Alle FAQ's op een rijtje
Afdrukdatum: 11-08-2020

Inhoud

1 - Waar gaat de vraag over?

Een vereniging kan ervoor kiezen om haar facturen te laten incasseren door een andere partij, zoals Club Collect. De vereniging besteed dan het debiteurenbeheer uit aan een andere partij. AllUnited regelt dan de koppeling met deze externe partij, zodat de facturen en de informatie uitgewisseld kunnen worden.

Stappenplan is als volgt:

  1. Instellingen en koppeling aanmaken
  2. Facturen aanmaken
  3. Facturen versturen
  4. Voortgang inzien [to do]


1. Instellingen voor uitbesteding debiteurenbeheer

  1. Een nieuw documenttype aanmaken. Via het menupad: Boekhouding > instellingen >> documenttypen (onder de kop boekhouding). Voor Club Collect wordt dit doctypecode = CCL, documenttype = Clubcollect en oorsprong doc. = intern.
  2. Een nieuwe grootboekrekening aanmaken. Via het menupad: boekhouding > instellingen > grootboekrekeningen en dan de knop nieuw. Grootboekrekening valt onder de rubriek tussenrekeningen. Bijvoorbeeld grootboekrekening 2030 Tussenrek. CLubCollect
  3. De boekhouding specificaties aanpassen. Via het menupad: boekhouding >  instellingen > boekhouding specificaties het blok externe betaling invullen. De API key wordt dan verkregen van de externe partij.



  4. De velden vertalen die te maken hebben met de externe betaling aanpassen aan de juiste partij.
    Via het menupad: [Systeem beheer] > [Alle instellingen] > [Transactie vertalingen] kunnen we de velden selecteren die met de externe betaling te maken hebben en deze aanpassen naar de naam van de partij die deze betalingen gaat verzorgen.  De veldnamen beginnen allemaal met "extcol"



    Nadat de selectie is gemaakt en op wijzigen is gedrukt, wordt onderstaand scherm getoond. Hier kan de tekst aangepast worden. Bijv. ClubCollect betaling type.

 

2. Facturen aanmaken.

Het aanmaken van de facturen is niet anders als een externe partij wordt ingeschakeld voor de betalingen. Zie hiervoor de handleiding facturatie.

 

3. Facturen versturen.

Als gekozen is voor een externe partij voor het debiteurenbeheer, dan wordt bij het menuitem facturen versturen een extra blok getoond voor het versturen van de facturen. Met dit blok worden de facturen via een interface naar de externe partij gestuurd.

 

4. Voortgang inzien. Op het debiteurenscherm wordt een extra blok getoond om te zien of een factuur betaald is.

 

Opmerking: Er zijn twee velden voor de externe betaling heel belangrijk. Dit zijn:

extcolcontactid
extcolinvoiceid

Ref: 415 / 2020-08-10

1.1 - Relatie toevoegen/gegevens aanpassen

Voor de boekhouding worden boekperiodes aangemaakt voor het boekjaar. Een boekjaar kan open, geblokkeerd of gesloten zijn.

Deze melding komt naar voren als het boekjaar geblokkeerd of gesloten is.

 

Via het menupad: [Boehouding] > [Instellingen] > [Boekperioden] kan het vinkje dat een boekperiode geblokkeerd is weggehaald worden.

Is het boekjaar volledig gesloten, dan dient een helpdesk ticket aangemaakt te worden. AllUnited kan het boekjaar dan weer heropenen.

 

Ref: 416 / 2020-08-10

1.1.1 - Waarom is een lid geblokkeerd?

De relatie is geblokkeerd omdat er berichten in behandeling zijn met de bonden. Nieuwe leden, wijzigingen van bestaande leden en opzeggingen worden op dat moment doorgegeven naar de bond.

Via het menupad: Relaties > Interface bond bij berichten selecteren kan gekeken worden welke berichten nog in behandeling zijn.

In de tijd dat de berichten de status aangemaakt of verzonden hebben, is de relatie geblokkeerd. Staat het bericht in de interface op de status verwerkt, dan is het lid weer vrijgegeven.

 

Deze melding komt met name voor bij tennisverenigingen.

Omdat de KNLTB geen online realtime interface beschikbaar stelt, zijn leden dus langer geblokkeerd.

In de tijd tussen het aanmaken van het bestand en het weer inlezen van het verwerkingsverslag is een relatie geblokkeerd.

 

 

Ref: 247 / 2020-08-10

1.1.2 - Wijzigen pasfoto lukt niet bij de relatie

De procedure is dat er geen vinkje wordt gezet bij de foto die er al in staat om deze te verwijderen,  maar dat er direct een nieuwe foto opladen wordt.

Deze overschrijft dan de foto die er al in staat en dan wordt het nummer in de database ook direct opgehoogd, zodat het duidelijk is, dat het om een nieuwe foto gaat.

Als de foto eerst verwijderd wordt dan werkt het niet goed.

Ref: 246 / 2020-08-10

1.1.3 - Waarom kan ik geen adres wijzigen

Als het adres grijs blijft en niet gewijzigd kan worden, dan kan dit twee oorzaken hebben.

  • Er is sprake van een samengestelde familie. Dan kan alleen bij het familiehoofd het adres gewijzigd worden. Dubbelklik onder de kop familie op het familiehoofd en wijzig daar het adres.
  • Er is sprake van een interface waarbij de relatiegegevens in sportlink worden onderhouden. (Bijv. bij voetbalverenigingen)In dat geval moet het adres in sportlink gewijzigd worden. Door een upload van de leden wordt de wijziging in AllUnited doorgevoerd.
Ref: 126 / 2020-08-10

1.1.4 - Hoe ontkoppel ik een familie?

Een familie kan weer ontkoppeld worden door bij het familielid onder de kop familie het relatienummer van het familiehoofd te verwijderen.

Ref: 125 / 2020-08-10

1.1.5 - Waarom kan ik een nieuw lid niet aannemen?

Menupad: relaties > Inschrijvingen

Het systeem geeft aan dat er een relatie is gevonden op hetzelfde adres, maar als ik dit relatienummer in geef in het inschrijfformulier geeft het systeem een foutmelding.

Oplossing: De gegevens van het bestaande lid en de nieuwe inschrijving bevatten nog te veel verschillen. Probeer bijvoorbeeld de geboortedatum of het adres alvast over te nemen naar de relatie en probeer daarna de nieuwe inschrijving opnieuw aan te nemen.

Deze beperking is ingebouwd om te voorkomen dat relaties die niet overeenkomen toch gekoppeld worden.

 

 

Ref: 155 / 2020-08-10

1.2 - Inloggen

Binnenkort beschikbaar.

1.3 - Persoonlijke gegevens website

Als een deel van de gegevens van een lid niet op de website mag worden getoond. Dan kan dit aangegeven worden bij de persoonlijke gegevens van het lid.

Menupad: Relaties > Relaties beheren> Relatie Selecteren >blok persoonlijke gegevens.

Daar staat onderstaande informatie. Door één of meerdere velden aan te vinken komen deze gegevens niet op de website.

Ref: 243 / 2020-08-10

1.3.1 - Hoe verberg ik persoonlijke gegevens op de website

Als een deel van de gegevens van een lid niet op de website mag worden getoond. Dan kan dit aangegeven worden bij de persoonlijke gegevens van het lid.

Menupad: Relaties > Relaties beheren> Relatie Selecteren >blok persoonlijke gegevens.

Daar staat onderstaande informatie. Door één of meerdere velden aan te vinken komen deze gegevens niet op de website.

Ref: 243 / 2020-08-10

1.4 - Wijzigen activiteit

1.4.1 - Waarom lukt het niet een activiteit te wijzigen?

Als een activiteit is gefactureerd dan is het niet mogelijk om deze activiteit te wijzigen. AllUnited gaat ervan uit dat het omzetten van een activiteit ook vaak gevolgen heeft voor de facturatie.

Bijvoorbeeld.

  • Niet spelend lid wordt spelend lid
  • Recreant wordt wedstrijdatleet en moet dus de wedstrijdlicentie gaan betalen.
  • Rustend lid wordt actief lid

Om te voorkomen dat een wijziging niet gefactureerd wordt, moet dus eerst de factuur gestorneerd/gecrediteerd worden. Daarna kan de activiteit omgezet worden en kan er voor de nieuwe activiteit een factuur aangemaakt worden. Het verschil in het factuurbedrag moet dan door het lid worden bijbetaald of wordt aan het lid terugbetaald.

Stappen voor de oplossing:

  1. Ga naar het activiteitenscherm van de relatie. Zorg dat wijzigen aan staat.
  2. Klik op het factuurnummer achter de activiteit die omgezet moet worden.
  3. Klik op de knop storneren (is de knop niet aanwezig dan moet nog op wijzigen worden gedrukt)
  4. Nu kan de activiteit aangepast worden.
  5. Indien van toepassing kan de interface opgestart worden en kan de wijziging doorgegeven worden aan de bond.
  6. Via het menupad: Facturen > massa factureren stap 1 kan een nieuwe factuur worden aangemaakt voor de nieuwe activiteit.

Tip 1.

In de lijst niet geboekte facturen is het altijd mogelijk een aanpassing te doen op de prijs, indien deze anders is. Bijvoorbeeld als gedurende het seizoen een omzetting plaats vindt en het lid niet voor het hele seizoen de duurdere of goedkopere contributie hoeft te krijgen.

Tip 2

Door het storneren van de factuur komt een eventuele reeds gedane betaling ook weer open te staan. Bij het aanmaken van de factuur moet dus geen rekening gehouden worden met het reeds betaalde bedrag.

 

 

Ref: 127 / 2020-08-10

1.5 - Rapportage

Via het menupad: Communicatie & Rapportages > Rapportages > lijsten met relaties kun je op basis van de activiteit of categorie een selectie maken.

of

Via het menupad: Communicatie & Rapportages > Communicatie  > etiketten/exportbestanden van relaties kun je op basis van de activiteit of categorie een selectie maken om te mailen of te downloaden.

Als het niet lukt om de juiste output te krijgen dan is waarschijnlijk de peildatum die bovenaan in het scherm wordt getoond niet goed.

Ga na of het seizoen voor deze activiteiten nog geldig is.

Bijvoorbeeld. Het is begin van het nieuwe seizoen bijv. 6 januari zoals in onderstaand voorbeeld. Voor het nieuwe seizoen zijn nog geen activiteiten gekopieerd van het vorige seizoen. Op dat moment zal een selectie met peildatum op 6 januari en en een verdere selectie op de activiteit geen relaties geven die aan de criteria voldoen.

Zet dan de peildatum om 31-12 om wel een selectie te krijgen.

 

Als een rapportages met oude relaties wordt opgeroepen, vergeet dan niet het vinkje incl. oude relaties onderaan aan te vinken.

 

Ref: 291 / 2020-08-10

1.5.1 - Niet alle relaties komen terug in de rapportage

Een verdichting is een samentelling van een aantal grootboekrekeningen. Zie hieronder als voorbeeld de rapportage van de balans. Hierin zijn 110- Bank, 130- Vorderingen voorbeelden van verdichtingen. Het is dus een manier om subtellingen te maken in de balans en de exploitatie. Bij de implementatie van AllUnited worden de grootboekrekeningen door AllUnited geconverteerd op basis van een door de vereniging aangeleverd excelbestand. Het wijzigen van de verdichtingen is dus alleen nodig indien er naderhand grootboekrekeningen bijkomen of een wijziging van de structuur nodig is.

 

 

Via het menupad : Boekhouding > instellingen > verdichtingen (onder de kop boekhouding) via de knop wijzigen wordt onderstaand scherm getoond.

 

De volgende velden kunnen ingesteld worden:

Veld Omschrijving
Vw Als dit veld wordt aangevinkt, dan wordt deze rij verwijderd na het opslaan van het scherm.
Verdichtingscode De code die aan de verdichting wordt meegegeven.
Verdichting Omschrijving van de verdichting
Hoofdverdichting Hier wordt aangegeven aan welke hoofdverdichting het verdichtingsniveau gekoppeld moet worden.

Met de knop bewaren, worden de wijzigingen opgeslagen.

 

Ref: 281 / 2020-08-10

1.6 - Facturatie

1.6.1 - Facturatie algemeen

1.6.1.1 - Factuur wordt onterecht aangemaakt

Dit kan verschillende oorzaken hebben.

  1. De factuur is verwijderd uit de lijst niet geboekte facturen, maar de activiteit waarop de factuur is gebaseerd is niet verwijderd.
  2. De factuur was al geboekt en is gestorneerd, maar de activiteit waarop de factuur is gebaseerd is niet verwijderd.
  3. De activiteit is verwijderd en toch wordt er een factuur aangemaakt.

 

Ad 1

In dit geval kan de activiteit verwijderd worden.

Let op:
Controleer echter wel of de activiteit niet opnieuw wordt aangemaakt via het menupad activiteiten >> activiteiten aanmaken.

Bij veel verenigingen staat de instelling zo dat een lid dat nog actief is altijd de activiteit hockey, tennis, atletiek, basketbal etc. krijgt.
Voordeel van deze instelling is, dat er nooit vergeten kan worden de contributie te facturen en daardoor mist de vereniging nooit inkomsten omdat men de contributie vergeet.
Nadeel van deze instelling is, het soms lastig is een activiteit te verwijderen.

Wordt de activiteit opnieuw aangemaakt en deze moet NIET gefactureerd worden, zet dan een vinkje bij F.B. (factuurblokkade) op het tabblad activiteiten in het blok activiteiten historie.  In het scherm hieronder staat dat vinkje voor het factuurnummer.  Een activiteit kan alleen aangepast worden als deze nog niet is gefactureerd. Dus het veld factuurnummer moet leeg zijn.

De activiteit kan dan op termijn, als het seizoen voorbij is, verwijderd worden.

 

 

Ad 2

Gestorneerde factuur wordt weer aangemaakt.

In de meeste gevallen zal dit de bedoeling zijn. Vaak wordt een factuur gestorneerd omdat het lid een andere activiteit krijgt. De basis van de factuur is de activiteit en deze is dan meestal fout. De activiteit moet dan omgezet worden. Dit kan alleen als er geen factuur aan de activiteit is gekoppeld. Dus ook geen factuur die nog in de "lijst niet geboekte facturen staat".

Bijvoorbeeld

  • Van spelend lid naar trainingslid
  • Van actief lid naar rustend lid
  • Van wedstrijdlid naar recreant

Storneren van een factuur doet het volgende:

  1. De factuur wordt gecrediteerd
  2. De factuur en de creditnota worden bij de vereffende facturen geplaatst.
  3. De factuur staat niet meer open op het debiteurenscherm en in de debiteurenlijst
  4. De activiteit staat weer open

Nadat de activiteit is aangepast kan de factuur weer worden aangemaakt.

Als dat niet de bedoeling is en de actviteit moet verwijderd worden zie ad 1.

Ad 3

Zie ad 1.

Ref: 169 / 2020-08-10

1.6.1.2 - Waarom worden er geen facturen aangemaakt?

FAQ Waarom worden er geen facturen aangemaakt.

Menupad: facturatie  > 1. Massaal factureren

Bij 1 of meer activiteiten staan actviteiten om te factureren maar de facturen worden niet aangemaakt.
Hiervoor kunnen diverse oorzaken zijn:

  1. Bovenaan in de menubalk staat een knop geblokkeerde activiteiten.
    Kijk of hier de activiteiten staan.
  2. Als er in 2014 facturen voor 2015 aangemaakt moeten worden, dan moet het veld:
    "begindatum seizoen voor of op" goed ingevuld worden.
    Hier moet dan een datum in het nieuwe seizoen ingevuld worden.
    Dus in dit geval bijv. 01-01- 2015.
  3. Er kunnen activiteiten voor het nieuwe seizoen staan. Deze activiteiten kunnen als volgt bekeken worden.
    Vink Activiteiten factureren aan.
    Vink Activiteiten aanmaken uit.
    Zet de "Begindatum seizoen vóór of op"  in het nieuwe seizoen en druk op start.
  4. Er komt een melding bovenaan in het scherm

    Dit betekent dat er voor de genoemde relatie nog geen geldige contributie is voor het genoemde seizoen.
    In bovenstaand voorbeeld betekent dit.
    1. Relatie = '10000937'
    2. Seizoen = '2011G2012F'  (staat in de tabel seizoenen)
    3. Activiteit = 'EX' (staat in de tabel activiteiten)
    4. Categorie = 'LCK (staat in de tabel categorieën)
    5. Geboortedatum = '29-04-1967'
      Omdat er bij het aanmaken van de contributie een "geboortedatum vanaf" wordt opgegeven kan het zijn dat er voor deze geboortedatum geen contributie aanwezig is. Zou er bijvoorbeeld alleen een contributie zijn voor de geboortedatum vanaf 01-01-1995 dan is er geen contributie voor de geboortedatum 29-04-1967 omdat deze voor die tijd ligt.

Oplossing: Menupad > Activiteiten & Teams > contributies  (onder kop activiteiten) en druk op selecteren.
Vul in het selectiescherm het seizoen in, dat in de foutmelding wordt genoemd en kijk of de contributie voor de genoemde combinatie activiteit en categorie bestaat. Als deze niet bestaat kan deze aangemaakt worden.

 

Ref: 156 / 2020-08-10

1.6.2 - Incasso

1.6.2.1 - Post gaat niet mee in incassobatch

Een post gaat mee in de incasso als de volgende velden op het debiteurenscherm zijn ingevuld.

  • Betaalwijze: hier moet automatische incasso staan.
  • IBAN en BIC moeten gevuld zijn.
  • Een machtigingsdatum moet ingevuld zijn.
  • De factuur/post moet vervallen zijn.
    De vervaldatum is terug te vinden op het tabblad debiteuren van de relatie. Zie hieronder. Ligt de vervaldatum in de toekomst, dan gaat de post nog niet mee bij de incasso.
    De vervaldatum kan aangepast worden, zodat de post wel mee kan.
  • De post is al eerder geïncasseerd, dan moet de verwerkingsdatum leeggemaakt worden.


Vervaldatum aanpassen. Zie geel gemarkeerd veld hierboven.

Verwerkingsdatum leegmaken. Zie geel gemarkeerd veld hierboven.

 

 

Ref: 369 / 2020-08-10

1.6.2.2 - Factuur gaat niet mee in het incassobestand

Het gebeurt regelmatig dat een factuur wordt uitgestuurd voor een lid, dat nog geen automatische incasso had. Veel verenigingen sturen bij de factuur een machtiging mee voor automatische incasso en een lid besluit op basis daarvan alsnog over te gaan op automatische incasso.

Als de incasso dan niet mee gaat bij het aanmaken van het incassobestand, dan moet eerst op de relatiekaart van het lid gekeken worden of alle relevante velden daar wel gevuld zijn. Dit zijn de velden:

  1. Betaalwijze moet op automatische incasso staan
  2. IBAN en BIC moeten gevuld zijn
  3. Machtigingsdatum moet zijn ingevuld

Als dit allemaal goed staat ingesteld, dan ligt de vervaldatum in de toekomst. Bij facturen die meegaan met de automatische incasso is de vervaldatum vaak gelijk aan de factuurdatum, zodat de factuur direct kan worden geïncasseerd. Bij facturen die aangemaakt zijn zonder automatische incasso ligt de vervaldatum vaak 30 dagen na de factuurdatum. Dat is de reden dat de factuur niet meegaat bij de incasso. Bij de relatie kan dan op het debiteurentabblad de vervaldatum aangepast worden, zodat deze wel meegaat bij de incasso. Zie geel gemarkeerd veld hieronder.

 

 

Ref: 366 / 2020-08-10

1.6.2.3 - Welke incasso is in meerdere termijnen?

Bij een incasso in meerdere termijnen zijn drie zaken belangrijk:

  1. Dat is de factuurdatum
  2. Dat zijn de betalingstermijnen
  3. Het moment waarop de incasso plaats moet vinden.

Bijvoorbeeld. Je hebt een factuur die in 5 keer moet worden geincasseerd.

De betalingstermijn staat op 0;30;60;90;120

Dit betekent dat een factuur die op 1 juli wordt aangemaakt de volgende vervaldata heeft:

  • 1 juli
  • 31 juli
  • 30 augustus
  • 29 september
  • 29 oktober

Als de eerste incasso nu eind augustus plaats moet vinden bijvoorbeeld op 27 augustus, dan gaat het dus fout omdat er dan al 2 termijnen vervallen zijn en beide termijnen klaar staan om te incasseren. Dit is achteraf niet meer te wijzigen. Bij het aanmaken van de facturen zal dus goed nagedacht moeten worden wanneer er geïncasseerd zal gaan worden.

Oplossing:
Maak de facturen aan met de factuurdatum op 1 augustus dan vallen de vervaldata ook een maand later.
Wijzig de betalingstermijn in 30:60;90;120;150


Tip:
Boek altijd vanuit de lijst niet geboekte facturen enkele individuele facturen die in meerdere termijnen moeten worden geïncasseerd. Noteer de relaties waarbij dit is gedaan.
Kijk dan op het debiteurenscherm van de relaties naar de vervaldata van de facturen.
Staan deze goed, dan kunnen alle facturen via massa boeken worden geboekt. Staan ze niet goed, verwijder dan alle facturen via massa verwijderen .
Maak de facturen opnieuw aan door de factuurdatum op een andere datum te stellen of door eerst de betalingstermijn aan te passen

 

 

Ref: 168 / 2020-08-10

1.6.2.4 - Incasso wordt geweigerd

Indien een incasso wordt geweigerd dan kan dit een aantal oorzaken hebben.

Het saldo kan ontoereikend zijn, het IBAN nummer kan geblokkeerd zijn voor incasso etc. Het kan ook zijn dat het IBAN nummer gewijzigd is en dat verzuimd is om een nieuwe machtigingsdatum in te geven. Bij het wijzigen van het IBAN nummer is formeel ook een nieuwe machtiging nodig, vandaar dat de machtigingsdatum ook aangepast moeten worden. Dus wordt het IBAN nummer gewijzigd, dan moet ook de machtigingsdatum aangepast worden naar de datum waarop het IBAN nummer is gewijzigd.

 

 

 

 

 

Ref: 342 / 2020-08-10

1.6.3 - Aanmaanproces

Als iemand niet mee moet bij de betalingsherinneringen of aanmaningen, dan moet het aanmaanniveau leeg gemaakt worden en de vervaldatum moet in de toekomst gezet worden zodat de aanmaning niet opnieuw wordt aangemaakt.


Via het menupad: Boekhouding  > aanmanen worden de aanmaningen getoond.

Klik hier op Aanmaanlijst en onderstaand scherm wordt getoond.

 Klik op de relatie die uit de aanmaanlijst gehaald moet worden en onderstaand scherm wordt getoond.

 

Zet in bovenstaand scherm de geel gemarkeerde vervaldatum op een datum in de toekomst, waarop deze wel weer aangemaand mag worden als er dan nog niet is betaald.

Maak  het geelgemarkeerde veld waar nu 1e herinnering staat leeg en druk op bewaren.
Deze relatie is dan uit de aanmaanlijst verdwenen.

Ref: 256 / 2020-08-10

1.6.4 - Sponsorfactuur

Via het menupad: Relaties > Relaties beheren > Relatie selecteren > tabblad contracten staat het contract van de relatie.

Indien een contract onterecht gefactureerd wordt, dan kan dat twee oorzaken hebben:

  1. De einddatum van het contract ligt na de vervaldatum.
    Voorbeeld jaarcontract:
    Een contract is begonnen op 1 septenber 2013. Indien het contract voor 2014 niet meer verlengd moet worden, dan moet de datum voor of op 31 augustus  2014 staan.
  2. De einddatum staat juist, maar de einddatum is pas gezet nadat het factuur-item al was aangemaakt. Dan ziet het er zo uit.

 

Er staan twee factuur-items en 1 daarvan ligt na de einddatum van het contract.

Vink dan dit item aan onder vw en druk op bewaren. Er zal nu voor dit contract geen factuur meer woden aangemaakt.

 

Ref: 244 / 2020-08-10

1.6.5 - Inkoopfactuur

Een ingescande inkoopfactuur is ook zichtbaar op het tabblad debiteuren.

Menupad : Relaties > Relaties beheren > Selecteer relatie > tabblad crediteurenkaart > knop documentenbeheer 

Als via dit menupad een document is opgeladen dan is dit document ook zichtbaar op het tabblad debiteuren.

Dit komt omdat er één bestandstype is voor zowel de crediteuren als de debiteuren. Hierin is geen scheiding aan te brengen.

Voor contracten en voor relaties is wel een apart bestandstype. Dus een sponsorcontract, dat bij het tabblad contracten is opgeladen, wordt niet getoond op het relatiescherm of in het tabblad crediteuren en debiteuren.

Ref: 235 / 2020-08-10

1.6.6 - Jeugdsportfonds

Als bijlage een excelbestand waarin een aantal werkwijzes worden uitgelegd hoe om te gaan met facturen naar het Jeugdsportfonds.

Het excelbestand bestaat uit twee tabbladen:

  1. Introductie, waar de werkwijze wordt uitgelegd.
  2. Uitleg boekingen, waar een voorbeeld van de boekingen wordt gegeven.

Klik hier voor de bijlage.

Ref: 485 / 2020-08-10

1.7 - Boekhouding

1.7.1 - Kruisposten

De rekening kruisposten is een bijzondere rekening waarop niet direct geboekt wordt, maar die op de achtergrond gebruikt wordt.

De meeste verenigingen maken gebruik van een rekening "kruisposten" voor het overboeking van bijvoorbeeld betalingen van de rekening courant naar de spaarrekening en vice versa.

Indien er een bedrag overgeboekt wordt van de ene bankrekening naar een andere bankrekening, dan wordt ref.type overboeken gekozen. In dit voorbeeld wordt ervan uitgegaan, dat er vanaf de betaalrekening een bedrag wordt overgeboekt naar de spaarrekening. Achter dit referentietype wordt het grootboekrekeningnummer van de spaarrekening (waar het geld naar toe gaat) ingegeven en niet de grootboekrekening kruisposten.  Als later de spaarrekening wordt geboekt, dan wordt daar het grootboeknummer van de betaalrekening ingegeven. Op deze manier worden deze “kruisposten” automatisch vereffend en wordt op de achtergrond de grootboekrekening kruisposten bijgewerkt.

Ref: 370 / 2020-08-10

1.7.2 - Bankboeking

Ref: 248 / 2020-08-10

1.7.3 - Boekperiode gesloten

Voor de boekhouding worden boekperiodes aangemaakt voor het boekjaar. Een boekjaar kan open, geblokkeerd of gesloten zijn.

Deze melding komt naar voren als het boekjaar geblokkeerd of gesloten is.

 

Via het menupad: [Boehouding] > [Instellingen] > [Boekperioden] kan het vinkje dat een boekperiode geblokkeerd is weggehaald worden.

Is het boekjaar volledig gesloten, dan dient een helpdesk ticket aangemaakt te worden. AllUnited kan het boekjaar dan weer heropenen.

 

Ref: 416 / 2020-08-10

1.8 - Wedstrijden

Voor de zaalhockey wordt met een drieluik gewerkt Dit betekent dat er ook wedstrijden zijn, waarbij geen eigen team staat opgesteld. Als de vereniging de zaalleiding heeft, moet het daarom mogelijk zijn om ook voor uitwedstrijden de scheidsrechters te leveren.

Via het menupad: Activiteiten & Teams > instellingen> activiteiten (onder de kop activiteiten) moet het vinkje aangezet worden dat er scheidsrechters kunnen worden toegevoegd bij uitwedstrijden.

 

 

Vraag AllUnited om dit vinkje aan te zetten als het niet aan staat.

 

Ref: 263 / 2020-08-10

FAQ Hoe komen de externe zaalhockeywedstrijden in het wedstrijdschema?

Via het menupad: wedstrijden > wedstrijdschema  selecteer je een wedstrijddatum en  zaalhockey.

Dan wordt het overzicht van de wedstrijden getoond.  Onderstaand scherm komt dan in beeld.

Als een externe wedstrijd zoals hieronder geel gemarkeerd niet in het wedstrijdschema voorkomt, dan moet je op de knop controle wedstrijddag drukken.

Daarmee worden alle gegevens vanuit het DWF opgehaald en ook de externe wedstrijden.

 

 

Deze wedstrijden worden ook anders getoond op de website.

Het is namelijk een 3-luik van een aantal wedstrijden en zo worden ze ook getoond. Zie onderstaand voorbeeld.

 

Ref: 261 / 2020-08-10

FAQ Hoe wordt het wedstrijdschema gesorteerd

We krijgen regelmatig vragen over de sortering van het wedstrijdschema. Hier is een verschil gemaakt tussen de backoffice en de website.

Op de website staat het gesorteerd op teamcode.
Achtergrond hierbij is, dat iemand op de website gaat kijken hoe laat hij/zij moet spelen of hoe laat hij/zij als ouder bij de wedstrijd moet zijn. Dan wordt er dus gezocht op team en niet op tijd.

In de backoffice staat het op tijd.
Hier is de wedstrijdsecretaris of een andere persoon aan het kijken naar de wedstrijd en die wil op tijd kijken. Ook de afdruklijst van de wedstrijddag is daarom op tijd.


Sortering op de website moet anders
Via het sorteerveld bij het team kan een eigen sortering aangebracht worden voor de website als de sortering op de website niet naar wens is.

Via het menupad: activiteiten & Teams > Teams beheren kan het sorteerveld aangepast worden.

 

Ref: 251 / 2020-08-10

FAQ Waarom krijgt een team geen mails voor het DWF

Indien een team geen mails krijgt over het DWF, dan kan dit als volgt worden gecontroleerd.

Via het menupad (oud): Wedstrijden > schema totaal.

Zoek de juiste wedstrijddag op.

  1. Staat de wedstrijd van het team erbij, dan is deze goed overgekomen.  Noteer even de tijd en of het een thuis of uit wedstrijd is.
  2. Ga dan naar de controlelijst van de wedstrijddag. Staat het team daar bovenaan bij dan kan gecontroleerd worden of de begeleiding erbij staat.
  3. Het team staat erbij:
    1. Dan is het team ook aangemeld voor het DWF. Controleer of de begeleiders erbij staan. Staan deze erbij, dan moeten deze bericht krijgen.
    2. Controleer of het emailadres juist is of vraag de begeleiding of de mail in de spam terecht is gekomen.
  4. Het team staat er niet bij:
    1. Controleer via het menupad (oud): wedstrijden > pouleteams of het veld "Bond Leeftijdcode" is gevuld. Is dit niet gevuld vul dit dan met de juiste gegevens.
      Dus S voor senior, J voor junior of JJ voor jongste jeugd.
    2. Het veld "Bond Leeftijdcode"is wel goed gevuld.  Vraag dan of het team van de tegenstander teruggetrokken is.

 

 

        juiste gegevens
484671 Melis, A. (Anton) 02/1946-05-27/M 10000367 02/1946-05-26/M
561850 Blokland, E. (Esther) 02/1978-02-03/V 10000048 02/1978-02-07/V
625173 Graaff, C. de (Casey) 01/1999-12-03/V 10000182 01/1999-12-01/V
805450 Veringmeier, L.E.B. (Louis) 02/1963-03-03/M 10000527 moet vrouw zijn
819501 Lange, W.R. de (Ron) 02/1968-01-03/M 10000323 02/1975-02-16/M
730720 Wit, B.A. de (Andre) 04/1965-07-20/M 10000576 is recreant
Ref: 242 / 2020-08-10

1.8.1 - Ik kan geen scheidsrechter toevoegen

Voor de zaalhockey wordt met een drieluik gewerkt Dit betekent dat er ook wedstrijden zijn, waarbij geen eigen team staat opgesteld. Als de vereniging de zaalleiding heeft, moet het daarom mogelijk zijn om ook voor uitwedstrijden de scheidsrechters te leveren.

Via het menupad: Activiteiten & Teams > instellingen> activiteiten (onder de kop activiteiten) moet het vinkje aangezet worden dat er scheidsrechters kunnen worden toegevoegd bij uitwedstrijden.

 

 

Vraag AllUnited om dit vinkje aan te zetten als het niet aan staat.

 

Ref: 263 / 2020-08-10

1.8.2 - Hoe wordt het wedstrijdschema gesorteerd?

We krijgen regelmatig vragen over de sortering van het wedstrijdschema. Hier is een verschil gemaakt tussen de backoffice en de website.

Op de website staat het gesorteerd op teamcode.
Achtergrond hierbij is, dat iemand op de website gaat kijken hoe laat hij/zij moet spelen of hoe laat hij/zij als ouder bij de wedstrijd moet zijn. Dan wordt er dus gezocht op team en niet op tijd.

In de backoffice staat het op tijd.
Hier is de wedstrijdsecretaris of een andere persoon aan het kijken naar de wedstrijd en die wil op tijd kijken. Ook de afdruklijst van de wedstrijddag is daarom op tijd.


Sortering op de website moet anders
Via het sorteerveld bij het team kan een eigen sortering aangebracht worden voor de website als de sortering op de website niet naar wens is.

Via het menupad: activiteiten & Teams > Teams beheren kan het sorteerveld aangepast worden.

 

Ref: 251 / 2020-08-10

1.8.3 - Hoe plaats je een externe wedstrijd in het schema?

Via het menupad: wedstrijden > wedstrijdschema  selecteer je een wedstrijddatum en  zaalhockey.

Dan wordt het overzicht van de wedstrijden getoond.  Onderstaand scherm komt dan in beeld.

Als een externe wedstrijd zoals hieronder geel gemarkeerd niet in het wedstrijdschema voorkomt, dan moet je op de knop controle wedstrijddag drukken.

Daarmee worden alle gegevens vanuit het DWF opgehaald en ook de externe wedstrijden.

 

 

Deze wedstrijden worden ook anders getoond op de website.

Het is namelijk een 3-luik van een aantal wedstrijden en zo worden ze ook getoond. Zie onderstaand voorbeeld.

 

Ref: 261 / 2020-08-10

1.8.4 - Hoe trek ik een team terug uit de KNHB competitie

Alleen relevant voor hockeyverenigingen

Vraag:

Hoe kunnen we een team verwijderen omdat het zich heeft teruggetrokken uit de KNHB competitie?

Antwoord:

Het team moet teruggetrokken worden bij de KNHB. Als het daar is teruggetrokken haalt de KNHB dit team eruit en komt deze niet meer mee in de upload van het wedstrijdschema en krijg je dus ook geen foutmelding meer.

Ref: 417 / 2020-08-10

1.9 - E-mails

Indien de mails niet aankomen, kan dat veroorzaakt worden omdat de instellingen voor de email een aantal beperkingen kennen. Dit komt met name voor als een andere mailserver dan de mailserver van AllUnited wordt gebruikt.

Via de website www.mxtoolbox.com kan gecontroleerd worden of er beperkingen gelden op het email verkeer.

Dus ga naar mxtoolbox.com. Selecteer daar de menuoptie DNS Lookup zoals hieronder.

 

Onderstaand scherm wordt dan getoond. Vul de domeinnaam in en druk op DNS Lookup.

 

Onderstaand scherm wordt dan getoond. Klik hier op spf lookup.

Daarna wordt onderstaand scherm getoond.

Het geel gemarkeerde in bovenstaand scherm betekent dat alle mails die vanaf het adres spf.fekahost.nl komen, geaccepteerd moeten worden en alle andere mails geweigerd moeten worden.

Niet alle providers maken gebruik van deze instellingen, maar als ze er gebruik van maken, dan worden de mails die verstuurd worden door de server van AllUnited niet geaccepteerd en zullen dus tegengehouden worden.

OPLOSSING:

Zorg ervoor dat dez geel gemarkeerde instelling wordt verwijderd of voeg server3.teeuwen.bizz toe aan de lijst met te accepteren emails.

Ref: 252 / 2020-08-10

FAQ Waarom krijgt een team geen mails voor het DWF

Indien een team geen mails krijgt over het DWF, dan kan dit als volgt worden gecontroleerd.

Via het menupad (oud): Wedstrijden > schema totaal.

Zoek de juiste wedstrijddag op.

  1. Staat de wedstrijd van het team erbij, dan is deze goed overgekomen.  Noteer even de tijd en of het een thuis of uit wedstrijd is.
  2. Ga dan naar de controlelijst van de wedstrijddag. Staat het team daar bovenaan bij dan kan gecontroleerd worden of de begeleiding erbij staat.
  3. Het team staat erbij:
    1. Dan is het team ook aangemeld voor het DWF. Controleer of de begeleiders erbij staan. Staan deze erbij, dan moeten deze bericht krijgen.
    2. Controleer of het emailadres juist is of vraag de begeleiding of de mail in de spam terecht is gekomen.
  4. Het team staat er niet bij:
    1. Controleer via het menupad (oud): wedstrijden > pouleteams of het veld "Bond Leeftijdcode" is gevuld. Is dit niet gevuld vul dit dan met de juiste gegevens.
      Dus S voor senior, J voor junior of JJ voor jongste jeugd.
    2. Het veld "Bond Leeftijdcode"is wel goed gevuld.  Vraag dan of het team van de tegenstander teruggetrokken is.

 

 

        juiste gegevens
484671 Melis, A. (Anton) 02/1946-05-27/M 10000367 02/1946-05-26/M
561850 Blokland, E. (Esther) 02/1978-02-03/V 10000048 02/1978-02-07/V
625173 Graaff, C. de (Casey) 01/1999-12-03/V 10000182 01/1999-12-01/V
805450 Veringmeier, L.E.B. (Louis) 02/1963-03-03/M 10000527 moet vrouw zijn
819501 Lange, W.R. de (Ron) 02/1968-01-03/M 10000323 02/1975-02-16/M
730720 Wit, B.A. de (Andre) 04/1965-07-20/M 10000576 is recreant
Ref: 242 / 2020-08-10

1.9.1 - Waarom krijgt een team geen mails voor het DWF

Indien een team geen mails krijgt over het DWF, dan kan dit als volgt worden gecontroleerd.

Via het menupad (oud): Wedstrijden > schema totaal.

Zoek de juiste wedstrijddag op.

  1. Staat de wedstrijd van het team erbij, dan is deze goed overgekomen.  Noteer even de tijd en of het een thuis of uit wedstrijd is.
  2. Ga dan naar de controlelijst van de wedstrijddag. Staat het team daar bovenaan bij dan kan gecontroleerd worden of de begeleiding erbij staat.
  3. Het team staat erbij:
    1. Dan is het team ook aangemeld voor het DWF. Controleer of de begeleiders erbij staan. Staan deze erbij, dan moeten deze bericht krijgen.
    2. Controleer of het emailadres juist is of vraag de begeleiding of de mail in de spam terecht is gekomen.
  4. Het team staat er niet bij:
    1. Controleer via het menupad (oud): wedstrijden > pouleteams of het veld "Bond Leeftijdcode" is gevuld. Is dit niet gevuld vul dit dan met de juiste gegevens.
      Dus S voor senior, J voor junior of JJ voor jongste jeugd.
    2. Het veld "Bond Leeftijdcode"is wel goed gevuld.  Vraag dan of het team van de tegenstander teruggetrokken is.

 

 

        juiste gegevens
484671 Melis, A. (Anton) 02/1946-05-27/M 10000367 02/1946-05-26/M
561850 Blokland, E. (Esther) 02/1978-02-03/V 10000048 02/1978-02-07/V
625173 Graaff, C. de (Casey) 01/1999-12-03/V 10000182 01/1999-12-01/V
805450 Veringmeier, L.E.B. (Louis) 02/1963-03-03/M 10000527 moet vrouw zijn
819501 Lange, W.R. de (Ron) 02/1968-01-03/M 10000323 02/1975-02-16/M
730720 Wit, B.A. de (Andre) 04/1965-07-20/M 10000576 is recreant
Ref: 242 / 2020-08-10

1.9.2 - E-mails komen niet aan

Indien de mails niet aankomen, kan dat veroorzaakt worden omdat de instellingen voor de email een aantal beperkingen kennen. Dit komt met name voor als een andere mailserver dan de mailserver van AllUnited wordt gebruikt.

Via de website www.mxtoolbox.com kan gecontroleerd worden of er beperkingen gelden op het email verkeer.

Dus ga naar mxtoolbox.com. Selecteer daar de menuoptie DNS Lookup zoals hieronder.

 

Onderstaand scherm wordt dan getoond. Vul de domeinnaam in en druk op DNS Lookup.

 

Onderstaand scherm wordt dan getoond. Klik hier op spf lookup.

Daarna wordt onderstaand scherm getoond.

Het geel gemarkeerde in bovenstaand scherm betekent dat alle mails die vanaf het adres spf.fekahost.nl komen, geaccepteerd moeten worden en alle andere mails geweigerd moeten worden.

Niet alle providers maken gebruik van deze instellingen, maar als ze er gebruik van maken, dan worden de mails die verstuurd worden door de server van AllUnited niet geaccepteerd en zullen dus tegengehouden worden.

OPLOSSING:

Zorg ervoor dat dez geel gemarkeerde instelling wordt verwijderd of voeg server3.teeuwen.bizz toe aan de lijst met te accepteren emails.

Ref: 252 / 2020-08-10

1.10 - Nieuwe backoffice

1.10.1 - Wat is anders in de nieuwe backoffice?

Deze nieuwe omgeving bevat veel nieuwe functionaliteiten. Hieronder volgt een opsomming daarvan.

 

Navigatie Algemeen

Bij de navigatie door het systeem zijn een aantal zaken gewijzigd.

  1. Op de blauwe balken, die een nieuw blok met informatie aangeven, staat rechts een minteken. Door hierop de klikken sluit je dit blok. Door er opnieuw op te klikken opent het blok zich weer. Dit is met name handig bij de instellingen. Je kunt dan alles dichtklikken wat niet belangrijk is op dat moment, zodat het scrollen door de instellingen geminimaliseerd wordt.
  2. Bij een selectiescherm werden tot nu toe altijd maar 50 items getoond. Als de selectie nu meer dan 50 items kent, dan is het mogelijk met de knop volgende de volgende 50 items te bekijken.
  3. Bij het toevoegen van extra regels bij een tabel of een scherm kan nu eenvoudig de knop "Voeg toe" worden gebruikt.
  4. Bij veel transacties wordt nu eerst een overzichtscherm getoond. Zie bijvoorbeeld bij Website. Vanuit dat overzicht kan dan de selectie worden gemaakt.
  5. Er wordt duidelijker aangegeven of een transactie in de wijzigen of weergave modus zit.
  6. Op sommige schermen bijvoorbeeld bij het hoofdscherm van een relatie loopt de knop bewaren mee, zodat je niet helemaal naar beneden hoeft te scrollen om een wijziging te bewaren, die zich bovenaan in het scherm bevindt.
  7. Bestanden hoeven niet meer per mail te worden verstuurd, maar kunnen direct gedownload worden. Via het menupad (oud): instellingen > club (onder de kop algemeen) kan het vinkje bestanden per email weggehaald worden.
  8. Bij het toevoegen van een keuze uit een tabel wordt niet meer direct de eerste optie getoond, maar klik voor keuze. In een aantal gevallen leverde dit problemen op als je de eerste keuze van een tabel wilde selecteren, dan kon je dit niet bewaren zonder iets aan te vinken. Bijvoorbeeld het toevoegen van een activiteit aan de activiteiten historie.
Helpfunctie

 

De helpfunctie is sterk verbeterd. Rechtsbovenin staan 4 icoontjes. Door op het ? te drukken wordt help informatie omtrent die transactie gegeven waar de gebruiker zich bevindt. Voor verdere informatie over de helpfunctie.
Website Pagina's Website -> pagina's geeft eerst een overzicht van alle pagina's en welke artikelen gepubliceerd zijn, of in concept staan of gearchiveerd zijn. Er kan op paginatype geselecteerd worden, zodat bijvoorbeeld alleen de teampagina's zichtbaar worden. Vanuit dit overzicht kan doorgeklikt worden naar de pagina of naar de artikelen.
Website Artikelen Het is mogelijk een automatische link te maken van een bepaalde pagina naar een andere pagina. Bijv. het nieuws van Dames 1 kan dan direct opgenomen worden bij het algemene nieuws op de homepage
Website Artikelen Het is nu mogelijk een formulier uit een artikel te kopieëren naar een ander artikel.
Relaties Algemeen Alle tabbladen bij de relaties hebben nu een uniform eerste gedeelte gekregen. Dit was per tabblad verschillend, wat onduidelijk was.
Relaties Pasfoto Het is mogelijk om een pasfoto te verwijderen, zonder een nieuwe pasfoto op te laden. De pasfoto kan ook meegenomen worden bij het inschrijfformulier. Stuur een helpdeskticket hiervoor in, zodat  AllUnited dit kan regelen.
Relaties Inschrijfformulier Het is mogelijk om bij het aannemen van een relatie gelijk doorgestuurd te worden naar het activiteitenscherm van deze relatie. Dit dient ingesteld te worden bij het inschrijfformulier. Dit kan handig zijn als er na het aannemen nog activiteiten toegevoegd moeten worden bij de activiteiten historie.
Relaties Activiteitenscherm Er is een veld factuurinstructies toegevoegd voor uitzonderingen bij de facturatie. Bijvoorbeeld indien een lid langdurig is geblesseerd en bij de volgende factuur daar rekening mee gehouden moet worden. Of een lid wordt later in het jaar lid en de contributie moet aangepast worden. Bij de facturatie wordt deze opmerking dan getoond.
Activiteiten Teams Bij het opvragen van de lijst met teams wordt niet alleen de teamcode getoond, maar ook de teamnaam kort en lang.
Activiteiten Teams Om te voorkomen dat bij jeugdteams de bar en scheidsinfo op de website getoond wordt kan dit nu uitgezet worden
Activiteiten Teams Er kan nu voor gekozen worden om een team niet meer op de website te tonen. Dit kan aangevinkt worden.
Website Teams Via de instellingen in de tabel categorie kan ingesteld worden of bij mails naar een team zichtbaar is aan wie de mail nog meer is verstuurd.
Lessen/cursussen Lessen Er is veel gewijzigd bij de lessen. Er kan nu een formulier toegevoegd worden met extra vragen die voor die les/cursus/evenement uniek zijn. Het is mogelijk om introducées/gasten mee te geven bij een les.
Lessen/cursussen Lessen Er worden templates ontwikkeld voor diverse verenigingen. Bijvoorbeeld voor de atletiekvereniging om een meerkamp te organiseren. Voor tennisverenigingen om de laddercompetitie te organiseren.
Facturen Massa factureren stap 1

Het is nu mogelijk om de uitzonderingen die met een facturatiescript zijn geregels als tekst bij de facturatie te zetten. Zodat duidelijk is dat bepaalde zaken niet via de instellingen te regelen zijn.

Facturen Lijst niet geboekte facturen

Bij een relatie kan nu een facturatie instructie op het activiteitenscherm gezet worden. Bijvoorbeeld indien een lid langdurig is geblesseerd en bij de volgende factuur daar rekening mee gehouden moet worden. In de lijst niet geboekte facturen wordt deze opmerking getoond.

Facturen Massa verwijderen/boeken

Alleen verkoopfacturen kunnen nu nog via massa boeken geboekt worden en via massa verwijderen, verwijderd.

Boekhouding Incasso

Er kan nu per factuurtype aangegeven worden welke facturen geïncasseerd moeten worden en welke niet. Zo kunnen bijvoorbeeld de facturen voor de contributie wel worden geïncasseerd, maar de sponsorfacturen niet.

Boekhouding Bank/kasafschriften Hier wordt eerst een lijst getoond van alle bank- en kasrekeningen met hun saldi. Van daaruit kan een rekening worden geslecteerd.
Als er een upload wordt gedaan, dan wordt ook direct het saldo van de bankrekening na de upload zichtbaar, zodat dit direct kan worden gecontroleerd. Het is nu ook mogelijk om een bankafschrift te bewaren, zonder dat voor alle regels alles al is ingevuld. Daarom is de knop boeken toegevoegd aan het bankafschrift. Daarmee wordt het bankafschrift geboekt en zijn de boekingen zichtbaar in de boekhouding. Met de knop bewaren wordt het bankafschrift tussentijds gewaard, om later af te maken.
Boekhouding Grootboekrekeningen Er wordt eerst een overzicht getoond van alle grootboekrekeningen met hun saldi. Van daaruit kan worden doorgeklikt naar de grootboekrekening of naar de boekingen op die grootboekrekening, door op het bedrag te klikken.
Boekhouding Debiteuren Er wordt hier nu een lijst getoond van alle relaties met een openstaande post. Vanuit dit scherm kan doorgeklikt worden naar het debiteurenscherm van de relatie.
Boekhouding Crediteuren Dit is gelijk aan boekhouding debiteuren.
Diversen Communicatie Het is nu mogelijk om vanuit meerdere emailadressen een mail te versturen.
Diversen Communicatie Bestanden hoeven niet meer per mail verstuurd te worden, maar kunnen direct gedownload worden. Instellingen aanpassen: menupad (oud): instellingen > club (onder de kop algemeen) zet daar het vinkje bestanden per email uit.
Diversen Email/SMS Het is nu mogelijk om op basis van een excelbestand een mail te versturen. In de eerste kolom moet dan het relatienummer staan. Op basis van dit bestand kan dan een mail verstuurd worden. 
Helpdesk Bijlagen De bijlagen bij een helpdeskticket kunnen vanuit het helpdeskticket benaderd worden.
Nieuwsbrief Algemeen Er is een extra veld gemaakt om de naam van de afzender van de nieuwsbrief toe te voegen.
Nieuwsbrief Algemeen In de header van de nieuwsbrief wordt het ook mogelijk een editor toe te passen.
Afdrukformulieren Algemeen  Er is een extra veld gemaakt om de naam van de afzender van een formulier toe te voegen.
Emails Bij diverse functies
Bij het opmaken van de emails kan ook een editor gebruikt worden. Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor verenigingen die AllUnited compleet hebben aangeschaft. Het is ook mogelijk om voor deze emails een template te laten maken, zodat ook het logo van de vereniging en eventuele andere opmaak standaard wordt meegenomen. Het maken van een template kost 80 euro.
Emails Bij diverse functies Het is nu mogelijk om vanuit meerdere emailadressen een mail te versturen.
Emails Via E-mail/SMS Het is nu mogelijk om op basis van een excelbestand een mail te versturen. In de eerste kolom moet dan het relatienummer staan. Op basis van dit bestand kan dan een mail verstuurd worden. 
Emails Via diversen/communicatie Het is nu mogelijk een afdrukformulier per mail te versturen. Bijvoorbeeld een afdrukformulier met alle gegevens van een lid, zodat het lid kan nagaan of de gegevens nog kloppen. Ook kan een opzegbrief gemaakt worden en per mail verstuurd.
iDeal Inschrijfformulieren Het is nu mogelijk om vanuit een nieuwe inschrijving een relatie direct door te sturen naar iDeal, zodat het inschrijfgeld voor een lidmaatschap of voor een evenement direct via iDeal betaald wordt.
Beheer Gebruikersprofielen Het beheer van de gebruikersprofielen is verhuisd naar de instellingen (onder de kop algemeen). Ook zijn een aantal verbeteringen doorgevoerd.
Clubcasting Algemeen Het is nu voor de verenigingen mogelijk om de clubcasting zelf in te richten en te onderhouden. Ook meerdere clubcastings op meerdere schermen in het clubgebouw zijn nu mogelijk.

            

Ref: 240 / 2020-08-10

1.11 - Website

1.11.1 - Melding "Deze pagina bevat geen artikelen"

Een item in het menu moet altijd naar een pagina of artikel linken. Als u naar een pagina linkt zonder artikelen, dan krijgt u deze melding te zien. De pagina die gekoppeld is aan de knop moet dus een artikel bevatten. Dit is ter bescherming van de kwaliteit van de website. Plaats je geen content in een pagina dan zet je je bezoeker op het verkeerde been. Hij/Zij zal denken dat de pagina niet geladen wordt en dat er iets mis is met je site.

Hoe zet je je structuur dan wel goed op?

Voorbeeld: Onder de knop genaamd “Informatie” willen we vier items tonen: Introductie, Organisatie, Beleid en Geschiedenis. De pagina Informatie zelf heeft geen artikelen.

Oplossing 1:
Schrijf een korte eenvoudige uitleg voor de pagina Informatie waarin wordt beschreven wat de bezoeker onder de vier knoppen kan vinden.

Oplossing 2:
Verplaats het artikel van Introductie naar de pagina Informatie en verwijder de knop Introductie.

Ref: 440 / 2020-08-10

1.12 - Helpdesk

1.12.1 - Hoe werken de helpdesktickets?

Bijlages bij een helpdeskticket

Als een bijlage bij een helpdeskticket wordt toegevoegd dan moet er gelijk op versturen worden gedrukt, anders komt de bijlage niet bij AllUnited terecht.

 

Ticket wordt niet gevonden.

Standaard worden alleen de recente helpdesk tickets getoond.

Als bij status de status gesloten wordt gekozen, dan worden ook de oude helpdesktickets getoond.

 

Ticket kan niet heropend worden.

Als de knop heropenen niet verschijnt, dan staat het systeem in de weergave modus. Door op wijzigen te drukken verschijnt de knop heropenen.

 

Aanvulling

Het is mogelijk om met de knop aanvulling een aanvulling op een ticket te geven dat reeds verstuurd is naar AllUnited.

Ref: 112 / 2020-08-10