Tenniscompetitie in korte stappen
Afdrukdatum: 10-08-2020

Inhoud

1 - Tenniscompetitie in korte stappen

Voor het aanmaken van de KNLTB competitie geldt het volgende stappenplan:

Let op: Is dit de eerste keer of twijfel je of de instellingen wel goed staan in de basis? Schiet dan eerst een ticket in, dan zorgt AllUnited dat de basisinstellingen goed staan.

  1. Aanmaken van een activiteit voor de competitie
  2. Teams aanmaken
  3. Spelers toevoegen
  4. Laden wedstrijdschema/Team koppelen aan de juiste code
  5. Het aanmaken van een teampagina op de website

 

Stap 1: Aanmaken van een activiteit voor de competitie

Dit bestaat uit

  • activiteit,
  • categorie,
  • seizoen,
  • contributie.

Activiteit aanmaken

Menupad: Activiteiten & Teams > Instellingen > Activiteiten (onder de kop activiteiten) 

De vereniging kan zelf geen activiteiten aanmaken als er nog geen activiteiten voor de competitie zijn. Maak een helpdeskticket aan om de activiteiten aan te laten maken. Geef aan, aan welke competities de vereniging deelneemt, dan zal AllUnited hiervoor activiteiten aanmaken.  Let daarbij op, dit gebeurde in het verleden lang niet altijd, maar als je nu alle competitievormen wilt tonen, zal je hier gescheiden activiteiten van moeten maken.

Dus bijvoorbeeld VC = voorjaarscompetitie, NC = najaarscompetitie en WC = wintercompetitie.

Bestaat deze activiteit al?  Check de volgende zaken:

  • Is de activiteit gekoppeld aan de bond (in dat geval moeten de velden 'Bondsnummer' en 'Bond club nummer' ingevuld zijn).
  • Is het juiste KNLTB seizoen gekoppeld aan de juiste activiteit. Zo niet, selecteer dan het bewuste seizoen via het selectieveld in de kolom KNLTB Seizoen.
  • Hoe wil je dat je teams getoond worden qua benaming op de site. Dit stel je in bij de kolom 'Teamweergave website', daar kan je kiezen voor de korte of lange naam.

Categorie aanmaken

Menupad: Systeem beheer > alle Instellingen > Categoriën (onder de kop activiteiten) 

De categorie kan voor alle competities gelijk zijn. Bijvoorbeeld DLN = Deelnemer of AL = Actief lid. Het is daarbij ook niet nodig en zelfs niet aan te raden om per activiteit meerdere categorieën te maken, tenzij je de teams gaat splitsen in deze twee categorieën (dus jeugdteams krijgen de activiteit Voorjaarscompetitie en de categorie Jeugdlid en seniorteams de activiteit Voorjaarscompetitie en de categorie Seniorlid') Het moeten dan dus strikt gescheiden categorieën zijn waarin geen overlap zit.

Indien alleen de teamcaptains een bedrag moeten betalen als bijdrage voor de competitie, dan vink je bij de categorie de checkbox in de kolom 'Factor 1' aan.  Als de spelers zijn ingedeeld, kan je dan bij de captains in de kaart dit factorveld met een '1' vulllen (indien alle teams hetzelfde bedrag betalen of het te betalen bedrag in. Bij de rest van de deelnemers hoeft dit niet gevuld te worden.

Activiteit koppelen aan seizoen

De activiteit koppel je vervolgens aan het bijbehorende seizoen. Dit doe je via:

Menupad: Activiteiten & Teams > Instellingen >  Seizoenen

Voor een goede werking van de weergave van de teams moeten de seizoen voor de competitie zo aangemaakt worden dat ze elkaar opvolgen. Hierbij een voorbeeld voor 2018:

Seizoen Seizoenscode Omschrijving van datum t/m datum
voorjaar 2018C2018F Voorjaar 2018 01-03-2018 30-06-2018
najaar 2018G2018J Najaar 2018 01-07-2018 31-10-2018
winter 2018K2019B Winter 18/19 01-11-2018 28-02-2019

De seizoenscode is samengesteld uit het jaar dat van toepassing is en de maand. Als voorbeeld het seizoen voorjaar 2018:

Dit loopt van  1 maart 2018 de code daarvoor = 2018C waarbij C de 3e maand, dus maart is
t/m 30 juni 2018 de code daarvoor = 2018F, waarbij F de 6e maand, dus juni is.
De volledige code voor het seizoen wordt dan 2018C2018F.

Contributie aanmaken

Een eventuele bijdrage voor de competitie kan dan ook makkelijk gefactureerd worden. Dan moeten ook de contributies aangemaakt worden.

Menupad: Systeem beheer > alle Instellingen > Contributies (onder de kop activiteiten) 

Er moet ook bijna altijd een contributie voor de competitie worden aangemaakt.

Dit kan via de teamcaptains lopen zoals hierboven uitgelegd.

Het is ook mogelijk om een bedrag per team om te slaan in het aantal deelnemers van het team. Bijvoorbeeld de teambijdrage is 50 euro. Bij 4 spelers is het dan 12,50 per persoon. Zitten er 5 spelers in een team dan is het 10 euro etc. Elke speler krijgt dan een factuur voor zijn/haar deel van de teambijdrage.
Als dit gewenst is, maak dan een helpdeskticket aan. AllUnited kan dit dan voor de vereniging inrichten.

  

Stap 2: Teams aanmaken

Voor alle teams moet een team worden aangemaakt. 

Het is belangrijk om teamnamen te kiezen die universeel zijn en elk jaar weer opnieuw gebruikt kunnen worden, zodat deze actie maar eenmalig uitgevoerd hoeft te worden. Bij tennis komt een teamnaam meerdere keren voor. Om toch de teamcodes uniek te maken, zodat ze elk jaar kunnen worden gebruikt. Zie: 1.1 - Uitleg teamcodes.

Om het team aan te maken ga je naar Menupad: Activiteiten & Teams > Teams beheren > filter je op de soort competitie waar het team aan moet hangen qua activiteit en klik je op WIJZIGEN. Dan kan je nagaan of en welke teams er al in het systeem staan voor deze competitie.

Staat het team er niet tussen, dan klik je op de groene button '+ Team' bovenin.  Zorg dat je bij de aanmaak het team koppelt aan de juiste Activiteit - Categorie, zorg voor de juiste code Zie: 1.1 - Uitleg teamcodes en vul de rest verder in. Voor de korte naam wordt vaak dezelfde code als de Teamcode gebruikt en de Lange naam de benaming van de bond, maar het is vrij invulbaar en selecteer je het geslacht. De rest van de velden zijn niet verplicht in te vullen. Verder kan je een keuze maken uit weergave groepen. Hier kan over het algemeen gekozen worden uit Heren, Dames, Gemengd en Jeugd, maar kan ook naar eigen inzicht aangepast worden. Dit zorgt voor de rubricering namelijk op de team overzichtspagina 'Teamlijst'. Dit stel je in via Menupad: Systeembeheer > Alle instellingen > Blok algemeen > Weergave groepen. 

Daarnaast kan je in het blok functies de teamcaptain koppelen, door deze functie hier toe te voegen en de bijbehorende relatie hieraan te koppelen. Let wel, daarnaast moet de captain ook nog als speler toegevoegd worden.

 


 

Stap 3: Spelers toevoegen

Voor alle teams moeten de spelers worden toegevoegd. Zie: 1.2 - Spelers indelen

 Tip:

Via een upload met excel kan voor elke competitiespeler een activiteit worden aangemaakt inclusief het bijbehorende team.  Deze moeten in een xls sheet gevuld worden. Daarin moeten de volgende kolommen staan: Contactid (Relatienummer), Activititycode (Activiteitcode, bijv. VC), Activitycatcode (Categoriecode, bijv. DLN), Seasoncode (Seizoencode, bijv. 2018C2018F), Teamcode (bijv. ZOHE01) en indien van toepassing bij de Captains Factor1 voor de teambijdrage. Vul een 1 in bij gelijke teambedragen en het teambedrag voor ongelijke teambedragen. Zorg wel dat deze factor bij de betreffende categorie staat aangevinkt.

Vraag voor het uploaden van deze sheet AllUnited om dit te activeren door een helpdeskticket aan te maken.

 


 

Stap 4: Laden wedstrijdschema/Team koppelen aan de juiste code

Om via AllUnited het competitieschema en de uitslagen te kunnen koppelen is het van belang dat bij de competitieactiviteit, Menupad: Activiteiten & Teams > Instellingen > Activiteiten > Wijzigen de velden Bondsnummer en Bondclubnummer zijn gevuld (dus ga dit eerst na). Staat dit goed, volg dan het Menupad: Planning > Wedstrijden > Tab Bondschema opladen

 

Klik hierop. Dan krijg je het volgende scherm.

 

Het is tegenwoordig wel nodig om een activiteit te selecteren, dit bepaald welke teams vanuit de KNLTB worden opgehaald d.m.v. het KNLTB Seizoen bij de activiteit.

Klik op Start 

Doe je het de eerste keer dan krijg je een overzicht van de opgehaalde teams bij de bond. Links daarvan zie je de teamcode die je moet gaan invullen bij de Pouleteams. Hier ga je direct heen in een ander venster door op de link bij stap 1 in de bovenliggende omschrijving te klikken. 

 schermafbeelding_2018_03_30_om_09.30.47_1.png

Vul nu bij al je teams de teamcode in die je ziet in de linkerkolom en sla dit op via de button BEWAREN. 

schermafbeelding_2018_03_30_om_09.33.10_1.png

Ben je hiermee klaar? Laad dan het wedstrijdschema nogmaals op zoals hierboven beschreven.

Voor alle mogelijke meldingen, zie Zie: 1.3 - Voorkomende meldingen

Wedstrijden automatisch laden

Om wijzigingen in het wedstrijdschema goed door te krijgen, is het van belang dat het wedstrijdschema regelmatig opnieuw wordt opgeladen. Deze komen namelijk niet automatisch door. Dit kan overigens wel ingesteld worden, zodat dit op dagelijkse basis gebeurt. Dit doe je via Planning >> Instellingen >> Blok algemeen >> Uitwisseling van/naar bonden. Daarbij vink je de checkbox bij automatische processen aan en geef je een e-mailadres op, waar de eventuele foutmeldingen naar toe gestuurd moeten worden. 

Stap 5: Het aanmaken van een teampagina op de website

Om de gegevens van het team op de website te tonen, dient voor elk team een teampagina te worden aangemaakt. Als de instellingen juist staan is dit heel eenvoudig. Dan is het puur het team nog eens openen en weer opslaan. Dan wordt er automatische een teampagina aangemaakt. Gebeurt dit niet, schiet een ticket in en dan zorgen wij dat dit juist ingesteld staat.

Het resultaat kan je over het algemeen bekijken via https://www.clubnaam.nl/index.php?page=Teamlijst

Via deze pagina kan je dan op de teams klikken om de pagina per team te bekijken.

Wil je een totaal overzicht zien van het wedstrijdschema dan moet je de volgende pagina hebben:  https://www.clubnaam.nl/index.php?page=Wedstrijdschema

 

Ref: 97 / 2020-08-10

1.1 - Uitleg teamcodes

Bij het aanmaken van een team moet je beginnen met het aanmaken van een code.

Voor een juiste weergave op de site is het van belang een bepaalde opvolgende codering te gebruiken. We raden aan om de volgende opbouw te gebruiken.

Opbouw teamcode seniorenteams:

Maak een code aan met daarin opgenomen de onderstaande punten in deze specifieke volgorde:

  • eerste twee cijfers voor de dag: ZO, ZA, MA, DI, WO, DO, VR, ZA, ZO
  • 2 karakters voor teamcategorie 50, 35, 17, 89 (8&9 competitie). Indien geen teamcategorie van toepassing weglaten.
  • letters voor geslacht: DA, HE, GEM. Bij 8&9 competitie dan dit weggelaten worden.
  • indien Dubbel de D plaatsen (zo niet weglaten), indien door bond een Extra variant (bijv. 2xE, 3xD) wordt meegegeven de X plaatsen
  • 2 cijfers team nummer 01, 02, 03, 04

Opbouw teamcode jeugdteams:

Maak een code aan met daarin opgenomen de onderstaande punten in deze specifieke volgorde:

  • eerste twee cijfers voor de dag: ZA, ZO, WO 
  • tot groep GEEL, de kleur van de groep (ROOD, ORANJE, GROEN) en voor GEEL: 117 (13 t/m 17), 114  (11 t/m 14) etc. 
  • tot groep GEEL, het cijfer van de groepsterkte en voor GEEL de letters voor geslacht: ME, JO, GEM (laatste staat voor de groep junioren)
  • 2 cijfers team nummer 01, 02, 03, 04 (let op, tot groep geel kan het voorkomen dat je  bijv. 1 team in groepssterkte 1 hebt en 1 in groepssterkte 2. Dan wordt de codering GROEN101 en GROEN 202 (dus niet GROEN101 en GROEN201)

Voorbeelden:

DI35DA01; dinsdag dames 1 35+ 

VR17HED01; vrijdag heren 1 17+ 

ZO8901; zondag 8&9 1

ZO117ME01: Zondag 11 t/m 17 Meisjes 1

WO114GEM01: Woensdag 10 t/m 14 Gemengd 1

GROEN101: Groen 1 Groep 1

Ref: 378 / 2020-08-10

1.2 - Spelers indelen

Hoe kan ik spelers aan teams toevoegen bij tennis?

Zorg als eerste dat de zaken juist zijn ingesteld om dit te kunnen doen. Schiet hiervoor een ticket in.

Spelers toevoegen aan een tennisteam. 

Zorg dat je alle teams goed hebt aangemaakt, en gekoppeld aan de juiste activiteit (Let op, zoals hierboven aangegeven is het van belang dat dit in eerste instantie goed is ingericht qua activiteit en koppeling aan seizoensgroep. Hiervoor is tussenkomst van AllUnited van belang. Schiet ticket in. (Zo moet voor de voorjaarscompetitie die activiteit Voorjaarscompetitie zijn aangemaakt gekoppeld aan de seizoensgroep Voorjaar. Daarnaast moet dan aan de activiteit bijv. de categorie 'Spelend of Actief lid' worden gehangen. Teams worden vervolgens aangemaakt gekoppeld aan de activiteit Voorjaarscompetitie - Actief/Spelend lid). Heb je de teams voor de voorjaarscompetitie aangemaakt?

  • Ga naar Activiteiten & Teams > Activiteiten aanmaken
  • Kies voor -> Handmatig activiteiten aanmaken
  • Relatietype --- Lid
  • Activiteit --- Voorjaarscompetitie
  • Klik op 'verder'

Er verschijnt een lijst met namen. Let op, het kan zijn dat je niet direct een team kan selecteren. Klik in dat geval eerst op de button controle. Daarna moet je achter de namen het juiste team selecteren en niet vergeten vinkje "Toevoegen" aan te vinken.

Klik dan op bewaren. 

 

Veelgestelde vragen en veelgemaakte fouten:

Er is geen seizoen gevonden

Deze melding geeft aan dat er iets niet goed zit in je instellingen. Kijk goed bij de seizoenen of de competitie gekoppeld is aan het juiste seizoen. Dus najaarscompetitie aan najaar en voorjaarscompetitie aan voorjaar. 

NB: Er moet dus ook een SEIZOEN zijn (met looptijd) Bijvoorbeeld 1-03-2018 tot 30-06-2018. (activiteiten en teams -> instellingen > seizoenen)

Check ook dat de activiteiten juist zijn aangemaakt. Bijvoorbeeld VC -> Voorjaarcompetitie en gekoppeld aan het hierboven gemaakte seizoen. Zo niet, ticket inschieten.

Koppel dan bij categorie de voorjaarcompetitie aan Actief Lid. (Zo worden bij het aanmaken, actieve leden "geschikt" bevonden om deel te nemen aan de competitie. 

Maak dan je teams aan gekoppeld aan de voorjaarcompetitie. En ga daarna spelers. "indelen 

Ref: 706 / 2020-08-10

1.3 - Voorkomende meldingen

Belangrijke zaken om na te lopen

In de volgende stappen worden de teams geselecteerd met het seizoenen die actief zijn.
1. Eerst kijkt het systeem welke seizoenen actief zijn
2. Gebaseerd daarop kijken we welke activiteiten hieraan is gekoppeld zijn, en of deze activiteiten zijn gekoppeld met de bond.
3. Met deze activiteiten worden de teams vanuit AllUnited geselecteerd.

Meldingen na opladen bondschema

1. Er is geen relatietype gemarkeerd voor verenigingen.
Dit is een handeling door door AllUnited gedaan zou moeten worden onder de relatie type instellingen, hiervoor kan je het best een ticket inschieten.

2. Geen actieve seizoenen gevonden
Onder de seizoen instellingen is er geen actief seizoen gevonden, loop de instellingen hier eventueel na.

3. De activiteiten die zijn gekoppeld aan de actieve seizoenen, Hebben geen bond instellingen
Er zijn wel seizoenen actief, echter de activiteiten die hieraan gekoppeld zijn hebben geen bond gegevens onder Bondsnummer en BondClubnummer.

4. Aantal ontvangen KNLTB teams: *Nummer*
De teams die wij binnen krijgen omvatten niet alleen teams van het actieven seizoen, zo krijgen we ook teams van het voorjaar van 2017 binnen. Hiervoor hebben wij een filter gebouwd die alleen de teams door laat van het actuele jaar + seizoen.
En om te controleren voor een vereniging of zij alles binnen krijgen, is een aantal natuurlijk veel makkelijker dan alle teams af te gaan en zelf te tellen.
*Het kan zijn dat er 0 teams binnen komen, dit aantal komt direct uit de API van de KNLTB. Het kan dus zijn dat er onderhoud of iets dergelijks is aan hen kant.  Probeer het in de loop van de dag nog een aantal keer, indien het zich voor blijft doen kan je altijd een ticket insturen.

5. Er zijn geen teams gevonden onder de actieven seizoenen
Dit betekent dat er geen teams zijn gevonden binnen AllUnited om te koppelen aan die van de bond, in dit geval kan je de seizoen instellingen even controleren. Als de teams wel onder de juiste activiteit zijn aangemaakt. Indien je nog geen teams hebt aangemaakt, kan je dat gaan doen.

6. De volgende teams zijn automatisch gekoppeld gebaseerd op de AllUnited team code structuur die in de handleiding staat beschreven.
Zodra wij de gegevens van de bond binnen krijgen, genereren wij een code die voorgesteld staat in de handleiding. Deze gegenereerde code is niet 100% accuraat, en het is zeker niet verplicht om deze te gebruiken.
Maar indien de code overeen komt met een teamcode binnen de geselecteerde teams van AllUnited, vullen wij automatisch het KNLTB TeamID in bij de bond gegevens van de teams. Je krijgt dan ook een lijst met welke teams automatisch zijn gekoppeld. Het nalopen van deze lijst is geadviseerd. Je kan deze koppeling ten aller tijdens aanpassen via de bond gegevens van het team

7. Teams vanuit de KNLTB die nog niet zijn gekoppeld aan een team binnen AllUnited
Indien de teams niet automatisch gekoppeld zijn, kan dit handmatig worden gedaan. In de melding staat omschreven waar je dit kan doen, en wat je moet invullen.

8. Alle gekoppelde teams
Hier krijg je een lijst met alle teams van de KNLTB met aan welk team ze binnen AllUnited zijn gekoppeld. Als je door klikt op de naam van het team kom je bij de bond gegevens van het team uit. Indien je merkt dat teams verkeer staan gekoppeld, kan je de teamId's van de KNLTB gewoon aanpassen en het schema opnieuw laden.

Ref: 96 / 2020-08-10