig:

  1. Laddercompetitie voor tennis Zie: 4.2.1.7.2 - Laddercompetitie tennis
  2. Atletiekwedstrijden voor Atletiek Zie: 4.2.1.7.3 - Atletiekwedstrijden
Ref: 447 / 2024-03-28
4.2.1.7.1 - Drillster voor Hockey

Bij de KNHB kunnen leden een opleiding tot scheidrechter volgen en je scheidsrechterskaart halen. Via het programma KNHB College kun je toetsen of je de stof beheerst.

Hockeyverenigingen kunnen daarvoor een speciale  Functie in AllUnited toevoegen bij de betreffende deelnemers. Zij ontvangen daarna van de KNHB een uitnodigingsmail met inloggegevens. Hiermee komen ze in een e-learning omgeving.

 Dit gaat via het toevoegen van de de functie 'Clubscheidsrechter' of 'Clubscheidsrechter plus' bij het lid. Door het toevoegen van zo'n functie worden ze direct aangemeld. 

Om het toevoegen van deze functies makkelijker te maken vind je bij de module 'Lessen/Cursussen' > 'Selectie Wizard' vier selecties. Twee selecties om op een makkelijke wijze voor een grotere groep tegelijk de cursus Scheidsrechter en twee selecties om de cursus Scheidsrechter plus toe te voegen. Twee van deze selecties zijn gebaseerd op hockeyende leden en de andere twee op de groep niet-hockeyers die af en toe een wedstrijd fluiten. Maak bij zo'n selectie de benodigde filtering, klik op Functie toevoegen, vink bij degenen die de cursus moeten gaan volgen eventueel aan of uit dat ze de functie toegewezen moeten krijgen en klik op 'Verwerken'.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ref: 446 / 2024-03-28
4.2.1.7.2 - Laddercompetitie tennis

Het is mogelijk om een laddercompetitie op te zetten via de evenementenmodule.

Het stappenplan ziet er dan als volgt uit:

N.B. Deze handleiding is verdeeld uit losse artikelen, die ook los te vinden zullen zijn via de 'Klik voor hulp button'. Om deze reden is onder elk 'artikel' ook nog een verwijzing naar de link van de volledige handleiding gezet. Zit je al in de volledig handleiding dan kan je deze verwijzingen zoals je hieronder ziet negeren.

Klik hier voor de volledige handleiding

Ref: 444 / 2024-03-28
4.2.1.7.3 - Atletiekwedstrijden

Er kunnen speciaal voor Atletiek lessen gemaakt worden. Zo kan men zich inschrijven voor een Atleltiek wedstrijd.

Inrichting voor Atletiekwedstrijden.

Kijk bij evenementtype bij de lestypen Zie: 4.3.1 - Lestypes aanmaken en instellen Hier kan de keuze gemaakt worden voor Atletiek wedstrijden. Bij een les waarbij het evenementtype Atletiekwedstrijden is, wordt het volgende getoond. 

Voor losse onderdelen.

 

Voor een meerkamp:

 

In dit voorbeeld is de meerkamp gekozen.


Op de website kan het inschrijven voor zo'n wedstrijd er als volgt uit zien.  Omdat er bij de meerkamp geen keuze is wordt alleen de optie meerkamp getoond.

Op basis van de leeftijd wordt de juiste selectie gemaakt.

 

Bij de deelnemers kunnen dan de persoonlijke tijden vastgelegd worden.

 

ref259_1png.png

 

Het A Formulier kan er dan als volgt uit zien:

 

 

 

Ref: 259 / 2024-03-28

4.2.1.8 - Lesrapportages

Over de lessen kunnen rapportages gegenereerd worden. Druk dan op de knop lesrapportages zoals hieronder is weergegeven.

 

Het volgende scherm wordt dan getoond.

 

Druk op start en het rapport wordt weergegeven.

 

 

Ref: 258 / 2024-03-28

4.2.2 - Betaling lessen via iDeal

Wilt u beginnen met iDeal gebruiken?
Stuur dan een support ticket naar AllUnited.
Aan het activeren van de iDeal-module zijn kosten verbonden.

Zodra iDeal is geactiveerd, zie de link hier onder.

 Stappenplan:  Zie: 1.3.10 - Inrichting iDeal

 

Let op: zorg ook dat het factuurtype voor het inschrijfformulier aanwezig is, zodat er op basis van het inschrijfformulier een factuur gemaakt kan worden. Anders loopt het hele proces spaak.

Dit kun je controleren door een test prijscode van 1 cent aan te maken. 

Je schrijft je dan in op het evenement. Daarna kun je controleren of aan de inschrijving een factuur is gekoppeld.

Als de iDeal betaling niet aan een factuur gekoppeld kan worden. Dan tref je deze aan bij open iDeal betalingen.

 

Ref: 476 / 2024-03-28

Werking van Ideal

Indien bij een lestype gekozen is voor een iDealbetaling dan is de werkwijze als volgt.

Relatie schrijft zich in en er wordt definitief betaald. Proces wordt compleet afgewikkeld.

  1. Een relatie schrijft zich in via de website op een les/evenement.
    Voor deze inschrijving wordt een document aangemaakt in AllUnited. Dit document bevat geen regels alleen een documentkop.
  2. Vervolgens drukt de relatie op betalen om een iDeal betaling te maken.
  3. De iDeal betaling wordt gemaakt en er wordt op definitief betalen gedrukt.
  4. De relatie keert terug naar de website van de vereniging.
    Nu wordt het document definitief gemaakt. Op dat moment wordt de inschrijving gemaakt, de factuur en de Ideal betaling.
  5. De relatie ontvangt een bevestiging (optioneel)

Relatie schrijft zich in en het proces wordt onderbroken.

  1. Een relatie schrijft zich in via de website op een les/evenement.
    Voor deze inschrijving wordt een document aangemaakt in AllUnited. Dit document bevat geen regels alleen een documentkop.
  2. Vervolgens drukt de relatie op betalen om een iDeal betaling te maken.
  3. Het is het systeem niet duidelijk of de betaling wordt gemaakt. Bijv. knop definitief betalen wordt niet gebruikt of er wordt niet teruggegaan naar de website.
  4. Het document van de inschrijving staat nu bij de open iDealbetalingen menupad: [boekhouding] > [Open iDeal betalingen].
  5. De vereniging controleert of de betaling toch heeft plaatsgevonden.
    1. Ja. Dan wordt het document alsnog verwerkt. Op dat moment wordt de inschrijving doorgevoerd. De factuur gemaakt en de iDeal betaling geboekt. De relatie ontvangt een bevestiging (optioneel)
    2. Nee. Het document kan verwijderd worden.
Ref: 464 / 2024-03-28

4.2.3 - Inschrijfformulier tonen op de website

Het weergeven van inschrijfformulieren op de website kan op twee verschillende manieren:

  • Gekoppeld aan een pagina,
  • Gekoppeld in het menu. 

Gekoppeld aan een pagina

Ga naar Website - Pagina's, en klik bovenin op Nieuw.  Vul Pagina-naam en - titel in, kies als type: Backoffice, en klik op Controle.

Er verschijnt een nieuw blok (Backoffice transactie), vul hier in:

  • Transactiegroep = club
  • Transactie = application1
  • Task = 3
  • Extravelden = statustempcode=JR

Hier staan de laatste twee letters (in dit geval JR) voor de formuliercode. 

Het voordeel van deze werkwijze is het feit dat er geen menu-item hoeft te worden getoond om het inschrijfformulier te gebruiken. Bovendien is de opbouw van de URL/link duidelijker en overzichtelijker. 

 

Gekoppeld in het menu

Via Website - Menu's kan het menu geselecteerd worden waaraan het inschrijfformulier gekoppeld moet worden.

Dit kan er als volgt uit zien. In dit menu worden 3 inschrijfformulieren voor lessen gekoppeld. Per leeftijdsgroep een ander formulier.

 

Onder de kop Pagina / Artikelnr. wordt dan Transaction ingevoerd met daarachter het vinkje voor de transactievelden.

Druk daarna onderaan op controle. Nu zullen de extra velden in de tweede regel getoond worden en kunnen deze ingevuld worden:

  • Transactiegroep = club
  • Transactie = application1
  • Task = 3
  • Extravelden = statustempcode=JR

Hier staan de laatste twee letters (in dit geval JR) voor de formuliercode. 

 

Ref: 307 / 2024-03-28

4.2.4 - Koppelen van een les/lestype in het menu

Via het menupad: Website >  Instellingen > Menu's kan een nieuw menu-item aangemaakt worden.

In onderstaand voorbeeld wordt dan in het veld pagina / artikelnummer het woord Transactie ingevoerd en bij het veld Toon Tr-velden wordt het vinkje aangezet.

Dan moet er onderaan op controle gedrukt worden om de overige velden erbij  te halen.

 Je kan 1 les opnemen (1A) of alle lessen van een bepaald lestype. (1B) 

1A) Voor het opnemen van één enkele les in het menu van je website / op een webpagina.

Ga naar pagina's. 

Maak een nieuwe pagina aan, geef deze een code, en kies type backoffice. Klik onderop op de knop controle. 

Vul in de velden in: 

Transactiegroep = club

Transactie = course1

Task = Nieuw

Voer in het veld instellingen de volgende gegevens in: 

coursecode=2015ATOO

waarbij 2015ATOO de lescode is. Deze kan dus bij elke vereniging weer anders zijn, en kun je vinden linkboven elke les die je aanmaakt. 

Koppel de pagina daarna aan je menu.  [manual 526]

1B)  Voor het opnemen van alle lessen van een bepaald lestype in het menu van je website / op een webpagina.

Ga naar pagina's. 

Maak een nieuwe pagina aan, geef deze een code, en kies type backoffice. Klik onderop op de knop controle. 

Transactiegroep = club

Transactie = courses1

Task = Nieuw

Extra velden = coursetypecode=AWD, waarbij AWD de lestypecode is. Deze kan dus bij elke vereniging weer anders zijn.

Koppel de pagina daarna aan je menu.  [manual 526] 

 

 

Ref: 310 / 2024-03-28

4.2.5 - Koppelen van een les/lestype via een pagina

Via het menupad: Website > Pagina's >Nieuw   kunnen pagina's gemaakt worden met een bepaalde instelling, zodat de les of het lestype op die pagina wordt opgehaald.

Verschil tussen het direct koppelen van een les via het Website menu en via een Website pagina is de mogelijkheid om een artikel op de pagina toe te voegen.

Met dat artikel kan dan eerst uitleg gegeven worden en daarna wordt de les/lessen getoond.

Zo'n pagina kan er als volgt uit zien.

 

Door te kiezen voor het paginatype Backoffice kunnen er transacties in de pagina worden opgenomen.

Voor het koppelen van 1 les wordt gekozen voor course1 en dan coursecode met daarachter de code van de les.

Voor het koppelen van alle lessen van een lestype wordt gekozen voor courses1 en dan coursetypecode met daarachter de code van het lestype.

Via het menupad: website > menu's > Selectie  kan dan de pagina aan het menu gekoppeld worden.

De paginanaam wordt in het veld pagina / artikelnummer opgenomen.

 

 

 

Ref: 311 / 2024-03-28

4.3 - Instellingen evenementen, lessen & cursussen

4.3.1 - Lestypes aanmaken en instellen

Menupad: Lessen > Instellingen > Lestypen.

De naam kan anders zijn. Bijvoorbeeld evenementen, lessen, cursussen etc.

Let op: Dit blok lessen voor de lestypen staat onder het blok activiteiten bij de instellingen.

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 schermafbeelding_2020_05_07_om_11.23.49_1.png

schermafbeelding_2020_05_07_om_11.24.20_1.png

schermafbeelding_2023_02_10_om_10.29.17_1.png

schermafbeelding_2023_02_10_om_10.30.00_1.png 

schermafbeelding_2023_02_10_om_10.30.12_1.png

Veldnaam 

Omschrijving

 prullebak_1.png Dit betekent verwijderen en hiermee kan een cursustype verwijderd worden. Klik vw aan en druk op bewaren. Een cursustype kan alleen verwijderd worden als deze niet in gebruikt is.
Les/Evenement type code

Dit is een zelf gekozen code die het cursustype aangeeft. Een cursustype bepaalt wat er bij een cursus mogelijk is.

  1. Moet er wel of geen factuur verstuurd worden. 
  2. Moeten alle lesdata van een cursus getoond worden (bijeenkomsten)
  3. Kent een cursus meerdere workshops. Bijv wordt dezelfde training op meerdere dagen gehouden indien het aantal deelnemers te groot is voor 1 training
  4. Op welke grootboekrekening worden de inkomsten geboekt.
  5. Is er sprake van BTW etc.
  6. Is er sprake van introducees of gastdeelnemers
  7. Een apart cursustype om onderscheid te maken in bijv. jeugd en senioren.
    Het is ook nodig om een apart lestype te maken als je meerdere lessen van hetzelfde lestype op een bepaalde plaats in de website wilt tonen.

Een cursustypecode kan niet meer aangepast worden.

Les/Evenement type Dit is de omschrijving van het cursustype. Deze omschrijving kan nog aangepast worden. 
Module Voor welke module dit type bedoelt is. Dit bepaald onder welk menu item in het hoofdmenu deze gebruikt kan worden
Begin
eind
datum
Dit vinkje is nodig als een cursus zelf geen begin en einddatum heeft. Bijvoorbeeld een doorlopende cursus. Dan wil je per lid aan kunnen geven of deze persoon nog deelneemt aan de cursus.
Blokkeer datum controle

Dit veld moet worden aangevinkt als er geen controle moet worden uitgevoerd of het lidmaatschap van een lid overeenkomt met de geldigheid van de les. Dit is bijvoorbeeld het geval indien een les gedurende meerdere jaren wordt gebruikt.

Als er gecontroleerd moet worden of de cursus binnen de looptijd van het lidmaatschap valt, dan moet dit vinkje niet aan staan. Dan voorkom je bijvoorbeeld dat je een lid kunt toevoegen aan een les die na de eindddatum van het lidmaatschap ligt. Alle lessen moeten een begin- en een einddatum hebben.

Peildatum Hier kan je instellen met welke peildatum de ingegeven leeftijden bij de les/het evenement rekening moet worden gehouden. 
Een regel per les/evenement Als dit staat aangevinkt, dan mag een relatie maar 1 keer voorkomen in een les. Staat dit uit, dan mag een relatie meerdere keren voorkomen in een les. Dit kan nodig zijn bij tennislessen, waarbij iemand de les meerdere keren per week volgt. Voor een cursus die geen begin en einddatum heeft, maar elk jaar opnieuw wordt aangeboden, kan het ook zijn dat een relatie twee keer in de cursus wordt ingeschreven, maar dan met een aparte begin en einddatum. Dan is het ook nodig een begin en einddatum bij de relatie aan te geven en moet begin en einddatum bij de lestypen aan staan.
Extra datum Hier kan bij de deelnemer een extra datum ingegeven worden. Bijvoorbeeld als er een diploma voor het volgen van de les wordt uitgereikt. Dan kan hier de diplomadatum ingegeven worden.
Toevoegen agenda Als het vinkje hier wordt aangezet, dan worden de cursussen opgenomen in de algemene agenda van de vereniging.
Persoonlijke agenda Als het vinkje hier wordt aangezet, dan worden de cursussen opgenomen in de persoonlijke agenda van het lid. Dit wordt dan getoond in de nieuwsbrief en bij inloggen.
Het is ook mogelijk om een directe link vanuit een nieuwsbrief op te nemen, zodat een lid zich direct kan inschrijven voor een les, zonder te hoeven in te loggen. Maak dan een helpdeskticket aan met het verzoek dit te activeren. Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor verenigingen, die ook de website van AllUnited in gebruik hebben.
Bijeenkomsten Als dit wordt aangevinkt dan kunnen de verschillende data waarop de cursus wordt gegeven, in de cursusinformatie opgenomen worden. Bijv. de cursus vindt plaats op 1/9 locatie A, 8/9 Locatie B,15/9 Locatie A. Dit kan handig zijn als een cursus op verschillende locaties wordt gegeven, zodat per cursusdatum een andere locatie ingegeven kan worden.
Het zijn dus dezelfde cursisten die op verschillende data bijeenkomen.
Introducees    Via de button Introducés instellingen kan je aangeven welke velden je bij de inschrijving een introducee al dan niet ingevuld wilt hebben en of ze al dan niet verplicht ingevuld moeten worden
Deelnemersstatussen    Via de button Tonen in deze knop kan je zorgen dat je deelnemers zelf bedachte statussen kan meegeven. Dit zie je dan terug in de deelnemerskaart.
Link in persoonlijke agenda    Als je dit aanvinkt zal er een directe inschrijflink te zien zijn in iemand zijn/haar persoonlijke agenda, die dan direct naar een onderliggend evenement/les verwijst.
Incassodata Kan met de komst van SEPA niet meer worden gebruikt.
Prijsstructuur Met dit veld aangevinkt wordt aangegeven dat de cursus gefactureerd moet worden. Er kan dan een cursusprijs aan de cursus gekoppeld worden. Dan moeten ook de velden grootboekrekening en BTW gevuld worden.
Facturatie instellingen

Zodra prijsstructuur aangevinkt is en je hebt op Controle geklikt, zal er bij dit les/evenementtype een button Tonen verschijnen. Via deze button moet je dan de bijbehorende facturatie instellingen invullen, zoals de standaard betaaltermijn, iDeal (Zie: 1.3.10 - Inrichting iDeal), het grootboekrekeningnummer en de BTW. De laatste twee zijn verplicht. Let op, bij een keuze van een standaard betaaltermijn wordt de betaalwijze hiermee niet beïnvloed, alleen de betaaltermijn zal eventueel anders zijn dan normaal gesproken ingesteld staat in de relatiekaart zelf. Laat je de betaaltermijn leeg, dan is de betaaltermijn in de relatiekaart leidend.

Facturatie seizoensgroep

Heb je te maken met lessen die elk seizoen terugkomen, kan je de facturatie voor deze lessen ook koppelen aan een seizoensgroep. Hierdoor kan je iemand meerdere keren (afhankelijk van de seizoensgroep) factureren voor deelname aan deze groep.

Optelling voor facturatie

Het kan zijn dat de facturatie van deelname aan diverse lessen/groepen verloopt via een staffelverekening.  Mocht dit het geval zijn, dan kan je hier aangeven of deze op grond van het bijbehorende les/evenementtype bij elkaar opgeteld moeten worden of op grond van alle les/evenementtypen.

Toevoegen aan factuurverslag

Een enkele vereniging maakt gebruik van factuurverslagen. Hier kan aangeven worden of de verrekening van deze les/dit evenement meegenomen moet worden in dit factuurverslag.

Workshops

Als hier het vinkje wordt gezet is het mogelijk workshops aan de cursus toe te voegen.
Bijvoorbeeld als dezelfde training op meerdere dagen en tijdstippen wordt gegeven. Bijv. er is een training op donderdag om 11.00 uur en de trainer is Jan. Dezelfde training wordt ook gegeven door Piet maar dan op maandag om 19.00 uur en op zondag om 14.00 uur. In elke workshops zitten andere cursisten. Zo kan een cursus op verschillende tijdstippen gegeven worden en de cursisten afhankelijk van hun beschikbaarheid ingedeeld worden in één van de workshop. De trainer geef kan je benoemen door de naam in de titel/beschrijving van de workshop te zetten. Het is ook mogelijk om een cursist eerst te koppelen aan de cursus en later als het aantal cursisten bekend is, de workshops in te delen. 

Workshop keuzelijst Als er veel workshops zijn, dan is het misschien handiger om met een workshop keuzelijst te werken om de cursisten aan een cursus te koppelen. Dan kan dat hier aangezet worden door het veld aan te vinken.
Formuliervelden Met deze optie kan een formulier toegevoegd worden aan de cursus, om extra vragen te stellen. Bijvoorbeeld dagen waarop men verhinderd is.
Standaard formulier velden Door de standaard formulier velden in te stellen, zal iedere nieuwe les die word aangemaakt met dit les type beginnen met deze formulier velden. En dit kan vervolgens nog worden uitgebreid binnen de les zelf.
Inschrijfform. template

Hier kan een apart inschrijfformulier gekoppeld worden om de inschrijvingen van deze lessen te regelen. 
De normale procedure is, dat een lid inlogt en zich direct inschrijft in een les. Staat de les ook open voor personen die nog niet bekend zijn in AllUnited dan loopt dat via het inschrijfformulier.

Zie Zie: 1.4.1.1.1 - Inschrijfform.templates (I)

Inschrijven via
inschrijfformulier

Als dit vinkje aan staat, dan lopen alle inschrijvingen via het inschrijfformulier. Dit heeft de volgende voordelen:

  1. De inschrijver kan een bevestiging per mail ontvangen van de inschrijving.
  2. Aan het formulier kan een functie gekoppeld worden die geïnformeerd wordt over de inschrijving.
  3. De inschrijving krijgt een datum. Zodat de datum van binnenkomst gehanteerd kan worden als er te weinig plaats is om iedereen in een evenement te plaatsen.

N.B.  Aangevinkt verlopen dus ALLE inschrijvingen geforceerd via het inschrijfformulier.
Zowel van leden als niet leden.

Kopieer
Prijsstructuur
Als een cursus volgend jaar weer gegeven wordt dan kan de cursus gekopieerd worden naar het volgende jaar. Met dit vinkje wordt aangegeven of de prijsstructuur ook gekopieerd moet worden.
Kopieer
Workshops
Als een cursus volgend jaar weer gegeven wordt dan kan de cursus gekopieerd worden naar het volgende jaar. Met dit vinkje wordt aangegeven of de workshops ook gekopieerd moet worden. Het is niet mogelijk om én de workshops én de deelnemers te kopiëren. Hierin zal een keuze gemaakt moeten worden.
Kopieer
Relaties
Als een cursus volgend jaar weer gegeven wordt dan kan de cursus gekopieerd worden naar het volgende jaar. Met dit vinkje wordt aangegeven of de deelnemers ook gekopieerd moet worden. Het is niet mogelijk om én de workshops én de deelnemers te kopiëren. Hierin zal een keuze gemaakt moeten worden.
Toon toegestane groepen   

Dit vink je aan als je wilt dat je bij de onderliggende lessen/evenementen de doelgroep aan inschrijvers wilt gaan specificeren. Dit kan je dan instellen bij de les/het evenement zelf en dan dan mag alleen deze groep zich hiervoor inschrijven.

Toon akkoordverklaring   

Dit vink je aan als je bepaalde voorwaarden aan deelname van de onderliggende les/het onderliggende evenement wilt verbinden, waar iemand dan akkoord voor moet gaan. Dit stel je vervolgens in bij de bevestigingsteksten

Evenementtype

Dit veld kan leeg worden gelaten en hoeft alleen bij bijzondere evenementen gevuld te worden. Op dit moment kunnen de volgende keuzes gemaakt worden:

1. laddercompetitie Kies hier voor laddercompetitie  Zie: 4.2.1.7.2 - Laddercompetitie tennis
2. Drillster voor hockey. Kies hier voor drillster (KNHB) Zie: 4.2.1.7.1 - Drillster voor Hockey
3. Atletiekwedstrijden.  Dit is nog in ontwikkeling. Zie: 4.2.1.7.3 - Atletiekwedstrijden

Ext. afhangbord Dit wordt niet meer gebruikt.
Artikel ID Dit wordt niet meer gebruikt.
Omschrijving Dit wordt niet meer gebruikt.
Afdrukformulier

Indien een bestaand lid zich aanmeldt voor een cursus, dan is het mogelijk dit lid direct in de cursus te plaatsen. Deze inschrijvingen komen dan niet meer via een inschrijfformulier binnen. Het afdrukformulier dat hier gekoppeld wordt, wordt dan aan het lid gestuurd zodra deze zich via de website aanmeldt.  Zie: 1.4.4.10 - Opmaak van bevestiging lessen

Informeerfunctie   

Als een ingelogd lid zich uitschrijft bij een les en/of evenement waar hij/zij al was ingeschreven, dan zal de functionaris die hier geselecteerd is hier een bericht van ontvangen.

Titel t/m Namen veld 2

Via deze kolommen kan je instellen hoe je het reserveringstype in het planningsboard getoond wilt hebben en wat je daarin terug wilt zien

Verberg informatie

Via de button 'Verberg informatie' kan je aangeven wat je allemaal al dan niet getoond wilt hebben bij het inschrijfformulier van de onderliggenden lessen en/of evenementen.

Toon hoofdrelatie

Deze is alleen van toepassing voor overkoepelende verenigingen/bonden die gebruik maken van onze multi-layer mogelijkheden. Als je hier de checkbox aanvinkt dan is het mogelijk bij de deelnemers te laten zien bij welke afdeling of bijvoorbeeld onderliggende vereniging zij horen.

 

 

Ref: 159 / 2024-03-28

5 - Hoofdstuk 4: Contracten

5.1 - Introductie Contracten

Verenigingen hebben te maken met sponsorcontracten. Binnen AllUnited is het makkelijk om deze sponsorcontracten vast te leggen en dit is vervolgens te innen via het systeem. Het is zelfs mogelijk
om sponsoren te laten inschrijven via het inschrijfformulier. 

Voordat sponsorcontracten gemaakt kunnen worden, moeten eerst een aantal zaken nagegaan worden:

  • Wat voor soort sponsorcontracten heeft de vereniging?
  • Voor welke periodes worden de contracten vastgelegd (maand/kwartaal/jaar etc.) ?
  • Bestaan de contracten uit een vast bedrag of is dit flexibel?
  • Kan hier een standaard omschrijving gegeven worden of moet dit flexibel zijn?
  • Moet er BTW over geheven worden? Zo ja, hoeveel? 
  • Is er een contracttype, waar je mensen voor wilt in kunnen laten schrijven? 

Vanuit deze basis kunnen vervolgens sponsorcontracten opgesteld worden. Dit wordt in de volgende
paragrafen verder uitgelegd. 

Volledige handleiding over sponsorcontracten beheren

Ref: 552 / 2024-03-28

5.2 - Sponsorcontracten inregelen

Wanneer de initiële vragen, zoals besproken in de introductie, zijn beantwoord, kunnen contracten gemaakt worden in het systeem.

Stap 1: Basisinstellingen vastleggen

Stel deze in binnen AllUnited. Navigeer naar [Contracten] > [Instellingen].

 schermafbeelding_2018_08_02_om_09.57.06_1.png

Volgend scherm wordt dan getoond:

schermafbeelding_2017_08_31_om_10.57.53_1.png

Begin met het aanmaken van de periodes. Klik hiervoor op de knop 'Wijzigen' onder het blok 'Contracten'  en in het veld 'Contractperioden'. Volgend scherm wordt dan getoond: 

schermafbeelding_2017_08_31_om_11.00.55_1.png

Vul een logische code in, geef de periode aan en stel de hoeveelheid jaren/maanden/dagen in die de periode moet beslaan. Moeten er meerdere periodes ingevuld worden, klik dan op 'Voeg toe'. Na het aanmaken, klik op 'Bewaren' en klik vervolgens op 'Wijzigen' bij 'Contracttypen'. Volgend scherm wordt dan getoond: 

schermafbeelding_2017_08_31_om_11.13.53_1.png

Vul eerst een logische code in voor het type contract, geef daarna deze een contractnaam (max. lengte 20 tekens),  selecteer de BTW die hierover betaald moet worden, koppel het aan de juiste grootboekrekening, geef aan of het om een vast factuurbedrag gaat door de checkbox onder ‘Vast factuurbedrag’ in te vullen. Vul alleen het 
bedrag in als het om een vast bedrag gaat in de kolom daarnaast, anders is dit overbodig. Selecteer dan de standaard periode die een dergelijk contract beslaat en vul de omschrijving in als je deze vast wilt mee nemen als omschrijving bij de later te innen factuur van het contract.

 Volledige handleiding over sponsorcontracten beheren

 

 

Ref: 491 / 2024-03-28

Een inschrijfformulier voor sponsoren maken

Stap 2: Een inschrijfformulier maken

Wanneer de basisinstellingen ingevoerd zijn, kunnen inschrijfformulieren gemaakt worden, zodat mensen zich voor een bepaald contract of sponsortype kunnen inschrijven. Navigeer naar [Contracten] > 
[Instellingen] > [Inschrijfform. templates] > [Selecteren] 
. Het volgende scherm wordt dan getoond:

schermafbeelding_2017_08_31_om_11.23.19_1.png

Er vanuit gaande dat een formulier nog niet bestaat, klik op 'Nieuw', links bovenin het scherm. Volgend scherm wordt dan getoond waar alles ingevuld kan worden: 

 

In het blok 'Inschrijfform. template' moet een logische tweecijferige code ingevuld worden, waarna het formulier  een herkenbare naam moet krijgen (max. 20 tekens). Vervolgens kan de checkbox bij 'Nieuwe relatie' geselecteerd worden, als het ook mogelijk moet zijn dat niet-leden zich kunnen inschrijven en selecteer dan het relatietype die deze persoon moet krijgen na aanname. (bijv. sponsor of donateur).   Ook kan de checkbox bij 'Bestaande relatie' worden geselecteerd. In dat  geval kunnen leden zich inschrijven nadat ze ingelogd zijn op de website. Verder is het handig om de checkbox bij het veld 'Toon bedrijfsnaam', 'Toon IBAN gegevens'   en 'Toon email factuurontvanger' aan te vinken.

In het blok Website parameters kan je dan op de button Contracttypen klikken, waar je de kiezen sponsorcontracttypen kan selecteren om me te nemen in het formulier. In het blok daarnaast "Backoffice parameters" vink je 'Toon contracten blok' aan, zodat dit getoond wordt in de backoffice bij de ingezonden formulieren. 
worden. 

Hieronder een voorbeeld van een dergelijk blok:

 

Onderin het bovenste blok is een link te zien naar het formulier dat aangemaakt wordt. Wanneer op 'Bewaren en terug' wordt geklikt, en vervolgens de template weer geopend wordt, kan door middel van de link gezien worden hoe het formulier eruit ziet. 

Verder is er nog een ander blok aanwezig: 'Status'. Het belangrijkste veld om eventueel in te vullen is 'Pasfoto'. Wanneer het gewenst is dat de donateur een foto bijvoegt op de website dan kan dit door in het selectieveld 'Verplicht' of 'Niet verplicht' in te vullen.  Daarnaast staat een statuskolom. Aan deze statussen kunnen bevestigingen gekoppeld worden en kan er worden aangegeven welke functionaris een notificatie van inschrijving moet krijgen. Wanneer bij de status 'Nieuw' deze zaken wordt geselecteerd dan wordt dit getriggerd op het moment van het versturen van de inschrijving. Om gebruik te maken van een bevestiging van inschrijving, dan moet deze waarschijnlijk nog aangemaakt worden. Navigeer hiervoor naar [Relaties] > [Instellingen] > [Afdrukformulieren]. Zorg dat de bevestiging gemaakt wordt voor formuliertype 'Inschrijfbrief'. 

Een voorbeeld van de invulling van dit blok is hieronder te zien.

schermafbeelding_2017_08_31_om_11.39.29_1.png

Blok 'Inschrijfformulier route'

In dit blok kan een route aangemaakt worden dat een dergelijk formulier kan afleggen. Van belang is dat er minimaal één route is vastgelegd, anders werkt het formulier niet. Zie hieronder hoe de invulling van het blok plaatsvindt. 

schermafbeelding_2017_08_31_om_11.41.43_1.png

Blok 'Formuliervelden'

Hier hoeft niets ingevuld te worden, maar hier zouden extra vragen vastgelegd kunnen worden voor de inschrijving, bijvoorbeeld:

schermafbeelding_2017_08_31_om_11.43.36_1.png

Klik op 'Bewaren' of 'Bewaren en terug' als alles ingevuld is.

 Volledige handleiding over sponsorcontracten beheren

Ref: 813 / 2024-03-28

Inschrijfformulier sponsoren koppelen in de website

Stap 3: Inschrijfformulier koppelen in de website (bij Managerpakket)

Om een inschrijfformulier te koppelen in de website, navigeer naar [Website] > [Pagina's]. Het volgende scherm wordt dan getoond:

schermafbeelding_2017_08_31_om_11.51.23_1.png

Klik hier op 'Nieuw' bovenin het scherm. Het volgende scherm wordt getoond:

schermafbeelding_2017_08_31_om_11.52.32_1.png

Vul nu de paginanaam in (let op: dit moet aaneengesloten zijn), selecteer het paginatype ‘Backoffice’ en geef de pagina een titel zoals:

 schermafbeelding_2017_08_31_om_11.56.12_1.png

Klik hierna op 'Controle'. Het scherm zal hierdoor veranderen:

schermafbeelding_2017_08_31_om_11.56.59_1.png

In het blok 'Backoffice transactie' kunnen verschillende velden ingevuld worden. Selecteer bij deze velden het volgende:

  • Transactiegroep: Club
  • Transactie: Application1
  • Task: Nieuw
  • Instellingen: statustempcode="Code formulier", dus bijv. statustempcode=50

schermafbeelding_2017_08_31_om_12.00.04_1.png

Klik vervolgens op 'Bewaren en terug'. Zoek nu in de paginalijst deze pagina op:

schermafbeelding_2017_08_31_om_12.01.50_1.png

Klik hier op het wereldbolletje wereldbolletje_1.png, dan kan de pagina bekeken worden. Dit kan dan in de site gezet worden als link of in het menu.  

schermafbeelding_2017_08_31_om_12.03.32_1.png

Volledige handleiding over sponsorcontracten beheren

Ref: 814 / 2024-03-28

Sponsorcontracten toevoegen aan de relatie

Stap 4: Contracten toevoegen aan de relatie

Contracten toevoegen aan de relatie kan op drie manieren. 

  1. Via [Contracten] > [Inschrijvingen]: Voor sponsoren die zichzelf hebben ingeschreven of om zelf een sponsor toe te voegen
  2. Via [Contracten] > [Sponsors beheren]: Voor aanpassen gegegevens/toevoegen contracten bestaande sponsors
  3. Via [Contracten] > [Contracten per relatie]: Voor toevoegen contracten bij andere relatietypes
Ref: 815 / 2024-03-28

Sponsors aanmaken via Inschrijvingen

Via het inschrijfformulier als hier gebruikt van wordt gemaakt. Deze komen binnen bij [Contracten] > [Inschrijvingen]. Je krijgt dan het volgende scherm te zien.

schermafbeelding_2018_08_02_om_10.22.37_1.png

Zelf iemand inschrijven

Je kan via deze weg ook zelf nieuwe sponsoren toevoegen door bovenin op de tab '+ Inschrijfformulier' te klikken. Vul hier alle nodige zaken in en klik op Aannemen. 

Iemand heeft zichzelf ingeschreven

Als je klikt op 'Wijzigen' dan krijg je alle nieuwe inschrijvingen en inschrijvingen die in behandeling zijn te zien. Als er maar één inschrijfformulier staat met een van deze statussen, kom je daar gelijk in te staan.

Als iemand zich heeft ingeschreven kan diegene aangenomen worden door op 'Aannemen' te klikken. Houd daarbij het volgende in acht:

  • Check vooraf de ingevulde gegevens.
  • Check of de relatie niet al bestaat. Dit wordt aangegeven via de gele balk bovenin het scherm. Zo ja, vul dan het bijbehorende relatienummer in het veld ‘relatienummer’ en zorg dat het oorspronkelijke relatietype geselecteerd staat.
  • Check of de juiste contractinformatie toegevoegd staat. Zo niet, dan kan dit nog handmatig toevoegen.
  • Check of dat datum van aanmelding ook de datum van contractingang is. Zo niet pas dan de datum bovenaan aan.
Ref: 816 / 2024-03-28

Sponsors beheren

Neem het pad [Contracten] > [Sponsors beheren].

Gebruik deze weg bij bestaande relaties gekoppeld aan contracten. Je ziet daar het volgende scherm:


schermafbeelding_2018_08_02_om_11.08.23_1.png

Als je op de button Wijzigen klikt zie je hier alle relaties (meestal alleen Sponsoren) terug, waarbij ingesteld staat dat deze relaties 'Contracten' hebben (Dit kan je zien via [Relaties] > [Instellingen] > Blok relaties > [Relatietypes]). Zie je hier niets terug, dan staat het niet goed ingesteld. Schiet dan een helpdeskticket in, dan zorgen wij dat dit goed ingesteld wordt.

schermafbeelding_2018_08_02_om_11.15.45_1.png

Klik op de naam van de sponsor waar je een contract wilt aanmaken of aanpassen. Vervolgens kom je in de bijbehorende relatiekaart terecht. Hier kan je de NAW-gegevens en betaalgegegevens aanpassen. 

schermafbeelding_2018_08_02_om_11.23.07_1.png

Voor het aanpassen/aanmaken van het contract zelf, klik je op het tabblad Contracten.  

schermafbeelding_2018_08_02_om_11.32.25_1.png

Daar klik je dan op Voeg toe. Daar kan je dan het juiste contracttype toevoegen. Klik vervolgens eerst voor de zekerheid op de button 'Controle'. Als er voor ingevulde zaken zijn bij een dergelijk contracttype, dan zullen deze automatisch gevuld worden.  Zorg verder dat je bij de 'Vanaf datum' een datum invult vanaf wanneer daadwerkelijk gefactureerd moet worden. Stel bijv. dat het contract al in 2013 is gestart en je hebt de facturatie hiervoor altijd op andere wijze gedaan, en je vult hier nu 2013 als startdatum in,  dan zal het systeem ook alle voorgaande jaren in rekening gaan brengen. Vul als laatste (afhankelijk van het contracttype) alle verdere benodigde informatie in en klik op 'Bewaren' of 'Bewaren en terug'.

schermafbeelding_2018_08_02_om_11.56.12_1.png
schermafbeelding_2018_08_02_om_11.56.27_1.png

P.S. Bovenin bovenstaande schermen  kan je mits je de juiste rechten hebt de Debiteuren en/of Crediteurenkaart inzien, om te kijken of er nog openstaande posten zijn bijvoorbeeld. Ook zie je de tab 'Documentenbeheer' daar staan. Daar zou je bijv. het getekende sponsorcontract (als jullie daarmee werken) als pdf kunnen opslaan. Of bijv. de bevestiging van inschrijving, als pdf kunnen toevoegen.

Ref: 817 / 2024-03-28

Sponsorcontracten toevoegen aan andere relatietypes

Via [Contracten] > [Contracten per relatie].

Gebruik deze weg als je bij iemand die een ander relatietype heeft dan 'Sponsor' een contract moet toevoegen. Bijvoorbeeld een lid die iets wil sponsoren. Als je hierop klikt dan krijg je het volgende scherm te zien.

schermafbeelding_2018_08_02_om_12.12.59_1.png

Via het vergrootglas bij Relatienummer kan je zoeken naar het lid. Als je daarop klikt volgt een pop-up, via welke je op verschillende manieren kunt zoeken. 

schermafbeelding_2018_08_02_om_12.15.42_1.png

Klik vervolgens op zoeken. Daaronder verschijnt dan als het goed is de naam die je zoekt. Klik hierop. Het relatienummer verschijnt dan in het veld Relatienummer. Klik vervolgens op Wijzigen. Volg voor de rest de procedure als beschreven bij 'Sponsors beheren': Zie: 5.2 - Sponsorcontracten inregelen.

Volledige handleiding over sponsorcontracten beheren

Ref: 818 / 2024-03-28

5.3 - Instellingen contracten

5.3.1 - Contractperioden

De contractperiode bepalen met welke frequentie een contract gefactureerd moet worden.
Let op: De contractperiode is dus niet de looptijd van het contract. Dit wordt vastgelegd door de begin en
einddatum.
Navigeer naar [Contracten] > [Instellingen].

Klik op 'Wijzigen' en onderstaand scherm wordt getoond: 

De volgende velden kunnen ingevuld worden.

Veld

Omschrijving
 schermafbeelding_2017_10_17_om_12.03.39_1.png Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm.
Periodecode Hier kan een zelf vastegestelde code ingvoerd worden om de periode aan te geven.
Periode Hier wordt de omschrijving van de periode aangegeven.
Jaren Hier wordt het aantal jaren ingevoerd.
Maanden Hier wordt het aantal maanden ingevoerd.
Dagen Hier wordt het aantal dagen ingevoerd.

Met de knop 'Voeg toe' kunnen extra regels aan de tabel worden toegevoegd. Met de knop 'Bewaren' worden
de gegevens vastgelegd.

Contracten worden aan een relatie toegevoegd via Zie: 2.3.1.4 - Tabblad contracten

 

Ref: 236 / 2024-03-28

5.3.2 - Contracttypen

Met de contracttypen wordt vastgelegd hoe het sponsorcontract verwerkt moet worden. Is er sprake van BTW,
op welke grootboekrekening moet de omzet van het sponsorcontract geboekt worden. Is er sprake van een vast
bedrag etc.

Contracten kunnen ook gebruikt worden voor donateurs, club van 100 etc.
Om contracttypen te te wijzigen, navigeer naar [Contracten] > [Instellingen]. In het blok 'Contracten' zijn de
volgende opties mogelijk, zoals te zien in onderstaand scherm:

Klik vervolgens op 'Wijzigen' bij Contracttypen. Onderstaand scherm wordt dan getoond: 
instellingencontracttypen.jpg

De volgende velden kunnen ingevuld worden.

Veld

Omschrijving
 schermafbeelding_2017_10_17_om_12.03.39_1.png Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Contracttypecode Hier wordt een zelfgedefinieerde code voor het contracttype ingevoerd.
Contracttype Hier staat de omschrijving van het contracttype.
BTW Hier wordt aangegeven of er sprake is van BTW.
Grootboekrekening Het nummer van de grootboekrekening waarop de omzet moet worden geboekt.
   
Inschrijfformulieren Moet het contracttype op het inschrijfformulier komen. In dat geval wordt dit veld aangevinkt.
Vast factuurbedrag Als bij dit contracttype het bedrag voor iedereen gelijk is, dan kan dit veld aangevinkt worden.
Bedrag Hier wordt het bedrag van het contract ingevuld.
Periode Hier wordt de periode van het contract ingevuld. Let op: Dit is de frequentie van de facturatie. De looptijd van het contract wordt met de begin en einddatum aangegeven.
Omschrijving Hier wordt de omschrijving ingegeven.
script etc. Deze velden worden in principe niet gebruikt

Met de knop 'Voeg toe' kunnen extra regels aan de tabel worden toegevoegd. Met de knop 'Bewaren' worden
de wijzigingen opgeslagen.

Contracten worden aan een relatie toegevoegd via Zie: 2.3.1.4 - Tabblad contracten

 

Ref: 237 / 2024-03-28

6 - Hoofdstuk 5: Facturatie

6.1 - Introductie Facturatie

In de informatie hierover worden zaken uitgelegd met betrekking tot facturatie. Hierbij moet aan het volgende gedacht worden:

  • Type facturen.
  • Het innen van contributies.
  • Het maken van massafacturaties en facturaties voor individuele leden.
  • Inkoopfacturen en creditnota's
  • Facturen (debiteuren) maken, wijzigen en verwijderen.

Bij facturatie zijn een aantal mogelijkheden:

  1. Massafacturatie op basis van activiteiten, lessen en contracten. Navigeer hiervoor naar [Facturatie] > [1. Massaal factureren]. De meeste facturen zullen worden aangemaakt op basis van gegevens die elders in het systeem worden vastgelegd:
    • Een activiteit: Wanneer men een sport beoefent, wordt daar contributie voor betaald. Hiervoor worden activiteiten bij relaties vastgelegd en wordt op basis daarvan de factuur klaargezet. 
    • Contracten: Er kunnen sponsorcontracten zijn die in het systeem zijn vastgelegd. Jaarlijks wordt hiervoor een factuur klaargezet. Dit kan ook gebruikt worden voor donateurs, vaste huurders van banen etc. 
    • Lessen: Indien de lessenmodule wordt gebruikt en bij de instellingen wordt aangegeven dat deze gefactureerd moeten worden, dan worden voor deze lessen ook de facturen klaargezet.
  2. Handmatige uitgaande facturen en creditnota's via [Facturatie] > [Facturen beheren]. Dan bovenin het scherm knop [+Factuur].
  3. Inkoopfacturen en creditnota's voor inkoopfacturen via [Boekhouding] > [Inkoopfacturen].
Ref: 553 / 2024-03-28

6.2 - Veelgebruikt bij facturatie

6.2.1 - Innen van contributies (P)

Bij facturatie zijn een aantal mogelijkheden die hieronder besproken worden.

1. Massa facturatie en incasso

Het stappenplan voor de massafacturatie en de incasso daarvan is als volgt:

Stap 1: Nieuw seizoen aanmaken

Voor elk seizoen moet het nieuwe seizoen worden aangemaakt. Dit gaat via het Menupad: Activiteiten & Teams > Instellingen > Seizoenen (onder de kop activiteiten)  Zie: 3.5.2 - Seizoenen (tabel)

Voor elke vereniging kan een seizoen anders zijn, Dit kan een jaar zijn, een maand een kwartaal, maar  ook een periode van juli tot en met juni. De meeste verenigingen maken gebruik van meerdere seizoenen.

Bijvoorbeeld het seizoen voor het inschrijfgeld omdat dit een doorlopend seizoen is, naast het seizoen voor de sport/activiteit.

Tip: Maak het nieuwe seizoen op tijd aan, dit voorkomt dat nieuwe inschrijvingen voor het nieuwe seizoen nog in het oude seizoen binnenkomen, omdat het nieuwe seizoen nog niet kan worden gekozen.

 

Stap 2: Contributies kopiëren

Kopieer de contributies van het vorige seizoen naar het nieuwe seizoen via het Menupad: Activiteiten & Teams > instellingen > contributies (onder de kop activiteiten) in de menubalk staat een knop contributies kopiëren Zie: 3.5.7 - Contributies (tabel)

Zorg ervoor dat alle activiteiten gekopieerd worden. De kopieerfunctie moet herhaald worden totdat alle activiteiten zijn gekopieerd. Het geeft niet als een activiteit tweemaal wordt gekozen. De melding

"Voor 'activiteit XXX' geen nieuw seizoen gevonden. Via instellingen eerst nieuw seizoen aan maken."

komt dan in beeld. Als het nieuwe seizoen al is aangemaakt, dan kan deze melding genegeerd worden.

LET OP: Als er in de omschrijving van de contributie een jaartal of seizoen wordt gebruikt, dan moet deze aangepast worden nadat de contributies zijn gekopieerd.

Indien nodig kunnen de bedragen van de contributies aangepast worden.

 

Stap 3: Massa facturatie en facturatie van een individueel lid (bijvoorbeeld indien later lid geworden)

De massa facturatie of de facturatie van een individueel nieuw lid gaat op dezelfde wijze. Hieronder volgen de stappen van de facturatie.

  1. Facturen aanmaken Zie: 6.3.4 - Massa facturatie (stap 1)
  2. Lijst niet geboekte facturen Zie: 6.3.5 - Lijst niet geboekte facturen
  3. Massa boeken Zie: 6.3.6 - Massa boeken (stap 2)
  4. Facturen afdrukken Zie: 6.3.7 - Facturen versturen 

Optie; Massa verwijderen, indien blijkt dan alle of veel facturen foutief zijn. Zie: 6.3.8 - Facturen verwijderen

TIP: Maak bij stap 1 altijd eerst de facturen aan voor het oude seizoen. Dus zet de "Begindatum seizoen vóór of op"  op de laatste dag van het vorige seizoen. Zoals in het voorbeeld hieronder. Dan worden eerst de facturen voor het vorige seizoen aangemaakt en kunnen deze eventueel nog gecorrigeerd worden. Vaak betreft het hier nieuwe leden, die geen activiteit voor het oude seizoen hadden moeten krijgen of correcties op het oude seizoen.
Voordeel is dat ze niet per ongeluk tussen de facturen voor het nieuwe seizoen komen
. Nadeel is dat altijd alle facturen voor het inschrijfgeld worden aangemaakt, omdat voor deze activiteit de datum van het vorige seizoen ook geldig is. Als optie kan het inschrijfgeld uitgevinkt worden.

 

 

Stap 4: Incasso van de gefactureerde contributie

De incasso van de gefactureerde contributie staat hier Zie: 7.3.9 - Autoincasso/betalingen

 

2. Handmatige facturen en creditnota's

Indien het niet mogelijk is om facturen via activiteiten, contracten of lessen etc. te factureren, dan kan een handmatige factuur aangemaakt worden. Zie: 6.3.3 - Factuur (debiteur) nieuwe maken.

LET OP:
Voor leden die later in het jaar lid worden, wordt gewoon met massa factureren stap 1 een factuur aangemaakt. Deze factuur kan zonodig in de lijst niet geboekte facturen aangepast worden, door de prijs aan te passen, indien een nieuw lid, niet de gehele contributie hoeft te betalen.

Ook is het beter om voor leden die achteraf een afwijkend bedrag betalen (bijvoorbeeld omdat ze geblesseerd zijn geraakt) niet een aparte handmatige factuur te maken, maar de factuur te storneren en via massa factureren een nieuwe factuur aan te maken. In de lijst niet geboekte facturen kan dan het bedrag aangepast worden voordat de factuur wordt geboekt.

Voor creditnota's moeten de bedragen negatief worden ingevuld.

Handmatige facturen en creditnota's kunnen afgedrukt worden bij de factuur. Ook kan hiervoor stap 4 van de massa facturatie gebruikt worden. Zie: 6.3.7 - Facturen versturen

 

3. Inkoopfacturen en creditnota's

Voor inkoopfacturen kunnen zowel debet- als creditfacturen aangemaakt worden. Zie: 7.2.1.2 - Inkoop factuur bekijken

LET OP: voor creditnota's moeten de bedragen negatief worden ingevuld.

 

Instellingen bij de facturatie.

Meestal zullen de instellingen voor de facturatie samen met AllUnited goed zijn ingesteld. Mochten toch wijzigingen nodig zijn, dan kunnen deze aangepast worden.

Bij betaalwijze staat ingesteld hoe de incasso plaats vindt van de leden met automatische incasso, indien bij het lid zelf niets staat ingevuld. Zie: 2.4.6 - Betaalwijze

Bij betalingstermijn staat ingesteld welke betalingstermijnen er mogelijk zijn. Zie: 6.4.1 - Betalingstermijn

Bij de factuurtypen staat ingesteld welke factuurlayout wordt gekozen voor de factuur.

Bij factuurbronnen staat ingesteld welke betalingstermijn wordt gehanteerd als nergens iets wordt ingegeven en of er familiekorting wordt gehanteerd. Zie: 6.4.3 - Factuurbronnen voor andere instellingen

 

Ref: 133 / 2024-03-28

6.3 - Facturatie

6.3.1 - Facturen (debiteur) selecteren

Het volledige facturatieproces:

Uitleg tabs bovenin:

  • Geblokkeerde activiteiten
  • Contributieoverzicht (als je hierop klikt zie je een overzicht van alle aangemaakte contributies en de bijbehorende instellingen)
  • Fouten in contributies

Veel gestelde vragen:

Ref: 483 / 2024-03-28

Facturen (debiteuren) selecteren

Menupad: Facturatie > Facturen

Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond:

Er zijn hier twee mogelijkheden:

  1. Het opzoeken van een bestaande debiteurenfactuur of facturen. Lees de instructie hieronder.
  2. Het aanmaken van een nieuwe manuele factuur. Druk op de knop nieuw in de menubalk bovenin.  Zie: 6.3.3 - Factuur (debiteur) nieuwe maken
    (gemiddeld zal meer dan 95% van alle uitgaande facturen via massa facturatie lopen en niet via deze manuele facturen. menupad: Facturatie > massa factureren stap 1 Zie: 6.3.4 - Massa facturatie (stap 1)
    Wordt er veel gebruik gemaakt van manuele facturen? Neem dan contact op met AllUnited om te kijken of de processen efficiënter ingericht kunnen worden.) 

In bovenstaand scherm kunnen op basis van de selectiemogelijkheden één factuur of meerdere facturen worden opgezocht.
Is het factuurnummer bekend, dan kan dit direct ingegeven worden achter factuurnummer. Na het drukken op wijzigen of weergeven komt men direct in de factuur terecht Zie: 6.3.2 - Factuur (debiteur) afdrukken bekijken

Hier kan ook een range van factuurnummers opgegeven worden. Bijvoorbeeld zoals hieronder. De facturen die aan de criteria voldoen worden dan getoond. Er kan ook op factuurdatum of afdrukdatum etc. worden gezocht.

Door in deze lijst een factuur open te klikken wordt de factuur getoond Zie: 6.3.2 - Factuur (debiteur) afdrukken bekijken.

Ref: 139 / 2024-03-28

6.3.2 - Factuur (debiteur) afdrukken bekijken

Via het selectiescherm is een factuur geselecteerd. Onderstaand scherm wordt dan getoond.

Uitleg over het maken van een nieuwe factuur Zie: 6.3.3 - Factuur (debiteur) nieuwe maken

Factuur herafdrukken of nog een keer per mail versturen.

Bovenaan in de menubalk kan men ervoor kiezen de factuur nog een keer af te drukken of de factuur per mail te versturen.

Uitleg over het scherm:

In de factuur is onder meer het volgende te zien:

  1. Het factuurnummer en met welk document deze factuur in de boekhouding is opgeslagen.
  2. De relatie voor wie de factuur bestemd is.
  3. De verstuurd methode. Dit geeft aan of een factuur geprint is of per mail verstuurd. Als de factuur per mail is verstuurd wordt ook aangegeven naar welk mailadres de factuur is verstuurd.
  4. Met de knop storneren kan een factuur compleet teruggedraaid worden. De factuur wordt dan gecrediteerd op de oorspronkelijke datum en gelijk vereffend.
    1. Als het een factuur betreft voor de contributie, dan komt de activiteit weer open te staan en kan deze aangepast worden en opnieuw gefactureerd.

Door op het documentnummer te klikken wordt het document geopend zoals het is opgeslagen in de boekhouding. Zie hieronder.

 

Ref: 140 / 2024-03-28

6.3.3 - Factuur (debiteur) nieuwe maken

Via het menupad: Facturatie > Facturen > nieuw kunnen handmatig facturen gemaakt worden.
Voor het bekijken van bestaande facturen, zie Zie: 6.3.2 - Factuur (debiteur) afdrukken bekijken.

Klik bovenaan de pagina op "+ Factuur" om handmatig een nieuwe factuur aan te maken.

Let op! Dit is alleen nodig als er geen factuur aangemaakt kan worden via activiteiten, contracten of lessen.
Dit zal dus alleen incidenteel nodig zijn.

Voor nieuwe leden moet altijd via het menupad: Facturen > Massa factureren stap 1 gewerkt worden.

 

In dit scherm zijn de volgende velden beschikbaar:

Veldnaam 

Omschrijving

Factuurnummer Dit is het tijdelijke factuurnummer dat gebruikt wordt totdat de factuur definitief wordt geboekt.

Dit nummer bestaat standaard uit de initialen van de gebruiker en de datum waarop de factuur wordt aangemaakt.
Factuur type Kies hier voor een manuele factuur of een manuele creditnota.

Let op! Bij een creditnota moeten de bedragen bij de factuurregels met negatieve bedragen worden ingegeven.
Betalingstermijn De betalingstermijn bepaalt wanneer de factuur betaald moet zijn en wanneer deze meegaat in het aanmaanproces.
Relatienummer Door op het vergrootglas te klikken kan een relatie opgezocht worden via bijvoorbeeld het relatienummer of de achternaam.
Adres Door onderaan op de knop Controle te drukken worden de adresgegevens van de relatie gevuld.
Postsorteren Door onderaan op de knop Controle te drukken worden de postsorteer gegevens gevuld.
Template Door het aanvinken van dit veld wordt de factuur als template opgeslagen.
Omschrijving Hier kan de omschrijving van de factuur ingegeven worden. Bijvoorbeeld inkoop bar.
Template factuur Als een eerdere manuele factuur als template is opgeslagen dan kan deze hier gekozen worden.
Controle Druk op de knop controle om de relatiegegevens in de factuurkop te tonen.
  Factuurregels
Grootboekrekening Hier kan de grootboekrekening worden gekozen waarop de opbrengst wordt geboekt.

Via het loepje kan een grootboekrekening opgezocht worden.
Of via de knop Lijst met grootboekrekeningen in de menubalk.
Prijs Hier wordt de prijs ingegeven
Aantal Er kan ook met aantal x prijs gewerkt worden. Bijv. bij het doorberekenen van kilometers. 
Omschrijving Hier wordt de omschrijving meegegeven die op de factuurregel wordt getoond.
Bedrag Vul hier het bedrag in van de factuur
BTW Indien er sprake is van BTW kan hier de juiste BTW worden gekozen.
Anders wordt voor BTW nul gekozen.
Voeg toe Door hierop te klikken worden extra regels aan het document toegevoegd.
Met het nummer kan het aantal regels worden aangegeven dat toegevoegd moet worden.
Controle Door op de knop controle te drukken worden de gegevens zoals de gegevens van de relatie opgehaald, daarnaast wordt gecontroleerd of het document geen fouten bevat.
Bewaren Het document wordt bewaard. Dit betekent dat het document wordt opgenomen in de lijst niet geboekte facturen. Voor meer informatie, zie Zie: 6.3.5 - Lijst niet geboekte facturen.
Boeken Het document wordt definitief geboekt. Daarna kan het document afgedrukt worden.
Voor meer informatie, zie Zie: 6.3.7 - Facturen versturen.

Hierna is geen wijziging van de factuur meer mogelijk.
Verwijderen Het document wordt verwijderd. Dit is definitief.
Annuleren De ingegeven waardes worden verwijderd om opnieuw te kunnen beginnen.

Na invulling kan de factuur er als volgt uit zien.

Factuur template gebruiken
Als je bij een factuur de optie "Template" hebt aangevinkt, dan kan je de factuur na het boeken gebruiken als template voor nieuwe facturen.

Via het menupad: Facturatie > Facturen > "+ Factuur" kan dan weer een nieuwe factuur worden aangemaakt.
De vorige factuur kan dan gekozen worden als basis. Dat ziet er als volgt uit.

Nadat bij Template factuur de juiste template is gekozen, vult de factuur zich met alle informatie. Deze kan dan naar behoefte aangepast worden.

Ref: 143 / 2024-03-28

6.3.4 - Massa facturatie (stap 1)

Via dit Menupad : Facturatie > Facturen > 1.  massaal factureren kom je op het beginscherm van de facturatie.

Hieronder worden de verschillende onderdelen van dit scherm getoond en toegelicht.

Geblokkeerde activiteiten

Bovenaan in de menubalk staat een knop Geblokkeerde activiteiten. Wanneer deze knop rood gekleurd is dan zijn er geblokkeerde activiteiten gevonden.
Je kan deze activiteiten inzien door op de knop te drukken.
Dit zijn de activiteiten die in het activiteitenscherm Zie: 2.3.1.1 - Tabblad activiteiten van een relatie het vinkje bij F.B. hebben gekregen.

Let op: Het is niet de bedoeling dat hier activiteiten blijven staan die nooit gefactureerd worden. Het is de bedoeling dat dit een tijdelijke lijst is.
Activiteiten waarvan het seizoen voorbij is kunnen altijd op het activiteitenscherm Zie: 2.3.1.1 - Tabblad activiteiten van een relatie verwijderd worden.

Instellingen voor massaal factureren

In dit blok zijn de volgende velden beschikbaar:

Veldnaam 

Omschrijving

Factuurbronnen Via deze knop kan je snel navigeren naar de instellingen van de factuurbronnen.

Standaard wordt hier de omschrijving van de factuurkop vastgelegd.
Ook zijn hier de standaard instellingen van de betalingstermijnen te vinden, indien niets anders is gekozen.

Zie: 6.4.3 - Factuurbronnen voor andere instellingen
Betalingstermijnen Via deze knop kan je snel navigeren naar de instellingen van de betalingstermijnen. Zie: 6.4.1 - Betalingstermijn
Betalingstermijn
wizard   
Hier wordt uitleg gegeven over de werking van de betalingstermijnen.
Op meerdere plekken kan een betalingstermijn vastgelegd worden.
Hier wordt uitgelegd in welke volgorde de verschillende betalingstermijnen worden toegepast.

De factuurparameters

In dit blok zijn de volgende velden beschikbaar:

Veldnaam 

Omschrijving

Factuurdatum Standaard staat hier de datum van vandaag. Deze datum kan gewijzigd worden.

Bijvoorbeeld: als op 25 juni gefactureerd wordt voor het nieuwe seizoen dat begint op 1 juli, dan kan hier de datum op 1 juli worden gezet.
Concept fac.nr. Het concept factuurnummer is een factuurnummer dat aan de nog niet geboekte facturen wordt toegekend.

Standaard worden hier de initialen van de ingelogde gebruiker en de datum waarop de facturen worden aangemaakt neergezet. Er kan ook een eigen naam voor de factuurbatch ingegeven worden.

Omdat alle conceptfacturen hetzelfde nummer hebben kunnen ze ook weer massaal verwijderd worden met dit nummer.
Betalingstermijn

Normaal gesproken moet de betalingstermijn leeggelaten worden. Bij de instellingen wordt geregeld wat de standaard instelling voor het betalingstermijn is. Bij het lid op de relatiekaart kan hiervan afgeweken worden.  Bekijk hiervoor de beslisboom van de betalingstermijnen via .

Er wordt hier alleen een betalingstermijn ingegeven als er afgeweken wordt van de standaard. Bijvoorbeeld de contributies worden altijd in 3 keer geïncasseerd, maar nu worden de trainingen gefactureerd. De trainingen moeten bijvoorbeeld altijd in 1 keer betaald worden, in dat geval wordt hier een andere betalingstermijn ingegeven.

Wat wil je factureren?

Klik hier op het onderwerp waarvoor je facturen wilt aanmaken.
Het actieve onderwerp heeft een grijze kleur, standaard is dit Contributies.

Facturatie van activiteiten

Kies bij "Wat wil je factureren" voor Contributies. Het onderstaande blok zal dan getoond worden in het scherm.

Activiteiten zijn bijvoorbeeld contributies, inschrijfgelden of trainingen.

Voor deze facturatie zijn de volgende onderdelen/velden beschikbaar:

Veldnaam 

Omschrijving

Instellingen Hier kan direct doorgeklikt worden naar de seizoenen of de contributiebedragen.
Wat wil je factureren? Maak hier de keuze voor de soort facturen die je aan wilt maken. Voor activiteiten kiezen we voor Contributie.
Te factureren contributieregels Hier kan aangevinkt worden welke activiteiten gefactureerd moeten worden.
Factuur/Incasso omschrijving Dit is de factuurkop die als kop op de factuur komt te staan en ook meegenomen wordt bij de omschrijving van de automatische incasso.

Let op! Het is dus belangrijk deze aan te passen.
Startdatum gewenst seizoen

Dit veld dient alleen gewijzigd te worden als een ander seizoen gefactureerd wordt dan het huidige seizoen.

Volgend seizoen factureren:
Stel dat het nieuwe seizoen begint op 1 juli en het is nog juni, dan moet hier de datum gewijzigd worden in 1 juli om de facturen voor het nieuwe seizoen aan te maken.

Indien alleen de facturen moeten worden aangemaakt voor het lopende seizoen, dan kan de datum op vandaag blijven staan.

Vorig seizoen factureren:
Stel het is al 1 juli en er zijn nog facturen van het vorige seizoen die eerst gefactureerd moeten worden. Dan wordt hier de datum in het vorige seizoen gezet, zodat alleen het vorige seizoen wordt gefactureerd.

TIP: Maak bij stap 1 altijd eerst de facturen aan voor het oude seizoen. Dus zet de "Begindatum seizoen vóór of op"  op de laatste dag van het vorige seizoen. Dan worden eerst de facturen voor het vorige seizoen aangemaakt en kunnen deze eventueel nog gecorrigeerd worden. Vaak betreft het hier nieuwe leden, die geen activiteit voor het oude seizoen hadden moeten krijgen of correcties op het oude seizoen.

Het voordeel is dat ze zo niet per ongeluk tussen de facturen voor het nieuwe seizoen komen
.

Het nadeel is dat altijd alle facturen voor het inschrijfgeld worden aangemaakt, omdat voor deze activiteit de datum van het vorige seizoen ook geldig is. Als optie kan het inschrijfgeld uitgevinkt worden.

Contributieregels aanmaken

Dit vinkje kan standaard aan blijven staan. Hiermee worden bij een nieuw seizoen alle activiteiten voor dat seizoen automatisch aangemaakt, als deze gekopieerd moeten worden van een vorig seizoen.

Alleen als men de activiteiten voor het nieuwe seizoen nog niet aan wil maken, kan het vinkje uitgezet worden.  

Als bij "Startdatum gewenst seizoen" gekozen wordt voor het vorige seizoen, dan worden er geen activiteiten met terugwerkende kracht aangemaakt. 

Als alle keuzes zijn gemaakt en alle instellingen goed staan, dan kan onderaan op Start facturen aanmaken worden gedrukt.
De facturen worden dan klaargezet in de lijst met conceptfacturen, meer informatie is te vinden via Zie: 6.3.5 - Lijst niet geboekte facturen.

Let op! Bovenaan in het scherm wordt dan aangegeven hoeveel activiteiten er zijn aangemaakt, maar ook of er fouten zijn geconstateerd. Bijvoorbeeld omdat een contributie nog niet aanwezig is. Je ziet in het scherm dan een melding zoals hieronder:

Deze melding geeft aan dat er geen contributie is aangemaakt voor het seizoen "2011G2012F" voor de activiteit met code "EX" en categorie met code "LCK" voor het lid "10000937" met de geboortedatum "29 april 1967".

Er ontbreekt dus een contributie. In dat geval moeten de contributies gecontroleerd worden.
Dit kan gedaan worden via menupad: Facturatie>  Instellingen > Contributies (onder de kop activiteiten). Voor meer informatie, zie Zie: 3.5.7 - Contributies (tabel).

Facturatie van contracten

Kies bij "Wat wil je factureren" voor Contracten. Het onderstaande blok zal dan getoond worden in het scherm.

 

Nieuw toegevoegde contracten en contracten die verlengd worden, worden hier klaargezet om te factureren.
Contracten kan je aanmaken via het relatiescherm onder Contracten bovenin het scherm. Meer informatie hierover is te vinden via Zie: 2.3.1.4 - Tabblad contracten

In dit blok zijn de volgende velden beschikbaar:

Veld Omschrijving
Te factureren Vink dit veld aan als je alle beschikbare regels in een keer wilt selecteren.
Te factureren contractregels Hier kunnen de contracten aan- of uitgevinkt worden die wel of niet meegenomen moeten worden in de facturatie.

Als de vereniging per soort contract een andere factuurkop mee wil geven, dan moeten de contracten dus niet allemaal in één keer gefactureerd worden.
Factuurkop voor contracten Hier kan de omschrijving ingevuld worden die bovenaan de facturen wordt gezet.   
Contractfactuurregels aanmaken Hiermee worden de contractregels aangemaakt voor contracten waarvoor dit nog niet is gedaan.
Dit werkt in combinatie met "Aantal dagen vooruit".

Als alles goed is ingevuld en ingesteld, kan geklikt worden op Start facturen aanmaken.
De facturen komen dan in de lijst niet geboekte facturen en kunnen daar gecontroleerd worden.

De verdere werkwijze is hier gelijk aan het factureren van de activiteiten. 

Facturatie van lessen/evenementen

Kies bij "Wat wil je factureren" voor Lessen of Evenementen. Het onderstaande blok zal dan getoond worden in het scherm.
Afhankelijk van de keuze voor Lessen of Evenementen zal in dit blok de kop en de factuur omschrijving afwijken van onderstaand voorbeeld.

Je ziet dan de lessen/evenementen die klaar staan om gefactureerd te worden.
Lessen kan je aanmaken via het relatiescherm onder Lessen bovenin het scherm of via de les/cursus. Meer informatie hierover is te vinden via Zie: 2.3.1.3 - Tabblad lessen

De verdere werkwijze is gelijk aan de facturatie van de activiteiten.

Ref: 134 / 2024-03-28

6.3.5 - Lijst niet geboekte facturen

In dit hoofdstuk zullen de de volgende onderwerpen bespreken voor de concept facturen:

  1. Concept facturen overzicht scherm
  2. Factuur bekijken
  3. Factuuropmaak controleren
  4. Concept facturen controleren (belangrijk!)
  5. Tips

1. Concept facturen overzicht scherm

Menupad: Facturatie > 2. Concept facturen

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 schermafbeelding_2019_03_17_om_13.58.18_1.png

In dit scherm zijn de volgende velden beschikbaar:

Veld Omschrijving
Factuurnummer Dit is het tijdelijke factuurnummer zolang een factuur nog niet is geboekt.
Het factuurnummer bestaat uit de initialen van de gebruiker die de factuur heeft aangemaakt en de datum waarop de factuur is aangemaakt.
Factuurtype Hier staat wat voor factuur het om gaat, bijvoorbeeld een sponsorfactuur, een manuele factuur, een inkoopfactuur etc. betreft.
Factuurdatum Dit is de facturatie datum.

Als een andere datum gewenst is dan de aanmaak datum, dan moet deze bij massa factureren stap 1 meegegeven worden.
Anders wordt hier standaard de datum ingevuld waarop de factuur is aangemaakt.
Betalingstermijn    Dit is het type betalingstermijn die aan de factuur is gekoppeld bij de aanmaak.
Termijnen Dit is het aantal termijnen waarover de factuur verdeeld gaat worden.
Naam Dit is de naam van de factuurontvanger.
Door de naam aan te klikken kan de factuur geopend worden om deze te controleren.
Bedrag Hier staat het bedrag van de factuur.
Massaal boeken Hier is te zien of de massaal facturatie wel of niet is geblokkeerd.

Massaal boeken wordt geblokkeerd door facturatie instructies in de debiteurenkaart of als het bedrag buiten de ingestelde limieten bij het factuurtype valt.
Facturatie instructies Hier staan eventuele opmerkingen/facturatie uitzonderingen van de facturatie instructies voor deze relatie.
Facturatie uitzonderingen kunnen worden ingevoerd op het activiteitenscherm van de relatie in het veld facturatie instructies.

Let op! Een factuur met een instructie gaat niet mee bij massa boeken. De facturen met een instructie dienen individueel geboekt te worden. Nadat de factuur is geboekt kan de facturatie-instructie verwijderd worden, als deze niet meer van toepassing is. Is deze voor meerdere perioden geldig, dan kan deze blijven staan.

Onderaan de lijst met concept facturen zijn nog twee losse getallen te vinden:

Veld Omschrijving
Aantal (links onderaan) Hier staat het aantal facturen.
Totaal bedrag (rechts onderaan) Hier staat het totale bedrag van de lijst niet geboekte facturen.  

Factuur bekijken
Door op een naam te klikken kan de factuur geopend worden om te controleren.
Onderstaand scherm wordt dan getoond.

Factuuropmaak controleren

In dit scherm is het ook mogelijk om een conceptfactuur af te drukken of om de factuur te versturen. Hiermee kan de factuuropmaak gecontroleerd worden.
Je kan dit doen via de knoppen bovenin het scherm.

Wanneer je kiest voor "Versturen per email" dan wordt de conceptfactuur automatisch verstuurd naar het emailadres van de ingelogde gebruiker.
Let op! De email wordt alleen verstuurd naar de ingelogde gebruiker zolang het een conceptfactuur is, anders zal deze naar de relatie worden gestuurd.

Tip: Wanneer de mogelijkheid gebruikt wordt om ook openstaande facturen te tonen, dan moet de factuur eerst worden geboekt voor deze in de factuuropmaak bekeken kan worden.

In dit stadium van de factuur worden de openstaande factuur velden nog niet meegenomen. Dit zijn de velden de velden in Subbody2 van de factuuropmaak, de meeste verenigingen maken geen gebruik van deze optie.

Conceptfactuur controleren (heel belangrijk)

Het boeken van de facturen is definitief en kan niet teruggedraaid worden. Daarom is de controle van de concept facturen in de lijst niet geboekte facturen echt belangrijk! Zo kan je vooraf eventuele fouten afvangen.

Wij adviseren hierbij de volgende twee stappen altijd te doorlopen.

Stap 1. Controle vragen voor de conceptfacturen
Hieronder vind je enkele controle vragen die wij hebben verzameld vanuit onze jarenlange ervaring:

  • Zijn er voldoende steekproeven genomen in de lijst niet geboekte facturen.
  • Zijn de contributies juist
  • Is de omschrijving op de factuurregels juist en niet de omschrijving van het vorige seizoen
  • Is gecontroleerd of de uitzonderingen goed zijn toegepast:

    • Familiekorting
    • Toeslag bij bepaalde teams
    • Korting bij automatische incasso etc.
  • Is het totale bedrag onderaan de lijst van niet geboekte conceptfacturen het bedrag dat word verwacht.
    Komt dit bedrag overeen met vorig jaar en zo nee, is het verschil dan te verklaren?

Stap 2. Conceptfacturen boeken
Als bovengenoemde controles zijn uitgevoerd dan kunnen de facturen geboekt worden.

Boek altijd eerst een paar facturen en controleer of de vervaldata van de facturen goed staan. Noteer voor welke relaties de facturen worden geboekt, zodat je deze eenvoudig kan controleren.

Controle boekingen:

  • Boek een factuur met automatische incasso
  • Boek een factuur die een lid zelf betaalt
  • Als er sprake is van betaling in termijnen, boek dan ook een factuur van elke keuze die hier mogelijk is.

Daarna kan op het debiteurenscherm Zie: 2.3.1.5 - Tabblad debiteuren van de relatie gecontroleerd worden of de vervaldata goed staan. De vervaldata bepalen wanneer een factuur geïncasseerd kan worden of wanneer deze mee gaat bij het aanmaanproces.

Is er een cruciale fout gemaakt en zijn de facturen nog niet geboekt? Dan kan je op de volgende manier de factuurboeking run ongedaan maken:
Ga naar Facturatie > 2. Concept facturatie en klik bovenaan op de knop Massaal verwijderen, meer informatie is te vinden via Zie: 6.3.8 - Facturen verwijderen.
De oorzaak voor de fout kan dan aangepast worden en de facturen kunnen daarna weer aangemaakt worden via Facturatie > 1. Massaal factureren. Meer informatie is te vinden via Zie: 6.3.4 - Massa facturatie (stap 1).

Tips

  1. Ben je de conceptfacturen aan het doorlopen en wil je terug komen op de plek waar je gebleven was?
    Hou dan de CTRL toets ingedrukt als je op de factuur klikt. Dan opent de factuur zich in een tweede scherm in de browser en kan je daarna in het andere scherm weer terug waar je gebleven was.
  2. Er is een goede selectie wizard beschikbaar om de concept facturen naar excel te downloaden en daar verder te analyseren? 
    De naam van deze selectie wizard is:  "Overzicht facturen (inkoop- en verkoopfacturen)" Deze selectie wizard tref je aan via Boekhouding > Selectie wizard of via Facturatie > Selectie wizard.  Door bij Factuurnummer het nummer in te vullen van de conceptfacturen, worden alleen die conceptfacturen geselecteerd.

    Is de selectie wizard niet aanwezig? Maak dan een helpdesk ticket aan en vraag om de toevoeging van de selectie wizard "
    Overzicht facturen (inkoop- en verkoopfacturen)".
Ref: 135 / 2024-03-28

6.3.6 - Massa boeken (stap 2)

Menupad: Facturen > 3. Massaal Boeken

Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond:

 

In het laatste veld kan de juiste factuurbatch gekozen worden en door op start te drukken worden deze facturen geboekt.

Indien er sprake is van een fout. Bijvoorbeeld als de boekperiode nog gesloten is, dan wordt dit aan de bovenkant van dit scherm getoond.

Lukt het boeken van de facturen wel, dan is het tijdelijke factuurnummer niet meer te selecteren of wordt het veld leeg.

Als de facturen zijn geboekt dan kunnen ze daarna afgedrukt of per mail verstuurd worden.

 

LET OP: Er kunnen meer mensen gebruik maken van de lijst niet geboekte facturen. Zo kunnen ook de inkoopfacturen in de lijst niet geboekte facturen staan om goed te keuren door de penningmeester.

Zorg er dus voor dat het juiste tijdelijke factuurnummer gekozen wordt.

 

Massa boeken is definitief en kan niet ongedaan gemaakt worden zie controle instructies !!!! Zie: 6.3.5 - Lijst niet geboekte facturen

Ref: 136 / 2024-03-28

6.3.7 - Facturen versturen

Na het boeken van de facturen is het mogelijk om deze per mail te versturen. De relaties zonder emailadres blijven dan staan om eventueel afgedrukt en per post verstuurd te worden. Voor de verschillende soorten facturen, zoals contributiefacturen(activiteiten) of sponsorfacturen kan een aparte factuuropmaak gemaakt worden.

Menupad : Facturen > 4. Facturen versturen

Via dit menupad wordt onderstaand scherm getoond:

 

 

Hier staan nu de facturen gereed die we via massa boeken en individueel boeken hebben geboekt.

De procedure is nu als volgt:

  1. Facturen controleren:
    Zet het vinkje bij het juiste type facturen (voor contributiefacturen het vinkje bij activiteiten), waar het aantal facturen achter staat om af te drukken.
    Laat het vinkje bij simuleren aan staan en druk op Afdruktonen.
    Ze worden dan op het scherm getoond, maar verder gebeurt er niets. Er wordt een apart tabblad geopend om de pdf met de factuurafdruk te tonen. Aan de hand daarvan kan de afdruk gecontroleerd worden.
  2. Facturen per mail versturen:
    Als het vinkje simuleren weggehaald wordt, dan dient eerst op Verstuur per e-mail gedrukt te worden. De facturen worden dan per mail verstuurd. De facturen die niet per mail kunnen worden verstuurd (omdat het lid geen mailadres heeft) blijven staan om af te drukken en per post te versturen.
  3. Facturen per post versturen:
    Van leden die geen mailadres hebben, blijven de facturen staan. Deze kunnen dan via afdruktonen op het scherm getoond worden als pdf en afgedrukt worden om per post te versturen.

LET OP: Laat het vinkje simuleren niet staan als alle facturen per mail worden verstuurd. AllUnited ziet dit dan als "test" facturen en stuurt de mails naar het emailadres van de ingelogde gebruiker.

De knop CSV bestand wordt alleen gebruikt door verenigingen die hun facturen buiten AllUnited om willen laten afdrukken.

 

Het opnieuw versturen van facturen. 

Een individuele factuur kan altijd afgedrukt worden door de factuur te openen vanaf bijvoorbeeld het debiteurenscherm Zie: 6.3.2 - Factuur (debiteur) afdrukken bekijken of elk ander scherm waarop het factuurnummer staat. Hier wordt besproken hoe een bepaalde selectie van een aantal facturen kan worden afgedrukt of per mail verstuurd.

Veldnaam 

Omschrijving

Factuurnummers Hier wordt een range van facturen op basis van het factuurnummer geselecteerd
Factuurdatum Hier wordt een een range van facturen op basis van de factuurdatum geselecteerd
Datum afgedrukt/verstuurd Hier wordt een range van facturen op basis van de datum waarop de facturen zijn afgedrukt of per mail verstuurd geselecteerd.
Betaal wijze Hier kan bijvoorbeeld gekozen worden voor een = in het eerste veld en een leeg veld in het tweede veld.
Meestal is de instelling zo, dat het veld betaalwijze leeg blijft indien er niet gekozen is voor automatische incasso. Per vereniging kan dit anders ingericht zijn.
Verstuurd methode Als een pdf verloren is gegaan en de facturen niet afgedrukt konden worden, dan kan hier ook de verstuurdmethode gekozen worden. Als voor print wordt gekozen, dan worden de facturen die per mail zijn verstuurd niet meegenomen in de selectie.
Herafdruk/mail Dit veld wordt aangevinkt als de facturen al eerder zijn geprint of per mail verstuurd.
Geen aanmaandata Indien op de factuur ook de openstaande facturen getoond worden, dan kan ervoor gekozen worden om deze gegevens bij een herafdruk niet mee te nemen.
Simuleren Dit veld wordt aangevinkt als eerst gekeken moet worden of de gekozen selectie de juiste facturen oplevert.
Factuurtype Maak een keuze voor het juiste factuurtype. Aan het factuurtype is de factuurlayout gekoppeld. Dus een goede keuze is belangrijk.


Per factuurtype kan een factuurlayout gekoppeld worden. Dus voor de contributiefactuur kan een andere layout gekozen worden dan bij de sponsorfactuur of de handmatige factuur.

Via het menupad: Facturatie > instellingen > afdrukformulieren (onder de kop algemeen) kan één van de voorbeeld facturen die in AllUnited aanwezig zijn aangepast worden voor de vereniging. Zie: 1.4.4.4 - Opmaak van facturen

Via het menupad: Facturatie > instellingen > Factuurtype (onder de kop factureren) kan de juiste layout aan het factuurtype gekoppeld worden.

 

Ref: 137 / 2024-03-28

6.3.8 - Facturen verwijderen

Menupad: Facturen > Massaal factureren > 2. Concept facturen 

Mocht de massa facturatie niet goed zijn gegaan, dan kan de hele facturatie batch verwijderd worden.
Dit kan op de volgende manier:

1. Klik bovenaan de pagina op de knop "Massaal verwijderen".

2. Selecteer in het volgende scherm het juiste (tijdelijke) factuurnummer en klik op Start.
Het systeem zal dan deze hele facturatie batch verwijderen.

Let op! De concept/niet geboekte facturen kunnen door meerdere gebruikers zijn aangemaakt.
Let dus op dat je het juiste factuurnummer kiest die je wilt verwijderen.

Wil je alles verwijderen? Dan moet de laatste stap herhaald worden voor alle facturatie batches.
Zodra er geen factuurnummer meer gekozen kan worden, zijn alle concept facturen verwijderd.

De concept/niet geboekte facturen kunnen, als de fout is hersteld, weer aangemaakt worden via het Menupad: Facturen > 1. Massaal factureren.
Voor meer informatie, zie Zie: 6.3.4 - Massa facturatie (stap 1).

Ref: 138 / 2024-03-28

6.3.9 - Bijzondere situaties

Als bijlage een excelbestand waarin een aantal werkwijzes worden uitgelegd hoe om te gaan met facturen naar bijv. het Jeugdfonds Sport & Cultuur en St. Leergeld.

Het excelbestand bestaat uit twee tabbladen:

  1. Introductie, waar de werkwijze wordt uitgelegd.
  2. Uitleg boekingen, waar een voorbeeld van de boekingen wordt gegeven.

Klik hier op je rechtermuisknop om de bijlage te downloaden

Ref: 485 / 2024-03-28

6.3.10 - Aanmaken van betaalde activiteiten via excelupload

Menupad: [Systeem beheer] > [Upload] 

Via dit menupad kan een Excelbestand ingelezen worden met activiteiten die gefactureerd moeten worden.
Een voorbeeld hiervan is competitiebijdrage bij tennis, sportkleding, wedstrijdbijdrage, etc.

Let op!
Voer een upload altijd maar 1x uit. Bij een 2e keer wordt het niet overschreven maar er juist aan toegevoegd waardoor alles er dubbel in komt te staan.
Zou dus AllUnited nodig zijn om e.e.a te corrigeren, zijn daar kosten aan verbonden.
Advies is ook de upload eerst te testen door maar 1 regel te uploaden en daarvan de conceptfactuur te genereren en te controleren. Mocht het fout zijn gegaan, dan is het bij 1 relatiekaart makkelijk handmatig zelf te corrigeren.

Stappenplan:

1. Zorg dat er een Excelbestand is met alle relaties die een activiteit moeten krijgen via de upload.
    Dit excelbestand moet de relatienummers uit AllUnited hebben en kan natuurlijk vanuit AllUnited worden geëxporteerd via de selectie wizard.

2. Gebruik altijd het Excelbestand uit deze handleiding als basis.
Een excel voorbeeld is hier te downloaden.
Let op! Er kan alléén gebruik worden gemaakt van bestandsformaat .xls (.xlsx kan nog NIET worden verwerkt)

3. De codes volgens onderstaande schermafbeelding t.b.v. seasoncode (Seizoencode), activitycode (Activiteitscode) en activitycatcode (Categoriecode) kunnen worden opgezocht via [Activiteiten & Teams] > [Instellingen].
De teamcode via [Activiteiten & Teams] > [Teams beheren]
De eerste 4 kolommen in dit voorbeeld zijn altijd verplicht.

excel_afbeelding_1.png

"Factor1" (zie afbeelding hieronder)
Indien het bedrag voor leden verschillend is, wordt bij factor1 het juiste bedrag opgegeven. 
Bij de contributiesleutel, zie verderop in deze beschrijving), wordt dit ingesteld als facturatiebedrag.

"Waarde01/value01"  (zie afbeelding hieronder)
Daarnaast is het ook mogelijk om het omschrijvingsveld (value01) op te nemen wat op de factuurkomt te staan. Bij boetes bijvoorbeeld zijn de bedragen verschillend en wil men ook aan kunnen geven op welke dag de boete is gegeven. Het omschrijvingsveld wordt dan gebruikt om de datum en de plaats in te geven van de wedstrijd.

Wordt er gebruik gemaakt van kolommen factor01 en value01, dan moeten onderstaande instellingen dus worden overgenomen bij de betreffende categorie.

categorie_instelling_tbv_upload_1.png

LET OP: Activiteiten kunnen alléén door AllUnited worden aangemaakt. Vraag dit dus eventueel aan via een ticket.

4. Contributiesleutels
Voorbeeld 1 een contributiesleutel waarin direct het betreffende bedrag en factuur omschrijving zijn ingesteld.
Hier wordt dus NIET met factor en waarde instellinge op de categorie gewerkt en wordt aan iedereen in het bestand hetzelfde bedrag gefactureerd met bij iedereen ook dezelfde omschrijving.
contributie1_1.png

Voorbeeld 2 een contributiesleutel met daarin de factor en omschrijving ingesteld. Het contributiebedrag staat ingesteld op 1 euro en de factor instelling vermenigvuldigd dat met het bedrag in de upload.
Let op! 'Extra specificaties' moet worden aangevinkt, waarna de opties beschikbaar worden indien de categorie ook zo staat ingesteld.
contributie2_1.png

5. Is het Excelbestand volledig ingevuld, kan dit opgeladen worden via het Menupad: [Systeem beheer] > [Upload]   

 
 D.m.v. knop [Bestand kiezen] kan het bestand op de eigen pc geselecteerd worden.

Nadat het bestand is gekozen wordt op 'Upload' gedrukt en komt er een apart tabblad in beeld. Daarop wordt aangegeven voor welke leden de upload is uitgevoerd en helemaal onderaan staat of het ook is doorgevoerd. 
Worden er fouten gevonden, bijvoorbeeld een relatienummer welke inmiddels een einddatum heeft, dan wordt het totale bestand NIET verwerkt.
In dat geval moet het Excelbestand worden aangepast, waarna de upload opnieuw wordt uitgevoerd.

Let op! Alléén als onderaan vermeld staat dat er een fout wat gevonden kan upload nogmaals met een gecorrigeerd bestand worden uitgevoerd.
Is het bestand WEL verwerkt en wordt upload toch om een of andere reden nogmaals gedaan, staat alles er dubbel in.
Moet AllUnited dit terugdraaien zullen er kosten aan verbonden zijn.

Als de upload is gelukt dan kan het scherm er als volgt uit zien. Onderaan staat dat de upload is gelukt. Dan staan de activiteiten op het activiteitenscherm van de leden.
Controleer dat ook met een paar steekproeven, alvorens de facturatie wordt opgestart.

N.B. om de Upload-module te kunnen gebruiken, moet je de rechten Systeembeheerder of SB - Upload hebben. 
Mocht je de rechten niet hebben, neem dan contact op met de systeembeheerder van je organisatie.
ER zijn kosten aan verbonden om deze module te activeren.

 

Ref: 371 / 2024-03-28

6.3.11 - Externe betalingen

In het volgende hoofdstuk worden het versturen facturen van een leverancier van Externe Betalingen zoals bijvoorbeeld ClubCollect verder omschreven.

Eerste moet de instellingen gedaan worden. Zie: 6.4.4 - Externe betalingen.

Nadat de instellingen zijn afgerond kan worden verder gegaan met het versturen van de facturen naar de leverancier van de Externe Betalingen.

Achtergrond informatie:

Door een andere leverancier (zoals ClubCollect) te kiezen voor het innen van de facturen gaat het systeem er vanuit dat alle debiteuren via de andere applicatie wordt beheert. Dit betekend dat de facturen als voldaan worden gemarkeerd nadat ze zijn verstuurd naar deze leverancier. In AllUnited staan dan geen open posten meer. De status van de open facturen dienen gevolgd te worden in de applicatie van de leverancier.

Periodieke betalingen van de leverancier worden op de tussen rekening geboekt, waarna deze weer terug loopt richting EUR 0,00. Facturen die niet geïnd worden, moet als een verschil worden weg geboekt.

Hierna volgt een omschrijving hoe de facturen verstuurt kunnen worden naar de leverancier voor Externe Betalingen.

Mocht het volgende Menupad niet getoond worden, neem dan contact op met AllUnited om de module te activeren.

Menupad: Facturatie -> Externe Betalingen

Blok: Externe Betalingen Inloggen

Via het eerste blok kan doorgeklikt worden naar de Backoffice van de leverancier. In dit geval ClubCollect. De backoffice wordt geopend in een nieuw tabblad

Blok Externe betalingen versturen

Via het volgende blok is het mogelijk om facturen te versturen naar bijvoorbeeld ClubCollect. Er wordt aangegeven hoeveel facturen er klaar staan om te versturen. Dit kunnen ook eventuele creditfacturen zijn. Klik op Versturen en actie wordt direct uitgevoerd.

Als de actie klaar is, kan de Import Batch via de knop Inloggen bekeken worden bij de leverancier zoals ClubCollect. Ook kan dan de geïmporteerde batch afgesloten worden waarna het hele proces van incasseren van de bedragen zal beginnen.

 

 Blok Externe betalingen bijwerken

In principe wordt het hele proces van inning van de facturen afgehandeld door de ClubCollect. Betaalde bedragen worden niet automatisch teruggekoppeld. Wel is het mogelijk om periodiek een synchronisatie te laten plaats vinden zodat via de Selectie Wizard een rapportage gemaakt kan worden over de status en de nog openstaande facturen. Wil je deze rapportage ook gebruiken? Laat hem dan klaarzetten door ons. 

Vul de vanaf datum in om te synchroniseren en klik daarna op Bijwerken. Afhankelijk van de hoeveelheid kan dit enkele minuten duren.

Dit is puur informatief. Door gebruik te maken van een externe betalingsleverancier zoals ClubCollect kan de accurate status via boven genoemde Inlog gevolgd worden.

Het is ook mogelijk om bij een individuele factuur in AllUnited de status van ClubCollect te bekijken. Zoek de factuur op via bijvoorbeeld het debiteurenscherm in AllUnited. Zie onder aan de factuur alle posten die vastgelegd zijn bij de leverancier. Dit zijn zowel de factuurregels als eventuele betalingen.

Zie voorbeeld hieronder:

 

Ref: 921 / 2024-03-28

6.4 - Instellingen facturatie

6.4.1 - Betalingstermijn

Via het menupad: Facturatie > instellingen > betalingstermijn  kunnen diverse betalingstermijnen ingesteld worden. Deze zijn dan op verschillende manieren te gebruiken.

De volgorde die Allunited hanteert voor het vaststellen van de juiste betalingstermijn staat hier.

Het scherm voor het invullen van de betalingstermijnen ziet er als volgt uit:


 

De volgende velden worden hier ingevuld:

Veldnaam 

Omschrijving

Als het veld hieronder is aangevinkt wordt de regel verwijderd nadat op bewaren is gedrukt.
Bet.ter.code Dit is de code voor de betalingstermijn
Betalingstermijn Dit is de korte omschrijving voor de betalingstermijn
Betalingstermijn lang Hier kan je de betalingstermijn een langere naam geven

Eerste dag

Dit is het eerste moment van het seizoen dat de facturatie standaard opgestart wordtJe hebt daarbij diverse keuzes zoals hieronder weergegeven:

schermafbeelding_2019_03_17_om_09.42.40_1.png

Kies je:

Factuurdatum: Dan is er eigenlijk geen vast moment en wordt gewoon het moment dat de vereniging zelf met factureren start als startdatum gekozen.

Minimale betaaldatum: Hier kan de minimale betaaldatum ingevuld worden. Stel dat iedereen voor 31 maart de contributie betaald moet hebben, ongeacht de datum waarop de factuur is aangemaakt, dan wordt deze datum als vervaldatum voor de factuur gekozen. Is de hier ingevulde datum verstreken, dan wordt het aantal dagen, zoals dat bij "Dagen" is aangegeven aangehouden. Dit overruled dus het aantal dagen bij "Dagen" als deze datum nog niet verstreken is.

Begin jaar (...): Dan heb je te maken met een jaarlijks seizoen, waarbij de startdatum valt bij de maand die je hier gekozen hebt.
Bij de berekening van de vervaldata van de facturen, wordt alles vanaf de eerste dag van het seizoen gerekend. Bijvoorbeeld 1 januari.
Voordeel van deze keuze is dat er rekening wordt gehouden met de verstreken termijnen.

Bijvoorbeeld: Een lid wil in 4 termijnen betalen. De ingangsdatum van het lidmaatschap is 26 juni. AllUnited kan dan constateren dat de eerste 2 termijnen reeds gepasseerd zijn en zal de factuur dus opsplitsen in 2 termijnen in plaats van 4 termijnen.

Begin kwartaal: Als het jaarseizoen in kwartalen is verdeeld, kan gekozen worden voor begin kwartaal als startdatum

Begin half jaar: Als het jaarseizoen in tweeën in gesplitst, kan gekozen voor begin half jaar als startdatum.

Dagen

Dit is het aantal dagen dat geldt voor het bepalen van de vervaldatum. Moet een factuur in termijnen betaald worden, dan wordt hier het het moment aangegeven worden dat de volgende termijn(en) in moeten gaan. Je hebt hierbij de keuze om dit cumulatief te laten verlopen of via een vaste dag van de maand. Verder zal het systeem aan de hand van je instellingen bij meerdere termijnen op jaar/half jaar of kwartaal basis de termijnen naar rato aanpassen aan de hand van het moment van daadwerkelijke facturering. Dus stel: de leden betalen elk kwartaal in 3 termijnen,  en een nieuw lid start in februari, dan zal de termijn voor dat kwartaal in 2 termijnen worden omgezet.

Hieronder een voorbeeld in 12 termijnen voor cumulatief (dagen na factuurdatum) of voor een vaste dag per maand.

   
 

Cumulatief:  Kies je hiervoor bij  incasso in twee termijn na 0 en na 60 dagen, dan vul je bij het eerste veld 0 dagen in en bij de tweede 60. De eerste termijn krijgt dan de factuurdatum mee als vervaldatum en de tweede termijn 60 dagen na factuurdatum. Het incassobestand kan dan aangemaakt worden als de vervaldatum is verstreken. Stel de vervaldatum staat op 15 april 2015, dan kan er niet op 15 maart een incassobestand aangemaakt worden, omdat de vervaldatum nog niet is verstreken.

Vaste datum: Heb je te maken met 4 termijnen, die je altijd op de 25ste van de maand wilt incasseren, met een tussenpauze van 1 maand bij de eeste twee termijnen, dan een pauze van twee manden en dan bij de laatste termijn weer  1 maand. Dan vul je bij velden 1,2,5,6 het getal 25 in.

Minimum dagen: Dit is de minimale tijd die jij een debiteur wilt geven om nog te reageren op een factuur, voordat daadwerkelijk geincasseerd kan worden. Dus stel jij hier 5 dagen in en de vervaldatum is standaard de 25ste van de maand en het is de 23ste, dan zal de vervaldatum voor deze persoon pas de 25ste van de maand daarna zijn.

Min. split
bedrag
Indien een factuur opgesplitst wordt in meerdere termijnen, dan kan hier een bedrag ingegeven worden. Dit bedrag geeft het minimum bedrag aan waarvoor in termijnen betaald mag worden. Ligt het bedrag daaronder, dan wordt het automatisch 1 termijn. Dit voorkomt dat een factuur met een klein bedrag toch opgesplitst wordt in meerdere termijnen.

Betalingscondities

Hier kan je bepaalde extra condities aan de betalingstermijnen hangen.

schermafbeelding_2019_03_17_om_10.21.41_1.png

Tolerantiedagen: Dit is het aantal dagen dat opgeteld wordt bij de vervaldatum voordat de factuur mee gaat in het aanmaanproces.

Korting: Dit geeft je in als je debiteuren die in een keer betalen een korting wilt geven. Daarbij kan je  daaronder aangeven of dit een vast bedrag of een percentage moet zijn van het te betalen bedrag. In de afbeelding gaat het dus om een korting van 12 euro.

Extra factuurregel

Hiermee kan een extra factuurregel toegevoegd worden op de factuur. Veel verenigingen hanteren bijvoorbeeld de regel dat betaling via incasso gratis is, maar dat bij zelf betaling 5 euro administratiekosten in rekening wordt gebracht. Dan kan met deze extra regel dit ingesteld worden.

 schermafbeelding_2019_03_17_om_10.26.57_1.png

Grootboekrekening: Dit is de grootboekrekening waarop de administratiekosten worden geboekt.

BTW: Hier wordt aangegeven of er sprake is van BTW. Wordt er geen BTW in rekening gebracht, dan wordt gekozen voor Nul BTW of 0-BTW.

Prijs: Hier wordt de prijs ingegeven. Dit kan zowel een negatief als een positief bedrag zijn. Dus een korting bij automatische incasso of een toeslag bij zelf betalen.

Omschrijving: Dit is de omschrijving dit op de factuur komt voor deze extra factuurregel.

Vul verwerkdatum Als dit vinkje wordt aangezet, dan wordt de verwerkdatum gelijk bij het boeken van de factuur gevuld. Dit heeft tot gevolg dat een factuur niet kan worden geïncasseerd.  Bijvoorbeeld indien de contributie wel wordt geïncasseerd maar de lessen niet, dan kan bij de lessen een andere betalingstermijn worden gebruikt.

Toestaan in Ledenmodule / Website

Sta toe dat een lid dit betalingstermijn zelf kan kiezen binnen de ledenmodule of website bij het aanpassen van zijn financiële gegevens

Test je instellingen via Tab 'Betalingstermijnen testen' bovenaan in de menubalk.

Als je op deze tab klikt dan kan je bijv. onderstaande resultaat zien als een peildatum in juni neemt met een bedrag van 300 euro bij de ingestelde betalingstermijnen. Dus dan weet je op welk moment welk bedrag bij zo'n termijn zal vrij komen te staan om te incasseren of in het aanmaanproces komt bij zelf betalen.

 schermafbeelding_2019_03_17_om_10.37.31_1.png


Mocht er advies nodig zijn voor de inrichting van de betalingstermijnen, maak dan een helpdeskticket aan.

 

 

Ref: 318 / 2024-03-28

6.4.2 - Factuur opmaak

Via het menupad: Facturatie > instellingen > factuurtypen (onder de kop factureren) kunnen de factuurtypen bekeken worden.

Let op! Een factuur kan pas afgedrukt of per e-mail verstuurd worden als er een afdrukformulier gekoppeld is aan het factuurtype.

We raden af om hier zelf wijzigingen in aan te brengen, op de volgende velden na:

  • Afdrukformulier: Hier kan het gewenste factuur afdrukformulier per factuurtype worden gekoppeld. Zo kan er bijvoorbeeld een ander afdrukformulier gekoppeld worden voor contributie activiteiten dan voor een factuur voor lessen of contracten.
  • Blok datum chk: Door deze instelling aan te zetten wordt de controle van de datum uitgeschakeld. Let op! Normaal gesproken is het niet toegestaan om facturen te anti-dateren.

Mochten er in deze tabel wijzigingen nodig zijn, buiten het afdrukformulier of de datum check, stel dan je vraag via een helpdeskticket en dan kan AllUnited hier verder advies over geven.

Let op! Wijzigingen in deze tabel kunnen ongewenste gevolgen hebben bij het afdrukken of e-mailen van de facturen. Voeg nooit nieuwe factuurtypen toe. 

De volgende velden worden hier ingevuld:

Veldnaam 

Omschrijving

Vink de checkbox bij een regel aan om deze te verwijderen wanneer het scherm opgeslagen wordt.

Let op! Doe dit echt alleen in overleg met AllUnited.
Factuurtypecode Dit is de code voor het factuurtype.
Deze is na het aanmaken niet meer aanpasbaar.
Storno Invoicetype Dit is het factuurtype dat gebruikt wordt als op de knop storneren wordt gedrukt.
Let op! Verander dit echt alleen in overleg met AllUnited.
Documenttype Dit is het documenttype dat aan het factuurtype is gekoppeld.
Let op! Verander dit echt alleen in overleg met AllUnited.
Factuurbron Dit geeft aan welke factuurbron bij dit factuurtype hoort.
Bijvoorbeeld activiteiten, lessen, contracten of manuele facturen.

Let op! Verander dit echt alleen in overleg met AllUnited.
Deb/Cre Hier wordt aangegeven of dit factuurtype gekoppeld moet worden aan debiteuren of crediteuren. Alleen leveringsfacturen worden aan crediteuren gekoppeld. De rest is allemaal debiteuren.

Let op! Verander dit echt alleen in overleg met AllUnited.
Blok
datum chk
Normaal gesproken is het niet toegestaan om facturen te anti-dateren. Deze mogelijk staat dus standaard uit.

Indien hier het vinkje bij "blok datum chk" wordt aangezet, dan wordt de controle van de datum uitgeschakeld. Er kunnen dan bijvoorbeeld nog wel facturen in het verleden aangemaakt worden.
Afdrukformulier Hier wordt het afdrukformulier gekozen, dat bij dit factuurtype hoort.
Voor meer informatie, zie Zie: 1.4.4.4 - Opmaak van facturen.

Per factuurtype kan er maar één afdrukformulier ingesteld worden.
Afdrukken sorteren op Er zijn verenigingen die de facturen mee willen nemen bij het rondbrengen van andere informatie van de club. In dat geval kan gekozen worden voor een sorteren op postcode of op looproute.
Vul
verwerkdatum
Als dit veld wordt aangevinkt, dan kunnen facturen niet meer geïncasseerd worden.
Dit maakt het mogelijk om sponsorfacturen bijvoorbeeld niet te incasseren en contributiefacturen wel.
Communicatietype    Wanneer je de communicatie rondom een bepaald factuurtype wilt bijhouden in de logbestanden, selecteer hier dan het gewenste communicatietype.
Bewaren   Met de knoppen Bewaren of Bewaren en terug worden de wijzigingen opgeslagen.  
Ref: 319 / 2024-03-28

6.4.3 - Factuurbronnen voor andere instellingen

Via het menupad: Facturen > instellingen > factuurbronnen (onder de kop factureren) kunnen per factuurbron zoals activiteiten, lessen, contracten een aantal zaken ingesteld worden.  Zoals bijvoorbeeld de betalingstermijn die geldt voor deze factuurbron.

Het zelf wijzigen van deze instellingen kan onbedoelde gevolgen hebben. Laat AllUnited daarom deze tabel aanpassen indien nodig.

De factuurbron bepaalt de betalingstermijn indien er niets anders is ingesteld. Ook kunnen extra kortingen en toeslagen worden ingesteld, die op een totale factuur betrekking hebben en niet op de factuurregels.
De volgorde die Allunited hanteert voor het vaststellen van de juiste betalingstermijn staat hier.

Het scherm voor het invullen van de factuurbronnen ziet er als volgt uit:

 

 De volgende velden worden hier ingevuld: 

Veldnaam 

Omschrijving

Als vw is aangevinkt wordt de regel verwijderd nadat op bewaren is gedrukt.
Factuurbron Dit is de factuur bron. Dit kunnen activiteiten, lessen, contracten etc. zijn. Via het menupad: Facturen > massa factureren stap 1 komen deze factuurbronnen weer terug.
Factuurtype Hier wordt het factuurtype ingegeven dat aan de factuurbron is gekoppeld.
Omschrijving     Dit is de tekst die als voorstelwaarde is ingesteld bij de massa facturatie.
Betalingstermijn Dit is de betalingstermijn die uiteindelijk wordt gekozen als verder niets is ingevuld. Dus bij de massa facturatie stap 1 wordt geen betalingstermijn ingegeven, bij de betaalwijze wordt niets gevonden en bij de relatie staat ook niets ingegeven.
Extra factuurregel
Hier kan een korting of toeslag ingegeven worden. Bijvoorbeeld een toeslag voor leden
die geen automatische incasso hebben.
Voorsteldatum Hier kan een voorsteldatum ingegeven worden voor de factuurdatum. Standaard staat deze op vandaag, maar het zou ook de laatste dag van de vorige maand kunnen zijn.
Lid contr. berekening
Hier kan een facturatiescript gekoppeld worden als een organisatie er met de standaard opties niet uit komt.  Aan een facturatiescript zijn kosten verbonden.
Familie contr. berekening Hier kan een facturatiescript gekoppeld worden als een organisatie er met de standaard opties niet uit komt. Aan een facturatiescript zijn kosten verbonden.
Script uitleg Hier kan vastgelegd worden welke uitzonderingen in het facturatiescript zijn opgenomen. Deze tekst wordt dan getoond bij massa facturatie stap 1.
Controle    Met de knop controle wordt gecontroleerd of de gekozen waardes ook gebruikt kunnen worden.
Bewaren    De wijziging wordt opgeslagen en men blijft op hetzelfde scherm.
Bewaren en terug    De wijziging wordt opgeslagen en de transactie wordt verlaten.

 

Door op    te drukken bij Extra factuurregel, wordt onderstaand scherm getoond.

Let op:  De meeste kortingen en toeslagen kunnen via de contributiesleutels geregeld worden. De korting of toeslag wordt dan per factuurregel toegepast.
De instelling die hier wordt gedaan heeft betrekking op de factuur en niet op de factuurregel.

 De volgende velden worden hier ingevuld: 

Veldnaam 

Omschrijving

Grootboekrekening Dit is de grootboekrekening waarop de korting/toeslag worden geboekt.
Prijs Hier wordt het bedrag van de korting/toeslag ingegeven.
BTW code Een BTW code is verplicht. Indien er geen sprake is van BTW, dan wordt voor Nul of 0-BTW gekozen.  Via het radertje achter de BTW code kan doorgeklikt worden naar de BTW codes voor een juiste selectie van de code.
Factuurregeltekst Op de factuur wordt een extra regel aangemaakt voor de korting. De tekst die hier ingegeven wordt verschijnt in deze regel.
Sluiten   

Met de knop sluiten wordt de pop up gesloten. Daarna dient bij de factuurbronnen op bewaren gedrukt worden om ook deze instelling te bewaren.

 

Door op    te drukken bij Korting, wordt onderstaand scherm getoond.

Let op:  De meeste kortingen kunnen via de contributiesleutels geregeld worden. De korting wordt dan per factuurregel toegepast.
De instelling die hier wordt gedaan heeft betrekking op de factuur en niet op de factuurregel. 

  De volgende velden worden hier ingevuld: 

Veldnaam 

Omschrijving

Kortingtype    Hier wordt het kortingtype gekozen dat op de factuur gebruikt moet worden.
De meeste kortingen kunnen via de contributiesleutel ingesteld worden. Het gaat hier om kortingen die niet per factuurregel gelden, maar voor de hele factuur. Bijvoorbeeld een factuurmaximum voor het hele gezin.
Grootboekrekening Dit is de grootboekrekening waarop de korting/toeslag worden geboekt.
Korting bedrag Hier wordt het bedrag van de korting/toeslag ingegeven.
Korting BTW Een BTW code is verplicht. Indien er geen sprake is van BTW, dan wordt voor Nul of 0-BTW gekozen.  Via het radertje achter de BTW code kan doorgeklikt worden naar de BTW codes voor een juiste selectie van de code.
Kortingtekst Op de factuur wordt een extra regel aangemaakt voor de korting. De tekst die hier ingegeven wordt verschijnt in deze regel.
Sluiten    Met de knop sluiten wordt de pop up gesloten. Daarna dient bij de factuurbronnen op bewaren gedrukt worden om ook deze instelling te bewaren.

 

Het is vaak niet verstandig om zelf te experimenteren met de mogelijkheden van de factuurbronnen. Indien de opties in de contributiesleutel onvoldoende zijn, maak dan een helpdeskticket aan.

 

Ref: 320 / 2024-03-28

6.4.4 - Externe betalingen

Voordat facturen uitgewisseld kunnen worden met een Externe Betalingen leverancier zoals ClubCollect moet eerste een aantal instellingen worden gedaan.

Let op: Deze module is standaard niet geactiveerd. Mocht de volgende 2 menu items niet zichtbaar zijn, neem dan contact op met AllUnited via een helpdesk ticket.

De basis instellingen voor Externe betalingen kunnen via de volgende 2 menupaden bereikt worden

Menupad 1: Facturatie -> Externe betalingen en dan boven in scherm klik op Instellingen voor Externe Betalingen''

Menupad 2: Facturatie -> Instellingen en dan Externe Betalingen (blok Boekhouding)

In het eerste blok zijn de instellingen die nodig zijn om Externe Betalingen op te starten en de koppeling met de leverancier te leggen.

 

Veld    Omschrijving
Leverancier  Kies hier de leverancier voor externe betalingen.
Ext. bet. startdatum Datum van start versturen van facturen
Ext bet. vereffen grtbkrek.  Grootboekrekening die dient als tussenrekening
Ext bet. documenttype  Financiële documenttype voor externe betalingen
API key  Sleutel van leverancier voor Externe betalingen

 

In het volgende blok wordt bepaald welke type facturen meegenomen moeten worden voor de externe betalingen . Dit moet altijd in tweevoud zijn, met name een factuur en creditnote. Met het 2e vinkje kan bepaald worden of de facturen als afgedrukt moeten gekenmerkt worden nadat de facturen verzonden zijn naar bijvoorbeeld ClubCollect.

Het is niet mogelijk om nieuwe factuurtype aan te maken. Dit kan via een andere transactie maar zal niet nodig zijn.

 

Ref: 922 / 2024-03-28

7 - Hoofdstuk 6: Boekhouding

7.1 - Introductie Boekhouding

Binnen de website kan de boekhouding van de vereniging bijgehouden worden. In de volgende paragrafen worden de volgende processen besproken:

  • Het aanmaken van nieuwe documenten en het corrigeren van bestaande documenten.
  • debiteurenbeheer.
  • Aanmaningen.
  • Jaarafsluiting.
  • BTW Aangifte.
  • Begroting.
  • Budgetgroepen.
  • Vereffenen van tussenrekeningen.
  • Investeringen.
  • Belastingen.

Daarnaast zijn de volgende rapportages mogelijk:

  • Balans.
  • Exploitatie.
  • Rekening details.
  • Debiteurenlijst.
  • Crediteurenlijst.
  • Documenten per grootboekrekening.
  • Lijst met grootboekrekeningen.

De instellingen voor de boekhouding gaat via het menupas [Boekhouding] > [Instellingen]. Hierbinnen worden vervolgens de volgende onderwerpen besroken:

  • Hoofdverdichtingen.
  • Verdichtingen.
  • Documenttypen.
  • Grootboekrekeningen.
  • Budgetgroepen.
  • Boekhouding specificaties.
  • BTW-waarde.
  • Aanmaningniveaus.
  • Boekperioden.
  • Investeringstypen.
  • Incassobureau.

Let op: Voor een aantal onderwerpen zijn aparte handleidingen gemaakt om het overzicht te bewaren. Dit gaat om de onderwerpen Facturatie (facturen in inkoopfacturen en incasso) en Verwerken van bankschriften. 

Ref: 554 / 2024-03-28

7.2 - Veelgebruikt bij boekhouding

7.2.1 - Boekhouding

Het debiteurenbeheer bestaat uit de volgende elementen:

  1. Het maken van correcties op uitgaande facturen
  2. Handmatige facturen
  3. Het vereffenen van posten Zie: 7.3.4.2 - Vereffenen van posten
  4. Het verwerken van een teruggetrokken incasso
  5. Verwerken van aanmaanboetes
  6. Factuurblokkade
  7. Een factuur opsplitsen in meerdere documenten (betalingsafspraak)
  8. Een factuur en betaling of een creditnota samenvoegen via de knop splitsen (zodat verschil kan worden geïncasseerd)
  9. Een post die nog niet is vervallen, toch meenemen bij een incasso.

 

1. Het maken van correcties op uitgaande facturen

Via de lijst niet geboekte facturen

Zolang de facturen nog niet zijn geboekt kunnen correcties aangebracht worden in de lijst niet geboekte facturen. Bijvoorbeeld  bij leden die langdurig ziek zijn geweest of als er speciale afspraken zijn gemaakt.Maak hiervoor ook gebruik van het veld facturatieinstructies. Zie hiervoor de handleiding Facturatie en incasso.

Via het storneren van een factuur

Als een factuur eenmaal is geboekt dan kunnen er geen wijzigingen meer aangebracht worden. Een factuur dient dan gestorneerd (creditnota) te worden en er dient een nieuwe factuur aangemaakt te worden met het juiste bedrag. Als er een foutieve activiteit is aangemaakt, dan kan deze gewijzigd worden zodra de factuur is gestorneerd. Op basis van deze nieuwe activiteit kan dan een nieuwe factuur aangemaakt worden via massa factureren stap 1.

Op elk scherm waar het factuurnummer staat, dus bij de relaties op het debiteurenscherm of op het activiteitenscherm kan het factuurnummer worden geopend, door op het factuurnummer te klikken of op het icoontje achter het factuurnummer.

Via het debiteurenscherm van de relaties

Via het activiteitenscherm van de relatie

Onderstaand scherm wordt dan getoond. Via de knop storneren kan de factuur gecrediteerd worden. (Zorg wel dat wijzigen aan staat en niet weergeven. Bij weergeven wordt de knop niet getoond)

Indien er al een betaling heeft plaatsgevonden op de factuur, dan moet deze betaling met de nieuwe factuur verrekend worden. Zie: 7.3.4.2 - Vereffenen van posten


2. Handmatige facturen.

Het aanmaken van handmatige facturen is alleen nodig indien hiervoor geen activiteiten, lessen of contracten aanwezig zijn. Bijvoorbeeld het incidenteel verhuren van een baan.

Zie hiervoor de handleiding Facturatie en incasso

 

3. Het vereffenen van posten

Openstaande facturen verdwijnen normaal gesproken uit de openstaande postenlijst als een betaling via het bankafschrift op de factuur wordt geboekt. Maar er zijn altijd uitzonderingen. Deze worden hier besproken Zie: 7.3.4.2 - Vereffenen van posten

 

4. Het verwerken van een teruggetrokken incasso.

Bij het verwerken van een teruggetrokken incasso komt de factuur weer open te staan. Er zijn nu twee opties om hiermee om te gaan:

  1. De openstaande factuur gaat mee bij de aanmaningen. Dit wordt het meest toegepast. De verantwoordelijkheid ligt dan weer bij de relatie om het bedrag zelf over te maken.
  2. De factuur wordt opnieuw ter incasso aangeboden. In dat geval moet het veld verwerkingsdatum zoals hieronder aangegeven leeggemaakt worden. De factuur gaat dan weer mee in de incasso.

 

5. Verwerken van aanmaanboetes

Bij het aanmaanproces kan ingesteld worden dat bij een bepaald aanmaanniveau een boete wegens te late betaling wordt ingesteld. Het kan dan voorkomen dat deze boete niet wordt betaald. Er zijn nu twee opties om hiermee om te gaan:

  1. De openstaande boete gaat mee bij de aanmaningen. Dit wordt het meest toegepast. De verantwoordelijkheid ligt dan bij de relatie om de boete alsnog over te maken.
  2. De boete hoeft niet meer betaald te worden. In dat geval moet het document van de boete verwijderd of vereffend worden. 

In het debiteurenoverzicht staat dan alleen de boete nog open. Door op de regel te klikken wordt het debiteurenscherm geopend. Hier kan het document aangeklikt worden en kan dit document verwijderd of vereffend worden. 

  • De post kan aangevinkt worden bij kies en daarna kan op vereffenen worden gedrukt. De post verdwijnt dan naar de vereffende posten en het bedrag wordt afgeboekt.
  • Door op het documentnummer door te klikken kan het documentnummer geopend worden. Daarna kan op de knop verwijderen gedrukt worden. Het document wordt dan volledig verwijderd. Het is dan ook niet meer zichtbaar dat er een boete is geweest.

 

 

6. Factuurblokkade

Indien een factuur (nog) niet gefactureerd moet worden bijvoorbeeld omdat het lid geblesseerd is en nog niet duidelijk is, wanneer het lid weer gaat sporten, dan kan de facturatie uitgesteld worden. Dit gaat door het vinkje F.B. aan te zetten bij de activiteit. Als duidelijk is wat er gefactureerd moet worden, wordt het vinkje verwijderd en gaat de factuur weer mee in de massafacturatie. Geadviseerd wordt om daarnaast gebruik te maken van het veld facturatie instructies, omdat het hier vaak om afwijkende factuurbedragen gaat. Hier kan dan aangegeven worden wat er met de factuur moet gebeuren en welk bedrag gefactureerd moet worden. Deze opmerking wordt zichtbaar in de lijst niet geboekte facturen.

 

 

7. Een factuur opsplitsen in meerdere documenten

Het opsplitsen van een factuur wordt in twee situaties gebruikt:

  1. Er is een betalingsafspraak met de relatie gemaakt, die afwijkt van de oorspronkelijke betalingstermijnen.
  2. De factuur gaat boven de limiet uit die is vastgesteld voor de incasso.

Het is mogelijk een betalingsafspraak te maken met een relatie. De factuur kan daarvoor in meerdere posten worden gesplitst elk met een eigen vervaldatum. Op die manier gaat zo'n afspraak ook op de juiste wijze mee in het aanmaanproces. Op het tabblad debiteuren kan een document worden gesplitst.

In onderstaand voorbeeld wordt de factuur gesplitst in 4 termijnen. Vink de factuur aan onder kies en zet voor de knop splitsen het getal op 4 en druk op splitsen.

De factuur is nu gesplitst in 4 delen. Bij elk onderdeel kan nu de vervaldatum afzonderlijk worden ingevuld en bewaard. Wordt zo'n factuurdeel niet op tijd betaald, dan zal deze weer meegeaan in het aanmaanproces.

Indien een factuur wordt opgesplitst in verband met de limiet voor de incasso, dan blijven de vervaldata staan.

 

8. Een factuur en een betaling of een creditnota samenvoegen zodat verschil kan worden geïncasseerd

In dit voorbeeld is een factuur geïncasseerd, maar achteraf bleek het foute bedrag gefactureerd te zijn en is de factuur gestorneerd en is er een nieuwe factuur voor een hoger bedrag aangemaakt. Om te voorkomen dat dit nieuwe bedrag wordt geïncasseerd en er geen rekening wordt gehouden met de eerste incasso, moeten deze twee documenten worden samengevoegd.

In het debiteuren overzicht kan dat er als volgt uit zien. De eerste incasso van 55 euro negatief en de nieuwe factuur van 80 euro bij relatie Logtenberg.

In onderstaand voorbeeld worden de factuur en de eerste incasso samengevoegd. Dit gaat met de knop splitsen. Voor de knop splitsen wordt een 1 ingevoerd van 1 document.

 

Nadat de factuur en de betaling zijn samengevoegd ziet het er als volgt uit. Dit bedrag van 25 euro kan dan weer mee in de incasso.

 

 

9. Een nog niet vervallen post toch meenemen bij de incasso

Het gebeurt regelmatig dat een factuur wordt uitgestuurd voor een lid, dat nog geen automatische incasso had. Veel verenigingen sturen bij de factuur een machtiging mee voor automatische incasso en een lid besluit op basis daarvan alsnog over te gaan op automatische incasso.

Als de incasso dan niet mee gaat bij het aanmaken van het incassobestand, dan moet eerst op de relatiekaart van het lid gekeken worden of alle relevante velden daar wel gevuld zijn. Dit zijn de velden:

  1. Betaalwijze moet op automatische incasso staan
  2. IBAN en BIC moeten gevuld zijn
  3. Machtigingsdatum moet zijn ingevuld.

Als dit allemaal goed staat ingesteld, dan ligt de vervaldatum in de toekomst. Bij facturen die meegaan met de automatische incasso is de vervaldatum vaak gelijk aan de factuurdatum, zodat de factuur direct kan worden geïncasseerd. Bij facturen zonder automatische incasso ligt de vervaldatum vaak 30 dagen na de factuurdatum. Dat is de reden dat de factuur niet meegaat bij de incasso. Bij de relatie kan dan op het debiteurentabblad de vervaldatum aangepast worden, zodat deze wel meegaat bij de incasso. Zie geel gemarkeerd veld hieronder.

 

 

 

Ref: 321 / 2024-03-28

7.2.1.1 - Inkoopfacturen

Via het menupad boekhouding > inkoopfacturen wordt onderstaand scherm getoond:

Er zijn hier twee mogelijkheden:

  1. Het opzoeken van een bestaande inkoopfactuur of facturen. Lees hieronder verder.
  2. Het aanmaken van een nieuwe inkoopfactuur. Druk op de knop nieuw bovenaan in de menubalk Zie: 7.2.1.3 - Inkoopfactuur nieuwe maken
  3. Het corrigeren van een bestaande inkoopfactuur. Selecteer de juiste factuur zoals bij 1 beschreven Zie: 7.2.1.4 - Inkoopfacturen corrigeren

 

 

1. Het opzoeken van een bestaande factuur of facturen

In bovenstaand scherm kunnen op basis van de selectiemogelijkheden één factuur of meerdere facturen worden opgezocht.
Is het factuurnummer bekend, dan kan dit direct ingegeven worden achter factuurnummer. Na het drukken op wijzigen of weergeven komt men direct in de factuur terecht Zie: 7.2.1.2 - Inkoop factuur bekijken

Hier kan ook een range van factuurnummers opgegeven worden. Bijvoorbeeld zoals hieronder. De facturen die aan de criteria voldoen worden dan getoond. Er kan ook op factuurdatum of afdrukdatum etc. worden gezocht.

 

Door te klikken op één van bovenstaande facturen wordt de factuur getoond. Zie: 7.2.1.2 - Inkoop factuur bekijken

 

Ref: 141 / 2024-03-28

7.2.1.2 - Inkoop factuur bekijken

Door te klikken op het factuurnummer wordt onderstaand scherm getoond.  Hier kan de factuur in detail bekeken worden.

Uitleg indien een nieuwe inkoopfactuur wordt aangemaakt Zie: 7.2.1.3 - Inkoopfactuur nieuwe maken

Ref: 142 / 2024-03-28

7.2.1.3 - Inkoopfactuur nieuwe maken

Onderstaande film laat het volledige proces zien voor het inboeken van facturen, koppelen van pdf/jpg factuur via documentenpostbus, aanmaken template voor hergebruik en als laatste het aanmaken van een betaalbatch die bij de bank kan worden geupload.

Als er op de knop + Inkoopfactuur (bovenaan in de menubalk via het pad Boekhouding >> inkoopfacturen) is gedrukt, dan wordt onderstaand scherm getoond:

Hiermee kan een nieuwe inkoopfactuur worden aangemaakt. Er kan ook gebruik worden gemaakt van een template factuur die eerder is opgeslagen.

Indien er nog geen relatie aanwezig is om een inkoopfactuur op te boeken, maak dan eerst een nieuwe relatie aan. Zie: 2.3.3 - Crediteurenrelaties

Bovenaan in de menubalk staat een knop Lijst met grootboekrekeningen. Als hierop wordt gedrukt, wordt in een apart scherm de lijst met grootboekrekeningen getoond. Het kan soms handig zijn deze bij de hand te hebben. Door te wisselen tussen de schermen kan van de inkoopfactuur naar de lijst met grootboekrekeningen gegaan worden en terug.

Uitleg indien een bestaande factuur wordt getoond. Zie: 7.2.1.2 - Inkoop factuur bekijken

 

 

Hieronder worden de velden van dit scherm verklaard:

Veldnaam 

Omschrijving

  Factuurkop
Factuurnummer Dit is het tijdelijke factuurnummer dat gebruikt wordt totdat de factuur definitief wordt geboekt. Dit nummer bestaat standaard uit de initialen van de gebruiker en de datum waarop de factuur wordt aangemaakt.
Factuur type Hier wordt gekozen voor een lev. factuur of een  creditnota lev.
LET OP: Bij een creditnota moeten de bedragen bij de factuurregels met negatieve bedragen worden ingegeven.
Factuur datum Dit is de factuur datum. Normaal gesproken wordt de voorsteldatum van vandaag gehanteerd.
Betalingstermijn De betalingstermijn bepaalt wanneer de factuur betaald moet zijn en wanneer deze meegaat in het aanmaanproces.
Relatienummer Door op het loepje te klikken kan een relatie opgezocht worden. Ook kan een relatienummer hier ingegeven worden.
Template Door het aanvinken van dit veld, wordt deze inkoopfactuur als een template opgeslagen. De template kan dan een volgende keer gebruikt worden als basis voor een nieuwe factuur.
Nummer lev.

Hier kan leveranciersnummer/klantnummer/debiteurennummer/naam ingevuld worden.
Dus krijg je een factuur binnen van een leverancier waarbij je een eigen klantnummer/leveranciersnummer/debiteurennummer hebt, dan vul je daar dat nummer in.
Krijg je een declaratie of een factuur binnen zonder een leveranciersnummer. Dan vul je daar de naam in. Dus bij een declaratie van het lid Jansen, vul je daar Jansen in.

Als je een nieuwe declaratie of factuur ontvangt, dan vul je bij Nummer lev. of het leveranciersnummer in dat op de inkoopfactuur staat of je vult daar de naam van de relatie in. Druk op controle om de gegevens op te halen.
Komt het nummer of de naam voor in de database, dan worden de gegevens van die relatie opgehaald.
Op die manier kun je snel een relatie zoeken voor die inkoopfactuur.

Factnr.lev. Hier wordt het factuurnummer van de leveranciersfactuur ingegeven. Is er geen factuurnummer bijvoorbeeld bij een declaratie, dan wordt hier een omschrijving van de declaratie gegeven. Bijv. reiskosten mei 2014.
Acceptgiro ref. Indien er met de factuur een acceptgiro is meegestuurd, dan kan de referentie die op de acceptgiro staat hier ingegeven worden, zodat deze mee genomen kan worden met de betaling.
Omschrijving Hier kan de omschrijving van de factuur ingegeven worden. Bijvoorbeeld verhuur kantine.
Template factuur Indien een eerdere inkoopfactuur als template is opgeslagen, dan kan deze hier opgeroepen en gebruikt worden.
Controle Druk op de knop controle om de relatiegegevens in de factuurkop te tonen.
  Factuurregels
Grootboekrekening Hier kan de grootboekrekening worden gekozen waarop de opbrengst wordt geboekt. Via het loepje kan een grootboekrekening opgezocht worden. Of via de knop Lijst met grootboekrekeningen in de menubalk.
Omschrijving Hier wordt de omschrijving meegegeven die op de factuurregel wordt getoond.
Bedrag Vul hier het bedrag in van de factuur
BTW Indien er sprake is van BTW kan hier de juiste BTW worden gekozen. Anders wordt voor BTW nul gekozen.
voeg toe Door hierop te klikken worden extra regels aan het document toegevoegd. Met het nummer kan het aantal regels worden aangegeven dat toegevoegd moet worden.
Controle Door op de knop controle te drukken worden de gegevens zoals de gegevens van de relatie opgehaald, daarnaast wordt gecontroleerd of het document geen fouten bevat.
Bewaren Het document wordt bewaard. Dit betekent dat het document wordt opgenomen in de lijst niet geboekte facturen. Zie: 6.3.5 - Lijst niet geboekte facturen
Boeken Het document wordt definitief geboekt. Hierna is geen wijziging van de factuur meer mogelijk.
Verwijderen Het document wordt verwijderd. Dit is definitief.
Annuleren De ingegeven waardes worden verwijderd om opnieuw te kunnen beginnen.

 

Het gebruiken van een template voor een nieuwe inkoopfactuur.

De aangemaakte templates worden getoond bij template inkoopfactuur. Na het kiezen van de template worden zowel de factuurkop als de factuurregels gevuld. Alleen het veld factuurnummer leverancier wordt leeggelaten. Dit moet natuurlijk altijd een nieuw nummer zijn.

Daarna kan alles nog naar behoefte aangepast worden.

Template facturen kunnen handig zijn bij geregeld terugkomende facturen. Bijvoorbeeld facturen voor huur van accomodatie, inkoop bar, energienota's etc.

Ref: 144 / 2024-03-28

7.2.1.4 - Inkoopfacturen corrigeren

Als een inkoop factuur eenmaal is geboekt en deze is fout dan zijn er twee opties om de factuur te corrigeren.

  1. De factuur is fout en moet eruit gehaald worden, omdat deze helemaal fout is, of aan een verkeerde relatie is gekoppeld etc.
  2. De factuur is juist maar is op een verkeerde grootboekrekening geboekt.

In beide gevallen moet eerst de factuur opgezocht worden. Dat kan op een aantal manieren:

  1. Via het menupad: boekhouding >> inkoopfacturen  kun je in het selectiescherm een factuurnummer ingeven en deze wijzigen.
  2. via het menupad: boekhouding >> crediteuren en dan doorklikken op de relatie en vervolgens op de inkoopfactuur.
  3. Via het menupad relaties >> tabblad crediteuren en dan doorklikken op de inkoopfactuur.

Factuur storneren:
Als de factuur gevonden is en op het scherm getoond wordt, dan gebruik je voor voor het compleet terugdraaien van de factuur de knop storneren. Zie rood bolletje 1 op de afbeelding hieronder. De factuur wordt dan volledig gecrediteerd en ook direct vereffend met de openstaande factuur.

Factuur aanpassen:
Of gebruik de knop boeking aanpassen. Dan kan de grootboekrekening of het bedrag aangepast worden. Druk daarna op boeken om de wijziging door te voeren.

 

 

 

Ref: 639 / 2024-03-28

7.2.2 - Verwerken bankafschriften (P)

Stappenplan voor het verwerken van bankafschriften:

  1. Controleer in AllUnited wat de laatste datum is waarop een bankafschrift is geboekt. Stel het laatste bankafschrift is geboekt op 20 juni. 
  2. Maak een download vanaf 21 juni tot en met de datum van gisteren. Dit is belangrijk omdat alle posten van vandaag nog niet zijn verwerkt door de bank. Als alle posten van vandaag ook worden meegenomen loopt men het risico dat een volgende download niet meer aansluit. Er kunnen dan posten zijn die wel in de download zijn meegenomen en posten die er nog niet in staan.
    Een voorbeeld van een download van de Rabobank.Zie: 7.3.1 - Bank/kas-afschriften
  3. Open het laatste bankafschrift of maak een nieuw bankafschrift aan. Zie: 7.3.1 - Bank/kas-afschriften
  4. Laad het downloadbestand op en verwerk het bankafschrift Zie: 7.3.1 - Bank/kas-afschriften

 

TIPS VOOR HET VERWERKEN VAN BANKAFSCHRIFTEN

  1. AllUnited adviseert om alle bankafschriften met een upload van een MT940 bestand te verwerken. Dit voorkomt fouten en bespaart tijd.
    Sinds de overgang naar SEPA kan in AllUnited kan alleen nog een MT940 bestand van de bank opgeladen worden.

    Het verwerken van bankafschriften via een download bestand van de bank heeft de volgende voordelen:

    1. Controle dat het saldo aansluit en dat er geen posten niet geboekt of dubbel geboekt worden.
    2. Tijdsbesparing omdat alle omschrijvingen worden overgenomen van de download en veel posten door het systeem worden "herkend".
    3. Beheersbaar omdat het opladen van het download bestand leidt tot een voorstel, dat verder aangepast kan worden indien nodig. AllUnited boekt dus nooit zelf een afschrift.
  2. Maak in AllUnited per kalendermaand een bankafschrift aan. Dit zorgt voor een beter overzicht. Het is altijd mogelijk om een kalendermaand in meerdere keren te verwerken.
    Dus bijvoorbeeld een download van 1 t/m de 10e van de maand te verwerken. Daarna kan nog een download van de 11e t/m 31 verwerkt worden.
    Een bankafschrift in AllUnited kan dus altijd aangevuld worden met nieuwe downloads. Deze kunnen ook tussentijds geboekt worden.
  3. Laat het jaar van het bankafschrift altijd gelijk lopen met het kalenderjaar en niet met het boekjaar. De datum van de individuele documenten bepaalt in welk boekjaar het document valt.
  4. Het is mogelijk om bank/kasafschriften handmatig te verwerken, maar geadviseerd wordt om dit alleen bij kasafschriften en/of bij spaarrekeningen te doen.
Ref: 151 / 2024-03-28

7.2.3 - Aanmanen (P)

Via het menupad: Boekhouding > aanmanen kunnen periodiek betalingsherinngeringen en aanmaningen per mail of per post naar de debiteuren verstuurd worden.

Stappenplan:

  1. Inrichting van het aanmaanproces
    Voor het aanmaanproces dienen eerst de aanmaanstappen (niveau's) ingericht te worden.
    Het proces in standaard ingericht met 6 stappen  Zie voor de inrichting van deze stappen Zie: 7.4.9 - Aanmaanniveau's
    1. 1e herinnering na de vervaldatum van de factuur.
      Deze wordt meestal per mail verstuurd.
    2. 2e herinnering na 14 dagen.
      Deze wordt meestal per mail verstuurd
    3. Aanmaning na 14 dagen.
      Deze wordt meestal per post verstuurd.
    4. In gebreke stelling na 14 dagen.
      Deze wordt per post verstuurd.
    5. Incassobureau na 14 dagen.
      Deze wordt per post verstuurd.
    6. Eind fase van het aanmaanproces.
      De vordering wordt uit handen gegeven of afgeboekt.

  2. Het aanpassen van de template voor de aanmaanbrieven.
    Via het menupad: Systeem beheer > instellingen > afdrukformulieren (onder de kop algemeen) Zie: 1.4.4.8 - Opmaak van aanmaningen staat een template die gebaseerd is op bovenstaande stappen. Deze template is meestal door AllUnited al aangepast met de eigen gegevens van de vereniging. Kies bij de afdrukformulier het formulier betalingsherinnering.
    Mocht deze template niet aanwezig zijn, dan kan een helpdeskticket ingediend worden met het verzoek deze template ook in het systeem van de vereniging te zetten.

  3. Het testen van de aanmaanbrieven. Zie Zie: 7.3.8 - Aanmanen

  4. Het daadwerkelijk aanmanen. Ook hiervoor zijn een aantal stappen nodig om dit goed te laten verlopen.
    1. Zorg dat alle bankmutaties zijn bijgewerkt tot de dag van het aanmanen, zodat alle betalingen zijn verwerkt.
    2. Voer evt. stap 1 van de automatische incasso uit.
      Dit voorkomt dat er posten meegaan in het aanmaanproces die nog geïncasseerd moeten worden.
    3. Bekijk daarna via het menupad: Boekhouding > debiteuren de openstaande debiteuren. Als hier negatieve bedragen staan, dan kunnen deze het beste vereffend worden met de openstaande facturen om misverstanden of onnodige aanmaningen te voorkomen.
      Het komt ook voor dat er een positief en negatief bedrag openstaan en er dus per saldo 0 wordt getoond.
      In dat geval de regel openen en in de debiteurenkaart de posten aanvinken en klikken op knop "Vereffenen".
    4. Daarna kunnen via het menupad: boekhouding > aanmanen de aanmaningen aangemaakt worden. Zie Zie: 7.3.8 - Aanmanen
Ref: 295 / 2024-03-28

7.2.4 - Zaken belangrijke zaken bij jaarovergang.

Het boekjaar blokkeren, deblokkeren of afsluiten

Via het menupad: boekhouding >> instellingen >> boekperioden kan:

1.      Een nieuwe boekjaar aangemaakt worden. Op de lege regel onderaan wordt dan het boekjaar ingegeven en daarachter de begindatum van het nieuwe boekjaar;

2.      Een boekjaar geblokkeerd of gedeblokkeerd worden.
Door het vinkje “Periode geblokkeerd” aan te zetten wordt het boekjaar geblokkeerd.
Zorg dat het boekjaar in de toekomst geblokkeerd is  Dat geeft een foutmelding bij een typefout bij 01-01-2081 in plaats van 01-01-2018 bij het boeken.
Deze blokkade kan er op elk moment weer afgehaald worden.

3.      Het boekjaar definitief afgesloten worden.
Als de cijfers definitief zijn goedgekeurd bijvoorbeeld op de ALV dan kan het jaar definitief worden gesloten en het resultaat geboekt.  Via de knop “Einde jaar” wordt dan het boekjaar definitief gesloten en tevens een boeking voor het resultaat gemaakt:
a.      In de verlies en winst meestal op grootboekrekening 9999
b.      Op de balans op een grootboekrekening die bij het verenigingskapitaal hoort.

       4. Als het boekjaar definitief is gesloten staat ook een vinkje bij “Eindejaar geblokkeerd
   (Dit vinkje is alleen door AllUnited te verwijderen indien nodig)

 jaarovergang1.png\

Hoe wordt bepaald in welk boekjaar wordt geboekt?

De boekdatum bepaalt in welk boekjaar wordt geboekt.

1.      Bij een factuur is dat de factuurdatum

2.      Bij een bankafschrift is dat de datum van de afschriftregel

3.      Bij een document/memoriaalboeking is het de documentdatum

Als beide boekjaren open staan dan kan er in beide boekjaren geboekt worden.

Let op: het antedateren van een factuur (dus een factuur met een eerdere datum boeken dan de huidige datum kan een strafbaar feit zijn). In AllUnited staat deze optie daarom standaard uit. Het is wel mogelijk om wel een eerdere datum te gebruiken.  

 

Via het menupad : facturatie >> instellingen >> factuurtypen  kan de controle op de datum uitgezet worden. 
Door het vinkje aan te zetten bij 
“Blok datum chk” wordt de controle op de datum uitgezet. Dit kan voor alle factuurtypes gedaan worden, dus bij alle regels kan dit vinkje aangezet worden.

jaarovergang2.png

Aansluiting van debiteuren en crediteuren bij de jaarcijfers

Als er in twee boekjaren tegelijk wordt geboekt dan kan er ook op de debiteuren of crediteuren geboekt zijn.

Via het menupad : boekhouding >> debiteuren   of   crediteuren  wordt altijd alleen het actuele saldo gegeven, dat sluit dus altijd aan bij de cijfers van het lopende boekjaar.
Als er een overzicht nodig is van de debiteuren of crediteuren dat aansluit bij de jaarcijfers dan is dat mogelijk.

 

Via het menupad: boekhouding >> rapportages >> Rekening details 
kan een  
overzicht van de debiteuren en/of crediteuren opgevraagd worden op een bepaalde datum, dus ook op de einddatum van een boekjaar. 

jaarovergang3.png

 

Ref: 637 / 2024-03-28

7.3 - Boekhouding

7.3.1 - Bank/kas-afschriften

Via het Menupad: Boekhouding > Bank- & Kasboek > Boven in tab Bank/kasafschriften wordt onderstaand scherm getoond.

Men heeft hier vier opties.

  1. "Bank/kasafschriften zoeken", via deze link kunnen alle bank/kas afschriften worden gezocht. Ook die van afgesloten boekjaren.
  2. "Automatisch bankrekening uitlezen". via deze link start het inschakelen van de automatische koppeling met bankrekeningen
  3. Hulp nodig bij verwerking van afschriften, bekijk dan de instructiefilm. Deze behandeld (nog) de verwerking met de automatische bankkoppeling.
  4. Door te klikken op een regel worden de bank/kasafschriften van het lopende jaar van betreffende bankrekening getoond. Zie: 7.3.1 - Bank/kas-afschriften

 

 

Op de menubalk bovenin staat een knop om een bank/kasafschrift te zoeken.
Deze knop is nodig om een bankafschrift te zoeken in een afgesloten boekjaar. Deze worden namelijk niet meer in het overzicht opgenomen om het overzicht overzichtelijk te houden.

Door op deze knop te drukken wordt onderstaand scherm getoond.

 

Met deze selectiemogelijkheden kan een bestaand bank of kasafschrift gezocht worden.

Door op de knop bank/kasrekeningen of terug te klikken komt men weer terug in onderstaand overzicht

 

 

In bovenstaand overzicht staan:

  • De grootboekrekeningen die als kas/bankboek worden gebruikt
  • De omschrijving van de grootboekrekening
  • De verdichting (dit is een samentelling van een aantal grootboekrekeningen)
  • De valuta
  • Het saldo van de rekening

Door op een regel in bovenstaand scherm te klikken wordt het overzicht van de afschriften van die bankrekening getoond.

Dit wordt verder besproken in Zie: 7.3.1 - Bank/kas-afschriften

 

 

 

Ref: 145 / 2024-03-28

Overzicht bank/kasafschriften van een bankrekening

Via het menupad: Boekhouding > Bank- & Kasboek > Tab bovenin bank/kasafschriften wordt onderstaand scherm getoond.

 

 

Nadat op een regel in bovenstaand scherm is gedrukt komt met in het volgende scherm.

 Er zijn nu drie mogelijkheden:

  1. Er kan een bestaand bankafschrift geopend worden en deze kan aangevuld worden met de laatste posten. Het bestaande bankafschrift uit de lijst wordt geopend en kan verder bewerkt worden.
  2. Door op nieuw afschrift toevoegen te drukken kan een nieuw bankafschrift gemaakt worden. Druk daarna altijd op controle om het saldo van het vorige bankafschrift op te halen. Het bankafschrift moet eerst bewaard worden voordat een upload van een MT940 bestand mogelijk is.
  3. Via de knop bank/kasafschriften zoeken, kunnen bank/kasafschriften van andere bankrekeningen of voorgaande jaren gezocht worden.

AllUnited adviseert om per maand een bankafschrift te maken. Dit betekent niet dat er maar één keer per maand een download van de bank gemaakt kan worden. Er kan bijvoorbeeld wekelijks of dagelijks een download gemaakt worden en toegevoegd worden aan een bestaand bankafschrift.

 

1. Openen van een bestaand bankafschrift

Door het klikken op een regel van het overzicht wordt het bankafschrift geopend en wordt onderstaand scherm getoond.

 

Bovenstaand scherm bestaat uit 4 blokken.

  1. Afschriftkop
    Hier staat het begin en eindsaldo van dit bankafschrift. Indien er een bestand is opgeladen wordt ook het saldo na upload getoond, zodat gecontroleerd kan worden of dit aansluit bij het saldo van de bank.
  2. Afschriftregels.
    Hier kan men op het documentnummer klikken om het document te openen of aan te passen Zie: 7.3.1 - Bank/kas-afschriften
    Ook is het mogelijk bij een debiteur of crediteur om daarop te klikken en door te springen naar het debiteuren of crediteurenscherm van een relatie.
  3. Nieuwe afschriftregels.
    Men kan nieuwe afschriftregels toevoegen in het blok nieuwe afschriftregels. Hiermee kan handmatig een regel aan een bankafschrift toegevoegd worden of een correctie op een bankafschrift uitgevoerd worden. Zie: 7.3.1 - Bank/kas-afschriften
  4. Bankafschrift opladen.
    Het is mogelijk een afschrift in te lezen in AllUnited. Men kan bij alle banken een MT940 bestand downloaden. Dit bestand kan dan hier opgeladen worden. Zie verder Zie: 7.3.1 - Bank/kas-afschriften

 Bekijk deze film waarin het proces over het inlezen en verwerken van bankafschriften te zien is!

Ref: 146 / 2024-03-28

Nieuw bankafschrift maken of een bestaand bankafschrift aanvullen

 In onderstaande film is het inlezen en verwerken van bankafschriften te zien.

Via het menupad: boekhouding >  bank/kasafschriften kan ook op de link nieuw bankafschrift gedrukt worden.

 Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

Bij de afschriftdatum wordt de einddatum van het bankafschrift ingegeven. Dus wordt een bankafschrift voor januari gemaakt, dan is de einddatum 31 januari. Als er niets in wordt gegeven, dan wordt standaard het vorige bankafschriftnummer plus 1 gekozen. Er kan ook zelf een bankafschriftnummer ingegeven worden. Dit wordt niet geadviseerd.

Let op: In dat geval is het wel belangrijk dat het nummer ligt na het vorige bankafschrift, omdat anders de saldi niet meer kunnen kloppen.

Na het bewaren van het nieuwe bankafschrift wordt onderstaand scherm getoond.

 

Onderaan het bankafschrift staat onderstaand blok: bankafschrift opladen.

Nadat een bestand is gedownload via de bank, kan dit bestand via de knop bladeren op de eigen computer opgezocht worden

Door op start te drukken wordt het MT940 bestand geladen.

 

Na het opladen van een bankafschrift wordt onderstaand scherm getoond.

Zoals hierboven te zien is worden veel posten door het programma automatisch herkend.

Hierboven worden de factuurnummers van de betalingen herkend. Ook een teruggetrokken incasso wordt herkend.

In de laatste twee regels wordt geen factuurnummer gevonden. Hier zal dus het referentietype en het factuurnummer etc zelf ingevuld moeten worden.

Voor een overzicht van het gebruik van referentietypes Zie: 7.3.1 - Bank/kas-afschriften

In de menubalk bovenin staan knoppen voor de grootboekrekeningen, de debiteurenlijst en de crediteurenlijst, zodat de juiste grootboekrekening, debiteur/factuur of crediteur/factuur erbij kan worden gezocht.  Deze lijst opent zich dan in een apart tabblad.

 

 

 

Tip: met de toetsencombinatie CTRL + F kan men zoeken in de debiteurenlijst. Bijvoorbeeld op naam of op het relatienummer. Op die manier kan sneller in de lijst worden gezocht.

Als alles is ingevuld wordt er op controle gedrukt. Fouten worden dan in het roserood aangegeven. Zijn er geen fouten gevonden, dan moet het saldo van het bankafschrift weer aansluiten met het eindsaldo van het bankafschrift.

Daarna kan het bankafschrift geboekt worden door op boeken te drukken. Is het bankafschrift nog niet compleet, dan kan op bewaren gedrukt worden. Het bankafschrift wordt dan opgeslagen zonder dat er boekstukken van de openstaande afschriftregels zijn gemaakt. In een later stadium kan dan het bankafschrift afgerond worden.

Ref: 147 / 2024-03-28

Gebruik van referentietypes

Bij een download van een MT940 of CAMT.053 bestand worden de Naam en de Omschrijving al door het bestand gevuld. In veel gevallen wordt ook een factuur of een incasso herkend en wordt het juiste referentietype opgehaald.

Alleen indien het programma de betaling niet zelf kan vinden, moet handmatig het referentietype gekozen worden en in het veld daarachter het bijbehorende nummer ingevuld worden.

 

In bovenstaand voorbeeld staat het Ref.type op factuur in het veld daarachter dus voor de BTW wordt dan een factuurnummer verwacht.

Hieronder worden alle ref.types uitgelegd en wordt aangegeven wat er in het blok achter het ref.type wordt verwacht.

Referentie type

Blanco blok

Factuur

Factuurnummer begint met 4……

Grootboekrekening

Grootboekrekeningnummer

Debiteuren

Relatienummer debiteur

Crediteuren

Relatienummer crediteur

Overboeken

Grootboekrekening van de bankrekening waar het geld naar wordt overgemaakt of waarvan het geld af komt. Bijvoorbeeld grootboekrekening 1100

Inkoopfactuur

Factuurnummer van de inkoopfactuur begint met 6…..

Auto Inc./Bet.

Documentnummer automatische incassobatch

Terugtrekking Incasso

Documentnummer Incasso terugtrekking

Investeringen

Het nummer van de investering

1 Factuur

Als er betalingen binnenkomen van de leden kunnen deze het beste met het referentietype factuur verwerkt worden. Voordeel van dit referentietype is dat de factuur en de binnengekomen betaling gelijk vereffend worden, zodat de factuur uit de openstaande posten verdwijnt.  Als een lid het factuurnummer netjes op de betaling vermeld zal het systeem dit herkennen.

Mocht er een betaling binnenkomen zonder factuurnummer, dan kunt u de factuur op diverse manieren zoeken:

  1. Via de debiteurenlijst. Deze lijst is op te vragen via een knop bovenin het scherm en wordt in een apart tabblad getoond.
  2. Via het relatienummer. Open een nieuw scherm door op de knop nieuw venster rechts bovenin het scherm te klikken. Via het Menupad: Relaties > relaties beheren kan de relatie gezocht worden en op het tabblad debiteuren Zie: 2.3.1.5 - Tabblad debiteuren kan de factuur gezocht worden.
  3. Direct naar het tabblad debiteuren. Via het Menupad: Boekhouding > debiteuren kan rechtstreeks naar het debiteurenscherm van een relatie worden gegaan.

Kopieer het factuurnummer en plak dit in het veld achter het ref.type.

2 Grootboekrekening

Er kan ook direct op een grootboekrekening geboekt worden bijvoorbeeld bij bankkosten. Ook indien een betaling niet direct juist is te boeken door het ontbreken van gegevens kan de betaling op een tussenrekening geboekt worden, zodat deze later uit kan worden gezocht. De lijst met grootboekrekeningen kan opgevraagd worden via de knop bovenin het scherm en wordt op een apart tabblad geopend.

3 Debiteuren

Indien er een betaling binnenkomt, maar er staat geen factuur meer open, dan kan de betaling op de relatie wroden geboekt. In dat geval wordt ref.type debiteuren gekozen en wordt daarachter het relatienummer van de debiteur ingevuld.  De betaling is dan terug te vinden op het tabblad debiteuren Zie: 2.3.1.5 - Tabblad debiteuren van de relatie. Bij deze keuze wordt een factuur niet automatisch vereffend.

4 Crediteuren

Indien er een vooruitbetaling wordt gedaan, dan kan deze nog niet aan een factuur worden gekoppeld. Dan kan deze betaling op de relatie worden geboekt. In dat geval wordt ref.type crediteuren gekozen en wordt daarachter het relatienummer van de crediteur ingevuld.  De betaling is dan terug te vinden op het tabblad crediteuren Zie: 2.3.1.6 - Tabblad crediteuren van de relatie. Bij deze keuze wordt een factuur niet automatisch vereffend.

5 Overboeken

De meeste verenigingen maken gebruik van een rekening "kruisposten" voor het overboeking van bijvoorbeeld betalingen van de rekening courant naar de spaarrekening en vice versa. Op deze rekening kan niet rechtstreeks worden geboekt.

Indien er een bedrag overgeboekt wordt van de ene bankrekening naar een andere bankrekening, dan wordt ref.type overboeken gekozen. In dit voorbeeld wordt ervan uitgegaan, dat er vanaf de betaalrekening een bedrag wordt overgeboekt naar de spaarrekening. Achter dit referentietype wordt het grootboekrekeningnummer van de spaarrekening (waar het geld naar toe gaat) ingegeven en niet de grootboekrekening kruisposten.  Als later de spaarrekening wordt geboekt, dan wordt daar het grootboeknummer van de betaalrekening ingegeven. Op deze manier worden deze “kruisposten” automatisch vereffend en wordt op de achtergrond de grootboekrekening kruisposten bijgewerkt.

6 Inkoopfactuur

Indien een betaling voor een inkoopfactuur rechtstreeks via de bank wordt gedaan, dan wordt gekozen voor het ref.type inkoopfactuur. Het nummer van de factuur wordt opgezocht en hier ingevuld.

7 Auto Inc./Bet

Automatische incasso's en betaalbestanden worden door het inlezen van het MT940 bestand automatisch herkend.

 

Ref: 148 / 2024-03-28

Bestaande bankafschriftboekingen wijzigen

Het is altijd mogelijk om een bankafschrift naderhand te wijzigen. Er kunnen regels verwijderd worden, boekingen van de ene debiteur naar de andere veranderen, een grootboekrekening wijzigen etc.

Zoek het bankafschrift dat gewijzigd moet worden op Zie: 7.3.1 - Bank/kas-afschriften

Er zijn dan twee opties mogelijk:

  1. Het document kan direct aangepast worden.
  2. Het document moet eerst "losgekoppeld" worden om het aan te kunnen passen. Dan is het document al vereffend.
  3. Het document moet verwijderd worden om een nieuw document toe te kunnen voegen.

 

1. Het document kan direct aangepast worden

Een document kan vanuit het bankafschrift geopend worden door op het documentnummer te klikken. In onderstaand voorbeeld wordt op documentnummer 30024474 geklikt vanuit een bankafschrift.

 

 

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

Hier kan de grootboekrekening aangepast worden of er kan een regel toegevoegd worden. Bijvoorbeeld als de BTW apart moet worden berekend. Door op de knop voeg toe te drukken, wordt een extra regel toegevoegd.

 

2. Het document moet eerst "losgekoppeld" worden om het aan te kunnen passen. Dan is het document al vereffend.

Als het document niet aangepast kan worden, dan is het document misschien al vereffend. Een document ziet er dan als volgt uit. De velden zijn grijs (zoals in onderstaand voorbeeld), waarmee aangegeven wordt dat het niet gewijzigd kan worden.

Een document dat al is vereffend zoals bovenstaand voorbeeld moet men “loskoppelen” om het aan te kunnen passen.

Door te klikken op de vereffensleutel hierboven, komt men in het debiteurenscherm van de relatie zoals in onderstaand voorbeeld is aangegeven.

Door de posten aan te vinken en op loskoppelen te drukken wordt de vereffening ongedaan gemaakt en kan het document aangepast worden. Daarna kan op het documentnummer geklikt worden en kan deze aangepast worden. Bijvoorbeeld als de betaling bedoeld was voor een andere relatie. Het relatienummer kan dan aangepast worden. Daarna moet het document waarschijnlijk weer opnieuw vereffend worden via het debiteurenscherm van de relatie.


3. Het document moet verwijderd worden om een nieuw document toe te kunnen voegen.

Niet in alle gevallen kan een document aangepast worden. Als bij het boeken niet het juiste ref. type is gebruikt, dan kan dat in een aantal gevallen niet gewijzigd worden.  In de volgende gevallen moet een nieuwe bankafschriftregel aangemaakt worden.

  1. Een incassobatch is niet op de juiste manier geboekt
  2. Een overboeking is niet op de juiste manier geboekt

 

 

Klik het document open waarom het gaat, door op het documentnummer (dat begint met een 3) te drukken.

Door op de knop [verwijderen] onder dit document te klikken wordt het document verwijderd. Door het verwijderen van een document kan het zijn dat het banksaldo niet meer aansluit bij de bank.

Onderaan het bankafschrift waar het document is verwijderd is het mogelijk een nieuwe afschriftregel toe te voegen.
Hier kan dan handmatig een nieuwe afschriftregel toegevoegd worden voor het verwijderde document. Door nu voor het juiste ref.type te kiezen kan de boeking gecorrigeerd worden. Zie voor handmatige boekingen Zie: 7.3.1 - Bank/kas-afschriften

LET OP: De knop verwijderen onder het complete bankafschrift kan alleen gebruikt worden als alle onderliggende documenten verwijderd zijn. 

 

 

Ref: 149 / 2024-03-28

Voorbeeld van een download mutatiebestand

In onderstaand voorbeeld wordt getoond hoe een mutatiebestand (MT940 of CAMT.053) bij de Rabobank kan worden gedownload.
Door via "Boekhouding > Grootboekrekeningen" te klikken op het bank-grootboeknummer, is te zien op welk formaat het in de eigen administratie staat ingesteld.

Als men ingelogd is bij de Rabobank kan in het menu worden gekozen voor 'Downloaden transacties'.
Onderstaand scherm wordt dan getoond waarin een keuze kan worden gemaakt voor formaat van het mutatiebestand.
CAMT.053 geeft een 'schonere' omschrijving bij de mutaties.

rabo_download_v2_1.jpg 

De bankrekening die moet worden gedownload wordt geselecteerd. Dit is belangrijk, want er kan maar 1 downloadbestand van 1 bankrekening opgeladen worden.

Als wordt geklikt op de knop download dan wordt onderstaand scherm getoond.

camt.053_download_1.jpg

Kies voor Bestand opslaan en het bestand wordt opgeslagen op de eigen computer waarna het kan worden geïmporteerd in het AllUnited afschrift.
Dit bestand kan dan via het bankafschrift opgeladen worden.

 Zou je het MT940 bestand openen met bijv. Kladblok, ziet dat er zo uit:

mt940.jpg

Ref: 150 / 2024-03-28

Handmatig toevoegen van een nieuwe afschriftregel

Via het menupad: Boekhouding > Bank- & Kasboek kan ook op de link nieuw bankafschrift gedrukt worden.

 Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

 

Bij de afschriftdatum wordt de einddatum van het bankafschrift ingegeven. Dus wordt een bankafschrift voor januari gemaakt, dan is de einddatum 31 januari. Als er niets in wordt gegeven, dan wordt standaard het vorige bankafschriftnummer plus 1 gekozen. Er kan ook zelf een bankafschriftnummer ingegeven worden. Dit wordt niet geadviseerd.

Let op: In dat geval is het wel belangrijk dat het nummer ligt na het vorige bankafschrift, omdat anders de saldi niet meer kunnen kloppen.

Na het bewaren van het nieuwe bankafschrift wordt onderstaand scherm getoond.

 

In een nieuw afschrift wordt altijd een afschriftregel getoond. Deze afschrift regel kan ingevuld worden. Door op voeg toe te drukken, kunnen meerdere afschrift regels toegevoegd worden.

 

Veldnaam 

Omschrijving

Blokje voor naam Als dit veld wordt aangevinkt, dan wordt deze regel verwijderd.
Naam Hier wordt de naam ingevuld van de betaler.
Datum Dit is de datum van betaling uit het bankafschrift
Ref.type Hier wordt gekozen hoe deze regel wordt geboekt. Zie: 7.3.1 - Bank/kas-afschriften
Blanco veld na ref.type Hierin komt het documentnummer dat bij dat ref.type hoort. Bijv. factuurnummer, grootboekrekening, documentnummer
BTW

Hier kan een BTW code gekozen worden om de BTW te berekenen of het veld wordt leeg gelaten. 

Bedrag

Hier wordt het bedrag ingevuld. Betreft het een ontvangen betaling, dan wordt het bedrag positief ingevuld. Is het een uitgaande betaling dan wordt het bedrag negatief ingevuld.

Omschrijving Hier wordt aangegeven wat de inhoud is van de betaling.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bijzondere handmatige boekingen.

Handmatig boeken van een incassobatch.

Bij het inlezen van een MT940 bestand wordt het documentnummer van de incassobatch automatisch herkend. Indien een bankafschrift handmatig wordt geboekt, dan zal zelf het nummer van de incassobatch opgezocht moeten worden. Normaal besproken staat het nummer in de omschrijving van het bankafschrift bijvoorbeeld als 09730000804. De laatste 8 posities dus 30000804 vormen dan het nummer van de incasso batch. Mocht het nummer niet in het bankafschrift terug te vinden zijn, dan kan deze in AllUnited opgezocht worden.

Via het menupad: boekhouding > auto.inc./bet. wordt de openstaande incassobatch opgezocht.

Onderdstaand scherm wordt dan getoond.

 

 

Door bij het tweede blok (automatische incasso/betaaloverzicht op start te drukken, wordt onderstaand scherm getoond.

 

 

In het tweede blok bij Nog niet vereffende posten staan de incassobatches die zijn aangemaakt, maar nog niet zijn verwerkt via het bankafschrift.

Hier wordt het juiste documentnummer gekozen. Zie geel gemarkeerd nummer.

Bij ref.type wordt dan gekozen voor auto inc./bet. en daarachter wordt dit nummer ingevuld. Daarna wordt op controle gedrukt om de overige gegevens op te halen.

Op deze manier wordt een incassobatch handmatig via een bankafschrift geboekt.

 

Handmatig boeken van een teruggetrokken incasso

Bij het inlezen van een MT940 bestand wordt het documentnummer van een teruggetrokken incasso automatisch herkend. Indien een bankafschrift handmatig wordt geboekt, dan zal zelf het nummer van de teruggetrokken incasso  opgezocht moeten worden. Normaal besproken staat het nummer in de omschrijving van het bankafschrift bijvoorbeeld als 09730000804. De laatste 8 posities dus 30000804 vormen dan het nummer van de teruggetrokken incasso. Mocht het nummer niet in het bankafschrift terug te vinden zijn, dan kan deze in AllUnited opgezocht worden.

Via het menupad: relaties > relaties beheren kan de relatie van de teruggetrokken incasso gezocht worden, daarna wordt doorgeklikt op het tabblad debiteuren. Een voorbeeld van zo'n debiteurenscherm wordt hieronder getoond.

Het geel gemarkeerde documentnummer is het documentnummer dat bij een incassoterugtrekking moet worden ingevuld.

Bij ref.type wordt dan gekozen voor terugtrekking incasso en daarachter wordt dit nummer ingevuld. Daarna wordt op controle gedrukt om de overige gegevens op te halen.

Op deze manier wordt een incasso terugtrekking handmatig via een bankafschrift geboekt.

Resultaat van de teruggetrokken incasso is, dat de terugtrekking wordt vereffend met de automatische incasso. De factuur komt weer open te staan.

 

 

Ref: 328 / 2024-03-28

7.3.2 - Documenten

Via het menupad: boekhouding > documenten / memoriaal kunnen memoriaalboekingen gemaakt worden.

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

Bij deze transactie zijn er twee opties.

  1. Er kunnen hier bestaande documenten opgezocht worden, maak dan gebruik van bovenstaand selectiescherm.
    Het is mogelijk een bestaand document te wijzigen, door op wijzigen te drukken.
    Dit is niet mogelijk als de velden grijs blijven. Dit is het geval indien:
    1. Het boekjaar is gesloten of geblokkeerd. (In dat geval moet het boekjaar heropend worden). Als het boekjaar definitief is afgesloten, maak dan een helpdeskticket aan met het verzoek het boekjaar te heropenen. Anders kan via het menupad:  instellingen >> boekperioden (onder de kop boekhouding) het vinkje periode geblokkeerd verwijderd worden.
    2. Een document al vereffend (afgeletterd) is. In dat geval moet de vereffening ongedaan gemaakt (losgekoppeld) worden. Dit is bijvoorbeeld het geval indien een factuur vereffend is met de betaling. Dit staat beschreven bij het vereffenen van posten, bij betaling op de verkeerde relatie. Zie: 7.3.4.2 - Vereffenen van posten
  2. Er kunnen nieuwe documenten/memoriaalboekingen gemaakt worden. Druk dan op de knop nieuw. 

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

Hiermee kunnen memoriaalboekingen worden gemaakt.

In bovenstaand scherm wordt de grootboekrekening de omschrijving en het bedrag ingegeven.

Na invulling kan het scherm er als volgt uit zien.

 

Met de knop voeg toe kunnen meer regels aan het document toegevoegd worden.

Er moet zelf gezorgd worden dat het document in balans is en dat het saldo van de boekingen 0 is.

Er kan ook op een debiteur of een crediteur geboekt worden.  Als de grootboekrekening debiteuren of crediteuren gekozen is, druk dan op controle.  Dan zal een extra veld getoond worden, waarin het debiteuren of crediteurennummer opgenomen kan worden.

Als het vinkje bij template wordt aangezet, dan kan dit document een volgende keer opgeroepen worden als voorbeeld. Het veld Omschrijving moet dan wel gevuld zijn, omdat dit veld dan wordt getoond om een template een volgende keer op te zoeken. Bij template document kan dan het vorige document gekozen wordden. Dat ziet er dan als volgt uit:

Na keuze van het template worden de documentregels gevuld met de template.

Daarna kunnen dan nog de datum, de bedragen en eventueel de omschrijvingen aangepast worden.

Een template is handig voor het maken van terugkerende boekingen, zoals salarisboekingen, afschrijvingen, BTW afdracht etc.

Een template kan niet gebruikt worden voor bankboekingen. We gaan ervan uit dat deze altijd via het inlezen van de bankbestand worden geboekt. Daarin zitten ook de saldo controles etc.

 

Tip: Ook via het debiteuren- of crediteurenscherm van een relatie kan een memoriaalboeking gemaakt worden. Het relatienummer wordt dan automatisch gevuld.

 

Ref: 249 / 2024-03-28

BTW Aangifte

De BTW aangifte kan als volgt worden gedaan.

Via het menupad: Boekhouding > Rapportages > Documenten per grootboekrekening worden de grootboekrekeningen van de BTW geselecteerd. Zoals in onderstaand voorbeeld over het eerste kwartaal.

Onderstaand overzicht wordt dan getoond.

De bedragen van de totalen van de grootboekrekeningen kunnen dan overgenomen worden naar de aangifte.

 

Voor het overzicht in de BTW is het belangrijk om de bedragen van de aangifte direct tegen te boeken.Zie onderstaand scherm.

Dit heeft de volgende voordelen.

  1. Het bedrag van de aangifte wordt op de rekening van de BTW afdracht geboekt. Als de betaling of de terugbetaling via de bank plaats vindt, dan wordt op die rekening ook deze betaling geboekt. Op die rekening kan dan gecontroleerd worden of alles klopt. Deze rekening moet dan weer nul zijn.
  2. Wordt er naderhand in het eerste kwartaal nog een boeking gedaan, dan kan deze alsnog meegenomen worden in het volgende kwartaal.
    Alles van het 1e kwartaal is dan tegengeboekt, zodat voor de volgende periode de selectie gemaakt kan worden vanaf 1 januari t/m 30 juni. De reeds aangegeven posten gaan niet nog een keer mee in de aangifte. De aangifte voor het 2e kwartaal bestaat dan uit de nagekomen posten van het eerste kwartaal, die na de aangifte alsnog zijn geobekt en de nieuwe posten voor het 2e kwartaal.
  3. Het verschil tussen de aangifte in hele euro's en de boekingen en centen, kan gelijk weggeboekt worden, zodat weer met een schone stand kan worden begonnen.

 

Ref: 332 / 2024-03-28

7.3.2.1 - Lijst met Documenten

Via het menupad: Documenten opslag  > openbare documenten wordt onderstaand scherm getoond.

*Under construction* de tekst klopt huidig niet meer.

Hier kan een keuze gemaakt worden tussen:

  1. Kluis met documenten Zie: 7.3.2.1 - Lijst met Documenten door op de knop Kluis met documenten te klikken
    Dit zijn alle documenten die niet aan een relatie zijn gekoppeld.
  2. Documentenbeheer Zie: 7.3.2.1 - Lijst met Documenten door op documentenbeheer te klikken.
    Dit zijn alle documenten die aan een relatie zijn gekoppeld.

 

Ref: 231 / 2024-03-28

Documentenbeheer

Via het menupad : Documenten opslag > Documenten beheren

Klik op documentenbeheer in de menubalk

Onderstaand scherm wordt dan getoond. Hier kan een selectie gemaakt worden op:

  • De ObjDoc Groep. Dit is een indeling van de documenten naar groepen. Bijv. alle incasso machtigingen. De Obj.Doc Groepen zijn bij de instellingen vastgelegd Zie: 1.5.9 - Groepen voor opslag documenten
  • De bestandsnaam.
  • Referentie. Dit is het relatienummer waaraan het document is gekoppeld.

 

Door op weergeven of wijzigen te drukken wordt onderstaand overzicht getoond. Bij wijzigen kan de ObjDoc Groep gewijzigd worden.

 

De volgende velden worden hier gebruikt:

Veld Omschrijving
Vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Bestandsnaam Naam die is meegegeven aan het bestand dat is opgeladen
Ref. type

Hier wordt aangegeven op welke manier het document aan de relatie is gekoppeld.

Ref. type Gekoppeld via
Relatie hoofdscherm van de relatie
Deb/Crediteur tabblad debiteuren of crediteuren
Contract tabblad contracten
Rel.Activiteiten tabblad activiteiten
Rel.Cursus tabblad cursus/lessen
Referentie Dit is het relatienummer waaraan het document is gekoppeld.
Grootte De grootte van het bestand
ObjDoc Groep De documentgroep waaraan het document is gekoppeld. Zie: 1.5.9 - Groepen voor opslag documenten
Gebruikersnaam De naam van de gebruiker die het document heeft opgeladen
Geladen op Datum en tijdstip waarop het document is opgeslagen.

 

 

Ref: 353 / 2024-03-28

Kluis met documenten

Via het menupad: Documenten opslag > Documenten beheren

Klik op kluis met documenten in de menubalk

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

 

De volgende velden worden hier gebruikt:

Veld Omschrijving
Vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Bestandsnaam Naam die is meegegeven aan het bestand dat is opgeladen
Openbaar Als dit veld is aangevinkt is het document voor iedereen zichtbaar. Is het niet aangevinkt dan kan met de autorisatie geregeld worden dat alleen gebruikers met een speciale autorisatie deze documenten kunnen zien.
Grootte De grootte van het bestand
ObjDoc Groep De documentgroep waaraan het document is gekoppeld. Zie: 1.5.9 - Groepen voor opslag documenten
Gebruikersnaam De naam van de gebruiker die het document heeft opgeladen
Geladen op Datum en tijdstip waarop het document is opgeslagen.

Als bovenin de menubalk op wijzigen wordt gedrukt verschijnt onderin de mogelijkheid om nieuwe documenten op te laden. Onderstaande balk is dan zichtbaar:

Door op Kies bestand te drukken kan een document op de eigen computer geselecteerd worden en toegevoegd worden aan de kluis met documenten. De documentgroep kan gekozen worden.

Met de knop bewaren wordt het document in de kluis opgeslagen.

Ref: 354 / 2024-03-28

7.3.3 - Grootboekrekeningen

Via het menupad: boekhouding > grootboekrekeningen wordt onderstaand scherm getoond.
Dit scherm kan max. 3 kolommen (boekjaren) tonen en zal als meest rechtse kolom ALTIJD het oudste nog openstaande boekjaar laten zien.
Om dus een nieuwer boekjaar aan dit overzicht toe te voegen moet het eerst getoonde boekjaar worden gesloten.
Dit gaat via menupad: boekhouding > instellingen > boekperioden. Klik daar bovenin het scherm op 'Einde jaar'.

Verder zijn in dit scherm 4 opties mogelijk:

  1. Nieuwe grootboekrekening
    Door op de knop nieuwe grootboekrekening in de menubalk bovenin te drukken kan een nieuwe grootboekrekening worden toegevoegd.
  2. Grootboekrekening zoeken.
    In het scherm worden de laatste boekjaren getoond. Indien in een ouder boekjaar iets gezocht moet worden, dan kan gebruik worden gemaakt van de knop Grootboekrekening zoeken. Dit geldt ook voor boekingen in een volgend boekjaar.
  3. Door op het nummer van de grootboekrekening te klikken, worden de instellingen van de grootboekrekening getoond. Zie: 7.4.5 - Grtboekrekeningen(I)
  4. Door op het saldo van een grootboekrekening te drukken worden de boekingen van die grootboekrekening, van het gekozen boekjaar getoond. Hier worden het laatst afgesloten boekjaar en de 2 daaropvolgende boekjaren getoond. Dus komt een nieuw boekjaar niet in beeld, dan moet eerst een oud boekjaar afgesloten worden. Zie: 7.4.11 - Einde jaar


Overige rapportages over de balans en de verlies en winstrekening worden gevonden via het menupad: boekhouding >> rapportages.

Tip: Als in bovenstaand overzicht nog oude jaren worden getoond, dan zijn de boekjaren niet afgesloten. Via het menupad:  Boekhouding > instellingen > boekperioden (onder de kop boekhouding) kunnen de boekperiode afgesloten worden. Zie: 7.4.11 - Einde jaar

 

Ref: 250 / 2024-03-28

7.3.4 - Debiteuren

Via het menupad: boekhouding  > debiteuren kan een overzicht opgeroepen worden van de openstaande debiteuren.

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

Er zijn hier twee opties.

  1. Via de knop debiteuren zoeken kan een debiteur via de lijst met relaties gezocht worden.
  2. Door het klikken op een regel wordt het debiteurenscherm van de relatie getoond.

Op dit scherm kan snel gezien worden of er onderhoud nodig is aan het debiteurenoverzicht.
Als hier negatieve bedragen op staan, dan moet er waarschijnlijk nog iets met de debiteur gebeuren.

 

Een ander overzicht van de debiteuren wordt gevonden via het menupad: boekhouding >> rapportages. Selecteer de debiteurenlijst Zie: 7.3.13 - Rapportages (Boekhouding).

Ook kan een overzicht van de debiteuren opgevraagd worden dat aansluit bij het einde van het boekjaar Zie: 7.3.13 - Rapportages (Boekhouding)

Tips hoe het debiteurenbeheer het beste kan worden opgepakt staan hier. Zie: 7.3.4.1 - Debiteurenbeheer

 

Ref: 264 / 2024-03-28

7.3.4.1 - Debiteurenbeheer

Het debiteurenbeheer bestaat uit de volgende elementen:

  1. Het maken van correcties op uitgaande facturen
  2. Handmatige facturen
  3. Het vereffenen van posten Zie: 7.3.4.2 - Vereffenen van posten
  4. Het verwerken van een teruggetrokken incasso
  5. Verwerken van aanmaanboetes
  6. Factuurblokkade
  7. Een factuur opsplitsen in meerdere documenten (betalingsafspraak)
  8. Een factuur en betaling of een creditnota samenvoegen via de knop splitsen (zodat verschil kan worden geïncasseerd)
  9. Een post die nog niet is vervallen, toch meenemen bij een incasso.

 

1. Het maken van correcties op uitgaande facturen

Via de lijst niet geboekte facturen

Zolang de facturen nog niet zijn geboekt kunnen correcties aangebracht worden in de lijst niet geboekte facturen. Bijvoorbeeld  bij leden die langdurig ziek zijn geweest of als er speciale afspraken zijn gemaakt.Maak hiervoor ook gebruik van het veld facturatieinstructies. Zie hiervoor de handleiding Facturatie en incasso.

Via het storneren van een factuur

Als een factuur eenmaal is geboekt dan kunnen er geen wijzigingen meer aangebracht worden. Een factuur dient dan gestorneerd (creditnota) te worden en er dient een nieuwe factuur aangemaakt te worden met het juiste bedrag. Als er een foutieve activiteit is aangemaakt, dan kan deze gewijzigd worden zodra de factuur is gestorneerd. Op basis van deze nieuwe activiteit kan dan een nieuwe factuur aangemaakt worden via massa factureren stap 1.

Op elk scherm waar het factuurnummer staat, dus bij de relaties op het debiteurenscherm of op het activiteitenscherm kan het factuurnummer worden geopend, door op het factuurnummer te klikken of op het icoontje achter het factuurnummer.

Via het debiteurenscherm van de relaties

Via het activiteitenscherm van de relatie

Onderstaand scherm wordt dan getoond. Via de knop storneren kan de factuur gecrediteerd worden. (Zorg wel dat wijzigen aan staat en niet weergeven. Bij weergeven wordt de knop niet getoond)

Indien er al een betaling heeft plaatsgevonden op de factuur, dan moet deze betaling met de nieuwe factuur verrekend worden. Zie: 7.3.4.2 - Vereffenen van posten


2. Handmatige facturen.

Het aanmaken van handmatige facturen is alleen nodig indien hiervoor geen activiteiten, lessen of contracten aanwezig zijn. Bijvoorbeeld het incidenteel verhuren van een baan.

Zie hiervoor de handleiding Facturatie en incasso

 

3. Het vereffenen van posten

Openstaande facturen verdwijnen normaal gesproken uit de openstaande postenlijst als een betaling via het bankafschrift op de factuur wordt geboekt. Maar er zijn altijd uitzonderingen. Deze worden hier besproken Zie: 7.3.4.2 - Vereffenen van posten

 

4. Het verwerken van een teruggetrokken incasso.

Bij het verwerken van een teruggetrokken incasso komt de factuur weer open te staan. Er zijn nu twee opties om hiermee om te gaan:

  1. De openstaande factuur gaat mee bij de aanmaningen. Dit wordt het meest toegepast. De verantwoordelijkheid ligt dan weer bij de relatie om het bedrag zelf over te maken.
  2. De factuur wordt opnieuw ter incasso aangeboden. In dat geval moet het veld verwerkingsdatum zoals hieronder aangegeven leeggemaakt worden. De factuur gaat dan weer mee in de incasso.

 

5. Verwerken van aanmaanboetes

Bij het aanmaanproces kan ingesteld worden dat bij een bepaald aanmaanniveau een boete wegens te late betaling wordt ingesteld. Het kan dan voorkomen dat deze boete niet wordt betaald. Er zijn nu twee opties om hiermee om te gaan:

  1. De openstaande boete gaat mee bij de aanmaningen. Dit wordt het meest toegepast. De verantwoordelijkheid ligt dan bij de relatie om de boete alsnog over te maken.
  2. De boete hoeft niet meer betaald te worden. In dat geval moet het document van de boete verwijderd of vereffend worden. 

In het debiteurenoverzicht staat dan alleen de boete nog open. Door op de regel te klikken wordt het debiteurenscherm geopend. Hier kan het document aangeklikt worden en kan dit document verwijderd of vereffend worden. 

  • De post kan aangevinkt worden bij kies en daarna kan op vereffenen worden gedrukt. De post verdwijnt dan naar de vereffende posten en het bedrag wordt afgeboekt.
  • Door op het documentnummer door te klikken kan het documentnummer geopend worden. Daarna kan op de knop verwijderen gedrukt worden. Het document wordt dan volledig verwijderd. Het is dan ook niet meer zichtbaar dat er een boete is geweest.

 

 

6. Factuurblokkade

Indien een factuur (nog) niet gefactureerd moet worden bijvoorbeeld omdat het lid geblesseerd is en nog niet duidelijk is, wanneer het lid weer gaat sporten, dan kan de facturatie uitgesteld worden. Dit gaat door het vinkje F.B. aan te zetten bij de activiteit. Als duidelijk is wat er gefactureerd moet worden, wordt het vinkje verwijderd en gaat de factuur weer mee in de massafacturatie. Geadviseerd wordt om daarnaast gebruik te maken van het veld facturatie instructies, omdat het hier vaak om afwijkende factuurbedragen gaat. Hier kan dan aangegeven worden wat er met de factuur moet gebeuren en welk bedrag gefactureerd moet worden. Deze opmerking wordt zichtbaar in de lijst niet geboekte facturen.

 

 

7. Een factuur opsplitsen in meerdere documenten

Het opsplitsen van een factuur wordt in twee situaties gebruikt:

  1. Er is een betalingsafspraak met de relatie gemaakt, die afwijkt van de oorspronkelijke betalingstermijnen.
  2. De factuur gaat boven de limiet uit die is vastgesteld voor de incasso.

Het is mogelijk een betalingsafspraak te maken met een relatie. De factuur kan daarvoor in meerdere posten worden gesplitst elk met een eigen vervaldatum. Op die manier gaat zo'n afspraak ook op de juiste wijze mee in het aanmaanproces. Op het tabblad debiteuren kan een document worden gesplitst.

In onderstaand voorbeeld wordt de factuur gesplitst in 4 termijnen. Vink de factuur aan onder kies en zet voor de knop splitsen het getal op 4 en druk op splitsen.

De factuur is nu gesplitst in 4 delen. Bij elk onderdeel kan nu de vervaldatum afzonderlijk worden ingevuld en bewaard. Wordt zo'n factuurdeel niet op tijd betaald, dan zal deze weer meegeaan in het aanmaanproces.

Indien een factuur wordt opgesplitst in verband met de limiet voor de incasso, dan blijven de vervaldata staan.

 

8. Een factuur en een betaling of een creditnota samenvoegen zodat verschil kan worden geïncasseerd

In dit voorbeeld is een factuur geïncasseerd, maar achteraf bleek het foute bedrag gefactureerd te zijn en is de factuur gestorneerd en is er een nieuwe factuur voor een hoger bedrag aangemaakt. Om te voorkomen dat dit nieuwe bedrag wordt geïncasseerd en er geen rekening wordt gehouden met de eerste incasso, moeten deze twee documenten worden samengevoegd.

In het debiteuren overzicht kan dat er als volgt uit zien. De eerste incasso van 55 euro negatief en de nieuwe factuur van 80 euro bij relatie Logtenberg.

In onderstaand voorbeeld worden de factuur en de eerste incasso samengevoegd. Dit gaat met de knop splitsen. Voor de knop splitsen wordt een 1 ingevoerd van 1 document.

 

Nadat de factuur en de betaling zijn samengevoegd ziet het er als volgt uit. Dit bedrag van 25 euro kan dan weer mee in de incasso.

 

 

9. Een nog niet vervallen post toch meenemen bij de incasso

Het gebeurt regelmatig dat een factuur wordt uitgestuurd voor een lid, dat nog geen automatische incasso had. Veel verenigingen sturen bij de factuur een machtiging mee voor automatische incasso en een lid besluit op basis daarvan alsnog over te gaan op automatische incasso.

Als de incasso dan niet mee gaat bij het aanmaken van het incassobestand, dan moet eerst op de relatiekaart van het lid gekeken worden of alle relevante velden daar wel gevuld zijn. Dit zijn de velden:

  1. Betaalwijze moet op automatische incasso staan
  2. IBAN en BIC moeten gevuld zijn
  3. Machtigingsdatum moet zijn ingevuld.

Als dit allemaal goed staat ingesteld, dan ligt de vervaldatum in de toekomst. Bij facturen die meegaan met de automatische incasso is de vervaldatum vaak gelijk aan de factuurdatum, zodat de factuur direct kan worden geïncasseerd. Bij facturen zonder automatische incasso ligt de vervaldatum vaak 30 dagen na de factuurdatum. Dat is de reden dat de factuur niet meegaat bij de incasso. Bij de relatie kan dan op het debiteurentabblad de vervaldatum aangepast worden, zodat deze wel meegaat bij de incasso. Zie geel gemarkeerd veld hieronder.

 

 

 

Ref: 321 / 2024-03-28

7.3.4.2 - Vereffenen van posten

Openstaande facturen verdwijnen normaal gesproken uit de openstaande postenlijst als een betaling via het bankafschrift op de factuur wordt geboekt. Maar er zijn altijd uitzonderingen. Hieronder worden een aantal uitzonderingen besproken. De meeste voorbeelden zijn ook van toepassing op crediteuren.

In de debiteurenlijst menupad: boekhouding > debiteuren dienen altijd de negatieve bedragen en debiteuren met het saldo 0 beoordeeld te worden:

  • Is dit een dubbele betaling 
  • Is dit een betaling voor twee of meer relaties
  • Is dit een betaling met een afwijkend bedrag
  • Is het een betaling die op de verkeerde relatie is geboekt
  • Is het saldo bij de debiteur 0.
  • Vereffening van crediteuren waarbij het saldo niet 0 is.

Hierop dient altijd actie te worden ondernomen, omdat anders de relaties fout worden aangemaand.

Een dubbele betaling

Als iemand een factuur dubbel heeft betaald, dan blijft er een betaling op de relatie staan. In onderstaand voorbeeld is te zien dat de relatie een negatief bedrag heeft.

In dat geval moet de dubbele betaling handmatig terugbetaald worden via de bank.  Bij het verwerken van het bankafschrift moet de terugbetaling ook op de debiteur worden geboekt.
Het debiteurenoverzicht geeft dan een nul saldo aan. Zie saldo bij de debiteur is 0.

 

Eén betaling voor meerdere relaties

Als op het debiteuren overzicht een min en een plus bedrag voorkomen, dan kan het zijn dat iemand een betaling heeft gedaan voor meerdere facturen.  Zie voorbeeld hieronder.
Hier heeft Elsje van Leeuwen ook de factuur voor Antoine betaald.

Door door te klikken op Elsje van Leeuwen kan de betaling gesplitst worden over twee relaties. Klik daarna op het documentnummer dat aangepast moet worden. Zie geel gemarkeerd.

Door bovenstaand document open te klikken wordt onderstaand scherm getoond. Zorg dat wijzigen aan staat dan kan het document aangepast worden.

Stappen

  • Knop voeg toe om een regel toe te voegen.
  • Voer grootboekrekeningnummer van de debiteurenrekening in
  • Druk op controle
  • Geef relatienummer in van de andere factuur en wijzig de bedragen.

Daarna kan het document weer bewaard worden en is de betaling gesplitst. Bij beide relaties moeten de posten nog wel vereffend worden. Zie saldo bij de debiteur is 0.

 

Een betaling met een afwijkend bedrag

Dit kan er als volgt uit zien. Iemand heeft 55 euro in plaats van 60 euro betaald. In dat geval wordt de factuur niet vereffend, omdat het bedrag van de betaling en het bedrag van de factuur ongelijk zijn.

Er zijn nu twee opties mogelijk:

  1. De factuur en de betaling gaan mee met het aanmaanproces omdat er nog 5 euro betaald moet worden. Dan hoeft er verder niets gedaan te worden.
  2. Het bedrag van 5 euro wordt afgeboekt.

Als het bedrag van 5 euro moet worden afgeboekt, dan wordt in bovenstaand scherm op de relatie geklikt waardoor het debiteurenscherm wordt geopend. Zie verder Saldo bij de debiteur is 0 voor het vereffenen van de betaling. Omdat het saldo niet nul is, zal het verschil weggeboekt worden. De grootboekrekening waar het bedrag naar toe geboekt wordt, is ingesteld via het menupad: boekhouding > instellingen  > boekhouding specificaties

 

Een betaling op de verkeerde relatie

Een betaling is op de verkeerde relatie geboekt. Dan kan het document niet meer gewijzigd worden als het document al is vereffend. In die situatie moet de vereffening ongedaan gemaakt worden door de factuur en de betaling los te koppelen.

Daarna kan het document weer gewijzigd worden en kan het relatienummer van de betaling gewijzigd worden, door op het documentnummer te klikken en deze aan te passen. De betaling moet nog wel vereffend worden op de nieuwe relatie. Zie Saldo bij de debiteur is 0.

 

Saldo bij de debiteur is 0

Het debiteurenoverzicht geeft dan een nul saldo aan.

Door door te klikken op deze relatie wordt het debiteurenscherm getoond. De dubbele betaling en de terugbetaling kunnen nu vereffend worden, zodat ze verdwijnen uit de openstaande postenlijst en ook niet meer meegaan met de aanmaningen. Vink beide posten aan en druk op vereffenen.

 

Vereffening van crediteuren waarbij het saldo niet 0 is.

(Dit kan ook gebruikt worden om een handmatige correctie op een debiteur te maken.)

 

Als bij een crediteur het saldo niet 0 is, dan kan deze niet automatisch vereffend worden. Dit is alleen bij debiteuren mogelijk.

Op het tabblad crediteuren. Staat de knop nieuw document. Hiermee kan een boeking gemaakt worden voor het verschil tussen de betaling en de factuur.

 

In bovenstaand voorbeeld is het verschil tussen de betaling en de factuur 0,10. Dit verschil moet worden afgeboekt.
Hiervoor kan de knop nieuw document worden gebruikt. Er kan dan een boeking gemaakt worden zoals hieronder aangegeven.

Als dit document is bewaard, dan kunnen de posten vereffend worden zoals in het voorbeeld hierboven waarbij het saldo 0 is.

 

Ref: 334 / 2024-03-28

7.3.5 - Crediteuren

Via het menupad: boekhouding  > crediteuren kan een overzicht opgeroepen worden van de openstaande crediteuren.

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

Er zijn hier twee opties.

  1. Via de knop crediteuren zoeken kan een crediteur via de lijst met relaties gezocht worden.
  2. Door het klikken op een regel wordt het crediteurenscherm van de relatie getoond.

 

 

Een ander overzicht van de crediteuren wordt gevonden via het menupad: boekhouding > rapportages. Selecteer de crediteurenlijst Zie: 7.3.13 - Rapportages (Boekhouding).

Ook kan een overzicht van de crediteuren opgevraagd worden dat aansluit bij het einde van het boekjaar Zie: 7.3.13 - Rapportages (Boekhouding)

 

Ref: 267 / 2024-03-28

7.3.6 - Investeringen

Via het menupad: Boekhouding > investeringen > knop nieuw een nieuwe investering aangemaakt worden.

Investeringen worden gebruikt om bij grote investeringen bij te kunnen houden welke investeringen en afschrijvingen er worden gedaan. Zodat op een investering te zien is wat de waarde van de investering is. Per investering is er dan een overzicht over meerdere boekjaren. Als voorbeeld een investering voor een CV Ketel, die in meerdere jaren wordt afgeschreven.

 

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Investering ID Dit is een volgnummer dat door het systeem zelf wordt uitgegeven. Dit kan niet meer gewijzigd worden
Investering Nr. Dit is nr of naam die voor de herkenbaarheid aan de investering wordt gegeven. Deze is achteraf nog te wijzigen.
Investering Dit is de omschrijving van de investering
Investeringstype Hier wordt de investering aan het juiste investeringstype gekoppeld. Het investeringstype bepaalt op welke grootboekrekening de investering geboekt moet worden. Zie: 7.4.12 - Investeringtypen
Jaar Dit is het jaar van de aanschaf van de investering
Goedkeuringnr. Hier kan aangegeven worden hoe de goedkeuring is gegeven. Bijv. een beslissing in de ALV
Aankoopdatum Hier wordt de datum van aankoop ingegeven
Einddatum Dit is de datum waarop de investering wordt afgestoten en dus niet meer tot de activa behoort.
Aankoopbedrag Dit is het geschatte aankoopbedrag of het bedrag waarvoor de goedkeuring is afgegeven
Opmerking Hier kan een opmerking geplaatst worden.

Met de knop bewaren, worden de wijzigingen opgeslagen.

 

Daarna kunnen de uitgaven en de afschrijvingen via memoriaalboekingen op de investering worden gedaan. Een investering kan er dan als volgt uit zien.

Ref: 269 / 2024-03-28

7.3.7 - Vereffening

Via het menupad: boekhouding >> vereffening kan het overzicht op bepaalde  balansrekeningen gehouden worden. Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

Voorbeelden van grootboekrekeningen die daarvoor in aanmerking komen zijn:

  1. Rekening courant.
  2. Vooruitbetaalde bedragen.
  3. Nog te ontvangen bedragen.

Door op wijzigen te drukken worden de posten getoond op de gekozen rekening die nog niet vereffend zijn. Zie onderstaand overzicht.

 

Hier kunnen de posten die tegen elkaar wegvallen aangevinkt worden en door het drukken op vereffenen, worden de posten uit de nog te vereffenen lijst gehaald. Op die manier wordt goed zichtbaar welke posten op de balansrekening nog steeds open staan en krijgt men een beter inzicht in deze grootboekrekening. Voor de specificatie van de belans kan dat belangrijk zijn.

 

Om een grootboekrekening te kunnen vereffenen moet bij de instellingen van de grootboekrekening het vinkje voor vereffenen aan staan Zie: 7.3.3 - Grootboekrekeningen. Zie plaatje hieronder.

 

 

Ref: 270 / 2024-03-28

7.3.8 - Aanmanen

Via het menupad: boekhouding > aanmanen kunnen alle openstaande debiteuren waarvan de vervaldatum is verstreken een betalingsherinnering of aanmaning sturen.
Let op!!! Zie voor alle belangrijke instellingen het aanmaanproces Zie: 7.2.3 - Aanmanen (P)

Onderstaand scherm wordt getoond:

  • Bij stap 1 Aanmanen worden de aanmaanposten aangemaakt.
  • Bij Aanmaanlijst kunnen de posten gecontroleerd worden.
  • Bij stap 2 aanmaanbrieven aanmaken, worden de aanmaanbrieven gemaakt.
    Met het vakje simuleren aangevinkt,  kunnen de brieven eerst bekeken worden voordat ze verstuurd worden.
  • Het laatste blok kan gebruikt worden om bij een omnivereniging inzicht te krijgen naar de openstaande posten per afdeling. Dit wordt hier verder niet besproken. Als daar behoefte aan is, dan kan hiervoor een helpdesk ticket aangemaakt worden.

 

Stap 1 Het aanmaken van de aanmaanposten.

Dit is een stap die niet meer teruggedraaid kan worden. Dus let goed op als er gebruik gemaakt wordt van een extra opslag voor administratie kosten. Deze worden bij stap 1 aangemaakt en kunnen niet meer teruggedraaid worden.
Kijk ook naar de stappen die beschreven staan bij Zie: 7.2.3 - Aanmanen (P) voordat stap 1 wordt gedaan, zoals het verwerken van de bankafschriften, het controleren van de debiteurenlijst. Het maken van de incassoposten etc.

Als alles goed is voorbereid kan op de knop start gedrukt worden.

De aangemaakte posten worden dan in onderstaand scherm getoond.

Door hier op start te drukken worden de debiteuren getoond waarvoor een aanmaanbrief aangemaakt kan worden.

Hier kan dan nog een visuele controle uitgevoerd worden.

Moet een aanmaning niet worden verstuurd, dan kan doorgeklikt worden op de naam van de debiteur en kan het aanmaanniveau of de vervaldatum aan worden gepast.

Wordt in onderstaand voorbeeld de vervaldatum aangepast naar bijvoorbeeld eind mei, dan worden er tot die datum geen nieuwe aanmaningen meer verstuurd.

 

Vervolgens kan stap 2 van het aanmaanproces uitgevoerd worden. Onderstaand blok wordt dan gebruikt.

In bovenstaand scherm moet per aanmaanniveau het proces doorlopen worden.

Er kan geselecteerd worden op relatietype en er kan een tweede afdrukformulier gemaakt worden als bijv. voor de sponsoren een andere tekst gewenst is dan voor de contributiefacturen.

Met het vinkje simuleren kan op afdruktonen gedrukt worden om een pdf in concept te zien van alle aanmaanbrieven.

LET OP: als het de bedoeling is om de aanmaningen per mail te versturen, dan moet vinkje simuleren worden weggehaald. Daarna wordt op E-mail versturen gedrukt. Heeft een relatie geen emailadres, dan blijft de aanmaning staan en kan deze alsnog per post verstuurd worden.

Als de stap voor een bepaald aanmaanniveau is uitgevoerd, dan verschuiven de posten van nog uit te voeren naar uitgevoerd.

Zie hieronder.

Daarna kan doorgegaan worden met het doen van de 2e herinnering. 


Als er geen gebruik wordt gemaakt van dit proces, maar men wil slechts één relatie een betalingsherinnering sturen, dan moet het aanmaanniveau handmatig worden gezet. Dit is gelijk aan de procedure voor het testen van een aanmaanbrief. Zie daarom de uitleg bij het testen van de aanmaanbrief Zie: 7.3.8 - Aanmanen

Kijk voor het testen van een individuele aanmaning bij Zie: 7.3.8 - Aanmanen

Ref: 271 / 2024-03-28

Het testen van de aanmaanbrieven bij een debiteur

Via het menupad: Boekhouding > debiteuren kan doorgeklikt worden op het debiteurenscherm van een relatie. Onderstaand scherm wordt dan getoond:

 

In bovenstaand scherm is het mogelijk het aanmaanniveau zelf aan te passen en dit op te slaan door op bewaren te drukken. Zie de geel gemarkeerde velden.

Vervolgens wordt op de knop aanmaanbrief gedrukt en wordt onderstaand scherm getoond.


Hier wordt de aanmaanbrief getoond, door op de knop afdruktonen te drukken.

Het is ook mogelijk om op E-mail versturen te drukken. Als het vinkje simuleren aan staat, gaat de aanmaanbrief niet naar het lid, maar naar de ingelogde gebruiker, zodat ook de mail getest kan worden.

 

Op deze manier kunnen alle brieven bekeken worden, door handmatig het aanmaanniveau elke keer een stap op te hogen en de brief te controleren.

Als alles is gecontroleerd, dan kan het aanmaanniveau weer leeg gemaakt worden.

 

Deze werkwijze hierboven kan ook gebruikt worden om een herafdruk te doen van een aanmaanbrief als een brief niet aangekomen is.

Ref: 296 / 2024-03-28

Aanmaningen per activiteit, categorie of team

Via het menupad: boekhouding > aanmanen is het ook mogelijk een overzicht te maken van de openstaande posten per activiteit, categorie of team.

Onderstaand scherm wordt dan getoond. In het laatste blok is het mogelijk een overzicht te maken per activiteit, categorie of team.

 

 

Selecteer bij afdruktonen het juiste formulier.

Wordt dit blok niet getoond, dan moet er via het menupad:  Systeem beheer > instellingen > afdrukformulieren (onder de kop algemeen) nog een formulier aangemaakt worden.

Druk op selecteren en kies voor aanmaanbrief team. Is er geen voorbeeld aanwezig, maak dan een helpdeskticket aan, zodat wij de template voor dit afdrukformulier in het systeem kunnen zetten.

Klik hier voor de mogelijke velden bij dit overzicht.

 

 

Ref: 41 / 2024-03-28

7.3.9 - Autoincasso/betalingen

Via het menupad : boekhouding > incasso bestanden/betaalbestanden kunnen incasso- en betaalbestanden gemaakt worden

Via het menupad: boekhouding  > grootboekrekeningen kan het nummer van de grootboekrekening, die gekoppeld is aan de bankrekening, gewijzigd worden.
Dit is nodig als deze rekening nog niet is ingesteld voor het maken van een incasso of betaalbestand. Zie: 7.4.5 - Grtboekrekeningen(I)

  1. Incasso's zijn altijd gebaseerd op uitgaande facturen en/of handmatige documenten.
  2. Betaalbestanden zijn gebaseerd op inkoopfacturen, creditnota's en/of handmatige documenten.
    Het is dus ook mogelijk om een betaalbestand aan te maken voor verrichte bardiensten, trainersvergoedingen etc. Zie voor het aanmaken van een betaalbestand voor inkoopfacturen Zie: 7.3.9 - Autoincasso/betalingen

Uitgangspunten incassoproces

  • Incasso's in AllUnited zijn altijd gebaseerd op facturen. Zonder factuur geen incasso. Dit maakt het namelijk ook mogelijk om teruggetrokken incasso's goed te registreren. De factuur komt dan weer open te staan. 
  • Indien op de relatiekaart de betaalwijze op automatische incasso staat gaat een factuur mee in het incasso proces.
  • De vervaldatum op de factuur bepaalt of een factuur meegaat met de incasso. Ligt de vervaldatum in de toekomst, dan gaat deze niet mee.
    De vervaldatum kan gevonden worden op het debiteurenscherm van een relatie Zie: 2.3.1.5 - Tabblad debiteuren
  • Een geweigerde incasso wordt niet automatisch meegenomen in de volgende incasso. Een incasso kan geweigerd worden door verschillende oorzaken bijv. omdat een rekening geblokkeerd is voor incasso. Het heeft dan geen zin om de factuur in een volgende incasso weer mee te nemen.
    Om een geweigerde incasso weer mee te nemen in een volgende incassobatch moet het veld verwerkingsdatum leeggemaakt worden. Zie: 2.3.1.5 - Tabblad debiteuren
  • AllUnited adviseert om voordat de incasso wordt gestart de debiteurenlijst te controleren op negatieve bedragen. Het kan namelijk zijn dat een betaling op een factuur nog niet juist is verwerkt. Een openstaande factuur wordt altijd geïncasseerd ook al staan er betalingen tegenover. Via debiteurenbeheer moet er voor gezorgd worden dat de factuur en de betaling met elkaar verrekend worden. Zie: 7.3.4.2 - Vereffenen van posten en Zie: 7.3.4.1 - Debiteurenbeheer

Via het  menupad : boekhouding > incasso bestanden/betaalbestanden wordt onderstaand scherm getoond.

 incassoscherm_1.jpg

Het incassoproces bestaat uit een aantal stappen. Deze corresponderen met de blokken hierboven.

  • Stap 1 is het aanmaken van de posten
  • Het tweede blok geeft met knop Start, de mogelijkheid de aangemaakte posten te controleren.
  • Stap 2 is het aanmaken van het incassobestand

Hieronder wordt het incasso proces besproken. Het betaalproces fungeert hetzelfde alleen worden dan andere vinkjes gezet in stap 1. De overige stappen zijn gelijk.

Om de incassoposten aan te maken, moeten de vinkjes bij debiteuren en incasso gezet worden. AllUnited maakt altijd gebruik van een eerste incasso. Dit betekent dat een incassobatch bij de bank 2 werkdagen nodig heeft om verwerkt te worden. De incasso/betaaldatum hierboven houdt rekening met deze werkdagen. De datum kan dus wel naar de toekomst geschoven worden, maar niet terug.

Als de incasso's zijn aangemaakt dan is in het tweede blok te zien hoeveel incasso's er zijn aangemaakt.

Door in bovenstaand blok op start te drukken worden de 9 posten die hierboven worden aangegeven getoond. Hier kan dus gecontroleerd worden of de juiste incassoposten zijn aangemaakt.
Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 scherm_incassoposten_v2_1.jpg

Mocht een incasso in bovenstaand scherm niet meegenomen moeten worden in de incassobatc, dan moet de volledige lijst teruggedraaid worden met knop Storneren.
LET OP: Open van het betreffende relatienummer de debiteurenkaart en vul een datum in in veld 'Verwerkdatum'. Het systeem zal deze factuur dan niet meer opnemen in het incassobestand (ook niet in een volgende incassoronde). Moet incasso van deze post alléén maar op een latere datum worden uitgevoerd, vul dan een andere datum in in veld 'Vervaldatum' en niets in 'Verwerkdatum'.
Dit kan weer ongedaan gemaakt worden.  Zie het verwerken van een teruggetrokken incasso. Zie: 7.3.4.1 - Debiteurenbeheer

In dit scherm staat ook knop Storneren, waarmee aanmaak van de incassoposten teruggedraaid kan worden. Stap1 wordt dan ongedaan gemaakt.

Zijn alle posten juist dan kan het incassobestand worden aangemaakt. Dit kan in het volgende blok.

Posten die boven de afgesproken limieten met de bank uitgaan worden niet meegenomen. De limieten staan ingesteld bij de grootboekrekening die aan deze bankrekening is gekoppeld. Zie: 7.4.5 - Grtboekrekeningen(I)

Vink incasso aan en simuleren. Er zal nu een controle plaatsvinden en er wordt een testbestand aangemaakt. Zie onderstaand scherm.

Is de knop start bij stap 2 niet blauw maar zwart gekleurd, dan kan er geen bestand aangemaakt worden omdat de instellingen niet juist zijn. In de meeste gevallen is dan de boekperiode Zie: 7.4.11 - Einde jaar gesloten.

 batch_test_1.jpg

Bovenaan het scherm worden foutmeldingen gegeven als bepaalde posten niet geïncasseerd kunnen worden of indien bepaalde limieten worden overschreden.
Zijn er geen fouten, dan wordt het testbestand aangemaakt. De link naar het bestand staat bovenin het scherm.
Klik daarop met de rechter muisknop en selecteer 'Link opslaan als'.
Zo controleer je of het testbestand kan worden opgeslagen op de eigen computer en weer teruggevonden kan worden om op te laden bij de bank.

Worden er bovenaan in het scherm geen foutmeldingen gegeven dan kan dit proces nog een keer doorgevoerd worden zonder het vinkje simuleren.
Dan wordt het echte incassobestand aangemaakt. Download dit bestand op de eigen computer en laadt het dezelfde dag op bij de bank.

batch_def_1.jpg

In bovenstaand scherm is te zien dat de posten zijn "verhuisd" van "nog niet geïncasseerde/betaalde posten" naar "nog niet vereffende posten".

Op het moment dat het bankafschrift wordt verwerkt waarop deze incassobatch staat wordt deze post weer tegengeboekt en staat alles weer op nul.

Dus blijven er hier incassoposten open staan, dan kan het zijn dat deze niet naar de bank zijn verstuurd, of dat de bank deze heeft geweigerd.

 

Het incassoproces is alleen mogelijk als de grootboekrekening die gekoppeld is aan de bankrekening goed staat ingesteld. Zie: 7.3.3 - Grootboekrekeningen 

 

Ref: 272 / 2024-03-28

Betaling inkoopfactuur

Een betaling van een inkoopfactuur kan op twee manieren gedaan worden:

  1. Er kan rechtstreeks bij de bank een betaalopdracht gemaakt worden.  Tip: Geeft dan het factuurnummer uit AllUnited mee, waarmee de factuur is aangemaakt. Dus bijv. 60000010. Bij het inlezen van het bankbestand wordt deze betaling herkend en zal op de inkoopfactuur worden gezet. Dit wordt hier verder niet besproken. 
  2. Er kan een betaalbestand aangemaakt worden voor de inkoopfacturen.

Via het menupad: boekhouding > auto inc./bet. kunnen incasso bestanden en betaalbestanden worden aangemaakt.

Via het menupad: boekhouding > grootboekrekeningen kan het nummer van de grootboekrekening, die gekoppeld is aan de bankrekening, gewijzigd worden.
Dit is nodig als deze rekening nog niet is ingesteld voor het maken van een betaalbestand. Zie: 7.4.5 - Grtboekrekeningen(I)

Hieronder wordt aangegeven hoe een betaalbestand voor inkoopfacturen wordt aangemaakt.

Via het menupad: boekhouding >> auto inc./bet. wordt onderstaand scherm getoond.

Het betaalproces bestaat uit een aantal stappen. Deze corresponderen met de blokken hierboven.

  • Stap 1 is het aanmaken van de posten
  • Het tweede blok geeft de mogelijkheid de aangemaakte posten te controleren
  • Stap 2 is het aanmaken van het betaalbestand
  • Het vierde blok geeft de mogelijkheid om alle posten van stap 1 te storneren als blijkt dat het niet goed is gegaan.

Hieronder wordt het betaalproces besproken.

Om een betaalbestand aan te maken, moeten de vinkjes bij crediteuren en Betaling gezet worden.

De betaalwijze is alleen relevant bij het aanmaken van een incassobestand en heeft hier geen functie.

De incasso/betaaldatum kan aangepast worden met de gewenste betaaldatum.

Als de betalingen zijn aangemaakt dan is in het tweede blok te zien hoeveel betalingen er zijn aangemaakt.

Door in bovenstaand blok op start te drukken worden de 9 posten die hierboven worden aangegeven getoond. Hier kan dus een controle plaatsvinden of dit de juiste posten zijn.

Bij betaling van inkoopfacturen zullen de posten negatief zijn.

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

Mocht een betaling in bovenstaand scherm niet meegenomen moeten worden in het betaalbestand dan kan stap 1 ongedaan gemaakt worden.

Noteer de relatie waarvan de factuur niet meegenomen mag worden. Klik op terug zodat het overzichtsscherm weer wordt getoond.

Verwijder daarna alle betalingen door op knop storneren te drukken in het onderste blok.

Via het menupad: boekhouding >> crediteuren kan dan de relatie opgezocht worden. Klik door op de relatie en het crediteurenscherm van de relatie wordt getoond.

Door in onderstaand scherm de vervaldatum aan te passen en deze in de toekomst te zetten, wordt deze factuur niet meegenomen bij het aanmaken van het betaalbestand.

Daarna kan weer terug gegaan worden naar stap 1 van het betaalbestand en kunnen de posten opnieuw aangemaakt worden.

 

Zijn alle posten juist dan kan het betaalbestand worden aangemaakt. Dit kan in het volgende blok.

Vink Betaling aan en simuleren. Er zal nu een controle plaatsvinden en er wordt een testbestand aangemaakt. Zie onderstaand scherm.

Controleer of het testbestand kan worden opgeslagen op de eigen computer en weer teruggevonden kan worden om op te laden bij de bank.

Worden er bovenaan in het scherm geen foutmeldingen gegeven dan kan dit proces nog een keer doorgevoerd worden zonder het vinkje simuleren.
Dan wordt het echte betaalbestand aangemaakt. Download dit bestand op de eigen computer en laadt het dezelfde dag op bij de bank.

Het betaalbestand begint met het jaar, de maand, de dag, het uur, de minuut en de seconde en daarachter SEPA_SCT_PAIN001.xml. Op die manier is een bestandsnaam altijd uniek.

In bovenstaand scherm is te zien dat de posten zijn "verhuisd" van "nog niet geïncasseerde/betaalde posten" naar "nog niet vereffende posten".

Op het moment dat het bankafschrift wordt verwerkt waarop deze betaalbatch staat wordt deze post weer tegengeboekt en staat alles weer op nul.

Dus blijven er hier posten open staan, dan kan het zijn dat deze niet naar de bank zijn verstuurd, of dat de bank deze heeft geweigerd.

 

Het laatste blok Storneren van niet geïncasseerde of betaalde documenten kan worden uitgevoerd als blijkt dat stap 1 onterecht is uitgevoerd. Of indien er iets helemaal fout is gegaan in het proces. Druk dan op storneren en stap 1 wordt weer ongedaan gemaakt.

Het aanmaken van een betaalbestand is alleen mogelijk als de grootboekrekening die gekoppeld is aan de bankrekening goed staat ingesteld en het betalingbestandtype goed is ingevuld zoals hieronder

Ref: 331 / 2024-03-28

Uitleg tussenrekening incasso

Voorbeeld van de werking van de automatische incasso in de boekhouding

Hieronder de administratieve verwerking van de boeking van de factuur van bijvoorbeeld 100 euro, de incasso en de verwerking via de bank. Voor de duidelijkheid is hier gekozen voor 1 enkele post.

 

De factuur

debet

credit

Opmerking

Debiteur (lid)

100

 

Bij het lid komt het bedrag als een openstaande post te staan.

Opbrengsten

 

100

Grootboekrekening is gekoppeld aan de contributie.

Aanmaken van de incasso (stap 1 incassoposten aanmaken)

Debiteur (lid)

 

100

De factuur verdwijnt uit de openstaande postenlijst, zodat deze niet per ongeluk in de aanmaningen meegenomen kan worden terwijl de incasso al onderweg is.

Tussenrekening incasso

100

 

De openstaande post komt tijdelijk op de tussenrekening incasso te staan, zolang de betaling niet is verwerkt via het bankafschrift.

Verwerking bank

Tussenrekening incasso

 

100

De tussenrekening incasso wordt tegengeboekt, zodat deze weer op nul staat.

Bank

100

 

 

Uiteindelijk hou je dan alleen de opbrengsten en de bank over. De overige rekeningen worden alleen tijdelijk gebruikt, zie de geel en blauw gemarkeerde cellen.

 

Batchverwerking

Alle incasso's worden als een batch verwerkt, zodat niet alle individuele posten op een bankafschrift verwerkt moeten worden. Voor de batchverwerking komt er nog een boeking bij zodat in AllUnited duidelijk is welke incasso's met welke batch zijn verwerkt en dit ook altijd terug te vinden is. Bij het aanmaken van het incasso bestand krijg je dan deze extra boeking. In dit voorbeeld is ervan uitgegaan, dat er in totaal 1000 euro wordt geïncasseerd. Via de bank kan deze batch dan in één keer tegen geboekt worden.

Als een incassobatch is aangemaakt dan staat deze post bij de nog niet vereffende posten. Als het incassobestand via het bankafschrift is verwerkt, dan staat dit weer op 0.
Bij de nog niet vereffende posten staan dus de incasso's en betalingen waarvoor een bestand is aangemaakt, maar die nog niet via het bankafschrift zijn verwerkt.

Verwerking incasso batch

Tussenrekening incasso (batch)

1000

 

Dit bedrag wordt dan via de bank tegen geboekt.

Tussenrekening incasso (batch)

 

1000

Dit bedrag is nodig om alle individuele posten die op de tussenrekening incasso staan te vereffenen.

 

Terugtrekking incasso

Terugtrekking incasso via ref.type terugtrekking incasso

 

debet

credit

opmerking

Debiteuren

100

 

De factuur komt weer open te staan

Bank

 

100

Het bedrag is niet ontvangen en moet tegengeboekt worden, omdat deze wel is opgenomen in de totale incasso batch.

 

Door het juiste nummer van de incasso in te vullen weet het systeem welke factuur weer opengezet moet worden, zodat deze ook weer mee kan gaan in de aanmaningen.
Bij het inlezen van een MT940 bestand wordt het nummer van de teruggetrokken incasso automatisch herkend.

Ref: 333 / 2024-03-28

7.3.10 - Open iDeal betalingen

Via het Menupad: [Boekhouding] > [Open iDeal betalingen] wordt onderstaand scherm getoond. 

Hier zijn de volgende opties beschikbaar:

1. Transacties waarvan de betaling alsnog is binnengekomen verwerken

2. De tussenrekening iDeal betalingen onderhouden. Dit gebeurt met de knop iDeal vereffening in de menubalk.

 

Als een vereniging gebruikt maakt van iDeal dan kan het zijn dat transacties worden afgebroken of niet tot een goed einde worden gebracht. AllUnited slaat deze transacties op bij Open iDeal betalingen. Mocht er toch nog een betaling binnen komen, dan kan deze transactie alsnog geboekt worden.

 

1. Transacties waarvan de betaling alsnog is binnengekomen verwerken


Klik dan op het documentnummer van de betaling die alsnog is binnengekomen en onderstaand scherm wordt getoond.

 

Door op de knop Verwerk te drukken, wordt de iDeal transactie alsnog verwerkt.

 

2. De tussenrekening iDeal betalingen onderhouden

Op de tussenrekening iDeal komen de betalingen binnen van de iDeal transacties. 

Wordt een les/evenement via iDeal betaald dan worden er gelijk 2 documenten aangemaakt.  Zie hieronder.

 

 

De boekingen die plaatsvinden bij een iDeal transactie zijn:

  1. De factuur waarbij de opbrengst wordt geboekt.
  2. De betaling via iDeal van de factuur. De documenten 1 en 2 worden gelijk met elkaar vereffend bij de relatie, zodat er geen factuur meer openstaat. Op de tussenrekening iDeal staat dan nog wel het bedrag open.
  3. De iDeal betalingen worden dan meestal in één bedrag op de bankrekening geboekt onder aftrek van kosten.Via het bankafschrift worden deze opbrengsten dan geboekt op de tussenrekening iDeal en de kosten op een andere grootboekrekening.

 

Dus stel dat er 10 keer 10 euro is betaald voor een evenement. Dan staat er op de tussenrekening iDeal 10 posten van 10 euro. Als het bankafschrift is verwerkt, dan is er dus vanuit iDeal een betaling binnen gekomen van 100 euro. Deze 11 posten kunnen dan tegen elkaar weggestreept worden,

Via het menupad: [Boekhouding] > [Open iDeal betalingen] > [iDeal vereffening]  wordt onderstaand scherm getoond.

De posten die tegen elkaar wegvallen kunnen worden aangevinkt aan de voorkant van de regel en onderaan kan dan op de knop vereffenen worden gedrukt.

Dit is dan de controle dat alle betalingen zijn binnen gekomen en daarmee is de iDeal transactie compleet afgerond.

 

 

 

 

 

 

 

 

Ref: 450 / 2024-03-28

7.3.11 - Begroting

Via het Menupad: Boekhouding > Begroting kan een begroting worden ingevoerd.

Onderstaand scherm wordt dan getoond. Hier wordt het boekjaar geselecteerd waarvoor de begroting moet worden ingevoerd of aangepast.

 

Men komt dan in onderstaand scherm. Hier worden de bedragen per grootboekrekening ingevoerd.

 

Vervolgens kan nu een overzicht opgeroepen worden van de begroting in samenhang met de realisatie.

via het menupad: Boekhouding > rapportages  > kies exploitatie komt men in onderstaand scherm.

Vul hier de juiste data in. De data moeten overeenkomen met het boekjaar, anders wordt de begroting niet getoond. Eventueel kan gebruik worden gemaakt van een budgetgroep Zie: 7.4.6 - Budgetgroepen

Als op start wordt gedrukt wordt de exploitatie inclusief de begroting getoond. Dit kan er dan als volgt uitzien. Hier is gebruik gemaakt van een aparte budget groep voor de toernooi commissie, zodat deze inzicht heeft in de kosten en opbrengsten van de toernooien.

Ref: 254 / 2024-03-28

7.3.12 - Belasting

Via het menupad: Boekhouding > belastingen wordt onderstaand scherm getoond.

Hiermee kan een file aangemaakt worden die door accountants en de belastingdienst is te lezen. Het bestand wordt als een gezipt bestand opgeslagen en moet dus eerst via bijvoorbeeld winRAR of een ander programma ontzipt worden.

 

 

Nadat het juiste jaar is geselecteerd wordt op start gedrukt. Het bestand kan dan via de link gedownload worden zoals hieronder..

 

Ref: 273 / 2024-03-28

7.3.13 - Rapportages (Boekhouding)

Via het menupad: Boekhouding > rapportages kunnen diverse rapportages worden opgevraagd.

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

Er zijn hier een aantal opties.

  1. Balans Zie: 7.3.13 - Rapportages (Boekhouding)
  2. Exploitatie Zie: 7.3.13 - Rapportages (Boekhouding)
  3. Rekening details Zie: 7.3.13 - Rapportages (Boekhouding)
  4. Debiteurenlijst Zie: 7.3.13 - Rapportages (Boekhouding)
  5. Crediteurenlijst Zie: 7.3.13 - Rapportages (Boekhouding)
  6. Documenten per grootboekrekening Zie: 7.3.13 - Rapportages (Boekhouding)
  7. Lijst met grootboekrekeingen Zie: 7.3.13 - Rapportages (Boekhouding)

AllUnited heeft nog geen mogelijkheid gevonden om een download van de rapportages naar excel te maken die voor alle browsers werkt.

Wij adviseren daarom gebruik te maken van de standaard toets combinaties die hiervoor mogelijk zijn.

CTRL A = alles selecteren

CTRL C = kopiëren

CTRL V = plakken (nadat excel is geopend)

Met deze stappen kan elk overzicht overgenomen worden naar excel.

 

 

Ref: 276 / 2024-03-28

Boekhouding rapportages balans

Via het menupad: Boekhouding > Rapportages  kan voor de optie balans gekozen worden.

Onderstaand blok wordt dan ingevuld.

 

  • Hier wordt de einddatum van het boekjaar geselecteerd dat getoond moet worden.
  • Als groepstotaal wordt aangevinkt, dan wordt op verdichting gerapporteerd en niet op grootboekrekening.
  • Als een budgetgroep wordt gekozen, dan worden alleen de grootboekrekeningen die horen bij die budget groep getoond. Zie: 7.4.6 - Budgetgroepen

 

Als alles juist is ingevuld wordt op start gedrukt. Onderstaand overzicht wordt dan getoond.

 

Ref: 274 / 2024-03-28

Boekhouding rapportages exploitatie

Via het menupad: boekhouding > rapportages  kan voor de optie exploitatie gekozen worden.

Onderstaand blok wordt dan ingevuld.

 

  • Hier wordt de begin en  einddatum van het boekjaar geselecteerd dat getoond moet worden. Een andere selectie is ook mogelijk maar dan wordt de begroting niet getoond. De begroting heeft altijd betrekking op het hele boekjaar.
  • Als groepstotaal wordt aangevinkt, dan wordt op verdichting gerapporteerd en niet op grootboekrekening.
  • Als een budgetgroep wordt gekozen, dan worden alleen de grootboekrekeningen die horen bij die budget groep getoond. Zie: 7.4.6 - Budgetgroepen

 Als alles juist is ingevuld wordt op start gedrukt. Onderstaand overzicht wordt dan getoond.

 

Ref: 275 / 2024-03-28

Boekhouding rapportages deb/cred. boekjaar

Via het menupad: boekhouding > rapportages kan een overzicht opgevraagd worden van de debiteuren/crediteuren per einde van het boekjaar.

Selecteer rekening details. Zie onderstaand scherm.

 


Hiermee is het mogelijk een rapportage te maken van de debiteuren en crediteuren die aansluit bij het saldo van het boekjaar.

Het gewone overzicht debiteuren en crediteuren geeft altijd het actuele saldo aan. Dit hoeft niet gelijk te zijn aan het saldo aan het einde van het boekjaar.

Ref: 266 / 2024-03-28

Boekhouding rapportage debiteurenlijst

Via het menupad: boekhouding  >  rapportages kan een debiteuren overzicht gemaakt worden.

Kies voor het blok debiteurenlijst.

Hier kan via onderstaand scherm een selectie op de debiteuren gemaakt worden. Bijv. alle debiteuren met automatische incasso of alleen de vervallen posten of op relatietype.

Indien alleen de posten geselecteerd moeten worden die geen automatische incasso hebben, dan wordt in het eerste veld bij betaalwijze de "=" gekozen en het tweede veld wordt leeg gelaten.

 

 

 

Na op start gedrukt te hebben wordt het overzicht van de debiteuren getoond.

 

 

Via de toetsencombinatie

CTRL A = alles selecteren

CTRL C = kopieëren

kan de selectie naar excel worden gekopieerd.

Met CTRL V wordt het dan in excel geplakt als excel geopend is.

Ref: 265 / 2024-03-28

Boekhouding rapportages crediteurenlijst

Via het menupad: Boekhouding > Rapportages kan een crediteuren overzicht gemaakt worden.

Kies voor het blok crediteurenlijst.

 

Na op start gedrukt te hebben wordt het overzicht van de crediteuren getoond.

 

Ref: 268 / 2024-03-28

Boekhouding rapportages documenten per grootboekrekening

Via het menupad: boekhouding > rapportages kan de optie documenten per grootboekrekening worden geselecteerd.

Via onderstaand scherm kunnen dan de juiste datum en grootboekrekening(en) worden geselecteerd.

 

Door het drukken op start wordt dan een overzicht gegeven van alle boekhouddocumenten die aan de selectie voldoen.

 

 

Ref: 277 / 2024-03-28

Boekhouding rapportages lijst met grootboekrekeningen

Via het menupad: boekhouding > rapportages kan voor de optie lijst met grootboekrekeningen gekozen worden.

 Door hier op start te drukken, wordt de lijst met grootboekrekeningen getoond.

Ref: 278 / 2024-03-28

7.4 - Instellingen boekhouding

7.4.1 - Hoofdverdichtingen

Een hoofdverdichting is een samentelling van een aantal verdichtingen. Zie hieronder als voorbeeld de rapportage van de balans. Hierin zijn 10- Banken Kas en 13- Vorderingen voorbeelden van hoofdverdichtingen. Het is dus een manier om subtellingen te maken in de balans en de exploitatie. Bij de implementatie van AllUnited worden de grootboekrekeningen door AllUnited geconverteerd op basis van een door de vereniging aangeleverd excelbestand. Het wijzigen van de Hoofdverdichtingen is dus alleen nodig indien er naderhand grootboekrekeningen of verdichtingsniveaus bijkomen of een wijziging van de structuur nodig is.

 

Via het menupad: Boekhouding > instellingen > hoofdverdichtingen (onder de kop boekhouding) via de knop wijzigen wordt onderstaand scherm getoond.

 

 

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Vw Als dit veld wordt aangevinkt, dan wordt deze rij verwijderd na het opslaan van het scherm.
Hoofdverdichtingcode Dit is de code die aan de hoofdverdichting wordt meegegeven.
Hoofdverdichting Omschrijving van de hoofdverdichting
Grootboekrek.type Hier wordt aangegeven of de hoofdverdichting aan de activa, de passiva, de baten of de lasten moet worden gekoppeld.

Met de knop bewaren, worden de wijzigingen opgeslagen.

 

Ref: 280 / 2024-03-28

7.4.2 - SEPA-IBAN

Nieuw betalingssysteem SEPA vanaf 1 februari 2014

SEPA staat voor Single Euro Payments Area en is een Europese standaard die het makkelijker maakt om binnen de Europese Unie geld over te boeken. Er komt dus voor iedereen een uniek Europees bankrekeningnummer.

IBAN is de afkorting voor International Bank Account Number. Het IBAN telt maximaal 34 alfanumerieke tekens en heeft een vaste lengte per land. Het IBAN bestaat uit een landcode (twee letters), een controlegetal (twee cijfers) en een (voor bepaalde landen aangevuld) nationaal rekeningnummer. Daarnaast krijgt elke bank ook een eigen code de BIC code.

Wat wijzigt er door SEPA:

Het bankrekeningnummer gaat over naar IBAN

Als je nu geld naar een rekening overboekt in een ander Europees land, dan heb je een IBAN nummer nodig. Vanaf 1 februari 2014 is zowel voor het binnenlandse als voor het buitenlandse betalingsverkeer binnen Europa het IBAN nummer nodig.

De incasso

Voor de verwerking van de incasso-opdrachten accepteren de banken vanaf 1 februari 2014 het huidige formaat Clieop03 niet meer. Voor 1 februari 2014 moet iedereen overstappen op het Payment Initiation (PAIN)-formaat, ook wel bekend als SEPA. Dat is gebaseerd op het formaat XML-ISO20022.

De formaten van het bankbestand dat wordt ingelezen.

Als het bankbestand wordt ingelezen, dan maken we nu nog gebruik van het oude formaat zonder IBAN gegevens. Dit moet dus gewijzigd worden in het nieuwe formaat.

Wat zijn de aanpassingen die AllUnited doet:

  • AllUnited zal ervoor zorgen dat uw huidige bankrekeningnummers van uw leden omgezet worden naar IBANrekeningnummers met BIC code. Eventuele foutmeldingen op bankrekeningnummers die niet omgezet kunnen worden, zullen wel door de vereniging opgepakt moeten worden.
  • Alle bestaande leden, die de betaalwijze automatische incasso hebben afgegeven, krijgen als datum van afgifte van de incasso de datum 01-01-2009 mee. Dit is conform de instructies van de bank. Het is dus niet nodig de leden om een nieuwe machtiging te vragen, de oude machtiging blijft geldig.
  • Daarnaast zullen we ervoor zorgen dat de nieuwe formaten voor de automatische incasso goed werken.
  • Ook zullen we de aanpassingen doen die nodig zijn om het inlezen van bankbestanden met IBAN in te kunnen lezen.
  • AllUnited zal ook bij de facturen vastleggen wanneer deze is verstuurd en of deze per mail of per post zijn verstuurd. Als facturen per mail worden verstuurd, wordt het op dat moment geldende emailadres vastgelegd. Zodat u kunt bewijzen dat facturen ook daadwerkelijk zijn verstuurd.

Welke aanpassingen moeten de verenigingen doen:

Met de komst van SEPA worden er strengere eisen gesteld aan de incasso om zo de consument beter te beschermen tegen ongewenste afschrijvingen.

Facturen

U moet vooraf uw leden informeren over de incasso en daarbij de exacte data van de incasso’s vermelden. Wij adviseren u daarom om extra aandacht aan de factuurlayout te besteden en ervoor te zorgen dat de incassodata afhankelijk van betaalwijze en betalingstermijnen juist op de factuur komt te staan. Indien een factuur in meerder termijnen wordt geïncasseerd is het voldoende om één factuur te sturen met alle incassotermijnen. Hiervoor verwijzen we u naar de technische handleiding afdrukformulier. Deze treft u aan onder beheer – handleidingen in AllUnited.

Incasso's

Wij adviseren u ook om extra aandacht te besteden aan de machtigingen voor de automatische incasso. Kies altijd voor een doorlopende machtiging en vermeld bij reden betaling alle mogelijke gelden die er geïnd gaan worden:

  • inschrijfgeld
  • toeslagen
  • kledinggeld
  • competitiebijdrage
  • prestatietoeslag

Vermeld ook dat het kan gaan om de gezinsleden. Een incassomachtiging die meegestuurd wordt met de factuur kan er als volgt uit zien.

Binnen AllUnited hebt u diverse mogelijkheden om via afdrukformulieren een machtigingsformulier (mee) te sturen:

  • Gekoppeld aan het inschrijfformulier (per mail)
  • Gekoppeld aan de factuur (per mail)
  • Als een los formulier (per post)

Wij verwijzen hiervoor graag naar de Technische handleiding afdrukformulieren. Zie: 1.4.4.1 - Overzicht formulieren

Incassomachtigingen kunnen opgeladen worden via het documentbeheer van AllUnited. Zie: 2.3.1.7 - Tabblad documentenbeheer  De datum van ondertekening van de machtiging kan vastgelegd worden alsook het kenmerk van de machtiging.

Voor het kenmerk van de machtiging heeft u een aantal opties.

  • Voor bestaande leden kunt u het relatienummer gebruiken.
  • Voor nieuwe leden kunt u het kenmerk van de machtiging open laten en deze later toevoegen als het relatienummer bekend is.
Ref: 45 / 2024-03-28

7.4.3 - Verdichtingen

Een verdichting is een samentelling van een aantal grootboekrekeningen. Zie hieronder als voorbeeld de rapportage van de balans. Hierin zijn 110- Bank, 130- Vorderingen voorbeelden van verdichtingen. Het is dus een manier om subtellingen te maken in de balans en de exploitatie. Bij de implementatie van AllUnited worden de grootboekrekeningen door AllUnited geconverteerd op basis van een door de vereniging aangeleverd excelbestand. Het wijzigen van de verdichtingen is dus alleen nodig indien er naderhand grootboekrekeningen bijkomen of een wijziging van de structuur nodig is.

 

 

Via het menupad : Boekhouding > instellingen > verdichtingen (onder de kop boekhouding) via de knop wijzigen wordt onderstaand scherm getoond.

 

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Vw Als dit veld wordt aangevinkt, dan wordt deze rij verwijderd na het opslaan van het scherm.
Verdichtingscode De code die aan de verdichting wordt meegegeven.
Verdichting Omschrijving van de verdichting
Hoofdverdichting Hier wordt aangegeven aan welke hoofdverdichting het verdichtingsniveau gekoppeld moet worden.

Met de knop bewaren, worden de wijzigingen opgeslagen.

 

Ref: 281 / 2024-03-28

7.4.4 - Documenttypen

De boekhouding documenttypen hoeven nooit aangepast te worden. Dit staat ingesteld zoals het hoort te zijn. Mocht er eventueel iets niet goed staan ingericht, maak dan een helpdeskticket aan. Het zelf aanpassen van documenttypen wordt afgeraden.

Via het menupad: Boekhouding > instellingen > documenttypen (onder de kop boekhouding) en de knop wijzigen wordt onderstaand scherm getoond.

 

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Vw Als dit veld wordt aangevinkt, dan wordt deze rij verwijderd na het opslaan van het scherm.
Verdichtingscode De code die aan de verdichting wordt meegegeven.
Verdichting Omschrijving van de verdichting
Hoofdverdichting Hier wordt aangegeven aan welke hoofdverdichting het verdichtingsniveau gekoppeld moet worden.

Met de knop bewaren, worden de wijzigingen opgeslagen.

Ref: 282 / 2024-03-28

7.4.5 - Grtboekrekeningen(I)

Via het menupad: Boekhouding >  instellingen > grootboekrekeningen (onder de kop boekhouding) via de knop selecteren wordt onderstaand scherm getoond:

 

Hier zijn drie opties mogelijk:

  1. Het selecteren van één of meerdere bestaande grootboekrekeningen om deze te bekijken of aan te passen. In dat geval wordt bovenstaand selectiescherm gebruikt.
  2. Het maken van een nieuwe grootboekrekening via de knop nieuw in de menubalk
  3. Het leegmaken van een grootboekrekening via de knop grootboekrekening leegmaken in de menubalk
    Het leegmaken van een grootboekrekening wil zeggen dan alle posten van een grootboekrekening overgebracht worden naar een andere grootboekrekening. Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

Het selecteren van één of meerdere grootboekrekeningen geeft een tussenscherm indien er meer grootboekrekeningen worden opgevraagd. Hier kan doorgeklikt worden op de gewenste grootboekrekening en daarna kan deze bekeken of aangepast worden. Als voorbeeld een bankrekening waarop ook geïncasseerd en betaald wordt, zodat alle velden zijn gevuld.

De grootboekrekening bevat 3 blokken:

  1. Grootboekrekening
    Als een grootboekrekening geen bank of kasrekening is, dan hoeft alleen het eerste blok gevuld te worden
  2. Bank/kasafschrift
    Bij een bank of kasafschrift moet het tweede blok ook gevuld worden.
  3. Auto inc./bet.
    Indien op een bankrekening sprake is van het aanmaken van een incasso of een betaalbestand, dan moet het derde blok ook gevuld worden.

 

 

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
  Blok Grootboekrekening
Grtbkreknummer Dit is het nummer van de grootboekrekening. Het nummer kan niet meer aangepast worden
Grootboekrekening Dit is de omschrijving van de grootboekrekening
Verdichting Dit is het verdichtingsniveau waaraan de grootboekrekening is gekoppeld. Zie: 7.4.3 - Verdichtingen
BTW Aanbevolen wordt dit veld leeg te laten, tenzij eer sprake is dat altijd een bepaald percentage BTW op deze grootboekrekening moet worden geboekt. Dan kan een BTW code gekozen worden.
Vereffening Als dit veld wordt aangevinkt dan kan deze grootboekrekening vereffend worden. Bijvoorbeeld bij de rekening vooruitbetalingen in de balans. Het vereffenen van grootboekrekeningen staat beschreven bij:  Zie: 7.3.7 - Vereffening
  Blok Bank/Kas-afschrift
Bank/kas-afschrift Als dit veld wordt aangevinkt, dan wordt deze grootboekrekening als een bank - of kasboek aangemerkt. Deze grootboekrekening kan dan gebruikt worden voor het verwerken van kas- of bankafschriften. Zie: 7.3.1 - Bank/kas-afschriften
IBAN / BIC Hier wordt het IBAN nummer ingegeven. Het nummer moet zonder spaties of punten worden vastgelegd. Het BIC nummer zal er automatisch bijkomen als de grootboekrekening wordt bewaard.
Ten name van Dit is de tenaamstelling van de bankrekening.
Valuta Hier wordt euro gekozen. Als er sprake is van een andere valuta neem dan contact op met AllUnited.
Documenttype Voor een kasafschrift wordt hier gekozen voor kas en voor een bankafschrift voor bank.
Afschriftbestandtype Voor bankrekeningen wordt hier MT940 gekozen. Sinds de invoering van SEPA is geen ander bestandstype meer mogelijk. 
  Blok Auto Inc./Bet.
Auto Inc./Bet. Dit veld moet worden aangevinkt indien de bankrekening die aan deze grootboekrekening is gekoppeld ook gebruikt wordt voor incasso- en/of betaalbestanden.
Incassant Id Dit veld hoeft alleen gevuld te worden bij incasso. Een voorbeeld van een incassant Id is NL35ZZZ244403850000. Het bevat altijd het nummer van de Kamer van Koophandel.
Naam (op mandaat) Dit veld hoeft alleen gevuld te worden bij incasso. Het is de tenaamstelling die op het incassocontract staat. Meestal de naam van de vereniging.
Incassobestandtype Voor het aanmaken van een incassobestand wordt hier het bestandstype SEPA_SSD_PAIN008 (Incasso) gekozen
Betalingbestandtype Voor het aanmaken van een betaalbestand wordt hier het bestandstype SEPA_SCT_PAIN001 (Betaling) gekozen
Batchverwerking Sinds de komst van SEPA is het verplicht incasso's en betaalbestanden als een batch te verwerken. Dit vinkje moet dus verplicht aan staan.
Apart bestand
herhaalincasso's
Standaard wordt dit niet aangevinkt. AllUnited heeft ervoor gekozen om alle incasso's als een eerste incasso te verwerken. Dit verminderd de complexiteit van de incasso's enorm.  Het enige nadeel is dat de bank 6 werkdagen voor deze incasso's nodig heeft en 2 werkdagen voor herhaalincasso's.
Totaal limit Hier wordt het bedrag ingegeven dat in het incassocontract staat opgenomen als het maximale bedrag dat per keer mag worden geïncasseerd. Als de totaal limiet wordt overschreden, dan wordt wel een incassobestand aangemaakt tot het maximale bedrag. De overige incassoposten blijven staan totdat een volgend bestand kan worden aangemaakt. Het is afhankelijk van de afspraken met de bank of zo'n bestand direct mag worden aangeboden of pas de volgende maand.
Enkele post limit Hier wordt het bedrag ingegeven dat in het incassocontract staat opgenomen als het maximale bedrag dat per lid mag worden geïncasseerd. Zijn de incassoposten hoger, dan worden deze niet meegenomen in het incassobestand. Het is mogelijk om een post te splitsen. Zie factuur opsplitsen Zie: 7.3.4.1 - Debiteurenbeheer

Met de knop bewaren, worden de wijzigingen opgeslagen.

Ref: 283 / 2024-03-28

7.4.6 - Budgetgroepen

Via het menupad: Boekhouding > instellingen > budgetgroepen via de knop wijzigen wordt onderstaand scherm getoond.

Een budgetgroep kent twee functies:

  1. Autorisatie voor een beperkt aantal grootboekrekeningen. Zie: 1.3.3 - Gebruikers aanmaken
    De budgetgroep kan dan aangegeven worden bij de gebruiker, zodat deze toegang heeft tot alleen de grootboekrekeningen van de budgetgroep.
  2. Tonen van een aantal grootboekrekeningen voor een project of afdeling. Bijvoorbeeld alle kosten en inkomsten van een evenement. Deze optie kan gebruikt worden bij de balans Zie: 7.3.13 - Rapportages (Boekhouding) en de exploitatie Zie: 7.3.13 - Rapportages (Boekhouding)

 

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Vw Als dit veld wordt aangevinkt, dan wordt deze rij verwijderd na het opslaan van het scherm.
Budgetgroep Dit is de code die aan de hoofdverdichting wordt meegegeven.
Grootboekrek.van Hier wordt de eerste grootboekrekening aangegeven die hoort bij die budgetgroep
Grootboekrek. tot Hier wordt laatste grootboekrekening aangegeven die hoort bij die budgetgroep

Met de knop bewaren, worden de wijzigingen opgeslagen.

Het is mogelijk zoals hierboven meedere regels te vullen met dezelfde budget groep. Deze regels vormen dan samen één budgetgroep.

 

Ref: 284 / 2024-03-28

7.4.7 - Boekhouding specificaties

Via het menupad: Boekhouding > instellingen > boekhouding specificaties (onder de kop boekhouding) via de knop wijzigen wordt onderstaand scherm getoond.

 

Hier worden de grootboekrekeningen met een speciale functie vastgelegd. AllUnited zal deze instellingen voor u vastleggen, zodat alles goed functioneert.
Neem bij twijfel altijd contact op met AllUnited. Wijzigingen in deze instellingen kunnen grote gevolgen hebben.

We besteden daarom alleen aandacht aan de instellingen die naderhand nog aangepast kunnen worden.

In het blok grootboekrekeningen

  • Dit zijn afboeking (omzet).
    Op de debiteurenkaart van een relatie kan een post vereffend worden of het verschil tussen de betaling en de factuur. Deze vereffening levert een boeking op, waarbij het verschil weggeboekt zal worden naar de rekening die hier is ingegeven.
  • Default gbk.rek. bankafschrift
    Hier kan een grootboekrekening opgegeven worden. Bij het inlezen van het bankafschrift worden alle afschriftregels die niet worden herkend op deze grootboekrekening geboekt.
    Dit kan handig zijn. Bijvoorbeeld indien alle leden wordt gevraagd om een vrijwillige bijdrage te doen. Dan kunnen deze bijdragen direct op de juiste grootboekrekening worden geboekt.
    LET OP: alle andere betalingen die niet worden herkend, worden dan ook op deze grootboekrekening geboekt. Dus voorzichtigheid is wel geboden.

 

In het blok iDeal.

Hier komen de instellingen als gebruik wordt gemaakt van iDeal. Er moet ook een aparte grootboekrekening voor iDeal aangemaakt worden. De gegevens API token en Service ID komen van de iDeal leverancier.

In het inschrijfformulier  of bij de instellingen van de lessen Zie: 1.3.10 - Inrichting iDeal wordt aangegeven wat via iDeal wordt geïnd.

 

In het blok externe betaling.

Hier komen de gegevens als gebruik wordt gemaakt van een externe partij die de facturen int.  De API key komt van de externe partij.

 

Bij de factuurtypen wordt aangegeven welke factuurtypen extern worden geïnd.

 

Ref: 285 / 2024-03-28

7.4.8 - BTW Waarde

Via het menupad: Boekhouding > instellingen > BTW Waarde (onder de kop boekhouding) kunnen de BTW waardes ingesteld worden.

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm. Als een BTW waarde al in gebruik is, kan deze beter niet verwijderd worden. Doe dit altijd in overleg met AllUnited.
BTW code Dit is de code voor de BTW. Deze code kan ook gebruikt worden in de factuur om het BTW % aan te geven.
Vanaf datum Hiermee kan aangegeven worden vanaf wanneer de BTW geldig is. Als er namelijk een verandering van het BTW percentage plaats vindt, dan kun je voor 1 BTW code 2 percentages hebben. Bijv. vanaf 01-01-1900  21% en vanaf 01-01-2016 22%. De datum van een boekingsdocument bepaalt dan welk BTW percentage wordt gekozen. Heeft de factuur of het document een datum in 2015 dan wordt 21% gekozen. Bij een datum in 2016 is dat in dit voorbeeld 22%. Als de BTW code gelijk is, dan moet ook de omschrijving gelijk zijn.
BTW Dit is de omschrijving van de BTW. Deze wordt zichtbaar als de BTW bij een factuur wordt gekozen.
Incl/Excl BTW Hier wordt aangegeven of de BTW in of exclusief moet worden berekend. Bij uitgaande facturen is dit meestal exclusief. Dus het bedrag dat gefactureerd wordt is 1000 euro. Dan wordt de BTW erbij opgeteld en is het totale factuurbedrag 1221 bij 21% BTW.
LET OP: Bij BTW berekening over de kantine moet het % aangepast worden naar 12,99 omdat dit een andere berekening is.
Factuur Door het aanvinken van dit veld wordt aangegeven dat het BTW percentage bij een uitgaande factuur gebruikt kan worden. Het BTW percentage van 11,5% kan alleen bij de bank/kas berekend worden.
Inkoopfactuur Door het aanvinken van dit veld wordt aangegeven dat het BTW percentage bij een inkoopfactuur gebruikt kan worden. Het BTW percentage van 11,5% kan alleen bij de bank/kas berekend worden.
Bank/kasafschrift Door het aanvinken van dit veld wordt aangegeven dat het BTW percentage bij een bank/kasafschrift gebruikt kan worden. Het BTW percentage van 11,5% kan alleen bij de bank/kas berekend worden.
Grootboekrekening Hier wordt de grootboekrekening gekoppeld waarop de BTW moet worden geboekt.

BTW Voorbeeld.

 

Omschrijving  Bedrag  Geboekt op  Grootboekrekening 
Factuurbedrag exclusief BTW  1000,00  Omzet sponsoring 8500
BTW 21%  over 1000 euro      
Berekening is 0,21 * 1000 210,00  BTW hoog af te dragen 2400
Totaal bedrag factuur  1210,00  Bedrag op de factuur  1300
       
       
Totaal bedrag op de factuur incl. BTW 1000,00  Bedrag op de factuur  1300
BTW 21% halen uit 1000 euro      
Berekening is 1000*(21/121) 173,55  BTW hoog af te dragen 2400
Factuurbedrag inclusief BTW 826,45  Omzet sponsoring 8500
       
BAR omzet bruto via de kas 1000,00  Kas 1000
Hier is de BTW altijd 11,5 % van 1000      
Berekening is 1000*(11,5/100) 115,00  BTW BAR  af te dragen 2410
Bar omzet netto 885,00  Omzet bar  8700
Let op hier is dus het BTW % 11,5/88,5 =12,99
Omdat dit afwijkt van de andere BTW berekeningen hierboven
     

Voor uitleg over de aangifte van de BTW [lnk 332]

Ref: 286 / 2024-03-28

7.4.9 - Aanmaanniveau's

Via het menupad: Boek > instellingen > aanmaanniveaus (onder de kop boekhouding) kunnen de aanmaanniveaus worden ingesteld.

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

aanmaanniveaus_1.png

 De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Prullenbak-icoontje Indien een vakje wordt aangevinkt zal de rij verwijderd worden na het opslaan van het scherm. Als een aanmaanniveau al in gebruik is, kan deze beter niet verwijderd worden. Doe dit altijd in overleg met AllUnited.
Aanmaanniveau Dit is het aanmaanniveau. Een niet betaalde factuur doorloopt alle niveaus zolang deze niet is betaald. Aan elk aanmaanniveau kan een apart afdrukformulier gekoppeld worden, of er kan één afdrukformulier gemaakt worden waarbij met if statements het aanmaanniveau wordt afgevraagd.
Dagen

Dit zijn de dagen tot het volgende aanmaanniveau.
Dus als achter aanmaanniveau 1: 14 dagen staat, dan is dat het aantal dagen totdat de herinnering voor aanmaanniveau 2 eruit kan etc.
Het eerste niveau kan altijd aangemaakt worden, zodra vervaldatum factuur verstrijkt.

Het eerste aanmaanniveau wordt bepaald door de vervaldatum van de factuur. Als de vervaldatum is verstrekenn dan gaat de factuur mee met de eerste aanmaning/betalingsherinnering.
Deze vervaldatum is terug te vinden op het debiteurenscherm van de relatie. Daarna tellen de dagen die hier per aanmaanniveau worden ingevuld.
Let op! Via de instellingen van Betalingstermijnen, kunnen ook nog zgn. Tolerantiedagen worden toegekend. Zie: 6.4.1 - Betalingstermijn
Het aanmaanproces zal daar dan ook nog rekening mee houden.

Wordt in een later stadium de vervaldatum verhoogd, bijvoorbeeld omdat een lid heeft aangegeven voor een bepaalde datum te zullen betalen, dan wordt het aanmaanproces opgeschort, totdat die nieuwe vervaldatum is bereikt.

Een concreet voorbeeld:
Een factuur vervalt op 31 maart (dat is dus de datum waarop de factuur betaald had moeten zijn). In april worden de aanmaningen gedaan en de factuur gaat mee met de aanmaningen.
Het lid reageert op de aanmaning en geeft aan eind mei de factuur te kunnen betalen. Die datum wordt dan bij de factuur als nieuwe vervaldatum ingegeven.
Tot eind mei worden er voor die factuur dan geen aanmaningen meer verstuurd.

Administratiekosten

Door te klikken op knop [Tonen] wordt een pop-up scherm geopend.
Documenttype: bij het in rekening brengen van administratiekosten is dit een manueel document
Grootboekrekening: de grootboekrekening waarop de kosten geboekt moeten worden.
Bedrag: het bedrag van de kosten of een percentage maar dan moet ook veld percentage worden aangevinkt
Omschrijving: omschrijving van de kosten,

Het instellen van administratiekosten zorgt ervoor dat er een extra boeking wordt gemaakt bij het lid van de extra kosten. Deze boeking komt op het debiteurenscherm van de relatie te staan. Worden er bij meerdere aanmaanniveaus administratiekosten in rekening gebracht dan zullen er dus ook meerdere boekingen bij het lid komen te staan.

Beperkte doc.typen Indien bijvoorbeeld de sponsorfacturen niet meegenomen moeten worden bij het aanmaanproces, dan kan hier het documenttype van de sponsorfactuur ingegeven worden. Het is dus alleen mogelijk om aparte documenttypen aan te geven.
Facturen toevoegen Dit veld is voor toekomstige uitbreiding. Wordt nu nog niet gebruikt
Afdrukformulier HIer kan het afdrukformulier gekozen worden, dat aan dit aanmaanniveau moet worden gekoppeld. Zie: 1.4.4.8 - Opmaak van aanmaningen
Afdrukken sorteren op Hier een optie selecteren is vooral handig als de herinneringen nog per post verstuurd worden.

Deze boeking wordt ook meegenomen bij de aanmaanbrieven.

 

Ref: 287 / 2024-03-28

7.4.10 - Boekperioden

Via het menupad: boekhouding > instellingen > boekperioden (onder de kop boekhouding) kunnen de boekperioden ingesteld worden. Zie het scherm hieronder. De boekperiode bepaalt de periode waarover gerapporteerd kan worden via de rapportage van de boekhouding. De boekdatum van een document bepaalt in welke boekperiode dit document valt.

In AllUnited is het mogelijk om in meerdere boekjaren tegelijk te werken. Dan zijn deze periodes niet geblokkeerd.

In dit scherm zijn 2 mogelijkheden.

  1. Onderhoud van de boekjaren, dus het toevoegen van nieuwe boekjaren en het blokkeren of deblokkeren van een boekjaar
    LET OP: ZORG ER ALTIJD VOOR DAT ER EEN BOEKJAAR IN DE TOEKOMST AANWEZIG IS, DIE GEBLOKKEERD IS. Dat voorkomt dat er per ongeluk boekingen in een niet gewenst jaar plaats vinden. Bijvoorbeeld 30-06-2051 ipv 30-06-2015. Daarnaast wordt dan ook het einde van de huidige periode goed weergegeven en niet als 31-12-9999.
  2. Het definitief afsluiten van een boekjaar. Dit gaat via de knop einde jaar. 

 

 

1. Onderhoud van de tabel.

In deze tabel kan een nieuw boekjaar toegevoegd worden.

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm. Een boekperiode liever niet verwijderen als deze al in gebruik is. Mochten de boekperioden niet goed ingesteld staan, neem dan contact op met AllUnited om dit te herzien.
Jaar Code voor het boekjaar.
Vanaf datum Hier wordt de dag ingevuld waarop het boekjaar begint.
Periode geblokkeerd Hiermee kan een boekjaar ge(de)blokkeerd worden voor boeken. Zorg er altijd voor dat er een boekjaar in de toekomst staat dat geblokkeerd is. Dit voorkomt dat er per ongeluk in de toekomst wordt geboekt terwijl dit niet de bedoeling is. Bovendien wordt dan in de rapportages ook de juiste einddatum gegeven.
Einde jaar geblokkeerd Dit vinkje wordt door het systeem gezet als het boekjaar definitief is afgesloten. In de rapportages wordt het oudste openstaande boekjaar getoond. Dus als het vorige boekjaar is afgesloten, dan wordt in de rapportages het huidige boekjaar getoond.

2. Het afsluiten van het boekjaar

Via de knop einde jaar in de menubalk bovenin kan het boekjaar definitief afgesloten worden. Het oudste boekjaar dat nog niet is afgesloten wordt hier getoond. Door op start te drukken wordt het boekjaar definitief afgesloten.

 

Gevolg hiervan is dat het resultaat van het boekjaar wordt geboekt op de grootboekrekening resultaat boekjaar in de verlies en winstrekening en tevens op de grootboekrekening resultaat boekjaar in de balans.

Het afsluiten van het boekjaar is definitief. De gebruiker kan dit niet meer ongedaan maken. Als het toch nodig is om een boekjaar opnieuw te openen kan via een helpdeskticket aan AllUnited gevraagd worden om het boekjaar te heropenen.

 

 

Ref: 279 / 2024-03-28

7.4.11 - Einde jaar

Via het menupad: boekhouding > instellingen > boekperioden (onder de kop boekhouding) kunnen de boekperioden ingesteld worden. Zie het scherm hieronder. De boekperiode bepaalt de periode waarover gerapporteerd kan worden via de rapportage van de boekhouding. De boekdatum van een document bepaalt in welke boekperiode dit document valt.

In AllUnited is het mogelijk om in meerdere boekjaren tegelijk te werken. Dan zijn deze periodes niet geblokkeerd.

In dit scherm zijn 2 mogelijkheden.

  1. Onderhoud van de boekjaren, dus het toevoegen van nieuwe boekjaren en het blokkeren of deblokkeren van een boekjaar
    LET OP: ZORG ER ALTIJD VOOR DAT ER EEN BOEKJAAR IN DE TOEKOMST AANWEZIG IS, DIE GEBLOKKEERD IS. Dat voorkomt dat er per ongeluk boekingen in een niet gewenst jaar plaats vinden. Bijvoorbeeld 30-06-2051 ipv 30-06-2015. Daarnaast wordt dan ook het einde van de huidige periode goed weergegeven en niet als 31-12-9999.
  2. Het definitief afsluiten van een boekjaar. Dit gaat via de knop einde jaar. 

 

 

1. Onderhoud van de tabel.

In deze tabel kan een nieuw boekjaar toegevoegd worden.

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm. Een boekperiode liever niet verwijderen als deze al in gebruik is. Mochten de boekperioden niet goed ingesteld staan, neem dan contact op met AllUnited om dit te herzien.
Jaar Code voor het boekjaar.
Vanaf datum Hier wordt de dag ingevuld waarop het boekjaar begint.
Periode geblokkeerd Hiermee kan een boekjaar ge(de)blokkeerd worden voor boeken. Zorg er altijd voor dat er een boekjaar in de toekomst staat dat geblokkeerd is. Dit voorkomt dat er per ongeluk in de toekomst wordt geboekt terwijl dit niet de bedoeling is. Bovendien wordt dan in de rapportages ook de juiste einddatum gegeven.
Einde jaar geblokkeerd Dit vinkje wordt door het systeem gezet als het boekjaar definitief is afgesloten. In de rapportages wordt het oudste openstaande boekjaar getoond. Dus als het vorige boekjaar is afgesloten, dan wordt in de rapportages het huidige boekjaar getoond.

2. Het afsluiten van het boekjaar

Via de knop einde jaar in de menubalk bovenin kan het boekjaar definitief afgesloten worden. Het oudste boekjaar dat nog niet is afgesloten wordt hier getoond. Door op start te drukken wordt het boekjaar definitief afgesloten.

 

Gevolg hiervan is dat het resultaat van het boekjaar wordt geboekt op de grootboekrekening resultaat boekjaar in de verlies en winstrekening en tevens op de grootboekrekening resultaat boekjaar in de balans.

Het afsluiten van het boekjaar is definitief. De gebruiker kan dit niet meer ongedaan maken. Als het toch nodig is om een boekjaar opnieuw te openen kan via een helpdeskticket aan AllUnited gevraagd worden om het boekjaar te heropenen.

 

 

Ref: 279 / 2024-03-28

7.4.12 - Investeringtypen

Via het menupad: instellingen > invest/materiaalstypen (onder de kop boekhouding) via de knop wijzigen wordt onderstaand scherm getoond.

Investeringstypen worden aangemaakt om bijvoorbeeld een activarekening verder uit te splitsen. Bijvoorbeeld de rekening vaste activa. Hier kan dan per onderdeel vastgelegd worden welke posten allemaal op dat actief zijn gedaan. Over de volledige looptijd van een investering zijn dan alle kosten, afschrijvingen etc. zichtbaar. Als een grootboekrekening aan een investeringstype is gekoppeld dan kan op deze grootboekrekening alleen nog via een investeringsnummer geboekt worden. Zie: 7.3.6 - Investeringen

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Als dit veld wordt aangevinkt, dan wordt deze rij verwijderd na het opslaan van het scherm.
Invest.typecode Dit is de code die aan het investeringstype wordt meegegeven.
Investeringstype Omschrijving van het investeringstype
Grtbkreknummer Hier wordt aangegeven aan welke grootboekrekening de investering moet worden gekoppeld.

Met de knop bewaren, worden de wijzigingen opgeslagen.

 

Ref: 288 / 2024-03-28

7.4.13 - Externe betaling

Een vereniging kan ervoor kiezen om haar facturen te laten incasseren door een andere partij, zoals Club Collect. De vereniging besteed dan het debiteurenbeheer uit aan een andere partij. AllUnited regelt dan de koppeling met deze externe partij, zodat de facturen en de informatie uitgewisseld kunnen worden.

Stappenplan is als volgt:

  1. Instellingen en koppeling aanmaken
  2. Facturen aanmaken
  3. Facturen versturen
  4. Voortgang inzien [to do]


1. Instellingen voor uitbesteding debiteurenbeheer

  1. Een nieuw documenttype aanmaken. Via het menupad: Boekhouding > instellingen >> documenttypen (onder de kop boekhouding). Voor Club Collect wordt dit doctypecode = CCL, documenttype = Clubcollect en oorsprong doc. = intern.
  2. Een nieuwe grootboekrekening aanmaken. Via het menupad: boekhouding > instellingen > grootboekrekeningen en dan de knop nieuw. Grootboekrekening valt onder de rubriek tussenrekeningen. Bijvoorbeeld grootboekrekening 2030 Tussenrek. CLubCollect
  3. De boekhouding specificaties aanpassen. Via het menupad: boekhouding >  instellingen > boekhouding specificaties het blok externe betaling invullen. De API key wordt dan verkregen van de externe partij.



  4. De velden vertalen die te maken hebben met de externe betaling aanpassen aan de juiste partij.
    Via het menupad: [Systeem beheer] > [Alle instellingen] > [Transactie vertalingen] kunnen we de velden selecteren die met de externe betaling te maken hebben en deze aanpassen naar de naam van de partij die deze betalingen gaat verzorgen.  De veldnamen beginnen allemaal met "extcol"



    Nadat de selectie is gemaakt en op wijzigen is gedrukt, wordt onderstaand scherm getoond. Hier kan de tekst aangepast worden. Bijv. ClubCollect betaling type.

 

2. Facturen aanmaken.

Het aanmaken van de facturen is niet anders als een externe partij wordt ingeschakeld voor de betalingen. Zie hiervoor de handleiding facturatie.

 

3. Facturen versturen.

Als gekozen is voor een externe partij voor het debiteurenbeheer, dan wordt bij het menuitem facturen versturen een extra blok getoond voor het versturen van de facturen. Met dit blok worden de facturen via een interface naar de externe partij gestuurd.

 

4. Voortgang inzien. Op het debiteurenscherm wordt een extra blok getoond om te zien of een factuur betaald is.

 

Opmerking: Er zijn twee velden voor de externe betaling heel belangrijk. Dit zijn:

extcolcontactid
extcolinvoiceid

Ref: 415 / 2024-03-28

7.4.14 - Incassobureau

Wegens te weinig belangstelling van de verenigingen wordt deze functie niet meer ondersteund.

Er kan nog wel contact opgenomen worden met dit bureau https://cibincasso.nl/ om een vordering te laten incasseren. 

Door het geringe gebruik heeft AllUnited geen afspraken meer met dit bureau.

Ref: 289 / 2024-03-28

8 - Hoofdstuk 7: Documenten opslag

8.1 - Introductie Documenten opslag

Via het documentenbeheer binnen AllUnited kunnen documenten, zoals een pdf, een Excel bestand of een Word-document opgeslagen worden. 

Het beheren van documenten kan op twee manieren:

  1. Gekoppeld aan de relatie. Voorbeelden hiervan zijn:
    • Incasso machtigingen (vastleggen via relaties).
    • Afspraken over de betaling (vastleggen via de relatie via tabblad debiteuren).
    • Sponsorcontracten (vastleggen via de relatie via tabblad contracten).
    • Inkoopfacturen (vastleggen via tabbles crediteuren).
  2. Als een los document. Voorbeelden hiervan zijn:
    • Goedkeuring kascommissie.
    • Functieomschrijvingen.
    • Jaarrekeningen.
    • Contracten, bijvoorbeeld met de bank.
    • Handleidingen.
    • Verzekeringen.

In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe deze documenten worden opgeslagen binnen AllUnited. Zo wordt er uitgelegd hoe structuur aangebracht kan worden binnen de documenten, hoe documenten vastgelegd moeten worden en hoe autorisaties geregeld worden voor het bekijken en, eventueel, aanpassen van documenten.

Zie voor algemene documentbeheer uitleg de volgende handleiding https://dv01.allunited.nl/manual/353

Zie voor het toevoegen van beveiligde bestanden in website artikelen punt 3 in de volgende handleiding https://dv01.allunited.nl/manual/534

Ref: 555 / 2024-03-28

8.2 - Snelstart(s) documenten opslag

8.2.1 - Beheren van documenten (P)

1. Structuur vastleggen

Om structuur aan te brengen in deze documenten kan er via het menupad: Documenten opslag > instellingen > ObjDoc Groepen (onder de kop algemeen) een indeling vastgelegd worden. Zie: 1.5.9 - Groepen voor opslag documenten

Het is belangrijk om hier een goede structuur in aan te brengen, zodat documenten gemakkelijk terug te vinden zijn.

 

2. Documenten vastleggen

Als de groepen zijn vastgelegd kunnen de documenten opgeladen worden.

  1. Bij de relaties
    Dit kan via het tabblad documentenbeheer bij een relatie. Zie: 2.3.1.7 - Tabblad documentenbeheer. Op alle tabbladen bij  een relatie komt de knop documentenbeheer voor.
  2. Als een los document via de kluis met documenten
    Via het menupad: Openbare Documenten > lijst met documenten Zie: 7.3.2.1 - Lijst met Documenten
    1. Kluis met documenten Zie: 7.3.2.1 - Lijst met Documenten
    2. Documentenbeheer Zie: 7.3.2.1 - Lijst met Documenten

3. Autorisatie regelen

Er zijn aparte autorisatieprofielen te maken voor het bekijken of aanpassen van documenten binnen het documentbeheer.

Met onderstaand profiel kan iemand alles binnen het documenten beheer.

 

 

 Gebruikers die documenten aan de kluis met documenten moeten kunnen toevoegen moeten onderstaand profiel of SYSTADM hebben. Hiermee kan iemand de kluis met documenten beheren. 

 

Gebruikers die via documentenbeheer wel alle documenten mogen zien, maar die niets mogen wijzigen, krijgen het volgende profiel. Zij krijgen dan niet alleen de openbaar gemaakte documenten te zien maar alle documenten.

 

 

Ref: 323 / 2024-03-28

8.3 - Documenten postbus

Bij de Documenten postbus is het mogelijk om documenten via E-mail het systeem in te zetten. Kortom documenten mailen naar het systeem vanuit je mailbox. 
Het principe is simpel een email met een bestand wordt verstuurd naar het E-mailadres van de postbus
vervolgens wordt door een gebruiker bepaald waar dit document moet worden geplaatst of aan wat dit document aan verbonden moet zijn.

Email instellen.

Als eerst moet er een E-mailadres worden aangemaakt
dit wordt gedaan bij Menupad: Documenten opslag  > instellingen  > Doc opslag emailpostbussen  
Hier is het onderstaande scherm te zien.

 emailpostbussen_screenshot1.png

 Er kunnen drie postbussen aangemaakt worden

Standaard: Dit is de standaard postbus deze is te vinden bij Menupad: Documenten opslag > Documenten postbus.
De standaard postbus kan niet van E-mailadres worden veranderd.

Relaties: Dit is de Relatie postbus deze is te vinden bij Menupad: Relaties > Documenten opslag.  
Dit E-mailadres kan veranderd worden door het voorvoegsel in te vullen met een gewenste naam en vervolgens op controle te drukken.
Het menu is pas te zien zodra er een E-mailadres is aangemaakt voor Relaties

Boekhouding: Dit is de Boekhouding postbus deze is te vinden bij Menupad: Boekhouding > Documenten opslag.
Dit E-mailadres kan veranderd worden door het voorvoegsel in te vullen met een gewenste naam en vervolgens op controle te drukken.
Het menu is pas te zien zodra er een E-mailadres is aangemaakt voor Boekhouding

 


Email
Email's die worden verstuurd naar deze E-mailadressen zijn op dit moment alleen bedoeld voor bestanden. Dit is ook het enige wat te zien is in de backoffice.
Tekst en onderwerpen van een Email zijn niet te zien in de postbus en een Email zonder een bestand wordt dan ook niet getoond in de Postbus.


Documenten postbus

Zodra een email met een bestand is verstuurd naar een van de E-mailadressen moet dit bestand ergens worden geplaatst.
Dit moet een aangewezen gebruiker doen op een van de Menupaden die hier boven zijn aangegeven 

 emailpostbussen_screenshot2.png

Vink dit vakje aan wanneer er een bestand moet worden verwijderd
Bestandsnaam Hier wordt de naam van het bestand getoond
Ref,Type Hier worden aangeven wat voor soort bestand dit moet worden in het systeem (bijvoorbeeld: een Financieel document)
Referentie hier kan een bestand wat in de postbus staat aan een document worden gelinkt via het referentie nummer van het document
ObjecDoc groep Hier kan een ObjDoc groep geselecteerd worden

 Zodra de instellingen kloppen kan er op bewaren geklikt worden om het bestand officieel ergens te plaatsen

Ref: 558 / 2024-03-28

9 - Hoofdstuk 8: Planning

9.1 - Introductie Planning

Binnenkort beschikbaar.

9.2 - Agenda

Via het menupad [Planning] > [Agenda] worden de agenda-items ingevoerd die op de website
komen te staan.

Het selectiescherm wordt dan getoond. Als verder niets wordt ingegeven en er wordt op wijzigen
gedrukt, dan ziet het scherm er als volgt uit. De agenda-items die aan de selectie voldoen worden
getoond.

In bovenstaand scherm zijn 4 opties mogelijk:

  1. Een nieuw agenda-item aanmaken
  2. Een agendalijst op het scherm tonen
  3. De agenda bezetting tonen (dit is nog niet actief)
  4. De bestaand agenda-item aanpassen.

1. Een nieuw agenda-item aanmaken

Door op de knop nieuw in de menubalk te klikken wordt een nieuw scherm getoond.

 

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Datum/Tijd vanaf Hier worden de aanvangsdatum en de aanvangstijd ingevoerd.
Datum/Tijd t/m Hier worden de einddatum en eindtijd ingevoerd. Vul hier niets in voor herhalende agenda punten, het systeem registreert dit namelijk als duur van 1 agenda punt. Wanneer hier bijvoorbeeld de eind datum van een drie maanden durend event wordt ingevuld, blijft het eerste punt drie maanden staan vanaf de start datum. 
Agendatype Hier wordt een keuze gemaakt uit het agendatype. Zie: 9.7.10 - Agendatypes Het agendatype
bepaalt bijvoorbeeld in welke persoonlijke agenda een item wordt opgenomen.
Zo hebben verenigingen soms aparte agenda-items voor de jeugd of bepaalde afdelingen.
Locatie Dit is de locatie van het evement. Her is mogelijk om dit in een aparte tabel vast
te leggen als er diverse locaties zijn die vaak terug komen in de agenda-items. Zie: 9.7.2 - Locaties
Beveiligingsniveau Hier wordt aangegeven of een agenda-item voor elke bezoeker van de site zichtbaar
moet zijn of alleen voor ingelogde bezoekers of gebruikers. Als een agenda-item nog
niet getoond mag worden dan wordt deze op niet tonen gezet.
Herhaal

Indien er sprake is van een terugkerend agenda-item dan kan hier een herhaalfunctie
worden opgegeven. De mogelijke herhalingen staan in de tabel agendaperiodes Zie: 9.7.11 - Agenda perioden.
Bijvoorbeeld jaarlijks, maandelijks, wekelijks.

Let op: Op het moment dat dit agenda-item wordt opgeslagen, worden er van het item
individuele agenda-items gemaakt. Deze kunnen niet meer in 1 keer gewijzigd worden.
Tips:
Neem een artikelnummer op in het agenda-item, zodat het artikel gewijzigd kan worden
als er wijzigingen zijn. Dan hoeft het agenda-item niet aangepast te worden.
Maak agenda-items niet te ver vooruit aan, zodat bij wijzigingen niet te veel items aangepast
hoeven te worden.

Herhaal vinkje Dit vinkje geeft aan of dit agenda item een kopie is of niet.
Herhaal t/m Hier kan aangegeven tot en met wanneer een agenda-item herhaald moet worden. 
Titel Dit is de titel zoals deze op de website wordt getoond
Pagina/Artikel/Link Hier kan een koppeling opgenomen worden naar een artikelnummer, een pagina of een
externe link.
Nieuw scherm Als hier een link is gemaakt naar een extern toernooi, dan kan dit veld aangevinkt worden,
zodat een nieuw tabblad voor het agenda item wordt geopend.
Email Hier kan een email geplaatst deze wordt dan getoond bij het agendapunt in de agenda
Omschrijving In plaats van of aanvullend op de link kan hier een korte omschrijving van het agenda-item
gegeven worden. Deze wordt dan zichtbaar als de lijst met agenda-items wordt opgeroepen
Interne opmerkingen Dit veld is alleen bestemd om aantekeningen te maken over het agenda-item, bijvoorbeeld
wat nog aangevuld moet worden voordat het kan worden geplaatst.

 

2. Een agendalijst op het scherm tonen.

Een overzicht van alle agenda-items kan op het scherm getoond worden door te drukken op
de knop agendalijst in de menubalk.  Het volgende overzicht wordt getoond.

3. De agendabezetting tonen.

De agendabezetting kan getoond worden door te drukken op de knop agendabezetting in
de menubalk.  Deze functionaliteit is nog niet actief.

 

4. Een bestaand agenda-item aanpassen.

Door in het selectiescherm op wijzigen te drukken worden alle toekomstige agenda-items getoond.
Door een dubbelklik op de regel van het gewenste agenda-item wordt deze geopend kan deze verder
bewerkt worden. Zie voor de beschrijving van de velden het blok een nieuw item aanmaken.

Ref: 355 / 2024-03-28

9.3 - Diensten

Let op! Om diensten aan te maken is het zeer belangrijk dat er stapsgewijs gewerkt wordt. Volg daarom deze stappen! 

1. Dienstenschema aanmaken
Allereerst dienen er diensten te worden aangemaakt via Schema Functietypes.
Ga hiervoor naar Planning > Instellingen > Schema diensttypes.

Hier maak je diensten aan op dagen en uren. 

2. Dienstroosters aanmaken in periodes
Om deze diensten te koppelen aan periodes waarin deze actief zijn met een van - tot datum ga je naar Schema's invullen
Ga hiervoor naar Planning > Diensten > Schema's invullen bovenin het menu.

Hier worden aan de hand van de bij punt 1 gemaakte diensten, diensten aangemaakt voor een periode of meerdere periodes. 

3. Aantal diensten en leeftijden instellen
Daarna gaan we het aantal diensten en de leeftijden instellen van de mensen die diensten moeten draaien via Vrijwilligerspunten.
Let op: Hier kun je bepalen welke mensen diensten moeten draaien, aan de hand van de activiteit die ze op de vereniging doen. 

4. Vrijstellingen instellen op functieniveau
Daarna kun je vrijstellingen instellen op functieniveau voor mensen die geen diensten hoeven te doen of extra dienstplicht instellen. Bijvoorbeeld de voorzitter, trainers etc. Dit gaat via het veld Functies. Hier kun je met een eenvoudige 0 in het veld 'vrijwilligerspunten" zorgen dat bepaalde functies geen diensten hoeven te doen. 

5. Vrijstellingen instellen op lidniveau
Daarna kun je vrijstellingen instellen op lidniveau wanneer je werkt met afkopen of wil bijvoorbeeld inactieve leden een vrijstelling geven, ga dan naar Categorie. Per categorie is er een blok vrijwilligerspunten welke je kunt vullen.  

6. Afkopen
Het eventueel Afkopen van diensten is niet in te stellen zonder hulp van AllUnited. 

7. Diensten exclusief voor specifieke groepen
Het is daarna mogelijk om diensten exclusief toegankelijk te maken voor specifieke groepen. Dit is een ingewikkelde klus. Dit hoeft niet. 

8. Automatische berichtgeving toevoegen
Voeg desgewenst automatische berichtgeving toe aan de diensten zodat mensen worden geattendeerd via "automatische berichtgeving". 

 

Bardiensten beheren

1. Tonen van diensten op de website
Het tonen van je diensten, gebeurd door het aanmaken van een nieuwe "script pagina" op je website. 
Meestal is deze pagina al standaard aanwezig, de pagina heet "
Bardienst".

2. Inschrijvingen bekijken
Je kunt via planning -> diensten zien hoeveel diensten zijn gevuld / waarop ingeschreven is. 

3. Extra diensten toevoegen
Via
via planning -> diensten kan je  ook handmatig extra diensten toevoegen. Klik op de dag van de diensten en voeg desgewenst toe. 

Voordat je begint:

Er kan ingesteld worden welke uitzonderingen er gelden e.d. Het is aan te raden dit
op voorhand in kaart te brengen.

  1. Wie moeten er allemaal diensten draaien?
  2. Wat zijn de leeftijdsgrenzen?
  3. Is hier verschil tussen per dienst?
  4. Zien de diensten verplicht of vrijwillig?
  5. Mogen leden afkopen?
  6. Hoe vaak per seizoen moe men een dienst draaien?
  7. Mogen de leden zelf inschrijven?
  8. Wil de planner het inrichten van de open diensten zelf doen of kan dit automatisch gevuld worden?
  9. Op welk moment binnen het seizoen is het nodig om diensten in te richten?
  10. Wat zijn de standaard momenten?
  11. Wat zijn de uitzonderingen?
  12. Hoeveel man is er nodig per dienst?
  13. Zijn er leden vrijgesteld voor diensten?
  14. Moeten er leden extra diensten draaien?
  15. Zijn (extra) diensten direct gelinkt aan een wedstrijdschema, die hier dan gelijk aan gekoppeld
    kunnen worden?

 

 

Ref: 62 / 2024-03-28

9.3.1 - Standaard Dienst Starten

Standaard dienst starten

Om een standaard dienst te starten, navigeer naar [
Planning] > [Diensten] > [schemadagen aanmaken]. Hier kan vervolgens een vanaf datum en een einddatum ingevoerd worden om de standaard ingestelde diensten per dag te genereren. 

Let op: Zorg dat de gekozen tijdsperiode overzichtelijk blijft. Het is handig om eerst een week te nemen om te kijken of het resultaat goed is. Vanaf dan kunnen er ruimere periodes gekozen worden.

De datum die automatisch bij de vanaf datum staat is de
eerstvolgende dag, waar nog geen vrijwilligersdienst voor is aangemaakt.

 screenshot2_1.png

De dagen die zijn aangemaakt, zijn vervolgens terug te zien bij Planning >> Diensten. 

 

 

Ref: 536 / 2024-03-28

9.3.1.1 - Leeftijdgrenzen en aantal diensten vaststellen

De basis leeftijdsgrenzen wordt vast gesteld bij Menupad: Planning >> Instellingen >> Blok Algemeen >>
Totaal vrijwilligerspunten.

 

Over het algemeen wordt dit ingesteld zoals in het onderstaande voorbeeld:

leeftijdgrenzen_1_1.png 

Hier staat ingesteld dat iemand vanaf 18 t/m 75 jaar ongeacht de activiteit/rol die ze binnen
de vereniging ondernemen 4 punten aan diensten moeten verdienen. (Bepaal vooraf hoeveel
punten voor een dienst staat. ). Hier moet ook ieder lid binnen familie die binnen deze groep
valt een dienst draaien. Het seizoen begint op 1 januari en de leeftijd wordt ook berekend
vanaf 1 januari.

 

Een ander voorbeeld is als volgt:

leeftijdgrenzen_2_1.png

Hier is aangegeven dat alleen leden die aan veldhockey doen diensten moeten draaien ongeacht
de leeftijd. Hierbij zullen ouders voor hun kinderen een dienst draaien. Het seizoen begint op
1 juli en de peildatum van de leeftijd op 1 oktober. Een familie hoeft maar 1 keer aan de gestelde
verplichtingen te voldoen (ongeacht de hoeveelheid familieleden die lid zijn binnen de vereniging).

 

LET OP! Berekenen vanaf - veld bepaald punt van berekenen in vrijwilligers punten rapportage

Let op, het "berekenen vanaf" veld  is zeer belangrijk voor je rapportages. Indien je een rapportage draait (met ene peildatum) zal deze datum als begindatum worden gerekend! 

Ref: 537 / 2024-03-28

9.3.1.2 - Vrijstelling en/of extra dienstplicht instellen

Het kan heel goed zijn dat niet iedereen die lid is een dienst hoeft te draaien of dat er
leden zijn die juist extra diensten moeten draaien.

Vrijstelling of extra diensten op functieniveau 

Dit gaat via Functies >> Instellingen >>(Functies) Selecteren >> Wijzigen
Via een punten systeem kan ingesteld worden hoeveel diensten een functies moet uitvoeren.
hoeveel punten een functie moet behalen kan u in het veld vrijwilligers punten instellen.

Hoeft iemand met een bepaalde functie in het geheel geen punten te draaien, geef dan het verplichte aantal te draaien punten aan in het veld vrijwilligerspunten.
Dus iedereen moet 4 punten halen voor de vrijwilligersdiensten, dan vul je hier dus ook 4 punten in.

Moet iemand vanwege zijn/haar functie juist extra punten behalen/diensten draaien, vul dan in de kolom 'Vrijwilligerspunten' een navenant getal in de min in. Bijv. '-2'.

fireshot_capture_24_test2_dv01_https___dv01.allunited.nl_.png

Vrijstelling of extra diensten op activiteitniveau

Het kan zijn dat er afkoopregelingen zijn of dat leden die niet actief zijn een
vrijstelling van de dienstenregeling hebben. Of dat bijv. competitieleden juist een extra dienst moeten draaien.
Dit wordt geregeld via Activiteiten & Teams >> Instellingen >> Categorie.

Ook hier is een kolom ‘Vrijwilligerspunten’ . Het principe is hetzelfde als hiervoor
beschreven bij de functies. Per activiteit-categorie kan aangeven worden of deze in aanmerking
komt voor vrijstelling of juist extra diensten.  

fireshot_capture_25_test2_dv01_https___dv01.allunited.nl_.png

 

Vrijwilligerspunten corrigeren bij een opeenstapeling van functies. 

 Stel er is iemand functionaris (of heeft meerdere functies) en krijgt daarom vrijstelling, maar moet dat toch vanwege bepaalde aparte afspraken niet krijgen ... Maak dan een functie aan 'Te behalen functiepunten'  waar je -punten aan hangt. Dus stel iemand is vrijgesteld via de functies met 2 punten, geef hem dan de 'functie' 'Te behalen vrijwilligerspunten' '-2' aan. Dan wordt zijn/haar aantal gecorrigeerd naar 0 en is de vrijstelling daarmee vervallen.

Ref: 538 / 2024-03-28

9.3.1.3 - In te roosteren diensten

Klik hier voor de verkorte handleiding bardienstrooster in korte stappen

Het  bardienstenschema is vastgelegd via  Planning >> Instellingen >> Blok wedstrijden >> Schema functietypes >> Wijzigen.

Afhankelijk welke sport binnen de vereniging beoefend wordt, kan het handig zijn om de diensten te koppelen aan een specifieke sportieve activiteit.
Dit om de volgende reden dat de diensten bij het opladen van het wedstrijdschema automatisch aangemaakt zullen worden met een dergelijke koppeling.
Zo niet dan kunnen de diensten beter ingeroosterd worden zonder specifieke koppeling.

  • Zorg voor een logische codering en benaming van de diensten. De naam van de dienst is ook de naam die op de site getoond wordt.
  • Hoeveel regulieren diensten heb je? Zijn het er meer dan 10, zorg dan dat je bij gebruik van cijfers in de codering niet van 1 t/m 10 e.v. gaat, maar van 01 t/m 10 ev.
  • Hou de reguliere diensten bij elkaar en zorg dat bij de diensten die op dezelfde tijden op verschillende dagen wordt getoond de checkboxes bij die dagen is aangevinkt.
  • Wil je een bepaalde sortering van vertoning van de diensten hebben? Gebruik daar de kolom ‘Sorteer’ voor.
  • Doe niets met de kolom activiteit - categorie
  • Hoeveel man heb je bij de standaard dienst nodig? Vul dit in in het veld in de kolom ‘Aantal func per dag’. Let op: doe dit niet bij diensten die niet regulier (wekelijks terugkerend) voorkomen. Vul in dat geval niets in bij deze kolom.
  • Wil je dat het systeem de diensten later automatisch gaat inroosteren? Vink dan de checkbox in de kolom ‘Automatisch’ bij deze diensten aan. Zorg dan ook dat in de kolommen die beginnen met Autovullen de juiste zaken zijn ingevuld of aangevinkt per dienst.
  • Ga je het systeem niet automatisch laten inroosteren, dan kunnen alle kolommen die beginnen met ‘Autovullen’  links gelaten worden.
  • Wil je dat leden zich zelf voor de diensten kunnen inschrijven? Vink dan de checkbox bij de betreffende diensten aan onder ‘Registreren via web’ (helemaal rechts).
  • Let op: De periode van inschrijven, wijzig je zelf voor alle diensten die op dat moment bekend zijn. 
  • Per dienst kan je aangeven hoeveel punten je met een dergelijke dienst kan verdienen in de kolom ‘Vrijwillgerspunten’, helemaal rechts.
  • Wanneer mensen geen overlappende diensten mogen kiezen op dezelfde tijd, (Bijvoorbeeld een bardienst en een gastvrouw functie tegelijkertijd) kan dit aangevinkt worden

 

Tip! bekijk de kalenderweergave van de diverse vrijwilligers diensten & taken per week

Ga naar Planning -> Diensten -> klik bovenin op “Diensten Rooster”. Hier zie je de vrijwilligerstaken.

 

Ref: 540 / 2024-03-28

9.3.1.4 - Diensten koppelen aan wedstrijdschema

Eigenlijk kan je de werkwijze aanhouden als omschreven bij 1.c.a. met het verschil dat je de dienst nu wel koppelt aan een activiteit-categorie.
Als je dit hebt gedaan en je het  aantal leden ingevoerd die de dienst op een moment moeten draaien in de kolom Aantal func per dag
en deze weekdag komt overeen met een op te laden wedstrijdschema, dan zullen deze functies auotmatisch worden aangemaakt.

Ref: 541 / 2024-03-28

9.3.1.5 - de al aangemaakte diensten

Wanneer je diensten hebt aangemaakt kun je het dienstenschema bekijken via Planning >> Diensten.

Door te klikken op het papier icoon voor een dienst kun je relaties/diensten toevoegen.
In de kolom 'Aantal functies' is te zien hoeveel functies er voor die dag gevuld moeten worden, en tussen haakjes hoeveel er al zijn gevuld.


 

 

Ref: 543 / 2024-03-28

9.3.1.6 - Nieuwe reeks diensten aanmaken

Bovenin zie is een tab  ‘Schema’s invullen. Bovenin is het blok ‘Schemadagen aanmaken’.
Hier kan aangeven worden voor welke t/m welke dag de standaard diensten aangemaakt moeten worden. 
Klik daarna op ‘creëren’. 

nieuwe_reeks_diensten.png

De dagen die zijn aangemaakt, zijn vervolgens terug te zien bij Planning >> Diensten.

Ref: 544 / 2024-03-28

9.3.1.7 - bardiensten apart aanmaken voor een specifieke dag

Dit kan direct via Planning Diensten.  Bovenin is de tab ‘Nieuw’. Klik deze aan. Vul
vervolgens dat datum in en een titel. In
het blok daaronder kunnen dan beschikbare diensten toevoegt worden.

specifieke_dag_1.png 

Via de button ‘Voeg toe’ voeg zo alle relevante bardiensten voor deze dag toe. Zoals
te ziet is het hier mogelijk om de diensten ook gelijk aan iemand toewijzen.

Ref: 545 / 2024-03-28

9.3.1.8 - Oude bardiensten terugzien

Je kunt de vorige barplanning inzien als je via de backoffice naar Planning--> Selectie wizard -> Bardiensten periode op verder klikt.
In het nieuwe scherm in het blok "filter" kan je de datum periode kiezen (onder schema datum) vanaf wanneer tot je de planning in wilt zien. 
Je kunt ook op functie code filtreren, als je dit leeg laat wordt alles weergegeven. Als je op rapportage drukt, wordt de lijst weergegeven in een nieuw venster.

Ref: 626 / 2024-03-28

9.3.1.9 - Leden zelf laten inschrijven

Ik heb nu voor de twee eerste diensten aangegeven dat leden zichzelf mogen inschrijven
en bij de derde niet. Het resultaten zie je nu via de pagina ‘bardienst’ als je ingelogd bent.
Als je dan klikt op Inschrijvingen, dan kan je je als lid dus voor de bewuste bardienst inschrijven.

zelf_inschrijven_1.png

 

Ref: 546 / 2024-03-28

9.3.1.10 - inschrijven zonder website

Leden inschrijven voor een dienst zonder AllUnited website, kunnen ingeschreven door middel van de ledenmodule. Informatie over het beschikbaar stellen van de ledenmodule kan gevonden in Zie: 1.9.2 - Koppeling ledenmodule.

Leden kunnen via de menu knop planning -> Diensten ->“Diensten Rooster” in het rooster komen. 

Hier kunnen leden :

-        zich inschrijven voor een beschikbare dienst.

-       een dienst vrijgeven ter overname.

-       Een dienst overnemen 

Dienst vrijgeven (alleen via de ledenmodule)

Ga naar het dienstenrooster, klik op de naam en klik vrijgeven. Nu is deze dienst voor andere beschikbaar. Een sterretje bij een naam betekend dat deze zijn heeft dienst vrijgegeven.

 

Dienst overnemen (alleen via de ledenmodule)

Een onderstreepte naam betekend dat de dienst over te nemen is. Klik op de naam en  klik in het volgende scherm op overnemen.

Ref: 609 / 2024-03-28

9.3.1.11 - Inschrijfperiode instellen voor diensten

Via Instellingen en dan Schema functietypes is het mogelijk om inschrijfperiode op te geven en aan te geven of er gecontroleerd moet worden op overlappende tijden. Via registratieperiode geef je aan van wanneer tot wanneer je kan inschrijven voor alle openstaande diensten. 

Ref: 610 / 2024-03-28

9.3.1.12 - Inschrijven voor overlappende diensten

Via Planning -> Instellingen -> Schema functietypes is het mogelijk om een controle uit te voeren op overlappende tijden. Zodra je de optie "Controleer overlappende tijden" aanvinkt is het niet meer mogelijk om je in te schrijven op overlappende diensten.  

Bijvoorbeeld: Een lid schrijft zich in voor een bardienst op 29 juli van 13:00 - 17:00. Dit lid kan zich ,indien de optie is aangevinkt, niet meer aanmelden voor de dienst gastvrouw die op dezelfde datum van 16:00 tot 18:00 plaatsvindt. .

Ref: 611 / 2024-03-28

9.3.2 - Diensten Afschermen

Het is mogelijk om bepaalde diensten alleen toegankelijk te maken voor bepaalde functies.

Let op: dit process is meer werk en zal daarom geld kosten!

tip: Dit proces is ingewikkeld en wordt alleen geadviseerd aan gebruikers die bekend zijn met het diensten en functie systeem
       in AllUnited

Het idee van Diensten afschermen is dat er twee pagina's worden aangemaakt met de diensten die iedereen kan doen 
en de dienst die alleen een specifieke functiegroep kan doen.

De pagina met de specifieke dienst  wordt vervolgens door een speciale paginatype afgeschermd voor iedereen
behalve leden met een specifieke functie.


Het eerste wat gedaan moet worden is het aanmaken 
van de nieuwe diensten die afgeschermd moeten worden
Menupad: Planning > Instellingen > schema functietype
Zie: 9.8.1 - Schema functietypes voor meer informatie over diensten aanmaken 

Zodra hier de diensten goed zijn ingesteld is het handig om de functietypecode van de nieuwe diensten ergens te noteren 
vervolgens.

Vervolgens moeten de functies die toegang hebben tot de nieuwe diensten pagina aangemaakt worden.
het belangrijkste onderdeel is dat deze nieuwe functies onder de zelfde functie groep vallen deze gehele groep krijgt
toegang tot de pagina namelijk.

Een functiegroep aanmaken kan bij.
Menupad: Functies > Instellingen > Functiegroepen 
Zie: 2.3.2.1 - Functiegroepen voor meer informatie over functiegroepen aanmaken

Als de juiste functie groep is aangemaakt moeten er een paar functies worden aangemaakt die onder deze functiegroep vallen
Dit kan bij Menupad: Functies > Instellingen> Functies
Zie: 2.3.2.2 - Functies Aanmaken voor meer informatie over functies aanmaken (vergeet niet de functies aan een relatie te verbinden)
Hoeveel functies er worden aangemaakt maakt niet uit zolang al deze functie vallen onder de nieuwe functie groep die zojuist is aangemaakt.

Nu dat de diensten en de functies zijn aangemaakt moet de pagina waar de afgeschermde diensten worden getoond aangemaakt worden 
deze pagina heeft een speciale paginatype nodig deze kunt u aanmaken bij
Menupad: Website > Instellingen > Paginatypes > Nieuws

Kopieer vervolgens de instellingen van het screenshot hieronder:

 fireshot_capture_52_hcwv_allunited_https___pr01.allunited.nl_.png

Als het pagina type is aangemaakt moet er nu een pagina worden aangemaakt met dit paginatype.
dit kan bij Menupad: Website > Pagina's > Nieuw
Wanneer er een nieuwe pagina wordt aangemaakt met dit paginatype moet er nog niet gelijk op bewaren worden gedrukt
maar eerst op de Controle knop, dit geeft de optie om aan te geven welke functiegroep wel toegang heeft tot de pagina.

Selecteer hierbij de functiegroep die zojuist is aangemaakt.

Nu is alles voorbereid er is een pagina waar alleen een bepaalde functie groep bij kan en de diensten die op deze pagina moeten gaan staan zijn ook al aangemaakt.
De diensten moeten nu alleen nog geplaatst worden op de pagina dit deel kan alleen AllUnited doen.

Stuur een ticket in en leg de situatie uit en geef hierbij aan dat  een bepaalde dienst afgeschermd dient te worden en dat alles klaar staat.
Geef daarbij ook aan dat er alleen nog een scherm met specfieke diensten moet worden verbonden aan de nieuwe pagina
Geef tevens ook door welke schema-functietypecodes de nieuwe diensten zijn gegeven (kijk eventueel terug als bij schema functie types als u de code bent vergeten)

Zodra het ticket is verstuurd en de pagina door AllUnited  is ingesteld is het klaar. Er is nu een dienst afgeschermd en alleen toegankelijk gemaakt voor een bepaalde functie groep.

Ref: 581 / 2024-03-28

9.3.3 - Afkopen van diensten

Het afkopen van diensten kan geregeld worden als aparte activiteit. All|United maakt dan de activiteit 'Afkoop' aan. 

Aan deze activiteit kan een of meer categorieën gekoppeld worden, bijvoorbeeld "Barafkoop".
Sommige verenigingen hanteren de regel; of je koopt alles af of niets.  In principe doen de meeste verenigingen dit per dienst.

Voorbeeld:

Stel dat er 3 diensten gedraaid moeten worden, dan kan iemand een, twee of drie diensten afkopen.
Aan de activiteit Barafkoop worden dan de categorieën 1 dienst, 2 diensten & 3 diensten afgehangen. Stel dat drie diensten voor zes punten staat. Dan vul je bij één dienst in de kolom vrijwilligerspunten een 2 in, bij twee diensten 4 en bij drie diensten 6.

Via contributies kan het bedrag dat in rekening gebracht moet worden gemaakt worden. 

Wanneer dit wenselijk is stuur dan een ticket in.

Ref: 588 / 2024-03-28

9.3.4 - Schema's

Bij Menupad: Planning > Diensten. Is de kolom ‘Aantal diensten’.
Dit geeft aan hoeveel diensten er voor die dag nog gevuld moeten worden. een dienst dag
kan bijvoorbeeld 13 diensten hebben. 

 screenshot6_1.png

Klik op de dag om de diensten van die dag aan een team of relatie te geven.
Ook kunnen er extra diensten (diensten die NIET standaard zijn) handmatig toegevoegd worden
als er op de dag wordt geklikt

 screenshot7_1.png

 

Ref: 542 / 2024-03-28

9.3.4.1 - Bardienst aanmaken voor specifieke dag

Dit kan direct via Planning Diensten.  Bovenin is de tab ‘Nieuw’. Klik deze aan. Vul
vervolgens dat datum in en een titel. In
het blok daaronder kunnen dan beschikbare diensten toevoegt worden.

specifieke_dag_1.png 

Via de button ‘Voeg toe’ voeg zo alle relevante bardiensten voor deze dag toe. Zoals
te ziet is het hier mogelijk om de diensten ook gelijk aan iemand toewijzen.

Ref: 545 / 2024-03-28

9.3.5 - Automatische berichtgeving Diensten

Het is mogelijk om een Relatie automatisch een bericht te sturen wanneer hij/zij een bepaalde dienst moet draaien.
Lees meer hierover bij Zie: 19.3.2 - Automatische berichtgeving

 

 

Ref: 559 / 2024-03-28

9.3.6 - Veelgestelde vragen bardiensten

9.3.6.1 - Afwijkende bardienst toevoegen

screen_shot_2018_03_09_at_13.35.19_1.png

Ref: 705 / 2024-03-28

9.3.6.2 - Vrijwilligerspunten totaal rapportage

Via Planning -> Planning rapportages is het mogelijk om rapportages te maken voor vrijwilligerspunten. Hierbij is het ook mogelijk om gewenste een peildatum kiezen. 

Mocht dit niet voldoende zijn, dan is het ook mogelijk om een Selectie Wizard rapportage te gebruiken. Via Planning -> Selectie Wizard kun je deze zelf aanmaken.

Het is ook mogelijk om dit door AllUnited te laten realiseren tegen een kleine vergoeding. Je kunt hiervoor dan een ticket insturen met je vraag en wat je exact in de rapportage wilt kunnen inzien. Wij helpen je dan graag verder.

Ref: 665 / 2024-03-28

9.3.6.3 - Bardiensten van een periode zien of printen

Ga naar planning - Selectie wizard*

ga naar Standaard: Bardiensten in een periode*

Klik op verder.

Kies hier de periode bij Schemadatum van / tot. 

Klik op verversen.

Klik op rapportage.

Print eventueel uit.  

* Geen selectie wizard in het menu? Vraag toegang via je systeembeheerder door het toevoegen van het gebruikersprofiel Selectie wizard 

 ** Is deze rapportage niet aanwezig? Dien dan een ticket in om deze selectie klaar te laten zetten.

Ref: 666 / 2024-03-28

9.3.6.4 - Sleutel adres voor bardiensten

Als het sleuteladres elke dag wijzigt (sleutel einde dag wegbrengen naar lid die volgende dag bardienst begint) dan kunnen leden in het rooster zien wie dat is. Er staat ook een icoontje bij met het adres. Je zult dit principe dan wel vooraf glashelder moeten communiceren naar leden (zie ook punt 2 en 3).

Andere mogelijkheden zijn:

1. Je kunt dit ook oplossen, in geval dat het sleuteladres vast is voor bijvoorbeeld een week, door van de sleuteldienst een gewone dienst te maken (in plaats van een bardienst, zodat helder is wie de sleutel heeft). Op de website wordt namelijk het adres getoond als je klikt op het icoontje achter de naam. De leden die sleuteldienst hebben, vul je van tevoren in.  Zo voorkom je dat leden op deze diensten kunnen inschrijven. Zet bij de instellingen het vinkje uit bij Registreren via web. Op deze manier kunnen leden hier niet op inschrijven. Je kunt de namen wel invoeren via de backoffice op de dag van de dienst. Zie voorbeelden hieronder.

2. Een andere mogelijkheid is dat je een website artikel aanmaakt met alle sleuteladressen en dit artikel in het menu boven de bardienst link plaatst. Let op dat je dit artikel (+ bardienstschema) achter de inlog zet. Dit is verplicht vanuit AVG-wetgeving. 

3. Andere verenigingen passen regelmatig de automatische berichtgeving aan, deze kun je vinden* via systeembeheer -> alle instellingen -> onder de bovenste kop Algemeen bij Automatische berichtgevingen. Er staan al wat berichtgevingen klaar, je kunt in dit bericht zetten voordat de bardienst begint, waar voor die week bijvoorbeeld de sleutel naar toe mag. Als dit dagelijks verandert, is het aan te raden, leden te verwijzen naar het bardienstrooster op de website om te kijken wie de eerstvolgende dienst heeft.

* Ook te vinden via communicatie & rapportages -> instellingen -> Automatisch berichtgevingen

Tip: als je bij een dienst geen eindtijd invult, wordt automatisch de tekst sluiting geplaatst. Zie het voorbeeld van sleuteldienst avond.

Op de website ziet dit er dan zo uit:

Ref: 670 / 2024-03-28

9.3.6.5 - Automatisch vullen van diensten

Wanneer het automatisch vullen van bardiensten of andere diensten niet werkt, is vaak de doelgroep niet bepaald. Hiermee bepaal je welke groep wordt toegewezen. 

Ga naar:  Planning >> Instellingen >> Schemafunctiediensten en kies hier de "doelgroep voor autovullen" die op deze dienst moet worden ingevuld. . 

 

Ref: 735 / 2024-03-28

9.3.7 - Bardienst FAQ

Binnenkort beschikbaar.

9.4 - Planning wedstrijden

9.4.1 - Wedstrijden

Als alleen met de wedstrijden wordt gewerkt zonder de functies voor de wedstrijden, dan volstaat het werken met deze transactie.
Als er geen bondsschema kan worden opgeladen, dan kan er via deze functie zelf een wedstrijddag aangemaakt worden.
Klik dan op nieuw in de menubalk. De velden schemadatum, activiteit en categorie zijn dan leeg. 

Vul de schemadatum in en selecteer de juiste activiteit. Druk dan op controle.
De categoriën die bij deze activiteit horen zullen nu gekozen kunnen worden. met de categorie kan er aangegeven worden
wat voor type lid er speelt. Kies de juiste categorie. 

Nu worden ook de teams die aan deze activiteit en categorie voldoen zichtbaar. Met onderstaande beschrijving kan dan het schema verder gevuld worden.  

 

 nu is er een blok met alle teams die onder deze categorie vallen (bijvoorbeeld wedstrijd lid en recreatie  lid)
Dit blok moet volledig ingevuld worden om een wedstrijddag te creëren

Voor het blok Wedstrijden staat de uitleg hieronder:

Codering Uitleg
Teamcode Teamcode van de vereniging
Wed.nr Het wedstrijdsnummer 
Tegenstanderclub Clubnaam van de tegenstander
Scheidsrechters Scheidsrechters die de wedstrijdfluiten. Het aantal scheidsrechters wordt bij het team aangegeven.  Zie: 9.4.2 - Scheidsrechter indeling
Tegenstanderteam Teamcode tegenstander
Thuis/Uit  Geef aan of de wedstrijd thuis of uit gespeeld word
Veld  Het veld waarop de wedstrijd gespeeld wordt, waarbij het tweede vak voor een gedetailleerdere veldindeling dient
(bij een kwart veld: a, b, c, d. Bij een half veld ab, bc, cd, etc)
Overige info Toelichting op de wedstrijden, zoals verzameltijd, locatie en tenuewijzigingen.
Tijd Aanvangstijd van de wedstrijd
Scheidsteam Hier kan het team ingegeven worden dat de wedstrijd fluit
Afw. Dit veld moet aangevinkt worden als het om een oefenwedstrijd gaat.
Dit voorkomt dat deze verdwijnen als het wedstrijdschema wordt opgeladen.  Dit is ook belangrijk als een interne competitie wordt opgezet.
Uitslagen Hier kunnen de uitslagen ingegeven worden. Als er een interface bestaat worden deze via de interface gevuld. 
Afgelastingen Hier kan een vinkje gezet worden als de wedstrijd is afgelast. 
Email/SMS Door hierop te drukken kan gekozen worden om scheidsrechters, teamfuncties en/of spelers te e-mailen of sms’en. 

 

Voor de beschrijving van de rapportages voor de wedstrijden.

 

 

Ref: 63 / 2024-03-28

9.4.2 - Scheidsrechter indeling

De scheidsrechters kunnen aan een wedstrijd worden toegevoegd.
er kan een team aan een wedstrijd toegevoegd worden en er kan een individuele relatie als scheidsrechter aan een wedstrijd worden gekoppelt.

Het koppelen van een individuele scheidsrechter aan een wedstrijd gaat in twee stappen.
Eerst wordt er bepaalt per team hoeveel scheidsrechters er nodig zijn. Dit kan voor de jeugd anders zijn dan voor de hoofdklasse.
Ook per sport kunnen er verschillen zijn. Dan zijn er niet alleen scheidsrechters nodig, maar ook klokkers of andere vrijwilligers.
Dit wordt met dezelfde functie geregeld.

AllUnited kan dan op verzoek van de vereniging de veldnaam wijzigen.
Dus bijv. klokker in plaats van scheidsrechter.

Via het Menupad: Activiteiten & Teams > Teams beheren wordt onderstaand scherm getoond.
Bij aantal scheidsrechters wordt het juiste aantal geselecteerd en opgeslagen.

 fireshot_capture_10_test2_dv01_https___dv01.allunited.nl_.png

 

 

Als het aantal scheidsrechters is vastgelegd, dan is dit terug te zien het wedstrijdschema.

Menupad: Planning > wedstrijden > wedstrijd selecteren . Onderstaand scherm wordt dan getoond.

fireshot_capture_11_test2_dv01_https___dv01.allunited.nl_.png

er zijn hier twee mogelijkheden om scheidsrechters aan een wedstrijd te koppelen.

  1. Via het geel gemarkeerde veld links kan een relatie gezocht worden en deze kan gekoppeld worden aan de wedstrijd.
  2. Via het geel gemarkeerde veld rechts kan een team gekoppeld worden aan de wedstrijd. Binnen dat team wordt dan beslist wie die wedstrijd gaat fluiten.

 De Scheidsrechters die zijn ingedeeld, worden via het laden van het wedstrijdschema doorgegeven aan de KNHB en zullen dan ook zichtbaar worden op het DWF/ in Hockeyweerelt.

Ref: 70 / 2024-03-28

9.4.3 - Team competitiegegevens

Menupad: Planning > Wedstrijden > Team competitiegegevens > selecteer team
Hier staan de extra gegevens van het team. In welke poule is men ingedeeld. De teamcode en de gegevens van de tegenstanders. 
Bij een aantal sporten worden deze gegevens meegenomen bij het opladen van het bondsschema. Bij andere sporten wordt dit handmatig gevuld.
Voorbeeld Tennis. Zie verder de aparte handleidingen voor de KNLTB en de KNHB voor de instelling van deze velden.

 

 

Indien een team in meerdere competities speelt, dan kunnen er meerdere regels toegevoegd worden bij de bondinformatie, zoals hieronder weergegeven.
Bij Technisch Bond Ids kan een sorteer volgorde opgegeven worden. De competitie waaronder het team bekend is of de "hoofd" competitie moet hier de laagste waarde krijgen. Bijvoorbeeld 1.

 

 

Ref: 66 / 2024-03-28

KNLTB Competitie koppeling

Belangrijke zaken om na te lopen

In de volgende stappen worden de teams geselecteerd met het seizoenen die actief zijn.
1. Eerst kijkt het systeem welke seizoenen actief zijn
2. Gebaseerd daarop kijken we welke activiteiten hieraan is gekoppeld zijn, en of deze activiteiten zijn gekoppeld met de bond.
3. Met deze activiteiten worden de teams vanuit AllUnited geselecteerd.

Meldingen na opladen bondschema

1. Er is geen relatietype gemarkeerd voor verenigingen.
Dit is een handeling door door AllUnited gedaan zou moeten worden onder de relatie type instellingen, hiervoor kan je het best een ticket inschieten.

2. Geen actieve seizoenen gevonden
Onder de seizoen instellingen is er geen actief seizoen gevonden, loop de instellingen hier eventueel na.

3. De activiteiten die zijn gekoppeld aan de actieve seizoenen, Hebben geen bond instellingen
Er zijn wel seizoenen actief, echter de activiteiten die hieraan gekoppeld zijn hebben geen bond gegevens onder Bondsnummer en BondClubnummer.

4. Aantal ontvangen KNLTB teams: *Nummer*
De teams die wij binnen krijgen omvatten niet alleen teams van het actieven seizoen, zo krijgen we ook teams van het voorjaar van 2017 binnen. Hiervoor hebben wij een filter gebouwd die alleen de teams door laat van het actuele jaar + seizoen.
En om te controleren voor een vereniging of zij alles binnen krijgen, is een aantal natuurlijk veel makkelijker dan alle teams af te gaan en zelf te tellen.
*Het kan zijn dat er 0 teams binnen komen, dit aantal komt direct uit de API van de KNLTB. Het kan dus zijn dat er onderhoud of iets dergelijks is aan hen kant.  Probeer het in de loop van de dag nog een aantal keer, indien het zich voor blijft doen kan je altijd een ticket insturen.

5. Er zijn geen teams gevonden onder de actieven seizoenen
Dit betekent dat er geen teams zijn gevonden binnen AllUnited om te koppelen aan die van de bond, in dit geval kan je de seizoen instellingen even controleren. Als de teams wel onder de juiste activiteit zijn aangemaakt. Indien je nog geen teams hebt aangemaakt, kan je dat gaan doen.

6. De volgende teams zijn automatisch gekoppeld gebaseerd op de AllUnited team code structuur die in de handleiding staat beschreven.
Zodra wij de gegevens van de bond binnen krijgen, genereren wij een code die voorgesteld staat in de handleiding. Deze gegenereerde code is niet 100% accuraat, en het is zeker niet verplicht om deze te gebruiken.
Maar indien de code overeen komt met een teamcode binnen de geselecteerde teams van AllUnited, vullen wij automatisch het KNLTB TeamID in bij de bond gegevens van de teams. Je krijgt dan ook een lijst met welke teams automatisch zijn gekoppeld. Het nalopen van deze lijst is geadviseerd. Je kan deze koppeling ten aller tijdens aanpassen via de bond gegevens van het team

7. Teams vanuit de KNLTB die nog niet zijn gekoppeld aan een team binnen AllUnited
Indien de teams niet automatisch gekoppeld zijn, kan dit handmatig worden gedaan. In de melding staat omschreven waar je dit kan doen, en wat je moet invullen.

8. Alle gekoppelde teams
Hier krijg je een lijst met alle teams van de KNLTB met aan welk team ze binnen AllUnited zijn gekoppeld. Als je door klikt op de naam van het team kom je bij de bond gegevens van het team uit. Indien je merkt dat teams verkeer staan gekoppeld, kan je de teamId's van de KNLTB gewoon aanpassen en het schema opnieuw laden.

Ref: 96 / 2024-03-28

9.4.4 - Bondschema's opladen

Via dit menupad kan het wedstrijdschema opgeladen worden. Verenigingen die gebruik maken van een interface met de sportbond, voeren de gegevens in bij de bond.
Om dubbelwerk te voorkomen kunnen via deze transactie de data geladen worden in AllUnited.
Vervolgens kunnen de gegevens verder aangevuld worden.
Het ophalen van de gegevens bij de bond is belangrijk omdat wedstrijdafhankelijke commissies
(bijvoorbeeld barcommissie en scheidsrechterscommissie) daarna pas aan het werk kunnen. 

Door in bovenstaand scherm op start te drukken wordt het bondschema opgeladen. 

Let op: 

Als er oefenwedstrijden zijn aangemaakt, zorg er dan voor dat bij deze wedstrijden het vinkje "AFW"
van afwijkend aan staat zoals in onderstaand voorbeeld voordat het wedstrijdschema wordt opgeladen.
Dit voorkomt dat de wedstrijden worden overschreven door het opladen het het wedstrijdschema. 

Het wedstrijdschema wordt automatisch ook getoond op:

  • website 
  • narrowcasting (indien van toepassing).

Foutmeldingen

Het kan voorkomen bij het opladen van het bondschema, dat nog niet alle benodigde informatie aanwezig is.
Het systeem geeft dan een melding bij het laden van het bondsschema.

 

Ref: 33 / 2024-03-28

9.5 - Planning trainingen

9.5.1 - Trainingsplanbord

Menupad: Planning > trainingsschema 

En onderstaand scherm wordt getoond:

Indien er gebruik gemaakt wordt van meerdere trainingsplanbords, Bijvoorbeeld als de vereniging meerdere sporten kent, dan kan in dit scherm het juiste trainingsplanbord gekozen worden. 

Is er maar één trainingsplanbord dan kan direct op start worden gedrukt.

Uitgebreide uitleg hoe je dit trainingsschema opmaakt vind je hier:

Ref: 184 / 2024-03-28

9.5.2 - Trainingen

Binnenkort beschikbaar.

9.6 - Planning Tennisbanen instellen

9.6.1 - Introductie instellen banen afhangbord

Stappenplan instellen banen en FAQ

Stel zelf de beschikbaarheid van je tennisbanen in en geef de restricties aan per baan met AllUnited Advantage i.c.m. je ClubApp.

Om goed en foutloos de tennisbanen van de club in te stellen en de restricties dient er een stappenplan gevolgd te worden. 

Ga daarom stap voor stap door de artikelen. 

Toch hulp nodig bij het instellen?

Heeft uw vereniging complexere instellingen benodigd welke afwijken van de standaard? Of heeft u geen tijd om deze instellingen zelf uit te voeren? Laat AllUnited je helpen.

Vertel wat jullie willen realiseren en AllUnited zal dit in overleg tegen betaling realiseren.

 Wil je dit? Schiet dan een ticket in, met het door jouw gemaakte overzicht of beschrijf zo goed mogelijk wat je ingesteld wilt hebben, dan zal AllUnited dit tegen ons uurtarief van €80,- per uur (exclusief btw) in orde maken.

Vanzelfsprekend kunt u de instellingen zelf ook doorvoeren. Let wel, eigen aanpassingen zijn op eigen risico. Wanneer deze leiden tot complex uitzoekwerk voor AllUnited zullen deze werkzaamheden achteraf in rekening gebracht worden. 

Let op:

AllUnited heeft alvast enkele banen ingesteld als voorbeeld.

 

Je kunt eenvoudig kiezen deze instellingen te veranderen naar gelang de situatie op jouw vereniging/ park.

Ref: 572 / 2024-03-28

9.6.2 - Stap 1 – Situatieschets Club maken

Situatieschets Club voor baan en locatie overzichten en reserveren/ afhangen. 

Voordat er begonnen kan worden met AllUnited Advantage                  
Stellen wij voor dat verenigingen eerst de banen situatie bij hun vereniging schetsen.
Dit kan gemakkelijk door de volgende vragen te beantwoorden en op een A4 te schrijven. 

1.      Hoeveel en wat voor type banen zijn er op de club aanwezig?

Bijvoorbeeld:

Indoor/hal           2                            (Sponsorbaan 1, Sponsorbaan 2)*

Gravel                  4

Smashcourt         1

Padel                    1

*Zijn er banen met (sponsor)namen, noteer deze dan.

 

2.      Wat zijn de openingstijden per type baan en op welke dagen?

Bijvoorbeeld:

Ma – vr                 08:00 uur – 22:00 uur

za – zo                  09:00 uur – 17:00 uur

 

3.      Op welke uren zijn er verschillen op deze banen?

Denk hierbij aan de beschikbare tijd om te tennissen of welke groepen zijn toegestaan om te tennissen.

Zijn hier beperkingen op leeftijd? 

Bijvoorbeeld:

Baan 1                  8:00 uur – 13:00 uur                        alle leden en vrijwilligers

Baan 1                  14:00 uur – 22:00 uur                      Winterleden

OF

Baan 1                  8:00 uur – 19:00 uur                        0-99 (leeftijd)

Baan 1                  19:00 uur – 22:00 uur                      18-99 (leeftijd)

4.      Hoe lang mogen leden met x aantal personen spelen?

Bijvoorbeeld:

1 persoon            –            30 minuten          (2 x *15 min)

2 personen          –            45 minuten          (3 x *15 min)

3 personen          –            60 minuten          (4 x *15 min)

4 personen          –            90 minuten          (6 x *15 min) 

Deel deze minuten naar een gemene deler. In dit voorbeeld *15 minuten. Deze tijdsaanduiding zijn je SLOTS. Let op dat een slot minimaal 10 minuten moet bedragen.

Zijn er specifieke tijden dat mensen langer mogen spelen per slot, geef deze dan ook aan.

 

Van 8:00 – 13:00 uur                                                     Van 13:00 – 22:00 uur

1 –          30 minuten (2 x 15 min)                                1 –          15 minuten (2 x 15 min)

2 –          45 minuten (3 x *15 min)                               2 –          30 minuten (3 x *15 min)

3 –          60 minuten (4 x *15 min)                               3 –          60 minuten (4 x *15 min)

4 –          90 minuten 6 x *15 min)                                4 –          60 minuten 6 x *15 min)

 

5.      Wanneer de app in gebruik is moet voor het definitief reserveren van een baan vanaf een mobile telefoon het IP adres van de vereniging bekend zijn 

Via www.whatsmyip.com kan dit worden achterhaald.

 

6.      Hoe lang van tevoren moet een lid aanwezig zijn om een baan definitief te reserveren?

Bijvoorbeeld:

60 minuten

7.      Situatie: iemand hangt zijn baan niet definitief af na vooraf gereserveerd te hebben. De baan komt vervolgens ….. minuten voor de starttijd vrij om te reserveren.

Bijvoorbeeld:

15 minuten.

 

8.      Mogen leden zelf een baan kiezen of moet het systeem een baan toe wijzen, nadat de spelers een ondergrond hebben gekozen.

A)     Zelf banen kiezen

B)     Systeem banen laten toewijzen aan de hand van ondergrond

 

9.      Wilt de vereniging naast het afhangen van banen ook gebruik maken van het vooraf reserveren van banen?

Nee. -> klaar.

Ja -> Hoeveel dagen mag je vooruit reserveren via web/app/terminal. (van 0 - ? )

 

Klaar, met deze basis instellingen kun je je banen instellen. 

Ref: 563 / 2024-03-28

9.6.3 - Stap 2a – Logo toevoegen aan je afhangbord

Menupad: Systeem beheer > instellingen > API instellingen
Vanaf dit scherm is het mogelijk om de opmaak van de Terminal binnen AllUnited Advantage 
aan te passen.

fireshot_capture_39_demo_allunited_https___pr01.allunited.nl_.png

Verenigingslogo in de terminal aanpassen
Het is mogelijk om het logo in de terminal aan te passen.
Dit gaat via een link naar de afbeelding  om deze link te maken.

Om deze link aan te maken moet de afbeelding eerst bekend zijn in het systeem 
Dit gaat via een artikel.

Maak een artikel aan en plaats hierin het club logo en druk op bewaren Zie: 16.2.2.2 - Artikelen Maken en Wijzigen voor meer informatie over de editor
zodra de afbeelding is opgeslagen ga terug naar het artikel en ga naar het afbeelding toevoegen scherm.

 fireshot_capture_40_master_dv01_https___dv01.allunited.nl_.png

 Selecteer de afbeelding via image list of via de filepicker 
De link die vervolgens in de bron staat is de link die nodig is voor het club logo

 fireshot_capture_41_master_dv01_https___dv01.allunited.nl__1.png

Plaats deze link in het club logo venster bij de Api instelling.

Het club logo in de terminal is nu aangepast

Tip: Voor de mooiste oplossing is een transparante PNG gewenst. 

Let op: worden de kleuren of je logo niet ge-update, stuur dan even een ticket in. 

Ref: 564 / 2024-03-28

9.6.4 - Stap 2b - Vormgeving en kleuren aanpassen

Het is mogelijk om de kleuren van de terminal binnen AllUnited Advantage aan te passen

Dit wordt gedaan bij Menupad; Systeembeheer > Alle instellingen > API instellingen 

 fireshot_capture_45_demo_allunited_https___pr01.allunited.nl_.png

bij het invoerveld kleuren kunt u bepaalde welke kleuren u wilt gebruiken

Kleur 1 wordt gebruikt voor de header binnen de terminal.
Kleur 2 wordt gebruikt voor de vensters binnen de terminal.

De kleur wordt bepaald via een hex code. Meer over hex codes op hier.
zodra de Hex code met de juiste kleur is ingevuld kan op bewaren geklikt worden op de aanpassingen toe te passen.

Ref: 565 / 2024-03-28

9.6.5 - Stap 3a – Systeem inrichten (Baantypes)

Voordat er nieuwe banen toegevoegd kunnen worden moet er locatiegroepen(baantypes) aangemaakt worden.

Bijvoorbeeld er wordt een nieuwe baan aangemaakt deze valt onder het baantype gravel 
Het baantype gravel moet eerst wel aangemaakt zijn voordat dit kan.
Standaard zijn de baantypes: Gravel, padel, en smashcourt aanwezig.

Bij Menupad: planning > Instellingen >  Locatiegroep 
Kunnen er nieuwe baantypes ingesteld 

 

Klik op de Voeg toe knop om een Locatiegroep (baantype) toe te voegen  
Vul vervolgens de locatiegroepcode in dit is de code voor de baan en kan achteraf niet meer veranderd worden 
ook het veld locatiegroepen moet ingevuld worden hier wordt de naam van de locatiegroep(baantype)bepaald.

Het veld relaties is nog in ontwikkeling en wordt op dit moment nog niet gebruikt.

Zodra de locatiegroepcode en locatiegroepen is ingevuld kan er op bewaren geklikt worden om de locatiegroep(baantype) officeel aan te maken

Ref: 566 / 2024-03-28

9.6.6 - Stap 3b – Banen aanmaken

Er kunnen natuurlijk nieuwe banen worden toegevoegd aan AllUnited Advantage.
Dit kan bij Menupad: Planning > instellingen > Locaties

Voor meer informatie over locaties Zie: 9.7.2 - Locaties

 

Ref: 567 / 2024-03-28

9.6.7 - Stap 4 – Restricties maken voor reserveringen

Als leden banen kunnen reserveren, kan er natuurlijk ook een limiet voor gelden.

Dit kun je instellen bij  Menupad: Planning > instellingen >  AfhangbordRestricties.

Max open reserveringen: Hiermee voorkom je dat leden misbruik maken door teveel reserveringen (tegelijk) doorvoeren.  Zet deze dan op 1.

Voor meer informatie Zie: 9.7.5 - Reserveer restricties

Ref: 568 / 2024-03-28

9.6.8 - Stap 5 – Baan & speelschema’s maken

Binnenkort beschikbaar.

9.6.9 - Stap 6 – Tijdelijke passen van de KNLTB activeren.

Bekijk de video

Of volg de omschrijving:

Zorg dat alle pasnummers bekend zijn.
Ga naar de BackOffice van jouw AllUnited systeem en klik op
Menupad: Relaties > Relaties beheren > + Relatie (groene knop)

Let op: dat jij de juiste autorisaties hebt om deze instellingen aan te passen.

Vul het veld “bedrijfsnaam in met bijvoorbeeld: Tijdelijke KNLTB pas (117417)
zet vervolgens het  relatietype op Tijdelijk. Vul nog wel de fictieve achternaam, voornaam en voorletters in, indien er gecontroleerd wordt op leeftijd (speelrecht op bepaalde tijden), dan dien je ook een fictieve geboortedatum te noteren

Ga naar het tabblad Activiteiten.

Voeg de activiteit “tennis spelend lid toe” of een soort gelijke Activiteit zoals wedstrijd lid seizoen 2017.
Dit doen we niet om een pas in een seizoen in te schrijven maar zodat het veld bondsnummer tevoorschijn komt wanneer er op controle/bewaren wordt gedrukt.

 fireshot_capture_107_demo_allunited_https___pr01.allunited.nl_.png

 Klik op bewaren

Dan verschijnt er een Bondnummer ingave veld. 

 fireshot_capture_108_demo_allunited_https___pr01.allunited.nl_.png

Geef hier het pasnummer in.
Als het eerste cijfer van het pasnummer een 0 is komt deze te vervallen. 
(bijvoorbeeld: 04851 wordt 4851)

LET OP: Verwijder daarna de activiteit weer onder Activiteiten per seizoen. Zet een vinkje onder het prullenbakje en klik onderin op bewaren.

LET OP: Het Relatietype "Tijdelijk" moet nog éénmalig toestemming krijgen om af te hangen in de instellingen van het afhangbord. Dit doe je door deze toe te voegen aan de toegestane groepen in het baanschema.

Menupad: Planning > Instellingen > Planningoverzicht/Afhangbord instellingen > Wijzigen > Afhangbord > Toegestane groepen > Tonen > Voeg toe  

 

Veelgestelde vraag:

Worden KNLTB passen uit vorige jaren automatisch geblokkeerd? 

Antwoord: Vanaf 2019 werkt de KNLTB met passen die langer dan 1 jaar geldig zijn. AllUnited controleert of aan de pas een actief lidmaatschap hangt. Zo niet, dan kan er niet meer afgehangen worden.

Tijdelijke passen zijn niet gekoppeld aan tijd. Deze blijven actief totdat ze gedeactiveerd worden op de relatiekaart.

 

Ref: 570 / 2024-03-28

9.6.10 - Banen blokken voor onderhoud of andere zaken.

Banen blokken voor onderhoud, training of andere zaken (extra) 

Bekijk de film:

 

Wil je banen blokkeren voor onderhoud of andere zaken? Ga naar je AllUnited systeem.
PLANNING -> Reserveringen.

Klik linksboven op “nieuwe reservering”.

Voor een eenmalige blokkade/reservering welke niet herhaald wordt,
kies je een datum en tijd. Kies bij de relatie eventueel een persoon die de reservering maakt en een locatie/baan.
Plaats eventueel een opmerking.

En klik op bewaren.

Voor een eenmalige blokkade/reservering welke herhaald dien te worden,
volg je alle bovenstaande stappen en klik je bij herhaal op tonen. 

 

 fireshot_capture_97_test2_dv01_https___dv01.allunited.nl_.png
Kies je herhaling in de Pop-up en kies het aantal herhalingen of een einddatum.
Vergeet bij herhaling niet het bolletje voor de einddatum te kiezen!

Ref: 571 / 2024-03-28

9.6.11 - Veelgestelde vragen bij afhangen

9.6.11.1 - Onbespeelbare baan

1.) Bezoek Planning > Instellingen > Planningoverzicht / Afhang-instellingen  knop 'Wijzigen'. Selecteer het juiste rooster door achter het rooster op 'Verder' te klikken.

2.) Bij de betreffende baan kan 'Onbeschikbaar' worden aangevinkt, gevolgd door 'Bewaren'.

3.) Test de gedane instellingen door in te loggen. In het baanoverzicht is de betreffende baan op onbeschikbaar gezet.

 

Tip: Vergeet de status onbeschikbaar niet uit te zetten zodra de baan weer beschikbaar is.

Ref: 573 / 2024-03-28

9.6.11.2 - Instellen tijdsperiode verwijderen van reservering

Leden moeten in staat zijn om hun reserveringen te allen tijde te verwijderen. Dit kan ingevoerd worden door de volgende stappen.

1.) Bezoek Planning > Instellingen > Planningoverzicht / Afhang-instellingen - knop 'Wijzigen'. Selecteer het juiste rooster door achter het rooster op 'Verder' te klikken.
2.) Pas het rooster aan door het veld onder 'Blokkeer verwijderen' leeg te laten.
3.) Door op 'Bewaren' te drukken, worden de gedane aanpassingen opgeslagen.

Ref: 577 / 2024-03-28

9.6.11.3 - Blokkeren van leden voor afhangen

Hoe blokkeer ik leden voor het afhangbord. Zie in deze film hoe je personen blokkeert voor het afhangbord / planbord. 

Op leeftijd blokkeren?

 1.) Bezoek Planning > Instellingen > Planningoverzicht / Afhang-instellingen - knop 'Wijzigen'. Selecteer het juiste rooster door achter het rooster op 'Verder' te klikken.

2.) Kies voor 'Tonen' onder 'Toegestane groepen' onder de benodigde tijdsregel. Eén van de variabelen is 'leeftijd vanaf' en 'leeftijd t/m'.

3.) Door op 'Bewaren' te drukken, worden de gedane aanpassingen opgeslagen.

Ref: 578 / 2024-03-28

9.6.11.4 - Aanpassen tijdsduur op basis van aantal spelers

1.) Bezoek Planning > Instellingen > Planningoverzicht / Afhang-instellingen - knop 'Wijzigen'. Selecteer het juiste rooster door achter het rooster op 'Afhangbord' te klikken.

2.) Het veld tijdsduur: de tijd die je hier kiest bepaalt, wanneer een nieuwe reservering kan beginnen. Je zou deze bijv. op 15, 30 of 60 (minuten) kunnen zetten. Klik daarna op controle EN verander gelijk de speeltijden bij spelers aantal slots (tonen). Het veld tijdsduur is hier ook aan gekoppeld.

Het veld tijdsduur is ook gekoppeld aan de speeltijden (spelers aantal slots)


3.) Regel verwijderen? Door in de eerste kolom de prullenbak van de regel aan te vinken, wordt de regel verwijderd als de aanpassingen worden opgeslagen (stap 4 en 5)
4.) Sluit het venster door op 'sluiten' te drukken.
5.) Door op 'Bewaren' te drukken, worden de gedane aanpassingen opgeslagen.

In onderstaand voorbeeld is bij tijdsduur 15 minuten ingesteld:

Gaten in bezetting? 
Voorbeeld 1: Stel alle speeltijden (2,3 en 4 spelers) in op 60 minuten. Kies vervolgens een tijdsduur van 60 minuten en zorg dat de Tijd vanaf (zie schermprint, 08:00) op een heel uur staat. Er ontstaan geen gaten meer. Zet het veld werkwijze op vaste tijden. TIP: je kunt aanvullend een aantal banen laten beginnen om 08:00 en een aantal andere banen op 08:30. Op deze manier is er toch flexibiliteit voor de leden.

Voorbeeld 2: Stel de speeltijd voor 2 spelers in op 30 minuten en de speeltijd voor 3 en 4 spelers op 60 minuten. Kies vervolgens een tijdsduur van 30 minuten en zorg dat de Tijd vanaf op een heel uur staat. Er ontstaan mogelijk gaten van 30 minuten, maar dan kunnen 2 spelers de baan op.

Voorbeeld 3: Stel de speeltijd voor 2 spelers in op 30 minuten en de speeltijd 3 en 4 spelers op 45 minuten. Kies vervolgens een tijdsduur van 15 minuten en zorg dat de Tijd vanaf op een heel uur staat. Er ontstaan mogelijk gaten van 15 minuten. Leden kunnen deze 15 minuten wel reserveren, maar zullen dit meestal niet doen.


Ref: 579 / 2024-03-28

9.6.11.5 - BaanOverzicht op de website

Als vereniging kan de actuele baanbezetting op de website getoond worden.
Dit is mogelijk voor zowel verenigingen die de website van AllUnited gebruiken of dit faciliteren via een andere leverancier. 
De werkwijze om dit overzicht binnen de websites te tonen, zijn wel verschillend.

Binnen de website van AllUnited dient een bepaald type pagina te worden aangemaakt
Voor websites van andere leveranciers wordt gewerkt met iframes.

1) Voor de werkwijzen refereren wij naar Zie: 16.2.1.8.1 - Planning Overzicht

Ref: 605 / 2024-03-28

9.6.11.6 - Vertraagtijd per baan instellen

Liggen je banen verder weg van het clubhuis en moeten leden enige tijd lopen? 
Stel een vertraagtijd in zodat zij de gehele speelduur kunnen tennissen. Dit kun je per baan verschillend instellen. 
Standaard staat de vertraagtijd op 0 minuten bij alle banen. 
Stel dat een baan 3 minuten lopen is, kan je bij een baan 5 minuten vertraagtijd instellen. 
Op deze wijze hebben de leden alle tijd om rustig naar hun baan te gaan zonder zich te moeten haasten ten kosten van hun speeltijd.

Als volgt aan te passen: 
1.) Bezoek Planning > Instellingen > Planningoverzicht / Afhang-instellingen - knop 'Wijzigen'. Selecteer het juiste rooster door achter het rooster op 'Verder' te klikken.
2.) Stel de benodigde vertraagtijd in door de  '0' in de kolom 'Vertraagtijd' aan te passen. 
3.) Kies voor 'Bewaren' om de gedane aanpassingen op te slaan. 

Met bovenstaande handelingen worden voor alle banen dezelfde vertraagtijd gerekend. 
Stel dat u dit slechts bij baan 5 en 6 wil toepassen? 
1.) Bezoek Planning > Instellingen > Planningoverzicht / Afhang-instellingen - knop 'Wijzigen'. Selecteer het juiste rooster door achter het rooster op 'Verder' te klikken.
2.) Pas 'Neem over van' achter 'Baan 6' aan van 'Baan 1' naar 'Baan 5'. Dit heeft als gevolg dat 'Baan 5' een eigen afhangbordrooster ontvangt in een aparte regel.
3.) Stel de benodigde vertraagtijd achter 'Baan 5' in door de '0' in de kolom 'Vertraagtijd' aan te passen. 

4.) Kies voor 'Bewaren' om de gedane aanpassingen op te slaan.

Tip! Mocht dit bij één baan gelden, kunt u deze stappen herhalen met één aanvullende stap (tussen stap 3 en 4). 
Alvorens de aanpassingen worden bewaard, plaats 'Neem over van' bij 'Baan 6' terug naar 'Baan 1'.
Door deze werkwijze hoeft u de nieuwe regel niet zelf handmatig van vulling te voorzien maar wordt deze automatisch gevuld met het reeds bekende rooster.

Ref: 741 / 2024-03-28

9.6.11.7 - Directe afhang periode aanpassen

Alléén van toepassing bij afhangen op de club. Dit is dus niet web reserveren! 

Binnen ons systeem is de periode in te stellen tot wanneer banen worden aangeboden om af te hangen.
Standaard staat deze periode op 180 minuten.  

Wat betekent dit?
 
Stel een lid logt in en de komende vier uur zijn er geen banen vrij in verband met een toernooi. 
In dat geval kan het lid geen banen afhangen, daar er de komende 3 uur geen banen beschikbaar zijn.
Mocht deze periode op 300 minuten staan, kan het lid een baan afhangen welke over 4 uur beschikbaar is. 

Deze periode is als volgt aan te passen: 
1.) Bezoek Planning > Instellingen > Planningoverzicht / Afhang-instellingen - knop 'Wijzigen'. Selecteer het juiste rooster door achter het rooster op 'Verder' te klikken.
2.) Stel de benodigde periode in door de '180' in de kolom 'Direct afhangperiode' aan te passen. 
3.) Kies voor 'Bewaren' om de gedane aanpassingen op te slaan. 

Let op:

Indien leeg -> Onbeperkt vooruit reserveren

Indien 0 -> Geen limiet, dus vooruit afhangen niet mogelijk. Dit is niet aan te raden, omdat dan als alle banen bezet zijn er niet achter afgehangen kan worden 

 Tijd in minuten -> Tijd vanaf NU tot einde in minuten (max 999)

Tip: zet deze tijd minimaal op dubbelspeeltijd + 5 minuten.

Ref: 742 / 2024-03-28

9.6.11.8 - Beperking op aantal actieve reserveringen

  • Stap 1: Volg het menupad Planning > Instellingen > Afhangbordrestricties - 'Wijzigen'
  • Stap 2: Voer bij 'Max open reserveringen een '1' in, gevolgd door de knop 'Bewaren'.
Ref: 628 / 2024-03-28

9.6.11.9 - Inloggen voor gebruikers via de terminal

Op veler verzoek is de functie toegevoegd om met je pasje (knltb of tijdelijke pas*) gelijk in het beheerscherm te komen. Deze functie is vooral handig als je op de dag zelf een baanreservering (training/toernooi etc.) wilt verwijderen/wijzigen of toevoegen. Haal je pasje door de kaartlezer en klik 3x op logo AllUnited. Kies daarna voor beheer. 

  • Stap 1: Personen die dit moeten kunnen, moeten de functie hebben die is ingesteld via Planning -> Instellingen -> Planningoverzicht / Afhanginstellingen -> Wijzigen ->
    Bovenin staat Baanbeheerder functie. Meestal is de functie Beheerder Afhangbord. Een functie toekennen, gaat via de relatiekaart.
  • Stap 2: Druk drie keer (binnen één seconde) rechtsonder op het AllUnited logo
  • Stap 3: Kies voor 'Beheer'
  • Stap 4: De backoffice van AllUnited opent zich.
  • Stap 5: Voer jouw reserveringen of wijzigingen door.

* Als je een tijdelijke pas gebruikt, moet je bij Stap 1 niet de functie Beheerder Afhangbord gebruiken, omdat deze functie wordt uitgewisseld met de bond en de bond tijdelijke passen niet herkent. Maak in dit geval een nieuwe functie aan, bijv. baanbeheer en koppel deze functie aan de tijdelijke pas en/of andere personen die dit moeten kunnen.

Let op!
Om misverstanden te voorkomen: het banen blokken/vrijgeven via de computer (thuis) is ongewijzigd. Deze nieuwe functionaliteit is dus alleen voor personen die op de club op de terminal een baan moeten blokken of vrijgeven voor training/toernooi/competitie etc.

 

Ref: 629 / 2024-03-28

9.6.11.10 - Uitzetten e-mail bevestiging bij reserveringstype

Ontzettend handig dat je een automatische bevestiging ontvangt als er een reservering wordt aangemaakt of wordt gewijzigd. Maar dat geldt niet als je aan het testen bent. Ga je een aantal testen doen, kan je deze berichtgeving (tijdelijk) uitzetten.

  • Stap 1: Volg het menupad Planning > Instellingen > Reserveringstypes - 'Wijzigen'
  • Stap 2: Vink de kolom 'E-mail bevestiging' uit, gevolgd door 'Bewaren'.

Klaar met testen? Vergeet deze kolom niet weer aan te vinken.

Ref: 630 / 2024-03-28

9.6.11.11 - Reservering herhalen op meerdere locaties

Ja, dat kan.

  • Stap 1: Volg het menupad Planning > Reserveringen & Afhangen - 'Nieuwe reservering' (bovenin)
  • Stap 2: Kies voor het relatietype 'Baanonderhoud'
  • Stap 3: Via 'Herhaal instellingen' en 'Meerdere locaties' is de gewenste situatie te realiseren.
Ref: 631 / 2024-03-28

9.6.11.12 - Kan ik mijn (sponsor)banen hernoemen?

Standaard worden de banen getiteld als baan 1, baan 2, etc.
Indien deze benamingen aangepast dienen te worden, bijvoorbeeld bij sponsorbanen, kan onderstaand stappenplan worden gevolgd.

1.) Volg het menupad Planning > Instellingen > Locaties - 'Selecteren'
2.) Kies voor 'Wijzigen' zonder iets in te vullen in het selectiescherm
3.) Alle locaties zijn zichtbaar en in de kolom 'Locatie' kan je de namen hernoemen.
4.) Aanpassingen zijn op te slaan door beneden voor 'Bewaren' te kiezen.

Of bekijk onze instructievideo


Ref: 632 / 2024-03-28

9.6.11.13 - Kan lid reservering verwijderen op de dag zelf

De ene vereniging wenst dat afgehangen reserveringen niet door de leden zelf zijn te verwijderen. 
De andere vereniging wenst dit wel. 
Standaard staat ingesteld dat alle leden eigen afgehangen reserveringen kunnen verwijderen. 
Alleen degene die de reservering heeft gemaakt (de hoofdreserveerder), kan deze verwijderen. 

Wil je dat alleen gebruikers zijn geautoriseerd om afgehangen reserveringen kunnen verwijderen? 

  • Stap 1: Volg het menupad Planning > Instellingen > Planningsoverzicht / Afhanginstellingen - 'Wijzigen'.
  • Stap 2: Kies achter het beoogde rooster voor 'Verder'
  • Stap 3: Pas 'Blokkeer verwijderen' van '0' dag naar '1' aan, gevolgd door 'Bewaren'.

Het is nu niet meer mogelijk om eigen afgehangen reserveringen te verwijderen zonder tussenkomst van een baanbeheerder, deze moeten gestopt worden. Zie hiervoor: Zie: 9.7.12 - Stopzetten van lopende reservering

Ref: 633 / 2024-03-28

9.6.11.14 - Apart rooster indien accomodatie gesloten

Ja, dit is inderdaad de correcte werkwijze. Het systeem selecteert het benodigde actieve rooster van boven naar beneden, gebaseerd op de datum. Het standaard rooster staat onderaan dus het rooster wat als eerste overeenkomt, wordt geactiveerd.

  • Stap 1: Volg het menupad Planning > Instellingen > Planningsoverzicht / Afhanginstellingen - 'Wijzigen'.
  • Stap 2: Kies voor 'Voeg toe' om een nieuw rooster aan te maken
  • Stap 3: Voeg de 'Omschrijving', 'vanaf datum' en 't/m datum' toe en vink 'Gesloten' aan. Druk vervolgens op 'Bewaren'.

Als dit rooster boven het standaard schema staat, wordt de accommodatie op gesloten gezet op de vermelde 'vanaf datum' en 't/m datum.

Ref: 634 / 2024-03-28

9.6.11.15 - Hoe kan ik bijdubbelen

Bijdubbelen is eenvoudig.

Wanneer je wil bijdubbelen, dien je de pas van de hoofdreserveerder (eigenaar van de reservering) door te halen.
Deze moet immers akkoord gaan met het bijdubbelen. 
Wanneer je zijn pasje doorhaalt, kun je de reservering opzoeken en aanpassen door nieuwe mensen toe te voegen door het doorhalen van de nieuwe spelerspassen. 

 

Ref: 664 / 2024-03-28

9.6.12 - Gebruikersprofielen Banen reserveren

De juiste rechten uitdelen

Standaard leden mogen slechts afhangen/inschrijven en/of reserveren. Sommige leden of vrijwilligers mogen echter meer. 
Denk hierbij aan het inplannen van baanonderhoud of lessen, meerdere locaties in één reservering, terugkerende reserveringen voor een langere periode of het aanpassen van bepaalde relaties binnen een reservering. 

Wil je een persoon meer rechten geven, dan kan dit geregeld worden door een gebruikersprofiel toe te wijzen aan deze persoon. Om een gebruikersprofiel aan iemand te kunnen toewijzen, moet de persoon gekoppeld worden of beschikken over een AllUnited gebruiker.

Het toewijzen van rechten en het aanmaken van gebruikers kan gedaan worden door de systeembeheerder(s) binnen de vereniging.
AllUnited is niet op de hoogte welke personen binnen de vereniging welke rechten mogen hebben. 
Daarbij geeft dit toegang tot de data waar de vereniging eigenaar van is. 

FAQ - In onze eerdere afhangsysteem beschikten wij over algemene beheerderspassen. Welke oplossing heeft AllUnited hiervoor? 
Je kunt hiervoor tijdelijke passen gebruiken (of een KNLTB-pas van een lid ) en daar bijvoorbeeld het gebruikersprofiel "banen reserveren" aan koppelen.
Een algemeen profiel met de gewenste rechten kan de systeembeheerder zelf aanmaken. Dit kan bijvoorbeeld zijn ‘BAANBEHEER’ of ‘TRAINER’ ,waarmee de desbetreffende groep kan inloggen om de benodigde handelingen uit te kunnen voeren. 
Let op! Het nadeel van de algemene adressen is wel dat de logboeken minder gedetailleerd zijn en dat deze gegevens niet openbaar bekend moeten worden. 

Stappenplan voor systeembeheerder - Gebruikers toevoegen

Stap 1: Log in op de AllUnited backoffice
Stap 2: Ga naar Systeembeheer > Gebruikers en klik bovenin op ‘+ Gebruiker’
Stap 3: Vul de benodigde velden in

  • Gebruikersnaam: unieke naam voor deze gebruiker waarmee wordt ingelogd
  • Naam: naam van de gebruiker
  • Afkorting: code voor de logboeken
  • E-mail: email van de gebruiker
  • (Optioneel) Telefoon: telefoonnummer van de gebruiker. Dit is voor de supportdesk handig om contact op te nemen.

Stap 4: Voer jouw wachtwoord in onder "Jouw eigen wachtwoord" en voer een bij "Initieel wachtwoord" het eerste wachtwoord voor de gebruiker in.
Jouw eigen wachtwoord dient hier als controle. Het initiële wachtwoord is het wachtwoord wat de gebruiker bij de eerste keer inloggen invoert en vervolgens zelf persoonlijk maakt (wij hanteren meestal het wachtwoord "welkom01"). 

Stap 5: Voeg onder gebruikersprofiel het gewenste profiel toe, bijvoorbeeld ‘Banen reserveren’.

Stap 6: Klik onderaan op "Bewaren en terug". Vanaf dit moment kan de gebruiker inloggen in de backoffice.

(Optioneel) Stap 7: Voeg op de relatiekaart van het persoon de gebruikersnaam in (via Relaties > Relaties beheren) om het systeem te laten weten welk lid (of relatie) bij deze gebruiker hoort. Mocht je vereniging beschikken over een AllUnited website, dan kan deze persoon ook via de website in de backoffice komen. 

Stap 8: stel de gebruiker op de hoogte van de benodigde inloggegevens, waar/hoe zij kunnen inloggen en wat ze hiermee kunnen.

FAQ - Kan ik op een manier testen welke rechten ik geef aan een gebruiker? 
Hiervoor raden we aan om een test gebruiker aan te maken. Dit doe je als volgt:
1. Ga naar Systeem beheer > Gebruikers en klik op “+Gebruiker”.
2. Vul de volgende informatie in voor de nieuwe gebruiker:

  • Naam: TEST
  • Afkorting: TE
  • E-mail: voer hier jouw eigen emailadres
  • Stel bij ‘Gebruikersprofiel’ het gewenste profiel(en) in

3. Klik op de knop “Bewaren” om de gebruiker aan te maken.

Je kunt nu inloggen als de test gebruiker, zo kan je goed zien welke rechten het gebruikersprofiel exact heeft en of er bijvoorbeeld nog rechten ontbreken.
De test gebruiker mag je laten staan voor een volgende keer, uiteraard kan deze ook verwijderd worden om de gebruikerslijst schoon te houden.

De inlogprocedure

Inloggen voor de gebruikers is op verschillende manieren mogelijk:

  • Inloggen via de backoffice
  • Inloggen via de verenigingswebsite
  • Inloggen op de terminal (bij de vereniging)

Inloggen via de backoffice
Via www.allunited.nl/beheer kan je rechtstreeks inloggen in de backoffice. 

capture.png
Hier moeten de volgende velden ingevuld worden:

  • Club: de Systeemnaam van de vereniging
  • Gebruiker: de unieke gebruikersnaam voor de gebruiker
  • Wachtwoord: initiële of persoonlijke wachtwoord van de gebruiker

FAQ - De inlogvelden staan in het Engels. Hoe kan dat?
Dit heeft te maken met de instellingen van de browser waarmee de gebruiker op de website komt. Dit zorgt ervoor dat de velden automatisch worden vertaald naar het Engels. Dit heeft verder geen effect op de werking, de gebruiker dient dit zelf aan te passen in de browser als zij dit niet willen. Hier heeft AllUnited geen invloed op.

FAQ - Hoe kan een gebruiker een wachtwoord aanvragen?
Dit kan op de volgende manier: Vul de velden ‘Systeemnaam’ en ‘Gebruikersnaam’ in en klik daarna op de knop ‘Vraag nieuw wachtwoord aan’.
Als de invoer correct is, wordt een nieuw tijdelijk wachtwoord  verstuurd naar het bekende e-mailadres van de gebruiker.

Na het aanvragen van een nieuw wachtwoord komt er een melding in beeld. Wanneer de aanvraag is gelukt verschijnt de melding "Er is een nieuw wachtwoord verstuurd naar ‘[email adres van de gebruiker].". Het tijdelijke wachtwoord kan vervolgens worden gebruikt om mee in te loggen. 
Als de aanvraag niet is gelukt zal de melding aangeven wat hier de reden voor is geweest.

 capture2.png

Inloggen via de verenigingswebsite

Indien de vereniging beschikt over een website van AllUnited, kunnen leden en gebruikers hierop inloggen. Wanneer de gebruikersnaam aan het lid is gekoppeld (DIT IS ZEER BELANGRIJK - zie hoofdstuk 1 - stap 7: gebruikers toevoegen) en er wordt ingelogd met de gebruikersnaam, dan verschijnt er na het inloggen een directe link richting de backoffice. Dit verschijnt dus niet als je met je emailadres, relatienummer of iets anders inlogt.

Deze link is automatisch beschikbaar wanneer je vanuit het backoffice systeem op het wereldbolletje rechts boven aan klikt (naast het poppetje).

Als een gebruiker succesvol  is ingelogd dan is deze link via het uitgeklapte menu te vinden welke verschijnt door op de knop ‘Account’ te klikken. 
In dit uitgeklapte menu staat de optie ‘Ga naar de AllUnited backoffice’. Door hierop te klikken komt de gebruiker direct in de backoffice terecht.

capture3.png

Inloggen op de terminal (bij de vereniging)
Als er een afhangbord/terminal scherm in het clubhuis hangt, dan kan de gebruiker ook via deze terminal in de backoffice inloggen.

Stappenplan - inloggen op het afhangbord/terminal

Deze functie is vooral handig als je op de dag zelf een baanreservering (of training/toernooi etc.) wilt toevoegen, wijzigen of verwijderen. 

Stap 1: Personen die dit moeten kunnen, moeten de functie hebben die is ingesteld via Planning -> Instellingen -> Planningoverzicht / Afhanginstellingen -> Wijzigen -> 
Bovenin staat Baanbeheerder functie. Meestal is de functie Beheerder Afhangbord of Baanbeheerders (nieuw naan te maken). Een functie toekennen, gaat via de relatiekaart.

Stap 2
: Haal je pasje door kaartlezer, druk 3 keer (binnen één seconde) rechtsonder op het AllUnited logo
Stap 3: Kies voor 'Beheer'
Stap 4: De backoffice van AllUnited opent zich.
Stap 5: Voer jouw reserveringen of wijzigingen door.

FAQ - In onze eerdere afhangsysteem beschikten wij over algemene beheerderspassen. Welke oplossing heeft AllUnited hiervoor? 
Je kunt hiervoor tijdelijke passen (of een knltb-pas van een lid) gebruiken en daar bijvoorbeeld het gebruikersprofiel ‘banen reserveren’ aan koppelen.
Een algemeen profiel kan zijn ‘BAANBEHEER’ of ‘TRAINER’ waarmee de desbetreffende groep kan inloggen om de benodigde handelingen uit te kunnen voeren.
Het nadeel van de algemene adressen is wel dat de logboeken minder gedetailleerd zijn en dat deze gegevens niet openbaar bekend moeten worden. 

FAQ - Wat doet de knop ‘Herstart applicatie’ bij het afhangbord/terminal?
Met deze optie wordt het afhangbord ververst binnen de browser. In sommige gevallen werkt deze oplossing efficiënter dan de stekker eruit en erin. 
>> De terminal even van de stroom halen i.c.m. de (internet) router ook even van de stroom te halen, lost vrijwel alle problemen op.

FAQ - Er komt op het afhangbord/terminal alleen een venster naar voren met de knoppen ‘Herstart applicatie’ en ‘Sluiten’. De knop ‘Beheer’ komt hier niet in voor?
De persoon is niet ingelogd in de terminal en ziet daarom alleen de openbare mogelijkheden. 
De knop ‘Beheer’ wordt alleen getoond indien een persoon is ingelogd in de terminal. Meer informatie klik hier.

FAQ - Is het ook mogelijk om te kiezen voor ‘Log in met account’ en dan in te loggen met mijn gebruikersnaam en wachtwoord?
Ja, ook dit wordt ondersteund. Indien de gebruikersnaam niet is gekoppeld aan een lid, zullen ‘Eerste vrije baan’ en ‘Baanoverzicht’ leeg blijven. 
Deze koppeling kan worden gelegd door de gebruikers met ledenadministratie rechten 

Banen reserveren

Wat kan je met dit profiel? 
De terminal voorziet standaard slechts over de baanbezetting voor een beperkte tijd.

Met dit profiel kan je in de backoffice: 

- verder vooruitkijken in de baanbezetting
- meer details bekijken van de deelnemers
- aanpassen van de reserveringen (of afgehangen reserveringen)
- verder in de tijd reserveren of afhangen
- meerdere banen tegelijkertijd
- herhalen voor een langere periode
- andere reserveringstypes doorvoeren
- verwijderen van gedane reserveringen & afhangen
- andere locaties dan de banen reserveren (via planningsoverzicht)

Eenmaal ingelogd, beschikt de gebruiker via het backoffice menu over een beperkt aantal mogelijkheden. 

 capture5_1.png
- Planning > Planningsoverzicht
Overzicht van alle locaties met alle geplande activiteiten. 
Of je deze handelingen kan uitvoeren, is afhankelijk van de hoeveelheid autorisaties. 

- Planning > Reserveringen & afhangen
Overzicht van alle banen met alle reserveringen.
De handelingen komen grotendeels overeen met het ‘Planningsoverzicht’.
Vandaar dat we slechts vanuit deze optie de zaken toelichten. 


We kiezen voor Planning > Reserveringen & afhangen.
We komen op een overzichtspagina met bovenin een menu, gevolgd door filter mogelijkheden en de baanbezetting. 

We starten met de baanbezetting en de filtermogelijkheden.
In het overzicht zijn alle reserveringen zichtbaar verdeeld over alle aanwezige locaties.
Binnen de filter mogelijkheden kan een andere dag worden gekozen.
Op de eerste rij betreffen de eerste paar knoppen de eerstvolgende dagen, gevolgd door de mogelijkheid om een exacte datum te kiezen. 
Met ‘ververs’ is het mogelijk om de data te verversen. Dit zal in praktijk weinig worden gebruikt, daar dit veelal automatisch plaats vindt.

Op de tweede rij kan op een specifieke locatie worden gefilterd.
Met de twee iconen kan je wisselen tussen een lijst- of kalenderweergave. 
Met de tijdsaanduiding kan je aangeven hoe jouw overzicht getoond dient te worden. 
120 minuten verzorgt een kleiner schema dan 15 minuten. 

 capture4.png

Een nieuwe reservering toevoegen kan via het bovenste menu.

Hier zijn de volgende opties mogelijk:
- Nieuwe reservering: het toevoegen van nieuwe reserveringen (& afhangen)
- Zoeken reserveringen: het zoeken naar een specifieke reservering
- Afhangen: (web, lokaal) / nieuwe reservering / mijn reserveringen
- Afhangbord: Gaat direct naar de terminal 

capture6.png

Nieuwe reserveringen zijn toe te voegen door bovenin te klikken op '+ Reservering'. 
Hierbij verschijnen de volgende mogelijkheden: 

Reserveringsnummer -  uniek nummer van de reservering welke automatisch door het systeem wordt toegewezen

Reserveringstype - Bepaalt aan welke voorwaarden de reservering moet voldoen. Deze mogelijkheden worden bepaald door de systeembeheerder. 
Reserveringsbron - Geeft aan waar de Reservering vandaan komt (backoffice of de terminal)
Datum - Datum waarop de reservering plaats vindt
Herhaal instellingen - Optie om te gebruiken indien de reservering een terugkerend karakter heeft
Tijd vanaf & t/m - start en eind tijd van de reservering
Relatie - Contactpersoon bij de reservering. Dit kan een verplicht veld zijn, afhankelijk van de instellingen achter het relatietype.
Locatie - Op welke locatie de reservering plaats vindt
Meerdere locaties - de mogelijkheid om 1 of meerdere locaties bij een reservering te voegen
Opmerkingen - Interne opmerkingen bij de reservering
Controle -  Controleert of alle informatie correct is ingevuld
Bewaren - Sla de reservering op

FAQ - Op welke wijze wordt de relatie op de hoogte gesteld als ik op deze wijze een reservering toevoeg?
Deze reservering kan worden ingezien via de terminal (of AllUnited website, app of nieuwsbrief)
Daarnaast kan bij het reserveringstype worden ingesteld dat er automatisch een e-mail bevestiging wordt verstuurd naar de betrokkenen. 
Dit is in te stellen door de systeembeheerder en is per vereniging verschillend. 

FAQ - Hebben jullie een voorbeeld ter beschikking hoe ik baanonderhoud kan toevoegen? 
Hiervoor is een instructievideo video beschikbaar. 

FAQ - Hoe kan ik als gebruiker meer rechten ontvangen?
Meer rechten kan je aanvragen via de systeembeheerder(s) van de vereniging.

Ref: 625 / 2024-03-28

9.6.13 - LED verlichting

Om de LED verlichting te activeren, dienen een drietal zaken te worden geregeld. 

Stap 1: Stel de LED-leverancier op de hoogte
Zowel aan de kant van AllUnited als van de LED-leverancier dienen zaken ingericht te worden. De eerste stap is om de leverancier op de hoogte te stellen van de benodigde informatie. Dit kan je direct mailen naar jouw leverancier. Let op: vraag de LED-leverancier ook gelijk wie de inrichting van Meshlink doet. De banen moeten namelijk toegevoegd worden in Meshlink om gekoppeld te worden met AllUnited.

Leverancier - Lumosa
E-mail Lumosa

Leverancier - SPORT technologies
E-mail SPORT technologies

Leverancier - AAA-LUX BV
E-mail AAA-Lux


Leverancier - Philips Perfect Play
https://www.signify.com/nl-nl/contact

Al in gebruik?
Mail dan de volgende informatie:
- verenigingsnummer (KNLTB nummer van de vereniging)
- per wanneer jullie van start gaan (om de reserveringen leeg te maken) 

Nieuwe gebruiker? 
Mail dan de volgende informatie: 
- verenigingsnummer (KNLTB nummer van de vereniging)
- baannummers in combinatie met het type ondergrond
- contactpersoon vanuit de vereniging (inclusief email & telefoonnummer)
- per wanneer jullie van start gaan

Stap 2: In AllUnited kun je de banen toewijzen aan de leverancier
Volg Planning > Instellingen > Locaties - knop 'Selecteren. 
Er verschijnt een selectiescherm waar we niets invoeren en gelijk voor de knop 'Wijzigen' kiezen.
Beschikt jouw vereniging over veel locaties, kan je in dit selectiescherm een filter toepassen om de resultaten te verfijnen. 

We krijgen een overzicht van alle locaties in dit systeem. 
Onder de kolom 'Verlichting' wordt gekozen voor 'Tonen', waardoor een venster zich opent. 
Kies hier voor jullie leverancier en de baancode. De klantcode wordt door AllUnited ingevoerd (stuur hiervoor een ticket in).
Kies voor Meshlink voor verlichting. Dit betreft nl de algemene Meshlink koppeling waar Lumosa, Sport technologies, AAA-lux en ook Philips mee werken.
Sluit het venster via 'Sluiten' en vervolg dezelfde actie bij de overige locaties waar LED-verlichting actief is. 
Zodra de juiste locaties zijn voorzien van de LED-verlichting, kan je de aanpassingen opslaan door beneden voor 'Bewaren' te kiezen.

FAQ - Hoe bemachtig ik de klantcode indien deze nog onbekend is?
Deze informatie is op te vragen bij de KNLTB. Dit is het verenigingsnummer.
Dit nummer is ook te vinden via https://mijnknltb.toernooi.nl/find/club

FAQ - Wat betekent baancode / nummer?
Dit betreffen de unieke nummers die de LED-leverancier meegeeft om de baan aansturing te verzorgen. 
Bij de meeste leveranciers komt dit overeen met de baannummering. 
Deze codes zijn op te vragen bij de LED-leverancier.

FAQ - Mijn leverancier staat er niet bij. 
Dat betekent dat we nog geen koppeling hebben met deze leverancier. 
Lumosa, Sport technologies, AAA-Lux en Philips hebben wij nu via de Meshlink API gekoppeld.
Meshlink (https://meshlink.nl/)  is een standaard API waar ook andere LED-leveranciers zich op kunnen aansluiten.


Stap 3: 
 In AllUnited kun je ook de type verlichting instellen
Volg Planning > Instellingen > Reserveringstypes - knop 'Wijzigen'.
Er verschijnt een overzicht van alle soorten reserveringen. 
In de kolom 'Leverancier lichttypecode' kan de lichtsterkte worden bepaald. 
Dit betreffen vaste keuzes. 
Kies voor 'Bewaren' zodra alle reserveringstypes van een lichttype zijn voorzien.

Update november 2020:
Er is nu een koppeling met bevestiging op het Afhangbord op de club. Dus dat de lampen alleen aangaan als er bevestigd is. Zet hiervoor een vinkje bij Lichten alleen bij bevestiging aanzetten. Let op: dit vinkje moet aan staan voordat nieuwe reserveringen gemaakt worden.

Geen vinkje? De lampen gaan dan altijd aan, tenzij een lid de reservering verwijderd of de reservering in de backoffice verwijderd wordt.


ledd.jpg

FAQ - Hoe weet ik welke lichtsterkte een lichttype is? 
Deze informatie is op te vragen bij de leverancier.
Ondanks de vaste waarden kan dit per leverancier afwijken. 
https://www.centrecourt.nl/themas/accommodaties/verlichting

FAQ - Wat gebeurt er als ik het veld 'leverancier lichttype' leeg laat? 
Dan wordt het veld gevuld met een standaard waarde. 
In de meeste gevallen betreft dit 'Normaal'.

FAQ - Wat moet er worden ingevuld als een locatie niet van verlichting voorzien dient te worden? 
Indien een locatie niet van verlichting voorzien dient te worden, kan voor het type 'Onbeschikbaar' worden gekozen.

FAQ - Wat doet AllUnited en wat doet de LED-leverancier?
AllUnited stuurt alléén de reserveringen door. Alle andere zaken, zoals bijvoorbeeld hoe lang blijven de lampen aan nadat de speeltijd verlopen is, regelt de LED-leverancier.

FAQ - Tot wanneer kan ik wijzigingen maken aan de schema's?
De reserveringen (bijv. competitie, training etc.) worden rond 23:00 door ons doorgestuurd voor de dag er op. Daarna sturen we alleen wijzigingen op de dag zelf door. Hier zitten ook banen bij die leden afhangen.

FAQ - Heeft wel/niet bevestigen (van een online reservering) op het Afhangbord invloed op aansturing verlichting via Meshlink
Wel of niet bevestigen van een reservering heeft hier geen invloed op.
Alleen een verwijdering van de reservering (door lid of via backoffice) wordt aan Meshlink doorgestuurd.

In alle andere gevallen blijft de reservering gewoon staan in Meshlink.

 

Bovenstaande zaken ingericht? 
Dan ben je klaar en regelt de koppeling tussen AllUnited en de LED-leverancier de rest. 

Ref: 636 / 2024-03-28

9.7 - Instellingen planning

Menupad: [Planning] > [Instellingen]


Onderstaande keuzes worden dan getoond.

 

Locatiegroep Zie: 9.7.1 - Locatiegroep
Locaties Zie: 9.7.2 - Locaties
Afhangbordrestricties Zie: 9.7.5 - Reserveer restricties
Reserveringtypes

Hier kan een type Reservering worden aangemaakt. 
Denk hierbij aan bijvoorbeeld een reserveringstype onderhoud waarbij.
kan gekozen worden of deze bijvoorbeeld verplicht een relaties nodig heeft en of deze relaties ook een email bevestiging krijgen.

Planningoverzicht / afhang-instellingen Zie: 9.7.8 - Planningoverzicht/ afhang-instellingen

 

 fireshot_capture_115_stan_allunited_https___pr01.allunited.nl_.png

 

Als de planning wordt ingericht voor het plannen van locaties via de website, dan dient er ook een pagina aangemaakt te worden voor het plannen. Deze kan er als volgt uit zien.

 

 

 

Op de website wordt deze pagina dan als volgt getoond.

 

Ref: 453 / 2024-03-28

9.7.1 - Locatiegroep

Via het menupad: [Planning] > [Instellingen] > [Locatiegroep] kunnen de locatiegroepen vastgelegd worden.

Dit zijn bijvoorbeeld alle velden/banen met dezelfde ondergrond.


Onderstaand scherm wordt dan getoond.

fireshot_capture_16_test2_dv01_https___dv01.allunited.nl_.png

 

Hier wordt een groepscode vastgelegd met daarachter de naam van de groep. Als er een verantwoordelijke relatie is voor die groep, dan kan deze ook vastgelegd worden.

 

 

Ref: 454 / 2024-03-28

9.7.2 - Locaties

Menupad: [Planning] > [Instellingen] > [Locaties] > [Selecteren]

Het is de bedoeling dat bij de locaties alle locaties komen.

Deze transactie is nog in ontwikkeling.

Dit kunnen de volgende zaken zijn.

  • Velden
  • Bestuurskamers
  • Kleedkamers
  • Kantine
  • Ligboxen van boten

Via het selectiescherm kan een keuze gemaakt worden van welke locaties de instellingen getoond moeten worden.

 

 

Ref: 452 / 2024-03-28

Locaties

Menupad: Planning  > Instellingen > Locaties

Na het selectiescherm worden de locaties getoond.

Deze transactie is in ontwikkeling. Het kan zijn dat nog niet alle wijzigingen in de handleiding zijn doorgevoerd.

Onderstaand scherm wordt getoond.

fireshot_capture_17_test2_dv01_https___dv01.allunited.nl_.png

De tabel plaatsen is relevant bij bijvoorbeeld watersport verenigingen. Als moet worden geregistreerd in welke box een boot ligt. Ook de afmetingen van de box zijn dan relevant om te bepalen of een boot in een box past.

Deze plaats kan dan bij de activiteitenscherm bij de activiteitenhistorie geselecteerd worden.

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm.
Locatiecode Hier wordt een zelf gekozen code voor de locatie ingegeven. Het is niet mogelijk een locatiecode achteraf te wijzigen.
Sorteer Hiermee is het mogelijk een sortering van de volgorde van de locaties aan te geven.
Locatie Dit is de omschrijving van de locatie.
Locatiegroepen Indien er gebruik wordt gemaakt van locatiegroepen, dan kan hier de groep gekozen worden.
Act.hist.plaats Als dit veld is aangevinkt dan wordt de locatie bij de activiteiten historie als een extra veld toegevoegd. Dit wordt bijvoorbeeld door watersportverenigingen gebruikt om aan te geven waar een boot ligt.
Veld Als dit wordt aangevinkt, dan kan het gebruikt worden om een veld te reserveren
Thuisveld Als dit wordt aangevinkt, dan kan het gebruikt worden om een thuisveld te reserveren
Kleedkamer Als dit wordt aangevinkt, dan kan het gebruikt worden om een kleedkamer te reserveren
Agenda Als dit veld wordt aangevinkt dan is het mogelijk om via de agenda een ruimte te reserveren
Lessen/cursussen Hiermee kan voor een les/cursus/evenement een reservering worden gemaakt.
Benaming bond Als een veld bij de bond onder een andere naam bekend is, dan kan deze hier aangegeven worden.
Activiteit Hier kan worden aangegeven bij welke activiteit een locatie relevant is.
Categorie Hier kan worden aangegeven bij welke categorie een locatie relevant is.
Lestype/cursustype Voor welk lestype/cursustype geldt de locatie.
   
Factor 1 Een factor waarmee extra informatie kan worden toegevoegd. Bijvoorbeeld de lengte van een ligbox.
Factor 2 Een factor waarmee extra informatie kan worden toegevoegd. Bijvoorbeeld de breedte van een ligbox.
Factor 3 Een factor waarmee extra informatie kan worden toegevoegd. Bijvoorbeeld de hoogte van een ligbox.
Waarde 1 Extra veld voor informatie. Bijvoorbeeld aan welke steiger ligt een boot.
Waarde 2 Extra veld voor informatie
Waarde 3 Extra veld voor informatie
Waarde 4 Extra veld voor informatie
Waarde 5 Extra veld voor informatie
Checkbox 1 Extra vinkjes om keuzes te maken. Bijvoorbeeld moet de maat van de boot of de maat van de box gebruikt worden om de prijs te berekenen.
Checkbox 2 Extra vinkjes om keuzes te maken
Checkbox 3 Extra vinkjes om keuzes te maken
Checkbox 4 Extra vinkjes om keuzes te maken
Checkbox 5 Extra vinkjes om keuzes te maken
IP adres

Wanneer de app in gebruik is moet voor het definitief reserveren van een baan vanaf een mobile telefoon het IP aderess van de vereniging bekent zijn. Als reseveringen via de app een mogelijkheid
moet zijn vul hier het ip adress van de vereniging in 

Ref: 109 / 2024-03-28

9.7.3 - Afhangbord Terminal

Indien de vereniging beschikt over een afhangterminal, kan deze gebruikt worden om af te hangen.
Hieronder een instructie hoe een geautoriseerd persoon een baan kan reserveren/afhangen via de terminal. 

 

afhangposter_voor_naast_de_terminal_1.png

Eenmaal ingelogd, komt een persoon op onderstaand scherm. 
Extra personen zijn toe te voegen door de passen door de paslezer te halen. 
Via 'Eerste vrije baan' krijgen de inlogde personen de eerstvolgende baan te zien welke beschikbaar is. 
Via 'Baanoverzicht' ontvangen de ingelogde personen een overzicht van alle banen. 
Via 'Mijn reserveringen' zijn alle openstaande reserveringen van de inlogde personen inzichtelijk. 
Indien er geen reserveringen actief zijn, blijft deze knop grijs. 

fireshot_capture_106_afhangbord_allunited_http___afhangbord.allunited.nl_demo___dashboard_.png

Voor Gebruikers van de backoffice is er ook nog een extra scherm beschikbaar.
Hiermee kunnen aanpassingen in de backoffice gedaan worden op de terminal. 
Als dit goed is ingesteld ([manual 629]) kun je ook beheer banen via de terminal doen.
Haal je pasje door kaartlezer en klik  3 keer (binnen 1 seconde) rechtsonder op het AllUnited logo. 

Vervolgens wordt onderstaand scherm getoond.

fireshot_capture_111_afhangbord_allunited_http___afhangbord.allunited.nl_demo___dashboard_.png 

Hier zijn twee opties.
Herstart applicatie: Dit start de terminal opnieuw op. Dit zal geen gevolgen hebben voor banen die zijn afgehangen of reserveringen die zijn gemaakt.
Als er een probleem is met de terminal, kan een herstart van de applicatie het probleem vaak oplossen.
Beheer: Wanneer deze knop wordt geselecteerd, zal er een backoffice scherm worden getoond. Gebruikers kunnen hierdoor inloggen op onze backoffice. Hierdoor zijn gebruikers in staat om andere soorten reserveringen (baanonderhoud, lessen, e.d.) in te plannen zodat deze banen al langer van tevoren zijn gereserveerd. Leden zijn daardoor niet in staat dubbele boekingen door te voeren. 

Ref: 608 / 2024-03-28

9.7.4 - Reserveren en afhangen vanaf de backoffice

Het is mogelijk om binnen AllUnited het afhang bord te gebruiken voor het afhangen en reserveren van banen.
Dit artikel zal uitleggen hoe vanaf de backoffice een baan gereserveerd of afgehangen kan worden.

Het afhangbord voor banen kan gevonden worden bij
Menupad: Planning > Reserveringen & afhangen

Eenmaal hier is dit scherm te zien.

 fireshot_capture_59_test_dv01_https___dv01.allunited.nl_.png

Hier is een overzicht te zien van alle reserveringen en afgehangen banen.

Vandaag t/m Do Bij de knoppen vandaag t/m de knop donderdag kan er gefilterd worden op dagen door te klikken op een van de knoppen.
in het veld rechts van de knoppen kan een datum ingevuld worden om te filteren op een specifieke dag.
Ververs Als op deze knop wordt gedrukt wordt het schema opnieuw geladen en zijn de nieuwste aanpassingen te zien.
 Filter locatie Hiermee kan er gefilterd worden op de locatie die is geselecteerd Zie: 9.7.2 - Locaties voor meer informatie over locatie's aanmaken.
 fireshot_capture_61_test_dv01_https___dv01.allunited.nl_.png

Door op deze knoppen te drukken kan gewisseld worden tussen de weergave mode van het afhang bord.
De linker knop geeft een lijst weergave
De rechter knop geef een kalender weergave

 Zoomniveau fireshot_capture_62_test_dv01_https___dv01.allunited.nl__1.png Dit veld is alleen aanwezig op de kalender weergave. 
Hiermee kan in minuten ingesteld worden in wat voor tijdsdelen de kalender moet worden verdeeld.
Er kan gekozen worden uit 15/30/60/120 minuten, de lay-out van de kalender zal zich hierop aanpassen.

 Boven in het scherm bevinden zich ook de volgende tabbladen 

Nieuwe Reservering

 fireshot_capture_93_test_dv01_https___dv01.allunited.nl_.png

In het "Nieuwe Reservering" scherm kunnen er nieuwe reserveringen worden gemaakt ongeacht van tijd of datum.
Een gebruiker kan alles zelf bepalen.

Datum en Tijd Hier kan de datum en de tijd van de reservering worden ingevuld.
 Reserveringtype  Hier kan de het Reserveringtype gekozen worden voor meer informatie hierover 
Herhaal instellingen

Als hier op geklikt wordt geeft het de optie om de reservering herhalend terug te laten komen. 

Bij Maandelijks kan gekozen worden of de herhaling 1 keer per maand terug komt er kan gekozen worden uit een bepaalde dag (bijvoorbeeld de 23st dag van de maand) of voor de eerste maandag/dinsdag/etc. van de maand.
Bij Wekelijks komt de herhaling elke week terug en kunnen dagen uit de week gekozen worden.

Het veld Einde herhaling geeft de optie om te kiezen wanneer een herhaling stopt met herhaalt worden,
hier kan een stop datum worden ingevuld of een X aantal keer dat de herhaling gedaan moet worden.

Periode geen herhaling
In dit veld kan een uitzonderingsperiode worden ingevuld wanneer de herhaling NIET plaatsvind.
Bijvoorbeeld rond kerst (24 december t/m 1 januari ) op deze dagen zal de herhaling niet plaats vinden en pas weer verder gaan zodra de t/m datum is behaald.

fireshot_capture_95_test2_dv01_https___dv01.allunited.nl_.png
Let op: als je Einddatum gebruikt, klik dan óók het rondje ervoor aan.

Relatie  Hiermee kan een relatie verbonden aan de reservering het kan zijn dat dit verplicht is door het Reserveringstype.
Locatie  Hier kan de Locatie van de reservering gekozen worden.
Meerdere Locaties Als hierop geklikt wordt kunnen er meerdere locaties voor de reservering gekozen worden.
 Opmerking Eventueel kan er een opmerking achtergelaten worden over de reservering.

 Wanneer er twee reserveringen op de zelfde locatie rond de zelfde tijdplaats vinden zal er een melding worden getoond dat er een
conflict plaatsvindt.

fireshot_capture_96_test2_dv01_https___dv01.allunited.nl_.png

Zoek Reserveringen.

 fireshot_capture_76_test_dv01_https___dv01.allunited.nl_.png

Op dit scherm kan gezocht worden naar Reserveringen die zijn geplaatst of al zijn geweest
Via het selectie scherm kunnen filters worden toegepast door bijvoorbeeld alleen op Reserveringen 
van een bepaald Reserveringtype te zoeken.

Afhangen

Het afhang scherm lijkt qua functionaliteit erg op het "Nieuwe Resevering" scherm. Alleen is het Afhangen scherm wel gebonden
aan de regels die zijn ingesteld bij Planningoverzicht / Afhang-instellingen Zie: 9.7.8 - Planningoverzicht/ afhang-instellingen .

fireshot_capture_80_test_dv01_https___dv01.allunited.nl_.png

Bij speler 1 t/m 4 kunnen relaties worden gekozen om bij de reservering/afhang toe te voegen.
Vervolgens kan er op de knop nieuwe reservering worden geklikt om een tijdstip te kiezen voor de reservering.
Als het tijdstip op dit moment is / binnen enkele minuten zal er afhangen staan. 
Zo niet dan zal de baan gereserveerd worden 

 fireshot_capture_87_test_dv01_https___dv01.allunited.nl_.png

 

Ref: 583 / 2024-03-28

9.7.5 - Reserveer restricties

Meer detailinformatie over dit onderwerp kun je hier vinden

===

Menupad: Planning > Instellingen > Afhangbordrestricties

Ref: 586 / 2024-03-28

9.7.6 - Totaal Vrijwilligerspunten

In deze transactie wordt vastgelegd hoeveel vrijwilligerspunten een lid moet verzamelen gedurende een seizoen. Dit is alleen belangrijk als de bardienstmodule wordt gebruikt.

Menupad: Systeem beheer > Alle Instellingen > Totaal vrijwilligerspunten (onder de kop Algemeen)

fireshot_capture_21_test2_dv01_https___dv01.allunited.nl_.png

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Leeftijd vanaf De leeftijd vanaf deze regel geldt. Daarmee is het mogelijk om jonge kinderen en de zeer ouderen uit te sluiten voor bardienst.
Activiteit Activiteit waarvoor deze regel bedoeld is. In de meeste gevallen is het niet nodig hier iets in te geven. Alleen bij een omnivereniging, waarbij de bardiensten per sport verschillend zijn is het nodig per activiteit een instelling te doen. De activiteiten staan in: Zie: 3.5.3 - Activiteiten (tabel)
Bereken vanaf De maand vanaf wanneer de punten berekend moeten worden. Wordt hier gekozen voor 01-01 dan loopt het seizoen voor de bardiensten vanaf 1 januari tot en met 31 december.  Er wordt dus altijd een jaar opgeteld bij de deze datum om het einde van de periode te berekenen. 
Peildatum leeftijd Peildatum om de leeftijd te bepalen. In dit voorbeeld is de leeftijd die iemand op 1 januari van het jaar heeft, bepalend voor het aantal te behalen vrijwilligerspunten.
Totaal vrijwillgerspunten Totaal aantal punten dat een verwilliger moet verzamelen die bij die leeftijd hoort. 
Familie's optellen Punten van familie bij elkaar optellen. Bij veel verenigingen nemen de ouders de vrijwilligers diensten van de kinderen over. In dat geval moet hier het veld families optelllen aangevinkt worden.

Het gehele proces van de bardienstmodule staat beschreven in:

Ref: 56 / 2024-03-28

9.7.7 - Weergave groepen

Hier kan een nadere definiëring van bijvoorbeeld teams worden vastgelegd. Deze groepsindeling kan dan op de website worden gebruikt om de teams te groeperen. Bij het team kan dan een keuze gemaakt worden voor één van deze groepen.

Via het menupad: [Systeem beheer] > [Alle Instellingen] > [Weergave groepen] wordt onderstaand scherm getoond.

 

Veldnaam 

Omschrijving

Indien dit veld wordt aangevinkt, wordt deze regel verwijderd bij het bewaren van de mutatie
Weergave groepcode Dit is de code waaronder de groep wordt vastgelegd
Groep sorteer Met deze sortering wordt de volgorde op de website vastgesteld
Weergave groep Dit is de omschrijving van de groep, zoals deze dan ook op de website wordt getoond
Splitsen per activiteit Indien er meerdere activiteiten voor een team zijn bijvoorbeeld hockey en zaalhockey of voorjaars en najaarscompetitie, dan wordt op de website getoond om welke activiteit het gaat als dit veld wordt aangevinkt

 

 

Ref: 413 / 2024-03-28

9.7.8 - Planningoverzicht/ afhang-instellingen

Menupad: [Planning] > [Instellingen] > [Planningoverzicht/ Afhang-instellingen]

Onderstaand scherm wordt getoond. Het is mogelijk om meerdere roosters te maken. Bij voorkeur bij meerdere roosters geen overlap in vanaf datum en t/m datum dagen. Behalve in het weekend, zie schermprint. Periode aansluiten is het beste.

standaard
rooster.jpg

voorbeeld met 2 roostersweekend.jpg

In dit scherm worden de planningsperioden vastgelegd. Dit zijn de perioden waar een lid een baan kan afhangen. Op het eerste scherm wordt vastgesteld vanaf welke datum en op welke dagen van de week de planningsperiode telt.

LET OP: Als u dit aanvinkt wordt de planningsperiode verwijderd zodra er op bewaren wordt geklikt. Er is geen Undo!
Omschrijving Hier kan de planningsperiode worden omschreven
Vanaf datum t/m datum Hier kan bepaald worden welke vanaf en t/m datum de planningsperiode telt (bij voorkeur geen overlap, behalve bij weekend)
Gesloten Hier besloten worden dat er binnen deze planningsperiode niet afgehangen kan worden.
Dag van de week Hier kan bepaald worden op welke dagen de planningsperiode telt.
 KNOP AFHANGBORD  Via deze knop kan bepaald worden welke banen open zijn, wat speeltijden zijn, wie er mag afhangen etc. [manual 593]
 Neem over van:  Hiermee kan het afhangrooster van een andere planningsperiode worden overgenomen


Algemene instellingen:

algemeen.jpg

Het is mogelijk om met je pasje* gelijk in het beheerscherm van het afhangbord op de club te komen. Deze functie is vooral handig als je op de dag zelf een baanreservering (training/toernooi etc.) wilt verwijderen/wijzigen of toevoegen. Het is dus niet verstandig om een week- of maandplanning op deze manier via terminal in te voeren. Dit kun je het beste via de computer doen, op de bekende manier, gaat veel sneller. 

Baanbeheerder functie:
Baanbeheerders, groundsman of trainer(s) kunnen banen blokken/vrijgeven door eerst hun pasje door de kaartlezer te halen en 3x op logo AllUnited te klikken. Daarna kiezen ze voor beheer en komen ze in het beheerscherm. Als andere personen dit ook moeten kunnen, moet (bijvoorbeeld) de functie Beheerder Afhangbord (verenigingszaken) aan deze personen worden toegewezen via relatiekaart. Voeg daar de functie toe (net zoals bijvoorbeeld functie penningmeester, voorzitter etc. toekennen).

Om misverstanden te voorkomen: het banen blokken/vrijgeven via de computer (thuis) is ongewijzigd. Deze nieuwe functionaliteit is dus alleen voor personen die op de club op de terminal een baan moeten blokken of vrijgeven voor training/toernooi/competitie etc. 

 * je kunt desgewenst ook inloggen via Afhangen zonder pas . Klik hiervoor op deze tekst op het afhangbord in het eerste open vakje en klik daarna 3x op logo AllUnited.

Blokkeer functie:
Sommige leden mogen om bepaalde redenen niet afhangen. Als je het op de nieuwe manier in regelt, wordt de blokkeer melding direct getoond nadat de (leden)pas door de kaartlezer is gehaald. Dit is sneller dan voorheen en voorkomt bovendien misverstanden bij het lid zelf. Je kunt een tekst per persoon opgeven, zoals bijvoorbeeld je hebt nog niet betaald of nog geen bardienst opgegeven. Wil je meer info hoe dit ingesteld kan worden:

Afmeld/waarschuw tijd
Als leden te lang wachten met het maken van een keuze verschijnt een melding (aflopend in seconden) dat het startscherm getoond gaat worden. De afmeld- en waarschuw tijd is nu zelf aan te passen via Planning -> Instellingen -> Planningoverzicht / Afhanginstellingen -> Wijzigen

Introducees:
Dit is een premium module waarbij leden, binnen voorwaarden club, makkelijk introducees kunnen toevoegen. Betaling verloopt achteraf. Meer informatie over verschillende mogelijkheden Introducees informatie

Standaard baansortering planbord
Op het Afhangbord kunnen leden kiezen uit de knop 1e vrije baan óf de knop baanoverzicht. Als zij voor de laatste optie kiezen, kan het zijn dat zij niet alle banen zien (ze vergeten op het touchscreen naar beneden te ‘vegen’). In AllUnited kun je nu instellen om de baansortering op beschikbaarheid te zetten. De eerst beschikbare banen staan dan bovenaan.

Pagina's (bovenin beeld)
Op het Afhangbord zijn ook eigen lokale advertenties mogelijk. Op deze pagina wordt uitgelegd hoe dit in zijn werk gaat.

Web reserveren: dag begint niet om 0:00
Het is mogelijk dat niet tot middernacht gewacht hoeft te worden om een baan te reserveren. Baan online reserveren (niet meer wachten tot na middernacht)

Toon QR code:
De QR wordt getoond op het Afhangbord op de club. Dit is nieuwe functionaliteit die later in 2023 wordt uitgerold.

Ref: 456 / 2024-03-28

9.7.9 - Afhangrooster

💡 Lees ook dit artikel op MijnAllUnited over online reserveren met tips opgedaan in coronatijd.

===
Blok Planningperiode

baanrooster11.jpg

Veld Omschrijving

Omschrijving

Omschrijving van welke periode dit is 
Verslagperiode       De periode tussen deze 2 datums waar deze regels voor gelden.
Dag van de week    Binnen de voorgaande datums, op welke dagen van de week deze regels gelden
Knop "Eerste vrije baan" uitschakelen Wordt gebruikt op Afhangbord op de club. Zie uitleg verderop dit artikel.
Planningbord basistijd    Tijd waar het planningbord in de BackOffice mee begint (Planning -> Planningoverzicht of Planning -> Reserveringen & Afhangen of vereniging-specifiek menulabel) 
Zoomniveau Hoe veel tijd ieder blok op het planningbord in de BackOffice bevat. Advies: 60 minuten.
Groepsleutelveld Zet deze op locatie bij tennis/padel.

 

 

Knop "Eerste vrije baan" uitschakelen  
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm.

Tijd vanaf 

Tijd t/m 

Vul beide velden in met een tijd om een periode te creëren waar in de knop "Eerste Vrije Baan" op de terminal niet zal werken. Let op: Deze tijden laten overlappen met de functie "Reserveren via baanoverzicht uitschakelen" is onlogisch en zal ongewenste situaties opleveren.

Er kunnen meerdere regels met verschillende tijden toegevoegd worden. Bijvoorbeeld van 10:00 tot 12:00 en van 18:00 tot 20:00. 

Als je een regel toevoegt maar de velden leeg laat, wordt deze functie geactiveerd voor de gehele dag.

Voeg toe  Met de knop Voeg toe kan een nieuwe regel met tijdsvelden worden toegevoegd

 

Blok 'Locaties' 

LET OP: maak de hele regel af, zie schermprint, scrol zeker helemaal naar rechts!


Standaard Afhangbordrooster met 1 tijdblok:


Schermprint niet leesbaar? Ga op schermprint staan met muis en klik rechtermuis in, kies open afbeelding in nieuw tabblad.baanrooster22.jpg

Standaard Afhangbordrooster met 2 tijdblokken:
tijdrest1.jpg

Let op: in bovenstaand voorbeeld zijn 2 tijdblokken ingesteld. Dit heeft te maken met verschillende restricties ingesteld via Planningcontrole. Vaak mag er overdag meer gereserveerd worden dan in de piektijden. Als er niet gewerkt wordt met een wachttijd of andere restricties dan volstaat in de meeste situaties 1 tijdblok. 

tijdrest2.jpg

Afwijkende instellingen voor bepaalde banen:

In de meeste gevallen wordt baan 1 ingesteld en bij alle andere banen maak je dan gebruik van de functie Neem over van baan 1. Als je wilt dat bepaalde banen afwijkende regels hebben (bijv. baan 1-4 alleen afhangen op de club en baan 5-9 online reserveren + afhangen op de club) dan zul je naast baan 1 een andere baan moeten inregelen. Hoe dat werkt, staat hier beschreven:

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm.
🚩 In de meeste gevallen moet je deze functionaliteit niet gebruiken.
Locatie Hier wordt de locatie gekozen, waarvoor de planning wordt gemaakt.
Volgorde Hiermee is het mogelijk een sortering van de volgorde van de locaties aan te geven. 
Voorbeeld: je kunt zo baan 3 bovenaan zetten i.p.v. baan 1. Baan 3 wordt hierdoor ook als eerste baan toegewezen.
Niet beschikbaar Indien dit veld is aangevinkt, dan is de locatie niet beschikbaar voor reservering.
Neem over van Indien er voor een andere locatie al een planning is gemaakt, dan kan deze hier overgenomen worden.
Voeg toe Met de knop voeg toe kan een nieuwe locatie toegevoegd worden.
Dagrooster  LET OP: maak de hele regel af, scrol zeker naar rechts!
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm.
🚩 In de meeste gevallen moet je deze functionaliteit niet gebruiken.
Tijd vanaf Tijdstip vanaf de planning geldig is.
Tijd tot en met Eindtijd van de planning. Vanaf dat tijdstip kan weer een nieuwe planning gemaakt worden. In bovenstaand voorbeeld is er een verschil tussen de dag en de avond. Let op: deze eindtijd (in voorbeeld 19:00) is een harde grens. Verstandig is dus deze in te stellen op een rustig moment, dus niet om 19:00. Als je om 18:30 afhangt voor een uur kan dat dus niet, kan maar een half uur. Gebruik je andere planningscontroles, laat dan de eindtijd van de ene afhangbordroosterregel niet overlappen met de begintijd van de volgende afhangbordregel. In dit voorbeeld is 19:00 zowel de eind- als begintijd, beter is om hier 07:59 - 18:59 en 19:00 - 23:00 of 08:00 - 19:00 en 19:01 - 23:01 van te maken. Dit feature is er eigenlijk meer voor parksluiting (bijv. onderhoud), i.p.v. overlappende roosters.
Tijdsduur Als je verschillende tijden hebt voor single en dubbels dan ontkom je (online) niet aan gaten. Op de club heb je daar geen last van, maar online wordt er gekeken naar de beschikbare blokken. Wat je wel kunt doen, is 'spelen' in het rooster met dit veld tijdsduur. De tijd die je hier kiest bepaalt, wanneer online een nieuwe reservering kan beginnen. Je zou deze bijv. op 15 of 30 minuten kunnen zetten. Klik daarna op controle EN verander de speeltijden bij spelers aantal slots. Het veld tijdsduur is hier nl ook aan gekoppeld.

Gaten in baanbezetting? Zie: 9.6.11.4 - Aanpassen tijdsduur op basis van aantal spelers
 🚩 Werkwijze

Hier kan gekozen worden voor vaste tijden, alleen afhangen of beide. 

Toelichting per werkwijze: 

- Alleen afhangen: Er wordt geen rekening gehouden met de tijdsloten met betrekking tot het baanaanbod. Er kan alleen worden afgehangen en niet vooruit worden gereserveerd.
Staat een lid in het clubhuis en haalt deze zijn of haar pas door de paslezer, kan het lid per direct afhangen inclusief de gerechtigde speelduur. Op de minuut nauwkeurig afhangen waardoor de baanbezetting optimaler wordt. Bijvoorbeeld van 13:02  tot 14:02 dubbelen of 20:18 tot 20:48 uur enkelen. 

- Vaste tijden: Er wordt wel rekening gehouden met de tijdsloten met betrekking tot het baanaanbod. Er kan zowel worden afgehangen als vooruit worden gereserveerd. 
Staat een lid in het clubhuis en haalt deze zijn of haar pas door de paslezer, kan het lid afhangen per het eerstvolgende tijdslot inclusief de gerechtigde speelduur. Bijvoorbeeld 13:00 tot 14:00 uur | 13:10 tot 14:10 dubbelen of 20:10 tot 20:40 | 20:20 tot 20:50 uur enkelen.

- Beide: Indien leden de eerste vrije baan aanvragen, wordt er geen rekening gehouden met de tijdsloten. Vragen leden banen op in de toekomst (vooruit reserveren), wordt er rekening gehouden met de vaste tijdsloten. Let op: als je wilt dat een (online) reservering bevestigd moet worden op de club, vul dan ook het veld Lokaal bevestigen en Vrij voor overname in.

Vertraagtijd

Liggen je banen verder weg van het clubhuis en moeten leden enige tijd lopen? 
Stel een vertraagtijd in zodat zij de gehele speelduur kunnen tennissen. Dit kun je per baan verschillend instellen. 
Standaard staat de vertraagtijd op 0 minuten bij alle banen. 
Stel dat een baan 3 minuten lopen is, kan je bij een baan 5 minuten vertraagtijd instellen. 
Op deze wijze hebben de leden alle tijd om rustig naar hun baan te gaan zonder zich te moeten haasten ten kosten van hun speeltijd.
Let op: dit is dus niet een wachttijd om doorhangen te voorkomen. Meer info hier.

Vooruit direct afhangen limiet

Alléén van toepassing bij afhangen op de club. Dit is dus niet web reserveren! 
Dit veld heeft alleen betrekking op direct afhangen op de club (zo snel mogelijk de baan op) en geeft het tijdblok aan waar binnen een reservering gemaakt kan worden. Advies is dubbeltijd + 5 minuten zodat als alle banen vol zijn er achter afgehangen kan worden.

Dit werkt i.c.m. knop eerste vrije baan en ook knop baanoverzicht. Als je knop baanoverzicht gebruikt, kun je kiezen of je gelijk de baan op gaat of op een later moment. Aan dit laatste is geen limiet in te stellen. 

Tijd in minuten: Tijd vanaf NU tot einde in minuten (max 999) 

Leeg: Onbeperkt vooruit afhangen 

0: Geen limiet, dus vooruit afhangen niet mogelijk. Dit is niet aan te raden, omdat dan als alle banen bezet zijn er niet achter afgehangen kan worden 

Tip: zet deze tijd minimaal op dubbelspeeltijd + 5 minuten.

Afwijkende tijden Indien gewerkt wordt met vaste tijden (zie tijdsduur & werkwijze) dan kan er niet korter afgehangen worden dan de speeltijd. Als dit wel gewenst is, zet dan dit vinkje aan.
Lokaal reserveren Hier wordt vastgelegd hoeveel dagen je voorafgaand aan de dag lokaal kunt reserveren.
Web reserveren Hier wordt vastgelegd hoeveel dagen je voorafgaand aan de dag via het web kunt reserveren. Door lokaal eerder te kunnen reserveren, activeer je mensen om naar de vereniging te komen.
Blokkeer verwijderen Verwijderen gaat alléén over het verwijderen van baanreserveringen die nog niet begonnen zijn. 

Aantal dagen/uren: Tijd dat de eigenaar van de reservering voor de start de reservering kan verwijderen. Andere deelnemers kunnen alleen zichzelf verwijderen. 

Leeg of 0 uur: Reserveringen zijn door de deelnemers zelf te verwijderen. 

1 uur: reserveringen kunnen 1 uur voor start reservering niet meer verwijderd worden. Voorbeeld: er is afgehangen om 19:15. Van 18:15-19:15 is de reservering niet te verwijderen. 

Tip: vul hier 0 in. Dan kunnen leden hun nog niet begonnen reservering stoppen en is de baan weer beschikbaar voor anderen.
Stopknop periode

Stoppen gaat alléén over het stoppen van baanreserveringen die al begonnen zijn. 

Tijd in minuten: De tijd dat je na start van een reservering kan stoppen (max 999, hele reservering) 

Leeg: niet mogelijk om gestarte reservering te stoppen 

Tip: vul hier 10 minuten in, zodat leden (bijvoorbeeld bij verkeerde baankeuze) hun reservering kunnen stoppen en een andere baan kunnen kiezen. Als je hier de maximale speeltijd invult, kan hier mogelijk mee gesjoemeld worden.
🚩 Lokaal bevestigen

Tijd in minuten: De tijd dat je voor start van een reservering kan bevestigen (is pasje door kaartlezer) (max 999) 

Leeg: geen bevestiging nodig op deze dag 

Tip: zet deze tijd minimaal op dubbelspeeltijd + 5 minuten. 

Let op deze situatie: als je lokaal bevestigen op 15 minuten zet en er zijn direct banen beschikbaar dan gaat dit goed. Als echter alle banen bezet zijn en leden hangen vervolgens hier achter af over 30 minuten. In dat geval moeten leden 15 minuten vóór aanvang nogmaals hun pas door kaartlezer halen. Dit zijn ze niet gewend!.

🚩 Vrij voor overname 

Tijd in minuten: De tijd tot de begintijd dat de reservering overgenomen kan worden door een ander (alleen als er niemand bevestigd heeft)

Vrij voor overname heeft vooral een functie bij online reserveren. Als een online reservering niet bevestigd wordt op de club, valt de baan vrij en kunnen andere leden de baan overnemen.

Leeg: Reserveringen worden nooit vrijgegeven voor “overnemen” door anderen 

0: Op moment dat reservering begint wordt deze vrijgegeven 

Tip: zet dit op 5 minuten. Voorbeeld: als er online gereserveerd is van 19-20 uur, dan kan vanaf 18:55 deze baan overgenomen worden, tenzij de reservering al bevestigd is.

Spelers aantal slots

Hier kun je de speeltijd instellen per persoon. Je kunt tijden voor 1,2, 3 of 4 personen opgeven. Als je niet wilt dat 1 persoon kan afhangen, voeg deze dan niet toe. De speeltijd is een veelvoud van het veld tijdsduur (als je dit veld aanpast, klik op controle). Als dit 15 minuten is, kun je bij een single bijvoorbeeld 2 x 15 minuten instellen, bij 3 personen 3 x 15 minuten en bij 4 personen 4 x 15 minuten.

Toegestane
groepen

Hier kun je instellen wie er mag afhangen/reserveren. Er zijn allerlei mogelijkheden als relatietype, activiteit, functie etc.

Groeptype: Hier wordt de groep geselecteerd die de reservering van de locatie mag maken. Dit kunnen relatietypes, functies etc. zijn.
Groep: Hier wordt de groep die binnen het groeptype de reservering mag maken geselecteerd. In dit voorbeeld het relatietype lid binnen de groep relatietypes
Sorteer: Hiermee kan een sortering aangegeven worden.

Tip: je kunt een bepaald type ook meerdere malen toevoegen met verschillende tijden. Zie voorbeeld Tennis-Actief lid hieronder.

Het veld Volgorde moet ingevuld zijn.

Voorbeeld op basis van activiteit/categorie
toegestaan44.jpg

Voorbeeld op basis van relatietype
toegestaan2.jpg

Voorbeeld hoe je met leeftijd en tijd vanaf & t/m kunt werken
toegestaan3.jpg

Reserveren via 
baanoverzicht
uitschakelen

Vul beide velden in met een tijd om een periode te creëren waar in de knop "Baanoverzicht" op de terminal niet zal werken. Let op: Deze tijden laten overlappen met de "Knop "Eerste vrije baan" uitschakelenis onlogisch en zal ongewenste situaties opleveren.

 Er kunnen meerdere regels met verschillende tijden toegevoegd worden. Bijvoorbeeld van 10:00 tot 12:00 en van 18:00 tot 20:00. 

Als je een regel toevoegt maar de velden leeg laat, wordt deze functie geactiveerd voor de gehele dag.

Planningscontrole In de tabel planningscontrole kunnen meerdere controles vastgelegd worden. Bijvoorbeeld hoeveel reserveringen er maximaal per dag, per week of per maand gemaakt kunnen worden. Hier wordt de planningscontrole geselecteerd die voor deze locatie geldt.
Voeg toe Met de knop "voeg toe" kan een nieuw rooster voor die locatie toegevoegd worden.
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm.

 

Ref: 593 / 2024-03-28

9.7.10 - Agendatypes

Menupad: planning > instellingen > agendatypes (onder de kop agenda)

Hier worden de agendatypes vastgelegd die bij de agenda-items worden gebruikt. Zie: 9.2 - Agenda

Klik op wijzigen. Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 schermafbeelding_2018_11_06_om_14.50.27_1.png

 

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
vink dit aan om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Agendatypecode De code van het agendatype. Agendatypecodes die voorafgaan door een minteken, mogen niet verwijderd worden. Dit zijn agendatypes die voor de persoonlijke agenda relevant zijn. Bijvoorbeeld wanneer speelt een team, wanneer traint een team, wanneer moet een scheidsrechter een wedstrijd fluiten, wanneer heeft iemand bardienst etc.
Agendatype Dit is de omschrijving van het agendatype en deze wordt getoond om te selecteren als een nieuw agenda-item wordt aangemaakt. De agendatypes met een minteken kunnen dan niet geselecteerd worden.
Persoonlijke agenda Als dit veld wordt aangevinkt, worden deze agendatypes opgenomen in de persoonlijke agenda.
Beveiligingsniveau Hiermee kan je aangeven of items van dit agendatype openbaar (voor iedereen leesbaar), alleen voor leden zichtbaar moet zijn, slecht aan een bepaalde doelgroep of bijv. helemaal niet getoond moeten worden.
Toegestane groepen
(persoonlijke agenda)
Via de button tonen kan je een doelgroep toevoegen voor wie deze agendatypes bestemd zijn om te zien.  Zie onderstaand screenshot voor de te maken keuzes:

schermafbeelding_2018_11_06_om_14.55.09_1.png
Toegestane groepen
voor mutaties (Ledenmodule)

Via de button tonen kan je een doelgroep toevoegen wie dit agendatype mag beheren. De gemaakte doelgroep kan dan agendapunten van dit agendatype aanmaken, wijzigen en/of verwijderen via een speciale alleen voor hen toegankelijke pagina op de website of een menuknop binnen de ledenmodule. Zie onderstaand screenshot voor de te maken keuzes:

schermafbeelding_2018_11_06_om_14.55.47_1.png

N.B. Zorg dat bij de menuknop in de Ledenmodule of Website de knop ook alleen maar wordt toegewezen aan de gekozen toegestane groep(en). Anders ziet iedereen deze knop en wekt het het idee dat ze iets kunnen toevoegen, wat niet het geval zal zijn overigens.

Ref: 86 / 2024-03-28

9.7.11 - Agenda perioden

Menupad: Planning > Instellingen > Agenda perioden (onder de kop Planning)

Hier kunnen de periodes ingesteld worden om een agenda-item te herhalen. Dit kan worden gebruikt bij het aanmaken van agenda-items Zie: 9.2 - Agenda

Druk op wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond.

fireshot_capture_27_test2_dv01_https___dv01.allunited.nl__1.png

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Periodecode Code om de periode aan te geven
Periode Omschrijving van de periode
Jaren Aantal jaren tussen een herhaald agenda-item
Maanden Aantal maanden tussen een herhaald agenda-item
Dagen Aantal dagen tussen een herhaald agenda-item
Ref: 87 / 2024-03-28

9.7.12 - Stopzetten van lopende reservering

Wil je dat leden na het aanvangen van een reservering/speelperiode nog de mogelijkheid hebben om de reservering stop te zetten? Dat is mogelijk wanneer het veld "Stopknop periode" ingevuld wordt. 

Wil je dat dit de gehele duur van de reservering mogelijk is, gebruik dan de hoeveelheid minuten in dat een reservering maximaal kan duren. Of geef 5 of 10 minuten om een lid de mogelijkheid om kort na het afhangen van een baan nog een andere baan te kiezen om wat voor reden dan ook. 

Let op: Alleen een hoofdreserveerder kan de reservering stopzetten. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van limieten (zie [link 568) wordt de reservering wél nog geteld voor deze limieten.

  • Stap 1: Volg het menupad Planning > Instellingen > Planningsoverzicht / Afhanginstellingen - 'Wijzigen'.
  • Stap 2: Kies achter het beoogde rooster voor 'Verder'
  • Stap 3: Vul in het veld "Stopknop periode" de hoeveelheid minuten na aanvang dat een afgehangen baan  stop gezet kan worden, gevolgd door 'Bewaren'.
Ref: 747 / 2024-03-28

9.8 - Instellingen planning wedstrijden

9.8.1 - Schema functietypes

Menupad: wedstrijden > instellingen > Schema functietypes 

In deze tabel kunt u de verschillende vrijwilligers diensten (zoals bardiensten) aanmaken als u deze diensten ook wilt toepassen

 

Let op: bij veel verenigingen is de omschrijving wedstrijden aangepast. Dit kan ook vertaald zijn in schemadiensten.

Deze parameters moeten worden ingesteld voor de volgende functies:

  • Voor het inzetten van de bardiensten 
  • Voor het inzetten van vrijwillgers voor andere taken.

In onderstaand schema wordt de tabel weergegeven. Aangezien het een zeer uitgebreide tabel betreft, wordt de linkerkant van de tabel herhaald. 

 Linkerkant tabel   Rechterkant tabel in 2 delen

 

 
   

In bovenstaand schema worden de verschillende bardiensten of ander vrijwilligerswerk ingedeeld. 

 

Veld

Omschrijving

Functietypecode*

Code voor functie. Als er gefilterd moet worden voor verschillende lijsten zoals Bardienst of Gastvrouwen, zorg dat dat dit makkelijk kan met deze code. Dus functies met een B of G laten beginnen

Functietype

Omschrijving van functie

Activiteit

Indien er meerder schema’s zijn voor bijvoorbeeld Hockey en Zaalhockey, dan kan hier opgegeven worden voor welke Activiteit die van toepassing is. Kan in alle andere situaties leeg gelaten worden. (Let op: Dit velt wordt bijna alleen maar ingevuld als de vereniging aan wedstrijden doet en hierbij vrijwilligers nodig heeft)

Categorie

Indien er meerder schema’s zijn voor bijvoorbeeld Spelend lid en Niet spelend lid, dan kan hier opgegeven worden voor welke Categorie die van toepassing is. Kan in alle andere situaties leeg gelaten worden.

Tijd vanaf

Tijdstip dat functie op een bepaalde dag start

Tijd t/m

Tijdstip dat functie op een bepaalde dag eindigt.

Ma t/m Zo

Welke dagen de dienst van toepassing is. (Let op: Om een start en eind datum in te stellen voor een dienst Zie: 9.3 - Diensten )

 Aantal per dag

Hoeveel functies er op een dag aangemaakt moeten worden. Als hier een aantal functies staat aangegeven dan worden bij het creëren van de schemadagen ook automatisch dit aantal meegenomen. Dus zijn er op vrijdagavond altijd 2 mensen voor de bar nodig. Dan wordt hier een twee ingevuld. Voor het maken van één of meerdere schemadagen zie

LET OP: Voor bijvoorbeeld toernooien moeten aparte schemafuncties aangemaakt worden. Hier wordt het veld aantal per dag leeg gelaten, omdat dit niet voor bijvoorbeeld iedere vrijdag geldt, maar incidenteel. In dat geval worden de schemafunctie handmatig aan een schemadag toegevoegd. Zie: 9.3 - Diensten

Automatisch vullen

Moet de functie automatisch gevuld worden? Als dit wordt aangevinkt, dan is het mogelijk om automatisch de leden aan de schemadiensten toe te voegen. De meeste verenigingen hanteren de volgende werkwijze.

  1. De schemadiensten worden aangemaakt in de backoffice.
  2. De schemadiensten worden getoond op de website en leden kunnen zich inschrijven voor de gewenste bardienst tot een bepaalde deadline.
  3. De schemadiensten worden automatisch gevuld als de deadline is verstreken. . Dan worden die relaties automatisch geselecteerd voor de openstaande diensten, die nog onvoldoende vrijwilligerspunten hebben vergaard.

Vrijwilligerspunten meetellen bij auto-vullen

Bij het uitvoeren van taken binnen de vereniging is het mogelijk om vrijwilligers-punten te verdienen. Bijvoorbeeld door een wedstrijd te fluiten of een bestuursfunctie. Het is ook mogelijk dat een relatie de bardienst afkoopt. Deze punten kunnen bij elkaar opgeteld worden. De relatie met de minste punten wordt het eerste ingedeeld.

 

Doelgroep voor auto-vullen

Via doelgroep voor auto-vullen kan bepaald worden uit welke relaties geselecteerd mag worden voor het automatisch vullen van de diensten. 

Als een dienst gekoppeld is aan een activiteit-categorie (bijvoorbeeld, Hockey - spelend lid) 

-
Uit zelfde a
ctiviteit-categorie selecteren -> wordt alleen geselecteerd uit relaties die deze activiteit-categorie hebben. 
- Uit zelfde activiteit selecteren -> wordt er alleen geselecteerd uit relaties die deze activiteit hebben. 

 

Registreren via web Staat dit aangevinkt, dan kunnen de leden zich registreren via het web.

Vrijwilligers-punten

Indien er een puntensysteem binnen de vereniging aanwezig is, hoeveel punten is deze functie waard. Leden met het minst aantal punten worden het eerste ingedeeld.

Link naar icoontje

Alleen voor de technische dienst AllUnited

 

De schemafunctietypes worden gebruikt bij het wedstrijdschema en bij de schemafuncties. Zie: 9.3 - Diensten

Maakt de vereniging gebruik van de clubapp? Zorg dan dat bij de diensttypes de registratie periode is ingevuld.

 

Ref: 60 / 2024-03-28

9.9 - Instellingen planning trainingen

9.9.1 - Trainingsblokken

De tabel met de trainingsblokken wordt gebruikt voor het maken van een trainingsschema.

Hier kunnen per veld (subveld) de trainingstijden vastgelegd worden. Als deze zijn vastgelegd, dan kunnen daarna de teams aan de trainingsblokken gekoppeld worden.

Menupad: Planning > Instellingen > trainingsblokken (onder de kop trainingen)

Druk bij trainingsblokken op wijzigen en onderstaand scherm wordt getoond.

fireshot_capture_23_test2_dv01_https___dv01.allunited.nl_.png

 

De volgende velden kunnen ingevuld worden.

Veld

Omschrijving
Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Activiteit Dit is de activiteit waaraan het trainingsschema wordt gekoppeld. Als hier gekozen wordt voor voetbal, dan kunnen alleen de voetbalteams gekoppeld worden.
Dag De trainingsdag wordt aangegeven.
Veld De code van het veld wordt hier ingevuld.
Subveld Het is mogelijk het veld op te delen, bijvoorbeeld als de jongste jeugd niet het hele veld gebruikt om te trainen
Tijd vanaf Tijdstip waarop het traininsblok begint.
Tijd t/m Tijdstip waarop het trainingsblok eindigt.
Minuten De duur van een trainingsblok. Dit kan bijvoorbeeld 15 minuten of 60 minuten zijn. Dit zijn dan de eenheden waarop de blokken op de website worden getoond. Zie het voorbeeld hieronder.

Met de knop voeg toe kunnen nieuwe regels toegevoegd worden om extra velden toe te voegen.

Ref: 179 / 2024-03-28

9.9.2 - Oefeningwaarden

Binnenkort beschikbaar.

10 - FAQ

10.1 - Relatiebeheer (FAQ)

Een familie kan weer ontkoppeld worden door bij het familielid onder de kop familie het relatienummer van het familiehoofd te verwijderen.

Ref: 125 / 2024-03-28

FAQ relaties waarom kan ik geen adres wijzigen

Als het adres grijs blijft en niet gewijzigd kan worden, dan kan dit twee oorzaken hebben.

  • Er is sprake van een samengestelde familie. Dan kan alleen bij het familiehoofd het adres gewijzigd worden. Dubbelklik onder de kop familie op het familiehoofd en wijzig daar het adres.
  • Er is sprake van een interface waarbij de relatiegegevens in sportlink worden onderhouden. (Bijv. bij voetbalverenigingen)In dat geval moet het adres in sportlink gewijzigd worden. Door een upload van de leden wordt de wijziging in AllUnited doorgevoerd.
Ref: 126 / 2024-03-28

FAQ activiteiten. Waarom kan ik een activiteit niet wijzigen

Als een activiteit is gefactureerd dan is het niet mogelijk om deze activiteit te wijzigen. AllUnited gaat ervan uit dat het omzetten van een activiteit ook vaak gevolgen heeft voor de facturatie.

Bijvoorbeeld.

  • Niet spelend lid wordt spelend lid
  • Recreant wordt wedstrijdatleet en moet dus de wedstrijdlicentie gaan betalen.
  • Rustend lid wordt actief lid

Om te voorkomen dat een wijziging niet gefactureerd wordt, moet dus eerst de factuur gestorneerd/gecrediteerd worden. Daarna kan de activiteit omgezet worden en kan er voor de nieuwe activiteit een factuur aangemaakt worden. Het verschil in het factuurbedrag moet dan door het lid worden bijbetaald of wordt aan het lid terugbetaald.

Stappen voor de mogelijke oplossingen:

Ga naar het activiteitenscherm van de relatie. Zorg dat wijzigen aan staat. Je hebt nu twee opties.
1. De activiteit in zijn geheel aanpassen door de factuur te storneren
2. De categorie aanpassen binnen de geplaatste activiteit zelf

Stappen oplossing 1:

  1. Klik op het factuurnummer achter de activiteit die omgezet moet worden.
  2. Klik op de knop storneren (is de knop niet aanwezig dan moet nog op wijzigen worden gedrukt)
  3. Nu kan de activiteit aangepast worden.
  4. Indien van toepassing kan de interface opgestart worden en kan de wijziging doorgegeven worden aan de bond.
  5. Via het menupad: Facturen > massa factureren stap 1 kan een nieuwe factuur worden aangemaakt voor de nieuwe activiteit.

Tip 1.

In de lijst Concept facturen is het altijd mogelijk een aanpassing te doen op de prijs, indien deze anders is. Bijvoorbeeld als gedurende het seizoen een omzetting plaats vindt en het lid niet voor het hele seizoen de duurdere of goedkopere contributie hoeft te krijgen.

Tip 2

Door het storneren van de factuur komt een eventuele reeds gedane betaling ook weer open te staan. Bij het aanmaken van de factuur moet dus geen rekening gehouden worden met het reeds betaalde bedrag.

Stappen oplossing 2:

  1. Klik op de bestaande categorie, dan zal er een nieuw pop-up venster getoond worden.
  2. Selecteer in het pop-up scherm de gewenste categorie
  3. Het systeem zal vervolgens het prijsverschil tonen tussen beide categorieën, aan de hand waarvan je kan bepalen of je de categorie wilt aanpassen met of zonder een factuur.
  4. Kies je zonder factuur, dan wordt de categorie simpelweg aangepast / Kies je met factuur, dan wordt er een manuele factuur als template aangemaakt, die je zelf nog naar wens kan aanpassen
  5. Heb je gekozen voor met factuur kan je kiezen de factuur op te slaan via 'Bewaren en terug' (Factuur zal geplaatst worden bij de Concept facturen) of door op 'Boeken' te klikken (Factuur wordt geplaatst bij de te verzenden facturen)
  6. Zijn bovenstaande stappen doorlopen dan is de categorie aangepast
  7. Heb je gekozen voor met factuur, dan resteert nog het eventuele boeken van de factuur of het versturen van de factuur via de Facturatiemodule 

Tip 1

Niet iedere ledenadministrateur heeft de rechten om de categorie zelf aan te mogen passen, omdat er ook eens stukje facturatie bij komt kijken. Dus heb je de rechten niet dan zullen of de rechten uitgebreid (benodigde profiel: AC - Geboekte categorie aanpassen) moeten worden of de penningmeester/systeembeheerder zal de categorie moeten aanpassen. 

Tip 2

Kan je wel de categorie aanpassen, maar kan je zelf niet bij de facturatiemodule, sein dan de penningmeester in dat er een factuur klaar staat, die verder verwerkt moet worden. 

 

Ref: 127 / 2024-03-28

FAQ Waarom wordt een gescande inkoopfactuur ook bij debiteuren getoond.

Een ingescande inkoopfactuur is ook zichtbaar op het tabblad debiteuren.

Menupad : Relaties > Relaties beheren > Selecteer relatie > tabblad crediteurenkaart > knop documentenbeheer 

Als via dit menupad een document is opgeladen dan is dit document ook zichtbaar op het tabblad debiteuren.

Dit komt omdat er één bestandstype is voor zowel de crediteuren als de debiteuren. Hierin is geen scheiding aan te brengen.

Voor contracten en voor relaties is wel een apart bestandstype. Dus een sponsorcontract, dat bij het tabblad contracten is opgeladen, wordt niet getoond op het relatiescherm of in het tabblad crediteuren en debiteuren.

Ref: 235 / 2024-03-28

FAQ Foto , adres, telefoon of emailadres niet tonen op de website

Als een deel van de gegevens van een lid niet op de website mag worden getoond. Dan kan dit aangegeven worden bij de persoonlijke gegevens van het lid.

Menupad: Relaties > Relaties beheren> Relatie Selecteren >blok persoonlijke gegevens.

Daar staat onderstaande informatie. Door één of meerdere velden aan te vinken komen deze gegevens niet op de website.

Ref: 243 / 2024-03-28

FAQ Waarom komt een sponsorfactuur steeds terug, terwijl einddatum op contract staat

Via het menupad: Relaties > Relaties beheren > Relatie selecteren > tabblad contracten staat het contract van de relatie.

Indien een contract onterecht gefactureerd wordt, dan kan dat twee oorzaken hebben:

  1. De einddatum van het contract ligt na de vervaldatum.
    Voorbeeld jaarcontract:
    Een contract is begonnen op 1 septenber 2013. Indien het contract voor 2014 niet meer verlengd moet worden, dan moet de datum voor of op 31 augustus  2014 staan.
  2. De einddatum staat juist, maar de einddatum is pas gezet nadat het factuur-item al was aangemaakt. Dan ziet het er zo uit.

 

Er staan twee factuur-items en 1 daarvan ligt na de einddatum van het contract.

Vink dan dit item aan onder vw en druk op bewaren. Er zal nu voor dit contract geen factuur meer woden aangemaakt.

 

Ref: 244 / 2024-03-28

FAQ Wijzigen pasfoto lukt niet bij de relatie

De procedure is dat er geen vinkje wordt gezet bij de foto die er al in staat om deze te verwijderen,  maar dat er direct een nieuwe foto opladen wordt.

Deze overschrijft dan de foto die er al in staat en dan wordt het nummer in de database ook direct opgehoogd, zodat het duidelijk is, dat het om een nieuwe foto gaat.

Als de foto eerst verwijderd wordt dan werkt het niet goed.

Ref: 246 / 2024-03-28

FAQ Waarom is een lid geblokkeerd

De relatie is geblokkeerd omdat er berichten in behandeling zijn met de bond.

Nieuwe leden, wijzigingen van bestaande leden en opzeggingen worden op dat moment doorgegeven naar de bond. Om data verlies te voorkomen wordt het een relatie dan tijdelijk geblokkeerd, zodat er geen wijzigingen gedaan kunnen worden.

In de tijd tussen het aanmaken van het bestand en het weer inlezen van het verwerkingsverslag is een relatie dus altijd tijdelijk geblokkeerd.

Via het menupad: Relaties > Interface bond bij "Berichten selecteren" kan gekeken worden welke berichten nog in behandeling zijn.

Zolang de berichten de status "Aangemaakt" of "Verzonden" hebben, is de relatie geblokkeerd.
Staat het bericht in de interface op de status "Verwerkt", dan is het lid automatisch weer vrijgegeven.

Deze melding komt met name voor bij tennisverenigingen.

Dit komt omdat de KNLTB geen online realtime interface beschikbaar stelt, hierdoor zijn leden dus langer geblokkeerd.

 

Ref: 247 / 2024-03-28

FAQ incasso wordt geweigerd

Indien een incasso wordt geweigerd dan kan dit een aantal oorzaken hebben.

Het saldo kan ontoereikend zijn, het IBAN nummer kan geblokkeerd zijn voor incasso etc. Het kan ook zijn dat het IBAN nummer gewijzigd is en dat verzuimd is om een nieuwe machtigingsdatum in te geven. Bij het wijzigen van het IBAN nummer is formeel ook een nieuwe machtiging nodig, vandaar dat de machtigingsdatum ook aangepast moeten worden. Dus wordt het IBAN nummer gewijzigd, dan moet ook de machtigingsdatum aangepast worden naar de datum waarop het IBAN nummer is gewijzigd.

In veld 'T.n.v.' mogen geen leestekens gebruikt worden!

 

 

 

 

 

Ref: 342 / 2024-03-28

10.2 - Inschrijfformulieren (FAQ)

Menupad: relaties > Inschrijvingen

Het systeem geeft aan dat er een relatie is gevonden op hetzelfde adres, maar als ik dit relatienummer in geef in het inschrijfformulier geeft het systeem een foutmelding.

Oplossing: De gegevens van het bestaande lid en de nieuwe inschrijving bevatten nog te veel verschillen. Probeer bijvoorbeeld de geboortedatum of het adres alvast over te nemen naar de relatie en probeer daarna de nieuwe inschrijving opnieuw aan te nemen.

Deze beperking is ingebouwd om te voorkomen dat relaties die niet overeenkomen toch gekoppeld worden.

 

 

Ref: 155 / 2024-03-28

10.3 - Facturatie (FAQ)

FAQ Waarom worden er geen facturen aangemaakt.

Menupad: facturatie  > 1. Massaal factureren

Bij 1 of meer activiteiten staan actviteiten om te factureren maar de facturen worden niet aangemaakt.
Hiervoor kunnen diverse oorzaken zijn:

  1. Bovenaan in de menubalk staat een knop geblokkeerde activiteiten.
    Kijk of hier de activiteiten staan.
  2. Als er in 2014 facturen voor 2015 aangemaakt moeten worden, dan moet het veld:
    "begindatum seizoen voor of op" goed ingevuld worden.
    Hier moet dan een datum in het nieuwe seizoen ingevuld worden.
    Dus in dit geval bijv. 01-01- 2015.
  3. Er kunnen activiteiten voor het nieuwe seizoen staan. Deze activiteiten kunnen als volgt bekeken worden.
    Vink Activiteiten factureren aan.
    Vink Activiteiten aanmaken uit.
    Zet de "Begindatum seizoen vóór of op"  in het nieuwe seizoen en druk op start.
  4. Er komt een melding bovenaan in het scherm

    Dit betekent dat er voor de genoemde relatie nog geen geldige contributie is voor het genoemde seizoen.
    In bovenstaand voorbeeld betekent dit.
    1. Relatie = '10000937'
    2. Seizoen = '2011G2012F'  (staat in de tabel seizoenen) Zie: 3.5.2 - Seizoenen (tabel)
    3. Activiteit = 'EX' (staat in de tabel activiteiten) Zie: 3.5.3 - Activiteiten (tabel)
    4. Categorie = 'LCK (staat in de tabel categorieën) Zie: 3.5.4 - Categorieen (tabel)
    5. Geboortedatum = '29-04-1967'
      Omdat er bij het aanmaken van de contributie een "geboortedatum vanaf" wordt opgegeven kan het zijn dat er voor deze geboortedatum geen contributie aanwezig is. Zou er bijvoorbeeld alleen een contributie zijn voor de geboortedatum vanaf 01-01-1995 dan is er geen contributie voor de geboortedatum 29-04-1967 omdat deze voor die tijd ligt.

Oplossing: Menupad > Activiteiten & Teams > contributies  (onder kop activiteiten) en druk op selecteren.
Vul in het selectiescherm het seizoen in, dat in de foutmelding wordt genoemd en kijk of de contributie voor de genoemde combinatie activiteit en categorie bestaat. Als deze niet bestaat kan deze aangemaakt worden. Zie: 3.5.7 - Contributies (tabel)

 

Ref: 156 / 2024-03-28

FAQ Factuur wordt onterecht aangemaakt/activiteit kan niet verwijderd worden

Dit kan verschillende oorzaken hebben.

  1. De factuur is verwijderd uit de lijst niet geboekte facturen, maar de activiteit waarop de factuur is gebaseerd is niet verwijderd.
  2. De factuur was al geboekt en is gestorneerd, maar de activiteit waarop de factuur is gebaseerd is niet verwijderd.
  3. De activiteit is verwijderd en toch wordt er een factuur aangemaakt.

 

Ad 1

In dit geval kan de activiteit verwijderd worden.

Let op:
Controleer echter wel of de activiteit niet opnieuw wordt aangemaakt via het menupad activiteiten >> activiteiten aanmaken.

Bij veel verenigingen staat de instelling zo dat een lid dat nog actief is altijd de activiteit hockey, tennis, atletiek, basketbal etc. krijgt.
Voordeel van deze instelling is, dat er nooit vergeten kan worden de contributie te facturen en daardoor mist de vereniging nooit inkomsten omdat men de contributie vergeet.
Nadeel van deze instelling is, het soms lastig is een activiteit te verwijderen.

Wordt de activiteit opnieuw aangemaakt en deze moet NIET gefactureerd worden, zet dan een vinkje bij F.B. (factuurblokkade) op het tabblad activiteiten in het blok activiteiten historie.  In het scherm hieronder staat dat vinkje voor het factuurnummer.  Een activiteit kan alleen aangepast worden als deze nog niet is gefactureerd. Dus het veld factuurnummer moet leeg zijn.

De activiteit kan dan op termijn, als het seizoen voorbij is, verwijderd worden.

 Ad 2

Gestorneerde factuur wordt weer aangemaakt.

In de meeste gevallen zal dit de bedoeling zijn. Vaak wordt een factuur gestorneerd omdat het lid een andere activiteit krijgt. De basis van de factuur is de activiteit en deze is dan meestal fout. De activiteit moet dan omgezet worden. Dit kan alleen als er geen factuur aan de activiteit is gekoppeld. Dus ook geen factuur die nog in de "lijst niet geboekte facturen staat".

Bijvoorbeeld

  • Van spelend lid naar trainingslid
  • Van actief lid naar rustend lid
  • Van wedstrijdlid naar recreant

Storneren van een factuur doet het volgende:

  1. De factuur wordt gecrediteerd
  2. De factuur en de creditnota worden bij de vereffende facturen geplaatst.
  3. De factuur staat niet meer open op het debiteurenscherm en in de debiteurenlijst
  4. De activiteit staat weer open

Nadat de activiteit is aangepast kan de factuur weer worden aangemaakt.

Als dat niet de bedoeling is en de actviteit moet verwijderd worden zie ad 1.

Ad 3

Zie ad 1.

Ref: 169 / 2024-03-28

FAQ Waarom komt een sponsorfactuur steeds terug, terwijl einddatum op contract staat

Via het menupad: Relaties > Relaties beheren > Relatie selecteren > tabblad contracten staat het contract van de relatie.

Indien een contract onterecht gefactureerd wordt, dan kan dat twee oorzaken hebben:

  1. De einddatum van het contract ligt na de vervaldatum.
    Voorbeeld jaarcontract:
    Een contract is begonnen op 1 septenber 2013. Indien het contract voor 2014 niet meer verlengd moet worden, dan moet de datum voor of op 31 augustus  2014 staan.
  2. De einddatum staat juist, maar de einddatum is pas gezet nadat het factuur-item al was aangemaakt. Dan ziet het er zo uit.

 

Er staan twee factuur-items en 1 daarvan ligt na de einddatum van het contract.

Vink dan dit item aan onder vw en druk op bewaren. Er zal nu voor dit contract geen factuur meer woden aangemaakt.

 

Ref: 244 / 2024-03-28

FAQ Emails komen niet aan

Indien de mails niet aankomen, kan dat veroorzaakt worden omdat de instellingen voor de email een aantal beperkingen kennen. Dit komt met name voor als een andere mailserver dan de mailserver van AllUnited wordt gebruikt.

Via de website www.mxtoolbox.com kan gecontroleerd worden of er beperkingen gelden op het email verkeer.

Dus ga naar mxtoolbox.com. Selecteer daar de menuoptie DNS Lookup zoals hieronder.

 

Onderstaand scherm wordt dan getoond. Vul de domeinnaam in en druk op DNS Lookup.

 

Onderstaand scherm wordt dan getoond. Klik hier op spf lookup.

Daarna wordt onderstaand scherm getoond.

Het geel gemarkeerde in bovenstaand scherm betekent dat alle mails die vanaf het adres spf.fekahost.nl komen, geaccepteerd moeten worden en alle andere mails geweigerd moeten worden.

Niet alle providers maken gebruik van deze instellingen, maar als ze er gebruik van maken, dan worden de mails die verstuurd worden door de server van AllUnited niet geaccepteerd en zullen dus tegengehouden worden.

OPLOSSING:

Zorg ervoor dat deze geel gemarkeerde instelling wordt verwijderd of voeg spf.allunited.nl toe aan de lijst met te accepteren emails.

Ref: 252 / 2024-03-28

FAQ Waar kan ik controleren wanneer wat wordt geincasseerd bij incasso in meerdere termijnen?

Bij een incasso in meerdere termijnen zijn drie zaken belangrijk:

  1. Dat is de factuurdatum
  2. Dat zijn de betalingstermijnen
  3. Het moment waarop de incasso plaats moet vinden.

Bijvoorbeeld. Je hebt een factuur die in 5 keer moet worden geincasseerd.

De betalingstermijn staat op 0;30;60;90;120 Zie: 6.4.1 - Betalingstermijn

Dit betekent dat een factuur die op 1 juli wordt aangemaakt de volgende vervaldata heeft:

  • 1 juli
  • 31 juli
  • 30 augustus
  • 29 september
  • 29 oktober

Als de eerste incasso nu eind augustus plaats moet vinden bijvoorbeeld op 27 augustus, dan gaat het dus fout omdat er dan al 2 termijnen vervallen zijn en beide termijnen klaar staan om te incasseren. Dit is achteraf niet meer te wijzigen. Bij het aanmaken van de facturen zal dus goed nagedacht moeten worden wanneer er geïncasseerd zal gaan worden.

Oplossing:
Maak de facturen aan met de factuurdatum op 1 augustus dan vallen de vervaldata ook een maand later.
Wijzig de betalingstermijn in 30:60;90;120;150


Tip:
Boek altijd vanuit de lijst niet geboekte facturen Zie: 6.3.5 - Lijst niet geboekte facturen enkele individuele facturen die in meerdere termijnen moeten worden geïncasseerd. Noteer de relaties waarbij dit is gedaan.
Kijk dan op het debiteurenscherm Zie: 2.3.1.5 - Tabblad debiteuren van de relaties naar de vervaldata van de facturen.
Staan deze goed, dan kunnen alle facturen via massa boeken worden geboekt. Staan ze niet goed, verwijder dan alle facturen via massa verwijderen Zie: 6.3.8 - Facturen verwijderen.
Maak de facturen opnieuw aan door de factuurdatum op een andere datum te stellen of door eerst de betalingstermijn aan te passen Zie: 6.4.1 - Betalingstermijn

 

 

Ref: 168 / 2024-03-28

10.4 - Boekhouding (FAQ)

Het is altijd mogelijk om een bankafschrift naderhand te wijzigen. Er kunnen regels verwijderd worden, boekingen van de ene debiteur naar de andere veranderen, een grootboekrekening wijzigen etc.

Zoek het bankafschrift dat gewijzigd moet worden op Zie: 7.3.1 - Bank/kas-afschriften

Er zijn dan twee opties mogelijk:

  1. Het document kan direct aangepast worden.
  2. Het document moet eerst "losgekoppeld" worden om het aan te kunnen passen. Dan is het document al vereffend.
  3. Het document moet verwijderd worden om een nieuw document toe te kunnen voegen.

 

1. Het document kan direct aangepast worden

Een document kan vanuit het bankafschrift geopend worden door op het documentnummer te klikken. In onderstaand voorbeeld wordt op documentnummer 30024474 geklikt vanuit een bankafschrift.

 

 

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

Hier kan de grootboekrekening aangepast worden of er kan een regel toegevoegd worden. Bijvoorbeeld als de BTW apart moet worden berekend. Door op de knop voeg toe te drukken, wordt een extra regel toegevoegd.

 

2. Het document moet eerst "losgekoppeld" worden om het aan te kunnen passen. Dan is het document al vereffend.

Als het document niet aangepast kan worden, dan is het document misschien al vereffend. Een document ziet er dan als volgt uit. De velden zijn grijs (zoals in onderstaand voorbeeld), waarmee aangegeven wordt dat het niet gewijzigd kan worden.

Een document dat al is vereffend zoals bovenstaand voorbeeld moet men “loskoppelen” om het aan te kunnen passen.

Door te klikken op de vereffensleutel hierboven, komt men in het debiteurenscherm van de relatie zoals in onderstaand voorbeeld is aangegeven.

Door de posten aan te vinken en op loskoppelen te drukken wordt de vereffening ongedaan gemaakt en kan het document aangepast worden. Daarna kan op het documentnummer geklikt worden en kan deze aangepast worden. Bijvoorbeeld als de betaling bedoeld was voor een andere relatie. Het relatienummer kan dan aangepast worden. Daarna moet het document waarschijnlijk weer opnieuw vereffend worden via het debiteurenscherm van de relatie.


3. Het document moet verwijderd worden om een nieuw document toe te kunnen voegen.

Niet in alle gevallen kan een document aangepast worden. Als bij het boeken niet het juiste ref. type is gebruikt, dan kan dat in een aantal gevallen niet gewijzigd worden.  In de volgende gevallen moet een nieuwe bankafschriftregel aangemaakt worden.

  1. Een incassobatch is niet op de juiste manier geboekt
  2. Een overboeking is niet op de juiste manier geboekt

 

 

Klik het document open waarom het gaat, door op het documentnummer (dat begint met een 3) te drukken.

Door op de knop [verwijderen] onder dit document te klikken wordt het document verwijderd. Door het verwijderen van een document kan het zijn dat het banksaldo niet meer aansluit bij de bank.

Onderaan het bankafschrift waar het document is verwijderd is het mogelijk een nieuwe afschriftregel toe te voegen.
Hier kan dan handmatig een nieuwe afschriftregel toegevoegd worden voor het verwijderde document. Door nu voor het juiste ref.type te kiezen kan de boeking gecorrigeerd worden. Zie voor handmatige boekingen Zie: 7.3.1 - Bank/kas-afschriften

LET OP: De knop verwijderen onder het complete bankafschrift kan alleen gebruikt worden als alle onderliggende documenten verwijderd zijn. 

 

 

Ref: 248 / 2024-03-28

FAQ Hoe kan ik iemand uit het aanmaanbestand halen

Als iemand niet mee moet bij de betalingsherinneringen of aanmaningen, dan moet het aanmaanniveau leeg gemaakt worden en de vervaldatum moet in de toekomst gezet worden zodat de aanmaning niet opnieuw wordt aangemaakt.


Via het menupad: Boekhouding  > aanmanen worden de aanmaningen getoond.

Klik hier op Aanmaanlijst en onderstaand scherm wordt getoond.

 Klik op de relatie die uit de aanmaanlijst gehaald moet worden en onderstaand scherm wordt getoond.

 

Zet in bovenstaand scherm de geel gemarkeerde vervaldatum op een datum in de toekomst, waarop deze wel weer aangemaand mag worden als er dan nog niet is betaald.

Maak  het geelgemarkeerde veld waar nu 1e herinnering staat leeg en druk op bewaren.
Deze relatie is dan uit de aanmaanlijst verdwenen.

Ref: 256 / 2024-03-28

FAQ Waar kan ik controleren wanneer wat wordt geincasseerd bij incasso in meerdere termijnen?

Bij een incasso in meerdere termijnen zijn drie zaken belangrijk:

  1. Dat is de factuurdatum
  2. Dat zijn de betalingstermijnen
  3. Het moment waarop de incasso plaats moet vinden.

Bijvoorbeeld. Je hebt een factuur die in 5 keer moet worden geincasseerd.

De betalingstermijn staat op 0;30;60;90;120 Zie: 6.4.1 - Betalingstermijn

Dit betekent dat een factuur die op 1 juli wordt aangemaakt de volgende vervaldata heeft:

  • 1 juli
  • 31 juli
  • 30 augustus
  • 29 september
  • 29 oktober

Als de eerste incasso nu eind augustus plaats moet vinden bijvoorbeeld op 27 augustus, dan gaat het dus fout omdat er dan al 2 termijnen vervallen zijn en beide termijnen klaar staan om te incasseren. Dit is achteraf niet meer te wijzigen. Bij het aanmaken van de facturen zal dus goed nagedacht moeten worden wanneer er geïncasseerd zal gaan worden.

Oplossing:
Maak de facturen aan met de factuurdatum op 1 augustus dan vallen de vervaldata ook een maand later.
Wijzig de betalingstermijn in 30:60;90;120;150


Tip:
Boek altijd vanuit de lijst niet geboekte facturen Zie: 6.3.5 - Lijst niet geboekte facturen enkele individuele facturen die in meerdere termijnen moeten worden geïncasseerd. Noteer de relaties waarbij dit is gedaan.
Kijk dan op het debiteurenscherm Zie: 2.3.1.5 - Tabblad debiteuren van de relaties naar de vervaldata van de facturen.
Staan deze goed, dan kunnen alle facturen via massa boeken worden geboekt. Staan ze niet goed, verwijder dan alle facturen via massa verwijderen Zie: 6.3.8 - Facturen verwijderen.
Maak de facturen opnieuw aan door de factuurdatum op een andere datum te stellen of door eerst de betalingstermijn aan te passen Zie: 6.4.1 - Betalingstermijn

 

 

Ref: 168 / 2024-03-28

FAQ Factuur gaat niet mee in incasso bestand

Het gebeurt regelmatig dat een factuur wordt uitgestuurd voor een lid, dat nog geen automatische incasso had. Veel verenigingen sturen bij de factuur een machtiging mee voor automatische incasso en een lid besluit op basis daarvan alsnog over te gaan op automatische incasso.

Als de incasso dan niet mee gaat bij het aanmaken van het incassobestand, dan moet eerst op de relatiekaart van het lid gekeken worden of alle relevante velden daar wel gevuld zijn. Dit zijn de velden:

  1. Betaalwijze moet op automatische incasso staan
  2. IBAN en BIC moeten gevuld zijn
  3. Machtigingsdatum moet zijn ingevuld

Als dit allemaal goed staat ingesteld, dan ligt de vervaldatum in de toekomst. Bij facturen die meegaan met de automatische incasso is de vervaldatum vaak gelijk aan de factuurdatum, zodat de factuur direct kan worden geïncasseerd. Bij facturen die aangemaakt zijn zonder automatische incasso ligt de vervaldatum vaak 30 dagen na de factuurdatum. Dat is de reden dat de factuur niet meegaat bij de incasso. Bij de relatie kan dan op het debiteurentabblad de vervaldatum aangepast worden, zodat deze wel meegaat bij de incasso. Zie geel gemarkeerd veld hieronder.

 

 

Ref: 366 / 2024-03-28

FAQ Waarom gaat een post niet mee met de incasso?

Een post gaat mee in de incasso als de volgende velden op het debiteurenscherm zijn ingevuld.

  • Betaalwijze: hier moet automatische incasso staan.
  • IBAN en BIC moeten gevuld zijn.
  • Een machtigingsdatum moet ingevuld zijn.
  • De factuur/post moet vervallen zijn.
    De vervaldatum is terug te vinden op het tabblad debiteuren van de relatie. Zie hieronder. Ligt de vervaldatum in de toekomst, dan gaat de post nog niet mee bij de incasso.
    De vervaldatum kan aangepast worden, zodat de post wel mee kan.
  • De post is al eerder geïncasseerd, dan moet de verwerkingsdatum leeggemaakt worden.


Vervaldatum aanpassen. Zie geel gemarkeerd veld hierboven.

Verwerkingsdatum leegmaken. Zie geel gemarkeerd veld hierboven.

 

 

Ref: 369 / 2024-03-28

FAQ Waarom kan ik niet op kruisposten boeken

Rekening kruisposten is een bijzondere rekening waarop niet direct geboekt wordt, maar die op de achtergrond gebruikt wordt.

De meeste verenigingen maken gebruik van een rekening "kruisposten" voor een overboeking van bijvoorbeeld de betaalrekening naar de spaarrekening en andersom.

Wordt een bedrag overgeboekt van de ene bankrekening naar een andere bankrekening, dan wordt bij de verwerking van de bankmutatie 'Ref.type' ingesteld op  'Overboeken'.
In dit voorbeeld wordt ervan uitgegaan, dat er vanaf de betaalrekening een bedrag wordt overgeboekt naar de spaarrekening. Achter dit referentietype wordt dan het grootboekrekeningnummer van de spaarrekening (waar het geld naar toe gaat) ingegeven en dus niet grootboekrekening kruisposten.  Als later de spaarrekening wordt geboekt, dan wordt daar het grootboeknummer van de betaalrekening ingegeven. Op deze manier worden deze “kruisposten” automatisch vereffend en wordt op de achtergrond de grootboekrekening kruisposten bijgewerkt.

Ref: 370 / 2024-03-28

FAQ Melding boekperiode gesloten

Voor de boekhouding worden boekperiodes aangemaakt voor het boekjaar. Een boekjaar kan open, geblokkeerd of gesloten zijn.

Deze melding komt naar voren als het boekjaar geblokkeerd of gesloten is.

 

Via het menupad: [Boehouding] > [Instellingen] > [Boekperioden] kan het vinkje dat een boekperiode geblokkeerd is weggehaald worden.

Is het boekjaar volledig gesloten, dan dient een helpdesk ticket aangemaakt te worden. AllUnited kan het boekjaar dan weer heropenen.

 

Ref: 416 / 2024-03-28

10.5 - Wedstrijden (FAQ)

Bij het opladen van het bondsschema kan het voorkomen dat er fouten optreden. Dit heeft er mee te maken dat nog niet alle gegevens in AllUnited compleet zijn om het schema te laden. 

Voor het hoofdstuk over het bondschema opladen. Zie: 9.4.4 - Bondschema's opladen

 

Ref: 67 / 2024-03-28

FAQ Hoe wordt het wedstrijdschema gesorteerd

We krijgen regelmatig vragen over de sortering van het wedstrijdschema. Hier is een verschil gemaakt tussen de backoffice en de website.

Op de website staat het gesorteerd op teamcode.
Achtergrond hierbij is, dat iemand op de website gaat kijken hoe laat hij/zij moet spelen of hoe laat hij/zij als ouder bij de wedstrijd moet zijn. Dan wordt er dus gezocht op team en niet op tijd.

In de backoffice staat het op tijd.
Hier is de wedstrijdsecretaris of een andere persoon aan het kijken naar de wedstrijd en die wil op tijd kijken. Ook de afdruklijst van de wedstrijddag is daarom op tijd.


Sortering op de website moet anders
Via het sorteerveld bij het team kan een eigen sortering aangebracht worden voor de website als de sortering op de website niet naar wens is.

Via het menupad: activiteiten & Teams > Teams beheren kan het sorteerveld aangepast worden.

 

Ref: 251 / 2024-03-28

10.6 - Wedstrijden-Ver. (FAQ)

Indien bij het opladen van het bondschema de volgende  melding wordt gegeven:

De volgende verenigingen zijn nog niet bekend in het systeem:

Zwolle - MK12LJ1
Kromme Rijn - MK17FX6
Kromme Rijn - MK17FX6
Kromme Rijn - MK17FX6
Er is geen informatie bij de KNHB gevonden of er is fout op getreden.

Dan betekent dit dat deze verenigingen nog niet bekend zijn in het systeem en aangemaakt moeten worden als nieuwe relaties. 

Menupad: Relaties > Relaties beheren

Druk in de menubalk op de knop nieuw

Maak een nieuwe relatie aan met als relatietype vereniging of club (dit is afhankelijk van de instellingen in het systeem). Geef bij bedrijfsnaam de naam van de vereniging in en druk op controle. Bij het relatietype vereniging hoort een extra veld blok, waarin de gegevens van de vereniging vastgelegd kunnen worden.

 

Er komt nu een extra blok beschikbaar bij de relatiegegevens voor verenigingen. De verplichte informatie is hier het Verenigingsnummer en de Korte naam. De overige informatie is optioneel. 

 

 Als de vereniging is aangemaakt, kan het bondsschema opnieuw geladen worden. 

 

 

 

Ref: 65 / 2024-03-28

10.7 - Diversen (FAQ)

Bijlages bij een helpdeskticket

Als een bijlage bij een helpdeskticket wordt toegevoegd dan moet er gelijk op versturen worden gedrukt, anders komt de bijlage niet bij AllUnited terecht.

 

Ticket wordt niet gevonden.

Standaard worden alleen de recente helpdesk tickets getoond.

Als bij status de status gesloten wordt gekozen, dan worden ook de oude helpdesktickets getoond.

 

Ticket kan niet heropend worden.

Als de knop heropenen niet verschijnt, dan staat het systeem in de weergave modus. Door op wijzigen te drukken verschijnt de knop heropenen.

 

Aanvulling

Het is mogelijk om met de knop aanvulling een aanvulling op een ticket te geven dat reeds verstuurd is naar AllUnited.

Ref: 112 / 2024-03-28

FAQ Emails komen niet aan

Indien de mails niet aankomen, kan dat veroorzaakt worden omdat de instellingen voor de email een aantal beperkingen kennen. Dit komt met name voor als een andere mailserver dan de mailserver van AllUnited wordt gebruikt.

Via de website www.mxtoolbox.com kan gecontroleerd worden of er beperkingen gelden op het email verkeer.

Dus ga naar mxtoolbox.com. Selecteer daar de menuoptie DNS Lookup zoals hieronder.

 

Onderstaand scherm wordt dan getoond. Vul de domeinnaam in en druk op DNS Lookup.

 

Onderstaand scherm wordt dan getoond. Klik hier op spf lookup.

Daarna wordt onderstaand scherm getoond.

Het geel gemarkeerde in bovenstaand scherm betekent dat alle mails die vanaf het adres spf.fekahost.nl komen, geaccepteerd moeten worden en alle andere mails geweigerd moeten worden.

Niet alle providers maken gebruik van deze instellingen, maar als ze er gebruik van maken, dan worden de mails die verstuurd worden door de server van AllUnited niet geaccepteerd en zullen dus tegengehouden worden.

OPLOSSING:

Zorg ervoor dat deze geel gemarkeerde instelling wordt verwijderd of voeg spf.allunited.nl toe aan de lijst met te accepteren emails.

Ref: 252 / 2024-03-28

FAQ Er worden bij de rapportages geen relaties geselecteerd terwijl deze er wel zijn

Via het menupad: Communicatie & Rapportages > Rapportages > lijsten met relaties kun je op basis van de activiteit of categorie een selectie maken.

of

Via het menupad: Communicatie & Rapportages > Communicatie  > etiketten/exportbestanden van relaties kun je op basis van de activiteit of categorie een selectie maken om te mailen of te downloaden.

Als het niet lukt om de juiste output te krijgen dan is waarschijnlijk de peildatum die bovenaan in het scherm wordt getoond niet goed.

Ga na of het seizoen voor deze activiteiten nog geldig is.

Bijvoorbeeld. Het is begin van het nieuwe seizoen bijv. 6 januari zoals in onderstaand voorbeeld. Voor het nieuwe seizoen zijn nog geen activiteiten gekopieerd van het vorige seizoen. Op dat moment zal een selectie met peildatum op 6 januari en en een verdere selectie op de activiteit geen relaties geven die aan de criteria voldoen.

Zet dan de peildatum om 31-12 om wel een selectie te krijgen.

 

Als een rapportages met oude relaties wordt opgeroepen, vergeet dan niet het vinkje incl. oude relaties onderaan aan te vinken.

 

Ref: 291 / 2024-03-28

11 - Hoofdstuk 9: Materialen

11.1 - Introductie Materialen

Hoofdstuk 9 introductie.

In het AllUnited systeem kunnen materialen die aangeschaft zijn registreert worden en verbonden worden aan een team.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan 5 voetballen aan 1 voetbal team of 3 kano's aan een kano team.

In dit hoofdstuk wordt omschreven hoe

- Er materialen aangemaakt kunnen worden in het systeem 

- hoe u de aankoop van deze materialen registreer.

-Hoe u materialen kan beheren

-Hoe u materialen kan instellen 

Ref: 560 / 2024-03-28

11.2 - Instellingen materialen

Binnenkort beschikbaar.

12 - Bijlagen

12.1 - Bondgerelateerde codes (Bijl.)

12.1.1 - Bondgerelateerde functiecodes

Bij een aantal bonden is het mogelijk om via de interface de actuele functies automatisch door te sturen tussen AllUnited en de bond.
Zo heeft de bond altijd een actuele lijst met wie welke functie heeft binnen de verenigingen.

In de volgende tabellen zijn per bond de actuele functiecodes terug te vinden.

KNHB Zie: 12.1.1 - Bondgerelateerde functiecodes

Atletiek Unie Zie: 12.1.1 - Bondgerelateerde functiecodes

 

Ref: 11 / 2024-03-28

Atletiekunie functiecodes

Voor de Atletiekunie (KNAU) zijn de volgende functiecodes gedefinieerd:

 

Let op! De functie JUCO is de coördinator van de juryleden. De juryleden zelf krijgen deze functie niet.
Zij worden door de Atletiekunie voorzien van speciale codes als ze geslaagd zijn voor een jurycursus. Afhankelijk van het niveau krijgen ze dan de code 10.20,40,60 etc.

Deze code wordt door de Atletiekunie toegevoegd bij de relatie. Dit gaat niet via de interface.
Als er juryleden zijn die zelf geen Atletiek beoefenen dan kunnen ze als overige aangemeld worden bij de Atletiekunie, maar zonder functie.

Ref: 14 / 2024-03-28

KNHB Functiecodes

Voor de KNHB zijn de volgende functiecodes gedefinieerd:

Let op! Voor de meeste functies is het niet mogelijk om meerdere personen aan deze functie te koppelen. Er mag voor deze functies maar één persoon bij de bond bekend zijn. Alleen wanneer hieronder in de kolom "Meerdere mogelijk" een ja staat, kan deze functie aan meer relaties gekoppeld worden. 

Ref: 12 / 2024-03-28

12.1.2 - Bondgerelateerde spelcodes

Voor de AtletiekUnie (KNAU) zijn de volgende spelcodes gedefinieerd:

Spelcode Omschrijving
WEDSTRIJD* Wedstrijd - 01
RECREANT* Recreant - 02
WANDELAAR* Wandelaar - 03
OVERIG* Overig - 04
LOOPGROEP** Loopgroep - 05

* Alleen te grebruiken door Atletiekverenigingen. Verenigingscode begint met V******

** Alleen te gebruiken door Loopgroepen. Verenigingscode begint met B******

Ref: 16 / 2024-03-28

KNHB Spelcodes

Voor de KNHB zijn de volgende spelcodes gedefinieerd:

Spelcode Omschrijving
GL Gehandicapt/Lichamelijk Gehandicapt
KN Knotshockey
TR Trim Week
VE Veld Week
ZA Zaalhockey
NS Niet Spelend
Ref: 15 / 2024-03-28

KNZB Spelcodes

Voor de KNZB zijn de volgende spelcodes gedefinieerd:

Spelcode Omschrijving
SWIMMING* Zwemmen
WATERPOLO* Waterpolo
SYNCHRONIZED* Synchroonzwemmen
DIVING* Schoonspringen
OPENWATER Open Water Zwemmen
HANDICAPPED Gehandicaptensport
MASTERS Masters
ELEMENTARY Elementair Zwemmen
RECREATIVE Recreatieve Leden
TRIATHLON Triathlon
WATERBASKETBALL Waterbasketbal
FINSWIMMING Vinzwemmen

 * Voor deze spelcodes kan een startnummer worden aangevraagd.

Ref: 17 / 2024-03-28

13 - Hoofdstuk 10: Presentie

13.1 - Introductie Presentie

Binnen AllUnited kan je de presentie op drie manieren vastleggen:

  1. Op papier ()
  2. Digitaal ()
  3. Via een scanapparaat (schiet een ticket in voor meer informatie)

N.B.  Deze handleiding is verdeeld uit losse artikelen, die ook los te vinden zullen zijn via de 'Klik voor hulp button'. Om deze reden is onder elk 'artikel' ook nog een verwijzing naar de link van de volledige handleiding gezet. Zit je al in de volledig handleiding dan kan je deze verwijzingen zoals je hieronder ziet negeren.

Klik hier voor de volledige handleiding

Ref: 561 / 2024-03-28

14 - Hoofdstuk 11:Sport ontwikkeling

14.1 - Introductie Sport ontwikkeling

Binnenkort beschikbaar.

15 - Hoofdstuk 12: Beoordelingen

15.1 - Introductie Beoordelingen

Binnen AllUnited bestaat de mogelijkheid de voortgang van de leden binnen een vereniging in te zien en bij te houden. Hierdoor kunnen zowel trainers en het individuele lid (of team) direct zien hoe het met de voortgang gesteld is. 

Binnen dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe beoordelingen worden aangemaakt, hoe ze worden ingevuld, hoe ze worden gewijzigd en hoe ze worden beheerd. Hierbij moet aan een aantal zaken gedacht worden:

  1. Instellingen beoordelingen:
    • Beoordelingspijlers: indeling van de te beoordelen factoren.
    • Beoordelingstypes.
    • Spelertypes, zoals centrumspits of goalkeeper.
    • Evaluatieperioden: de momenten wanneer binnen het seizoen beoordeeld wordt.
  2. Beoordelingen
    • Beheren van beoordelingen.
    • Massa beoordelingen maken: beoordelingen of beoordelingsformulieren maken voor een hele groep.
    • Rapportages.
    • Beoordelingen verwijderen.

Klik hier voor de volledige handleiding

Ref: 556 / 2024-03-28

15.2 - Instellingen beoordelingen

15.2.1 - Beoordelingpijlers

Met de beoordelingspijlers wordt een indeling gemaakt op welke hoofditems iemand wordt beoordeeld. Bijvoorbeeld fysiek, tactiek, mentaal. Binnen deze pijlers kunnen dan een aantal factoren aan de orde komen. Dit zal per sport verschillend zijn. Maak naar wens de verschillende beoordelingspijlers aan. Bij zwemlessen wordt er gewerkt met Eisen, maar bij teamsporten worden er vaak verschillende pijlers gekoppeld.

Menupad: [Beoordelingen] > [Instellingen] > [Beoordelingspijlers] > [Wijzigen]

 

Veld                           Omschrijving
Vw Vw is van verwijderen. Door dit veld aan te klikken wordt de beoordelingspijler bij het bewaren verwijderd.
Beoordelingspijlercode Dit is de code van de beoordelingspijler. De code kan zelf gekozen worden. Er zijn twee posities te gebruiken. Dit kunnen zowel cijfers als letters zijn. Op dit veld worden de pijlers gesorteerd.  Hou dus ruimte om later pijlers tussen te voegen.
Beoordelingspijler Dit is de omschrijving van de beoordelingspijler, die ook op het formulier komt te staan.

 

 Klik hier voor de volledige handleiding

 

 

Ref: 362 / 2024-03-28

15.2.2 - Beoordelingstypes

In de beoordelingstype wordt de hele beoordeling opgesteld. Hier worden de vragen en beoordelingspunten vastgelegd waarop de relatie wordt beoordeeld. Er kunnen meerdere beoordelingstypes gemaakt worden. Bijvoorbeeld verschillende vragen voor een speler/deelnemer, maar ook voor verschillende diploma's.

Menupad: [Beoordelingen] > [Instellingen] > [Beoordelingstypes] > [selecteren]

 In dit scherm zijn er twee opties:

  1. Aanmaken nieuwe beoordeling
    • Klik in de bovenbalk op [Nieuw] en maak een nieuw beoordelingstype aan.
  2. Een bestaande beoordeling aanpassen
    • Selecteer het beoordelingstype dat gewijzigd dient te worden en druk op [Wijzigen].

Wanneer er gekozen wordt voor het aanmaken van een nieuw beoordelingstype, zal het volgende scherm verschijnen.

Uitleg van de velden

Veld     Omschrijving
Beoordelingstypecode  Een afkorting voor het beoordelingsformulier, bijvoorbeeld DPA of DPB voor diploma A en B
Beoordelingstype Dit is de volledige omschrijving van het beoordelingstype
Volgorde    Volgorde van de verschillende beoordelingstypes
Toon opmerking veld Deze optie laat ruimte voor opmerkingen bij de beoordelingsonderdelen
Radioveld type

Kies de manier van beoordelen. Er kan gekozen worden voor:

Voortgang Dit kan gebruikt worden wanneer er naar een einddoel gewerkt wordt met percentages
Niveau Een niveau bepaling van ruim onvoldoende, onvoldoende, matig, voldoende en ruim voldoende
Oneens/eens Wanneer er handelingen beheerst moeten worden. Kan er gekozen op een manier van beoordelen waarmee stellingen gebruikt worden.
Balans  
Afwijkend  
 Iconen Hier bepaal je of je de status iconen wilt laten zien
Toon % Beoordelaar    Dit % geeft aan wat de procentuele voortgang is. 100% is volgende badje/diploma
Overnemen van laatste    De waarden van de laatste beoordeling worden overgenomen. Hierdoor hoeft de beoordelaar enkel de afwijkende zaken aan te passen.
Beoordeling via referentie Niet van toepassing
Bewaar knop Niet van toepassing
Groep beoordelen    Keuze uit verticaal of horizontaal
Waar te selecteren   

Twee keuzes:

Spelers: Spelers worden in teams beoordeeld. Selecteer de gewenste activiteit en categorie.
Les/Evenement deelnemers    Deelnemers worden per lesgroep/ evenement beoordeeld
 Volgende evaluatietype (100%)    Bij het voltooien van de beoordelingen met 100% kan de speler doorgezet worden naar de volgende beoordelingstype. Dit wordt vaak gedaan i.c.m. het radioveld type Voortgang.
Aanmaken functie (100%)      Bij het voltooien van de beoordelingen met 100% kan er een diploma worden vastgelegd op de relatiekaart.
Mijn beoordeling    Op de persoonlijke pagina kan het lid zijn/haar beoordeling terug vinden. Wil je niet alle details tonen, dan kan je ook gebruik maken van een gekleurde balk. Koppieer 25:red;50:orange;75:yellow;100:green en plak dit in het invoerveld.
Toon % Mijn beoord.    Ook het lid ziet op hoeveel % hij/zij zit tot het diploma.

 

Veld    Opmerking
Vw Vw is van verwijderen. Door dit veld aan te vinken wordt de regel bij het bewaren verwijderd.
LET OP: de knop verwijderen verwijdert het gehele beoordelingstype en niet één regel.
Beoordelingspijler Hier kan één van de beoordelingspijlers geselecteerd worden die zijn vastgelegd. Zie: Beoordelingspijlers
Sorteer Dit veld bepaalt de volgorde van de vragen binnen een beoordelingspijler
Titel Dit is de titel/vraag.
Veldtype

Kies hier welk veldtype er bij de vraag moet verschijnen.

Tekst Dan kan alleen een tekst ingevoerd worden als beoordeling. Hierbij zijn gewichten niet mogelijk.
Radioknoppen Eén of meerder rondjes die aangezet geselecteerd kunnen worden. Ieder bolletje heeft een eigen waarde. De diverse waarde worden gescheiden met een ‘;’. Bijvoorbeeld 1;3;5;7;9. Het aantal waarden in de gewichten zorgt voor het aantal bolletjes. Dus wil je de gewichten slecht, matig, normaal, goed en uitstekend, dan heb je 5 bolletjes nodig.
Checkbox Een checkbox is een veld dat aan of uitgezet kan worden. Dus of iemand voldoet aan de vraag uit de checkbox of niet.
Waarde Hier wordt een waarde ingegeven. Deze waarde geeft de maximale waarde aan waarvoor dit meegeteld moet worden. Alle waardes worden bij elkaar opgeteld voor het totaal. Als bijvoorbeeld het gewicht 80 is en er wordt een waarde van 45 ingevuld dan wordt 56,3% berekend als het totaal van de waarden 100 is. Is het totaal van de waarden 200, dan wordt het 28,1% etc.
 Gewicht

Vul hier de gewicht van de antwoorden. Zie blok Veldtype en Gewichten.

Gewichtdeel

Het gewicht van de vraag binnen alle vragen. Dus voor hoeveel telt deze vraag mee in het geheel. Hoe belangrijk is deze vraag.

Helptekst

Hier kan extra informatie bij de vraag worden gegeven. Extra uitleg.

Conditieregel

Indien een vraag afhankelijk is van een eerder vraag, is het mogelijk om een hier deze vraag te selecteren

Conditieantwoord

Hier wordt het antwoord gegeven waaraan de conditie moet voldoen.

Met de knop [Bewaren] wordt de beoordelingstype vastgelegd.
LET OP: De knop verwijderen verwijdert het gehele beoordelingstype en niet slechts één regel.

 

Klik hier voor de volledige handleiding

Ref: 363 / 2024-03-28

15.2.3 - Spelertypes

Bij deze instellingen is het mogelijk om verschillende type spelers vast te leggen. Dit geeft de mogelijkheid om in het beoordelingsformulier aan te geven wat voor type speler iemand is.

Menupad: [Beoordelingen] > [Instellingen] > [Spelertypes] > [Wijzigen]

Veld                           Omschrijving
Vw Vw is van verwijderen. Door dit veld aan te klikken wordt het spelertype bij het bewaren verwijderd.
Spelertypecode Dit is de code van het spelertype. De code kan zelf gekozen worden. Er zijn twee posities te gebruiken. Dit kunnen zowel cijfers als letters zijn. Op dit veld worden de pijlers gesorteerd.  Hou dus ruimte om later spelertypes tussen te voegen.
Spelertype Dit is de omschrijving van het spelertype, die ook op het formulier komt te staan.

 

 Klik hier voor de volledige handleiding

Ref: 364 / 2024-03-28

15.2.4 - Evaluatieperioden

Evaluatieperioden zijn momenten in het jaar dat beoordeeld wordt. Zo is het mogelijk om bijvoorbeeld 2 keer in het jaar een beoordeling te doen.

Menupad: [Beoordelingen] > [Instellingen] > [Evaluatieperioden] > [Wijzigen]

 De volgende velden kunnen hier ingesteld worden.

Veld                           Omschrijving
Vw Vw is van verwijderen. Door dit veld aan te klikken wordt de beoordelingspijler bij het bewaren verwijderd.
Evaluatieperiodecode Dit is de code voor de periode. De code wordt samengesteld door het jaar en de maand van het begin van de evaluatieperiode en het jaar en de maand van het eind van de evaluatieperiode. De maand wordt dan weergegeven door de letters A t/m L
Evaluatieperiode Dit is de omschrijving van de evaluatieperiode.
Vanaf datum 1e dag van de evaluatieperiode
t/m datum Laatste dag van de evaluatie periode

Met de knop [Voeg toe] kunnen meer regels worden toegevoegd.
Met de knop [Bewaren] worden de periodes bewaard.

Klik hier voor de volledige handleiding

Ref: 365 / 2024-03-28

15.3 - Beoordelingen

15.3.1 - Beoordeling beheren

Hier wordt omschreven hoe nieuwe beoordelingen kunnen worden aangemaakt. Er zijn drie manieren om beoordelingen aan te maken:

  1. Voor één individuele relatie
  2. Voor een team [art_published][12][articleid]">1208]
  3. Voor een les [art_draft][0][articleid]">1209]

Beoordeling van een individuele relatieMenupad: [Beoordelingen] > [Beoordelingen beheren]


  In dit selectie scherm zijn er drie mogelijke keuzes:

  1. Een nieuwe beoordeling aanmaken via de knop [+Nieuw]
  2. Een bestaande beoordeling te bekijken of wijzigen, door in dit scherm een selectie te maken
  3. Een beoordelingen per mail vesturen via de knop [Beoordeling E-mailen]

 

Een nieuwe beoordeling aanmaken

Druk op de knop [Nieuw] en onderstaand scherm wordt getoond.

Met de knop [Controle] worden de gegevens opgehaald en worden de beoordelingsregels getoond. De evaluatie kan dan eventueel direct ingevuld worden. Met de knop [Bewaren] wordt de beoordeling op geslagen. En met de knop [Afronden] wordt de beoordeling vastgelegd.

Veld                           Omschrijving
Beoordelings ID Het unieke nummer dat aan de beoordeling wordt gegeven. Deze wordt automatisch toegewezen.
Beoordelingstype Hier wordt het beoordelingstype gekozen waarop de beoordeling plaats moet vinden. Bijvoorbeeld speler of diploma.
Evaluatieperiode Hier wordt de periode gekozen waarop de relatie is beoordeeld.
Relatie Hier wordt het relatienummer ingevoerd of opgezocht die beoordeeld moet worden.
Datum Datum wordt dat het formulier is aangemaakt of ingevuld. Wordt automatisch toegewezen.
Beoordelaar Hier wordt het relatienummer ingevoerd of opgezocht van de beoordelaar, die de beoordeling uit gaat voeren.
Status Status van de beoordeling:
1 – Nieuw
9 - Afgerond
Beoordelingsregels Deze worden opgehaald als op controle wordt gedrukt.
Spelertype Hier kan het spelertype gekozen worden. Zie: 15.2.3 - Spelertypes
Opmerkingen Hier kan een opmerking geplaatst worden.

 

Een bestaande beoordeling bekijken

Menupad: [Beoordelingen] > [Beoordelingen beheren]

Zoek in het selectiescherm de relatie op waarvan de beoordeling moet worden bekeken en klik op [Wijzigen]


 

Bovenstaande beoordeling geeft een score van 83% en de status afgerond. Hierdoor kan deze beoordeling niet meer worden aangepast. 

Een beoordeling E-mailen

Menupad: [Beoordelingen] > [Beoordelingen beheren] > [Beoordeling E-mailen]

 

In dit selectiescherm kan worden aangegeven naar wie de resultaten van de beoordelingen verstuurd moeten worden. Is dit naar de relaties zelf of naar de beoordelaars. Daarnaast kan er een keuze worden gemaakt in de status en de evaluatieperiode. Eventueel kan er nog specifieker geslecteerd worden op beoordelings ID.

Is de selectie vastgelegd en wordt er op de knop [E-mail] gedrukt dan wordt onderstaand scherm getoond. Met de knop [Versturen] worden de beoordelingen per mail verstuurd.

 

 Klik hier voor de volledige handleiding

 

Ref: 358 / 2024-03-28

15.3.2 - Massa beoordelingen aanmaken

Het is ook mogelijk om voor een hele groep leden beoordelingsformulier klaar te zetten. Dus bijvoorbeeld de coach van een team het hele team laten beoordelen. Of een cursusleider de deelnemers aan een cursus laten beoordelen.

Menupad: [Beoordelingen] > [Massaal beoordeling aanmaken}.

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

In de blokken Relatiegegevens, Teamgegevens en Cursusgegevens is het mogelijk om de selectiecriteria op te geven voor de doelgroep. Hier is het team dames 1 geselecteerd om te laten beoordelen.

In het blok Voorstelwaarden is het mogelijk om de basis gegevens van het formulier op te geven. Alleen evaluatieperiode die nu actueel zijn of in de toekomst liggen worden getoond.

Met een selectie in het veld beoordelaar, wordt de beoordelaar voor deze selectie aangewezen.

Het vinkje ‘Bewaar 1 beoordeling per persoon’ zorgt dat er maar één formulier per relatie per periode wordt aangemaakt ondanks dat iemand in meerder doelgroepen valt.

De waarden in het blok zijn voorstelwaarden en kunnen in het volgende scherm nog per individu worden aangepast.

Druk na het invullen van het formulier op ‘Start’

Het volgende scherm wordt getoond:

Hier kunnen nog aanpassingen of verwijderingen plaats vinden.

Het is nog mogelijk om de Beoordelaar en/of Beoordelingstype nog aan te passen.

Als alles correct is klik op ‘Bewaren’. Nu worden de formulier pas daadwerkelijk aangemaakt met status ‘Nieuw’

De beoordelingen kunnen nu gemaild worden. Menupad: [Beoordelingen] > [Beoordelingen beheren]. In de menubalk staat beoordeling E-mailen. Nu kunnen alle aangemaakte beoordelingen met de status nieuw gemaild worden naar de beoordelaars. Zie: 15.3.1 - Beoordeling beheren

Ref: 359 / 2024-03-28

15.3.3 - Beoordeling rapportages

Hier kunnen rapportages opgevraagd worden van de beoordelingen.

Via het menupad: [Beoordelingen] > [Rapportages]

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

Hier zijn 3 opties.

  1. Beoordelingen per relatie.
  2. Beoordelingen per team
  3. Exportbestanden
    Hier kunnen de beoordelingen geëxporteerd worden naar excel

1. Beoordelingen per relatie

Hier kan een relatie opgeroepen worden en dan worden de beoordelingen van die relatie naast elkaar gezet.

TO DO Voorbeeld.

 

2. Beoordelingen per team


Hier wordt een overzicht getoond van alle beoordelingen per team op basis van de selectie.
Een overzicht kan er als volgt uit zien.

 

3. Exportbestanden


Hier kunnen de beoordelingen geëxporteerd worden naar excel. Bovenaan de pagina wordt dan een link getoond waarmee het bestand kan worden opgeslagen op de eigen computer of op het scherm kan worden getoond.

 

Ref: 360 / 2024-03-28

15.3.4 - Beoordelingen verwijderen

Beoordeling verwijderen

Hier wordt omschreven hoe aangemaakte beoordelingen kunnen worden verwijderd. Er zijn twee soorten beoordelingen te verwijderen :

1.       Voor een individuele relatie

2.       Voor een groep van relaties Zie : Massa beoordeling verwijderen

Het verwijderen van een individuele beoordeling wordt hier uitgelegd.

Menupad: [Beoordelingen] > [Beoordelingen beheren]
beoordeling_menupad5_1.png
Onderstaand scherm wordt dan getoond.
beoordelingen_beheren5_1.png

Selecteer in bovenstaand scherm de relatie waarvan de beoordeling geopend moet worden alvorens te verwijderen.

Druk op weergeven om de beoordeling te openen.
verwijderknop5_1.png
Wanneer de beoordeling weergegeven wordt, kunt u de beoordeling verwijderen door op de verwijderen knop te klikken.

 

 

Ref: 361 / 2024-03-28

16 - Hoofdstuk 13: Website

16.1 - Introductie Website

Binnenkort beschikbaar.

16.2 - Aan de slag met de website

In de volgende subparagrafen worden de functies uitgelegd met betrekking tot het maken, aanpassen en
verwijderen van menu's, submenu's, pagina's. Verder wordt er uitgelegd hoe artikelen gepubliceerd moeten
worden en wordt er verdere informatie gegeven over formulieren, de fotocarrousel en de sponsorenbalk.

Ref: 531 / 2024-03-28

16.2.1 - Pagina's

Voor de website kunnen pagina's aangemaakt worden om structuur aan te brengen op de website. Zo kan
een pagina meerdere artikelen bevatten zoals een pagina voor het nieuws, een pagina voor het bestuur, maar
bijvoorbeeld ook een pagina voor het team Heren 1. In onderstaande onderwerpen wordt uitgelegd hoe
pagina's gezocht kunnen worden, hoe pagina's aangemaakt kunnen worden en hoe deze vervolgens gewijzigd
kunnen worden. 


Pagina's kunnen altijd gevonden worden door te navigeren naar: [Website] > [Pagina's]. Onderstaand scherm
wordt dan opgeroepen. In dit overzicht van alle pagina's voor de website is te zien welke pagina's er zijn, wat
het paginatype is en of de artikelen van die pagina zijn gepubliceerd.

 

pagina_overzicht.jpg

Het paginatype 'script' is door de vereniging niet zelf te beheren. Dit is een pagina waarbij op basis van een
script bepaalde data uit AllUnited wordt gehaald, zoals de telefoonlijst.

Binnen het scherm zijn er vier opties mogelijk:

  1. Door bij 'Paginatype' een selectie te maken kunnen alle pagina's van een bepaald type geselecteerd worden.
    Dit is handig als bijvoorbeeld alleen de teampagina's nodig zijn.
  2. Door op de paginanaam te klikken wordt de pagina geopend. 
  3. Door op 'Lijst met artikelen' te klikken, wordt de lijst verkregen met alle artikelen van die op de desbetreffende
    pagina staat.
  4. Door op 'Nieuw artikel' te klikken, kan direct een nieuw artikel aangemaakt worden voor de desbetreffende
    pagina. Zie: 16.2.2.1 - Artikelen Selecteren

Verder zijn nog een aantal andere opties mogelijk in de menubalk bovenin het scherm:

  1. + Pagina (om een nieuwe pagina aan te maken) 
  2. Pagina's selecteren Zie: 16.2.1.1 - Pagina's Selecteren
  3. Alle artikelen Zie: 16.2.2.1 - Artikelen Selecteren
  4. Menu's Zie: 16.3.4 - Menu's
  5. Pagina autorisatie Zie: 16.2.1.5 - Overzicht Autorisaties van CMS Pagina's
  6.  Google META tag [link 873
Ref: 202 / 2024-03-28

16.2.1.1 - Pagina's Selecteren

Om een pagina te selecteren, navigeer dan naar: [Website] > [Pagina's] > [Pagina Selecteren]Wanneer
via het overzicht van de pagina's is geklikt op 'Pagina's selecteren' in de menubalk bovenin, dan
wordt
onderstaand scherm getoond. 

pagina_selecteren_1.jpg

Hier kunnen bestaande pagina's op basis van de paginanaam of op basis van het paginatype, bijvoorbeeld
'Teampagina's', geselecteerd worden (Zie Zie: 16.2.1.2 - Pagina's Wijzigen). Verder kan weer teruggegaan worden naar de lijst met
pagina's (Zie: 16.2.1 - Pagina's) via de knop in de menubalk of kan de autorisatie opgeroepen worden van de pagina's
(Zie: 16.2.1.5 - Overzicht Autorisaties van CMS Pagina's). 

 

Ref: 203 / 2024-03-28

16.2.1.2 - Pagina's Wijzigen

In deze transactie kunnen de pagina's vastgelegd worden die gekoppeld worden aan de website. Om een
pagina te selecteren, navigeer dan naar [Website] > [Pagina's] > [Paginacode titel].

Of maak een nieuwe pagina aan door bovenaan het pagina overzicht scherm op "+ Pagina" te klikken. 

 pagina_nieuw_1.jpg

Na de selectie van een pagina
of na het klikken op de knop 'Nieuw' wordt onderstaand scherm getoond:

 

 pagina_wijzigen_1.jpg

Vervolgens kunnen de volgende velden ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Pagina Dit is de naam van de pagina. Deze paginanaam is ook de naam die in het menu
opgenomen zal worden. Deze naam mag geen vreemde tekens of spaties bevatten. 
Paginatype

Dit is het type van de pagina. Vaak zal dit het type 'overig' zijn, maar ook 'teampagina'
komt ook veel voor. De selectie geeft aan welke mogelijkheden er zijn (
Zie: 16.3.3 - Paginatypes).

Auto. publiceren Indien deze pagina via de website beheerd moet worden door een niet gebruiker, is het raadzaam dit vinkje te activeren. Artikelen worden direct gepubliceerd als de geautoriseerde persoon wijzigingen aanbrengt op de pagina (via de website). 
Zoekmachines toestaan Door het aanvinken hiervan geeft u zoekmachines toestemming om de pagina-inhoud vast te leggen, zodat deze in zoekopdrachten tevoorschijn komt. Dit is een advies aan zoekmachines, die zelf kunnen bepalen of ze dit opvolgen.
Titel  De titel van de pagina. Deze zal op de website te zien zijn.
Toegang voor Hier wordt aangegeven voor welk soort bezoeker de pagina toegankelijk is:
voor alle bezoekers, voor ingelogde bezoekers of voor ingelogde teamleden. 
Toegestane groepen Wanneer het toegang voor op "Ingelogde bezoekers" staat, kan je een selectie maken op specifieke groepen die de pagina en de onderliggende artikelen kunnen zien. Overige leden die niet tot de selectie behoren zien de pagina en de daaronder liggende artikelen niet. 
Functiegroep Hier wordt aangegeven welke functiegroep deze pagina mag beheren. 
Functie Hier wordt aangegeven welke functie deze pagina mag beheren.
Geautoriseerde relatie Hier wordt aangegeven welke relatie(s) deze pagina mag beheren. Indien er
meerdere relaties zijn, worden de relatienummers door een puntkomma (;) gescheiden.
Ref: 79 / 2024-03-28

16.2.1.3 - Groepen aanmaken autorisatie

 

Groepen aanmaken voor website pagina autorisatie. 

Dit kan door functiegroepen of een aparte functie aan te maken. Hiervoor onderneem je de volgende stappen:
(mocht er geen relatie menu zichtbaar zijn, dan heeft dit te maken met het gebruikersprofiel, laat deze stappen dan uitvoeren door de ledenadministratie of de systeem administrator)

1. Als eerste kan je een functiegroep aanmaken, door naar "Relaties" --> Instellingen --> Functies: Functiegroepen te gaan.
Hier geef je een nieuwe naam en code.


2. Daarna maak je een nieuwe functie aan, door naar "Relaties" --> Instellingen --> Functies: Functies, selecteren te gaan en dan op wijzigen te klikken.
Hier geef je ook een nieuwe naam en code en laat je de functie vallen onder de reeds aangemaakte functiegroep.

3. Vervolgens kun je de functie koppelen aan een relatie door, op "Relaties" --> Relaties beheren te gaan en daar de desbetreffende persoon op te zoeken.
Op de relatie kaart klik je bovenaan op functie en voeg je de reeds aangemaakte functie toe.

Bij het aanmaken van een nieuwe pagina of wijzigen van een pagina kun je op functie groep, functie of relatie autoriseren. Zie Zie: 16.2.1.2 - Pagina's Wijzigen

 

 

Ref: 793 / 2024-03-28

16.2.1.4 - Pagina's Verwijderen

Om een pagina te verwijderen, navigeer dan naar [Website] > [Pagina's]. Hier is te zien of de pagina artikelen
bevat. Deze moeten te allen tijde verwijderd zijn alvorens een pagina verwijderd kan worden. Mocht een pagina
artikelen bevatten, dan zal in de kolom 'Artikelen' staan 'Lijst met artikelen', zoals in onderstaand voorbeeld

 lijstmetartikelenscreenshot_1.png

Vervolgens kunnen de artikelen verwijderd worden door op de prullenbak te klikken en onderaan op
'Bewaren' te klikken, zoals in onderstaand voorbeeld. 

lijstmetartikelenscreenshot2_1.png

Wanneer alles verwijderd is, kan teruggegaan worden met de lijst met pagina's en klik vervolgens de pagina
die verwijderd moet worden. In het scherm dat wordt getoond kan de pagina definitief verwijderd worden
door op 'Verwijderen' te klikken.

Als alles is verwijdert ga terug naar de lijst met pagina's en selecteer de pagina die u wilt verwijderen. De
verwijder knop op dit scherm kunt u nu aanklikken.
Let op: Wanneer niet eerst alle artikelen verwijderd zijn, zal het ook niet mogelijk zijn om de pagina te
verwijderen en is de verwijderen-knop geblokkeerd. 

 

Per ongeluk een pagina verwijderd 

Misschien heeft Google hem nog wel in cache staan. Ga naar Google en google je website. (klik op het driehoekje en op in cache) en zoek de pagina op op de site die tevoorschijn komt.  Is hij er nog kopieer dan de inhoud. Is hij ook hier weg, helaas dan dienen we een backup terug te zetten. 

schermafbeelding_2018_02_13_om_13.23.21_1.png 

Ref: 533 / 2024-03-28

16.2.1.5 - Overzicht Autorisaties van CMS Pagina's

Wanneer genavigeerd wordt naar [Website] > [Pagina's] > [Pagina autorisaties], wordt onderstaand
scherm getoond.

In bovenstaand scherm staat per pagina aangegeven of hier bijzondere autorisaties gelden, bijvoorbeeld
op basis van functie, functiegroep, relaties en/of teams. Hierin is dus te zien wie geautoriseerd is om
bepaalde taken uit te voeren, zoals artikelen publiceren en/of artikelen wijzigen. 

Ref: 205 / 2024-03-28

16.2.1.6 - Standaard script pagina's

Binnen AllUnited bevinden zich standaard script pagina's.

Een script pagina is een pagina die door AllUnited is aangemaakt en is aangepast om een specifieke taak te doen.
Denk hierbij een een bardienst pagina waar leden zich kunnen inschrijven voor een bardienst of een commissie pagina
waar de commissie leden van een vereniging te zien zijn. 

Tip: Veel van deze pagina's horen bij een bepaalde module en zullen niet goed werken
zonder dat er bepaalde onderdelen zijn ingesteld (een bardienst pagina zal bijvoorbeeld niks tonen zonder ingestelde bardiensten)

Natuurlijk is niet op eerste gezicht duidelijk wat deze pagina's allemaal doen 
vandaar hier een overzicht wat elke standaard scriptpagina binnen AllUnited doet.

 

Adressenlijst De Adressenlijst geeft een lid/relatie een adressenlijst met andere leden/relaties waar hij/zij mee te maken heeft. 
Denk bijvoorbeeld aan teamleden of leden waarmee een lid in een commissie zit.
Afgelastingen  Deze pagina geeft een overzicht van alle afgelasten wedstrijden Zie: 9.4.1 - Wedstrijden
Agenda  Deze pagina toont de agenda van de vereniging hier moeten natuurlijk is agenda items in worden geplaatst Zie: 9.2 - Agenda
Archief  Deze pagina toont alle gearchiveerde artikelen op de website
Bardienst  Zodra er bardiensten zijn aangemaakt kunnen leden zich hier inschrijven voor een bardienst  Zie: 9.3 - Diensten
Clubcompetitie  De clubcompetitie geeft een ranglijst van teams. Wie bovenaan komt te staan hangt af hoe goed zij presenteren in de competitie
Commissies Deze pagina geeft een overzicht van alle Functiegroepen binnen een vereniging vaak zullen dat Commissies zijn  Zie: 2.3.2.2 - Functies Aanmaken
Debiteurenkaart  Deze pagina toont de Debiteurenkaart. Zie: 7.3.4 - Debiteuren
Email Deze pagina wordt gebruikt zodra iemand vanaf de website een email wilt versturen naar bijvoorbeeld een Functionaris.
Deze pagina kan niet aangepast worden maar is wel nodig voor het systeem 
Fotoalbum Deze pagina zorgt ervoor dat de foto's bij aanklikken in de fotocarrousel uitvergroot zichtbaar worden. 
Wanneer een afbeelding wordt toegevoegd in een artikel kan de optie fotocarrousel worden aangevinkt.
zodra dit wordt gedaan zal de afbeelding getoond worden op deze pagina. Dit is een systeem pagina, die niet aangepast kan worden. 
Foutpagina Dit is de pagina die getoond word zodra een 404 error zich voordoet
Deze pagina kan niet aangepast worden maar is wel nodig voor het systeem
InschrijvenTaak De "InschrijvenTaak" wordt gebruikt wanneer een relatie zich wilt inschrijven voor een bardienst.
Deze pagina kan niet aangepast worden maar is wel nodig voor het systeem
Ledenlijst  Deze pagina geeft een ledenlijst weer, de hoeveelheid informatie die wordt getoond kan worden aangepast door AllUnited
Persoonlijkedata Op deze pagina worden worden de eigen gegevens van een relatie getoond 
Deze pagina kan niet aangepast worden maar is wel nodig voor het systeem
Sitemap Op deze pagina wordt de menu structuur van de website getoond Zie: 16.2.4 - Menu's
Teamindeling Deze pagina geeft de teamindeling van het team waar een relatie inzit  Zie: 3.4 - Teams
Teamlijst Deze pagina toont een lijst van alle team pagina's Zie: 3.4 - Teams
Trainingschema Toont het Trainingschema van een relatie
Uitslagen  Deze pagina toont de meest recente uitslagen van een vereniging  Zie: 9.4.1 - Wedstrijden
Verslagschrijven Dit is de pagina die wordt getoond wanneer leden vanaf de website een artikel aanpassen of schrijven
Deze pagina kan niet aangepast worden maar is wel nodig voor het systeem
Wedstrijdschema  Deze pagina toont het wedstrijd schema van een vereniging Zie: 9.4.1 - Wedstrijden

 

Ref: 589 / 2024-03-28

16.2.1.7 - Bijzondere Pagina's

Onder pagina's met standaardinstellingen bevinden zich ook pagina's waarvan de sturing anders is en waarvan
het type meestal 'overig' is. Bij dit soort pagina's is het bijvoorbeeld mogelijk om een teampagina aan te maken
en daaraan een team te koppelen. Zodoende kunnen de namen van de teamleden en de begeleiders op de website
worden getoond. Bij het paginatype 'backoffice' is het bijvoorbeeld mogelijk om transacties uit de backoffice
te koppelen aan de website.
Al met al zijn er de volgende mogelijkheden:

Ref: 315 / 2024-03-28
16.2.1.7.1 - Een pagina linken naar een andere pagina
Binnenkort beschikbaar.
16.2.1.7.2 - Teampagina's

Een teampagina heeft een andere indeling dan een gewone pagina. Hier kunnen de gegevens van het team
ingevuld worden. Op de teampagina worden dan automatisch ook de spelers en de begeleiders van een team
opgehaald. Als er foto's aanwezig zijn kunnen ook de foto's van de spelers worden getoond.

Om een nieuwe teampagina aan te maken navigeer naar [Website] > [Pagina's] > [Nieuw]. Vervolgens
wordt onderstaand scherm getoond.

 

Allereerst moet de paginatype aangepast worden naar 'teams'. Dan moet er op 'controle' geklikt worden,
zodat de velden voor een teampagina getoond worden. Het scherm ziet er dan als volgt uit.

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Pagina Dit is de naam van de pagina. Deze paginanaam is ook de naam die in het menu opgenomen moet worden. 
Paginatype Dit is het type van de pagina. Vaak zal dit 'overig' zijn, in dit geval de pagina 'teams'. De selectie geeft aan welke mogelijkheden er zijn. 
Autopubliceren Indien deze pagina via de website beheerd moet worden, moet dit vinkje geselecteerd zijn. Dit vinkje is erg belangrijk bij teampagina's.
Titel  De titel van de pagina. Deze komt op de website.
Toegang voor Hier wordt aangegeven of een pagina voor alle bezoekers, voor ingelogde bezoekers, of voor ingelogde teamleden benaderbaar is. 
Activiteit De activiteit waarmee het team is aangemaakt, bijvoorbeeld Hockey of competitie.
Categorie De categorie waarmee het team is aangemaakt, bijvoorbeeld spelend lid of voorjaarscompetitie
Team De teamcode
Paginabeheer en autorisaties Wie mogen op de website de pagina beheren. Meerdere vinkjes zijn mogelijk.
Teamfunctie (ingesteld als geinformeerd) geautoriseerd Degene die bij de teamfuncties deze ingestelling heeft mag de pagina beheren. Zie: 2.3.2.2 - Functies Aanmaken
Teamfunctie (ingesteld als geinformeerd) geautoriseerd Degene die bij de teamfuncties deze ingestelling heeft mag de pagina beheren.Zie: 2.3.2.2 - Functies Aanmaken
Trainers geautoriseerd De trainer mag deze pagina beheren.
Spelers geautoriseerd Alle spelers van het team mogen deze pagina beheren.
Functiegroep Hier wordt aangegeven welke functiegroep deze pagina mag beheren
Functie Hier wordt aangegeven welke functie deze pagina mag beheren
Geautoriseerde relatie Hier wordt aangegeven welke relatie(s) deze pagina mag beheren

Na het invullen van de teampagina kan het scherm er zo uitzien:

 

 

 

 

Ref: 99 / 2024-03-28

Teampagina tennis op de website

Ref: 114 / 2024-03-28

Teampagina hockey op de website

Ref: 115 / 2024-03-28
16.2.1.7.3 - Teamfoto's

Door te navigeren naar [Website] > [Pagina's] wordt de lijst met pagina's getoond. De teampagina kan hier
onderdeel van zijn. Dit ziet er als volgt uit:

Het paginatype moet 'Teampfotos' zijn. Is deze pagina niet aanwezig en toch gewenst, maak dan een helpdeskticket
aan, zodat AllUnited deze pagina kan toevoegen.

De pagina teamfoto's heeft een bijzondere functie. Op deze pagina worden alle teamfoto's van alle teams opgeslagen
en gelinkt aan de juiste teampagina. Er is dus maar één artikel voor alle teamfoto's van een bepaald seizoen. Oude
artikelen van andere seizoenen mogen niet gepubliceerd zijn, want dan worden de verkeerde teamfoto's getoond.

Om een nieuw artikel met teamfoto's te maken, navigeer naar [Website] > [Alle artikelen] > [Nieuw]. Het artikel
van een pagina met de teamfoto's kan er als volgt uit zien. Hieronder een voorbeeld met twee teamfoto's. Eén voor
heren 1 en één voor dames 1.

Let op: Belangrijk is dat bij link de exacte paginanaam van het team wordt ingegeven. In bovenstaand voorbeeld
staat bij link bijvoorbeeld 'Team_H1'. Alleen wanneer deze link exact gelijk is aan teampagina, zoals deze is
vastgelegd, kan de foto op de teampagina worden getoond. Let daarbij dus ook op hoofdletters en kleine letters. 

Als de de link aan de juiste teampagina is gekoppeld, wordt deze foto als eerste op de teampagina getoond.
Dit kan er als volgt uit zien:

 

Ref: 316 / 2024-03-28

16.2.1.8 - Backoffice Pagina's

Een backoffice pagina dient ervoor een functionaliteit of weergave van de backoffice op de website te tonen, zoals een mutatie formulier, inschrijf formulieren, overzicht schermen of selectie wizard instantie.

Wanneer er in CMS een nieuwe pagina aangemaakt wordt met het paginatype 'backoffice' en er vervolgens op controle gedrukt wordt komen de volgende instellingen erbij.

 backoffice_transactie_1.png

Transactiegroep Groepering van de transacties, in meeste gevallen word hier de 'club' of 'CMS_members' gebruikt. De club transacties zijn voor elke bezoeker te bekijken/gebruiken. De transacties van de CMS_members zijn alleen te bekijken/gebruiker door mensen die kunnen inloggen op de website (leden)
Transactie Het scherm/formulier dat getoond wordt op de website
Task Hier wordt geselecteerd wat de gebruiker zou moeten doen. Alleen informatie tonen? Selecteer dan weergeven. Dient de gebruiker iets aan te passen of invullen, dan is het wijzigen. 
Instellingen Sommige schermen hebben speciale instellingen.

 

Ref: 604 / 2024-03-28
16.2.1.8.1 - Planning Overzicht

Werkwijze bij een AllUnited website

Er zijn twee verschillende mogelijkheden voor de weergave.

  1. Weergave 1: Toont alleen de reserveringen die plaatsvinden op de locaties. Geen van de andere activiteiten die plaatsvinden binnen het systeem (lessen/evenementen, trainingen, wedstrijden, agenda punten met een locatie)
  2. Weergave 2: Toont alles wat plaatsvindt op de locatie binnen het systeem. Echter wordt de legenda niet getoond en zal alles in de kleur van een reservering weergegeven.

Via [Website] > [Pagina's] > [Nieuw] kan een nieuwe pagina worden aangemaakt. 
Om het planningsoverzicht op de website te tonen, dient een backoffice pagina te worden aangemaakt.
opzetten_backoffice_pagina3_1.png

Zodra er beneden voor 'Controle' wordt gekozen, verschijnt er een nieuw venster 'Backoffice transactie'.

In dit venster zijn de volgende instellingen benodigd:
Transactiegroep: Club
Transactie: Planningboard
Task: Wijzigen (Anders kunnen de leden de dag navigatie niet gebruiken)
Instellingen: Weergave 1 of 2

Instellingen bij alleen reserveringen tonen
afhangbord_v2_1.png

Instellingen bij alle activiteiten weergeven
afhangbord_v2_1.png

Is de pagina eenmaal bewaard, dan is de weergave via het icoon 'het wereldbolletje' te bekijken.

Overige opties die je ";" gescheiden kan toevoegen aan het instellingen veld zijn:
- kalender=zichtbaar
- locatie=1tm6
- geenlocatie=zichtbaar

Voorbeelden:
- weergave=2;locatie=1tm6;kalender=zichtbaar
- weergave=2;kalender=zichtbaar
- kalender=zichtbaar
- locatie=1tm10

FAQ - Als ik het veld 'instellingen' leeg laat onder 'Backoffice transactie' wordt er wel een overzicht getoond. Welk overzicht is dit? 
Antwoord: Indien dit veld leeg blijft, hebben wij standaard ingesteld dat het systeem overzicht 1 toont, oftewel het overzicht met alleen de reserveringen. 

Werkwijze bij een website door een andere leverancier

Voor clubs die geen AllUnited website hebben, kunnen dit overzicht op de website tonen via een iframe.

Hiervoor dient de volgende link te worden aangehouden: 
https://pr01.allunited.nl/afhangbord/[clubnaam]/[weergave]
[clubnaam] dient te worden vervangen door de clubnaam van de vereniging. Dit betreft dezelfde naam die u gebruikt in het veld 'Club' als u inlogt in de backoffice.  
[weergave] dient het eerder genoemde getal (1 of 2) te betreffen, afhankelijk van het gewenste overzicht. (Zie bovenstaande paragraaf 'Werkwijze bij een AllUnited website')

Link voor in de iframe om alleen reserveringen tonen van onze demo:
https://pr01.allunited.nl/afhangbord/demo/1

Link voor in de iframe om alle activiteiten weergeven van onze demo:
https://pr01.allunited.nl/afhangbord/demo/2

Qua code voor de iframe kan het volgende worden aangehouden:
<iframe src="[LINK HIER PLAATSEN]" style="width:100%; height:1000px"> </iframe>
<iframe src="https://pr01.allunited.nl/afhangbord/demo/2" style="width:100%; height:1000px"> </iframe>

afhangbord_demo_united_1.png

Ref: 603 / 2024-03-28

16.2.1.9 - Evenementen pagina

AllUnited biedt de mogelijkheid om per evenement een pagina aan te maken.
Deze pagina's werken op basis van een script, geschreven door AllUnited.
Deze staan standaard niet geactiveerd. 
Vraag dit aan via een ticket, waarna wij de script pagina klaar zetten. 

Wanneer het script gereed is, kan per evenement een pagina worden aangemaakt.
Hiervoor zijn de volgende stappen benodigd;
- Navigeer in de backoffice naar Website --> Pagina's en klik boven aan op +Pagina (nieuwe pagina aanmaken)
- Geef een titel op en kies onder "Paginatype" "Evenementen" en klik onderaan de pagina op controle. Het scherm wordt opnieuw geladen met de instellingen voor een evenementen pagina.
- In het herladen scherm kan uit de bestaande evenementen gekozen worden.
- De evenementen worden getoond op de pagina "Evenementen".
- Koppel de pagina "Evenementen" in het menu Zie: 16.3.4 - Menu's, zodat de pagina makkelijk te bereiken is voor leden. 

Ref: 795 / 2024-03-28

16.2.2 - Artikelen

Lijst met artikelen

Om de 'Lijst met artikelen' te raadplegen, navigeer naar [Website] > [Pagina's] en klik voor iedere gewenste
pagina, waar artikelen beschikbaar zijn, op 'Lijst met artikelen'. In dit geval worden alle artikelen van de
desbetreffende pagina getoond en ziet het scherm er als volgt uit:
 

 fireshot_capture_341_test2_dv01_dv01.allunited.nl.png

Er zijn in dit scherm een aantal mogelijkheden:

  1. Een nieuw artikel aanmaken.
  2. De pagina aanpassen.
  3. De toegang tot het artikel aanpassen.
  4. De inhoud van het artikel aanpassen. Zie: 16.2.2.2 - Artikelen Maken en Wijzigen

Ook is het mogelijk om de artikelen te archiveren.

Wanneer op de knop Selectie archiveren met de datum van gisteren wordt gebruikt zullen alle artikelen die geselecteerd zijn met de selectiebox gearchiveerd worden met als de dag hiervoor als archiveer datum

 met de knop Selectie permanent verwijderen zal het artikel compleet verwijderd worden.

Gearchiveerde artikelen

Wanneer boven aan de pagina op de knop gearchiveerde artikelen wordt geklikt zal een lijst getoond worden met alle artikelen waarbij:

a. de t/m datum is verlopen.

b. als een artikelen gearchiveerd is met de knop Selectie archiveren met de datum van gisteren

 Een artikel kan alleen gearchiveerd worden als het de status "Gepubliceerd" heeft en een t/m datum heeft dat verstreken is.

 fireshot_capture_342_test2_dv01_dv01.allunited.nl.png

Binnen de lijst met Gearchiveerde artikelen is het mogelijk om een selectie permanent te verwijderen.

 

Ref: 204 / 2024-03-28

16.2.2.1 - Artikelen Selecteren

Om een nieuw artikel aan te maken, navigeer naar Menu pad: Website > Pagina's > Lijst met artikelen  (klik op lijst met artikelen op de pagina waar u een artikel wilt plaatsen)

artikel_nieuw_1.jpg

Artikelinformatie
Bij de artikelinformatie wordt aangegeven aan welke pagina het artikel gekoppeld moet worden en of het
toegankelijk moet zijn voor alle bezoekers of alleen voor de leden en ingelogde groepsleden. Ingelogde groepsleden
is de toegang die ingesteld is bij het paginatype. Zo kan bijvoorbeeld een bepaalde pagina alleen zichtbaar zijn
voor leden die onder de functies bestuur vallen. Zie: 16.3.3 - Paginatypes

artikel_info_1.jpg

 Verder kunnen de volgende onderdelen ingevuld worden.

Veldnaam 

Omschrijving

Artikel ID Hier wordt automatisch een nieuw artikelnummer gegenereerd. Het kan zijn dat deze niet getoond wordt.
wereldbolletje_1.jpg Via het wereldbol icoon kun je direct het artikel (ook in concept) bekijken op de website. 
Status Dit veld geeft aan in welke fase het artikel zich bevindt, bijvoorbeeld een conceptartikel of een gepubliceerd artikel.
Volgorde Een volgorde voor het rangschikken van de artikelen op de website.
Toegang voor Hier kan aangegeven worden of het artikel zichtbaar moet zijn voor alle bezoekers, voor ingelogde bezoekers (bijvoorbeeld de leden van de vereniging) of voor ingelogde groepsleden (bijvoorbeeld leden onder de functie bestuur)
Toegestane groepen Wanneer het toegang voor op "Ingelogde bezoekers" staat, kan je een selectie maken op specifieke groepen welke het artikel kan inzien. Overige leden die niet tot de selectie behoren zien het artikel niet. 
Pagina code Hier wordt aangegeven op welke pagina het artikel gepubliceerd moet worden.
Reacties toestaan Als dit is aanvinkt kunnen gebruikers die een relatie hebben met het systeem reacties plaatsen op het artikel.
Docs verbergen De documenten of afbeeldingen’s die zijn toegevoegd worden automatisch getoond in het artikel. Afbeeldingen's worden naast de tekst getoond en de documenten zijn zichtbaar onder het artikel.
Wanneer dit niet wenselijk is moet het vakje 'Docs verbergen' aangevinkt zijn. Pas dan kan het artikel zelf opgemaakt worden en worden de afbeeldingen's en documenten niet automatisch getoond.
Datum/Tijd vanaf Voer hier de datum en tijd in wanneer het artikel op de website gepubliceerd moet worden.
Datum/Tijd t/m Voer hier de datum en tijd in wanneer het artikel van de website gehaald moet worden en in het archief geplaatst moet worden.
Nieuwsbrfdat Als het artikel in een nieuwsbrief is meegenomen, verschijnt hier de datum van de nieuwsbrief
Titel Hier wordt de artikel titel ingevuld.
Link Artikel ID Door het artikelnummer in te vullen wordt een snelkoppeling gecreëerd naar het al geschreven artikel. Dit wordt gedaan wanneer het artikel op meerdere pagina's gepubliceerd moet worden.
Auteur Hier komt het relatienummer van de auteur van het artikel als het artikel via de website is aangemaakt.

 Afbeeldingen, documenten of filmpjes toevoegen? 

Zie: 16.2.2.2 - Artikelen Maken en Wijzigen

Ref: 93 / 2024-03-28

Artikelen Selecteren

Door artikelen te selecteren of aan te maken, navigeer naar [Website] > [Alle artikelen]. Het volgende
scherm wordt dan getoond.

 alle_artikelen_1.jpg

 De volgende keuzes kunnen gemaakt worden om de juiste artikelen te selecteren:

Veld Omschrijving
Artikel ID          Als het artikelnummer bekend is, dan kan dit ingevuld worden om het artikel te selecteren. Ook kan een reeks artikelnummers opgegeven worden, zoals artikel 202 t/m 210
Titel  Een artikel kan op titel gezocht worden, bijvoorbeeld via 'bestuur'. In dit geval worden alle artikelen getoond waarvan de titel het woord 'bestuur' bevat. 
Pagina code Door een pagina te selecteren worden vervolgens alle artikelen getoond die met deze pagina gelinkt zijn. 
Vanaf datum Als de vanaf datum wordt ingevuld, worden alle artikelen gemaakt die vanaf die datum aangemaakt zijn.
t/m Datum          Hier kan gezocht worden op de einddatum van het artikel. 
Status Er kan gezocht worden op de status van een artikel. Een artikel kan nog in een concept staan, maar ook al gepubliceerd zijn. 
Introductie Hier kan gezocht worden op woord(en) welke in de Introductie van een artikel voorkomen. Zoek op woorden door het woord tussen sterretjes te plaatsen. Door bijvoorbeeld *voorjaarscompetitie*, worden alle artikelen met het woord "voorjaarscompetitie" in het Introductie veld gevonden. 
Details Hier kan gezocht worden op woord(en) welke in de Details van een artikel voorkomen.Zoek op woorden door het woord tussen sterretjes te plaatsen. Door bijvoorbeeld *voorjaarscompetitie*, worden alle artikelen met het woord "voorjaarscompetitie" in het Details veld gevonden.  

Veder kan in het beginscherm voor artikel in de menubalk op de knop 'Nieuw' gelikt worden. In dat geval
wordt er een nieuw artikel aangemaakt. 

Ref: 81 / 2024-03-28

16.2.2.2 - Artikelen Maken en Wijzigen

Om een nieuw artikel aan te maken, navigeer naar Menu pad: Website > Pagina's > Lijst met artikelen  (klik op lijst met artikelen op de pagina waar u een artikel wilt plaatsen)

artikel_nieuw_1.jpg

Artikelinformatie
Bij de artikelinformatie wordt aangegeven aan welke pagina het artikel gekoppeld moet worden en of het
toegankelijk moet zijn voor alle bezoekers of alleen voor de leden en ingelogde groepsleden. Ingelogde groepsleden
is de toegang die ingesteld is bij het paginatype. Zo kan bijvoorbeeld een bepaalde pagina alleen zichtbaar zijn
voor leden die onder de functies bestuur vallen. Zie: 16.3.3 - Paginatypes

artikel_info_1.jpg

 Verder kunnen de volgende onderdelen ingevuld worden.

Veldnaam 

Omschrijving

Artikel ID Hier wordt automatisch een nieuw artikelnummer gegenereerd. Het kan zijn dat deze niet getoond wordt.
wereldbolletje_1.jpg Via het wereldbol icoon kun je direct het artikel (ook in concept) bekijken op de website. 
Status Dit veld geeft aan in welke fase het artikel zich bevindt, bijvoorbeeld een conceptartikel of een gepubliceerd artikel.
Volgorde Een volgorde voor het rangschikken van de artikelen op de website.
Toegang voor Hier kan aangegeven worden of het artikel zichtbaar moet zijn voor alle bezoekers, voor ingelogde bezoekers (bijvoorbeeld de leden van de vereniging) of voor ingelogde groepsleden (bijvoorbeeld leden onder de functie bestuur)
Toegestane groepen Wanneer het toegang voor op "Ingelogde bezoekers" staat, kan je een selectie maken op specifieke groepen welke het artikel kan inzien. Overige leden die niet tot de selectie behoren zien het artikel niet. 
Pagina code Hier wordt aangegeven op welke pagina het artikel gepubliceerd moet worden.
Reacties toestaan Als dit is aanvinkt kunnen gebruikers die een relatie hebben met het systeem reacties plaatsen op het artikel.
Docs verbergen De documenten of afbeeldingen’s die zijn toegevoegd worden automatisch getoond in het artikel. Afbeeldingen's worden naast de tekst getoond en de documenten zijn zichtbaar onder het artikel.
Wanneer dit niet wenselijk is moet het vakje 'Docs verbergen' aangevinkt zijn. Pas dan kan het artikel zelf opgemaakt worden en worden de afbeeldingen's en documenten niet automatisch getoond.
Datum/Tijd vanaf Voer hier de datum en tijd in wanneer het artikel op de website gepubliceerd moet worden.
Datum/Tijd t/m Voer hier de datum en tijd in wanneer het artikel van de website gehaald moet worden en in het archief geplaatst moet worden.
Nieuwsbrfdat Als het artikel in een nieuwsbrief is meegenomen, verschijnt hier de datum van de nieuwsbrief
Titel Hier wordt de artikel titel ingevuld.
Link Artikel ID Door het artikelnummer in te vullen wordt een snelkoppeling gecreëerd naar het al geschreven artikel. Dit wordt gedaan wanneer het artikel op meerdere pagina's gepubliceerd moet worden.
Auteur Hier komt het relatienummer van de auteur van het artikel als het artikel via de website is aangemaakt.

 Afbeeldingen, documenten of filmpjes toevoegen? 

Zie: 16.2.2.2 - Artikelen Maken en Wijzigen

Ref: 93 / 2024-03-28

Het vullen van een Website artikel met tekst fotos video

Er zijn verschillende mogelijkheden voor het vullen/beheren van een artikel. Deze worden hieronder verder besproken.

Na het invullen van de basis artikel informatie kan de inhoud toegevoegd worden.

De inhoud van een artikel bestaat uit een aantal elementen/onderdelen:

  1. Introductie tekst
    Een korte inleiding voor het artikel.
  2. Details tekst.
    De werkelijke inhoud van het artikel.
  3. Bestanden/afbeeldingen
  4. Formuliervelden

1 & 2 Introductie en Details tekst

De introductie editor heeft een aantal knoppen minder dan de geavanceerde editor, omdat het bijvoorbeeld niet de bedoeling is om video's of afbeeldingen te weergeven of plaatsen. Deze editor is dus eigenlijk bedoelt om alleen een beschrijving te geven waar het artikel over gaat. Hieronder wordt beschreven hoe de
geavanceerde editor gebruikt moet worden. Hierbij zijn een aantal mogelijkheden: 

Feature Omschrijving
Link Invoegen Link naar een pagina, anker of andere website aanmaken.
Afbeelding Invoegen Afbeeldingen weergeven en de mogelijkheden hiervan.
Media Invoegen Bestanden als mp3, word documenten, video's en andere formaten plaatsen.
Social Media Het insluiten van een youtube video en andere social media als Twitter en Facebook.
Emoticons Het plaatsen van emoticons.
Tabellen Het plaatsen van een tabel en alle mogelijkheden hiervan.
Shortcuts Voor gevorderde gebruikers zijn shortcuts handig om het typen sneller te maken.
Extra Functies Er zijn een aantal extra functies om snel bepaalde handelingen uit te voeren. Deze worden hier beschreven.

 

Link Invoegen

Om een link te plaatsen zijn verschillende mogelijkheden. Zo kan er een link naar een ander artikel/pagina
gemaakt worden, een linke naar een andere website, maar ook een anker geplaatst worden om zo
makkelijker te navigeren door bijvoorbeeld een lang artikel. 

Om een link in de tekst te plaatsen moet er op het schakelsymbool schermafbeelding_2017_10_16_om_09.02.09_1.pnggeklikt worden, die in de menubalk
van de editor te vinden is. Let op: Klik niet op het symbool ernaast. Hiermee wordt namelijk een link verwijderd.
Wanneer op het schakelsymbool geklikt wordt, wordt het volgende scherm opgeroepen:

linkbutton_1.png

Bij 'Url' kan de volledige link naar een bestand ingevoerd worden, zoals
"https://www.allunited.nl/index.php?page=631". Bij 'Linktekst' kan ingevuld worden hoe de link aangegeven
wordt in de tekst. Echter wordt er wel aangeraden de naam van de link te gebruiken wanneer er naar een
externe website wordt verwezen, waardoor de lezer zeker weet waar hij/zij naartoe wordt geleid. Verder kan
er ook een afbeelding ingevoegd worden die vervolgens naar de link leidt. 

Vervolgens kan een titel ingevuld worden, maar deze optie is niet vereist. De titel wordt namelijk alleen
getoond wanneer de lezer lang over de link zweeft, waardoor deze in de praktijk niet vaak gebruikt wordt. 

Om een anker toe te voegen in de tekst moet er op het plussymbool  geklikt worden en vervolgens

plus_symbol_1.png
'Anker'. Er wordt een scherm opgeroepen waar een herkenningspunt ingevuld kan worden.
Let op: Er kunnen in het herkenningspunt geen spaties ingevoegd worden, maar zal dit vervangen kunnen
worden door een underscore (_), zoals 'Link_Invoegen'

Na het invoeren van het herkenningspunt, klik op 'Oké' en klik vervolgens op het schakelsymbool schermafbeelding_2017_10_16_om_09.02.09_1.png in de
menubalk van de editor. Hier is vervolgens de 'Ankers' regel te zien met een selectieveld. Selecteer in het
selectieveld het herkenningspunt dat eerder is ingevuld. het Url-veld wordt dan automatisch ingevuld. 

Het veld 'Doel' betekent niet wat er met deze link bereikt kan worden, maar of de link in een apart tabblad
geopend moet worden of in het huidige tabblad. Kies "Geen" voor het huidige tabblad of "Nieuw Venster"
zodat de link een nieuwe tabblad geopend wordt. 

Om een afbeelding te gebruiken om een link te openen, moet de afbeelding geselecteerd worden en
vervolgens op het schakelsymbool schermafbeelding_2017_10_16_om_09.02.09_1.png geklikt worden. Het enige verschil met een tekstlink is dat de regel
'linktekst' ontbreekt, omdat dit niet mogelijk is als een afbeelding wordt gebruikt voor een link. Verder kan
het scherm ingevuld worden, zoals dit ook zou gebeuren bij een tekstlink. Wanneer de lezer vervolgens op
de afbeelding klikt, zal hij/zij worden doorgestuurd naar de link.

Van beneden de pagina in één keer naar de Top gaan.

De mogelijkheid om via een link in keer naar de top te gaan, kan gerealiseerd worden door een hyperlink. 
De hyperlink kan hetzelfde gemaakt worden zoals hierboven staat beschreven, alleen vul je bij de link alleen hekje in (URL: #)
Door alleen een hekje in te vullen gaat deze bovenaan naar de pagina. 

Terug naar Inhoudsopgave

 Afbeelding Invoegen

Er zijn twee manieren om een afbeelding te plaatsen. 

  1. Een afbeelding kan geplaatst worden door een link naar de afbeelding te plakken, zoals
    "https://www.allunited.nl/userfiles/ons_team/631_groepsfoto_2.png"
  2. Een afbeelding kan toegevoegd worden door op het afbeeldingsymbool imagebutton_1.png te klikken. Het volgende
    scherm wordt opgeroepen.

    addimage_1.png
    Bij 'Bron' moet het volledige pad naar de afbeelding ingevuld worden, zoals
    "https://www.allunited.nl/userfiles/ons_team/631_groepsfoto_2.png". De knop aan de rechterkant van
    de regel (filepicket) maakt het mogelijk een afbeelding te kiezen die al eerder is geüpload in een van de
    pagina's of om de bijlagen van het huidige artikel te bekijken. Het is echter sneller om een afbeelding in
    te laden die bij het huidige artikel hoort. Klik dan op 'Image list' om een afbeelding te kiezen. 


    Bij 'Afbeelding omschrijving' kan tekst ingevuld worden welke de lezer te zien krijgt wanneer de muis voor
    een langere periode over de afbeelding zweeft.


    Als laatste kan de afmeting ingevoerd worden. Deze worden automatisch ingevuld. Dit kan echter naar
    wens worden aangepast. Wanneer een afbeelding 120 pixels breed en 180 pixels hoog moet worden, vul
    dan in: 120 x 180. Ook kan aangegeven worden of de verhouding behouden moet worden of niet.  

Terug naar Inhoudsopgave

Media / (Youtube) filmpjes of video Invoegen

Om media toe te voegen, klik op het mediasymbool mediabutton_1.pngin de menubalk van de editor. Er wordt een scherm
opgeroepen die er als volgt uitziet.

addmedia_1.png

Hier kan bij het veld 'Bron' de bron van de media geselecteerd worden, manueel of via de filepicker. Echter,
wanneer een YouTube video wordt toegevoegd kan direct de link in het veld gekopieerd worden en kan direct
op 'Oké' geklikt worden. De video wordt dan automatisch op de website geplaatst. Ook kan de link gekopieerd
worden in het tabblad 'Insluiten'. 

Hier kunt u de bron van de media selecteren, u kunt net als bij een link of afbeelding een bestand kiezen via
de filepicker, maar voor Youtube hebben wij een apart iets om het extra makkelijk te maken, als u de link naar
het youtube filmpje erin plakt maakt die er automatisch een video van om op uw website te plaatsen. Dan kunt
u direct op "Oké" drukken en bent u al klaar.  Dit kunt u natuurlijk ook als embed code plaatsen in het tabblad
"Insluiten".

Ook kan een embed code geplaatst worden voor Twitter en Facebook. Hier zijn twee mogelijkheden:

  1. Twitter: https://publish.twitter.com/#
  2. Facebook: https://developers.facebook.com/docs/plugins/page-plugin

Hier kan de 'embed code' worden gegenereerd die geplakt en ingesloten kan worden in het 'Insluiten' scherm.
De code kan er als volgt uitzien:

<a class="twitter-timeline" href="https://twitter.com/AllUnitedBV">Tweets by AllUnitedBV</a> <script async src="//platform.twitter.com/widgets.js" charset="utf-8"></script>

Let op: Twitter en Facebook zijn lange schermobjecten in een pagina. Het wordt daarom aangeraden om social
media onderaan de pagina te plaatsen. 

Terug naar Inhoudsopgave 

Emoji's

Om een emoticon toe te voegen, klik op het Emoji symbool emotebutton_1.png. Er verschijnen een 7 categorieën met
emoticons, waaruit vele emoticons gekozen kunnen worden.

Terug naar Inhoudsopgave

Tabellen

Om een tabel toe te voegen, klik op de tableknoptabelknop_1_1.png  . Zweef met de muis over 'tabel' en geef vervolgens
aan hoeveel rijen en kolommen gewenst zijn (dit kan later nog op ieder moment aangepast worden). Wanneer
de selectie is gemaakt, verschijnt een lege tabel in de editor. De breedtes en hoogtes van de tabel zijn statisch en passen zich
automatisch aan de website breedte en kunnen niet ingesteld worden. Wanneer het instellen van de cel en tabel breedte wenselijk is, stuur dan een ticket in dan zet AllUnited dit klaar.

Wanneer er ergens in de tabel
geklikt wordt, verschijnen knoppen waarmee verschillende acties uitgevoerd kunnen worden zoals te zien is
in onderstaande afbeelding v.l.n.r.:
knoppenbalk_tabellen_1.png

Let op: Onderstaande functies zijn ten opzichte van de selectie. Wanneer bijvoorbeeld een kolom in het midden
geselecteerd wordt, en er wordt een kolom voor toegevoegd, dan zal deze nieuwe kolom niet aan de voorkant
van de tabel verschijnen, maar aan de voorkant van de geselecteerde kolom. 

  • Tabeleigenschappen tabelknop_1_1.png: Hier kunnen verschillende eigenschappen van de tabel aangepast worden, zoals
    tabelbreedte- en hoogte, onderschrift toevoegen etc.
  • Tabel verwijderen tabelknop_2_1.png: Hier kan de tabel in zijn geheel verwijderd worden.
  • Rij boven toevoegen tabelknop_3_1.png: Door op deze knop te klikken zal een rij worden toegevoegd aan de bovenkant
    van de tabel.
  • Rij onder toevoegen tabelknop_4_1.png: Door op deze knop te klikken zal een rij worden toegevoegd aan de onderkant
    van de tabel.
  • Rij verwijderen tabelknop_5_1.png: Door op deze knop te klikken zal de rij desbetreffende rij verwijderd worden.
  • Kolom toevoegen voor tabelknop_6_1.png: deze functie zorgt ervoor dat een kolom aan de voorkant toegevoegd wordt.
  • Kolom toevoegen achter tabelknop_7_1.png: Deze functie zorgt ervoor dat een kolom aan de achterkant toegevoegd wordt.
  • kolom verwijderen tabelknop_8_1.png: Door op deze knop te klikken zal de desbetreffende kolom verwijderd worden.

Shortcuts

Actie  Windows Apple
Dikgedrukt CTRL +  B  CMD + B
Schuingedrukt CTRL + I CMD + I
Onderstreept CTRL + U CMD + U
Selecteer alles CTRL + A CMD + A
Herhaal CTRL + Y CMD + Y
Stap terug CTRL + Z CMD + Z
Full Screen CTRL + SHIFT + F CTRL + SHIFT - F
Zoek en vind  CTRL + F  CMD + F 

 

Terug naar Inhoudsopgave  

Functies

Op dit moment zijn de volgende functies beschikbaar

Functie Voorbeeld
mail to info@allunited.nl
e-mail [email:jeffrey@allunited.nl]

Om een contactformulier op te zetten kan dit in de editor toegevoegd worden. Om deze functie toe te voegen,
typ in de editor "[email:uwcontact@domein.nl]", bijvoorbeeld "[email:jeffrey@allunited.nl]. Tijdens het
publiceren van het artikel wordt voor de email een link gemaakt naar het contactformulier en als de lezer
het contactformulier stuurt, zal deze verstuurd worden naar het opgegeven emailadres. 
Deze functie kan ook gebruikt worden in een link. Door op het schakelsymbool  schermafbeelding_2017_10_16_om_09.02.09_1.pngte klikken kan er een link
geplaatst worden (zie link_invoegen voor meer info hierover). Echter, door in plaats van een webpagina in te
vullen als link, moet het volgende worden ingevuld: "mailto:uwcontact@domein.nl", zoals
"mailto:jeffrey@allunited.nl]". Wanneer het artikel wordt gepubliceerd, wordt dit een link die verstuurd wordt
naar de contactpersoon. 

3. Foto's of bestanden opladen in een artikel 

Publiekelijk te benaderen 

Om een foto of bestand te uploaden, moet genavigeerd worden naar de 'Nieuwe Documenten' sectie onderaan
de pagina van het aan te maken artikel. Dit ziet er als volgt uit:

plubloader1_1.png

De AllUnited uploader gebruikt een drag en drop systeem. Hierdoor kan een foto of bestand simpelweg
naar het witte kader gesleept worden en zal deze gelijk in het systeem worden gezet. Verder kan door
midden van de knop 'Bestand(en) Toevoegen' foto's of bestanden worden toegevoegd. Verder zijn er nog
een aantal functies beschikbaar: 

Veld Omschrijving
  Door dit veld aan te vinken en daarna op bewaren te klikken, wordt het bestand uit het artikel verwijderd.
Sorteer Indien er meerdere bestanden zijn geladen, kan hiermee de volgorde in het artikel aangegeven worden. 
Omschrijving Als een omschrijving wordt ingegeven, komt die omschrijving ook bij het bestand te staan. Op basis van deze omschrijving komt dan een PDF bestand automatisch als link op de pagina.
Link Hier kan een link naar een websiteadres opgegeven worden. In dit geval wordt dan doorgelinkt na het klikken op het bestand.
Fotocarrousel Hier kan aangegeven worden of een foto opgenomen moet worden in het fotocarrousel.
Verberg In dit veld kan aangegeven worden of een foto automatisch in het artikel moet worden geplaatst. Staat het selectievakje bij 'verberg' aangevinkt, dan worden foto's niet automatisch getoond.

Let op: Het systeem kan maximaal 8 mb uploaden. Om meer te uploaden moet het artikel eerst als concept
bewaard worden en daarna heropend worden. Ook wanneer alles is geüpload moet het artikel eerst bewaard
worden alvorens verder kan worden gegaan met het bewerken van het artikel.  

Nadat het artikel is bewaard en heropend, kunnen de bestanden worden toegevoegd in het artikel.
Bij het toevoegen van bestanden aan een bestaand en gepubliceerd artikel kan gewoon op "Publiceren" geklikt worden.

Een bestand beveiligd toevoegen

Het is heel goed mogelijk dat je bij een artikel een bestand wilt toevoegen, die je alleen met je leden of een bepaalde groep wilt delen. In dat geval moet je het bestand via een andere weg aan het artikel toevoegen. Dit gaat als volgt:

Bovenaan het artikel zie je nu een tab 'Documentenbeheer'

schermafbeelding_2019_04_25_om_09.15.30_1.png 

Klik daar op en je komt in het volgende venster

schermafbeelding_2019_04_25_om_09.15.49_1.png

Hier kan je via het blok Nieuw document een bestand toevoegen. Als je dit opslaat zal het bestand beveiligd worden toegevoegd aan het artikel. Over het algemeen zal gelden dat alleen ingelogde leden deze documenten kunnen benaderen (tenzij de pagina zelf op een hoger beveiligingsniveau staat). Ben je niet ingelogd dan zal je de betreffende bestanden niet toegevoegd zien staan.

schermafbeelding_2019_04_25_om_09.16.34_1.png

4. Een formulier maken in een artikel

Het is mogelijk om in een artikel een formulier aan te maken. Als dit bij de instellingen staat geactiveerd,
wordt onderstaand blok ook zichtbaar. Is dit blok niet zichtbaar, maak dan een helpdeskticket aan, zodat
het blok geactiveerd kan worden. Het opnemen van een formulier is overigens niet bij alle paginatypes mogelijk.

Door het invullen van een ontvanger e-mailadres en daarna op controle te drukken, worden er extra velden
zichtbaar.

Het blok formulier definitie wordt uitgelegd: Zie: 16.2.5 - Formulieren

Wanneer er al een formulier is in een ander artikel, kan deze hier gekopieerd worden. Vul dan verder niets in
bij ontvanger e-mailadres, maar vul bij 'Artikelid voor formulierbron' het artikelnummer in waarvan het formulier
gekopieerd moet worden. Klik daarna op controle, zodat de velden zichtbaar worden. Het formulier kan dan
verder aangepast worden. Wanneer een goed formulier is gevonden op een andere website van AllUnited dan
kan AllUnited deze ook kopiëren. Maak dan een helpdeskticket aan met de URL van de website waarop het formulier
staat.

Een formulier kan er als volgt uit zien, bijvoorbeeld voor een enquête.

 

Optioneel

Afhankelijk van de instellingen bij het paginatype of een extra instelling door AllUnited kunnen nog de volgende
blokken getoond worden.

Indien een artikel van een bepaald paginatype ook gelijk getoond moet worden op een andere pagina dan kan
een extra veld ingesteld worden. Hiermee is het mogelijk om een artikel ook op een andere pagina te tonen door
hier de andere pagina te kiezen achter de automatische link. Bijvoorbeeld de artikelen van de teams heren 1 en
dames 1 moeten ook altijd bij het nieuws getoond worden.

De verslagen van de Algemene Ledenvergadering
worden op de pagina ALV onderhouden, maar ze komen ook bij het nieuws te staan als er nieuwe verslagen zijn.

Voor hockey verenigingen bestaat de mogelijkheid om een koppeling aan te zetten voor hockey.nl

Ref: 534 / 2024-03-28

16.2.2.3 - Publiceren van artikelen

Wanneer artikelen via de website zijn aangemaakt, en de pagina van deze artikelen staat niet op autopubliceren.
De artikelen kunnen wel worden aangemaakt, maar deze worden nog niet getoond op de website.. De webmaster moet er dan voor zorgen dat deze artikelen ook
worden gepubliceerd. De webmaster kan dan nog een laatste controle uitvoeren voordat de artikelen gepubliceerd
worden.

Om een artikel te publiceren, navigeer dan naar [Website] > [Te publiceren artikelen]
Hier staan de artikelen die via de website zijn aangemaakt, maar nog niet gepubliceerd, zoals in onderstaand
scherm. 

 

In dit scherm zijn de volgende mogelijkheden:

Veld Omschrijving
Teken om aan te geven dat een artikel verwijderd moet worden na het opslaan van het scherm.
Art.ID Dit is het artikelnummer en kan niet gewijzigd worden.
Pagina Dit is de pagina waaraan het artikel is gekoppeld. De pagina kan hier gewijzigd worden.
Sorteer Dit is de volgorde waarin de artikelen getoond worden op een pagina op de website.
Titel Dit is de titel van het artikel. Door hierop te klikken kan het artikel geopend worden. Zie: 16.2.2.2 - Artikelen Maken en Wijzigen
Ingelogde bezoekers Hier wordt aangegeven voor wie de pagina zichtbaar is.
Vanaf datum Dit is de datum waarop het artikel is aangemaakt.
L.Art.ID Dit geeft aan of dit artikel een kopie is van een ander artikel. Het artikelnummer van het andere artikel wordt hier getoond.

 

Ref: 82 / 2024-03-28

16.2.3 - Google kalender

Binnen artikelen is het mogelijk om een Google kalender toe te voegen. Hiervoor is een embedded code nodig van Google. 

In de onderstaande link staat uitgelegd hoe je deze embedded code kunt vinden/ophalen:
https://support.google.com/calendar/answer/41207?hl=nl

1. Kopieer uit de Google kalender de Embedded code, aangeduid met de groene pijl in onderstaande afbeelding.

 screenshotmaillinda_1.jpg

2. De gekopieerde embed code kan via de editor onder Details geplaatst worden op de volgende wijze:
Klik op het broncode icoon in de editor "< >"
Plak de embedded code in het nieuwe scherm.
Klik op Bewaren om de code toe te voegen.

Hierna wordt de Goolge kalender getoond in de editor, omdat deze kalender van Google zelf is kun je hier geen wijzigingen in aanmaken. Ook AllUnited kan hier geen wijzigingen in maken.

Je kunt het artikel nu verder naar wens aanvullen. Klik op Publiceren om het artikel beschikbaar te maken voor leden.

Ref: 794 / 2024-03-28

16.2.4 - Menu's

Binnen het adaptieve ontwerp wordt een menustructuur geboden die voor de meeste verenigingen goed zal
werken. Bij het klaarzetten van de website wordt het hoofdmenu en 'Over de Club' menu aangemaakt. Achteraf
kan de vereniging zelf menu's aanmaken, aanpassen en verwijderen. In de volgende paragrafen wordt uitgelegd
hoe menu's kunnen worden aangemaakt, hoe deze menu's kunnen worden aangepast en hoe menu's verwijderd
kunnen worden. 

Ref: 548 / 2024-03-28

16.2.4.1 - Het maken van Menu's

Binnen het menustructuur kunnen menu's onderverdeeld worden in hoofdmenu's en submenu's.

Hoofdmenu
Binnen het hoofdmenu worden de volgende pagina's standaard weergeven:

  • Teams
  • Nieuws
  • Wedstrijden & uitslagen
  • Bestuur & commissies
  • Agenda
  • Bardiensten

De vereniging kan bovenstaande zelf naar wens aanpassen. Hiervoor dienst ingelogd te zijn in de backoffice
van AllUnited waarna genavigeerd moet worden naar [Website] > [Menu's]

 

Wanneer de pagina geopend is, kan er een nieuw menu aangemaakt worden. Klik op [Nieuw] links
bovenin de pagina. Onderstaand scherm wordt dan getoond:

menu_aanmaken_1.png 

Onder 'Menu' kan een titel voor het menu aangemaakt worden. Echter wanneer een nieuw menu wordt
aangemaakt, wordt dit niet getoond in de website. Hierdoor is het op dit moment niet aan te raden een
nieuw menu zelf aan te maken, maar AllUnited te contacten voor een nieuw menu.

 

Ref: 549 / 2024-03-28

16.2.4.2 - Het aanpassen van menu's en submenu's

Tip: Bekijk de VIDEO

 

  • Aanmaken van het menu

Menu's en submenu's kunnen naar wens worden aangepast. Navigeer hiervoor naar [Website] > [Menu's] en
klik op [Wijzigen] om een menu te wijzigen en op [Weergeven] om een menu te weergeven. Het scherm ziet
er als volgt uit: 

fireshot_capture_103_stan_allunited_https___pr01.allunited.nl_.png

 Wanneer de velden volledig grijs zijn, staat het scherm in de weergavemodus.  Wanneer er op wijzigen wordt geklikt, worden de velden wit en kunnen deze naar
wens gewijzigd worden.

Vervolgens is er keuze uit twee menu's:
1. Topmenu (hoofdmenu – submenu) 

2. Submenu (links op de homepage) 
Extra is voor omni verenigingen een menu 'Tabs' met daarnaast een apart menu per onderdeel van de
website.

Onder 'menuregels' zijn een aantal kolommen beschikbaar welke het volgende betekenen:

Menuregel Definitie
prullebakicon_1.png Hier kan een rij verwijderd worden. Selecteer het selectievakje en klik onderaan de pagina op 'Bewaren'. Wanneer direct op de prullenbak geklikt wordt, worden alle regels geselecteerd. 
Hoofdmenuregel

Hier wordt bepaald onder welk item van het hoofdmenu het onderwerp is ingedeeld. Wanneer dit veld leeg is dan wordt het item in het hoofdmenu geplaatst. 

Sorteerregel Een verdeelsleutel om een rangorde te maken binnen de menu's. Hoe lager het cijfer hoe meer voorrang de menuknop zal krijgen.
Menutekst De naam van de menuknop en de tekst die in de menuknop zal staan.
Pagina/Artikelnr. Hier wordt bepaald naar welke pagina of artikelnummer verwezen wordt als men op het item klikt. Het betreft hier de unieke naam van de pagina of het artikelnummer.
Beveiligingsniveau

Hier kan het beveiligingsniveau bepaald worden. 'Openbaar' is voor iedereen inzichtelijk. 'Besloten (leden)' is voor ingelogde bezoekers en 'Besloten (gebruikers)' is alleen voor ingelogde gebruikers zichtbaar.

Toon Tr-velden Hiermee zou eventueel een transactie gelinkt kunnen worden aan de menuknop/pagina. Dit is een verouderde feature die weinig wordt gebruikt, omdat het tegenwoordig mogelijk is om een transactie te linken aan een pagina.
Transactiegroep Zie Tr-velden
Transactie Zie Tr-velden

Hoofdmenu
Het hoofdmenu bevindt zich op de nieuwe adaptieve website tussen de headerfoto en de homepage.
Standaard zijn hier zes menuknoppen geplaatst, maar per vereniging kan dit verschillen. Aangeraden
wordt niet meer dan negen hoofdmenuknoppen de gebruiken om het overzicht te behouden. Verder
wordt geadviseerd eerst een overzicht te creëren hoe het menu eruit moet zien. Er kunnen vervolgens
pagina's aangemaakt worden voordat het menu ingedeeld wordt. 

Het Hoofdmenu aanpassen of vullen
Voor de backoffice van het menu, navigeer naar [Website] > [Menu's] > [Menu Selecteren] > [Wijzigen].
Het scherm komt er vervolgens zo uit te zien:

Wordt er niets bij de 'Hoofdmenuregel' ingevuld, dan wordt de knop opgenomen in het hoofdmenu. Wanneer
dit het geval is kunnen hier submenu's/subpagina's onder geplaatst worden. Klik op  'Voeg Toe' om een nieuwe
regel toe te voegen en selecteer via de 'Hoofdmenuregel' de knop die in het hoofdmenu staat. Geef vervolgens
aan hoe het submenu moet heten.

Daarna kan de kolom 'Pagina' ingevuld worden wat ervoor zorgt dat de bezoekers daadwerkelijk naar de juiste
informatie geleid worden. Het betekent echter niet dat hier alleen naar een pagina verwezen wordt. Wanneer
het artikelnummer wordt ingevuld, wordt direct naar het artikel verwezen. 


Let op: De paginanaam dient exact overeen te komen met de naam in de kolom (pagina/artikelnummer). Een
paginanaam mag geen spaties of aparte tekens bevatten. Een spatie dient vervangen te worden door een
underscore (_), zoals te zien in onderstaande afbeelding:

 

Voorbeeld: aanmaken van een subpagina

Ter illustratie wordt er binnen het hoofdmenu, onder de knop 'Nieuws' een pagina geplaatst. Deze zal heten:
'Van de Voorzitter'

Druk na deze stappen op [bewaren]. 

Ref: 526 / 2024-03-28

16.2.4.3 - Het opzetten van Pagina's achter het menu

Binnenkort beschikbaar.

16.2.5 - Formulieren

Het is mogelijk een formulier toe te voegen aan een artikel. Eerst moet er gekeken worden of het mogelijk is
dat een pagina een artikel met formulier kan hebben. Navigeer naar [Website] > [Instellingen] > [Paginatypes]
Het volgend scherm wordt dan getoond.
 

 screenshot1_1.png

Allereerst moet een paginatype geselecteerd worden. Zie: 16.3.3 - Paginatypes 

screenshot2_1.png
Wanneer het selectievakje bij 'formulierdefinitie' is geselecteerd, kan een artikel met een formulier
toegevoegd worden. Dit kan door een nieuw artikel aan te maken Zie: 16.2.2.2 - Artikelen Maken en Wijzigen, maar ook om een artikel
te wijzigen en een formulier toe te voegen. 

Wanneer een artikel wordt aangemaakt, wordt het volgende blok getoond:

 screenshot3_1.png

Eerst kan het emailadres worden ingevuld waarnaar de resultaten van het formulier gestuurd moeten
worden. Klik vervolgens op 'Controle', onderaan het scherm. Wanneer de controle goed is uitgevoerd
worden bij het blok 'Formulierdefinities' meer mogelijkheden getoond, zoals in onderstaand scherm.
Zo niet, dan zal het emailadres opnieuw moeten worden opgegeven, waarna een nieuwe controle
plaatsvindt. 

screenshot4_1.png

In het veld 'Bevestigingstekst' kan nu een bericht ingevoerd worden, iets wat gebruikers te zien krijgen
wanneer het formulier verstuurd wordt. 
Om het formulier te beveiligen tegen bots, kan het selectievakje bij 'Captcha' geselecteerd worden. Gebruikers
worden dan gevraag een beveiligingscode in te voeren, zoals te zien is op onderstaand scherm:

screenshot5_1.png

Let op: deze maatregel is alleen voor bezoekers van de website die niet ingelogd zijn. Ingelogde bezoeken
zullen deze Captcha niet hoeven invullen.

 

Ref: 337 / 2024-03-28

16.2.5.1 - Formulier maken

Nadat de voorinstellingen ingesteld zijn kan het formulier aangemaakt worden. Onderstaand scherm wordt
dan getoond:

 fireshot_capture_88_test2_dv01_https___dv01.allunited.nl_.png

Een formulier werkt in principe hetzelfde als een Excel sheet en bestaat uit rijen (lengte) en kolommen (hoogte).
In eerste instantie kunnen lege rijen toegevoegd worden door op 'Voeg toe' te klikken. Van daaruit kan het
formulier opgevuld worden. Zoals te zien zijn er een aantal kolommen in het formulier:

 

Kolom    Functie
Veldtype    Hier kan het type veld geselecteerd worden. Dit wordt onder deze tabel verder uitgelegd.   
Veld    Hier kan de naam voor deze rij worden ingevuld. In een normaal formulier is dit gelijk ook de naam van het formulier. 
Rij & Kolom       Hier wordt de positie van het veld bepaald
Colspan   

Dit zorgt ervoor dat een veldtype een extra kolom kan gebruiken. Wanneer hier bijvoorbeeld 3 wordt ingevoerd, krijgt het veld 3 kolommen ter beschikking, waardoor het veld meer ruimte krijgt. 

tip: een colspan neemt eigelijk de plek in van de kolom ernaast. Wanneer hier al een ander veld staat wordt deze opgeschoven, maar als er maar 2 kolommen zijn, valt het uit de tabel. Als een colspan gebruikt wordt, moet ervoor gezorgd worden dat de velden naast hem opgeschoven zijn. 

Verplicht    Dit zorgt ervoor dat het veld ingevuld moet worden, voordat het formulier opgestuurd kan worden. 

Hierbij zijn een aantal mogelijkheden die onder de kop 'Veldtype' geselecteerd moet worden. Deze opties
zijn als volgt:

Veldtype Functie
Invoer Invoer is het meest gebruikte veldtype. Hiermee kan een kleine balk getoond worden waar de gebruiker informatie in kan voeren. 
Selectielijst

Hiermee kan een drop-down menu aangemaakt worden, waar de gebruiker een selectie kan maken uit een aantal mogelijkheden die bij het veld 'Waarde' is ingevuld. De opties van de selectielijst worden gescheiden door een ; 

een selectie lijst kan er dus zo uit zien. Waarde: optie1;optie2;optie3
Deze ingevulde waarde zal voor 3 keuzes geven.

Checkbox Dit is een kleine box waar een vinkje in geselecteerd kan worden. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden om ja te zeggen op een vraag.
Radioknoppen Dit zijn een paar ronden knoppen waar de gebruiker 1 optie kan kiezen uit een set knoppen. Dit kan gebruikt worden om aan te geven of de gebruiker man of vrouw is. 
Textarea Dit is een groter tekstveld waar de gebruiker bijvoorbeeld een bericht kan typen.
Titel

Om er voor te zorgen dat een formulier daadwerkelijk in een artikel komt moet deze in het artikel geplaatst worden. Wanneer de locatie in het artikel is bepaald, moet het volgende worden ingevoerd:
- '[form]': Veldnaam wordt gebruikt als titel van veld
- '[form_adv]'Titel van veld moet apart aangemaakt worden

bij 'form_adv' moet zelf een titel aangemaakt worden en wordt dit ingevuld via het desbetreffende veldtype. 

Tekst  Dit is een stuk tekst wat in het formulier gezet kan worden. Het veld kan de gebruiker niet aanpassen en fungeert alleen als informatie in het formulier.
Lege regel  Dit is een lege regel. Dit kan gedaan worden om het formulier overzichtelijker te maken en ruimte tussen tabellen te laten. 
Nieuwe tabel  Dit zorgt ervoor dat er een nieuwe tabel wordt aangemaakt. Let op: er moet in deze nieuwe tabel wel door doorgeteld worden met rijen en kolommen!

Tip: Wanneer radioknoppen of checkboxen geselecteerd zijn, en het is gewenst dat de gebruiker van het
formulier meer opties heeft (bijvoorbeeld ja, nee, misschien), voeg dan voor elke optie een extra rij toen met 'Voeg toe'.
Selecteer bij elke rij hetzelfde veldtype en voer bij 'Veld' dezelfde naam in en klik vervolgens op 'Controle'. Er zal nu
bij het blokje 'Formulier definitie' ook een veld met 'Waarde' komen, waarna de verschillende opties (bijvoorbeeld ja,
nee, misschien) kan worden ingevoerd. 

Uiteindelijk kan een formulier er bijvoorbeeld zo uitzien.

fireshot_capture_89_test2_dv01__https___dv01.allunited.nl_index.php.png

screenshot9_1.png

Bestaand formulier kopiëren

Het is ook mogelijk om een bestaand formulier vanuit een ander CMS artikel te kopiëren. Zie: 16.2.5.2 - Het kopiëren van formulieren in een websiteartikel

 

 

Ref: 550 / 2024-03-28

16.2.5.2 - Het kopiëren van formulieren in een websiteartikel

Formuliervelden worden gebruikt in de volgende toepassingen:

  1. In een website-artikel, bijvoorbeeld voor een enquete of een inschrijfformulier via een website-artikel.
  2. In de lessen om extra vragen te kunnen stellen, bijvoorbeeld het niveau van iemand, zodat men in de
    juiste les wordt ingedeeld.
  3. In Inschrijfformulieren om extra vragen te kunnen stellen, bijvoorbeeld bij nieuwe leden te vragen of ze
    ook vrijwilligerswerk willen doen. 

Bij lessen en inschrijfformulieren is het mogelijk om een les of een inschrijfformulier te kopiëren, zodat ook
de extra vragen in de vorm van formuliervelden meegekopieerd kunnen worden. Bij een Websiteformulier
werkt dat anders. Hier wordt een nieuw artikel aangemaakt en in het blok 'Formulier definitie' bestaat de
mogelijkheid om van een ander artikel de formulier gegevens te kopiëren. Dit artikelnummer wordt dan
ingegeven in het veld 'Artikelid voor formulierbron'.

Let op: in het veld 'Ontvanger (email)' mag niets worden ingegeven. Anders kan het niet gekopieerd worden.

Na het invullen, druk op 'Controle'. Als deze controle goed is uitgevoerd, is het formulier gekopieerd. Hierna
kan het artikel verder aangepast worden. Zie voor het aanmaken van een formulier in een Website artikel Zie: 16.2.5 - Formulieren.
Zie voor de beschrijving van de formuliervelden Zie: 1.4.1.1.2 - Formuliervelden voor extra vragen insch. formulier

 

Ref: 442 / 2024-03-28

16.2.6 - Fotocarrousel

Binnen de website zijn er meerdere manieren om foto’s/afbeeldingen te plaatsen in een carrousel. Hier zijn
drie mogelijkheden:

  1. De fotocarrousel op de homepage
  2. De dynamische en de vaste sponsorcarrousel in de footer
  3. De optionele sponsorcarrousel op de homepage
Ref: 430 / 2024-03-28

16.2.6.1 - De fotocarrousel op de hompage

Deze carrousel staat standaard op de homepage en zal getoond worden zodra er een foto is geüpload,
waarbij is aangegeven dat ze in de carrousel getoond dient te worden. Om een foto te plaatsen in de
fotocarrousel moet het volgende gebeuren:

  • Via een willekeurig artikel een foto aan de carrousel toevoegen: indien er bij een artikel een foto wordt
    geplaatst kan 'Fotocarrousel' worden aangevinkt. De foto wordt vervolgens opgenomen in de carrousel.
    Het aanvinken ziet eruit als volgt:

    foto_s_fotocarrousel_1.png
  • Via een aparte pagina: de vereniging kan er ook voor kiezen om een aparte pagina te maken waar de
    foto’s worden geüpload. Deze pagina hoeft niet opgenomen te worden in het menu en zal dan ook niet
    zichtbaar zijn op de website. Deze pagina zal alleen gebruikt worden om foto’s te koppelen aan de
    carrousel. Noem deze pagina bijvoorbeeld: Fotos. Vink bij deze foto’s altijd 'Fotocarrousel' aan.

Lees hier meer om foto's uit de carrousel te halen. Zie: 16.2.6.2 - Foto's verwijderen uit de fotocarrousel

 

Ref: 431 / 2024-03-28

16.2.6.2 - Foto's verwijderen uit de fotocarrousel

Om foto's te verwijderen uit de fotocarrousel, navigeer naar [Website] > [Fotocarrousel]. Hier kan bekeken
worden welke foto's zich in de fotocarrousel bevinden. Vanaf deze locatie kunnen de foto's verwijderd worden
door de selectievakjes aan te vinken naast de foto's en vervolgens op 'Bewaren' te klikken. De foto's worden
verwijderd uit de fotocarrousel, maar blijven wel zichtbaar in het artikel waar de foto's waren geüpload. 

Om alle foto's te selecteren, druk op de prullebak prullebakicon_1.png. Let op! Er komt geen check up met de melding of u zeker weet of u alle foto's wilt verwijderen. Als er op publiceren of bewaren geklikt wordt, zijn alle foto's uit de carrousel. 

schermafbeelding_2019_08_01_om_13.54.31_1.jpg 

Ref: 432 / 2024-03-28

16.2.6.3 - Logo's verwijderen uit de sponsorcarrousel

Om een logo te verwijderen uit de fotocarrousel, navigeer naar [Website] > [Paginas] > [Sponsorlogos] >
[lijst met artikelen] > [Sponsorlogo’s]

Het logo kan verwijderd door het selectie vakje onder het prullenbakje aan te vinken voor de te verwijderen foto's.

schermafbeelding_2019_08_01_om_13.32.54_1.jpg

Als de betreffende logo's geselecteerd zijn, klik op publiceren om deze te verwijderen. Let op! Er komt geen melding of u zeker weet dat u de betreffende bestanden wilt verwijderen, check om die reden altijd of de goede vakjes zijn aangevinkt om te verwijderen.

schermafbeelding_2019_08_01_om_13.39.53_1.jpg

 

 

Ref: 434 / 2024-03-28

16.2.7 - Sponsorenbalk

De sponsorbalk is de balk onder in beeld van de website en bevat de logo's van de sponsoren. De logo's
kunnen via een aparte pagina door de vereniging geüpload worden. Het is mogelijk via een externe link
een logo te koppen aan de website van de sponsor. Er is geen limiet aan het aantal sponsorlogo's in de
sponsorbalk. Er worden echter maar 6 logo's per keer getoond. De balk zal verversen wanneer de pagina
ververst wordt of bij het openen van een nieuwe pagina. 

AllUnited zorgt ervoor dat aan pagina aangemaakt wordt met sponsorlogo's. In sommige gevallen zijn een
al een aantal voorbeelden geplaatst. 

Een sponsor aan de balk toevoegen
Om een sponsor aan de sponsorbalk toe te voegen, navigeer naar [Website] > [Pagina’s] > [Sponsorlogos] >
[lijst met artikelen] > [ het artikel : Sponsorlogo’s]
. Hier worden de logo's van de sponsoren weergeven.
Hier kan vervolgens een logo worden toegevoegd. Dit gaat op dezelfde manier als een foto toevoegen. 
Let op: de logo's dienen een afmeting te hebben van 140 x 70 pixels, anders worden zij niet goed getoond op de
sponsorbalk. 

Tip:Bij sommige verenigingen heet het artikel sponsoren inplaats van sponsorlogo's

Selecteer het document, laad hem op (tot 100%), vul eventueel de omschrijving in en plaatst de link van het
webadres van de sponsor. Deze zal openen in een nieuwe tab.

Na publiceren

Voor de weergave zijn er 2 mogelijkheden:
(
 u kan allebei de mogelijkheden nemen of een van de twee)

  1. Dynamischeweergave: de balk is constant zichtbaar en scrolt mee.
    Exposure voor de sponsor is in dit geval optimaal. Eenmaal onder in de pagina zal er een vaste balk
    verschijnen die kan linken naar een pagina met sponsorinformatie.

  2. Vaste balk: de balk zal alleen zichtbaar zijn wanneer naar de onderkant van de pagina genavigeerd wordt.
    Er zullen dan constant 5 logo’s zichtbaar zijn. Bij verversen of navigeren op de website zullen de sponsorlogo's wisselen. Indien er een sorteervolgorde is aangegeven zullen de gesorteerde logo's een vaste plek hebben op de sponsorbalk. Dit kan bijvoorbeeld voor de hoofdsponsor, als deze een sortering van 1 krijgt, zal deze na verversen of navigeren altijd op de eerste plek op de sponsorbalk blijven staan. 

Van optie wisselen
Als u een van de twee mogelijkheden niet meer wilt of juist allebei de mogelijkheden wilt hebben neem dan contact op met AllUnited via een ticket.

 

Ref: 492 / 2024-03-28

16.2.8 - Google Analytics

 logo_lockup_analytics_icon_vertical_black_2x.png

Het is binnen AllUnited mogelijk Google Analytics te gebruiken voor statistieken over uw website.
Het gebruik van Google Analytics kan aangevraagd worden via een ticket naar AllUnited, waarin de wens aangegeven wordt om Google Analytics te gebruiken.

In het ticket dient het Gmail -E-maildres te zijn vermeld waarop de Google Analytics gebruikt wordt.
Het opgegeven Gmail adres wordt gebruikt om de Google Analytics van de website te bekijken.

 Tip: Stuur NIET het wachtwoord van het Gmail account door het E-mailadres zelf is genoeg.

 

Ref: 584 / 2024-03-28

16.2.9 - Inloggen familie

Instellen manier van inloggen website/ledenmodule

Het komt vaak voor dat bijvoorbeeld jeugdleden onder hetzelfde email adres staan ingeschreven als het familiehoofd. Het nadeel is dat voor het inloggen op de website veelal het email adres gebruikt wordt.
Bij AllUnited kan er ook onder bondsnummer of relatienummer ingelogd worden. De manier van inloggen op de website kan in de backoffice aangepast worden.
De stappen hiervoor zijn als volgt;

- Navigeer via de Backoffice naar "Systeem beheer" --> Alle instellingen --> Blok Algemeen: Ledenmodule wijzigen

- Maak het veld onder Ledenmodule : "Inlognaamveld" leeg, zie onderstaande afbeelding. Wanneer het veld leeg is kan er op alle manieren ingelogd worden. 

 

Ref: 796 / 2024-03-28

16.3 - Instellingen website

16.3.1 - Stylesheet

In deze transactie wordt het css stylesheet voor de website vastgelegd. Over het algemeen wordt de
stylesheet door AllUnited gemaakt.

Let op: het wordt afgeraden, maar het is per vereniging vrij om aanpassingen te maken aan de stylesheet. 
De garantie voor de website komt echter te vervallen. Indien de website, nieuwsbrief of narrowcasting niet
meer werkt door een aanpassing aan de template dan kan AllUnited kosten in rekening brengen om het te
herstellen.

Om de stylesheet aan te passen, navigeer naar [Website] > [Instellingen] > [Stylesheet]

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Stylesheet Dit is het script voor de stylesheet. Dit bestaat normaal uit CSS codering maar het is mogelijk om php te gebruiken. Tijdens de technische realisatie van de website wordt dit gevuld door AllUnited. In principe hoeft de organisatie hier niets aan te passen.
Ref: 58 / 2024-03-28

16.3.2 - Paginatypegroepen

In deze transactie kunnen de paginatypegroepen vastgelegd worden. Met een paginatypegroep is het
mogelijk om paginatypes te groeperen. Dit is handig voor autorisaties binnen het CMS voor bepaalde pagina's. 

Om te navigeren naar paginatypegroepen, navigeer naar [Website] > [Instellingen] >  [Paginatypegroepen].
De paginatypegroepen worden door AllUnited ingesteld en mag Niet door de vereniging aangepast worden.

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
 prullebakicon_1.png Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm.
Paginatypegroep Naam van paginatypegroep.
Ref: 74 / 2024-03-28

16.3.3 - Paginatypes

Selecteer het paginatype in het selectiescherm door dubbelklik op de regel. Hieronder een voorbeeld van
het paginatype 'Overige'.

instellingen_paginatype_aanpassen_1.jpg

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
prullebakicon_1.png Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm.
Paginatype Naam van paginatype.
Blokkeer paginatype Door dit veld aan te vinken, kan dit paginatype niet meer worden gebruikt.
Blokkeer toevoegen artikelen Door dit veld aan te vinken, kunnen er geen artikelen meer worden toegevoegd.
Paginatypegroep Hier kan de paginatypegroep gekoppeld worden. Zie: 16.3.2 - Paginatypegroepen
Template Hier kan de template voor de pagina gekoppeld worden
Intro editor Hier wordt ingesteld welke editor gebruikt kan worden bij de introductie van een artikel.  Een artikel bestaat altijd uit twee delen. Het gedeelte dat direct wordt getoond en het gedeelte dat getoond wordt bij 'Lees meer', indien er meerdere artikelen op een pagina zijn. Wil men de intro van een artikel altijd gelijk houden, zodat een website uniform oogt, dan wordt de uitgebreide editor in de intro niet aangezet.
Detail editor Hier wordt ingesteld welke editor gebruikt wordt bij het detail deel van een artikel.
Detail template Hier kan de template voor het detailgedeelte gekoppeld worden .
Pagina groeptype Hier wordt het paginaroeptype gekozen Zie: 16.3.2 - Paginatypegroepen.
Pagina direct aanmaken bij aanmaken object Als dit veld wordt aangevinkt, dan kan gekozen worden om bijvoorbeeld een teampagina direct aan te maken als er een nieuw team wordt aangemaakt.
Voorstellen nieuwsbrief Als dit veld wordt aangevinkt worden nieuwe artikelen meegenomen naar de nieuwsbrief.
Voorstellen clubblad Dit veld is niet meer in gebruik
Toon op lijstjes Als dit veld wordt aangevinkt, wordt dit paginatype getoond als een nieuwe pagina wordt aangemaakt.
Subpagina (Relaties) Bij het paginatype 'Relaties' moet dit veld aangevinkt zijn. Bij andere pagina's staat dit uit.
Wedstrijdverslag Bij teampagina's kan dit veld aangevinkt worden. Het is dan voor iedereen mogelijk om een wedstrijdverslag van een wedstrijd te schrijven.
Vernieuwen Dit veld wordt niet meer gebruikt.
Blokkeer artikel verw. Als dit veld wordt aangevinkt, is het niet mogelijk om een artikel te verwijderen
Formulier definitie Als binnen een artikel gebruik gemaakt moet worden van een formulier, bijvoorbeeld om een enquête te maken of voor iets aan te melden, dan moet dit veld aangevinkt zijn.
Documenten/Foto's Hier wordt vastgelegd welke formaten de foto's op de website hebben. Foto's worden dan altijd in deze formaten ingeladen.
Automatische link maken Als dit veld wordt aangevinkt, worden alle artikelen ook automatisch geplaatst op een andere pagina. Dit kan handig zijn als artikelen van het bestuur ook altijd in het nieuws moeten worden meegenomen. 
Pagina voor automatische link Hier wordt de pagina geselecteerd waar het artikel ook geplaatst moet worden.
Direct publiceren Als dit wordt aangevinkt, worden alle artikelen ook automatisch gepubliceerd op de gekozen pagina. Staat het vinkje uit, dan komen de artikelen in menupad [Website] > [te publiceren artikelen] terecht en kan gekozen worden welke artikelen wel gepubliceerd worden en welke niet.
Aantal dagen publiceren Hier kan aangegeven worden hoeven dagen het artikel gepubliceerd moet worden.
Tekstnaam 1 Hiermee kan een extra veld bij een pagina gecreëerd worden. Dit veld kan dan gebruikt worden om uitzonderingen vast te leggen.
Tekstnaam 2
Hiermee kan een extra veld bij een pagina gecreëerd worden. Dit veld kan dan gebruikt worden om uitzonderingen vast te leggen.
Tekstnaam 3
Hiermee kan een extra veld bij een pagina gecreëerd worden. Dit veld kan dan gebruikt worden om uitzonderingen vast te leggen.
Tekstnaam 4
Hiermee kan een extra veld bij een pagina gecreëerd worden. Dit veld kan dan gebruikt worden om uitzonderingen vast te leggen.
Tekstnaam 5
Hiermee kan een extra veld bij een pagina gecreëerd worden. Dit veld kan dan gebruikt worden om uitzonderingen vast te leggen.
Script Hier kan een script gekoppeld worden als een pagina een bijzondere toepassing heeft.
Ref: 75 / 2024-03-28

16.3.4 - Menu's

Het website menu beheren.

In deze transactie worden de menu's binnen een website vastgelegd. Websites kunnen beschikken over
meerdere menu's. De menu's worden in overleg met AllUnited aangemaakt. Het is daarom niet nodig voor
verenigingen om zelf een nieuw menu aan te maken of menu's te verwijderen.

Hier kan het menu geselecteerd worden en wordt een lijst van de menu's getoond. Door een dubbelklik op
bijvoorbeeld de regel hoofdmenu in bovenstaand scherm wordt het menu geopend en kunnen er wijzigingen
aangebracht worden.

Wanneer het hoofdmenu gekozen wordt, zal het systeem veel gegevens moeten ophalen. Het kan zijn dat
de computer een foutmelding geeft of dat het programma niet reageert. Dit is tijdelijk en verdwijnt vanzelf.
Het kan ook zijn dat er aangegeven wordt dat de transactie door moet gaan. Dit hangt af van de browser
waarmee gewerkt wordt. 

De volgende velden kunnen aangepast worden:

Veld Omschrijving
 prullebakicon.png Vink aan om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm. Wanneer dit vakje grijs is betekent dit dat er onder dit menu een submenu hangt. Alleen een leeg hoofdmenu kan verwijderd worden.
Hoofdmenuregel Onder welk item van het hoofdmenu valt het onderwerp? Is dit vak leeg dan is dit het hoofdmenu van de website. De knoppen voor deze menu-items worden dan op de homepage van de website getoond.
Sorteer Met dit veld wordt aangegeven in welke volgorde de menu-items op de website getoond moeten worden.
Menutekst De tekst die komt te staan op de website.
Pagina / Artikelnr Naar welke pagina of artikelnummer wordt er verwezen als men op het onderwerp drukt? Het betreft hier de unieke naam van de pagina of het unieke artikelnummer. De paginanaam moet dus identiek zijn aan de paginanaam die is aangemaakt.  Als een pagina in het menu wordt gekoppeld, dan kan deze pagina meerdere artikelen bevatten. Het is aanbevolen om altijd een pagina te koppelen, zodat er later artikelen toegevoegd kunnen worden. Is dit veld leef, dan worden op een lager niveau menu-items aangemaakt waaraan de pagina wordt gekoppeld.
Toon Tr-velden Als dit veld wordt aangevinkt en er wordt onderaan op 'Controle' geklikt, komen er extra velden in beeld om een koppeling met een transactie te maken. Dit kunnen bijvoorbeeld inschrijfformulieren zijn of lessen. Zie extra regels hieronder.
Link Link naar een externe pagina. Meestal begint dit met https://
Doel Bepaalt in welk venster het scherm moet openen
  Indien leeg, opent nieuwe pagina in hetzelfde scherm
Huidig venster Opent nieuwe pagina in hetzelfde scherm
Nieuw venster Opent nieuwe pagina in een nieuw tabblad
Beveiligingsniveau Bepaal het beveilgingsniveau van het menuitem.
Openbaar is voor iedereen inzichtelijk
Besloten leden is voor iedereen die is ingelogd
Besloten gebruikers is alleen voor de gebruikers van AllUnited
Niet tonen Het menu-item wordt niet getoond
Toegestane groepen Wanneer het Beveiligingsniveau op "Besloten leden" staat, kan je een selectie maken op specifieke groepen die de menu knop kunnen zien. Overige leden die niet tot de selectie behoren zien de menu knop niet. 
Instellingen Vrijveld dat gebruikt kan worden om extra info aan het menu mee te geven. Dit is afhankelijke van de opbouw van de website.

Voor een uitgebreide uitleg over de koppeling van menu's en pagina's zie hoofdstuk 

Ref: 76 / 2024-03-28

16.3.5 - Menuscript

In deze transactie kan het script voor het menu vastgelegd worden. Dit wordt altijd door AllUnited gedaan.

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Menu Hier wordt vastgelegd aan welk menu het script gekoppeld is.
Script PHP script voor de opbouw van het menu (wordt ingesteld door AllUnited tijdens de technische realisatie van de website.)
Ref: 91 / 2024-03-28

16.3.6 - CMS | Website Setup

Binnenkort beschikbaar.

16.4 - Sender Policy Framework (SPF) afzender

Het kan voorkomen dat je onderstaande melding krijgt in AllUnited als je gaat e-mailen:
Voor deze mail is noreply@allunited.nl als afzender gebruikt. AllUnited kan niet vanuit domein clubnaam.nl mailen. Als dit het domein van de vereniging is, moet de domeinbeheerder een SPF record instellen en "include:spf.allunited.nl" hier in mee te nemen, zodat de AllUnited server voortaan wel kan mailen met deze domeinnaam. De mail is verstuurd, met een Reply-to: header om antwoorden op deze mail terug naar de juiste inbox te sturen.

Waarom is dit?
Meestal is de oorzaak dat jullie e-mail niet bij AllUnited zit, maar bij een andere provider. In principe kunnen we geen e-mail sturen namens de echte afzender. Dit is vanwege het “Sender Policy Framework” (SPF) niet mogelijk. SPF geeft toestemming aan de domein eigenaren om e-mail te versturen vanaf bepaalde IP adressen. Bij iedere verzonden e-mail wordt het domein en IP adres gecontroleerd of deze geautoriseerd is om namens de afzender e-mail te versturen. Deze controle is om spam en fraude te reduceren en maakt het lastiger om de identiteit te verhullen van kwaadaardige afzenders.

Om dit op te lossen versturen we de e-mails vanaf een adres van de vereniging. Kies je als afzender bijvoorbeeld een Hotmail adres, dan wordt de e-mail dus alsnog vanaf een verenigingsadres verstuurd. Om eventuele antwoorden wel bij de juiste persoon uit te laten komen, sturen we instellingen mee die aangeven dat deze naar het Hotmail gestuurd moeten worden. Deze instelling wordt echter niet door alle e-mailprogramma’s goed overgenomen. Wij hebben dit getest in de meest bekende programma’s, maar kunnen een juiste verwerking helaas niet garanderen. Mocht u een situatie vinden waar dit verkeerd gaat, kunt u een helpdesk ticket aanmaken en dan zullen wij daar naar gaan kijken. Geef in dat ticket aan vanaf welk e-mailadres de e-mail verstuurd is, welk e-mailadres als afzender is ingesteld en naar welk e-mailadres de e-mail verstuurd is. Indien mogelijk ontvangen we ook graag het tijdstip waarop deze verstuurd is. 

Het verenigingsadres wat we hiervoor gebruiken kunt u zelf instellen bij de clubinstellingen. 

Ga dan naar Systeem beheer -->Alle instellingen --> in het blok “Algemeen” naar “Club” en klik op “wijzigen”. Daar staan twee velden met E-mail en een ander met Webformulier e-mail. Voor meer informatie over het de club instellingen zie [manual 55]

 

Ref: 749 / 2024-03-28

16.5 - F.A.Q. 's Website

Frequently asked questions Website

Is het mogelijk om de tekst breder te maken van de pagina's en artikelen?

Helaas is dit niet mogelijk. Het fonttype en de groottes zijn door een usability expert bepaald. Hij heeft door middel van verschillende onderzoeken de grootte, witruimte en font uitgekozen. Uit deze onderzoeken is bepaald dat de fonttypes, witruimte end het meest leesbare is voor met mensen dyslexie en/of mensen die meer moeite hebben met lezen, zoals bijvoorbeeld ouderen of kinderen.

Verschil in zichtbaarheid pagina en artikelen voor toegestane bezoekers.

Wanneer de pagina op toegestane bezoekers staat weergegeven, wordt de knop wel getoond, maar bij het aankomen op de pagina zelf wordt er verzoek tot inloggen gemeld wanneer men nog niet was ingelogd.
Wanneer je alleen er een artikel op alleen toegestane bezoekers wordt gezet, terwijl de pagina wel openbaar is, wordt het artikel niet getoond (wanneer men niet is ingelogd). Als alle artikelen op toegestane bezoekers staat, en de pagina is openbaar dan zie je bij het betreden van de pagina (wanneer niet ingelogd) "Deze pagina bevat geen artikelen" staan. 

 

Ref: 709 / 2024-03-28

17 - Hoofdstuk 14:Nieuwsbrief | Nieuwsbrieven

17.1 - Introductie Nieuwsbrief

Binnenkort beschikbaar.

17.2 - Veelgebruikt bij nieuwsbrief | Nieuwsbrieven

17.2.1 - Versturen van nieuwsbrieven

AllUnited richt samen met de vereniging de nieuwsbrief in. De nieuwsbrief kan alleen gebruikt worden in combinatie met de website van AllUnited.

De layout wordt door AllUnited gemaakt.

De instellingen worden door AllUnited gedaan Zie: 17.3.1 - Nieuwsbrief (I)

Daarna kan een nieuwsbrief worden gemaakt. Zie: 17.4 - Nieuwsbrief

Uitgangspunt bij de nieuwsbrief is, dat er zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van reeds bestaande artikelen. Alle artikelen die sinds de vorige nieuwsbrief zijn aangemaakt of nog niet eerder in een nieuwsbrief zijn meegegaan worden getoond om mee te nemen in de nieuwsbrief. De vereniging bepaalt zelf welke artikelen meegaan in de nieuwsbrief. Eventueel kunnen aparte artikelen aangemaakt worden speciaal voor de nieuwsbrief.

Er kan bijvoorbeeld een pagina gemaakt worden voor nieuwsbrief artikelen. Deze pagina hoeft niet ontsloten te zijn voor de website, maar de artikelen kunnen wel mee in de nieuwsbrief.

De instellingen voor de agenda bepalen welke items meegenomen worden in de persoonlijke agenda van de nieuwsbrief. Zo kunnen er agenda items op leeftijd gemaakt worden, zodat kinderen niet uitgenodigd worden voor de nieuwjaarsborrel. Zie: 9.7.10 - Agendatypes

Het versturen van de nieuwsbrieven kan enige tijd duren. Om de performance goed te houden, slaat AllUnited de nieuwsbrieven op en afhankelijk van de drukte op het systeem worden de nieuwsbrieven in porties verstuurd. Het kan dus best een half uur tot een uur duren, voordat een nieuwsbrief in de mailbox verschijnt.

Ref: 324 / 2024-03-28

17.3 - Instellingen nieuwsbrief | Nieuwsbrieven

17.3.1 - Nieuwsbrief (I)

In deze transactie worden de instellingen vastgelegd die gelden voor de nieuwsbrief. AllUnited verzorgt verder de instellingen en de layout van de nieuwsbrief.

Menupad: Nieuwsbrief  -> Instellingen -> Nieuwsbrief

Druk op weergeven of wijzigen.

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

nieuwbrief_1_1.png

 De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Nieuwsbrief pagina Op deze pagina worden de verzonden nieuwsbrieven vastgelegd.
Nieuwsbrief sender naam Als hier een naam wordt ingevuld, dan komt deze als afzender in de nieuwsbrief te staan.
Nieuwsbrief sender e-mail

Dit is het emailadres dat meegaat met de nieuwsbrief. Reacties op de nieuwsbrief zullen ook op dit emailadres terecht komen.

 

Voor het versturen checkt onze server of dit mailadres van een domein is dat toestemming aan AllUnited geeft om te mogen versturen door het zogehete SPF record. Is dit SPF record niet aanwezig, dan zal de nieuwsbrief worden verzonden door noreply@allunited.nl, omdat het anders in de spam komt. Maar de naam van de vereniging zal er wel bij staan, zodat het duidelijk is wie de afzender is.

Het adres dat in dit veld wordt ingevuld komt als 'reply-to' met de email mee, dat wil zeggen dat wanneer iemand in zijn mailprogramma de nieuwsbrief beantwoord, dat automatisch naar het juiste mailadres gaat in plaats van noreply@allunited.nl 

Wordt je domeinnaam door AllUnited beheerd? Dan stellen wij dat goed in. Is jullie domeinnaam elders in beheer? Vraag je domeinbeheerder om "include:allunited.nl" toe te voegen aan jullie SPF record. 

Editor Indien in de introductie van de nieuwsbrief gebruik gemaakt moet kunnen worden van een editor, dan moet deze hier worden ingesteld.
N.brf.gebieden Hier worden de nieuwsbrief gebieden aangegeven. Deze worden gebruikt om structuur in de nieuwsbrief aan te brengen. Bijvoorbeeld dat eerst altijd het nieuws van het bestuur wordt getoond en dan het overige nieuws. Bij het aanmaken van de nieuwsbrief, kan een artikel aan een nieuwsbriefgebied gekoppeld worden.
 
vw Als dit veld wordt aangevinkt wordt de regel verwijderd als op bewaren wordt gedrukt
N.brf.code Dit is de code van het nieuwsbrief gebied
N.brf.gebied Dit is de omschrijving van het nieuwsbriefgebied dat bij de nieuwsbrief wordt getoond.
Voeg toe Met de knop voeg toe kunnen nieuw regels toegevoegd worden.
Ref: 78 / 2024-03-28

17.4 - Nieuwsbrief

Het is mogelijk je leden up to date te houden via de Nieuwsbriefmodule.

Menupad: Nieuwsbrief

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

Er zijn hier twee keuzes mogelijk.

  1. Het selecteren van een bestaande nieuwsbrief. Dit kan zowel een verstuurde nieuwsbrief zijn of een nieuwsbrief die nog in concept staat.
  2. Een nieuwe nieuwsbrief aanmaken. Door op de knop nieuw in de menubalk te drukken.

Een nieuwe nieuwsbrief maken. Nadat op de knop nieuw is gedrukt, wordt onderstaand scherm getoond:

nieuwsbrief_1.png

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Nieuwsbrief ID Bij het bewaren van de nieuwsbrief krijgt deze een volgnummer.
Status Een nieuwsbrief kan de status concept hebben of verstuurd.
Datum verstuurd Als de nieuwsbrief wordt verstuurd, dan wordt hier de datum van het versturen vermeld.
Titel Dit is de titel van de nieuwsbrief die wordt getoond als kop van de nieuwsbrief
Introductie Dit is een korte introductie van de nieuwsbrief.
Geadviseerd wordt om verder zoveel mogelijk met bestaande artikelen te werken. Of nieuwe artikelen speciaal voor de nieuwsbrief te maken.
Test relatienummer Hier kan het relatienummer ingegeven worden waarmee de nieuwsbrief kan worden getest.
Test e-mail Hier kan een Email adres ingevuld worden zodat getest kan worden op een specifiek email adres 
Doelgroep Hier kun je een selectie van de selectiewizard () selecteren. Deze is wel leeg als er geen selecties zijn aangevinkt als "Nieuwsbrief doelgroep". Hiervoor moet je dus een selectie wijzigen, en bij "Waar te gebruiken" dan aavninken "Nieuwsbrief doelgroep". Dan zal deze voorkomen in je huidige lijst. Let op: Om doelgroepen aan te passen, is het AllUnited gebruikersprofiel selectie wizard (alles) nodig.
Deze nieuwsbrief bevat commerciële informatie. Indien deze checkbox is aangevinkt worden relaties die commerciële berichten geblokkeerd hebben uit de nieuwsbrief ontvangers gefilterd.
  Blok artikelen
vw Als dit veld wordt aangevinkt, dan wordt het artikel verwijderd uit de nieuwsbrief.
LET OP: Aangezien het artikel dan niet wordt verstuurd, komt het artikel in een volgende nieuwsbrief weer terug. Artikelen die definitief niet in de nieuwsbrief meegenomen moeten worden, moeten op  "NIET TONEN" of "BLOKKEREN" worden gezet bij N.brf.gebied. Dan krijgt het artikel wel de datum van de nieuwsbrief mee, maar wordt niet meegenomen in de nieuwsbrief.
Artikel ID Dit is het artikelnummer van het artikel. In de onderste lege regel kunnen ook artikelen toegevoegd worden, die nog mee moeten in de nieuwsbrief.
N.brf. gebied Dit is het nieuwsbrief gebied waaraan het artikel wordt gekoppeld. Artikelen die niet meegenomen moeten worden in de nieuwsbrief moeten hier het N.brf.gebied  "NIET TONEN" of "BLOKKEREN"  krijgen.
Sorteer Hiermee kan de volgorde aangegeven worden van de verschillende artikelen in de nieuwsbrief.
Pagina Dit is de pagina waaraan het artikel gekoppeld is.
Titel Dit is de titel van een artikel.
Bewaren Druk op bewaren om een artikel in concept op te slaan.  Nadat het artikel in concept is bewaard komen er extra knoppen in beeld om de nieuwsbrief te testen.

Nadat een bewaarde nieuwsbrief opnieuw is opgeroepen verschijnen onderaan de volgende knoppen.

Knop Werking
Controle Hiermee wordt gecontroleerd of alle velden juist zijn gevuld.
Bewaren Hiermee wordt de nieuwsbrief bewaard
Voorbeeld (scherm) Hiermee wordt een voorbeeld op het scherm getoond. Wij adviseren om dit altijd te doen met een ingevuld test relatienummer, zodat duidelijk is welke nieuwsbrief er naar die relatie uitgaat. Er kan dan ook gecontroleerd worden of de persoonlijke agenda juist getoond wordt.
Voorbeeld (e-mail)
Hiermee wordt een voorbeeld naar de ingelogde gebruiker gestuurd. Dit moet altijd met een ingevuld test relatienummer, zodat duidelijk is welke nieuwsbrief er naar die relatie uitgaat. Er kan dan ook gecontroleerd worden of de persoonlijke agenda juist getoond wordt. De test email gaat dus niet naar de relatie toe die gekozen is bij test relatienummer, maar naar de gebruiker die op deze knop drukt.
Versturen Met de knop Versturen wordt de nieuwsbrief definitief verstuurd
Verwijderen Hiermee wordt de nieuwsbrief verwijderd

Een nieuwsbrief op het scherm kan er dan als volgt uit zien.

  • De brief wordt gepersonaliseerd.
  • Onder de aanhef staat de introductietekst
  • Daaronder de agenda
  • En daaronder de nieuwsbrief gebieden.

 schermafbeelding_2019_05_15_om_14.06.11_1.png

Artikelen toevoegen aan de nieuwsbrief

Bij het wijzigen van de nieuwsbrief zie je een lijst met artikelen. Hier komen alle artikelen die nooit verstuurd zijn. Artikelen die niet bedoeld zijn voor de nieuwsbrief kan je in het nieuwsbrief gebied "Niet tonen" plaatsen. Deze worden dan niet getoond in de nieuwsbrief, maar ze krijgen wel de status verstuurd. Hierdoor komen ze bij de volgende nieuwsbrief niet terug in de lijst met artikelen.

De nieuwsbrief gebieden kunnen ook aangepast worden dit doe je onder Nieuwsbrief > Instellingen. hier kunnen gebieden toegevoegd, gewijzigt en verwijdert worden. In de nieuwsbrief worden de gebieden gesorteerd op deze nieuwsbriefcodes. Het gebied "Niet tonen" moet de code 99 hebben.
In dit scherm kan je ook de afzender van de nieuwsbrief wijzigen.
 
Artikelen opslaan in de backoffice.
Vaak willen vereningen hun nieuwsbrief artikelen niet tonen op de website. Wij stellen voor dat in dit geval een nieuwe pagina wordt aangemaakt. 
 
1. Maak een nieuwe pagina aan met het type overig.
 
2. Plaats op deze pagina mogelijk nieuwsbrief artikelen
 
3. zet deze pagina niet in het website menu!
 
4. zet de pagina op toegang alle bezoekers of toegang ingelogde bezoekers.
(weet wel dat toegang ingelogde bezoekers ervanuit gaat dat een lid al is ingelogd en vanuit de nieuwsbrief direct de pagina kan bekijken)
Ref: 83 / 2024-03-28

17.4.1 - Veelgestelde vragen bij nieuwsbrief

17.4.1.1 - Kan ik een uitschrijflink toevoegen aan de nieuwbr

Ja, dat kan. Stuur dan een ticket in. 

Let op, dit werkt alleen in de nieuwere versie van de nieuwsbrief. 

Ref: 580 / 2024-03-28

17.4.1.2 - Hoe kan ik doelgroepen activeren in de Nieuwsbrie

Om doelgroepen te activeren, gebruik je de selectielijsten uit de selectiewizard (systeembeheer --> selectiewizard)

Je navigeert naar de gewenste selectie en klikt op verder en daarna bovenaan op wijzigen. Onderaan de selecties onder "Waar te gebruiken" 
staat een selectie veld met "Nieuwsbrief doelgroep". Na aanvinken en bewaren, wordt de betreffende selectie bij als doelgroep onder Nieuwsbrief getoond.

Sommige selectie lijsten, zoals maillijst Junioren, zijn standaard klaargezet door AllUnited. De standaard selecties kunnen niet gewijzigd worden, maar je kunt deze wel kopiëren (in het menu boven de selectie). De kopie kan wel gewijzigd worden en deze kun je voorzien van een nieuwe naam.

Ref: 789 / 2024-03-28

17.4.2 - FAQ Nieuwsbrief archief

Kunnen we de oude nieuwsbrieven op de website tonen?

Eerder verstuurde nieuwsbrieven kunnen getoond worden door een pagina aan te maken met de paginacode Nieuwsbrief_Archief. 
Het paginatype moet ingesteld worden op: Scripts_zonder_art

Bekijk ook de gewenste toegang voor deze pagina, als alleen leden deze mogen inzien dan moet bij het veld "Toegang voor" ingesteld worden op Ingelogde bezoekers.

Deze pagina kun je in je menu linken, zodat deze op de site getoond wordt op de juiste plek. Nieuwsbrieven worden dan automatisch op de pagina getoond.

 

Ref: 746 / 2024-03-28

18 - Hoofdstuk 15: Clubcasting | narrowcasting

18.1 - Introductie Clubcasting

Binnenkort beschikbaar.

18.2 - Clubcasting | narrowcasting

Clubcasting is het tonen van clubinformatie op een eigen beeldscherm in het clubhuis. Hiervoor moet het
beeldscherm een verbinding met internet hebben waarmee speciale gegevens vanuit AllUnited opgehaald
kunnen worden voor de Clubcasting.

Voor het tonen van de clubcasting moeten een aantal dingen ingericht worden:

1. Instellen van de browser

2. Instellen van de clubcasting Zie: 18.3 - Clubcasting

3. Aanmaken van pagina's die voor de clubcasting worden gebruikt, zoals de sponsorlogo's. Zie: 16.2.1.2 - Pagina's Wijzigen

Clubcasting als startpagina op de browser instellen
Via de instellingen voor de clubcasting, navigeer dan naar de volgende link:
demo.allunited.nl/index.php?cc1=Clubcasting

Via de instellingen van de clubcasting kunnen jullie onderaan bij "Link voor scherm" gebruiken.
Open de browser en zet in de URL het internetadres van de organisatie.
Dus bijvoorbeeld voor de demo omgeving van AllUnited is dat
demo.allunited.nl/index.php?cc1=Clubcasting

of in de meeste situaties
https://www.clubnaam.nl/index.php?cc1=Clubcasting waarbij clubnaam wordt vervangen door de eigen naam van de organisatie.
 
Stel daarna bij de instellingen deze URL als startpagina in.
 
Clubcasting volledig scherm laten vullen
Druk de F11 toets en het hele scherm zal gevuld worden met het clubcasting scherm. 

 

Ref: 245 / 2024-03-28

18.3 - Clubcasting

Aan de clubcasting module zijn extra kosten verbonden. Neem contact op met AllUnited om verdere informatie op te vragen over het opzetten van deze module.

Als een vereniging in haar clubhuis een scherm heeft met internet toegang dan kan daarop ook de belangrijkste informatie getoond worden via Clubcasting.

De Clubcasting instellingen kunnen aangepast worden door te gaan naar ClubCasting > Schermen > ClubCasting template (kies hier de gewenste template) : Wijzigen.  

1. Scherm vereisten

De afmetingen van club casting voor full HD zijn 1920/1080. Andere formaten zijn ook mogelijk.
Clubcasting kan alleen gedraaid worden op een TV die verbonden is met internet.

Een TV kan op meerdere manieren gekoppeld worden aan het internet:

  1. Door een TV te koppelen aan een PC of laptop. Daarbij moet deze PC of laptop wel altijd aan staan.
    De TV kan dan aan de pc/laptop gekoppeld worden via een directe verbinding met het apparaat of via een draadloze verbinding zoals Chromecast.
  2. Via een PC Stick. Deze pc sticks draaien vaak een versie van Windows en zijn in principe kleine computers die clubcasting kunnen afspelen op de TV. Het voordeel van deze stick is dat er verder geen losse computer aan te pas komt die ruimte inneemt.

Voor beide opties kan de Clubcasting url geopend worden in de browser van het apparaat. Hiervoor dient de vereniging enkel de link in de browser van de stick te plaatsen.

Deze url is te vinden via ClubCasting > Schermen > ClubCasting template (kies hier de gewenste template) : Wijzigen. 
In het blok "Instellingen" is bij "Link voor scherm" de url te vinden. Deze kan gekopieerd worden en in de browser balk geplakt worden om de Clubcasting te openen/starten op het apparaat.

2. Clubcasting instellen

Via ClubCasting > Schermen kan een template voor de narrowcasting aangemaakt en/of beheerd worden.

Hier kan een bestaande template gekozen worden uit de dropdown lijst of er kan via de knop "+Nieuw" in de menubalk een nieuwe template gemaakt worden.
Standaard moet er al een template zijn aangemaakt door AllUnited, mocht dit niet het geval zijn neem dan even contact op via een ticket om deze aan te laten maken.

Bij het wijzigen of aanmaken van een scherm wordt het volgende scherm getoond:

Hieronder wordt elk blok van de clubcasting met een concreet voorbeeld besproken.

 

In de menubalk bovenin het scherm staan 4 opties.

  1. Schermopzetten
    Dit zijn de mogelijkheden die hieronder bij schermopzet gekozen kunnen worden. 
    Klik hier voor de bijlage voor de schermopzetten. De schermopzetten worden nog steeds uitgebreid, zodat de bijlage niet compleet zal zijn. Het gaat om een voorbeeld
  2. Schermen
    De gemaakte schermen worden dan getoond, maar met dummy gegevens, om snel inzicht te hebben. Voordeel hiervan is dat alle schermen direct onder elkaar getoond worden. Er hoeft dan niet op het volgende scherm gewacht te worden, zoals bij een draaiende clubcasting.
  3. Voorbeeld
    Dit is een concreet voorbeeld van de clubcasting, maar niet de echte clubcasting.  Deze link moet dus niet gebruikt worden voor de clubcasting op het scherm in het clubhuis. De echte link staat in het blok instellingen hieronder. In dit voorbeeld is dat https://demo.allunited.nl/index.php?cc1=ClubCasting1
  4. Clubcasting kopiëren
    Hiermee kan eenvoudig een kopie van de template gemaakt worden. Dit kan nuttig zijn wanneer de vereniging een pagina wil hergebruiken of wil aanpassen zonder het origineel te veranderen.

2.1 Algemene instellingen

In het eerste blok wordt o.a. de naam van de template, het logo en de tickertape vastgelegd.

Hieronder staat per onderdeel een uitleg wat voor informatie ingevuld dient te worden:

Template Naam van de clubcasting. Indien er meerdere schermen zijn, kunnen er meerdere templates gemaakt en getoond worden.
Logo link Hier wordt de link naar het logo, dat in de clubcasting staat, opgenomen.
Tickertape inhoud Hier wordt de inhoud van de tickertape bepaald. Dit zijn twitter of pagina
Keuze Twitter  
Twittername  Naam van het twitter account
Hashtag  De hashtag van het twitter account
Tickertape spacer  Deze afbeelding wordt tussen de verschillende twitterberichten getoond om de berichten te verdelen.
Keuze Pagina  
Pagina  Selecteer de pagina waarop de inhoud van de tickertape staat.
Tickertape spacer  Deze afbeelding wordt tussen de verschillende twitterberichten getoond om de berichten te verdelen.
IP-adressen    In dit veld kan je één of meerdere IP-adressen toevoegen die toegestaan zijn om dit scherm te draaien. Het scheiding's teken om meerdere IP-adressen toe te voegen is een ' ; '
Let op: Dit veld is verplicht wanneer het privacy niveau op ingelogde bezoekers staat.
Uitgeschakeld De clubcasting zal niet meer gebruikt kunnen worden zolang dit staat aan gevinkt.
Privacy niveau Deze instelling is bepalend voor wat voor gegevens/namen er worden getoond op de clubcasting. en is tegen de tabel onder de privacy instellingen te houden. Menu: Relaties > Instellingen > Privacy instellingen

2.2 Schermen instellen

Hier worden de verschillende schermen van de clubcasting en de keuzes per scherm ingegeven.

Veldnaam
Omschrijving
Als dit veld wordt aangevinkt dan wordt deze regel uit de clubcasting gehaald bij het bewaren van de template.
Sorteer Hiermee wordt de volgorde van de clubcasting schermen aangegeven. Het eerste scherm is altijd het scherm van AllUnited. Dit is volgens het contract dat met AllUnited is afgesproken.
Titel Hier kan de titel van het scherm ingevuld worden.
Schermopzet Hier wordt aangegeven hoe een scherm eruit ziet. Afhankelijk van de keuze worden er daaronder 1 of meerdere opties gegeven, zodat elke cel van het scherm een eigen inhoud krijgt. Alle voorbeelden van mogelijke schermopzetten worden getoond via de knop schermopzetten.
Klik hier voor een pdf van een aantal schermindelingen
 
Veldnaam
Omschrijving
 1,2,3 etc.

Voor elke cel kan een keuze gemaakt worden voor het soort scherm dat wordt getoond.

Keuze inhoud scherm
Keuze Keuze
Artikelen
 Pagina's  Achter de keuze voor artikelen kan aangegeven worden voor welke pagina's dit geldt. Meerdere pagina's worden door ; gescheiden.
 Strip HTML  Als dit veld wordt aangevinkt, wordt de opmaak van de artikelen verwijderd.
RSS Feed Hier kan de keuze gemaakt worden tussen NU.nl Algemeen of NU.nl sport
Artikelafbeelding Als op een scherm meerdere cellen worden getoond en in één cel is gekozen voor artikelen. Dan kan in een andere cel de afbeelding die bij dat artikel hoort weergegeven worden.
 Marge  Het aantal pixels dat hier wordt ingevuld, wordt als marge vanaf de celrand genomen.
 Rand  Hiermee wordt aangegeven of het blok waar de afbeelding in staat een rand moet krijgen.
Afb. rand  Hiermee wordt aangegeven of er direct om de foto een rand moet komen.
HTML editor Hiermee is het mogelijk om zelf een scherm te maken, dat niet gerelateerd is aan andere informatie. Door de HTML editor te gebruiken is het mogelijk de inhoud ook op te maken. Onderstaand scherm wordt dan getoond om zelf een tekst te maken.

Text editor Hiermee is het mogelijk om zelf een scherm te maken, dat niet gerelateerd is aan andere informatie. Door de optie Text editor te gebruiken kan er alleen tekst op het scherm geplaatst worden. 
Afbeeldingen

Hiermee is het mogelijk om afbeeldingen op een scherm op te nemen. Dit kunnen zowel foto's zijn of ook sponsorlogo's.

 Kolommen  Het aantal kolommen dat moet worden getoond.
 Rijen  Het aantal rijen dat moet worden getoond.
 Marge  Hiermee geef je aan welke marge er tussen de afbeelding en de cel of het blok zit.
 Rand  Hiermee wordt aangegeven of het blok, waarin de afbeelding staat, een rand moet krijgen.
 Afb. rand  Hiermee wordt aangegeven of de afbeelding een rand moet krijgen.
 Titelhoogte  In deze ruimte worden de benamingen van de afbeeldingen getoond.
 Pagina  Hier wordt een pagina gekozen waaruit de foto's worden opgehaald.
 Link

Hier wordt de afbeelding opgehaald, die overeenkomt met de Link in onderstaand voorbeeld. Dus bijvoorbeeld sponsorlogo_6.

Meerdere afbeeldingen kunnen dezelfde naam in de Link hebben staan.  Dan wordt eerst de eerste afbeelding getoond.

Start de clubcasting weer opnieuw dan wordt de volgende afbeelding opgehaald.

Wordt er geen link opgegeven, dan worden alle afbeeldingen van die pagina getoond. Elke keer dat de clubcasting opnieuw begint, wordt dan weer een andere afbeelding opgehaald.

Let op: de sponsorlogo's van de standaard sponsorenpagina kunnen niet voor de clubcasting gebruikt worden. Dit, omdat de link veelal is ingevuld door de website van de sponsor om deze klikbaar te maken. Daarbij is het afbeelding formaat te klein (140*70 px) om op grote schermen te tonen. Wij raden in de originele afbeeldingen in te laten op een 'normale' pagina en deze op bovenstaande wijze te linken aan de clubcasting.

Fotocarrousel Als gekozen wordt voor een fotocarrousel, dan wordt deze opgebouwd uit de foto's die in het fotocarroussel aanwezig zijn.
In elk artikel kan aangegeven worden of een foto in het fotocarrousel opgenomen moet worden.

 Kolommen  Het aantal kolommen wordt ingegeven
 Rijen  Het aantal rijen wordt ingegeven
 Marge  Hiermee wordt aangegeven welke afstand de foto's tot het blok en tot elkaar hebben.
 Rand  Hiermee wordt aangegeven of de foto's een rand krijgen.
 Afb. rand  Hiermee wordt aangegeven of de afbeelding een rand moet krijgen.
 Titelhoogte  In deze ruimte worden de benamingen van de afbeeldingen getoond.
Wedstrijden Hiermee worden alle wedstrijden getoond, die op die dag gespeeld worden en waarvan het tijdstip nog niet verstreken is. Dit is alleen beschikbaar als het wedstrijdschema van AllUnited is gevuld.
 Rijen  Aantal rijen dat moet worden getoond. Indien er veel wedstrijden zijn, dan kunnen de wedstrijden over meerdere schermen verdeeld worden. 
 Activiteiten  Hiermee kan aangegeven worden voor welke activiteit de wedstrijden worden getoond
Toekomst toevoegen Als dit wordt aangevinkt dan wordt alles voor de komende week getoond. Als de wedstrijden in de toekomst liggen, dan geldt deze week vanaf de eerste wedstrijddag.

Als vinkje uit staat, wordt alleen de huidige dag getoond. Als er geen wedstrijden zijn, dan wordt er niets getoond.
 Reset lijst  Normaal gesproken wordt dit niet aangevinkt.
Wedstrijdschema functies Hiermee worden alle functies zoals bardienst, schoonmaak voor die dag getoond.

Voorbeeld bardiensten tonen op clubcasting scherm



 Rijen  Aantal rijen dat moet worden getoond.
 Activiteiten Hiermee kan aangegeven worden voor welke activiteit de wedstrijden worden getoond. Let op! Vul de activiteitscode in en niet de hele omschrijving! (En zet het aantal regels op voldoende!)
Toekomst toevoegen

Als dit wordt aangevinkt dan wordt alles voor de komende week getoond. Als de wedstrijden in de toekomst liggen, dan geldt deze week vanaf de eerste wedstrijddag.

Als vinkje uit staat, wordt alleen de huidige dag getoond. Als er geen wedstrijden zijn, dan wordt er niets getoond.

 Reset lijst Bij meerdere gelijke schermen lopen de wedstrijden door. Bijvoorbeeld als er twintig wedstrijden zijn en er worden er tien per scherm getoond, dat wordt op het eerste scherm 1-10 getoond op het tweede scherm 11-20. Is het de bedoeling dat de lijst steeds opnieuw begint, dan kan er Reset lijst worden aangevinkt.
Poulestand Hiermee wordt de stand in de poule getoond.  Als de standen op de teampagina's beschikbaar zijn, dan kunnen ze ook hier getoond worden.
 Teams

Hier kunnen de teams ingegeven worden waarvoor de score moet worden getoond.  Teams worden door ; gescheiden.
Een voorbeeld zou kunnen zijn HC:SL:D1;HC:SL:H1 Dan worden voor hockey spelend lid de teams dames 1 en heren 1 getoond. Een goede manier om erachter te komen wat voor code hier geschreven moet worden is om te kijken bij de teams
via menupad: Activiteiten & Teams > Teams beheren > een team selecteren

fireshot_capture_139_ltcgroeneveen_allunited_https___pr01.allunited.nl_.png

Selecteer van het team wat u wilt tonen de Activiteit code, de Categoriecode, en de teamcode
in het geval van het team zondag heren 1 zou de code zijn VC:AL:ZOHE01


Indien er twee poules zijn bijvoorbeeld voor de beker en voor de competitie, dan kan nog de poule toegevoegd worden.
Deze is op te halen via het menupad: Planning > wedstrijden  >> pouleteams. Team oproepen en kijken bij pouleid. Hier kunnen twee poules staan. Het juiste pouleid kan dan toegevoegd worden.

Een voorbeeld wordt dan: HC:SL:D1:79330.

Poulescores Hiermee worden de scores van de afgelopen wedstrijden getoond.
 Teams

Hier kunnen de teams ingegeven worden waarvoor de score moet worden getoond.  Teams worden door ; gescheiden
Een voorbeeld zou kunnen zijn HC:SL:D1;HC:SL:H1 Dan worden voor hockey spelend lid de teams dames 1 en heren 1 getoond.

Een goede manier om erachter te komen wat voor code hier geschreven moet worden is om te kijken bij de teams
via menupad: Activiteiten & Teams > Teams beheren > een team selecteren

fireshot_capture_139_ltcgroeneveen_allunited_https___pr01.allunited.nl_.png

Selecteer van het team wat u wilt tonen de Activiteit code, de Categoriecode, en de teamcode
in het geval van het team zondag heren 1 zou de code zijn VC:AL:ZOHE01

Indien er twee poules zijn bijvoorbeeld voor de beker en voor de competitie, dan kan nog de poule toegevoegd worden.
Deze is op te halen via het menupad: Planning > wedstrijden > pouleteams. Team oproepen en kijken bij pouleid. Hier kunnen twee poules staan. Het juiste pouleid kan dan toegevoegd worden.
Een voorbeeld wordt dan: HC:SL:D1:79330.

Teamwedstrijden  Hiermee worden alle toekomstige wedstrijden van een team getoond.
 Teams Hier kunnen de teams ingegeven worden waarvoor de stand moet worden getoond.  Teams worden door ; gescheiden
Team begeleiders / spelers Hiermee worden alle spelers en / of begeleiders van een team getoond.
 Teams  Hier kan één team worden ingevuld, dit moet in de volgende structuur: "Activiteit'scode":"Categoriecode":"Teamcode" (Bijv. HC:SL:D1) 
 Geen Spelers  Toon geen Spelers.
 Geen Begeleiders  Toon geen begeleiders. (Begeleiders zijn alle "Trainer functies").
 Pasfoto  Toon de pasfoto's van de spelers voor hun naam. (Indien geheim of geen foto word er niks getoond).
 Rijen  Aantal team spelers/begeleiders getoond worden. Standaard is iedereen.
 Marge  Hiermee geef je de pasfoto een marge (Onzichtbare rand). Vul de breedte als getal in.
 Rand  Hiermee geef je pasfoto een zwarte rand. Vul de breedte als getal in.
Clubstand

Hiermee wordt een overzicht van standen in de laatste 5 dagen van alle teams in de vereniging getoond. Als deze informatie op de teampagina's beschikbaar is, dan kan het hier ook getoond worden.

 

 Rijen  Het aantal rijen dat getoond moet worden, wordt ingegeven
 Activiteiten Hier kunnen de activiteiten ingevuld worden waarvoor de stand moet worden opgehaald. Bijvoorbeeld tennis, voetbal, hockey
 Reset Lijst Deze instelling is alleen in overleg met AllUnited te gebruiken. Normaal gesproken wordt dit niet aangevinkt.
Clubscores Hiermee wordt een overzicht van alle scores van de laatste wedstrijden in de laatste 5 dagen getoond. 
 Rijen Het aantal rijen dat getoond moet worden, wordt ingegeven
 Activiteiten Hier kunnen de activiteiten ingevuld worden waarvoor de stand moet worden opgehaald. Bijvoorbeeld tennis, voetbal, hockey
 Reset Lijst Deze instelling is alleen in overleg met AllUnited te gebruiken. Normaal gesproken wordt dit niet aangevinkt.
Agenda  De agenda is gelijk aan de agenda die op de website wordt getoond.
Verjaardagen  Hier worden alle verjaardagen getoond.
 Blokkeer leeftijd vanaf  Hiermee is het mogelijk om bijvoorbeeld vanaf 18 jaar geen verjaardagen meer te tonen.
Het weer Geen verdere keuzes
Buienradar Geen verdere keuzes
Informatie Hier wordt een tekst op een volledig scherm getoond. Bijvoorbeeld voor een belangrijke mededeling. "De lichten van de auto met kenteken XYZ staan nog aan "

 Pagina  Hier wordt de pagina gekozen waarvan de informatie moet worden getoond.
 Marge  Hiermee wordt de marge tot de rand van de pagina aangegeven
 Rand  Hiermee wordt aangegeven of de informatie een rand krijgt.
Alarmmelding Hier wordt een tekst op een volledig scherm getoond van een zeer belangrijke mededeling. Bij dit type scherm kan bepaald worden welke schermen dan uitgeschakeld worden via "Niet tonen bij alarm".
 Pagina  Hier wordt de pagina gekozen waarvan de melding moet worden getoond.
 Marge  Hiermee wordt de marge tot de rand van de pagina aangegeven
 Rand  Hiermee wordt aangegeven of de informatie een rand krijgt.
Script Het is ook mogelijk een script aan de clubcasting toe te voegen. Dit is nodig indien er een specifieke toepassing nodig is, die niet met de standaard opties,  zoals hierboven uitlegt, mogelijk is.

 Het is op dit moment niet mogelijk om video schermen toe te voegen. 

Tijdsduur Dit is de tijdsduur in seconden dat een scherm getoond wordt.
Niet tonen
bij alarm
Als er een heel belangrijke mededeling gemaakt moet worden, dan wordt het type alarmmelding gekozen. Bijvoorbeeld om iedereen te laten weten dat Heren 1 kampioen is geworden. Met dit vinkje wordt dan bepaald welke schermen nog meer moeten worden getoond naast deze alarmmelding. Als je tijdelijk alleen het scherm alarmmelding wilt tonen, dan worden hier alle andere scherm aangevinkt.
Dagen Hier wordt aangegeven op welke dagen het scherm moet worden getoond
Tijd van Hier kan een begintijd opgegeven worden vanaf wanneer dat scherm getoond moet worden. Bijvoorbeeld na een bepaald tijdstip de informatie voor volwassenen
Tijd t/m Hier kan een eindtijd opgegeven worden tot en met welk tijdstip dat scherm getoond moet worden.
Periode vanaf

Hier kan een datum ingegeven worden vanaf wanneer dat scherm getoond moet worden. Bijvoorbeeld alleen tijdens een toernooi.

Periode t/m Hier kan een einddatum ingegeven worden tot wanneer dat scherm getoond moet worden.

Dus als voorbeeld.
Tijd                                       Periode
Vanaf 10:00  t/m 16:00     vanaf 01-05-2015 t/m 15-05-2015

Dan wordt dit onderdeel getoond van 1 mei t/m 15 mei tussen 10:00 en 16:00 uur.
    Hier wordt aangegeven in welke reeks het scherm wordt meegenomen. Door het instellen van meerdere reeksen, kan bijvoorbeeld bepaald worden dat het nieuws meerdere keren wordt getoond en de verjaardagen maar 1 maal.

2.3 Storyline blok

De storyline geeft een overzicht van de gekozen schermen.

Als er meerdere reeksen zijn gekozen, dan staan deze op meerdere regels.

2.4 Instellingen blok

 

Schermgrootte Hier worden de afmeting van het scherm ingegeven.
Breedte  Totale breedte van het scherm
Hoogte  Totale hoogte van het scherm
Header hoogte  Dit is de hoogte die voor de titels worden gebruikt
Footer hoogte  Dit is de hoogte die voor de footer worden gebruikt
Tijdverloop bar  
Tickertape hoogte  Dit is de hoogte die voor de tickertape wordt gebruikt.
Tickertape velocity  Dit is de snelheid van de tickertape. Deze moet ergens tussen de 20 en de 80 liggen.
Blok

Een blok kan 1 of meerdere cellen bevatten.

Marge Hiermee wordt bepaald welke afstand er tot de randen van het scherm genomen moeten worden voor het blok
Rand Hiermee wordt bepaald of een cel een rand krijgt.

 

Cel De cel bevat de uiteindelijke informatie.
Marge Hiermee wordt bepaald welke afstand er tot de randen van het blok genomen moeten worden voor de cellen
Ruimte Hiermee wordt bepaald welke ruimte er tussen de cellen wordt genomen.
Rand Hiermee wordt bepaald of een cel een rand krijgt.
Link voor scherm Deze link kan gebruikt worden op het scherm waar de clubcasting getoond moet worden.

2.5 CSS blok

In het CSS veld staan vaak instellingen die door AllUnited voor de clubcasting ingesteld zijn, zoals bijvoorbeeld de instelling van bepaalde kleuren in het scherm.

AllUnited raad af om hier zelf aanpassingen in door te voeren tenzij de persoon goed bekend is met de opzet en syntax van CSS code. Dit omdat een fout kan zorgen voor fouten in het tonen van de schermen.

3. Scherm updates na aanpassingen

Als een aanpassing is gedaan in de clubcasting wordt deze niet direct getoond op het scherm zelf.
Om de 7 minuten wordt een lopend clubcasting scherm automatisch geupdate als er een nieuwe versie van de clubcasting beschikbaar is.

Wanneer er een aanpassing is gedaan en deze is opgeslagen is deze pas na de automatische update zichtbaar op het scherm.

Ref: 317 / 2024-03-28

18.3.1 - Planning overzicht in de clubcasting

Voor het tonen van het baanoverzicht op de clubcasting kan het Planningsoverzicht worden geselecteerd in de dropdown.

cc_planningsoverzicht.png

Vervolgens kan er worden ingesteld wat er moet worden getoond in het overzicht, standaard staat dit op alleen reserveringen.
Ook kan er worden aangegeven welke locaties er getoond moeten worden. Dit gaat gebaseerd op de volgorde waarin de locaties worden getoond in het overzicht.

demo_clubcasting_allunited_1.png

Ref: 607 / 2024-03-28

19 - Hoofdstuk 16: Communicatie, lijsten & rapportages

19.1 - Introductie Communicatie, lijsten & rapportages

Binnenkort beschikbaar.

19.2 - Communicatie en rapportages

19.2.1 - Rapportages (Diversen)

19.2.1.1 - Lijsten met relaties

Binnenkort beschikbaar.

19.2.1.2 - Overzicht per relatietype

Binnenkort beschikbaar.

19.2.1.3 - Overzicht per leeftijdsgroep

Binnenkort beschikbaar.

19.2.1.4 - Relatiemutatielijst

Binnenkort beschikbaar.

19.2.1.5 - Functielijst

Binnenkort beschikbaar.

19.2.1.6 - Lijsten met inschrijfformulieren

Binnenkort beschikbaar.

19.2.1.7 - Openstaande inschrijfformulieren

Binnenkort beschikbaar.

19.2.1.8 - Sponsoring contracten

Binnenkort beschikbaar.

19.2.1.9 - Activiteiten teamrapportages

Binnenkort beschikbaar.

19.2.1.10 - Lessen - activiteiten en cursussen

Binnenkort beschikbaar.

19.2.1.11 - Club specifieke rapporten

Binnenkort beschikbaar.

19.2.2 - Etiketten/exportbestanden van relaties

Binnenkort beschikbaar.

19.2.3 - Clubblad etiketten

Binnenkort beschikbaar.

19.2.4 - Etiketten/exportbestanden van inschrijfbrieven

Binnenkort beschikbaar.

19.2.5 - Inschrijfbrieven

Binnenkort beschikbaar.

19.2.6 - E-mail SMS & versturen

Via het menupad diversen >> E-mail/sms wordt onderstaand scherm getoond.

Er zijn hier twee opties mogelijk.

  1. Versturen van mails of SMS berichten naar spelers van teams of deelnemers aan cursussen.
  2. Versturen van mails op basis van een bestand.

 

 

 

 

Ref: 313 / 2024-03-28

19.2.7 - Lessen met deelnemers

Binnenkort beschikbaar.

19.2.8 - Exportbestanden Excel van groepen (T)

Binnenkort beschikbaar.

19.2.9 - Contracten

Binnenkort beschikbaar.

19.2.10 - Wedstrijden per vereniging

Binnenkort beschikbaar.

19.2.11 - Communicatie

Binnenkort beschikbaar.

19.2.12 - Club specifieke selecties

Binnenkort beschikbaar.

19.3 - Instellingen Communicatie en rapportages

19.3.1 - Afbeeldingen

Het is mogelijke om afbeeldingen toe te voegen aan afdrukformulieren. Denk bijvoorbeeld aan een logo.

Deze afbeeldingen kun je beheren via menupad: Systeembeheer > Alle Instellingen > Afdrukformulieren > Tab Afbeeldingen

We raden aan om altijd .jpg afbeeldingen te uploaden. Deze zijn vaak klein qua opslag en worden het beste ondersteund binnen ons systeem.
De grootte van de afbeelding kan dan in het afdrukformulier makkelijk aangepast worden. Al raden we aan de afbeelding zo klein mogelijk te uploaden. Zo blijft de inlaad tijd van de afbeelding laag.

schermafbeelding_2021_01_05_om_08.21.02_1.png

Zorg ervoor dat er geen andere leestekens aanwezig zijn in de documentnaam dan hetgeen in bovenstaand voorbeeld aanwezig. De naam mag ook niet langer zijn dan het getoonde venster.

Via "Bestand kiezen" kan op uw eigen computer het logo opladen worden in AllUnited. Dit logo kan dan bij later bij het afdrukdocument gebruikt worden. De volledige naam van de afbeelding moet gebruikt worden in het formulier.

Je kunt in dit scherm ook het standaard logo voor pdf's en e-mails instellen.
Kies in het blok "Logo's"  bij het gewenste onderdeel de afbeelding die je wilt instellen als standaard logo.

Afbeelding toevoegen aan een afdrukformulier

Wanneer een afbeelding is geupload via de afdrukformulier afbeeldingen, dan kan je deze instellen bij een gewenst afdrukformulier.
Let wel op de afbeelding in .jpg formaat is geupload. Andere formaten zorgen voor foutmeldingen.

Stel de afbeelding heet clubfoto.jpg, dan voeg je de afbeelding toe als volgt: <image clubfoto.jpg;40>.  Het getal achter de puntkomma (;) bepaalt de breedte.
Let op dat je, afhankelijk van de gekozen grootte, voldoende lege regels toevoegt onder de afbeelding.

Meer informatie over het toevoegen van data aan afdrukformulieren, is te vinden via https://pr01.allunited.nl/manual.php?manualcode=Woordenboek.

Ref: 26 / 2024-03-28

19.3.2 - Automatische berichtgeving

Het is mogelijk om het systeem automatische berichten te laten genereren. Bijvoorbeeld als een lid jarig is, een bardienst moet draaien of een wedstrijd moet fluiten.

Let op: De Automatische berichtgeving werkt per direct voor de actieve berichten. AllUnited kan je helpen met het instellen. Wil je dit, stuur dan een ticket in. Wij vragen hiervoor een kleine bijdrage.  Ook het verhelpen van verkeerd ingerichte automatische berichtgeving zal tegen betaling gaan.

Via het menupad: [Systeem beheer] > [Instellingen] > [Automatische berichtgevingen] kunnen deze berichten ingesteld worden.

Door op de knop voeg toe te drukken kunnen nieuwe berichtgevingen gemaakt worden.

Hieronder 3 voorbeelden.

  1. Een email voor een verjaardag
  2. Een email voor een bardienst 1 dag van tevoren
  3. Een email voor een bardienst een week van tevoren

    Let op: zie ook de nieuwe bar- en vrijwilligersfunctionaliteit (werkt alleen bij leden, niet bij teams)
    Lid ontvangt mail direct na opgeven diensten

    afbeelding niet leesbaar? klik op afbeelding met rechtermuis en klik op afbeelding openen in nieuw tabblad

Er kan ook een bericht naar teams gestuurd worden als een team verantwoordelijk is voor een bardienst. 

Voorwaarde:
1) via activiteiten&teams>teams beheren>wijzigen moet aan een team (in blok functies) een teamfunctie (bijv. trainer, coach) & relatie* zijn toegevoegd
2a) teamfuncties kun je evt. toevoegen via functies>instellingen>selecteren>wijzigen
2b) zet bij de teamfunctie de kolom Team begeleider op geïnformeerd 

* een lid moet natuurlijk wel een e-mailadres hebben in relatiekaart


Dan kan een automatisch bericht ingesteld worden zoals hieronder. 

afbeelding niet leesbaar? klik op afbeelding met rechtermuis en klik op afbeelding openen in nieuw tabblad

 

Op basis hiervan wordt dan een mail gestuurd zoals hieronder:

Hoi Ruud,

Volgende week dinsdag (01-11-2016) om 09:00 is Heren 1
verantwoordelijk voor Bardienst 1.
U ontvangt dit bericht omdat u Aanvoerder bent.

Met vriendelijke groet, 
De barcommissie

 

Er kan ook geattendeerd worden op een fluitdienst. 

Kies voor "scheidsrechters"

Onderwerp: Scheidsrechtersdienst: [eventdate;D;dayshort] [eventdate;D;d-m] [eventtime;T] [team-teamlong]

------------------

Beste [firstname],

Komende [eventdate;D;day] de [eventdate;D;j]e ben je scheidsrechter bij een wedstrijd van [team-teamlong] tegen [opponent-company] [opponent-team]. De wedstrijd begint om [eventtime;T] op veld [location-location]. Noteer de datum alvast in je agenda! 

Dank voor je komst want zonder jou kunnen wedstrijden geen doorgang vinden. Kijk voor het exacte tijdstip en eventueel laatste wijzigingen van de wedstrijd op de website van de vereniging. Dat kan bij je teampagina of bij het wedstrijdprogramma (https://www.CLUBNAAM.nl/index.php?page=HC_Wedstrijdschema.)

Nogmaals dank voor je komst!

Met vriendelijke groet, 

De scheidsrechtercommissie 

CLUBNAAM

 -----------------

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Actief Pas als deze checkbox aanstaat wordt het bericht actief. Het bericht kan dus ingericht worden zonder dat het direct verstuurd wordt.
Trigger Hier wordt de actie gekozen die de inhoud van het bericht bepaald. Dus welke velden/tags in het bericht mogelijk zijn.
Bijvoorbeeld bij een verjaardag is dit de leeftijd en bij een bardienst de datum en de tijd waarop de bardienst gedraaid moet worden.
Daarnaast zijn er velden/tags die altijd gebruikt kunnen worden zoals de naam van de relatie.
Tijd De velden die hier beschikbaar zijn, zijn afhankelijk van de gekozen trigger.
Over het algemeen kies je eerst de dag waarop het bericht verstuurd wordt. Dit kan dezelfde dag zijn, maar ook x dagen voor of x dagen na de trigger.
Op basis van de trigger en de gekozen dagen kan een vast tijdstip van de dag gekozen worden of een tijd relatief aan de trigger.
Het is bijvoorbeeld mogelijk om 2 uur voor de start van een bardienst een bericht te sturen.
Dus de tijd die ingesteld wordt is gerelateerd aan de trigger. Als de trigger de verjaardag is, dan is de trigger voor de tijd de geboortedatum.
Bij tijd kan dan gekozen worden of er op dezelfde dag op een bepaald tijdstip een mail wordt verstuurd of een dag ervoor
Verstuurtype Standaard is het verstuurtype E-mail. Voor SMS berichten moet een apart contract met AllUnited worden afgesloten, omdat aan de SMS berichten extra kosten zijn verbonden. 
Indien u hier meer over wilt weten kunt u een helpdesk ticket maken.
Ontvangers Dit veld kan gebruikt worden om de ontvangers van het automatische bericht te beperken.
Bijvoorbeeld een e-mail voor de verjaardag alleen aan de leden en niet aan de sponsoren.
Het invullen van dit veld kunt u het beste aan AllUnited over laten. Geef in dat geval via een helpdesk ticket aan welke doelgroep u precies wilt bereiken.
Afzender
Bij verstuurtype E-mail krijgt u de keuze uit het e-mailadres van de club en van de webformulieren die zijn ingesteld onder Instellingen > Club.
Daarnaast kunt u functionele e-mailadressen kiezen die zijn ingevuld onder Instellingen > Functies.
Bij verstuurtype SMS kunt u zelf een korte tekst invullen van maximaal 11 characters. Hier wordt standaard de naam van de gebruiker ingevuld.
Onderwerp Het onderwerp wordt alleen ingevuld bij verstuurtype E-mail. De inhoud van dit veld zal als onderwerp van de e-mail gebruikt worden.
Bericht
Hier vult u het bericht in dat verstuurd moet worden. De lengte van het veld is afhankelijk van het verstuurtype. Een SMS is gelimiteerd tot 160 karakters.
   
Velden/tags
In het onderwerp en bericht kunnen velden/tags geplaatst worden om het bericht aan te passen aan de situatie. Deze tags worden bij het versturen vervangen voor data uit het systeem.
Hiermee is veel mogelijk, maar hieronder staan enkele handige voorbeelden.
 
- [firstname] : Ruud
- [lastname] : Blankers
- [name1] : R. Blankers
- [name2] : Ruud Blankers
- [age] : 37
- [functiontype] : Bardienst 1
- [eventdate;D] : 01-04-2015
- [eventdate;D;d-m] : 01-04
- [eventdate;D;day] : woensdag
- [eventdate;D;dayshort] : wo
- [timefrom;T] : 14:30
 
Alle te gebruiken velden en tags vind je bij de extra handleidingen in het AllUnited Woordenboek. Hulp & Service -> Handleidingen.
 
 
Verstuur momenten
De "automatische" berichten moeten op een bepaald moment verstuurd worden en dit is afhankelijk van de data in het hele systeem. Om dit toch zo snel mogelijk te doen, nadat het moment is verstreken, controleert het systeem elk kwartier of er een bericht verstuurd moet worden. Een bericht wat ingesteld is voor 12:05 zal dus verstuurd worden om 12:15.
 
 
 

 

 

Ref: 445 / 2024-03-28