Lessenmodule (lessen, evenementen, cursussen)
Afdrukdatum: 10-08-2020

Inhoud

1 - Proces van de lessen

Binnenkort beschikbaar.

2 - Lestypen

Menupad: Website > Instellingen > Lestypen.

De naam kan anders zijn. Bijvoorbeeld evenementen, lessen, cursussen etc.

Let op: Dit blok lessen voor de lestypen staat onder het blok activiteiten bij de instellingen.

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 schermafbeelding_2020_05_07_om_11.23.49_1.png

schermafbeelding_2020_05_07_om_11.24.20_1.png

 

Veldnaam 

Omschrijving

 prullebak_1.png Dit betekent verwijderen en hiermee kan een cursustype verwijderd worden. Klik vw aan en druk op bewaren. Een cursustype kan alleen verwijderd worden als deze niet in gebruikt is.
Les/Evenement type code

Dit is een zelf gekozen code die het cursustype aangeeft. Een cursustype bepaalt wat er bij een cursus mogelijk is.

  1. Moet er wel of geen factuur verstuurd worden. 
  2. Moeten alle lesdata van een cursus getoond worden (bijeenkomsten)
  3. Kent een cursus meerdere workshops. Bijv wordt dezelfde training op meerdere dagen gehouden indien het aantal deelnemers te groot is voor 1 training
  4. Op welke grootboekrekening worden de inkomsten geboekt.
  5. Is er sprake van BTW etc.
  6. Is er sprake van introducees of gastdeelnemers
  7. Een apart cursustype om onderscheid te maken in bijv. jeugd en senioren.
    Het is ook nodig om een apart lestype te maken als je meerdere lessen van hetzelfde lestype op een bepaalde plaats in de website wilt tonen.

Een cursustypecode kan niet meer aangepast worden.

Les/Evenement type Dit is de omschrijving van het cursustype. Deze omschrijving kan nog aangepast worden. 
Module Voor welke module dit type bedoelt is. Dit bepaald onder welk menu item in het hoofdmenu deze gebruikt kan worden
Begin
eind
datum
Dit vinkje is nodig als een cursus zelf geen begin en einddatum heeft. Bijvoorbeeld een doorlopende cursus. Dan wil je per lid aan kunnen geven of deze persoon nog deelneemt aan de cursus.
Blokkeer datum controle

Dit veld moet worden aangevinkt als er geen controle moet worden uitgevoerd of het lidmaatschap van een lid overeenkomt met de geldigheid van de les. Dit is bijvoorbeeld het geval indien een les gedurende meerdere jaren wordt gebruikt.

Als er gecontroleerd moet worden of de cursus binnen de looptijd van het lidmaatschap valt, dan moet dit vinkje niet aan staan. Dan voorkom je bijvoorbeeld dat je een lid kunt toevoegen aan een les die na de eindddatum van het lidmaatschap ligt. Alle lessen moeten een begin- en een einddatum hebben.

Peildatum Hier kan je instellen met welke peildatum de ingegeven leeftijden bij de les/het evenement rekening moet worden gehouden. 
Een regel per les/evenement Als dit staat aangevinkt, dan mag een relatie maar 1 keer voorkomen in een les. Staat dit uit, dan mag een relatie meerdere keren voorkomen in een les. Dit kan nodig zijn bij tennislessen, waarbij iemand de les meerdere keren per week volgt. Voor een cursus die geen begin en einddatum heeft, maar elk jaar opnieuw wordt aangeboden, kan het ook zijn dat een relatie twee keer in de cursus wordt ingeschreven, maar dan met een aparte begin en einddatum. Dan is het ook nodig een begin en einddatum bij de relatie aan te geven en moet begin en einddatum bij de lestypen aan staan.
Extra datum Hier kan bij de deelnemer een extra datum ingegeven worden. Bijvoorbeeld als er een diploma voor het volgen van de les wordt uitgereikt. Dan kan hier de diplomadatum ingegeven worden.
Toevoegen agenda Als het vinkje hier wordt aangezet, dan worden de cursussen opgenomen in de algemene agenda van de vereniging.
Persoonlijke agenda Als het vinkje hier wordt aangezet, dan worden de cursussen opgenomen in de persoonlijke agenda van het lid. Dit wordt dan getoond in de nieuwsbrief en bij inloggen.
Het is ook mogelijk om een directe link vanuit een nieuwsbrief op te nemen, zodat een lid zich direct kan inschrijven voor een les, zonder te hoeven in te loggen. Maak dan een helpdeskticket aan met het verzoek dit te activeren. Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor verenigingen, die ook de website van AllUnited in gebruik hebben.
Bijeenkomsten Als dit wordt aangevinkt dan kunnen de verschillende data waarop de cursus wordt gegeven, in de cursusinformatie opgenomen worden. Bijv. de cursus vindt plaats op 1/9 locatie A, 8/9 Locatie B,15/9 Locatie A. Dit kan handig zijn als een cursus op verschillende locaties wordt gegeven, zodat per cursusdatum een andere locatie ingegeven kan worden.
Het zijn dus dezelfde cursisten die op verschillende data bijeenkomen.
Introducees    Via de button Introducés instellingen kan je aangeven welke velden je bij de inschrijving een introducee al dan niet ingevuld wilt hebben en of ze al dan niet verplicht ingevuld moeten worden
Deelnemersstatussen    Via de button Tonen in deze knop kan je zorgen dat je deelnemers zelf bedachte statussen kan meegeven. Dit zie je dan terug in de deelnemerskaart.
Link in persoonlijke agenda    Als je dit aanvinkt zal er een directe inschrijflink te zien zijn in iemand zijn/haar persoonlijke agenda, die dan direct naar een onderliggend evenement/les verwijst.
Incassodata Kan met de komst van SEPA niet meer worden gebruikt.
Prijsstructuur Met dit veld aangevinkt wordt aangegeven dat de cursus gefactureerd moet worden. Er kan dan een cursusprijs aan de cursus gekoppeld worden. Dan moeten ook de velden grootboekrekening en BTW gevuld worden.
Facturatie instellingen

Zodra prijsstructuur aangevinkt is en je hebt op Controle geklikt, zal er bij dit les/evenementtype een button Tonen verschijnen. Via deze button moet je dan de bijbehorende facturatie instellingen invullen, zoals de standaard betaaltermijn, iDeal (), het grootboekrekeningnummer en de BTW. De laatste twee zijn verplicht. Let op, bij een keuze van een standaard betaaltermijn wordt de betaalwijze hiermee niet beïnvloed, alleen de betaaltermijn zal eventueel anders zijn dan normaal gesproken ingesteld staat in de relatiekaart zelf. Laat je de betaaltermijn leeg, dan is de betaaltermijn in de relatiekaart leidend.

Facturatie seizoensgroep

Heb je te maken met lessen die elk seizoen terugkomen, kan je de facturatie voor deze lessen ook koppelen aan een seizoensgroep. Hierdoor kan je iemand meerdere keren (afhankelijk van de seizoensgroep) factureren voor deelname aan deze groep.

Optelling voor facturatie

Het kan zijn dat de facturatie van deelname aan diverse lessen/groepen verloopt via een staffelverekening.  Mocht dit het geval zijn, dan kan je hier aangeven of deze op grond van het bijbehorende les/evenementtype bij elkaar opgeteld moeten worden of op grond van alle les/evenementtypen.

Toevoegen aan factuurverslag

Een enkele vereniging maakt gebruik van factuurverslagen. Hier kan aangeven worden of de verrekening van deze les/dit evenement meegenomen moet worden in dit factuurverslag.

Workshops

Als hier het vinkje wordt gezet is het mogelijk workshops aan de cursus toe te voegen.
Bijvoorbeeld als dezelfde training op meerdere dagen en tijdstippen wordt gegeven. Bijv. er is een training op donderdag om 11.00 uur en de trainer is Jan. Dezelfde training wordt ook gegeven door Piet maar dan op maandag om 19.00 uur en op zondag om 14.00 uur. In elke workshops zitten andere cursisten. Zo kan een cursus op verschillende tijdstippen gegeven worden en de cursisten afhankelijk van hun beschikbaarheid ingedeeld worden in één van de workshop. De trainer geef kan je benoemen door de naam in de titel/beschrijving van de workshop te zetten. Het is ook mogelijk om een cursist eerst te koppelen aan de cursus en later als het aantal cursisten bekend is, de workshops in te delen. 

Workshop keuzelijst Als er veel workshops zijn, dan is het misschien handiger om met een workshop keuzelijst te werken om de cursisten aan een cursus te koppelen. Dan kan dat hier aangezet worden door het veld aan te vinken.
Formuliervelden Met deze optie kan een formulier toegevoegd worden aan de cursus, om extra vragen te stellen. Bijvoorbeeld dagen waarop men verhinderd is.
Inschrijfform. template

Hier kan een apart inschrijfformulier gekoppeld worden om de inschrijvingen van deze lessen te regelen. 
De normale procedure is, dat een lid inlogt en zich direct inschrijft in een les. Staat de les ook open voor personen die nog niet bekend zijn in AllUnited dan loopt dat via het inschrijfformulier.

Zie Zie: 3 - Inschrijfformulier template

Inschrijven via
inschrijfformulier

Als dit vinkje aan staat, dan lopen alle inschrijvingen via het inschrijfformulier. Dit heeft de volgende voordelen:

  1. De inschrijver kan een bevestiging per mail ontvangen van de inschrijving.
  2. Aan het formulier kan een functie gekoppeld worden die geïnformeerd wordt over de inschrijving.
  3. De inschrijving krijgt een datum. Zodat de datum van binnenkomst gehanteerd kan worden als er te weinig plaats is om iedereen in een evenement te plaatsen.
    Alle inschrijvingen lopen dan via het inschrijfformulier. Zowel van leden als niet leden.
Kopieer
Prijsstructuur
Als een cursus volgend jaar weer gegeven wordt dan kan de cursus gekopieerd worden naar het volgende jaar. Met dit vinkje wordt aangegeven of de prijsstructuur ook gekopieerd moet worden.
Kopieer
Workshops
Als een cursus volgend jaar weer gegeven wordt dan kan de cursus gekopieerd worden naar het volgende jaar. Met dit vinkje wordt aangegeven of de workshops ook gekopieerd moet worden. Het is niet mogelijk om én de workshops én de deelnemers te kopiëren. Hierin zal een keuze gemaakt moeten worden.
Kopieer
Relaties
Als een cursus volgend jaar weer gegeven wordt dan kan de cursus gekopieerd worden naar het volgende jaar. Met dit vinkje wordt aangegeven of de deelnemers ook gekopieerd moet worden. Het is niet mogelijk om én de workshops én de deelnemers te kopiëren. Hierin zal een keuze gemaakt moeten worden.
Toon toegestane groepen   

Dit vink je aan als je wilt dat je bij de onderliggende lessen/evenementen de doelgroep aan inschrijvers wilt gaan specificeren. Dit kan je dan instellen bij de les/het evenement zelf en dan dan mag alleen deze groep zich hiervoor inschrijven.

Toon akkoordverklaring   

Dit vink je aan als je bepaalde voorwaarden aan deelname van de onderliggende les/het onderliggende evenement wilt verbinden, waar iemand dan akkoord voor moet gaan. Dit stel je vervolgens in bij de bevestigingsteksten

Evenementtype

Dit veld kan leeg worden gelaten en hoeft alleen bij bijzondere evenementen gevuld te worden. Op dit moment kunnen de volgende keuzes gemaakt worden:

1. laddercompetitie Kies hier voor laddercompetitie 
2. Drillster voor hockey. Kies hier voor drillster (KNHB)
3. Atletiekwedstrijden.  Dit is nog in ontwikkeling. Zie: 7 - Lessen voor Atletiek

Ext. afhangbord Dit vink je aan als deze les/dit evenement bij een extern afhangbord (tennis) moet worden opgenomen.
Artikel ID Dit wordt niet meer gebruikt.
Omschrijving Wordt niet meer gebruikt.
Afdrukformulier

Indien een bestaand lid zich aanmeldt voor een cursus, dan is het mogelijk dit lid direct in de cursus te plaatsen. Deze inschrijvingen komen dan niet meer via een inschrijfformulier binnen. Het afdrukformulier dat hier gekoppeld wordt, wordt dan aan het lid gestuurd zodra deze zich via de website aanmeldt. 

 

 

Ref: 159 / 2020-08-10

3 - Inschrijfformulier template

Je hebt verschillende paden die je kan bewandelen hierbij te komen. Dit zijn:

  • Relaties >> Instellingen >> [Blok inschrijfformulier] Inschrijfform. Templates >> Selecteren
  • Lessen  >> Instellingen >> [Blok inschrijfformulier] Inschrijfform. Templates >> Selecteren*
  • Contracten >> Instellingen >> [Blok inschrijfformulier] Inschrijfform. Templates >> Selecteren
  • Evenementen >> Instellingen >> [Blok inschrijfformulier] Inschrijfform. Templates >> Selecteren*
  • Systeembeheer >> Alle Instellingen >> [Blok inschrijfformulier] Inschrijfform. Templates >> Selecteren

* Hoe je dit verder koppelt bij een les of evenement vind je onderaan dit artikel.

Formulier aanmaken

Ook hier heb je twee mogelijkheden:

  1. Je kopieert een al bestaand formulier, die je later aanpast waar nodig.
  2. Je bouwt hem zelf op

Bestaand formulier kopiëren 
In dit geval ga je naar het formulier die je wilt kopiëren via de button ‘Wijzigen’. Als je daarin staat zie je de tab ‘Template kopiëren’ staan. Klik hierop. Vervolgens kom je in een kopie te staan van het oorspronkelijke formulier. Geef dit formulier een eigen code bij het veld ‘Inschr. Tempcode’ en naam bij het veld ‘Inschrijfform. Template’ en pas zaken her en der waar nodig aan. Klik daarna op ‘Bewaren en terug’. 
N.B. Je ziet bij deze formulieren ook een blok ‘Inschrijfformulier route’. Zorg dat hier minimaal 1 route ingevuld wordt.

Nieuw formulier maken 
In dit geval klik je gelijk op de tab ‘+Nieuw’ bovenin. Geef dit formulier een eigen code bij het veld ‘Inschr. Tempcode’ en naam bij het veld ‘Inschrijfform. Template’. Het veld ‘Voorkeur’ laat je in principe leeg (deze geeft aan welk inschrijfformulier leidend is bij nieuwe inschrijvingen). Als je deze wel aanvinkt, zorg dan dat dit bij het andere formulier waar deze aangevinkt stond uitgevinkt wordt.

Als het inschrijfformulier is aangemaakt dan kan het in het menu van de website gekoppeld worden. Zie: 8 - Menu item voor inschrijfformulier

TIP: Maak een kopie van een inschrijfformulier voordat er wijzigingen in het formulier worden doorgevoerd. Mocht er iets helemaal mis gaan, dan kan altijd teruggegaan worden naar het oorspronkelijke formulier. Met name het maken van extra vragen kan tijd kosten en het zou jammer zijn als deze tijd verloren gaat.

Hoofdinstellingen

schermafbeelding_2020_06_14_om_11.01.51_1.png

  

Veldnaam 

Omschrijving

Inschrijfform. temp. code Dit is de code die aan deze template wordt gegeven. De code bestaat uit 2 posities. Een code kan naderhand niet meer gewijzigd worden. Een nieuwe template wordt aangemaakt door op de knop nieuw te drukken of een bestaand template te kopiëren.
Inschrijfform. template Dit is de naam die aan deze template wordt gegeven. Een naam kan naderhand nog gewijzigd worden.
Voorkeur Met dit vinkje wordt aangegeven welk formulier de voorkeur heeft. Meestal is dit het formulier voor de inschrijving van nieuwe leden.
Te gebruiken in transactie

Het inschrijfformulier kan in meerdere transacties terugkomen. Onder de volgende menu-opties komt het inschrijfformulier voor:

  1. relaties
  2. activiteiten
  3. lessen

Hier kan dus aangegeven worden waar de inschrijfformulieren binnen moeten komen, zodat inschrijvingen voor wedstrijden of andere evenementen apart binnenkomen van de nieuwe leden voor de ledenadministratie.

Nieuwe relatie

Hiermee wordt aangegeven of ook nieuwe relaties zich met dit formulier aan kunnen melden.
Het is mogelijk om zowel nieuwe als bestaande relatie aan te vinken.
Is een lid ingelogd, dan krijgt deze het blok voor de NAW gegevens etc niet te zien, alleen de aanvullende gegevens.
Is een lid niet ingelogd of betreft het hier een nieuwe relatie dan wordt het blok voor de NAW gegevens getoond en moet dit ook ingevuld worden.

Relatietype Als nieuwe relaties zich aan kunnen melden, dan wordt hier aangegeven welk relatietype gekozen moet worden voor deze aanmelding. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk een ander relatietype te kiezen voor de niet leden, die zich aanmelden voor een evenement. Of vrijwilligers die zich via dit formulier inschrijven.
Actief t/m Wil je dat het formulier maar tot een bepaalde datum actief mag zijn, dan vul je hier de sluitingsdatum in. Het moment dat die dag is verlopen, zal het formulier niet meer te versturen zijn.
Bestaande relatie Hiermee wordt aangegeven dat bestaande relaties zich aan kunnen melden.
Het is ook mogelijk om zowel nieuwe als bestaande relatie aan te vinken.
Taal Hier kan je de taal selecteren waarin je het formulier getoond wilt hebben. Let wel, gebruik hiervan is zeer beperkt en op dit moment is alleen Engels als alternatief mogelijk.
Einddatum berekenen (dagen) Indien ook niet leden zich aan kunnen melden voor een wedstrijd, een toernooi etc. kan hier aangegeven worden hoe lang de relatie in AllUnited moet blijven bestaan. Het aantal dagen, dat hier wordt ingevuld, wordt opgeteld bij de einddatum van de les, activiteit etc. en bij de relatie als einddatum ingevuld. In dit tijdsbestek moet het evenement achter de rug en gefactureerd zijn. Hier moet dus gekozen worden voor een tijd die voldoende is om deze relaties te factureren. De betaling van de factuur hoeft niet binnen dit tijdsbestek plaats te vinden.
Toon bedrijfsnaam Voor bijvoorbeeld contracten kan het nodig zijn ook de bedrijfsnaam te tonen bij het inschrijven. Dan moet dit veld aangevinkt worden.
Toon email factuurontvanger Voor een jeugdtoernooi kan het nodig zijn dat niet het kind, maar de ouder de factuur ontvangen. Door dit aan te vinken wordt een apart veld factuurontvanger getoond bij het inschrijven.
Toon IBAN gegevens Door dit veld aan te vinken worden de IBAN gegevens getoond. Dit is nodig als er automatische incasso plaats vindt.
Toon BTW nummer Door dit veld aan te vinken komt BTW nummer ook als vraagveld naar voren.
Toon looproute Door dit veld aan te vinken zal ook de looproute als een selectiemogelijkheid in het inschrijfformulier naar voren komen
Toon nationaliteit / geboorteplaats Door dit veld aan te vinken zullen er ook vraagvelden rond de nationaliteit en de geboorteplaats naar voren komen
Toon privacy blok Vink je 'Toon Privacy Blok' aan, dan is het verstandig om je Privacy Statement op te nemen bij Relaties >> Instellingen >> [Blok algemeen] Bevestigingsteksten >> Selecteren. Selecteer hier Privacy Statement
Blokkeer inschrijving indien
e-mail al bestaat

Dit vink je aan als je niet wilt dat leden zich via een openbaar inschrijfformulier kunnen inschrijven. Let wel, is iemand niet lid, maar deelt dit e-mailadres van een al bestaande relatie in het systeem, dan wordt inschrijven onmogelijk gemaakt.

Link naar productieformulier

Als je hier op klikt dan kan je het formulier in opbouw bekijken (mits al een keer bewaard en mits 'Nieuwe relatie' aangevinkt staat).  Let wel, het formulier ziet er voor een ingelogd lid anders uit, dan je hier ziet. Het hele bovenste blok zal dan vervangen zijn door de naam van de ingelogde relatie.

Blok website parameters en blok backoffice parameters

 schermafbeelding_2020_06_14_om_11.02.07_1.pngschermafbeelding_2020_06_14_om_11.02.18_1.png

Veldnaam 

Omschrijving

Activiteiten Via de button 'Tonen' kan je aanvinken welke activiteiten je als beschikbare keuze wilt selecteren.
Lestypes Via de button 'Tonen' kan je aanvinken welke lessen je als beschikbare keuze wilt selecteren. Bij de te kiezen les worden de volgende kolommen getoond 'Lestype', 'Titel van de les', 'Locatie', 'Dag(en)' en 'Tijdstip'.  Via de button bij Kolommen kan je indien van toepassing bepaalde kolommen op niet zichtbaar zetten. Via de button bij Volgorde, kan je vervolgens de volgorde waarop de lessen getoond worden instellen. Dit kan op datum zijn, op alfabet etc.
Evenement type Via de button 'Tonen' kan je aanvinken welke eveementen je als beschikbare keuze wilt selecteren. Bij de te kiezen evenement worden de volgende kolommen getoond 'Evenementtype', 'Titel van het evenement', 'Locatie', 'Dag(en)' en 'Tijdstip'.  Via de button bij Kolommen kan je indien van toepassing bepaalde kolommen op niet zichtbaar zetten. Via de button bij Volgorde, kan je vervolgens de volgorde waarop de evenementen getoond worden instellen. Dit kan op datum zijn, op alfabet etc.
Contracten Via de button 'Tonen' kan je aanvinken welke contracttypes je als beschikbare keuze wilt selecteren.
Functiesgroepen Via de button 'Tonen' kan je aanvinken welke functiegroepen je als beschikbare keuze wilt selecteren.
Functies Via de button 'Tonen' kan je aanvinken welke functies je als beschikbare keuze wilt selecteren.
Extra relaties (aantal) Door hier een getal aan te geven, kan bijvoorbeeld een teamcaptain een heel team aanmelden. Dit kan alleen ingevuld worden DOOR en VOOR bestaande leden.
LET OP: Als er bij dit inschrijfformulier een activiteit wordt gekoppeld. Bijvoorbeeld de voorjaarscompetitie, dan geldt deze activiteit ook voor de extra relaties.
Max. 1 keuze Bij alle beschikbare keuzes kan je aanvinken dat uit het aanbod hiervan er maar maximaal 1 gekozen mag worden. Vink je dit niet aan, dan kan je meer dan 1 keuze maken.
Toon '...' blok Door dit aan te vinken zorg je dat als een inschrijving binnen komt, dat via dit inschrijfformulier de administrateur altijd zelf handmatig een activiteit, les, evenement, contract en/of functie kan toevoegen.
Factuur overzetten Als er een factuur gekoppeld wordt aan het inschrijfformulier, dat via ideal betaald wordt, dan moet de factuur ook overgezet worden naar de activiteit of naar de les. Door hier het veld aan te vinken wordt de factuur overgenomen bij het aannemen van de relatie. Dit is alleen nodig, indien op basis van dit inschrijfformulier een factuur aangemaakt wordt. Zie blok inschrijfbedrag.

Het blok status

In dit blok wordt vastgelegd of er een bevestigingsmail naar de inschrijver gaat en wie geinformeerd moet worden over de inschrijving.

 

 

Veldnaam 

Omschrijving

Status

Een inschrijfformulier kan de volgende status hebben:

  1. Nieuw. Een inschrijving heeft alleen de status nieuw als deze via de website is binnengekomen.
  2. In behandeling. Een inschrijving heeft de statua in behandeling als de ledenadministratie de inschrijving heeft geopend en op bewaren heeft gedrukt.
  3. Aspirant. Een inschrijving heeft de statua in aspirant, als men een extra status nodig heeft. Bijv. een aspirant lid mag 3 keer mee trainen voordat deze besluit om lid te worden. Deze status moet apart aangevinkt worden onder tonen, want normaal gesproken is deze status niet zichtbaar.
  4. Aangenomen. Een inschrijving heeft de statua in aangenomen als de ledenadministratie de inschrijving heeft geaccepteerd en op de knop aannemen heeft gedrukt. 
  5. Afgewezen. Een inschrijving heeft de statua in afgewezen als de ledenadministratie de inschrijving niet heeft geaccepteerd en op de knop afwijzen heeft gedrukt.
Tonen Hier kan aangegeven worden dat de status aspirant getoond moet worden bij de inschrijfformulieren.
Clubblad nieuwsbrief Als hier het vinkje is aangezet, krijgen deze inschrijvers ook de nieuwsbrief.
Pasfoto Hier kan een keuze gemaakt worden of de pasfoto op het inschrijfformulier verplicht is of niet verplicht.
Factuur Door dit aan te vinken wordt op basis van de inschrijving het inschrijfgeld in rekening gebracht. Consequentie is dat een lid pas kan worden aangenomen als het inschrijfgeld is betaald. Het onderste blok inschrijfbedrag moet dan ook ingevuld worden.
Factuur - iDeal

Indien de iDeal module is geactiveerd kan bij status nieuw iDeal worden aangevinkt. Dit zorgt ervoor dat het inschrijf geld direct betaald moet worden door middel van iDeal. Het onderste blok inschrijfbedrag moet dan ook ingevuld worden.

Voor meer informatie rondom iDeal zie

Relatiescherm Als dit aangevinkt wordt, dan wordt na het aannemen van het lid direct doorgeschakeld naar het activiteitenscherm van de relatie. Dit kan handig zijn als het nodig is nog extra activiteiten toe te voegen of te wijzigen.
Afdruk document Hier kan een afdrukformulier gekoppeld worden, zodat de inschrijver een bevestiging van de inschrijving of een bevestiging van het lidmaatschap krijgt.
Informeer functie Hier kan een functie ingevuld worden die geïnformeerd wordt over de inschrijving. Bijv. de ledenadministratie. Deze functionaris ontvangt dan een kort bericht dat er een nieuwe inschrijving is. Zie hieronder voor een voorbeeld van zo'n mail
Script Indien er uitzonderingen zijn, die niet met de instellingen vastgelegd kunnen worden, dan kan dit soms opgelost worden door er een apart script aan te koppelen. Bijvoorbeeld als op de website bepaalde keuzes aan elkaar gekoppeld zijn. Iemand kan voor betaling in 5 termijnen kiezen, maar dan is het wel altijd automatische incasso en niet zelf betalen. Dan kan op de website al gecontroleerd worden dat een andere keuze niet mogelijk is.
Een andere optie is, dat bij het bewaren van een inschrijving op basis van een bepaalde keuze een extra vastlegging wordt gedaan.
Aan een apart script zijn kosten verbonden.

 

Voorbeeld mail voor de informeer functie.

 

 

Het blok route

Via dit blok wordt aangegeven welke route een inschrijfformulier volgt. Dit kan een algemene wachtlijst zijn. Bijvoorbeeld als het formulier wacht op de machtiging voor automatische incasse, maar er kunnen ook meerdere routes zijn. Bijvoorbeeld als een commissie moet bepalen hoe een nieuwe aanmelding moet worden ingedeeld. LET OP: Er moet altijd minimaal 1 route per formulier worden aangegeven.

Als er inschrijvingen zijn en de ledenadministratie bewaard de aanmelding en kiest daarbij een route. Dan wordt de functionaris die bij informeer functie is ingevuld via een mail geïnformeerd.

 

 

Veldnaam 

Omschrijving

Vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Insch.frm.route code Dit is de code van de route. Deze code kan niet meer gewijzigd worden.
Route Dit is de omschrijving van de route
Informeer functie Het kan een functie gekoppeld worden die over deze route geïnformeerd moet worden.

 

Het blok formuliervelden

Met dit blok kunnen extra vragen worden toegevoegd aan een formulier. Vragen die niet in de standaard van AllUnited zijn opgenomen, maar specifiek voor deze vereniging zijn.

Dit wordt apart besproken. Zie Zie: 5 - Formuliervelden bij een les

 

Het blok inschrijfbedrag

Dit blok wordt gebruikt om het inschrijfgeld direct op basis van de aanmelding te laten betalen en niet pas als het lid al is aangenomen. Veel zwemverenigingen passen dit toe, omdat er veel nieuwe aanmeldingen voor zwemlessen zijn en mensen zich bij verschillende verenigingen inschrijven. Op deze manier wordt het inschrijfgeld direct gefactureerd en kan een lid pas aangenomen worden als het inschrijfgeld is betaald.

LET OP: Denk goed na voordat dit wordt toegepast. Dit heeft een behoorlijke organisatorische impact, omdat een nieuw lid pas kan worden aangenomen als het inschrijfgeld is betaald. Dit is niet altijd wenselijk.

 

inschrijfgeld_manual_1.png

 

Veldnaam 

Omschrijving

iDeal Verplaatst naar het status blok
Toon inschrijfbedrag Om de inschrijf bedragen te tonen op het formulier zet je dit aan.
Toelichting Een extra toelichting op het formulier voor het inschrijf bedrag, hiervoor moet het tonen van het inschrijfbedrag wel aan staan
vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Relatietype Hier wordt het relatietype aangegeven, waarbij het inschrijfgeld in rekening moet worden gebracht.
Geboortedatum vanaf
Als er sprake is van verschillende tarieven voor verschillende leeftijden, kunnen er meerdere regels aangemaakt worden. Geldt het tarief voor iedereen, dan wordt een geboortedatum 01-01-1900 aangehouden.
Grootboekrekening Hier wordt de grootboekrekening opgegeven waarop het inschrijfgeld wordt geboekt.
BTW Maak hier een keuze voor de BTW. Dit moet ALTIJD aangegeven worden.
Bedrag Dit is het bedrag dat in rekening wordt gebracht.
vw Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Taal Indien AllUnited niet in meerdere talen wordt gevoerd, wordt hier altijd de taal Nederlands gekozen
Omschrijving Dit is de omschrijving die op de factuur komt.
Voeg toe Met de knop voeg toe kunnen meerdere regels toegevoegd worden.

Met de knop bewaren wordt het inschrijfformulier opgeslagen daarmee worden ook de regels, die zijn aangevinkt bij vw, verwijderd.

LET OP: met de knop verwijderen wordt het complete inschrijfformulier verwijderd.

De knop controle is soms nodig om aanvullende informatie uit de database te halen.

 Inschrijfformulier koppelen aan een les/evenement

Het is ook mogelijk om leden en niet leden te laten inschrijven via een les/evenement formulier.  Maak je hier gebruik van dan moet je via een van de volgende paden naar de instellingen van de les/evenementtypen gaan:

Lessen >> Instellingen >> Blok lessen >> Les/Evenementtypen

Evenementen >> Instellingen >> Blok lessen >> Les/Evenementtypen

Systeembeheer >> Alle instellingen >> Blok lessen >> Les/Evenementtypen

Klik hier op Wijzigen en selecteer dan het inschrijfformulier bij het bijbehorende les of evenementtype in de kolom 'Inschrijfform. template'. Vink daarbij de checkbox bij Inschrijven via Inschrijfformulier aan. Vanaf dat moment zal het formulier goed gekoppeld zijn.

Klik hier voor de volledige handleiding

Ref: 303 / 2020-08-10

4 - Aanmaken van lessen

Menupad: Lessen > Lessen beheren

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

 

Er zijn hier twee mogelijkheden:

  1. Het opvragen van een bestaande les. Lees dan hier verder.
  2. Het maken van een nieuwe les door op de knop nieuw te drukken, bovenaan in de menubalk.

Hier kan de les worden geselecteerd op basis van een aantal velden.

  1. Door de les op te zoeken door op de selectbox achter de les te klikken.
  2. Door één of meerdere lescodes  in te geven
  3. Door het lestype te selecteren
  4. Door op lesnaam te zoeken. Hier kan gebruik worden gemaakt van wildcards. Door te zoeken op *training* worden alle lessen getoond waarin het woord training voor komt.

Als de selectie is gemaakt wordt op weergeven of wijzigen gedrukt. De lessen die voldoen aan de selectie worden dan getoond.

Door op de regel van de gewenste les te klikken, wordt de les getoond.

Ref: 160 / 2020-08-10

Het maken van een nieuwe les, evenement of cursus

Menupad: Lessen > Lessen beheren en en druk op nieuw bovenin de menubalk.

Onderstaand scherm wordt dan getoond.

schermafbeelding_2020_05_07_om_10.38.29_1.png 
schermafbeelding_2020_05_07_om_11.15.06_1.png

 Hieronder worden de velden van dit scherm van het blok Les verklaard:

Veldnaam 

Omschrijving

Lescode Dit is de code waarmee de les in de database wordt vastgelegd. Deze lescode is later niet meer te wijzigen. Wordt er veel gebruik gemaakt van de lessen stel dan van tevoren een indeling vast voor de lescode. Er zijn 10 posities beschikbaar voor de code. Bijv. 14NS50B001. Dit staat voor 14 = jaartal, N= najaar, S= senioren, 50 = tijdsduur in minuten, B = beginner, 001 is volgnummer.
De code zorgt ook voor de volgorde waarop de lessen worden getoond het is daarom belangrijk om met het jaar te beginnen als er sprake is van jaarlijks terugkerende lessen.
Lestype Een lestype bepaalt wat er bij een les mogelijk is.
  1. Moet er wel of geen factuur verstuurd worden. 
  2. Wil je alle lesdata van een les ingeven (bijeenkomsten)
  3. Kent een les meerdere workshops. Bijv wordt dezelfde training op meerdere dagen gehouden indien het aantal deelnemers te groot is voor 1 training
  4. Op welke grootboekrekening worden de inkomsten geboekt.
  5. Is er sprake van BTW etc.

Uitleg over de lestypen Zie: 2 - Lestypen

Naam Omschrijving/titel van de les
Periode Bij van wordt de begindatum van de les ingegeven en bij t/m de einddatum
Herhaal Hier kan je aangeven op welke momenten deze les/dit evenement exact gehouden wordt gedurende de looptijd:

Als het een eenmalige cursus is, dan vink je de radiobutton bovenin aan bij 'Geen Herhaling'.

Naast 'Geen herhaling' kan je kiezen tussen 'Wekelijks', 'Twee wekelijks' en 'Maandelijks'
Bij 'Wekelijks' of 'Twee wekelijks' kan je aangeven op welke weekdag deze dan plaatsvindt op wekelijkse of tweewekelijkse basis.
Opteer je voor maandelijks dan heb je twee smaken. Of een vaste dag numeriek gezien, bijv. de 15de van de betreffende maand of de zoveelste weekdag van de maand.

Vervolgens kan je aangeven daaronder wanneer de herhaling moet eindigen. Dit kan je doen aan de hand van het aantal keer dat het moet plaatsvinden of je kiest zelf voor een vaste einddatum.

Optioneel kan je dan nog vakanties invoeren (die kan je via het instellingenicoon aanmaken). Als je dit doet dan zullen de lessen gedurende die periodes niet plaatsvinden. Daarnaast kan je ook nog periodes toevoegen waarin de lessen tussendoor niet gaan plaatsvinden.
Tijdstip Bij tijdstip vul je de aanvangstijd in, bij tijdsduur (alleen bij de lesmodule) hoe lang deze les/dit evenement duurt. Dit laatste bepaalt dan automatisch de eindtijd. Bij de evenementmodule vul je gewoon direct indien van toepassing de eindtijd in.
Locatie Hier kan een locatie gekozen worden waar de les plaats vindt.
Adres Dit is een vrij veld om het adres van de locatie in vast te leggen.
Tijdsduur Hier kan de tijdsduur van de les ingegeven worden. bijv. 50 voor 50 minuten.
Omschrijving Hier kan je een omschrijving aangaande de les/het evenement toevoegen
Vrij invoerveld    Dit tekstveld is vrij invulbaar.
Tonen op website Hier kan je aangeven of en in welke hoedanigheid qua openbaarheid je de les/het evenement getoond wilt hebben op de website
Pagina/Artikel/Link Hier kan een pagina/artikel/link opgenomen worden. Als er een artikel op de website is geplaatst voor de lessen, dan kan hier de link naar het artikel/pagina worden opgenomen. Ook kan het zijn dan er een link wordt gelegd naar een externe website. Bijvoorbeeld er is een tennisschool die de lessen verzorgd. Op de site van de tennisschool staat dan de complete uitleg over de les. 
Nieuw scherm Hiermee wordt aangegeven of de les op een nieuw tabblad moet worden getoond als de link naar de cursus wordt geopend.
Inschrijfperiode    Hier kan je aangeven van wanneer t/m wanneer iemand zich kan inschrijven voor de betreffende les/het evenement. Mocht er geen termijn nodig zijn en mensen mogen zich gewoon gedurende de hele tijd heen inschrijven, dan vink je de checkbox 'geen inschrijfperiode' aan.
Aantal personen Hier kan je aangeven hoeveel deelnemers dit evenement/deze les minimaal en/of juist maximaal kan hebben. Daarnaast kan je aanvinken of je gebruik wilt maken van een wachtlijst en hoeveel personen deze lijst maximaal mag bevatten.
Aantal introducees Het aantal introducees dat een lid mee kan nemen voor de les. 
Aantal proef deelnames Alleen beschikbaar in de lesmodule. Je kan hier aangeven, mocht dit van toepassing zijn, hoeveel proefdeelnemers kunnen deelnemen aan deze les/dit evenement.
Doelgroep Hier geef je aan of dit evenement/deze les alleen bedoeld is voor leden of voor leden en niet leden.
Leeftijd Hier kan je aangeven indien van toepassing welke leeftijd iemand moet hebben om aan het evenement/de les mee te doen
Geslacht Hier kan je aangeven indien van toepassing welk geslacht iemand moet hebben om aan dit evenement/deze les mee te doen
Toegestane groepen
Hier kan je nog specifieker specificeren wie zich al dan niet mogen inschrijven voor dit evenement/deze les door op de knop 'Tonen' te klikken. Hier kan je dan aangeven of dit om een relatietype, een functiegroep, een functie, een selectie etc. gaat.
Deelnemers In dit blokje kan je bekijken hoeveel deelnemers/proefdeelnemers/introducees/nog niet aangenomen inschrijvingen zich hebben aangemeld voor dit evenenement/deze les. N.B. Proefdeelnemers zullen alleen te zien zijn in de lesmodule.
Wachtlijst In dit blokje kan je zien hoeveel deelnemers, introducees of nog niet behandelde inschrijvingen op de wachtlijst terecht zijn gekomen voor dit evenement/deze les.
Functies In dit blok kan je de docenten/trainers/begeleiders/organisatoren e.d. toevoegen die aan dit evenement/deze les gekoppeld zijn.
   

Door het drukken op controle kunnen er extra blokken verschijnen. Dit is afhankelijk van de instellingen. Zie: 2 - Lestypen Deze blokken worden via Zie: 6 - Extra opties bij lessen uitgelegd.

LET OP: Via de link naar productieformulier is  het inschrijfformulier voor deze cursus of dit evenement te bekijken.  

Als de les is opgeslagen kunnen deelnemers aan de les worden toegevoegd.

Ref: 161 / 2020-08-10

5 - Formuliervelden bij een les

Formuliervelden kunnen gebruikt worden in:

  1. Website artikelen ()
  2. Inschrijfformulieren (Zie: 3 - Inschrijfformulier template)
  3. Lessen en/of Evenementen ()

Met formuliervelden kunnen eigen vragen aan een inschrijfformulier of een les toegevoegd worden.

Daarnaast kan met deze formuliervelden een eigen formulier in een artikel op de website worden gemaakt.

Belangrijk om te weten. Uitgebreide formulieren kosten veel tijd om te maken, daarom kunnen alle formulieren altijd gekopieerd worden.

  1. In een nieuw artikel kan een artikelnummer ingegeven worden waaruit het formulier wordt gekopieerd.
  2. Een inschrijfformulier kan gekopieerd worden naar een nieuw inschrijfformulier. Zie: 3 - Inschrijfformulier template
  3. Bij een les of evenement is er nog geen kopieermogelijkheid, maar je kan via een ticket vragen of de helpdesk dit voor je kan doen.

 

Hieronder wordt uitgelegd wat de verschillende opties in bovenstaand scherm betekenen.

Veldnaam 

Omschrijving

Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Veldtype

Veldtype wordt in onderstaande tabel uitgelegd.

Veld Dit is de naam van het veld. Bij een invoerveld wordt deze veldnaam in de database opgeslagen en kan deze veldnaam ook gebruikt worden in de inschrijfbrief. Bijvoorbeeld de veldnaam speelsterkte kan als volgt meegenomen worden in de bevestiging van de inschrijving [_speelsterkte]. Let op: het is heel belangrijk om voor dit veld geen hoofdletters, spaties en vreemde tekens te gebruiken!
Rij Hiermee wordt de volgorde in het formulier opgenomen. Tip laat altijd een aantal rijen vrij bij het opzetten van een formulier. Dus nummer bijv 10, 20 etc. Dan is het later altijd mogelijk om extra rijen toe te voegen.
Kolom Kolom geeft de kolom aan waar het veld in het formulier moet komen.
Je kunt dus bijvoorbeeld 1 rij hebben met 3 kolommen.
Colspan Als je een brede omschrijving hebt, dan schuiven ook alle invulvelden die in de kolom daarachter staan op. Door een brede omschrijving over 3 kolommen te verdelen, blijven de invulvelden in beeld.
Colspan is ook altijd nodig bij textarea, omdat dit een heel breed veld kan zijn.
Lengte Hiermee wordt aangegeven wat de lengte van een veld moet zijn.
Waarde Dit is de waarde van het veld en deze wordt getoond op het formulier. Is het veld type tekst, dan wordt de tekst getoond die hier staat. Is het een invoerveld, dan wordt een leeg veld getoond.
Verplicht
De invoervelden kunnen verplicht gezet worden. Dan kan een formulier pas verstuurd worden als alle verplichte velden zijn ingevuld.
Toevoegen aan inschrijving Op het relatiescherm van een relatie staan onderaan de diverse waarden. Het is mogelijk om de invoer van een veld op het inschrijfformulier over te namen naar de relatiekaart bij de diverse waarden of het veld IBAN-nummer. Daarnaast kan je checkboxvelden en of radio button velden koppelen aan een toe te voegen betalingstermijn, activiteit, les of functie. Deze optie is niet mogelijk bij CMS artikelen. Zie onderaan een aantal screenshots als voorbeeld.

N.B. Deze functionaliteit geldt alleen voor het algemene inschrijfformulier.

 

Hieronder worden de verschillende veldtypes besproken:

Veldtype

Uitleg

invoer

Hier wordt invoer verwacht bijvoorbeeld van welke vereniging iemand eerder lid is geweest. De waarde blijft leeg

selectielijst

Hiermee kun je een selectielijst samenstellen. Bijvoorbeeld de keuze man/vrouw. Bij veld wordt de omschrijving van het veld ingevoerd. Bij waarde de keuzes van de selectielijst. Deze worden gescheiden door een ; teken.

checkbox

Bij een checkbox wordt wel of geen vinkje gezet. Bijvoorbeeld het vinkje of iemand akkoord gaat met automatische incasso.

radioknoppen

Bij radioknoppen kun je maar 1 van de verschillende mogelijkheden aanklikken. Dit kan bijvoorbeeld een vraag zijn die je belangrijk, neutraal of onbelangrijk vindt. Als er 3 antwoorden zijn, dan moet bij elk antwoord het veld een gelijke veldnaam hebben.

Zie hieronder een concreet voorbeeld van radioknoppen.

textarea

Hiermee kun je een blok reserveren voor vrije tekst. Bijvoorbeeld opmerkingen.
Zet bij een textarea ook altijd de colspan op het maximaal aantal kolommen.

titel

Dit is de titel van het formulier en komt boven het formulier te staan op regel 1. Dit wordt meestal vetgedrukt overgenomen.

tekst

Hier kan een extra tekst in worden gegeven Bijvoorbeeld de vraag of extra informatie.

Lege regel

Hiermee wordt een lege regel tussen onderdelen van het formulier ingevoegd. De waarde blijft leeg. Dit kan een formulier overzichtelijker maken.

Nieuwe tabel

Hiermee is het mogelijk een nieuwe tabel binnen het formulier te plaatsen. Dit kan handig zijn als gebruik wordt gemaakt van een aantal kolommen en in een ander deel van het formulier een ander aantal kolommen wordt gebruikt.

Voorbeeld van formuliervelden voor radioknoppen.

 fireshot_capture_35_test2_dv01_https___dv01.allunited.nl_.png

 

Hieronder een concreet voorbeeld van een inschrijfformulier en het resultaat hiervan op de website.

fireshot_capture_34_test2_dv01_https___dv01.allunited.nl_.png

 

zo kan een formulier op de website eruit zien.

Ingevulde vragen overzetten naar een veld in de relatiekaart of koppelen aan een activiteit, les of functie

Je biedt bijv. de volgende lessen aan bij het inschrijfformulier (dit is wat je ziet aan de websitekant):

schermafbeelding_2019_08_08_om_14.03.03_1.png 

In de backoffice ziet een zo'n regel er als volgt uit:

 schermafbeelding_2019_08_08_om_14.03.40_1.png

De koppeling maak je door bij de kolom 'Toevoegen aan inschrijving' op de bijbehorende button 'Tonen' te klikken:

 schermafbeelding_2019_08_08_om_14.04.21_1.png

Klik hier voor de volledige handleiding 

 

Ref: 305 / 2020-08-10

6 - Extra opties bij lessen

Afhankelijk van de instellingen kunnen er bij de lessen een aantal extra opties aangezet worden.

Bij de instellingen is het mogelijk de volgende opties aan of uit te zetten.

  1. Prijsstructuur,  als de lessen gefactureerd moeten worden.
  2. Workshops, als een les op meerdere tijdstippen wordt gegeven. Bijvoorbeeld een tennisles wordt zowel op maandagmiddag, op dinsdagavond en donderdagavond gegeven. Dan is er sprake van 1 les met 3 workshops.
  3. De bijeenkomsten van een les. Voor cursussen kan het handig zijn om alle cursusdata direct bij de les vast te leggen, zodat dit ook gecommuniceerd kan worden.
  4. Formulier. Als er extra vragen zijn bij een les. Bijvoorbeeld je wilt weten wanneer de deelnemers verhinderd zijn, zodat je kunt zien voor welke dagen de meeste aanmeldingen zijn. Of je wilt vragen met wie mensen samen een les willen volgen. Dan kan er aan de les een formulier gekoppeld worden waarmee deze vragen toegevoegd kunnen worden aan de les.
  5. Deelnemerstatus. Hier kan meegegeven worden of iemand geplaatst kan worden in een les of niet 

Bij de les zelf kan aangegeven worden of er introducees meegenomen kunnen worden en hoeveel dat er mogen zijn.

Alle opties worden hieronder getoond en besproken.

 

 

1. Prijsstructuur

screenshot161_2_1.png 

De volgende velden kunnen ingesteld worden bij het blok prijsstructuur:

Veld Omschrijving
 prullebak_1.png Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Prijscode Dit is de code waarmee de prijs en de omscrhijving van de prijs worden vastgelegd. Dit kan een volgnummer zijn.
Omschrijving Dit is de omschrijving van de prijs. Deze omschrijving komt ook op de factuur.
Prijs Dit is de prijs voor de les.
Openbaar Met dit veld wordt aangegeven of de prijs op de website wordt getoond.
Besloten Met dit veld wordt aangegeven of de prijs op de website alleen wordt getoond als een lid is ingelogd.
Betalingstermijn Hier kan een betalingstermijn ingegeven worden. Deze betalingstermijn komt dan bij de facturatie van de les in plaats van de betalingstermijn die bij het lid staat.
Let op, bij een keuze van een standaard betaaltermijn wordt de betaalwijze hiermee niet beïnvloed, alleen de betaaltermijn zal eventueel anders zijn dan normaal gesproken ingesteld staat in de relatiekaart zelf. Laat je de betaaltermijn leeg, dan is de betaaltermijn in de relatiekaart leidend.

Na het drukken op bewaren is de prijscode opgeslagen.

 

2. Workshops

screenshot161_3_1.png

De volgende velden kunnen ingesteld worden bij het blok workshops:

Veld Omschrijving
prullebak_1.png Teken om aan te geven dat een rij verwijderd moeten worden na het opslaan van het scherm
Workshopcode Dit is de code waarmee de workshop wordt vastgelegd.
Workshopgroep Dit is de workshop groep. Hierop kan worden gegroepeerd op de website. Dit kan zijn op ochtend of middag, maar ook op trainer.
Workshop Dit is naam van de workshop. Er kan voor gekozen worden dat deze omschrijving ook op de factuur wordt opgenomen.

Na het drukken op bewaren is de workshop opgeslagen.

 

3. Bijeenkomsten

 

 Hier kunnen indien gewenst alle data en tijdstippen van de  bijeenkomsten van een les opgenomen worden.

 

4. Formulier bij een les

Indien er extra vragen zijn, die niet standaard zijn voor de les, dan kunnen deze via een formulier toegevoegd worden aan een les. Formulieren kunnen gebruikt worden in website artikelen, inschrijfformulieren en lessen. Alle veldtypes van een formulier worden besproken bij de inschrijfformulieren. Zie Zie: 5 - Formuliervelden bij een les

Hieronder een voorbeeld van zo'n formulier en de uitkomst bij het inschrijven van een deelnemer. 

 Deelnemers

Ingeschreven deelnemers vind je via de tab Deelnemers. Via de button Workshops, kan je inzien voor welke workshops ze zijn ingeschreven of ze aan een workshop toevoegen en via de tab 'Introducees' zie je welke introducees zijn ingeschreven. Deze zaken zijn nog aan te passen, tot het moment dat de persoon gefactureerd is.

schermafbeelding_2018_09_25_om_15.27.04_1.png

schermafbeelding_2018_09_25_om_15.27.14_1.png 

schermafbeelding_2018_09_25_om_15.27.35_1.png

5. Deelnemer status

Onderstaand twee afbeeldingen. De eerste afbeelding geeft een schermprintje van de instellingen bij de lestypen. Hier is ingegeven dat een deelnemer geplaatst of niet geplaatst kan zijn in een les. Een deelnemer kan bijvoorbeeld niet geplaatst zijn en op de wachtlijst staan.

 

Het scherm hieronder geeft aan hoe dat eruit ziet als een deelnemer is toegevoegd aan een les en een status heeft gekregen.

 

 

 

Introducées

In het scherm hierboven zien we ook de optie dat er introducees meegenomen kunnen worden bij de les. De deelnemers Elbers en Test zijn geen leden van de vereniging maar introducees.

Ref: 260 / 2020-08-10

7 - Lessen voor Atletiek

Over de lessen kunnen rapportages gegenereerd worden. Druk dan op de knop lesrapportages zoals hieronder is weergegeven.

 

Het volgende scherm wordt dan getoond.

 

Druk op start en het rapport wordt weergegeven.

 

 

Ref: 258 / 2020-08-10

Les voor een atletiek wedstrijd

Er kunnen speciaal voor Atletiek lessen gemaakt worden. Zo kan men zich inschrijven voor een Atleltiek wedstrijd.

Inrichting voor Atletiekwedstrijden.

Kijk bij evenementtype bij de lestypen Zie: 2 - Lestypen Hier kan de keuze gemaakt worden voor Atletiek wedstrijden. Bij een les waarbij het evenementtype Atletiekwedstrijden is, wordt het volgende getoond. 

Voor losse onderdelen.

 

Voor een meerkamp:

 

In dit voorbeeld is de meerkamp gekozen.


Op de website kan het inschrijven voor zo'n wedstrijd er als volgt uit zien.  Omdat er bij de meerkamp geen keuze is wordt alleen de optie meerkamp getoond.

Op basis van de leeftijd wordt de juiste selectie gemaakt.

 

Bij de deelnemers kunnen dan de persoonlijke tijden vastgelegd worden.

 

ref259_1png.png

 

Het A Formulier kan er dan als volgt uit zien:

 

 

 

Ref: 259 / 2020-08-10

8 - Menu item voor inschrijfformulier

Het weergeven van inschrijfformulieren op de website kan op twee verschillende manieren:

  • Gekoppeld aan een pagina,
  • Gekoppeld in het menu. 

Gekoppeld aan een pagina

Ga naar Website - Pagina's, en klik bovenin op Nieuw.  Vul Pagina-naam en - titel in, kies als type: Backoffice, en klik op Controle.

Er verschijnt een nieuw blok (Backoffice transactie), vul hier in:

  • Transactiegroep = club
  • Transactie = application1
  • Task = 3
  • Extravelden = statustempcode=JR

Hier staan de laatste twee letters (in dit geval JR) voor de formuliercode. 

Het voordeel van deze werkwijze is het feit dat er geen menu-item hoeft te worden getoond om het inschrijfformulier te gebruiken. Bovendien is de opbouw van de URL/link duidelijker en overzichtelijker. 

 

Gekoppeld in het menu

Via Website - Menu's kan het menu geselecteerd worden waaraan het inschrijfformulier gekoppeld moet worden.

Dit kan er als volgt uit zien. In dit menu worden 3 inschrijfformulieren voor lessen gekoppeld. Per leeftijdsgroep een ander formulier.

 

Onder de kop Pagina / Artikelnr. wordt dan Transaction ingevoerd met daarachter het vinkje voor de transactievelden.

Druk daarna onderaan op controle. Nu zullen de extra velden in de tweede regel getoond worden en kunnen deze ingevuld worden:

  • Transactiegroep = club
  • Transactie = application1
  • Task = 3
  • Extravelden = statustempcode=JR

Hier staan de laatste twee letters (in dit geval JR) voor de formuliercode. 

 

Ref: 307 / 2020-08-10

9 - Menuitem voor een les(sen)

Via het menupad: Website >  Instellingen > Menu's kan een nieuw menu-item aangemaakt worden.

In onderstaand voorbeeld wordt dan in het veld pagina / artikelnummer het woord Transactie ingevoerd en bij het veld Toon Tr-velden wordt het vinkje aangezet.

Dan moet er onderaan op controle gedrukt worden om de overige velden erbij  te halen.

 Je kan 1 les opnemen (1A) of alle lessen van een bepaald lestype. (1B) 

1A) Voor het opnemen van één enkele les in het menu van je website / op een webpagina.

Ga naar pagina's. 

Maak een nieuwe pagina aan, geef deze een code, en kies type backoffice. Klik onderop op de knop controle. 

Vul in de velden in: 

Transactiegroep = club

Transactie = course1

Task = Nieuw

Voer in het veld instellingen de volgende gegevens in: 

coursecode=2015ATOO

waarbij 2015ATOO de lescode is. Deze kan dus bij elke vereniging weer anders zijn, en kun je vinden linkboven elke les die je aanmaakt. 

Koppel de pagina daarna aan je menu.  [manual 526]

1B)  Voor het opnemen van alle lessen van een bepaald lestype in het menu van je website / op een webpagina.

Ga naar pagina's. 

Maak een nieuwe pagina aan, geef deze een code, en kies type backoffice. Klik onderop op de knop controle. 

Transactiegroep = club

Transactie = courses1

Task = Nieuw

Extra velden = coursetypecode=AWD, waarbij AWD de lestypecode is. Deze kan dus bij elke vereniging weer anders zijn.

Koppel de pagina daarna aan je menu.  [manual 526] 

 

 

Ref: 310 / 2020-08-10

10 - Pagina voor een les(sen)

Via het menupad: Website > Pagina's >Nieuw   kunnen pagina's gemaakt worden met een bepaalde instelling, zodat de les of het lestype op die pagina wordt opgehaald.

Verschil tussen het direct koppelen van een les via het Website menu en via een Website pagina is de mogelijkheid om een artikel op de pagina toe te voegen.

Met dat artikel kan dan eerst uitleg gegeven worden en daarna wordt de les/lessen getoond.

Zo'n pagina kan er als volgt uit zien.

 

Door te kiezen voor het paginatype Backoffice kunnen er transacties in de pagina worden opgenomen.

Voor het koppelen van 1 les wordt gekozen voor course1 en dan coursecode met daarachter de code van de les.

Voor het koppelen van alle lessen van een lestype wordt gekozen voor courses1 en dan coursetypecode met daarachter de code van het lestype.

Via het menupad: website > menu's > Selectie  kan dan de pagina aan het menu gekoppeld worden.

De paginanaam wordt in het veld pagina / artikelnummer opgenomen.

 

 

 

Ref: 311 / 2020-08-10

11 - Rapportages bij lessen

Over de lessen kunnen rapportages gegenereerd worden.

Dit kan op 2 manieren:

Rechtstreeks bij de les zoals hieronder aangegeven. Druk dan op de knop lesrapportages zoals hieronder is weergegeven.

Via het

Menupad: Communicatie & rapportages > afdrukformulieren Zie: 12 - Afdrukformulier via diversen

Menupad: Communicatie & rapportages > E-mail/sms Zie: 13 - E-mail/sms via diversen

Menupad: Communicatie & rapportages > exportbestanden Zie: 14 - Exportbestand via diversen

 

Onderstaand scherm wordt dan getoond.  Er is maar één standaardrapportage beschikbaar.

Indien verenigingen extra rapportages willen, dan kan daarvoor gezorgd worden, maar daaraan zijn kosten verbonden.

 

 

 

Druk op start om het rapport te tonen.

 

 

Ref: 257 / 2020-08-10

12 - Afdrukformulier via diversen

Via het menupad: Systeem beheer > Alle instellingen> afdrukformulieren  wordt onderstaand scherm getoond.

Hier is het mogelijk om presentielijsten van lessen of teams te maken. Klik door op deze pagina om in het selectiescherm te komen.

Ref: 312 / 2020-08-10

Afdrukformulier op basis van groepen (teams en cursussen)

Via het menupad: Systeem beheer > afdrukformulieren > Afdrukformulier op basis van groepen (teams en cursussen) wordt onderstaand scherm getoond.

Hier is het mogelijk om een afdrukformulier, dat via het menupad: Systeem beheer > instellingen > afdrukformulieren (onder de kop algemeen) is aangemaakt af te drukken.

Let op: De peildatum is hier cruciaal voor presentielijsten voor lessen/cursussen. Deze peildatum moet gelijk zijn aan de cursus/lesdatum of binnen de begin en einddatum van een les liggen.

Het juiste team of de juiste les kan gekozen worden of een afdrukformulier af te drukken of per mail te versturen.

Bij afdrukformulier kan het juiste formulier gekozen worden. Het afdrukfomulier moet een formulier op basis van groepen zijn.

Vink je als ontvangers Per groep aan. Dan wordt de presentielijst alleen naar de begeleiders van de groep gestuurd.

Vink je als ontvangers Per relatie aan. Dan wordt de presentielijst ook naar de deelnemers van de groep gestuurd.

Het is het beste om met de mogelijkheden van deze transactie wat te experimenteren om het juiste resultaat te krijgen.

 Klik hier voor de volledige presentie handleiding

Ref: 227 / 2020-08-10

13 - E-mail/sms via diversen

Via het menupad diversen >> E-mail/sms wordt onderstaand scherm getoond.

Er zijn hier twee opties mogelijk.

  1. Versturen van mails of SMS berichten naar spelers van teams of deelnemers aan cursussen. Zie: 13 - E-mail/sms via diversen
  2. Versturen van mails op basis van een bestand.

 

 

 

 

Ref: 313 / 2020-08-10

E-mails versturen op basis van groepen (teams en cursussen)

Via het Menupad: Communicatie & Rapportages > E-mail/sms > E-mails versturen op basis van groepen (teams en cursussen) wordt onderstaand scherm getoond.

Hier is het mogelijk om E-mails of SMS berichten naar teams of deelnemers aan lessen te sturen.

Let op: De peildatum is hier cruciaal voor presentielijsten voor lessen/cursussen. Deze peildatum moet gelijk zijn aan de cursus/lesdatum of binnen de begin en einddatum van een les liggen.

Het juiste team of de juiste les kan gekozen worden om een email te versturen. Voor SMS berichten moet een apart contract met AllUnited worden afgesloten. SMS berichten kosten 11 cent per bericht.

Het is het beste om met de mogelijkheden van deze transactie wat te experimenteren om het juiste resultaat te krijgen.

 

Ref: 228 / 2020-08-10

14 - Exportbestand via diversen

Via het menupad: Communicatie & Rapportages > exportbestanden wordt onderstaand scherm getoond.

Hier is het mogelijk om een exportbestand te maken van een team of een les nadat door geklikt is op

Exportbestanden op basis van groepen (teams en cursussen)

 

Ref: 314 / 2020-08-10

Exportbestanden op basis van groepen (teams en cursussen)

Via het Menupad: Communicatie & Rapportages > exportbestanden  > Exportbestanden  op basis van groepen (teams en cursussen)  wordt onderstaand scherm getoond.

Hier is het mogelijk om een exportbestand van een les of een team te maken.

De peildatum is voor het maken van een exportbestand cruciaal. De peildatum moet namelijk liggen tussen de begin- en einddatum van een les, wil er een goede download gemaakt worden.

 

Ref: 229 / 2020-08-10