Stappenplan materialenmodule
Afdrukdatum: 24-06-2021

Inhoud

1 - Materialen beheren

Het is mogelijk om via AllUnited diverse materialen te documenteren en deze ook toe te wijzen aan relaties en dit op te slaan. Materialen is een onderdeel van de AllUnited Investeringsmodule binnen boekhouding, maar kan afzonderlijk gebruikt worden. Om gebruik te maken van de module neem de volgende stappen:

  • Stap 1. Investeringstypes aanmaken
  • Stap 2. Bruikleenovereenkomst maken
  • Stap 3. Materialen in kaart brengen
  • Stap 4. Bruikleenovereenkomst afdrukken/versturen
Ref: 1232 / 2021-06-24

1.1 - Stap 1. Investeringstypes aanmaken

Inventariseer hoe je de materialen zou willen groeperen. Dit wordt vastgelegd als investeringstype. Als relaties moeten worden toegewezen aan materiaal dan moet hiervoor 'Type investering-relaties' aangemaakt worden. Anders kies je investeringstypes op materiaalniveau.

Ref: 1233 / 2021-06-24

1.1.1 - Stap 1a. Investeringstypes op materiaalniveau

Dit type gebruik je om materiaal te groeperen als soort, waarbij je het materiaal kan koppelen aan een grootboekrekening en kan aangeven of je deze groep wilt kunnen toewijzen aan relatie en/of wil toewijzen aan een materialenpost.

Denk hierbij aan:

  • kledinguitrusting,
  • keeperstas,
  • sleutel,
  • lockers
  • etc.

Om dit aan te maken klik je op ‘Voeg toe’: Links voeg je een een code in van één teken, daarnaast een overkoepelende naam, zoals bijv. K voor Keeperstas. Daarnaast kan je aanvinken of dit als een materialenpost opgenomen moet worden. Vervolgens kan je er een grootboekrekening aan koppelen en aangeven of je deze materialen ook wilt gaan toewijzen aan relaties. Hier weer op volgend kan je onderdeeltypes aan toevoegen, zoals bijvoorbeeld een Sporttas, Trainingsbroek, Trainingsjack etc. Deze geef je ieder weer een code van twee tekens. Zo kan je diverse materiaalposten aanmaken.

Ref: 1234 / 2021-06-24

1.1.2 - Stap 1b. Investeringstypes op relatieniveau

Deze gebruik je om de materialen op relatieniveau gegroepeerd bij te houden.

Denk hierbij aan:

  • Trainer,
  • Coach,
  • Keeper,
  • Cursist
  • etc.

Deze voer je in via Materialen >> Instellingen >> Blok Investeringen >> Type investering-relaties. Voer hier je groepen in met daarbij een bijbehorende code van 2 tekens.

Ref: 1235 / 2021-06-24

1.2 - Stap 2. Bruikleenovereenkomst maken

Via Materialen >> Instellingen >> Afdrukformulieren >> Selecteren kan je een bruikleenovereenkomst aanmaken. Hiervoor moet je gebruik maken van het formuliertype Investering/Materiaal. Het makkelijkst is een bestaand formulier te kopiëren, bijvoorbeeld een van het type Algemene brieven / Etiketten, en geef het nieuwe formulier een andere naam en koppel deze dan aan het type Investering/Materiaal. Dan heb je vermoedelijk gelijk een goede header/ footer.

N.B. Je kan ook vragen of AllUnited dit wil aanmaken via een helpdeskticket, maar dit zal wel onder maatwerk vallen.

Ref: 1236 / 2021-06-24

1.3 - Stap 3. Materialen in kaart brengen

  • Via Materialen >> Materialen beheren ga je vervolgens de materialen in kaart brengen. Klik op "+Nieuw" om materiaal in te voeren.
  • In het volgende scherm selecteer je eerst het Materiaaltype waar het bewuste materiaal onder valt.
  • Bij materiaal geef je het onderliggende materiaal een overkoepelende naam (kan dezelfde naam zijn als het materiaaltype). Het is vervolgens mogelijk om naar eigen inzicht een materiaalnummer en Goedkeuringsnummer toe te voegen.
  • Bij startdatum vul je de datum in dat het materiaal in het bezit van de vereniging is gekomen of bijvoorbeeld toegewezen is aan een relatie.
  • Bij einddatum vul je datum in wanneer het materiaal weer terug ingeleverd moet worden, als hier sprake van is.
  • Bij bedrag voer je de waarde van het materiaal in en bij jaar het jaar dat het materiaal is aangeschaft.
  • Mocht je het materiaal aan een team toe willen wijzen, bijvoorbeeld bij een keeperstas, dan kan je daaronder een team selecteren.
  • Bij Opmerkingen kan je nog extra opmerkingen kwijt die je als attentiepunten hierover nog kwijt wilt.
  • Klik vervolgens op Controle.
  • Vervolgens kan je onderliggende onderdelen toevoegen. Daarbij kan je aangeven hoeveel stuks (bijvoorbeeld 5 tennisballen) en zijn de velden Waarde 1 en Waarde 2 vrij invulbaar ter beschikking voor extra specificaties. 
  • In het blok Relatietoewijzing kan je deze materialenpost aan een of meer relaties toewijzen.
Ref: 1237 / 2021-06-24

1.4 - Stap 4. Bruikleenovereenkomst afdrukken/versturen

Via Materialen >> Materialen beheren, kan je na invoering direct een bruikleenovereenkomst uitprinten via het onderste blok. Klik dan op "Afdruktonen". Vervolgens kan je dan aangeven dat je deze wilt printen.

Je kan er ook voor kiezen om de overeenkomst rechtstreeks te mailen naar de ontvanger. Dit kan ook achteraf. Het makkelijkst gaat dit via Materialen >> Materialen per relatie. Zoek daar de relatie voor wie je de overeenkomst wilt afdrukken versturen en klik op Wijzigen. Via dit scherm kan je dezelfde actie doen als hierboven beschreven.

Ref: 1238 / 2021-06-24