In deze handleiding wordt de verwerking van de bankafschriften besproken.

Het proces van het verwerken van bankafschriften wordt kort uitgelegd. En daarna wordt ingegaan op de verschillende boekingen.

In AllUnited wordt gewerkt met referentietypes. Zo'n referentietype bepaalt hoe er geboekt wordt.

Bijv. het ref.type factuur accepteert alleen factuurnummers van uitgaande facturen. Als er op de factuur geboekt wordt, dan wordt deze ook direct vereffend en uit de openstaande posten gehaald. Wordt gekozen voor het ref.type debiteur, dan komt de betaling wel op de debiteur te staan, maar de factuur wordt niet vereffend etc.

Het ref. type overboeken wordt gekozen indien een overboeking gemaakt wordt van de spaarrekening naar de rekening courant. Op de achtergrond wordt dan de rekening kruisposten bijgewerkt.  Het is dus belangrijk om het gedeelte van de referentietypes vooraf te bekijken.

Stappenplan voor het verwerken van bankafschriften:

1. Controleer in AllUnited wat de laatste datum is waarop een bankafschrift is geboekt. Stel het laatste bankafschrift is geboekt op 20 juni. 
2. Maak een download vanaf 21 juni tot en met de datum van gisteren. Dit is belangrijk omdat alle posten van vandaag nog niet zijn verwerkt door de bank. Als alle posten van vandaag ook worden meegenomen loopt men het risico dat een volgende download niet meer aansluit. Er kunnen dan posten zijn die wel in de download zijn meegenomen en posten die er nog niet in staan.
   Een voorbeeld van een download van de Rabobank.
3. Open het laatste bankafschrift of maak een nieuw bankafschrift aan.
4. Laad het downloadbestand op en verwerk het bankafschrift

TIPS VOOR HET VERWERKEN VAN BANKAFSCHRIFTEN

1. AllUnited adviseert om alle bankafschriften met een upload van een MT940 bestand te verwerken. Dit voorkomt fouten en bespaart tijd.
   Sinds de overgang naar SEPA kan in AllUnited kan alleen nog een MT940 bestand van de bank opgeladen worden.
   

   Het verwerken van bankafschriften via een download bestand van de bank heeft de volgende voordelen:

   1. Controle dat het saldo aansluit en dat er geen posten niet geboekt of dubbel geboekt worden.
   2. Tijdsbesparing omdat alle omschrijvingen worden overgenomen van de download en veel posten door het systeem worden "herkend".
   3. Beheersbaar omdat het opladen van het download bestand leidt tot een voorstel, dat verder aangepast kan worden indien nodig. AllUnited boekt dus nooit zelf een afschrift.
2. Maak in AllUnited per kalendermaand een bankafschrift aan. Dit zorgt voor een beter overzicht. Het is altijd mogelijk om een kalendermaand in meerdere keren te verwerken.
   Dus bijvoorbeeld een download van 1 t/m de 10e van de maand te verwerken. Daarna kan nog een download van de 11e t/m 31 verwerkt worden.
   Een bankafschrift in AllUnited kan dus altijd aangevuld worden met nieuwe downloads. Deze kunnen ook tussentijds geboekt worden.
3. Laat het jaar van het bankafschrift altijd gelijk lopen met het kalenderjaar en niet met het boekjaar. De datum van de individuele documenten bepaalt in welk boekjaar het document valt.
4. Het is mogelijk om bank/kasafschriften handmatig te verwerken, maar geadviseerd wordt om dit alleen bij kasafschriften en/of bij spaarrekeningen te doen.