PRIVACYVERKLARING HAAG ATLETIEK MEI 2018
Dit is een privacyverklaring van Haag Atletiek, gevestigd aan het adres Laan van Poot 353A, 2566DA ’s-Gravenhage en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40411833. Deze privacyverklaring omschrijft welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden deze persoonsgegevens worden gebruikt en welke maatregelen wij hebben getroffen om de verwerking rechtmatig, behoorlijk en transparant te laten plaatsvinden conform de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
1. GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS
1.1 Wij verwerken persoonsgegevens van u indien u:
a. zich aanmeldt tot lid van onze vereniging;
b. mutaties in uw persoonsgegevens aanlevert of zelf muteert in het ledenadministratiesysteem All United;
c. zich inschrijft voor een door ons georganiseerd evenement;
d. in dienst treedt bij onze vereniging.
1.2 Wij verzamelen daarbij de volgende (persoons)gegevens:
a. naam-, leeftijds-, geslacht-, familie- en adresgegevens;
b. een pasfoto;
c. financiële gegevens (bank- of gironummer) voor automatische incasso of het doen van uitbetalingen;
d. personeels- en salarisgegevens;
e. communicatiegegevens (e-mailadres en (mobiele) telefoongegevens);
f. lidmaatschapsgegevens van de Atletiekunie;
g. in zeer bijzondere gevallen: medische gegevens voor zover deze van belang zijn voor een gezonde atletiekbeoefening;
h. gegevens betreffende de Verklaring omtrent Gedrag (VOG) en de Gedragsverklaring;
i. gegevens betreffende de gemeentelijke Ooievaarspas.
1.3 Wij kunnen deze gegevens gebruiken om:
a. het lidmaatschap te effectueren;
b. nieuwsbrieven en het cluborgaan te verzenden;
c. u te kunnen inschrijven voor wedstrijden;
d. contact met u op te nemen of te onderhouden;
e. de website te optimaliseren;
f. u te kunnen begeleiden bij blessurebehandeling of – wanneer sprake is van een handicap – u te kunnen indelen in een bijzondere groep (bijvoorbeeld als racerunner);
g. te waarborgen dat leden in een veilige omgeving atletiek kunnen beoefenen.
2. INFORMATIE, WIJZIGING, CORRECTIE, WISSING, OVERDRACHT EN BEZWAAR
2.1 U kunt contact opnemen met Theo van der Linden, bestuurslid interne zaken en contactpersoon voor de naleving van de AVG per email privacyHAAG@gmail.com voor:
a. meer informatie over de wijze waarop wij persoonsgegevens van u verwerken;
b. vragen naar aanleiding van deze privacyverklaring;
c. inzage in de persoonsgegevens die wij met betrekking tot u verwerken (u kunt ook zelf een overzicht downloaden via de ledenmodule van All United);
d. correctie, beperking, het wissen of overdracht van uw gegevens;
e. bezwaar tegen het gebruik van uw gegevens door Haag Atletiek.
3. BEVEILIGING VAN UW GEGEVENS
3.1 Wij zullen uw gegevens uitsluitend gebruiken voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden en wij zullen daarbij adequate technische en organisatorische maatregelen treffen om uw gegevens te beveiligen.
4. DERDEN
4.1 Wij verstrekken uw gegevens aan de volgende derden:
a. de Atletiekunie;
b. giro- en bankinstellingen voor automatische incasso of het doen van uitbetalingen;
c. de verzendorganisatie van het verenigingsorgaan en andere nieuwsbrieven;
d. de beheerder van ons administratiesysteem All United;
e. de beheerder van onze website;
f. de gemeente Den Haag.
4.2 Deze derden gebruiken de gegevens voor:
a. het communiceren van lidmaatschapsgegevens en het muteren van persoons- en communicatiegegevens;
b. het innen van de verschuldigde contributiebedragen of -donaties;
c. het naar u kunnen versturen van het verenigingsorgaan en andere publicaties;
d. het op een beveiligde server opslaan en ontsluiten van de leden- vrijwilligers- en donateursgegevens;
e. het publiceren van naamsinformatie in artikelen of bij foto’s op de website of Facebook-pagina’s van Haag Atletiek en op andere sociale media;
f. het uitwisselen van persoonsgegevens met de gemeente voor het kunnen verkrijgen van kortingen op basis van de Ooievaarspas.
4.3 Wij kunnen foto’s van bezoekers en/of deelnemers aan activiteiten op onze accommodatie publiceren op onze website of Facebook-pagina, tenzij u daartegen uitdrukkelijk en gemotiveerd bezwaar aantekent (zie onder 2).
5. BEWAREN VAN UW GEGEVENS
5.1 Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk gelet op het doel van de verwerking of andere wetgeving die het bewaren verplicht. Indien u daar prijs op stelt kunnen wij uw persoonsgegevens na beëindiging van het lidmaatschap anonimiseren, zodat deze gegevens niet meer tot uw persoon herleidbaar zijn (het zogenaamde recht van vergetelheid). U kunt dat ook zelf vastleggen in de ledenmodule van AllUnited.
6. WIJZIGINGEN PRIVACYVERKLARING
6.1 Het kan voorkomen dat deze verklaring in de toekomst wordt gewijzigd. Wij bevelen daarom aan deze privacyverklaring regelmatig te blijven raadplegen.